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abordando los aspectos esenciales que luego conformarn la descripcin de puesto, bajo la Metodologa Hay. La descripcin de puesto, es la documentacin formal del mbito, alcance y complejidad de las responsabilidades y atribuciones de una posicin, que dentro de un contexto organizativo y especificaciones tcnicas, busca alcanzar ciertos resultados que impactan directa e indirectamente al cumplimiento de los objetivos de la compaa. Sus principales caractersticas y componentes son: Registra las acciones del aqu y el ahora Toda accin (responsabilidad) lleva asociado un resultado Se describe el puesto, eliminando el sello personal del ocupante Debe ser sinttica y objetiva, evitando juicios de valor 1.- IDENTIFICACION En esta primera seccin se debe entregar toda la informacin solicitada para identificar su posicin actual: - Nombre del puesto (denominacin que mejor refleje su actual labor) - Ubicacin (secuencia de dependencia: unidad, subgerencia , gerencia) - Jefatura directa (nombre y puesto de su jefatura directa, vnculo jerrquico) - Jefatura indirecta (nombre y puesto, de una jefatura de tipo funcional) - Fecha (mes de elaboracin del documento) Ejemplo: | 1. IDENTIFICACION | | | |Es el conjunto de datos que permiten situar el cargo dentro de la | | |organizacin en el momento actual | | | |NOMBRE DEL PUESTO: |EJECUTIVO COMERCIO EXTERIOR | FECHA: |23/07/09 | | |NOMBRE OCUPANTE: |Juan Carlos Correa Salas |: | | |UBICACION: |Div. Negocios Internacionales Gerencia Comercio |Revisin Ocupante: | SI/NO | | |Exterior. | | | | |Depto. Comercio Exterior. | |
2. MISION Se trata de reunir en un prrafo corto la finalidad o razn de ser del puesto, respondiendo el qu, cmo y el para qu. La redaccin debe incluir: a) La accin principal que realiza (verbo infinitivo). b) La funcin sobre la que se aplica dicha accin c) La gua o indicaciones principales que utiliza para realizar su trabajo d) El verbo de accin y el resultado principal que aporta a la organizacin. Ejemplo: | 2. MISION |Propsito general del puestoo en la organizacin. Permite | | |comprender el qu hace (verbo de accin), el dnde (funcin), el de| | |acuerdo con qu (polticas, normas, procedimientos) y el para qu | | |(finalidad) | | | |a) Generar b) negocios de comercio exterior, c) acorde a las polticas de riesgo y normativa vigente, d) para contribuir al aumento de ingresos | |por operaciones en moneda extranjera. | | | Es probable que luego de trabajar en el siguiente punto (resultados principales) logre enfocar con mayor precisin el propsito central de su cargo (misin), y le facilite hacer los cambios de redaccin que sean necesarios. Borrador de Misin ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________
____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________ 3. RESULTADOS PRINCIPALES Son declaraciones breves (mximo 6), que desglosan el sentido global indicado en la misin, enfocado en los resultados finales que son responsabilidad del cargo. Mximo 6 responsabilidades que apalancan el cumplimiento de la misin. Su redaccin aplica tambin el formato accin - funcin - gua - resultado. Cuide no incluir actividades o tareas, las que sern solicitadas en el n7 Contexto. Ejemplo | 3. RESULTADOS PRINCIPALES | | | |Son declaraciones breves, que especifican el sentido global | | |indicado en la misin, siendo los resultados finales por los | | |cuales la posicin es responsable. | |Impor-ta|ACCIONES |RESULTADO FINAL ESPERADO | |ncia |(qu hace?) |(para qu lo hace?) | |1 |Generar negocios de comercio exterior, conforme a directrices |contribuir al cumplimiento de la metas de volumen de venta. | | |comerciales, | | |2 |Proponer alternativas de negocio, acorde a las polticas de riesgo,|garantizar negocios rentables y duraderos. | |3 |Analizar el comportamiento de divisas y tasas de inters, segn |facilitar decisiones de cierre de negocios. | | |protocolo interno, | | |4 |Efectuar la mantencin de su cartera, segn normativa de postventa,|contribuir a las metas de fidelizacin. | Borrador de Principales Resultados ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________
____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ __________________________________________________ 4. DIMENSIONES Debe sealar las magnitudes financieras relacionadas directa o indirectamente con el puesto, expresadas en pesos anuales. El tipo de impacto se clasifica en: Directo: El puesto es responsable directo de las decisiones y sus resultados, ya sea por su contribucin exclusiva o en forma participativa con otros pares. Indirecto: El puesto es responsable indirecto de las decisiones y sus resultados, ya sea registrando, entregando informacin o por medio de recomendaciones tcnicas o asesora. Valide con su jefatura directa los valores que se considere ms relevantes para completar esta seccin, por ejemplo metas de ingresos o presupuesto asociado. Slo si usted ejerce supervisin directa sobre personal, complete la seccin Recursos Asignados, conforme lo solicitado: Ejemplo | |
| |4. DIMENSIONES |Magnitud cuantificable sobre la cual el puesto ejerce un impacto directo o | | |indirecto. Expresada en pesos anualizados. | |Principales Magnitudes |Recursos Asignados (caso de jefaturas) | |(Ingresos por ventas, Coste de nmina, presupuesto inversiones, | | |etc.) | | |Ventas Anual Comex | |MM$1.200.|Cantidad total de personal: |----|
| | | | | |
| |$ | |$ | |$
5. ORGANIGRAMA Ubique su puesto en la organizacin, sealando el puesto de su jefatura directa y los puestos directamente dependientes, si los hay, as como otros puestos que reportan a su misma jefatura directa (pares u otro puesto). | |
| |5. ORGANIGRAMA |Ubicacin del puesto dentro de la organizacin, indicando su lnea jerrquica | | |directa, los cargos que reportan a la misma jefatura (pares) y aquellos que dependen| | |directamente del puesto en estudio. (si lo hubiere) | | | |Puesto Jefatura Directa : Jefe Plataforma Comercio Exterior | |Puesto (s) que reporta a igual jefatura : Asistente Comercio Exterior | |Puesto (s) bajo supervisin : ----------| 6. AUTORIDAD Identifica en qu aspectos el puesto puede tomar decisiones y en cules le corresponde recomendar, considerando al grado de autonoma para desarrollar su funcin, la autoridad para la toma de decisiones y los controles a los que est sujeto, Ejemplo | 6. AUTORIDAD | | | |Aspectos donde el puesto puede tomar decisiones y en cules slo le corresponde | | |recomendar, atendiendo al grado de autonoma y los controles a los que est sujeto | |Decisiones |Recomendaciones | | |Recomendar, en conjunto con el ejecutivo comercial respectivo, los | | |niveles de crdito, tarifas, servicios y/o asesoras a clientes que |
| | | | | | | |
7. CONTEXTO Esta seccin narrativa, permite conocer aspectos especficos y diferenciadores del cargo dentro de su contexto organizativo, para tener una mirada global del mismo. Ejemplo | 7. CONTEXTO | | 7.1 FLUJO DEL PROCESO | | | |Descripcin del flujo de trabajo donde interviene el puesto, los inputs, los | | |productos/servicios que desarrolla y los destinatarios. | |Bsqueda de alternativas de negocio comex (operaciones crediticias, asesora, servicios e inversiones), acordando alternativas de negocio con el | |ejecutivo comercial. Se contacta al cliente para sondear necesidades y determinar condiciones de financiamiento. Presenta el negocio potencial al | |Gerente de Comercio Exterior para aprobacin, y luego visita al cliente para cerrar el vnculo comercial y comprometer plazos de activacin de la | |operacin, coordinando el soporte operativo respectivo. | | 7.2 PRINCIPALES ACTIVIDADES | | | |Enumeracin de las actividades que complementar los principales resultados indicados en el| | |punto 3. | |Anlisis de mercado para determinar oportunidades de negocio y cerrar propuestas con ejecutivo comercial. Contactar al cliente para acordar negocio| |y negociar trminos de la operacin. Preparar propuesta de negocio para aprobacin. Coordinar el procesos activacin, mantencin y seguimiento. | | 7.3 DIFICULTADES CONTEXTO | | | |Aspectos internos y externos del contexto que inciden en el logro de los resultados. | |En materia externa afectan las fluctuaciones en los mercados y economas nacionales e internacionales, los cambios en normativas y medidas que | |aplique el Banco Central de Chile. En materia interna, afectan eventuales
definiciones de alta gerencia de no operar con ciertas empresas o | |sectores. | | | | |7.4 RELACIONES INTERNAS |Breve descripcin sobre los principales contactos internos en la empresa, explicitando la | | |frecuencia de ellos y el motivo de contacto | |Peridicamente se relaciona con Ejecutivos Comerciales, para acordar alternativas rentables de negocio. Operador de Mesa de Dinero para solicitar | |informacin financiera. Jefe Plataforma Comex para definir las condiciones crediticias y solicitar validacin de oferta para aprobacin Gerente | |Comex. | | | | |7.5 RELACIONES EXTERNAS |Breve descripcin sobre los principales contactos externos en la empresa, explicitando la | | |frecuencia de ellos y el motivo de contacto | |Peridicamente, se relaciona con clientes empresas actuales y potenciales, para la generacin y mantencin de negocios. Con agencia de SII para | |resolver consultas tributarias. Agencia de Aduana, para facilitar procesos internacin de productos en pas de destino. Con bancos nacionales para | |el traspaso de operaciones entre bancos. | 8. PERFIL Corresponde a los requisitos del ocupante del puesto, especificando el perfil mnimo deseable en cuanto a conocimientos tericos y prcticos requeridos (no incluir ttulos acadmicos); la experiencia o trayectoria profesional relevante (no incluir aos) y las habilidades o competencias deseables para desempear el puesto (no necesariamente su propio perfil). Ejemplo | 8. PERFIL | | | |Conocimientos, experiencia y competencias mnimas requeridas para desempear el | | |puesto. No especifique ttulos acadmicos, ni aos de experiencia, ni su propio | | |perfil de competencias. | | | |El puesto requiere conocimientos tericos y prcticos en logstica del proceso de
comercio exterior (apertura cartas de crdito, seguimiento | |documentos de embarque, etc.), manejo de sistemas computacionales, ingls tcnico y conversacional. | | | |Experiencia en rea comercial y negocios de comercio exterior en empresas medianas y grandes. | | | |Capacidad de negociacin, orientacin a resultados, proactividad y organizacin de procesos. | | |