Componente Contabilidad

Ayuda impresa de SCAD.
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COMPONENTE DE CONTABILIDAD Ayuda en lnea www.ienasaj.co.cr/soporte/
COMPONENTE DE CONTABILIDAD
Ubicacin men: Componentes Contabilidad
La Contabilidad es una de las reas administrativas ms importantes de su empresa, pues le permite ver cmo anda las finanzas en un momento dado. Esta es una valiosa herramienta para manejar la Contabilidad de su empresa de manera fcil y segura, garantizando el buen funcionamiento y manejo de las finanzas de su empresa. El mismo ha sido creado con la finalidad de permitir hacer todos los procesos contables de una empresa en forma simple y rpida, pero a la vez segura. Se pueden efectuar todos los procesos contables diarios, as como los cierres mensuales y de perodos contables, construyendo automticamente los balances contables. Las opciones del mdulo son las siguientes:
Parmetros
Catlogo Aqu se definen todas las cuentas contables mayores y sub-cuentas que su empresa utilizar en la creacin de asientos contables y dems operaciones. Tema en Pgina 3.
Datos
Asientos (Centro de datos)

Agregue, edite y/o elimine periodos contables y asientos en cualquier mes del perodo que requiera. Tema en Pgina 5.
Definicin de asientos fijos

Si su empresa tiene asientos contables que constantemente se utilizan en los diferentes meses (como asientos de depreciacin) puede definirlos aqu para no tener que estarlos escribiendo siempre. Tema en Pgina 16.
Balances
Esta opcin le permite obtener los balances contables de su empresa en cualquier momento, pero tambin le brinda reportes de los asientos del mes, resmenes y reportes comparativos, adems de la posibilidad de exportar datos de la Contabilidad a MSExcel; todo esto de una manera fcil y sin necesidad de saber mucho de contabilidad. Tema en Pgina 18.
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Cierres
Cierre de mes
Esta opcin le permitir a usted hacer el cierre del mes contable de su empresa. Tema en Pgina 27.
Cierre de perodo
Esta opcin, le permitir a usted hacer el cierre del periodo contable de su empresa. Tema en Pgina 28.
Catlogo Contable
Ubicacin men: Componentes Contabilidad Parmetros
La ventana del catlogo contable es una forma para definir su catlogo de cuentas segn los requerimientos contables de su empresa. Desde esta opcin puede crearse, as como editarse y eliminarse las cuentas contables, incluso las cuentas mayores. Adems, podr definir a que tipo pertenecer cada cuenta.
Partes del presente artculo

1. 2. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales
Imgenes y explicacin de los campos

La siguiente imagen muestra la ventana de labores por empleado sin procesar:
Observe a continuacin como llenar los datos:

Escriba el cdigo de cuenta contable, debe ser ordenando al definir la cuenta ya que SCAD no trabaja correctamente si ha saltado niveles de cuentas, por ejemplo si usted defini el nivel mayor de cuentas 1-00-000 y despus defini la cuenta 100-001 esto esta MAL, primero debe definir el nivel 2 o sea la 1-01-000 para poder despus definir el tercer nivel de cuentas, lo mejor es que primero defina su catalogo en un borrador y revise que no ocurra lo del ejemplo y despus lo pase a SCAD. Aqu debe escribir el nombre de la cuenta, como observa en la imagen se puede escribir un nombre de cuenta por cada moneda que tenga SCAD. Los diferentes nombres se utilizaran al emitir los balances de comprobacin, resultado, etc. Es muy importante que seleccione correctamente el tipo que le corresponde a la cuenta que esta creando, por medio de este tipo SCAD realizara los clculos del saldo actual de la cuenta. Para las cuentas mayores debe seleccionar este campo, con ello SCAD impedir que estas cuentas reciban movimientos a escribir asientos contables. Este botn solo esta activo con la versin de SCAD para base de datos MSACCESS y le permite copiar un catalogo contable de otra base de datos SCAD a
CTA CONTABLE
DETALLE CUENTA
TIPO DE CTA CUENTA MAYOR CON SUBCUENTAS OPCIONES
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OBSERVACIONES Puede anotar cualquier observacin importante para la cuenta
Operaciones y observaciones especiales

No se pueden eliminar cuenta contables que recibieran movimientos. Para buscar una cuenta contable especifica utilice la consulta de cuentas (F5) y despus de doble clic sobre la cuenta que desea localizar teniendo activa la ventana del catalogo. Puede utilizar el botn de imprimir en la barra de herramientas para obtener un reporte del catalogo contable identado de acuerdo al nivel de cada cuenta. La cantidad de niveles y los dgitos por nivel pueden ser ajustables a su empresa. Para ajustarlos, se debe hacer desde la Base de Datos, y en la tabla ConDefCuentas, ajuste la cantidad de niveles y los dgitos por nivel que necesite. Si desea ms informacin sobre cmo realizar este paso, pngase en contacto con I.E.NASAJ o con su distribuidor ms cercano.
Si necesita ms informacin sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
Ultima revisin el 15-10-2005 por Alonso Salazar
Centro de datos
Ubicacin men: Componentes Contabilidad Datos
El centro de datos es el corazn del componente de contabilidad, esta es la ventana que centraliza toda la edicin de la informacin contable, desde aqu se pueden crear y seleccionar los periodos contables, as como tambin seleccionar el mes actual de proceso, despus de estos datos se tiene acceso a incluir, modificar y eliminar asientos contables. Esta ventana tiene las siguientes sub-ventanas o etiquetas:
Como observa en la parte inferior de la imagen hay 2 etiquetas (Periodos y Meses, Asientos). Despus de esas etiquetas hay dos campos ms que se ven siempre que tenga esta ventana abierta, estos le informan sobre cual periodo y cual mes esta trabajando.

1. 2. 3. 4. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales Restricciones para usuarios Parmetros que afectan esta ventana

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Periodos y Meses:

Con los botones que observa debajo de esta lista puede crear o eliminar periodos, si esta PERIODOS creando un periodo se le mostrara la ventana de datos del periodo que se ve mas adelante, CONTABLES solo siga los pasos para llenar esta ventana y presione OK para crear el periodo. Despus de crear el periodo y que usted lo marque dentro de la lista de periodos se le MESES DEL mostraran los meses del periodo en esta lista, la columna Estado le muestra si el mes esta PERIODO cerrado, en proceso o si esta en blanco quiere decir que es un mes abierto. Usted puede incluir datos tanto en el mes de Proceso como en todos los que estn delante de este.
Ventana para crear o seleccionar periodos contables

DETALLE Revise o escriba el detalle como se llamara el periodo, si SCAD se lo sugiere como usted DE PERIODO lo desea no cambie el dato. Debe asegurarse que el ao inicial sea donde inicia el periodo, sobre todo cuando el AO periodo contable inicie en un ao y termine en otro, por ejemplo que inicie en OctubreINICIAL 2000 y termine en Setiembre-2001, en este caso el ao inicial seria 2000 MES Escoja el mes donde inicia el periodo. INICIAL MES FINAL Escoja el mes donde termina el periodo.
Una cosa importante es que esta ventana tambin se muestra cuando se cierra el periodo para que usted cree el nuevo periodo y se pasen los saldos del anterior al nuevo, en el Artculo de cierre de periodo se explica ms sobre esta ventana.
La siguiente imagen muestra la etiqueta de Asientos:

Debe escribir el nmero o nombre del asiento para ello cuenta con 10 espacios mximo. El nmero que le aparece dentro de los corchetes es un identificador nico que SCAD le asigna al asiento contable. HECHO POR Escriba el nombre de quien creo el asiento. SCAD guarda la ltima fecha de cuando se guardo el asiento y le muestra aqu la ltima ULT. vez que fue accesado. CAMBIO En esta lista es donde se escriben todos los datos del asiento, iniciando por la columna de Cta Contable, despus las columnas de: Debe, Haber, Documento, Nmero, Fecha y CUENTAS Notas. DEL En las columnas de Documento y Nmero el mximo de caracteres son 10. ASIENTO Es muy importante que la columna fecha contenga la fecha real cuando sucedi la operacin, sobre todo cuando se maneje contabilidades en diferentes monedas. En este campo se le muestra el total de DEBITOS en el asiento. D En este campo se le muestra el total de CREDITOS en el asiento. H En este campo se le muestra el total de DIFERENCIA entre dbitos y crditos en el +asiento. Escriba en este campo las observaciones que tendr el asiento. NOTAS El campo en blanco que esta a la izquierda del total de CREDITO le permite buscar dentro de las lneas del asiento una cuenta, para ello escriba el valor de la cuenta a buscar BUSCAR y presione el botn ">", aqu se le mostrara un men de opciones, seleccione si desea CUENTA Buscar la primera o Buscar siguiente. NUMERO ASIENTO Incluir nueva lnea en blanco. Guardar el asiento que se esta creando o editando. Con este botn se puede cancelar la edicin del asiento y si se le dice que SI a la pregunta si lo desea BORRAR se eliminara. Con este botn se crea un nuevo asiento, aqu se le preguntara si es un asiento en blanco o generado de otro modulo, mas adelante se explica que es cada una de estas opciones. Derechos Reservados por Informtica Especializada NASAJ S.A. (Revisin 2005) Pagina 7/29
Crear asiento en blanco Un asiento en blanco es el que se escribe totalmente por el contador o auxiliar contable desde cero, o sea que se va lnea por lnea escribiendo las cuentas, montos y dems datos que tiene el asiento, como ayuda para escribir estos asientos se cuenta con la consulta de cuentas contables (F5), si no conoce el nmero de cuenta puede localizarlo dentro de la consulta y por medio de dar doble clic el nmero de cuenta se pasara a la lnea que tenga activa en el detalle del asiento, con ello usted solo deber rellenar el resto de columnas. Crear asiento generado de otro modulo Un asiento generado de otro modulo significa que se tomaran los datos que se han incluido en los diferentes componentes de SCAD y se copiaran al mes que se esta procesando, con esto usted no tiene que escribir ningn asiento, sino que SCAD automticamente le crea el asiento y despus solamente debe abrirlo y revisar o corregir algn error que exista.
La integracin de la Contabilidad con los otros componentes puede verse de la siguiente manera:
Ventana para importar asientos PreDefinidos
Como se ve en el Artculo de asientos predefinidos, estos asientos son como una plantilla que siempre sern igual, para copiarlo al mes en proceso seleccione el nombre del asiento predefinido donde dice: "Asiento fijo" y despus escriba donde dice: "Nmero" el nmero o nombre de asiento con que se guardara en el mes activo. Una vez hechos los 2 anteriores pasos presione el botn PREVISTA y el asiento se le mostrara abajo, si todo esta correcto presione el botn GUARDAR y con ello tendr el asiento en el mes activo. El campo a la izquierda de los totales de DEBE y HABER se explica mas adelante.
Ventana para importar asientos de Inventario, Cajas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Bancos, Activos Fijos, Recursos Humanos
Para copiar a la contabilidad del mes activo un asiento que contenga la informacin de las compras, salidas de bodega, pagos de cuentas por cobrar, cheques, ETC. primeramente debe seleccionar la fecha inicial y fecha final de los documentos emitidos, despus en el cuadro donde dice: "Compras" en la imagen debe seleccionar el tipo de documento que se halara la informacin, de seguido escriba en el campo que dice: "Nmero" el nmero o nombre que tendr el asiento. Una vez efectuados los anteriores pasos presione el botn PREVISTA, SCAD le preguntara si lo quiere ver CONSOLIDADO o DETALLADO, el consolidado agrupa todas las lnea de una misma cuenta de diferentes documentos en una sola lnea, el detallado muestra los datos con todos los documentos y cuentas, despus de escoger el modo de ver los datos se le mostrara el asiento en la lista de abajo, si todo esta correcto presione el botn GUARDAR. El botn llamado "Editar Mov. Contable" se utiliza para corregir algn movimiento contable que quedo mal al crear algn documento en los diferentes componentes de SCAD, para corregir el dato seleccione el campo que dice "Compras" (en la imagen) el tipo de documento que se modificara, despus en el campo que dice "Nmero" escriba el nmero de documento que se modificara (tenga a mano tanto el nmero de documento fsico, como tambin el nmero de identificador que SCAD le asigno a ese documento), una vez que complete los pasos anteriores presione el botn de Editar Mov. Contable y SCAD le mostrara una ventana para que usted repare el error. El campo en blanco que se muestra a la izquierda de los totales de DEBE y HABER le permite escribir una cuenta que desee buscar dentro de la lista de cuentas mostrada arriba, lo que debe hacer es escribir en este campo el valor y luego presionar el botn a
la derecha que tiene ">", aqu se le mostrara un men: , seleccione Buscar cuenta. Tambin tiene opcin de ordenar las lneas mostradas en la lista de la forma mas conveniente para usted. El botn llamado "Configurar Cuentas" se utiliza para definir el auto-asiento contable, el auto-asiento se compone de una serie de instrucciones que le dicen a SCAD de que forma y cuales cuentas deben ser afectadas al momento de crear los documentos que posteriormente afectaran la contabilidad, mas adelante se explica como se crean los auto-asientos. Ventana para importar asientos Facturacin
Para copiar a la contabilidad del mes activo un asiento que contenga la informacin de la facturacin, primeramente debe seleccionar la fecha inicial y fecha final de los documentos emitidos, de seguido escriba en el campo que dice: "Nmero" el nmero o nombre que tendr el asiento. Una vez efectuados los anteriores pasos presione el botn PREVISTA, SCAD le preguntar si lo quiere ver CONSOLIDADO o DETALLADO, el consolidado agrupa todas las lnea de una misma cuenta de diferentes documentos en una sola lnea, el detallado muestra los datos con todos los documentos y cuentas, despus de escoger el modo de ver los datos se le mostrara el asiento en la lista de abajo, si todo esta correcto presione el botn GUARDAR. El botn llamado "Configurar Cuentas" se utiliza para definir el auto-asiento contable, el auto-asiento se compone de una serie de instrucciones que le dicen a SCAD de que forma y cuales cuentas deben ser afectadas al momento de crear los documentos que
posteriormente afectaran la contabilidad, mas adelante se explica como se crean los auto-asientos. Ventana para configurar auto-asientos
La configuracin de auto-asientos le permite al contador establecer la forma como sern afectadas las cuentas cuando se creen los diferentes documentos en todos los componentes de SCAD, como se ha explicado la configuracin de esto se hace en el centro de datos de contabilidad en la ventana de importar asiento desde otro modulo ah se debe seleccionar la etiqueta que corresponde al componente que se le creara el autoasiento y tambin el documento que se encuentra debajo del botn "Configurar cuentas" como se explico mas atrs, una vez que se presiona ese botn aparece la ventana que se ve arriba, observe que hay 3 lugares donde se ingresan datos (la lista de cuenta al inicio de la ventana, el SQL valor de cuenta al centro de la ventana, y el SQL valor de nota en la parte de abajo de la ventana), en estos sitios se debe ingresar los datos de esta forma: Lista de cuentas
COLUMNA DATOS A LLENAR Escriba una descripcin de la cuenta, no tiene que ser nada muy detallado o el mismo DESCRIPCION nombre de la cuenta contable, esto es solo para guiarse en futuras consultas de la configuracin de auto-asientos. Aqu debe escribirse la cuenta contable que ser afectada, si no sabe el nmero de cuenta bsquela con el botn de imagen de binculos que esta junto a los botones de CUENTA incluir lnea y borrar lnea. Aqu debe escribir una C si la cuenta se afecta como un CREDITO, o una D si la TIPO MOV. cuenta se afecta como un DEBITO. Por cada lnea seleccionada en la lista hay que escribir una instruccin SQL (Lenguaje SQL valor cuenta Estructurado de Consulta, por sus siglas en ingls) que defina de donde y como se tomaran los datos que afectaran la cuenta contable, si no conoce como hacer SQL's en Derechos Reservados por Informtica Especializada NASAJ S.A. (Revisin 2005) Pagina 13/29
el libro de introduccin a SCAD hay registrados algunos de los mas normales que se usan o bien puede solicitar a IENASAJ que le asesore o a su distribuidor mas cercano. Existen 2 parmetros para el SQL, son: "[Numero]" y "[IdMovimiento]" y el campo del SQL tiene que llamarse "Suma". Aqu se escribe al igual que en SQL valor de cuenta un SQL que retorne una breve nota que se guardara en el espacio de notas de los asientos contables. Existen 2 parmetros para el SQL, son: "[Numero]" y "[IdMovimiento]" y el campo del SQL tiene que llamarse "Valor". Este campo puede quedar en BLANCO.
SQL valor nota
Cuando finalice de configurar los auto-asientos presione el botn de chequeo verde. Ventana para escribir el movimiento contable de un documento
Esta ventana es donde se escribe o modifica el movimiento contable o asiento contable de los documentos que se emiten en todos los componentes de SCAD, despus de crear una compra en inventario, un pago en cuentas por pagar, un deposito en bancos, ETC. se le mostrara para que escriba las cuentas que sern afectadas, existe una opcin de configurar auto-asientos, cuando se hace esto esta ventana automticamente le carga las cuentas y montos que sern afectados en el documento creado. La configuracin de autoasientos se explico ms atrs.

Cuando se crea un nuevo periodo desde la ventana de centro de datos automticamente SCAD le pregunta que confirme si: Desea "Crear periodo y marcarlo como activo" o "Crear periodo pero no activarlo", si escoge la primer opcin y tiene un periodo abierto le ser cerrado y activado el nuevo, pero si tiene un periodo abierto y escoge lo segundo podr continuar trabajando en el periodo actual y tambin podr introducir datos en el nuevo. SCAD solo permite eliminar periodos que no tengan asientos creados. Existe un mes en todo periodo que se llama "Cierre periodo", este acta como un mes normal con la diferencia que solo cuando este mes esta activo se puede entrar a la opcin de Cierre de periodo en el men del componente de contabilidad, aqu quedan registrados los asientos de cierre y puede registrar cualquier otro asiento que necesite. En meses que ya este cerrados puede entrar y ver los asientos, pero SCAD no le permitir crear nuevos asientos ni modificar los ya existentes. Puede usar la consulta de cuentas contables (F5) para buscar una cuenta y pasarla al asiento.
Restricciones para usuarios

Ayuda impresa de SCAD. (Prohibida su reproduccin total o parcial) RESTRICCIONES
NoMovContable;
DETALLE Impide que cuando un usuario crea un documento en todos los componentes de SCAD tenga acceso a modificar los datos del movimiento contable
Estas claves deben ser escritas exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir mas de una debe escribirlas de seguido sin ningn espacio en blanco en las restricciones del usuario.
Parmetros que afectan esta ventana

ZONA PARAMETRO Contabilidad Ultimo Mes Contabilidad Ultimo Periodo DETALLE Contiene el mes que esta activo en el centro de datos. Contiene el periodo que esta activo en el centro de datos. Contiene SI si se ha creado un componente externo a SCAD que genere algn tipo especial de facturacin. Contiene SI si cuando se le edita el movimiento contable a un documento el mismo queda guardado con la fecha del sistema, de otro modo conservara la fecha del documento.
Contabilidad Existe facturacin externa
Contabilidad
Editar movimiento contable toma fecha sistema
Asientos fijos
Ubicacin men: Componentes Contabilidad Datos
Para una empresa es comn que se presenten asientos repetitivos cada mes, por lo que aqu se le permite crear estructuras predefinidas para no estar repitiendo la entrada de Cuentas contables para el mismo asiento cada mes. La siguiente imagen muestra la ventana de asientos PreDefinidos:

NOMBRE DE Escriba el nombre del asiento, tiene 20 caracteres mximo. ASIENTO FIJO Escriba el numero de cuenta contable. Puede usar la consulta de cuentas contable (F5) para CUENTA localizar la cuenta. Escriba el monto de dbitos. DEBE HABER Escriba el monto de crditos. NOTAS Escriba las notas de la lnea.
Para insertar un asiento predefinido en la contabilidad de un mes lea la zona de "Asientos generados de otros mdulos" en el articulo de Centro de Datos de contabilidad.
Si necesita ms informacin sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
Balances contables
Ubicacin men: Componentes Contabilidad
Los balances son indispensables pues presentan los estados financieros que sirven de termmetro o parmetro para tomar decisiones que afectarn los destinos de la empresa.

1. 2. 3. 4. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales Restricciones para usuarios Parmetros que afectan esta ventana

La siguiente imagen muestra la ventana de pre-cierre:
Antes de entrar a la pantalla de Balances, se le solicitar que seleccione el mes a procesar, esto es, a mayorizar las cuentas contables para ver los Informes, si usted no desea ejecutar esta accin, presione , solo que los Informes que obtenga posiblemente no sern muy confiables. Si va a obtener informes de meses ya cerrados, de Perodos anteriores o asientos de meses no cerrados ni procesados, el Pre-Cierre no es necesario. Si usted tiene en proceso cierto mes pero ya ha digitado datos en meses mas adelante y desea ver los balances hasta esos meses entonces abra el cuadro donde estn los meses y seleccione hasta que mes se procesaran los datos, de esta forma el pre-cierre procesara el mes en proceso, luego pasara los saldos de cuentas al siguiente mes y procesara ese mes y as continuara hasta el mes que usted selecciono. Una vez terminado el pre-cierre se mostrara la ventana de balances contables.
La siguiente imagen muestra el Balance de comprobacin:

MESES NIVEL DE DETALLE MONEDA TODAS LAS CUENTAS Usted podr ver los meses ya cerrados o procesados por el pre-cierre. Seleccione el mes con el cual usted desea ver el Informe Especifique los niveles del Catlogo contable que desea ver en el Informe. Escriba un nmero entero (sin decimales) del 1 en adelante, segn los niveles que tenga su Catlogo contable. Seleccione la moneda en que se mostraran los valores del informe. Lea mas adelante una explicacin extensa sobre el manejo de las monedas. Si activa esta opcin SCAD emitir el balance de comprobacin con todas las cuentas existentes en el catlogo de cuentas, sino solo las que tienen movimientos.
La siguiente imagen muestra los datos para el Balance de Situacin y el Estado de resultados:

Usted podr ver los meses ya cerrados o procesados por el pre-cierre. Seleccione el mes con el cual usted desea ver el Informe Especifique los niveles del Catlogo contable que desea ver en el Informe. Escriba un NIVEL DE nmero entero (sin decimales) del 1 en adelante, segn los niveles que tenga su DETALLE Catlogo contable. Seleccione la moneda en que se mostraran los valores del informe. Lea mas adelante una MONEDA explicacin extensa sobre el manejo de las monedas. Si activa esta opcin el informe de estado de resultados mostrara los valores con el ACUMULADO Acumulado actual de cada cuenta en lugar de los valores del mes. TODAS LAS Si activa esta opcin SCAD emitir los balances con todas las cuentas existentes en el CUENTAS catlogo de cuentas, sino solo las que tienen movimientos. MESES
La siguiente imagen muestra el informe de Movimiento por cuenta:

Usted podr ver los meses ya cerrados o procesados por el pre-cierre. Seleccione el mes con el cual usted desea ver el Informe Especifique los niveles del Catlogo contable que desea ver en el Informe. Escriba un NIVEL DE nmero entero (sin decimales) del 1 en adelante, segn los niveles que tenga su Catlogo DETALLE contable. Se utiliza para determinar a cuales cuentas se quiere en el reporte, si marca el botn que dice: "Todas las Ctas", SCAD emitir todas las cuentas con movimiento, de lo contrario se RANGO emitirn las que se escriban en este campo, el filtro de cuentas se hace de acuerdo a todas las que coinciden de lo escrito en adelante, o como se ve en la imagen, si usted escribe 2CTAS 01, SCAD tomara en cuenta todas las que inician con 2-01 no importa lo que siga hacia adelante. Especifique el rango de fechas desde cuando y hasta cuando se incluirn en el reporte, solo RANGO se utiliza el mes y ao de cada fecha y se emite basndose en el mes que tiene el asiento de FECHAS registro. MESES
La siguiente imagen muestra el reporte de asientos:


MESES Usted podr ver los meses ya cerrados o procesados por el pre-cierre. Seleccione el mes con el cual usted desea ver el Informe Escoja dentro de la lista la forma como quiere filtrar los datos de los asientos, si escoge solo un asiento entonces solo ese saldr. Si escoge RANGO DE ASIENTOS # entonces deber escribir el numero desde cual asiento y hasta cual asiento se emitir. Si escoge RANGO DE ASIENTOS ID entonces deber escribir el identificador de asiento desde cual asiento y hasta cual asiento se emitir. Si escoge RESUMEN DEL MES entonces se emitir solo un asiento resumido por cuenta independiente con todos los movimientos que recibi cada una de las cuentas. Si escoge TODOS LOS ASIENTOS se incluirn en el reporte todos los asientos del mes.
SOLO ASIENTO
PAGINAS Si lo activa emitir cada asiento en una pagina independiente. SEPARADAS
La siguiente imagen muestra los informes estadsticos:

MESES Usted podr ver los meses ya cerrados o procesados por el pre-cierre. Seleccione el
mes con el cual usted desea ver el Informe Especifique los niveles del Catlogo contable que desea ver en el Informe. Escriba un NIVEL DE nmero entero (sin decimales) del 1 en adelante, segn los niveles que tenga su DETALLE Catlogo contable. Si selecciona ANALISIS COMPARATIVO (MES) P&G, SCAD le har un informe donde se mostrara los INGRESOS, GASTOS y COSTOS del MES seleccionado en MESES contra el MES seleccionado en MESES2. TIPO DE COMPARATIVO Si selecciona COMPARATIVO P&G, SCAD le har un informe donde se mostrara los INGRESOS, GASTOS y COSTOS del MES seleccionado en MESES contra el acumulado de la cuenta en el actual periodo. Seleccione el mes contra cual se comparara el informe. MESES2
Informes adicionales Libro Mayor

Informe con los asientos realizados ese mes y su efecto en el Debe y el Haber.
Movimiento Asientos que afectaron las cuentas contables durante el mes por el nivel de detalle del mes especificado. Diseo del Esta opcin le abrir una aplicacin llamada ScadDBC, la cual le permite disear usuario balances contables personalizados. Mas adelante se explica el funcionamiento de esta. Como maneja SCAD los balances en otras monedas SCAD puede emitir los balances contables en los valores de diferentes monedas haciendo una conversin cambiaria a la moneda deseada. Para esto se utilizan las monedas, histrico de factores y el parmetro Sub-Monedas del archivo INI, cuando se procesan los datos del pre-cierre o el cierre de mes se crean registros de la misma cuenta en el mismo mes uno por cada moneda que se especifico en el INI, de esta forma cuando se emiten los informes lo que se hace es filtrar los datos que pertenecen a la moneda escogida. Para hacer la conversin de moneda SCAD revisa en cada lnea de asiento la fecha que se anoto en esa columna en el centro de datos, una vez conocida la fecha busca dentro del histrico de los factores de cambio de las monedas cual factor se le aplica a esa fecha y efecta el clculo convirtiendo el monto original en el monto de la moneda. Si no se encuentra el factor de cambio de esa fecha se toma el actual, por eso es muy importante que si usted piensa utilizar esto defina obligadamente todos los das el factor cambiario del mismo, ya que si no lo hace se provocaran errores de clculo.
Ventana de SCAD-DBC
Para iniciar, proceda a crear un nuevo reporte contable con el botn Nuevo y asgnele un nombre. Luego, seleccinela de la lista de reportes contables en la parte superior. Debido a que esta aplicacin exporta datos contables a MS-Excel, cada celda ser la correspondiente en la hoja de Excel. El botn Aplicar> le muestra un men con los datos contables y generales que puede trasladar. Cada una ser puesta en el campo Frmula de celda para editarse. Por cada opcin, aparecen llaves. Cada juego de llaves indica que dentro de la(s) misma(s) debe incluirse un parmetro requerido. A continuacin, se muestran las frmulas disponibles, el (los) parmetros requeridos por cada una y el resultado obtenido luego de su exportacin a Excel. Debido a que algunas frmulas requieren del cdigo de la Cuenta Contable, se le proporciona un rbol con el catlogo contable de su empresa. Presione doble-clic para insertar el cdigo de una Cuenta contable en la frmula.
Frmula NombreCta{} InicialCta{} DebitosCta{} CreditosCta{}
Parmetro(s)
Cdigo de la cuenta contable Cdigo de la cuenta contable Cdigo de la cuenta contable Cdigo de la cuenta contable
Resultado en Excel
Descripcin de la cuenta contable Monto inicial de la cuenta en el mes Movimientos al Debe de la cuenta Movimientos al Haber de la cuenta
Ayuda impresa de SCAD. (Prohibida su reproduccin total o parcial) Cdigo de la cuenta contable Cdigo de la cuenta MovimientoCta{} contable Cdigo de la cuenta FinalMesAnterior{} contable Cdigo de la cuenta MovimientoMesAnterior{} contable No requiere de PeriodoContable parmetros Criterio del usuario Texto{}{} Frmula de Excel FormulaExcel{} (iniciando con =) TEXTO, NUMERICO FormatoCelda{} o PORCENTAJE* Tamao de la fuente o TamanoLetra{} letra Nombre del tipo de TipoLetra{} fuente Ninguno LetraNegrita NEGRO, BLANCO, ColorLetra{} ROJO, o AZUL* Ancho de la columna TamanoColumna{} (valor entre 0 y 255) Alto de la fila (valor TamanoLinea{} entre 0 y 409) 1-El tipo de lnea, 2-el BordeCelda{}{}{} grosor y 3-el color. 1-La celda final del BordeEntreCeldas{}{}{}{} borde, 2-el tipo de lnea, 3-el grosor y 4-el color FinalCta{} CombinarCeldas{} Celda final a combinar
COMPONENTE DE CONTABILIDAD Ayuda en lnea www.ienasaj.co.cr/soporte/ Monto final de la cuenta en el mes Diferencia entre el Debe y el Haber Monto final de la cuenta en el mes anterior Diferencia entre el Debe y el Haber del mes anterior Nombre del mes y el perodo contable El texto que el usuario defina Resultado de la frmula de Excel Ver formato de texto, numrico o con el smbolo %. Los datos de la celda sern del tamao indicado Los datos se vern con la fuente especificada Los datos de la celda se vern en negrita Los datos de la celda se visualizarn segn el color que haya sido especificado. El ancho cambiar al valor puesto y rige para toda la columna. Se ajustar el alto para la fila entera. El borde de la celda se ajustar segn lo indicado en los parmetros. El borde para el rango de celdas especificado se ajustar segn lo indicado en los parmetros. Se combinarn las celdas entre la actual y la especificada en el parmetro.
* Estos parmetros deben digitarse en mayscula, tal y como aparecen en la lista. Tipos de lnea: Parmetro 1 5 Lnea recta Dos puntos y una raya 2 Parmetro Lnea intermitente 3 Parmetro Lnea a puntos 4 Parmetro Puntos y rayas
Grosor de lnea: Parmetro Parmetro Parmetro Parmetro
1 Lnea delgada 2 Lnea normal 3 Lnea gruesa 4
Lnea sper gruesa
Color de lnea: Parmetro 1 5 Negro Azul 2 6 Parmetro Blanco Amarillo Verde Verde azulado Ciruela Coral Fucsia 3 7 Parmetro Rojo Fucsia 4 8 Parmetro Verde vivo Turquesa Amarillo oscuro Gris 50% Turquesa claro Azul hielo Turquesa Azul
9 Rojo oscuro 10 13 17 21 Violeta Azul tinta Prpura oscuro 14 18 22
11 Azul oscuro 12 15 19 Gris 25% Marfil 16 20
23 Azul ocano 24 27 Amarillo Verde azulado 28 32
25 Azul oscuro 26 29 Violeta
30 Rojo oscuro 31
Para ver los efectos de la inclusin de sus datos en una hoja de Excel, presione el botn Generar. Al hacerlo, ver una lista con los meses del perodo. Seleccione el mes con el cual desea exportar sus datos y presione Genere. Entonces, ver como cada frmula de celda exportar los datos contables con las respectivas frmulas de visualizacin que ScadDBC le brinda y ser colocada en Excel para imprimirla, modificarla o realizar otras labores.

El SCAD-DBC es un componente externo de SCAD por ese motivo si se le muestra un mensaje que dice que no lo tiene es porque hace falta el archivo ScadDBC.EXE Derechos Reservados por Informtica Especializada NASAJ S.A. (Revisin 2005) Pagina 25/29
Restricciones para usuarios

DETALLE Impide emitir el informe de RepCONBalanceComprobacion; balance de comprobacin Impide emitir el informe de RepCONBalanceSituacion; balance de situacin Impide emitir el informe de RepCONEstadoResultados; Estado de resultados Impide emitir el informe de RepCONLibroMayor; Libro mayor Impide emitir el informe de RepCONMovimientosdelMes; movimientos del mes Impide emitir el informe de RepCONMovimientosXCuenta; movimiento por cuenta Impide emitir los listados de RepCONAsientosDelMes; asientos Impide emitir los informes RepCONEstadisticos; estadsticos Impide emitir el informe de RepCONDiseoDelUsuario; SCAD-DBC RESTRICCIONES
Estas claves deben ser escritas exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir mas de una debe escribirlas de seguido sin ningn espacio en blanco en las restricciones del usuario.
Parmetros que afectan esta ventana

ZONA PARAMETRO DETALLE Contiene una hilera con los identificadores de las monedas que se utilizan al procesar las cuentas contables, cada identificador va separado por punto y coma.
Contabilidad
Sub-Monedas
Cierre de mes
Ubicacin men: Componentes Contabilidad Cierres
Esta opcin efecta el cierre del mes secuencialmente, esto es, desde el mes inicial del perodo hasta el mes final del mismo pasando por cada uno de los meses intermedios. Este proceso para cerrar el mes actual se ejecuta de una forma muy simple. Ventana de cierre de mes:
El nico paso es presionar el botn OK para que el sistema efecte dicho cierre. Como se nota en la imagen, SCAD indica el mes que se cerrar y el nuevo mes en proceso, por esto este seguro de que desea cerrar. Si usted esta cerrando el ultimo mes del periodo se le indicara que el siguiente mes es "Cierre de periodo", este es un mes semejante a todos los dems solo que se incluyen nicamente asientos de cierre de periodo o sea que limpian todas las cuentas excepto las de activos, pasivos y patrimonio, puede tambin hacer asientos de distribucin de utilidades y cualquier otro que se aplique al cierre del periodo fiscal. Cuando termine de hacer todas las operaciones en el mes de "Cierre de periodo" debe regresar aqu y cerrar ese mes, SCAD determina que lo que usted quiere hacer es pasar a un nuevo periodo y le muestra la ventana de creacin de periodo:
Aqu hay que tomar un dedicin importante, si no hay ms que crear el nuevo periodo, entonces revise los datos como se explico en el articulo de Centro de datos y de el botn OK para crear el periodo y pasar los saldos de las cuentas a ese periodo. Pero si usted previamente creo un periodo desde el centro de datos sin activarlo entonces lo que tiene que hacer es en el campo de "Seleccione o incluya el detalle del periodo", abrir la lista y marcar el periodo que ya fue abierto, si lo hace as SCAD no creara un nuevo periodo sino que usara el ya creado pasndole los datos y poniendo ese periodo activo.
Cierre de perodo
Ubicacin men: Componentes Contabilidad Cierres
Esta opcin efecta el cierre del perodo, de una forma muy simple. Esta accin puede ejecutarse nicamente cuando todos los meses del perodo hayan sido cerrados, de lo contrario no podr hacerlo. El asistente le indicar lo que debe hacer en cada paso para realizar el Cierre del perodo. Paso 1:
En el primer paso, ingrese las cuentas contables que se le solicitan, para lo cual presione y seleccione la cuenta de la lista que se le mostrar. Adems, escriba los porcentajes de impuesto sobre la renta (% I.R.) y de dividendos (% Div.) si as lo desea. Presione Siguiente para seguir al prximo paso.
Pasos 2, 3, 4:
En este paso, se genera un asiento para todas las sub-cuentas de Gastos que hayan tenido movimiento durante el perodo (si encuentra cuentas que no son de Gastos, es porque fueron mal definidas en el Catlogo de cuentas cancele el proceso efectu las reparaciones en el catalogo y vuelva a iniciar) (si encuentra cuentas que no son de
detalle sino de mayor, es porque fueron mal definidas en el Catlogo de cuentas cancele el proceso efectu las reparaciones en el catalogo y
Ac ver el asiento de cierre de gastos. Presione Guardar y luego Siguiente para continuar. Haga lo mismo con el siguiente paso, el cual muestra el asiento de cierre de ingresos. Igualmente, si encuentra cuentas que no son de Ingresos o que son de mayor, es por las razones antes dichas.
vuelva a iniciar).
En el siguiente paso ver el cierre de prdidas y ganancias con cuentas contables establecidas en el paso 1. Presione Guardar y luego Siguiente para continuar. En este paso ya se ha concluido el cierre del perodo. Presione OK si desea procesar la solicitud de datos del usuario. Una vez concluido los anteriores pasos vaya al centro de datos al mes de cierre y revise los asientos que se crearon, si todo esta correcto contine normalmente, si debe hacer mas asientos de cierre inclyalos, si por el contrario los asientos se crearon mal, elimnelos efectu las reparaciones necesarias, vuelva a realizar el Cierre de Periodo y repita lo que explica este prrafo.

Componente Contabilidad

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Asientos (Centro de datos)

Definicin de asientos fijos

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Observe a continuacin como llenar los datos:

TIPO DE CTA CUENTA MAYOR CON SUBCUENTAS OPCIONES

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OBSERVACIONES Puede anotar cualquier observacin importante para la cuenta

Operaciones y observaciones especiales

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Ventana para crear o seleccionar periodos contables

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La siguiente imagen muestra la etiqueta de Asientos:

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Ventana para importar asientos PreDefinidos

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SQL valor nota

Operaciones y observaciones especiales

Restricciones para usuarios

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Contabilidad Existe facturacin externa

Editar movimiento contable toma fecha sistema

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