Clculo Depreciacin con MS Excel

HL. Mata 1

Introduccin
De acuerdo con Frank Ayres, Jr. Matemticas Financiera: Teora y 500 Problemas Resueltos, serie Shaum, pgina 7, la depreciacin se define como la prdida de valor de un activo fsico (edificios, maquinarias, etc.) como consecuencia de su uso. La depreciacin es un gasto como cualquier otro gasto de explotacin el cual se debe tomar en cuenta antes de determinar las ganancias de una empresa. El problema principal consiste en determinar que proporcin del activo debe tomarse para un perodo determinado. Con este fin se han propuesto varios mtodos: Mtodo de la lnea recta, Mtodo de la Suma de los Dgitos Anuales, Mtodo de la Doble Disminucin de Saldo, etc.

Objetivos:
1. Ensear y entrenar a los estudiantes de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales (FACES) de la Universidad de los Andes, en el manejo de la hoja de clculo de Microsoft Excel 2 , en lo que respecta al clculo de la depreciacin de activos fijo mediante las funciones: =SLN( ); =SYD( ) y =DDB( ), respectivamente. Mostrar en un cuadro el Cargo Anual por Depreciacin, la Depreciacin Acumulada o Reserva para la Depreciacin y el Valor Neto del activo segn los libros.

2.

Depreciacin. Mtodo de la Lnea Recta

Este mtodo es el ms simple de todos y por lo tanto el que se usa con ms frecuencia. Simplemente se toma el costo de adquisicin del activo, el cual incluye, adems del valor segn factura, el flete y otros gastos, as como tambin el costo de instalacin en aquellos casos en que se requiera. A este importe se le resta el valor residual, el cual se estima por anticipado, prorrateando la diferencia entre la vida til estimada del activo en referencia.

Profesor Titular de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales (FACES) de la Universidad de los Andes. No hay ninguna pretensin de originalidad en estas notas. Las mismas existen por todas partes. Mi mayor contribucin, si acaso alguna, consisti en ubicarlas, sistematizarlas, adaptarlas y publicarlas para beneficio de los Estudiantes y Profesores de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Universidad de los Andes, en Mrida, Venezuela. Notas escritas especialmente para los estudiantes de la Asignatura Computacin Bsica, Seccin 03, durante el Intensivo de Agosto de 1999. 2 Microsoft Windows, Microsoft Excel y Microsoft Word son marcas registradas de la empresa Microsoft Corporation en USA , as como tambin en otros pases del mundo.

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Bajo este mtodo, una parte proporcional del costo del activo se asigna por igual a cada ejercicio durante la vida til prefijada para dicho activo. El cargo peridico se expresa mediante la frmula [1]:

[1]

Depreciacin = (Costo - Valor_Residual) / Vida

Ejercicio hipottico:
Supongan que Uds. adquieren una mquina para hacer troqueles cuyo costo instalada y lista para usar es tal como sigue: Costo segn factura Flete martimo Gastos de aduana Seguro Acarreo en Venezuela Gastos de instalacin Costo total instalada Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. 94.540,0 6.547,0 2.300,0 1.540,0 1.347,0 1.300,0

Bs. 107.534,0

Se estima, adems, que la mquina tendr un valor residual de 12.534,0 despus de una vida til estimada en 10 aos. A cuanto ascender el monto de la depreciacin anual ?. Para conocer el resultado Uds. deben sustituir los datos del problema en la frmula [1]. Resultado: Bs. 9.500,0 anual. Ahora veamos de qu manera se calcula la depreciacin con la hoja de Microsoft Excel: Empezaremos diciendo que Microsoft Excel dispone de varias funciones (en la categora de funciones financieras) para el clculo de la depreciacin. Una de ellas es la conocida con el nombre de la lnea recta, representada por la funcin =SLN( ). Las siglas aluden a la expresin Stright Line. La sintaxis o manera de escribir correctamente dicha funcin es la siguiente:

[2]

=SLN(Costo;Valor_Residual;Vida)

Observen que esta funcin utiliza tres argumentos separados mediante puntos y comas (;). Es obligatorio que Uds. coloquen dichos argumentos en el mismo orden en que se muestran en la frmula: Costo Valor_residual Vida Es el costo inicial del activo. Es el valor al final de la depreciacin (algunas veces se denomina valor residual del activo). Es el nmero de perodos durante los cuales ocurre la depreciacin del activo (tambin conocido como vida til del bien).
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Metodologa de clculo
Vamos a ilustrar a continuacin la forma de dar solucin al ejercicio hipottico planteado ms arriba, utilizando la funcin [2] de Microsoft Excel. 1. 2. Transcriban el Titulo y las etiquetas tal como aparecen en el Cuadro No. 1 Copien ahora los datos contenidos en los rangos B3:B5 y C3:C5, respectivamente 3 .

A 1 2 3 Costo 4 Valor_Residual 5 Vida 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Aos

B C D Cuadro 1. Depreciacin por el Mtodo de la Lnea Recta

107534 12534 10 bolvares bolvares aos

S aldo en los Libros al Inicio del Ao

Cargo Anual a Depreciacin

Depreciacin Acumulada (Reserva)

Valor Neto en los Libros (Saldo)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

107534 98034 88534 79034 69534 60034 50534 41034 31534 22034

9500 9500 9500 9500 9500 9500 9500 9500 9500 9500

9500 19000 28500 38000 47500 57000 66500 76000 85500 95000

107534 98034 88534 79034 69534 60034 50534 41034 31534 22034 12534

3. 4.

Hagan clic en la celda A10 y escribann el ao: 0 Hagan clic sobre la celda E10 para activarla. Escribann el signo igual (=). Hagan clic sobre la celda B3 para seleccionarla y oprimann la tecla Enter. Noten que Excel reproduce el contenido en la celda E10. Hagan clic en la celda A11 y escriban el primer ao de vida del activo: 1 Hagan clic en la celda B11, escriban el signo = y seleccionen la celda E10. Enter. Hagan clic en la celda C11 y escriban la siguiente frmula con el fin de calcular el cargo anual o depreciacin del activo: Signo igual (=) para indicarle a Excel que se va a escribir una frmula Escriban el nombre de la funcin SLN de Microsoft Excel con la cual se calcular la depreciacin anual (por el mtodo de la lnea recta).

5. 6. 7.

El cuadro se copi de la siguiente manera: En ARCHIVO se seleccion CONFIGURAR PGINA. En el cuadro de dilogo resultante se seleccion la etiqueta HOJA y se seleccion la casilla de verificacin TTULOS DE FILAS Y COLUMNAS. Se cerr la ventana. Se seleccion el rango de la hoja activa y se envi al Visor del portapapeles. Posteriormente se conmut al Microsoft Word y se peg con el comando Pegado Especial (seleccionen previamente Mocrosoft Excel Objeto)

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Abra parntesis y escriban: la direccin de la celda B3 la cual contiene el COSTO del activo. Oprimann la tecla F4 para convertir la celda B3 en una celda absoluta 4 : $B$3 Escriban ; la direccin de la celda B4, la cual contiene el VALOR RESIDUAL del activo, es decir Bs. 2.456.789. Oprimann la tecla de funcin F4. Escriban ; la direccin de la celda B5 la cual contiene la VIDA TIL del activo, es decir 10 aos. Oprimann la tecla de funcin F4. Cierren el parntesis y oprimann la tecla Enter. Noten que Excel reporta un cargo por depreciacin anual de Bs. 9.500,0. Puesto que este cargo es una constante anual, el fondo para reserva de depreciacin se incrementar en ese monto cada ao, mientras que el valor neto en libros decrecer tambin anualmente en dicha cantidad. Vean estos movimientos en el cuadro No. 1 8. En la celda D11 escriban la direccin =C11 y opriman la tecla Enter, con el fin de calcular la depreciacin acumulada (es decir, el fondo de reserva para la depreciacin). Hagan clic en la celda E11 para activarla y escriban la siguiente frmula: =E10C11 con el fin de calcular el valor neto en libros para el final del primer ao. Opriman Enter. Hagan clic en la celda A12 y escriban el 2do ao de vida del activo, es decir: 2 Hagan clic en la celda B12. Escriban =E11 y opriman la tecla Enter. La frmula tiene por finalidad colocar el valor neto en libros en la celda B12. (inicio del ao) Hagan clic en la celda C12 y siga las instrucciones del punto 7 para calcular la depreciacin del activo para el segundo ao. Si lo prefiere copie el contenido de la celda C12 en C13 utilizando para ello el Visor del portapapeles de Windows. Hagan clic en la celda D12 y escriban la siguiente frmula para acumular la depreciacin del primer ao con la depreciacin del segundo ao, es decir: =D11+C12. Opriman la tecla Enter Hagan clic en la celda E12 para activarla y escriban la siguiente frmula: =E11C12 con el fin de calcular el valor neto en libros para el final del segundo ao. Opriman la tecla Enter. Ahora Hagan clic en la celda A12 y arrastre hasta la celda E12 con el fin de seleccionar el rango que contiene todas las frmulas correspondiente al segundo ao, es decir: A12:E12 Coloque el cursor sobre el Controlador de relleno 5 y arrstrelo hacia abajo con el fin de copiar las frmulas en el rango A13:E20.

9.

10. 11.

12.

13.

14.

15.

16.

La referencia absoluta de celda en una formula, especifica la direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Para transformar una referencia relativa a una absoluta se debe oprimir la tecla de funcin F4 justamente a la derecha de la referencia relativa. Una referencia absoluta tiene la frmula $A$1, $B$2, etc.

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Guardar el contenido de la hoja en un archivo

1. 2. Hagan clic en el men Archivo y seleccionen el comando Guardar o Guardar Cmo 6 . En el cuadro de dilogo Guardar como, escriban: En Guardar en, seleccionen la unidad de disco A: o cualquier directorio. En nombre del archivo escriban Depreciacin

3.

Hagan clic en el botn de comando Guardar

Grfico de la Depreciacin
1. Seleccione los rangos: AOS, Depreciacin y Valor Neto en los libros 2. Seleccione el Asistente para grficos - XY Dispersin-Dispersin con puntos de datos conectados por lneas suavizadas Siguiente - Siguiente3. Escriba los ttulos del grfico Seleccione como objeto en - Finalizar

Depreciacin Mtodo de la Lnea Recta 150000 100000 50000 0 0 2 4 6 8 10 12 Vida til(Aos)

Depreciacin CONSTANTE. Valor Neto en los Libros: DECRECIENTE

5

Pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la seleccin. Cuando se coloca el puntero del ratn sobre el controlador de relleno, ste cambiar a una cruz negra. Para copiar el contenido en las celdas adyacentes o para rellenar una serie de datos, arrastre el controlador de relleno 6 Cuando se guarda un archivo por primera vez es indiferente usar el comando Guardar o Guardar Como. Cuando el archivo haya sido guardado previamente use slo el comando Guardar para actualizar los cambios que se Hagann en el archivo. Cuando quiera guardar el contenido de la hoja con otro nombre utilice el comando Guardar como

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Bolvares

Depreciacin. Mtodo Suma de los Dgitos Anuales

De acuerdo con James A. Cashin y Joel J. Lerner 7 , los aos de la vida til del activo se numeran 1, 2, 3, 4, etc. y las cantidades de depreciacin se basan en una serie de fracciones que tienen como comn denominador la suma de los dgitos de los aos de vida til del activo. El dgito mayor se usa como numerador para el primer ao, el dgito inmediatamente anterior para el segundo, y as sucesivamente. Microsoft Excel se bas en este concepto para construir la funcin =SYD con el fin de calcular la depreciacin por el mtodo Sum Year Digits = Suma de los Dgitos Anuales.

[3]

=SYD(Costo;Valor_Residual;Vida;Perodo)

Observen que esta funcin utiliza los siguientes cuatro argumentos separados mediante puntos y comas (;). Es obligatorio que Uds. coloquen dichos argumentos en el mismo orden en que se muestran en la frmula: Costo Valor_residual Vida Perodo Es el costo inicial del activo. Es el valor remanente al final de la vida del activo (algunas veces se denomina valor residual del activo). Es el nmero de perodos durante los cuales se produce la depreciacin del activo (tambin conocido como vida til del bien). Es el perodo y se deben utilizar las mismas unidades que en Vida.

Metodologa de clculo
Vamos a ilustrar a continuacin la forma de dar solucin al ejercicio hipottico planteado ms arriba, utilizando la funcin [3] de Microsoft Excel 1. 2. 3. 4. Transcriban el Ttulo y la las etiquetas tal como aparecen en el Cuadro No. 2 Copien ahora los datos contenidos en los rangos B26:B28 y C26:C28, respectivamente. Hagan clic en la celda A33 y escriban el ao: 0 Hagan clic sobre la celda E33 para activarla. Escriban el signo igual (=). Hagan clic sobre la celda B26 para seleccionarla y opriman la tecla Enter. Noten que Excel reproduce el contenido en la celda E33. Hagan clic en la celda A34 y escriban el primer ao de vida del activo: 1 Hagan clic en la celda B34, escriban el signo = y seleccionen la celda E33. Opriman la tecla Enter. Hagan clic en la celda C34 y escriban la siguiente frmula con el fin de calcular el cargo anual o depreciacin del activo:

5. 6. 7.

Cashing, James A. Y Joel J. Lerner. Contabilidad I. Teora y 175 Problemas Resueltos. Mxico, McGraw-Hill de Mxico, S.A. de C.V. 1976. p. 182.

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Signo igual (=) para indicarle a Excel que se va a escribir una frmula Escriban el nombre de la funcin SYD con la cual se calcular la depreciacin anual (por el mtodo de la suma de los dgitos anuales). Abra parntesis y escriban: la direccin de la celda B26 la cual contiene el COSTO del activo. Opriman la tecla de funcin F4 para convertir la referencia relativa B26 en una referencia absoluta, es decir: $B$26. Escriban ; la direccin de la celda B27, la cual contiene el VALOR RESIDUAL del activo, es decir Bs. 2.456.789. Opriman la tecla de funcin F4. Escriban ; la direccin de la celda B28 la cual contiene la VIDA TIL del activo, es decir 10 aos. Opriman la tecla de funcin F4. Escriban ; La direccin de la celda A34, la cual contiene el primer perodo para el cual se quiere calcular la depreciacin, es decir el primer ao Cierre el parntesis y opriman la tecla Enter. Noten que Excel reporta una depreciacin de Bs. 17.273 para el primer ao
A B C D E Cuadro 2. Depreciacin por el Mtodo de la S uma de los Dgitos Anuales
107534 12534 10 bolvares bolvares aos

24 25 26 Costo

27 Valor_Residual 28 Vida 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43
Aos

S aldo en los Libros al Inicio del Ao

Cargo Anual a Depreciacin

Depreciacin Acumulada (Reserva)

Valor Neto en los Libros (Saldo)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

107534 90261 74716 60898 48807 38443 29807 22898 17716 14261

17273 15545 13818 12091 10364 8636 6909 5182 3455 1727

17273 32818 46636 58727 69091 77727 84636 89818 93273 95000

107534 90261 74716 60898 48807 38443 29807 22898 17716 14261 12534

8. 9.

En la celda D34 escriban la direccin =C34 y opriman la tecla Enter, con el fin de acumular la depreciacin (es decir, el fondo de reserva para la depreciacin). Hagan clic en la celda E34 para activarla y escriban la siguiente frmula: =E33C34 con el fin de calcular el valor neto en libros para el final del primer ao. Enter. Hagan clic en la celda A35 y escriban el 2do ao de vida del activo, es decir: 2

10.

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11.

Hagan clic en la celda B35. Escriban =E34 y opriman la tecla Enter. La frmula tiene por finalidad colocar el valor neto en libros en la celda B35. (inicio del segundo ao) Hagan clic en la celda C35 y siga las instrucciones del punto 7 para calcular la depreciacin del activo para el segundo ao. Si lo prefieren copien el contenido de la celda C34 en C35 utilizando para ello el Visor del portapapeles de Windows. Hagan clic en la celda D35 y escriban la siguiente frmula para acumular la depreciacin del primer ao con la depreciacin del segundo ao, es decir: =D34+C35. Opriman la tecla Enter Hagan clic en la celda E35 para activarla y escriban la siguiente frmula: =E34C35 con el fin de calcular el valor neto en libros para el final del segundo ao. Opriman la tecla Enter. Ahora Hagan clic en la celda A35 y arrastren hasta la celda E35 con el fin de seleccionar el rango que contiene todas las frmulas correspondiente al segundo ao, es decir: A35:E35 Coloque el cursor sobre el Controlador de relleno y arrstrenlo hacia abajo con el fin de copiar la frmula en el rango A36:E43.

17.

12.

13.

14.

15.

Grfico de la Depreciacin
1. Con la ayuda de la tecla Control (Ctrl) seleccionen los rangos: AOS, Cargo Anual a Depreciacin y Valor Neto en los libros 2. Seleccione el Asistente para grficos - XY Dispersin - Dispersin con puntos de datos conectados por lneas suavizadas Siguiente - Siguiente 3. Escriba los ttulos del grfico Seleccione como objeto en - Finalizar

Depreciacin : Mtodo Suma de los Dgitos Anuales

Bolvares

150000 100000 50000 0 0 5 10 15 Vida til (Aos)

Depreciacin CONSTANTE. Valor Neto en los Libros: DECRECIENTE

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Depreciacin. Mtodo Doble Saldo Decreciente

De acuerdo con James A. Cashin y Joel J. Lerner 8 , el mtodo del Doble Saldo Decreciente es el que da la mayor cifra de depreciacin en los primeros aos y no reconoce el valor de desecho. En cambio, el valor del activo que permanece en los libros al terminar el perodo de depreciacin se convierte en el valor residual o valor de desecho. Muchas empresas prefieren este mtodo debido a lo rpidamente que se efecta la depreciacin en los primeros aos, que es cuando el activo presta su mayor contribucin al negocio y cuando se ha hecho el gasto. El procedimiento consiste en aplicar una tasa fija al valor del activo que declina en los libros cada ao. A medida que declina el valor en los libros, la depreciacin es cada vez menor. Microsoft Excel se bas en esta definicin para construir su funcin =DDB con el fin de calcular la depreciacin por el mtodo Doble Saldo Decreciente.

[4]

=DDB(Costo;Valor_Residual;Vida;Perodo;Factor)

Note que =DDB utiliza 5 argumentos separados por puntos y comas (;). Es obligatorio que dichos argumentos se coloquen en el mismo orden en que se muestran en la frmula: Costo Valor_residual Vida Perodo Es el costo inicial del activo. Es el valor residual al final de la vida del activo Es el nmero de perodos durante los cuales se produce la depreciacin del activo (tambin conocido como vida til del bien). Es el perodo para el que se desea calcular la depreciacin. El perodo debe usar las mismas unidades que las utilizadas en Vida. Es la tasa (%) a la cual disminuye el saldo (si se omite este factor, DDB asumir el valor por defecto, es decir 2).

Factor

Metodologa de clculo
Vamos a ilustrar a continuacin la forma de dar solucin al ejercicio hipottico planteado ms arriba, utilizando la funcin [4] de Microsoft Excel

1. 2.

Transcriba el Titulo y las etiquetas tal como aparecen en el Cuadro No. 3 Copien ahora los datos contenidos en los rangos B49:B52 y C49:C52, respectivamente.

Ibidem, p.183
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3.

Hagan clic en la celda A57 y escriban el primer ao de vida del activo: 0

A B C D E Cuadro3. Depreciacin por el Mtodo de Doble Disminucin de S aldo
107534 12534 10 2 S aldo en los Libros al Inicio del Ao bolvares bolvares aos % Depreciacin Acumulada (Reserva) Valor Neto en los Libros (S aldo)

47 48 49 Costo 51 Vida

50 Valor_Residual 52 Factor 53 54 Aos 55 56 57 0 58 1 59 2 60 3 61 4 62 5 63 6 64 7 65 8 66 9 67 10

Cargo Anual a Depreciacin

107534 86027 68822 55057 44046 35237 28189 22552 18041 14433

21507 17205 13764 11011 8809 7047 5638 4510 3608 1899

21507 38712 52477 63488 72297 79345 84982 89493 93101 95000

107534 86027 68822 55057 44046 35237 28189 22552 18041 14433 12534

4.

Hagan clic sobre la celda E57 para activarla. Escriban el signo igual (=). Hagan clic sobre la celda B49 para seleccionarla y opriman la tecla Enter. Note que Excel reproduce el contenido en la celda E57. Hagan clic en la celda A58 y escriban el primer ao de vida del activo: 1 Hagan clic en la celda B58, escriban el signo = y seleccionen la celda E57. Opriman la tecla Enter. Hagan clic en la celda C58 y escriban la siguiente frmula con el fin de calcular el cargo anual o depreciacin del activo: Signo igual (=) para indicarle a Excel que se va a escribir una frmula Escriban el nombre de la funcin DDB de Microsoft Excel con la cual se calcular la depreciacin anual por el mtodo de la Doble Saldo Decreciente Abra parntesis y escriban: la direccin de la celda B49 la cual contiene el COSTO del activo. Opriman la tecla de funcin F4 para convertir la celda B49 en una celda absoluta: $B$49. Escriban ; la direccin de la celda B50, la cual contiene el VALOR RESIDUAL del activo, es decir Bs. 2.456.789. Opriman la tecla F4. Escriban ; la direccin de la celda B51 la cual contiene la VIDA TIL del activo, es decir 10 aos. Opriman la tecla de funcin F4. Escriban ; la direccin de la celda A58, la cual contiene el primer perodo para el cual se quiere calcular la depreciacin, es decir el primer ao la direccin de la celda A59 en la cual est almacenada la tasa a la cual disminuir el activo Cierre el parntesis y opriman la tecla Enter. Noten que Excel reporta una depreciacin de Bs. 21.507,0 para el primer ao

5. 6. 7.

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10

8.

En la celda D58 escriban la direccin =C58 y opriman la tecla Enter, con el fin de calcular la depreciacin acumulada (es decir, el fondo de reserva para la depreciacin). Hagan clic en la celda E58 para activarla y escriban la frmula: =E57-C58 con el fin de calcular el valor neto en libros para el final del primer ao. Enter. Hagan clic en la celda A59 y escriban el 2do ao de vida del activo, es decir: 2 Hagan clic en la celda B59. Escriban =E58 y opriman la tecla Enter. La frmula tiene busca colocar el valor neto en libros en la celda B59. (inicio del 2do ao) Hagan clic en la celda C59 y siga las instrucciones del punto 7 para calcular la depreciacin del activo para el segundo ao. Si lo prefiere, puede copiar el contenido de la celda C58 en C59. Hagan clic en la celda D59 y escriban la siguiente frmula para acumular la depreciacin del primer ao con la depreciacin del segundo ao, es decir: =D58+C59. Opriman la tecla Enter Hagan clic en la celda E59 para activarla y escriban la siguiente frmula: =E58C59 con el fin de calcular el valor neto en libros para el final del segundo ao. Enter. Ahora Hagan clic en la celda A59 y arrastre hasta la celda E59 con el fin de seleccionar el rango que contiene todas las frmulas correspondiente al segundo ao, es decir: A59:E59 Coloque el cursor sobre el Controlador de relleno y arrstrelo hacia abajo con el fin de copiar la frmula en el rango A60:E67.

9. 10. 11. 12.

13.

14.

15.

16.

Grfico de la Depreciacin
1. Seleccione los rangos: AOS, Depreciacin y Valor Neto en los libros 2. Seleccione el Asistente para grficos - XY Dispersin - Dispersin con puntos de datos conectados por lneas suavizadas Siguiente - Siguiente 3. Escriba los ttulos del grfico Seleccione como objeto en - Finalizar

Depreciacin. Medoto Doble Saldo Decreciente

Bolvares

150000 100000 50000 0 0 2 4 6 8 10 12 Vida til (Aos)

Depreciacin DECRECIENTE. Valor Neto en los Libros: DECRECIENTE

Actualizar el archivo
1. Hagan clic en el men ARCHIVO y seleccionen el comando GUARDAR

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