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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Departamento: Ventas. Cliente: SOL CARIBE . Nombres y Cargo de Personal Entrevistado: Ing.

Jeean Pierre Paladinez RESPUEST AS SI La empresa tiene establecido un Manual de Procedimientos Administrativos , contables y de Ventas? Existen polticas especficas para llevar a cabo los procesos y actividades? Se mantiene accin coordinada con otros Departamentos para la ejecucin de actividades? Existen Sistemas ContableFinancieros para llevar un adecuado registro de las actividades ejecutadas? Se cuenta con manuales para el adecuado manejo del Sistema Contable-Financieros existente? NO

PUNTAJE PTIM O OBTENID O OBSERVACIONES

No.

PREGUNTAS

No.

PREGUNTAS El personal cuenta con una clave propia para ingresar a los Sistemas manejados por el Departamento de Ventas? El ciclo de Venta es llevado a cabo con una adecuada separacin de funciones, es decir, cada actividad de ste es llevada a cabo por una persona especficamente referente al registro del inventario? Existe supervisin y control en la recepcin de los servicios?

RESPUEST AS SI NO

PUNTAJE PTIM O 6 OBTENID O 6 OBSERVACIONES

En el Departamento de Ventas existe un equipo conformado por 4 personas para ejecutar las actividades pertinentes.

El ciclo presupuestario est ejecutado en base al ciclo de ventas y pedidos a mayoristas?

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El presupuesto es ejecutado en base a informacin proporcionada por el Departamento de Ventas? La proyeccin de la Ventas al pblico tiene relacin con los gastos en Marketing? El pedido de servicios a los mayoristas es realizada con al menos 15 das de anticipacin? La documentacin fsica y electrnica recibida por el Departamento y que sustente las transacciones efectuadas se archivan y custodian adecuadamente?

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No.

PREGUNTAS

RESPUEST AS SI NO

PUNTAJE PTIM O OBTENID O OBSERVACIONES

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El Stock de Charters nacionales, he internacionales son revisados y analizados oportunamente para evaluar los periodos de ventas y que estos reflejen la situacin real econmica de la empresa? El personal de la Unidad es capacitado constantemente en el manejo de ventas de los diferentes destinos de viajes, acuerdo a mtodos y procedimientos establecidas para el desempeo de sus funciones? TOTAL Elaborado por:

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Revisado por: Mara Paladinez

SOLCARIBE PAPEL DE TRABAJO DE HALLAZGOS CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

NO HAY UNA CLARA SEPARACIN DE FUNCIONES

REF P/T

HCI1
CONDICIN
La empresa SOL CARIBE. No tiene una clara separacin de funciones

CRITERIO
Las prcticas contables nos indican que debe existir una adecuada segregacin de funciones porque la empresa maneja recursos los cuales presentan un alto grado de riesgo fsico y material.

CAUSA
Falta de una estructura organizativa clara para la asignacin de funciones por la falta de confianza de parte de los dueos de la empresa para otorgar atribuciones a los dems funcionarios

EFECTO
Acumulacin de funciones y mal manejo del ciclo transaccional demostrando un mal control administrativo que hace que se se vea afectada la solvencia y liquidez

CONCLUSIN
No se tiene un adecuado manejo de funciones para cada empleado del departamento por lo que se acumulan funciones entre los empleados de ms confianza en la gerencia, lo que hace que los procedimientos sean ms demorosos. RECOMENDACIN Al Gerente General: Se recomienda establecer un cronograma de evaluacin de empleados y determinar ndices de cumplimiento para la evaluacin y posicionamiento de sus funciones para establecer un correcto ordenamiento en cada proceso que realizan

INFORME DE CONTROL INTERNO Quito, 7 de Mayo del 2012

Ing. Gerente General EMPRESA SOL CARIBE Presente.

Hemos REVISADO EL CONTROL INTERNO de la empresa SOL CARIBE por el periodo comprendido entre el 1 de Septiembre 2011 y el 29 de Febrero del 2012, siguiendo las Normas de Internacionales de Auditora y Aseguramiento que exigen al auditor obtener un conocimiento global y detallado de los procesos que se auditen.

El objetivo del control interno es proporcionar a la administracin de la empresa una garanta para el logro de los objetivos incluidos en las categoras de eficiencia y eficacia de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos y polticas, considerando que solo pueden aportar un grado de seguridad razonable, pero no la seguridad total del desarrollo de la gestin administrativa y financiera de la empresa.

Debido a las limitaciones inherentes en la evaluacin del sistema de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados, esto es lo que se considera como una debilidad material que es una deficiencia importante o una combinacin de deficiencias importantes que originan, con una probabilidad ms que remota, que un evento indeseado no sea prevenido o detectado, oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus funciones.

Para la planificacin y ejecucin de la Auditora Financiera se ha considerado su sistema de control interno para determinar los procedimientos de auditora, con el propsito de expresar una opinin sobre la razonabilidad de estados financieros, ms no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control interno. Sin

embargo,

se han notado asuntos relacionados con el funcionamiento de dicho

sistema, que por su importancia, consideramos deben ser incluidos en este informe. Los asuntos que llaman la atencin, estn relacionados con deficiencias importantes en el diseo y operacin del control interno, que podran afectar negativamente a la razonabilidad de los estados financieros. Con estas consideraciones, y haciendo nfasis en los aspectos encontrados y que involucran el sistema de control interno y sus operaciones, este informe resume los hallazgos de auditora que comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseo u operacin del sistema de control interno que puede afectar al logro de los objetivos, y que se describen a continuacin:

HALLAZGO NO HAY UNA CLARA SEPARACIN DE FUNCIONES CONCLUSIN Falta de una estructura organizativa clara para la asignacin de funciones por la falta de confianza de parte de los dueos de la empresa para otorgar atribuciones a los dems funcionarios

RECOMENDACIN A la Gerente General:

Se recomienda establecer un cronograma de evaluacin de empleados y determinar ndices de cumplimiento para la evaluacin y posicionamiento de sus funciones para establecer un correcto ordenamiento en cada proceso que realizan

Sin otro particular que informar, me remito a usted. MARIA PALADINES

Jefe de Auditora AR AUDITORES CIA. LTDA.

MEDICION DEL RIESGO MATRIZ RIESGO INHERENTE

Riesgo Detectado Calificacin Enfoque de Auditora Identificacin Efecto Potencial Alta Media Baja En el Un efecto de esta organigrama no mala organizacin existe un es que las cosas se Departamento estan mezclando y Estructura de Contabilidad, no me parece 1 Cumplimiento Organizacional el contador correcto que una general esta persona maneje ubicado en el tanto la departamento contabilidad como Financiero. la parte financiera. 5 En esta parte la empresa ha seguido su camino en base a su misin y Un efecto de esto objetivo sera que la planteado y ha empresa debe Direccionamiento crecido mucho, 2 ponerse una nueva 3 Cumplimiento Estratgico pero en los 2 misin para tener ultimos aos no nuevos horizontes ha habido una como objetivo. actualizacin de su visin porque su ultima actualizacin ya la han cumplido.

Componentes

Su control interno puedo decir que es muy bueno porque Calidad del esta empresa ha 3 Control Interno logrado crecer mucho en estos aos y no ha habido mayores inconvenientes. Esta empresa si cuenta con procedimientos eficientes en sus 4 Formas de Operar formas de operar porque han logrado la consecucin de sus metas.

Riesgo Bajo

Cumplimiento

Riesgo Bajo

Cumplimiento

El departamento financiero cuenta con muy Aprovechamiento poco personal a 5 de Recursos diferencia de los Humanos demas departamentos y su espacio fsico es mu pequeo.

No me parece factible que una persona maneje la contabilidad y la parte financiera de la empresa porque puede haber confusiones o intereses, ademas su espacio es pequeo y no permite una buena distribucin de personal y archivos.

Cumplimiento

Canales de Comunicacin

La comunicacin es muy buena en todos lo departamentos, sobretodo entre el departamento finaciero y la gerencia de la empresa. Esta empresa no maneja indicadores de gestin

Riesgo Bajo

Cumplimiento

Indicadores

La empresa no puede determinar la eficacia y eficiencia de sus operaciones y procedimientos. Totales

Sustantivas

20

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Riesgo Inherente

22,86%

De acuerdo al anlisis realizado a la empresa, se pudo determinar que el riesgo inherente es de 22.86 % (Riesgo Bajo-Medio), identificando las siguientes observaciones: Los procesos analizados (Pedido de los productos (charters) a proveedores, Recepcin de los servicios, Ingreso de productos al sistema, Venta al pblico) son laboriosos, pues constituyen actividades detalladas necesarias para cumplir eficazmente las funciones encargadas al Departamento. La existencia de equipos y sistemas de informacin poco modernos o actualizados para llevar a cabo las diferentes actividades, asumido como una debilidad temporal, puede afectar la ejecucin eficiente de las Ventas. El riesgo que asume SOLCARIBE INTERNATIONAL TRAVEL AGENCY, corresponde a factores externos que puedan afectar el normal desarrollo de las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Contabilidad.

Riesgo de Control:

De acuerdo al cuestionario realizado para la evaluacin del control interno, se puede identificar los siguientes parmetros: La medicin del Nivel de Confianza para el Control Interno del Departamento de Ventas, especficamente de los procesos de: Pedido de los servicios a proveedores, Confirmacin de los mismos, Ingreso de cupos de charters al

sistema de la empresa y Venta al pblico, se emplea la siguiente matriz para su medicin:

MATRIZ DE MEDICIN DEL NIVEL DE CONFIANZA DEL CONTROL INTERNO

CONFIANZA ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO

MNIMO ALTO 88,89% 77,78% 66,67% MEDIO 55,56% 44,45% 33,34% BAJO 22,23% 11,12% 0,01%

MXIMO 99,99% 88,88% 77,77% 66,66% 55,55% 44,44% 33,33% 22,22% 11,11%
93%

Elaborado por: Mara Paladinez

El Puntaje Obtenido a travs de la evaluacin del control interno indica que el Nivel de Confianza asciende a 93%. La Matriz indica entonces un Nivel de Confianza Alto-Alto.

El Riesgo de Control obtenido despus de la evaluacin del control interno es el siguiente: Riesgo de Control = Puntaje ptimo Puntaje Obtenido Riesgo de Control = 100% - 93% Riesgo de Control = 7% MATRIZ DE MEDICIN DEL RIESGO DE CONTROL

RIESGO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO

MNIMO ALTO 88,89% 77,78% 66,67% MEDIO 55,56% 44,45% 33,34% BAJO 22,23% 11,12% 0,01%
Elaborado por: Mara Paladinez

MXIMO 99,99% 88,88% 77,77% 66,66% 55,55% 44,44% 33,33% 22,22% 11,11%

7%

Esta Matriz seala un Riesgo de Control de nivel Bajo-Bajo, siendo necesario mejorar la efectividad del control interno de los procesos analizados del Departamento de Ventas y del Departamento contable.

Riesgo de Deteccin:

Despus de aplicados los procedimientos de auditora, se puede determinar que el riesgo de deteccin correspondiente a nuestro equipo de trabajo, es de 5% (Riesgo Bajo-Bajo), teniendo en cuenta los siguientes aspectos: El riesgo inherente identificado en los procesos auditados es considerablemente bajo. El riesgo de control detectado a travs de la evaluacin del control interno, es muy bajo, indicando eficiencia en los controles internos implantados o adoptados por SOLCARIBE INTERNATIONAL TRAVEL AGENCY. Los procesos auditados se encuentran definidos claramente, permitiendo al equipo de auditora llevar a cabo el examen de forma exhaustiva. El equipo de auditora est conformado por personas con conocimientos profesionales acerca del examen que se lleva a cabo, hecho que ha permitido disear y aplicar procedimientos y tcnicas de auditora oportunos para la obtencin de informacin suficiente y competente.

Riesgo de Auditora: Una vez identificados los riesgos inherente y de control, y determinar el riesgo de deteccin, el Riesgo de Auditora de los Procesos de Pedido de los productos a Mayoristas, Confirmacin del mismo, he Ingreso del servicio (Charters al sistema y Venta al pblico del Departamento de Ventas que incluye la evaluacin de su CADENA DE VENTA: Riesgo de Auditora = Riesgo Inherente * Riesgo de Control * Riesgo de Deteccin Riesgo de Auditora = (0,2286 * 0,07 * 0,05) * 100% Riesgo de Auditora = 0,08% El clculo realizado muestra que el Riesgo de Auditora es Bajo-Bajo, por lo que la posibilidad de que el equipo de auditora emita conclusiones favorables sobre los procesos auditados cuando en ellos existe desviaciones, es mnima.