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INDICE 1. Consideraciones generales. 2. Control interno y planificacin del trabajo de audotora. 3. Definiciones y conceptos bsicos. 4.

Estudio y evaluacin del sistema de control interno. 5. Comunicacin de debilidades significativas de control interno. 6. Pautas para el estudio y evaluacin del control interno. 7. Pautas para un buen sistema de control interno. 8. Evaluacin preliminar del sistema. 9. Divisin de la empresa en ciclos bsicos de actividad. 9.1. Ciclo de produccin. 9.2. Ciclo de nminas. 9.3. Ciclo de tesorera. 10. Casos. 11. Bibliografa. 1. Consideraciones generales. El presente trabajo sobre auditora del control interno me va a permitir conocer un poco ms de la materia. En mi condicin de estudiante, pocas ideas propias puedo plasmar, ya que se trata de un tema nuevo para m, de forma que para la realizacin del trabajo he tenido que acudir a libros de textos especializados en auditora de control interno. La impresin personal que saco del trabajo, esto lo tendra que decir al final, es que son muchas las normas y formas de llevar a cabo la auditora de control interno. Con esto casi me atrevo a decir que me parece un poco raro que los profesionales en la materia las lleven todas a la prctica, aunque no dudo que la mayora s. Seguro que muchas de las veces no les dejaran debido principalmente a la opinin desfavorable de, sobre todo, los pequeos empresarios celosos de los logros que da a da hacen que su empresa sea un poco ms grande que las de sus vecinos rivales. Todo ello teniendo en cuenta que en la evolucin histrica de las empresas ha tenido una remarcada importancia el hecho de que en el pasado los propietarios eran o su vez los directivos encargados de la gestin empresarial. En tales circunstancias el control era ejercido por los propietarios-directivos, quienes ejecutaban las funciones directivas y supervisaban directa y personalmente el cumplimiento de las normas y directrices establecidas por ellos, tcita o explcitamente, se produca lo que podramos denominar el autocontrol de la funcin directiva". A medida que aument la complejidad de la empresa se fue imponiendo una divisin del trabajo que tena por objeto la especializacin de los empleados y sus funciones. Esto exiga una organizacin que adecuara los medios necesarios a la consecucin de los fines deseados. El crecimiento en el volumen e importe de las operaciones, la mayor dispersin de los activos y en general, la descentralizacin de las actividades comerciales e incluso de fabricacin han contribuido a un distanciamiento de la direccin en el control de las operaciones. Si a ello se aade la modernizacin y mejora producida en los medios de tratamiento y proceso de datos, al pasar de medios manuales a los modernos sistemas informticos, en donde diferentes transacciones se procesan al unsono para producir estadsticas, informes, facturaciones, gestin de inventarios, contabilidad, etc., se llega a la conclusin de que efectivamente, el mundo empresarial est evolucionado y que, en consecuencia, dicha evolucin debe ir acompaada de los medias necesarios para garantizar la buena gestin empresarial.

Las Normas Tcnicas sobre la Ejecucin del Trabajo, que hacen referencia a la preparacin y ejecucin del trabajo o realizar por el auditor de cuentas, regulan el conjunto de tcnicos de investigacin e inspeccin aplicables o partidas y hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamento su opinin responsable e independiente, y en concreto harn referencia a: 1. Los trabajos necesarios para conocer, con carcter previo y de forma completa, los sistemas de control interno de la empresa o entidad auditada, cuya evaluacin servir de base paro determinar la extensin de las pruebas objetivos a efectuar. 2. La planificacin y programacin de los trabajos. 3. La ejecucin de los trabajos, incluyendo los mtodos y pruebas adecuados para la obtencin de la evidencia, determinando los posibles procedimientos a aplicar, en funcin de la naturaleza y contenido de las cuentas de la empresa o entidad sobre la que se realizan los trabajos. 4. El contenido, custodia y principios referentes o documentacin justificativa de los trabajos desarrollados. 5. El control que todo auditor de cuentas y sociedad de auditora debe establecer para la supervisin de sus propios trabajos.

Las Normas sobre Ejecucin del Trabajo se resumen en las siguientes actuaciones: 1. Obtencin del Contrato o Carta de Encargo. 2. Planificacin del Trabajo de Auditoria. 3. Estudio y Evaluacin del Sistema de Control Interno. 4. Obtencin de Evidencia Suficiente y Adecuada. 5. Documentacin de las Conclusiones alcanzadas en los Papeles de Trabajo. 6. Supervisin del Trabajo Realizado. 2. El control interno y la planificacin del trabajo de auditoria. Conceptos Generales La planificacin de la auditora comporta el desarrollo de una estrategia global en base al objetivo y alcance del encargo y la forma en que se espera que responda la organizacin de la entidad. El alcance con que se lleve a cabo la planificacin varia segn el tamao y la complejidad de la entidad, de la experiencia que el auditor tenga de la misma, del conocimiento del tipo de negocio en que la empresa se desenvuelve, de la calidad de la organizacin y del control interno de la entidad. Al planificar su trabajo, el auditor debe considerar, entre otras cuestiones, las siguientes: 1. Una adecuada comprensin del negocio de la entidad, del sector en que sta opera y la naturaleza de sus transacciones. 2. Los procedimientos y principios contables que sigue la entidad y la uniformidad con que han sido aplicados, as como los sistemas contables utilizados para registrar las transacciones. 3. El grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperada de los sistemas de control interno.

El auditor deber documentar adecuadamente el memorndum de planificacin o plan de la auditora, en el que cabe diferenciar tres etapas: - Consideraciones sobre el tipo de negocio de la entidad. - Desarrollo de un plan global de auditora. - Redaccin y utilizacin de programas de auditora.

Consideraciones sobre el tipo de negocio de la entidad. El auditor debe llegar a un nivel de conocimiento del tipo de negocio de la entidad que le permita planificar y llevar a cabo su examen siguiendo las Normas Tcnicas de Auditora. Ese nivel de conocimiento debe permitirle tener una opinin de los acontecimientos, transacciones y prcticas que puedan tener a su juicio un efecto significativo en las cuentas anuales. El conocimiento del negocio de la entidad ayuda al auditor a, entre otras, las siguientes identificaciones: 1. Identificar aquellas reas que podran requerir consideracin especial e identificar el tipo de condiciones bajo las que la informacin contable se produce, se procesa, se revisa y se compila dentro de la organizacin. 2. Identificar la existencia de normativa de control interno. 3. Evaluar la razonabilidad de las estimaciones. 4. Evaluar la razonabilidad de los comentarios y manifestaciones hechas por la gerencia. 5. Evaluar si los principios y normas de contabilidad utilizados son apropiadas y si guardan uniformidad con los aplicados en el ejercicio anterior. Desarrollo de un Plan Global El auditor desarrollar un plan global que deber documentar y que comprender, entre otros aspectos, los siguientes: - Los trminos del encargo de auditoria y responsabilidades correspondientes. - Principios y normas contables, Normas Tcnicas de Auditora, leyes y reglamentaciones aplicables. - La identificacin de las transacciones o reas significativas que requieran una atencin especial. - La determinacin de niveles o cifras de importancia relativa y su justificacin. - La identificacin del riesgo de auditora o probabilidad de error de cada componente importante de la informacin financiera. - El grado de fiabilidad que espera atribuir a los sistemas de contabilidad y al control interno. - La naturaleza de las pruebas de auditora a aplicar y el sistema de determinacin y seleccin de las muestras. - El trabajo de los auditores internos y su grado de participacin, en su caso, en la auditora externa. - La participacin de otros auditores en la auditoria de filiales y/o sucursales de la entidad - La participacin de expertos. Preparacin del Programa de Auditora. A travs de la planificacin de su examen, el auditor debe determinar, entre otros aspectos, la naturaleza, alcance y momento de ejecucin del trabajo a realizar y preparar un programa de auditora escrito. El auditor deber preparar un programa escrito de auditora en el que se establezcan las pruebas a realizar y la extensin de las mismas para cumplir los objetivos de auditora. En la preparacin del programa de auditora, el auditor habiendo obtenido cierto conocimiento del sistema de contabilidad y de los correspondientes controles internos, puede considerar oportuno confiar en determinados controles internos a la hora de determinar la naturaleza, momento de realizacin y amplitud de los procedimientos de auditora. El auditor puede decidir confiar en determinados controles internos como un medio eficaz y eficiente para la realizacin de la auditora. Sin embargo, el auditor puede decidir no basarse en controles internos cuando existan otros medios ms eficientes de obtencin de pruebas o evidencia suficiente y adecuada en auditora.

El Plan Global y el correspondiente programa debern revisarse a medida que progresa la auditora. Cualquier modificacin se basar en el estudio del control interno, la evaluacin del mismo y los resultados de las pruebas que se vayan realizando. 3. Definiciones y conceptos bsicos Conceptos Bsicos Deber efectuarse un estudio y evaluacin adecuada del control interno como base fiable para la determinacin del alcance, naturaleza y momento de realizacin de las pruebas a los que debern concretarse los procedimientos de auditora. A tal efecto es preciso distinguir entre el estudio destinado a evaluar y mejorar el sistema de control interno de una entidad, realizado por el auditor en su calidad de experto y en virtud de mandato especfico, del estudio y evaluacin de control interno que se realiza en el contexto de uno auditora. El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrollo eficazmente y se cumplen segn las directrices marcadas por la Direccin. Esta definicin es, posiblemente, ms amplia que el significado que normalmente se atribuye al trmino, ya que las implicaciones de un sistema de control interno, s&2 extienden ms all de las materias que lo relacionan con los departamentos contable y financiero. Naturaleza del Control Interno El control interno, en su sentido ms amplio, incluye controles que pueden ser caracterizados bien como contables o administrativos, tales como: Controles Contables: Comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables. Controles Administrativos: Se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las polticas de la Direccin y normalmente slo influyen indirectamente en los registros contables. La divisin del control interno en controles contables y controles administrativos ha sido determinada con el propsito de clarificar el alcance del estudio y evaluacin del sistema de control interno. Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que stos tienen en la preparacin de la informacin financiera y, por consiguiente, a los efectos de las normas tcnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables.

Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisin y evaluacin. Responsabilidad de la Implantacin y Mantenimiento del Control Interno. Por definicin, el control interno confiere una seguridad razonable, pero no absoluta de que los objetivos del mismo se cumplirn. Implantacin y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la Direccin, que debe someterlo a una continua supervisin para determinar que funciono segn est prescrito, modificndolo si fuera preciso, de acuerdo con las circunstancias. La Direccin ser, en consecuencia, la responsable de administrar las activos o inversiones de los accionistas y de proporcionarles informacin financiera adecuada y fiable. En el ejercicio de esta

responsabilidad (funcin), la Direccin est expuesta a riesgos muy importantes, entre los que destacaramos: - Que se tomen decisiones basadas en informacin errnea, como pueden ser cuentas anuales incorrectamente preparadas o con datos importantes equivocados. - Que se produzcan prdidas no controladas de los activos de la entidad. Un sistema de control interna adecuado permite prevenir, detectar, evitar o, al menos, mitigar estos riesgos, proporcionando a la Direccin una relativa tranquilidad en el desarrollo de su gestin. Por el contrario, la inexistencia o inadecuacin de tal sistema de control interno aumenta los riesgos y complica enormemente la actividad directiva. Limitaciones del Control Interno Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensin de las instrucciones, errores de juicio, falta de atencin personal, fallo humano, etc. Adems, aquellos procedimientos cuya eficacia se basa en la segregacin de funciones, pueden eludirse como consecuencia de existir colusin de los empleados implicados en el control interno. Igualmente los procedimientos basados en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecutan segn los trminos autorizados por la Direccin, resultaran ineficaces silos decisiones de sta se tomaran de una forma errnea o irregular. Control interno contable y etapas relativas a una transaccin. Los objetivos del sistema de control interno de tipo contable se deben relacionar con cada una de las etapas por las que discurre una transaccin. Las etapas ms importantes relativas a una transaccin comprenden su autorizacin, ejecucin, registro y finalmente la responsabilidad respecto a la custodia y salvaguardo de los activos que, en su caso, resulten de dicha transaccin, con el fin de que las mismas hayan sido ejecutadas y que se encuentren clasificados en las cuentas apropiadas. En particular, la autorizacin de las transacciones es una funcin de la Direccin asociada directamente con su responsabilidad para alcanzar los objetivos. 4. Estudio y evaluacin del sistema de control interno. Fases del estudio y evaluacin. El estudio y evaluacin del control interno incluye dos fases: La revisin preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y mtodos establecidos por la entidad. En particular el conocimiento y evaluacin preliminar de los sistemas de control interno de la entidad, incluyendo los sistemas informticos, constituye un requisito mnimo de trabajo que sirve de base a la planificacin de la auditoria. La realizacin de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que estn operando tal como se disearon. Revisin del Sistema. La revisin del sistema es principalmente un proceso de obtencin de informacin respecto o la organizacin y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirve como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluacin del sistema. La informacin requerida para este objetivo se obtiene normalmente o travs de entrevistas con el personal apropiado del cliente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos, instrucciones al personal, etctera.

La informacin relativa al sistema ser documentada en forma de cuestionarios, resmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripcin de un circuito administrativo y adaptndose a las circunstancias o preferencias del auditor. Con objeto de verificar la informacin obtenida, a veces se adopta el procedimiento de seguir el ciclo completo de uno o varias transacciones o travs del sistema. Esta prctica, adems de ser til para el propsito indicado, permite que las partidas seleccionadas pueden ser consideradas como parte de las pruebas de cumplimiento. Pruebas de cumplimiento. La finalidad de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos o los controles internos estn siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, cuando los procedimientos de control no son satisfactorios, el auditor no debe confiar en los mismos. El auditor podr omitir parte o toda la comprobacin de los sistemas de control interno cuando ese trabajo no fuese efectivo en trminos de coste-eficacia, siempre que las pruebas alternativos, de naturaleza substantiva, le permitan satisfacerse razonablemente de las afirmaciones de la Direccin sobre las cuentas que se vean afectadas por esta decisin, A tal efecto debe tenerse en consideracin la naturaleza o nmero de las transacciones o saldos involucrados, los mtodos de procesamiento de datos que se estn usando y los procedimientos de auditora que puedan ser aplicados al realizar las pruebas substantivas. La naturaleza de los procedimientos de control interno y la evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento e influyen sobre el momento de ejecucin y extensin de tales pruebas. Las pruebas de cumplimiento estn ntimamente interrelacionadas con las pruebas substantivas y, en la prctica, los procedimientos de auditora suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, as como la evidencia requerido de las pruebas substantivas. Periodo en que se desarrollan las pruebas y su extensin. La determinacin de la extensin de las pruebas de cumplimiento se realizar sobre bases estadsticas o sobre bases subjetivas. El muestreo estadstico es, en principio, el medio idneo para expresar en trminos cuantitativos el juicio del auditor respecto a su razonabilidad, determinando la extensin de las pruebas y evaluando su resultado. Cuando se utilicen bases subjetivas se deber dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal eleccin, justificando los criterios y bases de seleccin, y determinando el grado de confianza a depositar en el control interno. Los pruebas de cumplimiento debern aplicarse a las transacciones ejecutadas durante el perodo que se est revisando, de acuerdo con el concepto general de muestreo, que implica que las partidas que vayan a ser examinadas deben seleccionarse del conjunto de datos a los cuales deben aplicarse las conclusiones resultantes. Deber dejarse constancia en los papeles de trabajo del criterio utilizado en la seleccin de la muestra. Los auditores independientes podrn realizar las pruebas de cumplimiento durante su trabajo preliminar. Cuando ste sea el caso, la aplicacin de tales pruebas a todo el perodo restante puede no ser necesario. Los factores que deben considerarse a este respecto incluyen:

- Los resultados de las pruebas durante el perodo preliminar.

Las respuestas e indagaciones concernientes al perodo restante. - La extensin del perodo restante. - La naturaleza y el nmero de las transacciones y los saldos involucrados. - La evidencia del cumplimiento, dentro del perodo restante, que puede obtenerse de las pruebas substantivas realizadas por el auditor independiente o de las pruebas realizadas por los auditores internos. - Otros aspectos que el auditor puede considerar de inters. Evaluacin del sistema de control interno. Una funcin de control interno, desde el punto de vista del auditor independiente, es la de suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable, asegurando as la fiabilidad e integridad de los registros contables. La revisin del control interno ayuda a determinar otros procedimientos de auditora apropiados para formular una opinin sobre las cuentas anuales. El planteamiento conceptualmente lgico de la evaluacin que hace el auditor del control interno, consiste en aplicar a cada tipo significativo de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditora, los siguientes criterios: 1. Considerar los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir. 2. Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades. 3. Determinar si los procedimientos necesarios estn establecidos y si se han seguido satisfactoriamente. 4. Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar: - La naturaleza, momento de ejecucin o extensin de los procedimientos de auditora a aplicar, y - Las sugerencias a hacer al cliente. En la aplicacin prctica del enfoque antes descrito, los dos primeros aportados se realizan principalmente por medio de cuestionarios, resmenes de procedimientos, flujogramas, instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el auditor. Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretacin, adaptacin o extensin de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado o cada situacin particular. El tercer apartado se lleva a cabo durante la revisin del sistema y la realizacin de las pruebas de cumplimiento y, el ltimo, se logra al ejercer el juicio profesional en la evaluacin de la informacin obtenida en los apartados precedentes. La revisin que haga el auditor del sistema de control interno y sus pruebas de cumplimiento deben relacionarse con cada uno de los objetivos que se pretenden alcanzar mediante la evaluacin del sistema. Los controles y deficiencias que afecten a cada una de las afirmaciones de la Direccin de la entidad y tipos de transacciones deben ser evaluados independientemente y no son compensatorios en su efecto. La evaluacin de los controles internos contables hecho por el auditor para coda tipo significativo de transacciones, debe dar lugar a una conclusin respecto a los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorias para su objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisin del auditor y sus pruebas no revelan ninguna situacin que se considere como una deficiencia importante para su objetivo.

Deficiencia importante En este contexto, una deficiencia importante significa una situacin en la cual el auditor estima que los procedimientos establecidos, o el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una seguridad razonable de que errores o irregularidades -por importes significativos con respecto a las cuentas anuales que estn siendo auditadaspudieran prevenirse o detectarse fcilmente por los empleados de la empresa en el curso normal de ejecucin de las funciones que les fueron asignadas. El auditor comunicar a la Direccin de la entidad las debilidades significativas identificadas en las pruebas de auditoria realizadas, con el alcance que haya considerado necesario paro su trabajo de auditorio de cuentos anuales, Interrelacin con otros procedimientos de auditora.

El riesgo final del auditor es una combinacin de tres riesgos diferentes, El primero est constituido por la posibilidad inherente a la actividad de la entidad de que existan errores de importancia en el proceso contable, del cual se obtienen las cuentas anuales. El segundo es la posibilidad de que existiendo estos errores de importancia no fueron detectados por los sistemas de control interno de la entidad. Finalmente existe un tercer riesgo, consistente en la posibilidad de que cualquier error de importancia que exista y no hubiera sido puesto de manifiesto por el sistema de control interno, no fuera a su vez detectado por la aplicacin de las pruebas adecuados de auditora. 5. Comunicacin de debilidades significativas de control interno. Las Normas Tcnicas sobre ejecucin del trabajo establecen que el auditor comunicar a la Direccin de la entidad las debilidades significativas identificadas en las pruebas de auditora realizadas. Existen Normas sobre la obligacin y la responsabilidad que tiene el auditor de cuentas de comunicar a su cliente las debilidades significativas identificadas en el sistema de control interno contable, que ha estudiado y evaluado, slo con el alcance necesario para su trabajo de auditora, lo cual tiene por objeto nicamente permitirle expresar una opinin tcnica sobre las cuentas anuales de la entidad en su conjunto. Obligacin de comunicar las debilidades del control interno contable. La implantacin y el mantenimiento de un sistema adecuado de control interno contable es responsabilidad de la Direccin de una entidad considerando la relacin coste-beneficio de cada procedimiento de control. Al estudiar y evaluar la eficacia potencial de cualquier sistema de control interno contable, el auditor de cuentas debe tener en consideracin sus invitaciones.

Una debilidad significativa se produce cuando un control no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregularidades importantes en relacin con los cuentas anuales, y que no sean detectados prontamente por empleados en el curso normal de la realizacin de las funciones que les estn encomendadas. El auditor de cuentas ha de comunicar las debilidades significativos identificadas en el sistema de control interno contable en la fecha ms prxima posible despus de la finalizacin de la auditora.

Aunque no es exigible, el auditor de cuentas debe tambin comunicar a la Direccin de la entidad las debilidades que a su juicio sean no significativas y que haya identificado, adems de cualquier otro comentario que considere de inters. Dado que el estudio y la evaluacin del sistema de control interno contable pueden realizarse durante una visita preliminar y debido a los posibles efectos de las debilidades significativas identificadas, el auditor de cuentas podra considerar necesario realizar tal comunicacin en una fecha anterior a la terminacin de su trabajo.

La comunicacin sobre las debilidades significativas identificadas debe efectuarse de forma separada al informe de Auditora independiente de las cuentas anuales. 6. Pautas para el estudio y evaluacin del control interno. A/ Antes de conocer y evaluar el control interno, se debe analizar la naturaleza y el volumen de las operaciones objeto de control, as como los antecedentes legales pertinentes. Es decir, el auditor debe primero instruirse acerca del contexto econmico y jurdico para luego atacar el contexto administrativo. B/ Ir de lo general a lo particular. En este sentido, se deben revisar globalmente los elementos fundamentales del sistema (estructura organizativa, polticas y procedimientos operativos, contables, etc.), tomndolos en conjunto, antes de examinar cada una de las reas tales como gestin de fondos, ventas, compras, etc. C/ Ir de lo esttico a lo dinmico. En este orden de casos, generalmente es preferible ver primero los aspectos de estructura organizativa (enfoque esttico) y despus la secuencia de los procedimientos (enfoque dinmico). Igualmente, es por lo comn provechoso inventariar los registros y comprobantes que intervienen en un circuito contable y luego hacer el flujograma correspondiente. D/ Evaluar los controles adicionales una vez examinados los controles previos o simultneos. Por ejemplo, antes de analizar el "cuadre" de determinada informacin habra que estudiar el circuito de la misma. E/ Distinguir entre conocimiento y evaluacin; es decir, no evaluar antes de conocer. Adems, tal distincin es ilustrativa en cuanto a los medios a emplear, un buen cuestionario para evaluar los puntos importantes de control interno no necesariamente es una gua adecuada para conocer la informacin de manera clara y ordenada. F/ Obtener informacin en funcin de los objetivos que se persiguen. 7. Pautas de un buen sistema de control interno. El control interno debe comprender el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen segn las directrices marcadas por la Direccin. El control interno, en su sentido ms amplio, incluye controles que pueden ser caracterizados bien como contables o administrativos, aunque tal distincin ha sido determinada con el propsito de clarificar el alcance del estudio y evaluacin del sistema de control interno. Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que stos tienen en la preparacin de la informacin financiera y, por consiguiente a los efectos de las normas tcnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables. Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisin y evaluacin, Objetivos de control interno y las etapas de una transaccin.

Los objetivos del sistema de control interno de tipo contable se deben relacionar con cada una de las etapas por las que discurre una transaccin. Las etapas ms importantes relativas a una transaccin comprenden su autorizacin, ejecucin, registro y finalmente la responsabilidad respecto a lo custodia y salvaguarda de los activos en su caso, resulten de dicho transaccin, con el fin de que los mismos hayan sido ejecutados y que se encuentren clasificadas en las cuentas apropiados. En particular, la autorizacin de las transacciones es una funcin de la Direccin asociada directamente con su responsabilidad paro alcanzar los objetivos. Con todos estos aspectos cabe plantearse ahora la siguiente pregunta: cmo se puede implantar y alcanzar un buen sistema de control interno?.

Toda evaluacin de sistemas supone una comparacin entre los objetivos a lograr y las tcnicos disponibles del sistema. En otras palabras, definido un objetivo (por ejemplo, lograr un nivel de calidad X para un producto determinado), es necesario instalar un sistema que comprenda las tcnicas y procedimientos necesarios para el logro de tal fin (en relacin con el ejemplo anterior podran ser: definicin de un proceso productivo determinado, predicciones en los productos obtenidos, etc.). Un sistema de control interno debe, por tanto, comprender un conjunto de tcnicas necesarias para lograr determinados objetivos de control interno. Cabe, en consecuencia, definir en primer lugar cules son dichos objetivos para luego identificar las tcnicas necesarias para su consecucin. Partiendo de los objetivos bsicos de control interno (salvaguarda de activos" y "fiabilidad de la informacin"), se han identificado cinco objetivos de control genricos aplicables a la totalidad de las organizaciones empresariales, diferencindolos en dos grandes grupos. 1. Objetivos Generales, que tratan de la autorizacin, clasificacin, verificacin, evaluacin y proteccin fsica de los activos: Autorizaciones apropiadas. Todas las autorizaciones concedidas para el ejercicio de una actividad deben estar de acuerdo con los criterios establecidos por la Direccin de la entidad. Para ello debe procederse a una adecuada definicin y comunicacin de las responsabilidades. Clasificacin contable apropiada. Las transacciones deben clasificarse de forma que permita la preparacin de cuentas anuales de conformidad con principios y criterios de contabilidad generalmente aceptados y con los planes de la gerencia. Paro cada tipo de transaccin debe existir una comprensin clara de quin establece las polticas de clasificacin, quin hace realmente la clasificacin inicial, cundo ocurre la clasificacin durante el sistema y cmo pueden cotejarse las cantidades resumidas con los documentos justificantes. Verificacin y evaluacin. El contenido de los informes y de las bases de datos debe ser verificado y evaluado peridicamente, ya que es la salida del sistema y debe representar con exactitud el fundamento de la actividad econmica, dado que es impracticable, si no imposible, desarrollar un sistema que procese e informe todas las transacciones con exactitud absoluta y completa, es necesario adoptar tcnicas para verificar y evaluar los resultados que se obtienen una vez procesadas las transacciones. La verificacin y la evaluacin estn orientadas a la deteccin de errores al contrastar la informacin elaborada con la realidad. Salvaguarda Fsica. El acceso a los activos de la entidad debe permitirse nicamente de acuerdo con los criterios de la gerencia. Como activos deben considerarse los bienes fsicos (efectivo, valores, existencias y propiedades) y tambin los sistemas informticos, en caso de existir, los registros y documentos, as como los programas y la documentacin de los sistemas. Debe establecerse una asignacin clara de las autorizaciones de acceso, de las responsabilidades de custodia y establecerse medidas para su control. II. Objetivo operativo de control interno, que trata del proceso de las transacciones a travs de los sistemas contables. Proceso de las transacciones. El proceso que sufren las transacciones en un sistema empresarial debe realizarse de forma fidedigna desde el inicio hasta la emisin de la informacin. En relacin con tal proceso, deben considerarse los siguientes aspectos: Reconocimiento de los hechos econmicos: Los hechos econmicos que afectan a la empresa deben ser sometidos para su aceptacin en el momento en que suceden. Un hecho econmico tambin puede reconocerse por observacin visual,

correspondencia recibida, apariencia fsica de los activos o acuerdos verbales. Se requiere una comunicacin rpida si el hecho ha de convertirse en una transaccin y ha de procesarse durante el perodo contable en que ocurri. Aceptacin de las transacciones: Todos los hechos econmicos que se ajusten a los criterios de la gerencia, y tan slo estos hechos, deben convertirse en transacciones con exactitud y aceptarse para su proceso en tiempo oportuno. La falta de cumplimiento de este objetivo podra llevar a realizar transacciones no autorizadas o, por el contrario, a no procesar transacciones efectuadas correctamente por la entidad. Integridad del procesamiento: Todas las transacciones aceptadas deben procesarse con exactitud, de acuerdo con las polticas de la gerencia y en tiempo oportuno. Este objetivo contempla la integridad de los procedimientos operativos de toda organizacin, ya sea a nivel general o individual para cada sistema. Integridad de los informes: Los resultados de cada proceso deben informarse con exactitud. La Direccin precisa informacin fiable para la toma de decisiones. Por dicho motivo no slo debe ser un objetivo de control la integridad de los procesos, sino asimismo la fiabilidad e integridad de la informacin elaborada. Integridad de las bases de datos: Los elementos de las bases de datos deben reflejar con exactitud los resultados del procesamiento. La informacin elaborada y actualizada se archiva en sus correspondientes registros y bases de datos, existiendo el riesgo, en consecuencia, de que en tal proceso se produzcan errores que repercutirn en procesos posteriores. Por dicho motivo es importante garantizar la bondad de los archivos y bases de datos. Integridad de los enlaces: Los hechos que afecten a ms de un sistema deben producir transacciones que se reflejen por cada sistema en el mismo perodo contable. Es evidente que una operacin, por ejemplo facturacin, puede afectar y de hecho as sucede, a ms de un sistema (clientes, existencias, coste de ventas, etc.), por lo cual es necesario garantizar la integridad de los enlaces que se producen entre los mismos. El uso de los objetivos de control es una herramienta de gran utilidad, ya que permite identificar, a nivel de detalle, cules son las tcnicas necesarias que permiten lograr tal o cual objetivo y, en todo caso, cul es el riesgo que se corre por no contar con esas tcnicas de control. Tcnicas de Control Interno Las tcnicas de control, que representan la forma en la cual se ejerce el control interno, pueden clasificarse en dos grupos: Tcnicas de Prevencin, que estn destinadas a proporcionar una seguridad razonable de que nicamente se reconocen y procesan transacciones vlidas. Como ejemplos de tcnicas de prevencin podemos citar: Autorizacin de todas las transacciones. Procedimientos de validacin de datos previa a su proceso. Doble verificacin de los datos introducidos en el sistema informtico. Segregacin y rotacin de funciones. Normas y procedimientos claramente definidos.

Tcnicas de descubrimiento, que son aqullas tendentes a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos podemos incluir: Inventarios fsicos de las existencias, Utilizacin de documentacin prenumerada. Comparaciones de datos reales con presupuestos. Conciliaciones bancarias. Auditora interna. Los ejemplos citados son nicamente ilustrativos de los dos tipos de tcnicas de control interno. La lista potencial de tcnicas de control podra ser muy amplia. Pautas de un buen sistema de control interno. Las empresas deben establecer racionalmente las tcnicas de control interno en funcin de sus necesidades y objetivos. Indudablemente, sera engorroso e intilmente costoso que una entidad instalara todas las tcnicas que se conocen o pueden imaginarse. A continuacin se mencionan las pautas de un buen sistema de control Interno respecto a: La estructura organizativa. Definicin de responsabilidades, autoridad, etc. Las funciones de todo el personal de la organizacin, as como sus relaciones con el resto de sus integrantes, deben establecerse de forma clara y precisa. Por ejemplo, debe existir una relacin de personas autorizadas para firmar cheques, cancelar saldos deudores incobrables, etc. Segregacin de funciones. Desde el punto de vista de un buen control interno, es importante la segregacin de las siguientes funciones: - Decisin o autorizacin de las operaciones. - Custodia fsica de los activos. - Contabilizacin. Por ejemplo, es conveniente segregar la decisin de compraventa de valores mobiliarios, su custodia fsica y el control contable de los mismas. Por otra parte, es importante tener en cuenta que, pese a su separacin, las funciones mencionadas deben ser coordinadas adecuadamente para posibilitar la eficiencia operativa de la empresa en su conjunto. Niveles adecuados a las facultades otorgadas. Adems de efectuar la adecuada segregacin de las funciones es importante que las mismas se asignen a personas que, por su capacidad, estn en condiciones de llevarlas a cabo en forma eficiente. Por ejemplo, es razonable que la cancelacin de cuentas incobrables sea decidida por el Consejo de Administracin o por el Director y no por un empleado de menor nivel. La Auditora interna. Independencia de Criterio. Para que el auditor interno sea realmente independiente de los elementos objeto de control es necesario que dependa del nivel adecuado dentro de la empresa. Este habr de ser un nivel alto, pero no necesariamente el ms alto posible, porque bajo determinadas circunstancias se logra una mayor eficacia dependiendo de un nivel adecuado.

Por ejemplo, el auditor interno que examina los estados contables mensuales habr de depender del Consejo de Administracin o de la Direccin General, pero no del director administrativo o contable, que es el responsable directo de producir dichos estados. Definicin de objetivos. Es importante definir claramente y con un enfoque realista los objetivos de auditora interna; si debe limitarse a la auditora contable o comprender tambin la auditora operativa; qu grado de nfasis debe darse o la evaluacin del sistema y preparacin de recomendaciones para mejorarla; nivel de profundizacin en informtica, etc. Campo de accin amplio. El campo de accin de la auditora interna debe incluir a toda la empresa. Organizacin y mtodos apropiados. Para lograr los objetivos enunciados la funcin de auditora interna debe estar adecuadamente organizada. Cuando se justifica un departamento de auditora interna es necesario usar mtodos apropiados de supervisin del trabajo, con una adecuada programacin de las tareas, la asignacin y supervisin de colaboradores, la preparacin y revisin de papeles de trabajo, etc. Las polticas y procedimientos contables. Capacidad de los equipos. Los equipos para el proceso de transacciones y datos deben seleccionarse de acuerdo con el volumen y tipo de operaciones de la entidad, as como a las necesidades de informacin de la Direccin para la toma de decisiones. Por ejemplo, una pequea empresa dedicada nicamente a la comercializacin de mercancas puede desarrollar un sistema contable en forma manual, pero no ser suficiente para una gran empresa industrial, la cual para contar con informacin completa y oportuna, necesitar posiblemente un equipo informtico de gran capacidad Diseo eficiente de los registros y comprobantes. Los registros y comprobantes deben disearse de tal modo que se comprenda, de forma clara y precisa, toda la informacin necesaria para que sta pueda ser utilizada de manera eficiente. Numeracin correlativa de los comprobantes. Este procedimiento permite un mayor control sobre el universo de los documentos, tendiendo a evitar que se omita el registro de alguno de ellos. Puede mejorarse an ms el control si los comprobantes son 'prenumerados", lo cual es importante para determinados tipos de documentos (pe., la prenumeracin de los recibos ayuda a controlar que los cobradores rindan cuenta de todos los cobros efectuados). Circuitos de informacin apropiados. El hecho de que la informacin siga un determinado circuito y no otro entraa un mayor grado de control. (pe., si el paso de las ventas al libro Mayor se hace en base a la documentacin fuente, ello implica un mayor control que si se hace en base al auxiliar respectivo, porque en el segundo caso los errores en el auxiliar se repetirn en el Mayor. Integracin de la informacin. Cuando los mismos datos dan lugar a informacin diversa es conveniente que se trate de integrar la totalidad de la informacin elaborada, (pe., si el departamento de ventas prepara estadsticas de ventas, stas deben conciliarse con las cuentas de mayor). Es importante que sean consistentes las pautas de registro de los distintos procesos.

Frecuencia y oportunidad de la informacin contable. El sistema debe disearse de manera que la informacin sea suministrada con la frecuencia necesaria y en el momento oportuno, favoreciendo la toma de decisiones adecuadas y la adopcin de las medidas favorables para minimizar los errores. Criterios contables razonables. La razonabilidad de los criterios de clasificacin, descripcin y valoracin de las partidas es un factor de control interno (por ejemplo, el anlisis de las cuentas de gastos es un sistema de control). Asimismo, una clara poltica en cuanto a qu gastos han de ser activados y qu gastos no han de serlo favorece el control sobre las partidas, etc. Es imprescindible que los criterios contables concuerden con los principios de contabilidad generalmente aceptados, ya que los estados contables finales deben estar de acuerdo con dichos principios y criterios. Ejecucin de controles adicionales de rutina. La mayora de la informacin contable es susceptible a controles adicionales de rutina, por ejemplo, las conciliaciones de los cuentas corrientes bancarias, los inventarios fsicos de las existencias en almacn, el cuadre del mayor general con los mayores auxiliares de cuentas a cobrar y a pagar, etc. Es obvio que la ejecucin sistemtica de tales controles por parte de la persona adecuada tiende a maximizar la validez de la informacin contable. Enfoque basado en el anlisis de flujogramas. Un flujograma es una representacin simblica, en diagrama o en esquema, de los documentos de contabilidad y su flujo secuencial en la organizacin. La metodologa del flujograma puede o debe variar en atencin a los objetivos que se persigan con su empleo. Contenido del flujograma. El flujograma debe indicar: 1. El circuito de la informacin que fluye a lo largo del proceso. 2. Los sectores que intervienen en el proceso (departamentos, secciones o personas, segn el grado de detalle que se requiera o pueda precisar). 3. Las operaciones que se realizan a lo largo del mismo (registrar, comunicar, controlar, calcular, archivar, etc.). 4. Las caractersticas de los papeles que se utilizan (comprobantes, registros, informes, etctera). Dichos elementos se combinan para dar lugar, en general, a las siguientes etapas del proceso contable: 1. Documentacin: Emisin o recepcin del o de los comprobantes. Se deja constancia de la decisin o de las decisiones bsicas que dieron origen a la operacin. 2. Contabilizacin: Asientos, en base al o a los comprobantes en los registros cronolgicos (diario general o sus equivalentes) y en los registros analticos (mayor general y mayores auxiliares o sus equivalentes). 3. Informacin: Produccin, en base a los registros o en algunos casos, directamente en base a los comprobantes, de los estados o informes que interesan para la toma de decisiones. En la prctica, los elementos sealados suelen meclarse o fundirse entre s. Por ejemplo, puede que sea difcil, cuando no imposible, definir si un papel es un comprobante, un registro o un informe o bien

establecer si un registro es bsicamente cronolgico o analtico (esta salvedad es particularmente vlida en un sistema informtico). Pero, de todos modos, la clasificacin indicada es aceptable y til con relacin al contenido y a la metodologa del flujograma. Aspectos a Resolver. En lneas generales, la definicin de cualquier metodologa para elaborar flujogramas requiere precisar: - El ciclo de accin. - El grado de detalle. - El ordenamiento y codificacin. Enfoque tradicional basado en cuestionarios. Este enfoque est basado en cuestionarios de revisin que se utilizan al efectuar el examen de los procedimientos de contabilidad, operativos y de control interno, con el fin de determinar la extensin de los medios de control en vigor y la proteccin que existe para los distintos activos y las funciones relacionadas con los mismos. Los cuestionarios de revisin deben ser usados slo como gua de los aspectos importantes que deben tenerse en cuenta al efectuar la revisin. Normalmente estos cuestionarios no cubren todos los aspectos que pueden presentarse en la prctica y ser necesario tener en cuenta, en cada caso, otros aspectos peculiares de la situacin de que se trate. Este enfoque tradicional se concentra en cules son las tcnicas de control utilizadas y no en por qu stas se consideran necesarias. Aunque todava son utilizados por muchos auditores, 1os cuestionarios tienden a ser cada vez mas extensos y se completan de forma tediosa. El coste correspondiente, que supone una cada vez menor atencin del auditor en su formalizacin y un mayor esfuerzo para detectar los controles importantes, degenera tambin en la dificultad de relacionar la identificacin de debilidades de control interno con el diseo del programa de auditoria. 8. Evaluacin preliminar del sistema. Es una etapa de documentacin de los puntos fuertes y dbiles del sistema, que es un paso previo necesario imprescindible para la realizacin de la evaluacin del control interno, que identifica los procedimientos de auditoria necesarios para lograr el objetivo de auditoria e implica una metodologa especial para evaluar los riesgos derivados de la eficacia o no de los controles internos existentes en operacin. En esta etapa el auditor tiene en cuenta en qu condiciones la gerencia ha dispuesto que se verifique el control, y va rastreando el flujo de las transacciones a travs de los ciclos de negocios donde tienen lugar las actividades de la entidad. Una funcin de control interno, desde el punto de vista del auditor independiente, es la de suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable. asegurando as la fiabilidad e integridad de los registros contables, La revisin del control interno ayuda a determinar otros procedimientos de auditora apropiados para formular una opinin sobre las cuentas anuales. La evaluacin que hace el auditor del control interno, en esta etapa, consiste en aplicar a cada tipo significativo identificado de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditora, los siguientes criterios: 1. Considerar los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir y determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades. En la prctica se realiza por medio de cuestionarios, resmenes de procedimientos, flujogramas, instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el auditor.

Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretacin, adaptacin o extensin de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado a cada situacin particular, ar si los procedimientos necesarios estn establecidos y si se han seguido satisfactoriamente, El auditor lo lleva a cabo durante la revisin del sistema descrito. 3. Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar: - La naturaleza, momento de ejecucin o extensin de los procedimientos de auditora o aplicar, y - las sugerencias a hacer al cliente. Este objetivo se logra al ejercer el auditor su juicio profesional en la evaluacin de la informacin obtenida en los apartados precedentes. La revisin que haga el auditor del sistema de control interno debe relacionarse con cada uno de los objetivos que se pretenden alcanzar mediante la evaluacin del sistema. Los controles y deficiencias que afecten a cada una de las afirmaciones de la Direccin de la entidad y tipos de transacciones deben ser evaluados independientemente y no son compensatorios en su efecto. La evaluacin de los controles internos contables hecha por el auditor para cada tipo significativo de transacciones, debe dar lugar a una conclusin respecto a s los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios silo revisin del auditor y sus pruebas no revelan ninguna situacin que se considere como una deficiencia importante para su objetivo. Anlisis basado en el flujo de transacciones El proceso del flujo de transacciones comprende las siguientes funciones: - Agrupamiento de las transacciones en ciclos de negocios. - Identificacin de los objetivos de control interno relacionados con esos ciclos. - Identificacin de las tcnicas necesarias para alcanzar los objetivos identificados. - Evaluacin de la efectividad de estas tcnicas. - Determinacin de los riesgos originados por la falta de efectividad de las tcnicas en el logro de los objetivos. 9. Divisin de la empresa en ciclos bsicos de actividad. 9.1. Ciclo de produccin. Los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de produccin manejan recursos toles como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen que usar en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad ms importante del ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito: materias primas, mano de obra directa e indirecta. El ciclo de produccin incluir el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieran a su almacn respectivo. Las empresas usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas de costos para valorar los recursos que se utilizan en produccin, los artculos producidos y las mercancas vendidas.

Otros utilizan un sistema basado en la comparacin de inventarios fsicos para determinar el costo de produccin y de ventas. Funciones tpicas: - Contabilidad de costos - Control de fabricacin - Administracin de inventarios - Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipos productivos. Asientos contables comunes: - Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado). - Aplicacin del costo de mano de obra. - Aplicacin de gastos de fabricacin. - Amortizacin de inmuebles, maquinara y equipo productivos. - Variaciones (incluyendo mermas y desperdicios). - Cambios en el valor de los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipos productivos. - Tambin se puede incluir como asiento contable comn los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo. Formatos y documentos importantes: - rdenes de produccin. - Solicitudes de materiales. - Tarjetas de tiempo (de mano de obra). - Informes de produccin. - Informes de desperdicios y mermas. - Hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin. - Hojas de costo. Bases usuales de datos. Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc. que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien por informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos, de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a) Bases de referencia: representadas por inforrnacin que se utiliza para el proceso de las transacciones: Archivo maestro de los productos: - Informacin de los elementos del costo. - Relaciones de materiales. - Hojas de ruta e ingeniera del producto. b) Bases dinmicas: representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente: Auxiliares de inventarios: - Hojas de costo.

- Listados de valoracin de inventarios. - Relacin de inmuebles, maquinaria y equipos productivos. - Anlisis de otros costos amortizables. Enlaces con otros ciclos - Recepcin de bienes, mercancas y servicios, con el ciclo de compras. - Embarques de productos, con el ciclo de ingresos. - Uso de mano de obra, con el ciclo de nminas. - Resmenes de actividades (asientos de diario), con el ciclo de informe financiero. - Recepcin de servicios indirectos, con el ciclo de compras. Objetivos del ciclo de produccin: 1. De autorizacin. 2. De procesamiento y clasificacin de transacciones. 3. De verificacin y evaluacin. 4. De salvaguarda fsica. Objetivos de autorizacin. Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la Dileccin y que stos son adecuados. Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Objetivos de verificacin y evaluacin. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Objetivos de salvaguarda fsica. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formatos importantes y procedimientos de proceso. Evaluacin del control interno. Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno de este ciclo, a travs de la ayuda que le pueda proporcionar esta gua, deber proceder, como se mencion anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada funcin y preparar la documentacin de los procedimientos de proceso en cada funcin. Una vez efectuado el trabajo anterior estar en posibilidad de determinar, en su caso, las tcnicas de control interno que est usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si stas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodologa sugerida para el estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones. Forma en que el auditor podra llevar a cabo el estudio y evaluacin del control interno y establecer una clara relacin entre su calidad y la naturaleza, oportunidad y alcance de sus pruebas de auditoria: 1. Identificacin de la Compaa cuyo control interno se est revisando.

2. Fecha de la auditora. 3. Identificacin del ciclo de transacciones que se est estudiando y evaluando. 4. Identificacin de la funcin que se est estudiando y evaluando, 5. Identificacin de los objetivos de control interno aplicables a dicha funcin. 6. Diagramacin del procesamiento de las transacciones en la funcin identificada. 7. Identificacin de las tcnicas de control interno que utiliza la empresa para cada objetivo. 8. Una seccin especial de evaluaciones donde el auditor resumir las tcnicas de control interno identificables para los objetivos y determinar si las mismas logran total, parcialmente o no logran el objetivo de control interno. 9. Una columna adjunta a la seccin de evaluacin donde se indica el paso de auditora que, de acuerdo a la evaluacin efectuada por el auditor, se va a realizar: pruebas de cumplimiento o substantivas de auditora, segn el caso, que responda a dicha evaluacin. Con lo anterior, se puede establecer una clara relacin entre la evaluacin del control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditora. Existen otras formas de documentar el estudio y evaluacin del control interno, tales como el mtodo descriptivo y el de cuestionarios. 9.2. Ciclo de nminas. El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: - Contratar mano de obra. - Pagar. - Clasificar, resumir y procesar lo que se utiliz y pag de mano de obra. El ciclo de nminas contempla la contratacin, utilizacin y pago de servicios tales como mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutivos, administrativos, etc. Dado que existen diferencias de tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismo, estn relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos devengados derivados de la obtencin de dichos recursos. Las funciones, asientos contables ms comunes, documentos importantes, etc., del ciclo de nminas que se describen ms adelante, son aquellas que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan slo como una gua general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables y documentos importantes, etc., se deber efectuar para cada caso en particular. Funciones tpicas - Seleccin de personal. - Contratacin de personal. - Llevar las relaciones laborales. - Preparar informes de asistencia. - Registro, informacin y control de la nmina. - Desembolso de efectivo. - Promocin y evaluacin de personal. Asientos contables comunes

- Pago de nminas. - Anticipos de sueldos y prstamos al personal. - Distribuciones de mano de obra. - Otras prestaciones al personal. - Ajustes de nminas. Formatos y documentos importantes. - Solicitud de empleo. - Contrato de trabajo. - Informes de tiempo. - Tarjetas de reloj. - Autorizacin de ajustes de nmina. - Autorizacin de pagos especiales. - Recibos de nmina. - Cheques. Bases usuales de datos. Las bases usuales de datos estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien en informacin que se produce como resultado de un proceso de transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les d, se pueden clasificar: a) Bases de referencia: representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. b) Bases dinmicas: representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente. Las bases usuales de datos para nminas podrn ser: a) Archivo de personal conteniendo nombres e informacin de referencia del empleado, tipos de retribucin, prestaciones a empleados, etc. b) Registro de sueldos y salarios de empleados. Enlace con otros ciclos. - Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera. - Recepcin de servicios de mano de obra que se enlaza con el ciclo de produccin. - Resumen de actividades que se enlaza con el ciclo de informe financiero. Objetivos especficos del ciclo de nminas. Objetivos de autorizacin: Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la Direccin y que stos son adecuados. Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones: Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas.

Objetivos de verificacin y evaluacin: Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Objetivos de salvaguarda fsica: Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formatos importantes y procedimientos de proceso. Evaluacin del control interno. Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno de este ciclo, deber proceder, como se mencion anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada funcin y preparar la documentacin de los procedimientos de proceso en cada funcin. Una vez efectuado el trabajo anterior estar en posibilidad de determinar, en su caso, las tcnicas de control interno que est usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si stas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodologa sugerida para el estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones. La forma en que el auditor podra llevar a cabo el estudio y evaluacin del control interno consta de las siguientes partes: 1 Identificacin de la Compaa cuyo control interno se est revisando. 2. Fecha de la auditora. 3. Identificacin del ciclo de transacciones que se est estudiando y evaluando. 4. Identificacin de la funcin que se est estudiando y evaluando. 5. Identificacin de los objetivos de control interno aplicables a dicha funcin. 6. Diagramacin del procesamiento de las transacciones en la funcin identificada. 7. Identificacin de las tcnicas de control interno que utiliza la empresa para cada objetivo. 8. Una seccin especial de evaluaciones donde el auditor resumir las tcnicas de control interno identificables para los objetivos y determinar si las mismas logran total, parcialmente o no logran el objetivo de control interno. 9. Una columna adjunta a la seccin de evaluacin donde se indica el paso de auditora que, de acuerdo a la evaluacin efectuada por el auditor, va a realizar: pruebas de cumplimiento o substantivas de auditora, segn el caso, que responda a dicha evaluacin. Con lo anterior, se puede establecer una clara relacin entre la evaluacin del control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditora. Existen otras formas de documentar el estudio y evaluacin del control interno, tales como el mtodo descriptivo y el de cuestionarios, sin embargo, stos no son tan objetivos. 9.3. Ciclo de tesorera. Los funciones del ciclo de tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se termina con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. Funciones tpicas. - Relaciones con entidades financieras y de crdito. - Relaciones con accionistas. - Administracin del efectivo y las inversiones.

- Devengo, cobro y pago de intereses y dividendos. - Custodia fsica del efectivo y de los valores. - Administracin de las transacciones en moneda extranjera, incluyendo el control de los riesgos cambiarios. - Administracin y vigilancia de la deuda (principal e intereses). - Operaciones de inversin y financiamiento. - Administracin financiera de planes de pensiones y otros beneficios a empleados. - Administracin de seguros. Asientos contables comunes. - Obtencin de financiacin y su calendario de pago. - Emisin acciones y control de autocartera. - Compra y venta de inversiones en valores. - Devengos, cobros y pagos de intereses y dividendos, - Amortizacin de emprstitos, descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones.

Cambios en los valores segn libros de las inversiones financieras. Compra y venta de moneda extranjera. Formas y documentos importantes. - Certificados de acciones. - Acciones emitidas. - Obligaciones, bonos, papel comercial. - Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones. - Ttulos de crdito como cheques, pagars, cartas de crdito, etc. - Contratos de seguro de cambio de moneda extranjera. - Plizas de seguro. Bases usuales de datos. Las bases usuales de datos estn representadas por archivo, catlogos, listas, auxiliares, etc. que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos, de acuerdo can el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: 1. Bases de referencia: representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. 2. Bases dinmicas: representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que, coma tal, se esta modificando constantemente. Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorera podran ser los siguientes: Bases de referencia. - Libro Registro de accionistas. - Cuadros de amortizacin de principal e intereses. - Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prestamos.

Bases dinmicas. - Saldos de las cuentas bancarias. - Cartera de inversiones. - Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores. Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de tesorera varan de una empresa a otras. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribucin de dividendos e intereses, descuento de papel comercial y compras y ventas de inversiones financieras. Existen otras transacciones que son tan espordicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesaras, por ejemplo, una oferta de acciones al pblico o una colocacin privada de bonos u obligaciones que podran registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o ms asientos contables diseados para ello. Enlaces con otros ciclos. Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorera mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe desembolso efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorera, pero la entrada de efectivo tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el pago de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si fa funcin de los ingresos y pagos de efectivo es parte del ciclo de tesorera o del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. Muchas empresas crean especficamente una funcin de ingresos de efectivo y otra funcin de desembolsos de efectivo. En algn momento, tanto los ingresos del ciclo de tesorera como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. Tambin, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de tesorera y los del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una funcin comn de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de tesorera o con el de ingresos, como tambin una funcin comn de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de tesorera o con el de compras. Una forma prctica para decidir donde situar una funcin comn es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportacin a esa funcin comn. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de tesorera, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es prctico identificar la funcin en ambos ciclos con el propsito de evaluar los controles internos. Dentro del ciclo de tesorera podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras. - Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos. - Conciliaciones de efectivo con los ciclos de compras e ingresos. - Pagos al personal con el ciclo de nminas. Objetivos especficos del ciclo de tesorera. A efectos de este ciclo se han identificado ciertos objetivos especficos de control interno, los cuales han sido clasificados en: - De autorizacin. - De procesamiento y clasificacin de transacciones. - De verificacin y evaluacin. - De salvaguarda fsica. Objetivos de autorizacin.

Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecicios por la Direccin y que estos son adecuados. Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Objetivos de verificacin y evaluacin. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evolucin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Objetivos de salvaguardia fsica. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formatos importantes y procedimientos de proceso. Evaluacin del control interno. Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno de este ciclo, a travs de la ayuda que le pueda proporcionar esta gua, deber proceder, como se mencion anteriormente, a identificar los funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada funcin y preparar la documentacin de los procedimientos de proceso en cada funcin. Una vez efectuado el trabajo anterior estar en posibilidad de determinar, en su caso, las tcnicas de control interno que est usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si stas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodologa sugerida para el estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones. La forma en que el auditor podra llevar a cabo el estudio y evaluacin del control interno y establecer una clara relacin entre su calidad y la naturaleza. oportunidad y alcance de sus pruebas de auditoria consta de las siguientes partes: 1. Identificacin de la Compaa cuyo control interno se est revisando. 2. Fecha de la auditoria. 3. Identificacin del ciclo de transacciones que se est estudiando y evaluando. 4. Identificacin de la funcin que se est estudiando y evaluando. 5. Identificacin de los objetivos de control interno aplicables a dicha funcin. 6. Diagramacin del procesamiento de las transacciones en la funcin identificada. 7. Identificacin de las tcnicas de control interno que utiliza la empresa para cada objetivo. 8. Una seccin especial de evaluaciones donde el auditor resumir las tcnicas de control interno identificables para los objetivos y determinar si las mismas logran total, parcialmente o no logran el objetivo de control interno. 9. Una columna adjunta a la seccin de evaluacin donde Se indica el paso de auditora que, de acuerdo a la evaluacin efectuada por el auditor, va a realizar pruebas de cumplimiento o substantivas de auditora, segn el caso, que responda a dicha evaluacin. Con lo anterior, se puede establecer una clara relacin entre la evaluacin del control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoria. Existen otras formas de documentar el estudio y evaluacin del control interno, tales como el mtodo descriptivo y el de cuestionarios, sin embargo, stos no son tan objetivos como la metodologa que se propone.

10. Casos. Supuesto 1. Caractersticas importantes de un sistema de control interno que relaciona las cantidades recibidas con los mayores de ventas, son las siguientes: a) Entrada de dinero: 1. El correo de entrada deber abrirse bajo la supervisin de un empleado responsable, y todas las remesas incluidas debern registrarse en un diario de caja. Este registro deber estar firmado, por lo menos, por dos personas, una de ellas el empleado responsable y la otra el que ayude a abrir el correo. En los cheques y dems documentos de cobro deber estamparse el sello que indique no negociable, abono exclusivo en cuenta del beneficiario. 2. Las remesas totales debern pasarse al cajero principal, el cual debe firmar el diario de caja para facilitar al departamento de correspondencia un recibo del efectivo entregado. 3. Las cantidades recibidas en los diversos puntos de cobro de efectivo debern entregarse diariamente al cajero principal. Este deber conciliar el efectivo recibido, en el momento del cobro, con los talonarios de recibos, listas de caja, etc. 4. Los cobros del da debern ingresarse en el banco, sin demora, intactos, es decir, sin deducir cantidades para gastos. 5. Las transferencias debern anotarse en el libro de caja cuando se haya recibido el aviso del abono y estos avisos debern archivarse correctamente para cualquier consulta futura. 6. El cajero deber conciliar los extractos de las cuentas bancarias con el libro de caja a intervalos frecuentes. b) Mayores de ventas: 1. Ni al cajero, ni a ninguna otra persona relacionada con la entrada de efectivo, deber permitrsele el acceso a los mayores de ventas. 2. Como instrumentos de contabilizacin en los mayores de ventas debern utilizarse copias de las facturas de venta y de las notas de abono. Debern ir correlativamente numeradas y estar correctamente cumplimentadas. Adems, las notas de abono debern indicar el motivo del asiento y estar autorizadas por un empleado responsable. 3. Deber ser responsabilidad de los administrativos encargados de los mayores identificar cada uno de los apuntes de efectivo con los cargos e investigar las partidas antiguas impagadas. 4. Cuanto los pagos se reciben a cuenta, deber vigilarse cuidadosamente la cuenta del mayor y, si es necesario, restingirse el crdito, pues la cuenta puede resultar subsiguientemente incobrable. 5. Deber llevarse una cuenta de control por un miembro del personal que normalmente no est relacionado con los libros mayores. Peridicamente debern obtenerse los saldos de los mayores y conciliarlos con el saldo que figure en la cuenta de control. 6. Una persona distinta de los empleados encargados del mayor o del cajero deber enviar a los deudores el estado mensual de sus cuentas. 7. Los crditos considerados incobrables, solamente podrn ser cancelados despus de la previa aprobacin, por escrito, de un alto empleado responsable. Si existe un departamento de auditora interna, el personal del mismo deber comprobar la labor antes detallada. Si no existe, ser necesario organizar el trabajo de forma que cada asiento de mayor se compruebe independientemente. Supuesto 2.

A qu puntos principales se dirigir la atencin al revisar el sistema de control interno del dinero recibido por una firma comercial al por mayor, incluidos los cobros a clientes por los viajantes?. Los puntos principales a los que debe prestar atencin el auditor al revisar el sistema de control interno sobre dinero recibido por una firma comercial al por mayor, incluidos los cobros realizados a clientes por los viajantes, son: 1. Los talonarios de recibos, de igual nmero de hojas todos ellos, debern estar correlativamente numerados, confeccionados con original y copia, o con el nmero de copias que requiera la empresa. Debern ser controlados mediante el empleo de un registro de talonarios de recibos, y las existencias de talonarios de recibos no utilizados debern guardarse bajo llave. Cuando se anule un recibo, todos los ejemplares (originales y copias) debern quedar unidos a los talonarios. Deber formar parte del sistema de control interno la obligacin de investigar a fondo los originales que se pierdan. (Podra emitirse un recibo y recibirse dinero. Subsiguientemente, el cobrador anulara los duplicados y se apropiara indebidamente del dinero). 2. Entrega en efectivo al cajero principal. El cobrador deber sumar sus recibos del perodo e insertar el total que tendr que corresponder al efectivo que ha de entregar. El cajero deber comprobar la secuencia numrica y las sumas de los recibos, asegurarse de que se justifican los recibos anulados y firmar junto al total, como recibo del efectivo que se le ha entregado. Si se utiliza una caja registradora, deber ser del tipo que proporciona una lista de caja y el total de todos los recibos anotados en ella. El cajero deber llevar a cabo el mismo procedimiento indicado ms arriba. 3. Correo de entrada. 4. Transferencias de deudores. 5. Rgimen bancario. Los resguardos de ingresos debern cumplimentarse por personas distintas del cajero, y el ingreso en el banco deber hacerse sin demora e intacto. El libro de caja deber conciliarse con los extractos de las cuentas bancarias a intervalos regulares. 6. Sistema de control de crdito. Debern hacerse averiguaciones para determinar el procedimiento exacto que ha de adoptarse cuando un cliente se atrasa en sus pagos. El cajero no deber tomar parte en dicha actividad de seguimiento porque, si se ha apropiado indebidamente de dinero, siendo esa la causa del retraso, se esforzar en paralizar cualquier aviso que se d al cliente en este sentido. Adems, el cajero no deber tener acceso a los mayores de ventas ni al envo de los estados de cuenta a los deudores. No debe estar autorizado para cancelar crditos fallidos o de dudoso cobro, ni para hacer rebajas a los clientes. 7. Cobros efectuados por los viajantes. Deber pedirse a los clientes que no paguen sus deudas a travs de los viajantes, sino directamente a la empresa. En otro caso los viajantes tendrn talonarios de recibos, controlados tal como se dijo antes, y se informar a los clientes de que debern exigir un recibo oficial por el dinero que paguen a los viajantes. Adems, deber indicrseles que se aseguren de que sus pagos aparecen en el siguiente extracto de cuenta que se les enve y, en caso de que observen alguna anomala, se lo comuniquen directamente a la oficina principal, y no al viajante. A los viajantes se les deben dar instrucciones en el sentido que entreguen sin demora el dinero cobrado al cajero principal o, de lo contrario, a un banco a favor de la oficina principal, presentando los duplicados de los ingresos al cajero para que los compruebe con los extractos bancarios. A los viajantes no deber permitrseles que deduzcan sus gastos de los cobros, sino que debern obtener el pago a la presentacin de justificantes de gastos correctamente extendidos. 8. Ventas al contado. Si est en funcionamiento un sistema de pago al contado, el departamento al que corresponda deber estar provisto de una caja registradora o de talonarios de recibos controlados, y los cobros de efectivo habrn de conciliarse peridicamente con las existencias para asegurarse de que no faltan ni dinero ni mercancas. Esto puede hacerse entregando cantidades fijas de aprovisionamiento. De este modo, el efectivo y las existencias a precio de venta deben ser iguales a la cantidad fija de aprovisionamientos al precio de venta, y, si existe alguna diferencia, se investiga inmediatamente.

Supuesto 3. Descripcin de un sistema adecuado para el registro y control del efectivo recibido por unos grandes almacenes de venta al por menor, que slo venden al contado. Es esencial que el personal de ventas no maneje el efectivo relacionado con las ventas, y esta obligacin debe recaer en un miembro del departamento de caja. Para el registro y control del efectivo recibido por unos grandes almacenes de venta al por menor, que slo venden al contado, se recomienda el siguiente sistema: a) Al realizarse una venta, el vendedor debe extender una nota de ventas por triplicado. Estas notas deben estar correlativamente numeradas en talonarios que contengan un nmero estndar de notas. b) El primero y segundo ejemplar deber llevarlos el cliente al cajero para el pago. El cajero pondr el recib al ejemplar de encima y se lo devolver al cliente. c) Al cliente deber decrsele que se dirija de nuevo al vendedor. Las mercancas sern entregadas al cliente por el vendedor despus de haber examinado ste la nota de ventas con el recib puesto por el cajero. d) Los ejemplares del vendedor debern resumirse diariamente y, si es preciso, se analizarn las diversas ventas efectuadas. Esta informacin podr utilizarse luego para reponer las existencias del departamento. e) El ejemplar del cajero deber asentarse en un diario de caja, y, a efectos del clculo de la comisin, se analizarn las ventas de los diversos vendedores. Una persona responsable deber cotejar el resumen del vendedor con el total que figure para cada vendedor en el diario de caja. Las discrepancias debern investigarse inmediatamente Si se utiliza una caja registradora, deber ser de las que proporcionan una lista de auditora e imprimen los detalles en las cuentas de los clientes. La lista de auditora sustituir entonces al diario de caja. f) El dinero cobrado durante el da deber entregarse al cajero principal. Los cobros totales de todos los departamentos debern ingresarse en el banco, intactos, tan pronto como sea posible. Deber recomendarse el uso de cajas de seguridad nocturnas para evitar que grandes cantidades de dinero permanezcan hasta el da siguiente en el local. g) No siempre ser factible que el cliente se lleve la mercanca consigo, por ejemplo, en el caso del departamento de mobiliario. En tales casos ser necesario que el vendedor extienda una nota de entrega por triplicado. El cliente conservar el original, la primera copia pasar al departamento de reparto y la segunda se conservar en el talonario para que quede constancia. Es aconsejable que tambin estas notas se numeren correlativamente. h) Los grandes almacenes, por supuesto, venden artculos pequeos adems de grandes, como, por ejemplo, tarjetas de cumpleaos, comestibles, etc. Tal departamento podr organizarse como autoservicio; pero deber instruirse a los clientes en el sentido de que deben poner los artculos comprados en el carro que se facilita. La nica salida del departamento deber ser a travs de la caja, donde las ventas se registran en una caja registradora que produce una lista de auditora. Al cliente deber proporcionrsele una copia de dicha lista en la medida en que se refiera a las compras efectuadas por el mismo. Tambin puede considerarse necesario disponer de vigilantes de tienda como medida disuasoria contra los hurtos y sustracciones. i) A intervalos regulares deber hacerse el recuento de existencias en todos los departamentos. Si las mercancas vendidas, es decir, las existencias iniciales y las entregas a departamentos, menos la existencia final, se valoran a los precios de venta, se sabr cunto efectivo debe haberse cobrado. Las discrepancias debern investigarse inmediatamente. Los descuentos concedidos a los clientes durante las pocas de rebajas debern registrarse y tenerse en cuenta al calcular el importe de los gneros vendidos. Supuesto 4.

Su cliente, el propietario de un garaje, le ha pedido que le asesore sobre un sistema de control para las ventas al contado. Exposicin de los puntos que tendra en cuenta, antes de hacer las recomendaciones. En relacin con el sistema del control para las ventas al contado en un garaje, debern tenerse en cuenta varios puntos. En primer lugar deber efectuarse un anlisis del tipo de ventas realizadas. Estas comprendern, probablemente a) carburantes, b) aceites, c) piezas de repuesto, d) vehculos, e) reparaciones y alquiler de automviles, y cada una debe tratarse por separado. a) Ventas de carburantes: 1.Cada surtidor contendr una clase distinta de carburante y un contador que registre los litros servidos. 2. Deber llevarse una hoja resumen de ventas por surtidor en la que se registren los detalles de cada uno de ellos. Estos sern la lectura inicial del contador, la lectura final del contador, y las salidas del da (la lectura inicial deducida de la lectura final). Las salidas se multiplicarn por el precio de venta de la clase de carburante y el total se incluir en una columna de total de cobros. Esta columna se sumar, incluyendo todas las clases de carburante, para obtener el importe que represente el cobro total del da. Dicho total deber concordar con los cobros de efectivo despus de deducir las ventas a crdito (para las cuales habr comprobantes de entrega firmados por los clientes que reciben el carburante) y las tarjetas de entidades. 3. El empleado responsable tendr la obligacin de recaudar el efectivo diariamente y al mismo tiempo conciliar los cobros con la hoja resumen que deber comprobar tambin. 4. Adems ser necesario llevar un registro de cisternas. Dicho registro indicar, en relacin con cada cisterna, la existencia inicial, a la cual se aadirn las entregas y de la cual se deducirn las salidas segn las hojas resumen. La diferencia constituir el saldo final y ste deber confirmarse antes de que se hagan ms entregas o salidas metiendo una varilla de nivel en la cisterna y midiendo la cantidad de carburante que hay realmente en ella. 5. Si hay ms de un turno, este procedimiento tendr que repetirse al final de cada uno de ellos. b) Ventas de aceites: 1. Deber entregarse al recinto de ventas un stock flotante para la venta. 2. Para cada venta, deber extenderse un volante de venta al contado, por duplicado y numerado correlativamente. El ejemplar de encima deber ser entregado al cliente y la copia se conservar para que exista constancia. 3. Deber hacerse una lista de los volantes de venta al contado del da, y conciliara con los cobros de efectivo. 4. Deber determinarse la existencia, valorarla a precio de venta y anotarlo en una hoja resumen de ventas de aceites. Esta cantidad deber deducirse de la cantidad flotante valorada a precio de venta. La diferencia habr de ser igual al efectivo cobrado, salvo si se han hecho ventas a crdito, para las cuales deber haber volantes firmados. 5. Si hay ms de un turno, el procedimiento deber repetirse de nuevo al final de cada uno de ellos. c) Venta de piezas de repuesto: 1. Todas las piezas de repuesto debern ser entregadas por los almacenes principales a la seccin de ventas por el sistema de stock flotante. 2. Para cada venta deber extenderse por triplicado un volante de venta numerado correlativamente. El ejemplar de encima deber ser entregado al cliente, la primera copia habr que relacionarla en una hoja

resumen de ventas y la segunda se utilizar como nota de salida para el departamento de aprovisionamiento. 3. Al final de cada da, el efectivo deber ser recaudado por un empleado responsable, tras comprobar el resumen de ventas y conciliarlo con el efectivo. 4. Peridicamente, debern comprobarse fsicamente las existencias y conciliarlas con el stock flotante y, si existen discrepancias, stas se investigarn inmediatamente. 5. Del dinero procedente de los cobros no debern efectuarse reembolsos por las piezas de repuesto devueltas por los clientes. De esto se ocupar un empleado responsable, que deber extender los documentos necesarios para la devolucin a los almacenes de las piezas de repuesto y el pago o rebaja al cliente. d) Ventas de vehculos de motor: En su mayora, stos se vendern a crdito o se arrendarn con opcin a compra. Sin embargo, pueden producirse ventas al contado. El sistema deber ser tal que se utilicen recibos correctamente controlados. Deber llevarse un registro de vehculos en venta y en l se anotarn los detalles de la venta, junto a cada vehculo, a medida que se vendan. De este modo ser posible verificar, en cualquier momento, cules son los vehculos todava no vendidos e) Reparaciones: 1. Cada trabajo deber anotarse, al principio, en un comprobante de trabajo numerado correlativamente. 2. Los materiales, a medida que se precisen, debern pedirse a los almacenes, y al comprobante de trabajo deber unirse una copia de la nota de salida. El coste del material entregado deber asentarse en la seccin de clculo de coste del comprobante de trabajo. 3. El tiempo empleado deber anotarse en el parte de trabajo y contener una referencia a las hojas de jornales devengados del empleado. 4. Los gastos generales y beneficios se imputarn de acuerdo con una base aprobada. 5. Al terminarse el trabajo, deber prepararse por duplicado una factura de venta. 6. Cuando el vehculo lo recoge el cliente, se entregar a ste el ejemplar de encima de la factura de venta. 7. Debern utilizarse talonarios de recibos correctamente controlados, y cuando el cliente pague, deber entregrsele el ejemplar de encima. La primera copia se utilizar para su anotacin en el mayor y la segunda quedar en el talonario a efectos de control. Supuesto 5. Indicar las principales consideraciones que determinan el volumen de comprobacin detallada que ha de llevar a cabo el auditor de una sociedad annima. 1. El sistema de control interno. Si el sistema es bueno, el auditor slo tendr que determinar que el sistema est funcionando correctamente. Sin embargo, si el sistema es intil, ser necesario que el auditor lo compruebe todo detalladamente, para poder emitir su informe a satisfaccin de su propia conciencia. 2. El empleo de las cuentas de control. Si se emplean stas, el auditor puede limitar su auditora a la comprobacin detallada de las cuentas de control y las cuentas de mayor general y comprobar meramente el detalle contenido en los mayores que se controlan. 3. La medida en que las transacciones son importantes en relacin con los negocios de la empresa en conjunto. 4. La existencia o no de un departamento de auditora interna.

5. Adems de los procedimientos normales de auditora que cubren todas las actividades, tambin es aconsejable seleccionar cada ao, para una revisin ms intensa, algn aspecto importante de las actividades de la empresa, como, por ejemplo, los salarios, las compras, las ventas, etc. De este modo, con una planificacin cuidadosa, pueden examinarse con detalle a lo largo de un perodo de aos la totalidad de las actividades de la empresa. Supuesto 6. El director financiero de una empresa auditada exiga que juntamente con los cheques para la firma se le presentaran las facturas y dems comprobantes justificantes de los pagos, anulados con el sello de PAGADO. El fin que persegua era evitar que le vuelvan a presentar las mismas facturas y comprobantes para justificar la firma de otro cheque, das despus. Es efectivo este procedimiento?. El procedimiento no es eficaz. Para que sea eficaz, las facturas y dems justificantes de pago se han de anular con el sello de PAGADO, en presencia del director financiero, en el momento de la firma de los cheques. (Si no se anulan, se pueden volver a presentar los mismos justificantes con posterioridad; y si se presentan previamente anulados, tambin.) Supuesto 7. Cul sera la distribucin apropiada de las obligaciones entre el departamento de contabilidad, el de caja y cualquier otro departamento, para proporcionar una proteccin adecuada de los pagos por cheque?. a) El departamento de contabilidad deber llevar todos los registros contables de los pagos realizados. b) Todos los cheques debern estar firmados por el departamento financiero. c) Un tercer departamento, distinto del de contabilidad y el financiero, deber recibir directamente los extractos del banco y conciliar las cuentas bancarias. d) El departamento de auditora interna llevar a cabo revisiones peridicas de los desembolsos. De esta forma se consigue, en teora, la distribucin adecuada de funciones, de forma que unos departamentos controlen a otros. En la prctica, estas separaciones de responsabilidades pueden resultar difciles y hasta irrentables. Supuesto 8. 1 Sealar los puntos esenciales que han de tomarse en cuenta al proyectar la implantacin de un adecuado sistema de control interno, para las reas de existencias y nminas, de una gran empresa industrial. 2 Enumerar distintos mtodos a los que se puede recurrir para manipular la nmina y apropiarse de las diferencias. 1 Puntos esenciales del sistema de control interno: a) Existencias - En los departamentos de recepcin y expediciones se llevarn registros auxiliares de existencias que controlen el movimiento de mercancas que entran y salen. - El mayor general de existencias, que es la cuenta de control de los registros del apartado anterior, ser llevado por persona distinta y, a poder ser, en departamento diferente, efectundose contrastes peridicos. - Se realizarn peridicamente inventarios fsicos, parciales, ajustndose los registros auxiliares y de control por las diferencias. - Al menos una vez al ao, se llevar a cabo un inventario fsico total y valorado, que ser realizado por personas que no sean responsables del control del almacn durante el ao.

- Prever un sistema que contemple la posibilidad de calcular, en cualquier momento, el coste de la mercanca vendida y el de las mercancas en existencia. b) Nminas - Los registros de los tiempos trabajados debern ser aprobados por los encargados o controladores de tiempo de los departamentos. - El importe de la nmina ser aprobado por persona distinta al que controla los tiempos, al que prepara o a los que distribuye la nmina. - Si se paga en efectivo, no repartir los sobres la misma persona que las prepara. (En la actualidad no se suele pagar en efectivo.) - Si se paga por cheque, otra persona, distinta a la que prepara y distribuye los cheques, conciliar las cuentas bancarias. Peridicamente se cotejarn los endosos de los cheques con las firmas del registro de personal, para asegurarse de que el destinatario ha sido correcto. - Los sueldos y jornales en efectivo no reclamados, debern permanecer por corto perodo de tiempo en esta situacin, depositndolos nuevamente si el perodo se prolonga. 2 Mtodos para manipular la nmina: - Incluir nombres de empleados ficticios en la relacin, retirando o canalizando su importe. - Aumentar la cantidad total de la nmina, sumndola en exceso y canalizando la diferencia. - No dar de baja de la relacin nombres de antiguos empleados, que ya no trabajen en la empresa, retirando su importe. - Presentar los ingresos de los empleados por cantidades mayores a las reales. - No registrar las deducciones de los jornales o sueldos. Supuesto 9. 1 Explicacin lo que significa una cuenta colectiva o de control. 2 A partir de qu datos se compila?. 3 Cules son las ventajas de dicha cuenta para el auditor?. 1 Una cuenta colectiva o de control es un mtodo por medio del cual pueden comprobarse los saldos de un mayor. Todo el detalle pasado a las respectivas cuentas del mayor se anota en total en la cuenta de control. De ese modo se dice que una cuenta controla varias cuentas. 2 Dado que los asientos en las cuentas del mayor proceden de los respectivos diarios, se deduce que en la cuenta de control se anotan los totales de dichos diarios. 3 Las ventajas que dicha cuenta ofrece al auditor son las siguientes: - Le permite comprobar la exactitud aritmtica de los respectivos mayores, lo que por consiguiente reduce el volumen de comprobacin detallada. - Si el balance de comprobacin no cuadra, podr determinar el mayor en el que se ha producido el error. - Debido a que el personal del cliente tambin podr localizar el error, es probable que los libros hayan sido cuadrados en la fecha de la auditora. 11. Bibliografa.

J.M. Madariaga y D. Kirkby: La Auditora en la Prctica, con la solucin de 200 casos. DEUSTO. Revista EMPRENDEDORES. N 17, febrero 1999. Edita Hachette Filipacchi. REA: