Zeitfenster: Projekte stressfrei managen

Für alle,

die sich selbst finden wollen

anstatt ihrer Zeit nachzulaufen

Inhalt

Kapitel 1

1.1 Tu es für Dich: Finde Deinen Weg!

1.2 Deine Zielanalyse

1.3 Schweini Du gehorchst mir!

(Der Umgang mit Prokrastination)

1.4 Einmal heiß laufen für einen kühlen Kopf

1.5 Dein Projekt hat ein smartes Ziel!

(Definition Projektmanagement)

1.6 Teste Dich selbst!

1.7 Ein Projekt planen, organisieren & steuern

1.8 Teste Dich selbst!

1.9 Das magische Dreieck: Qualität – Zeit – Kosten

1.10 Projektmanagement – auf den Punkt gebracht

1.11 Ein Projekt von A bis Z

1.12 Teste Dich selbst!

1.13 Die Projektarten: intern, extern & mehr

1.14 Teste Dich selbst!

Kapitel 2

2.1 Was bewegt Dich?

2.2 Dein Projekt startet jetzt! (Definitionsphase)

2.3 Teste Dich selbst!

2.4 Sei smart!

2.5 Teste Dich selbst!

2.6 Dein Projektzielblatt

2.7 Deine Problemanalyse

2.8 Das Ursache-Wirkungs-Diagramm

2.9 Teste Dich selbst!

2.10 Befrei Dich von Lasten und Pflichten!

2.11 Die W-Fragen

2.12 Wie ein Lastenheft aussehen kann

2.13 Wie ein Pflichtenheft aussehen kann

2.14 Der Projektauftrag

2.15 Teste Dich selbst!

2.16 Das Kick-off-Meeting: Spielregeln im Team

2.17 Teste Dich selbst!

Kapitel 3

3.1 Störfaktor Nr. 1: Die Zeit

3.2 Das Eisenhower-Prinzip

3.3 Die Salami-Taktik: Stück für Stück zum Glück

3.4 Die ABC-Analyse

3.5 Das Pareto-Prinzip: Zeit für mich

3.6 Ich-Zeit

Kapitel 4

4.1 Dein Projekt will geplant sein…

4.2 Teste Dich selbst!

4.3 Der Projektstrukturplan (PSP)

4.4 Der Aufbau eines PSP

4.5 Die Hierarchieebenen des PSP

4.6 Die Gliederungsprinzipien eines PSP

4.7 Die Methoden eines PSP

4.8 Projektablauf und Terminplanung

4.9 Teste Dich selbst!

4.10 Die Meilensteinplanung

4.11 Teste Dich selbst!

4.12 Die Ressourcenplanung

4.13 Teste Dich selbst!

4.14 Die Kostenplanung

4.15 Teste Dich selbst!

4.16 Der Rahmen muss stimmen!

4.17 Dein Arbeitstyp

4.18 Dein Arbeitsort

4.19 Deine Arbeitszeit

4.20 Kreativtechnik Mind Maps

4.21 Brainstorming im Brain-Pool

4.22 Tipps, Tricks & ein paar Regeln fürs erfolgreiche Mind Mapping

4.23 Mit Mind Maps in eine Richtung gehen (GOI-Mind-Maps)

4.24 Mind Maps helfen Entscheidungen zu treffen

4.25 Bergfest

Kapitel 5

5.1 Dein Projekt kommt ins Rollen…

5.2 Das Projektcontrolling

5.3 Teste Dich selbst!

5.4 SOLL-IST-Vergleich

5.5 Die Aufwandserfassung

5.6 Die Meilenstein-Trend-Analyse (MTA)

5.7 Teste Dich selbst!

5.8 Die Qualitätssicherung

5.9 Teste Dich selbst!

5.10 Die Projektdokumentation

5.11 Teste Dich selbst!

5.12 Das Zeit-Tagebuch

5.13 Mein Arbeits-Tagebuch

5.14 Die ALPEN-Methode

5.15 Die Teamführung

Kapitel 6

6.1 Das dicke Ende

(Die Projektabschlussphase)

6.2 Was wir geschafft haben

6.3 Die Projektergebnisse zum Nachlesen

6.4 Teste Dich selbst!

6.5 Miteinander reden: Die Projektabschlussbesprechung

6.6 Teste Dich selbst!

6.7 Übergabe und Projektabnahme

6.8 Nach dem Projekt ist davor: Die Projektnachbetreuung

6.9 Teste Dich selbst!

6.10 Wenn’s am schönsten ist… (Auflösung der Projektorganisation)

6.11 Teste Dich selbst!

6.12 Das Beste zum Schluss

Zeitquelle (Lösungen & Literaturangaben)

7.1 Lösungen

7.2 Literaturverzeichnis:

Warum ich dieses Buch geschrieben habe (Vorwort)

Die Inspiration zu diesem Buch habe ich durch meine berufliche Tätigkeit erhalten: Ich war bei einem Anbieter für IT-Seminare für die Gestaltung des Seminarplans tätig.

Zu meinen Aufgaben gehörten neben der Trainerakquise auch der Kontakt zu Grafikern und Druckereien sowie die Betreuung der Seminarteilnehmer.

Auch bei einem Einsatz bei einem Elektronikkonzern, einem global player, ging es darum effizienter, schneller und besser zu werden.

Wie können wir die innerbetriebliche Kommunikation verbessern?

Wie können wir noch besser auf unsere Kunden eingehen, sie begeistern?

Welche Arbeitsschritte sind nötig und wo können wir Hierarchien abbauen, um den Gesprächs- und Arbeitsfluss zu optimieren?

Im Grunde ging es um Selbstorganisation, die eigene Arbeit möglichst transparent und planvoll zu gestalten. Damit man vertreten werden kann ohne dass der Kollege suchen muss. Damit das Team weiß, an welchen Punkt man gerade ist. Und natürlich damit, dass man die wertvolle Arbeitszeit nicht verplempert. Ich meine damit nicht das Schwätzchen mit Kollegen, sondern e-mails doppelt lesen, weil man sie nicht versteht, nicht traut nachzufragen oder nicht weiß, wer helfen kann, unnötige Arbeitsschritte einbauen, sich in ein Problem verbeißen, während der Kollege fast das Gleiche tut und dergleichen mehr.

Selbstorganisation erachte ich als eine Schlüsselkompetenz im Privat- und Berufsleben für Azubis, Studis, Arbeitende und Ehrenamtliche gleichermaßen.

Mit Projektmanagement verbinden viele den IT-Bereich und wenn man sich die Veröffentlichungen zum Thema anguckt, könnte man auf die Idee kommen, dass dies auch nur IT-Fachkräfte benötigen. Ich meine aber, dass das Wissen über Zeit- und Projektmanagement-Techniken bei der Vermeidung von Stress, Überforderung & Burn-out hilft. Es ist ein Beitrag zur Psychohygiene sowohl am Arbeitsplatz wie auch in der Freizeit. Da ich in Branchen wie IT, Industrie, Handel und Sozialwesen gearbeitet habe, weiß ich um die Verschiedenartigkeit von Unternehmenskulturen.

Ich meine, es gibt „harte und „weiche Kulturen. Deadlines, Definitionen, Ergebniskontrolle versus Teamgespräche, Eigenverantwortlichkeit und Selbstgestaltung von Arbeitszeit und -platz. Nun haben Qualitätssicherung und DIN-Normen überall Einzug gehalten. Und nicht immer ist es leichter, in einem Arbeitsumfeld zu arbeiten, indem die Teamsitzung wichtiger ist als die Zielerreichungskontrolle.

Ich denke, man kann von beiden Kulturen lernen, wenn man sie kombiniert. Zufriedenheit wird erzeugt durch klare Ziele und Leistungskontrolle wie auch durch eine lockere Atmosphäre. Dabei ist Lockerheit in einem IT-Unternehmen sicherlich etwas Anderes als in einem Kindergarten, in einer Bäckerei oder bei einem ehrenamtlichen Einsatz auf dem Fußballplatz. Wichtig ist, dass Menschen zufrieden sind mit dem, was sie tun und sich weder unter- noch überfordern.

Dazu will dieses Buch ermutigen:

durch eine ganz persönliche DU-Ansprache (hier wurde die Rechtschreibung bewusst missachtet)

Teste Dich selbst! – Einheiten, um zu testen, ob das Gelesene verstanden und behalten wurde.

Projektmanagement-Arbeitsmaterialien

Zeitmanagement-Techniken

Wissen über den persönlichen Arbeitstyp

ansprechende Fotos, damit das Thema alles andere als staubtrocken daherkommt.

Viele der Illustrationen sind bei einer LandArt-Fortbildung mit meinen damaligen Kolleginnen aus dem Kindergarten St. Michael in Bensheim entstanden. Die Kreativität, aus ein paar Grashalmen ein Kunstwerk zu gestalten, hat mich inspiriert Neues zu wagen und zu lernen.

Um die Teste Dich selbst! – Einheiten, bearbeiten zu können, benutze hier die Notiz- oder Kommentarfunktion deines E-Book Readers oder verwende zum Lösen der Aufgaben doch bitte ein Blatt Papier.

Viel Spaß!

1 Kapitel 1

1.1 Tu es für Dich: Finde Deinen Weg!

Ziele sind Visionen. Sie zeigen Dir den Weg. Ziele sind das Salz in der Suppe. Wer Ziele hat, motiviert sich selbst und braucht keine „Antreiber". Er ist