Correspondências Empresariais

Comunicao escrita: correspondncias empresariais
A comunicao escrita altamente utilizada no mundo organizacional, seja no mbito interno ou no externo, para informar, solicitar, divulgar, formalizar, declarar, entre tantos outros propsitos. Essa comunicao acontece por meio de correspondncias. Medeiros (2008, p. 127) define correspondncia como
[...] um meio de comunicao escrita entre pessoas. o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; uma comunicao que se efetiva por meio de papis, cartas ou documentos. Por ampliao de sentido, passou a designar todo o conjunto de instrumentos de comunicao escrita: bilhetes, cartas, circulares, memorandos, ofcios, requerimentos, telegramas.
Assim, toda a comunicao verbal escrita pode ser caracterizada como correspondncia, podendo ser classificada, no entanto, em pelo menos quatro espcies: particular, bancria, comercial e oficial, conforme o quadro 1. Quadro 1 Espcies de correspondncias Espcies de correspondncias
Particular, familiar ou social Bancria Comercial, empresarial Oficial Trocada entre particulares. Os assuntos so particulares, ntimos e pessoais. Enfoca assuntos relacionados vida bancria. Ocupa-se de transao comercial ou industrial. Tem origem no servio pblico, civil ou militar.
Daniela Giareta Durante.
A diferena entre uma espcie e outra est no emissor, quem emite, se organizao pblica, privada, bancria ou pessoa fsica. Assim, se uma indstria (empresa privada) se comunicar com uma prefeitura (rgo pblico) dever utilizar a redao empresarial, ao passo que se a prefeitura se comunicar com a indstria, utilizar a oficial. O enfoque deste captulo recai sobre a correspondncia empresarial, que o meio de comunicao escrita usado entre pessoas fsicas ou jurdicas, com o objetivo comercial. Por isso tambm a espcie utilizada pelo setor privado.
Este material parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informaes www.iesde.com.br
99
Essa discusso pertinente, pois entre as atribuies do profissional de secretariado est a relacionada com a comunicao escrita, ou seja, com a elaborao, emisso, recebimento, distribuio, controle e arquivamento de correspondncias, sendo importante que o secretrio desenvolva essas habilidades e utilize apropriadamente as tcnicas da redao empresarial, que so abordadas na sequncia.
Trabalho secretarial com a documentao

O secretrio envolve-se diariamente com a comunicao escrita. Os prprios documentos oficiais da profisso, como a lei de regulamentao1 e o cdigo de tica2 atribuem ao secretrio a responsabilidade do trato com as correspondncias. Do mesmo modo, as Resolues do IV Frum Nacional de debates sobre competncias profissionais: nveis de atuao, subdividem a rea secretarial em quatro subreas, sendo uma delas a da comunicao: Comunicao e expresso verbal (escrita e oral); no verbal e gesto informacional (FENASSEC, 2008) e, assim sendo, contempla competncias especficas nesse campo. Sempre que uma correspondncia necessita ser emitida, atribuio do secretrio elabor-la. Para prontamente alcanar os propsitos e qualidades da redao empresarial, recomenda-se, antes de iniciar a elaborao, ter claro o objetivo do documento, o que dever informar, bem como colocar-se no lugar do receptor, escolhendo as palavras que facilmente sero compreendidas por ele. Outro fator adquirir as informaes suficientes para tratar o assunto com propriedade, assegurando-se de que tais informaes so atualizadas, corretas e precisas. Feito isso, o prximo passo o planejamento da estrutura do documento (o incio, meio e fim), o tipo de documento a ser usado, para posteriormente partir para a elaborao propriamente dita.
Aps a elaborao, a reviso crucial, pois nesse momento que o secretrio pode criticamente perceber se tais informaes e frases comunicaro aquilo que ele deseja, tendo sempre em mente que cada documento emitido transmite, alm da imagem do redator, a do negcio. Por isso, necessrio cuidado especial com ortografia, pontuao, linguagem e tcnicas da redao empresarial. No que diz respeito ao recebimento e distribuio das correspondncias, elucida-se que quando chegam na empresa, normalmente so direcionadas ao secretrio. Ele
1 2
A profisso secretarial regulamentada pela Lei 7.377, de 30/09/85, que foi alterada pela Lei 9.261, de 10/01/96. O Cdigo de tica do profissional de secretariado foi publicado no Dirio Oficial da Unio em 7 de junho de 1989.
100
ir, primeiramente, identificar as que precisa encaminhar ao setor competente ou ao superior e resolver o que solicitado nas demais, retornando ao emissor e atualizando as informaes que j possu. Semelhante fato ocorre com o controle, que nada mais do que o registro dos documentos que chegam e que saem da empresa ou setor. O controle deve assegurar que o receptor de fato os receba em tempo hbil e compreenda a mensagem, bem como que as informaes circulem por toda a empresa. A guarda dos documentos que saem e que chegam empresa mais um procedimento essencial para manter atualizado o acervo informacional, e de responsabilidade do secretrio. Todos os documentos com valor administrativo ou histrico devem ser adequadamente preservados, e o arquivamento pode ser feito em meio digital ou fsico. O mais importante que a informao seja facilmente disponibilizada, sempre que for necessrio. Portanto, o secretrio responsvel pela elaborao, emisso, recebimento, distribuio, controle e arquivamento de correspondncias.
Redao empresarial: definies e qualidades

A redao ou correspondncia empresarial, no entendimento de Adalberto J. Kaspary, importante referncia nesse assunto, consiste no [...] conjunto de todos os meios de comunicao escrita que possam pr em contato duas pessoas (fsicas ou jurdicas), na inteno de manterem uma troca de ideias ou de vontades entre si, com objetivos comerciais (2002, p. 13). Para o autor, essa espcie de correspondncia destina-se a: manter o relacionamento interno e externo da empresa;
construir a memria da empresa; promover a imagem positiva da empresa, criando condies para o desenvolvimento do negcio. A correspondncia empresarial divide-se em interna e externa. A interna corresponde que circula no interior da empresa, podendo ser entre setores, departamentos, at mesmo entre filiais ou regionais. O assunto dessas correspondncias somente interessa prpria empresa e s pessoas que dela fazem parte. O tipo de correspondncia interna mais utilizado o memorando.
101
J a correspondncia externa trocada entre a empresa e o ambiente externo, podendo ser com pessoas fsicas ou jurdicas, como clientes, fornecedores, entidades, governo, rgos pblicos. O tipo de correspondncia empresarial externa mais utilizado a carta. Em razo dos objetivos da redao empresarial informar e persuadir , Kaspary (2002) argumenta que esse tipo de comunicao deve possuir principalmente seis qualidades: clareza, conciso, preciso, coeso, naturalidade e cortesia. Vamos examinar cada uma delas. A clareza fundamental para que o receptor compreenda plenamente a mensagem, para isso, primeiramente, necessrio ter clareza do pensamento, pois nenhuma ideia confusa se tornar clara no papel. A rapidez, existente no mundo corporativo, no possibilita, muitas vezes, que se leia as entrelinhas, por isso a mensagem deve estar to clara, para que possa ser entendida na primeira leitura. Igualmente ocorre com a conciso, visto que a correspondncia deve se limitar s palavras, frases e informaes necessrias para que o documento possa ser rapidamente lido e entendido, afinal o tempo escasso. As expresses que nada informam como: Vimos por meio desta... devem ser eliminadas, deixando o documento o mais limpo, objetivo e breve possvel, sem, claro, prejudicar a compreenso da ideia. A preciso outra qualidade que faz a diferena na redao empresarial, uma vez que o receptor compreender a mensagem de acordo com as suas experincias e conhecimentos. Assim, quanto mais exatido na mensagem, maior a probabilidade de entendimento. Para isso, recomenda-se o uso do cdigo fechado ao invs do aberto, que consiste na utilizao de palavras especficas e que no possibilitam vrias interpretaes por parte do receptor. Agende uma reunio com os vendedores para o dia 27 de maio, s 14 horas, na minha sala mais preciso que agende uma reunio para o dia 27. No tocante a coeso, destaca-se que cada ideia deve aparecer na correspondncia numa sequncia lgica, de maneira que demonstre a evoluo do texto, bem como cada ideia deve ser introduzida, desenvolvida e concluda, para ento conectar-se prxima. Quando as ideias no so concludas, e voltam a aparecem em vrios momentos do texto, dificultam o entendimento e prejudicam a coeso.
102
A linguagem, principalmente a da redao empresarial, caracteriza-se pela naturalidade, isto , simplicidade, que no significa coloquialismo e nem rebuscamento. Para Kaspary (2002, p. 18) [...] a linguagem natural aquela cujos termos so compreendidos e empregados pelas pessoas de cultura mdia no seu trato dirio. Ento, procure empregar um vocabulrio que facilite a compreenso por parte do receptor. Devem ser evitados grias, estrangeirismos, termos tcnicos, vulgaridades. A cortesia mais uma qualidade da redao empresarial. Mesmo as correspondncias que tratam de assuntos mais delicados como cobranas e solicitaes, no precisam ser rgidas e desagradveis. A cortesia engloba o uso do sentido positivo e no de culpa ou erro. Ser corts, no entanto, no quer dizer ser informal, cair no uso de diminutivos e pessoalidades como querida ou favorzinho. Ao invs de escrever: A senhora esqueceu de passar seus dados pessoais, poderia escrever: Por gentileza, a senhora poderia me passar seus dados pessoais?. A presena dessas seis qualidades na redao empresarial favorecem a compreenso da mensagem e agilizam o processo, por isso, antes de emitir um documento, verifique se ele atende satisfatoriamente aos critrios de clareza, conciso, preciso, coeso, naturalidade e cortesia.
Tipos e exemplos de correspondncias empresariais

Vrios so os tipos de correspondncia empresarial, sendo que cada um utilizado com um fim especfico. Em se tratando de normas tcnicas gerais (que podem ser usadas em todos os tipos de documentos), citam-se: Folha A4 branca;
Letra Times New Roman ou Arial; Tamanho de letra 11, 12, 13 ou 14, dependendo do tamanho do texto, mas o mais adequado o 12; Margem superior 3, inferior 2, esquerda 3 e direita 2. Tambm pode-se empregar 2,5 em todas as margens.
103
Espao entre linhas simples ou 1,5, dependendo do tamanho do texto; Espaamento 6 antes e depois de pargrafos, ou sem espao entre pargrafos (nor-mal); O espao de pargrafo (primeira linha) pode variar de 1 a 1,5cm. Os tipos de correspondncia empresarial mais utilizados so: carta, declarao, e-mail, memorando, procurao e relatrio. Esses tipos so detalhados e exemplificados na sequncia.
Carta
o tipo de correspondncia usualmente utilizado pelas empresas para informar, solicitar, divulgar. Quando dirigida a vrios destinatrios adquire a funo de carta circular, mas, embora seja o mesmo documento, deve ser personalizada para cada um dos destinatrios, no vocativo e endereamento. Sua estrutura compreende vrios elementos na seguinte ordem: Logotipo (timbre) da empresa que emite o documento dados como endereo postal e eletrnico, telefones. ndice e nmero ndice so as iniciais do departamento emissor, acompanhadas do respectivo nmero do documento, caso o departamento utilize a numerao. Esse elemento, entretanto, no obrigatrio na carta. Ex.: RH/05 para a carta nmero cinco emitida pelo departamento de Recursos Humanos. Salienta-se que se a numerao for utilizada, todas as cartas emitidas devero receber seu respectivo nmero.
Data dia, ms e ano de emisso do documento. Endereamento nome da pessoa ou empresa a quem se dirige a carta, lembrando que o endereo completo utilizado no envelope da carta. Referncia ou assunto uma sntese do contedo do documento. Esse tambm um elemento facultativo na redao empresarial. Pode-se dizer que pouco utilizado, pois o texto da carta tende a ser objetivo, tornando dispensvel que se resuma o contedo. Vocativo saudao de cortesia dirigida ao destinatrio. O mais usual o tratamento senhor, que pode ser acompanhado pelo cargo de quem receber. O vocativo deve concordar com a despedida.
104
Vocativo
Senhor ou Senhores Senhor Diretor Senhor Gerente Senhor Coordenador Prezado Senhor ou Prezados Senhores
Despedida
Atenciosas saudaes (formal) Atenciosamente (mais informal) Cordiais saudaes (formal) Cordialmente (mais informal) *Estes so mais adequados quando existe um relacionamento afetivo entre as partes
Texto contempla introduo, desenvolvimento e encerramento do assunto. Prima-se pela objetividade, o que quer dizer que deve conter todas e somente as informaes necessrias, por isso expresses rebuscadas que no transmitem nenhuma informao, especialmente na introduo, devem ser evitadas. A recomendao sempre iniciar com o verbo. Vejamos alguns exemplos de introdues inapropriadas e apropriadas: Incios inapropriados Incios apropriados
Esta tem por finalidade (o fim, o objetivo, o intuito, Convidamos... o propsito) de... Encaminhamos... Servimo-nos da presente (ou desta) para... Solicitamos... Vimos, por intermdio desta,... Consultamos... Vimos, por intermdio da presente,... Informamos... Por intermdio desta, vimos... Agradecemos... Por intermdio da presente, vimos... Apresentamos... Venho por meio desta... Vimos, por intermdio da presente, levar ao conheComunicamos a V. Sa... cimento de V. Sa... Acusamos o recebimento de... Chegou-nos s mos... Damos em nosso poder... Encontra-se em nosso poder... Acha-se em nossas mos... Estamos de posse de... Est em nosso poder... Em resposta carta em que V. Sa. nos pergunta se Em resposta carta 20 do corrente,... temos condies de... Em resposta carta n. 5/2010,... Recebemos... Comunicao escrita: correspondncias empresariais
105
Incios inapropriados
Incios apropriados
As palavras honra, satisfao, prazer... devem ser reservadas para ocasies especiais: Temos a honra de convidar Vossa Excelncia para comparecer solenidade... Com muita satisfao comunicamos a Vossa Senhoria... Ficamos muito honrados com o convite para... Parabenizamos esta empresa pela conquista do prmio... Recebam nossos cumprimentos pela passagem...
Despedida/fecho frmula de cortesia. Assim como a introduo, a despedida deve priorizar a objetividade sem, no entanto, ser indelicada. O mais indicado o uso de atenciosamente ou cordialmente. Observe alguns exemplos: Despedidas/fechos inapropriados
Sendo o que se nos oferece para o momento... Limitamos ao exposto... Atenciosamente Atenciosas saudaes Sem outro particular... Cordialmente Sem mais,... Cordiais saudaes Aproveitamos o ensejo para apresentar a V. Exa. nossos protestos de elevada estima e distinta con- Respeitosas saudaes ou respeitosamente (para altas autoridades) siderao (comum nas oficiais) Sem mais para o momento... Na expectativa de suas providncias, subscrevemo-nos... Para podermos sempre atend-lo com rapidez, solicitamos que nos mantenha atualizados sobre Em correspondncias de propaganda e vendas po- seus dados cadastrais. de-se criar uma despedida descontrada e criativa, Agradecemos sua participao. mas cuidado para no se tornar vulgar ou ridculo. Venha fazer-nos uma visita. Esperamos por voc. Permanecemos disposio para outros esclarecimentos.
Despedidas/fechos apropriados
Assinatura nome do responsvel pelo teor do documento e seu cargo na empresa. Destaca-se que o trao sob o qual se assinava no mais utilizado. Todos esses elementos devem ser distribudos na folha de maneira harmnica. Podem ser todos alinhados esquerda, com ou sem espao de pargrafo e entre pargrafos. Outra opo usar o texto justificado com a data alinhada direita, a despedida e a assinatura mais direita, quase no centro da folha. importante observar que o espao entre um elemento e outro deve ser padronizado, por exemplo, se usar um enter 1,5 entre a data e o endereamento, dever usar tambm entre o endereamento e o vocativo, e assim por diante. Vejamos dois exemplos de carta, com todos os elementos fundamentais (os facultativos no so contemplados) e com a formatao apropriada. Um exemplo com o texto justificado e outro com a margem alinhada esquerda.
106
Editora Curitibano Rua Manoel Ribas, 254 Mercs Curitiba/PR 82530-240 Tel. (41) 3208-2560 - www.editoracuritibano.com.br
Curitiba, 18 de maio de 2010. Joo Costa Larga Secretrio Municipal de Educao Senhor Secretrio: Convidamos Vossa Senhoria para a inaugurao de mais uma filial de nossa empresa, que prima pela inovao no ramo educacional e que muito tem investido nessa rea. A solenidade acontecer no dia 28 de maio do corrente ano, nas nossas instalaes, Rua XII, n 1200, Bairro Fortaleza, na cidade de Curitiba/ PR. Na oportunidade, sero apresentados os relatrios de investimentos e patrimnios da empresa. Na sequncia, os convidados sero recepcionados no restaurante Bona Apetite, no mesmo endereo, para uma confraternizao festiva. Sua presena pode ser confirmada com a funcionria Suzana, no telefone (41) 2106 8300, at o dia 27 de maio. Atenciosamente,
2 3
4 5
7
Daniela Giareta Durante, Diretora.
8 Comunicao escrita: correspondncias empresariais
Figura 1 Exemplo de carta com pargrafos justificados e data alinhada direita. 1 - Logomarca da empresa emissora com dados de identificao. 2 - Data com ponto ao final. Espao de um enter 1,5 entre um elemento e outro da carta. 3 - Nome e cargo do receptor. O endereo limita-se ao envelope. 4 - Vocativo. A pontuao na carta admite dois-pontos e ponto e vrgula. 5 - Texto iniciado com verbo de ao. 6 - Despedida acompanhada de vrgula. 7 - Assinatura do responsvel, sem trao. 8 - Nome e cargo do responsvel pelo documento. Aps o nome usa-se vrgula e aps o cargo ponto final. Observe que a assinatura no alinhada direita e nem centralizada.
Daniela Giareta Durante. Adaptado.
107
Curitiba, 18 de maio de 2010. Joo Costa Larga Secretrio Municipal de Educao Senhor Secretrio: Convidamos Vossa Senhoria para a inaugurao de mais uma filial de nossa empresa, que prima pela inovao no ramo educacional e que muito tem investido nessa rea. A solenidade acontecer no dia 28 de maio do corrente ano, nas nossas instalaes, Rua XII, n 1200, Bairro Fortaleza, na cidade de Curitiba/PR. Na oportunidade, sero apresentados os relatrios de investimentos e patrimnios da empresa. Na sequncia, os convidados sero recepcionados no restaurante Bona Apetite, no mesmo endereo, para uma confraternizao festiva. Sua presena pode ser confirmada com a funcionria Suzana, no telefone (41) 2106 8300, at o dia 27 de maio. Atenciosamente,
Daniela Giareta Durante, Diretora.
Figura 2 Exemplo de carta com margem alinhada esquerda.
Declarao
A declarao pode ser emitida por pessoa fsica ou jurdica, essa ltima desde que empresa privada. O setor pblico no emite declarao, mas sim atestado que tem o mesmo propsito da declarao. Declarao [...] a afirmao da existncia ou inexistncia de uma situao de fato ou de direito (KASPARY, 2002, p. 191). A declarao pode ser dada em causa prpria ou referir-se outra pessoa, desde que o declarante tenha capacidade e liberdade de afirmativa. So partes de uma declarao:
108
ttulo; texto: objeto da declarao; local e data; assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade que atesta. Vejamos um exemplo de declarao.
DECLARAO
Declaramos que Fulana de Tal nossa funcionria e esteve, nos dias 12, 13 e 14 do corrente ms, realizando curso de Tcnicas de Secretariado, em nossa Central de Treinamento, em Florianpolis/SC, com frequncia de 100%. Curitiba, 19 de maio de 2010.
Pedro Domingues, Diretor de Recursos Humanos.
Figura 3 Exemplo de declarao. 1 - Quando pessoa jurdica, constar o logotipo da empresa. 2 - Ttulo em destaque. 3 - Texto sucinto com a informao a ser declarada. 4 - Local e data, na mesma linha do pargrafo do texto. 5 - Assinatura.
109
E-mail
Nos dias de hoje muitas relaes empresariais so mantidas e informaes circulam pelo recurso eletrnico, pela sua rapidez e simplicidade. O e-mail um tipo de correspondncia, por isso exige todos os cuidados dos demais, especialmente relacionados linguagem, formatao, clareza da mensagem, objetividade e uso adequado das palavras. Isto porque qualquer deslize pode comprometer a informao e a imagem do negcio, alm da imagem do emissor. Destaca-se a importncia de uma reviso gramatical e de digitao antes do envio, visto que muitas vezes, pela sensao de rapidez que o e-mail possibilita, muitas mensagens incompreensveis so enviadas. Outra precauo com o uso de letras maisculas, pois a etiqueta eletrnica sugere que quem escreve a mensagem em caixa alta est gritando com o destinatrio. Por isso recomenda-se o emprego de letras maisculas apenas para ttulos ou grifos. necessrio enfatizar que o e-mail da empresa no o pessoal. Assim, no deve ser usado para assuntos que no se referem ao trabalho. O e-mail deve conter seu campo do assunto preenchido para que o receptor logo identifique do que se trata, assim como deve ser assinado com o nome completo e cargo do emissor. A manuteno da caixa de entrada mais um detalhe importante. Procure responder a todos o mais breve possvel, e sempre que enviar um e-mail tenha pacincia, pois a prioridade que o receptor atribuir a essa mensagem poder no ser a mesma que a sua, como tambm o destinatrio poder no estar na frente do computador aguardando pela mensagem.
Memorando
O memorando uma correspondncia interna, utilizada para disseminar informaes, comunicar ou solicitar algo entre os setores da prpria empresa. Algumas empresas intitulam de MEMO, comunicao interna ou circular. Por ficar restrito empresa, no possui muitas formalidades de elaborao, mas, mesmo assim, precisa ser o mais objetivo e claro possvel, seu emissor deve empregar um vocabulrio formal e adequado ao receptor.
110
Muitos memorandos so enviados via internet e por isso tambm se configuram como um e-mail. Quando impresso deve contemplar ttulo, data, destinatrio, remetente, assunto, texto e assinatura do emissor. Observe um exemplo de memorando.
MEMORANDO
PARA: DE: DATA:
Setor de Vendas Recursos Humanos 18 de maio de 2010
3 4 5 6
ASSUNTO: Treinamento para vendedores
Solicitamos que os vendedores sejam disponibilizados para participarem de um processo de treinamento sobre novos produtos da empresa no dia 28 de maio do corrente ano, nos turnos da manh e tarde. O treinamento acontecer no auditrio B e contar com a presena do diretor geral. Atenciosamente,
8 Comunicao escrita: correspondncias empresariais
Maria Pietra Madalena, Gerente de RH.
9 8
Figura 4 Exemplo de Memorando.
111
1 - Logotipo da empresa (Opcional j que o documento ficar restrito prpria empresa). 2 - Ttulo. 3 - Destinatrio. 4 - Remetente. 5 - Resumo do assunto. 6 - Data de elaborao. 7 - Texto. 8 - Despedida (opcional). 9 - Assinatura, nome e cargo do responsvel pelo documento.
Procurao
Documento atravs do qual uma pessoa concede poderes para outra exercer, em seu nome, atos, administrar interesses ou negcios. A pessoa que concede o poder considerada mandante, outorgante ou constituinte, e a pessoa que recebe o poder considerada mandatria, outorgada ou procuradora. So partes de uma procurao, de acordo com Kaspary (2002): ttulo; prembulo identificao e qualificao do mandante e do mandatrio; texto objetivo da procurao e poderes conferidos ao mandatrio; data; assinatura do mandante;
reconhecimento da firma do mandante, em cartrio. Segue exemplo de procurao.
112
PROCURAO OUTORGANTE: nome, nmero da identidade e do CPF, filiao e endereo. OUTORGADO: nome, nmero da identidade e do CPF, filiao e endereo. Pelo instrumento particular de procurao, o outorgante, acima qualificado, constitui e nomeia o outorgado seu procurador, com poderes para o fim especfico de
1 2 3
, podendo praticar todos os atos necessrios ao bom e fiel cumprimento do presente mandato. Cidade, dia de ms de ano.
5 6
Assinatura do Outorgante
Figura 5 Exemplo de Procurao. 1 - Ttulo. 2 - Quem concede o poder. 3 - Quem recebe o poder. 4 - Descrever detalhadamente o poder concedido, definindo inclusive o tempo de concesso. 5 - Especificar o que o outorgado pode fazer em nome do outorgante. 6 - Data da assinatura da procurao. 7 - Assinatura, do outorgante reconhecida em firma.
113
Relatrio
O relatrio amplamente utilizado tanto na esfera privada quanto na pblica. Tem importncia vital nas empresas, porque com base nas informaes contidas nele, tomam-se decises que podem afetar pessoas, grupos e setores. O relatrio consiste na descrio ou narrao minuciosa dos fatos ou daquilo que se providenciou, observou, realizou. Tem o objetivo de prestar contas aos superiores sobre aquilo que se fez e/ou orientar trabalhos futuros iguais ou semelhantes. Pode ser simples ou complexo dependendo da finalidade e da natureza dos fatos. So exemplos de relatrio: relatrio de viagem, relatrio de curso, relatrio de estgio, relatrio de visita, relatrio de atividades, relatrio de acidente, relatrio de evento etc. As partes do documento podero variar, dependendo da finalidade e da complexidade da atividade, por isso sua extenso tambm no padronizada. Alguns relatrios so sintetizados em uma pgina, como os de atividade, e outros podem se estender por mais de 100 pginas, como os de estgio. As partes mais comuns so: Ttulo: RELATRIO DE... Vocativo Texto: introduo exposio dos fatos: requer honestidade, objetividade e imparcialidade, utilidade, preciso, metodologia e clareza. Grficos, figuras, quadros, fluxogramas so bem-aceitos, especialmente, no mbito empresarial.
anlise/apreciao dos fatos: julgamento pessoal do autor, por isso deve apoiar-se nos fatos e justificar. concluses: indicaes das medidas a serem tomadas. Aqui no se deve apresentar nenhuma informao ou fato novo, apenas concluir (sintetizar) o que foi exposto. sugestes ou recomendaes: apontar sugestes de ordem prtica, visando s melhorias. Fecho: frmula de cortesia (dispensvel) Local e data
114
Assinatura do(s) autor(es): nome e cargo Anexos: se houver informaes complementares (fotos, leis...)
Texto complementar
Defeitos na carta comercial

(MEDEIROS, 2008, p. 132-133)
Embora haja na carta comercial uma srie de enganos que podem ser evitados, no se admite o comportamento mesquinho que tende a ver erro em tudo o que a secretria redige. Preocupar-se excessivamente com pormenores insignificantes pode provocar desateno quando h erros maiores. O objetivo de uma correspondncia comercial transmitir uma mensagem clara que seja compreendida e leve o receptor ao. Portanto, o enfoque de preocupao deveria privilegiar o contedo do texto, deixando-se para segundo plano problemas relativos esttica, questinculas gramaticais e querelas muito mais ligadas a idiossincrasias neurticas. No obstante isso, so enganos costumeiros na carta comercial que podem ser evitados: 1. Quanto ao estilo: evitar fazer literatura, rebuscando o texto com mil adesivos irrelevantes, metforas inoportunas, perodos excessivamente longos. Clareza de ideias, rapidez de exposio (ir direto ao assunto). O vocabulrio ser o usual, sem busca de terminologia complexa, neologismos, estrangeirismos, frases de efeito (sobretudo latinas). Portanto, nada de estilo empolado. Deve-se evitar, quando possvel, os verbos auxiliares: foi feito = fez-se, foi tomada = tomou-se. 2. Quanto s abreviaes: para maior clareza, acostumar-se, sempre que possvel e necessrio, a escrever por extenso. Evita-se perda de tempo e ineficcia do texto. 3. Quanto prolixidade ou uso de frases feitas: so expresses desaconselhveis: venho por meio desta, vimos informar-lhe, comunicamos. Para evitar repeties de ideias ou palavras, recomenda-se a leitura da carta depois de escrita. Se necessrio, reescreva a mensagem.
115
4. Quanto ao endereo interno: j completamente em desuso, sua colocao impede a eficincia da secretria, que fica sempre recorrendo fonte (arquivo) para confrontar endereos. 5. Quanto ao local: se j constar do cabealho, dispensvel colocar o local. Depois do local, coloca-se vrgula. O nome do ms escrito com letra minscula. 6. Quanto escrita de algarismos: o procedimento de digitar o nmero e o numeral de todo intil. Ou uma coisa ou outra, mas a preferncia pelo nmero. 7. Quanto despedida: evitar sobretudo o no tenho nada mais para o momento, que se constitui em evidente pleonasmo. Havendo o que dizer, o redator diria. Diga-se, simplesmente, atenciosamente. 8. Quanto pontuao: coloca-se ponto final aps o local e data. Trata-se de frase nominal: carta escrita em So Paulo, no dia 25 de agosto de 2007. Coloca-se vrgula aps o nome do assinante da carta e ponto aps o cargo ou funo. O cargo ou funo so, nesse caso, apostos. Portanto, devem ser pontuados como manda a gramtica. A saudao inicial seguida de doispontos (Sr. Fulano de Tal:; Prezado Senhor:). 9. Quanto gramtica: Evitar
Em anexo. Face ... Pedimos para... Solicitamos para... Tenho para te perguntar a voc. Sito rua... Em nossa conversa, onde propusemos... Aonde voc passou suas frias? Haja visto... Fazem 10 dias. H duas semanas atrs. Haviam 20 pessoas na reunio. Fez tudo para mim realizar o trabalho.
Usar
Anexamos, anexo. Em face de, diante de... Pedimos que... Solicitamos que... Tenho algo para perguntar-lhe. Sito na rua... Em conversa em que propusemos... Onde voc passou suas frias? Haja vista... Faz 10 dias. H duas semanas. Havia 20 pessoas na reunio. Fez tudo para eu realizar o trabalho.
116
10. Quanto ortografia: so erros indesejveis: exceo com dois ss (excesso); paralisar com z; pretenso com ; catalisar e catalisador com z; acentuar oxtonas terminadas em i ou u quanto precedidas de vogal: Hava, Ita, Ja (Itu, Botucatu, tatu, caju, preveni-lo, ali, aqui so oxtonas que no so acentuadas, porque precedidas de consoantes). 11. Quanto mensagem: usa-se a funo referencial da linguagem, ou funo conativa. Portanto, verbos na terceira pessoa ou imperativos, vocativos, interrogaes. Preferencialmente, a redao de uma mensagem deve ser produto de reflexo exaustiva; o redator deve estar de posse de todas as informaes necessrias para escrever a carta. Deve tambm ter um objetivo claro: escrever para qu?
Atividade
1. Com base no quadro 1, qual a diferena entre a correspondncia empresarial e a oficial?
117
Ampliando conhecimentos
Correspondncia Empresarial, de Adalberto J. Kaspary. A correspondncia de fundamental importncia em qualquer organizao, mas o tempo que se gasta em sua elaborao gera e acumula transtornos para o bom andamento dos servios. A dinmica atual do mundo dos negcios exige uma redao gil, personalizada, simples e funcional, por isso faz-se necessria a busca permanente da atualizao e da melhoria. O presente livro tem esse propsito, ao promover a reflexo da necessidade de pensar e renovar a redao tcnica. Alm dos elementos gerais da redao pragmtica, a obra congrega uma srie de exemplos dos principais tipos de correspondncia empresarial, que facilitam a assimilao do leitor. Secretariando a Lngua: a comunicao eletrnica, escrito por Creud Pereira Santos Martinelli (USP). O texto consiste no captulo cinco do livro Talentos Brasileiros em Secretariado Executivo, organizado pelo professor Antonio Pires de Carvalho (editora Parma Ltda, 2004) . O texto enfoca a produo de e-mail, que apresenta vrias vantagens quando comparado com outros tipos de correspondncia, mas nem sempre recebe os cuidados necessrios para que produza o efeito desejado em termos de comunicao. Assim, o artigo apresenta os principais problemas encontrados na redao de e-mail e traz recomendaes cruciais a esse respeito. Boa leitura!
Gabarito
1. Ter clara a diferena entre a correspondncia empresarial/comercial e a oficial fundamental para no cometer equvocos e para utilizar o tipo de correspondncia correto em cada situao. As organizaes privadas devem somente emitir correspondncias empresariais, tambm chamadas de comerciais, justamente porque a relao comercial. Essa espcie ainda utilizada por pessoas fsicas. A carta o tipo mais comum de redao empresarial. As organizaes pblicas podem emitir apenas correspondncias oficiais, sendo a mais conhecida o ofcio. Observe que a diferena est no emissor, quem emite, se organizao pblica ou privada. Assim, se uma indstria (empresa privada) se comunicar com uma prefeitura (rgo pblico) dever utilizar a carta e no o ofcio, ao passo que se a prefeitura se comunicar com a indstria, utilizar o ofcio e no a carta.
118
Referncias
BELTRO, Odacir; BELTRO, Marisa. Correspondncia: linguagem e comunicao. So Paulo: Atlas, 2002. FENASSEC. Resolues do IV Frum Nacional de Debates sobre Competncias Profissionais: nveis de atuao, 2008. Disponvel em: <www.fenassec.com.br/ resolucoes_4oforum.doc. Acesso em: 10 abr. 2010. KASPARY, Adalberto J. Correspondncia Empresarial. 6. ed. Porto Alegre: Edita, 2002. MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretria. 8. ed. So Paulo: Atlas, 2003. MEDEIROS, Joo Bosco. Correspondncia: tcnicas de comunicao criativa.19. ed. So Paulo: Atlas, 2008.
119

Correspondências Empresariais

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Correspondências Empresariais

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Trabalho secretarial com a documentao

Redao empresarial: definies e qualidades

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Tipos e exemplos de correspondncias empresariais

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

8 Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Daniela Giareta Durante. Adaptado.

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Daniela Giareta Durante, Diretora.

Figura 2 Exemplo de carta com margem alinhada esquerda.

Daniela Giareta Durante. Adaptado.

Pedro Domingues, Diretor de Recursos Humanos.

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

PARA: DE: DATA:

Setor de Vendas Recursos Humanos 18 de maio de 2010

ASSUNTO: Treinamento para vendedores

8 Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Maria Pietra Madalena, Gerente de RH.

Figura 4 Exemplo de Memorando.

reconhecimento da firma do mandante, em cartrio. Segue exemplo de procurao.

Daniela Giareta Durante. Adaptado.

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Defeitos na carta comercial

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Comunicao escrita: correspondncias empresariais

Das könnte Ihnen auch gefallen