Manual de Utilizacin de OpenOce.org Calc 2.

0 o
Projeto Libertas-BR http://www.libertasbr.org.br

19 de abril de 2007

Sumrio a
1 Visin General de OpenOce.org o 2 Openoce.org Calc 2.0 2.1 Primeiros pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 2.1.2 Iniciar el OpenOce.org Calc 2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La Pantalla de OpenOce.org Calc 2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 5 6 6 8 11 11 12 13 15 16 16 18 20 21 22 22 24 26 28 28 29 29 29 31 37 40 40 45 46 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 Trabajando con el OpenOce.org Calc 3.1 3.2 Crear una nueva hoja de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a Guardar documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.4 3.5 Guardando un documento por la primera vez . . . . . . . . . . . . . . . . . Guardando un documento en un nuevo formato . . . . . . . . . . . . . . . . Solamente guardando un documento alterado . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilizando contraseas en documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . n

Documentos existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cerrar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabajando con ms que una hoja de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a a

4 Entradas de datos en las hojas de clculo a 4.1 4.2 Celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Insertando datos en una hoja de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a 4.2.1 5 Frmulas o 5.1 5.2 Concepto de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o Frmulas y clculos o a 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 Signo de igual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adicin, sustraccin, multiplicacin y divisin . . . . . . . . . . . . . . . . . o o o o Frmulas entre hojas de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o a Trabajando con porcentajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funcin SUMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o Funcin MEDIANA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o Funcin M . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o IN 2 Entrada de textos y nmeros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . u

Utilizando funciones lgicas y matemticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o a

5.3.4

Funcin MAX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o

48 49 49 49 50 56 57 58 60 60 68 69 69 70 71 79 79 79 79 79 80 80 80 81 82 82 83 84 86 87 87 88 91 91 93 93 95 96

6 Editando documentos 6.1 Deshacer, restaurar o repetir tareas 6.2 Seleccionar celdas . . . . . . . . . . 6.3 Copiar, Cortar y Pegar . . . . . . . 6.4 Buscar y reemplazar . . . . . . . . 6.5 Encabezamiento y pies de pgina . a 6.6

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Eliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 Formateando hojas de clculo a 7.1 Celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1.1 Combinar celdas . . . . . . . 7.2 Cambiando la altura de las las . . . 7.3 Cambiando el ancho de las columnas 7.4 Hoja de clculo . . . . . . . . . . . . a 7.5 Formateando la Pgina . . . . . . . . a

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8 Insertar 8.1 Insertando saltos en una hoja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2 Insertando celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.3 Insertando las . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 Insertando columnas . . . . . Insertando hojas de clculo . a Vincular con datos externos... Insertando s mbolos . . . . . Hiperlance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.10 8.11 8.12 8.13 8.14

Insertar Funcin . . . . . . . . . . . . . . o 8.9.1 Utilizando el Asistente: Funciones 8.9.2 Utilizando la Lista de funciones . Insertando nombres . . . . . . . . . . . . . Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Insertar imagen . . . . . . . . . . . . . . . Insertar Objeto . . . . . . . . . . . . . . . Insertando Diagramas . . . . . . . . . . .

9 Hierramentas 9.1 Revisn ortogrca... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o a 10 Imprimiendo documentos 10.1 Deniendo el rea de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a o 10.2 Vista preliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A Crditos e

Cap tulo 1

Visin General de OpenOce.org o

El OpenOce.org es un conjunto de software para ocina, disponible en ms de 30 idiomas. Libre y a de cdigo fuente abierto, es desarrollado por una comunidad de programadores y simpatizantes del o todo mundo. El OpenOce.org funciona en las principales plataformas disponibles en el mercado, tales como:
Microsoft Windows; Mac OS X X11; Solaris; Las distribuciones corrientes GNU/Linux; entre otras.

La versin de OpenOce.org en la lengua inglesa puede ser bajada del s www.openoffice. o tio org/, las versiones ms ultimas en espaol pueden ser bajadas www.es.openoffice.org/, sin a n cualquieres impuestos de la licencia o del upgrade. La versin de OpenOce.org 2.0 (en espaol), cul este manual se basa, fue instalada de los o n a backports del Debian (disponibles en el s www.backports.org). tio El OpenOce.org es muy verstil y trabaja, inclusive, con documentos de MS Oce. El a dispone de las siguientes herramientas:
Procesador de textos; Hoja de clculo; a Editor de grcos de vectores; a Creador de presentacin; o Editor HTML; Editor de frmulas matemticas; o a Editor de acceso a datos (en desarrollo).

Este manual trata exclusivamente de la utilizacin de OpenOce.org Calc, versin 2.0. o o 4

Cap tulo 2

Openoce.org Calc 2.0

El OpenOce.org Calc 2.0 es una hoja de clculo electrnica que permite el usuario cree relatrios, a o o hojas de cuentas, clculos, grcos, etc. a a Similar al MS-Excel, el OpenOce.org Calc tambin permite que el usuario calcule, analice e e comunique visualmente sus datos rpidamente y fcilmente, l an permite la lectura de docua a e u mentos hechos en otros aplicativos. El Calc puede ser considerado un aplicativo sosticado y de gran uso, especialmente por sus funciones y decisiones avanzadas de hoja de clculo, tales como las herramientas de grcos utilia a zadas para generar los grcos 2D y 3D y las herramientas para proporcionar sosticadas anlisis a a de datos. El OpenOce.org 2.0 permite guardar hojas de clculo en formato OpenDocument, el nuevo a patrn internacional para documentos de ocina. Es un formato basado en el lenguage XML o que permite al usuario abrir sus hojas de clculo en qualquier otro programa compatible con a OpenDocument, sin sujetarlos al Calc. El tambin permite abrir hojas de clculo antiguas de MS-Excel o guardar nuevas hojas de e a clculo en formato XLS para enviar a aquellos que todavia utilizan los productos de Microsoft. a

2.1
2.1.1

Primeiros pasos
Iniciar el OpenOce.org Calc 2.0

Haga clic en el icono de OpenOce.org Calc a travs del men K Ocina OpenOce.org e u Calc (tal como demuestra la gura abajo).

Figura 2.1: Abriendo el OpenOce.org Calc a travs del men K e u

Figura 2.2: OpenOce.org 2.0 Al hacerlo, el OpenOce.org Calc ser abierto: a

2.1.2

La Pantalla de OpenOce.org Calc 2.0

La ventana principal de OpenOce.org Calc 2.0, visualizada en la gura abajo, es similar a la ventana de otros editor de planillas existentes en el mercado.

Figura 2.3: La Pantalla del Openoce.org Calc 2.0

Componentes de la ventana principal de OpenOce.org Calc 2.0 OpenOce.org Calc 2.0 es congurada de la siguinte manera:
Barra de T tulos:

El area de trabajo de

Muestra el nombre del aplicativo y los botones para minimizar, maximizar, restaurar y cerrar el aplicativo.

Barra de Mens: u

Presenta los nombres de los mens para acceder al u ndice de comandos y de las funciones de OpenOce.org Calc 2.0.

Barra de Herramientas:

Presenta los botones para acceder los comandos bsicos de OpenOce.org Calc 2.0, tales a como: abrir, guardar, cortar, copiar, pegar, etc.

L nea de entrada:

Presenta las informaciones de una celda espec ca, tal como frmulas, etc. o

Barras de Rolaje:

Son usadas para mover y visualizar trozos de tu hoja de clculo. a

Celda:

Una celda es una unidad donde puedes rellenar valores en tu hoja de clculo. Las celdas son a identicadas por nmeros de columnas y las. Las celdas sern explicadas en detalles en la u a seccin ??. o

Hoja activa:

Es la hoja de clculo con la cual el usuario est trabajando. Cuando abres un nuevo docua a mento en el OpenOce.org Calc, as como en el MS-Excel, aparecen tres hojas. El usuario puede, si desea, trabajar con las tres, o ms, hojas en conjunto. a

 Caja del nombre:

Informa en qu celda el cursor est. En la gura abajo, por ejemplo, la caja del nombre e a indica que la celda A1 (columna A, la 1) est activa. a

Barra de Estado:

Presenta el nmero de pgina, zoom, tipo de texto, etc. u a

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Cap tulo 3

Trabajando con el OpenOce.org Calc

3.1 Crear una nueva hoja de clculo a

Haga clic en el botn o en la barra de herramientas para crear una hoja en blanco en el OpenOce.org Calc. O seleccione la opcin Archivo Nuevo en la barra de men. Despus, o u e seleccione el tipo de documento que desea crear en el men secundario (como muestra la gura u abajo).

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Figura 3.1: Men Archivo Nuevo Hoja de clculo u a Despus de seleccionar una de las opciones para crear un nuevo documento, ser abierto una e a nueva hoja de clculo que podrs editar y utilizar como deseas. a a La seccin siguiente es sobre un aspecto importante de la edicin de documentos: guardar o o alteraciones. Sern descritos los procedimientos para guardar documentos por la primera vez, a guardar alteraciones en documentos antiguos, utilizar contraseas, etc. n

3.2

Guardar documentos

Despus de hacer alteraciones en un del OpenOce.org Calc, ser necesario guardarlas de modo e a que puedas recuperarlas posteriormente.

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3.2.1

Guardando un documento por la primera vez

Haga clic en Archivo - Guardar como... en la barra de Men. u

Figura 3.2: Men Archivo - Guardar como... u

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Aparecer, entonces, la siguiente caja de dilogo: a a

Figura 3.3: Guardando un documento En ella, deben ser informados: el nombre del nuevo documento (hoja de clculo), el lugar (o a carpeta) donde lo archivo debe ser guardado, y el formato (o tipo de archivo) que tendr el nuevo a archivo.

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3.2.2

Guardando un documento en un nuevo formato

Siguiendo el mismo procedimiento que fue utilizado para guardar un archivo por la primera vez, cambie la especicacin del formato en Tipo de archivo. o

Figura 3.4: Guardando un documento en un nuevo formato El formato patrn (en que son guardadas las hojas de clculo en el OpenOce.org Calc 2.0) o a es el formato ODS o, Hoja de clculo en OpenDocument (.ods), como muestra la gura arriba. a El recurso de cambiar el formato en que los documentos sern guardados es importante pues a permite la portabilidad de los archivos guardados en el OpenOce.org Calc 2.0. Con este recurso, es posible guardar archivos en formatos utilizados por otras hojas de clculo electrnicas a o disponibles en el mercado (como el MS-Excel, por ejemplo).

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3.2.3

Solamente guardando un documento alterado

Caso quiera solamente guardar el documento, sin alterar el formato, nombre o carpeta, haga clic en el botn Guardar o , en la barra de herramientas, o haga clic en la opcin Archivo Guardar, o como muestra la gura abajo:

Figura 3.5: Men Archivo - Guardar u Con eso, las alteraciones hechas en un documento sern guardadas (y podrn ser recuperadas a a posteriormente). El nombre previamente dado al documento (cuando fue utilizada la opcin o Guardar como...) ser mantenido, as como su localizacin en el sistema de carpetas y el tipo a o (o formato) del archivo.

3.2.4

Utilizando contrase as en documentos n

Un recurso importante de OpenOce.org Calc es la opcin de guardar archivos utilizando cono trasea. Basta seleccionar la opcin Guardar con contraseaen la caja Guardar como. n o n La gura a seguir muestra esta opcin seleccionada (en la parte inferior izquierda de la ventana): o

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Figura 3.6: Guardando un archivo con contrasea n En seguida, haga clic en el botn Guardar. Aparecer la ventana siguiente: o a

Figura 3.7: Protegiendo un documento con contrasea n Teclee una contrasea n Aceptar.
1

para el archivo, conrmas la contrasea, y en seguida haga clic en n

1 No

olvida la contrase a del archivo. Sin ella ser imposible abrir el documento en el futuro. n a

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3.3

Documentos existentes

Abriendo un documento existente: 1. En la barra de Men, haga clic en Archivoy seleccione la opcin Abrir. u o

Figura 3.8: Men Archivo Abrir u

2. O a travs del botn e o

, en la barra de herramientas.

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3. Ejecutando cualquier una de las opciones arriba, ser abierta la siguiente ventana solicitando a la localizacin del documento: o

Figura 3.9: Abriendo documentos Si el documento no est disponible en la carpeta en uso, ser necesario localizarlo en la a a estructura de directorios.

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3.4

Cerrar un documento

Haga clic en Archivo, por la barra de Men, y selecciona la opcin Cerrarpara cerrar un u o documento sin terminar el OpenOce.org Calc (como muestra la gura abajo).

Figura 3.10: Cerrando documentos

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Si el documento no est guardado, antes de cerrarlo ser abierta una ventana con las opcia a ones: guardar el documento (Guardar), no guardar (Rechazar), o cancelar la accin de cerrarlo o (Cancelar). Tal como muestra la gura:

Figura 3.11: Ventana de conrmacin o Haga clic en Archivo Terminar, por la barra de Men, o pulse la combinacin de teclas u o <Ctrl> + <Q> para cerrar el documento y terminar el OpenOce.org Calc. Tambin en esto caso ser abierta la caja de conrmacin para guardar el documento, si l no e a o e fue guardado de antemano.

3.5

Trabajando con ms que una hoja de clculo a a

Un de los recursos ms importantes del OpenOce.org Calc es la posibilidad de se trabajar con a ms que una hoja de clculo simultneamente, permitiendo la creacin de frmulas matemticas a a a o o a que vinculan las celdas de diferentes hojas de clculo (el recurso de crear v a nculos entre celdas ser a abordado en detalles en el cap tulo 5). Cuando se abre un nuevo documento en el OpenOce.org Calc, l poseer (normalmente) tres e a hojas de clculo. Es posible aumentar o disminuir el nmero de hojas. La gura abajo muestra a u las solapas de acceso a las hojas de clculo. a

Figura 3.12: Solapas de acceso a las hojas de clculo a Este recurso es muy util cuando se hace necesario vincular trabajos, aumentando as la veloci dad, precisin y calidad del trabajo en ejecucin. o o Como mencionado, algunos ejemplos de utilizacin de hojas de clculo vinculadas sern proo a a vistos despus en este manual. e

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Cap tulo 4

Entradas de datos en las hojas de clculo a

4.1 Celdas

Las celdas, como mencionado, son las unidades donde los datos sern insertados. Es a travs a e del rellenamiento de las celdas que el usuario puede utilizar los textos, nmeros, frmulas o las u o funciones de sus hojas de clculo. La gura abajo muestra un conjunto de celdas del OpenOce.org a Calc.

Figura 4.1: Celdas del OpenOce.org Calc

Celda activa - Cualquier celda seleccionada o en edicin, eso es, donde pueden ser tecleados o nuevos datos, o donde sern corregidos datos ya tecleados. a Ella aparece en realce, como en la gura siguiente: Columnas y las - Son las coordenadas utilizadas para localizar celdas. Las columnas estn a presentadas en la vertical y son nombradas por letras de A hasta Z, y de AA hasta IV, en un total de 256 columnas. Ya las las estn presentadas en la horizontal y son numeradas, en un total de a 32.000 las. Entender las coordenadas es fundamental para trabajar con una hoja de clculo, sea ella del a OpenOce.org Calc, del Ltus 123, o del MS-Excel, pues es con ellas que el usuario puede localizar o el contenido de las celdas, bien como crear frmulas y funciones. o 22

Figura 4.2: Celda activa Haga clic, con el botn izquierdo del ratn, sobre una celda para seleccionarla. Al hacerlo la o o celda estar activa, como muestra la gura ??. a Percibe que, en la gura, la letra B- que indica la columna - aparece realzada en lo referente a las otras columnas, as como la la 1que aparece en realce en lo referente a las otras las. Las coordenadas de la celda activa tambin son exhibidas en la caja de nombre (la gura arriba e muestra las coordenadas B1 de la celda activa). Moviendose entre las celdas - Hay tres formas de moverse entre las celdas:

1. Usando el ratn: o Haga clic en una celda con el botn izquierdo del ratn para seleccionarla. Utilice las barras o o de rolaje, que estn en la parte inferior y a la derecha de la hoja de clculo, para moverse a a a otras partes de la hoja de clculo. Haga clic en las echas de la barra de rolaje para llegar a donde desea. 2. Usando el teclado: Usar el teclado puede ser ms prctico que usar el ratn cuando se mueve entre celdas. a a o Utilice las siguientes teclas:

Teclas Seta Seta Seta Seta <Enter> <Tab> <Ctrl> + <Ctrl> + <Ctrl> + <Home> <End> <Home>

Posicin del cursor o Mueve una celda a la derecha. Mueve una celda a la izquierda. Mueve una celda a arriba. Mueve una celda a abajo. Mueve para la celda abajo. Mueve para la celda a derecha. Mueve para la ultima columna de la la actual. Mueve para la primera columna de la la actual. Mueve a la celda A1. Mueve a el n de la la. Mueve a el inicio de la la. 23

3. Usando la caja de nombre:

Haga clic en la caja de nombre y pulse las coordenadas de la celda a cul desee moverse y en seguida pulse <Enter>. El cursor ir a la celda deseada a a automticamente. a

4.2

Insertando datos en una hoja de clculo a

Barra de frmulas Este recurso es de grande importancia al OpenOce.org Calc, pues cada o vez que se incluye un valor o un texto en una celda los datos tecleados aparecern atomticamente. a a Es por esta barra que se puede visualizar y corregir los valores o textos insertados en una celda.

Figura 4.3: La barra de frmulas exhibe el contenido de una celda o La L nea de entrada presenta dos estados diferentes, que dependen de la celda seleccionada estar, o no, en edicin. Cuando se teclea un texto o frmula en una celda, la L o o nea de entrada se presenta de la siguiente manera:

Figura 4.4: L nea de entrada

L nea de entrada:

Es donde se visualiza, y/o se edita, el contenido de una celda;

Asistente: Funciones:

Representado por el botn o asistente de funciones;

Rechazar:

, que permite al usuario crear frmulas a travs de un o e

Representado por el botn o

, l permite rechazar un texto, o frmula, que est siendo e o a

tecleado o corregido. Tambin se puede utilizar la tecla <Esc> del teclado. e

Aplicar:

Representado por el botn o

, l permite aplicar un texto, o frmula, que est siendo e o a .

tecleado o corregido. Tambin se puede utilizar las teclas <Enter> o <Tab> 1 , e

Cuando un texto o frmula no est siendo tecleado aparecer la siguiente l o a a nea de entrada:
1 En

algunos teclados esta tecla es simbolizada por dos echas sobrepuestas que apuntan a lados opuestos

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Figura 4.5: L nea de entrada Como se observa por la gura arriba, en el local donde aparece el s mbolo de rechazar y aplicar aparecen ahora otros dos s mbolos, el de Suma y el de Funcin. o
Suma:

Es representada por el botn o suma en la hoja de clculo. a

Funcin: o

. Esta funcin facilita la utilizacin de las funciones de o o

Es representada por el botn o

, Este recurso facilita la operacin de frmulas. o o

Estes dos recursos seran mejor explicados en el cap tulo siguiente Frmulas y funciones. o

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4.2.1
detalles:

Entrada de textos y n meros u

En la rea de trabajo, podrn ser tecleados caracteres, nmeros, t a a u tulos, etc., observando algunos

Antes de insertar cualquier texto o frmula, active la celda donde desea insertar el valor; o Despus de activar la celda, inserte el texto o frmula, pero, preste atencin al tamao del e o o n

texto. Caso l excede la anchura de la celda, l parecer ocupar el espacio de la celda a e e a derecha (si no haber ningn texto o valor). u Ejemplo:

Figura 4.6: Insertando datos en una hoja de clculo a En el ejemplo arriba, el texto Exemplo de digitaoexcedi el espacio de exhibicin de la ca o o celda A2 y invadi el espacio de la celda B2. Con todo, el texto est enteramente localizado o a en la celda A2, y no ocupa la celda B2. Caso la celda B2 est rellenada, el texto Exemplo de digitaono ser enteramente exhibido e ca a en la pantalla, pero continuar ocupando la celda A2 - como se observa en la l a nea de entrada.

Figura 4.7: Insertando datos en una hoja de clculo a En la gura arriba, es posible percibir por la l nea de entrada que el texto contenido en la celda A2 contina siendo Exemplo de digitao, pero es exhibido solamente como Exemu ca plo de digen la pantalla (con una pequea echa roja al lado del texto 2 ). n Aumente la anchura de la columna A para poder visualizarlo enteramente (consulte el cap tulo sobre formateo para saber como hacerlo).
2 Esta

echa roja indica que el texto de la celda no est siendo enteramente exhibido. a

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Es importante resaltar que si hay un nmero, en vez de lo texto Exemplo de digitao, en u ca la celda A2 y que si el nmero excediese los l u mites de la celda, y si hay un texto cualquier en la celda B2, el nmero no ser exhibido en parte de la celda A2. En su lugar ser u a an exhibidas secuencias de ### . . . (como muestra la gura abajo):

Figura 4.8: Insertando datos en una hoja de clculo a Este es un mecanismo del OpenOce.org Calc que evita errores en relacin a los nmeros o u debido al tamao de la celda. n
Caso sea necesario corregir un texto o valor que tenga sido tecleado en una celda, pulse la

tecla <F2> o doble clic con el botn izquierdo del ratn en la celda. o o En seguida el texto, o valor, rellenado ser reeditado en la l a nea de entrada. Utilice la tecla <Backspace>, las echas de encaminamiento o <Delete>. Despus la correccin pulse e o <Enter> para aplicar, o <Esc> para rechazar, la correccin. o
Caso sea necesario excluir todo el contenido de una celda, pulse la tecla <Delete> con la

celda seleccionada.

27

Cap tulo 5

Frmulas o
5.1 Concepto de frmulas o

Una frmula permite al usuario hacer una correlacin entre las celdas, posibilitando as la realio o zacin de operaciones lgicas, matemticas, etc. o o a El proceso para introducir una frmula en una celda es lo mismo utilizado en la insercin de o o textos, con todo, hay una diferencia entre lo que es exhibido en la celda y lo que es exhibido en la L nea de entrada: mientras en la celda el usuario ver lo resultado de la frmula, en la a o L nea de entrada l ver la frmula per se. e a o Toda frmula debe comenzar con el signo = (o + en algunos casos); si el signo fue omitido, o el OpenOce.org Calc interpretar la frmula como un texto. Vea abajo un ejemplo de frmula: a o o =A1+A2 En la hoja de clculo: a

Figura 5.1: Utilizando frmulas o En este caso, se puede observar que la frmula fue tecleada en la celda B1. Asi el valor contenido o en la celda A1 ser sumado al valor contenido en la celda A2, y el resultado ser presentado en a a la celda B1. En la creacin de la frmula se puede utilizar letras minsculas y maysculas para o o u u referirse a las celdas. Ventaja: Una grande ventaja por se trabajar con frmulas es porque existe la actualizacin o o automtica cuando se altera algn valor de una celda que pertence a una frmula, esto es, si ha a u o alterado el valor de la celda A2, el valor de B1 ser alterado automaticamente, pues este posee a una frmula con referencia a A2. Vea abajo: o 28

Figura 5.2: Utilizando frmulas o

5.2
5.2.1

Frmulas y clculos o a
Signo de igual

Este signo (=) es de fundamental importancia para la creacin de frmulas. Como fue dicho, para o o crear una frmula es necesario teclear el s o mbolo de igual antes de teclear la frmula. o El signo de igual tambin posibilita la creacin de un link entre las celdas. Si el usuario teclear, e o por ejemplo, =A1 en la celda A2 y clicar en <Enter> l copiar el valor de la celda A1 a la celda e a A2, como muestra la gura:

Figura 5.3: Utilizando frmulas o Perciba que el valor mostrado en la celda A2 es lo mismo de la celda A1, aunque aparece la frmula utilizada en la l o nea de entrada. Este recurso puede ser muy util cuando el trabajo envolve diferentes hojas de clculo (como ser mostrado adelante), o cuando ha necesidad de mostrar un a a valor en varios puntos de una hoja de clculo (vale decir que este recurso funciona tanto para a valores numricos cuanto para entradas de texto). e

5.2.2

Adicin, sustraccin, multiplicacin y divisin o o o o

El OpenOce.org Calc posibilita la creacin de frmulas utilizando varios operadores numricos: o o e adicin, sustraccin, multiplicacin, divisin y exponenciacin. Ahora vea como utilizar cada un o o o o o de los operadores: Adicin Este operador posibilita la suma de valores entre las celdas. El s o mbolo que se debe utilizar en el OpenOce.org Calc es el signo +. Por ejemplo: =B5+B9+B15 Tambin es posible hacer operaciones de suma utilizando varias celdas, a travs del recurso de e e AutoSuma. 29

La AutoSuma es caracterizada por el botn o

. Siga los pasos para accionar la AutoSuma:

1. Posicione el cursor en la celda en que desea ver el resultado de la suma. 2. Haga clic en el botn de AutoSuma. Aparecer la ventana: o a

Figura 5.4: Utilizando la funcin AutoSuma o Perciba que el OpenOce.org Calc crea la frmula, marca la rea abarcada por la frmula, o a o y exhibe la frmula en la l o nea de entrada. 3. En seguida, pulse <Enter> y el resultado de la sumatoria aparecer en la celda. a 4. Tambin es posible hacer sumas utilizando la frmula =SUMA() . En ella debe ser tecleado, e o entre los parntesis, las referencias de las celdas que sern sumadas. e a En esta frmula, utilice el separador : (dos puntos) para indicar un intervalo de suma. o Como en la gura abajo: =SUMA(A1:A5) Asi ser sumadas las celdas A1, A2, A3, A4 y A5. an Sustraccin Este operador posibilita la sustraccin de valores entre las celdas. El s o o mbolo que se debe utilizar en el OpenOce.org Calc es el signo -. Ejemplo: =B5-C5

Multiplicacin Este operador posibilita la multiplicacin de valores entre las celdas. El s o o mbolo que se debe utilizar en el OpenOce.org Calc es el signo *. Ejemplo: =B5*C5

Divisin Este operador posibilita la divisin de valores entre las celdas. El s o o mbolo que se debe utilizar en el OpenOce.org Calc es el signo /. Ejemplo: =B5/B9

30

5.2.3

Frmulas entre hojas de clculo o a

Como dicho, es posible hacer referencia a textos, valores y frmulas que estn en otras hojas de o a clculo. a Como ejemplo, vamos analizar una empresa que necesita calcular el valor gastado con transporte y con el personal en los tres primeros trimestres del ao. Sern creadas tres hojas de clculo n a a para hacer este clculo, donde la primera ser relativa a los gastos con transporte, la segunda ser a a a relativa a los gastos con personal, y la tercera ser un informe general de los gastos. a La primera hoja, que se reere a los gastos con veh culos, ser as a :

Figura 5.5: Ejemplo: Hoja 1 Perciba que la ultima l nea de cada columna se refere al total de gastos con un trimestre espec co. Esta sumatoria, como es posible ver en la l nea de entrada, es calculada a travs de la e funcin =SUMA(??:??) . o

31

La segunda hoja, que se reere a los gastos con lo personal, ser as a :

Figura 5.6: Ejemplo: Hoja 2 En esta hoja tambin sern sumados los totales de cada columna a travs de la funcin e a e o =suma(??:??) .

32

En la tercera hoja se encuentra el informe general. 1. En primer lugar debe ser creado un esqueleto conteniendo los espacios para los datos que sern insertados en el informe: a

Figura 5.7: Ejemplo: Hoja 3

2. En seguida, los valores que estn en las otras hojas deben ser insertados en la hoja 3. Siga a los siguientes pasos para hacerlo: (a) En la celda B4 de la Hoja 3, haga clic en el signo de igual (=) en la L nea de entrada, o pulse la tecla < = > (igual) de su teclado. (b) En seguida, haga clic en la solapa de la Hoja 1 y seleccione la celda B8, ahora pulse <Enter>. (c) El siguiente resultado aparecer en la Hoja 3: a

33

Figura 5.8: Ejemplo: Hoja 3 (rellenando la hoja de gastos) (d) Perciba que en la L nea de entrada aparece la frmula =Hoja1.B8 , que representa el o nombre de la hoja de clculo (en lo caso Hoja 1) y la celda fuente de la hoja (en lo caso a B8).

34

3. As completando la hoja con las referencias de las hojas 1 y 2, el informe de gastos estar , a de la siguiente forma:

Figura 5.9: Ejemplo: Hoja 3 (hoja con datos rellenados)

35

4. Por n el informe de gastos estar de la siguiente forma cuando completar las l a neas de suma:

Figura 5.10: Ejemplo: Hoja 3 (hoja completa)

5. Vale resaltar, adems, que los mismos procedimientos podr ser aplicados en informes y a an frmulas ms complejos. o a

36

5.2.4

Trabajando con porcentajes

La insercin de porcentajes en una tabla o en un informe puede o

Porcentaje en una tabla

facilitar mucho la lectura de sus datos. El procedimiento esencial para calcular la porcentaje de un valor en relacin a otro es la o siguiente: 1. Inserte un signo de igual (=) en la celda la cual usted desea ver el resultado presentado; 2. Haga clic en la celda que contiene el valor parcial (o el valor sobre el cual usted desea saber la porcentaje); 3. Divida el valor de la celda anterior por el valor total (o valor de referencia de la operacin); o 4. Pulse <Enter>;

5. Haga clic en el botn o

En seguida, observe ejemplos de clculo de porcentaje: a

37

En primero lugar, h una hoja de clculo donde ser calculado cual porcentaje del total cora a a responde a parcial:

Figura 5.11: Calculando porcentaje - 1 Siguiendo los pasos arriba, haga clic en igual y en seguida ser efectuada la divisin de B1 a o por B2. Como es posible observar en la L nea de entrada fue pulsada la siguiente frmula para o calcular el porcentaje: =B1/B2

38

Figura 5.12: Calculando porcentaje - 2

En seguida, utilice el botn o (en la barra de herramientas) para asignar formato de altera el formato del resultado da divisin, exhibiendo el valor como porcentaje al resultado. El o un porcentaje. Haga la divisin normalmente ( =B1/B2 , en lo caso arriba) y pulse este botn o o sobre la celda seleccionada para efectuar la operacin. o

39

Figura 5.13: Calculando porcentaje - 3

5.3

Utilizando funciones lgicas y matemticas o a

Funciones son utilizadas para hacer el proceso de creacin de frmulas que envuelven clculos como o a plejos y con muchos valores ms fcil. Existen funciones para clculos matemticos, nancieros, a a a a estad sticos, lgicos, etc. La funcin =SUMA(A1:A10) , por ejemplo, indica que sern sumados o o a los valores del intervalo A1 incluso A10, sin que sea necesario pulsar las coordenadas de cada celda (en el caso A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 y A10) a ser sumada. Es importante recordar que toda funcin debe comenzar con el signo de igual o (=).

5.3.1

Funcin SUMA o

Esta funcin tiene por objetivo facilitar trabajos de sumatoria de valores. Haga clic en la celda o la cual desea insertar la funcin para ejecutarla (considerando que los datos que sern sumados o a ya foram insertados en la hoja de clculo). En seguida, haga clic en el botn del Asistente: a o Funciones . Ser abierta la siguiente ventana: a

40

Figura 5.14: Ejemplo de uso de la funcin SUMA - 1 o En la ventana abierta, busque y seleccione la funcin SUMA. Observe que a la derecha de la o ventana es exhibido el nombre de la funcin, su sintaxis esencial y una breve explicacin sobre la o o misma.

41

Figura 5.15: Ejemplo de uso de la funcin SUMA - 2 o Haga clic en el botn Siguiente para proseguir. El formato de la ventana ser alterado y sern o a a exhibidos campos donde ser posible denir las celdas envueltas en la frmula. a o

42

Figura 5.16: Ejemplo de uso de la funcin SUMA - 3 o

Tambin ser posible clicar en el botn Reducir e a o . Al hacerlo, el Asistente: Funciones ser minimizado, permitiendo la seleccin de las celdas a travs del ratn, como muestra la gura a o e o abajo:

43

Figura 5.17: Ejemplo de uso de la funcin SUMA - 4 o

Haga clic en el botn Aumentar o para volver a la ventana. El Asistente: Funciones ser reabierto. Haga clic en Aceptar. a El resultado ser exhibido en la celda que fue seleccionda en el primero paso. a

44

Figura 5.18: Ejemplo de uso de la funcin SUMA - 5 o

5.3.2

Funcin MEDIANA o

Esta funcin tiene por objetivo calcular la mediana entre valores diferentes. Teclee la frmula o o =MEDIANA(valores) y pulse <Enter> para accionarla, o utilice el Asistente: Funciones. Siga los mismos pasos descritos para la funcin suma, cuando utilizando el Asistente: Funcio ones. Pero seleccione la funcin MEDIANA en vez de seleccionar la funcin SUMA: o o

45

Figura 5.19: Ejemplo de uso de la funcin MEDIANA o Perciba que en la celda B12 aparece la mediana de los valores contenidos entre las celdas B5 y B9, y que la L nea de entrada exhibir la frmula con la funcin MEDIANA. a o o

5.3.3

Funcin M o IN

Esta funcin tiene por objetivo informar el valor m o nimo de un cierto grupo de valores. Teclee =MIN(valores) y pulse <Enter> para accionar la funcin. O, entonces, siga los pasos por el o Asistente: Funciones: 1. Seleccione la celda donde desea exhibir el resultado; 2. Haga clic en el botn Asistente: Funciones; o 3. Busque la funcin M en el o IN ndice de funciones y haga clic en el botn Siguiente; o 4. Haga clic en el botn Reducir y seleccione el intervalo de celdas relacionadas a frmula en o o la hoja de clculo; a 5. Haga clic en el botn Aumentar y, despus, en el botn Aceptar cuando en el Asistente: o e o Funciones. Siguiendo los pasos anteriores tenemos como resultado:

46

Figura 5.20: Ejemplo de uso de la funcin M o IN Perciba que los pasos descritos arriba son los mismos pasos que fueron seguidos para las funciones SUMA y MEDIANA. Perciba, adems, que la celda B13 fue registrada como el menor a valor entre las celdas selecciondas, mientras la L nea de entrada exhibe la sintaxis de la frmula. o

47

5.3.4

Funcin MAX o

Esta funcin tiene por objetivo exhibir el mayor valor de un cierto grupo de valores. Teclee o =MAX(valores) , o siga los pasos descritos en las frmulas anteriores, pero seleccione la funcin o o en el MAX ndice de funciones:

Figura 5.21: Ejemplo de uso de la funcin MAX o

48

Cap tulo 6

Editando documentos
6.1 Deshacer, restaurar o repetir tareas

Esta opcin permite al usuario deshacer una tarea espec o ca, o, entonces, restaurar una tarea que hab sido deshecha. a Observacin: el o tem Restaurar solo ser activado despus que el recurso Deshacer fue utilia e zado. Para acceder a esta opcin: o
haga clic en Editar en la Barra de Mens; u haga clic en Deshacer para cancelar una accin, o en Restaurar para restaurar una accin o o

deshecha;

o utilice los botones Deshacer

, y/o Restaurar

en la Barra de Herramientas.

6.2

Seleccionar celdas

Este recurso es muy utilizado para editar las celdas de una hoja de clculo, una vez que posibilita a seleccionar celdas que podrn ser recortadas, copiadas, pegadas, o borradas en el futuro. a Existen dos caminos para seleccionar celdas:
Por el ratn: o

Pulse el botn izquierdo del ratn y arrastre el puntero sobre las celdas que desea seleccionar. o o Haga clic en el nmero de la l u nea, o en la letra de la columna, para seleccionar solamente una l nea o columna. Haga clic en el botn que se localiza en la junta de las l o neas y columnas para seleccionar toda la hoja de clculo. a
Por el Teclado:

Con la tecla <Shift>1 pulsada, recorra, usando las echas direccionales (, , y ), por
1 En

algunos modelos de teclado esta tecla es marcada por una echa apuntando para cima

49

las celdas que desea seleccionar. Pulse la combinacin de teclas <Ctrl> + <A>, o seleccione o la opcin Seleccionar todo en el men Editar por la Barra de Men para seleccionar toda o u u la hoja de clculo. a

6.3

Copiar, Cortar y Pegar

Cortar El recurso Cortar permite mover el contenido de una celda para otra. Cuando se corta una o ms celdas su contenido va para la rea de tranferencia, posibilitando que este contenido a a sea transferido (o pegado) en otra(s) celda(s). Antes de accionar este recurso el usuario debe seleccionar las celdas que desea cortar. Existen tres formas de utilizar esta funcin: a travs del Men, por el Teclado, y por los o e u botones de la Barra de Herramientas. Seleccione el trecho que desea cortar y siga un de los siguientes procedimientos:
Por el Men: u

Haga clic en Editar - Cortar.

Por el Teclado:

Seleccione las celdas que sern cortadas y, en seguida, pulse la combinacin de teclas <Ctrl>+<x>. a o
Por la Barra de Herramientas:

Haga clic en el botn Cortar o

Cuando cortar una celda, su contenido ser borrado de la rea de trabajo del OpenOce.org a a Calc y ir para la rea de transferencia. a a Observacin: Si, despus, otra seleccin de celdas for cortada o copiada, el OpenOce.org Calc o e o perder la seleccin que se encontraba en la rea de transferencia. a o a Copiar celdas Este recurso es semejante al recurso Cortar, con la diferencia que l no borra e la(s) celda(s) seleccionada(s), simplemente copiando la seleccin para la rea de transferencia. o a Existen cuatro formas de utilizarlo:
Por el Men: u

Haga clic en Editar en la barra de Men y, en seguida, seleccione la opcin Copiar. u o

Por el Teclado:

Seleccione las celdas que desea copiar y, en seguida, utilice las teclas de atajo <Ctrl>+<c>.
Por la barra de herramientas:

Haga clic en el botn Copiar o

Por el marcador de celdas:

Un recurso muy interesante de la Hoja de clculo es la posibilidad de usar el marcador de a la celda para copiar un valor de una celda a otra. 50

El marcador de la celda es un pequeo cuadrado exhibido en la esquina inferior derecha de n la celda activa, como muestra la gura abajo:

Figura 6.1: El marcador de la celda, destacado por el c rculo en rojo Haga clic con el botn izquierdo del ratn en el marcador de la celda y arrstrelo a las celdas o o a en que desea hacer la copia. Pero solo es posible copiar para las celdas que estn arriba, a abajo o al lado de la celda copiada. En el caso abajo el valor de la celda A1 fue arrastrado para las celdas A2 y A3. El cuadro en amarillo muestra el contenido de la ultima celda copiada. Al soltar el botn del ratn el o o contenido ser copiado para las celdas sealadas: a n

Figura 6.2: Copiar a travs del marcador Figura 6.3: Copia hecha a travs del marcae e dor

51

Cuando se utiliza este procedimento para copiar nmeros el OpenOce.org Calc cambia los u nmeros copiados. Luego, si la celda inicial era 5, la primera copia hecha por el marcador u ser 6, la segunda 7 y as sucesivamente. a Eso ocurre porque toda vez que se copia utilizando el marcador con valores, el OpenOce.org Calc comprende que ese valor debe ser ajustado por el nmero un - sea la copia en la vertical u o en la horizontal. Para que eso no ocurra es necesario sealar un grupo de celdas con contenidos iguales, seale n n este grupo y arrstrelo hasta el lugar deseado. a Exemplo:

Figura 6.4: Utilizando marcador de clula Figura 6.5: Copia hecha a travs del marcae e dor

52

En el caso arriba, el nmero 12 fue tecleado en dos celdas consecutivas, las cuales fueron u seleccionadas y copiadas utilizando el marcador. Como se puede ver, en ese caso el contenido copiado hasta la celda 5 no sufri ninguna alteracin. o o Copiar frmulas La copia de frmulas es muy interesante e importante porque optimiza una o o srie de trabajos a ser executados. Eso ocurre porque al crear relatorios y plantilla la misma e frmula es utilizadas muchas veces en varios puntos. Entonces, copiar frmulas suelen reduzir o o sustancialmente el trabajo. En la hoja de clculo abajo fueron calculadas las sumatorias de las columnas B y C. En vez a de construir nuevas frmulas para calcular los valores de los otros campos es posible copiar las o frmulas para eses campos, utilizando el teclado, el ratn, la Barra de men, y/o el marcador de o o u la celda.

Figura 6.6: Copiando frmulas o

Figura 6.7: Copia de frmula hecha a travs o e del marcador

53

Cuando copiadas, las frmulas sern cambiadas automticamente. As la frmula que en B4 o a a , o es representada por [ =SUMA(B1:B3) ], ser alterada para [ =SUMA(C1:C3) ] al ser copiada para a la celda C4, resultando en la sumatoria de la columna C. Referencias Absolutas Pero, hay casos en que ser necesario hacer copias de frmulas de la a o manera exacta como ellas estaban, es decir, hacerlas sin alterar las referencias originales. Ejemplo: Se calcul el valor de la porcentaje que cada produto representa en relacin al total apurado en o o la hoja de clculo. Se debe comparar el valor de cada produto con el valor total para calcular la a porcentaje. El total debe ser indicado por una referencia absoluta. Al hacer una primera frmula y copiarla sin sealar la celda que indica el valor total - en el o n caso, B10 - como referencia absoluta, el OpenOce.org Calc actualizar los valores en las otras a frmulas, resultando en errores, como muestra la gura abajo. o

54

Figura 6.8: Referencia absoluta - 1 En el ejemplo arriba, la primera frmula hecha fue =B4/B10 , ella divide el valor de una o parcial por el total e informa la porcentaje. Sin embargo, al copiar la frmula para las otras celdas las referencias fueron cambiadas, geo nerando un error. Por ejemplo, en la celda C6 (en realce en la gura) ser esperado la divisin a o =B5/B10 , pero como la referencia para el valor total fue cambiada, la frmula obtenida por la o copia fue =B5/B11 . Resuelva este problema sealando la referencia (B10) de la celda que contiene el valor total n como referencia absoluta. Para hacerlo teclee el s mbolo $antes y despus de la letra que informa e la referencia de la celda, luego pulse <enter>. As al hacer la copia de la frmula para una otra celda, esta mantener la celda que fue , o a sealada como absoluta, tal cual se ver en el ejemplo. n

55

Figura 6.9: Referencia absoluta - 2 Como se ver en el ejemplo, solamente el valor de B7 fue cambiado, mientras la referencia que indica el valor total ($B$B10) fue mantenida. Pegar Este recurso pega el contenido de la rea de transferencia para la posicin actual del a o cursor, podiendo pegar celdas, guras y/o tablas. Siga estes pasos para pegar:
Por el Menu

Ponga el cursor donde desea pegar el texto, en seguida elige en Editar Pegar por la Barra de Menu.
Por el teclado

Ponga el curso donde desea pegar el texto y, despus, utilice las teclas de atajo <Ctrl> + e <v>.
Por la Barra de Herramienta

Ponga el cursor donde desea pegar el texto, despus utilice el botn pegar e o

6.4

Buscar y reemplazar

Un recurso muy util del OpenOce.org Calc es la posibilidad de buscar, y reemplazar cuando quiera, palabras o trozos de texto rpidamente. a 56

Haga la busqueda del texto por el Menu Editar - Buscar y reemplazar, si preferir, utilice las teclas de atajo <Ctrl>+<b>).

Figura 6.10: Buscar y reemplazar

en el campo Buscar teclee la palabra o el nmero que desea buscar; u en el campo Reemplazar por teclee la palabra o el nmero que desea reemplazar (campo u

no obligatorio);
las ocurrencia de la palabra o del nmero sern exhibidas individualmente clicando en el u a botn Buscar; o las palabras o los nmeros sern cambiados todos al mismo tiempo clicando en el botn u a o

Reemplazar todo.

6.5

Encabezamiento y pies de pgina a

Este comando permite al usuario denir y formatar el encabezamiento y los pies de pgina del a archivo en edicin. Haga clic en Editar - Encabezamiento y pies de pgina... por la Barra o a de Menu para ejecutarlo. La caja de dilogo del encabezamiento y de los pies de pgina es dividida en 3 partes, tal como a a muestra la gura:

57

Figura 6.11: Encabezamientos y pies de pgina a Estas 3 partes corresponden a los locales donde sern insertados el encabezamiento y los pies a de pginas (a la izquierda, a la derecha o en el centro de la hoja de clculo). a a La caja es igual tanto para congurar el encabezamiento como para congurar los pies de pgina. Haga clic en las solapas y elija Encabezamiento o Pie de pgina para alternarlos. a a

Figura 6.12: Encabezam./Pie de pgina a Los botones de personalizacin que parecen en el medio de esta caja de dilogo facilitan el o a trabajo de insercin y conguracin del encabezamiento o del pie de pgina. Ellos posibilitan el o o a cambio del tipo de letra; la insercin de nombres, como el nombre del archivo, el nombre de la o hoja de clculo; el d la fecha; etc. a a;

6.6

Eliminar

Eliminar contenidos Este recurso tiene la misma funcin de la tecla <Delete> del teclado que o permite eliminar el contenido de una celda. Utilice est funcin clicando en Editar - Eliminar a o contenidos... por la Barra de Menu. 58

Eliminar celdas... Este recurso permite eliminar o mover una seleccin de celdas, l o neas, y/o columnas. Las celdas que se encuentraban abajo o a la derecha de las celdas eliminadas ocuparn a sus espacios.
Elija la l nea o columna que desea eliminar y haga clic en Editar - Eliminar celdas... por

la Barra de Menu.
En seguida, la l nea o columna eligida ser eliminada. Caso no haya eligido una l a nea o una

columna, parecer la siguiente ventana: a

Figura 6.13: Eliminar celdas

En este caso el OpenOce.org Calc preguntar lo que el usuario desea hacer. Entonces, elija a

la opcin que desea y haga clic en Aceptar. o

59

Cap tulo 7

Formateando hojas de clculo a

7.1 Celdas

Por la opcin Formato Celdas... es posible congurar una o ms celdas cambiando caraco a ter sticas tales como: fuente, su tamao y su estilo; alineacin; fondo; borde; entre otros. n o Eligiendo est opcin ser abierta la ventana de Formato de celda en la cual hay varias solapas a o a que permiten sealar parmetros distintos. n a

Figura 7.1: Formato celda Abajo sigue una explicacin sobre cada una de las solapas: o

60

 Nmeros: u

En esta solapa, pueda sealar el formato de los nmeros: formato de moneda, porcentaje, n u hora, fecha, ciencia, etc. Tambin es posible sealar el idioma que ser utilizado en cada e n a celda.

Figura 7.2: Formateando nmeros u

61

 Fuente:

En esta solapa, pueda sealar el tamao de la letra, su fuente (tipo de letra) y el idioma de n n la hoja de clculo. a

Figura 7.3: Formateando fuente

62

 Efectos de fuentes:

En esta solapa, pueda sealar algunos efectos en los caracteres como: atribuir tipos de n subrayado, cambir el color de la fuente, etc.

Figura 7.4: Formateando efectos de fuente

63

 Alineacin: o

En esta solapa, pueda elijir como el texto parecer en la posicin horizontal de la celda a o (justicado, centrado, derecha, izquierda), en la posicin vertical de la celda (arriba, abajo, o centrado), asi como la orientacin del texto. o

Figura 7.5: Formateando alineacin de la fuente en las celdas o

64

 Borde:

En esta solapa, se encuentra la opcin de congurar el borde de una o ms celdas, cambiando o a la espesura de la l nea del borde, la opcin de sombra y el color de la l o nea.

Figura 7.6: Formateando bordes

65

 Fondo:

En esta solapa, pueda sealar el color de fondo de la celda. n

Figura 7.7: Formateando Fondo

66

 Proteccin de celda: o

En esta solapa, pueda crear una proteccin para la celda. Pero, esta opcin solo ser activada o o a caso el archivo est protegido posteriormente. Es patrn que todas las celdas estn sealadas e o e n como protegidas al crear una nueva hoja de clculo. a Tambin es posible ocultar la impresin de las celdas que desea, de las frmulas u ocultar e o o todo.

Figura 7.8: Formateando proteccin de celdas o

67

7.1.1

Combinar celdas

Este recurso permite unir celdas seleccionadas por el usuario. Seale las celdas que desea combinar n y haga clic en Formato - Combinar celdas Combinar celdas por la Barra de Menu. Enseguida, las celdas sealadas sern automaticamente unidas en una sola celda, como muestra n a la gura abajo:

Figura 7.9: Combinando celdas Fijase que, en la gura arriba, no hay divisin entre las celdas A1. A2, B1, B2, C1 y C2. Una o vez que las celdas fueron combinadas, ellas pasan a comportarse como una sola celda. Tambin puede combinar las celdas por medio del botn e o .

68

7.2

Cambiando la altura de las las

Haga clic en una celda, para ajustar la altura de una la, o en un agrupamiento de las, para ajustar la altura de varias las al mismo tiempo. Al clicar en el men Formato - Fila - Alto... ser abierta la siguiente ventana: u a

Figura 7.10: Altura de la En esta ventana teclee la altura que desea para la(s) la(s) en cent metros y haga clic en Aceptar. Tambin es posible ajustar la altura de la la con el ratn. Haga clic en el l e o mite entre dos las, entre los nmeros, y arrastre el ratn para arriba o para abajo manteniendo el botn izquierdo u o o pulsado.

7.3

Cambiando el ancho de las columnas

Seleccione la columna o agrupamiento de columnas para formatear su(s) ancho(s). Enseguida, seale Formato - Columna - Ancho... por la Barra de Menu. Haciendo esto ser abierta la n a siguiente ventana:

Figura 7.11: Ancho de columna En esta ventana teclee el ancho que desea para la(s) columna(s) en cent metros y haga clic en Aceptar. Tambin es posible cambiar el ancho de la columna con el ratn. Haga clic en el l e o mite entre dos columnas y arrastre el ratn para los lados manteniendo el botn izquierdo pulsado. o o

69

7.4

Hoja de clculo a

Haga clic en Formato - Hoja, por la Barra de Menu, para cambiar el nombre, ocultar o mostrar la hoja de clculo seleccionada. Haciendo esto parecer el siguiente submen: a a u

Figura 7.12: Formatear Hoja En l, las principales opciones sern las siguientes: e a
Cambiar nombre...:

permite cambiar el nombre de la hoja sealada (o en uso). Una ventana ser abierta donde n a podr teclear el nuevo nombre de la hoja. a
Ocultar:

permite ocultar la hoja sealada. Haga clic en Mostrar para volver a verla. n
Mostrar:

exhibe hojas que fueron ocultadas.

70

7.5

Formateando la Pgina a

Seale la opcin Formato - Pgina..., por la Barra de Menu, para formatear todas las congun o a raciones que corresponden a la pgina del archivo como, por ejemplo: margnes, plano de fondo, a e formato de papel, borde de las celdas, encabezamiento y pie de pgina. a Ser abierta la siguiente ventana: a

Figura 7.13: Formateando la pgina a En esta ventana, las solapas muestran:

71

 Administrar:

Permite congurar el estilo de hoja. En la seccin Contiene es exhibido un resumen de todas o las conguraciones pertecentes a la pgina. a

Figura 7.14: Formato - Pgina... - Administrar a

72

 Pgina: a

En el OpenOce.org Calc hay conguraciones predenidas para los diferentes formatos de papel. El permite congurar manualmente el formato de la hoja, incluso el formato del papel y sus dimensiones, bien como las dimensiones de los mrgenes. a

Figura 7.15: Formato - Pgina... - Pgina a a Por los campos que parecen en la seccin Mrgenes (Izquierdo, Derecho, Arriba, Abajo) es o a posible cambiar los mrgenes de la hoja. Este recurso es muy util al elaborar trabajos que a demandan una conguaracin adems de la predenida. o a Por el campo Formato de papel puede cambiar el tamao patrn de papel. En Orientacin n o o puede cambiar la exhibicin de la hoja entre: Vertical y Horizontal. o

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 Borde:

Por el campo Disposicin de l o neas puede eligir formatos predeterminados de borde o eligirlos manualmente. Por el campo L nea puede eligir su espesura y su color. Por el campo Distancia al texto puede denir la distancia entre el texto y el borde. Por el campo Sombra puede eligir un formato de sombra para su hoja.

Figura 7.16: Formato - Pgina... - Borde a

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 Fondo:

Permite cambiar el color de fondo de la hoja, o insertar una imagen.

Figura 7.17: Formato - Pgina... - Fondo a

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 Encabezamiento:

Permite formatear el encabezamiento cuanto al espacio, altura (ajuste dinmico de la altura), a margen izquierdo y derecho, bien como eligir contornos y fondo del encabezamiento.

Figura 7.18: Formato - Pgina... - Encabezamiento a

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 Pie de pgina: a

Permite formatear el pie de pgina cuanto al espacio, altura (ajuste dinmico de la altura), a a margen izquierdo y derecho, bien como eligir contornos y fondo del pie de pgina. a

Figura 7.19: Formato - Pgina... - Pie de pgina a a

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 Hoja:

En esta solapa hay campos que permiten la realiazacin de distintas tareas como: Orden o de pginas, posibilita cambiar la disposicin de las paginas de la hoja; Imprimir, posibia o lita eligir lo que desea imprimir; Escala, posibilita ajustar la hoja al formato del papel, aumentando o disminuyendo el factor de escala.

Figura 7.20: Formato - Pgina... - Hoja a F jase que los rangos exhibidos en el monitor son distintos de los que sern imprimidos. a

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Cap tulo 8

Insertar
8.1 Insertando saltos en una hoja

Los l mites de las pginas sern denidos automaticamente mientras la hoja es rellenada, pero es a a posible insertar divisiones y/o saltos, entre las las y las columnas, manualmente. Seale Insertar - Salto manual Salto de la o Salto de columna por la Barra de men n u para insertar una divisin entre las y/o columnas. o

8.2

Insertando celdas

Posibilita insertar celdas en la hoja. Observe que si no hay referencias absolutas - ver seccin 6.3 o en su hoja todas las formulas sern ajustadas automticamente con la insercin de la(s) nueva(s) a a o celda(s). Seale Insertar - Celdas... por la Barra de men para insertar una nueva celda. n u

8.3

Insertando las

Elija el local donde desea insertar una la en blanco y enseguida seale Insertar - Filas por la n Barra de men. u La nueva la ser insertada arriba de la celda activa. a

8.4

Insertando columnas

Elija el local donde desea insertar una columna en blanco y enseguida seale Insertar - Columnas n por la Barra de men. u La nueva columna ser insertada a izquierda de la celda activa. a 79

8.5

Insertando hojas de clculo a

Haga clic en Insertar - Hoja de clculo... para insertar una nueva hoja de clculo en el archivo a a en cual est trabajando. a En relacin al MS-Excel, este recurso posee algunos avanzos tales como: la posibidad de insertar o ms que una hoja, eligir un nombre para la hoja, y crear una hoja a partir de un archivo existente. a

8.6

Vincular con datos externos...

Al acceder el Men Insertar - Vincular con datos externos... ser abierta una ventana donde u a el usuario podr importar datos de otros archivos. a

8.7

Insertando s mbolos

Al acceder el Men Insertar - S u mbolos... ser abierta una ventana en la cual podr eligir los a a s mbolos que desea insertar en su hoja.

Figura 8.1: Insertando s mbolos Seleccione los s mbolos que desea y haga clic en Aceptar.

80

8.8

Hiperlance

Un hiperlance es una referencia para un archivo de la Internet, un archivo local, o una posicin o espec ca del archivo abierto. Elija la parte del texto que ser la clavedel hiperlance, es decir, el punto a partir de donde a ser hecho el hiperlance y haga clic en Insertar - Hiperlance por la Barra de men. a u

Figura 8.2: Insertando un hiperlance Una ventana ser abierta, en ella podr eligir el tipo de hiperlance que desea crear: por la a a Internet, por correo electrnico, por un documento existente, o por un nuevo documento. o

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8.9
8.9.1

Insertar Funcin o
Utilizando el Asistente: Funciones

Es posible insertar funciones a partir del Asistente: Funciones haciendo clic en Insertar Funcin... por la Barra de men. o u O puede accionar las teclas <Ctrl> + <F2>. Haciendo esto ser abierta la siguiente ventana: a

Figura 8.3: Insertando funciones por el asistente En ella, las funciones que el OpenOce.org Calc ofrece estn organizada por orden alfabtica a e y son exhibidas en el campo Funcin que se encuentra abajo del campo Categor o a.

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8.9.2

Utilizando la Lista de funciones

Puede activar esta opcin clicando en Insertar - Lista de funciones por la Barra de men, al o u hacerlo se abrir una caja a la derecha de la hoja en la cual podr seleccionar la funcin que desea. a a o

Figura 8.4: Lista de funciones Observe por la gura arriba que hay tres campos de acciones en la caja de funciones. Un campo donde es exhibida la lista de funciones del OpenOce.org Calc, haciendo doble clic en la funcin deseada ella ser insertada en la celda activa. Tambin es posible insertar una funcin o a e o clicando en el botn Fx o desea trabajar. . En el campo restante puede eligir el tipo de funcin de la cual o

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8.10

Insertando nombres

Esta opcin permita nombrear celdas. As por ejemplo, una celda que antes era nombreada o , A5podr ser nombreada Total. Esta accin puede facilitar algunos trabajos, tales como crear a o formulas, funciones, etc. Haga clic en Insertar - Nombres para nombrear la celda deseada. Enseguida parecer un a submen: u

Figura 8.5: Insertando nombres

Denir... Permite incluir el nuevo nombre de la celda. Siga los pasos abajo para hacerlo: 1. Haga clic en la opcin Insertar - Nombres Denir...; o

Figura 8.6: Denindo nombres

2. En la ventana arriba teclee el nuevo nombre de la celda; 84

3. Haga clic en Aadir y enseguida Aceptar. n

Insertar... Permite hacer referencia a otra celda. Es semejante a utilizar el s mbolo de igual (=), dicho en la seccin 5.2.1. o Elija una celda y haga clic en Insertar - Nombres Insertar... para hacer una referencia. Enseguida ser abierta la ventana Insertar nombres donde podr seleccionar la celda que a a sirvir de referencia. a

Figura 8.7: Insertando nombres F jase que esta accin slo funcionar correctamente caso por lo menos una celda haya sido o o a nombreada anteriormente.

Aplicar... Esta opcin permite nombrear celdas a partir de celdas ya nombreadas. Es necesario o que la celda la cual recibir el nombre est junto a la celda nombreada. a e Esta opcin es distinta porque permite nombrear un grupo de celdas al mismo tiempo, desde o que ellas pertenezcan a una misma columna o la. Elija la(s) celda(s) que desea nombrear y haga clic en Insertar - Nombres Aplicar.... La ventana abajo ser abierta, en ella podr eligir la(s) posicin( (la superior o inferior, a a o columna izquierda o derecha).

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Figura 8.8: Aplicando nombres

8.11

Notas

Esta opcin permite, por medio de una caja, insertar notas explicativas en la celda deseada. Haga o clic en Insertar - Nota para activar esta funcin. o

Figura 8.9: Insertando notas - 1 Cuando terminar de escribir la nota, haga clic fuera de la caja. F jase que un punto rojo parecer en la parte superior derecha de la celda cuando haber una a nota. Puede visualizar la nota posicionando el ratn sobre este punto rojo, no necesita clicar en o l. e

Figura 8.10: Insertando nota - 2 Seleccione la celda donde se encuentra la nota para eliminarla, entonces teclee <Backspace> o <Delete>. O haga clic con el botn derecho del ratn para volver la nota siempre visible y hace o o dos clics sobre ella para editarla.

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8.12

Insertar imagen

Esta opcin permite al usuario insertar una gura en la hoja. Para eso puede buscar la gura en o el archivo de imagen de OpenOce.org Calc o en otra carpeta. Haga clic en Insertar - Imagen por la Barra de men para insertar una imagen en la hoja. u Por la ventana abajo puede eligir la imagen que desea insertar en la hoja:

Figura 8.11: Insertando imagen a partir de un archivo

8.13

Insertar Objeto

Por medio desta opcin es posible insertar un objeto al archivo. Hay cuatro opciones de objetos o que pueden ser insertados.

Figura 8.12: Insertando objetos

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Objeto OLE Plug-in

Inserta un objeto OLE a partir de un archivo del OpenOce.org.

Inserta un objeto del tipo Plug-in en una hoja o en un documento HTML.

Miniaplicacin Inserta objetos de som y/o video en la hoja. o Frmula o Esta opcin permite insertar frmulas al texto por medio del editor de frmulas. o o o

8.14

Insertando Diagramas

El OpenOce.org Calc permite insertar y congurar diagramas a una hoja. Es posible insertar diagramas a partir de una tabla existente. Siga los pasos abajo: 1. Elija una tabla que est en la hoja; e 2. Haga clic en Insertar - Diagrama... ser la seguiente ventana: a

Figura 8.13: Insertando diagramas 1

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 3. La tabla eligida aparecer en el campo Area. Haga clic en Siguiente, entonces parecer la a a ventana abajo:

Figura 8.14: Insertando diagrama 2 4. Elija el tipo de diagrama y la ordem en que los datos parecern (las o columnas). Eligidas a las opciones, haga clic en Avanzar para ir a la prxima ventana: o

Figura 8.15: Insertando diagrama 3 5. En esta ventana, es posible aadir n tems tales como l neas de cuadr culas entre otras. Estas l neas pueden juntar columnas o servir como referencia.

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6. Haga clic en Avanzar, entonces parecer la prxima ventana donde puede nombrear el a o diagrama, los ejes, o aadir leyendas: n

Figura 8.16: Insertando diagrama 4 7. Por n, haga clic en el botn Crear. o

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Cap tulo 9

Hierramentas
9.1 Revisn ortogrca... o a

El recurso de revisin ortogrca permite corrigir errores de tecleo o de ortograa en un texto. o a Haga clic en Hierramientas - Revisin ortagrca... para utilizar esta funcin. o a o Hay dos opcin: Revisn ortogrca... y Revisin automtica...: o o a o a

Figura 9.1: Men: Herramientas - Ortograa u

Revisn ortogrca Verica palabra por palabra del texto, permitiendo que acepte o no las o a sugerencias del OpenOce.org Calc. Es posible acceder a este recurso por la tecla de atajo <F7>. Tambin es posible acceder esta e funcin por medio del botn Revisin ortogrca o o o a .

Revisin automtica Verica el texto mientras l es tecleado, subrayando de rojo las palao a e bras que necesitan de correccin. Es posible acceder esta funcin por medio del botn Revisin o o o o . automtica a Correccin automtica... Permite corrigir automaticamente las palabras del texto. Haga clic o a en Hierramentas - Correccin automtica.... o a

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Figura 9.2: Correccin automtica o a En la ventana de correccin podr: o a

Reemplazar

Permite reemplazar palabras del texto.

Excepciones

Permite sealar palabras que no deben ser corrigidas. n

Opciones

Permite seleccionar tems que seran corrigidos.

Comillas tipogrcas a

Permite eligir comillas tipogrcas. a

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Cap tulo 10

Imprimiendo documentos
Hay dos maneras de imprimir archivos:
Por medio del botn Imprimir o

O por medio de la Barra de men clicando en Archivo - Imprimir. Es necesario utilizar u

esta opcin cuando va imprimir vrias copias, congurar una impresora, o seleccionar las o a pginas que sern imprimidas. Una ventana ser abierta al acceder esta funcin por el men. a a a o u

Figura 10.1: Imprimiendo documentos En esta ventana seleccione los tems que desea cambiar antes de imprimir su documento y clic en Aceptar.

10.1

Deniendo el rea de impresin a o

El OpenOcce.org permite eligir cuales datos de la hoja desea imprimir. 93

Haga clic en Formato - Imprimir rangos para denir cuales celdas sern imprimidas. El a siguiente submen ser abierto: u a

Figura 10.2: Men: Formato - Imprimir rangos u

Denir Haga clic en Formato - Imprimir rangos Denir para denir el rea a ser impria mida (utilice el ratn o el teclado). L o neas verticales y horizontales sealan el rea eligida. n a Atencin: Caso no dena el rea de impresin el OpenOce.org Calc imprimir toda la hoja. o a o a Agregar Permite agregar celdas al rea de impresin sealada. a o n

Quitar Permite quitar el rea de impresin que fue sealada manualmente. Caso todas las quia o n ebras de pginas fueron quitadas, el rea de impresin ser denida como automtica, mostrando a a o a a todas las hojas existentes. Editar Este recurso permite editar el rea de impresin, adems de repetir l a o a neas y/o columnas. Por medio del campo Area de impresin es posible editar el rea eligida, bien como es posible o a aumentarla o disminuirla. El campo Fila que repetir permite repetir las en todas las pginas del archivo a ser imprimido, a por ejemplo, t tulos. El campo Columna que repetir permite repetir columnas en todas las pginas del archivo a a ser imprimido.

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10.2

Vista preliminar

Haga clic en Archivo - Vista preliminar para ver el archivo que desea imprimir. Enseguida ver que la pantalla se modica: a

Figura 10.3: Vista preliminar En esta pantalla visualizar el archivo que desea imprimir y podr alterar las conguraciones a a de la pgina, tales como: mrgenes, tamao de la hoja, etc. a a n

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Apndice A e

Crditos e
Documento Apostila de Uso do OpenOce.org Calc 2.0 Direitos Autorais Reservados (c) Universidade Federal de Minas Gerais Departamento de Cincia da Computao e ca Projeto Libertas-BR Equipe do LSL (Laboratrio de Software Livre) o Essa apostila foi elaborada a partir de verses anteriores de apostila de uso do OpenOce.org o Calc, elaboradas pela Prodabel - Empresa de Informtica e Informao do Munic a ca pio de Belo Horizonte e tambm de verses elaboradas no projeto LibertasBR. e o Traduo: Jernimo Coelho e Roseane Mendes Vieira ca o Reviso: Roseane Mendes Vieira a

Essa documentao livre; voc pode redistribu e/ou modic-la sob os termos da Licena ca e e -la a c Pblica Geral GNU conforme publicada pela Free Software Foundation; tanto na sua verso 2, u a como qualquer verso posterior (a seu critrio). a e Essa documentao distribu na expectativa de que seja util, porm, sem nenhuma gaca e da e rantia; nem mesmo a garantia impl cita de comerciabilidade ou adequao a uma nalidade ca espec ca. Consulte a Licena Pblica Geral do GNU para mais detalhes. c u

http://creativecommons.org/licenses/GPL/2.0/ http://creativecommons.org/licenses/GPL/2.0/legalcode.pt

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