DOCUMENTOS E IMPRESOS BASICOS EN UNA AGENCIA DE VIAJE

La agencia de viaje necesita para su gestin comercial y administrativa una gran variedad de documentos e impresos de carcter esencialmente informativo, segn el uso a que estn destinados, estos documentos se clasifican en externos e internos.

1. DOCUMENTOS E IMPRESOS INTERNOS Es aquel material que la agencia de viajes utiliza para su gestin interna; en el suelen reflejar datos confidenciales de la gestin y venta de los servicios tursticos, como comisiones, beneficios o caracterstica de los clientes. (No est a disposicin del cliente)

1. IMPRESOS TCNICOS A. HOJA DE RESERVA S e utiliza para recoger los primeros datos de una peticin de viajes, lo importante de este documento son los datos que en l se detallan. Datos personales: nombre, direccin, telfono. Destino o producto por el cual se interesa. Nmero de personas que van a viajar. Datos especiales de los viajeros que puedan afectar al precio del viaje ( edad ,residencia, etc.) Todos los datos relativos al servicio que se solicita: fecha de salida y regreso, medio de transporte que se va a utilizar, categora y tipo de hotel.

B. EXPEDIENTE DE SERVICIO En l se especifican todo los datos relativos a la venta, desde la persona que la efecta, hasta el pago a proveedores, sin olvidar la descripcin de los servicios contratados.

CARACTERISTICAS DEL EXPEDIENTE

 Formato: no existen Normas establecidas al modelo Del expediente, los uso ms comn son los tipo A 4, carpeta y sobre. El contenido: generalmente es comn, se detallan todo los datos necesarios para el control de la venta. La numeracin: llevan impreso una numeracin, tambin llamada referencia, Este nmero de referencia se anota en toda la documentacin relativa al servicio detallado en el expediente y suele servir para el posterior archivo Del mismo. La apertura de un expediente suele llevar implcito el cobro de un deposito al cliente, o lo que es lo mismo, el comienzo de una venta.

NORMAS PARA RELLENAR EXPEDIENTES

Nombre: direccin y telfono del cliente, stos apuntes pueden servir tanto para las apertura de la ficha del cliente, como para localizar al mismo en caso de algn cambio en los servicios solicitados8 cambio de hora de vuelo o cancelacin del mismo) Detalles de la reserva, hay que hacer constar el servicio solicitado con sus caractersticas (categora, situacin, itinerario) y precio. Valoracin del servicio, tiene que indicar el precio bruto y/o el beneficio. Fechas y forma de cobro y pago. Datos adicionales como bonificaciones a clientes, gastos por cobro con tarjeta de crdito y otros.

RECORRIDO DEL EXPEDIENTE DE SERVICIOS

El recorrido del expediente comienza cuando el cliente solicita la confirmacin de los servicios y entrega a la agencia un depsito como garanta. En este momento el agente de viajes anotara todos los datos del cliente y de la peticin de servicios.

Una vez que el proveedor enva la confirmacin de los precios, se anotan todo los detalles relativos a la prestacin, as como su valoracin.

 Con la entrega de la documentacin y el cobro final al cliente, el expediente se encuentra listo para ser archivado en la espera de la factura del proveedor.

Cuando llega la factura se comprueba con la valoracin del expediente que todo los datos econmicos son correctos y, si es as, se pasa al departamento de pagos de la agencia.

Al proceder al pago, se anotaran todos los datos contables en el expediente: fecha y forma de pago, beneficio final, etc.

Al pagar los servicios, el expediente queda cerrado y listo para archivar.

C. FICHAS DEL CLIENTE Existen dos modelos diferentes, de un cliente particular o de una empresa a la que la agencia presta sus servicios, lo cual generan un banco de datos atreves del cual se creara un mailing de clientes potenciales o reales. a) FICHA DE CIENTE PARTICULAR Los datos pueden provenir de la hoja de reserva o del expediente de servicios, y suelen ser.

Nombre, direccin y telfono del cliente. Nmero del documento nacional de identidad. Profesin y categora profesional. Fecha de nacimiento, nacionalidad y estado civil. Aficiones y motivos del viaje. Viajes ya realizados. Persona/s con las que suele viajar.

 poca en a que habitualmente viaja. Nivel presupuestario para su viaje. Observaciones: si es un cliente muy exigente, si le gusta hospedarse en hoteles de cuatro estrellas, la forma en que suele pagar, etc.

b) FICHA DE CLIENTE-EMPRESA

Recoge todo los datos relativos a aquellas empresas a la que la agencia presta sus servicios.

Denominacin y/o razn social de la empresa. Domicilio social, telfono, fax. Actividad a la que se dedica. Datos fiscales. CIF/NIF.

Datos contables: forma de pagos (tarjetas de crdito, bancos, efectivo, pagare, telones), fechas de pago y facturacin, requisitos de facturacin.

Nombres de las personas que viajan por cuenta de la empresa y categora profesional. Normativa empresarial. Preferencias de estas personas a la hora de viajar. Documentacin personal de los viajeros (documentos nacionales de identidad y nacionalidad). Persona encargada de la peticin de servicios a la agencia de viajes. Persona encargada en el rea contable. Produccin y rentabilidad de la empresa.

2. IMPRESOS CONTABLES

Los impresos contables usados en una agencia de viajes tienen el mismo formato que los empleados en cualquier otra empresa.

Facturas de IVA emitido (IVA de la comisin en las gestiones de intermediacin). Recibo para cambio de divisas (en aquellas agencias en las que se cambian monedas) Recibos de cobros/bonos en efectivos, con original y dos copias, para la caja y expediente Albaranes de prestacin de servicios, suelen usar para las ventas realizadas a aquellas empresas que nos piden facturacin quincenal o mensual. Facturas numeradas/ notas de abono numeradas. Diarios de caja y bancos Libros contables. Balances.

3. DOCUMENTOS DE CONTROL

Debido a la gran cantidad de documentos que se generan en la gestin, interna como externa de una agencia de viajes, es necesario tener un control en la que se encuentra y poder recuperarlos. Los documentos de control ms frecuente son:

Registro de expedientes Registro de facturas. Registro de existencias de billetajes en general ( avin, tren) Registro de salidas y llegadas de clientes.

2. DOCUMENTOS DE IMPRESOS EXTERNOS

Son aquellos documentos de carcter informativo y comunicativo, la agencia ha de poner especial cuidado en su diseo, pues va transmitir su imagen de empresa. Estos documentos especifican los servicios solicitados y las condiciones de contratacin.

1. EL BONO O VOUCHER

Podemos definir como un documento de carcter informativo emitido por las agencias de viajes contra un proveedor, en el que se le pide la presentacin de determinados servicios

a) COMPOSICION Est compuesto por original y tres copias Original: se entrega al cliente para que este se lo entregue al proveedor del servicio.

A) Datos que deben figurar Son:

Nombre de la agencia, direccin telfono, fax y cdigo de identificacin. Nombre direccin y telfono del proveedor de los servicios Numero d expediente o referencia de la reserva Logotipo de la agencia Nombre, apellidos del cliente a nombre del cual se contrataran los servicios y nmero de personas cubiertas por el bono Detalle de los servicios contratados Sello de la agencia, firma del agente que emite el bono y fecha de emisin del mismo Persona o entidad que nos confirma la reserva

 Localizador o referencia de confirmacin Responsable de pagos de los servicios ante el proveedor B) Normas para emisin

No se debe olvidar que un error en la emisin puede acarrear problemas en presentacin de servicio al cliente y reclamaciones a la agencia. Para eso se tiene las siguientes pautas

Emitir un solo bono por cada proveedor de servicios

Emitir un solo bono por cada servicio que se presta.

Cuando los idiomas de las reservas de servicio no coincidan con el proveedor, el bono debe emitirse en dos idiomas

Detallar con mayor claridad los servicios contratados: tipo, fecha, presentacin.

Valorar el bono correctamente.

Si la emisin del bono es manual o ya sea mecanizada, este no debe llevar ninguna tachadura

C) Tipos de bonos

1.- Bono de servicios.- Informa al cliente de los servicios contratados y por otra parte e pone al tanto al proveedor de los servicios que se van a presentar y con cargo a quien ha de prestarlos.

En el bono de la figura, se puso un ejemplo en el que informa al Hotel las Gandolas y al Sr. Fuentes, de que Viajes Vida a reservado una habitacin triple del 22 de diciembre al 30 de diciembre, en rgimen de media pensin.

La reserva a sido confirmado por un empleado de hotel llamado Cesar y se le ha enviado un fax como referencia de confirmacin. El agente de Viajes Vida responsable de la venta a sido Sergio G.

Entonces:

El importante bruto de los servicios abonados por el cliente asciende a 111.280pesetas

El importante neto ser pagado pagadero por Viajes Vida

2.- Bono Deposito.- Este bono mantiene su valor informativo, pero su valor contable cambia. En la emisin de este tipo de bono es importante especificar con claridad el valor total del mismo.

En la figura anterior el bono mantiene los datos informativos de la reserva, pero cambia su valor contable, en este caso de figura mostrada, el bono cubre la presentacin de servicios al cliente por importe bruto de 150.000 pesetas. Si una vez prestados los servicios, el costo de los mismos es superior a ese depsito. El Hotel las Gndolas ha de cobrar al Sr. Fuentes la diferencia.

La factura del proveedor a la agencia no podr ser superior a la valoracin expresada en el bono menos la comisin que corresponda.

3.- Bono full-credit.- Este bono cubre todos los servicios solicitados por el cliente.

Al ser un bono el cual el importe de los servicios prestados se cobrara despus de la presentacin de la misma, es importante respaldar si el cliente est respaldado por una empresa o por una tarjeta de crdito. Tambin que el cliente firme la factura prestatario de los servicios.

El bono de la siguiente figura mantiene los datos informativos incluidos en la figura anterior, pero cambia su valor econmico. En estos casos la factura del proveedor a la agencia debe ir acompaada de la facturas de los servicios extras prestados al mismo.

4.- Bono de Prestacin o Bono de Reserva.- Es el bono que se emite sin valor contable, pero si con valor informativo. Se usa para aquellas reservas en las que el proveedor no admite a pago posterior por parte de la agencia de los servicios solicitados por el cliente. Como se muestra en la figura.

En este bono es importante especificar la ausencia de valor contable, eximiendo a la agencia de responsabilidades de pago al proveedor.

La emisin de un bono de servicios para este tipo de reserva en pago directo es incorrecto, como se ha visto anteriormente, el bono implica un valor contable que en este caso desaparece, manteniendo solo el valor acreditativo de la reserva efectuada en nombre del cliente.

Por lo tanto convendra que la agencia diera otra solucin a este tipo de reservas, por ejemplo enviando un prepago al proveedor de servicio antes de la prestacin del mismo o entregando al cliente una carta con membrete de la agencia en las que se especifique los detalles de la reserva, como se muestra en la figura.

D) Recorrido interno y externo del bono.- El recorrido del bono a partir del momento de creacin por parte de la agencia de viajes es el siguiente:

La agencia entrega al cliente el original para el proveedor y la copia para el. En caso de que el cliente no pueda recoger su bono se le puede enviar por correo o fax.

El cliente entrega al proveedor el original del bono solicitando la prestacin de servicios.

 Ya prestado los servicios, el proveedor enva a la agencia la factura de los mismos junto con el original del bono.

La agencia comprueba la factura y el original del bono con los datos anotados en el expediente y las copias conservadas por la agencia

Si todo es correcto. La agencia proceder la pago de la factura y archivar el bono junto con el expediente.

4.3.- Materia diverso

Dentro de este apartado se van a enumerar una serie de documentos necesarios en una agencia de viajes:

Material propio de correspondencia: papel de cartas, sobres de diversos tamaos y hojas tamao DIN A-4.

Tarjetas de visita.

Tarjetas con Nuestros mejores saludos para acompaar documentaciones.

Tarjetas o cuartillas para dar informacin de horarios, notas, etc.

Hojas para envi de fax.

4.4 .- Documentacin editados por lo proveedores de servicio

De uso tanto interno como externo es el material que envan los proveedores gratuitamente a la agencia de viajes para emisin o control.

Los documentos utilizados para la emisin son casi siempre de uso externo en las que suelen ser los bonos, el billete y las plizas de seguro.

Los documentos de control interno, son las partes de ventas de la compaa transportistas y las hojas de confirmacin y anulacin.

Departamento comercial o de marketing. Se encarga tanto de la promocin del producto, como de la investigacin de mercado para determinar el producto que se va a confeccionar. Realiza las siguientes tareas:

o o o o o

Confeccin de catlogos. Determinacin y eleccin de los medios publicitarios necesarios para dar a conocer tanto el producto como la agencia. Elaboracin de campaas promocionales. Formacin de los vendedores. Control de calidad del producto.

Visita
Reconocimiento, examen o inspeccin de un lugar incluido en un itinerario. La visita conformara cada una de las paradas que permite una ruta. Ver tambin: itinerario, ruta, gua local, radial Fuente: Rutas e itineratios tursticos, de Gmez y G.-Quijano

ruta
1. Itinerario cuya salida y llegada no coinciden en el mismo lugar. Fuente: Rutas e itineratios tursticos, de Gmez y G.-Quijano 2. Tipo de intinerario que tiene como objetivo dar a conocer un determinado espacio en forma de visitas de corta duracin y enlazar enclaves relativamente cercanos con el fin de producir una sinergia entre ellos. Ver tambin: itinerario, circuito, radial Fuente: Manual de geografa turstica, de Calabuig y Ministral

circuito
1. Es el conjunto de vas y visitas que se enlazan, constituyendo un itinerario cerrado, que nace y muere en idntico lugar. Fuente: Rutas e itineratios tursticos, de Gmez y G.-Quijano 2. Ruta organizada por una empresa turstica especializada. Adems de tener perfectamente definido el itinerario, incluye el alojamiento y la alimentacin durante todo el recorrido, todo ello a un precio estipulado que sirve para comprar el conjunto de los servicios. Ver tambin: itinerario, ruta, radial Fuente: Manual de geografa turstica, de Calabuig y Ministral

radial
f. Excursin desde el lugar de estancia a puntos fuera del casco urbano y habitualmente de corta duracin (media o una jornada). Se utiliza como adjetivo y como nombre. Sinnimo(s): Excursin radial