Erfolgsfaktor Projektvorbereitung: Projekte vorausschauend planen

ist.

1.0 Grundbegriffe des Projektmanagements

Bevor wir uns mit den konkreten Erfolgsfaktoren der Projektvorbereitung beschäftigen, möchte ich in diesem Kapitel zunächst einige Begrifflichkeiten klären und Ihnen damit auch gleichzeitig einen Wiedereinstieg in die theoretische Projektmanagement-Welt bieten. Die Begriffsdefinitionen sind bis heute im Deutschen gebräuchlich, auch wenn sich die englische Sprache immer mehr als allgemeine PM-Sprache durchsetzt.

Begriffe der Projektgliederung

Projekt

Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.

Zielvorgabe

zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen

Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

projektspezifische Organisation

Projektmanagement (PM)

Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und Führungsmittel für die Abwicklung eines Projektes.

Projektphase

Zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist (z.B. Konzepterstellungsphase). Alle Projekte beginnen mit einer Projektvorbereitungs- und Planungsphase und enden mit dem Go-Live (Abnahmephase).

Projektgliederung

Festlegen der Aufbau- und Ablaufstrukur / Geschäftsprozess-Struktur. Die Projektgliederung basiert auf den Ergebnissen der Ziel-, Problem- oder Aufgaben-Analyse des Projektes. Ferner versteht man unter der Projektgliederung das Festlegen der Strukturelemente (Arbeitspakete, Aktivitäten und Teilaufgaben).

Projektstruktur

Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zwischen den Elementen eines Projektes, im Englischen „project structure" genannt. Diese schlägt sich im Projektstrukturplan nieder.

Arbeitspaket

Struktur-Komponente des Projektes, die im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden kann, z. B. in Aktivitäten, (Engl.: Work package (WP)).

Aktivitäten

Teil des Projektes, auch als Aufgabengruppe bezeichnet, der im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden kann, z. B. in Aufgaben, (Engl.: Activities).

Aufgaben

Teil des Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert werden kann (letzte Hierarchiestufe, Engl.: Task).

Projektstrukturplan (PSP)

Der PSP ist eine Darstellung der Projektstruktur und des Projektumfanges, er stellt das Vorhaben in überschaubaren Arbeitssegmenten dar. Im Englischen wird er „work breakdown structure (WBS)" genannt. Diese Darstellung eines Projektstrukturplans kann

nach dem strukturierten Aufbau,

nach dem logischen, zeitlichen Ablauf (Netzplan) bzw. nach den Geschäftsprozessen,

nach Grundbedingungen (Grundstruktur nach vorgegebenen Parametern) und

nach sonstigen Gesichtspunkten (z. B. Mischformen)

erfolgen. Wir unterscheiden operative (Teilprojekt) von strategischen PSPs (Gesamtprojekt).

Begriffe der personalen Führungsorganisation

Projektorganisation

Hierunter versteht man die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes. Die Projektorganisation besteht in der Regel aus Bestandteilen der vorhandenen Betriebsorganisation und ergänzenden projektspezifischen Regelungen. Die Projektorganisation kann auch nach den Geschäftsprozessen aufgebaut werden.

Projektleitung

Für die Dauer eines Projektes geschaffene Organisationseinheit, welche für Planung, Steuerung und Überwachung des Projektes verantwortlich ist. Sie kann den Bedürfnissen der Projektphasen angepasst werden und z. B. neben einem Projektleiter auch aus einem Projektingenieur, Controller und Qualitätsmanager bestehen.

Begriffe der Führungsinformation

Projektziel

Nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Realisierungsbedingungen der Gesamtaufgabe eines Projektes.

Projektdefinition

Festlegen der Aufgabenstellung und des Durchführungsrahmens eines Projektes (auch Projektauftrag genannt).

Spezifikation

Ausführliche Beschreibung der Anforderungen und Leistungen (z. B. technische, wirtschaftliche, organisatorische Leistungen), die erforderlich sind oder gefordert werden, damit das Gesamtziel des Projektes erreicht wird. Diese Leistungen werden beispielsweise im sogenannten Sollkonzept oder Lastenheft (formell) beschrieben. Bekannt sind in diesem Zusammenhang auch die Begriffe Kundenspezifikation, Anforderungsspezifikation oder Requirements Specification. Der Projektauftrag beinhaltet alle Spezifikationen oder enthält zumindest Verweise auf die mitgeltenden Spezifikationsdokumente.

Projektinformationssystem

Gesamtheit der Einrichtungen und Hilfsmittel und deren Zusammenwirken bei der Erfassung, Weiterleitung, Be- und Verarbeitung, Auswertung und Speicherung der Projektinformationen (auch Projektmanagement-Tool, PM-Tool genannt)

Projektbericht / Statusbericht

An einen bestimmten Empfänger oder Empfängerkreis gerichtete detaillierte Darstellung über Entwicklung und Stand eines Projektes.

Projektabschlussbericht

Zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte.

Projektdokumentation

Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes.

Projektcontrolling

Dieses Element umfasst die Prozesse und Regeln, die innerhalb des Projektmanagements zur Sicherung des Erreichens der Projektziele (bei gegebenen Zeit- / Ressourcen- und Leistungsumfängen) beitragen. Dies wird mittels der Erfassung von Ist-Daten, dem Erstellen eines Soll-Ist-Vergleichs, einer Abweichungsanalyse, der Bewertung von Konsequenzen und Vorschlägen von Korrekturmaßnahmen sowie durch das Mitwirken bei der Maßnahmenplanung und Überwachung ihrer Durchführung sichergestellt.

Mit den oben genannten Begriffen können Sie alle Projekte strukturieren, planen und umsetzen. Es bedarf in den meisten Fällen keiner weiteren Begrifflichkeiten. Halten Sie den Projekt-Wortschatz überschaubar und nach Möglichkeit auf dieses geringe Maß reduziert. Die Wörter müssen transparent sein. Dies ist vorteilhaft für eine einheitliche Projektsprache / Kommunikation. Vermeiden Sie unbedingt überflüssige, zusätzliche Begriffe, die Ihnen eventuell Ihr Dienstleister einredet und akzeptieren Sie auf gar keinen Fall Begriffe, die nicht transparent sind. Ihre Mitarbeiter haben schließlich Besseres zu tun, als Vokabeln und die Projektsprache eines Dienstleisters zu lernen.

2.0 Projektstruktur

Es gibt zahlreiche Strukturierungsarten, die den Anforderungen der jeweiligen Projekte angepasst sind. Egal für welchen Phasenaufbau Sie sich für Ihr Projekt entscheiden oder ob Sie eine eigene Roadmap / Guideline für Ihre unternehmensspezifischen Projekte haben, in der Regel sind alle Phasen-Strukturen an ein klassisches Vorgehen, welches man auf die Schritte Plan, Build, Check, Run reduzieren kann, angelehnt. Doch eines haben alle gemeinsam: Am Anfang steht immer eine Planungsphase. Die Planungs- oder Vorbereitungs-Phase ist von erheblicher Bedeutung für den Projekterfolg!

Abb. 2: Beispiele gebräuchlicher Projektphasen-Namen

Wie auch immer, für Ihre einmaligen, komplexen Vorhaben benötigen Sie eine Grundstruktur, eine Roadmap oder Guideline. Vergegenwärtigen wir uns die gravierenden Probleme, die umfangreiche Projekte mit sich bringen und das Projekt ausufern lassen können, weil diese schlecht vorbereitet wurden und die Geschäftsprozesse unzureichend berücksichtigt worden sind.

Grundsätzlich sind es die Aspekte und Themen wie Projektziele, Struktur, Umfang, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation, Kommunikation und Motivation, deren Zusammenspiel es in der ersten Phase zu initialisieren gilt, und die es während des gesamten Projektverlaufes durch definierte Projektstandards zu unterstützen gilt. Konkret ist es die Koordination der drei Prozesskomponenten Personen, Prozesse und Produkte – im übertragenen Sinne also die klassischen Faktoren des magischen PM-Dreiecks: Zeit, Ressourcen und Leistungsumfang bei einer zugrundeliegenden Qualität.

Abb. 3: Arbeitspakete der Projektvorbereitungs-Phase (Phase 1)

Die Projektvorbereitung widmet sich dementsprechend der Planung und der Vorbereitung aller Projektphasen in jeder Projektmanagement-Hinsicht. Die wichtigsten Punkte der Projektvorbereitungs-Phase, um die Sie sich gleich zu Beginn eines Projektes kümmern müssen, lassen sich zentral wie folgt charakterisieren:

Ausarbeitung einer Strategie bzw. die Definition des Projektauftrages sowie der Projektziele des Gesamtprojektes und der Teilprojekte

Einrichtung der strategischen und operativen Projektstruktur

Skizzierung des groben Projektumfangs des Gesamtprojektes und von allen Teilprojekten

Organisatorischer Aufbau des Projektes

Definition und Zuordnung der Ressourcen (Personal, Technik, Peripherie)

Grundlagen des Projekt-Controllings

Projektphasenübergreifende Entwicklung und die Beschreibung sämtlicher Projektstandards (Dokumentation, Kommunikation, Vorgehensweisen bei der Konzeptentwicklung und Realisierung etc.)

Entwickeln von systemspezifischen Richtlinien

Planung der technischen Voraussetzungen und der Systemlandschaft

erste Vorbereitungen für die Projektteam-und Benutzerschulungen treffen

Festlegen der für alle Teilprojekte verbindlichen Qualitätsstandards

Etablierung der Changemanagement-Standards hinsichtlich Sicherstellung der Zielerreichungen und der Umsetzbarkeit / Anwendung im Unternehmen

Diese wichtigen und oftmals vernachlässigten Punkte werden im Laufe des Buches ausführlich beschrieben und mit praktischen Hinweisen am Beispiel von IT-Software-Einführungsprojekten versehen. Lediglich die Themen Qualitätsmanagement und Changemanagement werden, wegen ihrer Komplexität, nur kontextbezogen behandelt.

Die, in diesem Buch als Beispiel herangezogenen, IT-Einführungsprojekte haben in der Regel zusätzlich eine vorgelagerte Strategie- und Analyse-Phase (Planung) und eine nachgelagerte Verbesserungs-Phase. Dies begründet sich dadurch, dass bereits vor Beginn der Projektvorbereitungs-Phase entscheidende Dinge definitiv feststehen müssen. Das sind z. B. die Strategien / Zieldefinitionen sowie auch die konkrete