Lecia 6.

Crearea i salvarea fiierelor care conin registre de calcul

Lecia 6. Crearea i salvarea fiierelor care conin registre de calcul

Obiectivele leciei:
n aceast lecie vei nva s creai noi registre de calcul i s salvai fiierele care conin registre de calcul.

Crearea unui nou registru de calcul

Putei s creai un registru de calcul gol, sau putei folosi un ablon, pentru a crea unul mai complex. Un ablon este un registru de calcul preformatat, pe care l putei modifica n funcie de necesitile proprii. Excel conine abloane pentru facturi, rapoarte financiare i alte foi de calcul ce se utilizeaz frecvent. Iat cum putei s creai un nou registru de calcul: Deschidei meniul File i selectai New. Pe ecran va aprea caseta de dialog New. Dup cum putei vedea n figura 6.1, aceast caseta de dialog conine dou etichete: General i Spreadsheet Solutions. Pentru a crea un registru de calcul gol, executai clic pe eticheta General i apoi pe pictograma Workbook. Pentru a crea un registru de calcul pornind de la un ablon, executai clic pe eticheta Spreadsheet Solutions. Pe ecran vei vedea pictograme pentru mai multe tipuri de foi de calcul folosite mai frecvent. Executai clic pe pictograma corespunztoare tipului de registru de calcul pe care vrei sl creai. Dup ce facei selectarea, executai clic pe OK, sau apsai tasta Enter. Pe ecran va fi deschis un nou registru de calcul avnd pe bara de titlu o denumire prestabilita; Excel va numerota filele; de exemplu, dac avei deja deschis un registru de calcul Book1, pe bara de titlu a noului registru de calcul va aprea Book2.
Eticheta General Pictograma Workbook Eticheta Spreadsheet Solutions

Figura 6.1 Executai clic pe pictograma corespunztoare tipului de registru de calcul pe care vrei s l creai. Creai mai rapid un registru de calcul. Dac dorii s creai un registru de calcul gol (deci nu cu ajutorul unui ablon Spreadsheet Solutions), putei s evitai caseta de 1

Lecia 6. Crearea i salvarea fiierelor care conin registre de calcul dialog New executnd clic pe butonul New de pe bara cu instrumente standard. Excel va deschide o fereastra cu un nou registru de calcul, fr s mai deschid caseta de dialog New. Deschidere rapid Cnd deschidei aplicaia Excel, n mod normal vei gsi un registru de calcul gol, n care putei ncepe s lucrai. Putei ns s selectai un anumit ablon. Executai clic pe butonul Start de pe bara de sarcini din Windows i s selectai New Office Document; Excel va deschide caseta de dialog New Office Document. Executai clic pe eticheta Spreadsheet Solutions, selectai tipul de registru de calcul pe care vrei s l creai, apoi executai clic pe OK.

Salvarea i denumirea unui registru de calcul

Tot ceea ce introducei ntr-un registru de calcul va fi salvat n memoria temporar a calculatorului; daca ieii din Excel, vei pierde datele respective. Ca atare, este important s salvai n mod regulat fiierele care conin registre de calcul, pe hard-disc sau pe o discheta. Prima dat cnd salvai un registru de calcul pe hard-disc, trebuie s-i alocai o denumire. Pentru a denumi un registru de calcul, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul File i selectai Save sau executai clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aprea caseta de dialog Save As (vezi figura 6.2).
Selectati unitatea de disc si directorul Executati clic aici pentru a salva registrul de calcul

Executati clic pe butonul Up One Level pentru a intra in directorul de nivel superior Introduceti o denumire pentru registrul de calcul

Figura 6.2 Caseta de dialog Save As. Introducei denumirea pe care vrei s o alocai registrului de calcul, n caseta de text File Name. Putei s folosii pna la 218 caractere, inclusiv orice combinaie de litere, cifre i spaii (ca n Vnzarile pe trimestrul patru 1996). In mod normal, Excel salveaz registrele de calcul n directoeul My Documents. Pentru a salva fiierul respectiv n alt dosar, selectati-1 din lista Save In. Putei s trecei la dosarul de nivel superior executnd clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din partea superioara a casetei de dialog. Putei s trecei pe alta unitate de disc selectnd-o n caseta Save In. Iata cateva din locaiile pe care le vei gsi n aceast list: Desktop. Salveaz fiierul ca pictogram pe suprafaa de lucru din Windows. Aceasta opiune nu este recomandata. Daca dorii ca fiierul sa fie disponibil pe suprafaa de lucru, creai-i o comanda directa, conform indicaiilor din cursul de Windows 95/98. My Computer My Computer este categoria mare n care intra toate unitile de disc ale calculatorului, cum ar fi A: i C:. n general vei salva fiierele pe unitatea C:, n directorul My Documents. Network Neighborhood Putei s selectai Network Neighborhood daca vrei s salvai fiierul ntr-o reea LAN. Pe ecran va aprea o list a unitilor de disc din reea (Network Computer Drives), de unde putei alege. Executai clic pe butonul Save, sau apsai tasta Enter.

Lecia 6. Crearea i salvarea fiierelor care conin registre de calcul

Director prestabilit. n mod normal, fiierele sunt salvate in directorul My Documents. Putei s schimbai opiunea prestabilit pentru a selecta un director propriu, daca dorii. Deschidei meniul Tools, selectai Options i executai clic pe eticheta General. Executai clic pe caseta de text Default File Location i introducei calea de acces completa pentru unitatea de disc i directorul pe care vrei s le folosii (directorul trebuie s existe deja pe disc). Executai clic pe OK. Pentru a salva un fiier pe care l-ai mai salvat anterior (si care este denumit), nu trebuie dect s executai clic pe butonul Save. (Puteti, eventual, sa apasati Ctrl+S ori sa folositi comanda File, Save.) Excel va salva automat registrul de calcul i toate modificrile fcute, fr s mai deschid caseta de dialog Save As. Excel n reteaua Web Putei s salvai registrul de calcul ntr-un sit FTP din Internet (sau ntr-o reea intranet), cu condiia s avei permisiunea pentru aceasta. Mai nti, pentru a aduga situl FTP n caseta de dialog Save As, deschidei lista Save In i selectai Add/Modify FTP Locations. n caseta de text Name of FTP Site, introducei adresa sitului, de exemplu, ftp://ffp.microsoft.com. Selectai fie Anonymous, fie User, i introducei o parol, dac este cazul. Executai clic pe Add. Dup ce situl va fi inclus n caseta de dialog Save As, putei s l selectai din dosarul Internet Locations (FTP) din lista Save In.

Salvarea unui registru de calcul sub alta denumire

Uneori, poate dorii s modificai un registru de calcul, pstrnd ns o copie a versiunii originale, sau s creai un nou registru de calcul prin modificarea unuia existent. Putei face aceste lucruri salvnd registrul de calcul sub alta denumire sau n alt dosar. Iat ce pai trebuie s efectuai n acest scop: Deschidei meniul File i selectai Save As. Vei vedea caseta de dialog Save As, ca n cazul n care ai salva registrul de calcul pentru prima data. Pentru a salva registrul de calcul sub alta denumire, scriei noua denumire a fiierului peste cea veche, n caseta de text File Name. Pentru a salva fiierul pe alt unitate de disc sau n alt dosar, selectai litera unitii sau directorul din lista Save In. Pentru a salva fiierul sub alt format (cum ar fi Lotus 1-2-3 sau Quattro Pro), executai clic pe sgeata de derulare Save As Type i selectai formatul dorit. Executai clic pe butonul Save sau apasai tasta Enter. Copii de siguran. Putei s instruii programul sa creeze o copie de siguran pentru fiecare fiier pe care l salvai. n acest fel, dac se ntmpl ceva cu fiierul original, putei s folosii copia de siguran. Pentru a activa funcia pentru crearea copiilor de siguran, executai clic pe butonul Options din caseta de dialog Save As, alegei Always Create Backup i apoi executai clic pe OK. Pentru a folosi copia de siguran, selectai File, Open pentru a deschide caseta de dialog Open, apoi selectai Backup Files din lista Files of Type. Executai dublu clic pe copia de siguran a fiierului din lista cu fiiere i directoare, pentru a deschide fiierul. n aceasta lecie ai nvat s creai noi registre de calcul i s le salvai. n lecia urmtoare vei nva s deschidei i s nchidei fiierele care conin registre de calcul