CAFM-Handbuch: IT im Facility Management erfolgreich einsetzen

Michael May (Hrsg.)CAFM-Handbuch3. Aufl. 2013. Korr. Nachdruck 2013IT im Facility Management erfolgreich einsetzen10.1007/978-3-642-30502-3_1© Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2013

1. Motivation

Michael May¹  

(1)

GEFMA, Dottendorfer Str. 86, 53129 Bonn, Deutschland

Michael May

Email: m.may@htw-berlin.de

Zusammenfassung

Gebäude und Grundstücke machen ca. 25–50 % des bilanzierten Anlagevermögens aus. Immobilien bilden meist die größte Aktivposition in der Bilanz und stellen im Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung nach den Personalkosten die größten Aufwendungen dar. Deshalb werden sie zunehmend als strategische Ressourcen und Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens verstanden. Nachdem die Kernprozesse der Unternehmen in den vergangenen Jahren immer wieder umstrukturiert und optimiert wurden, rufen die Immobilien verstärkt wirtschaftliches Interesse hervor.

Gebäude und Grundstücke machen ca. 25–50 % des bilanzierten Anlagevermögens aus. Immobilien bilden meist die größte Aktivposition in der Bilanz und stellen im Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung nach den Personalkosten die größten Aufwendungen dar. Deshalb werden sie zunehmend als strategische Ressourcen und Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens verstanden. Nachdem die Kernprozesse der Unternehmen in den vergangenen Jahren immer wieder umstrukturiert und optimiert wurden, rufen die Immobilien verstärkt wirtschaftliches Interesse hervor.

Die enorm gestiegenen Kosten für die Planung, Errichtung, Nutzung und Bewirtschaftung von Immobilien bestimmen in hohem Maße das Betriebsergebnis. Folglich suchen die Unternehmen ebenso wie öffentliche Einrichtungen verstärkt nach Kostensenkungspotenzialen in den betriebsunterstützenden (Nicht-Kerngeschäfts-) Bereichen. Hierfür ist Facility Management (FM) das geeignete Konzept. Allerdings geht es nicht allein um Kostensenkungen sondern um die permanente Verbesserung der Umfeldbedingungen für die Nutzer von Immobilien, seien es Gewerbe- oder Wohnimmobilien. So erkennen wir zunehmend, welch enormen Einfluss ein geeignetes Arbeitsumfeld auf die Produktivität der Mitarbeiter besitzt.

Nicht zuletzt trägt FM eine hohe Verantwortung, wenn es darum geht, unter sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Gesichtspunkten verantwortungsbewusst mit den uns verfügbaren Ressourcen umzugehen. Aus diesen Nachhaltigkeitsaspekten ergeben sich neuartige Herausforderungen für das Facility Management.

Auf Grund der Komplexität der Geschäftsprozesse im Facility Management und der dabei zu beherrschenden Informationsmengen sowie der zu treffenden Entscheidungen ist es nur natürlich, dass Immobilieneigentümer, -betreiber und nutzer nach geeigneten Informationstechnologien (IT) und -systemen suchen, die sie bei der Planung und Steuerung dieser FM-Prozesse effizient unterstützen.

Hier wird der potenzielle Anwender von Computer Aided Facility Management (CAFM) schnell feststellen, dass sowohl die Informationsflut als auch das Software- und Dienstleistungsangebot kaum überschaubar sind.

Warum wird überhaupt ein CAFM-Handbuch benötigt?

Zunächst einmal ist das Interesse an CAFM in den letzten zwei Jahrzehnten rasant gewachsen und ist immer noch ungebrochen hoch. Diverse Messen, Kongresse, Seminare und Informationsveranstaltungen sind ein beredtes Zeugnis hierfür. Beträchtlich gewachsen sind auch die Leistungsfähigkeit und Flexibiltät der am Markt verfügbaren CAFM-Produkte.

Allerdings herrscht bei den potenziellen Anwendern häufig Unklarheit darüber, was CAFM -Software eigentlich ist, was sie leisten kann oder sollte. Gründe hierfür sind sicher die noch unzureichende Markttransparenz und die Vielfalt des Angebots. Angesichts des oft gepriesenen FM-Milliardenmarktes nehmen sich die CAFM-Umsätze immer noch bescheiden aus. Ungeachtet dessen gibt es aber kaum größere Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen, die nicht dabei sind oder planen, ihre FM-Prozesse durch einen geeigneten IT-Einsatz zu optimieren. Der Grund ist sicher in der strategischen Bedeutung von FM für das Kerngeschäft und in dem bisher nur allzu oft übersehenen Wertschöpfungsbeitrag des Facility Management zu sehen. Offenbar schlummert hier ein großes unerschlossenes Potenzial.

Natürlich gibt es ein breites Angebot an Informationen und Beratungsleistungen, die interessierte Unternehmen und die öffentliche Hand nutzen können, wobei die Auswahl und Qualitätsunterschiede hier ebenso groß sind, wie bei der Software selbst.

Die reinen Softwarepreise sind heute oftmals nicht mehr das Haupthindernis der CAFM-Einführung. Auch bei der häufig noch teuren Bestandsdatenerfassung stehen zunehmend effizientere Methoden zur Verfügung, was jedoch zu wenig bekannt ist. Hier werden realistische Szenarios für die Datenerfassung und pflege aufgezeigt.

Immer wieder muss unzureichendes Know-how bei den an der CAFM-Umsetzung Beteiligten (Anwender, Anbieter, Berater) festgestellt werden. Während bei Anwendern häufig unrealistische Erwartungen, ungenügende Vorbereitung des CAFM-Projektes, die Unterschätzung des Einführungs- und Pflegeaufwandes sowie die fehlende ganzheitliche Sicht typisch sind, lassen sich bei Beratern mitunter Defizite im IT-Bereich und bei spezifischem FM-Know-how antreffen. Anbieter hingegen machen z. T. überzogene Versprechen und können sich manchmal nur mit Mühe in die FM-Prozesse der Anwender hineindenken.

Oftmals besteht auch Unklarheit darüber, was ein Facility Manager über Informationstechnologien wissen muss. Hier finden sich in diesem Buch vielfältige Anregungen, die auch für ein Selbststudium geeignet sind.

CAFM-Software wird nicht isoliert von anderen IT-Lösungen im Unternehmen betrieben. Hierin liegt ein Schlüssel für den Erfolg im (CA)FM. Deshalb wird der Integration von CAFM in das betriebliche IT-Umfeld besondere Aufmerksamkeit geschenkt.

Eine der grundlegenden Fragen bei der Einführung von CAFM betrifft die Wirtschaftlichkeit. Die Wirtschaftlichkeit des CAFM-Einsatzes ist ein viel und kontrovers diskutiertes Thema. Es ist nicht immer einfach, quantifizierbare Effekte, die durch den CAFM-Einsatz entstehen, auszuweisen. Viele der Vorzüge haben eher qualitativen Charakter. Wie ist es beispielsweise zu bewerten, wenn bestimmte Informationen mittels CAFM schnell verfügbar und obendrein noch korrekt sind? Meist werden diese Aufwendungen nicht genau ermittelt, daher gestaltet sich die zahlenmäßige Bewertung oftmals schwierig. Derartige Abschätzungen sind insbesondere im Vorfeld der CAFM-Einführung erforderlich, um die Wirtschaftlichkeit nachweisen zu können. Andernfalls kann ein Projekt schon in der Anfangsphase scheitern.

Um vernünftige Aussagen zur Wirtschaftlichkeit von CAFM machen zu können, müssen (interne und externe) Kosten und Nutzen quantifizierbar sein. Leider gibt es bislang kaum praktikable Modelle und Erfahrungen zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit eines CAFM-Projektes. Auch fehlen aussagefähige empirische Daten, die es erlauben würden, die Erfahrungen aus anderen Projekten auf den eigenen Einsatzfall zu übertragen.

Zwar ist eine Reihe von Methoden aus der Investitions- bzw. Wirtschaftlichkeitsrechnung bekannt, die bislang aber kaum Anwendung auf den CAFM-Einsatz fanden. Im vorliegenden Buch wird neben relevanten ROI-Treibern auch erstmals ein praktikables Modell zur Ermittlung des wirtschaftlichen Nutzens einer Investition in ein CAFM-System vorgestellt und anhand von Beispielen erläutert.

Schließlich fehlt es an nachvollziehbaren Fallbeispielen einer erfolgreichen CAFM-Einführung und -Nutzung, die dem interessierten Facility Manager als Richtschnur dienen könnten. Zwar gibt es inzwischen durchaus erfolgreiche CAFM-Projekte, selten sind diese aber ausreichend dokumentiert und deshalb praktisch kaum mit anderen Projekten vergleichbar.

Deshalb wurde hier der Ansatz gewählt, einige Fallbeispiele einer erfolgreichen CAFM-Einführung (Best Practice Projekte) nach einem einheitlichen Muster zu untersuchen, zu beschreiben und zu bewerten. Diese Success Stories sollen dem Leser helfen Ähnlichkeiten mit dem eigenen Projekt zu erkennen, um so die positiven Erfahrungen übertragen bzw. die negativen vermeiden zu können.

Das bestehende große CAFM -Marktpotenzial wird sich nur erschließen lassen, wenn alle an diesem Markt Beteiligten mit mehr Know-how aber auch Entschlossenheit an die interessanten Herausforderungen herangehen, die sich durch die Einführung dieser noch immer recht jungen Technologie ergeben. Mit dem vorliegenden CAFM-Handbuch wird hierfür das notwendige Rüstzeug geliefert.

Michael May (Hrsg.)CAFM-Handbuch3. Aufl. 2013. Korr. Nachdruck 2013IT im Facility Management erfolgreich einsetzen10.1007/978-3-642-30502-3_2© Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2013

2. Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM

Michael Marchionini¹  , Joachim Hohmann²   und Michael May³  

(1)

ReCoTech GmbH, Friedrichstraße 95, 10117 Berlin, Deutschland

(2)

Consultants Circle, Am Berg 15, 64625 Bensheim, Deutschland

(3)

HTW Berlin, Wilhelminenhofstraße 75 A, 12459 Berlin, Deutschland

Michael Marchionini (Korrespondenzautor)

Email: Marchionini@recotech.de

Joachim Hohmann

Email: hohmann@consultants-circle.com

Michael May

Email: m.may@htw-berlin.de

2.1 Was ist (CA)FM?

2.2 Warum CAFM?

2.3 FM vs. CAFM?

2.4 Historische Entwicklung

2.4.1 Die 60er und 70er Jahre – Mainframe, Minicomputer und primitive Anfänge

2.4.2 Die 80er Jahre – Personal Computer, die entscheidende Innovation

2.4.3 Die 90er Jahre – Microsoft als dominante IT-Plattform

2.4.4 CAFM-„Generationen"

2.4.5 Das 21. Jahrhundert – „The Web Changes Everything"

2.5 Zusammenfassung

Zusammenfassung

Facility Management (FM) ist ein Begriff, der seit den 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts in Deutschland bekannt ist und zu dem es inzwischen vielfältige Definitionen gibt, wobei über dessen Komplexität und Abgrenzung auch heute noch in verschiedenen Kreisen teilweise verschiedene Vorstellungen bestehen.

2.1 Was ist (CA)FM?

Facility Management (FM ) ist ein Begriff, der seit den 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts in Deutschland bekannt ist und zu dem es inzwischen vielfältige Definitionen gibt, wobei über dessen Komplexität und Abgrenzung auch heute noch in verschiedenen Kreisen teilweise verschiedene Vorstellungen bestehen.

Der Deutsche Verband für Facility Management e. V. (GEFMA) beschreibt in seiner Richtlinie 100−1 (NN 2004a) Facility Management wie folgt:

Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt.

Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung der kostenrelevanten Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören.

Ergänzend versteht die Europäische Norm DIN EN 15221−1 (NN 2007a) unter FM die „Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation zur Erbringung und Entwicklung der vereinbarten Leistungen, welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität der Hauptaktivitäten der Organisation dienen".

Bereits mit diesen Definitionen wird die Komplexität des Themas, die Breite der Anwendung und letztendlich das Potenzial dieses Milliardenmarktes deutlich. Leistungen rund um das Facility Management machen immerhin einen erheblichen Teil des Bruttoinlandsprodukts (BIP) der Industriestaaten aus, ohne dass dies einer breiten Öffentlichkeit bewusst wäre. Mit bemerkenswerten 112 Mrd. € Bruttowertschöpfung (davon 52 Mrd. € externe Wertschöpfung) und einem Anteil von 5,03 % am BIP zeigt sich Facility Management bedeutsamer als so manch klassische Erfolgsbranche (Thomzik et al. 2010). Im Branchenvergleich liegt FM an vierter Stelle noch vor der Baubranche (4,5 %), dem Maschinenbau (3,3 %) oder der Automobilindustrie (3,1 %) und nur knapp hinter dem Wirtschaftszweig „(Luft-, Wasser- und Land-) Verkehr und Nachrichtenübermittlung (5,7 %) und dem gesamten „Gesundheits- und Sozialwesen (7,1 %). Die Facility-Management-Branche ist damit eine wichtige Schlüsselbranche mit über vier Millionen Erwerbstätigen.

Wir reden schließlich über eine Branche, die dafür sorgt, dass Immobilien mit all ihren baulichen und technischen Anlagen zielgerichtet für die zukünftigen Nutzer entwickelt, betrieben bzw. umgenutzt, wieder abgerissen und umweltgerecht entsorgt werden. Betrachtet wird also der gesamte Lebenszyklus von Immobilien, dessen Steuerung nicht nur fachbereichsübergreifendes Know-how, sondern auch ein effizientes Informationsmanagement und somit leistungsfähige IT-Werkzeuge erfordert.

Kurz und prägnant wird der interdisziplinäre Charakter des Facility Managements durch die folgende FM-Definition (NN 2006a) der IFMA (International Facility Management Association) verdeutlicht:

Facility Management is a profession that encompasses multiple disciplines to ensure functionality of the built environment by integrating people, place, process and technology.

Spätestens mit dieser Definition wird deutlich, dass unter computergestützter Arbeit im FM mehr als nur eine Software zu verstehen ist. Die Komplexität und bereichsübergreifende Wirkung des CAFM stellen erhebliche Anforderungen an die jeweils Beteiligten. So ist die Einführung eines CAFM-Systems in einem Unternehmen oder einer Behörde als komplexes Projekt vom Konzept bis hin zur Implementierung zu organisieren und konsequent zu führen (vgl. Kap. 13).

Computer Aided Facility Management bildet einen Schwerpunkt im Informationsmanagement von Immobilien und zugehörigen Anlagen bei klarer Abgrenzung zur Gebäudeautomation und anderen gängigen IT-Anwendungen wie Planungssoftware, Office-Lösungen oder kaufmännischer Standardsoftware. Bei aller Abgrenzung gilt es als ein Grunderfordernis des CAFM, beim Aufbau entsprechender nutzerspezifischer Systeme Schnittstellen zu den im Unternehmen bereits eingeführten benachbarten Systemen im notwendigen Umfang zu entwickeln und zu unterhalten.

Grundsätzlich sind die häufig gleichwertig besetzten Begriffe CAFM-Software und CAFM-System zu unterscheiden. So stellt ein CAFM-System eine individualisierte und damit auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens bzw. einer Branche angepasste Komplettlösung zur Unterstützung der Prozesse des Facility Management dar.

Ein CAFM-System kann aus einer CAFM-Software , der Kombination monofunktionaler Software-Werkzeuge, die nur für einen ganz bestimmten Anwendungszweck entwickelt wurden, oder sonstiger Standard- oder Individualsoftware bestehen und ist bei Bedarf an die betriebliche Software wie z. B. kaufmännische Unternehmenssoftware und Gebäudeautomationssysteme über Schnittstellen anzubinden. Abbildung 2.1 verdeutlicht die Komplexität eines CAFM-Systems.

Abb. 2.1

Ein CAFM-System benötigt eine stabile Basis

Als CAFM-Software gelten Software-Programme, welche die spezifischen Prozesse des Facility Management und die daran direkt oder indirekt (z. B. als Informationsnachfrager) beteiligten Personen unterstützen. Dabei sollen zumindest die nachfolgenden FM-Kernprozesse bzw. -Funktionalitäten unterstützt werden:

Bestandsdokumentation,

Flächenmanagement,

Umzugsmanagement,

Vertragsmanagement,

Vermietungsmanagement,

Betriebskostenmanagement,

Reinigungsmanagement,

Schlüsselmanagement,

Energiecontrolling,

Instandhaltungsmanagement.

Diese Aufzählung ist allerdings nicht exklusiv zu verstehen. Neue Themenbereiche wie etwa die Nachhaltigkeit halten gerade Einzug in die entsprechenden Softwaresysteme. Deshalb werden im Kap. 4 nicht nur die hier aufgezählten sondern auch einige weitere CAFM-Anwendungsbereiche wie Helpdesk und Nachhaltigkeitsmanagement genauer dargestellt.

Die Bearbeitung grafischer und alphanumerischer Daten auf Basis einer oder mehrerer Datenbanken ist ein unverzichtbares Merkmal einer CAFM-Software. Zur räumlichen Abbildung ist eine visuelle Darstellung mit (einfachen) Bearbeitungsmöglichkeiten erforderlich.

In Abgrenzung zu multifunktionaler CAFM-Software gibt es eine Reihe von monofunktionalen Softwareprodukten, die spezielle Einzelprozesse des FM wie die des Instandhaltungs- oder Kabelmanagements unterstützen, aber gleichzeitig auf Grund ihrer spezifischen fachlichen Ausrichtung nicht der geforderten Komplexität des CAFM genügen.

An dieser Stelle wird auf die umfangreiche Richtlinienarbeit der GEFMA auch zum Thema CAFM verwiesen. So wird dem potenziellen Nutzer mit den nachfolgenden, vom Arbeitskreis CAFM der GEFMA erarbeiteten Richtlinien in kurzer überschaubarer Form Unterstützung bei der Vorbereitung und Implementierung individueller, objektspezifischer CAFM-Systeme gegeben:

GEFMA 400 Computer Aided Facility Management CAFM – Begriffsbestimmungen und Leistungsmerkmale,

GEFMA 410 Schnittstellen zur IT-Integration von CAFM-Software,

GEFMA 420 Einführung eines CAFM-Systems,

GEFMA 430 Datenbasis und Datenmanagement in CAFM-Systemen,

GEFMA 440 Ausschreibung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen im CAFM,

GEFMA 444 Zertifizierung von CAFM-Softwareprodukten,

GEFMA 460 Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen.

2.2 Warum CAFM?

Die durch einen potenziellen Nutzer zu beantwortende Frage „Warum CAFM?" ist bzgl. der dabei erkannten Schwerpunkte eine mögliche Quelle der Nutzenbetrachtung. Diese sollte bereits in der konzeptionellen Phase einer CAFM -Einführung (vgl. Kap. 13) durchgeführt werden.

Die Beantwortung dieser Fragestellung ist verbunden mit einer kritischen Auseinandersetzung des Ist-Standes der jeweiligen FM-Organisation. Sie weckt Visionen und kann damit zugleich eine Motivation für die langfristige Projektumsetzung sein. Allgemeingültige, klassische Problem- bzw. Fragestellungen im FM sind u. a.:

Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht oder nur analog bzw. digital verteilt vorhanden, das bedeutet einen erheblichen Zeitaufwand bei der Informationsbeschaffung,

fehlende Basisinformationen für ein optimales Flächenmanagement insbesondere bei der Erarbeitung von Nutzungs- und Raumkonzepten,

die Medienverbräuche wie Strom und Wasser sind nicht transparent und abrechenbar bezogen auf Zeiträume, Versorgungsbereiche und Nutzer darstellbar,

fehlende Übersicht zu Verlusten in den Versorgungsnetzen,

Zeitverlust bei Havariesituationen,

Verfolgung von Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen sind mit erheb-lichem Aufwand verbunden,

Probleme in der Kostenverfolgung bezogen auf Gebäude bzw. Kostenstellen,

fehlende Möglichkeit, über Benchmarking Schwerpunkte für Investitionen zu ermitteln,

Budgetplanung für Wartung und Instandhaltung ist mit hohem Aufwand und Risiko verbunden,

Probleme bzw. unkorrekte Angaben bei der Mengenermittlung in Verbindung mit der Vergabe von infrastrukturellen Leistungen (z. B. Unterhaltsreinigung),

Unsicherheit betreffs der Einhaltung gesetzlicher Auflagen und

unzureichende Dokumentation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, der Gebäudezertifizierung und der bilanziellen Wertfortschreibung.

Bereits aus dieser unvollständigen Aufzählung möglicher Problemstellungen aus Sicht einer Betreiber- oder Verwalterorganisation wird die Komplexität der Beantwortung obiger Fragestellungen deutlich. Fast alle FM-relevanten Bereiche der Unternehmen sind mit unterschiedlicher Bedeutung (Priorität) für die jeweiligen Arbeitsplätze betroffen.

Mit der gebündelten Kompetenz einer Projektgruppe muss es gelingen, aus der persönlichen Sicht eines jeden Betroffenen eine Antwort des Unternehmens auf die Frage „Warum CAFM?" zu finden, die

der zunehmenden Abhängigkeit des jeweiligen Kerngeschäfts vom FM gerecht wird und

den daraus resultierenden steigenden Anforderungen an die Professionalität des Betreibers bzw. Verwalters – also der FM-Organisation – nachkommt.

Dies bedeutet letztendlich das rechtzeitige Festlegen von Prioritäten auch mit Blick auf den stetig zunehmenden Kostendruck in der Bewirtschaftung von Immobilien.

Zu beachten ist, dass die Frage nach dem „Warum CAFM?" auch aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden muss. Eine Nutzensbetrachtung kann sowohl aus Sicht des Investors bzw. Eigentümers, aus Sicht des Verwalters bzw. Betreibers als auch berechtigterweise aus Sicht des Nutzers bzw. Mieters erfolgen. Nutzenpotenziale , die letztendlich allen zugute kommen, sind u. a.:

effiziente, d. h. aufwandsarme, schnelle und fehlerfreie Abwicklung von Arbeitsabläufen, wie z. B. Flächennutzungsplanungen, Umzugsplanungen, Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnungen,

Steuerung und Abwicklung der unterstützten FM-Prozesse unter definierten und somit beherrschbaren Bedingungen im Sinne des Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001 ,

Gewährleistung eines hohen Informationsstandes, d. h. Bereitstellung von verdichteten Informationen (Auswertungen) als Entscheidungsgrundlage für das Management, z. B. bei Havarien,

Kostentransparenz und damit verbunden das Aufzeigen von Möglichkeiten der Kosteneinsparung, z. B. für Flächen, Reinigung, Energie,

hohe Verfügbarkeit und Werterhaltung der baulichen und technischen Anlagen durch planmäßige Instandhaltung bei überschaubarer Verwendung der Mittel,

Wertsteigerung der Bausubstanz durch gezielte Modernisierung,

Verbesserung der Nutzungsqualität der Immobilien und dadurch positiver Einfluss auf die Produktivität der Nutzer,

Bereitstellung korrekter Kennziffern, z. B. zur Nachhaltigkeit,

schnelle Reaktionsfähigkeit auf Anfragen zum Gebäude- und Anlagenbestand,

Unterstützung von Managemententscheidungen (durch aktuelle und verständliche Informationen),

Unterstützung von Werbe- und PR-Aktivitäten (z. B. Standortentwicklung) durch aktuelle FM-Daten,

genauere Wertermittlung des Anlagevermögens,

verursachergerechte Kostenzuordnung und Abrechnung,

Optimierung des Flächennutzens (Raumplanung und -optimierung, Belegungsplanung und effizientes Umzugsmanagement),

korrekte Kalkulation von Kosten,

präzise Mengenermittlung für Ausschreibungsunterlagen,

verkürzte und kostengünstigere Planung (z. B. Instandhaltungs- und Sanierungsarbeiten) und

höhere Verfügbarkeit und Nutzungsqualität der Immobilien.

2.3 FM vs. CAFM?

Der Versuch der formalen Beantwortung der Frage „FM vs. CAFM? erfordert den Blick in die DIN 32736 „Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen (NN 2000).

In Abb. 2.2 findet sich CAFM „nur" als ein Unterpunkt im Informationsmanagement , welches dem Technischen Gebäudemanagement zugeordnet ist . Allein aus der Parallelität der Auflistung innerhalb des Informationsmanagements, wie u. a. Gebäudeautomation , Brandmeldesystem/Zugangskontrolle, Telefon, Video und EDV, wird deutlich, dass mit der Zuordnung nur der Betrieb bzw. die Unterhaltung derartiger Systeme als Arbeits- bzw. Betriebsmittel zu verstehen ist. Es bedarf keiner besonderen Erläuterung, dass heute in einer FM-Organisation Telefon und EDV – und häufig eben auch CAFM – zum normalen Arbeitsmittel im Tagesgeschäft der verschiedensten FM-Bereiche gehören.

Abb. 2.2

Einordnung CAFM nach DIN 32736

Hieraus darf aber nicht die Schlussfolgerung gezogen werden, dass bewusst oder unbewusst fehlendes Facility Management durch CAFM ersetzt werden kann. Hierzu muss deutlich betont werden, dass allein der Kauf und die Einführung einer CAFM-Software sowie die aufwändige Erfassung von umfangreichen Bestandsdaten zwar mit Sicherheit erhebliche Kosten aber noch keinen erkennbaren Nutzen generieren.

Anders formuliert, CAFM benötigt eine stabile FM-Organisation mit gesicherten Prozessabläufen. Ob diese in einem FM-Betreiberkonzept festgeschrieben sind oder gestützt durch verschiedenste Organisations- bzw. Verfahrensanweisungen real gelebt werden, ist dabei nicht entscheidend.

Wichtig ist, dass diese Prozessabläufe beschreibbar sind und damit als verbindliche Vorlage für die Definition entsprechender Workflows im CAFM verwendet werden können.

Mit der aus dieser Vorgehensweise resultierenden klaren Zielvorgabe verliert CAFM das für viele Nutzer immer noch etwas mystische bzw. nicht fassbare Etwas. Mit der so unterstützten klaren Erwartungshaltung der zukünftigen potenziellen Nutzer wird CAFM ein integraler Bestandteil der jeweiligen unternehmerischen FM-Strategie .

Auch wenn der Anspruch eines komplexen FM den gesamten Lebenszyklus von Immobilien umfasst, im Mittelpunkt – weil der größte Kostenverursacher – wird stets die Betreiberphase stehen, d. h. der Zeitraum, in dem die Immobilien entsprechend ihrer Zweckbestimmung (Verwaltungsgebäude, Industrieimmobilie, vermietete Büroimmobilie usw.) im Ergebnis eines Facility Management optimale Bedingungen für das jeweilige Kerngeschäft bieten müssen. Dieser Umstand prägt in entscheidendem Maße die Art und den Umfang der erforderlichen Prozessunterstützung durch CAFM. Dies umfasst sowohl die notwendigen Funktionalitäten und die notwendigerweise zu erfassenden und zu pflegenden Bestandsdaten als auch die im Rahmen der Organisation einzusetzenden Informations- und Kommunikationstechnologien.

2.4 Historische Entwicklung

2.4.1 Die 60er und 70er Jahre – Mainframe, Minicomputer und primitive Anfänge

Computer Aided Facility Management hat sich im Rahmen der Entwicklung des Facility Management und aufbauend auf den technologischen Möglichkeiten im Rhythmus der Informationstechnologie entwickelt.

In den sechziger und siebziger Jahren des zwanzigsten Jahrhunderts wurde die Disziplin Facility Management noch nicht als solche bezeichnet. Was in einigen amerikanischen Großunternehmen als Facility Management betrieben wurde, wurde in wenigen Fällen durch „Mainframes " (Großcomputer) rudimentär mit Datenbanken und CAD -Grafiken unterstützt. Während es sich bei den Datenbanken ausschließlich um Individualprogrammierungen handelte, war bei CAD unter anderem bereits das heute noch verbreitete System CATIA im Einsatz.

In all diesen Fällen handelte es sich um primitive ad-hoc-Lösungen: Architektur-Grundrisspläne und Raumlisten. Von einem systematischen Vorgehen ist nichts bekannt.

Unter dem Begriff des „Facilities Planning " (Brauer 1992) wurden bereits in den 60er Jahren Methoden zum Entwurf und zur Bewertung von Gebäudegrundrissen bzw. Layouts entwickelt, wobei mathematische Verfahren der Operationsforschung (Operations Research ) verwendet wurden. Natürlich waren dies nur singuläre Anwendungen, auch blieben sie nur Großunternehmen vorbehalten, da Großrechnerressourcen extrem kostspielig waren (May et al. 2007a). Interessanterweise nimmt CAFM dort seinen Ausgangspunkt, wo sich heutige Systeme wieder stärker hin entwickeln (müssen) – bei der Automatisierung von FM-Prozessen.

Die nächste Generation, „Minicomputer " genannt, brachte in den 70er Jahren einen Quantensprung bei Preis und Leistungsfähigkeit sowie Vielseitigkeit. Besonders wirkte sich das bei CAD aus. Noch immer kostete ein CAD-Arbeitsplatz mehr als $ 100.000, doch begann damit der ernsthafte Einsatz auch in der Architektur und dem Bauingenieurwesen.

Außer einer etwas stärkeren Anwendung von CAD-Plänen auch im aufkommenden Facility Management spielten Minicomputer aber keine nennenswerte Rolle in der Entwicklung von CAFM.

2.4.2 Die 80er Jahre – Personal Computer, die entscheidende Innovation

1980 war das Jahr, in welchem der Begriff Facility Management geschaffen wurde. So wie es FM-Ansätze schon vorher gegeben hatte, gab es auch in der Informationstechnologie bereits in den 70er Jahren „Bastler-Lösungen, aus denen die Gattungsbezeichnung „Microcomputer stammt.

1982 schuf jedoch IBM mit seinem Personal Computer , dessen Abkürzung „PC" bald universell für die gesamte Gattung verwendet wurde und wird, den heute noch vorherrschenden Standard. Erst damit begann der Einsatz in Großbetrieben, wobei der Name IBM eine wichtige Rolle spielte. IBM hatte den PC von vornherein als ein offenes, persönliches Computersystem konzipiert. Er basierte auf Intel-Prozessoren und war in allen anderen Hardware-Komponenten erweiter- und veränderbar. Auf dem Betriebssystem MS-DOS von Microsoft, welches ebenfalls erweiterbar angelegt war, konnte Anwendungssoftware beliebiger Softwarehersteller ablaufen.

Mit der starken Verbreitung von PCs in den Unternehmen konnten Computerprogramme erstmals von einer Vielzahl von Mitarbeitern genutzt werden. Insbesondere Hilfsmittel für Bürotätigkeiten (Büroautomation) wie Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme verbreiteten sich schnell.

Wichtige Softwareprodukte – gerade auch für FM – waren in der MS-DOS-Zeit AutoCAD , welches rasch zur führenden CAD-Software wurde und diese Position bis heute (auch mit diversen Zusatzkomponenten und Erweiterungen) behaupten konnte, und dBase – das damals führende Datenbankmanagementsystem.

So konnten bereits einfache FM-Tätigkeiten unterstützt werden. Dies waren zumeist Speziallösungen für die jeweilige Organisation.

2.4.3 Die 90er Jahre – Microsoft als dominante IT-Plattform

Microsoft schaffte es schließlich in den 90er Jahren mit seinem ursprünglich auf MS-DOS basierenden Betriebssystem Windows zur dominierenden Plattform der Informationstechnologie schlechthin zu werden. Die Bedeutung von Microsoft Windows besteht insbesondere darin, dass es eine universelle Einsatzumgebung für Software fast jeder Art im Zusammenwirken mit fast beliebiger Hardware bietet. Schritt für Schritt eroberte Microsoft ausgehend von seinem Betriebssystem Windows fast alle anderen universellen Softwarebereiche, in denen ursprünglich andere Softwareunternehmen die Pioniere waren wie Office-, Netzwerk-, Server- und Internet-Software. In all diesen Softwarekategorien und einigen mehr hat Microsoft mit gezieltem marketinggetriebenem Vorgehen letztlich die Dominanz erreicht.

Natürlich gibt es weitere wichtige Softwareentwickler wie Apple, einen beachtlichen Anteil von Web-Servern auf Basis von Apache und eine signifikante „Open Source Software"-Bewegung rund um das Betriebssystem LINUX , welches im Grunde eine äußerst geschickt vermarktete Neuverpackung des langjährig bewährten UNIX Betriebssystem ist.

Und wie hat sich dabei CAFM-Software entwickelt? Kurz und bündig: völlig parallel. Es gab einige interessante CAFM-Entwicklungen auf UNIX-Basis. Auch basierend auf MS-DOS gab es schon vorher etliche eher einfache CAFM-Produkte. Doch kann man heute bereits sagen, dass Microsoft Windows und seine Derivate die Plattform für CAFM in jeder Hinsicht geworden sind und die Entwicklung und Verbreitung von Windows sehr eng mit der Entwicklung und Verbreitung von CAFM verbunden ist.

Fast alle heute weiter verbreiteten CAFM-Softwareprodukte und -Softwaretools nutzen Microsoft Windows als Betriebssystem, sowohl auf dem einzelnen Arbeitsplatz als auch im Netzwerk bzw. als Client/Server- oder multi-tier System.

Die 90er Jahre waren entscheidend für die Durchsetzung und Akzeptanz der CAFM-Technologie. Ursprünglich war die Entwicklung stark vom CAD-Markt beeinflusst. Später entwickelte sich ein klarer Trend zu datenbankbasierter CAFM-Software, die modular aufgebaut und zunehmend flexibler einsetzbar war.

2.4.4 CAFM-„Generationen"

Bisweilen lesen wir von „Generationen im Computer Aided Facility Management. Je nach Marketing-Eifer mancher Anbieter sind deren Softwarepakete heute in der zweiten, dritten oder gar siebten Generation! Wirklich hilfreich sind solche Schlagwörter auch in der historischen Kategorisierung kaum und zur Beurteilung der aktuellen Versionen der verschiedenen Softwareprogramme taugen sie ebenfalls nicht. Die Unterschiede liegen nicht in irgendwelchen „Generationen sondern in der konkreten Ausnutzung und Ausgestaltung der informationstechnologischen Möglichkeiten und Architektur durch die jeweilige Software.

2.4.5 Das 21. Jahrhundert – „The Web Changes Everything"

Abseits aller Hysterie – speziell jener der „New Economy – ist das „Web die Herausforderung und Entwicklungsrichtung des CAFM schlechthin.

Allerdings lässt sich in Deutschland, ähnlich wie in den frühen 90er Jahren, auch hier eine noch sehr unschlüssige Dynamik konstatieren. Noch zu Beginn des letzten Jahrzehnts waren CAFM-Softwarepakete oft eine widersprüchliche Mischung aus Komponenten, welche der Softwarehersteller schon für andere Einsatzzwecke vermarktet hatte, wie CAD- oder Instandhaltungssoftware und oberflächlich dazu gefügten Teilen. Dadurch entstand bisweilen der Eindruck, ein Softwareanbieter würde irgendeine Web-Komponente an seine CAFM-Software anstückeln nur um sagen zu können „ … wir sind auch im Internet!"

Erfreulich ist, dass führende CAFM-Softwareanbieter dazu übergegangen sind, ihre CAFM-Software auf Basis moderner Web-Technologien plattformunabhängig zu entwickeln. Zum Beispiel sind fast sämtliche heute auf dem US-Markt angebotenen CAFM-Softwareprodukte vollständig webbasiert.

Die Herausforderung für CAFM in der unmittelbaren Zukunft wird sein, nicht bloß Softwarepakete billig zu „verkaufen" sondern tatsächlich fundierte Unterstützung der FM-Arbeit zu leisten. Dabei können Erfahrungen mit Softwarepaketen für Einsatzbereiche wie CAD oder Textverarbeitung nur wenig Orientierung bieten, am ehesten können Erfahrungen mit integrierter Unternehmenssoftware wie Enterprise Resource Planning (ERP ) oder Workflow-Management eine Leitlinie für Anbieter, Anwender und Berater sein.

2.5 Zusammenfassung

Erfolgreiches FM wird heute mitbestimmt durch ein „maßgefertigtes" CAFM. Dabei stellt die jeweils konkrete FM-Aufgabe in Abhängigkeit vom Kerngeschäft und von der Größe sowie Komplexität der Facilities sehr differenzierte Anforderungen, an denen sich sowohl die FM-Organisation als auch die IT-Unterstützung mittels CAFM ausrichten. Allein der Kauf einer CAFM-Software garantiert noch keinen Erfolg. Ein effizientes CAFM-System ist u. a. geprägt durch:

eine geeignete Konzeption,u. a. mit einer Formulierung der Zielsetzung und einer Kosten-/Nutzensbetrachtung,

passende CAFM-Software für die angestrebte Prozessunterstützung,

eine Bestandsdokumentation mit dem notwendigen Datenumfang sowie

eine flexible Integration in die vorhandene IT-Umgebung.

Hinzu muss eine passende FM-Organisationsstruktur kommen, in die die Arbeit mit CAFM integriert ist.

Potenzielle Nutzer finden umfassende Unterstützung zum Thema CAFM in dem komplexen Richtlinienwerk der GEFMA.

Michael May (Hrsg.)CAFM-Handbuch3. Aufl. 2013. Korr. Nachdruck 2013IT im Facility Management erfolgreich einsetzen10.1007/978-3-642-30502-3_3© Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2013

3. Der CAFM-Markt

Michael May¹  , Joachim Hohmann²   und Marko Opić³  

(1)

HTW Berlin, FB2, Wilhelminenhofstraße 75 A, 12459 Berlin, Deutschland

(2)

Consultants Circle, Am Berg 15, 64625 Bensheim, Deutschland

(3)

VALTEQ makon GmbH, Neumeyerstraße 30, 90411 Nürnberg, Deutschland

Michael May (Korrespondenzautor)

Email: m.may@htw-berlin.de

Joachim Hohmann

Email: hohmann@consultants-circle.com

Marko Opić

Email: mopic@valteq.de

3.1 Entwicklung und Struktur des (CA)FM-Marktes

3.1.1 Historische Struktur des CAFM-Marktes

3.1.2 Anbieterstruktur des CAFM-Marktes

3.2 CAFM-Markt im deutschsprachigen Raum

3.2.1 CAFM in Deutschland

3.2.2 CAFM in Österreich

3.2.3 CAFM in der Schweiz

3.3 CAFM-Markt global

3.3.1 Überblick

3.3.2 EMEA (Europa, Naher Osten, Afrika)

3.3.3 Niederlande

3.3.4 Großbritannien (UK)

3.3.5 Skandinavien

3.3.6 USA und Kanada

3.3.7 Asien und Pazifik

3.4 Marktübersicht CAFM-Software

3.4.1 Historie der Marktübersicht

3.4.2 Aufgaben und Ziele

3.4.3 Grenzen

3.4.4 Einbindung der Marktübersicht in den CAFM-Einführungsprozess

3.4.5 Details aus der Auflage 2012

3.5 Zusammenfassung

Zusammenfassung

Eine Beschreibung und Strukturierung des originären Marktes für Facility-Management-Dienstleistungen ist sowohl für Deutschland als auch international schon wegen der nicht eindeutig festlegbaren Abgrenzung zu anderen Märkten (z. B. Projektentwicklung, Büromöbel, Medienversorgung, Industrie-Dienstleistungen) nur schwer möglich. Jedoch ist feststellbar, dass sich derzeit der FM-Anbietermarkt weltweit dynamisch entwickelt, da immer mehr Unternehmen dazu tendieren, Tätigkeiten, die nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehören, externen Spezialisten zu übertragen. Der Umfang dieser ausgelagerten Dienstleistungen (Outsourcing-Quote) beträgt dabei in Westeuropa ca. 50 %. Diese Entwicklung ist jährlich an Marktübersichten erkennbar, wie z. B. der Lünendonk®-Liste „Führende Facility-Service-Unternehmen in Deutschland" und dem IFMA Outsourcing Report. Dabei kann man feststellen, dass größere Anbieter von FM-Dienstleistungen immer größere Service Portfolios u. a. durch Firmen-Akquisitionen bilden und kleinere sich eher auf fachliche oder geographische Nischen spezialisieren.

3.1 Entwicklung und Struktur des (CA)FM-Marktes

Eine Beschreibung und Strukturierung des originären Marktes für Facility-Management-Dienstleistungen ist sowohl für Deutschland als auch international schon wegen der nicht eindeutig festlegbaren Abgrenzung zu anderen Märkten (z. B. Projektentwicklung, Büromöbel, Medienversorgung, Industrie-Dienstleistungen) nur schwer möglich. Jedoch ist feststellbar, dass sich derzeit der FM-Anbietermarkt weltweit dynamisch entwickelt, da immer mehr Unternehmen dazu tendieren, Tätigkeiten, die nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehören, externen Spezialisten zu übertragen. Der Umfang dieser ausgelagerten Dienstleistungen (Outsourcing-Quote) beträgt dabei in Westeuropa ca. 50 %. Diese Entwicklung ist jährlich an Marktübersichten erkennbar, wie z. B. der Lünendonk®-Liste „Führende Facility-Service-Unternehmen in Deutschland" und dem IFMA Outsourcing Report. Dabei kann man feststellen, dass größere Anbieter von FM-Dienstleistungen immer größere Service Portfolios u. a. durch Firmen-Akquisitionen bilden und kleinere sich eher auf fachliche oder geografische Nischen spezialisieren. Auffällig ist jedoch, dass nur wenige größere Dienstleister auch wirklich international und weltweit vertreten sind.

Da die FM-Anbieter kaum eine einheitliche Präferenz für CAFM-Software erkennen lassen („Wir nehmen das System, welches der Kunde möchte oder welches wir vor Jahren selbst entwickelt haben"), lässt sich aus der Struktur des FM-Anbietermarktes nicht ohne weiteres auf die Struktur des CAFM-Anbietermarktes schließen. Trotzdem soll im Folgenden ein Strukturierungsversuch zumindest für den deutschen CAFM-Anbietermarkt unternommen werden. Auf die teilweise sehr unterschiedlichen Marktstrukturen im Ausland wird in Abschn. 3.3 noch ausführlicher eingegangen.

3.1.1 Historische Struktur des CAFM-Marktes

Im deutschen Markt entstand die erste CAFM-Software zu Beginn der 90er Jahre durch Erweiterung von AEC-CAD-Systemen (AEC – Architecture, Engineering, Construction) um nichtgrafische Attribute, die in einer separaten Datenbank abgelegt wurden. Dabei konnte zwischen rein proprietärer CAFM-Software (CAD und Erweiterungen aus einer Hand), und gemischt proprietärer CAFM-Software (Standard-CAD, wie z. B. AutoCAD und proprietären Erweiterungen) unterschieden werden.

Die Idee der datenbankorientierten CAFM-Systeme kam etwa zur gleichen Zeit und beeinflusst durch den US CAFM-Markt nach Deutschland. Dabei werden die Gebäudedaten in einer strukturierten Standard-Datenbank abgelegt und gegebenenfalls durch ein einfaches Grafiksystem (z. B. MS-Visio) oder ein Standard-CAD-System (z. B. AutoCAD, MicroStation) visualisiert. Die Visualisierung erfolgt bei einigen Anbietern bereits direkt aus der Datenbank. Die dynamische Generierung von Grafiken aus der Datenbank zur Laufzeit hat sich aber in den letzten Jahren durch die Nutzung von intelligenten Viewern stark durchgesetzt, so dass die künstliche Trennung zwischen alphanumerischen und grafischen Daten weitgehend aufgehoben ist.

Sowohl kleinere innovative Software-Anbieter webbasierter integrierter CAFM-Systeme als auch etablierte CAFM-Software-Unternehmen, die ihre ursprünglich auf Client/Server-Architekturen basierenden Produkte auf Service Orientierte Architekturen (SOA) umgestellt haben, sind heute technologisch marktführend. Diese Produkte sind in den meisten Fällen auch mobil einsetzbar (z. B. auf PDAs und Tablet Computern) als auch als SaaS (Software as a Service) und in Cloud-Computing-Lösungen zu finden.

Eine interessante Entwicklung im CAFM besteht aktuell in der Entdeckung dieses Marktes durch ERP- und CAD-Weltmarktführer wie z. B. SAP und Autodesk mit FM-orientierten webbasierten Erweiterungen ihres klassischen Softwareangebots.

3.1.2 Anbieterstruktur des CAFM-Marktes

In den folgenden Abschnitten wird zwar auf den CAFM-Anbietermarkt detailliert eingehen, aber es werden keine Anbieter oder deren Produkte explizit genannt. Folgende Gründe waren dabei ausschlaggebend:

Bedingt durch die Dynamik des CAFM-Anbietermarktes weltweit und besonders in Deutschland wären Angaben schon kurz nach Drucklegung nicht mehr aktuell und damit möglicherweise irreführend.

Die Marktdynamik bringt es auch mit sich, dass früher eingeführte Produkte nicht mehr verkauft oder unterstützt werden, dass neue Produkte und Versionen unter anderen Bezeichnungen angeboten werden oder Anbieter fusionieren, übernommen werden oder vom Markt verschwinden.

Sowohl das Internet als auch die jährlich erscheinende CAFM-Marktübersicht (NN 2012b) liefern jeweils aktuellere Informationen zu konkreten Produkten, als das ein Fachbuch leisten könnte.

Die Selbstverpflichtung der Autoren zur Neutralität als auch juristische Überlegungen legen es nahe, nicht auf einzelne CAFM-Anbieter und deren Produkte näher einzugehen.

Der CAFM-Markt in Deutschland hat nach vorsichtigen Schätzungen des GEFMA-Arbeitskreises CAFM (u. a. durch Auswertung aktueller Marktübersichten und des elektronischen Bundesanzeigers) im Jahr 2011 ein Volumen von über 100 Mio. € erreicht. Dieses umfasst den Markt für Softwarelizenzen und softwarebezogene Dienstleistungen wie Schulung, Installation und Wartung. Der zugehörige Markt für CAFM-bezogene Beratungsleistungen dürfte sich mindestens in der gleichen Größenordnung bewegen, wobei er sich je zur Hälfte auf herstellerbezogene Beratungsleistungen und herstellerunabhängige Beratung aufteilt. Die einschlägigen Marktübersichten nennen ca. 50 Anbieter von CAFM-Software in Deutschland, weltweit sind es über 100.

Auf die zehn größten CAFM-Anbieter entfallen dabei zusammen ca. 60 % des Marktvolumens in Deutschland. Die restlichen ca. 40 Unternehmen teilen sich einen Markt von ca. 40 Mio. €. Dies hat zur Folge, dass der überwiegende Teil der deutschen CAFM-Anbieter aus Kleinst- und Kleinfirmen besteht. Lediglich internationale Anbieter und die Spitzengruppe der deutschen CAFM-Softwarehersteller erreichen die Größe von mittelständischen Softwarehäusern und nennenswerte Installationszahlen.

Trotzdem müssen hier die Relationen zum ERP -Markt realistisch gesehen werden, in dem z. B. SAP mit einzelnen Kunden bereits mehr als 100 Mio. € Umsatz pro Jahr erzielt.

Die Prognosen zum Marktwachstum für CAFM in Deutschland liegen im unteren zweistelligen Prozentbereich pro Jahr. Wie viele CAFM-Systeme aber wirklich praktisch eingesetzt sind und eine nicht nur auf wenige Spezialisten beschränkte Verbreitung erfahren haben, konnte bisher nicht zuverlässig erhoben werden.

Die seit über 10 Jahren häufig vorhergesagte große Marktbereinigung mit ca. fünf dann noch überlebenden Anbietern in Deutschland ist bisher ausgeblieben. Vielmehr verloren frühere Marktführer sogar Marktanteile im Neugeschäft, ohne dass deren Position eindeutig von anderen Anbietern übernommen wurde. Auch kamen immer wieder neue oder bisher unbekannte Anbieter aus dem In- und Ausland auf den Markt, welche die Zahl der zwischenzeitlich ausgeschiedenen Marktteilnehmer überkompensierten. Dabei kann zwischen folgenden Anbietertypen von CAFM-Software am deutschsprachigen Markt unterschieden werden:

etablierte CAFM-Vollsortimenter

kleine innovative und häufig spezialisierte Nischenanbieter

Software-Weltmarktführer aus benachbarten Marktsegmenten (ERP, CAD) und deren OEM- oder Lösungspartner

große IT Service-Anbieter zur Abrundung von deren Lösungsportfolio

Software-Manufakturen, die auf Basis ihrer eigenen universell einsetzbaren Entwicklungsplattform auch eine CAFM-Lösung anbieten

Für die zukünftige Struktur des CAFM-Marktes lassen sich die Entwicklungen nur bedingt vorhersagen. Am wahrscheinlichsten erscheint aus heutiger Sicht, dass vermehrt große integrierte Systeme meist auf Basis von ERP-Systemen entstehen, die mit einer einheitlichen Datenbank auskommen. Und die Nutzung sämtlicher aktuellen IT-Trends (vgl. auch Kap. 17) wie z. B. „Mobile Computing, „Virtualisierung, „Internet of Things, „Building Information Modeling, „Green IT wird auch im „klassischen CAFM wettbewerbsbestimmend sein.

3.2 CAFM-Markt im deutschsprachigen Raum

3.2.1 CAFM in Deutschland

In Deutschland reicht die Entwicklung des Computer Aided Facility Management (CAFM) bis zum Beginn der 90er Jahre zurück. CAFM-Systeme bewähren sich heute zunehmend als leistungsfähige Informationswerkzeuge zur Abbildung, Auswertung und Steuerung von FM-Strukturen und -Prozessen sowie zur Dokumentation von Compliance.

Das Interesse an CAFM ist seither kontinuierlich gewachsen. In Deutschland wird das Thema „IT im Facility Management" maßgeblich vom Arbeitskreis CAFM der GEFMA sowohl wissenschaftlich als auch praxisorientiert vorangetrieben. Daneben bemüht sich auch ein Zusammenschluss von CAFM-Anbietern, der CAFM-Ring, das Thema weiterzuentwickeln.

Das richtige Vorgehen ist auch bei der Einführung und Nutzung von IT-Werkzeugen zur Unterstützung des FM der Schlüssel zum Erfolg. Die Leistungsfähigkeit der CAFM-Software ist heute bereits beachtlich. Immer noch unklar ist hingegen, was ein CAFM-System eigentlich ist, was es leisten kann oder sollte. Gründe hierfür sind die fehlende Markttransparenz und die Vielfalt des Angebots. Die Umsätze der CAFM-Branche in Deutschland sind trotzdem im Vergleich z. B. zu denen in USA noch bescheiden. Auch ist eine zunehmende Aktivität der Marktführer verwandter Softwarebereiche wie ERP und CAD sowie großer IT-Dienstleister festzustellen.

Die Anzahl der angebotenen CAFM-Softwaresysteme hat sich seit Beginn der 90er Jahre bis heute auf über 50 erhöht. Dabei haben sich Unternehmen herauskristallisiert, die eine größere Zahl von Installationen auf sich vereinen. Selbst Experten gelingt die Schätzung der Zahl aktiver Installationen „klassischer" CAFM-Systeme mit einer größeren Anzahl (hier >10) von Benutzern nicht zuverlässig. Dies hängt mit einer ganzen Reihe von für den deutschen CAFM-Markt typischen Eigenheiten zusammen:

Die von vielen Herstellern genannten Installationszahlen sind marketinggeprägt und auf Grund unterschiedlicher Definitionen kaum vergleichbar.

Auch die z. B. im elektronischen Bundesanzeiger überprüfbaren Umsatzzahlen sind wenig aussagekräftig, u. a. wegen abweichender Geschäftsjahre, nicht vorhandener Segmentberichterstattung, fehlender Unterscheidung von Erlösarten oder Unklarheiten über Geschäfte mit verbundenen Unternehmen.

CAFM-Projekte unterliegen häufiger als bei anderer Anwendungssoftware großer Zurückhaltung bei der Veröffentlichung von Details.

Eine Differenzierung nach Neugeschäft, Bestandskundengeschäft, Lizenzen, Individual-Programmierung, Customizing, Prozessberatung, Datenerhebung, Schulung usw. ist kaum möglich.

Für den noch relativ jungen CAFM-Markt gibt es bereits ein umfangreiches Ablösegeschäft, welches sich dabei eher auf schon längere Zeit angebotene Systeme bezieht.

Viele in Verkaufsstatistiken erfasste Systeme sind entweder nie zum praktischen Einsatz gekommen oder bereits abgeschaltet bzw. durch andere ersetzt.

Zu den Vorreitern beim CAFM-Einsatz zählen Banken und Versicherungen aber auch Groß- und Mittelstandsunternehmen der Fertigungsindustrie. Wachsender Bedarf zeigt sich u. a. im öffentlichen Bereich, bei Handelsketten, Krankenhäusern, Versorgungsunternehmen, Wohnungsverwaltungen, Flughäfen aber auch in mittleren bis kleinen Unternehmen.

Inzwischen gibt es erfolgreiche Projekte in unterschiedlichen Branchen (vgl. May 2006a; May et al. 2007b sowie die Kap. 18–23 Obwohl sich die Ausbildungssituation im (CA)FM in den letzten Jahren verbessert hat, ist der CAFM-Experte, der sowohl die FM-Prozesse versteht als auch grundlegende IT-Kenntnisse besitzt, immer noch relativ rar.

Häufig ist unklar, wie an eine erfolgreiche CAFM-Einführung heranzugehen ist und wie sich die Wirtschaftlichkeit abschätzen bzw. nachweisen lässt. Es sind inzwischen Methoden verfügbar, um z. B. die Treiber einer CAFM-Einführung identifizieren und priorisieren oder auch den ROI einer CAFM-Lösung abschätzen zu können (vgl. Kap. 6). Eine Zeitspanne von typischerweise ca. zwei bis drei Jahren für die Amortisation der Investitionen in CAFM ist in der Anwendungssoftwarebranche durchaus ein Spitzenwert.

Ein Hemmnis sind die meist zu langen Einführungszeiten von CAFM. Dies liegt nicht immer nur am fehlenden Know-how sondern am deutschen Hang zur Perfektion und der fehlenden Priorisierung für Aktivitäten außerhalb des Kerngeschäfts vieler Organisationen.

Wenn Projekte scheitern, liegt es fast immer an den beteiligten Personen oder den nicht vorhandenen Daten und nur selten an den verfügbaren Technologien und Systemen.

Als große Hilfe zur Verbesserung der Markttransparenz in Deutschland hat sich das CAFM-Zertifikat nach der GEFMA Richtlinie 444 erwiesen (vgl. Abschn. 14.5), welches vom CAFM-Arbeitskreis der GEFMA im Jahr 2010 veröffentlicht wurde. Dieses Zertifikat bescheinigt den geprüften Softwareprodukten die Erfüllung allgemeingültiger Funktionseigenschaften, welche in derzeit 12 fachlich orientierte Prüfkataloge unterteilt sind. Die GEFMA konnte 2012 bereits ca. 20 zertifizierte bzw. rezertifizierte CAFM-Softwareprodukte in- und ausländischer Hersteller auf ihrer Homepage nennen. Interessierten CAFM-Nutzern erlaubt das Zertifikat eine erste Vorselektion von potenziell in Frage kommenden Softwareprodukten und die Anbieter müssen nicht jede Grundfunktion ihrer Software bei jedem Interessenten detailliert erläutern. Zwischenzeitlich wird in vielen Ausschreibungen das GEFMA Zertifikat als ein Mindestkriterium für die Teilnahme genannt.

Trends und Perspektiven

CAFM wird zunehmend zur unverzichtbaren Standardtechnologie, um FM als strategisches Unternehmenskonzept erfolgreich implementieren zu können. Die Entwicklung von Vorgehensmodellen und Leitfäden helfen Unternehmen, die CAFM-Einführung kompetent vorzubereiten und zu begleiten. Die Erkenntnis setzt sich durch, dass die Einführung von CAFM ohne eine parallele Schaffung geeigneter FM-Strukturen und -Organisationsformen sowie ohne eine enge Einbeziehung der jeweiligen IT-Abteilung wenig Erfolg versprechend ist.

CAFM-Systeme entwickeln sich zunehmend zu prozessorientierten Integrationsplattformen auf der Basis modernster Softwarearchitekturen und -technologien wie z. B. serviceorientierter Architekturen (SOA) und Web-Services. Dabei wird sich ein Wandel weg vom reinen Informationssystem hin zum Beratungs-, Simulations- und Optimierungswerkzeug sowie Wissensmanagement- und Dokumentations-System vollziehen (müssen).

Handlungsbedarf besteht bei der Standardisierung von Schnittstellen und Daten. CAFM-Systeme müssen „austauschbar" werden, denn der eigentliche Wert einer CAFM-Lösung besteht in den FM-Daten. Erste Ansätze dazu finden sich im deutschen IFC-basierten CAFM-Connect und dem internationalen OSCRE Standard. Neuartige Methoden der Bestandsdatenerfassung sind bereits Realität.

Da sich die CAFM-Systeme der neuen Web- und Service-basierten Generation immer stärker ähneln, entscheiden Service und die Kosten maßgeblich über den Einsatz einer Lösung. Als relativ junge Entwicklung wird sich das Outsourcing von CAFM als Dienstleistung (SaaS – Software as a Service) etablieren und insbesondere für mittelständische Unternehmen eine kostengünstige Alternative bieten. Mobile Technologien erobern immer mehr FM-Bereiche. Die Welt der ist auch hier nicht aufzuhalten.

Diese vielfältigen Entwicklungen werden den Stellenwert des CAFM innerhalb von FM-Organisationen deutlich erhöhen. Gleichzeitig erhöht sich damit auch die Stellung des Facility Management und des Facility Managers im Unternehmen. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, muss CAFM nicht nur in der Lehre stärker als bisher integriert, sondern auch auf Unternehmensebene mit seinem Wertschöpfungspotenzial besser bekannt gemacht werden.

3.2.2 CAFM in Österreich

Innerhalb der österreichischen FM-Branche ist CAFM populär. Häufig werden aber nur FM-Teilbereiche mit CAFM-Systemen unterstützt. Nach wie vor gibt es Systeme für kaufmännische und technische Belange, die nicht miteinander verbunden sind. Bei Unternehmen, die nicht zur FM-Branche gehören, ist CAFM bei ca. einem Viertel der Unternehmen als populär zu bezeichnen. CAFM spielt hier eine unbedeutende Rolle in der strategischen IT-Planung. Immobilienmanagementunternehmen interessieren sich für CAFM, weil sie dort