Mindestanforderungen an Compliance und weitere Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten (MaComp): Fassung vom 7. August 2014
Von Jörg Gogarn
Mindestanforderungen an Compliance und weitere Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten (MaComp): Fassung vom 7. August 2014
Von Jörg Gogarn
Beschreibung
Durch die Einführung sind eine Reihe von Unternehmensbereichen mit Aufgabenstellungen zu betrauen, die koordiniert werden müssen. So sind z.B. neben Mitarbeitergesprächen Abstimmungen zwischen Bereichen wie z.B. Geschäftsführung, HR, Legal, Compliance, Beschwerdeabwick-lung, Außendienst, Kundenbindung, Produktentwicklung, Analysten, Vertrieb und Trading Departments vorzunehmen.
In der praktischen Umsetzung bedeutet das für die betroffenen Unternehmen in der Regel ein hohes Maß an Engagement und Ressourcen.
Diese Buch gibt einen Überblick zu den Mindestanforderungen an Compliance und weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten.
Über den Autor
Jörg Gogarn ist Management Consultant und Geschäftsführer der JG BC Projekt & Service GmbH, Trebur. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Umfeld von Banken, Finanzdienstleistern und mittelständischen Unternehmen mit den Schwerpunkten - Risk Management & Financial Accounting - Unternehmens- und Banksteuerung - Transformation regulatorischer Anforderungen - Informationslogistik und - Geschäftsprozessmanagement
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Mindestanforderungen an Compliance und weitere Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten (MaComp) - Jörg Gogarn
Inhaltsverzeichnis
Mindestanforderung an die Compliance-Funktion (MaComp)
Rundschreiben 4/2010 (WA) - Veröffentlichung der 4. Neufassung der MaComp
Rundschreiben 4/2010 (WA) - Veröffentlichung der Neufassung des BT 1.3.4 der MaComp
Rundschreiben 4/2010 (WA) – MaComp
AT: Allgemeine Anforderungen für Wertpapierdienstleistungsunternehmen
AT 1 Vorbemerkung
AT 2 Quellen
AT 2.1 Internationale/europäische Quellen und Auslegungen
AT 2.2 Nationale Rechtsquellen
AT 3 Anwendungsbereich
AT 3.1 Anwenderkreis
AT 3.2 Proportionalitätsgrundsatz
AT 4 Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung
AT 5 Zusammenarbeit mehrerer Wertpapierdienstleistungsunternehmen
AT 6 Allgemeine Anforderungen an Wertpapierdienstleistungsunternehmen nach § 33 Abs. 1 WpHG
AT 6.1 Aufbau- und Ablauforganisation des Wertpapierdienstleistungsunternehmens
AT 6.2 Mittel und Verfahren des Wertpapierdienstleistungsunternehmens
AT 7 Verhältnis §§ 31 ff. WpHG zu §§ 25a, 25e KWG
AT 8 Aufzeichnungspflichten
AT 8.1 Mindestaufzeichnungspflichten
AT 8.2 Aufzeichnungspflicht gem. § 14 Abs. 2 Nr. 5 WpDVerOV
AT 8.3 Aufzeichnungspflichten im Zusammenhang mit der Geeignetheitsprüfung nach § 31 Abs. 4, Abs. 4a WpHG
AT 9 Anforderung an das Outsourcing nach § 33 Abs. 3 WpHG
BT: Besondere Anforderungen nach § 31 ff. WpHG
BT 1 Organisatorische Anforderungen und Aufgaben der Compliance-Funktion nach § 33 Abs. 1 WpHG
BT 1.1 Stellung der Compliance-Funktion
BT 1.2 Aufgaben der Compliance-Funktion
BT 1.3 Organisatorische Anforderungen an die Compliance-Funktion
BT 2 Überwachung von Mitarbeitergeschäften nach § 33b WpHG und § 25a KWG
BT 2.1 Mitarbeiterdefinition
BT 2.2 Definition von Mitarbeitergeschäften
BT 2.3 Organisatorische Anforderungen gemäß § 33b Abs. 3 WpHG
BT. 2.4 Organisatorische Anforderungen gemäß § 33b Abs. 4 WpHG
BT. 2.5 Organisatorische Anforderungen gemäß § 33b Abs. 5 und Abs. 6 WpHG
BT 2.6 Ausnahmetatbestände
BT 2.7 Anforderungen gemäß § 25a KWG
BT 3 Informationen einschließlich Werbung von Wertpapierdienstleistungsunternehmen nach § 31 Abs. 2 WpHG und § 4 WpDVerOV
BT 3.1 Anwendungsbereich
BT 3.2. Zugänglichmachen
BT 3.3 Darstellungsvorschriften für an Privatkunden gerichtete Informationen
BT 3.4 Steuerliche Hinweise
BT 3.5 Übereinstimmung von Werbung und Produktinformation
BT 3.6 Angaben mit Bezug zur Aufsichtsbehörde
BT 3.7 Dokumentation von Werbemitteilungen
Anhang
A. Balkendiagramm (Rendite in Prozent)
B. Liniendiagramm (Rendite in Prozent)
C. Kurvendiagramm (Wertentwicklung 100-Euro-Anlage in Euro)
BT 4 Bestmögliche Ausführung von Kundenaufträgen nach § 33a WpHG
BT 4.1. Ausübung des Ermessens bei Auswahl der Ausführungsplätze und bei Ausarbeitung der Ausführungsgrundsätze
BT 4.2 Inhaltliche Ausgestaltung der Ausführungsgrundsätze
BT 4.3 Bewertungsverfahren und Überprüfung der Ausführungsgrundsätze
BT 4.4 Weiterleitung von Wertpapieraufträgen zur Ausführung durch ein anderes Wertpapierdienstleistungsunternehmen
BT 5 Auslegung einzelner Begriffe der §§ 31 Abs. 2 S. 4, 34b Wertpapierhandelsgesetz in Verbindung mit FinAnV
BT 5.1. Analyse von Finanzinstrumenten
BT 5.2 Information über Finanzinstrumente oder deren Emittenten, die direkt oder indirekt eine Empfehlung für eine bestimmte Anlageentscheidung enthält
BT 5.3 Einem unbestimmten Personenkreis zugänglich gemacht werden soll
BT 5.4 Öffentlich verbreiten und weitergeben
BT 5.5 Werbemitteilungen
BT 5.6 Sonstige Rechtsbegriffe
BT 5.7 Anforderungen gemäß § 31d WpHG und die Übernahme von Reise- und Unterbringungskosten der Finanzanalysten durch Emittenten im Rahmen von Analystenkonferenzen und -veranstaltungen
BT 6 Anforderungen an Beratungsprotokolle nach § 34 Abs. 2a WpHG
BT 6.1 Anwendungsbereich von § 34 Abs. 2a WpHG
BT 6.2: Inhalt des Beratungsprotokolls gemäß § 14 Abs. 6 WpDVerOV
BT 7 Prüfung der Geeignetheit nach § 31 Abs. 4 WpHG
BT 7.1 Information an die Kunden über die Beurteilung der Geeignetheit
BT 7.2 Notwendige Vorkehrungen zum Verständnis von Kunden und Anlagen
BT 7.3 Qualifikation der Mitarbeiter von Wertpapierdienstleistungsunternehmen
BT 7.4 Umfang der von den Kunden einzuholenden Informationen (Verhältnismäßigkeit)
BT 7.5 Zuverlässigkeit der Kundeninformationen
BT 7.6 Aktualisierung der Kundeninformationen
BT 7.7 Kundeninformationen zu juristischen Personen oder Gruppen
BT 7.8 Erforderliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Geeignetheit einer Anlage
BT 8 Anforderungen an Vergütungssysteme im Zusammenhang mit der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungen
BT 8.1 Anwendungsbereich und Verhältnis zu anderen Vorschriften
BT 8.2 Formelle Kriterien für die Konzeption und Überwachung von Vergütungssystemen
BT 8.2.1 Einrichtung und Umsetzung von Vergütungssystemen
BT 8.2.2 Überwachung von Vergütungssystemen
BT 8.3 Inhaltliche Kriterien für die Konzeption von Vergütungssystemen
BT 8.3.1 Verwendung variabler Vergütungskomponenten
BT 8.3.2 Bemessung variabler Vergütungskomponenten
BT 8.3.3 Beispiele für Vorgehensweisen bei der Verwendung und Bemessung variabler Vergütungskomponenten
Leitlinien Vergütungsgrundsätze und -verfahren (MiFID)
I. Anwendungsbereich
II. Begriffsbestimmungen
III. Zweck
IV. Compliance- und Mitteilungspflichten
V. Leitlinien für Vergütungsgrundsätze und -verfahren (MiFID)
V.I Struktur und Konzeption von Vergütungsgrundsätzen und -verfahren im Hinblick auf die MiFID-Anforderungen bezüglich Wohlverhaltensregeln und die Vermeidung von Interessenkonflikten
V.II. Steuerung von Risiken im Zusammenhang mit Vergütungsgrundsätzen und -verfahren
V.III Leitlinien für die Beaufsichtigung und Durchsetzung von Vergütungsgrundsätzen und -verfahren durch zuständige Behörden
Anhang I: Erläuternde Beispiele für Vergütungsgrundsätze und -verfahren, aus denen schwer steuerbare Risiken erwachsen
Checkliste zu BT 8 „Anforderungen an Vergütungssysteme im Zusammenhang mit der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen und
Wertpapiernebendienstleistungen",
BT 8 Anforderungen an Vergütungssysteme im Zusammenhang mit der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungen
BT 8.1 Anwendungsbereich und Verhältnis zu anderen Vorschriften
BT 8.2 Formelle Kriterien für die Konzeption und Überwachung von Vergütungssystemen
BT 8.2.1 Einrichtung und Umsetzung von Vergütungssystemen
BT 8.2.2 Überwachung von Vergütungssystemen
BT 8.3 Inhaltliche Kriterien für die Konzeption von Vergütungssystemen
BT 8.3.1 Verwendung variabler Vergütungskomponenten
BT 8.3.2 Bemessung variabler Vergütungskomponenten
Herausgeber und Autor
Mindestanforderung an die Compliance-Funktion (MaComp)
Am 07. Januar 2014 wurde von der BaFin die vierte Version der MaComp (Rundschreiben der BaFin vom (4/2010) veröffentlicht.
Durch die Einführung sind eine Reihe von Unternehmensbereichen einer Kapitalverwaltungsgesellschaft mit Aufgabenstellungen zu betrauen, die koordiniert werden müssen. So sind z.B. neben Mitarbeitergesprächen Abstimmungen zwischen Bereichen wie z.B. Geschäftsführung, HR, Legal, Compliance, Beschwerdeabwicklung, Außendienst, Kundenbindung, Produktentwicklung, Analysten, Vertrieb und Trading Departments vorzunehmen.
In der praktischen Umsetzung bedeutet das für die betroffenen Unternehmen in der Regel ein hohes Maß an Engagement und Ressourcen. Sind hinreichend viele Mitarbeiter davon betroffen so eignen sich moderne Compliance Tools für die Umsetzung und vor allem der geforderten Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der umgesetzten Maßnahmen.
Gemäß dem Rundschreiben 4/2010 ist der Anlass für die überarbeitete Fassung der MaComp die Einbringung der ESMA Leitlinien „Vergütungsgrundsätze- und Verfahren (MiFID)" vom 10. Juni 2013 (ESMA/2013/606), welche nach Rn 4 am 30. Januar 2014 in Kraft treten. Diese Leitlinien werden aufgrund des Art. 16 der Verordnung 1095/2010 von der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde aufgesetzt. Nach Art. 16 Abs. 3 dieser Verordnung haben alle zuständigen Behörden und Finanzmarktteilnehmer in der EU diese Leitlinien mit aller Kraft umzusetzen. Durch die Überarbeitung und Veröffentlichung der in der aktuellen Fassung der MaComp, kommt die BaFin, als hiesige Behörde, dieser durch die Verordnung vorgeschriebenen Verfahrensweise nach.
Im Wesentlichen beziehen sich die Veränderungen, die sich sowohl auf die Finanzdienstleistungs- als auch Versicherungsbranche (Kapitalverwaltungsgesellschaften) beziehen, auf die überarbeiteten Abschnitte des AT sowie des BT 1 und das neu eingebrachte Modul BT 8. Ein Dokument, zur Verfügung gestellt durch die BaFin, das nur die angepassten Sachverhalte wiedergibt, finden Sie hier. Sie können diese Änderungen aber auch dem nachfolgenden Abschnitt entnehmen. Im Bereich „Allgemeine Anforderungen für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (AT) sowie „besonderen Anforderung (BT)
wurden Anpassungen wie folgt vorgenommen (rot gekennzeichnet) :
AT 3.1 Anwenderkreis
Die Anforderungen dieses Rundschreibens finden auf Kapitalverwaltungsgesellschaften Anwendung, soweit diese Dienstleistungen und Nebendienstleistungen im Sinne von § 20 Abs. 2 Nr. 1, 2, und 3 KAGB und Abs. 3 Nr. 2, 3, 4 und 5 KAGB erbringen, mit der Maßgabe, dass die Anforderungen in AT und in BT 1 keine Anwendung finden (siehe hierzu auch Abschnitt 1 Tz. 4 des Rundschreibens Mindestanforderungen an das Risikomanagement für Investmentgesellschaften (InvMaRisk) vom 30. Juni 2010), die Anforderungen in BT 2, BT 3, BT 4, BT 6 und BT 8 Anwendung finden, soweit die entsprechenden Regelungen der §§ 31 ff. WpHG über § 5 Abs. 3 KAGB gelten.
BT 8.2.2. Tz. 1 gilt für Kapitalverwaltungsgesellschaften mit der Maßgabe, dass BT 1.2.1.1 Tz. 2 (Risikoanalyse) im Hinblick auf die Einbeziehung der Ergebnisse von Überwachungshandlungen der internen Revision keine Anwendung findet, wenn der Kapitalverwalter gemäß Art. 62 Abs. 1 AIFM-VO keine ständige Innenrevisionsfunktion eingerichtet hat. BT 1.2.1.2 Tz. 5 (Überwachungshandlungen) findet auf Kapitalverwaltungsgesellschaften, die ausschließlich Spezial-AIF verwalten, keine Anwendung. BT 8.3.1 Tz. 3 Satz 2 findet auf Kapitalverwaltungsgesellschaften keine Anwendung.
AT 7 Verhältnis §§ 31 ff. WpHG zu §§ 25a, 25e KWG
Der Verweis in § 33 Abs. 1 Satz 1 WpHG auf §§ 25a Abs. 1 und 2, 25e KWG stellt klar, dass deren Anforderungen auch für die Erbringung von Wertpapierdienstleistungen Anwendung finden. Für den Bereich der Wertpapierdienstleistungen gelten die Vorgaben in § 33 Abs. 1 WpHG und § 12 WpDVerOV neben den Vorgaben in §§ 25a Abs. 1, Abs. 4 2 und 25e KWG einschließlich der Konkretisierungen durch die MaRisk.
Die Compliance-Funktion ist Bestandteil des internen Kontrollsystems nach § 25a Abs. 1 Satz 3 Nr. 3 KWG. Die in AT 6 dieses Rundschreibens aufgeführten erforderlichen Grundsätze, Mittel und Verfahren sind somit Bestandteil des internen Kontrollsystems des Wertpapierdienstleistungsunternehmens.
BT 1.2.4 Beteiligung der Compliance-Funktion an Prozessen
„(…)
6. Die Compliance-Funktion ist weiterhin insbesondere bei den folgenden Aufgaben einzubeziehen:
(…)
Festlegung der Grundsätze für Vertriebsziele bei der Ausgestaltung des Vergütungssystems für relevante Personen im Sinne des BT 8; ist das Wertpapierdienstleistungsunternehmen ein Tochterunternehmen einer Gesellschaft mit Sitz im Ausland, das diesbezüglich Vorgaben von dieser Gesellschaft erhält, so prüft die Compliance-Funktion, ob die Vorgaben des Mutterunternehmens mit den deutschen aufsichtsrechtlichen Vorgaben im Einklang stehen; (…)"
BT 1.3.3.4 Sonstige Maßnahmen zur Sicherung der Unabhängigkeit der Compliance-Funktion
„(…)
6. Die Vergütung der Mitarbeiter der Compliance-Funktion (die in der Regel zu den „relevanten Personen" im Sinne des BT 8 zählen) darf grundsätzlich nicht von der Tätigkeit derjenigen Mitarbeiter abhängen, die sie überwachen.
(…)"
Die BaFin weist darauf hin, dass sich „ … der von den Regelungen der Institutsvergütungsverordnung einerseits und § 33 WpHG in Verbindung mit Modul BT 8 der MaComp andererseits erfasste Personenkreis überschneidet sich teilweise, d.h. Personen können unter beide Regelwerke fallen." und empfiehlt in diesem Zusammenhang ein unternehmensintern einheitliches Regelwerk zur Implementierung und Einhaltung beider Vorgaben zu erstellen.
„(…) Da die Umsetzung der neuen Anforderungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann, räume ich Ihnen eine Umsetzungsfrist zur Anpassung Ihrer unternehmensinternen Regelwerke an die neuen Vorgaben ein. Ich fordere Sie hierbei jedoch auf, zeitnah nach Inkrafttreten der Neufassung der MaComp mit der Umsetzung der neuen Anforderungen zu beginnen, somit eine Analyse über den bestehenden Anpassungsbedarf durchzuführen und sodann gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen so einzuleiten, dass eine möglichst frühzeitige Einhaltung der neuen Vorgaben für mich nachvollziehbar gewährleistet werden kann. Welcher Zeitraum hier als angemessen angesehen wird, richtet sich – gemäß allgemeinen Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten - nach dem jeweiligen Anpassungsaufwand.
In diesem Rahmen bitte ich Sie darauf hinzuwirken, dass die bestehenden Verträge, Betriebsvereinbarungen sowie betrieblichen Übungen, die mit den Anforderungen des BT 8 nicht vereinbar sind, soweit rechtlich zulässig, angepasst werden.
Ich erwarte weiterhin, dass Prüfungsberichte gemäß § 36 des Wertpapierhandelsgesetzes, die (auch) den Berichtszeitraum nach Januar 2014 erfassen, über den Umsetzungsstand im jeweiligen Unternehmen berichten.(…)"
Hieraus lässt sich eine entsprechende Übergangsfrist für die betroffenen Unternehmen ableiten, die jedoch nach derzeitiger Lesart durch die BaFin nicht näher spezifiziert wurde. Implizit kann eine Umsetzung im Laufe des Jahren 2014 für die betroffenen Unternehmen unterstellt werden da für Kapitalverwaltungsgesellschaften gemäß dem Rundschreiben der BaFin folgende Regelung unterstellt werden kann: „(…) die aufgrund von Übergangsvorschriften erst im Laufe des Jahres 2014 Anpassungen vornehmen müssen, um den Vorgaben der ESMA „Leitlinien für solide Vergütungspolitiken unter Berücksichtigung der AIFMD vom 13.7.2013 (ES-MA/2013/232) nachzukommen, kann die Anpassung an die Vorgaben des BT 8 in diesem Zusammenhang erfolgen, um eine zweifache Anpassung der Vergütungssysteme zu vermeiden.
[1]
Wichtig für Ihr Unternehmen ist, dass in den von anzufertigenden Prüfberichten, z.B. nach § 36 WpHG, bereits auf Handlungen zur Implementierung der in BT 8 vorgesehenen Maßnahmen verweisen.
Am 07. August 2014 wurde von der BaFin die Neufassung des BT 1.3.4 der Ma-Comp veröffentlicht.
Der Abschnitt 1.3.4 der MaComp entspricht nunmehr den aktuellen Erkenntnissen aus aufsichtsrechtlichen Prüfungen und gibt den Instituten und ihren Auslagerungsunternehmen Hinweise für eine aufsichtsrechtskonforme Auslagerungspraxis in dem für die Verhaltensaufsicht nach dem 6. Abschnitt des Wertpapierhandelsgesetzes zentralen Themenbereich der WpHG-Compliance:
Zivilrechtliche Gestaltung der Auslagerung
Für jede Auslagerung nach nationalem Zivilrecht, die allein in der jeweiligen Verantwortung der Geschäftsleiter liegt, sind die unions-rechtlich vorgegebenen Definitionen und Normziele für die Überwachung von Auslagerungen zu beachten, deren Voraussetzungen zu realisieren und deren Einhaltung zu dokumentieren.
Ernennung des Compliance-Beauftragten durch die Geschäftsleiter
Die Geschäftsleiter haben einen einzigen Compliance-Beauftragten zu ernennen,