Modul 2: Leistungen sicher und effektiv erbringen: Erfolgs-Kurs für Selbstständige, Freiberufler und Existenzgründer

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Modul 2:

Leistung sicher und effektiv erbringen

1 Was ein Meister wissen sollte

„Wenn der richtige Mitarbeiter die richtigen Aufgaben in minimaler Zeit richtig erledigt, dann sind die Arbeitsabläufe effizient"

Dorit Spiller

Lesen Sie diesen Satz laut vor. Laut und langsam, Wort für Wort. Denn diese Satz enthält alles, was sich ein Unternehmer wünscht: Die Arbeiten werden in minimaler Zeit richtig erledigt - und das nicht irgendwelche Arbeiten, sondern die richtigen. Und nicht vom teuersten Mitarbeiter, der Eier-legenden-Woll-Milch-Sau, die rund um die Uhr arbeitet und sich Chef oder Inhaber nennt, sondern vom richtigen Mitarbeiter. Aus diesem einen Satz ergeben sich die Fragen, die Ihnen als Leitlinie für eine Optimierung Ihrer Betriebsabläufe dienen können:

1. Sind Sie selbst für alles der richtige Mitarbeiter?

Wenn Sie wachsen wollen oder aber zumindest irgendwann mal ein freies Wochenende haben möchten, kommen Sie nicht darum herum: Sie müssen nicht alles selber tun. Es könnte sogar Dinge geben, die andere Menschen richtiger und schneller machen!

2. Arbeiten Sie immer die richtigen Aufgaben ab?

Wie leicht verführen uns Anrufe, E-Mail, Google und Konsorten dazu, nach dem Lust- oder Frust-Prinzip zu arbeiten. Wie oft arbeiten Sie wirklich an den in diesem Moment für Ihre Firma und Ihre Zukunft „richtigen" Aufgaben?

Wie oft am Tag überprüfen Sie, ob Sie an den richtigen Aufgaben arbeiten?

Wie stellen Sie es an, daß Sie zukünftig 2 × täglich die Prioritäten Ihrer Aufgaben überprüfen? Minimum: Vor Start der ersten Aufgabe und nach dem Mittagessen. Optimal: Vor jedem neuen „Block"

3. Arbeiten Sie immer die Aufgaben in minimaler Zeit ab?

Arbeit besteht aus mindestens drei Schritten:

Und oft benötigen die Vor- und Nachbereitung (auch Rüstzeiten genannt) mehr Zeit als die eigentliche Durchführung. Deshalb fasst man gleichartige Aufgaben möglichst zusammen:

Sie sparen dadurch nicht nur an Vor- und Nachbereitungszeiten, sondern können die einzelnen Aufgaben oft sogar schneller erledigen, weil Sie „in Übung" sind.

4. Erledigen Sie die Aufgaben immer richtig?

Was ist das wirklich beeindruckende an einem 3-Sterne-Restaurant? Das der Koch es schafft, zusammen mit seinem Team Tag für Tag die gleiche hohe Qualität zu servieren - und das völlig unabhängig davon, wie er sich fühlt und wer gerade krank oder im Urlaub ist. Und Franchise-Betriebe wie Fressnapf, Kieser, McDonald oder Obi schaffen das bundes-, europa- oder gar weltweit.

Und zwar deshalb, weil man sich für alle wiederholenden Aufgaben erst notiert hat, wie es gemacht wird. Dann hat man überlegt, wie es richtig und in der minimalen Zeit bearbeitet wird. Anschließend hat man den neuen Ablauf beschrieben, ausprobiert, verbessert, beschrieben, ausprobiert, verbessert und dann für gut befunden. Anschließend wird jeder Mitarbeiter darauf eingeschworen.

Und der Effekt: Wenn Sie so eine Verfahrensweise entwickeln und danach leben, stellen Sie nicht nur die optimale Erledigung aller anstehenden Aufgaben sicher. Sie schaffen sich auch den Freiraum, um Ihre Firma zu führen und im zweiten Schritt sich selbst auch die notwendigen Auszeiten zu gönnen.

1.1 BESTANDSAUFNAHME: WIE ORGANISIERT BIN ICH?

1. Haben Sie Ihren Schriftverkehr sowie Ihre E-Mails standardisiert?

Wer