Dignostico Situacional de La Universidad Del Pacifico (

ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT.
900308349-3
DIGNOSTICO SITUACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO
UNIVERSIDAD DEL PACIFICO UNPA 2010- ENERO MAYO 2011
SEPTIEMBRE DE 2011
Calle 7 No.3-11 Edificio Pacific Trade Center Ofi. 901B Buenaventura Telfonos No. 2426737 2402215 2423907 e-mail: abogadosconsultoresltd@hotmail.com
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3
DIGNOSTICO SITUACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO
FLORENCIO CANDELO ESTACIO Rector UNIVERSIDAD DEL PACIFICO UNPA 2010- ENERO MAYO 2011
EUSEBIO CAMACHO HURTADO Diagnosticador Lder ABOGADOS CONSULTORES LTDA.
Equipo Diagnosticador: SANDRA PATRICIA GONZALEZ GAMBOA DALI YANETH LERMA GUTIERREZ ELISABETH CAMACHO HURTADO EDWIN BERNAL BASTIDAS DARLIN ALFONSO TORRES GARCIA EUSEBIO STIVEN CAMACHO
Asistente: ELIANA JIMENEZ PELAEZ
SEPTIEMBRE DE 2011
TABLA DE CONTENIDO
1. HECHOS RELEVANTES DIANOSTICO
EN
EL
PERIODO
OBJETO
DE
Durante la vigencia 2010 y enero-mayo de 2011, la universidad no ha provisto la totalidad de la planta de cargos ni ha implementacin la carrera administrativa docente, ya que continan sin proveer cargos administrativos, de apoyo y cargos docentes. No se evidencia Control Interno y Control interno Contable en la Universidad del Pacifico a pesar de la Universidad contar con personal en esta rea. El rea de Talento Humano evidencia falencias significativas que afectan al personal vinculado a la universidad incluyendo Salud Ocupacional el cual tiene su respectivo manual de Funciones pero no se evidencian operatividad del rea que beneficie el personal vinculado a la entidad. Se evidencian falencias significativas en la parte de Contratacin que comprometen la operatividad de la Universidad. Respecto al manejo de las hojas de vida se evidenciaron incompletas, faltan ttulos, actas de grado, certificaciones laborales, afiliaciones a seguridad social y riesgos profesionales, copias de las Resoluciones y ordenes de servicio con las cuales se vincula y paga al docente sin firma del Representante Legal o del interventor y en ocasiones del contratista.
2. ALCANCE DEL DIAGNOSTICO
El objetivo general del diagnostico fue verificar y evaluar la situacin de los procesos Contables, Financieros y Presupuestales, el Control Interno, el Talento Humano(Contratacin y Salud Ocupacional) y la gestin dando cumplimiento a la normatividad en las vigencias fiscales2010 y enero-mayo de 2011. Se analizaron los Estados Contables para determinar su razonabilidad, es de anotar, que el resultado del presente estudio se hizo teniendo en cuenta los estados financieros y la documentacin que respaldan las cifras en ellos, as como los dems soportes que fueron proporcionados durante este proceso. El diagnostico a que se refiere el presente informe efecto un anlisis de las siguientes lneas:
Lnea Control Interno Lnea Talento Humano -Contratacin Lnea Contable, Financiera y Presupuestal Lnea Salud Ocupacional Lnea Gestin
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Buenaventura, septiembre de 2011
Doctor FLORENCIO CANDELO ESTACIO Rector Universidad del Pacfico Buenaventura Valle del Cauca
La firma Abogados Consultores Ltda., con fundamento en las facultades otorgadas por el Contrato No. , practic un diagnostico utilizando diversas tcnicas de auditora a la Universidad del Pacifico a travs de la evaluacin, la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evalu el Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin suministrada por la entidad y analizada por Abogados Consultores Ltda. Igualmente, es responsable por la preparacin y correcta presentacin de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contadura General de la Nacin. Esta responsabilidad incluye: disear, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misin institucional y para la preparacin y presentacin de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las polticas contables apropiadas; as como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de Abogados Consultores consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre la gestin y resultados adelantados por la administracin de la entidad en las reas o procesos diagnosticados, y la opinin sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditora (NIAs). donde se incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestin y resultados de la entidad y el cumplimiento de las
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 disposiciones legales, as como la adecuada implementacin y funcionamiento del sistema de control interno. Los procedimientos de auditora seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluacin de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gestin y resultados de la Entidad. En la evaluacin del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propsitos, con el fin de disear procedimientos de auditora que sean apropiados en las circunstancias. El diagnostico incluyo, la evaluacin de los principios de contabilidad utilizados as como evaluar la presentacin general de los estados contables. Durante el proceso se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de nuestro Diagnostico como son las siguientes: Por desorganizacin en el archivo utilizado en las dependencias se tuvo dificultad para conseguir la informacin referente a los primeros acuerdos de la universidad, sus estatutos y organigrama. Por salida de los funcionarios anteriores se tuvo dificultad para conseguir la informacin puesto que todo el personal era nuevo y no manejaban el cargo. No se pudo obtener informacin respecto del Macro Proyecto puesto que la informacin requerida no llego.
Atentamente,
EUSEBIO CAMACHO HURTADO Representante Legal ABOGADOS CONSULTORES LTDA. Copia: Archivo
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 3. GESTIN Y RESULTADOS
3.1 Gestin misional
3.1.1
Evaluacin del sistema de control interno
La Universidad del Pacifico tiene documentada la normatividad para el desarrollo de los diferentes procesos misionales y de apoyo, sin embargo, no se da aplicacin total a su propia normatividad interna evidenciado en las siguientes falencias: Falta de conciliacin de la informacin entre las diferentes reas: Contabilidad, Presupuesto, Tesorera y Almacn. La Universidad est en proceso de certificacin de su Sistema de Gestin de Calidad bajo los parmetros de la norma NTCGP 1000:2004 y se encuentra articulado con el MECI pero se evidencian debilidades de seguimiento y control por parte de la oficina de control interno y la no aplicacin de los formatos creados en calidad. No se evidencian las polticas y procedimientos de control definidos por la entidad en rea contable. No se evidencian acciones en el rea de Salud Ocupacional y se evidencia hacinamiento y eventos de riesgos para los trabajadores, lo que podra causarle a la Universidad funcionarios con enfermedades profesionales y futuras demandas. El Sistema de Control Interno de la entidad de la Universidad del Pacifico es INADECUADO, los controles generales existen, pero no se aplican en su totalidad lo que hace que no mitiguen los riesgos para los cuales fueron establecidos en los procesos.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 3.1.2 Gestin del Talento Humano
El estudio de la administracin de talento humano se realizo con base a los lineamientos tanto constitucionales, como legales y sobre las normas internas, en cumplimiento del proceso y procedimientos la vinculacin del personal administrativo, la contratacin de los trabajadores oficiales y docentes ocasionales y hora ctedra de la Universidad del Pacifico a saber: Se pudo establecer que la Universidad del Pacifico se ajust a la normatividad aplicable en la administracin del talento humano, en la contratacin del personal administrativo, de mantenimiento y docentes, salvo por las deficiencia que presenta en los controles administrativos y de los procesos de talento humano. Otro factor que se presenta es la falta de personal en la oficina de recursos humanos, esta dependencia cuenta con dos contratistas administrativos la asistente y el secretario, en los cuales recae todo el proceso de contratacin del personal administrativo, de mantenimiento y docentes ocasionales y hora ctedra, lo que produce debilidades en el control a los procesos de Talento Humano.
3.1.3
Gestin Salud Ocupacional
El diagnostico sobre Salud Ocupacional de la Universidad del Pacifico se realizo del ao 2010 y hasta el 31 de mayo de 2011 donde se evidenciaron graves deficiencias en el proceso. No se evidencio operatividad y cumplimiento de la normas de la Salud Ocupacional, se encontraron casos de personal enfermos a los cuales no se les ha realizado seguimiento y valoracin, lo que puede generar para la universidad futuras demandas y ausentismo laboral por las condiciones de hacinamiento en que se encuentran algunas dependencias.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 3.1.4 Gestin en los recursos pblicos
3.1.4.1
Gestin Contractual
Existen debilidades que afectan el desarrollo efectivo de los procesos, por lo tanto se declara de urgencia manifiesta la necesidad del rector facultado por el Consejo Superior, de expedir nuevo acto administrativo donde se modifique el manual de procesos y procedimientos para la contratacin en la Universidad del Pacifico, para establecer mecanismos suficientes para garantizar la aplicacin de los principios de la administracin pblica, y los establecidos en el artculo 2 del dicho manual Principios generales de contratacin de la Universidad, como tambin que el Consejo Superior se ejerza las facultades que tiene de revisar y modificar el estatuto de contratacin de la Universidad del Pacifico de los vicios que adolece con todas la exigencias requeridas conforme a la constitucin y la ley, dando en cumplimiento a cabalidad los principios establecidos en las mismas y evitar que se presenten falencias en las etapas pre contractual, contractual y pos contractual, como tambin de los funcionarios que en ella intervengan.
3.1.5
Gestin Contable, financiera y presupuestal
Existen debilidades en el proceso contable, financiero y presupuestal, las fallas incurridas en estas reas se deben bsicamente a la falta de personal y falta de control interno contable. No se tiene sistematizada la informacin por lo que dificulta tener en cuenta esta vital rea para la toma de decisiones, puesto que el contador digita la informacin y la revisa ya que no posee un auxiliar para este fin, lo que constituye un riesgo de cometer errores y que no se tenga confiabilidad y oportunidad de la informacin. Evidenciado tambin en las multas y sanciones que tiene por la no presentacin de la informacin tributaria a tiempo.
No se cuenta con controles ni se realiza identificacin, anlisis y tratamiento a los riesgos de ndole contable en forma permanente, como tampoco se evidencian sistemas de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, econmica, social y ambiental de la entidad. En la vigencia 2010 la UNPA se evidencio deficiencia en el proceso presupuestal con relacin al manejo de los CDP no se evidencia control interno puesto que estos no se encuentran firmados, impresos en hojas reciclables y no se lleva ningn control de sus consecutivos; la misma falencia, se evidencio en la vigencia 2011 de los meses enero-junio. No se evidencia control en la expedicin de los Registros Presupuestales ni los consecutivos del los Certificados Presupuestales encontrando comprobantes de egresos con sellos de registro presupuestal con tachones y enmendaduras y CDP impresos en hojas reciclables. No se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros.
4. RESULTADOS DEL DIANOSTICO POR LINEAS
4.1 LINEA CONTROL INTERNO
4.1.1
Avance a la Implementacin del MECI y Sistema de Gestin de Calidad
La Universidad del Pacifico tiene documentados manuales de procesos y procedimientos para el desarrollo de sus procesos, sin embargo, no son aplicados a cabalidad, incumpliendo su normatividad interna. Incumpliendo la Ley 87 de 1993, que establece en el Artculo 6 la Responsabilidad del control interno: El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades pblicas, ser responsabilidad del representante legal o mximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicacin de los mtodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, tambin ser de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.
Teniendo en cuenta esto, a la Universidad del Pacifico se le evalo el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y CALIDAD. Cada subsistema se estructura en componentes, a los cuales se les valor su estado e implementacin y grado avance. Durante la vigencia 2010 la Universidad obtuvo una calificacin de 96,9; sin embargo durante el diagnostico en la vigencia 2011 (enero-mayo) se evidencio un nivel medio de avance y cumplimiento debido a los siguientes registros de ejecucin observados:

4.1.1.1 SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO
AMBIENTE DE CONTROL Desarrollo de Talento Humano
La entidad tiene adoptado el Manual de Funciones y los manuales de Procedimientos mediante acto administrativo pero el manual de funciones presenta deficiencias en la redaccin de las funciones. No se evidencia un Plan Anual de Induccin para los servidores vinculados a la entidad. No evidencia un Plan Anual de Reinduccin, Programa de Bienestar y Plan de incentivos. No se han realizado Evaluaciones de Desempeo puesto la Universidad no ha implementado la carrera administrativa ni existe un sistema adoptado con la normatividad que rige para la entidad se evidencia un Formato seguimiento al desempeo de las funciones y/o actividades con personal a cargo y sin personal a cargo aplicado en la vigencia 2010 pero no se evidencia planes de mejoramiento ni acciones suscritas al reflejarse alguna deficiencia o punto dbil.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Planes y programas Ausencia de planes de mejoramiento para procesos, individuales, acciones preventivas, correctivas y de mejoras.
Valoracin del Riesgo No se evidencio evaluacin de controles existentes para la valoracin de los riesgos analizados.

4.1.1.2 SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIN
ACTIVIDADES DE CONTROL
Procedimientos La entidad presenta deficiencia en la aplicacin de procedimientos como se evidencia en las reas de recursos humanos, contabilidad y tesorera, entre otras. Se tiene establecido el procedimiento y el formato para la entrega del cargo; sin embargo se evidencio que no se utiliza el formato para la entrega del cargo y tampoco se realiza el inventario de los elementos en el formato establecido para ello. No se da cumplimiento total al procedimiento que establece que para realizar el pago de liquidacin de prestaciones sociales definitivas debe existir un Paz y Savo. La entidad tiene establecido dentro de su procedimiento la elaboracin del PAC mensual sin embargo no se realiza. Controles Los controles definidos para los procesos no son llevados a cabo, o se carece de estos. No se tiene un control para la expedicin de los CDP, estos no llevan firma, el registro Presupuesta se maneja por medio de un sello en el cual el manual de procedimiento dice debe estar firmado por el representante legal u ordenador del gasto y por el jefe financiero, pero en la vigencia 2010 y enero-abril de 2011 no se evidencian firmas en ninguno de los comprobantes de egreso ni en los contratos como lo estipula el manual. No se lleva control sobre los reembolsos de caja menor, estos no se hacen en forma oportuna haciendo que los comprobantes de egreso sean modificados y colocndoles una letra adicional al nmero. Lo que puede configurarse en un presunto fiscal y disciplinario. El formato de Solicitud de Disponibilidad presupuestal no se llena en la mayora de las veces, carece de firmas, valor, visto bueno, consecutivo y
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 firma del solicitante lo que no hace posible establecer si la disponibilidad es autorizada o no por el ordenador del gasto. Se evidenciaron resoluciones de ordenacin de gastos, de viticos, de traslados presupuestales y de adiciones presupuestales sin firma del representante legal. Se evidencia deficiencia en el proceso de contratacin puesto que el sello de Registro Presupuestal no se coloca en cada contrato como lo dice el procedimiento sino que se coloca en la relacin de los contratos a proveer. INFORMACIN Informacin Primaria No se evidencia un procedimiento de Participacin Ciudadana de acuerdo a las normas de calidad. No se evidencio en la pgina web la publicacin de los estados financieros de la vigencia 2010.
Informacin Secundaria No se evidencio un listado de series y subseries para el manejo de la informacin interna y externa de acuerdo con lo previsto en la Normatividad de la Ley 594 de 2000
Sistemas de Informacin
No se cuenta con un sistema organizado o sistematizado de la correspondencia, la recepcin de la informacin interna y externa se realiza en forma manual y utilizando un sello.
COMUNICACIN PBLICA Comunicacin Informativa
Deficiencia en la informacin sobre programas y convenios se evidencio que la representante legal firmaba convenios y no se socializaban con el resto del personal.
Medios de Comunicacin No se evidencia en la pgina web de la entidad la publicacin de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de inters pblicos segn la ley 962 de 2005.
4.1.1.3
SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
AUTOEVALUACIN Autoevaluacin de Control
No se cuenta con procedimientos de autoevaluacin de control definidos.
Autoevaluacin de Gestin No se evidencian actividades de sensibilizacin a los servidores de la Universidad del Pacifico sobre la cultura de autoevaluacin por parte de la oficina de Control Interno.
EVALUACION INDEPENDIENTE Evaluacin del Sistema de Control Interno En la vigencia 2010 se envi el informe Ejecutivo Anual de de Control Interno Contable sin embargo al realizar la evaluacin sus resultados no corresponden a la realidad.
Auditora Interna No se evidencia cumplimiento del procedimiento establecido por parte de la universidad para la realizacin de las auditoras internas.
Plan de Mejoramiento por Procesos Falta de conocimiento por parte de los funcionarios de la Universidad del Pacfico sobre las observaciones que hacen los organismos de control a cada rea auditada.
Plan de Mejoramiento Individual No se tiene definido un procedimiento para la elaboracin de los planes de mejoramiento individual. Se realizan evaluaciones desempeo por no contar con la carrera administrativa pero la evaluacin que realiza la universidad en los formatos de seguimientos no se evidencian suscripciones de planes de mejoramiento individual en las vigencias auditadas 2010 por las debilidades encontradas.
Se pudo evidenciar que la entidad en cuanto al sistema de Gestin de Calidad aunque cuenta con todos los procedimientos documentados debe realizar revisin y modificacin de estos y eliminar los que no est utilizando realmente.
4.1.2
CONTROL INTERNO CONTABLE
Las polticas y procedimientos de control definidos por la entidad en rea contable presentan debilidades en su aplicacin. El rea contable y financiera maneja en forma manual el registro de la informacin y no cuenta con las herramientas necesarias para cumplir adecuadamente con las actividades inherentes al proceso, la no utilizacin del aplicativo contable y financiero no permite ejercer un control efectivo sobre la informacin que genera el proceso presupuestal y contable, lo cual afecta la oportunidad y calidad de la
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 informacin final, que resulta del registro de las operaciones y transacciones, debido a la falta de conciliacin de la informacin entre las diferentes reas: contabilidad, presupuesto, tesorera, almacn. Esta situacin tampoco permite que se tengan informaciones oportunas que le sirvan de base a la Administracin de la Universidad para la toma decisiones. As mismo, no se cumple con las actividades establecidas para el proceso contable por el volumen de tareas que debe realizar el responsable del proceso. Como es el caso del contador quien se encarga de elaborar las conciliaciones bancarias y revisarlas corriendo el riesgo de cometer errores. La Universidad controla y verifica que los trabajadores directos e indirectos estn amparados por seguridad social, sin embargo no se paga oportunamente por la falta de Control Interno Contable ya que no se utiliza la contabilidad de causacin.
La evaluacin de Control Interno Contable, se realiz mediante el cuestionario segn Resolucin 357 de julio de 2008 y aplicado a la Universidad del Pacifico, teniendo en cuenta los siguientes ciclos: Etapa de Reconocimiento, Etapa de Revelacin y Otros Elementos de Control, cuyo resultado fue el siguiente: No se evidencia causacin en el proceso contable, la entidad maneja contabilidad de caja, incumpliendo de esta manera los principios de Contabilidad Publica. No se realiza conciliacin entre las reas de contabilidad, tesorera y presupuesto y almacn ni se evidencia relacin con otras reas. No se ha realizado el cruce entre contabilidad y el inventario. Incorrecta depreciacin: no se realiza en forma individual la tiene globalizada y no se ha retirado de la contabilidad los elementos dados de baja, perdidos u obsoletos y los clculos son realizados por el rea de almacn y no la contable. No se evidencia una adecuada provisin, amortizacin o valorizacin de los activos.
No se evidencio el informe de Control Interno Contable.
Los estados financieros no se encuentran certificados. Las notas a los estados financieros no son suficientes, no se dan explicaciones o se aclaran algunos saldos. No se tiene establecido un procedimiento para las solicitudes y reintegros de viticos ni se evidencian firmas las resoluciones de viticos en algunos comprobantes, no se evidencian cumplidos de comisin. No se utilizaron formatos prenumerados de los comprobantes de egreso con numeracin inmodificable para evitar manipulacin de estos como es el caso de los comprobantes de egreso de los reintegros de caja menor. No se monitoreo la expedicin de disponibilidades presupuestales, registros presupuestales con numeracin consecutiva inmodificable. Estos se elaboran a mano por parte del tcnico en el rea de presupuesto y no se tiene control en su impresin. Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal de las vigencias 2010 y enero a julio de 2011 no se encuentran firmados. Solo se evidencia firmado el CDP No. 0027-2010 de enero 29 de 2010 por valor de $74.827.325 de tallado a continuacin:
CODIGO CONCEPTO APORTE NACION (10) RECURSOS PROPIOS(20) RECURSOS PROPIOS(21) TOTAL
2 GASTOS GENERALES 202 Adquisicin de Servicios 2025 Impresos y Publicaciones
$ 10,000,000.00
$ 38,000,000.00
$ 26,827,325.00
$ 74,827,325.00
De la vigencia 2010 dos CDP impresos en hojas reciclables lo que evidencia an ms que no existe control sobre la elaboracin de estos y lo confirma la falta de firma, presentndose situaciones como:
MAL IMPRESOS CDP SIN FIRMA
ITEM CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD No. MES DEL CERTICADO OBSERVACIONES
1 0308-2010
OCTUBRE -1-2010
Se encuentra impreso en una hoja del Centro Mdico Imbanaco de Chequeo Mdico preventivo (Mujeres mayores de 40 aos) y en el respaldo de la hoja se encuentra impreso una relacin de ejecucin presupuestal.
se encuentra impreso en una hoja que dice 2 0383-2010

DICIEMBRE-1-2010 "Documento de condiciones iniciales con fines de
acreditacin"
No se tienen establecidos polticas de cierre entre las reas. No se tiene establecido una poltica de depuracin contable, ni esta creado el Comit de Sostenibilidad Contable. Resolucin 357 de 2008. No se tiene adecuada tenencia, conservacin y custodia de los soportes en los comprobantes de egreso evidencindose an soportes en papel fax corrindose el riesgo de perder la informacin por el paso del tiempo y la manipulacin de estos. Resolucin 357 de 2008. No se cuenta con el adecuado manejo, conservacin y custodia de los bienes de la entidad. Resolucin 357 de 2008. La Universidad no est utilizando el programa financiero unificado para el manejo de la Contabilidad, Tesorera, Presupuesto y Almacn corriendo el riesgo de incurrir en detrimento patrimonial por la no utilizacin del software adquirido. No se evidencia firma de preparado, revisa, aprobado y contabilizado en ninguno de los comprobantes revisados de la vigencia 2011 (enero-marzo).
Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales: En la Universidad del Pacifico no se observan los soportes de pago en la mayora de los pagos donde solo aportan el carnet de salud o la consignacin del pago de salud solamente y no lo que corresponde a los porcentajes de ley o el reporte que evidencie el pago. De acuerdo a lo anterior y de conformidad con lo establecido en los artculos 22 y 161 de la Ley 100 de 1993 y en el artculo 57 del Decreto 806 de 1998, cuando el
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 empleador no cancela de manera puntual y completa los aportes y cotizaciones a las correspondientes administradoras de fondos de pensiones y a las empresas de salud, debe asumir en forma directa los riesgos que se generen con su omisin. De esta manera, correr con todos los gastos que se causen por la prestacin ntegra del servicio de salud que soliciten sus trabajadores, e igualmente asumir la carga pensional que se origine, pues el trabajador no puede verse damnificado por la actitud negligente de quien lo contrat como tambin se encuentra disponiendo indebidamente de dineros pblicos de orden parafiscal, con lo que podra verse incurso de una investigacin de carcter penal o administrativa segn la Corte Constitucional en Sentencia T-1073 de 21 de octubre de 2005. Con base en lo expuesto la Universidad puede estar incurriendo en una presunta accin con incidencia fiscal y disciplinaria artculo 48, numeral 28, Ley 734 de 2002. Verificacin de antecedentes: La universidad no hace efectiva la exigencia oportuna de antecedentes en todos los pagos. Existencia y representacin: La Universidad no esta cumpliendo con la obligacin de verificar los certificados de existencia y representacin. Estudios previos: El manual de Contratacin de la Universidad no establece la obligacin de estudios previos que soporten la gestin; sin embargo, se evidencia en algunos casos que se realizan los estudios previos a travs del formato creado por la universidad pero en la gran mayora de los pagos no se evidencia dicho estudio lo que pone en riesgo el cumplimiento de los principios de la funcin administrativa. Los Estados Contables y sus Notas: Las notas contables no estn revelan la informacin adicional necesaria sobre las transacciones, la desagregacin de valores contables en trminos de precios y cantidades; no se presentan notas especificas claras que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, de tal manera que con ellas se pueda realizar un anlisis de las cifras consignadas en los Estados Contables bsicos. Incumpliendo el Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP). Saldos de activos: Se evidencian que algunas cuentas bancarias de la entidad no estn totalmente depuradas, presentando saldo y encontrndose inactivas.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Software contable: La Universidad sigue sin utilizar el sistema de informacin GESTASOFT que permitira contar con controles adecuados para el correcto procesamiento de la informacin contable y financiera de la Universidad del Pacfico y a la fecha del diagnostico (enero-abril de 2011) no se han ejecutado acciones para la implementacin y registro de la informacin. Procedimientos TI: Se tienen establecidos procedimientos establecidos para la elaboracin de los back up dos veces por semana; sin embargo, a la fecha del diagnostico enero-abril de 2011 no se evidenciaron los back up por parte del rea de tesorera y contabilidad lo que pone en riesgo la informacin contable. Informes y firmas de Interventoria en los contratos La universidad tiene establecido por Resolucin 016 del 5 de julio de 2006, Manual de procesos y procedimientos para la contratacin; donde, en el artculo VIGESIMO PRIMERO INTERVENTOR O SUPERVISOR DEL CONTRATO Es la persona designada por el ordenador del gasto, o contratada por la Universidad para que realice esa actividad. Es decir la vigilancia del cumplimiento de las obligaciones sin embargo, se evidencia en los comprobantes de egreso la ausencia de firmas del interventor en el contrato, en algunos casos presentan carta de certificacin de interventoria pero no utilizan los formatos ya establecidos por la Universidad para tal fin lo que genera para esta un riesgo en el cumplimiento del objeto contractual y un posible hallazgo fiscal y disciplinarios en caso de incumplimiento de los contratos. Nmina: La Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin, establece en el artculo 3 que para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrn la responsabilidad de evaluar la implementacin y efectividad del control interno contable necesario para generar la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, con las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica. La Entidad no realiza causacin de la nmina, no las hace firmar ni se evidencia en los comprobantes de pago de estas las nominas como soporte de los pagos realizados.
4.2 LINEA TALENTO HUMANO-CONTRATACION Una vez analizado el amplio margen normativo y realizado el estudio fsico de cada una de las hojas de vida del personal de la Universidad del Pacifico, se pudo establecer que la universidad se sujeta a las normas aplicables a los procesos de la vinculacin del personal administrativo, la contratacin de los trabajadores oficiales y docentes ocasionales y hora ctedra, pero sus falencias radican en los procesos de control como se evidencia en los siguientes puntos: Cargos de Planta Sin Proveer: se observo que no se han provisto 81 cargos de la planta global administrativa y docente de la universidad del pacifico:
No. 1 8 5 1 1 1 44 20 NIVEL Directivo Directivo Directivo Asesor Profesional Profesional Docentes Docentes DENOMINACIN Director De Programa Acadmico Director De Investigacin Secretario Acadmico Jefe De Oficina De Cooperacin Internacional Profesional Especializado Coordinador Del Centro De Gestin Para La Proyeccin Universitaria Profesores Tiempo Completo Profesores Tiempo Parcial CDIGO 0085 0060 0095 1020 2028 2028 GRADO 17 11 10 10 18 17
Lo anterior, refleja no solo el incumplimiento de los principios rectores de la funcin pblica sino tambin lo establecido en los acuerdos 026 de 2005, 032 de
2006 y 006 de 2010 expedidos por el consejo superior de la Universidad del Pacifico. Implementacin de Carrera Administrativa y Docente: Hasta la fecha la administracin ha postergado la implementacin de la carrera administrativa docente, incumpliendo los principios rectores de la funcin pblica y lo establecido en los acuerdos No. 002 y 003 de 2009 expedidos por el consejo superior de la Universidad del Pacifico.. Se evidencia la necesidad de implentar la carrera administrativa para incentivar las competencias laborales en busca de la estabilidad de los empleos pblicos y las posibilidades de capacitacin y promocin, para garantizar la eficiencia de la administracin universitaria. Inobservancia de los requisitos establecidos en el Manual Especficos de Funciones y Competencia Laborales: se realizaron nombramientos y contrataciones de personas que no cumplen con los requisitos que establece el manual especifico de funciones, requisitos mnimos y competencias labores.
NOMBRE Luz Stella Gmez Zuluaga Paola Andrea Caicedo Hurtado Ceferino Mosquera Murillo
CARGO Directora administrativa y financiera Contadora general Profesor asociado Categora asociado
FALENCIA No acredita titulo de postgrado No acredita titulo de postgrado No acredita titulo en maestra
NORMA INCUMPLIDA Resolucin 040 de 2009 Resolucin 040 de 2009 Resolucin 040 de 2009
Lo anterior se presenta por deficiencia en el control administrativo el incumplimiento del rgimen interno de la universidad. Homologacin de Ttulos en el Extranjero: Algunos directivos y docentes presentan ttulos expedidos en el exterior sin homologar ante el Ministerio de Educacin Nacional. Decreto 2772 de 2005 en su artculo 11
NOMBRE CARGO FALENCIA NORMA INCUMPLIDA
NOMBRE
CARGO
FALENCIA Sin homologar el titulo de maestra otorgado por la Universitat Politcnica De Catalunya de Andina Sin homologar el titulo de maestra otorgado por la universidad de Andina Simn Bolvar Seminarios especializados en Universidades espaolas Arquitectura Bioclimtica, en madera
NORMA INCUMPLIDA Articulo 11 Decreto 2772 De 2005. Articulo 25 Inciso Segundo Del Acuerdo 001 De 2009 Articulo 11 Decreto 2772 De 2005. Articulo 25 Inciso Segundo Del Acuerdo 001 De 2009 Articulo 11 Decreto 2772 De 2005. Articulo 25 Inciso Segundo Del Acuerdo 001 De 2009
Eduard Stick Lopez Padilla
Docente ocasional categora asociado
Oscar Yehiny Larrahondo Ramos
Docente ocasional categora asociado
Holrmer Sanclemente
Docente ocasional categora asistente
Lo anterior se presenta por deficiencia en el control administrativo e incumplimiento del rgimen interno de la universidad.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Actualizacin De Certificados Judicial, De Antecedentes Fiscales Y Disciplinarios se observo que en la mayora de las hojas de vida revisadas de acuerdo a la relacin del personal de planta, administrativo, de mantenimiento y docentes no se actualizaron los Certificados Judicial, de Antecedentes Fiscales Y Disciplinarios al trmino de su vencimiento. Lo anterior se presenta por fallas en los mecanismos de control inherentes a la administracin del talento humano. Asignacin salarial bsica se observo que para un mismo periodo, en la misma categoras, con el mismo nmero de horas semanales, (tiempo completo 40 horas semanales) se fij distinto salario bsico para docentes con el mismo nivel de formacin contratados bajo la misma forma de contratacin.
DOCUMENTO No.
SALARIO II SEM 2010
SALARIO I SEM 2011
SALARIO I SEM 2011 INCREM
CATEGORIA
DEDICACION II SEM 2010
DEDICACIN
DEDIC I SEM 2011
INTENSIDAD II SEM 2010
INTENS
INTENSIDAD ISEM 2011
PRGRMA
INICIO
DIAS
16.670.531 16,483,180 52,271,714
1.991.050 2.034.583 2.034.583
1.991.050 2.034.583 2.034.583
2.054.166 AUXILIAR 2.099.079 AUXILIAR 2.099.079 AUXILIAR
T.C T.C T.C
T.C T.C T.C
T.C T.C T.C
40 40 40
40 40 40
40 40 40
ACUI ACUI ACUI
07 de Febrero del 2011 24 07 de Febrero del 2011 24 07 de Febrero del 2011 24

DEDICA CION II SEM 2010 INTENSI DAD II SEM INTE 2010 NS INTENS IDAD ISEM 2011
DOCUMEN TO No.
SALARIO SALARIO II I SEM SEM 2010 2011
SALARIO I SEM CATEG 2011 INCREM ORIA
DEDICA CIN
DEDIC I SEM 2011
PRG RMA
INICIO
DI AS
16.491.172
2.303.717 2.303.717
AUXILI 2.376.745 AR
T.C
T.C
T.C
40
40
40
AGR ON
07 de Febrero del 2011 21
16.502.109
2.303.717 2.303.717
AUXILI 2.376.745 AR
T.C
T.C
T.C
40
40
40
AGR ON
6.162.900
2.034.583 2.034.583
AUXILI 2.099.079 AR
T.C
T.C
T.C
40
40
40
AGR ON
DOCUMEN TO No.
SALARIO II SEM 2010
SALARIO I SEM 2011
SALARIO I SEM 2011 CATEG INCREM ORIA
DEDICA CION II SEM DEDICA 2010 CIN
DEDIC I SEM 2011
INTENS IDAD II SEM 2010
INT ENS
INTENS IDAD ISEM 2011
PRG RMA
INICIO
DIA S
16.505.584
2.034.583
2.034.583
AUXIL 2.099.079 IAR
T.C
T.C
T.C
40
40
40
07 de Febrero 24 ARQ del 2011 dias
16.726.892
3.249.839
3.249.839
AUXIL 3.352.859 IAR
T.C
T.C
T.C
40
40
40
07 de Febrero 24 ARQ del 2011 dias

DEDIC ACION II SEM 2010 INTEN SIDAD II SEM 2010 INTEN SIDAD ISEM 2011
DOCUMENT O No.
SALARI O II SEM 2010
SALARIO I SEM 2011
SALARIO I SEM 2011 CATEG INCREM ORIA INSTR 1.027.083 UCTOR INSTR 1.027.083 UCTOR INSTR 1.027.083 UCTOR INSTR 1.119.634 UCTOR
DEDIC DEDIC I ACIN SEM 2011
INT EN S
PRG RMA INICIO
DIA S
19.468.493
995.525
995.525
M.T
M.T
M.T
20
20
20
BU
07 de 24 Febrero del dia 2011 s 07 de 24 Febrero del dia 2011 s 07 de 24 Febrero del dia 2011 s 07 de 24 Febrero del dia 2011 s
14.476.740
995.525
995.525
M.T
M.T
M.T
20
20
20
BU
14.472.186
995.525
995.525
M.T
M.T
M.T
20
20
20
BU
16.489.404 1.085.232
1.085.232
M.T
M.T
M.T
20
20
20
BU
Lo anterior se presenta por fallas en los mecanismos de control relativos a la verificacin de la adecuada asignacin salarial, a la falta de aplicacin del Acuerdo N 003 de 2009 expedidos por el consejo superior de la Universidad del Pacifico y conlleva a que en la asignacin mensual de estas asignaciones salariales no se cumpla con el principio de equidad
Falta de personal en la oficina de recursos humanos. Se observa las falencias que se presentan en la dependencia de recursos humanos tales como la falta de control en la administracin de talento humano radica, en que solo la asistente y el secretario de recursos humanos son los encargados de ejercer las funciones de esta dependencia, teniendo en cuenta que peridicamente se realizan aproximadamente 44 contrataciones de personal administrativo, 30 de personal de mantenimiento tres veces al ao, 187 contrataciones de docente cada periodo acadmico, es decir, dos veces al ao, con sus respectivas liquidaciones, verificacin de paz y salvo de los docentes, recepcin, actualizacin y archivo de hojas de vida, adems de todo lo concerniente al funcionamiento del personal de planta que son 42 empleados pblicos.
Una vez analizado el amplio margen normativo y realizado el estudio fsico de cada uno de los contratos observamos que la universidad no cumple de manera eficiente acuerdo 015 de 27 de mayo de 2005 referente al Estatuto de Contratacin de la Universidad del Pacifico, y la Resolucin 016 del 5 de Julio de 2006 referente al Manual de Procesos y Procedimientos para la Contratacin, Por cuanto no se han unificado la aplicacin de los criterios para la realizacin en cuanto a los procesos de seleccin, publicidad, buena fe, transparencia, responsabilidad, celeridad, racionalidad y respeto por lo pblico y por el consentimiento mutuo. Por otra parte se observo que la universidad presenta la universidad no ejerce de manera eficiente la supervisin y control de los contratos. Se pudo establecer que la Universidad Del Pacifico no est alcanzando los niveles ptimos de eficiencia y eficacia en materia de contratacin, como se evidencio en los siguientes puntos:
Informe previo al consejo superior de la UNPA previo a la suscripcin de los contratos superiores a 100 SMLV hasta 200 SMLV: no se encontr en los documentos revisados del contrato, la remisin del informe de necesidad del mismo al Consejo Superior De La Universidad.
CONTRATOS AO 2010. FALENCIAS CONTRATO NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Numeral 12, Numeral 13, Numeral 14, Numeral 15, Articulo 14. Resolucin 016de 5 Julio de 2006, Art. 7, Numeral 10. CONTRATOS AO 2011. FALENCIAS CONTRATO NORMAS INCUMPLIDAS
Contratos que no se informaron al Consejo Superior
Contrato 002 de 2010 de vigilancia con Gendarmes de seguridad Ltda
Contrato 002 de 2011 de vigilancia con Gendarmes de seguridad Ltda. Contratos que no se informaron al Consejo Superior Contrato 020 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda.
Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Numeral 12, Numeral 13, Numeral 14, Numeral 15, Articulo 14. Resolucin 016de 5 Julio de 2006, Art. 7, Numeral 10.
Lo anterior refleja el incumplimiento adems de los principios rectores de la funcin administrativa el artculo 3 del acuerdo 015 de 2005 estatuto de contratacin de la UNPA. Minutas De Contratos Sin CDP, Minutas de contrato con nmero de CDP diferente al sello de asignacin y sellos de asignacin del CDP sin firmar: la universidad incumple los requisitos de la etapa precontractual cuando las minutas de algunos contratos no se crea la clausula de disponibilidad presupuestal que contiene el No. CDP asignado. En algunos contratos no se puede determinar cual es CDP que respalda la ejecucin del mismo, debido a que en la clausula de disponibilidad presupuestal que contiene asignado un nmero de CDP es diferente al del sello que asigna el ordenador de gastos y jefe financiero en la portada del mismo. No se observo la firma del ordenador de gastos y jefe financiero en ninguno de los sellos que asignan en la portada del contrato.
CONTRATOS AO 2010. FALENCIAS CONTRATO NORMAS INCUMPLIDAS Resolucin 016 de 5 Julio de 2006, Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005.
Contrato que en la minuta no se encuentra con el CDP
Contrato 002 de 2010 de vigilancia con Gendarmes de seguridad Ltda
FALENCIAS Contratos que en la minuta se encuentran con un nmero de CDP y en el sello se encuentra otro nmero de CDP y sin las firmas del ordenador de gasto y el jefe de financiero.
CONTRATO Contrato 004 2010 de prestacin de servicios con Amn Sinisterra Contrato 015 2010 de prestacin de servicios con Amn Sinisterra Contrato 019 2010 de prestacin de servicios con Pontificia universidad Javeriana
NORMAS INCUMPLIDAS Constitucin Poltica, Artculo 209. Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 2. Articulo 3. Resolucin 016de 5 Julio de 2006,. Art. 7.
CONTRATOS AO 2011. FALENCIAS Contratos que en la minuta se encuentran con un nmero de CDP y en el sello se encuentra otro nmero de CDP y sin las firmas del ordenador de gasto y el jefe de financiero. Contratos que no le fueron asignados el CDP y el RP. Contrato 020 de Gendarmes Vigilancia. 2011, Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 2. Articulo 3. Resolucin 016 de 5 Julio de 2006,. Art. 7. CONTRATO Contrato 006 de 2011 de prestacin de servicios con Ciro Antonio Duzan Clavijo. Contrato 007 de 2011. De compra venta con Electrojaponesa NORMAS INCUMPLIDAS Constitucin Poltica, Artculo 209. Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 2. Articulo 3. Resolucin 016de 5 Julio de 2006,. Art. 7. Constitucin Poltica, Artculo 209.
Lo anterior se por la Falta coordinacin de las autoridades administrativas que conllevan a que no se cumplan el principio de transparencia, como tambin el incumplimiento de los establecido en el artculo 3 del acuerdo 015 de 2005 y el artculo 7 de numeral 2 de la resolucin 016 del 2006. Informacin Del Contratista: la universidad al momento de suscribir algunos contratos no exige la informacin requerida para identificar al contratista en cuanto
a la actividad econmica, antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales, igualmente no se encontr en la documentacin los certificados de existencia y representacin de algunos contratistas. CONTRATOS AO 2010.
FALENCIAS CONTRATO Contrato 002 de 2010 de vigilancia con Gendarmes de seguridad Ltda. Contrato 003 de 2010 de arrendamiento con Ibeth Lorena Salazar G. Contrato 006 de 2010 de arrendamiento con Hctor Duque Daz Resolucin 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2 Informacin del posible contratista. NORMAS INCUMPLIDAS
Contratos donde no se aport el RUT.
Contratos donde no se aporto certificado judicial DAS.
Contrato 003 2010 Contrato 006 2010
Resolucin 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2
Contratos donde no se aporto certificados disciplinarios de procuradura general de la nacin del representante legal o persona natural Contratos donde no se aporto el Certificado de antecedentes fiscales de contralora. Contratos donde no se aporto el certificado de existencia y representacin
Contrato 003 2010. Contrato 006 2010.
Contrato 003 2010 Contrato 006 2010 Contrato 002 de 2010.
Resolucin 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2 Resolucin 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2
CONTRATOS AO 2011.
FALENCIAS CONTRATOS NUMERO Contrato 005 de 2011 de prestacin de servicio con Gladys Pastrana Gutirrez. Contrato 016 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda. Contrato 018 de 2011 de servicio con Impresos OESE Contrato 020 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda. Contratos donde no se aportaron la copia de la cedula de ciudadana del representante legal. No se aporto certificado judicial DAS. No se aporto certificados disciplinarios de procuradura general de la nacin del representante legal o persona natural. No se aporto el Certificado de antecedentes fiscales de contralora. Contrato 016 de 2011. Contrato 020 de 2011. Contrato 016 de 2011. Contrato 020 de 2011. Contrato 016 de 2011. Contrato 020 de 2011. NORMAS INCUMPLIDAS
Contratos donde no se aporto el RUT.
Resolucin 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2 Resolucin 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2
Contrato 016 de 2011. Contrato 020 de 2011. Resolucin 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2
Contrato 016 de 2011. No se aporto el certificado de existencia y representacin Contrato 020 de 2011. Resolucin 016de 5 Julio de 2006. Art. 7. Numeral 2
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Lo anterior se presenta por fallas en los mecanismos de control relativos a la verificacin de la informacin suministrada por los contratista lo que conlleva a que no se cumpla con el principio de transparencia.
Contratos sin perfeccionamiento y contratos Que No Tienen Fecha De Perfeccionamiento. Los contratos se perfeccionan con su firma, las partes declaran la voluntad contractual cuando firman un contrato y se obligan a cumplir las clausulas establecidas en el mismo. Encontramos en los documentos revisados que en el contrato 020 dee2011 el contratista no ha firmado la minuta, sin embargo ya se publico en SICE y se generaron las facturas de venta No. A113434 y A113435. Tambin se encontraron contratos en los que no se estipulo la fecha de perfeccionamiento, o se escribi con lpiz, los cuales se relacionan a continuacin:
CONTRATOS AO 2010. FALENCIAS CONTRATO NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artculo 11 Numeral 6, Numeral 9, numeral 10, Numeral 11. Articulo 18.
La fecha est escrita con lpiz.
Contrato 011 2010 la fecha est escrita con lpiz.
CONTRATOS AO 2011. FALENCIAS Contratos que no tienen fecha de perfeccionamiento CONTRATO Contrato 012 de 2011 NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Numeral 6, ;
Numeral 9, numeral 10,
Contratos que no estn firmados para su perfeccionamiento por las partes.
Contrato 020 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda.
Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artculo 11 Numeral 6, Numeral 9, numeral 10, Numeral 11. Articulo 18.
Lo anterior evidencia el incumplimiento de los principios de la Buena fe y Transparencia
Contratos Que No Tienen Acta De Inicio. Encontramos un vacio en el rgimen interno de contratacin de la universidad, ya que no se establece el acta de inicio, como documento mediante el cual se fija la fecha de iniciacin del contrato.
CONTRATOS AO 2010. FALENCIAS Contratos que no tienen acta de inicio. CONTRATO Contrato 004 de 2010 Contrato 005 de 2010 Contrato 007 de 2010 Contrato 008 de 2010 Contrato 011 de 2010 Contrato 015 de 2010 Contrato 018 de 2010 Contrato 019 de 2010 Contrato 022 de 2010 Contrato 027 de 2010 Contrato 029 de 2010 NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artculo 11, Numeral 6, Numeral 9, numeral 10. Manual de Contratacin
CONTRATOS AO 2011. FALENCIAS CONTRATO NORMAS INCUMPLIDAS
FALENCIAS
No tienen acta de inicio.
CONTRATO Contrato 002 de 2011 Contrato 005 de 2011. Contrato 007 de 2011. Contrato 017 de 2011. Contrato 020 de 2011, Contrato 021 de 2011. Contrato 022 de 2011.
NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artculo 11, Numeral 6, Numeral 9, numeral 10.
Lo anterior se presenta por la falta de coordinacin de las autoridades administrativas para el adecuado cumplimiento d los fines de la entidad.
Contratos Ejecutados antes de la aprobacin de las Garantas: la universidad ejecuto algunos contratos en los cuales se exiga la constitucin de plizas, sin su aprobacin por el director administrativo y financiero incumpliendo las normas que establecen el proceso de contratacin, lo que conlleva a que al momento de revisar la documentacin de dichos contratos no se pueda determinar la fecha en la que inicia la ejecucin de estos contratos. Este punto se puede evidenciar en el contrato 024 de 2010 y 002 de 2011, donde el director administrativo certifica que la empresa contratista presto de manera satisfactoria el servicio, igualmente la empresa emite facturas de venta antes de haberse aprobados las garantas.
CONTRATOS AO 2010 FALENCIAS Contratos donde no hay registro de aprobacin de las plizas de garantas Contratos ejecutados antes de su legalizacin. CONTRATO Contrato 011 cumplimiento. 2010. De NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 10. Resolucin 016de 5 Julio de 2006, Articulo 12, de las garantas. Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artculo 11, Numeral
Contrato 024 de 2010
FALENCIAS
CONTRATO
NORMAS INCUMPLIDAS 6; Numeral 9,numeral 10,
CONTRATOS AO 2011 FALENCIAS CONTRATO NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 10. Artculo 11, Numeral 6, Numeral 9, numeral 10, Resolucin 016de 5 Julio de 2006, Articulo 12, Contrato 002 de 2011, Este contrato se perfecciono el 1 de enero y pliza se constituyo el 25 de marzo. Como consta en las facturas de venta y en el certificado del interventor. Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artculo 11, Numeral 6; Numeral 9,numeral 10,
Exige pliza de garantas y no las tienen
Contrato 003 de 2011 Arrendamiento
Contratos ejecutados antes de su legalizacin.
Lo anterior refleja el incumplimiento de los principios de Buena fe y Transparencia, as como lo establecido en el estatuto y manual de contratacin de la universidad, por parte tanto del Director Administrativo Y Financiero como del Secretario General de la UNPA.
Publicacin de los contratos en el sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal (SICE) y el diario oficial de contratacin: no se encontr en las carpetas los documentos que certifiquen este tipo de publicacin de algunos contratos como la ley y el reglamento interno de la UNPA lo requiere.
CONTRATOS AO 2010.
FALENCIAS
CONTRATO
NORMAS INCUMPLIDAS Ley 30 de 1992, ARTCULO 94. Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artculo 11 Formalidades de todo proceso contractual, en su Numeral 6, Numeral 9.
Contratos que no tienen certificado de publicacin en el Diario Oficial.
Contrato 025 2010 de compra venta con nueva era soluciones Ltda.
CONTRATOS AO 2011. FALENCIAS
CONTRATOS NUMERO Contrato 014 de interventoria con Enrique Gutirrez Cern
NORMAS INCUMPLIDAS Ley 30 de 1992, ARTCULO 94. Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Artculo 11 Formalidades de todo proceso contractual, en su Numeral 6, Numeral 9. Ley 598 de 2000. Decreto 3512 de diciembre de 2003, artculo 14.
No tienen certificado de publicacin en el Diario Oficial.
Contrato 020 de 2011 de vigilancia con Gendarmes seguridad Ltda.
No tienen constancia de la publicacin SICE.
Contrato 014 de interventoria con Enrique Gutirrez Cern Contrato 020 de 2011.
Lo anterior se presenta por falta de control en los proceso de contratacin de la universidad, lo que conlleva a que no se cumpla el principio de publicidad consagrado en la constitucin poltica, como los principios consagrados en la ley 30 de 1992, como tambin los principios de transparencia y celeridad consagrados en el Articulo 2 numerales 6 y 7 del Acuerdo 015 Estatuto de Contratacin Universidad del Pacifico. Control Interno e Interventor o Supervisor de los Contratos. En los contratos revisados se encontr que el certificado que expiden los supervisores, no permite establecer de manera detallada la forma en que se ejerci la labor por parte del contratista.
De acuerdo a las anteriores falencias encontradas en el proceso de contratacin de la universidad del pacifico, se evidencia que aquellas radican en la falta de ejecucin de las funciones de la persona asignada por el ordenador de gasto en cada contrato, para la vigilancia del cumplimiento de las obligaciones pactadas. En el pargrafo del artculo 26 de la resolucin 016 de 2006 establece que desde su etapa preparatoria del contrato hasta su liquidacin el supervisor del contrato o el director administrativo y financiero verificaran que en el archivo de la direccin administrativa, repose toda la informacin contractual, en algunos contratos se evidencia el incumplimiento de este articulo ya que no se encontraron documentos que permitan interpretar el estado contractual de los mismo.
CONTRATOS AO 2011. FALENCIAS Contratos que no se sabe en qu estados se encuentran por falta de informe, factura, o comprobante; y sin certificado de interventor o supervisor. CONTRATO Contrato 008 de 2011. Contrato 018 de 2011 Contrato 021 de 2011 Contrato 022 de 2011 NORMAS INCUMPLIDAS
el pargrafo del artculo 26 de la resolucin 016 de 2006
Lo anterior se presenta por la falta de mecanismo que permitan realizar un seguimiento a los supervisores o interventores. Liquidacin de los Contratos.: Encontramos que algunos contratos se e no estn liquidados despus de haberse ejecutado, evidenciando la inactividad del interventor o supervisor ya que este es el encargado de proyectar el acta de liquidacin, dejando constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista y satisfaccin de los servicios, en coordinacin para la verificacin de toda la documentacin con el director administrativo y financiero y ordenador de gasto.
CONTRATOS AO 2010.
FALENCIAS Contratos que no tienen acta de liquidacin
CONTRATO Contrato 003 2010 Contrato 005 2010 Contrato 007 2010 Contrato 008 2010 Contrato 010 2010 Contrato 011 2010. Contrato 015 2010. Contrato 017 2010. Contrato 018 2010. Contrato 019 2010. Contrato 022 2010. Contrato 026 2010. Contrato 027 2010 Contrato 028 2010. Contrato 029 2010.
NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005, Articulo 29. Resolucin 016de 5 Julio de 2006,. Art. 27.
FALENCIAS
CONTRATO
NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005. Articulo 29. Resolucin 016de 5 Julio de 2006, Art. 24. Art. 25. Art. 26. Art. 27.
Contratos que se encuentran ejecutados y sin acta de liquidacin
Contrato 002 de 2010.
CONTRATOS AO 2011. FALENCIAS Contratos que se encuentran ejecutados y sin acta de liquidacin. CONTRATO Contrato 003 de Arrendamiento Contrato 005 de 2011. Contrato 007 de 2011. Contrato 009 de 2011. Contrato 010 de 2011. Contrato 013 de 2011. 2011 NORMAS INCUMPLIDAS Acuerdo 015 de 27 de Mayo de 2005. Articulo 29. Resolucin 016de 5 Julio de 2006, Art. 24. Art. 25. Art. 26. Art. 27.
Lo anterior se por la Falta coordinacin de las autoridades administrativas que conllevan a que no se cumplan el principio de celeridad economa y responsabilidad contractual.
4.2.1
CONVENIOS
Acorde a lo establecido en el artculo 31 del estatuto general de contratacin la universidad suscribi algunos contratos para el desarrollo del objeto de los convenios. Una vez revisados los documentos de los contratos se evidenciaron las siguientes falencias: Contrato 010 de 2009 de prestacin de servicio con ETA S. A Convenio 3523 de 2008. Se inicio su ejecucin antes del perfeccionamiento: La empresa contratista emite acta de cobro por concepto de de pago de gastos reembolsables causados en el desarrollo del contrato en el periodo comprendido entre enero y marzo de 2009, teniendo en cuenta que el contrato que los contratos se perfeccionan el 20 de mayo de 2002. Se encuentra ejecutado sin liquidar. En ambos contratos La empresa contratista emite acta de cobro por concepto de de pago de gastos reembolsables causados en el desarrollo del contrato de en el periodo comprendido entre enero y marzo de 2009, teniendo en cuenta que el contrato que los contratos se perfeccionaron el 20 de mayo de 2002.
Contrato 013 DE 2009 de prestacin de servicio con ETA S. A Convenio 3522 de 2008 Se inicio su ejecucin antes del perfeccionamiento: La empresa contratista emite acta de cobro por concepto de de pago de gastos reembolsables causados en el
desarrollo del contrato en el periodo comprendido entre enero y marzo de 2009, teniendo en cuenta que el contrato que los contratos se perfeccionan el 20 de mayo de 2002. Se encuentran ejecutados sin liquidar. Contratos 007 y 008 de 2010 de prestacin de servicios. Convenio para la contratacin de profesores invitados. Las falencias evidenciadas se presentaron por incumplimiento de lo establecido en el pargrafo del artculo 31 del estatuto general de contratacin, donde se estipula que los contratos que se suscriban para el desarrollo de los convenios estarn sujetos a las formalidades del mismo y del manual de contratacin.
4.3 SALUD OCUPACIONAL Una vez realizado el diagnostico sobre Salud Ocupacional de la Universidad del Pacifico del ao 2010 y hasta el 31 de mayo de 2011 y se evidencio lo siguiente: Se evidencia que el cumplimiento de la normas de la Salud Ocupacional de la Universidad del Pacifico presenta falencia, puesto que el programa de Salud Ocupacional se elaboro pero no se ejecuto. Se evidencio que la coordinacin del Programa de Salud Ocupacional de la Universidad del Pacifico no existe un responsable ni se encuentra este programa firmado por el Representante Legal. Se evidencio el nico apoyo que tiene la Universidad del Pacifico paras sus actividades es ARP Positiva. Se evidencio que existe un reglamento de carrera administrativa amparado por la ley 30 de 1992 donde el acuerdo 001-2009 del 29 de julio de 2009 en su art 90 fue incumplido por la UNIPA. Dice la universidad, a travs de la Direccin Administrativa y Financiera, la direccin de Bienestar Universitario, el Departamento de Recurso Humano y el rea de Salud Ocupacional diseara los planes y programas de Bienestar Universitario.
Se evidencio que en la Universidad del Pacifico no existe un programa dirigido a la promocin y prevencin de las salud de los trabajadores tendiente al mejoramiento y mantenimiento de las condiciones generales de las Salud. Se evidencio que por la falta de espacio en las reas de la Universidad del Pacifico existe hacinamientos la cual genera riesgo locativos y psicosocial. Se evidencio que por la existencia de recarga laboral en algunas dependencia se est generando un factor de riesgo. Psicolaboral, y psicosocial en algunos empleados. Se evidencio que la UNIPA Sede Administrativa, existe el Botiqun de Primeros auxilio pero no se encuentra en el lugar indicado, tampoco tiene los implementos y medicamentos en caso de alguna emergencia. Se evidencio carencia de equipo y Extintores como tambin ubicacin inadecuada y vencimiento de carga de algunos. Se evidencio que la UNIPA no cuenta con un programa de mantenimiento preventivos de instalaciones y equipo, el cableado en algunas partes estn defectuoso.
Se evidencio que los puestos de trabajo (mobiliario) UNIPA en todas sus sedes no son ergonmicos. Se evidencio que no existe sealizacin de las vas vehiculares. En Campos Universitarios, en la Sede Administrativa. La Universidad del Pacifico tiene conformado el Comit Paritario de Salud Ocupacional(COPASO), creado el Acto Administrativo 034-2010 fecha julio del 2010 bajo las normas legales establecidas por la ley, conferidos por la Resolucin 02013 de 1986 Decreto 614 de 1984 decreto 1295 de 1994. Sin embargo, se evidencio un informe con sus respetivos soportes relacionados con las actividades realizadas durante los meses de abril a julio del 2010 pero que no realizaron otras actividades durante el ao porque no se cuenta con el coordinador encargado de promover el cronograma de actividades.
No se evidencio evaluaciones diagnosticas de la situacin de la empresa atreves de la identificacin y localizacin de los factores de riesgo existente. para minimizar los accidentes de trabajo.
4.4 LNEA CONTABLE, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL
Una vez revisado los estados financieros y cada una de las informaciones suministrada por la administracin de la universidad del ao 2010 y hasta el 31 de mayo de 2011se evidencio lo siguiente: 1. En todos los periodos la Universidad pago los aportes a la seguridad social a sus funcionarios de manera extempornea, razn por la cual se evidencia que la Universidad tiene un grave problema de planeacin por que estos rubros se debieron tener en cuenta para realizar sus respectivos presupuestos, y de esa manera evitar el pago de intereses de mora por $ 24.126.550. 2. El inventario de activos fijos a la fecha no est actualizado y se evidencian dependencias que tienen activos que no figuran en almacn. 3. De acuerdo al listados suministrado por el asistente de almacn algunos activos fijos no estn debidamente valorados. 4. La Universidad no cuenta con procesos donde mensualmente se realice la depreciacin. El encargado de realizar los clculos es el asistente de almacn cuando esta debe de ser una tarea exclusiva del departamento de contabilidad. 5. Al realizar la verificacin a algunas de las dependencias de la Universidad entre ellos las Salas de Sistema del campus se evidencio que el personal de almacn no se entera de los cambios que se realizan entre las salas ni cundo se llevan los equipos a mantenimiento.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 6. Se evidencio que la Universidad no tiene procedimientos establecidos para controlar cada uno de los activos fijos por la siguientes razones: Los activos fijos no estn debidamente codificados e identificados. En los registros del departamento de almacn figuran activos diferentes de los que se encuentra en algunas oficinas (oficina de contabilidad). Lo que se configura en un presunto incumplimiento de las Normas tcnicas, relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, numeral 9.1 del Plan General de Contabilidad Pblica, los bienes muebles se revelarn de acuerdo con su naturaleza, destinacin y estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos. 7. La universidad no cuenta con mecanismos para controlar la comercializacin y produccin de los productos que da el centro de investigacin. 8. Algunos lagos son utilizados por particulares y estos no tiene un convenio escrito con la universidad donde conste el canon de arrendamiento.(ver fotos anexas) 9. El personal que administra el Centro de Investigacin es el mismo que se encarga de comercializar los productos que sedan all, sin que exista ningn tipo de control por parte de la Universidad. 10. Los soportes suministrados por la administracin no son prueba validad para justificar los gastos que se incurren dentro del Centro de Investigacin. 11. El Centro de Investigacin cuenta con una retroexcavadora que en el momento de la visita se encontraba en el campus deteriorndose y sin darle ninguna clase de uso. (ver fotos anexas) 12. Se evidencio el deterioro y el descuido de las instalaciones del centro de investigaciones. (ver fotos anexas)
13. De acuerdo a verificaciones se evidencio que el nico predio de la Universidad que cuenta con titulo en el momento de la revisin es el lote del Campus pero ni la construccin ni los de ms inmuebles lo tienen. ACTIVOS(BANCOS) Cuenta corriente bancaria Se evidenciaron cuentas bancarias con saldo pero que se encuentran inactivas por un monto que asciende en la fecha de revisin (enero-mayo de 2011) a $1,040,198,044.12 donde algunas de ella pertenecen a convenios con entidades como la Gobernacin del Valle, Invias, entre otras. Incumpliendo el Plan General de Contabilidad Pblica, Ttulo II - Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, numeral 7 - Caractersticas Cualitativas de la Informacin Contable Pblica, la informacin contable pblica es razonable cuando refleja la situacin y actividad de la entidad contable pblica de manera ajustada a la realidad. Es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a travs de diferentes mecanismos de comprobacin. Al realizar la revisin de estas se evidencio tambin que no se elaboran los libros auxiliares de banco cuando las cuentas no presentan movimiento en el mes, cuentas bancarias no conciliadas o se hace imposible su conciliacin y cuentas bancarias que estaban en el listado de las cuentas manejadas y no se les evidencian carpetas con los libros auxiliares los cuales se relacionan a continuacin: Cuentas que no poseen carpetas
ITEM 1 2 3 4 5 6 7 NUMERO DE CUENTA 030-228787 030-228704 570-070144 198-002543 198-010785 198-008989 198-002543 BANCO Y TIPO DE CUENTA OCCIDENTE OCCIDENTE POPULAR BBVA BBVA BBVA BBVA CONCEPTO MANEJADO
ITEM
NUMERO DE CUENTA 8 198-007700 9 69630012153 10 1001181103 11 198-020760
BANCO Y TIPO DE CUENTA BBVA AGRARIO INFIVALLE BBVA
CONCEPTO MANEJADO
Convenio Invias (Valle del Cauca 2167Cuenta Mayor)
Fuente: Listado entregado por tesorera UNIPACIFICO.
Cuentas Bancarias Inactivas Pero Con Saldo

ITEM NUMERO DE CUENTA BANCO Y TIPO DE CUENTA OCCIDENTE OCCIDENTE OCCIDENTE OCCIDENTE OCCIDENTE OCCIDENTE OCCIDENTE OCCIDENTE OCCIDENTE OCCIDENTE CONCEPTO MANEJADO SALDO (ENEROMAYO)
1 030-237754 2 030-238141 3 030-238885 4 030-238869 5 030-239701 6 030-241210 7 030-241228 8 030-242515 9 030-242309 10 030-868293
CONV. DIPLOMADO CULTURA PATRIMONI. CONV. BIENESTAR FAMILIAR CONV. GOBERNACION VALLE-ALIMENTACION CONV. CUALIFIC CONV. GOBERNACION MATRICULAS AMPLIACION COB. CONV. INVIAS 3125 (MAYOR) CONV. FAS III INTERV. VIA EM INT. FASE III I. CONV. INTER. UNIVE Y SOC. CONV. INVIAS 2660 (MAYOR) I CVC CONV. No. III-04 UNIPACIFICO
$ $ $ $ $ $ $ $ $
409,919.78 647,095.14 4,394,969.42 3,020,918.95 574,114.80 323,927.68 2,058,921.32 23,356,653.64 95,681.08
$ 1,005,315,842.31
TOTAL SALDO DE CUENTAS INACTIVAS$

Fuente: Listado entregado por contabilidad UNIPACIFICO.
$ 1,040,198,044.12
Gravmenes financieros
En la vigencia 2011 (enero-mayo), la Universidad del Pacifico continua pagando por gravmenes financieros por las operaciones realizadas con los recursos de la Nacin lo cual se constituye en un presunto fiscal con incidencia disciplinaria Artculo 34, numerales 1 y 3, de la Ley 734 de 2002. Decreto Reglamentario 405
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 del 14 de 2001 del Estatuto Tributario sobrestimando la subcuenta, Cuenta corriente bancaria y la subcuenta Resultados de Ejercicios Anteriores lo que hace que la universidad tenga un gestin antieconmica.
La informacin financiera de la universidad no es confiable, ya que su contabilidad no se llevando conforme a las Normas de Contabilidad Pblica.
4.4.1
ANLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR
Al realizar el proceso de verificacin de la Informacin Financiera correspondiente a las CUENTAS POR COBRAR y a las CUENTAS POR PAGAR reportada en el Balance General de la Universidad del Pacifico con corte al 31 de mayo de 2011, se encontr que: Solo en una de las CUENTAS POR PAGAR en que nos dieron respuesta las entidades solicitadas se corresponde con los valores reportados en el detalle de las cuentas del balance de Unipacifico. (Ver Tabla N 5). En las CUENTAS POR COBRAR y las dems CUENTAS POR PAGAR reportadas, los valores son diferentes o no se corresponden tal como lo demuestran el anlisis de la Tabla N5: Total Cuentas por Pagar Conciliadas y la Tabla N 6: Total Cuentas por Cobrar Conciliadas. Las cuentas en donde mayor diferencia se presentan son la Cuentas por Pagar a CONSORCIO BIBLIOTECA UNIPACIFICO 2010 con una diferencia de ms de $329.329.069 = 93.5 % de desfase y ETA S.A. CONSULTORES con una diferencia de menos de $233.437.785 = 117.5% de desfase. Tal situacin nos permite inferir que la informacin financiera reportada NO ES CONFIABLE y que por tanto los Estados Contables suministrados CARECEN DE VERACIDAD a la luz de la Normatividad Contable, ya que no representan fielmente los hechos econmicos en ellos expresados por el periodo reportado .

TABLA N 1
Universidad del Pacifico de Buenaventura Colombia Balance General a 31 de Mayo de 2011 TOTAL CUENTAS POR PAGAR N TOTAL
CUENTAS
N CUENTAS MUESTR EA DAS
% DE CUENTAS MUESTREA DAS NOMBRE DEL BENEFICIARIO O DE LA CUENTA X PAGAR
SALDO SEGN BALANCE GENERAL UNIPACIFICO A MAYO 31-2011
MUESTRA EN PORCEN
SEGN B/CE
TOTAL EN MUESTRA TOMADA BALANCE
TAJE
(%) 131 2 42 45 22 8 48 298 19 1 19 23 8 21 91 43.7 % 30.5 % 14.5 % 50.0 % 45.2 % 51.1 % 36.4 % Ordenes, contratos, resol, convenios, etc. Recursos (10) Recursos (20) Bienestar Universitario Convenio 2010 (invias) Convenio macroproyecto 2010 Reservas 2008-2009 TOTALES CTAS x PAGAR $ 493.740.120.00 $ 73.227.660.00 $ 466.270.215.00 $ 85.818.010.00 $ 180.285.530.00 $ 28.100.000.00 $ 143.731.279.00 $1.471.172.814.00 $ 270.052.295.00 $ 67.761.960.00 $ 377.160.487.00 $ 49.327.010.00 $ 154.316.840.00 $ -$ 95.199.845.00 $1.013.818.437.00 54.7 % 92.5 % 80.9 % 57.5 % 85.6 % -- % 66.2 % 68.9 %
INTERPRETACIN: De un total de $1.471.172.814.00 de CUENTAS POR PAGAR, se tom una muestra en promedio de $1.013.818.437.00 que representa un 68.9 % del total, es decir casi un 70 % de todo el universo (lo cual es bastante representativo), para circularizar. Analizando la grfica, se notara que la muestra ms bajita es del 54.7 % y la ms alta del 92.5 %, casi el 100 % del total. En general se tomaron 91 cuentas de las 298 que representan el 30.5 % de todas las cuentas, pero como ya se haba dicho, este 30.5 % corresponde al 68.9 % de los valores a pagar. En detalle la muestra seleccionada, sera la mostrada en la tabla N 2:
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 NOTA: Adicionalmente, se le circulariz a todos los Fondos de Pensiones en donde est afiliado el personal de la universidad, pero solo se logr respuesta del fondo de pensiones BBVA-Horizonte, el cual manifest su imposibilidad de suministrarnos la informacin solicitada amparndose en la Reserva Bancaria y la Proteccin al Derecho de La Intimidad, por lo que esta muestra no se incluye en ninguno de los anlisis.
TABLA N 2
Universidad del Pacifico de Buenaventura Colombia Balance General a 31 de Mayo de 2011
DETALLE DE LA MUESTRA DE CUENTAS POR PAGAR

ITEM NOMBRE DEL BENEFICIARIO VALOR TOTAL CUENTA O DE LA CUENTA X PAGAR
1 2
Consorcio Biblioteca Unipacifico 2010 ETA S.A. consultores Gendarmes de Seguridad Ltda. Decoraciones Meliar-Nancy Portocarrero Luz Daisy Arboleda Ponte Fondo Nacional del Ahorro Corporacin Canal Universitario Nal. ZOOM Corp. Club Social de Jubilados y Pensionados del Terminal Martimo de Buenaventura Hctor Duque Daz Centro Cultural Colombo-Americano Mara Juana Payan Segura Impresos OESE litografa - tipografa Hernando Grueso Ziga Litografa y Papelera la Curva Nueva Era Soluciones TOTAL MUESTRA CTAS x PAGAR
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
352.195.707 198.634.689 83.649.933 71.756.000 61.240.950 51.511.443 50.595.000 35.659.000 28.920.828 16.875.000 15.870.000 14.561.200 11.791.011 10.416.200 10.141.476
34.7 % 19.6 % 8.2 % 7.1 % 6.0 % 5.1 % 5.0 % 3.5 % 2.9 % 1.7 % 1.6 % 1.4 % 1.2 % 1.0 % 1.0 % 100.0 %
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
$ 1.013.818.437

TABLA N 3
TOTAL CUENTAS POR COBRAR

N TOTAL CUEN TAS SEGN B/CE N CUEN TAS MUES TREA DAS % DE CUEN NOMBRE DEL BENEFICIARIO TAS O DE LA CUENTA X COBRAR MUES TREA DAS 25 50 206 281 10 6 20 71 40.0 % 12.0 % 9.7 % 25.3 % Cuentas por Cobrar varias Ordenes de servicio, prestaciones Cuentas por cobrar a estudiantes TOTALES CTAS X COBRAR $ 352.089.264.00 $ $ 6.844.982.00 39.183.642.00 $ $ $ 321988.144 1.575.160 5.323.004 91.4 % 23.0 % 13.6 % 82.6 % TOTAL EN BALANCE TAJE MUESTRA TOMADA (%) SALDO SEGN BALANCE GENERAL UNIPACIFICO A MAYO 31-2011 MUESTRA EN PORCEN
$ 398.117.888.00
$ 328.886.308
INTERPRETACION: De un total de Cuentas por Cobrar de $ 398.117.888 se tom una muestra promedio de $328.886.308 que representa el 82.6 % del total del universo, lo cual es bastante representativo. En cantidad de cuentas, ese 82.6 % representa 71 cuentas que corresponde al 25.3% de un total de 281 cuentas, lo cual nos da a entender, que en tan pocas cuentas est representado el 82.6 % del total de cuentas a cobrar segn lo reportado en el balance a mayo 31 de 2011. En detalle, la muestra tomada sera la de la tabla N 4, a saber:
TABLA N 4
DETALLE DE LA MUESTRA DE CUENTAS POR COBRAR

NOMBRE DEL BENEFICIARIO ITEM O DE LA CUENTA X COBRAR
1 2
VALOR TOTAL CUENTA
Fideicomiso Paz macroproyecto Alcalda Distrital de Buenaventura Fundacin Sociedad Portuaria Seleccin de 20 estudiantes morosos Julin Andrs Bermdez Giraldo Mara de Jess Caicedo siclogaLucero Torres Rodrguez TOTAL MUESTRA CTAS x COBRAR
$ $ $ $ $ $ $ $
212.800.000 75.000.000 30.588.144 5.323.004 3.600.000 1.035.160 540.000 328.886.308
64.7 % 22.8 % 9.3 % 1.6 % 1.1 % 0.3 % 0.2 % 100.0 %
3 4 5 6 7
NOTA: Despus de analizar la muestra, se lleg a la determinacin de no circularizar a los 20 estudiantes por considerar que la mayora no llevan registros contables tal como si lo hacen las empresas y eso nos representara informacin de mucha inexactitud y confusin a la hora de confrontar los valores reportados. Lo normal es que la universidad sea la que lleve el registro de la deuda y les envi notas de cobro a los estudiantes y estos cancelen lo reportado por la universidad. Por lo que este grupo se considera de poca confiabilidad y exactitud en el suministro de la informacin contable solicitada. Adems, este grupo solo representa el 1.6 % del total a muestrear, lo cual creemos incidira poco en la tendencia del anlisis final.
TABLA N 5
Universidad del Pacifico de Buenaventura Colombia Balance General a 31 de Mayo de 2011 TOTAL CUENTAS POR PAGAR CONCILIADAS Saldo segn Balance Gral. N NOMBRE BENEFICIARIO C x P Unipacifico a Mayo 31-2011 352.195.707 198.634.689 $ $ $ $ $ $ $ ($ $ 83.649.933 71.756.000 50.595.000 35.659.000 15.870.000 14.561.200 371.812.696 337.676.285) 34.136.411 Cliente a Mayo 31 2011 $ 22.866.638 $ $ $ $ $ $ $ 432.072.474 41.166.306 86.770.000 77.375.000 94.353.500 15.870.000 18.311.200 ($ + / Balance Unipacifico
Saldo segn Balance Gral. Diferencia
1 2 3 4 5 6 7 8
Consorcio Biblioteca Unipacifico 2010 ETA S.A. consultores Gendarmes de Seguridad Ltda. Decoraciones Meliar-Nancy Portocarrero Corporacin Canal Universitario Nal. ZOOM Club Social de Jubilados y Pensionados del Terminal Martimo de Buenaventura Mara Juana Payan Impresos OESE litografa tipografa TOTAL REPORTADO DE MAS UNIPACIFICO TOTAL REPORTADO DE MENOS UNIPACIFICO DIFERENCIA NETA C x P $
$ 329.329.069 ($ 233.437.785) $ 42.483.627 ($ 15.014.000) ($ 26.780.000) ($ 58.694.500) $ -o3.750.000)
TABLA N 6
Universidad del Pacifico de Buenaventura Colombia Balance General a 31 de Mayo de 2011 CUENTAS POR COBRAR CONCILIADAS Saldo segn Balance Gral. N NOMBRE BENEFICIARIO C X C Unipacifico a Mayo 31-2011 1 2 Fideicomiso Paz Macroproyecto Mara de Jess Caicedo sicloga TOTAL REPORTADO DE MAS UNIPACIFICO $212.800.000.00 $ 1.035.160.00 Cliente a Mayo 31 2011 $202.805.049.91 $ 1.035.720.00 $ 9.994.950.10 ($ 560.00) + / Balance unipacifico
$ 9.994.950.10

Universidad del Pacifico de Buenaventura Colombia Balance General a 31 de Mayo de 2011 CUENTAS POR COBRAR CONCILIADAS Saldo segn Balance Gral. N NOMBRE BENEFICIARIO C X C Unipacifico a Mayo 31-2011 TOTAL REPORTADO DE MENOS UNIPACIFICO DIFERENCIA NETA C x C ($ 560.00) Cliente a Mayo 31 2011 + / Balance unipacifico
$ 9.994.390.10
4.4.2
TRIBUTARIA
Una vez revisado cada unas de las obligaciones tributarias de los aos 2008, 2009,2010 y mayo 31 de 2011 de la Universidad del Pacifico se evidencio lo siguiente: 1. A la fecha de corte del diagnostico La Universidad se encuentra en un proceso tributario de fiscalizacin con el rea de liquidacin de la DIAN. Adeudndole a la fecha $ 42.042.880. 2. El RUT a la fecha esta actualizado pero la Universidad no est cumpliendo con las obligacin de presentar las declaraciones tributarias de manera virtual por ser gran contribuyente, segn lo establecido en la resolucin 1336 del 16 de febrero de 2010 en su artculo 1 numeral 3. 3. La declaracin del periodo 01 del ao 2008 la firmo el Seor Juan de la Cruz Mosquera el cual no figura en el RUT con la autorizacin para firmarla, corriendo el riesgo la universidad de una posible sancin por no cumplir la ley en cuanto a los deberes formales para presentar una declaracin, segn lo establecido en el Estatuto Tributario en su artculo 580 literal b). En la casilla 60 se est colocando el Nit de la Universidad y no el del rector.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 4. Las declaraciones de retencin en la fuente que no se presentaron dentro del plazo tributario son las siguientes: Ao 2008: periodo 01, 02, 03, 07, 08,11 y 12 Ao 2009: periodo: 01, 03, 05,07 y 12 Ao 2010: periodo: 01, 06, 07, 08, 09,10 y 12. De acuerdo al oficio No 135201242 enviado por la DIAN la liquidacin de la sancin por este incumplimiento para las declaraciones del ao 2009 es de $ 573.800 y del ao 2010 es de $ 6.728.000. 5. Solo la declaracin del periodo 05 del ao 2011 se presento sin pago, se pago el da 10 de junio de 2011 pero le falto el pago de la sancin. Esta declaracin de acuerdo al oficio 135201242 est en proceso de liquidacin. 6. La Universidad enva los certificados de retencin en la fuente y los IVA solo cuando los proveedores se lo solicitan no cuando lo establece los artculos 31 y 33 del decreto reglamentario 4680 de 2008. 7. Las declaraciones de retencin en la fuente del ao gravable 2010 de los siguientes periodos no coincide lo declarado con la contabilidad: 02, 05, 06, 07, 08, 09, 10,11 y 12. Y del ao 2011 los periodos: 02, 03 y 05. Corriendo la universidad con el riesgo de una posible sancin de acuerdo a lo establecido en el articulo 654 en el literal e) del Estatuto Tributario. 8. La Universidad no cuenta con un procedimiento escrito el cual garantice que los documentos correspondan al periodo declarado, adems esta no realiza documento equivalente a las transacciones que realiza con los del Rgimen Simplificado. Segn lo establecido por el articulo 177-2 literal c del estatuto tributario. 9. La Universidad no est aplicando lo establecido en el articulo 437-2 numeral 2 del Estatuto Tributario y el artculo 4 del decreto reglamentario 380 de 1996, en cuanto a las retenciones por concepto de IVA para las
compras gravadas de bienes y servicios realizadas a los del rgimen simplificado. 10. A pesar que la Universidad est obligada a presentar declaracin de retencin en la fuente a titulo de ICA no est dando cumplimiento a lo establecido en los artculos 203 y 204 del acuerdo 18 de 2008 de la Alcalda de Buenaventura. 11. Las declaraciones en medios magnticos de los aos 2008, 2009 y 2010 se presentaron extemporneamente, corriendo la Universidad con el riego de una posible sancin de acuerdo a lo establecido en el art. 651 del Estatuto Tributario. 12. La Universidad no ha realizado retencin del 5% por concepto de contribucin especial de obra en las construcciones realizadas y la cual lo establece las leyes 1106 de 2006 en su artculo 6 y la 1430 de 2010 en su artculo 53. 13. La Universidad a la fecha no ha cancelado al departamento el impuesto sobre los vehculos que tiene a su nombre (dos camionetas y un automvil). 14. Las declaraciones de ingresos y patrimonio en los periodos 2008,2009 y 2010 se presentaron extemporneamente, por este motivo la DIAN ya sanciono a la Universidad segn el oficio 135201242 por $ 34.751.000.
En el rea de Impuesto la Universidad es deficiente ya que en la gran mayora de los casos hay un alto riesgo de sancin por no dar cumplimiento a las normas establecidas en el Estatuto Tributario.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 4.5 LNEA DE GESTION
4.5.1
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL U ORGANIGRAMA
La Universidad no cumple con algunos captulos de sus estatutos refrendados en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005 y expresados en la Resolucin 040 de 2009 que aprueba el manual de funciones, as: En el Captulo VIII de la organizacin acadmica de los estatutos aprobados por el acuerdo N 014 de Mayo 27 de 2005; No se corresponden las funciones para Director de programa, Director acadmico, Director de departamento, etc. existentes en el manual de funciones con las funciones aprobadas en el organigrama del Instituto SER de Investigaciones(capitulo 3.1 Estructura Orgnica de la universidad volumen I Marco de referencia y caractersticas generales, estudio de factibilidad y plan de desarrollo universidad del pacifico), en donde en su lugar, existen cargos de Vicerrector Acadmico, Vicerrector de departamento, Vicerrector de Gestin para la Proyeccin Social, etc. (Ver anexo 1) En el organigrama (capitulo 3.1 Estructura Orgnica de la universidad del volumen I Marco de referencia y caractersticas generales, estudio de factibilidad y Plan de Desarrollo Universidad del Pacifico) se utiliza la palabra JEFE DE DIVISIN DE SISTEMAS en el mismo nivel donde est la denominacin de JEFE DE REA. Si la dependencia de sistemas se encuentra al mismo nivel de las otras reas, no debera ser JEFE DE DIVISIN DE SISTEMAS, sino JEFATURA DE SISTEMAS, lo mismo para la divisin de personal, debera ser JEFATURA DE PERSONAL y no DIVISIN DE PERSONAL, pues el nivel jerrquico es el de jefatura o no de divisin. Se evidenciaron cambios en la estructura orgnica (ORGANIGRAMA) de la Universidad del Pacifico a travs de la Resolucin 040 de 2009 que expide el Manual de Funciones y requisitos sin autorizacin del Consejo Superior Universitario. Ver Literal b art. 19 del estatuto general funciones del consejo superior, literal d art. 65 de la Ley 30 de1992 funciones del consejo superior; (Ver Anexo N 5)
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 De acuerdo a la estructura organizacional que actualmente tiene la universidad en funcionamiento, la Universidad est operando con una Estructura Organizacional que no est legalmente habilitada, sobrepasa el acuerdo N 006 de julio 28 de 2010 ultimo modificatorio de la planta global de cargos y los estatutos vigentes refrendados por el acuerdo N 014 de mayo 27 de 2005. Con ello est ocasionando un vaco jurdico, por lo que sugerimos la urgente necesidad de hacerle una revisin profunda a los estatutos vigentes y adaptarlos a la realidad de hoy. Especialmente lo relativo a la Estructura Organizacional u Organigrama, la cual ha sufrido profundos cambios y eso debe reflejarse en unos estatutos que son por as decirlo, La Constitucin Poltica que rigen los destinos de la Universidad del Pacifico de Buenaventura Colombia. (Ver anexo N 6).
4.5.1.1 Organigrama real vs la planta global aprobada
Al analizar el organigrama Real vs la planta global aprobada (acuerdo N 032 de jun 30 de 2006 modificado por acuerdo N 006 de julio 28 de 2010) se encontr que, en los 5 cargos de Secretario Acadmico de programa y en los 8 de Director de Investigacin de programa que estn en la planta aprobada, no existen las personas nombradas, es decir los cargos estn vacantes. En la realidad cada programa tiene un equipo de docentes que distribuyen su tiempo entre la docencia, la investigacin y la orientacin acadmica, lo cual disminuye el tiempo dedicado a la docencia y por tanto la efectividad del profesor al no estar dedicado de tiempo completo a labor para la cual lo contrataron: la docencia e investigacin universitaria. (Ver organigrama adjunto y anexo N 2) Al analizar el organigrama Real vs la planta global aprobada (acuerdo N 006 de julio 28 de 2010 y Res. N 040 de 2009), se encontr que, el depto. DELIN con 24 docentes y el depto. DECINE con 25 docentes comparten una misma secretaria. Mientras que el programa de Acuicultura que tiene 11 docentes es atendido por una secretaria. Lo que demuestra una excesiva carga laboral para una y holgada carga para la otra. La situacin es ms evidente en el depto. CEPA, que para atender a 3 docentes tiene una secretaria. La recomendacin consistira, en buscar una carga de trabajo equilibrada para los mismos tipos de tareas o funciones, en este caso las secretarias. (Ver organigrama adjunto y anexo N 2)
Al analizar el organigrama Real vs la planta global aprobada (acuerdo N 006 de julio 28 de 2010 y Res. N 040 de 2009) se encontr que, EL DIRECTOR GENERAL DE INVESTIGACIN Y PROYECCIN SOCIAL, es jefe de un solo PROFESIONAL que coordina a un solo DOCENTE, el cual coordina el grupo de semilleros. Al analizar el organigrama actual vs la planta global aprobada (acuerdo N 006 de julio 28 de 2010 y Res. N 040 de 2009) se encontr que en la Direccin de Bienestar Universitario EL COORDINADOR DE ACTIVIDADES CULTURALES, tiene 7 instructores que coordinar, mientras que EL COORDINADOR DE PROMOCIN Y DESARROLLO HUMANO solo tiene a cargo 2 personas, (un siclogo y una trabajadora social). Al analizar el organigrama Real vs la planta global aprobada (acuerdo N 006 de julio 28 de 2010 y Res. N 040 de 2009) se encontr que EL SECRETARIO GENERAL no tiene ningn funcionario a cargo, pero segn la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y el Manual de funciones expresan que debe tener a cargo al JEFE DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, EL AUXILIAR DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Y AL MENSAJERO. Pero en la prctica, estos subalternos estn a cargo del Director Administrativo y Financiero (con lo que se le suman 3 cargos ms para llegar a 13 los cargos en bajo la responsabilidad del Director Administrativo y Financiero. Al analizar el organigrama Real vs la planta global (acuerdo N 006 de julio 28 de 2010 y Res. N 040 de 2009)aprobada se encontr que el JEFE DE CONTROL INTERNO, tiene 2 profesionales a cargo cuando en el ltimo informe de la contralora obtuvo un porcentaje de efectividad del 2 % sobre 100 %? Y muchos de los hallazgos encontrados por la contralora son por fallas en un efectivo apoyo de esta oficina a las dems dependencias de la universidad. Al analizar el organigrama Real vs la planta global aprobada (acuerdo N 006 de julio 28 de 2010 y Res. N 040 de 2009) se encontr que sera bueno analizar si la carga laboral de la OFICINA ASESORA DE PLANEACIN es tan alta como para tener 3 profesionales de apoyo. Verdaderamente se necesitan? Dos no seran suficientes o uno? Todo depende de las funciones que se estn desarrollando y si estas verdaderamente justifican esos profesionales de apoyo. (Ver organigrama adjunto)
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Al analizar el organigrama Real vs la planta global aprobada (acuerdo N 026 de Dic. 6 de 2005 y la ltima modificatoria acuerdo N 006 de julio 28 de 2010), se encontr que la universidad tiene en total 309 cargos de esos se encontr que la universidad funciona en gran medida con personal contratado por fuera de la planta, es decir un 60.2 % que equivale a 186 cargos y el 39.8% restante es decir, 123 cargos que corresponde a personal de plantas. De los 186 cargos por contrato, tiene 108 que corresponde a docente(es decir, el 58%). Y de los 123 de planta tiene 95 cargo de docentes de planta (77.2 %) y los 28 restantes corresponden a personal de apoyo y directivo (Ver Tabla N 6) Al analizar el organigrama actual vs la planta global aprobada (acuerdo N 026 de Dic. 6 de 2005 y la ltima modificatoria acuerdo N 006 de julio 28 de 2010) se encontr que No existe estabilidad laboral para sus docentes (ms del 60 % se encuentra vinculado bajo la modalidad de contratistas). Situacin que no permite generar y consolidar conocimiento y procesos de investigacin a profundidad. En su gran mayora sus docentes estn vinculados de manera provisional u hora ctedra. Ello repercute tambin en los planes de capacitacin por la alta rotacin de personal. (Ver Tabla N 5) En la Estructura Organizacional actual, (acuerdo N 026 de Dic. 6 de 2005Planta global de cargos, el ltimo acuerdo modificatorio, N 006 de julio 28 de 2010 y la resol. 040 de 2009 manual de funciones y requisitos) no existe definido el cargo de JEFE DEL REA CONTABLE Y FINANCIERA. Esta jefatura la est desempeando actualmente el Director administrativo y Financiero. Es decir, aparte de su cargo el Director Administrativo y Financiero ES JEFE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS, ES JEFE DE PERSONAL, JEFE DEL CONTADOR, JEFE DEL TESORERO Y JEFE DEL ADMINISTRATIVO QUE HACE LAS VECES DE JEFE DE PRESUPUESTO, ES JEFE DEL JEFE DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA , JEFE DE LA SECRETARIA EJECUTIVA Y JEFE DE LA RECEPCIONISTA en total tiene 8 cargos en donde es jefe operativo, ms 4 en que es jefe ejecutivo de los 4 Jefes de Area, dan un total de 12 lo cual le eleva una carga laboral adicional, bastante difcil de cumplir en forma eficiente. (Ver anexo N2) Las Funciones de JEFE DE PERSONAL, en la prctica las est desarrollando de manera informal desde hace dos aos, la Asistente de la oficina y el secretario
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 pero sin responsabilidad directa legalmente hablando (pues no es el puesto para el cual fueron contratados), lo cual demuestra una organizacin poco organizada al proyectar una imagen poco confiable y fuerte ante los empleados, estudiantes y clientes externos que a diario demandan sus servicios. Esto a la larga ocasiona debilidad institucional al no tener el personal el PROFESIONAL ESPECIALIZADO con voz y mando que le atienda directamente sus asuntos, que lo oriente, que los coordine y en general este pendiente de cumplir los compromisos que el puesto conlleva, tales como pago de nminas, vacaciones, viticos, permisos, descuentos, prestamos, seguridad social, incapacidades, induccin, difusin de polticas de personal, etc. (Ver anexo N2)
4.5.2
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL PDI- 20082011
Los niveles de efectividad de la planeacin en la universidad son muy bajos solo se logr un 38% de resultado (28 de 73 metas) en su Plan de Desarrollo Institucional calculado para el 2008 2011. Lo anterior, demuestra una gran debilidad en la planificacin, especialmente por no cumplir lo expresado en el literal b del artculo 5 de la ley 152 de julio 15 de 1994 que dice: la parte general del plan contendr: las metas a mediano y largo plazo y los procedimientos y mecanismos generales para lograrlo; y el literal c del artculo 5 de la ley 152 de julio 15 de 1994 que dice: la parte general del plan contendr: las estrategias y polticas en materia econmica, social y ambiental que guiaran la accinpara alcanzar los objetivos y metas que se hayan definido (Ver anexo N 3, Tabla N 4) Se quedaron un 62 % de metas del Plan de Desarrollo sin ejecutar (45 metas de un total de 73). Creemos que la principal causa fue debido a la falta de estimar el costo monetario de cada una de las iniciativas y de verificar con la parte financiera la disponibilidad de esos recursos y de asignarle responsables especficos a cada una de las metas u objetivos planteados. Incumpliendo principalmente el literal a del art.6 de la Ley 152 de julio 15 de 1994 orgnica del plan de desarrollo, que dice: el plan de Inversiones...incluir principalmente: la proyeccin de los recursos financieros disponibles para su ejecucin y su
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 armonizacin con los planes de gasto pblico y el literal d del art.6 de la Ley 152 de julio 15 de 1994 la especificacin de los mecanismos idneos para su ejecucin. (Ver anexo N 3, Tabla N 4) El Plan de Desarrollo Institucional carece de estimacin de cifras en su PARTE OPERATIVA. Lo anterior permite inferir que a la planeacin no se le da la relevancia que se merece y que esta no pasa de ser un ejercicio terico o acadmico. Incumpliendo principalmente el literal a del art.6 de la Ley 152 de julio 15 de 1994 orgnica del plan de desarrollo, que dice: el plan de Inversiones...incluir principalmente: la proyeccin de los recursos financieros disponibles para su ejecucin y su armonizacin con los planes de gasto pblico y el literal d del art.6 de la Ley 152 de julio 15 de 1994 la especificacin de los mecanismos idneos para su ejecucin. (Ver anexo N 3) Se evidenciaron fallas en la Supervisin o Control de la labor que desarrolla la Jefatura de Planeacin. En el Plan de Desarrollo esta plantea hacer un ejercicio de Distribucin Presupuestal por Ejes Estratgicos y Programas. Se incluyen en el Plan de Desarrollo metas demasiado ambiciosas o fueras de contexto o que requieren varias vigencias fiscales para su ejecucin, ejemplo: crear 6 nuevos programas acadmicos entre 2008 y 2011 sin realizar el clculo de su costo o financiamiento y la capacidad instalada y acadmica de la universidad para ponerlos en funcionamiento. buscar la acreditacin de alta calidad que requiere 136 puntos, sin haber obtenido primero las condiciones mnimas de calidad de los programas de pregrado actuales y los nuevos, que requiere 14 puntos, adems sin haber logrado niveles mnimos de eficiencia administrativa a travs de la implementacin de sistemas de calidad como el MECI o el SISTEDA en toda la universidad y tener experiencia en su aplicacin se tiene como meta lograr la Acreditacin Institucional, etc., etc. (Ver anexo N 3) Aunque se plantea un SEGUIMIENTO Y EVALUACION del Plan, en los informes analizados, no encontramos medidas o ndices de seguimiento y evaluacin solo cambian el dato del ao e incluso dan resultados del 100 % de ejecucin, cuando en realidad no se ha iniciado la actividad. Ver ms de 12 casos en la tabla N 2 Metas propuestas en el plan NO LOGRADAS. Lo anterior nos corrobora la poca importancia y falta de profesionalismo que se le da a la planeacin como herramienta til para ayudar al direccionamiento de la universidad. (Ver anexo N 3)
La Universidad en su deseo de lograr la Acreditacin Institucional no tuvo en cuenta al elaborar su plan de desarrollo institucional las indicaciones del C.N.A. (Consejo Nacional de Acreditacin), el cual considera entre otros al Proyecto Institucional como orientador de la Administracin, la Evaluacin y la Autorregulacin de las Funciones Sustantivas y la manera como estas se articulan y sirve como referencia fundamental en los procesos de toma de decisiones en materia de docencia, investigacin, extensin o proyeccin social, bienestar institucional y recursos fsicos y financieros Segn diagnstico de madurez realizado bajo la asesora de INALCEC, es poco lo que se ha avanzado en la implementacin del Sistema de Gestin de Control compuesto por: el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA- ley 489/98 y decr. 3622 oct 10/05; el Sistema de Control Interno ley 87/93 y decr. 1599 may/05, Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestin de la Calidad (ley 872 dic. 30/03, decr. 4110 sept. 12/04, NTCGP 1000:2004, herramientas que a la postre posibilitan que la universidad mejore sustancialmente su Sistema Integrado de Gestin Interna. La ausencia de este Sistema Integrado de Gestin del Control hace que la universidad no avance al ritmo deseado en su desarrollo organizacional, situacin que tarde o temprano ser un obstculo en su viabilidad como institucin universitaria de alto nivel. (Ver Tabla N 5) El diagnostico de madurez obtenido por INALCEC fue de 1.98 sobre 5, lo que equivale a prdida de la materia o examen, en la aplicacin del MECI 1000:2005, del SISTEDA y de la NTCGP 1000:2004 en la universidad. Otra conclusin del estudio de INALCEC, fue, que frente a la mayora de los Indicadores del SUE, la universidad posee los guarismos ms bajos frente a otras IES (Instituciones de Educacin Superior). Falta desarrollar una poltica de internacionalizacin de tal forma que se fortalezcan los lazos con entidades de otros pases y se logre un buen posicionamiento internacional a todos los niveles, especialmente con entidades que la puedan fortalecer y le ayuden a crecer. (Ver Tabla N 5)
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Falta implementar al 100 %, el APLICATIVO ACADEMUSOFT que comprende EL CAMPUS ACADMICO (ya en funcionamiento), el CAMPUS COLABORATIVO y el CAMPUS ADMINISTRATIVO que Interrelaciona toda la parte Financiera y Administrativa mediante LA SUITE GESTASOFT que comprende: los MDULOS DE CONTABILIDAD, PRESUPUESTO, LA DIRECCIN, TESORERA Y PAGADURA, REVISORA DE CUENTAS, TALENTO HUMANO, ALMACN E INVENTARIO, CONTRATACIN Y GESTIN DOCUMENTAL O ARCHIVO. El desarrollo del aplicativo le dar ms agilidad de respuesta a los procesos que desarrollan estas dependencias administrativas aumentando los niveles de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus labores. (Ver Tabla N 5) No se ofrece Educacin Virtual de pregrado o de extensin, pese a poseerse la tecnologa para ello. Se recomienda mayor empeo y dedicacin a este logro que le dar mayor cobertura e imagen institucional a la universidad. (Ver Tabla N 5) Existen 17 grupos de investigacin registrados, pero ninguno reconocido por COLCIENCIAS, por ello no se obtienen puntos por artculos de investigacin en revistas indexadas, ni puntaje por libros resultado de investigaciones y puntaje por libros de texto elaborados por los docentes. Existe un AMBIENTE LABORAL INADECUADO: oficinas con mucho papel sin archivar y en desorden, espacios para laborar estrechos, deficientes sistemas de ventilacin, pocos baos para el personal y poca disponibilidad de agua para un aseo adecuado entre otros que no propician un buen nivel de productividad del personal que conforma la edificacin donde funciona la administracin Central. 4.5.3 MANUAL DE EMPLEOS FUNCIONES Y REQUISITOS DE LOS
El Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), no refleja la Estructura Organizacional Real de la universidad, se encontr que son diferentes por lo que el manual debe ajustarse al nuevo estatuto que se disee y a la nueva realidad institucional de la Universidad. (Ver anexo N 4)
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 No existe en el Manual de Funciones, (Resolucin 040 De 2009) el cargo de JEFE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS. Entre las 28 funciones que tiene asignadas en el manual de funciones y requisitos el DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO solo le asignan 2 funciones que tienen relacin con el rea financiera y contable, cuando sabemos que las funciones para un jefe financiero son mltiples. Un rea tan compleja e importante de la organizacin como el REA CONTABLE, FINANCIERA Y PRESUPUESTAL, debera tener un jefe responsable directo, que a su vez les reportara al DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO. As se alivia el Director Administrativo y Financiero de ser jefe directo (jefe operativo) de 3 cargos el del Contador, el Tesorero y el de Presupuesto y dedicarse a sus funciones gerenciales de Direccin, Planeacin, Organizacin y Control de todas las jefaturas bajo sus rdenes y dejar de ser operativo. (Ver anexo N 2 y Anexo N 4) No existe en el Manual de Funciones (Resolucin 040 De 2009) el cargo de JEFE DE PRESUPUESTO las funciones propias de este cargo, se le asignan al cargo de TECNICO nivel cuyas funciones que son ms propias de un tecnlogo que de un profesional especializado. Adems le asignan funciones propias del Jefe de Contabilidad y Finanzas y del Jefe de Control Interno y/o Jefe de planeacin. En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), se le asignan al TECNICO (que desarrolla funciones de Jefe de Presupuesto), funciones de elaborar manuales de procedimientos, cuando esta actividad corresponde ms al mbito del Jefe de Control Interno y/o Jefe de Planeacin o del mismo Jefe del rea Financiera y Contable si existiere el cargo, pero no de un tecnlogo. (Ver Anexo N 4). En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), no existe asignada a ningn cargo la funcin de expedir los CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL o CDP ni de realizar los REGISTROS PRESUPUESTALES o RP. Con lo cual se est incumpliendo la obligacin legal de tener un responsable de efectuar dichas funciones definidas en el Captulo VII Ejecucin del Presupuesto del acuerdo 016 del 2005 por el cual se expide el estatuto presupuestal de la universidad del pacifico. Funciones tan importante y de gran responsabilidad que convalidan la razn de ser del Sistema Presupuestal de la Universidad, deberan tener al responsable
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 del Area Presupuestal con funciones definidas en un manual de funciones aprobado. Corregir para evitar sanciones legales. Decreto 111 de enero 15 de 1996 estatuto orgnico del presupuesto y (Ver anexo N 2 y N 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), las FUNCIONES GENERALES y las FUNCIONES ESPECFICAS estn entremezcladas lo cual dificultad su interpretacin clara y precisa por el respectivo funcionario. Por ello, sera conveniente revisar el manual de funciones actual y organizar de primero las FUNCIONES ESPECFICAS y luego las FUNCIONES GENERALES a desarrollar por cada uno de los cargos. (Ver anexo N 4)
En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), se le asigna al JEFE DE COMPRAS Y ALMACN la funcin de Elaborar el Plan de Necesidades Anuales de la entidad y de elaborar el plan de compras. Creemos que funciones tan delicadas no debera ser responsabilidad de una sola persona, ms bien se le podra colocar la funcin de coordinar con cada dependencia y con el visto bueno del Jefe Administrativo elaborar el plan de necesidades y el de compras de la organizacin que ser sometido a aprobacin del comit de compras. Recomendamos estudiar con ms detalle. (Ver anexo N 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), se le asigna al JEFE DE COMPRAS Y ALMACN, de Elaborar informe anual a la Contralora., cuando esta debera ms bien ser funcin del Director Administrativo y Financiero. (Ver anexo N 4) El Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), se le asigna al JEFE DE COMPRAS Y ALMACEN la funcin de Controlar el uso racional de los servicios pblicos., lo cual constituye ms bien una funcin del Jefe de Servicios Generales o Mantenimiento General que del Jefe de Compras y Almacn, que en nada se relaciona con esta funcin. (Ver anexo N 4)
En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), se le asigna al JEFE DE COMPRAS Y ALMACEN la funcin de
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Velar por la seguridad de los vehculos, la de controlar y autorizar el suministro de combustible, la de coordinar las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehculos. y la de coordinar las salidas de los motoristas y controlar y reportar los viticos funciones que ms bien pareceran corresponderle al JEFE DE MANTENIMIENTO GENERAL O DE SERVICIOS GENERALES, o en su defecto funcin a coordinar por el director administrativo pero no por el Jefe de Compras y Almacn cuyas funciones son distintas. Favor analizar y aplicar los correctivos correspondientes. (Ver anexo N 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), Al AUXILIAR DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Y MENSAJERO le asignan funciones de CONDUCTOR y DE MECANICO, con lo cual pasa de desempear 2 cargos a desempear 4 cargos. Adems, le agregan una funcin propia de LA RECEPCIONISTA Atender pblico personal y telefnicamente; brindar orientacin acerca de los servicios de informacin de las unidades de informacin de la entidad. Lo que elevara a 5 los cargos que le tocara desempear. Demasiadas funciones para una sola persona hacen que se vuelva ineficiente y no desarrolle a cabalidad ninguno de los cargos asignados o que se dedique a uno solo dejando los otros sin alguien que los cumpla, afectando el buen funcionamiento de la organizacin. En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), se le asigna al JEFE DEL REA DE SISTEMAS la funcin de control y administracin del proceso de fotocopiado cuando esta es una funcin propia del mbito administrativo que debera depender del ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES y no de un Jefe y menos el de Jefe de Sistemas, que en nada tiene relacin con este tipo de actividades. (Ver anexo N 4) En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), se le asigna al TCNICO DEL REA DE SISTEMAS la funcin de control, administracin y realizacin del proceso de fotocopiado cuando esta debera ser una funcin de algn FUNCIONARIO DE SERVICIOS GENERALES O DEL REA ADMINISTRATIVA con funciones generales. Adems, al asignarle la misma funcin a los dos cargos, se incurre en duplicidad de funciones, impropio de cualquier administracin que desee eficiencia y efectividad en su Gestin. (Ver anexo N 4)
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), Le asignan al DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO funciones propias del REA DE RECURSOS HUMANOS: Programar y dirigir estudios sobre las necesidades de recursos humanos en las distintas dependencias administrativas que tiene la Universidad y presentarlos a consideracin del rector y dems organismos competentes para su aprobacin, modificacin o supresin.
En el Manual de Funciones y Requisitos de los empleos vigentes (Resolucin 040 De 2009), cargos de tanta responsabilidad como el de TESORERO Y CONTADOR (de funciones muy precisas), se les debera denominar como tal y no enmarcarlos con la denominacin de PROFESIONAL ESPECIALIZADO as como si se hace con el cargo JEFE DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CMPUTO que si se le coloca su denominacin como tal y no se le enmarca como profesional especializado. Analizar. (Ver anexo N 4)
4.5.4
ESTATUTOS, MISION Y VISION
El Estatuto General de la Universidad, refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005 esta desactualizado y por ende no est cumpliendo sus propsitos de acuerdo a los artculos 29, 62, 65, 66, 67, 68, 75, 79 y 123 de la ley 30 de 1992 . Recomendamos modificar sus estatutos y ajustar los captulos desactualizados a la realidad actual de la universidad (Ver Anexo N 5) La Universidad del Pacifico, no cumple con lo preceptuado en su Estatuto General sobre su MISIN, VISIN, PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y METAS y estas se consagran o expresan de manera diferente en su Plan de Desarrollo Institucional PDI- 2008 2011 Construyendo nacin desde la regin y en la aplicacin de su Sistema de Gestin de Calidad . En los estatutos, refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005 en el Captulo V Del consejo acadmico aparece que este estar integrado por: El Rector, El Vicerrector Acadmico, El Vicerrector de Gestin para la Investigacin y la Proyeccin Universitaria, Los Decanos, Un representante de Los Directores de Departamento de cada Facultad, Un representante de los Directores de
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Programa y El Director de la Divisin de Postgrados, lo cual no se corresponde con la realidad de la organizacin actual de la universidad en la cual existen directores de programa y no existen decanos ni vicerrectores. Recomendamos actualizar esta parte de los estatutos. (Ver anexo N 6) En el CAPITULO VIII DE LA ORGANIZACIN ACADEMICA de los estatutos refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005, se define El Departamento, La Facultad y Calidades para ser Decanos y Vicerrectores entidades que todava no existen en la universidad y no se define El Programa y las calidades para ser Director de Programa, dependencias organizacionales que actualmente si existe en la universidad. Recomendamos actualizar este captulo de los estatutos. (Ver anexo N 6)
Al revisar los estatutos refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005, parece que falta incluir o reglamentar algunos artculos de la Ley 30 de 1992 que organiza el servicio pblico de la Educacin Superior, a saber: a) El articulo 120 relativo a la EXTENSION UNIVERSITARIA. b) el artculo 121 sobre el ESTABLECIMIENTO DE SECCIONALES. c) La aclaracin explicita del artculo 128, sobre la obligacin del estudio por parte de los estudiantes de la Constitucin Poltica de Colombia, La Instruccin Cvica y la Formacin tica y Profesional que segn el artculo 128 son de obligatoria inclusin en todos los programas acadmicos. d) el artculo 111 sobre las polticas generales de AYUDAS Y CRDITOS A PERSONAS DE ESCASOS INGRESOS ECONMICOS. e) artculo 115, referente a las BECAS DE COOPERACIN INTERNACIONAL que se obtengan en forma directa. f) articulo 119 sobre la garanta de la universidad de crear CAMPOS Y ESCENARIOS DEPORTIVOS que faciliten el desarrollo integral del estudiante. g) articulo 122 sobre LOS DERECHOS PECUNIARIOS que por razones acadmicas pueden exigir las instituciones de educacin superior: derechos de inscripcin; derechos de matrcula, derechos por realizacin de exmenes de habilitacin, supletorios y preparatorios; derechos por realizacin de cursos especiales y de educacin permanente; derechos de grado; derechos de expedicin de certificados y constancias; los del servicio mdico asistencial para los estudiantes y otros derechos complementarios.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 En el artculo 30 del Captulo VII Del Secretario General del Estatuto General de la Universidad, refrendado en el acuerdo 014 de Mayo 27 de 2005 y en la descripcin de funciones del manual de funciones y requisitos (Resolucin 040 De 2009), el cargo de SECRETARIO GENERAL tiene 11 funciones especficas, de las cuales 7 corresponden a funciones para un abogado ,2 a funciones para un archivista, 1 a funciones para un secretario como tal y 1 a funciones generales, pero en el enunciado del artculo 29 de los estatutos mencionados se expresa que: para ser Secretario General, solo se requiere poseer ttulo universitario, experiencia profesional de 4 aos y ser colombiano. Si es cierto lo expresado en el artculo 78 capitulo XVIII de las disposiciones finales y transitorias del estatuto general, refrendado por el acuerdo 014 de 2005 que a la letra dice: El presente Estatuto General regir a partir de la fecha de su publicacin en el Diario Oficial. Publquese y cmplase; entonces, estos estatutos no tendran plena validez jurdica ya que faltara este requisito de la publicacin en el diario oficial, para que sean cien por ciento legales. Corregir. (Ver anexo N 6) No existe en la universidad UN ARCHIVO CENTRAL, ni UN ARCHIVO HISTRICO tal como lo exige la Ley de Archivo Ley 594 de 2000 por lo que se est incumpliendo con el artculo 23 clasificacin y formacin de archivos; tambin se est incumpliendo, el Numeral f del art. 4 obligacin de entidades de administrar archivos; el articulo16 obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de la entidades pblicas; y el artculo 46 conservacin de los documentos de la mencionada ley. Preguntar DR. EDWIN Disciplinariamente se incumple el numeral 5 y 24 de la ley 734 de 1995 cdigo disciplinario nico sobre los deberes de los funcionarios en la custodia y organizacin de los archivos a su cargo, que en la ley 594 de 2000 equivale a administrar y custodiar el Archivo de Gestin de su dependencia. (Ver Anexo N 6) No existe en la dependencia de ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA un ARCHIVO CRONOLGICO de las copias fsicas de los acuerdos y resoluciones expedidos. Lo anterior, no solo atenta contra la memoria histrica de la universidad sino que se constituye en una contravencin directa contra la ley de archivo que obliga a las entidades a efectuar una adecuada organizacin de todo el material documental producido por la entidad.
No existe en la dependencia de ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, un NDICE CRONOLGICO de todos los acuerdos expedidos por el Consejo Superior, ni de las resoluciones expedidas por la Rectora o el consejo Acadmico o cualquier otro cuerpo consultivo. Solo existen acuerdos aislados en la Secretaria General, la Rectora y los archivados por la secretaria de la Direccin Administrativa y Financiera. La funcin de archivo no la est desempeando un profesional habilitado legalmente para esta actividad tal como lo seala la Ley 1409 de agosto 30 de 2010 que reglamenta el ejercicio profesional de la archivstica en Colombia. Se recomienda capacitarlo adecuadamente y/o contratar expertos en el tema que solucionen esta problemtica en la entidad lo antes posible. (Ver Anexo N 6) La universidad no tiene publicado EN SU PGINA WEB una relacin cronolgica, mes a mes, ao a ao desde sus inicios de todos los Acuerdos Expedidos por el Consejo Superior Universitario y las resoluciones de rectora, solo estn publicados unos 5 o 6 acuerdos, pero no los casi 40 que existen.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 5. RECOMENDACIONES
TALENTO HUMANO-CONTRATACION Los falencias evidenciadas en el rea de contratacin de la universidad reflejan la necesidad de que el Consejo Superior ejerza las facultades que tiene de revisar y modificar el estatuto de contratacin de la universidad del pacifico de los vicios que adolece con todas la exigencias requeridas conforme a la constitucin y la ley igualmente se modifique el manual de procesos y procedimientos para la contratacin en la universidad del pacifico, para establecer mecanismos suficientes para garantizar la aplicacin de los principios de la administracin pblica, y los establecidos en el artculo 2 del dicho manual Principios generales de contratacin de la Universidad. Se recomienda que se contrate a un profesional que cuyas obligaciones sea el control de la legalidad de los procesos de contratacin, con el fin desconcentrar de esta funcin al secretario general y al director administrativo.
SALUD OCUPACIONAL Con base al diagnostico obtenido en las diferentes sedes de la Universidad del Pacifico: Campus universitario, Intnalco. rea Administrativa. Sobre la existencia del Programa de Salud Ocupacional me permito realizar las siguientes recomendaciones, para el mejoramiento de las condiciones laborales y elevar los niveles de satisfaccin de los empleados uniendo la Seguridad con la calidad y productividad, logrando reducir los costos generados por los accidentes de trabajo y enfermedad de origen profesional su empresa
Cumplir con las normas de la Salud Ocupacional y el Decreto 1295 de 1994 en su art 21 literal D. Obliga al empleador a programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional en su empresa y su financiacin.
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 Retomar la conformacin del Comit Paritario para darle cumplimento a la resolucin 2013 de 1986 que tiene como objeto la reglamentacin , funcionamiento y organizacin de los comit de medicina, higiene y seguridad industrial en los puesto de trabajo y su Decreto 1295 de 1994 donde se dan las pautas para prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedan ocurrirle en ocasin y como consecuencia del trabajo que desarrolle. Contratar el coordinador de Salud Ocupacional el cual ser la primera lnea en este programa, para ejecutar P.S.O ya que estar en contacto directo con los empleados y el nexo directo con la administracin en materia de seguridad Aprovechar el apoyo que brinda la ARP en asesoras y capacitacin a atreves del programa de Salud Ocupacional de la UNIPA. Realizar evaluaciones diagnosticas de la situacin de la empresa atreves de la identificacin y localizacin de los factores de riesgo existente. para minimizar los accidentes de trabajo.
GESTION Se recomienda revisar, evaluar y modificar el manual de funciones actual de la Universidad del Pacifico. La tarea a recomendar, sera que los altos rganos de direccin, realicen un juicioso estudio financiero y operativo detallado, que replantee la actual planta de cargos y se pueda lograr una planta de personal ms eficiente y eficaz y por ende que mejore la operativa de la universidad al tener personal con situacin laboral ms estable de la que actualmente tienen. Para efectos de aminorar el nivel de riesgo, dejar de pagar multas millonarias por retardos u omisiones contables, ganar en eficiencia-eficacia y tener el personal del rea con un jefe directo a quien rendirle cuentas de su trabajo, se recomienda nombrar al Jefe de Contabilidad y Finanzas con el fin de tener
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 adems de un responsable directo, alguien que supervise un rea tan especializada y de mucho cuidado y de gran volumen de trabajo como esta. (Ver Anexo N2) Siendo el rea de DESARROLLO DE PERSONAL (RECURSOS HUMANOS) un rea tan importante y vital en la vida de una organizacin, no es conveniente tenerla acfala, es decir sin un jefe directo responsable y se le asigna otro cargo ms al Director Administrativo y Financiero, concentrando muchas funciones en un solo funcionario. En cuanto a la Acreditacin, nuestra recomendacin, es que se tenga en cuenta las orientaciones o pensamiento de la entidad que certifica la Acreditacin Institucional (el C.N.A. Consejo Nacional de Acreditacin), para siquiera empezar a pensar en la posibilidad de lograr la mencionada acreditacin. (Ver anexo N 3) Difundir y aplicar en la universidad, alguno de los Sistemas Administrativos Exitosos como la Planeacin Estratgica o Planeacin por Objetivos en todos los Niveles de Mando y Direccin de la Organizacin de tal forma que se logre una organizacin eficiente y sostenible en el mediano y largo plazo. (Ver Tabla N 5) Recomendamos tener en esta rea a un PROFESIONAL ESPECIALIZADO como JEFE DE PRESUPUESTO, dependiendo del Jefe del Area Contable y Financiera y no del Director Administrativo y Financiero cuyas funciones son ejecutivas (gerenciales) y no operativas dentro de la estructura organizacional de la entidad. reas como La Contable, la de Presupuesto, la de Recursos Humanos, la de Tesorera y la de Sistemas, son reas vitales en las funciones de apoyo a la actividad misional de cualquier organizacin, por tanto tenerles bien definidas sus denominaciones y funciones es muy importante para que las organizaciones logren eficientemente sus objetivos y metas. (Ver Anexo N 2 y Anexo N 4) La Universidad, debe ajustar su Misin, Visin y Valores a sus vivencias y anhelos colectivos actuales. (Ver Anexo N 7) Recomendamos Analizar y actualizar los estatutos de la Universidad. (Ver anexo N 6) Recomendamos recopilar y organizar la informacin para dar cumplimiento a la ley 594 de 2000 o ley de archivo. (Ver Anexo N 6)
ANEXOS

REVISION ACTIVOS FIJOS DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO CENTRO DE INVESTIGACIONES
Evidencia fotogrfica No 1
El Centro de Investigacin cuenta con una retroexcavadora que en el momento de la visita se encontraba en el campus deteriorndose y sin darle ninguna clase de uso.
Cuando se realizo la verificacin a algunas de las dependencias de la universidad entre ellos las salas de sistema del campus se evidencio que el personal de almacn no se entera de los cambios que se realizan entre las salas ni cuando se llevan los equipos a mantenimiento.

Algunos lagos son utilizados por particulares y estos no tienen un convenio escrito con la Universidad donde conste el canon de arrendamiento.

Se evidencio el deterioro y el descuido de las instalaciones del Centro de Investigaciones.

CAMPUS UNIVERSITARIO La sede Universitaria del pacifico en general. Verificamos que algunas dependencias como lo es el programa de Bienestar Universitario se encuentra aislado, sin ninguna forma de comunicacin. (Telfono ,Internet,Celular,Radio Telefono, etc). Existe hacinamiento en todas las oficinas, no cuentan con un espacio suficiente para realizar las diferentes tareas, por la mala distribucin del espacio, generando este una contaminacin visual y auditiva desconcentracin, estrs, y rendimiento laboral- por las diferentes actividades culturales,
Se puede evidenciar a dems que no se cuenta con un sistema de seguridad adecuado para estas instalaciones, puesto que el personal e incluso los instrumentos que hacen parte del programa estn expuestos a actos vandlicos de todo tipo como se puede evidenciar en la foto.
, no se cuenta con mdulos para exhibir los diferentes trofeos, balones y elementos que se tiene para el desarrollo de las diferentes actividades que planifique el programa.
De igual forma, el programa de Cultura no cuenta con una distribucin del espacio , para tener en un excelente estado los trajes que utilizan para desarrollar sus actividades.

ALMACEN
Se evidencio que no cumple con los estndares establecidos, ya que tiene una mala organizacin, poca iluminacin y mala clasificacin de los elementos.

DESARROLLO HUMANO
Se evidencio que en esta oficina donde esta ubicado, desarrollo humano no existe un buen funcionamiento de los empleados que ah laboran ,puesto que el espacio de la oficina es muy reducido, hay hacinamiento, la atencin a los estudiantes es incomoda. la trabajadora social, la sicloga, el orientador acadmico y sus dos asistentes,
Agua potable
Se evidencio que no se cuenta con un sistema de alcantarillado, pues suministra el agua de una quebrada que pasa por el Campus, la cual es trasportada por medio de mangueras y una motobomba, es utilizada para la limpieza y los baos, a pesar que se cuenta con dispensadores de agua para los estudiantes no se evidencio de donde sale esta para el consumo.

SEALES PREVENTIVAS
Se observa que no se cuenta con seales preventivas visuales, las cuales alerten a la comunidad universitaria. Cabe resaltar que aunque en cada bloque se cuenta con una manguera para incendios por ningn lado se evidencio el hidrante, puesto que en este sitio no existe el servicio de agua potable.

SEDE INTENALCO
Las instalaciones de esta sede en toda su localidad se encuentra en un mximo de deterioro, puertas en mal estado, paredes con grietas piso, techo defectuoso, la iluminacin es insuficiente, existe hacinamiento en todas sus dependencias la mayora de los equipos estn obsoleto como son, aire acondicionado extractores. Mesa de trabajo de madera Y computadores

ESTACION DE ENFERMERIA
Se evidencio que el espacio donde el mdico atiende no es optimo, para desarrollar su actividad por la incomodidad que este presenta. La manipulacin de los implementos y la organizacin de la enfermera adecuada generando un ambiente de riesgo para la salud estudiantil. no es la
No se le da el tratamiento adecuado a los desechos hospitalarios.
SEDE ADMINISTRATIVA
La sede administrativa se verifico que cuenta con un alto grado de hacinamiento en todas sus dependencias, generando un factor de riesgo sipcosocial, y psicolaboral, altos riesgo de estrs, bajo rendimiento laboral, angustia, fatiga, ansiedad, gastritis, desconcentracin, no hay segregacin de funciones

No se cuenta con un mobiliario ergonmico, espacios muy reducidos para la atencin de las diferentes actividades, como tesorera, direccin acadmica, recursos humanos, informtica, etc.

ESCALERAS
Se evidencio que las escaleras para acceder al departamento de archivo no cumple con las condiciones mnimas de seguridad, son inclinadas y no cuenta con sus respetivas sealizacin preventiva.

SISTEMA ELECTRICO
Se evidencio que el sistema elctrico, el equipo elctrico sin conexin a tierra, cableado defectuoso, en malas condiciones, no cuenta con sealizaciones, no tiene su respectivas cajas de seguridad puede general accidentes a los que lo manipulan.
EL BOTIQUN
Se evidencio que el botiqun de primeros auxilios no esta en un lugar visible, ni se cuenta con los elementos bsicos en caso de alguna emergencia.(gasas, vendas esparadrapos jabn. alcohol, suero fisiolgico, analgsicos ,tijeras ,guantes desechables, pinzas y termmetro).
ABOGADOS CONSULTORES LTDA DR. EUSEBIO CAMACHO HURTADO NIT. 900308349-3 AUDITORIO
Se evidencio que el lugar no es el adecuado, puesto que presenta mucha humedad, malos olores ya que esta sobre unas cajas de desage de aguas residuales.

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DIGNOSTICO SITUACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO

UNIVERSIDAD DEL PACIFICO UNPA 2010- ENERO MAYO 2011

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DIGNOSTICO SITUACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO

EUSEBIO CAMACHO HURTADO Diagnosticador Lder ABOGADOS CONSULTORES LTDA.

Asistente: ELIANA JIMENEZ PELAEZ

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1. HECHOS RELEVANTES DIANOSTICO

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2. ALCANCE DEL DIAGNOSTICO

3.1 Gestin misional

Evaluacin del sistema de control interno

Gestin Salud Ocupacional

Gestin Contable, financiera y presupuestal

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4. RESULTADOS DEL DIANOSTICO POR LINEAS

4.1 LINEA CONTROL INTERNO

Avance a la Implementacin del MECI y Sistema de Gestin de Calidad

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AMBIENTE DE CONTROL Desarrollo de Talento Humano

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COMUNICACIN PBLICA Comunicacin Informativa

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SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION

AUTOEVALUACIN Autoevaluacin de Control

No se cuenta con procedimientos de autoevaluacin de control definidos.

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CONTROL INTERNO CONTABLE

No se evidencio el informe de Control Interno Contable.

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2 GASTOS GENERALES 202 Adquisicin de Servicios 2025 Impresos y Publicaciones

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se encuentra impreso en una hoja que dice 2 0383-2010

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Eduard Stick Lopez Padilla

Docente ocasional categora asociado

Oscar Yehiny Larrahondo Ramos

Docente ocasional categora asociado

Docente ocasional categora asistente

SALARIO II SEM 2010

SALARIO I SEM 2011

SALARIO I SEM 2011 INCREM

DEDICACION II SEM 2010

DEDIC I SEM 2011

INTENSIDAD II SEM 2010

INTENSIDAD ISEM 2011

16.670.531 16,483,180 52,271,714

1.991.050 2.034.583 2.034.583

1.991.050 2.034.583 2.034.583

2.054.166 AUXILIAR 2.099.079 AUXILIAR 2.099.079 AUXILIAR

T.C T.C T.C

T.C T.C T.C

T.C T.C T.C

ACUI ACUI ACUI

07 de Febrero del 2011 24 07 de Febrero del 2011 24 07 de Febrero del 2011 24

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SALARIO SALARIO II I SEM SEM 2010 2011

SALARIO I SEM CATEG 2011 INCREM ORIA