HERRAMIENTAS INFORMTICAS PARA LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Ofelia Madriz V. Leyla Solano P.

HERRAMIENTAS INFORMTICAS

Por herramientas informticas entendemos el conjunto de instrumentos empleados para manejar informacin por medio de la computadora. Ejemplos:

Procesador de texto Bases de Datos Graficadores Correo electronico Hojas de Calculo

HERRAMIENTAS INFORMTICAS (SOFTWARE) EN

LA ADMINISTRACIN PROYECTOS

El software (herramienta informtica) de administracin de proyectos es un concepto que describe varios tipos de aplicaciones digitales utilizados para ayudar a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado. Incluyen:

programacin asignacin de recursos software de colaboracin comunicacin sistemas de documentacin

QUE DEBERA CONTEMPLAR UNA BUENA HERRAMIENTA?

Planificacin del proyecto

Fechas Recursos Costeo

Riesgos Gestin de Documentacin

ADEMS..
Ofrecen entorno colaborativo Gestin del portafolio de proyectos Generacin de informes

TIPOS DE HERRAMIENTAS

Consideraciones para seleccin:

Tipo y duracin de actividades Programacin de recursos Deteccin temprana de riesgos Informacin de cargas de trabajo Avance del proyecto Tipo de proyecto Indicadores Canales de comunicacin Presupuesto

CLASIFICACIN POR FUNCIONALIDAD

Planificacin Gestin General Gestin de Costos Gestin de riesgos Gestin de documentos

CLASIFICACIN POR PLATAFORMA

Solo un usuario Corporativas Web-based Colaboracin

VALOR AGREGADO A LA ADMINISTRACIN DE

PROYECTOS

Mejor planificacin temporal del proyecto Generacin de diagramas temporales Asignacin de recursos de forma real Clculo de costos Divisin de tareas Generacin de documentacin Control, seguimiento, identificacin de atrasos y comparacin de logros

LIMITACIONES EN EL USO DE LA
HERRAMIENTAS El software por s mismo no nos da la metodologa de ejecucin del proyecto, es decir no nos dice cmo administrar el proyecto. La mayora de software no te advierten o te ponen alerta cuando hay problemas de ejecucin o gastos extras, no permiten una accin preventiva. ( algunos como SAP si lo hacen muestran tendencias, estimaciones) No seleccionar la herramienta correcta o no manejarla bien solo logra hacer mas compleja la ejecucin del proyecto

LIMITACIONES..
Muchas aplicaciones no estn actualizadas y esto hace mas compleja la tarea para el director del proyecto Las limitaciones de toda aplicacin se relacionan en que la calidad de los resultados depende de la calidad de los insumos. Ejemplo

DESCRIPCIN DE HERRAMIENTAS MAS

UTILIZADAS
MS

Project Primavera Project Planner SAP RPM (Resource and Portfolio Management) Microsoft Project Server

MS PROJECT

Microsoft Project (o MSP) es un software de software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso. Las versiones fueron lanzadas en 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003 y 2007.

MS PROJECT
La aplicacin crea calendarizacin de rutas criticas, adems de cadenas criticas y metodologa de eventos de cadena disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las grficas visualizadas en una Grafica de Gantt. Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la informacin a todos los usuarios.

MS PROJECT NOS PERMITE:

Planificacin temporal de las tareas Asignacin de recursos Clculo del coste del proyecto Seguimiento y control del proyecto

PRIMAVERA PROJECT PLANNER

Primavera P6 (inicio P5, ahora P6 v7.0) es un proyecto conjunto de gestin de software que se utiliza para la gestin y control de las actividades conexas.

Muestra los recursos de mano de obra, materiales y equipo que controla el tiempo y los costos del proyecto Los retrasos de ejecucin de las actividades de los proyectos resultantes se actualizan en el ajuste de tiempo en las barras de Gantt.

PRIMAVERA PROJECT PLANNER

Seleccionar la combinacin estratgica correcta de los proyectos. Mejorar los procesos y mtodos Mejorar la colaboracin del equipo del proyecto Medir el progreso en relacin a los objetivos Alinear el proyecto con la estrategia empresarial Completar los proyectos con xito y con la recuperacin prevista.

USADO en Proyectos complejos en ingeniera y construccin. Gestiona cartera de proyectos

SAP RPM
Integracin con diversas plataformas Pre-diseada para:

Control de costos Proyecciones Indicadores

Administracin de recursos
Lineal Pool

Gestin de Portafolios Gestin de metodologa Gestin de rendimientos y habilidades

MS PROJECT SERVER

Gestin de Costos Gestin de plan de actividades y aprobaciones Generador de informes y anlisis de datos Gestin de mltiples proyectos y subproyectos Interfaces personalizadas Plataforma Microsoft .NET Gestin de rendimientos Identificacin de tendencias Gestin de riesgos Generacin de plantillas Gestin de recursos y cargas de trabajo

OTRAS HERRAMIENTAS INFORMTICAS

Gantt PV Gantt PV es un programa gratuito, de apariencia sencilla y sin grandes complicaciones, para planificacin de proyectos, descomposicin, representacin y seguimiento de tareas sobre diagrama de Gantt. GanttProject Es una aplicacin de escritorio con interfaz similar a MS. Project permite programar y organizar las tareas y asignacin de personas y recursos sobre una representacin Gantt. Por supuesto es una herramienta mucho ms ligera que MS Project, pero esto en el mbito y dimensin de muchos proyectos es ms una ventaja que un inconveniente. La exportacin de informes en formato HTML est bastante lograda. Necesita Java Runtime Environment

OTRAS..

Dotproject Algo ms veterana esta solucin en entorno web ofrece un marco completo para la planificacin, gestin y seguimiento de mltiples proyectos para clientes diferentes, quienes pueden disponer tambin de acceso para monitorizar la evolucin del desarrollo. TeamWork Impresionante es la apariencia de esta herramienta de entorno web para registrar y gestionar los tiempos de diferentes equipos de trabajo en sus respectivos proyectos. Gestin completa de informes de tiempos y costes. Planner Aplicacin de escritorio para gestin y seguimiento de proyectos, con descomposicin en tareas y sub-tareas, dependencias, identificacin de la ruta crtica, diagramas de Gantt. Inicialmente desarrollada para Linux, dispone de versin (beta) para Windows.

OTRAS..

Hoja Excel para Scrum Hoja de clculo para gestionar el trabajo en cada sprint: tareas, asignacin, estado y tiempos. Genera de forma automtica los grficos para el seguimiento de esfuerzo y tareas. AgileTrack Herramienta para planificacin y seguimiento de proyectos, de interfaz sencillo. Para desarrollo de software en equipos reducidos con metodologas giles, especialmente eXtreme Programming. PPTS Project Planning and Tracking System (PPTS) es una herramienta de gestin gil de proyectos para equipos que trabajan con Scrum y/o Extreme Programming. Es un sistema web, accesible con un navegador que puede instalarse sobre servidor Linux o Windows (con php y MySQL) y de uso libre, con licencia GNU (GPL).

CONCLUSIONES
Importancia de seleccin de la herramienta Gran variedad en tipos y alcances Facilitan la gestin de proyectos, programas y portafolios No definen una metodologa Simplemente herramientas Su xito depende del manejo y del tipo de datos que se ingresen