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SharePoint als Prozess-Backend im Travel-Management

Hin und wieder zurück

Rüdiger Gros

Mit dem Business-Travel-Portal „Trip-to-Go" entsteht derzeit ein Cloud-Service, der es Geschäftsreisenden im Web und mobil ermöglicht, Ende-zu-Ende-Reiseplanung auf einen Zieltermin und Zielort hin durchzuführen.

Der typische Nutzerkreis des Portals sind Geschäftsreisende, die im Außendienst Termine mit Kunden auf einen Zieltermin hin planen müssen. Der typische Anwender von Trip-To-Go

kennt die Fragestellung „Können Sie am nächsten Donnerstag um 9:30 Uhr bei uns vor Ort sein, um an einem Meeting teilzunehmen?".

kennt auch den Aufwand und die Komplexität, die hinter der Planung eines Businesstrips stecken können, um eine Reiseverbindung mit Ankunft zu einem fixen Termin sicherzustellen.

weiß, dass der Kunde am Telefon die Zusage zum Termin jetzt und nicht erst in zwei Stunden, benötigt, damit er den anderen Teilnehmer des Termins zusagen kann.

möchte bei der Planung seine Präferenzen berücksichtigt wissen.

möchte vor der Zusage des Termins wissen, was der Trip kosten wird.

Wo steckt die Komplexität?

Fachliche Komplexität: Fachlich gesehen löst Trip-to-Go ein Problem, das sich zunächst trivial anhört, in der Praxis aber durchaus bedeutsam werden kann, da nicht jede theoretische Reiseoption tatsächlich nutzbar ist. Das lässt sich am besten an einem Beispiel demonstrieren: Start in Zug (CH), Ziel in Bielefeld (D), Uhrzeit des Termins: 10 Uhr – Theoretisch wären Anreise und Abreise über die Flughäfen Zürich und Münster möglich. Die Prüfung ergibt jedoch, dass es keinen frühen Direktflug mit passender Landezeit gibt. Und eine Rückreise am selben Tag wäre auch nicht möglich. Ein Flug über Basel nach Münster wäre möglich, aber es gibt aber keine Bahn, die morgens früh genug von Zug nach Basel fahren würde. Und ein Rückflug am selben Tag wäre nur als Gabelflug über Wien möglich. Diese Kette kann beliebig komplex werden und kostet im Zweifel mehrere Stunden auf der Suche nach dem optimalen Trip – ggf. auch zwei Übernachtungen durch Anreise am Vortag und Rückreise am Folgetag.

Technische Komplexitäten; Skalierbarkeit und technische Vielfalt: Alle Plattformen, die von Trip-to-Go unterstützt werden (Cloud Services, mobile Applikationen, Plug-ins) erhalten ihre Antworten aus dem Backend (Abb. 1). Dieses besteht in der Praxis aus mehreren fachlichen und technischen Backends, die ineinander greifen müssen. Die Planungs-Engine auf MongoDB liefert mit einem NoSQL-Ansatz genau das, was die Tripplanung benötigt, während die Buchungs-Engine in den Abfragen auf Third-Party-Web-Services aufsetzt, in den Transaktionen aber eine SQL-Datenbank und ein Datawarehouse bedient. Das Backend wickelt sehr spezialisiert alle Transaktionen (Buchungen, Stornos, Tripanalysen, Optimierungsalgorithmen) ab, sodass dort eine enorme Vielfalt, Performance, Skalierbarkeit und Stabilität bereitgestellt werden muss.

Usability und Userakzeptanz: Die Enduser-UIs müssen einfach und passend zum Kontext ausgelegt sein, um den Usern ein nahtloses Erlebnis „ihrer" Applikation zu liefern, ohne dass sie bei der Nutzung der Trip-to-Go-Dienste visuell einen Unterschied zu ihren gewohnten Tools bemerken. Weiterhin müssen die mobilen UIs auch über die Plattformen hinweg weitgehend identisch aussehen. Schließlich kann derselbe Endanwender über seine Devices hinweg jede erdenkliche Mischung an Betriebssystemen haben, vom iPhone über ein Android Device bis zu Windows-Mobile-Endgeräten.

Abb. 1: Trip-to-Go ist ein technischer Hybrid

Use-Case-Erweiterungen durch Integrationen: Neben der Kernfunktionalität des Planens und Buchens steht insbesondere die Weiterverarbeitung der Ergebnisse auf der Komplexitätsliste der Plattform:

Dokumente müssen in der Cloud, mobil oder in Businessanwendungen bereitgestellt werden.

Der Übergang aus SharePoint-Anwendungen (z. B. dem Reisemanagement) zur Planung, Buchung und Übergabe der Buchungs-, Planungs-, Beleg- und Kosteninformation inkl. Stornos und Änderungen muss sichergestellt werden.

Kalender-Plug-ins müssen in der Lage sein, nicht nur einen, sondern auch mehrere Termine im Stapel an Trip-to-Go übergeben zu können und dann die Buchungsbestätigung im Kalender erhalten.

CRM-Anwendungen müssen in der Lage sein, direkt am Kontakt eine Tripplanung mit Einladungsmanagement usw. durchführen zu können.

Cloud-Services sollen durch Zapier und IFTT angedockt werden können.

Eine Plattform, viele verschiedene Anforderungen, viele Technologien: Insgesamt benötigt jedes Szenario spezielle Technologien und damit auch die entsprechenden technischen Kompetenzen, die für die jeweilige Technologie erforderlich sind. Eine „One xxx fits all"-Strategie funktioniert einfach nicht. Das spiegelt exakt die Realität in hybriden und Cloud-Szenarien wider: Der Entwurf kann so gewählt werden, wie es die jeweilige Fachlichkeit eben erfordert.

Strategischer Ansatz des Trip-to-Go-Services

Im Frontend liefert Trip-to-Go für Reisende und Unternehmen eine enorme Erleichterung bei der Buchung von Reisen, die auf einen bestimmten Zielort und Zeitpunkt hin geplant werden müssen. Da Reisen im Zusammenhang mit Terminen und Mobilität stehen, werden Kalenderanwendungen und mobile Endgeräte besonders unterstützt. Weiterhin erzeugen Buchungen Dokumente und kaufmännische Belege, die in entsprechend spezialisierten Systemen verwaltet werden, aber auch mobil und in der Cloud verfügbar sein müssen. Im Unternehmensumfeld stehen Reisen fast immer im Zusammenhang mit Prozessen und Businessanwendungen, deshalb unterstützt Trip-To-Go Schnittstellen zu wichtigen Prozessplattformen und Businessapplikationen. Als Prozessplattform wird aktuell insbesondere SharePoint unterstützt, für Businessanwendungen besonders CRM-Lösungen. Über die genannten Überlegungen hinaus ist die Architektur von Trip-to-Go darauf ausgelegt, die Cloud-Automatisierung über Zapier oder IFTTT zu unterstützen und auch Third-Party-Entwicklern eine Plattform für Erweiterungen zu bieten. Trip-to-Go ist eine Cloud- und Mobile-Anwendung, die sich als Ergänzung nahtlos in andere Umgebungen einfügt.

Grundlegende Funktionen von Trip-To-Go als Cloud- und Mobile-Service

Funktional ermöglicht Trip-to-Go die Planung in verschiedenen Umgebungen, sowohl online im Web-Frontend als auch mobil oder aus Kalender- und Businessanwendungen heraus. Das funktioniert für einzelne Termine, aber auch für Zeiträume (wie etwa eine Reisewoche eines Außendienstmitarbeiters).

Trip-to-Go liefert als Suchergebnis drei optimierte Reisevorschläge (je nach Zeit, Kosten oder persönlichen Präferenzen). Nach Auswahl des gewünschten Trips kann dieser direkt gebucht oder auch mobil mitgenommen werden. Ein Trip ist dabei als „Ende zu Ende" zu verstehen, also vom wirklichen Startpunkt des Reisenden aus bis hin zu seinem wirklichen Zielort.

Reisedokumente aus gebuchten Trips können direkt in SharePoint, Office 365, Dropbox oder Google Drive abgelegt werden und stehen auch unterwegs zur Verfügung. Will der Nutzer zusätzliche Dokumente zur Reise hinzufügen, kann er das sowohl im Web per Drag and Drop als auch mobil aus dem angebundenen Speicherdienst oder aus seiner freigegebenen Fotoablage tun. Wird SharePoint genutzt, kann z. B. der komplette Reiseantragsprozess inkl. der Reisekostenabrechnung dort abgewickelt werden. Wird der Antrag genehmigt, kann aus dem Antrag heraus (bei Nutzung des „Trip-to-Go"-Web-Parts) direkt eine Planung und Buchung erfolgen. Aus der Buchung resultierende Dokumente landen direkt im Kontext der Reisebuchung.

Der mobile Client erlaubt auch „on the Go" spontane Umplanungen und Umbuchungen für den Fall von z. B. Zugverspätungen oder anderen ungeplanten Einflussfaktoren. Etwaige Buchungen und Änderungsinformationen speichert Trip-to-Go immer im Buchungs-Backend und gibt die Änderungsinformationen an die angebundenen Systeme weiter. In der Cloud kann ein User dann jederzeit seine Reisehistorie nachvollziehen und seine Präferenzen verwalten (Abb. 2).

Abb. 2: Übersicht: Funktionen von Trip-to-Go

Der mobile Trip-to-Go-Service

Der mobile Client von Trip-to-Go (Abb. 3) ermöglicht es, geplante Reisen auch offline mitzunehmen, um die Planung jederzeit ansehen zu können. Im Online-Modus stehen dann sowohl die mobile Umplanung als auch der Zugriff auf die zugehörigen Dokumente zur Verfügung. Bei der mobilen Umplanung kann der User ad hoc seine Reise umplanen, wenn z. B. durch eine Verspätung ein Anschluss nicht mehr gewährleistet ist. In diesem Falle wird nicht nur die Berechnung des Trips neu durchgeführt, sondern es werden auch alle Stornos und Umbuchungen vom System verwaltet. Daraus resultierende Belege werden wieder in den Belegkreislauf des Trips eingefügt. Nutzt der Kunde die Business-Services von Trip-to-Go, werden die angebundenen Systeme mit den entsprechenden Informationen aktualisiert, z. B. das Reisemanagement in SharePoint. Die Bereitstellung der Dokumente erfolgt aus der vom User angegebenen Dokumentenplattform, sofern diese Option genutzt wird. Verknüpft der User seinen persönlichen Dokumenten-Storage, erfolgt die Anmeldung per OAuth und dem User werden seine Dokumente angezeigt. Erst bei der Auswahl eines Dokuments wechselt der User dann tatsächlich zu seinem SkyDrive, seiner Dropbox oder seinem Google Drive.

Abb. 3: Mobility profitiert von größeren Screens

Reiseplanung und SharePoint-Integration

Wird SharePoint als Kollaborations- und Anwendungsplattform im Unternehmen verwendet (on Premise oder Azure), bietet es sich an, insbesondere Prozesse wie CRM-Lösungen, Reiseantragssysteme oder Dokumenten- und Workflow-orientierte Systeme dort abzubilden. Die Abbildung einer Reiseverwaltung auf der SharePoint-Plattform kann auf verschiedenen Wegen erfolgen,