Il foglio elettronico: ... Tips and tricks ...

Un po’ do storia

Il foglio elettronico è un insieme di caselle che possono contenere dei valori. Il suo utilizzo è semplicissimo: attivando una casella, o per meglio dire cella, cliccandoci sopra con il mouse, si può inserire direttamente da tastiera un qualsiasi valore alfanumerico. Questo straordinario foglio diventa quindi l’equivalente di un quaderno in cui, nei singoli quadretti, inseriamo a penna i valori, apponiamo le nostre annotazioni e, in seguito, li utilizziamo per fare i calcoli. Il foglio elettronico permette di inserire all’interno di una cella una stringa alfanumerica: una stringa che può essere formata da valori numerici o da lettere. Come per il nostro quaderno degli appunti, anche nel foglio di lavoro, potremmo sommare poi i soli valori numerici e non le stringhe di testo. Alle stringhe di testo si possono però applicare altre funzioni speciali che vedremo più avanti.

L’invenzione del foglio elettronico si deve a Dan Bricklin, uno studente universitario americano che durante una lezione cui assisteva, vide il professore che dopo aver riempito la lavagna con una tabella compilata con una grande quantità di valori e di calcoli, a causa di un errore, fu costretto a cancellare buona parte del contenuto, per reinserire di nuovo, buona parte dei valori e rifare i calcoli dal principio. Si può facilmente intuire che il foglio elettronico possa comunque essere di supporto sia nello studio sia nel lavoro, ma perché no, anche in tutti gli altri ambiti in cui si voglia, ad esempio, creare una tabella ordinata, nella quale inserire dei valori da elaborare in seguito. Il foglio elettronico nasce con lo scopo di consentire l’esecuzione di calcoli ma anche di simulazioni. Il suo punto di forza è soprattutto la riusabilità e modificabilità. Il più conosciuto foglio elettronico oggi è MICROSOFT EXCEL (il nome del programma deriva da: EX-pression in the CEL-ls – espressioni nelle celle). Excel fa parte del pacchetto Office. Office nasce nel 1988 e viene presentato durante il COMDEX da Bill Gates, nella città di Las Vegas. Successivamente, a partire del 1989, da Office 1.0, la suite per ufficio, viene aggiornata e arricchita di anno in anno. Inizialmente, nel programma erano contenuti solo Word, Excel e Power Point. Successivamente sono stati aggiunti programmi come Access, OneNote, Outlook, Publisher, e altri ancora. Altri fogli elettronici altrettanto conosciuti fanno parte di progetti che sono nati nel corso degli anni, per proporre un’alternativa ai programmi a pagamento. Tra i più noti si può citare KOffice, che dal 2010 ha preso il nome di Calligra Suite. Una suite open source disponibile per i più diffusi sistemi operativi, che conteneva, inizialmente, un word processor, un foglio di calcolo e un programma per realizzare presentazioni e oggi, un po’ come in tutti gli altri casi, è stata aggiornata con programmi di disegno vettoriale, di elaborazione delle immagini, elaborazione di Data-Base, realizzazione di query. Tra le più importanti suite per ufficio open source, si possono citare anche OpenOffice, della fondazione Apache, il foglio elettronico in questa suite prende il nome di Calc e la suite LibreOffice, anch’essa open source, nata dal progetto OpenOffice e sviluppata parallelamente da programmatori indipendenti, che contiene il foglio di lavoro denominato anch’esso Calc, che ha mantenuto lo stesso nome del suo predecessore. Tutti questi programmi sono compatibili con la maggior parte dei sistemi operativi, tra cui i Macintosh. Nel corso degli anni, le diverse suite sono state aggiornate e arricchite fino ad includere, anche la parte che riguarda lo sviluppo, attraverso codice, di nuove funzionalità. La maggior parte di queste suite è stata scritta nel linguaggio di programmazione C o C ++ e permette di avere un ambiente di sviluppo integrato, come ad esempio per Excel, in Visual Basic. La suite per MacOs si chiama iWork ed è composta da Pages, l’editor per la videoscrittura, Numbers il foglio di calcolo della ‘Mela morsicata’ e Keynotes, per realizzare presentazioni. Oggi c’è la possibilità di utilizzare i fogli di lavoro, di calcolo o di scrittura online con Office365 o ad esempio con Google sheet. Questi applicativi permettono di lavorare nel cloud. Fondamentalmente che si tratti di fogli di lavoro online o installati sul proprio PC, la differenza è esigua e l’impostazione e il funzionamento del software è equivalente: una volta imparato ad utilizzarne uno, gli altri si assomigliano tutti!

Un foglio elettronico, o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet), è costituito, come anticipato in precedenza, da una serie di caselle che prendono il nome di celle. Le celle sono organizzate in una matrice bidimensionale o per meglio dire una tabella. Il paragone alla matrice o alla tabella è evidente, come in un grafico cartesiano o in un sistema di coordinate, ogni cella del foglio ha un indirizzo univoco contraddistinto da un numero di riga ed uno di colonna. Una tabella o una matrice non sono altro che un insieme di righe e colonne. Se pensiamo quindi alla singola cella, come ad un indirizzo di memoria o ad un contenitore con un nome unico e distinto da tutti gli altri, ci rendiamo conto che in ognuno di questi contenitori possiamo inserire, come già anticipato dei valori e poi ‘richiamare’, questi valori semplicemente scrivendo, vedremo poi come, l’indirizzo del contenitore in un’altra cella. Le celle funzionano quindi, come un’allocazione di memoria, il cui valore è sempre riutilizzabile. Questa funzionalità è la base del foglio di calcolo, è la peculiarità che lo rende superiore a qualsiasi altro programma di scrittura, nel quale è possibile si inserire dei valori alfanumerici, ma questi restano fini a se stessi; né possiamo variare il colore, la tipologia, li possiamo sottolineare o scrivere in corsivo, ma se scriviamo dei numeri non possiamo, a meno di non utilizzare tecniche un po’ avanzate, sommarli tra di loro, in quanto saranno sempre riconosciuti dal software come stringhe di testo e non come dei veri e propri numeri. Nel foglio di lavoro è quindi possibile disporre dati, come numeri, sui quali effettuare delle operazioni, semplici o complesse che siano, in funzione delle nostre capacità, stringhe di testo e formule. Oltre alla possibilità di distinguere i numeri dai testi, il foglio elettronico permette anche di formattare i caratteri come qualsiasi altro editor di testo, di cambiare la formattazione dei valori inseriti, variarne il colore, la tipologia e così via, in funzione delle proprie esigenze. Il foglio di calcolo, permette inoltre di ordinare i dati secondo differenti parametri, in ordine alfabetico o alfabetico inverso, se si tratta di ordinare delle stringhe di testo, dal più piccolo al più grande o viceversa, se si stanno riordinando dei numeri, di inserire date ed utilizzarle in funzioni come somma, differenza o confronto. Oltre alle operazioni di ordinamento, paragonabili alle operazioni che si possono effettuare su un Data-Base, tra le altre cose, è possibile anche cercare valori con le apposite funzioni di ricerca o di DB (Data-Base). Come è intuibile, se pensiamo ad un Data-Base, come ad una tabella che contiene diversi valori, caratterizzata da una riga di intestazione in cui è descritto il contenuto delle celle di quella colonna, ed una serie di righe, ognuna contenente dei valori che caratterizzano quella riga soltanto, è facile intuire che il foglio di lavoro si presta ad essere utilizzato come tale. Quindi, oltre alle operazioni di ordinamento e ricerca, si possono creare tabelle dinamiche tra cui compiere operazioni creando apposite relazioni tra i dati. Ed è proprio questa funzionalità, associata alla capacità di distinguere i numeri dai testi e alla mappatura delle celle, ovvero alla proprietà per cui ogni cella ha un suo indirizzo, che rende il foglio di lavoro unico e dà la possibilità di compiere operazioni e istituire relazioni tra i dati. Con il foglio di calcolo, oltre che organizzare dati di qualsiasi genere, secondo criteri di gestione anche personali, manipolarli con formule o funzioni, semplici o complesse che siano, formattarli, ordinarli, effettuare ricerche di valori, è possibile anche organizzarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo, analisi dati (tabelle pivot) ed anche costruire modelli previsionali (scenari). Questa versatilità ha portato i fogli di calcolo a essere tra le applicazioni più diffuse e utilizzate da tutte le fasce di utenti, negli uffici, nelle scuole e anche nell'home-computing. Per esempio, un foglio di calcolo può essere utilizzato per gestire le spese mensili. Le celle della tabella non servono solo a presentare i dati, ma a contenere formule che li mettono in relazione. È possibile creare una cella dove si sommano tutti i valori di spesa e ottenere il budget complessivo, una diversa cella invece può servire a mettere in relazione tutte le spese per l'automobile in modo da ricavare il valore della spesa media mensile, destinata al carburante. Quando si modifica uno solo dei valori all'interno del foglio, il valore viene sostituito, ma non è più necessario effettuare di nuovo tutti o parte dei calcoli, perché tramite le formule inserite, attraverso i collegamenti ai diversi indirizzi, il programma tiene memoria delle operazioni eseguite e