Microsoft Office 2016 (Microsoft Press): Einfache Anleitungen für wichtige Aufgaben

Stichwortverzeichnis

Einleitung

Willkommen! Dieses Buch aus der Reihe Schritt für Schritt wurde so konzipiert, dass Sie mit dem Buch leicht und einfach die wesentlichen Aspekte beim Einsatz von vier der Microsoft Office 2016-Apps – Word, Excel, PowerPoint und Outlook – erlernen können. Sie können die Kapitel der verschiedenen Teile von vorne nach hinten lesen und sich so nach und nach neue Fertigkeiten aneignen. Falls Sie es bevorzugen, können Sie auch einfach genau das Kapitel lesen, das sich mit dem Thema befasst, zu dem Sie Hilfe und Anleitungen benötigen. Die zahlreichen Schrittfolgen, die Sie in jedem Kapitel finden, sind kurz, prägnant und genau auf den Punkt. Sie geben Ihnen genau die Fakten an die Hand, die Sie brauchen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Darüber hinaus finden Sie in jedem Kapitel informative, farbige Abbildungen, die die Vermittlung der Inhalte unterstützen.

Für wen ist dieses Buch

Sie können Microsoft Office 2016 – Schritt für Schritt sowohl zum Erlernen der Software als auch als Nachschlagewerk verwenden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Microsoft Office privat oder im beruflichen Umfeld einsetzen, um mit Word, Excel oder PowerPoint Dateien erstellen und bearbeiten zu wollen, oder ob Sie Outlook einsetzen, um E-Mails, Kontakte und Termine zu organisieren. Die Inhalte dieses Buchs wurden so konzipiert, dass sie sowohl für Leser geeignet sind, die bereits frühere Versionen dieser Apps kennen, als auch für diejenigen, für die Office 2016 der erste Kontakt mit den Apps darstellt.

Obwohl die Kapitel in diesem Buch die wesentlichen Features der vier Apps ausführlich vorstellen, so eignet sich Microsoft Office 2016 – Schritt für Schritt am besten als Einführung in die Arbeit mit Microsoft Office. Eine ausführliche Beschreibung von Word 2016 und Excel 2016, einschließlich der detaillierten Darstellung zahlreicher fortgeschrittener Features, finden Sie in diesen Titeln aus der Reihe Schritt für Schritt:

Microsoft Word 2016 – Schritt für Schritt von Joan Lambert, weitere Informationen zu diesem Buch finden Sie unter www.dpunkt.de/word-2016-SFS

Microsoft Excel 2016 – Schritt für Schritt von Curtis Frye, weitere Informationen zu diesem Buch finden Sie unter www.dpunkt.de/excel-2016-SFS

Der Schritt-für-Schritt-Ansatz

Die Themen, die im Buch behandelt werden, sind in fünf Teilen zusammengefasst. Der erste Teil stellt einige wichtige programmübergreifende Funktionen der Apps vor; die weiteren Teile enthalten dann eine umfassende Einführung in die zentralen Features der vier Office 2016-Apps, die in diesem Buch behandelt werden, die beim Einsatz von Office wichtig sind. In jedem Teil finden Sie mehrere Kapitel, die jeweils eine bestimmte Gruppe von Fertigkeiten beschreiben. Jedes Kapitel enthält verschiedene Einzelthemen, in denen zusammengehörende Fertigkeiten gruppiert sind. Jedes Einzelthema in den verschiedenen Kapiteln beginnt mit einer erläuternden Einführung und endet mit gut nachvollziehbaren Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die genau erklären, wie Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook eine bestimmte Aufgabe lösen. Am Ende jedes Kapitels finden Sie mehrere Übungsaufgaben, die sich mit dem Wissen, dass Sie im betreffenden Kapitel erworben haben, lösen lassen. Falls Sie einmal nicht genau wissen, wie Sie eine Aufgabe erledigen sollen, können Sie immer die Schrittfolgen des Kapitels zu Rate ziehen. Zum Durcharbeiten der Übungsaufgaben können Sie die wahlweise die Übungsdateien, die Sie von der Website zum Buch herunterladen können, oder aber Ihre eigenen Dateien verwenden.

Die Übungsdateien herunterladen

Damit Sie die Übungsaufgaben in den einzelnen Kapiteln durcharbeiten können, müssen Sie zuerst die Übungsdateien dieses Buchs auf Ihren Computer herunterladen. Sie finden diese unter http://www.dpunkt.de/office-2016-SFS im Bereich »Online-Material«. Auf der Website finden Sie weitere Informationen.

WICHTIG Office 2016 steht auf der Website zum Buch nicht zum Download zur Verfügung. Sie sollte diese Apps installieren, bevor Sie die Schrittfolgen und Übungsaufgaben dieses Buchs lesen bzw. bearbeiten.

Sie können die Dateien öffnen, die den Ausgangspunkt einer Übung darstellen, und die Dateien am Ende der Übung speichern. Falls Sie die Übungsaufgaben zu einem späteren Zeitpunkt erneut durchführen, können Sie die Originaldateien einfach ein weiteres Mal aus der heruntergeladenen Zip-Datei extrahieren.

SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Öffnen und Speichern von Dateien finden Sie in Kapitel 1, »Dateien erstellen und verwalten«.

In der folgenden Tabelle sind alle Übungsdateien dieses Buchs aufgeführt:

E-Book-Edition

Falls Sie die E-Book-Edition dieses Buchs lesen, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Volltextsuche

Drucken

Kopieren und einfügen

Sie können die E-Book-Edition dieses und anderer Bücher von Microsoft Press und dpunkt.verlag auf der Website www.dpunkt.de erwerben.

Feedback und Support

Wir haben uns sehr um die Richtigkeit der in diesem Buch enthaltenen Informationen bemüht. Fehler, die seit der Veröffentlichung bekannt geworden sind, werden auf der Microsoft Press-Website (in englischer Sprache) aufgelistet: http://aka.ms/Office2016SBS/errata.

Sollten Sie einen Fehler finden, der noch nicht aufgeführt ist, würden wir uns freuen, wenn Sie uns auf der gleichen Seite darüber informieren (in englischer Sprache).

Mit Anmerkungen, Fragen oder Verbesserungsvorschlägen zu diesem Buch können Sie sich aber auch an den dpunkt.verlag wenden: hallo@dpunkt.de.

Bitte beachten Sie, dass über unsere E-Mail-Adresse kein Software-Support angeboten wird.

Für Supportinformationen bezüglich der hier im Buch beschriebenen Microsoft-Produkte besuchen Sie bitte die Microsoft-Website: http://support.microsoft.com.

Teil A

Microsoft Office 2016

Kapitel 1

Office 2016 erkunden

Kapitel 2

Dateien erstellen und verwalten

1 Office 2016 erkunden

In diesem Kapitel

Die Office-Benutzeroberfläche verwenden

Office-Optionen und Appspezifische Einstellungen ändern

Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Das Menüband anpassen

Übungsdateien

Für die Übungsaufgaben dieses Kapitels werden keine Übungsdateien benötigt.

Die Microsoft Office-2016 Suite enthält viele Apps, mit denen Sie unterschiedliche Aufgaben erledigen können, die jedoch so konzipiert wurden, dass sie gut zusammenarbeiten und sich so effizient verwenden lassen.

Die Elemente, die das Erscheinungsbild der App auf dem Bildschirm steuern und die Sie verwenden, um mit der App zu interagieren, werden unter dem Begriff Benutzeroberfläche zusammengefasst. Einige Elemente der Benutzeroberfläche, wie das Farbschema, sind optischer Natur. Andere wiederum, wie das Menüband, die Symbolleisten und die Schaltflächen, sind funktionale Elemente. Jede App besitzt Standardeinstellungen, die darauf basieren, wie die App von den meisten Anwendern verwendet wird. Sie können in jeder App die optischen und funktionalen Elemente der Benutzeroberfläche konfigurieren, damit sie zu Ihren Präferenzen und zu Ihrer Arbeitsweise passen.

Viele der Benutzeroberflächenelemente und Funktionen finden Sie in allen Office-Apps. Die Schritte, mit denen Sie in den unterschiedlichen Apps Dateien öffnen, speichern, suchen, drucken und teilen, sind in den Apps standardisiert. Sie können sich daher beim Erlernen neuer Fertigkeiten auf die Features konzentrieren, die für die betreffende App gelten, und die Sie benötigen, um das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation zu erstellen.

In diesem Kapitel lernen Sie verschiedene Techniken kennen, die Sie in Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 und teilweise auch in Outlook 2016 verwenden können. Hierzu gehört der Einsatz der Einsatz der Office-Benutzeroberfläche, das Ändern von allgemeinen Office- und spezifischen App-Einstellungen, die Konfiguration der Symbolleiste für den Schnellzugriff und das Anpassen des Menübands.

Die Office-Benutzeroberfläche verwenden

Die Office-Benutzeroberfläche hat vor allem das Ziel, das Arbeiten mit den Office-Dateien, einschließlich der Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen und Outlook-E-Mail-Nachrichten so intuitiv wie möglich zu machen.

Wie Sie eine der Office-Apps starten hängt vom Betriebssystem ab, das Sie auf Ihrem Computer verwenden.

In Windows 7 starten Sie eine App über das Startmenü, das Menü Alle Programme oder die Liste mit den Suchergebnissen im Startmenü

In Windows 8.1 starten Sie eine App über den App-Bildschirm oder über die Suchergebnisse auf der Startseite

In Windows 10 starten Sie eine App über das Startmenü, das Menü Alle Apps, den Startbildschirm oder das Suchfeld in der Taskleiste

Auf dem Windows-Desktop oder in der Taskleiste können sich Verknüpfungen zu den Apps befinden, über die Sie die Apps ebenfalls starten können.

Wenn Sie Word, Excel oder PowerPoint starten, ohne gleichzeitig eine bestimmte Datei zu öffnen, wird der Starbildschirm der App angezeigt. Beim Startbildschirm handelt es sich um eine Mischung aus den Seiten Öffnen und Neu der Backstage-Ansicht. Auf der linken Seite des Startbildschirms werden die zuletzt verwendeten Dateien angezeigt. Die Vorlagen für neue Dateien befinden sich auf der rechten Seite.

TIPP Sie können die Anzeige des Startbildschirms ausschalten, wenn Sie nach dem Starten der App sofort eine neue, leere Datei erhalten wollen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Office-Optionen und App-spezifische Einstellungen ändern« weiter hinten in diesem Kapitel.

Wenn Sie mit einer Datei arbeiten, wird sie in einem App-Fenster dargestellt, das alle Werkzeuge enthält, mit denen Sie Inhalte bearbeiten, ergänzen und formatieren können.

Ein typisches App-Fenster

Die Elemente eines App-Fensters

Die Fenster der Office 2016-Apps enthalten üblicherweise die Elemente, die dieser Abschnitt beschreibt. Die Befehle für die Aufgaben, die Sie mit den Apps erledigen wollen, sind einfach erreichbar und auch die Befehle für die Aktionen, die Sie nicht so oft benötigen, sind einfach zu finden.

Titelleiste

Am oberen Rand des App-Fensters befindet sich die Titelleiste, in der der Name der aktuellen Datei sowie der Name der App angezeigt werden. Außerdem finden Sie dort die Werkzeuge, um das App-Fenster, das Menüband und den Inhalt zu verwalten.

Die Elemente der Titelleiste befinden sich immer links, mittig oder rechts in der Titelleiste

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich an der linken Seite der Titelleiste befindet, können Sie anpassen und dort die Befehle einfügen, die Sie oft benötigen. Jede App besitzt eine Standardkonfiguration der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Sie können die dort vorhandenen Schaltflächen als Ausgangspunkt verwenden und weitere Schaltflächen einfügen. In fast allen Apps finden Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Schaltflächen Speichern, Rückgängig und Wiederholen. Sie können nicht nur die anzeigten Schaltflächen konfigurieren, sondern auch die Position der Symbolleiste für den Schnellzugriff festlegen.

TIPP Möglicherweise können Sie schneller und effizienter mit der App arbeiten, wenn Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Ihre Anforderungen anpassen und dann die Symbol-leiste für den Schnellzugriff unterhalb des Menübands und damit direkt oberhalb des Arbeitsbereichs der App anzeigen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Die vier Schaltflächen an der rechten Seite der Titelseite haben in allen Office-Apps die gleiche Funktion. Sie können die Anzeige des Menübands konfigurieren, indem Sie die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen anklicken; mit der Schaltfläche Minimieren können Sie das AppFenster zeitweise ausblenden; mit der Schaltfläche Wiederherstellen/Maximieren steuern Sie die Größe des App-Fensters; mit der Schaltfläche Schließen können Sie entweder die App beenden oder das aktive Dokument schließen.

Menüband

Unterhalb der Titelleiste befindet sich das Menüband. Dies ist der zentrale Ort, in dem sich alle Befehle für die Bearbeitung von Office-Dokumenten befinden.

Die Registerkarte Datei öffnet die Backstage-Ansicht

TIPP Machen Sie sich keine Sorgen, wenn das Menüband auf Ihrem Bildschirm anders aussieht als in den Abbildungen dieses Buchs. Möglicherweise haben Sie Programme installiert, die weitere Registerkarten in das Menüband eingefügt haben. Auch kann es sein, dass Ihre Anzeigeeinstellungen leicht unterschiedlich sind. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt »Menüband anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Im oberen Bereich des Menübands befinden sich mehrere Registerkarten. Wenn Sie eine Registerkarte anklicken, werden die aufgabenbezogenen Befehle dieser Registerkarte angezeigt. Die Befehle sind in Gruppen zusammengefasst.

Die eher allgemeinen Befehle, mit denen Sie die Apps die Dateien (und nicht den Dateiinhalt) verwalten, befinden sich in der sogenannten Backstage-Ansicht. Die Backstage-Ansicht wird durch einen Klick auf die Registerkarte Datei geöffnet, die sich ganz links im Menüband befindet. In der Backstage-Ansicht sind die Befehle auf verschiedenen Seiten zusammengefasst. Die Seiten werden geöffnet, indem Sie auf eine der farbigen Seitenregisterkarten klicken, die sich an der linken Seite der Backstage-Ansicht befinden. Um zum Dokument zurückzukehren und wieder das Menüband anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, die sich oberhalb der Seitenregisterkarten befindet.

In der Backstage-Ansicht verwalten Sie die Dateien und konfigurieren Sie die App-Einstellungen

Die Befehle für das Bearbeiten des Dokumentinhalts befinden als Schaltflächen auf den weiteren Registerkarten des Menübands. Auf der Registerkarte Start, die standardmäßig geöffnet ist, befinden sich die Befehle, die am häufigsten verwendet werden. Wenn im Dokument ein bestimmtes Element wie eine Abbildung, eine Tabelle oder ein Diagramm markiert wird, blenden die Apps weitere Registerkarten ein, die sogenannten kontextbezogenen Registerkarten. Auf diesen kontextbezogenen Registerkarten finden Sie weitere Befehle, mit denen Sie das im Dokument markierte Element bearbeiten können. Ist das betreffende Objekt nicht mehr ausgewählt, blenden die Apps die kontextbezogenen Registerkarten wieder aus.

TIPP Einige Befehle, die Sie möglicherweise von vorherigen Office-Versionen kennen, tauchen eventuell nicht mehr im Menüband auf. In den meisten Fällen sind diese Befehle jedoch weiterhin vorhanden und Sie können sie entweder in die Symbolleiste für den Schnellzugriff oder in das Menüband einfügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel in den Abschnitten »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« und »Menüband anpassen«.

Auf den einzelnen Registerkarten sind die Schaltflächen, die jeweils einen Befehl darstellen, in benannten Gruppen zusammengefasst. Sie können auf eine Schaltfläche zeigen, damit die App eine QuickInfo einblendet, in der der Name des Befehls, eine kurze Featurebeschreibung und die Tastenkombination angezeigt wird, falls dem Befehl eine zugewiesen wurde.

In den QuickInfos werden der Befehlsname, die Tastenkombination und eine Featurebeschreibung angezeigt

TIPP Sie können festlegen, ob die QuickInfos angezeigt werden und welche Informationen dort enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt »Office- und App-spezifische Einstellungen ändern« weiter hinten in diesem Kapitel.

Einige der Schaltflächen sind mit einem Pfeil versehen; dieser Pfeil kann entweder in die Schaltfläche integriert sein oder sich neben der Schaltfläche befinden. Um festzustellen, ob der Pfeil in die Schaltfläche integriert ist oder nicht, zeigen Sie auf die Schaltfläche. Wenn sowohl die Schaltfläche als auch der Pfeil hervorgehoben werden, können Sie die Schaltfläche anklicken und in einen Menü die exakte Aktion der Schaltfläche auswählen. Falls entweder nur die Schaltfläche oder nur der Pfeil hervorgehoben werden, können Sie die Schaltfläche anklicken, um die Standardaktion auszulösen bzw. die Standardformatierung zuzuweisen. Wenn Sie den Pfeil anklicken und dann im Menü eine Aktion anklicken, wird diese Aktion ausgelöst. Wenn Sie den Pfeil anklicken und dann im Menü eine Formatierungsoption auswählen, wird die ausgewählte Formatierung zugewiesen und diese Formatierung wird gleichzeitig zur Standard-formatierung, die mit der Schaltfläche zugewiesen wird.

Die Schaltfläche Schriftfarbe ist ein Beispiel einer Schaltfläche mit einem Pfeil, bei der Sie die Standardformatierung ändern können

Formatierungsoptionen, bei denen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen, werden oft in Form eines Katalogs angezeigt, in dem Sie Miniaturansichten der verschiedenen Auswahlmöglichkeiten sehen. Wenn Sie in einem Katalog auf eine Miniaturansicht zeigen bewirkt das Feature Livevorschau, dass Sie im Dokument sehen können, wie sich diese Option auswirken würde, wenn Sie die Option anklicken. Falls ein Katalog mehr Miniaturbilder enthält, als derzeit in dem im Menüband zur Verfügung stehenden Platz anzeigt werden können, verwenden Sie den Bildlaufpfeil oder die Schaltfläche Weitere, die sich an der rechten Seite des Katalogs befinden, um auch diese Optionen zu sehen.

Verwandte, aber seltener benötige Befehle werden nicht als Schaltfläche in einer Gruppe dargestellt, sondern stehen in Dialogfeldern oder Aufgabenbereichen zur Verfügung. Um das Dialogfeld bzw. den Aufgabenbereich zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Startprogramm für ein Dialogfeld, die sich in der unteren rechten Ecke der Gruppe befindet.

TIPP An der rechten Seite des Menübands befindet sich die Schaltfläche Das Menüband reduzieren, die durch ein kleines Dreieck symbolisiert wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt »Das Menüband und die Statusleiste verwenden« etwas weiter hinten.

Sag mir, was du machen möchtest

Wenn Sie einen Begriff in das Feld Was möchten Sie tun drücken, um das Hilfefenster der jeweiligen App zu öffnen.

Der einfache Weg, um in allen Office-Apps Hilfe zu erhalten

Statusleiste

Am unteren Rand des App-Fensters befindet sich die Statusleiste, in der Informationen über die aktuelle Datei angezeigt werden und über die Sie auf bestimmte Features der App zugreifen können. Sie können konfigurieren, welche Informationen und welche Werkzeuge in der Statusleiste angezeigt werden. Bestimmte Informationen, wie die Meldung Verfügbare Dokumentaktualisierungen, werden nur dann in der Statusleiste angezeigt, wenn die betreffende Bedingung zutrifft.

Sie können festlegen, welche Elemente in der Statusleiste angezeigt werden sollen

An der rechten Seite der Statusleiste der App-Fenster von Word, Excel und PowerPoint finden Sie die Ansichtssymbole, den Zoomregler sowie die Schaltfläche Zoom. Mit diesen Werkzeugen lässt sich einfach und bequem festlegen, wie die Dateiinhalte dargestellt werden sollen.

Mit den Schaltflächen im Bereich Ansichtssymbole können Sie festlegen, wie der Dateiinhalt dargestellt werden soll. Verwenden Sie die Werkzeuge im Bereich Zoom, um den Zoomfaktor zu ändern.

SIEHE AUCH Informationen über die Änderung der Darstellung von Dateiinhalten finden Sie im Abschnitt »Unterschiedliche Ansichten für Dateien verwenden« in Kapitel 2.

Das Menüband und die Statusleiste verwenden

Das Menüband soll Ihnen die Bearbeitung der Dateiinhalte so intuitiv wie möglich machen. Das Menüband ist dynamisch; wenn sich die Breite des Menübands ändert, passen sich die Schaltflächen und Gruppen an den zur Verfügung stehenden Platz an. Dies führt dazu, dass eine Schaltfläche entweder klein oder groß dargestellt wird, dass sie mit einer Beschriftung versehen ist oder nicht, oder dass die Schaltfläche nicht direkt im Menüband, sondern als Befehl in einem Untermenü, einer Liste erscheint.

Wenn beispielsweise genügend Platz zur Verfügung steht, werden die meisten Befehle der Word-Registerkarte Verweise als einzelne Schaltflächen dargestellt und Sie können direkt die in den verschiedenen Gruppen vorhandenen Befehle sehen.

Bei einer Fensterbreite von 1024 Pixeln sind die meisten Schaltflächenbeschriftungen sichtbar

Wenn Sie in der Breite den Platz verkleinern, der dem Menüband zur Verfügung steht, verschwinden die kleinen Schaltflächen und es kann passieren, dass eine ganze Gruppe von Schaltflächen in einer Schaltfläche zusammengefasst wird. Wenn Sie dann diese Gruppenschaltfläche anklicken, sehen Sie eine Liste mit den zu dieser Gruppe gehörenden Befehlen.

Beschriftungen verschwinden und Gruppen werden als Gruppenschaltfläche zusammengefasst

Falls das Menüband zu schmal wird, um alle Gruppen darstellen zu können, wird an der rechten Seite des Menübands ein Bildlaufpfeil angezeigt. Klicken Sie den Bildlaufpfeil an, um die derzeit nicht sichtbaren Gruppen zu sehen.

Führen Sie einen Bildlauf durch, um weitere Gruppenschaltflächen zu sehen

Die Breite des Menübands hängt von drei Faktoren ab:

Breite des App-Fensters Wenn Sie das App-Fenster maximieren, erhalten Sie den maximalen Platz für das Menüband

Bildschirmauflösung Bei der Bildschirmauflösung handelt es sich um die Größe Ihres Bildschirms; sie wird durch die Anzahl der in der Breite und der in der Höhe verfügbaren Pixel ausgedrückt. Je größer die Bildschirmauflösung ist, desto mehr Informationen sind gleichzeitig auf dem Bildschirm sichtbar. Die möglichen Bildschirmauflösungen hängen von der in Ihrem Computer vorhandenen Grafikkarte und von dem verwendeten Bildschirm ab. Übliche Bildschirmauflösungen liegen im Bereich zwischen 800 x 600 bis hin zu 2560 x 1440 Pixeln; es gibt aber auch noch höhere Auflösungen. Je größer die Anzahl der Pixel für die Breite ist (der erste Wert), desto mehr Schaltflächen können gleichzeitig im Menüband dargestellt werden.

Vergrößerungsfaktor, der für den Bildschirm eingestellt ist Wenn Sie in Windows den Vergrößerungsfaktor Ihres Bildschirms anpassen, werden Text und Benutzeroberflächenelemente größer dargestellt und sind daher besser lesbar, jedoch passen dann weniger Elemente auf den Bildschirm

Sie können das Menüband komplett ausblenden, falls Sie beim Arbeiten mit dem Dokument keine der Schaltflächen benötigen oder das Menüband so verkleinern, dass nur die Register-karten sichtbar sind. (Dies ist ein gutes Verfahren, um bei kleineren Bildschirmen mehr Platz in der Höhe zu erhalten.) Sie können dann das Menüband zeitweise wieder einblenden, wenn Sie eine Schaltfläche anklicken wollen, oder es wieder dauerhaft anzeigen lassen, wenn Sie mehrere Schaltflächen anklicken müssen.

Das App-Fenster maximieren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Maximieren

• Doppelklicken Sie auf die Titelleiste

• Ziehen Sie an den Rändern eines Fensters, das derzeit nicht maximiert ist

• Ziehen Sie das Fenster an den oberen Bildschirmrand. (Wenn der Mauszeiger den oberen Bildschirmrand erreicht, wird das gezogene Fenster maximiert.)

Die Bildschirmauflösung ändern

TIPP Die genauen Schritte zum Ändern der Bildschirmauflösung variieren je nach Betriebs-system, Sie sollten jedoch mit den nachfolgend beschriebenen Schritten in der Lage sein, in Windows 7, Windows 8.1 und Windows 10 die benötigten Einstellungen zu erreichen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in Windows 7 und Windows 8.1 mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen Sie Bildschirmauflösung

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Windows 10-Desktop und wählen Sie Anzeigeeinstellungen. Klicken Sie im Fenster Einstellungen unten im Bereich Anzeige anpassen auf den Link Erweiterte Anzeigeeinstellungen.

• Geben Sie in die Windows Suche Bildschirmauflösung ein und klicken Sie in den Suchergebnissen auf Bildschirmauflösung anpassen

• Öffnen Sie das Systemsteuerungselement Anzeige und klicken Sie auf Auflösung anpassen

Klicken Sie die gewünschte Auflösung an oder ziehen Sie, falls vorhanden, den Regler und klicken Sie dann zuerst auf Übernehmen oder auf OK. Windows zeigt eine Vorschau der eingestellten Auflösung an.

Wenn Sie die Änderungen übernehmen wollen, klicken Sie im Meldungsfeld auf Änderungen beibehalten. Wenn Sie diese Schaltfläche nicht anklicken, stellt Windows nach einer kurzen Wartezeit die vorige Auflösung wieder her.

Das Menüband vollständig ausblenden

Klicken Sie an der rechten Seite der Titelleiste auf die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen.

Die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen befindet sich in der Titelleiste, damit sie auch bei ausgeblendetem Menüband verfügbar ist

Klicken Sie in Menü der Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen auf Menüband automatisch ausblenden.

Im Menüband nur die Registerkarten anzeigen lassen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Doppelklicken Sie auf den Namen einer beliebigen Registerkarte

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des App-Fensters auf Menüband-Anzeigeoptionen und dann auf Registerkarten anzeigen

• Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Menübands auf die Schaltfläche Das Menüband reduzieren

Das Menüband zeitweise einblenden

Klicken Sie den Namen einer Registerkarte an, um diese zu öffnen, bis Sie einen Befehl angeklickt haben oder Sie außerhalb des Menübands klicken.

Das Menüband wieder dauerhaft einblenden

Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

• Doppelklicken Sie auf den Namen einer beliebigen Registerkarte

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des App-Fensters auf Menüband-Anzeigeoptionen und dann auf Registerkarten und Befehle anzeigen

Festlegen, welche Elemente in der Statusleiste angezeigt werden sollen

Klicken Sie Statusleiste mit der rechten Maustaste an, um das Menü Statusleiste anpassen zu öffnen. Ein Häkchen neben einem Eintrag zeigt an, dass das Element derzeit aktiviert ist.

Klicken Sie eines der Elemente an, um es zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Die Änderung ist sofort sichtbar. Das Menü bleibt geöffnet, damit Sie mehrere Änderungen vornehmen können.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie außerhalb des Menüs, um es zu schließen.

Schrittfolgen anpassen

Das Buch enthält zahlreiche Abbildungen, in denen Elemente der Benutzeroberfläche (wie das Menüband und das App-Fenster) dargestellt werden, die Sie verwenden, während Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf einem Windows-Computer bestimmte Aufgaben erledigen. Je nachdem, welche Bildschirmauflösung Sie verwenden und wie breit das App-Fenster ist, kann es sein, dass das Menüband bei Ihnen etwas anders aussieht als in den Abbildungen dieses Buchs.

Einfache Schrittanweisungen verwenden dieses Format:

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf die Schaltfläche SmartArt.

Falls sich der Befehl in einer Liste befindet, verwenden unsere Schrittfolgen das folgende Format:

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Pfeil der Schaltfläche Suchen und dann auf Gehe zu.

Falls sich aufgrund von Unterschieden zwischen der von Ihnen und uns verwendeten Bildschirmeinstellungen Unterschiede in der Darstellung des Menübands ergeben, können Sie die im Buch verwendeten Schrittfolgen einfach anpassen, um den benötigten Befehl zu finden. Klicken Sie zuerst die angegebene Registerkarte an und suchen Sie dann nach der angegebenen Befehlsgruppe. Falls eine Gruppe als Gruppenliste oder als Gruppenschaltfläche zusammengefasst wurde, klicken Sie die Liste bzw. die Gruppenschaltfläche an, um die zur Gruppe gehörenden Befehle zu sehen. Falls Sie die benötigte Schaltfläche nicht auf den ersten Blick erkennen können, zeigen Sie auf mögliche Kandidaten, damit der Name der Schaltfläche in einer QuickInfo angezeigt wird. Anweisungen, die aus mehreren Einzelschritten bestehen, verwenden dieses Format:

Um den Absatz zu markieren, den Sie in Spalten darstellen wollen, klicken Sie den Absatz dreimal an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Seite einrichten auf die Schaltfläche Spalten, um das zugehörige Menü zu öffnen.

Klicken Sie im Menü Spalten auf Drei.

Falls Sie in nachfolgenden Schrittfolgen die gleiche Befehlssequenz verwenden müssen, kann es sein, dass diese dort in vereinfachter, komprimierter Form angegeben sind, um zu viele Wiederholungen zu vermeiden:

Markieren Sie den Absatz, den Sie dreispaltig formatieren wollen.

Klicken Sie im Menü Spalten auf Drei.

Die Anweisungen in diesem Buch gehen davon aus, dass Sie die Bildschirmelemente von Excel durch Klicken (mit einer Maus, einem Touchpad oder einem anderen Eingabegerät) auswählen. Falls Sie eine andere Eingabemethode verwenden, beispielsweise weil Ihr Computer mit einem Touchscreen ausgestattet ist und Sie daher mit Ihrem Finger oder einem Stift auf den Bildschirm tippen, dann ersetzen Sie das »Klicken« in den Schrittfolgen durch die Eingabemethode, die Sie verwenden.

Die Elemente der Benutzerschnittstelle von Excel, die Sie anklicken bzw. antippen, werden in diesem Buch mit dem Begriff Schaltfläche (und nicht Taste) bezeichnet. Die physikalischen Tasten Ihrer Tastatur hingegen werden Tasten genannt. Wir verwenden also die Standardterminologie, wie sie auch in der Dokumentation dieser Produkte verwendet wird.

An den Stellen, an denen Sie in den Schrittfolgen aufgefordert werden, bestimmte Informationen einzugeben, können Sie dies mit einer externen Tastatur erledigen, hierfür auf eine Bildschirmtastatur tippen oder die Spracheingabe verwenden. Wie Sie genau vorgehen, hängt zum einen von der Ausstattung Ihres Computers und zum anderen davon ab, welche Eingabeart Sie bevorzugen.

Office-Optionen und App-spezifische Einstellungen ändern

Auf die App-Einstellungen greifen Sie über die Backstage-Ansicht zu; die meisten Optionen finden Sie auf der Seite Konto und im Dialogfeld Optionen.

Kontoinformationen verwalten

In allen Office-Apps finden Sie auf der Seite Konto der Backstage-Ansicht Informationen über Ihre Installation der betreffenden App. Die Seite Konto enthält unter anderem die folgenden Informationen:

Ihr Microsoft-Konto mitsamt Links, um das Konto zu verwalten

Den aktuellen Office-Hintergrund und das aktuelle Office-Design

Speicherorte und Dienste (wie Facebook und LinkedIn), die Sie mit Office verbunden haben

Abonnement-Informationen und Links, um das Abonnement zu verwalten – vorausgesetzt, Sie verwenden Office im Rahmen eines Office 365-Abonnements

Die Versionsnummer der App und Update-Optionen

Kontoinformationen in Excel

Sie können das Aussehen der App-Fenster personalisieren, indem Sie einen anderen OfficeHintergrund und ein anderes Office-Design auswählen. (Die Änderung von Hintergrund und Design wirkt sich nur auf die Apps von Office 2016 aus und hat keinen Einfluss auf das Windows-Design und den Desktop-Hintergrund.) Die Hintergrundbilder sind unaufdringliche Grafiken, die die in der Titelleiste der Apps angezeigt werden. Ihnen stehen insgesamt 14 Hintergründe zur Verfügung; Sie können auch keinen Hintergrund verwenden.

Die Hintergründe stellen verschiedene Motive dar

Während wir diese Zeilen schreiben, gibt es drei verschiedene Office-Designs:

Bunt Die Titelleiste und die Registerkarten im Menüband werden in der Farbe der jeweiligen App dargestellt. Für die Befehle im Menüband, die Statusleiste und die Backstage-Ansicht wird ein helles Grau verwendet.

Dunkelgrau Die Titelleiste und die Registerkarten im Menüband werden in Dunkelgrau angezeigt. Für die Befehle im Menüband, die Statusleiste und die Backstage-Ansicht wird ein helles Grau verwendet.

Weiß Die Titelleiste, die Registerkarten im Menüband, die Befehle im Menüband und die Backstage-Ansicht werden in Weiß dargestellt. Für die Statusleiste wird die Farbe der App verwendet.

Es gibt Gerüchte, dass in naher Zukunft weitere Office-Designs zur Verfügung stehen.

TIPP Die Abbildungen in diesem Buch wurden mit der Einstellung Ohne Hintergrund gemacht, damit die Elemente der Benutzeroberfläche besser sichtbar sind. Für das Office-Design verwenden wir die Option Bunt, damit Sie die verschiedenen Office-Apps leicht unterscheiden können.

Im Bereich Verbundene Dienste der Seite Konto können Sie Office mit Facebook-, Flickr- und YouTube-Konten verbinden, um auf Bilder und Videos zuzugreifen; mit Microsoft SharePoint-Sites, OneDrive-Speicherorten und zu LinkedIn- und Twitter-Accounts, um Dokumente zu teilen. Sie müssen ein Konto bei einem der Dienste besitzen, bevor Sie den Dienst mit Office verbinden können.

Die Änderungen, die Sie auf der Seite Konto vornehmen, wirken sich auf alle Office-Apps aus, die auf allen Computern installiert sind, auf denen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden. Wenn Sie beispielsweise den Office-Hintergrund in Word auf einem Computer ändern, so wird der Hintergrund auch in Outlook auf allen anderen Computern, auf denen Sie Office mit dem gleichen Microsoft-Konto verwenden, angepasst.

Die Einstellungen für Ihr Office-Konto anzeigen

Starten Sie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook.

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen durch:

• Klicken Sie in Word, Excel oder PowerPoint auf Konto

• Klicken Sie in Outlook auf Office-Konto

Ihr Microsoft-Konto verwalten

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Klicken Sie einen der Links im Bereich Benutzer-Informationen an, um den jeweiligen Vorgang zu starten.

Den Hintergrund des App-Fensters für alle Office-Apps ändern

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Öffnen die Liste Office-Hintergrund, zeigen Sie in der Liste auf eine der Optionen, um im App-Fenster eine Livevorschau zu sehen und klicken Sie den Hintergrund an, den Sie verwenden wollen.

Das Farbschema des App-Fensters für alle Office-Apps ändern

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Öffnen Sie die Liste Office-Design und klicken Sie auf Bunt, Dunkelgrau oder Weiß.

Office mit einem Cloudspeicher oder einem sozialen Netzwerk verbinden

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Klicken Sie unten im Bereich Verbundene Dienste auf Dienst hinzufügen. Wählen Sie dann den Typ des Diensts aus, zu dem Sie eine Verbindung einrichten wollen und klicken Sie abschließend auf den gewünschten Dienst.

Mit dem Link OneDrive können Sie eine Verbindung zu OneDrive und zu OneDrive for Business herstellen

Ihr Office 365-Abonnement verwalten

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Klicken Sie im Bereich Produktinformationen auf die Schaltfläche Konto verwalten, um die Anmeldeseite für die Verwaltung Ihres Office 365Abos zu öffnen.

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Kennwort ein, um sich anzumelden.

Office-Updates verwalten

Öffnen Sie die Seite Konto der Backstage-Ansicht.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Updateoptionen und klicken Sie dann die Aktion an, die Sie ausführen wollen.

Sie können in der Backtage-Ansicht verfügbare Updates installieren, bevor diese automatisch installiert werden

Die Optionen der verschiedenen Apps verwenden

Wenn Sie auf der linken Seite der Backstage-Ansicht auf Optionen klicken, wird das Optionen-Dialogfeld der aktuellen App geöffnet. Sie finden in allen Optionen-Dialogfeldern die Kategorie Allgemein mit benutzerspezifischen Informationen, die von allen Apps gemeinsam verwendet werden. Teilweise handelt es sich um die gleichen Informationen, die Sie auf der Seite Konto der Backstage-Ansicht konfigurieren.

Sie können das Verhalten der einzelnen Apps mit deren Optionen-Dialogfeld konfigurieren

Das Dialogfeld Optionen der einzelnen Apps enthält Hunderte von Einstellungen, die nur für die jeweilige App gelten. Sie können dort beispielsweise die folgenden nützlichen Änderungen vornehmen:

In Word können Sie das Standardverhalten beim Einfügen von Inhalten ändern und von remote gespeicherten Dateien lokale Kopien erstellen sowie die remote gespeicherten Dateien aktualisieren lassen, wenn Sie die lokale Kopie speichern

-Taste verschoben wird und die Kommentarindikatoren in den Zellen ausblenden

In PowerPoint können Sie die Symbolleiste ausblenden, die automatisch angezeigt wird, wenn Sie eine Präsentation im Vollbildmodus starten. Oder Sie legen fest, dass nach dem Ende der Präsentation nicht automatisch eine schwarze Folie angezeigt wird.

In Outlook können Sie den Kalender konfigurieren, damit Ihre Arbeitstage berücksichtigt werden. Außerdem können Sie die Feiertage einer Region bzw. eines Lands in den Kalender einfügen lassen.

Daneben gibt es auch Einstellungen, die sich lediglich auf die Datei beziehen, die Sie gerade bearbeiten. So können Sie beispielsweise Rechtschreib- und Grammatikfehler ausblenden und die Kompressionsstufe der Bilder in einem Dokument oder einer Präsentation festlegen, um entweder die Bildqualität zu verbessern oder um die Dateigröße zu verringern.

TIPP Die ausführliche Beschreibung des Optionen-Dialogfelds der verschiedenen Apps würde den Rahmen dieses Buchs sprengen. Ausführliche Informationen finden Sie in weiteren Büchern aus der Schritt-für-Schritt-Reihe, u.a. in: Microsoft Word 2016 – Schritt für Schritt und Microsoft Excel 2016 – Schritt für Schritt, die im dpunkt.verlag unter dem Label »Microsoft« erschienen sind.

Einige der Einstellungen sind App-übergreifend und sie stehen Ihnen daher im Dialogfeld Optionen aller Apps zur Verfügung. Hier einige Beispiele:

Sie können die Minisymbolleiste ausschalten, auf der Sie häufig benötigte Befehle zur Formatierung finden und die eingeblendet wird, wenn Sie Inhalte markieren

Sie können die Livevorschau deaktivieren falls es Sie stört, dass sich die Dokumentformatierung ändert, während Sie mit der Maus auf eine der Formatierungsoptionen zeigen

Sie können die Anzeige der QuickInfos abschalten, in denen Hinweise zur Schaltfläche angezeigt werden, auf der sich der Mauszeiger befindet, oder die in den QuickInfos angezeigten Informationen einschränken

Sie können den Benutzernamen und die Initialen festlegen, die in Kommentaren und in nachverfolgten Änderungen angezeigt werden sollen. Außerdem können Sie die Informationen des Kontos überschreiben, das mit Ihrer Office-Installation verbunden ist.

Sie können den Startbildschirm für Word, Excel und PowerPoint einzeln abschalten. Wenn der Startbildschirm deaktiviert ist und Sie die App ohne eine bestimmte Datei starten, erhalten Sie automatisch eine neue, leere Datei.

Nachdem Sie eine Zeitlang mit einer App gearbeitet haben, möchten Sie vielleicht weitere Einstellungen ändern und so die App genau auf Ihre Arbeitsweise anpassen. Hierzu ist es wichtig zu wissen, welche Einstellmöglichkeiten im Dialogfeld Optionen zur Verfügung stehen, da Sie dann die Änderungen, die Sie an der App vornehmen wollen, festlegen und Sie die App dann effizienter verwenden können.

TIPP Zwei App-Elemente, die Sie im Dialogfeld Optionen konfigurieren können, sind die Symbolleiste für den Schnellzugriff und das Menüband. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten »Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« und »Das Menüband anpassen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Das App-spezifische »Optionen«-Dialogfeld öffnen

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen.

Klicken Sie im linken Bereich auf Optionen.

Die Minisymbolleiste aktivieren bzw. deaktivieren

Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

Schalten Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen das Kontrollkästchen Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen ein bzw. aus.

Das Feature Livevorschau aktivieren bzw. deaktivieren

Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

Schalten Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen das Kontrollkästchen Livevorschau aktivieren ein bzw. aus.

Die Anzeige der QuickInfos steuern

Öffnen Sie das App-spezifische Optionen-Dialogfeld.

Öffnen Sie auf der Seite Allgemein im Bereich Benutzeroberflächenoptionen die Liste QuickInfo-Format und klicken Sie dann eine der folgenden Optionen an:

• Featurebeschreibungen in QuickInfos anzeigen

• Featurebeschreibungen in QuickInfos nicht anzeigen

• QuickInfos nicht anzeigen

Die Benutzerinformationen ändern, die in Kommentaren und nachverfolgten Änderungen angezeigt werden

WICHTIG Der Benutzername und die Initialen werden von den Office-Apps gemeinsam