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PLAN

quest-ce que le temps ? Et comment le grer ? Comment allons nous les rpartir ? Quils sont les critres de classer et de planifier nos activits? La dmarche de gestion du temps ?

Quils sont les outils ncessaires pour grer notre temps?


Quils sont les outils pour planifier notre temps? Quils sont les avantages dune mauvaise gestion du temps? les obstacles de grer notre temps? Les croque-temps ? Les douze symptmes classiques dune mauvaise gestion du temps?

quest-ce que le temps?


Le temps est une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tches dans des dlais impartis ; mais le temps

nest pas lastique, on ne peut pas le stocker, on ne peut,


malheureusement, pas mettre de ct les heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines plus tard lorsquil y aura une surcharge de travail .

comment le grer?
Grer son temps veut dire ne pas le gaspiller, tre mieux organis, travailler plus vite et plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire, et lui seul,de bien grer son temps de travail pour obtenir une efficacit maximum. Par exemple, pour une semaine de travail, on na que 40heures, ce qui reprsente 8 heures par jour, le gestionnaire doit tre parfaitement organis pour rpartir son travail au sein de cet horaire sil ne veut pas se laisser dborder, ce qui fait, souvent, mal effet et laisse

penser quil y a un manque dorganisation personnel. Avec un peu


dautodiscipline, un peu dorganisation, un peu de logique et de volont, il est possible dy arriver et de gagner un temps prcieux.

les critres de classer nos activits


Il existe trois critres fondamentales pour classer nos activits:

Classement des activits selon leurs chances.

Classement des activits selon leur niveau de rendement.

Classement des activits selon leur complexit .

Dans la vie, au sein dune entreprise, on entend, trs souvent, parler du terme chance qui reprsente la date dexcution des obligations et des diverses transactions, par exemple, paiement dune dette.

Classement des activits selon leurs chances

Donc, quand on veut parler dune activit chue, on veut dsigner


quelle est urgente. Mais le terme durgence , dans la technique de gestion du temps, est li au terme importance . Toutefois, on mesure lurgence, en se demandant si le fait de ne pas accomplir telle tche immdiatement met en pril latteinte des objectifs de lentreprise. Les activits peuvent, facilement, tre classes selon leur degr durgence. Et on mesure limportance en

se demandant si le fait de ne pas accomplir telle ou telle activit met


lentreprise en danger.

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En valuant lurgence et limportance de chaque activit, on peut les caractriser comme suit : Matrice de la gestion de temps:

Urgent

Pas urgent

Important

Crises Prvention Problmes pressants Analyse de nouvelles occasions Planification Entretien du rseau Rcration Interruptions tlphoniques Correspondance Runions Perte de temps Activits plaisantes et inutiles qui ne permettent la ralisation daucun objectif.

Pas Important

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Selon le tableau prcdent ,il existe quatre types dactivits: 1-Urgent et important

Les tches urgentes et importantes doivent tre entreprises le plus tt possible et cest, idalement, vous qui devrez les prendre en charge.
2- Peu urgent mais important Il sagit dactivits importantes pour lavenir de lentreprise mais qui peuvent attendre. 3- Urgent mais peu important Ce sont les activits dlguer aux collaborateurs.

4- Peu important et peu urgent


Ce sont des activits qui peuvent tre ignores temporairement ou classes rapidement si on a du temps. Le nombre de ces activits diminuera,

au fur et mesure, que la technique de gestion du temps est amliore.

Classement des activits selon leur niveau de rendement


Les activits doivent tre classifies selon leur niveau de rendement. Ce dernier peut tre mesur en se demandant si le fait de ne pas

accomplir telle ou telle tche met lentreprise en danger, cest--dire quil


lui fera subir des cots plus ou moins importants, ou en se posant la question suivante : Aprs avoir effectu telle activit, que va gagner lentreprise ? Donc, lactivit qui est plus rentable lentreprise doit tre mene en premier lieu.

Classement des activits selon leur complexit


Il est possible de reporter le travail effectuer au cours de la journe selon la complexit des travaux. Les activits les plus complexes seront rserves pour les priodes les plus calmes de la journe et en fonction de leur urgence. A linverse, les travaux les plus simples seront effectus pendant les priodes les plus bruyantes ou les plus perturbes quand il est plus difficile de rflchir et de fournir un travail plus complexe et toujours en fonction de lurgence.

les critres de planifier nos activits


Une bonne gestion du temps suppose la planification : Comment peut-on organiser, imbriquer les activits pour les faire entrer dans le temps dont on dispose ? On peut citer 5 critres importants dans la planification de lexcution des activits: Evaluation raliste de la dure dexcution des activits Dtermination exacte des priorits Rservation des priodes appropries pour les imprvus

Dtermination du moment dexcution en fonction de la classification et des priorits


Dtermination des activits raliser par dautres personnes (la dlgation)

Evaluation raliste de la dure dexcution des activits


Il est essentiel dvaluer la dure prvisible des actions
entreprendre pour leur affecter un budget temps. Ceci permet davoir une vision plus claire pour les planifier. Mais, il faut demeurer raliste en ce qui concerne lemploi du temps : mieux vaux sen tenir quelques tches que davoir une liste impressionnante de tches faire et de nen raliser quune partie. Il est prfrable de survaluer le temps dont pense avoir besoin

pour raliser une tche. Cette faon de fonctionner permet de


respecter les chanciers. Il est, mme, conseill de planifier sa journe de faon conserver du temps libre. De cette faon, on risque moins de se retrouver coinc entre un travail remettre immdiatement et une urgence de dernire minute.

Dtermination exacte des priorits


Comment tablir des priorits ? Faire chaque jour une liste du travail effectuer Dfinir lurgence et limportance : ce sont les deux critres de base pour dfinir des priorits : les tches urgentes et importantes sont raliser dabord Fragmenter les travaux complexes raliser en une srie de petites tches ralisables que lon incorpore dans lemploi du temps Evaluer la dure prvisible Ordonner la liste : affecter un numro dordre chaque activit en fonction des priorits dfinies. Ceci permettra de savoir dans quel ordre on doit les planifier La loi de LABORIT Il est conseill de faire : ce qui est facile avant de ce quest difficile ce qui nous plait avant ce qui nous dplait ce qui va vite avant ce qui prend du temps ce que lon sait avant ce qui est nouveau ce que dautres nous imposent avant ce que lon choisit.

Rservation des priodes appropries pour les imprvus


Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de temps pour certains travaux qui vont tomber inopinment. Dailleurs, le scientifique NERAC nous montre limportance de la rservation dune partie de temps pour les imprvus.

Mthode de NERAC :
Noter les activits et les chances ; Evaluer la dure ncessaire ; Rserver une marge de scurit ; Arbitrer les priorits ; Contrler et rectifier.

Dtermination du moment dexcution en fonction de la classification et des priorits


Aprs le classement des activits et ltablissement des priorits, il sera ncessaire de dterminer les moments dexcution de ces activits cest--dire tablir un emploi du temps. Pour cela, on peut utiliser la grille dactivits suivante :

GRILLE DACTIVITES DU Numro dordre 1 Activit Heure Prvue Dure Effective

2
3

4
5

Dtermination des activits raliser par dautres personnes *la dlgation*


La dlgation est une mthode dorganisation qui consiste pour un
responsable confier un subordonn la ralisation dobjectifs labors en commun en lui laissant une autonomie relle quant aux

moyens et aux mthodes lintrieur dun cadre dfini, en lassistant


dans les difficults rencontres et en faisant le point sur les rsultats dans le cadre de procdure de contrle dont les modalits et la frquence sont dfinies lavance. La dlgation est un tat desprit et participe une dmarche de dcentralisation et de confiance dans les relations de travail.

LA DEMARCHE DE LA GESTION DU TEMPS


Cette dmarche comporte 4 tapes essentielles:
Ltape danalyse

Ltape deffectuer les choix


Ltape de planification Ltape de contrle

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Premire tape
1/ Janalyse : Quest-ce que jai faire? Lister tout ce que jai effectuer; Quel est mon temps disponible? valuer le temps dont je dispose.

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Deuxime tape

2/ Jeffectue des choix : Dans quel ordre dois-je mener mes activits? Ya-t-il des actions urgentes, importantes, longues, difficiles, fatigantes, dsagrables, Cest dfinir des priorits dans ce qui est raliser, respecter les contraintes dautorit dans lexcution des tches. Comment dfinir les priorits? A partir de la liste des activits effectuer : Dfinir lurgence et limportance : ce sont les deux critres de base pour dfin les priorits. Les tches urgentes et importantes sont raliser dabord. valuer la dure prvisible : il est essentiel dvaluer la dure prvisible des actions entreprendre, pour leur effectuer un budget de temps. Ceci permet davoir une vision plus claire pour les planifier. Ordonner la liste et affecter un numro dordre chaque activit en fonction d priorits dfinies. Ceci permettra de savoir dans quel ordre on va les planifier.

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Troisime tape
3/ Je planifie :

Comment organiser, imbriquer mes activits pour les faire


entrer dans le temps dont je dispose? Choisir des outils me permettant de planifier efficacement.

Choisir le bon moment.

Choisir les moments les plus appropris pour raliser ces


activits .

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Quatrime tape
4/ Je contrle : Tout planning est une prvision de lorganisation de son temps.

Ai-je ralis tout ce que javais prvu? Ma prvision est-elle


raliste? Donc, il faut contrler lexcution des tches.

Les outils de la gestion du temps


Voici quelques outils utiliss couramment au milieu professionnel pour grer le temps:

Les agendas : on utilise frquemment des agendas en milieu professionnel,


elles permettent de noter diverse information et dindiquer les oprations effectuer date /heure prcise (RD, dlais de ).

Les chanciers : ils permettent de classer les documents date o ils


doivent tre traits (lettres, traites encaisser).

Les plannings : ils visualisent lorganisation des tches dans le temps, ou


leur rpartition sur diffrent poste de travail. Ils sont loutil le plus utilis/courant au milieu professionnel. (voir annexes). Lagenda lectronique : outils modernes utilisant la technologie informatique. Se sont dvelopps rcemment en matire de gestion de temps

LES OUTILS PLANIFACTEURS DE TEMPS


Montre Echancier Mini-cassette Rpondeur automatique Tlphone portable Messagerie lectronique Vtements infroissable vide-poches Produits 2 en 1 Internet Calendrier Emploi de temps Agendas Aide mmoire Planning Rpertoire Plan daction Tableau de bord Chronographe

LES AVANTAGES DUNE MAUVAISE GESTION DU TEMPS


On peut citer 3 avantages:
1-Avantages Sociaux : Sensation dtre important, harass, Situations de vedettariat ; exemple : plaisanteries, Commentaire, Compliments, reproches 2-Avantages biologiques : Le bruit, la pression, le stress stimule ; exemple : fait battre le Cur Le surmenage permet de rester mince ; exemple : perte dapptit, Repas sauts Got pour les sensations fortes ; exemple : courir aprs les Rendez-vous 3-Avantages psychologiques Fuite de situations dsagrables, Evite de devoir dire non , Evite de devoir choisir, Evite de rsoudre un problme pineux .

LES OBSTACLES DE LA GESTION DU TEMPS


Lattitude personnelle (je nai pas un esprit mthodique) Les drangements (patron, collaborateurs, employs) Le tlphone Les imprvues Urgences Courier et paperasse Runions Dplacements La mentalit de lorganisation ( laisser-faire ) Les objectifs et priorits imprcises Le manque de planification Le manque de ressources humaines (devenir nom plus victime, mais le matre de votre temps) Les drangements de toute : sortes (collgues de travail, tlphone.) Reprsentant lun des principaux obstacles.

Les croque-temps
Appels tlphoniques imprvus ou trop longs. Interruptions ou drangements (collgues ou visiteurs entrant limproviste). Porte ouvertes devoir de disponibilit . Personnel insuffisamment form ou comptent. Les runions trop frquentes, trop longues ou inutiles. Objectifs flous, priorits changeantes Absence de plan de travail quotidien. Travaux en cour non achevs. Perfectionnisme. Manque dordre, bureau mal rang. Dlgation insuffisante. Intrts disperss et trop nombreux Manque dinformations mauvaises communications. Incapacit de dire non . Tendance de repousser le traitement des conflits. Lenteurs dans la prise des dcisions. Fatigue, surmenage, stress.

LES DOUZE SYMPTOMES CLASSIQUES DUNE MAUVAISEGESTION DU TEMPS


1. Horaires continuellement surchargs ; obligation frquente de travailler le soir et les week-ends. 2. Dlais non respects ; devoir faire du rattrapage . 3. Manque de profondeur dans le traitement des problmes. 4. Dcisions htives, malgr le risque quelles comportent. 5. Crainte de dlguer. 6. Eteindre constamment des feux : privilgier le court terme au moyen et long terme. 7. Impossibilit de refuses toute nouvelle tche qui se prsente. 8. Pas de disponibilit pour un rendez-vous avant deux mois. 9. Sentiment de ne pas contrler la situation, de perdre de vue ses objectifs et ses priorits. 10. Perfectionniste. 11. Stress et surmenage. 12. Peu ou pas de temps pour la vie familiale, sociale ou pour les loisirs.

TP A FAIRE
Les activits organises par les entreprises sont souvent rptitives, ce qui permet dtablir des listes-types de tches quil suffit dadapter la situation. On peut distinguer les activits rgulires qui conditionnent la bonne marche de lentreprise et les activits qui se produisent occasionnellement. ORGANISATION DUNE REUNION : Rdiger et diffuser le compte-rendu Fixer lobjet de la runion Etablir la liste des participants Fixer la date Fixer le lieu Rserver la salle de runion Convoquer les participants Prvoir la prise de notes Prparer la salle de runion (Mobilier et matriel, dcoration, fournitures, boissons.) Prparer les documents et les dossiers distribuer

La suite de TP

T.A.F :
Dans la liste des tches de lorganisation dune runion : 1-Etablir un ordre de priorit des diffrentes tches

2-Dresser un tableau dans lequel vous listez les tches


effectuer avant, pendant et aprs la runion.

Conclusion
Il semble bien que le temps soit une denre prcieuse qui conditionne lorganisation de nos activits.

Le problme est, donc, de savoir ce que nous faisons de notre temps,


de lanalyser, dtudier notre propre comportement face au temps afin de mieux le grer. Grer son temps signifie tre efficace dans la ralisation de ces activits, les programmer de manire rationnelle et en contrler la ralisation. En grant son temps, on peut dire finalement se donner le temps de faire les choses.