BI-Plattform Ressourcentransparenz in Echtzeit

Herausforderungen IT-gesttzter effizienter Unternehmenssteuerung

Vor dem Hintergrund eines kontinuierlichen Wachstums stellte die Managementberatung UNITY ihre IT-Landschaft komplett auf den Prfstand. Analyseergebnis: Es wurde kein monolithisches System gefunden, das den Prozessanforderungen von UNITY gengt. Um eine effiziente Unternehmenssteuerung auch knftig sicherzustellen, wurde eine neue ITArchitektur bestehend aus verschiedenen Systemen erarbeitet. In diesem Gesamtkonstrukt kommen die einzelnen Systeme mit ihren jeweiligen Strken zum Einsatz. Zur durchgngigen rollierenden Planung, die wesentlicher Bestandteil der Unternehmenssteuerung ist, wird das All in One-Toolkit BOARD in Verbindung mit dem Microsoft SQL Server als zentrale BIPlattform eingesetzt. seinen Kunden. Diese profitieren insbesondere vom einzigartigen UNITY-Beratungsansatz: Gemeinsam mit den Kunden erarbeitet UNITY mageschneiderte Lsungen, die den Erfolg nachhaltig steigern. UNITY ist mit 170 Mitarbeitern an neun Standorten im gesamten deutschsprachigen Raum vertreten und fhrt weltweit Projekte durch. Seit der Grndung befindet sich die Managementberatung somit auf Wachstumskurs.

Wachstumskurs sationsstruktur Systeme

und

komplexe

OrganiIT-

versus

veraltete

Die IT-Systeme von UNITY hatten 2012 folgende fnf Kernprobleme: 1. Technische Probleme/Restriktionen Die eingesetzten Anwendungen wie Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Office und BOARD befanden sich nicht mehr auf dem neusten Stand und sorgten vor allem fr technische Probleme, beispielsweise beim Datenaustausch. 2. Seit Innovationen in Prozessen Einfhrung der Systeme 2004 entwickelte

Das Unternehmen
UNITY versteht sich als Managementberatung fr zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung, deren Berater innovative Prozesse und Geschftsmodelle schaffen von der Konzeption bis zur Umsetzung. Seit 1995 hat das Unternehmen mehr als 800 Projekte in der Automobilindustrie, der Fertigungsindustrie und der Gesundheitswirtschaft erfolgreich realisiert. Sowohl der renommierte Mittelstand als auch 16 der DAX-30-Unternehmen zhlt UNITY zu

UNITY zahlreiche neue Prozesse und vernderte oder ersetzte die bestehenden. Mit der mittlerweile veralteten Technik lieen sich diese Prozesse nicht sinnvoll oder gar nicht abbilden. Dadurch bildeten sich sogenannte Nebenorganisationen, z.B. umfang-

UNITY AG Managementberatung 170 Mitarbeiter 9 Standorte im deutschsprachigen Raum Herausforderung BI-Plattform als integrierendes Element der gesamten IT-Architektur Art des Projektes Planung & Reporting

Lsung BOARD & Microsoft SQL Server Vorteile & Nutzen Single Point of Truth in Echtzeit in allen Systemen Rollierende Planung schafft die Grundlage fr effiziente Unternehmenssteuerung Permanente Transparenz der Unternehmenssituation aus unterschiedlichen Perspektiven

Abb.1: Die Matrix-Organisation der Managementberatung UNITY

reiche Excellisten. Innovative neue Prozesse und Strukturen erforderten neue Systemfunktionalitten. 3. Engpsse im Personal Diese Nebenorganisationen hatten eine aufwendige manuelle Nachpflege und somit Engpsse im Personal zur Folge. 4. Datenunklarheit Gleichzeitig fhrte die manuelle Pflege der Nebenorganisationen zu einer steigenden Datenunsicherheit: manuelle und intransparente Bearbeitung frdert einerseits die Fehlerquote und andererseits Unsicherheit bei der Aktualitt. 5. Hoher Administrationsaufwand Dieser hohe Administrationsaufwand ist ab einer Gre von 200 Mitarbeitern nicht mehr vertretbar. Bereits bei 150 Mitarbeitern waren erste Vorboten hierfr bei allen Mitarbeitern zu spren. Zustzlich stellt die Matrix-Organisation besondere Anforderungen: Organisatorisch ist das Unternehmen unterteilt in Geschftsfelder und Competence Center. Die Geschftsfelder bernehmen akquisitorische und kundenbetreuende Aufgaben sowie die Durchfhrung der Projekte. In den Competence Centern werden die Mitarbeiter vom Projektassistenten/Junior Berater bis hin zum Projektleiter/Senior Manager nach fachlichen Kompetenzen gefhrt. Die vier Competence Center sind: Strategische Unternehmensfhrung, Entwicklungsmanagement, Produktion und Digitale Planung sowie IT-Management. Diese Herausforderungen und die aufgefhrten Aspekte, insbesondere die veralteten Systeme, verlangten einen umfassenden Relaunch der ITArchitektur.

Einheitliches Anforderungen rung

Verstndnis durch

fr

Soll-

Prozessmodellie-

Das intern aufgestellte Projektteam analysierte zunchst smtliche Funktionsbereiche und die bestehenden Ist-Prozesse. Auf Basis der Ergebnisse und Anforderungen Nixdorf wurden anschlieend neue SollHauptgeschftsprozesse erarbeitet. Mit der am Heinz Institut entwickelten Methode OMEGA (Objektorientierte Methode zur Geschftsprozessmodellierung und -analyse) und dem von UNITY eingesetzten Modellierungswerkzeug OMEGA Process Modeller erarbeiteten die Mitarbeiter die optimierten Prozesse. UNITY nutzt OMEGA seit 1995 in seinen Projekten. OMEGA hat sich als Instrument fr die prgnante Visualisierung von Prozessen bewhrt. Mit der Methode lsst sich schnell und unkompliziert ein einheitliches Verstndnis fr Ablufe, Informationsoder Materialflsse schaffen. Nach Festlegung der Prozesse startete das Projektteam die Systemauswahl. Diese ergab, dass kein System alle Anforderungen abdecken kann. Das Projektteam entschied sich deshalb dafr, die neue ITArchitektur zu orchestrieren, d.h. durchgngige Prozesse mit diversen aufeinander abgestimmten Systemen zu untersttzen. Hierbei sollten die Vorteile und Strken jeder Software genutzt werden. Die Herausforderung bei der IT-Orchestrierung, also der Zusammenstellung der Prozesse und Systeme, ist sicherzustellen, dass die einzelnen IT-Systeme modulweise ineinandergreifen und somit als harmonisch funktionierendes Gesamtwerk zusammenspielen. Dies gelingt dann, wenn jede Software nur in dem Funktionsbereich eingesetzt wird, in dem sie

besonders stark ist. Dabei drfen gleiche Funktionen nicht redundant in zwei unterschiedlichen Systemen realisiert werden. Zudem muss eindeutig festgelegt werden, welches System Master ist und welche Folge- bzw. Subsysteme sind. (Vgl. Plass, C. et al.: Chefsache IT, 2013. S.76) Konkrete Herausforderung war beispielsweise, dass kein System die Kapazittsplanung von der frhen Akquisitionschance bis zum Auftrag durchgehend abbilden kann. Diese durchgngige Planung war jedoch grundlegende Anforderung der Managementberatung. So wurde BOARD, das UNITY bereits fr Analysen nutzte, auch als rollierendes Planungstool eingesetzt. Dafr zog UNITY die Berater der SDG hinzu, denn diese verfgen ber ein grundlegendes Verstndnis vom Beratungsmarkt und dem Geschft von UNITY. Daneben sind die SDG-Berater als Business Intelligence und Corporate Performance Management-Spezialisten mit der Datenzusammenfhrung aus verschiedenen Systemen ebenso wie mit der Datenrckfhrung vertraut. So entwarf man gemeinsam eine Soll-Architektur, in der die jeweiligen Anwendungen mit ihren Kernkompetenzen den Anforderungen von UNITY gerecht werden konnten (Abb.2).

Planung in Bezug auf Honorare statt. Zum anderen ist BOARD in Kombination mit dem MS SQL Server als Datawarehouse (DWH) das integrierende Element der System-Architektur, das den kompletten Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen ermglicht. Frhere Insellsungen z.B. Kapazittsplanungen ber Excel-Tabellen gehren damit der Vergangenheit an. Fr die optimale Auslastung der Berater sorgt nun die rollierende Kapazittsplanung. Alle Beteiligten planen zentral in BOARD, nutzen je nach Aufgabengebiet ebenso das CRM, Outlook, Microsoft SharePoint oder NAV nur eben jeweils in der Kernfunktion des Systems. Beispielsweise pflegt der Geschftsfeldleiter seine Verkaufschance also seine Option auf einen Vertragsabschluss im CRM, gibt allerdings die kaufmnnischen Daten wie Preise und Mengen in BOARD ein. Ebenso zieht sich der Geschftsfeldleiter die Verfgbarkeiten der Mitarbeiter und verplant freie Kapazitten fr seine Verkaufschance. Je nachdem wie kurz der Vertragsabschluss bevorsteht, kann er bereits konkrete Mitarbeiter fr das anstehende Projekt einplanen. Die Kapazittsinformationen hierfr stammen aus Outlook, denn hier pflegen die Berater ihre Ist- und Plan-Tage. Durch den permanenten Datenaustausch ber das DWH, der durch BOARD untersttzt wird, steht allen Beteiligten der aktuelle Status in Echtzeit in allen Systemen zur Verfgung. Die Hybride BOARD Engine (Dual-Engine) ermglicht MOLAP und ROLAP. Dadurch lassen sich sowohl Echtzeittransparenz in alle Richtungen als auch um-

Harmonisches Zusammenspiel der neuen Systemarchitektur BI-Plattform dirigiert

Damit ist die BI-Plattform das Kernelement (Mastersystem) der neuen IT-Architektur und gleichzeitig das zentrale Planungstool des Unternehmens. Hier findet zum einen die kaufmnnische

Abb.2: Soll-Architektur der gesamten IT3.0-Landschaft 3

Abb. 3: BI-Plattform als Kernelement der Systemarchitektur

fassende multidimensionale Analysen schnell realisieren. Pflegen, prfen, freigeben: An diesen drei Begriffen mssen sich alle Mitarbeiter ber alle Hierarchien hinweg orientieren. Fr den Abrechnungsprozess bedeutet das, dass die Berater in BOARD ihre Tage aus Outlook prfen und freigeben. Im nchsten Schritt erfolgt die Prfung und finale Abrechnungsfreigabe durch den zustndigen Projektleiter. Damit flieen die Informationen einerseits in einen Reporting Services-Bericht, der Ttigkeitsberichte pro Mitarbeiter generiert und andererseits ber das DWH in die Archivierung auf SharePoint und zur Rechnungserstellung sowie Buchung an NAV. Inhaltlich sind fr die jeweils berechtigten BOARDNutzer Abrechnungsinformationen der vergangenen Monate sichtbar. Ebenso greift zum Beispiel der Geschftsfeldleiter auf das versendete Angebot zu, welches aus dem CRM heraus erstellt, aber als Word - und PDF-Dokument auf dem SharePoint abgelegt wurde. Aus der Management-Perspektive beantwortet BOARD Fragen nach den Deckungsbeitrgen in unterschiedlichen Bereichen ebenso wie nach dem

jeweiligen Monatsergebnis hinsichtlich Umsatz und Erlse. Die gesamten Planungsund AnalyseBereiche veranschaulicht Abb. 3.

Alle Daten systembergreifend auf demselben Stand

Das Zusammenspiel der Systeme mit der BIPlattform als Mastersystem im Mittelpunkt erfllt alle Anforderungen einer wachsenden Beratungsgesellschaft mit einer komplexen Organisationsstruktur. Dabei ist die integrierte rollierende Planung ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der aktiven Steuerung des Unternehmens und das auf jeder Ebene: vom Mitarbeiter ber die Geschftsfeldleiter und Competence Center-Leiter bis hin zum Vorstand. Die neue IT-Architektur stellt sicher, dass alle beteiligten Personen ber die gleichen Daten und Informationen sprechen egal zu welchem Zeitpunkt, egal aus welchem System stammend. Durch die modulare Orchestrierung im Projekt IT3.0 ist es somit gelungen, die Hauptgeschftsprozesse zu automatisieren. Damit ist eine effiziente Unternehmenssteuerung mglich.

Mit unserer neuen IT-Architektur, in deren Mittelpunkt die BI-Plattform steht, arbeiten wir nun auf dem neuesten Stand der Technik und sind fr die Zukunft gerstet. Die Beratungsexpertise, das breite Verstndnis fr unser Tagesgeschft ebenso wie die technische Umsetzungskompetenz hat uns bewegt, unser Projekt gemeinsam mit den SDG-Beratern zu realisieren. Eine Entscheidung, die wir jederzeit wieder treffen wrden. Zustzlich lieferte BOARD die erforderliche technische Flexibilitt, um unsere Vorstellungen zu realisieren. Christoph Plass, Mitglied des Vorstands der UNITY AG

Groe Elbstrae 86 22767 Hamburg Tel.: +49 40 46899640 info@sdg -consulting.de 4