Lecia 5.

Editarea intrrilor

Lecia 5. Editarea intrrilor

Obiectivele leciei:
n aceast lecie vei vedea cum putei modifica datele i cum putei anula aceste modificri, dac este cazul. Vei nva, de asemenea, i s copiai, s mutai i s tergei datele.

Editarea datelor
Dup ce ai introdus o informaie ntr-o celul, o putei edita fie pe bara de formule, fie direct n celul. Pentru a edita o intrare din Excel: Executai clic pe celula n care vrei s editai informaia. Pentru a ncepe operaia de editare, executai clic pe bara de formule, apsai tasta F2 sau executai dublu clic pe celula respectiva. Astfel, intrai n modul de editare (Edit mode); pe bara de stare va aprea cuvntul Edit. Apsai tastele sau pentru a muta punctul de inserare pe informaia introdus. Apsai tasta Backspace pentru a terge un caracter la stnga punctului de inserare, sau tasta Delete pentru a terge un caracter la dreapta. Apoi, introducei caracterele dorite. Executai clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau apsai tasta Enter de pe tastatura, pentru a accepta modificrile fcute. Sau, dac v rzgndii i nu mai vrei s editai intrarea, executai clic pe butonul Cancel sau apsai Esc.

Verificarea ortografiei
Excel conine i un instrument de verificare a ortografiei, prin care gsete rapid i selecteaz cuvintele greit scrise din foaia de calcul. Pentru a efectua o verificare ortografic, parcurgei urmtoarele etape: 1. Executai clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard. Excel va gsi primul cuvnt i l va afia n partea de sus a casetei de dialog Spelling. n caseta Change To va aprea o sugestie pentru corectarea greelii. 2. Pentru a accepta sugestia i a corecta cuvntul scris greit, executai clic pe Change. Sau executai clic pe Change All pentru a corecta cuvntul respectiv peste tot acolo unde apare n text. 3. n cazul n care sugestia din caseta Change To nu este corect, putei proceda astfel: Selectai o alt sugestie din caseta Suggestion, apoi executai clic pe Change sau pe Change All. (Putei s obinei i afiarea altor cuvinte n lista Suggestion, executnd clic pe Suggest.) Introducei forma corecta pe care o propunei n caseta Change To, apoi executai clic pe Change sau pe Change All. Executai clic pe Ignore pentru a lsa cuvntul nemodificat. Executai clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre apariiile cuvntului respectiv n text. Executai clic pe Add pentru a aduga cuvntul n

Lecia 5. Editarea intrrilor dicionar, astfel nct Excel s nu l mai semnaleze ca fiind greit. Cnd nu vor mai fi gsite cuvinte scrise greit, va fi afiat un mesaj, care va anuna c verificarea ortografiei a fost ncheiat. Executai clic pe OK pentru confirmare. Ai ales o opiune greit? Dac selectai o opiune greit, putei s executai clic pe butonul Undo Last din caseta de dialog Spelling pentru a anula ultima selecie

4.

facut.

Utilizarea funciei AutoCorrect,pentru corectarea greelilor de ortografie

Funcia AutoCorrect a programului Excel realizeaz corectarea automat a celor mai des ntlnite greeli de ortografie, n timp ce scriei. Dac scriei greit un cuvnt (de exemplu, teh n loc de the) i apsai tasta Enter, Excel va introduce forma corect n celul. Sunt corectate, de asemenea, i cuvintele care ncep cu dou majuscule. De exemplu, dac scriei Mine i apsai tasta Enter, Excel va corecta n Mine. n plus, AutoCorrect scrie cu majuscul primul cuvnt dintr-o propoziie, i numele zilelor. Putei s indicai dumneavoastr greelile pe care le facei frecvent, pentru a fi corectate n timp ce scriei. De exemplu, dac scriei mereu breif n loc de brief, l putei aduga n lista AutoCorrect. Putei folosi funcia AutoCorrect i pentru a nlocui o prescurtare, cum ar fi ndiv, cu cuvintele pe care le reprezint: Northern Division, n acest caz. Iat cum putei face acest lucru: Deschidei meniul Tools i selectai AutoCorrect. Pe ecran va aprea caseta de dialog AutoCorrect. Scriei forma greit n caseta de text Replace. Scriei forma corecta n caseta de text With. Executai clic pe Add pentru a aduga intrarea n lista AutoCorrect. Dac dorii s tergei o intrare din lista AutoCorrect, selectai-o din list i executai clic pe butonul Delete. Prea repede! Dac dorii s dezactivai funcia AutoCorrect pentru c v corecteaz intrrile nainte de a putea s-o oprii, deselectai opiunea Replace Text As You Type din caseta de dialog AutoCorrect.

Anularea unei aciuni

Putei s anulai aproape orice operaie atunci cnd lucrai n Excel, inclusiv orice modificare pe care o facei ntr-o celul. Pentru a anula o modificare, executai clic pe butonul Undo de pe bara cu instrumente standard. Pentru a anula o opiune de anulare (a reveni la poziia iniial), executai clic pe butonul Redo de pe bara cu instrumente standard. Anularea/refacerea n cazul mai multor aciuni. n mod normal, cnd executai clic pe butoanele Undo sau Redo, Excel anuleaz sau reface numai aciunea efectuat cel mai recent. Pentru a anula (sau a reface) o aciune mai veche, executai clic pe sgeata de derulare a butonului, i selectai din list aciunea dorit. O alt noutate n Excel 97 este faptul c putei executa clic pe butonul Undo de mai multe ori pentru a anula mai multe aciuni anterioare.

Lecia 5. Editarea intrrilor

Selectarea celulelor
Pentru a copia, a muta sau a terge simultan datele din mai multe celule, trebuie s selectai mai nti celulele respective. Dup aceea putei executa aciunea dorit. Pentru a selecta o singur celul, executai clic pe ea. Pentru a selecta celule alturate (un domeniu), executai clic pe prima celul din stnga a grupului i tragei mouse-ul n jos spre celula din dreapta-jos, pentru a selecta toate celulele. (Dac avei nevoie de mai multe informaii despre selectarea grupurilor de celule, citii lecia 9, Utilizarea domeniilor de celule). Pentru a selecta celule care nu sunt alturate, inei apsat tasta Ctrl n timp ce executai clic pe celulele individuale. Pentru a selecta un ntreg rnd sau o coloan de celule, executai clic pe capul de rnd sau de coloana. Pentru a selecta rnduri sau coloane alturate, executai clic pe primul cap de rnd (de coloana) i tragei mouse-ul peste celelalte. Pentru a selecta rnduri sau coloane care nu sunt adiacente, apsai tasta Ctrl i executai clic pe fiecare cap de rnd sau coloana pe care dorii s le selectai. Domeniu. O Serie de celule adiacente.

Copierea datelor
Cnd copiai sau mutai date, o copie a datelor respective este plasata ntr-o zona de stocare temporar din memorie numit Clipboard. Putei s copiai date n alt parte pe foaia de calcul, sau n alte foi sau registre de calcul. Cnd copiai, datele originale rmn la locul lor, numai copia lor fiind plasat n locul indicat de dumneavoastr. Clipboard Clipboard este o zona din memorie accesibil tuturor programelor care ruleaz sub Windows. Ea este folosit pentru copierea sau mutarea datelor dintr-un loc n altul n cadrul aceluiai program, sau ntre programe. Metodele pe care le vei nva aici sunt folosite n toate programele care ruleaz sub Windows. Pentru a copia date, efectuai paii urmtori: Selectai celula (celulele) pe care vrei s o (le) copiai. Executai clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente standard. Coninutul celulei (celulelor) selectat (selectate) va (vor) fi copiat (copiate) n Clipboard. Selectai prima celula din zona unde vrei s plasai copia. (Pentru a copia datele n alta foaie sau registru de calcul, trebuie mai nti s intrai n foaia sau registrul respectiv.) Executai clic pe butonul Paste. Excel va insera coninutul memoriei Clipboard acolo unde se afla punctul de inserare. Fii ateni! Cnd copiai sau mutai date, fii atent s nu le lipii peste datele

Lecia 5. Editarea intrrilor existente (cu excepia cazului n care chiar asta dorii, desigur.) Putei s copiai aceleai date n mai multe locuri repetnd comanda Paste. Datele copiate n Clipboard rmn acolo pn cnd copiai sau decupai (mutai) altceva.

Utilizarea metodei tragere i plasare (drag-and-drop)

Cea mai rapid metoda de copiere este metoda tragere i plasare (drag-and-drop). Selectai celulele pe care vrei s le copiai, inei apsat tasta Ctrl i tragei chenarul domeniului pe care 1-ai selectat. Cnd eliberai butonul mouse-ului, coninutul va fi copiat n noua poziie. (Dac uitai s inei apsat tasta Ctrl, Excel va muta datele n loc s le copieze.) Pentru a insera datele ntre celulele existente, apsai Ctrl+Shift n timp ce efectuai tragerea. Pentru a trage o copie n alta foaie, apsai Ctrl+Alt n timp ce tragei celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afia foaia n cauza, n care vei putea fixa grupul selectat n poziia dorit.

Mutarea datelor
Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca i copierea, cu excepia faptului c datele sunt luate de unde se afla i sunt plasate ntr-o noua locaie. Pentru a muta date, efectuai paii urmtori: Selectai celulele pe care vrei s le mutai. Executai clic pe butonul Cut. Selectai prima celul a zonei n care vrei s plasai datele. Pentru a muta datele n alt foaie de calcul, deschidei n foaia respectiv. Executai clic pe Paste. Pentru a muta rapid datele, folosii facilitatea de tragere i plasare. Selectai datele care trebuie mutate, apoi tragei n noua poziie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele ntre celulele existente, apsai tasta Shift n timp ce efectuai tragerea. Pentru a muta datele n alt foaie de calcul, apsai tasta Alt i tragei domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran va fi adus foaia respectiv, unde vei putea fixa domeniul selectat de celule, n poziia dorit. SFAT Meniu de comenzi rapide Cnd decupai, copiai i lipii date, nu uitai meniul de comenzi rapide. Selectai celulele pe care vrei s le decupai sau s le copiai, executai clic cu butonul din dreapta i alegei comanda corespunztoare din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran. tergerea datelor Pentru a terge datele dintr-o celul sau din mai multe, trebuie s le selectai i s apsai tasta Delete. Excel ofer ns i alte opiuni pentru tergerea celulelor: Folosind comanda Edit, Clear putei opta pentru a terge doar atributele de formatare ale unui celule (sau un comentariu ataat), nu i coninutul. Atributele de formatare ale unei celule nseamn culoarea, stilul chenarului, formatul numeric, mrimea fontului i aa mai departe. Vei afla imediat mai multe despre aceasta optiune. 1. Cu comanda Edit, Delete putei elimina celule i tot ce conin ele. Dac vei folosi comanda Clear pentru eliminarea atributelor de formatare dintr-o celul sau a unui comentariu, efectuai paii urmtori: Selectai celulele.

Lecia 5. Editarea intrrilor Deschidei meniul Edit i selectai Clear. Pe ecran va aprea submeniul Clear. Selectai opiunea dorit pentru eliminare: All (prin care este eliminat coninutul celulei, atributele de formatare i comentariile), Formats (atributele de formatare), Contents (coninutul) sau Comments (comentariile).

Cutarea i nlocuirea datelor

Folosind funcia Find and Replace din Excel putei s localizai anumite date, i s le nlocuii cu altele. Cnd avei o etichet, o valoare sau o formul introdus greit n ntreaga foaie de calcul, putei folosi comanda Edit, Replace pentru a gsi i a nlocui toate apariiile datelor greite cu datele corecte. Pentru a gsi i a nlocui datele, efectuai paii urmatori: Deschidei meniul Edit i selectai Replace. Pe ecran va aparea caseta de dialog Replace, Introducei n caseta de text Find What textul pe care vrei s l gsii. Executai clic pe caseta de text Replace With i introducei textul pe care vrei s il folosii ca text de nlocuire. n caseta Search, indicai dac optai pentru o cutare pe rnduri, sau una pe coloane. Dac dorii s gsii o forma ortografiat exact ca cea din caseta de cutare, executai clic pe Match Case. Dac vrei s gsii celulele care conin exact ceea ce ai specificat (fr alte date suplimentare), executai clic pe Find Entire Cells Only. Executai clic pe Find Next pentru a gsi prima apariie a textului specificat de dumneavoastr. Apoi, executai clic pe Replace pentru a nlocui numai acea apariie, sau pe Replace All pentru a nlocui toate apariiile datelor specificate de dumneavoastr. n aceast lecie ai nvat s editai datele din celule i ai vzut cum putei anula anumite modificri. De asemenea, ai nvat s copiai, s mutai i s tergei date. n lecia urmtoare vei nva s lucrai cu fiierele care conin registre de calcul.