Management von IT-Projekten: in der öffentlichen Verwaltung

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1 Einführung zum Management von IT-Projekten

1.1 Einleitung

Das folgende Kapitel richtet sich an alle, die Projekte im Bereich der Informationstechnologie bereits durchgeführt haben oder zukünftig damit betraut werden. Hierbei soll die gängige Literatur zum Thema Management von IT-Projekten um den Schwerpunkt „Management von IT-Projekten im Bereich der öffentlichen Verwaltung (E-Government)" ergänzt werden.

Gerade die im E-Government vorherrschenden Besonderheiten sollen möglichst umfassend dargestellt werden, so dass der Leser für seine Projektmanagementtätigkeiten auf diesem Gebiet einen Handlungsleitfaden, eine Checkliste oder einfach einen Startpunkt für weitere Literaturrecherchen vorfinden möge.

Im ersten Kapitel werden zunächst die allgemein gültigen Projektmanagementbausteine kurz vorgestellt, um dann die Besonderheiten von E-Government-Projekten herauszuarbeiten. Hierzu wird das E-Government-Projekt „Würzburg integriert!" vorgestellt, das uns im weiteren Verlauf des Kapitels begleiten wird.

Das zweite Kapitel greift die einzelnen Projektmanagementbausteine im Detail auf und versucht anhand des vorgestellten Projekts Vor- und Nachteile darzulegen.

Es endet mit weiteren wichtigen Managementbausteinen, wie z. B. Changemanagement und Usability, die zunehmend an Bedeutung gewinnen und bereits über Erfolg und Misserfolg eines IT-Projekts entscheiden können.

Das dritte und abschließende Kapitel wird tabellarisch die wichtigsten Erfolgskriterien für ein E-Government-Projekt zusammenfassen.

Dem interessierten Leser seien für ein weitergehendes Studium die Dokumente unter Literaturverzeichnis und Weitere Quellen empfohlen.

Jedem Projektmanager stehen mittlerweile umfangreiche Softwareprodukte zur Seite, die ihn unterstützen sollen und für ein erfolgreiches Projektmanagement unabdingbar sind. Einige Softwareprodukte werden für die Abbildungen beispielhaft verwendet. Sie selbst sind jedoch nicht Gegenstand der vorliegenden Betrachtungen. Exemplarisch werden hier einige benannt: Office-Produkte, wie z. B. Microsoft® Word und Microsoft® Excel, zur Erstellung von Projektplänen u. a. Microsoft® Project und eine Vielzahl kostenloser OpenSource-Produkte zur Dokumentenverwaltung und Projekt-Unterstützung.

Urheber aller Tabellen und Abbildungen (mit Ausnahme der Abbildung zur Meilenstein-Trend-Analyse) ist der Autor.

1.2 Kurzüberblick zu den wesentlichen Projektmanagementbausteinen

Das klassische Projektmanagement umfasst die Projektphasen Definition, Planung, Durchführung und Abschluss . Jede Phase wird vom Projektmanager in einem Projektplan (mindestens) hinsichtlich der Ressourcen Personal, Zeit und Geld definiert.

Hierbei sind jeweils ein zeitlicher Anfang und ein zeitliches Ende vorgegeben. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass nicht selten auch Rückschritte erforderlich sind bzw. die Phasen zeitlich ineinander greifen.

Es soll bereits an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass (IT-)Projekte in der öffentlichen Verwaltung auch in Kooperation mit (einem) zivilen Partner(n) durchgeführt werden können (z. B. Öffentlich-Private-Partnerschaft) und häufig auf Grund fehlender Projekterfahrung sogar müssen.

Im Grunde existieren durch die Komplexität des Projekts und der am Projekt beteiligten Partner mehrere Teilprojekte, die zusammen das zu realisierende Gesamtprojekt ergeben. Die Verzahnung von n Teilprojekten ist in Abbildung 1 schematisch dargestellt.

Am Anfang eines Projekts (Definitionsphase) steht natürlich: Was soll im Rahmen eines Projekts eigentlich realisiert werden, also welche Unternehmens-/Projekt-Ziele gibt es?

Abbildung 1: Verzahnung von n Teilprojekten

Es schließt sich die Projektplanung an (Planungsphase). Irgendwann muss man sich auch von der konzeptionellen Arbeit am Schreibtisch lösen und die guten Ideen realisieren (Durchführungsphase). Im Idealfall endet das Projekt und alle Beteiligten sind zufrieden (Abschluss).

Die in Abbildung 1 dargestellten Projektphasen Definition, Planung, Durchführung und Abschluss stehen aber nicht isoliert und können mit Blick auf die eingesetzten Ressourcen nicht immer klar voneinander getrennt werden.

In jeder Phase obliegt es jedem Projektmitarbeiter den Stand des Projekts aus seiner Sicht zu überprüfen. Neue Ideen, die für die Umsetzung des Projekts erforderlich sind, müssen neu in den Projektmanagementzyklus eingebracht werden und unterliegen damit zunächst einer Definition und Planung.

D. h., die einzelnen Phasen überschneiden sich und auch Rückschritte können erforderlich werden. Aus diesem Grund ist zu jedem Zeitpunkt der eingezeichnete Kontrollzyklus aktiv, der eine bidirektionale Schnittstelle zwischen den einzelnen Projektphasen darstellt.

Weiterhin umfasst der eingezeichnete Kontroll-Zyklus den sog. Projektmanagement-Zyklus, bestehend aus den begleitend und kontinuierlich durchzuführenden Arbeitsschritten Planung, Organisation und Steuerung.

Die o. g. Projektphasen gelten grundsätzlich für jedes Projekt, sei es der Hausbau, die Planung einer eigenen Firma, die Einführung neuer Software oder nur der Einbau einer neuen Küche.

Für IT-Projekte und insbesondere E-Government-Projekte sind die oben aufgezeigten Phasen zu grob und reichen für eine Beschreibung von IT-Projekten nicht aus.

Zur Umsetzung von IT-Projekten bedarf es besonderer Modelle, z. B. das V-Modell® (Abbildung 2). Das V-Modell® ist auf IT-Projekte zugeschnitten und hat sich als Vorgehensmodell in der öffentlichen Verwaltung nicht nur etabliert, sondern ist mittlerweile verpflichtend. Eine Weiterentwicklung ist das sog. V-Modell XT®.

Abbildung 2: Vorgehensmodell in Anlehnung an das V-Modell®

Allein die Begriffe in Abbildung 2 deuten darauf hin, dass dieses Vorgehensmodell für IT-Projekte besser geeignet erscheint. Insbesondere berücksichtigt die V-Form sowohl den zeitlichen Verlauf als auch die Tiefe einzelner Abschnitte.

Eine detaillierte Beschreibung ist unter http://www.vmodell.iabg.de und http://www.bsi.bund.de zu finden.

Spezielle Vorgehensmodelle für E-Government