NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 01 - Conceitos fundamentais de Arquivologia Ol mais uma vez, amigos

concurseiros! Tudo bem com vocs? Espero que estejam muito animados para o nosso curso. Nesta primeira aula estaremos tratando dos conceitos fundamentais da Arquivologia, um contedo cada vez mais comum em provas de concurso. Estaremos resolvendo e comentando questes da banca do concurso, a Fundao Carlos Chagas FCC, durante a aula e no final, em uma lista de questes separadas. Podem tambm perceber, ao estudar o edital, que o contedo de arquivologia est cada vez mais frequente em provas de concursos. Ainda, pela forma como pedido, o contedo comum em vrios concursos; ento recomendado que estudem por estas aulas no apenas para este concurso, mas para outros tribunais, pois dificilmente haver alguma alterao. Estarei disponvel para tirar quaisquer dvidas que possam ter sobre o assunto no frum do curso e tambm no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Lembrem-se sempre de no levar dvidas para as provas! Sendo assim, vamos arregaar as mangas e por as mos na massa!

Mayko Gomes Janeiro/2012

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

Conceitos Esta primeira aula tratar dos conceitos, princpios e fundamentos que norteiam a disciplina arquivstica. Em primeiro lugar, devemos ento definir o que a prpria Arquivologia. E essa definio ser feita pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica, que assim afirma: Disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. Ento cabe Arquivologia, ou Arquivstica, estudar os arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentos funcionais. Passando ento pela definio da disciplina, temos que definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados. So eles: 1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funes; 2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante, etc); 3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de documentos; 4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, diviso de arquivo, etc). Ateno: Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questo, o contexto quem vai determinar qual destes significados est sendo empregado. Dificilmente este assunto ser pedido em provas para cargos de nvel mdio. O importante que vocs se atentem para o fato da polissemia do termo para que no tenham dvidas quando responder as questes. Mas voltando aula, temos as definies de arquivo, que o objeto de estudo da Arquivologia ou Arquivstica. importante tambm saber que a funo do arquivo tornar disponvel e acessvel os seus documentos. Agora que j definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua funo, que tornar disponveis os seus documentos, devemos saber o que so os documentos do arquivo.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois elementos: Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que se deseja transmitir. Suporte: o material fsico onde est inserida a informao. Assim podemos concluir, por uma frmula bem simples: INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc. Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro elemento: que tenha sido resultado, conseqncia de uma ao referente atividade da instituio. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si no ser considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura ser documento de arquivo, pois conseqncia de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico. Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso. Em resumo, para que um documento pertena a um arquivo, so necessrios esses dois elementos: Ser produzido ou recebido em decorrncia das atividades da instituio Ser capaz de provar que ao realmente aconteceu, ou informar sobre ela

Assim, j sabemos o que um documento, o que um documento de arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos ento diferenciar o arquivo das outras unidades de informao que podem existir em uma instituio.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES rgos de Documentao Arquivo O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou provenincia (que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremos mais adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar. Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios exemplares, e so unidos pelo seu contedo, e em sua maior parte, so impressos. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS, e seu pblico formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo instruir e educar. Centro de Documentao / Informao O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar. Museu O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so classificados como tridimensionais. Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas de concursos. Ao dar ateno aos termos destacados, o candidato poder facilmente diferenciar estes rgos e no errar questes. Vamos a mais algumas questes: (TRE-SE/2007 FCC) Inspirados no clssico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES comparando-os aos praticados pelas demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem, possvel afirmar que os arquivos, a) ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de autonomia. b) ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos. c) ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritos e dactiloscritos. d) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entretenimento. e) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo documental a partir de descritores e palavras-chave. Resoluo Percebam que as bancas, ao solicitar dos candidatos que conheam os rgos de documentao, vo pedir exatamente a diferena entre eles. Mais especificamente, as diferenas entre arquivo e os demais rgos, especialmente a biblioteca. Vamos analisar todas as alternativas. A alternativa A afirma que os arquivos renem documentos desprovidos de autonomia, o que correto. Vimos que os documentos de arquivo s tm sentido quando reunido em seu conjunto. Em contrapartida, as bibliotecas sim renem documentos autnomos, pois os livros no possuem relao direta, ou mesmo indireta entre si. Portanto, a alternativa est correta. A alternativa B afirma que os documentos no dispem de documentos iconogrficos. Veremos mais adiante que esta uma das classificaes dos documentos, presentes tanto em bibliotecas quanto em museus. Portanto a alternativa est incorreta. A alternativa C afirma que os documentos de arquivo somente so textuais. Mas, pelo conceito apresentado na aula, qualquer documento pode ser de arquivo, desde que atenda aos requisitos para tal. Assim, um filme, um arquivo de som, um mapa, uma foto ou um desenho pode ser considerado de arquivo. Portanto a alternativa est incorreta. A alternativa D afirma que os arquivos tm funo de lazer e entretenimento. Na aula vimos que os arquivos tm a funo de provar, informar e testemunhar. Portanto, a alternativa est incorreta. A alternativa E afirma que os arquivos organizam seus documentos a partir de palavras-chave. Vimos que os arquivos so organizados sempre em funo das atividades de seu produtor, pois deve refleti-las. Portanto, a alternativa est incorreta.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES Classificao dos Arquivos Uma vez que j sabemos o que o arquivo, agora devemos saber os vrios tipos de arquivos que existem. Os arquivos so classificados quanto entidade mantenedora, quanto natureza dos documentos que o compem, quanto extenso de sua atuao e quanto aos estgios de sua evoluo, sendo este o mais importante critrio de classificao. Vamos a eles. Quanto entidade mantenedora: podem ser pblicos ou privados. Os arquivos pblicos, conforme determina a Lei de Arquivos (Lei n 8.159/91), so conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Assim, os arquivos de todas as instituies e pessoas que estejam realizando atividades de gesto de servios pblicos, so considerados pblicos. Os arquivos privados so conjuntos de documentos acumulados por pessoas fsicas ou instituies de carter particular, contanto que estas no estejam executando atividades de gesto de servios pblicos. Existem ainda, de acordo com a autora Marilena Leite Paes, outras classificaes quanto entidade mantenedora, quais sejam: Pblicos: mantidos por rgos pblicos, em qualquer esfera de atuao (Unio, DF, estados e municpios). Comerciais: mantidos por instituies ou grupos com fins lucrativos (empresas, corporaes, holdings, etc) Institucionais: mantidos por instituies, organizaes ou grupos sem fins lucrativos (igrejas, sindicatos, associaes, partidos polticos, etc) Pessoais ou familiares: mantidos por uma pessoa ou grupo familiar. Esses arquivos refletem as atividades de uma pessoa ou famlia, como atividades profissionais, atividades sociais, parcerias formadas, etc. Quanto Natureza dos Documentos: podem ser especiais ou especializados. Os arquivos especiais so aqueles que guardam documentos dos mais variados suportes, e por isso precisam de cuidados especiais. Nesse tipo de arquivo os documentos so agrupados considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco rgido, etc) e depois se utiliza outros critrios para sua organizao. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes so feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservao dos mesmos. Por exemplo: um arquivo pode ter um local especfico para guardar CDs, papis, fitas de vdeo, pelculas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES Os arquivos especializados, ou arquivos tcnicos, so aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos so agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critrios para sua organizao. Esse tipo de arquivo utilizado quando uma instituio trata de muitos assuntos, em diferentes reas do conhecimento; por isso so chamados de tcnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos rea de engenharia, de medicina, de artes em locais separados. Isso ajuda na localizao dos documentos e facilita a compreenso dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade. Em resumo, basta que o candidato faa a seguinte associao: Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Quanto a Extenso de sua Atuao: podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). Os arquivos setoriais so aqueles que esto localizados prximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos prximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao. Se encontram principalmente em empresas, rgos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vrios departamentos, vrias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuao (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc). Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um s lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio medico, etc. importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos arquivos correntes. Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral. Quanto aos Estgios de sua Evoluo: podem ser correntes, intermedirios e permanentes. Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos que so constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objeto de consultas freqentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, so objeto de consultas freqentes. Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que no so mais objeto de consultas freqentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 7

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Dica importante sobre o assunto: a classificao quanto ao estgio de evoluo o que nortear todos os estudos sobre Arquivologia. Esta diviso e classificao foram consideradas um marco na histria da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funes tero essa classificao como base. Dica importante sobre o assunto: em provas, essa classificao pode vir com nomes alterados. Portanto importante que o candidato fixe a idia que os nomes trazem: corrente = utilizado com freqncia, intermedirio = aguardando prazos, permanente = guardados definitivamente. Dica importante sobre o assunto: os estgios de evoluo dos arquivos tambm podem aparecer como ciclo vital dos documentos, ou teoria das trs idades. (DNOCS/2010 FCC) O arquivo corrente ou de primeira idade possui caractersticas que se diferenciam das caractersticas dos arquivos intermedirio e permanente PORQUE constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios, as reparties ou dependncias prximas de fcil acesso. correto concluir que a) as duas afirmativas so verdadeiras e a segunda justifica a primeira. b) a primeira afirmativa falsa e a segunda verdadeira. c) a primeira afirmativa verdadeira e a segunda falsa. d) as duas afirmativas so falsas. e) as duas afirmativas so verdadeiras e a segunda no justifica a primeira. Resoluo

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES Vimos que cada idade apresenta caractersticas que as diferenciam das demais. Os arquivos correntes, ou de primeira idade, se caracterizam por serem frequentemente consultados, e, portanto, bastante recomendado sua guarda prxima aos usurios para agilizar os trmites. Assim, no s as duas afirmativas esto corretas, como a segunda justifica a primeira. Ento, a alternativa correta a de letra A.

Classificao dos Documentos Assim como os arquivos, os documentos que os compem tambm podem ser classificados segundo alguns critrios. Os documentos so classificados quanto ao gnero, quanto espcie/tipologia e quanto natureza do assunto. Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconogrficos, sonoros, filmogrficos, informticos (ou digitais), cartogrficos e microgrficos. Os documentos textuais ou escritos so aqueles que apresentam a informao de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios, certides, atas, etc. Os documentos iconogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides), etc. Os documentos sonoros so aqueles que apresentam a informao em foram de som ou udio. Exemplo: disco de vinil, escuro telefnica, sons gravados em fitas cassete. Os documentos filmogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de imagens dinmicas ou em movimento (com ou sem som). Exemplo: filmagens e vdeos. Os documentos informticos ou digitais so aqueles gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc. Os documentos cartogrficos so aqueles que cuja informao representa, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc. Os documentos microgrficos so aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da microfilmagem em nossa ltima aula do curso.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES (TRT-3/2009 FCC) A documentao cartogrfica uma modalidade do gnero a) eletrnico. b) textual. c) bibliogrfico. d) iconogrfico. e) informativo. Resoluo Pelas explicaes e pelos exemplos da aula, podemos facilmente deduzir que os documentos cartogrficos (mapas e plantas) so uma espcie de imagem esquemtica. Ento se enquadram na modalidade das imagens estticas, ou iconogrficas. Portanto, a alternativa correta a de letra D. Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao das partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma espcie documental (considerando o aspecto formal). Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel. Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa idia pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos: Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo) Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo) Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo) (TRE-MS/2007 FCC) Portaria, portaria de nomeao, cpia, fita magntica e ficha so, respectivamente, exemplos de: a) Espcie, tipo, forma, suporte e formato b) Gnero, srie, forma, suporte e espcie. c) Srie, subsrie, gnero, forma e tipo. d) Fundo, grupo, srie, gnero e forma. e) Grupo, subgrupo, tcnica de registro, formato e suporte. Resoluo Este tipo de questo deve ser resolvida por eliminao. J sabemos que a portaria exemplo de espcie, que a portaria de nomeao exemplo de Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 10

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES tipo, e que a fita magntica exemplo de suporte. Ento a alternativa correta a de letra A. Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos (ou ordinrios) ou sigilosos. Os documentos ostensivos ou ordinrios so aqueles cuja informao no prejudicial quando for de conhecimento geral. So documentos que no possuem informaes estratgicas, nem de teor pessoal, e sua divulgao no causa nenhum tipo de problema administrao ou a terceiros. Os documentos sigilosos so aqueles que possuem contedo que s podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de segurana especiais para sua custdia e divulgao. Sobre o assunto, devemos considerar a Lei Federal n 12.527/11 e o Decreto Federal n 4.553/02, que trata dos documentos e material de carter sigiloso para a Administrao Pblica. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Segue tabela de classificao.
Grau de Sigilo Ultrassecreto Secreto Reservado Anos / Prorrogao 25 + 25 anos 15 + 15 anos 05 + 05 anos Acesso Indevido Acarreta dano excepcionalmente grave Acarreta dano grave Pode comprometer planos e operaes

No vamos nos ficar mais no assunto, pois o nosso edital no pede legislao correlata da rea. Mas muito importante que o candidato leia a Lei e o Decreto mencionados acima para maior conhecimento do assunto. (AL-SP/2009 FCC) Quanto natureza do assunto, denominam-se documentos ostensivos aqueles a) cuja divulgao no prejudica a organizao. b) cuja divulgao prejudica a organizao. c) de conhecimento restrito da organizao. d) que requerem excepcional grau de segurana. e) cujo conhecimento por pessoa no autorizada constitui quebra de sigilo. Resoluo Pelo exposto na aula, sabemos que os documentos ostensivos so aqueles que podem ou devem ser de conhecimento geral. Assim, um documento ostensivo aquele que a divulgao de seu contedo no traz prejuzos a instituio nem a terceiros. Portanto, a alternativa correta a de letra A.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

11

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES Cincias Auxiliares A Arquivologia, para o desempenho de seus estudos, conta com a contribuio de outras reas do conhecimento. Vamos listar algumas que podem aparecer em provas: Diplomtica: cincia responsvel autenticidade dos documentos; por estudar os aspectos de

Paleografia: tcnica que habilita a decifrar os documentos antigos atravs do estudo da histria e evoluo das letras. Herldica: arte ou cincia que estuda os brases e selos. Genealogia: cincia que estuda a histria e evoluo dos grupos familiares e sociais. Terminologia Arquivstica A Arquivologia, assim como outras cincias, possui um conjunto de termos especficos. Para melhor compreender os comandos das questes em provas, vou comentar aqui os que mais costumam aparecer ou causar algum tipo de confuso. Contudo, necessrio que o candidato consulte tambm o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, disponvel no portal eletrnico do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. Vamos a alguns termos: Acervo: conjunto de documentos que pertencem ao arquivo. Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa). Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele, ou o depsito. No confundir com acondicionamento. Anexao: a juntada de um documento ou processo a outro processo em carter definitivo, prevalecendo o nmero do processo mais antigo. A anexao ocorre quando h um caso de antecedente, que so situaes similares relacionadas com a mesma pessoa. Apensao: a juntada de um documento ou processo a outro processo em carter temporrio, conservando cada processo sua identidade e independncia. A apensao ocorre quando h casos de precedentes, que so situaes similares, mas tratando-se de pessoas diferentes. A apensao servir apenas como orientao nas decises a serem tomadas. Observe o esquema mnemnico: Anexao - juntada definitiva de antecedentes (mesma situao, mesma pessoa)
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

12

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES Apensao - juntada temporria de precedentes (mesma situao, pessoas diferentes) Arquivamento: tanto pode ser a Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos; quanto a ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao. Avaliao: processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Centro de documentao: instituio ou servio responsvel pela centralizao de documentos e disseminao de informaes. Centro de informao: instituio centralizao e disseminao de informaes. ou servio responsvel pela

Classificao: organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. Em se tratando de documentos sigilosos a atribuio de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana. Consulta: busca direta ou indireta de informaes.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

13

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES RESUMO DA AULA Conceitos Arquivologia: cincia que estuda os arquivos e os seus documentos. Arquivo: temo polissmico que pode significar o conjunto de documentos institucionais, o mvel para guarda de documentos, o edifcio ou parte dele destinado para armazenar o acervo, ou a unidade administrativa responsvel pela gesto dos documentos. Documento: a informao fixada em um suporte material. Documento de arquivo: o produto, o resultado de uma atividade administrativa, capaz de provar e testemunhar sobre a atividade que o gerou. rgos de documentao So responsveis por gerenciar a informao dentro de uma entidade. So eles: o arquivo, a biblioteca, o centro de documentao ou informao e o museu. Classificao dos arquivos Os arquivos podem ser classificados quanto entidade mantenedora (em pblicos e privados; ou pblicos, comerciais, institucionais e pessoais, conforme Marilena Leite Paes); quanto natureza dos documentos (especiais ou especializados), quanto extenso de sua atuao (setoriais ou centrais, somente para os arquivos correntes); e quanto aos estgios de sua evoluo (correntes, intermedirios e permanentes). Classificao dos documentos Os documentos podem ser classificados quanto ao gnero (escritos ou textuais, iconogrficos, filmogrficos, microgrficos, cartogrficos, sonoros, audiovisuais, informticos ou digitais); quanto espcie e tipologia documental (a juno do aspecto formal com a funo do documento); e quanto natureza do assunto (ostensivo ou sigiloso. Os graus de sigilo so ultrassecreto, secreto, confidencial e resevado). Cincias Auxiliares Diplomtica: estuda elementos de autenticidade dos documentos Paleografia: estuda a escrita, sua histria e evoluo. Herldica: estuda os selos e os brases oficiais. Genealogia: estuda a histria das famlias e grupos sociais. Lembrando que o candidato deve estar atendo a alguns termos especficos da disciplina, pois podem precisar deles para interpretar muitas das questes que aparecem.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

14

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES EXERCCIOS

01 (TRE-PB/2007 FCC) Quanto diplomtica, a disciplina que estuda (A) tratados e acordos internacionais. (B) comprovantes de ttulos acadmicos. (C) a estrutura formal e a autenticidade dos documentos. (D) documentos em pergaminho ou velino. (E) selos, timbres e assinaturas. 02 (TRE-PB/2007 FCC) A escrita e suas variaes ao longo do tempo so objeto da (A) paleografia. (B) numismtica. (C) lingstica. (D) paleontologia. (E) herldica. 03 (TRE-PB/2007 FCC) Relatrio, relatrio de fiscalizao, caderno e minuta so, respectivamente, (A) srie, subsrie, suporte e espcie. (B) espcie, tipo, formato e forma. (C) grupo, subgrupo, invlucro e notao. (D) funo, atividade, espcie e frmula. (E) gnero, tipo, forma e tcnica de registro. 04 (TRE-PI/2009 FCC) Quando os documentos de arquivo atingem a terceira idade, devem ser (A) reavaliados, para seu ingresso definitivo no acervo histrico. (B) digitalizados e descartados, para liberao de espao nos depsitos. (C) arranjados de descritos em funo dos interesses da pesquisa histri(ca. (D) autenticados pelos cartrios, que lhes devolvem sua funo probatria. (E) liberados de toda e qualquer restrio de acesso. 05 (TRT-8/2010 FCC) Entende-se por acesso a possibilidade de consulta aos arquivos (A) nos prprios depsitos em que os documentos esto armazenados. (B) que j foram devidamente higienizados e microfilmados. (C) por meio de instrumentos de pesquisa ou autorizao legal. (D) que dispem de rampas para portadores de necessidades especiais. (E) antes considerados sigilosos e confidenciais.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

15

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES 06 (TRT-8/2010 FCC) Um fundo de arquivo difere de uma coleo porque os documentos que o compem (A) so passveis de descrio. (B) s podem ser ordenados alfabeticamente. (C) esto sempre organizados segundo sua destinao final. (D) ficam armazenados em depsitos correntes e intermedirios. (E) so naturalmente produzidos e acumulados. 07 (MPU/2006 FCC) Constituem exemplos de suporte: a) b) c) d) e) Livro e papel. Fita magntica e disco ptico. Pergaminho e manuscrito. Filme e caixa-arquvo. Papiro e guia-fora.

08 (TRT-8/2010 FCC) Destinao significa o encaminhamento de documentos para (A) conservao preventiva ou restauro. (B) guarda ou eliminao. (C) armazenamento vertical ou horizontal. (D) macerao ou triturao. (E) microfilmagem ou digitalizao. 09 (TRT-23/2011 FCC) A disciplina que tem por objeto a estrutura formal e a autenticidade dos documentos a (A) bibliologia. (B) paleografia. (C) sigilografia. (D) diplomtica. (E) ecdtica. 10 (TRT-23/2011 FCC) Um enorme cartaz emoldurado (pster), cujo contedo, em letras garrafais, reproduz dispositivo legal a ser cumprido por todos, documento do gnero (A) iconogrfico. (B) audiovisual. (C) cartogrfico. (D) textual. (E) tridimensional. 11 - (TRT-1/2011 - FCC) Transferncia e recolhimento so termos que designam, respectivamente, a passagem de documentos para o arquivo (A) intermedirio e o arquivo permanente. (B) central e o arquivo intermedirio.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

16

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES (C) corrente e o arquivo intermedirio. (D) permanente e o arquivo central. (E) corrente e o arquivo central. 12 (TRT-1/2011 - FCC) Contrato, alvar de soltura, rascunho, folha e papel constituem, respectivamente, exemplos de (A) tipo, gnero, tcnica de registro, suporte e espcie. (B) gnero, espcie, suporte, forma e formato. (C) tcnica de registro, tipo, gnero, suporte e forma. (D) formato, forma, gnero, tipo e suporte. (E) espcie, tipo, forma, formato e suporte. 13 (TRT-1/2011 - FCC) Do ponto de vista documental, carta de adjudicao (A) tipo. (B) forma. (C) suporte. (D) gnero. (E) espcie. 14 (TRF-2/2007 - FCC) S devem ingressar no arquivo permanente os documentos (A) correspondentes s atividades-fim da instituio. (B) em suporte de durabilidade comprovada. (C) que permaneceram 10 anos ou mais no arquivo intermedirio. (D) indicados em pesquisa junto aos usurios. (E) liberados de restries de acesso. 15 (TRF-2/2007 - FCC) Tradicionalmente considerado como suporte, o disco, entretanto, aparece no Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica (Arquivo Nacional, 2005) como exemplo de espcie documental, ao lado de ata, carta, decreto, memorando etc. No mbito da documentao sonora, gnero para o qual o disco tem servido de suporte, seriam exemplos apropriados de espcie (A) o recibo e o relatrio. (B) o prospecto e o projeto. (C) o jingle e o discurso. (D) a planta e o mapa. (E) a lei e o edital.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

17

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES GABARITO

01 C 02 A 03 B 04 E 05 C

06 E 07 B 08 B 09 D 10 D

11 A 12 E 13 A 14 E" 15 C

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

18

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES EXERCCIOS RESOLVIDOS

(TRT-8/2010 FCC) Caracterizar o documento de arquivo como unio entre uma informao e um suporte no basta, pois preciso, entre outros quesitos, (A) conhecer o sentido da mensagem veiculada. (B) estabelecer sua data crnica e tpica. (C) identificar o meio gentico e a funcionalidade da informao. (D) indicar o autor, a data e o assunto de que trata. (E) mencionar o formato sob o qual se apresenta. Resoluo Vimos que os documentos de arquivo so aqueles capazes de provar ou informar sobre o seu produtor ou sobre suas atividades. Ainda, os documentos de arquivo possuem muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele. Isso por que quando em conjunto, o documento contribui para a formao de uma estrutura completa, e essa estrutura d sentido ao seu contedo. Assim, tambm necessrio conhecer o sentido da informao contida no documento. Portanto, a alternativa correta a de letra A. (TRT-8/2010 FCC) Em resoluo de 18 de outubro de 1995, o Conselho Nacional de Arquivos estabelece que os documentos transferidos ou recolhidos devem ser organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Transferncia e recolhimento so termos (A) sinnimos, podendo ser usados indistintamente. (B) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo corrente e o segundo, no arquivo intermedirio. (C) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo intermedirio e o segundo, no arquivo permanente. (D) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo permanente e o segundo, no arquivo intermedirio. (E) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo intermedirio e o segundo, no arquivo corrente. Resoluo Os arquivos possuem fases distintas de tratamento dos documentos. Vimos que, de acordo com a importncia que possuem, os documentos passam de um arquivo a outro. passagem para o arquivo intermedirio chamamos de
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

19

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES transferncia, e passagem para o arquivo permanente chamamos recolhimento. Portanto, a alternativa correta a de letra C. (TRT-8/2010 FCC) A desclassificao de um documento ocorre quando (A) descartado, no processo de avaliao. (B) no se identifica seu contexto de produo. (C) cessam as restries que impediam sua consulta. (D) escapa aos critrios de ordenao estabelecidos. (E) deixa de ser consultado pelos rgos produtores. Resoluo Na classificao dos documentos quanto natureza do assunto, vimos que os documentos podem ser classificados em diferentes graus de sigilo, a depender do seu contedo. Contudo, quando cessarem os motivos que levaram classificao do documento nestes graus de sigilo, o mesmo deve ser desclassificado como sigiloso e tornado ostensivo. Ento a alternativa correta a de letra C. (TRT-23/2011 FCC) A propsito do paralelismo entre as diferentes instituies de custdia de documentos, considere as afirmativas abaixo. I. A diferena entre o material de biblioteca e o de arquivo independe de tcnica de registro, suporte ou formato. II. Ao museu histrico devem ser recolhidos os documentos de arquivo de valor permanente. III. Ao contrrio dos arquivos, museus e centros de documentao formam seus acervos por meio de colees. Est correto o que se afirma em (A) I, apenas. (B) I e II, apenas. (C) I, II e III. (D) II e III, apenas. (E) I e III, apenas. Resoluo Vamos analisar todas as afirmativas. A primeira diz que os materiais de arquivo e biblioteca no dependem suporte, formato ou tcnicas de registro, o que est correto. Os materiais desses dois rgos de documentao vo diferir em vrios aspectos, como mencionado na aula, mas no nos descritos na afirmativa. A segunda diz que cabe aos museus histricos a guarda dos documentos permanentes, o que est errado. Os prprios arquivos so responsveis pelos
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

20

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES documentos, no importando em que fase esteja. Se fosse verdade, no tem sentido ento a existncia da fase permanente do arquivo. A terceira diz que os museus e centros de documentao formam colees, o que est correto. Uma diferena fundamental entre o arquivo e os demais rgos de documentao que o arquivo o nico deles que forma seu acervo por meio de acumulao natural. fundamental que o candidato tenha isso em mente. Portanto, a alternativa correta a de letra E. (TRT-23/2011 FCC) A possibilidade de examinar ou conhecer documentos sigilosos por permisso excepcional configura a chamada consulta (A) livre. (B) contenciosa. (C) de segurana. (D) de custdia. (E) por derrogao. Resoluo Vimos que os documentos sigilosos possuem restries de acesso. Essa restrio impede que as pessoas tenham conhecimento de seu contedo, a exceo daquelas devidamente autorizadas a tal. Quando uma pessoa autorizada consulta um documento sigiloso, essa consulta se denomina consulta por derrogao. Portanto, a alternativa correta a de letra E. Apenas a ttulo de esclarecimento, derrogao significa revogao parcial, ou seja, o documento tem sua restrio de acesso revogada para aquela pessoa e naquele momento. (TRT-23/2011 FCC) A administrao do acesso aos arquivos encontra, na legislao brasileira, preceitos por vezes conflitantes. Ao mesmo tempo em que assegura a todos o direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo, a Constituio (A) faculta apenas aos militares a prerrogativa de obter certides em reparties pblicas para esclarecimento de situaes que lhes digam respeito. (B) estabelece sistema de taxas e emolumentos para que, no exerccio do habeas data, as pessoas conheam as informaes que sobre si constam nos bancos de dados governamentais. (C) reserva aos parlamentares a condio de propor aes que objetivem anular toda e qualquer medida lesiva ao patrimnio arquivstico do Estado. (D) transfere para instituies no governamentais, mediante contratos de gesto, a incumbncia de administrar os arquivos federais, estaduais e municipais, administrando sua consulta.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

21

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES (E) afirma serem inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, protegendo as informaes que possam prejudic-las. Resoluo Aqui aplicamos um pouco de Direito Constitucional ao nosso contedo, pois muitas das normas sobre arquivos tm sua base em artigos da Constituio. Nesta disciplina vocs aprendero que a Constituio preserva o direito do cidado em ter sua intimidade, honra, imagem e vida privada. Ento est aqui a contradio pedida pela questo: ao mesmo tempo em que garante o acesso informao, restringe o acesso s que violem os direitos citados. Portanto, a alternativa correta a de letra E. (TRF-2/2007 FCC) Diapositivo, mapa de movimento, jaqueta, filmematriz, fita magntica e relatrio so exemplos de (A) forma, espcie, suporte, tcnica de registro, formato e tipo. (B) invlucro, tipo, formato, suporte, forma e espcie. (C) gnero, formato, forma, suporte, tcnica de registro e tipo. (D) formato, tipo, invlucro, forma, suporte e espcie. (E) tipo, espcie, forma, formato, suporte e gnero. Resoluo Coloquei algumas questes desse tipo na lista de exerccio, e vocs podem encontrar algumas dificuldades para resolv-las. Ento vou comentar esta aqui para que possam tirar suas dvidas. Na verdade, esse tipo de questo pode ser resolvido por eliminao. Vocs j sabem o que suporte, gnero, espcie e tipo documental. Ento j podemos afirmar que a fita magntica o suporte, o relatrio a espcie e mapa de movimento o tipo (lembrar da espcie acrescida da funo). Com esses elementos, ordenando de acordo com o comando da questo, j podemos afirmar que a alternativa correta a de letra D.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

22

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-SP PROFESSOR: MAYKO GOMES Pois bem, meus caros concurseiros! Chegamos ao fim de nossa aula. Espero que tenham percebido que esta primeira parte no difcil, pois so apenas conceitos e fundamentos iniciais. Relembrando que muito bom que vocs faam uma consulta ao Dicionrio de Terminologia Arquivstica para conhecer outros conceitos que podem aparecer em provas. Caso tenham alguma dvida a respeito de questes de outras bancas, ou outros concursos, podem postar no frum ou mandar por email, que eu prontamente responderei. Em nosso prximo encontro estaremos tratando das atividades do arquivo, que so gerenciar a informao e os documentos de uma entidade. Vamos trabalhar mais a questo da Teoria das Trs Idades, pois ser ela quem nortear todos os estudos e aplicaes prticas em arquivos. Estarei disponvel no frum do curso para solucionar quaisquer dvidas que possam ter. Tambm estarei disponvel no email para ajudar-lhes em qualquer outro assunto que puder! Lembrem-se: no levem suas dvidas para a prova! Elas devem ficar aqui. Desejo a todos um grande e forte abrao, e que continuem se esforando sempre, pois a vitria vem a quem a persegue com garra! Encontramos-nos ento no frum e em nossa prxima aula! Um excelente incio de ano a todos, e fiquem com muita paz e as bnos de Deus! Bons estudos e at mais!

Mayko Gomes Janeiro/2012

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

23