Microsoft Office Access 2013 - Desktop Grundlagen: Erstellung, Abfrage und Bearbeitung von Desktop-Datenbanken
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About this ebook
Nach Word und Excel befasst sich dieses Buch ausschließlich mit den Grundlagen der Desktop-Datenbank.
Die Erstellung von Web Apps wird in einem späteren Band beschrieben.
Vor der Einführung in Access werden die Grundlagen von Datenbanken und die Aufbereitung von Daten und deren Normalisierung entsprechend der Regeln behandelt.
Das Buch richtet sich ausdrücklich an Einsteiger bzw. Umsteiger von sehr frühen Office-Versionen.
Frank Stelzer
Frank B. Stelzer blickt auf mehr als 25 Jahre Erfahrung in Vertrieb und Beratung zurück. Bei Marketing Systems GmbH beriet er Unternehmen weltweit bei der Einführung von Absatzplanungssystemen zur Unterstützung des Supply Chain Management. In diversen Positionen, nicht zuletzt als verantwortlicher Leiter bei Oracle University Deutschland war er verantwortlich für Vertrieb und Beratung rund um das Thema Organisation, Personalentwicklung, Training und Change Management. Als selbständiger Berater unterstützt Frank B. Stelzer heute Unternehmen bei Veränderungen in der IT, im Vertrieb und in der Unternehmensorganisation mit persönlichem Schwerpunkt auf Training und Coaching von Endanwendern.
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Book preview
Microsoft Office Access 2013 - Desktop Grundlagen - Frank Stelzer
Inhaltsverzeichnis
Datenbanken - Theoretische Grundlagen
Was ist eine Datenbank?
Manuelle Datenbanken
EDV-gestützte Datenbanken
Die Tabelle in der Datenbank
Datensatzaufbau
Relationale Datenbanken
Primärschlüsselfelder und Fremdschlüsselfelder
Primärschlüsselfeld
Fremdschlüsselfeld
Beziehungen
1 : n-Beziehung
n : m-Beziehung
1 : 1-Beziehung
Referentielle Integrität
Normalisierung von Relationen
Die Normalformen
Erste Normalform (1. NF)
Zweite Normalform (2. NF)
Dritte Normalform (3. NF)
Indizes
Die Benutzeroberfläche von Access 2003
Die Oberfläche nach dem Start von Access 2003
Die Erstellung einer Desktop-Datenbank
Die erste Tabelle
Vorüberlegung
Festlegung der Tabellenzahl
Eine Beispielanwendung aus der Praxis
Tabellenerstellung mit dem Assistenten
Datentypen
Tabellenerstellung ohne Assistenten
Entwickeln einer dritten Tabelle
Feldeigenschaften
Ungarische Notation
Eingabe und Änderung von Daten
Änderung der Datenstruktur
Bewegen in den Tabellen
Datensätze in der Tabellenansicht suchen
Suchen von bestimmten Datensätzen
Arbeiten mit Anwenderparts – früher Data Parts
Tabellen verknüpfen
Beziehungen erstellen
Beziehungenlöschen
Abfragen
Trennen von Daten und Pflege
Was leisten Abfragen
Alle Felder aus einer Tabelle wählen
Ändern und Löschen von Abfragebestandteilen
Datensätze sortieren
Exkurs zum Index
Leistungsverbesserung mit Indizes
Datensätze beschränken
Komplexe Abfragen
Verknüpfung von Tabellen in Abfragen
Berechnen von neuen Feldern
Abfrage mit Parametern
…und Stellvertreterzeichen
…und Aggregatfunktion
Serienbriefe aus einer Abfrage erstellen
Ereignisabfragen
Die Tabellenerstellungsabfrage
Die Aktualisierungsabfrage
Die Löschabfrage
Die Anfügeabfrage
Formulare erstellen
Formulare mit dem Assistenten erstellen
Erstellen von „Endlosformularen"
Erstellen von Datenblattformularen mit bedingter Formatierung
Arbeiten mit Formularen
Bewegen in Formularen
Datensätze hinzufügen
Datensätze löschen
Speicherung und Eingabe von Änderungen
Änderungen rückgängig machen
Suchen und ersetzen
Ändern eines Formularentwurfs
Formular in der Entwurfsansicht
Erstellen einer Überschrift
Markieren von Steuerelementen
Verschieben von Steuerelementen
Berichte – Drucken in Access
Listendruck mit dem Berichtsassistenten
Erstellen eines tabellarischen Berichts
Einspaltige Berichte mit dem Berichtsassistenten erstellen
Nachbesserung von Hand
Text ändern und einfügen – Berichtskopf und Seitenkopf
Felder verschieben und einfügen – Detailbereich
Microsoft, Office und Access sind entweder eingetragene Marken oder Handelsmarken der Microsoft Corporation in den USA und/oder in anderen Ländern.
Die in diesem Buch genutzten Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.
Datenbanken - Theoretische Grundlagen
Was ist eine Datenbank?
Eine Datenbank ist eine Ansammlung von Informationen, die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen, z. B. die Verwaltung von Büchern in einer Bibliothek, Waren im Warenlager oder Gehaltsabrechnungen im Betrieb.
In der Datenverarbeitung spricht man von einem Datenbanksystem, wenn dieses aus einer Datensammlung und einem Verwaltungssystem besteht. Die Datensammlung ist nach einer bestimmten Struktur aufgebaut und das Verwaltungssystem organisiert die Zugriffe auf die Datenbank und deren Bestand. Dieses bedeutet nichts anderes, als dass dieses Verwaltungssystem dem Nutzer ermöglicht, bestimmte Informationen (Daten) zu erfassen, zu speichern, wieder aufzufinden, zu aktualisieren oder weitere Operationen mit den Daten durchzuführen, wie z. B. das Sortieren nach bestimmten Kriterien.
Wir haben also ein
Datensammelsystem und ein
Verwaltungssystem.
Manuelle Datenbanken
Ein Beispiel für manuelle Datenbanken ist der Karteikasten. Das Auffinden der Daten wird hier durch zusätzliche Register (Verwaltungssystem) erleichtert. Ein Karteikasten enthält zusammengehörende, nach bestimmten Kriterien geordnete Daten. Jede Karte enthält i. d. R. die gleiche, festgelegte Anzahl von Eintragungen. Der Benutzer erfasst seine Daten manuell auf eine Karteikarte und ordnet diese nach den von ihm bestimmten Kriterien in seinen Karteikasten. Um Änderungen vornehmen zu können, muss er die entsprechende Karte aus dem Karteikasten heraussuchen, die Daten ändern und die Karte dann wieder an seinen Platz zurückstellen.
EDV-gestützte Datenbanken
Wie schon erwähnt, besteht jede Datenbank aus einer Datensammlung und einem Verwaltungsprogramm, das diese Datensammlung nach bestimmten Kriterien organisiert und kontrolliert.
Im Vergleich mit den oben genannten Datenbanken weisen EDV-gestützte Datenbanken erhebliche Vorteile auf. Sie erlauben
eine bequemere Erfassung der Daten
schnelleres Finden
einfachere, z. T. automatische
Aktualisierung der Daten
flexible datenbankübergreifende Anordnung und Zusammenstellung von Daten und ermöglicht dadurch das
Aufdecken bisher unbekannter Informationszusammenhänge und damit eine
effektivere Auswertung der Daten.
Die Tabelle in der Datenbank
Jede Datenbank besteht aus beliebig vielen, gleichartigen Datensätzen, wobei ein Datensatz einer Tabellenzeile entspricht. Jeder Datensatz besteht aus einer bestimmten Anzahl von Datenfeldern, hier entspricht jedes Feld einer Tabellenspalte. Es ergibt sich somit insgesamt ein tabellenartiger Aufbau. Eine Datenbank kann mehrere Tabellen enthalten.
Kundendatenbank (Tabellenform)
Jeder Datensatz dieser Tabelle setzt sich aus genau fünf Datenfeldwerten