La Guía Witorg.: Un enfoque integral para evolucionar tu sistema organizativo y alcanzar tus metas.
By Álex Zabala
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WITORG, a través de su guía, te orienta a conocer en profundidad los elementos organizativos clave y las conexiones entre ellos de tu sistema organizativo. Desde ese autoconocimiento podrás hacer evolucionar tu organización para alcanzar tus metas, plantear nuevas y volver a conseguirlas.
Conceptos, sistemas y metodologías conocidas como TQM, EFQM, ERP, TIC, KPI, industria 4.0, blockchain, Lean Manufacturing, VSM, Lean Thinking, holocracia, trabajo en equipo, liderazgo, networking, autogestión, coaching, mentoring, mindfulness, CRM, PDM, PLM, ISO 9000, y otros que irán surgiendo, se intentan introducir dentro de las organizaciones con la intención de conseguir avances de algún tipo. A veces con éxito, otras sin aparentes grandes resultados, y algunas otras resultando un fracaso.
¿Quieres mejorar las habilidades para la supervivencia y la capacidad de adaptación a entornos cada vez más complejos y cambiantes de tu organización, y además encontrar un propósito o sentido para esta?
¡Déjate guiar por WITORG!
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La Guía Witorg. - Álex Zabala
La Guía Witorg
Un enfoque integral
para evolucionar
tu sistema organizativo
y alcanzar tus metas
Álex Zabala
© Álex Zabala
© La Guía Witorg. Un enfoque integral para evolucionar tu sistema organizativo y alcanzar tus metas
ISBN papel: 978-84-685-3624-8
ISBN ePub:
Impreso en España
Editado por Bubok Publishing S.L.
Reservados todos los derechos. Salvo excepción prevista por la ley, no se permite la reproducción total o parcial de esta obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin autorización previa y por escrito de los titulares del copyright. La infracción de dichos derechos conlleva sanciones legales y puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.
Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra (www.conlicencia.com; 91 702 19 70 / 93 272 04 47).
Índice
Introducción
Capítulo 1 Presentación
Capítulo 2 Sistemas organizativos
Esquema de la Guía WITORG
Elementos internos de la Guía WITORG
100. Esencia de un sistema organizativo
200. Mejora continua
300. Gestión por procesos
400. KPI y objetivos
500. Gestión de proyectos
600. Equipos de personas
Elementos externos de la Guía WITORG (sistema organizativo)
A. Características organizativas
B. Sistemas de calidad
C. Sistemas
D. Personas y circunstancias del entorno
Complementos a la Guía WITORG
Capítulo 3 100. Esencia de un sistema organizativo
Compromisos de los accionistas y del CEO
Conceptos organizativos a observar dentro de los tipos de gobierno en un mundo cambiante e incierto y valores necesarios
País y entorno
Sector económico
Nivel tecnológico y educativo de una organización
Clases sociales dentro de la organización
Relaciones con el entorno
Influencias no racionales y política en las organizaciones
Esencia de un sistema organizativo
Capítulo 4 200. Mejora continua
I. La competencia, la competitividad y la mejora continua
II. La necesidad de un lenguaje propio sobre mejora continua para toda una organización
III. Los planes estratégicos y los sistemas organizativos
IV. La necesidad de medir
V. Mejoras micro y mejoras macro
VI. La importancia de los sistemas organizativos en la mejora continua
VII. La influencia tayloriana en los sistemas de mejora
Capítulo 5 300. Gestión por procesos
Ejemplos de procesos de gestión
Ejemplo 1: Pedido, entrega y cobro
Ejemplo 2: Lanzamiento de nuevos productos
Otros ejemplos que se pueden considerar procesos de gestión
Resumen de gestión por procesos
Los sistemas de calidad y las organizaciones taylorianas
Diseño del proceso de gestión y gestión del proceso
Organizaciones distintas a la tayloriana y su relación con los procesos de gestión
Franquicias
Organizaciones basadas en la holocracia
Madurez organizacional para la gestión por procesos
La frecuencia de revisión de los procesos de gestión (gestión por procesos)
Los objetivos KPI y los procesos de gestión
Los sistemas y los procesos de gestión
Capítulo 6 400. KPI y objetivos
KPI principales, KPI de monitorización y despliegue de objetivos
Conexión de los KPI a los procesos de gestión
Los sistemas de calidad, la gestión por procesos y los KPI
Clasificación de los KPI según proactividad o beligerancia
I. KPI con frecuencia de revisión baja
II. KPI con frecuencia de revisión alta
III.-KPI monitorizados en tiempo real
Beligerancia o proactividad de los KPI
A partir de una desviación de un KPI, ¿cómo actúa una organización?
KPI para la visualización y seguimiento de elementos externos a la organización
Los sistemas y los KPI
Capítulo 7 500. Gestión de proyectos
Proyectos definidos y proyectos indefinidos
Necesidad de jerga común para la gestión de proyectos definidos e indefinidos
La detección o localización de nuevas NCI en una organización
La gestión de las NCI, mínimos a establecer
La rentabilidad de las NCI
La relación carga capacidad en las NCI, el problema eterno
Las personas y condiciones para el equilibrado de la carga/capacidad de las NCI
La gestión de las NCI, sistemas de calidad y sistemas
La mejora continua como un proceso de gestión y la gestión de proyectos
Capítulo 8 600. Equipos de personas
Grupos de interés en una organización
Opciones de participación en el diseño organizativo
Grupos de interés y personas en la organización
El trabajo en equipo
El liderazgo y el trabajo en equipo
I. Liderazgo estratégico
II. Liderazgo directivo
III. Liderazgo operativo
Liderazgo y valores en una organización
El trabajo en equipo y el factor-3 de cada individuo en una organización
I. Compromiso de la dirección y cultura de trabajo
II. Objetivos y tipos de organización
III. Objetivos de las personas dentro de las organizaciones
IV. Nivel de conocimiento o preparación necesaria dentro de una organización
Capítulo 9 A. Características organizativas
Las personas que impulsan una organización y su sistema organizativo
Influencia del mundo actual sobre un sistema organizativo
I. La competencia por la globalización
II. El avance tecnológico
III. El beneficio económico a través de la especulación
IV. La pérdida de poder de los gobiernos regionales, nacionales y supranacionales
V.-Inestabilidad, o su sensación, a nivel global
VI. La educación
VII. Los ciclos y frecuencias económicas, el mundo sigue teniendo rutinas
Modelos de sistemas organizativos frente a tipos de organizaciones/sectores
X: Dimensión-1. Tipos de organizaciones según Frederic Laloux
Y: Dimensión-2 Tipos de organizaciones según su grado de especulación
La matriz
Reflexiones sobre la matriz X-Y
Capítulo 10 B. Sistemas de Calidad
Evolución de la norma ISO 9000 y derivados
Reflexiones sobre los principios de la calidad
I. El liderazgo y el enfoque basado en procesos de gestión de los sistemas de calidad
II. El enfoque en el Cliente
III. La mejora continua y la toma de decisiones basadas en la evidencia
IV. El compromiso de las personas y la gestión de relaciones
Resumen de los sistemas de calidad, sus principios y requisitos
Capítulo 11 C. Sistemas
Mal funcionamiento de un sistema dentro de un sistema organizativo
Los sistemas y la gestión por procesos
Los sistemas y las bases de datos (SQL y no SQL, blockchain…)
I. Archivos en papel
II. Primeras bases de datos SQL y archivos para 2D y 3D
III. Ordenadores personales, Lotus 123, Excel, Access
IV. Internet, big data, bases de datos no relacionales
V. Blockchain. Tecnologías de registro distribuido
VI. La evolución de las comunicaciones a través de internet
Reflexiones sobre los sistemas organizativos, los sistemas y los puntos I, II, III, IV, V y VI
El concepto lean y los sistemas
La nueva dimensión de los sistemas organizativos
Capítulo 12 D. Personas y circunstancias del entorno
Provisionalidad del actual momento histórico
Incertidumbre ante la velocidad de cambio. Sistemas organizativos y personas
La relación desde el punto de vista del empleado-trabajador-colaborador-socio con una organización
La relación desde el punto de vista de una organización con sus empleados-trabajadores-colaboradores-socios
Nuevos tiempos, nuevas reglas y nueva jerga en el binomio sistemas organizativos y personas
Las grandes organizaciones tradicionales y su decadencia en cuanto a sistemas organizativos
Evolución desde el individualismo a la colectividad. ¿Se está dando?
El individualismo, nuevos conceptos y sistemas organizativos
Capítulo 13 Sistemas organizativos y su origen tayloriano
El taylorismo
I. Trabajadores especializados frente a artesanos en el taylorismo
II. Departamentización en el taylorismo
III. Estructuras muy jerarquizadas y cortocircuitos en los sistemas de comunicación dentro del taylorismo
IV. Consecuencias del sistema tayloriano
Evolución de los sistemas organizativos basados en el taylorismo
Sistemas de información - Evolución tecnológica
Sistemas organizativos y modelos de negocio
Capítulo 14 Sistemas organizativos y su evolución
Frederic Laloux. Reinventing Organizations
Clasificación de organizaciones según Frederic Laloux
Organizaciones RED
Organizaciones AMBAR
Organizaciones ORANGE
Organizaciones GREEN
Organizaciones TEAL
Puntos a destacar del libro
Taylorismo frente a holocracia
El concepto blockchain
Conceptos organizativos y 100. Esencia de un sistema organizativo
Capítulo 15 Pirámide de automatización e industria 4.0
La pirámide de la automatización
Nivel 1: Red de proceso (dispositivos de campo - sensores - actuadores - hardware)
Nivel 2: Red de control (PLC-HMI)
Nivel 3: Red de supervisión - SCADA
Nivel 4: Red de operación - MES (Manufacturing Execution System)
Nivel 3 frente a nivel 4
Nivel 5: Red de información - ERP
Pirámide de la automatización, el nivel externo y las comunicaciones
Sistema organizativo en relación con la pirámide de la automatización
Flujos de información de un proceso de gestión. PM-InfoFlow
WITORG y la pirámide de la automatización
100. Esencia de un Sistema Organizativo - Pirámide de la automatización
200. La mejora continua - Pirámide de la automatización
300. Gestión por Procesos - Pirámide de la automatización
400. Objetivos y KPI - Pirámide de la automatización
500. Proyectos - Pirámide de la automatización
600. Equipos de personas - Pirámide de la automatización
B. Sistemas de calidad - Pirámide de la automatización
C. Sistemas - Pirámide de la automatización
D. Personas y circunstancias del entorno
Introducción
WITORG a través de su guía presenta un enfoque integral para que puedas estudiar tu sistema organizativo y el entorno donde este interactúa. De esta forma lo llegarás a entender en profundidad y desde ese conocimiento te va a ser más sencillo hacer evolucionar tu sistema organizativo y conseguir las metas planteadas.
Cuando hablamos de un enfoque integral, también podríamos utilizar los adjetivos: holístico y darwiniano. Holístico debido a que, sin contemplar las partes de un sistema organizativo como un todo, es complicado hacer evolucionar este. Y darwiniano debido a que las organizaciones, al competir entre ellas, incluso hasta dentro de ellas, necesitan entender que las capacidades de adaptación continua a un entorno cambiante para garantizar la supervivencia son elementos nucleares de su sistema organizativo.
Un sistema organizativo no es un fin en sí mismo, sino un medio para poder aportar VALOR a terceros (clientes principalmente), a otros entes relacionados con la propia organización (proveedores, administración pública, colaboradores, sociedad…), y a los propios miembros de la organización, al fin y al cabo, son estos últimos los que harán evolucionar el sistema organizativo, o no. Por tanto, tener presente el propósito o sentido de la propia organización y plantearse metas para posteriormente alcanzarlas, será parte nuclear, también, para poder evolucionar y sobrevivir.
Para considerar un sistema organizativo en su conjunto, WITORG cuenta con un esquema que siempre debe estar presente. Este esquema cuenta con diez bloques, o elementos, y las relaciones entre estos.
A menudo en las organizaciones se detecta una inquietud o un problema dentro de uno de los citados bloques o elementos. Para identificar la causa, y encontrar la respuesta o la solución al problema, es necesario entender el sistema organizativo como un todo debido a que las causas pueden estar fuera de donde este se encontró.
A continuación se presenta el esquema de la guía WITORG.
Cualquier persona relacionada con los sistemas organizativos puede observar en este esquema los conceptos que se trabajan en cada bloque, y las relaciones entre ellos también. Los bloques 100, 200, 300, 400, 500, y 600 se denominan ‘elementos internos’ de un sistema organizativo. Los puntos A, B, C, D se denominan elementos externos a un sistema organizativo. Cada uno de los elementos internos y externos del esquema esta desarrollado en un capítulo del libro.
En cada capítulo y por cada elemento se presentan:
• Las puntos clave a considerar dentro del elemento en cuestión.
• Las relaciones del elemento del capítulo con el resto de elementos.
• Cuestiones dirigidas para que reflexiones sobre tu sistema organizativo y puedas encontrar las respuestas a inquietudes o problemas que pudieras tener respecto de tu propia realidad.
Una vez recorrida la guía WITORG podrás entender tu sistema como un todo, y será más sencillo plantear evoluciones necesarias para entornos y tiempos cambiantes. A continuación una descripción resumida de los elementos internos y externos.
Los elementos internos (100, 200, 300, 400, 500, 600) son decididos y desarrollados por la propia organización como forma de aportar VALOR.
• 100. Esencia de un sistema organizativo: Decisiones y condicionantes principales para el desarrollo de un sistema organizativo.
• 200. Mejora continua: Ingredientes de la mejora como forma de evolución y adaptación a los entornos complejos y cambiantes.
• 300. Gestión por Procesos: Los ámbitos de gestión clave a diseñar para generar VALOR.
• 400. KPI y Objetivos: El diseño de los flujos de información para el autoconocimiento y la evolución hacia la consecución de metas y objetivos.
• 500. Gestión de proyectos: Las mejoras, grandes o pequeñas se consiguen a través del desarrollo de proyectos. Una visión integral para trabajar los proyectos como forma de mejora.
• 600. Equipos de personas: Aspectos necesarios para que las personas y los equipos formados por estas evolucionen los sistemas organizativos en su búsqueda de propósitos y metas.
Los electos externos (A, B, C y D) representan el entorno que ofrece valor y que una organización decide introducir dentro de su sistema organizativo en un momento concreto en el tiempo. Y también, los condicionantes y alternativas que presentan los entornos en los que compite, interactúa, convive o se desarrolla una organización.
• A. Características organizativas: Motivaciones para la creación de organizaciones, tipos de organizaciones posibles, tipos de sectores o industrias y sus condicionantes en cuanto al tipo de sistema organizativo.
• B. Sistemas de calidad: Sistemas de gestión, sistemas de calidad, TQM, QMS, las influencias positivas y negativas de estos dentro de los sistemas organizativos.
• C. Sistemas: El amplio mundo de las TIC, metodologías y herramientas varias para el management y las posibilidades y condicionantes de estos en cuanto pasan a formar parte de un sistema organizativo.
Conceptos organizativos, metodologías y herramientas populares como TQM, EFQM, ERP, TIC, industria 4.0, blockchain, Lean Manufacturing, Lean Thinking, holocracia, liderazgo, trabajo en equipo, networking, autogestión, coaching, mentoring, mindfulness, etc, y otros nuevos que irán emergiendo en años venideros, te podrán ayudar a mejorar tu sistema organizativo si realmente entiendes como funciona este. El objetivo y valía de la guía WITORG es acompañarte en ese camino.
Capítulo 1
Presentación
WITORG surge de la inquietud de cómo hacer que evolucionen organizaciones en cuanto a sus sistemas organizativos. Cuando se pretende crear un sistema organizativo, o introducir una evolución o cambio dentro de este, en numerosas ocasiones se acaba fracasando. No evolucionar o fracasar de forma repetitiva en un mundo cambiante puede acabar poniendo en riesgo la vida de una organización.
El hecho de fracasar en intentos de cambios organizativos, o el estar insatisfechos una vez introducidos, indica que estos son una asignatura pendiente en el devenir del tiempo. El mundo ha cambiado de forma importante desde finales del siglo pasado, sin embargo, la esencia de los sistemas organizativos no lo ha hecho tanto. Los objetivos a conseguir por una organización y el control del poder dentro y fuera de ella dejan a veces lo organizativo en un segundo plano.
Las organizaciones desarrollan modelos de negocio y estrategias a través de los cuales aportar valor a terceros (clientes u otros agentes). Además se marcan unos objetivos, bien económicos o de otra índole.
Los sistemas organizativos, en principio, no son un fin en sí mismos, sino el medio a través del cual una organización interactúa internamente y con el entorno. De esta manera aporta valor a través de su modelo de negocio y consigue los objetivos marcados.
Aunque también un sistema organizativo podría verse como el conjunto de sistemas y habilidades organizativas que poseen individuos o equipos de personas para desenvolverse y sobrevivir en el entorno donde se pretende interactuar, aunque no siempre se consigan los objetivos marcados. De este concepto surge la siguiente cuestión:
¿Son los modelos de negocio, las estrategias y los objetivos capaces de cambiar o evolucionar con el propósito de poder adaptarse/sobrevivir en un entorno?
Está la cuestión de si un sistema organizativo es o no un fin en sí mismo en cuanto a su capacidad de supervivencia, sin embargo, es más importante centrarse en analizar la capacidad de adaptación y supervivencia de las propias organizaciones. Estas llevarán a las organizaciones a evolucionar a través del tiempo.
Se van a presentar una serie de conceptos: liderazgo, trabajo en equipo, equipos autogestionados, coaching, gestión por procesos, gestión de proyectos, planes estratégicos, despliegue de objetivos, industria 4.0, inteligencia artificial, machine learning, BI, VSM, lean manufacturing, 5S, kanban, kaizen, TPM, TQM, familia ISO9000 y derivados, y un largo etcétera. Estos conceptos y otros nuevos que seguro están surgiendo en este mismo momento prometen bondades y resultados espectaculares. Sin embargo, no siempre la implantación de alguno de ellos trae lo esperado. Incluso en algunos casos resulta ser un completo fracaso.
WITORG, a través de esta guía, pretende analizar primero una organización, para luego entenderla. A partir de un conocimiento organizativo realista, resultará más sencillo introducir cambios al sistema organizativo al ser más conscientes de sus fortalezas y debilidades, siempre con el objetivo de mejorar las capacidades de supervivencia.
De lo expuesto hasta ahora puede surgir la siguiente pregunta: ¿no se conocen lo suficiente a sí mismas las organizaciones? Desde WITORG se plantea que no conseguir evolucionar un sistema organizativo para adaptarse a los cambios que se producen con el paso del tiempo es un síntoma claro de que algo se le escapa a una organización.
Con cierta frecuencia se intentan introducir en una organización conceptos como los ya mencionados (liderazgo, trabajo en equipo, etc.) y, sin embargo, los proyectos resultan insatisfactorios o incluso un fracaso. Este hecho indica que algo no ha sido tenido en cuenta. En WITORG se llega a la conclusión de que la organización desconocía una serie de elementos que impidieron una implantación, con la consiguiente evolución, exitosa.
Tampoco se pretende que las organizaciones se conozcan al 100 %. Como elementos vivos que interactúan en un entorno cambiante nunca pueden conocerse del todo por el propio hecho de enfrentarse a ese entorno. Sin embargo, su adaptación a él sí va a requerir, cada vez más, de autoaprendizaje y de la introducción de nuevos elementos organizativos de forma continua.
Cuando una organización cree sentirse cómoda y satisfecha con su sistema organizativo, el entorno u otros condicionantes internos traerán desajustes en el mismo. La serenidad para introducir cambios sin estrés y de forma constante, en caso de necesidad, aumentará la probabilidad de supervivencia.
También hay que recordar la realidad competitiva del mundo. Organizaciones, países e individuos compiten entre sí. Los motivaciones pueden ser varias, sin embargo, la competencia siempre está presente. Esta competencia ha hecho evolucionar el mundo tecnológico, y por supuesto el organizativo, dejando siempre ganadores, mientras que otros entes (gobiernos, organizaciones, individuos, etc.) han desaparecido. Y todo ello se ha dado de una forma darwinista.
Como comentario final, la Guía WITORG ha sido creada como un elemento de ayuda para la reflexión. Leerla, entenderla y pensar a través de ella sobre una organización concreta puede ser algo relativamente sencillo y limitado en el tiempo. Sin embargo, no olvidemos que cualquier cambio organizativo puede conllevar una gran movilización de recursos y tiempo. Por tanto, se incide en la importancia de entender