3.3.

Fase de Informe de la Auditora

3.3.1. Generalidades Objetivo General
Determinar los parmetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditora, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes.

Especficos

Definir la estructura del informe. Establecer las caractersticas de los informes emitidos. Determinar los responsables de la elaboracin, aprobacin comunicacin de los resultados del proceso auditor de la CGR.

Alcance y cobertura
Esta fase inicia con la estructuracin del informe y culmina con la firma y comunicacin. El nivel central o la Gerencia que consolide, cuando la sede principal del auditado se encuentre en su jurisdiccin, emitir un solo concepto, calificacin del control interno y/u opinin de los estados financieros, soportados en los resultados obtenidos tanto por el nivel central como por los puntos de control. En todo caso, cuando la auditoria involucre puntos de control, las Gerencias Departamentales y Distrital colegiadas remitirn al nivel que consolide un reporte de resultados con los hallazgos y conclusiones correspondientes, que ser insumo para consolidar los resultados del proceso auditor. El resultado final se comunicar al representante legal en un solo informe.

Concepto y propsito del Informe de Auditora

El informe de auditora, es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignacin de auditora, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecucin. Los propsitos del informe son:

Registrar los resultados de la auditora adelantada correspondientes al periodo auditado. Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor. Comunicar e informar pblicamente la opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y/o el concepto sobre la gestin y resultados obtenidos por el auditado. Comunicar sobre el Fenecimiento o no de la cuenta rendida por los responsables del erario. Apoyar el control poltico que ejerce el Congreso de la Repblica

3.3.2 Atributos y caractersticas del Informe: El informe debe cumplir con los siguientes atributos:

Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada
Preciso frase y en el informe completo. Su redaccin debe ser sencilla, clara,

ordenada, coherente y en orden de importancia. La redaccin debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que Conciso decir sobre la condicin (situacin detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditora, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situacin detectada por la CGR. Todos los hallazgos deben reflejar una situacin real, manejada con Objetivo criterios tcnicos, analticos e imparciales.
Soportado Oportuno

Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia vlida, suficiente, pertinente y competente. Debe cumplir los trminos de elaboracin, consolidacin, entrega, comunicacin y publicidad.

El informe debe tener las caractersticas de presentacin:

siguientes

Protocolos

Debe redactarse Letra Arial tamao 12 Margen superior, Margen inferior, Margen izquierdo, Margen derecho, Espacio interlineado sencillo.

de 4 3 3 3

en: Word. cms. cms. cms. cms.

Numeracin

Slo se utilizarn nmeros arbigos por niveles, as: 1. Primer Nivel: En maysculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En maysculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minscula con negrilla a la izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Debe ir en el margen inferior centrado y se numerar a partir del captulo Resultados de Auditora.

Paginacin

Teneren cuenta las normas generales de redaccin y ortografa Redaccin En la redaccin del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. En los cuadros y tablas se utilizan nmeros arbigos en orden consecutivos a travs de todo el texto, se debe indicar primero el nmero y despus el ttulo, utilizando letra arial tamao 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra ms pequeo. Cuadros, Tablas y Elanlisis de las grficas debe ser consecuente con la Grficas presentacin de las mismas. As mismo, para la numeracin utilizar nmeros arbigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La grfica se debe colocar en la misma pgina en que se menciona. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, Cifras miles de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas. A los Hallazgos se les colocar un titulo en positivo y se Denominacin e Identificacin de los numerarn en forma consecutiva, esto ltimo con el fin de hallazgos facilitar su codificacin.

Estructuracin del informe El informe de auditora, de acuerdo con el memorando de asignacin de auditora, debe contener como mnimo, lo siguiente:
CONTENIDO (ver modelo)

1 Cartula 2 Hoja de Presentacin 3 Tabla de Contenido 4 Hechos Relevantes Auditado (si aplica) en el Perodo

Dictamen Integral conclusiones

carta

de

6 Resultados de la Auditora 7 Anexos

3.3.3. Actividades bsicas para generacin de informes Para la elaboracin de los reportes e informe, teniendo en cuenta el memorando de Asignacin de Auditoria, se deben seguir los siguientes procedimientos:

Generacin de informes de auditados nivel central y desconcentrado que NO consolida

Generacin de informe del Auditado Nivel Central que consolida con los Puntos de Control
PROCEDIMIENTO PARA INFORMES DE AUDITORIA QUE CONSOLIDA PUNTOS DE CONTROL EN EL NIVEL CENTRAL

Generacin de informe del auditado Nivel Desconcentrado que consolida

PROCEDIMIENTO PARA INFORMES DE AUDITORIA QUE CONSOLIDA PUNTOS EN EL NIVEL DESCONCENTRADO

Elaboracin de informe
Esta actividad es realizada por el equipo auditor y el responsable de auditora, con base en los hallazgos y conclusiones que obtenga el equipo auditor y que incluyan los lideres en su reporte. Este se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Que incluya la totalidad de los hallazgos detectados y validados en mesas de trabajo los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo y que se haya surtido el derecho a la contradiccin

Todo hallazgo con incidencia fiscal debe validarse en mesa de trabajo con la participacin del funcionario enlace de responsabilidad fiscal, como se indica en el captulo de hallazgos. Que exista coherencia entre los hallazgos y las conclusiones y que las cifras que se presenten sean consistentes (Texto vs. cuadros) Que se hayan analizado los hechos sobre los que existan controversias con el auditado, determinando la validez de incluir dentro del informe, los criterios opuestos que la entidad tenga sobre lo detectado en la auditora. El informe contendr un dictamen, si el proceso auditor tuvo como alcance el pronunciamiento de la cuenta (fenecimiento o no de la cuenta), control de gestin, resultados, legalidad, evaluacin del Sistema de Control Interno, y opinin a los estados financieros. De lo contrario contendr una carta de conclusiones.

Revisin y validacin del informe: Debe ser de forma y fondo, encaminada a validar que se haya cumplido con los (el) objetivo(s) definido(s) en el memorando de asignacin de auditora y Plan de trabajo. En el evento que se detecten, inconsistencias y debilidades en los aspectos contenidos, el (los) responsable (s) de la revisin, validacin y aprobacin del informe debe(n) solicitar las aclaraciones, y/o ajustes correspondientes. Aprobacin del Informe: tinforme que se comunique al auditado, debe ser aprobado en el Comit Tcnico correspondiente, en el cual se declara la conformidad o no del mismo. Firma, liberacin y remisin del Informe: los informes se entienden liberados una vez estn firmados, por las respectivas instancias.
En el nivel central, el informe de auditora lo firma el Contralor Delegado quien lo remitir al auditado, dentro de los cinco (5) das hbiles despus de la firma del mismo. De este informe, el Contralor Delegado enviar copia a las instancias que la normatividad y el Contralor General designe.

En el nivel desconcentrado, una vez validado el informe por parte del comit tcnico del nivel desconcentrado, ser presentado al comit tcnico del nivel central, para la declaracin o no de su conformidad. En este Comit, se requiere la participacin obligatoria del(os) Gerente(s) Departamental(es) o Distrital Colegiadas, respectivo(os), en forma presencial o virtual, y ser firmado por el Contralor Delegado correspondiente. Le compete al Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, remitir el respectivo informe al auditado, as como la publicacin de los resultados de la auditora en su jurisdiccin, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a su recibo.

3.3.4 Modelos de Informes

Modelo Informe de Auditora para nivel central y desconcentrado (formato 3.3.4). Modelo reporte de resultados puntos de control. (formato 3.3.4.1)

3.3.5 Caracterizacin del Producto Informe

CARACTERSTICA CRITERIOS DE ACEPTACIN O RECHAZO

El informe consolidado del auditado: Debe contener los resultados de la sede principal del auditado y puntos de control por lnea de auditora. El Informe del Punto de control: Debe contener los resultados de la evaluacin de cada lnea de auditora que se De estructura remitirn a la Delegada correspondiente o Gerencia Departamental donde este la sede principal del Auditado, quien consolidar, calificar la Gestin, emite opinin de los estados financieros y calificara el Sistema de Control Interno. Tener en cuenta los requisitos de presentacin previstos en los numerales: 3.3.2. Atributos del Informe y Estructuracin del Informe. Cartula: En la parte central de la hoja se debe identificar: Nombre del auditado y perodo o periodos auditados. En la parte inferior derecha, se registra la sigla de la CGR, de la De presentacin Delegada y de la Gerencia departamental cuando corresponda, el consecutivo asignado y la fecha de elaboracin del informe. El color, tamao y diseo debe ser el vigente establecido por la CGR. Hoja de presentacin: Relaciona los cargos y nombres de los responsables de la Auditora.

De contenido

De validacin

Tabla de contenido: Se deben identificar ttulos, subttulos y nmero de pgina en el orden en que aparecen en los modelos de informes numeral 3.3.4 Modelos y formatos Informe del auditado nivel central o desconcentrado: Debe estar de acuerdo con los modelos presentados en el numeral 3.3.4 Para el auditado y punto de control del nivel central: La revisin final del informe que firma el Contralor Delegado la debe hacer el Director de Vigilancia Fiscal, el supervisor. Para el auditado del nivel desconcentrado: La revisin final del Informe que firma el Contralor Delegado, la debe hacer el Director de Vigilancia Fiscal y el Supervisor. En la Gerencia Departamental o en el nivel central no habr informe para el punto de control. Se debe garantizar que el reporte de los resultados, que se remite al Nivel Central, o donde est la sede principal del auditado, contenga los hallazgos comunicados y validados. Para el auditado del Nivel Central: El informe de auditora debe ser firmado por el Contralor Delegado.

De suscripcin

Para el auditado del Nivel desconcentrado: El Informe de auditora debe ser firmado por el Contralor Delegado, previa la validacin en Comit Tcnico del Nivel Central con la participacin obligatoria del Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, respectivo. Para el auditado del nivel central: La remisin del Informe la debe hacer el Contralor Delegado respectivo. La publicacin de resultados consolidados debe hacerla el Contralor Delegado en coordinacin con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la dependencia que el Contralor General designe. Para auditados del Nivel Desconcentrado: La comunicacin del Informe, la debe hacer el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a su recibo. La publicacin del informe, la har el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, en coordinacin con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la dependencia que el Contralor General designe.

De remisin y publicacin

3.3.6. Aspectos a tener en cuenta antes de la entrega del informe Reunin con el auditado La reunin final "cierre de auditora" con el Ente auditado tiene como nico fin informar la terminacin del proceso auditor y hacer la entrega de los bienes prestados al Equipo auditor por el auditado para el desarrollo de la auditora. 3.3.7. Facultad del Contralor(a)

El Contralor (a) General de la Repblica, en uso de su facultad de revisin de los resultados de los informes prevista en el Decreto Ley 267 del 22 de Febrero de 2000, artculo 51, numeral 12, podr adelantar directamente o por delegacin, el conocimiento de los mismos.

3.3.8 Cierre resultados

de

auditora

publicacin

de

El cierre de la Auditora se da al momento de remitir el informe al auditado. El Contralor Delegado y/o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, a solicitud del Contralor General, remitir un resumen ejecutivo, elaborado por el Supervisor y el Responsable de Auditora, para realizar el pronunciamiento sobre los aspectos que considere ser divulgados. La publicacin de informes, en los medios de comunicacin, deber ser coordinada entre la respectiva Contralora Delegada o Gerencia Departamental y la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones de la CGR o la dependencia que determine el Contralor General. 3.3.9 Plan de Mejoramiento

El auditado como resultado de la auditora, elaborar un Plan de Mejoramiento el cual ser reportado a travs del Sistema de Rendicin de Cuentas e Informes (SIRECI) -, as como avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contralora General de la Repblica no emitir pronunciamiento de coherencia e integridad, sino que ser evaluada dentro del proceso auditor

3.3.10. Remisin de informacin a la Contralora Delegada para Participacin Ciudadana

En los casos en que el informe incluya resultados sobre denuncias ciudadanas, debe garantizarse la respuesta de fondo al ciudadano y la comunicacin a la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana, de acuerdo con lo

establecido en el procedimiento adoptado y dems normas que lo modifiquen o adicionen. Igualmente, cuando la auditora se haya realizado articulando a organizaciones de la sociedad civil, el reporte de los resultados se debe realizar de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de auditoras articuladas.

3.3.11. Remisin de informacin a la Contralora Delegada para Economa y Finanzas Pblicas

Para la conformacin del Informe de Auditora al Balance General de la Nacin, a cargo de la Contralora Delegada para Economa y Finanzas Pblicas, las Contraloras Delegadas debern remitir los resultados de las auditorias practicadas a los Entes auditados de acuerdo con el procedimiento que establezca la Delegada de Economa y Finanzas, de conformidad con lo establecido en la presente guia.