Selbständig und erfolgreich: Hilfe für die kaufmännische Verwaltung in Einzelunternehmen und Kleinbetrieben

Autorin

Vorwort

Eine Überarbeitung der Erstausgabe „Selbständig ohne Insolvenz" aus dem Jahr 2004 wurde erforderlich aufgrund der gesetzlichen Änderungen auf dem Arbeitsmarkt, zum Beispiel Wegfall der ICH-AG. Das Formular EÜR zur Gewinnermittlung bei Kleinunternehmen wurde ausgetauscht gegen die aktuelle Version, die bei der Erstausgabe noch nicht vorlag.

Dieses Buch dient als Arbeitsunterlage bei meinen Seminaren an verschiedenen Volkshochschulen. Ich möchte deshalb die gewonnenen Erfahrungen aus diesen Seminaren in den überarbeiteten Texten mit aufnehmen.

Es ist wohl eine menschliche Eigenart, davon auszugehen, dass andere Menschen auch wissen und verstehen, was man selbst weiß. Doch so ist es nicht, jeder Mensch lebt in seiner eigenen und einzigartigen Welt. Unser Gehirn produziert ständig Ideen, Vorstellungen, Wünsche und Träume. So entsteht bei vielen Menschen auch der Wunsch nach einem eigenen Unternehmen, selbstständig sein und frei entscheiden können. Die fachlichen Qualifikationen sind auf diesem Wege selten Stolpersteine.

Wie steht es aber mit dem Wissen und dem Gefühl für Organisation, Kommunikation, allgemeiner kaufmännischer Verwaltung und den gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften?

Erfolg in der Selbstständigkeit ist nicht nur das Ergebnis von Begabung und Beharrlichkeit, sondern erfordert auch den Umgang mit grundlegenden kaufmännischen und gesellschaftspolitischen Regeln und Techniken.

Anwendungsprogramme für die Verwaltung und für das Rechnungswesen sind zahlreich zu bekommen. Doch bevor die Geschäftsdaten in ein Programm eingespeist werden können, müssen sie ermittelt, geordnet und geprüft werden. Die Eingabe der Daten und der Ausdruck der Ergebnisse sind lediglich die letzten Schritte einer funktionierenden kaufmännischen Organisation.

Der Weg in die Selbstständigkeit ist wie eine Reise von 1.000 Meilen – wer den ersten Schritt nicht wagt, wird das Ziel nicht erreichen.

Die einzelnen Schritte möchte ich in diesem Buch anschaulich und verständlich darstellen – vom Beleg bis zum Jahresabschluss.

„Die vernünftigste Methode, die Zukunft anzugehen und zu bewältigen ist: sich ein Versprechen abzugeben, und es einzuhalten. Das heißt, sich selbst auf diesen Weg führen, und nicht durchdrehen, wenn Steine auf dem Weg liegen."

Der zentrale Punkt in Ihrem Leben sind immer nur Sie. So verantwortungsvoll wie Sie mit sich selbst umgehen, Ihrem Wissen und Können, Ihren Gefühlen und Emotionen und Ihrer Gesundheit, so wirkt sich auch Ihr Verhalten auf das Umfeld aus. Das nachfolgende Schaubild zeigt Ihnen ein wenig die Verbindung von Ihrer eigenen Person zur Familie, zu Freunden und Bekannten bis zu Ihren geschäftlichen Tätigkeiten. Bevor Sie mit der kaufmännischen, organisatorischen Arbeit beginnen, prüfen Sie, ob der emotionale, gefühlsmäßige Bereich in Ihrem „ICH" so weit in Ordnung ist, dass Sie sich ohne Schaden zu leiden in die harte Geschäftswelt begeben können.

Abbildung 0.01 Ich und mein Unternehmen

I. Die Basisorganisation

I.1 Verwaltung der Dokumente

Sie haben sich entschlossen, den Schritt in die Selbstständigkeit zu gehen. Die vorbereitenden Gespräche mit der Agentur für Arbeit, der Bank, Gewerbeamt, Krankenkasse, Fachverbänden und Versicherungen sind abgeschlossen. Ihr Unternehmenskonzept ist hieb und stichfest – es steht aber nur auf dem Papier, mit der Arbeit muss jetzt begonnen werden.

Bereits zu den vielen Besprechungsterminen tragen sie eine Menge Papierkram mit sich herum. Diese Unterlagen verschwinden aber nicht nach Beendigung der Besprechungen und Beginn der eigentlichen Tätigkeit irgendwo in der Versenkung – Papierkorb oder Schuhkarton – sondern müssen übersichtlich und stets griffbereit geordnet werden.

Die wesentlichen Dokumente sind:

Abbildung 1.01: Dokumente

Aufgliederung A-C

A Gründungsunterlagen

A.1 Persönliche Unterlagen

Personalausweis

Lebenslauf

Sozialversicherungsnachweis

Lohnsteuerkarte

Kündigung des Arbeitgebers

Arbeitsbescheinigung

Abschlusszeugnisse der Schul- und Berufsausbildung

Nachweis über die Teilnahme an Existenzgründungsseminaren

A.2 Betriebliche Unterlagen

Antrag auf Überbrückungsgeld oder Existenzgründungszuschuss

Kurzbeschreibung des Existenzgründungsvorhabens – Erläuterung der Geschäftsidee

Stellungnahme einer fachkundigen Stelle zur Tragfähigkeit der Existenzgründung

(zum Beispiel: Steuerberater, IHK, Bank, Fachverband)

Umsatz- und Rentabilitätsvorschau

Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan

Gewerbeanmeldung für gewerbliche Berufe

Anmeldung beim Finanzamt für freiberufliche Tätigkeit

- Sonstige Bescheinigungen und Bestätigungen, z.B.

Bestätigung der Handwerkskammer über die Eintragung in die Handwerksrolle

Bescheid der Agentur für Arbeit über die Genehmigung des Überbrückungsgeldes oder des Existenzgründungszuschusses.

B Verträge

B.l Banken

Eröffnung eines Girokontos mit Girokredit

Kreditverträge mit der Hausbank über Gründungsdarlehen zur Finanzierung von Anlagegütern, Büro- oder Ladeneinrichtungen, Warenlager, Fahrzeuge usw.

Kreditverträge für Fördermittel, zum Beispiel KfW-Kredite

B.2 Versicherungen

für die Abdeckung der persönlichen Risiken:

Krankenversicherung

Rentenversicherung

Unfallversicherung

Berufsunfähigkeitsversicherung

Risikolebensversicherung

für betriebliche Risiken nach Bedarf und Branche:

Kfz-Versicherung

Einbruchdiebstahl

Betriebsunterbrechung

Schadensersatzansprüche

Warentransport und Lagerung

Elektronikversicherung usw.

B.3 Miete / Pacht

Mietverträge für Büro, Lager, Produktionsstätte, Gaststätte, usw.

Miet- oder Leasingverträge für Fahrzeuge, EDV-Anlage

Nutzungsvertrag für Telefonanlage und Handy

Nutzungsverträge für überlassene Einrichtungen, zum Beispiel bei Friseuren oder in der Gastronomie

C Formulare und Vorlagen

Dieser Bereich enthält für Sie wichtige Vorlagen und Arbeitsmuster, die Ihnen