El OFICIO y la SOLICITUD

Caractersticas

EL OFICIO es un documento protocolar de carcter oficial que se utiliza en los organismos del sector pblico y en instituciones privadas.
En todos los casos, el que remite es una persona jurdica, mientras que el destinatario puede ser una persona natural o jurdica. Suele estar firmado por el mximo representante legal de la institucin o por los jefes de la misma.

Caractersticas generales del oficio

Debe estar correctamente redactado. Se puede usar papel membretado o no. Debe poseer un cdigo o numeracin correlativo para que facilite su archivo. Pertenece a la comunicacin oficial. Puede ser firmado por una o ms personas. Cuando es de algn club o comit, generalmente lo firman varias personas. Se enva en un sobre cerrado que tiene impreso el nmero del oficio, datos del destinatario (trato, nombre y cargo) y la direccin del mismo. Ejemplo:

Oficio N 035-INC-D/06 Seor: Jorge Lpez Loyola, Gerente General de Editorial Chan Chan. Av. Arenales 1486, Lima Jess Mara Presente

Clases de oficio
Oficio simple Oficio mltiple Oficio de transcripcin

Oficio simple
Se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente, en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales y deportivas

Oficio mltiple
Se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios. Por esta razn, el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. Los oficios mltiples generalmente son verticaldescendentes y horizontal. Es decir, van dirigidos a subordinados o a jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. Se usa para emitir rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias e informaciones a diferentes oficinas y despachos, simultneamente.

Oficio de transcripcin
Oficio que sirve para transcribir el contenido de otro documento, tal como se da en el original, ntegramente, sin ninguna alteracin. Todo el texto o prrafos transcritos deben ir entre comillas y ser fiel al original.
A travs de este tipo de oficio se transcriben resoluciones, acuerdos, circulares, directivas u otros textos de inters. El trato de relacin que se cumple por medio de este documento es de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera de una entidad.

Secciones del oficio de transcripcin:

Frmula de apertura. Se usa, por ejemplo, la siguiente:
Se ha expedido la siguiente resolucin directoral regional que dice: Transcripcin propiamente dicha. Brinda en forma literal el documento o fragmento que se ha anunciado. Prrafo de cierre. Suele contener las motivaciones que impulsan a realizar la transcripcin. Frmula ms usada: Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y dems fines.

Partes del oficio

Lugar y fecha. Se anota el lugar desde donde se enva, el da, el mes y el ao en curso: Chiclayo, 15 de noviembre del 2006 Numeracin. Se escribe la palabra OFICIO con mayscula, seguido del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin de la sigla de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una lnea oblicua y el ao en curso. Ejemplo: OFICIO N 142/APAFA-SJ/06

Partes del oficio

Destinatario. Aqu se escribe el trato, nombre, apellidos completos y cargo de la persona destinataria, as como se hace mencin del lugar en donde est la sede de la institucin en la que se ejerce tal cargo. Ejemplo:
Seor: Dr. Guillermo Guerra Cruz, Rector de la Universidad Privada Antenor Orrego. Trujillo.

Cuando el destinatario ejerce un cargo en forma interina, se hace notar tal eventualidad, incluyendo en la denominacin de tal cargo, entre parntesis, la letra e, (e) , de encargado. Ejemplo:
Seor: RGER PATIO CASTILLO, Jefe (e) de la Gerencia de Desarrollo de MINSA. CIUDAD

Cuando el oficio no est dirigido a una persona sino a una institucin o empresa, el tratamiento del destinatario debe hacerse en plural (Seores). Ejemplo:

Seores Universidad Nacional de Pasco Daniel Alcides Carrin. Apartado Postal 654. CERRO DE PASCO

Si la sede de la institucin a que pertenece el destinatario se halla en la misma localidad donde presta servicios el remitente, se usa, indistintamente, PRESENTE o CIUDAD. Ejemplos:
Seor: CARLOS TAPIA CALDERN, Jefe de Operaciones de SENATI. PRESENTE _______________________________________________________________

Seor
CARLOS TAPIA CALDERN, Jefe de Operaciones de SENATI. CIUDAD

Partes del oficio

Asunto. Aqu se escribe con mayscula la palabra ASUNTO, seguido de dos puntos. Luego, en resumen, se indica con claridad el tema, que ser explicado en el cuerpo del oficio. Ejemplo: ASUNTO: Invitacin a la juramentacin del nuevo alcalde de la ciudad.

Partes del oficio

Referencia. Se usa slo cuando se necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto.

En algunos casos se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

REFERENCIA: Oficio N 142/2006-DRE-LA LIBERTAD

Partes del oficio

Cuerpo o texto. En esta parte, la ms importante, se da a conocer el mensaje en forma clara y precisa. Suele iniciarse con expresiones como:
Tengo el agrado de comunicarle Cumplo con poner en su conocimiento Tengo el honor de dirigirme a usted Me es muy grato comunicarle Por la presente

De mi mayor consideracin

Otras frmulas de apertura.

En algunas directivas internas de organismos estatales se mencionan dos frmulas de apertura:

Tengo el honor, cuando el oficio es dirigido a un superior.

Y Tengo el agrado, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarqua.

Partes del oficio

Despedida. Aqu se muestra amabilidad, cortesa. Se utilizan expresiones conocidas como:
Hago propicia la ocasin para expresarle los sentimientos de mi especial consideracin. Atentamente.

Partes del oficio

Firma y posfirma.
La firma es la escritura de la rbrica a mano. La posfirma es la colocacin del nombre y apellidos de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo si lo hay. _______________________ Enrique Cabrera Loyola

Jefe RR. PP. Municipalidad de Trujillo

Partes del oficio

Iniciales. Al igual que en el memorndum, se colocan las iniciales del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas:

ECL/msa

Partes del oficio

Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, programas, tarjetas, folletos, etc.:
ANEXO: -Un programa completo (8 hojas) - 10 entradas (invitaciones de honor).

Partes del oficio

Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples, porque aqu se mencionan a las personas y/o dependencias a quienes va dirigido el oficio:
DISTRIBUCIN:

-Jefes de Departamento.
-Diarios de circulacin local.

LA SOLICITUD
Caractersticas. Estructura.

La solicitud es un documento que una persona dirige a otra que ostenta un cargo o una funcin pblica o privada, para pedir el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.
Toda solicitud debe escribirse con una copia simple, la misma que le servir al recurrente como constancia para reclamos posteriores o para agilizar y exigir respuestas inmediatas.

Consta de las siguientes partes:

Sumilla. Destinatario. Datos personales del solicitante. Cuerpo o texto. Prrafo de cierre o final. Lugar y fecha. Firma del remitente.

Sumilla
Va en el margen superior derecho. Se escribe la palabra SOLICITA seguido de una sntesis de lo que se pide en el cuerpo o texto de la solicitud. Debe ser breve, especfico, claro y escrito con maysculas y, si es posible, subrayado. Ejemplo:

__________________________________________________ SOLICITA: RECONOCIMIENTO PAGO DE COMPENSACIN POR TIEMPO DE SERVICIOS (CTS)

Destinatario
Es la parte a quin va dirigida la solicitud, persona natural o jurdica. Se nombra la funcin o cargo que desempea el destinatario. Y, en rengln seguido, las iniciales, con letras maysculas, de las primeras palabras del tratamiento. Ejemplo:

Seor Director del Centro Educativo Ramn Castilla. S.D. ______________________________________________ Seor Jefe del Registro Civil de Trujillo. S.J.

Datos personales del solicitante

Son todos los datos que identifican al recurrente o solicitante: nombres y apellidos, nacionalidad, estado civil, edad, profesin u ocupacin, nmero de DNI, y domicilio. Para un empleado pblico, adems: tiempo de servicio, cdigo, especialidad.

Para un estudiante universitario: universidad y facultad en donde estudia, ao de estudio o ciclo, seccin, nmero de matrcula, etc. Cada caso o dependencia, requiere de datos especficos.

Cuerpo o texto
En esta parte se expone en forma detallada la razn o el objetivo del pedido. Por la naturaleza del tema, a veces puede dividirse en prrafos. El cuerpo comienza siempre con la palabra Que. Ejemplo: Que, teniendo que seguir una serie de trmites, para solicitar un prstamo del Banco de Trabajo y siendo uno de los requisitos la presentacin de una constancia domiciliaria, suplico a Ud., Seor Comisario, se me expida dicha constancia, lo antes posible, con la verificacin que el caso requiera.

Si queremos escribir varios motivos, podemos dividir el cuerpo de la solicitud en varios prrafos, separndolos por punto aparte. Cada uno de los prrafos del cuerpo o texto se inician con el vocablo Que, al igual que el primer prrafo.

Prrafo de cierre o final

Suele redactarse con frases conocidas. como:

Por lo tanto: (o) Por lo expuesto: Ruego a Ud. acceder a mi peticin por ser de justicia. La expresin final puede variar: por ser de justicia (si lo que se pide es un derecho) es gracia que espero alcanzar. (si lo que se pide es un favor).

Lugar y fecha
Se especifica el lugar, el da, el mes y el ao en el cual se ha redactado o presenta la solicitud, despus del prrafo de cierre. Ejemplo:

Por lo expuesto: Ruego a Ud. acceder a mi peticin por ser de justicia. Trujillo, 15 de noviembre del 2006.

Firma del remitente

En esta parte el remitente, que es el recurrente, estampar su firma. Se escribe en la parte derecha central.

______________________ Eduardo Paz Esquerre

SOLICITO: CONSTANCIA DE
MATRCULA SEOR DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES DE LA UNMSM S.D. ROBERTO CAMPOS ACEVEDO, estudiante del primer ao acadmico de la Escuela Profesional de Sociologa, turno tarde, aula 11, con cdigo N 34D489912, domiciliado en la Av. Los Precursores 519, Surco, ante Ud., respetuosamente expongo: Que me es necesario presentar una constancia de matrcula a la Subjefatura de Estadstica de mi centro de labor, a fin de que me den facilidades para asistir a clases. Por tal motivo solicito a Ud. se sirva ordenar, a quien corresponda, la expedicin del mencionado documento. Con tal motivo, acompao a la presente el recibo de pago al Banco de la Nacin, por derecho de constancia.

Por lo expuesto:
Ruego a Ud. atender mi pedido por ser de justicia. Surco, 4 de abril del 2006. (Firma)