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Capítulo 4: Pedidos de compra

CAPÍTULO 4: PEDIDOS DE COMPRA

Objetivos

Los objetivos son

Revisar los distintos formularios y páginas de lista para trabajar con pedidos de compra.

Configurar parámetros de compra.

Crear un pedido de compra y agregarle líneas.

Procesar un pedido de compra.

Generar una lista de recepciones de pedido de compra y una recepción de producto.

Revisar el proceso de gestión de cambios y configurar el sistema para la gestión de cambios.

Revisar tareas adicionales que puedan realizarse para un pedido de compra.

Revise las páginas de lista y las consultas que están disponibles para pedidos de compra.

Introducción

En Microsoft Dynamics ® AX 2012, los pedidos de compra se utilizan en todo el proceso de compras para registrar información sobre las mercancías y los servicios que una empresa compra a diversos proveedores.

Los pedidos de compra permiten a personas con diferentes roles actualizar los estados de los pedidos y realizar un seguimiento de los mismos. Por ejemplo, el agente de compras utiliza pedidos de compra para crear una lista de los

productos que se deben comprar a un proveedor específico. En el pedido de compra se registra información diversa, como el precio, los datos de la entrega

y los artículos. Además, el agente de compras generará un documento de

confirmación de pedido de compra. Este es un documento externo que se envía al proveedor para avisarle de la compra.

Un trabajador del almacén también puede utilizar el pedido de compra para realizar un seguimiento del sistema y actualizarlo cuando se reciben mercancías

o productos del proveedor. A su vez, el contable puede utilizar el pedido de

compra para obtener los datos necesarios y generar la factura correspondiente, de modo que pueda realizarse el pago al proveedor por los productos suministrados.

Para obtener más información acerca de la generación de facturas para pedidos de compra, consulte el curso Operaciones financieras I de Microsoft Dynamics AX 2012.

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Trabajo con pedidos de compra

Existen diversos formularios y páginas de lista para crear, revisar y actualizar pedidos de compra. En los siguientes temas se revisa la funcionalidad de formulario Pedido de compra y página de lista Pedido de compra.

Página de lista Todos los pedidos de compra

La página de lista Todos los pedidos de compra se encuentra en Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra. La página de lista muestra todos los pedidos de compra para la empresa actual. La página de lista puede utilizarse para crear, modificar o revisar cualquier pedido de compra en el sistema para la empresa a la que está conectado.

ILUSTRACIÓN 4.1 PÁGINA DE LISTA TODOS LOS PEDIDOS DE COMPRA
ILUSTRACIÓN 4.1 PÁGINA DE LISTA TODOS LOS PEDIDOS DE COMPRA

Capítulo 4: Pedidos de compra

La página de lista Todos los pedidos de compra contiene dos cuadros informativos que muestran información adicional sobre el pedido de compra seleccionado.

Últimos pedidos de compra: muestra una lista de pedidos de compra recientes para el mismo proveedor que el pedido de compra seleccionado en la cuadrícula. El usuario puede buscar un pedido de compra relacionado haciendo clic en el vínculo Pedido de compra dentro del cuadro informativo.

Información relacionada: muestra el número de facturas abiertas para el mismo proveedor indicado en el pedido de compra seleccionado en la cuadrícula. Si hace clic en el vínculo Facturas, la página de lista se actualizará con la página de lista Facturas de proveedor abiertas para el proveedor seleccionado.

Los botones del Panel de acciones se utilizan para completar diversas tareas que están relacionadas con los pedidos de compra seleccionados. No todos los botones están disponibles al seleccionar más de un pedido de compra.

El panel de vista previa en la página de lista Todos los pedidos de compra muestra una lista de cada línea en el pedido de compra seleccionado.

Formulario Pedido de compra

El formulario Pedido de compra se utiliza para indicar y ver los detalles sobre un pedido de compra específico. Existen varias formas de abrir el formulario de pedido de compra:

Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra. A continuación, haga clic en el botón Pedido de compra en el grupo Nuevo del Panel de acciones.

Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra. A continuación, seleccione el pedido de compra deseado y haga clic en Editar en el grupo Mantener del Panel de acciones.

Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra. A continuación, haga doble clic en el pedido de compra deseado.

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El formulario Pedido de compra tiene tres vistas disponibles: encabezado, línea y editar en cuadrícula.

El formulario Pedido de compra siempre se abre en la Vista de línea.

ILUSTRACIÓN 4.2 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA DE LÍNEA
ILUSTRACIÓN 4.2 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA DE LÍNEA

La versión de vista de línea del formulario tiene tres fichas desplegables:

Encabezado de pedido de compra: esta ficha muestra información básica del encabezado del pedido de compra. Se aplica a todas las líneas del pedido de compra. No obstante, algunos campos pueden reemplazarse en el nivel de línea. Para ampliar la ficha desplegable Encabezado de pedido de compra, presione CTRL + 1.

NOTA: está prevista una personalización de la ficha desplegable Encabezado de pedido de compra, ya que estos campos serán específicos para cada empresa que instala Microsoft Dynamics AX 2012.

Líneas del pedido de compra: muestra una lista de cada artículo o servicio para el pedido de compra. Esta ficha desplegable estará siempre expandida.

Detalles de línea: muestra información adicional para la línea que está seleccionada en la ficha Líneas del pedido de compra. La información adicional en la ficha Detalles de línea está dividida en varias fichas en la parte inferior de la página de fichas que divide los campos adicionales en grupos o áreas lógicos. Para ampliar la ficha desplegable Encabezado de pedido de compra, presione CTRL + 3.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Para indicar información detallada sobre un pedido de compra en el encabezado y, opcionalmente, hacer que la información se copie en todas las líneas del pedido de compra, debe abrir la Vista de encabezado. Para abrir la Vista de encabezado, haga clic en Vista de encabezado en el grupo Mostrar del Panel de acciones en el formulario Pedido de compra, o presione F10.

ILUSTRACIÓN 4.3 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA DE ENCABEZADO
ILUSTRACIÓN 4.3 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA
DE ENCABEZADO

Cuando esté en la Vista de encabezado del formulario Pedido de compra, el botón Vista de encabezado en el Panel de acciones se resaltará para ofrecerle una indicación visual de la vista actual.

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La vista de encabezado está dividida en varias fichas. Estas se describen en la siguiente tabla:

Ficha

Descripción

General

Ver y editar la información sobre el pedido de compra seleccionado. El acceso directo para expandir esta ficha desplegable es CTRL + 1.

Configuración

Ver y cambiar la información del grupo de compradores, el pedido, el grupo y el idioma para el pedido de compra seleccionado. El acceso directo para expandir y contraer esta ficha desplegable es CTRL + 2.

Dirección

Ver o seleccionar información sobre la dirección de entrega para el pedido de compra seleccionado. El acceso directo para expandir y contraer esta ficha desplegable es CTRL + 3.

Entrega

Configurar la información de entrega del pedido. El acceso directo para expandir y contraer esta ficha desplegable es CTRL + 4.

Precio y

Especificar los precios e información de descuento del pedido. El acceso directo para expandir y contraer esta ficha desplegable es CTRL + 5.

descuento

Comercio

Especificar información sobre comercio exterior para el pedido. El acceso directo para expandir y contraer esta ficha desplegable es CTRL + 6.

exterior

Dimensiones

Ver una dimensión financiera predeterminada para el encabezado del pedido de compra. Realizar un seguimiento del uso de cada dimensión financiera en las estructuras contables y las estructuras de reglas contables. El acceso directo para expandir y contraer esta ficha desplegable es CTRL + 7.

financieras

Capítulo 4: Pedidos de compra

Para modificar o actualizar información en el pedido de compra en una vista de cuadrícula, haga clic en el icono Cuadrícula en el panel de estado del formulario Pedido de compra. Esto le permite modificar información sobre los campos más comunes del pedido de compra. También le permite seleccionar varios pedidos de compra para su actualización.

ILUSTRACIÓN 4.4 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA EDITAR EN CUADRÍCULA
ILUSTRACIÓN 4.4 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA EDITAR
EN CUADRÍCULA

Tipos de pedidos de compra

Cuando cree un pedido de compra debe indicar qué tipo de pedido es. Puede seleccionar uno de los siguientes tipos de pedido:

Diario: se utiliza como borrador. Este tipo no afecta a las cantidades de existencias ni genera transacciones de artículos. Las líneas de diario del pedido de compra no se incluyen en la programación maestra.

Pedido de compra: se utiliza cuando el proveedor confirma un pedido.

Pedido devuelto: se utiliza cuando se devuelven mercancías al proveedor. El número del artículo devuelto (el número RMA) que el proveedor le proporciona debe indicarse en la ficha Otro.

SUGERENCIA: puede establecer un tipo de pedido de compra determinado dentro del formulario Parámetros de adquisición y abastecimiento en el campo Tipo de compra.

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Estados de pedido de compra

Un pedido de compra puede tener varios estados que indican el progreso del pedido seleccionado en el proceso del pedido de compra. Como parte de la gestión del flujo de trabajo y de cambios que facilita el pedido de compra, se ha implementado un estado de aprobación en el encabezado del pedido de compra.

Pedido abierto

Recibido

Facturado

Cancelado

Como parte de la gestión del flujo de trabajo y de cambios que facilita el pedido de compra, se ha implementado un estado de aprobación en el encabezado del pedido de compra. Para obtener más información, consulte el tema “Estados de aprobación” en este módulo.

Borrador

En Revisión

Rechazado

Aprobado

Confirmado

Finalizado

NOTA: para obtener más información acerca del flujo de trabajo, consulte el curso Gestión de compras en Microsoft Dynamics AX 2012.

Además del Estado en el encabezado del pedido de compra, cada línea del pedido también puede tener un estado.

Pedido abierto

Recibido

Facturado

Cancelado

Capítulo 4: Pedidos de compra

Estados de documentos del pedido de compra

Además del estado del pedido de compra, cada pedido de compra tiene un estado de documentos que indica los documentos que se generan para un pedido de compra seleccionado.

Ninguno: no se generan documentos para el pedido.

Recepción de producto: se genera como mínimo una recepción de producto para el pedido.

Factura: se genera como mínimo una recepción de producto para el pedido.

Dado que el estado y el estado del documento se calculan de forma separada, diferentes combinaciones de estados y estado del documento pueden contribuir adicionalmente a identificar el estado de un pedido. Por ejemplo, si el estado de un pedido es Pedido abierto y el estado del documento es Factura, puede deducirse que el pedido está parcialmente recibido y facturado.

Proveedor plantilla

Utilice la función Proveedor plantilla al trabajar con un proveedor que no existe en el formulario Proveedores. Antes de utilizar esta función, asegúrese de que se configure una secuencia numérica para proveedores plantilla en Adquisición y abastecimiento > Configuración > Parámetros de adquisición y abastecimiento > Secuencias numéricas.

Grupo de campos Administración

El grupo de campos Administración contiene los siguientes campos:

Grupo de compradores: escriba o seleccione un grupo de compradores que se encuentre en el formulario Grupos de compradores.

Comprador: seleccione el nombre del empleado que hizo el pedido de compra. El empleado debe estar configurado en la tabla de empleados.

Grupo: agrupe sus pedidos de compra con fines de filtrado y selección.

Idioma: se imprime al imprimir los documentos del pedido de compra que se utilizan para la comunicación con el proveedor.

Solicitante: indica el usuario que solicitó los artículos, si el pedido de compra se creó desde una solicitud de compra. El campo estará en blanco si varios usuarios han solicitado artículos incluidos en el mismo pedido de compra.

Activar administración de cambios: indica si la gestión de cambios está activada para el pedido de compra.

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Configurar parámetros de compra

Utilice el formulario Parámetros de adquisición y abastecimiento para configurar parámetros de compra. Se pueden llevar a cabo las siguientes tareas:

Definir parámetros que se apliquen a todas las transacciones de compra.

Especificar información predeterminada que se utilizará si no se ha especificado la información en un nivel inferior.

Seleccionar secuencias numéricas para compras.

Ficha General

Utilice la ficha General en el formulario Parámetros de adquisición y abastecimiento para definir parámetros generales de pedido de compra. Las opciones se describen en la siguiente tabla.

Parámetro

Descripción

Tipo de compra

Seleccione el tipo de pedido de compra que se crea de forma predeterminada al crear un pedido en el formulario Pedido de compra. Un pedido de compra puede tener uno de los siguientes tipos:

Diario, Pedido de compra o Pedido devuelto.

Acción de devolución estándar

Seleccione la acción de devolución que está predeterminada para devolver líneas de pedido de compra.

Grupo de compras

Seleccione el grupo de compras que quiere que aparezca de manera predeterminada en un pedido de compra cuando se crea en el formulario Pedido de compra. Los grupos de compras se utilizan para agrupar pedidos de compra y para fines de filtrado y selección.

Solicitar al especificar la cuenta del proveedor y de facturación

Active esta casilla para mostrar un mensaje al seleccionar o modificar la cuenta del proveedor para un pedido de compra. Este mensaje indica que la información del proveedor como, por ejemplo, condiciones de pago, del formulario Proveedores se copiará en el pedido de compra. Si no activa esta casilla, se copiará la información y no se mostrará ningún mensaje. La información básica que está especificada para el número de cuenta del proveedor como, por ejemplo, el nombre y la dirección, se copia en un pedido de compra, esté o no activada esta casilla.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Parámetro

Descripción

Solicitar valor del campo de cantidad al registrar documentos

Active esta casilla para recomendar automáticamente un valor para el campo Cantidad al generar un documento. Los valores recomendados para los pedidos de compra son los siguientes:

Pedido de compra - Todos

Lista de recepciones - Todas

Recepción de producto - Todas

Factura - Recepción de producto

Si anteriormente generó los documentos del pedido de compra utilizando valores diferentes a los recomendados y ha activado esta casilla, recibirá un mensaje que recomienda modificar el valor actual por el valor recomendado la próxima vez que genere un documento.

Precios/importes de pedido de compra

Indica si los precios y los importes del pedido de compra deben imprimirse en el documento del pedido de compra.

Activar

Indica si la empresa actual utiliza la gestión de cambios para pedidos de compra.

administración

de cambios

 

Permitir anular

Indica si es posible anular los parámetros de gestión de cambios para cada proveedor y pedido de compra. Cuando esta casilla está activada también puede anularse la configuración predeterminada del proveedor cuando se creó el pedido de compra.

la configuración

por proveedor

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Adquisición y abastecimiento > Configurar > Parámetros de adquisición

y abastecimiento > Ficha General

ILUSTRACIÓN 4.5 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO - FICHA GENERAL
ILUSTRACIÓN 4.5 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO -
FICHA GENERAL

Ficha Actualizaciones

Utilice la ficha Actualizaciones en el formulario Parámetros de adquisición

y abastecimiento para especificar o ver parámetros en las secciones General y

Recepción de producto. Aquí se incluyen reglas para aceptaciones de entrega y recepciones de producto.

Los parámetros de actualización se describen en la siguiente tabla.

Parámetro

Descripción

Aceptar entrega

Active esta casilla para permitir que se acepten entregas incompletas como entrega final.

en exceso

Aceptar entrega

Active esta casilla para habilitar la recepción de más artículos de los que solicitó en la línea de compra, a través de la actualización de recepción de producto.

incompleta

Nivel de seguridad de pedidos facturados

Especifique si se deben permitir cambios en un pedido de compra completamente facturado.

Compruebe el número de recepción de producto utilizado

Seleccione el modo de tratar números duplicados de recepción de producto para cada proveedor.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Para ver o editar parámetros para la actualización automática de las líneas de pedido al modificar el encabezado del pedido de compra, haga clic en Actualizar líneas de pedido.

Haga clic en el botón Actualizar líneas de pedido para abrir el formulario en el que puede especificar cómo se actualizan automáticamente las líneas del pedido de compra cuando se realizan cambios en el encabezado del pedido de compra.

En cada campo puede seleccionar uno de los siguientes valores.

Siempre: las líneas de pedido se actualizan automáticamente cuando se actualiza el encabezado del pedido, a menos que esto comprometa la lógica de negocios que se aplica en un determinado punto del ciclo de vida de la línea del pedido de compra.

Nunca: las líneas del pedido no se actualizan cuando se actualiza el encabezado del pedido.

Preguntar: el usuario elige si desea actualizar o no las líneas del pedido, a menos que esto comprometa la lógica de negocios que se aplica en un determinado punto del ciclo de vida de la línea del pedido de compra.

Adquisición y abastecimiento > Configurar > Parámetros de adquisición y abastecimiento > Ficha Actualizaciones

ILUSTRACIÓN 4.6 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO - FICHA ACTUALIZACIONES
ILUSTRACIÓN 4.6 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO -
FICHA ACTUALIZACIONES

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Ficha Precios

Utilice la ficha Precios para especificar cómo se calculan los descuentos (si se aplican diversos descuentos) y si se agregan automáticamente los gastos a las líneas o pedidos de compras. Las opciones se describen en la siguiente tabla.

Parámetro

Descripción

Descuento

Determina cómo se calcula el descuento, si el descuento de línea y el descuento multilínea se encuentran en la misma línea del pedido de compra.

Buscar gastos

Active esta casilla para asignar automáticamente los gastos principales cuando cree un pedido de compra. Si no se han definido gastos automáticos, desactive esta casilla para aumentar el rendimiento.

principales

Buscar gastos

Active esta casilla para asignar automáticamente gastos de línea que están configurados para el artículo pedido cuando cree una línea de pedido de compra. Si no se han definido gastos automáticos, desactive esta casilla para aumentar el rendimiento.

para línea

Tipo de fecha

Especifique la fecha utilizada al buscar acuerdos comerciales.

Calcular el descuento total al realizar el registro

Active esta casilla para calcular automáticamente el descuento total al generar pedidos de compra. El campo descuento total estará cerrado para la edición manual si esta casilla está activada.

Evaluación

Si modifica las condiciones de precios y descuentos, los precios y los descuentos podrían recalcularse y sobrescribirse. También podría activar un cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo le ayuda a decidir si mantener el precio actual o descontarlo si el precio se ha heredado de un origen externo. Agregue los tipos de orígenes externos que deben desencadenar este diálogo activando la casilla.

del acuerdo

comercial

Capítulo 4: Pedidos de compra

Adquisición y abastecimiento > Configurar > Parámetros de adquisición y abastecimiento > Ficha Precios

ILUSTRACIÓN 4.7 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO - FICHA PRECIOS
ILUSTRACIÓN 4.7 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO -
FICHA PRECIOS

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Parámetros de dimensiones de inventario

Utilice los parámetros en la ficha Dimensión de inventario para seleccionar las dimensiones de inventario que se muestran en líneas de pedido de compra.

Adquisición y abastecimiento > Configurar > Parámetros de adquisición y abastecimiento > Ficha Dimensiones de inventario

ILUSTRACIÓN 4.8 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO - FICHA DIMENSIONES DE INVENTARIO
ILUSTRACIÓN 4.8 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO -
FICHA DIMENSIONES DE INVENTARIO

Capítulo 4: Pedidos de compra

Secuencias numéricas

En la ficha Secuencias numéricas puede seleccionar una secuencia numérica que esté asociada a cada referencia. Las secuencias numéricas se utilizan para asignar números lógicos o secuenciales a un documento o registro. Por ejemplo, el código de secuencia numérica que está asociado a la Referencia de pedido de compra se utiliza para generar un nuevo número único para cada pedido de compra que se crea.

La secuencia numérica puede configurarse para que tenga un formato específico como, por ejemplo, PO#####. Esto significa que el número de pedido de compra se generará utilizando el siguiente número disponible en ese formato.

Por ejemplo, si el siguiente número en la secuencia es 11156, cuando se cree un nuevo pedido de compra, el sistema generará el pedido de compra como PO11156.

ILUSTRACIÓN 4.9 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO - FICHA SECUENCIAS NUMÉRICAS
ILUSTRACIÓN 4.9 PARÁMETROS DE ADQUISICIÓN Y ABASTECIMIENTO -
FICHA SECUENCIAS NUMÉRICAS

Cada secuencia numérica debe tener especificado un código de secuencia numérica antes de que se pueda crear un documento de ese tipo.

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Crear pedidos de compra

Existen varias formas de crear un pedido de compra. En los siguientes temas se describen detalladamente los pasos para crear un pedido de compra y agregar líneas al mismo.

Procedimiento: Crear un pedido de compra

Para crear un nuevo pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Haga clic en Pedido de compra en el grupo Nuevo del Panel de acciones para crear un nuevo pedido de compra.

3. En el formulario Crear pedido de compra, seleccione un proveedor.

ILUSTRACIÓN 4.10 FORMULARIO CREAR PEDIDO DE COMPRA
ILUSTRACIÓN 4.10 FORMULARIO CREAR PEDIDO DE COMPRA

Capítulo 4: Pedidos de compra

4. Si se le solicita, haga clic en para copiar la dirección, la dirección de entrega, la divisa, el número de cuenta de facturación y el idioma en el pedido de compra.

5. En la lista Tipo de compra, seleccione el tipo de pedido de compra que desea crear.

6. Especifique o modifique la información en el formulario Crear pedido de compra, según sea necesario, y haga clic en Aceptar.

Agregar líneas a un pedido de compra

Existen varias formas de agregar líneas a un pedido de compra.

Agregue manualmente una línea cada vez mediante el botón Agregar línea en la ficha Líneas de pedido de compra y luego seleccione una de las siguientes opciones:

o

Código de artículo: utilice la lista desplegable Código de artículo para seleccionar un producto que esté definido en el sistema. Estos productos pueden estar o no mantenidos en existencias en función de la configuración que esté definida para el producto.

o

Categoría de compras: utilice el cuadro desplegable Categoría de compras a fin de seleccionar una categoría para adquirir un producto de compra indirecta.

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Agregue varias líneas utilizando el botón Agregar líneas en la ficha Líneas de pedido de compra. En el formulario Crear líneas, utilice el botón Filtro > Ordenación/filtro avanzado para buscar los productos deseados. A continuación, indique la cantidad deseada junto a cada código de artículo en el campo Cantidad de compra. Utilice el botón Crear para aceptar los importes y cerrar el formulario, o utilice el botón Aplicar para agregar los códigos de artículos seleccionados al pedido de compra y continuar la búsqueda.

ILUSTRACIÓN 4.11 FORMULARIO CREAR LÍNEAS
ILUSTRACIÓN 4.11 FORMULARIO CREAR LÍNEAS

Copie líneas de otro pedido de compra utilizando el botón De todos o Desde diario en el grupo Copiar del Panel de acciones en el formulario Pedido de compra.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Procedimiento: Agregar una línea a un pedido de compra

Para agregar una línea a un pedido de compra, siga estos pasos:

1. Desde el formulario Pedido de compra, haga clic en el botón Vista de línea en el grupo Mostrar del Panel de acciones.

2. Haga clic en Agregar línea en la ficha Líneas de pedido de compra.

3. Seleccione el Código de artículo o la Categoría de compras.

4. Si se requiere, especifique el Tamaño, el Color, la Configuración y otras dimensiones de inventario.

5. Especifique la cantidad de compra en el campo Cantidad.

6. Seleccione la unidad de medida para comprar la cantidad que está especificada en el campo Unidad.

7. Indique el Precio unitario para la línea.

8. De manera opcional, especifique información de descuento y repita los pasos 2 a 8 para cada línea adicional.

Procedimiento: Especificar detalles del encabezado del pedido de compra

Para un pedido de compra se puede especificar o ver información detallada mediante la Vista de encabezado en el formulario Pedido de compra. Para especificar detalles sobre un pedido de compra, siga estos pasos:

1. Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado y haga clic en Edita en el grupo Mantener del Panel de acciones para abrir el pedido de compra o haga clic en Pedido de compra en el grupo Nuevo para crear un nuevo pedido de compra.

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3. Haga clic en Vista de encabezado en el grupo Mostrar del formulario Pedido de compra.

ILUSTRACIÓN 4.12 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA DE ENCABEZADO
ILUSTRACIÓN 4.12 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA
DE ENCABEZADO

4. Haga clic en cada ficha e indique la información requerida.

NOTA: para obtener más información sobre la Vista de encabezado del formulario Pedido de compra, consulte Trabajar en la Vista de encabezado, o consulte la Ayuda para este formulario.

Envío a varias direcciones

La función Envíos múltiples permite que el usuario especifique direcciones de entrega correspondientes a cada línea de pedido.

Utilice la funcionalidad Envíos múltiples en Pedidos de compra para especificar varias direcciones de recepción.

Utilice la funcionalidad Selección de dirección para especificar otra dirección para las líneas de pedido de compra, por ejemplo, cuando le solicite a un proveedor que realice la entrega directamente a un cliente, cuando no utiliza la función Entrega directa en pedidos de ventas. En la creación, la dirección de entrega predeterminada de la línea de pedido de compra es la dirección de entrega del encabezado del pedido de compra.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Procedimiento: Especificar detalles de línea de pedido de compra

Para una línea de pedido de compra se puede especificar o ver información detallada en la ficha Detalles de línea mediante Vista de línea en el formulario Pedido de compra. Para especificar detalles sobre una línea de pedido de compra, siga estos pasos:

1. Haga clic en Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado y haga clic en Editar en el grupo Mantener del Panel de acciones, o cree un nuevo pedido de compra.

3. Haga clic en Vista de línea en el grupo Mostrar del formulario Pedido de compra.

4. Seleccione la línea deseada en la ficha Líneas de pedido de compra o cree una nueva línea.

5. Haga clic en la ficha Detalles de línea.

ILUSTRACIÓN 4.13 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA DE LÍNEA
ILUSTRACIÓN 4.13 FORMULARIO PEDIDO DE COMPRA - VISTA DE LÍNEA

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6. Haga clic en cada ficha e indique la información requerida. Por ejemplo, para modificar la dirección de entrega en una línea, siga estos pasos:

a. Haga clic en la ficha Direcciones.

b. Utilice la lista desplegable Dirección de entrega para seleccionar una dirección de entrega disponible para este proveedor.

c. Haga clic en el icono Libreta de direcciones global para seleccionar una dirección diferente de la libreta de direcciones global.

d. Haga clic en el icono Agregar para crear una nueva dirección.

Programación de entregas

La programación de entregas consiste en una línea de pedido con varias entregas

y líneas de programación de entregas. Cada línea de programación de entregas se

muestra en el pedido de compra debajo de la línea de pedido con varias entregas. Un icono distingue entre la línea de pedido con varias entregas y las líneas de programación de entregas. La línea de pedido con varias entregas sirve como

plantilla para las líneas de programación de entregas. Esto significa que cuando se crean líneas de programación de entregas, los valores se copian desde la línea de pedido con varias entregas a las líneas de programación de entregas. Por ejemplo, los precios y las condiciones de acuerdos comerciales se aplicarán

a la línea de pedido con varias entregas y se copiarán en las líneas de programación de entregas.

La cantidad de la línea de pedido con varias entregas y la suma de la cantidad de las líneas de programación de entregas siempre estarán sincronizadas. Tras la creación de una línea de programación de entregas la mayoría de los atributos de la línea de entrega pueden editarse como en una línea de pedido normal.

Solo se mostrarán líneas de programación de entregas en la confirmación del pedido de compra o listas de selección, no la línea de pedido con varias entregas.

NOTA: puede eliminar una programación de entregas desde el formulario Programación de entregas. Si elimina la línea de pedido, la programación de entregas también se eliminará.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra > Vista de línea > Línea de periodo de compra > Programación de entregas

ILUSTRACIÓN 4.14 FORMULARIO PROGRAMACIÓN DE ENTREGAS
ILUSTRACIÓN 4.14 FORMULARIO PROGRAMACIÓN DE ENTREGAS

Escenario: Crear un pedido de compra con una programación de entregas

Alicia, agente de compras, necesita 200 unidades de un artículo cada mes durante los próximos cinco meses. Debido a los acuerdos comerciales con el proveedor, obtiene un mejor precio si pide como mínimo 1000 unidades. Crea un pedido de compra de 1000 artículos y utiliza la programación de entregas para programar entregas de 200 unidades para los próximos cinco meses.

Procedimiento: Agregar una programación de entregas a una línea de pedido de compra

Para una línea de pedido de compra se puede especificar o ver información detallada en la ficha Detalles de línea mediante Vista de línea en el formulario Pedido de compra. Para especificar detalles sobre una línea de pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado y haga clic en Editar en el grupo Mantener del Panel de acciones, o cree un nuevo pedido de compra.

3. Haga clic en Vista de línea en el grupo Mostrar del formulario Pedido de compra.

4. Seleccione la línea deseada en la ficha desplegable Líneas de pedido de compra o cree una nueva línea. La cantidad para la línea debe ser mayor que uno.

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5. Haga clic en Línea de pedido de compra > Programación de entregas.

6. Haga clic en Nueva en el formulario Programación de entregas para crear una nueva línea para la programación, especifique la cantidad y la fecha de entrega. Repita este paso para cada entrega.

7. Tenga en cuenta que el grupo de campos Programación de entregas le mostrará el total de todas las líneas y la cantidad restante.

8. Haga clic en Aceptar en el formulario Programación de entregas.

Gastos en pedidos de compra

Los gastos que quiera agregar a pedidos de compra como, por ejemplo, tasa de factura, flete y seguro, pueden agregarse al encabezado o a cada línea de un pedido de compra. Puede agregar gastos manualmente o Microsoft Dynamics AX puede generarlos automáticamente.

El valor total de los gastos se muestra en el formulario Totales y se incluye en el cálculo del importe total.

Procedimiento: Agregar gastos a un pedido de compra

Para agregar gastos al encabezado de un pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Proveedores > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra para el que se van a definir los gastos.

3. Haga clic en Editar en el grupo Mantener del Panel de acciones.

4. Haga clic en la ficha Compra en el Panel de acciones y a continuación haga clic en Mantener gastos.

ILUSTRACIÓN 4.15 FORMULARIO TRANSACCIONES DE GASTOS
ILUSTRACIÓN 4.15 FORMULARIO TRANSACCIONES DE GASTOS

Capítulo 4: Pedidos de compra

5. En el formulario Transacciones de gastos, seleccione el código para el gasto en el campo Código de gastos.

6. La descripción se carga de forma automática en función de la definición del gasto en el formulario Código de gastos.

7. Como opción, puede editar el texto en el campo Descripción.

8. Especifique cómo calcular el gasto en el campo Categoría y especifique un valor en el campo Valor de gastos.

9. También puede especificar un grupo de impuestos en el campo Grupo de impuestos.

10. Cierre el formulario Transacciones de gastos.

Asignar gastos a líneas de pedido de compra

Cuando haya completado la configuración de los gastos varios para un pedido de compra, el siguiente paso consiste en asignar gastos a líneas de pedido de compra antes de procesar el pedido.

Haga clic en Proveedores > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra. En la ficha Compra, haga clic en Asignar gastos.

ILUSTRACIÓN 4.16 FORMULARIO ASIGNAR GASTOS
ILUSTRACIÓN 4.16 FORMULARIO ASIGNAR GASTOS

Utilice el formulario Asignar gastos para asignar gastos desde el encabezado del pedido de compra a las líneas del pedido de compra.

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Los gastos se pueden agregar al encabezado del pedido de compra o a las líneas del pedido de compra. En ocasiones, los gastos que están asignados al encabezado del pedido de compra deben asignarse también a las líneas. Por ejemplo, si el coste del transporte debe agregarse a la línea precio de coste del artículo, el coste de transporte deberá asignarse a las líneas utilizando uno de los siguientes métodos:

El importe total de gastos se asigna a las diversas líneas de compra en función de lo siguiente:

o

La magnitud del importe de línea en relación con el importe neto total de las líneas.

o

El número de unidades en relación con el número total de unidades de las líneas.

o

De forma equitativa, según el número total de líneas.

Se pueden especificar los tipos de líneas de compra a los que se van a asignar los gastos. Así, es posible asignar a todas las líneas, positivas o negativas. De esta manera, se podría evitar la asignación de gastos a artículos devueltos.

También pueden determinarse manualmente las líneas exactas a las que se asignará el gasto.

Procedimiento: Agregar gastos a una línea de pedido de compra

Para agregar gastos a la línea de un pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Proveedores > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra para el que se van a definir los gastos.

3. Haga clic en Editar en el grupo Mantener del Panel de acciones.

4. Seleccione la línea deseada en la ficha Líneas de pedido de compra.

5. Haga clic en Operaciones financieras > Mantener gastos para abrir el formulario Transacciones de gastos.

6. Seleccione el código para el gasto en el campo Código de gastos.

7. Como opción, puede editar el texto en el campo Descripción.

8. Especifique cómo calcular el gasto en el campo Categoría (Fijo, Cantidad y Porcentaje) y especifique un valor en el campo Valor de gastos.

9. También puede especificar un grupo de impuestos en el campo Grupo de impuestos.

10. Cierre el formulario Transacciones de gastos.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Procesar pedidos de compras

Cuando haya acabado de especificar los detalles sobre un pedido de compra, el pedido de compra debe confirmarse y enviarse al proveedor para avisarle de la intención de comprar las mercancías.

Cuando la gestión de cambios está habilitada para pedidos de compra, el pedido de compra debe enviarse a través de flujo de trabajo y aprobarse antes de que el pedido de compra pueda ser aprobado. Para obtener más información acerca de la gestión de cambios, consulte el tema “Gestión de cambios”.

Los pedidos de compra pueden confirmarse de forma individual o masiva. También existen opciones para imprimir un pedido de compra proforma. Esto le permite ver los detalles antes de confirmarlo y enviarlo al proveedor.

Procedimiento: Confirmar un pedido de compra

Para confirmar un pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado y, a continuación, haga clic en la ficha Compra.

3. Hacer clic en Confirmar.

NOTA: la confirmación del pedido de compra se imprimirá de acuerdo con las opciones de impresión que están seleccionadas en el formulario Confirmar pedido de compra. Si se utiliza gestión de impresión, la confirmación se imprimirá de acuerdo con la configuración de la gestión de impresión.

IMPORTANTE: cuando se genera la confirmación de compra, si el proceso de reserva de gasto del pedido de compra está habilitado, el sistema registrará las reservas de gasto del pedido de compra.

Procedimiento: Generar e imprimir un pedido de compra

El formulario Confirmar pedido de compra se utiliza para configurar opciones para confirmar e imprimir un pedido de compra. El formulario también puede utilizarse para confirmar más de un pedido de compra a la vez. Para generar e imprimir una confirmación de pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado y, a continuación, haga clic en la ficha Compra.

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3. Haga clic en Pedido de compra en el grupo Generar del Panel de acciones.

ILUSTRACIÓN 4.17 FORMULARIO CONFIRMAR PEDIDO DE COMPRA
ILUSTRACIÓN 4.17 FORMULARIO CONFIRMAR PEDIDO DE COMPRA

4. Haga clic en Seleccionar para modificar la consulta y seleccionar más de un pedido de compra. Haga clic en Aceptar para aceptar la consulta y volver al formulario Confirmar pedido de compra.

5. Active la casilla Imprimir pedido de compra para imprimir la confirmación.

6. De manera opcional, active la casilla Utilizar destino de gestión de impresión para utilizar la configuración de gestión de impresión que está definida en el proveedor o en el formulario Configuración de formulario.

7. Haga clic en Configurar impresora > Pedido de compra para seleccionar la salida.

8. Elija las opciones que desea en la ventana Parámetros de destino de impresión, seleccione las especificaciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. Haga clic en Aceptar para procesar e imprimir la confirmación.

SUGERENCIA: puede procesar la confirmación de pedido de compra de forma masiva utilizando el procesador por lotes. Obtenga acceso al trabajo periódico desde Adquisición y abastecimiento > Periódico > Pedidos de compra > Confirmar pedidos de compra.

Asegúrese de activar la casilla Selección posterior para volver a ejecutar la consulta de selección cada vez que se ejecuta el trabajo por lotes. Haga clic en Lote para definir la periodicidad y opciones de alerta.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Procedimiento: Pedidos de compra proforma

La confirmación de pedido de compra proforma le permite simular la confirmación de pedido de compra sin actualizar el estado del pedido de compra. Además, si el proceso de reserva de gasto del pedido de compra está habilitado, la confirmación de pedido de compra proforma no creará las reservas de gasto de pedido de compra. Para procesar una confirmación de pedido de compra proforma, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado y, a continuación, haga clic en la ficha Compra.

3. Haga clic en Pedido de compra proforma en el grupo Generar del Panel de acciones.

4. Active la casilla Imprimir pedido de compra y, a continuación, haga clic en Configurar impresora > Pedido de compra para seleccionar la opción de salida.

5. Haga clic en Aceptar.

La confirmación de pedido de compra se imprimirá con “Pedido de compra proforma” impreso en la sección superior del documento.

ILUSTRACIÓN 4.18 EJEMPLO: CONFIRMACIÓN DE PEDIDO DE COMPRA PROFORMA
ILUSTRACIÓN 4.18 EJEMPLO: CONFIRMACIÓN DE PEDIDO
DE COMPRA PROFORMA

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Procedimiento: Finalizar un pedido de compra

Cuando el proceso de reserva de gasto de pedido de compra está habilitado o si utiliza comprobación presupuestaria en pedidos de compra, podría tener que invertir reservas de gasto o liberar la reserva de fondos presupuestarios cuando se cancela un pedido de compra o en pedido en espera y los productos no van a recibirse. Cuando finaliza un pedido de compra y líneas de pedido de compra, el sistema liquida las cantidades y los importes restantes que están presupuestados y con reserva de gasto.

Para finalizar un pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado y, a continuación, haga clic en la ficha Compra.

3. Haga clic en Finalizar en el grupo Generar del Panel de acciones.

Para finalizar una línea de pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado y, a continuación, haga clic en la ficha Líneas de pedido de compra.

3. Seleccione la línea de pedido de compra deseada.

4. Haga clic en Actualizar línea > Finalizar.

NOTA: una reserva de gasto es una reserva de fondos presupuestarios que se apartan en el balance para garantizar que los gastos reales no superen el presupuesto disponible. Si el procesamiento de reserva de gasto está habilitado, se crean reservas de gasto para un pedido de compra cuando el pedido de compra se confirma.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Práctica 4.1: Crear pedidos de compra

Contoso Entertainments System, empresa CEU

Escenario

Usted es un nuevo agente de compras en Contoso Entertainment Systems. Ha estado en curso todo el día y su preparador le ha encargado la tarea de crear el siguiente pedido de compra.

Un pedido de compra de para Fog Projectors con entrega en la fecha de hoy.

o

20 unidades del código de artículo 1507 a entregar en el almacén 2

o

Una unidad del código de artículo 1707 a entregar en el Centro de Control de Calidad. Este se encuentra en 123 S. Main Street, New York, NY 10006

Ejercicios de nivel avanzado

Cree los pedidos de compra con arreglo a las especificaciones del escenario y asegúrese de confirmar el pedido de compra.

Ejercicios de nivel intermedio

Utilice el proveedor 1103 Fog Projectors

Actualice la dirección de entrega en la Vista de encabezado.

Agregue dos líneas al pedido de compra

Cree una nueva dirección para el Centro de Control de Calidad que se encuentra en 123 S. Main Street, New York, NY 10006

Paso a paso

Para crear un pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Haga clic en Pedido de compra en el grupo Nuevo del Panel de acciones.

3. Seleccione 1103: Fog Projectors para la Cuenta de proveedor.

4. Haga clic en para transferir la información del proveedor.

5. Haga clic en Aceptar para crear el pedido.

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6. Haga clic en Vista de encabezado en el grupo Mostrar del Panel de acciones.

7. Haga clic en la ficha Entrega.

8. Escriba la fecha de hoy en el campo Fecha de entrega.

9. Haga clic en Vista de línea en el grupo Mostrar del Panel de acciones.

10. Haga clic en Agregar línea.

11. Seleccione el Código de artículo 1507.

12. Haga clic en Agregar línea.

13. Seleccione el Código de artículo 1707.

14. Escriba “1” en el campo Cantidad y presione la tecla Tabulador.

15. Haga clic en No para aceptar la cantidad de 1 especificada.

16. Haga clic en la ficha Detalles de línea.

17. Haga clic en la ficha Direcciones.

18. Haga clic en el icono Agregar una nueva dirección.

19. Escriba “Centro de Control de Calidad” en el campo Nombre o descripción del formulario Nueva dirección.

20. Seleccione USA en el campo País/Región.

21. Escriba “10006” en el campo Código postal.

22. Escriba “123 S. Main Street” en el campo Calle.

23. Haga clic en Aceptar.

24. Haga clic en la lista desplegable Dirección de entrega y seleccione la dirección del Centro de Control de Calidad que acaba de crear.

25. Haga clic en la ficha Compra en el Panel de acciones y a continuación haga clic en Confirmar.

26. Si la confirmación se muestra en su pantalla, revise y cierre los formularios.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Generar documentos de pedido de compra

Microsoft Dynamics AX 2012 ofrece muchos documentos que puede aplicar cuando trabaja con pedidos de compra. Cuando se genera un documento para un pedido de compra, Microsoft Dynamics AX 2012, actualiza el pedido de acuerdo con la etapa a la que haya llegado el ciclo del pedido.

Esta lección trata de la generación de dos documentos: la lista de recepciones y la recepción de producto.

Generar una lista de recepciones

La generación de una lista de recepciones a partir de un pedido de compra no cambia el estado del mismo ni crea transacciones de inventario. Únicamente proporciona un medio de comprobar y validar los envíos antes de aceptar el pedido. El uso de esta función está determinado por una exigencia empresarial y puede que no se trate de un proceso necesario.

NOTA: se puede obtener un proceso más avanzado para generar listas de recepciones en la funcionalidad WMS. Consulte el curso Gestión de almacenes de Microsoft Dynamics AX 2012 (Warehouse Management in Microsoft Dynamics AX 2012, en inglés) para obtener más información.

Escenario

Durante las últimas seis semanas, todos los envíos que recibió Contoso Entertainment Systems de uno de sus proveedores no han sido correctos: o bien faltaban artículos o se habían agregado artículos adicionales. Para resolver esta situación, el personal de recepción ha decidido imprimir una lista de recepciones con todas las compras de este proveedor y comparar el envío con la lista antes de aceptarlo.

Procedimiento: Generar una lista de recepciones

Para generar una lista de recepciones, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra para generar los documentos.

3. En la ficha Recibir en el Panel de acciones, haga clic en Lista de recepciones en el grupo Generar.

4. En el campo Cantidad, seleccione la cantidad pedida.

5. Active la casilla Imprimir la lista de recepciones para imprimir dicha lista.

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6. Haga clic en Aceptar en el formulario Registro de lista de recepciones.

7. Si activó la casilla Imprimir la lista de recepciones, se imprimirá una lista de recepciones que contiene todos los artículos pedidos.

ILUSTRACIÓN 4.19 MOSTRAR INFORME DE LISTA DE RECEPCIONES
ILUSTRACIÓN 4.19 MOSTRAR INFORME DE LISTA DE RECEPCIONES

NOTA: el pedido de compra debe estar confirmado antes de que se genere la lista de recepciones.

Generar recepción de producto

El siguiente paso en la actualización de pedidos de compra es recibir el artículo o los servicios y luego especificar la lista de recepciones en el sistema. Esto crea una transacción de inventario físico y hace que los artículos estén disponibles si son productos mantenidos en existencias. Para productos mantenidos en existencias y no mantenidos en existencias, si el parámetro Registrar en contabilidad en el formulario Parámetros de proveedores está activado, la recepción de producto actualizará la contabilidad secundaria. Registre esta transacción en el sistema generando la recepción de producto.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Si todos los artículos de un pedido de compra dado están recibidos, el campo Estado del pedido de compra cambia a Recibido.

Ejemplo:

Usted solicita 60 unidades de un artículo. Recibe y registra 40 unidades y actualiza la recepción de producto en el pedido. El estado en el campo Estado es Pedido abierto. Recibe los 20 artículos que faltaban y actualiza la recepción de producto en el pedido con los 20 artículos restantes. El estado del pedido de compra cambia ahora a Recibido.

ILUSTRACIÓN 4.20 MOSTRAR INFORME RECEPCIÓN DE PRODUCTO
ILUSTRACIÓN 4.20 MOSTRAR INFORME RECEPCIÓN DE PRODUCTO

Procedimiento: Generar una recepción de producto

Para generar una recepción de producto, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra para generar los documentos.

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3. En la ficha Recibir en el Panel de acciones, haga clic en Recepción de producto en el grupo Generar.

4. En el campo Cantidad, seleccione la cantidad pedida.

5. Asegúrese de que la casilla Registrar esté activada para actualizar la contabilidad secundaria.

6. Active la casilla Imprimir recepciones de producto para imprimir la recepción de producto.

7. Escriba el número de recepción de producto en el campo Recepción de producto.

8. Haga clic en Aceptar en el formulario Registro de recepciones de productos.

9. Si activó la casilla Imprimir recepciones de producto, se imprimirá una recepción de producto que contiene todos los artículos pedidos que se recibieron.

ILUSTRACIÓN 4.21 INFORME RECEPCIÓN DE PRODUCTO
ILUSTRACIÓN 4.21 INFORME RECEPCIÓN DE PRODUCTO

Capítulo 4: Pedidos de compra

Formulario Recepción de producto - Ficha Otros

Existen otros campos importantes en el formulario Registro de recepción de producto.

En la ficha Otros en el parámetro Límite de comprobación de crédito, especifique si debe realizarse una comprobación de límite de crédito.

Seleccione una de las siguientes opciones.

Ninguna

Saldo

Saldo + albarán o recepción de producto

Saldo + Todo

Puede utilizar la actualización conjunta para minimizar los trámites administrativos combinando varios pedidos de compra en un documento. Por ejemplo, si tiene tres pedidos de compra con entrega el día de hoy y son todos del mismo proveedor, puede combinar los tres pedidos en una recepción de producto.

Los valores que puede seleccionar en el campo Actualización conjunta para son:

Ninguna

Cuenta de facturación

Pedido

Actualización conjunta automática

Formulario Recepción de producto: Cuadrícula inferior

En la cuadrícula inferior hay varias fichas.

Ficha Visión general

En la ficha Visión general, puede revisar los detalles del pedido de compra para asegurarse de que esté procesando el pedido de compra correcto. Cuando realice la actualización de una recepción de producto, especifique el número de recepción de producto del proveedor en esta ficha, en el campo Recepción de producto.

Ficha Configurar

Si la fecha difiere de la fecha de hoy, especifíquela en los campos Fecha de recepción de producto y Fecha del documento en la ficha Configurar.

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Ficha Líneas

Seleccione la ficha Líneas para asegurarse de que los artículos y las cantidades que se van a recibir son correctos. También puede especificar si una línea de pedido de compra se debe cerrar para actualizaciones adicionales mediante el parámetro Cerrar. Solo puede cerrar una línea si el porcentaje de entrega incompleta de la línea permite el cierre.

Ficha Detalles de línea

Si hace clic en la ficha Detalles de línea, puede ver detalles adicionales, por ejemplo, gasto, configuración de descuentos y otros detalles acerca de cada artículo.

Cuando las cantidades recibidas en la actualización de la recepción de producto son iguales a las cantidades que se han pedido, el estado del pedido de compra cambia a Recibido. Si hay un pedido en espera para uno o más artículos, el valor del campo Estado del pedido de compra permanece en Pedido abierto.

Ficha Compras

En la ficha Compras puede ver el nombre del pedido de compra.

Ficha Activo fijo

La ficha Activo fijo indica si la compra es para un activo fijo existente o un activo fijo nuevo.

Formulario Recepción de producto: Botones

Los siguientes botones están disponibles en el formulario Recepción de producto:

Seleccionar: permite definir una consulta para limitar y ordenar los datos que se van a registrar.

Organizar: permite reunir varios pedidos en, por ejemplo, una recepción de producto. Para activar el botón Organizar en la ficha Otros, seleccione un valor para el campo Actualización conjunta para. Si el campo Actualización conjunta para está fijado en Ninguna, el botón Organizar no estará disponible.

Totales: permite ver los totales de todos los pedidos del formulario Registro. Puede modificar el total en los formularios de contabilización de compras, pero no en los formularios de contabilización de ventas.

Configurar impresora: permite imprimir el documento. Para especificar la impresora que desea usar, haga clic en Configurar impresora, seleccione el tipo de documento que desee imprimir y seleccione una impresora.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Procedimiento: Generar una recepción de producto parcial

Para generar una recepción de producto parcial, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra para generar los documentos.

3. En la ficha Recibir en el Panel de acciones, haga clic en Recepción de producto en el grupo Generar.

4. En el campo Cantidad, seleccione la cantidad pedida.

5. Asegúrese de que la casilla Registrar esté activada para actualizar la contabilidad secundaria.

6. Active la casilla Imprimir recepciones de producto para imprimir la recepción de producto.

7. Escriba el número de recepción de producto en el campo Recepción de producto.

8. Haga clic en la ficha Líneas.

9. Especifique la cantidad que se recibe en el campo Cantidad para cada línea.

10. Haga clic en Aceptar en el formulario Registro de recepciones de productos.

11. Si activó la casilla Imprimir recepciones de producto, se imprimirá una recepción de producto que contiene todos los artículos pedidos que se recibieron.

Procedimiento: Cancelar una recepción de producto

El formulario Diarios de recepción de producto muestra todas las recepciones de producto generadas. Desde este formulario puede corregirse o cancelarse la recepción de producto si esta fue generada incorrectamente o por error.

La cancelación de la recepción de producto invierte todo el registros de la recepción de producto y elimina el producto del inventario.

NOTA: una recepción de producto no puede cancelarse ni corregirse si el pedido de compra está facturado.

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Para cancelar una recepción de producto, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra cuya recepción de producto quiera cancelar.

3. En la ficha Recibir en el Panel de acciones, haga clic en Recepción de producto en el grupo Diarios.

ILUSTRACIÓN 4.22 FORMULARIO DIARIO DE RECEPCIONES DE PRODUCTO
ILUSTRACIÓN 4.22 FORMULARIO DIARIO DE RECEPCIONES
DE PRODUCTO

4. Seleccione la recepción de producto que quiere cancelar y haga clic en Cancelar.

5. Haga clic en Aceptar en el formulario de diálogo.

6. Cierre el registro de información.

7. Cierre el formulario Diario de recepciones de producto.

Procedimiento: Corregir una recepción de producto

Para corregir una recepción de producto, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra cuya recepción de producto quiera cancelar.

3. En la ficha Recibir en el Panel de acciones, haga clic en Recepción de producto en el grupo Diarios.

Capítulo 4: Pedidos de compra

4. Seleccione la recepción de producto que quiere cancelar y haga clic en Corregir.

5. En el formulario Corrección de recepción de producto, realice todas las correcciones o cambios necesarios en la recepción de producto.

ILUSTRACIÓN 4.23 FORMULARIO CORRECCIÓN DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO
ILUSTRACIÓN 4.23 FORMULARIO CORRECCIÓN DE RECEPCIÓN
DE PRODUCTO

6. Haga clic en Aceptar.

7. Cierre el formulario Diario de recepciones de producto.

Ver cambios entre versiones de recepción de producto

Se realiza un seguimiento de todos los cambios en cada versión de recepción de producto En el formulario Comparar versiones de recepción de producto puede ver todos los cambios para una recepción de producto dada.

Para obtener acceso a este formulario, abra el Diario de recepciones de producto desde el formulario Pedido de compra o Adquisición y abastecimiento > Consultas > Diarios > Recepción de producto. Haga clic en Historial para abrir el formulario Historial de recepción de producto para ver las diversas versiones y luego haga clic en Comparar versiones.

Desde el formulario Comparar versiones de recepción de producto puede ver y comparar las diferencias de cada versión de recepción de producto.

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Gestión de cambios

Las empresas a menudo tienen que gestionar detenidamente las compras para asegurarse de no realizar compras innecesarias, que las compras entren dentro de los presupuestos o para garantizar que se empleen los proveedores adecuados

y se obtenga el mejor precio.

El proceso de gestión de cambios le permite crear procesos de aprobación

y revisión para sus pedidos de compra. Cuando la gestión de cambios está

habilitada, se crean pedidos de compra que tienen un estado de Aprobación. Los pedidos de compra que tienen un estado de Borrador no tienen transacciones de inventario, como tampoco las tiene un pedido de compra de tipo Diario.

La gestión de cambios en Microsoft Dynamics AX 2012 le permite realizar un seguimiento de los cambios para aprobación en todos o en algunos pedidos de compra. La función de gestión de cambios permite una versión de borrador de un pedido de compra único a la vez. No obstante, el solicitante de una solicitud de cambio puede recuperar la solicitud de cambio, realizar cambios adicionales

y luego reenviar el pedido de compra.

Cuando utilice la gestión de cambios seguirá requiriéndose una confirmación del pedido de compra antes de que el pedido de compra pueda procesarse sucesivamente (recepción de producto y factura). Además, debe definirse un flujo de trabajo para pedidos de compra para utilizar la función de gestión de cambios. De manera predeterminada, la gestión de cambios no está activada. Por tanto, debe activarse.

Existen varias funciones que no son compatibles con la gestión de cambios:

Pedidos de empresas vinculadas

Planificación maestra

Pedidos de compra creados desde pedidos de producción

Recomendamos utilizar la configuración de invalidación para definir las transacciones que no deben utilizar la gestión de cambios. Por ejemplo, los proveedores de empresas vinculadas no deben tener activada la casillas Activar administración de cambios.

NOTA: si no utiliza la gestión de cambios, podrá seguir realizando un seguimiento de todos los cambios que se realicen entre confirmaciones de pedidos de compra.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Estados de aprobación

Varios estados de aprobación en un pedido de compra ayudan a indicar el punto en el que se encuentra el pedido en el proceso de gestión de cambios. Algunos estados son solo válidos cuando la gestión de cambios está activada.

   

Existen

Utilizado

Utilizado

transacciones

sin gestión

con gestión

Estado

Descripción

de inventario

de cambios

de cambios

Borrador

Estado del pedido mientras se crea el pedido de compra antes de hacer clic en el botón Enviar.

No

No

En proceso

Estado del pedido después de hacer clic en Enviar.

No

No

Aprobado

Estado del pedido después de la aprobación del flujo de trabajo Cuando no se utiliza la gestión de cambios, este será el estado predeterminado para el pedido. Las transacciones de inventario se crean cuando el pedido alcanza este estado.

Confirmado

Estado del pedido después de la confirmación del pedido de compra.

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Funciones de la gestión de cambios

A continuación, se indican varias funciones en el proceso de gestión de cambios:

Solicitante

o

Crear solicitudes de cambio

o

Enviar solicitudes de cambio

o

Recuperar solicitudes de cambio

Aprobador

o

Aprobar

o

Editar y aprobar

o

Rechazar

o

Solicitar cambios

Usuario de la tarea (opcional), quien completa una tarea

Administrador, quien configura el flujo de trabajo

Proceso de gestión de cambios

Cada proceso empresarial puede requerir diferentes pasos en el flujo de trabajo. Con la configuración del flujo de trabajo pueden definirse varias aprobaciones

o diferentes niveles de aprobación. Al mismo tiempo, pueden configurarse tareas para que usuarios revisen o comprueben información sobre el pedido de compra antes de la aprobación de este.

También pueden determinarse flujos de trabajo de nivel de línea para que,

por ejemplo, cada línea sea aprobada por los pertinentes gestores de categorías

o departamentos.

Cada proceso empresarial será diferente. Un proceso modelo comprende los siguientes pasos:

1. El solicitante crea un pedido de compra.

2. El solicitante envía el pedido de compra para su aprobación.

3. El usuario de la tarea revisa y actualiza las distribuciones contables para el pedido de compra, si ello es necesario.

4. El aprobador revisa, modifica o compara versiones de pedidos de compra.

5. El aprobador aprueba, rechaza o solicita cambios en el pedido de compra.

NOTA: para obtener más información sobre cómo configurar el flujo de trabajo, consulte Flujo de trabajo en el curso Gestión de compras en Microsoft Dynamics AX 2012.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Habilitar la gestión de cambios

Varios parámetros le permiten habilitar la gestión de cambios en el sistema. Para utilizar la gestión de cambios en cualquier parte del sistema, esta debe activarse primero en la ficha General del formulario Parámetros de adquisición y abastecimiento.

Activar administración de cambios: activa la gestión de cambios para la empresa actual.

Permitir anular la configuración por proveedor: le permite habilitar o deshabilitar la activación de la gestión de cambios en cada proveedor.

Si la casilla Permitir anular la configuración por proveedor está activada en el formulario Parámetros de adquisición y abastecimiento, hay disponibles opciones adicionales en la ficha Valores predeterminados del pedido de compra en el formulario Proveedores.

Anular configuración: le permite seleccionar una o las dos opciones siguientes.

o

Activar administración de cambios: activa la gestión de cambios para el proveedor seleccionado.

o

Permitir anular la configuración por pedido de compra:

le permite anular la activación de la gestión de cambios en un pedido de compra por orden de pedido.

Si la casilla Permitir anular la configuración por pedido de compra está activada en el formulario Proveedor, la casilla Activar administración de cambios se vuelve disponible en la ficha Administración del formulario Crear pedido de compra, lo que le permite activar o desactivar manualmente la gestión de cambios para un pedido de compra individual.

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Procedimiento: Habilitar la gestión de cambios

Para activar la gestión de cambios, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Configurar > Parámetros de adquisición y abastecimiento.

2. En la ficha General, compruebe que la casilla Activar administración de cambios esté desactivada y que la casilla Permitir anular la configuración por proveedor esté activada.

3. Cierre el formulario.

NOTA: este procedimiento solo debe seguirse si la gestión de cambios únicamente está activada para unos pocos proveedores.

Si la gestión de cambios está activada para la mayoría de proveedores, entonces debe seleccionarse Activar administración de cambios y Permitir anular la configuración por proveedor.

Si la gestión de cambios está activada para todos los proveedores, entonces debe seleccionarse Activar administración de cambios y no debe seleccionarse Permitir anular la configuración por proveedor.

Procedimiento: Crear una solicitud de cambio con aprobación del flujo de trabajo

Para procesar una solicitud de cambio, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione y edite un pedido de compra existente.

3. Agregue líneas o modifique líneas existentes en el pedido de compra.

4. Haga clic en Enviar.

5. De manera opcional, escriba un comentario y haga clic en Enviar.

NOTA: la gestión de cambios debe estar activada y un flujo de trabajo debe estar configurado para que el botón Enviar aparezca y esté funcional.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Procedimiento: Procesar una solicitud de cambio

Las notificaciones de flujo de trabajo pueden abrirse utilizando el icono de notificaciones en la barra de estado. A su vez, puede abrir la página de lista Elementos de trabajo asignados a mí para ver una lista de todas las tareas de flujo de trabajo que están asignadas actualmente a usted. También puede procesar una solicitud de cambio desde el formulario Pedido de compra haciendo clic en Acciones y seleccionando luego una opción en la lista. Para procesar una solicitud de cambio, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra deseado.

3. Agregue líneas o modifique líneas existentes en el pedido de compra.

NOTA: esto exige que la tarea del flujo de trabajo o la tarea de aprobación del flujo de trabajo permita al usuario asignado realizar cambios en el pedido de compra.

4. Haga clic en Acciones y seleccione a continuación una de las siguientes opciones:

a. Aprobar

b. Rechazar

c. Solicitar cambio

5. De manera opcional, escriba un comentario y haga clic en Enviar.

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Práctica 4.2: Gestión de cambios

Con esta práctica se propone activar la gestión de cambios y crear un pedido de compra para su envío a través del flujo de trabajo.

Escenario

Phyllis, la Administradora de Contabilidad en Contoso, ha decidido que todos los pedidos de compra de material de oficina deben aprobarse antes de ser confirmados. No obstante, no quiere que la gestión de cambios sea efectiva para otros proveedores en este momento.

Ejercicios de nivel avanzado

Active gestión de cambios para proveedores 8006: Office Supplies y 9002:

Entorno de oficina. Cuando haya acabado, cree un pedido de compra para el proveedor 8006 con categoría de compras Muebles de oficina para asegurarse de que la gestión de cambios esté activada y funcione correctamente. Envíe el pedido cuando haya finalizado.

Ejercicios de nivel intermedio

Valide los parámetros de Adquisición y abastecimiento.

Anule la configuración de gestión de cambios para los proveedores 8006 y 9002.

Cree un pedido de compra para el proveedor 8006 y agregue la categoría de compras Muebles de oficina.

Envíe el pedido.

Paso a paso

Para activar la gestión de cambios, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Configurar > Parámetros de adquisición y abastecimiento.

2. En la ficha General, compruebe que la casilla Activar administración de cambios esté desactivada y que la casilla Permitir anular la configuración por proveedor esté activada.

3. Cierre el formulario.

Para anular la configuración de gestión de cambios para los proveedores, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Proveedores > Todos los proveedores.

2. Escriba “Office” en el campo Criterios de búsqueda, cambie el campo Búsqueda por Nombre y haga clic en la flecha.

Capítulo 4: Pedidos de compra

3. Seleccione el proveedor 8006: Office Supplies y haga clic en Editar en el grupo Mantener del Panel de acciones.

4. Haga clic en la ficha Valores predeterminados del pedido de compra.

5. Active la casilla Anular configuración y active la casilla Activar administración de cambios.

6. Cierre el formulario y seleccione el proveedor 9002 en la lista.

7. Haga clic en Editar en el grupo Mantener del Panel de acciones. La ficha Valores predeterminados del pedido de compra está abierta.

8. Active la casilla Anular configuración y active la casilla Activar administración de cambios.

9. Cierre el formulario.

Para generar e imprimir una confirmación de pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Haga clic en Pedido de compra en el grupo Nuevo del Panel de acciones.

3. En el campo Cuenta de proveedor, escriba “8006” y presione a continuación la tecla Tabulador.

4. Haga clic en para transferir la información del proveedor.

5. Haga clic en la ficha Administración y compruebe que la casilla Activar administración de cambios esté activada y que no pueda modificarse.

6. Haga clic en Aceptar.

7. En la ficha Líneas de pedido de compra, seleccione Muebles de oficina en el campo Categoría de compras.

8. Haga clic en Enviar.

9. Escriba un breve comentario como “Apruébese” y haga clic en Enviar.

10. Cierre el formulario Pedido de compra.

Base de la cadena de suministros de Microsoft Dynamics ® AX 2012

Tareas del pedido de compra

A través del ciclo de compras pueden completarse muchas tareas para un pedido

de compra. Los siguientes temas describen algunas de esas tareas:

Copiar un pedido de compra

Ver totales para un pedido de compra

Cancelar una línea del pedido

Ver y comparar versiones de pedidos de compra

Crear un pedido de compra desde un pedido de ventas

Crear un pedido de compra de entrega directa

Crear casos o actividades que están relacionados con pedidos de compra

Crear copiando de todo

Cuando se crea un pedido de compra, la función Crear copiando de todo

le permite ver todos los pedidos de compra, confirmaciones, recepciones

de producto y líneas de facturas para seleccionar un documento o las líneas que más se asemejen a lo que se está creando. Estos datos se pueden copiar

y utilizar como punto de partida para un nuevo pedido de compra.

Esto sirve de ayuda cuando crea un nuevo pedido de compra que recuerda

a uno previamente creado para un proveedor distinto o incluso para el mismo

proveedor pero para un artículo o cantidad diferente. Dentro de esta opción, los usuarios pueden configurar la copia de estas variables en los grupos de campos Cantidad y Configurar:

Factor de cantidad

Invertir el signo

Copiar gastos

Volver a calcular el precio

Copiar con exactitud

Eliminar las líneas de compra

Copiar la cabecera de pedido

Puede abrir el formulario Crear copiando de todo haciendo clic en Crear copiando de todo en el grupo Copiar del Panel de acciones o en la ficha Líneas de pedido de compra de la Vista de líneas y haciendo clic en Línea de pedido de compra y seleccionando la opción para copiar información.

Capítulo 4: Pedidos de compra

Crear copiando de diario

También puede crear líneas de pedido de compra copiando líneas desde otros diarios de pedidos de compra utilizando el formulario Crear copiando de diario.

Con la opción Crear copiando de diario, los usuarios pueden configurar la copia de las mismas variables en los grupos de campos Cantidad y Configurar como lo hacen para la función Crear copiando de todo.

Procedimiento: Copiar un pedido de compra

Para crear un nuevo pedido de compra y copiar las líneas desde otro pedido de compra, siga estos pasos:

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Haga clic en Pedido de compra en el grupo Nuevo del Panel de acciones para crear un nuevo pedido de compra.

3. En el formulario Crear pedido de compra, seleccione un proveedor.

4. Si se le solicita, haga clic en para copiar la dirección, la dirección de entrega, la divisa, el número de cuenta de facturación y el idioma en el pedido de compra.

5. Si se le solicita, haga clic en No para crear el nuevo pedido de compra sin copiar la información de compra del proveedor anterior.

6. Especifique o modifique la información en el formulario Crear pedido de compra, según sea necesario, y haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en De todo en el grupo Copiar del Panel de acciones.

8. Seleccione el o los pedidos de compra desde los cuales copiar.

9. Haga clic en Aceptar para copiar el o los pedidos de compra seleccionado y la o las líneas del pedido de compra.

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Procedimiento: Ver totales para un pedido de compra

Puede ver los totales para un pedido de compra abriendo el formulario Totales.

1. Abra Adquisición y abastecimiento > Común > Pedidos de compra > Todos los pedidos de compra.

2. Seleccione el pedido de compra para el cual ver los totales.

3. Haga clic en Totales en el grupo Ver del Panel de acciones para ver los totales.

ILUSTRACIÓN 4.24 FORMULARIO TOTALES
ILUSTRACIÓN 4.24 FORMULARIO TOTALES