UNESR

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ NCLEO: CIUDAD BOLVAR

MODELO PARA LA APLICACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL DE NMINA (SIGNO) PARA LA ELABORACION DE LAS NOMINAS DE PAGO EN LA DIRECCION DE PERSONAL DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO BOLIVAR

AUTORES: Cardozo Oswaldo Velsquez Julio

CIUDAD BOLVAR, NOVIEMBRE 2006

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ NCLEO: CIUDAD BOLVAR Carrera: Administracin Mencin: Informtica

MODELO PARA LA APLICACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL DE NMINA (SIGNO) PARA LA ELABORACION DE LAS NOMINAS DE PAGO EN LA DIRECCION DE PERSONAL DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO BOLIVAR
Autor(es): Cardozo Oswaldo Velsquez Julio

RESUMEN En la actualidad las empresas demandan sistemas de informacin efectivos de acuerdo a sus caractersticas y requerimientos para asegurar la perdurabilidad, supervivencia y competitividad en el mercado nacional. La investigacin permite aportar informacin y una plataforma conceptual, sobre un modelo para automatizar los pago de nominas de la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, mediante un diseo conceptual factible para el proceso de pago de nominas a travs del enfoque de un Sistema de Informacin Gerencial con la finalidad de mantener e integrar la informacin necesaria para la gestin optima del proceso de nomina. La investigacin est centrada en la creacin de un modelo para la aplicacin de un sistema de Informacin Gerencial de Nomina, para la elaboracin de pagos de nomina en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar. Se realiz un diagnstico, se identificaron los perfiles de los usuarios del sistema actual de nomina identificando su conocimiento y destrezas en lo referente a las nominas y el uso del sistema, as tambin se identifico las ventajas y desventajas del sistema actual de nomina, permitiendo sentar las bases para la elaboracin del modelo propuesto. Segn su diseo, la investigacin es de campo, y su alcance es no experimental transeccional descriptivo. Para la recoleccin de los datos se diseo (01) un instrumento de medicin definido como: el cuestionario. Este instrumento permite medir las variables relacionadas con los objetivos de la investigacin; el cuestionario fue aplicado al personal de la Direccin de Personal de la Contralora

General del Estado Bolvar, con una poblacin de (09) personas a fin de conocer su opinin relacionada a la gestin de pago de nomina, Los resultados relevantes obtenidos son los siguientes: El personal que labora en la Direccin de Personal, no esta capacitado para el manejo del sistema actual. Existe desconocimiento en lo referente a clculo de nmina (asignaciones y deducciones), la cual la organizacin deber aplicar un Diagnostico de necesidad de adiestramiento para aplicarlo a personal con roles crticos. Se debe implementar de manera inmediata un sistema de informacin automatizado nuevo que permita realizar el calculo de manera ms rpida, fcil y confiable. Para se deber implantar el Sistema de Informacin Gerencial (SIGNO), debido a que es un sistema exclusivo para elaborar las nminas del sector pblico.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

SIMON RODRIGUEZ NUCELO BOLIVAR

Estimado (a):

El presente cuestionario se ha realizado con la finalidad de recabar informacin necesaria acerca de nuestro trabajo de investigacin titulado. Modelo para la aplicacin de un Sistema de Informacin Gerencial de

nmina (SIGNO) para la elaboracin de nminas de pago en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar. Esperamos la cooperacin annima en el suministro de la informacin.

Agradecido de antemano su colaboracin,

Atentamente,

_________________ Oswaldo Cardozo

_______________ Julio Velasquez

INTRUCCIONES

1- Lea cuidadosamente cada pregunta antes de contestar. 2- En caso de duda, consulte al encuestador. 3- No consulte con sus compaeros. 4- Marque con una (X) la alternativa seleccionada. 5- Sea objetivo en su respuesta. 6- Escriba donde sea necesario. 7- No firme el cuestionario.

CUESTIONARIO

USUARIOS:
1) CONOCE USTED AMPLIAMENTE EL SISTEMA SAINT VERSION 5.0 ?

SI ____

NO____

2) EL GRADO DE EFECTIVIDAD DEL SISTEMA ES ACEPTABLE PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS TRAZADOS POR LA DIRECCION?

SI ____

NO____

3) LA CALIDAD DEL SERVICIO OFRECIDA POR EL SISTEMA ES BUENA?

SI ____

NO____

4) LOS EMPLEADOS ADSCRITOS A LA DIRECCION DE PERSONAL POSEEN UN GRADO DE INSTRUCCIN REFERENTE AL CARGO?

SI ____

NO____

5) EL PERSONAL QUE LABORA EN LA DIRECCION DE PERSONAL

REQUIEREN CURSOS DE CAPACITACIN?

SI ____

NO____

6) LOS CLCULOS DE NMINAS SON DIFCIL DE REALIZAR?

SI ____

NO____

7) LOS RESULTADOS SON ARROJADOS A TIEMPO POR EL SISTEMA?

SI ____

NO____

8) EL SISTEMA ES RAPIDO Y CONFIABLE?

SI ____

NO____

9) EL SISTEMA OFRECE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN?

SI ____

NO____

10) CONSIDERA USTED LA NECESIDAD DE LA IMPLANTACIN DE UN NUEVO SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMACIN PARA REALIZAR LAS NOMINAS?

SI ____

NO____

NDICE Pag. RESUMEN CAPITULO I 1.1 Planteamiento del problema 1.2 Objetivos General y Especficos 1.3 Justificacin 06 13 13 14 15 02

1.4 Alcance de la Investigacin 1.5 Limitaciones

CAPITULO II 2. Marco Terico 2.1 2.2 2.3 2.4 Antecedentes de la Investigacin Resea Histrica de la Institucin Bases Terica Bases Legales 16 19 21 44

CAPTULO III 3. Marco metodolgico 3.1 3.2 3.3 3.4 Tipo de la Investigacin Diseo de la Investigacin Poblacin y Muestra Sistema de Variables 50 51 51 53

CAPTULO IV 4. Resultados y Anlisis. 4.1 Tipo de Anlisis 4.2 Presentacin de los Resultados 4.3 Anlisis de los Resultados 64 64 65

CAPTULO V 5. Conclusiones y Recomendaciones 5.1 5.2 CAPTULO VI Propuesta Objetivos de la Propuesta Justificacin Descripcin Factibilidad Diagrama de Flujo de Datos Interfaz con el usuario Bases de Datos Plan Operativo 79 80 80 82 83 84 89 89 Conclusiones Recomendaciones 76 78

BIBLIOGRAFA ANEXOS

90 92

ANEXOS

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

En la actualidad, a nivel mundial, los entes u organismos pblicos han incrementado sus labores en cuanto a lograr y mantener el bienestar social de la ciudadana, esto a su vez acarrea cambios en las labores administrativas, ya que cuando aumenta las tareas sino se buscan los medios para agilizarlas se vuelven lentas o se acumulan.

La innovacin tecnolgica ha permitido el mejoramiento continuo de todos estos cambios que se producen constantemente debido a que la tecnologa es la forma como una organizacin transforma sus insumos en productos. A nivel mundial nos encontramos en el transcurrir de un nuevo milenio; poca de la globalizacin, de romper paradigmas, transformaciones y cambios en la organizaciones la cual depende de un proceso de legislacin permanente que requiere mecanismos automatizados y tcnicas en bsqueda de la excelencia.

Los avances tecnolgicos que vive el mundo son cada da mas rpido gracias a las tcnicas de automatizacin, el cual ha permitido mejorar en un cien por ciento (100%) los sistemas de informacin que

son herramientas esenciales en todas las empresas llmense privadas como entes pblicas para la toma de decisiones y a su vez consolidan la informacin, el trabajo y la bsqueda de estrategias para un futuro.

Tomando en cuenta la necesidad humana

de agilizar los

procesos de control de clculo los diversos cientficos comenzaron a desarrollar mquinas capaces de cumplir con esa tarea, formando as el conjunto de partes que componen a una de las herramientas ms complejas y completas como es la computadora u ordenador. Pero no bast eso, se tuvo la necesidad de desarrollar un conjunto unitario de instrucciones que permite a un ordenador realizar funciones diversas, como el tratamiento de textos, el diseo de grficos, la resolucin de problemas matemticos, el manejo de bancos de datos, entre otros, y a esto se le denomin programas.

Al correr de los aos se habl de los sistemas los cuales son un conjunto de elementos que interactan entre s para el logro de una tarea especfica. Cabe destacar que toda organizacin moderna tanto de carcter pblico como privado requieren de avances tecnolgicos que agilicen su gestin, para motivar la eficacia y eficiencia del trabajo en el cual se desempea.

Las organizaciones siempre han dependido para su funcionamiento y evolucin de inversiones que impliquen mejoras en los sistemas y en los servicios. Venezuela no escapa de sta realidad las instituciones se han

visto en la necesidad de optar por la implantacin de sistemas automatizados para llevar un mejor control de las actuaciones.

En el caso de la Contralora General del Estado Bolvar, organismo de carcter pblico que tiene sobre s la responsabilidad de controlar y fiscalizar el patrimonio pblico del estado, ha venido implementado una serie sistemas para el mejoramiento de las actividades que en ella se realizan. Particularmente en la Direccin de Personal de la Institucin, en el ao 2002 se implement el Sistema SAINT DE NOMINA VERSION 5.0, el cual sustituy al Sistema DATA FACIL debido a que este ltimo era un sistema que funcionaba bajo el sistema operativo MSDOS y en virtud de los requerimientos exigidos por las diferentes entidades financieras en cuanto a la ampliacin y codificacin de nmeros de cuentas los cuales deberan de ser de veinte (20) dgitos; y que para la cancelacin de los pagos

correspondientes a nminas por medio de los bancos stos requeran que la informacin deba ser procesada en archivos de textos, aunado a que la informacin enviada en diskette al banco deba ser objeto de una conversin de una base de datos a un archivo de texto lo que en muchas oportunidades generaba errores y las nminas eran devueltas para ser regrabadas y posteriormente devueltas al banco e iniciar un nuevo proceso, lo que traa como consecuencia retardo en la cancelacin de dicha nmina y recarga de trabajo.

Por tal razn la Contralora General del Estado Bolvar decidi implementar el sistema SAINT DE NOMINA VERSION 5.0 luego de que este saliera al mercado y se considerara que fuera lo ms adecuado para solventar la problemtica que estaba confrontando la Direccin de Personal.

En tal sentido se hicieron todos los arreglos pertinentes para su adquisicin e instalacin en los equipos existentes. Cabe destacar que se hizo con mucha premura debido a las exigencias de los banco y esto trajo como consecuencia que no se contara con una asesora lo suficientemente ptima.

Una vez instalado el sistema se comienzan a detectar las desventajas del mismo con respectos a las necesidades de la institucin, como por ejemplo que el mismo esta diseado exclusivamente para empresas privadas las cuales en sus asignaciones no cancelan tantos conceptos de pago como las instituciones pblicas que manejan una cantidad considerable de los mismos tales como: prima por antigedad, prima de profesionalizacin, prima por hijos, gastos de representacin, prima de capacidad y eficiencia, entre otras dependiendo de la institucin y en lo referente a las deducciones tenemos: fondo de jubilacin y pensin, seguro de paro forzoso, caja de ahorro, as como otros conceptos que se manejan de manera eventual como por ejemplo, montepo, bono da del padre, da de la madre, da de las secretarias, entre otros.

Todos estos conceptos de nmina no estn contempladas dentro de los renglones del SAINT y es por ello que los Analistas de Personal

conjuntamente con los Analistas Programadores se vieron en la necesidad de realizar adaptaciones al sistema para compaginarlo con las asignaciones y deducciones antes mencionadas.

A lo largo del perodo de aplicacin del sistema SAINT hasta la fecha han surgido una serie de contratiempo, entre ellas la resistencia al cambio por parte de los funcionarios involucrados pertenecientes a la Direccin de Personal, la adaptacin de este sistema de la empresa privada a la instituciones pblicas, hizo que el este funcionara lento, algunos clculos debieron ser introducidos manualmente bajo error humano y tardanza. Sin embargo el personal de dicha Direccin se fue adaptando poco a poco y bajo protesta al modelo de trabajo impuesto debido a que su adquisicin haba generado elevados gastos en cuanto a: sistema, equipos de computacin y recurso humano, se haba vuelto un reto que se tenia que vencer por parte de las autoridades de la institucin.

El problema actualmente surge debido a que las entidades financieras han sugerido a las instituciones pblicas, empresas privadas entre otras ampliar los dgitos de las cuentas de veinte (20) a veintisiete (27) los cuales se desglosaran de la siguiente manera: los diez (10) primeros para la cuenta, donde se indique si es de ahorro o es corriente, los siguientes quince (15) para el monto a depositar, los dos (02) siguiente son decimales y adems un letra al final (D C) indicando si es un dbito o un crdito. Aunado a esto todava no se ha logrado enlazar con el SAINT DE CONTABILIDAD por la cantidad de asignaciones y deducciones que se generan en la nmina de la Contralora, as como tampoco no se ha podido integrar el fideicomiso, el Fondo de Jubilacin y Pensin y La Ley de Poltica Habitacional, los cuales deben ser procesados aparte en otro sistema fuera del SAINT.

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Tomando en cuenta que el proceso de aplicacin del sistema SAINT DE NOMINA VERSION 5.0 en la Direccin de Personal tuvo fallas tanto de errores por causas humanas como de omisiones por la manera inconsulta de su adquisicin y por lo anteriormente descrito, se ha puesto sobre el tapete la posibilidad de cambiar nuevamente el sistema mediante el cual se elaboran las nminas de pago, de tal forma que no solo se puedan incluir todos los rubros dejados por fuera, sino tambin automatizar de manera optima la elaboracin de las mismas, cumplir con los requerimientos bancarios, agilizar el trabajo de los empleados y evitar al mximo la posibilidad de errores humanos utilizando la tecnologa.

Esto ocasiona que el personal a cargo de este, vuelva a sentir la tensin por lo que implica el cambio de un sistema a otro, debido a que la experiencia en la aplicacin del SAINT no fue ni la ms positiva ni la ms exitosa y acarre muchos gastos de horas-hombres y trabajo en equipo arduamente lo que en ocasiones genero choques entre las Direcciones o Departamentos involucrados.

En este orden de ideas se evidencia que existen diferencias notables que limitan la elaboracin de las nminas de pago de la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, lo cual se puede sintetizar en los siguientes indicadores. Deficiente conocimiento sobre el sistema SAINT DE NOMINA VERSION 5.0 en los funcionarios de la Contralora General del Estado Bolvar.

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 Desconocimiento en cuanto a clculos y pagos, de los funcionarios que laboran en la Direccin de Personal. Incumplimiento de las metas establecidas por la Direccin de Personal en lo referente a nmina. Necesidad de un sistema de nmina exclusivo para la

administracin pblica.

Estos aspectos representan los indicadores sobre los cuales se basa esta investigacin, conforman el marco para proponer un modelo de aplicacin del Sistema de Informacin Gerencial de nmina (SIGNO) para la elaboracin de las nminas de pago en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, para ello se hace necesario plantearse las siguientes interrogantes:

Cul es el conocimiento que tienen los funcionarios de la Contralora General del Estado Bolvar sobre el sistema SAINT DE NOMINA VERSION 5.0?

Cul es el conocimiento sobre clculos de nminas, de los funcionarios que laboran en la Direccin de Personal.

Cules son metas establecidas por la Direccin de Personal en lo referente a nmina.

Cul sera el sistema idneo para realizar las nminas de la Contralora General del Estado Bolvar?

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1.2 Objetivos de la Investigacin

Objetivo General
Modelo para la aplicacin de un Sistema de Informacin Gerencial (SIGNO) para la elaboracin de nminas de pago en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar.

Objetivos Especficos
Diagnosticar los conocimientos sobre el sistema SAINT DE NOMINA VERSION 5.0, de los funcionarios de la Contralora General del Estado Bolvar. Determinar el dominio sobre clculos de nminas de pagos, de los funcionarios que laboran en la Direccin de Personal. Establecer parmetros para el cumplimiento de las metas. Proponer un sistema de informacin gerencial para la elaboracin de nminas de pago de la Contralora General del estado Bolvar.

1.3 Justificacin de la Investigacin

Los sistemas de informacin brindan gran beneficio para manipular un recurso tan importante dentro de la organizacin, como lo es la informacin y su oportuna disposicin sirve de apoyo para la toma de decisiones, adems de que reducen el tiempo a la hora de obtener la informacin.

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La razn fundamental de este estudio es el de aportar una herramienta que permita al organismo la implementacin de un sistema de informacin gerencial para la elaboracin de las nminas de pago de la Contralora General del Estado Bolvar, que solucione de manera inmediata la problemtica que se ha venido presentando en esta Institucin.

Se considera adems que esta investigacin genere una alternativa que permitira disminuir los riesgos de errores humanos y aplicar un sistema idneo acorde a las necesidades de la institucin, mejorando con esto el nivel de eficiencia y eficacia de la Direccin de Personal, asimismo liberara el tedio de realizar tareas repetitivas logrando as las metas fijadas por la institucin. El sistema propuesto involucrar todos los rubros de asignaciones y deducciones existentes dentro de la institucin.

1.4 Alcance:
El alcance de la presente investigacin comprende la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, en cuanto a la elaboracin de las nminas de pagos del personal empleado, obrero, jubilados, pensionados y contratados.

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1.5 Limitaciones:
Se consideran como limitaciones en esta propuesta, la fuente de obtencin de datos para el desarrollo de la investigacin estaban desorganizados, provocando un mayor tiempo de trabajo para organizarla y analizarla.

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CAPITULO II

MARCO TERICO

2.1 Antecedentes de la Investigacin

Para sustentar esta investigacin se tomaron como antecedentes diversos estudios previos, tesis de grados y opiniones, de algunas teoras relacionadas con los Sistemas de Informacin Gerencial.

Los Sistemas de Informacin se han venido desarrollndose en computadoras de manera paulatina en las organizaciones, se han transformado en el centro principal de captura de datos y generacin de informacin, que sirvan de soporte en la toma de decisiones en cualquiera de los niveles de la organizacin en que correspondan tomarlas.

Propuesta de un Sistema de Informacin Gerencial para la Toma de Decisiones de la Gerencia de Recursos Humanos, Granados Andrs, Universidad de Carabobo - Valencia Venezuela (2000). El presente trabajo de investigacin tenia como principal objetivo proponer un Sistema de Informacin Gerencial para la Toma de Decisiones en la Gerencia de Recursos Humanos que facilite la integracin de los datos, la almacene y la haga disponible para ayudar en la toma de decisiones de los Gerentes de Recursos Humanos, a travs de un Sistema de Informacin Gerencial Integral para la toma de decisiones denominada WAREHOUSE. El diseo de la investigacin estaba conformado por 20 personas que laboran como

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Gerentes de Recursos Humanos, los cuales estn involucrados con un uso de los Sistemas de informacin siendo la muestra censal. La tcnica de recoleccin de datos consisti en la aplicacin de una encuesta estructurada en 10 preguntas para respuestas cerradas y abiertas.

La tcnica de anlisis estaba basada en la obtencin de porcentajes para cada factor que tiene el instrumento y la complementacin de un anlisis de preguntas abiertas y reforzado con la construccin de grficos De los resultados derivan las conclusiones, las cuales permitieron presentar una propuesta de un Sistema de Informacin Integral de la Gerencia de Recursos Humanos facilitando para ella la integracin de la informacin con la toma de decisiones sobre la base WAREHOUSE Data Sistem.

Diseo de un Sistema Automatizado de Informacin Gerencial para la Planificaci6n Estratgica de los Recursos Humanos de Mavesa, S.A., Martell Migdalia, Universidad Bicentenaria de Aragua - Valencia Venezuela (1999). El objetivo general de este trabajo fue proponer un Diseo de un Sistema Automatizado de Informacin Gerencial para la Planificacin Estratgica que facilite la Toma de Decisiones en la Administracin de Recursos Humanos de Mavesa. Este sistema buscaba evaluar y seleccionar el personal que estaba capacitado para ocupar un cargo determinado, controlar la informacin referente al entrenamiento y/o especializacin del personal de la empresa, mantener un archivo del personal elegible, as como obtener, a travs de consultas, reportes y grficos toda la informacin necesaria para elaborar un plan estratgico Y realizar una mejor toma de decisiones, permitiendo de esta forma solventar los problemas existentes en el sistema estudiado.

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El resultado que se obtuvo fue el de minimizar los tiempos de respuestas en la seleccin del personal, as como un control del entrenamiento que se realiz la medicin de las horas hombres utilizadas en entrenamiento entre otros, lo que contribuy con la obtencin de la informacin precisa y oportuna para una adecuada toma de decisiones En conclusin el sistema propuesto contribuy con un cambio radical en el desenvolvimiento de las actividades para el logro de una mejor Planeacin Estratgica de los recursos humanos; habiendo resultado la propuesta factible econmicamente tcnicamente y psicosocialmente.

Diseo de un Sistema de Informacin Gerencial que sirva de apoyo en la Toma de Decisiones a la Alta Gerencia del Grupo Qumico, Naranjo A. Yubiry G. Universidad Bicentenaria de Aragua - Valencia Venezuela (1998). En esta investigacin se propuso un sistema automatizado que permitiera el manejo de la informacin en forma grfica y resumida para dar apoyo a las toma de decisiones por parte de la alta gerencia del grupo qumico para mejorar el manejo del negocio, para lograr su objetivo se estudio el funcionamiento del sistema actual que posean (sus debilidades y fortalezas, los requerimientos de la informacin por parte de la gerencia, las reas que formaran parte del sistema de apoyo gerencial). La investigacin es de tipo descriptiva dentro de la modalidad de proyecto factible, donde se recomend al finalizar el diseo del Sistema de Informacin Gerencial, su implantacin con la finalidad de que la alta gerencia cuente con una herramienta poderosa en el manejo de informacin, la creacin de otros modelos por Area del negocio y estudiar la instalacin del Sistema de Informacin Gerencial, a la gerencia media para ayudarles en su trabajo diario.

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La implementacin de nuevas tecnologas hace que el hombre se adapte a las mismas, buscando mejorar la calidad de los procesos, la estandarizacin de la informacin, contar con herramienta poderosa que le suministre informacin en un momento dado. Actualmente las instituciones pblicas se han visto en la necesidad de implementar sistemas de informacin gerencial para que los ayude a tomar decisiones acertadas y de alguna manera estar al da con las tecnologas, para que esto los ayude a su fortalecimiento como institucin, a su credibilidad y tratar de ser lo mas transparente posible a la hora de emitir alguna informacin.

Algunas recomendaciones que se sugieren implican, en primera instancia, la capacidad para aprender sobre el contexto de la organizacin, siendo sta, la nica forma de asegurar el xito de la misma, ya que el uso de la tecnologa sin una definicin clara de los objetivos no es la mejor manera de alcanzar el xito. Para ello, se ha de buscar la colaboracin de las distintas unidades, destacando las mejoras logradas desde una ptica global.

2.2 Resea Histrica de la Institucin

La contralora General del Estado Bolvar es un organismo encargado de Fiscalizacin y Control de Patrimonio Estadal. Su creacin fue promulgada el 05 de noviembre de 1974, la Contralora gozara de autonoma orgnica y funcional, y actuara bajo la direccin y responsabilidad de un (a) contralor (a).

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La Contralora es un rgano Autnomo e Independiente encargado de realizar el control y la fiscalizacin de los actos del Ejecutivo Regional, todo de conformidad con lo Previsto en el artculo 163 de la Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela.

El ejercicio de la funcin de fiscalizacin se encuentra establecido en las leyes, siendo la Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela donde se dispone en forma Precisa las competencias de los rganos de Fiscalizacin.

Estas

funciones de control, vigilancia y fiscalizacin estn

contempladas en el artculo 3 de la ley Orgnica de Contralora General del Estado Bolvar, y debern ser ejercidas por el contralor y dems funcionarios de la misma, con la absoluta imparcialidad, en estricto cumplimiento de las normas establecidas en la presente ley y al margen de toda poltica partidista.

Misin

Velar por la correcta y transparente Administracin de los Ingresos, gastos bienes estadales y luchar contra la corrupcin que de ella se puede derivar.

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Visin

Convertir este Organismo en mediano plazo, en una Institucin Pblica con probada solvencia tica, moral y Profesional con arraigo en la sociedad, ser referencia obligada en el ejercicio de sus funciones de supervisin, Control y fiscalizacin del Patrimonio Publico Estadal, Manejada con criterios de eficiencia y transparencia.

2.3 Bases Tericas

A continuacin, se presenta las teoras que fundamentan la investigacin, tales como informtica, sistema automatizados, caractersticas, estructura, as como otras variables relacionas con la investigacin, lo que permite afianzar los respectivos anlisis y posterior propuesta.

2.3.1 La Informtica.

A lo largo de la historia el hombre ha necesitado transmitir y tratar informacin de forma continua. Aun estn en el recuerdo las seales de humo y los destellos con espejos que fueron utilizados hace muchos aos, y ms recientemente an los mensajes transmitidos a travs de cables utilizando el cdigo Morse o la propia voz por medio del telfono. La humanidad no ha parado de crear mquinas y mtodos para procesar la informacin. Con este fin surge la Informtica, como una ciencia encargada del estudio y desarrollo de estas mquinas y mtodos. La Informtica nace

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de la idea de ayudar al hombre en aquellos trabajos rutinarios y repetitivos, generalmente clculo y de gestin, donde predomina la repeticin de tareas. La idea es que una mquina puede realizar este trabajo de manera ms rpida y exacta, aunque siempre este supervisada por el hombre.

Respecto a la definicin de la Informtica, la Enciclopedia Microsoft Encarta 2005 seala que:

El termino Informtica se cre en Francia en el ao 1.962 bajo la denominacin INFORMATIQUE y procede de las contraccin de la palabras INFORmation autoMATIQUE. Posteriormente fue reconocido por el resto de los pases, siendo adoptado en Espaa bajo el nombre de Informtica que, como puede deducirse fcilmente, viene de la contraccin de las palabras antes mencionadas. En los pases anglosajones se conoce como Computer Science.

En este sentido podemos decir que la ciencia ha venido evolucionando con el correr de los aos, lo que se inici como algo pequeo, hoy en da, se manifiesta como la ciencia mas importante a nivel mundial, porque esta nos permite obtener resultados de la manera ms rpida, exacta, precisa y que las empresas surjan cada da ms, y que los avances tecnolgicos nos ayuden a mejorar nuestra calidad de vida.

En este mismo orden de ideas los autores Alcalde y Garca (1.998) la definen de la siguiente manera:

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La Informtica o Computacin, son un conjunto de conocimientos cientficos y de tcnicas que hacen posible el tratamiento automtico de la informacin por medio de computadoras. La informtica combina los aspectos tericos y prcticos de la ingeniera, electrnica, teora de la informacin, matemticas, lgica y comportamiento humano. Los aspectos de la informtica cubren desde la programacin y la arquitectura informtica hasta la inteligencia artificial y la robtica (P. 38).

Por esta razn decimos que esta ciencia ha nacido de la necesidad hombre de mejorar su calidad de trabajo, de ver siempre mas all de las

cosas en lo que respecta a trabajo, de realizar clculos de forma rpida, precisa, y por ello desde mucho tiempo atrs, ha venido inventando las mquinas que lo ayuden a realizas sus labores.

2.3.2 Sistemas

Un sistema consiste en una organizacin de elementos idealmente separables y en las interacciones entre estos elementos. Tambin se puede definir un sistema como un conjunto de objetos o ideas unidos por alguna forma de accin regular o interdependiente, para el cumplimiento de objetivos propuestos.

Segn Burch, J. y Strater, F. (1996) Un sistema se puede definir como un conjunto articulado de componentes o subsistemas ideadas para alcanzar un objetivo. (P. 28).

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En relacin con lo antes expuesto podemos decir que los sistemas son un grupo de elementos interdependientes o que interactan regularmente formando un todo de manera tal que al fusionarse conforman una unidad.

Oz, E. (2001) define sistema: como una serie de elementos que funcionan en conjunto para alcanzar un objetivo, o varios objetivos en comn, al aceptar un entrada, procesarla y producir una salida de manera organizada.(P.10)

En relacin con lo antes descrito se puede indicar que la forma como se procesan los datos en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, se pretende que las actividades que se realizan a diario en el departamento antes citado, estn enlazadas de manera tal que los objetivos comunes puedan ser alcanzados.

Permitiendo profundizar los conocimientos acerca del tema en estudio y aclarar el significado de sistema automatizado que ser utilizado frecuentemente en el proyecto.

2.3.3 Sistemas de informacin

Actualmente existen una variedad de definiciones a cerca de los sistemas de Informacin, en vista de que la sociedad, las empresas e instituciones tambin se ven en la necesidad aplicar las nuevas tecnologas A

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medida que aumenta la cantidad de informacin dentro de las organizaciones debe ser manipulada con cuidado por la importancia que representa para la administracin y la gerencia para el cumplimiento eficiente de las actividades. Hoy en da es considerado un campo esencial de estudio por lo que se pueden encontrar diferentes conceptos referentes a los sistemas de informacin de los cuales se pueden destacar los siguientes:

Andreu R. (1996) Es un sistema ms al servicio de una empresa y de sus objetivos, y que por tanto, no es, en absoluto, independiente de los objetivos. Pone claramente de manifiesto que se trata de proporcionar la informacin necesaria para desempear las responsabilidades que las distintas funciones y procesos de negocio implican; estas funciones de negocio son en cada caso las necesarias para que la empresa alcance sus objetivos, o si se quiere, para seguir una estrategia de negocio determinada (P.23).

Esta es un recurso que ayuda a los miembros de una organizacin a lograr los objetivos propuestos, ya que permite planificar sobre una estructura slida, tomar decisiones, seguir estrategias apoyados en la tecnologa. Whitten J. (1996) El sistema de informacin ha sido diseado para apoyar todas las operaciones de los sistemas de empresa. El poder de la tecnologa informtica es el que hace posible la viabilidad de los sistemas de informacin modernos. La potencia de los ordenadores amplifica las posibilidades de los restantes bloques elementales de un sistema. (p. 39)

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De acuerdo a lo planteado los sistemas de informacin son considerados como uno de los recursos primordiales dentro de una institucin, debido a que todas las actividades dentro de la organizacin giran entorno a la informacin.

Tener una informacin errada puede generar un problema en vez de solucionarlo, es por ello que se busca cada da mejorar su procesamiento, resguardando, almacenando y limitando el acceso de los usuario, mediante la incorporacin de la tecnologa.

Larry Long, y Long (1999) La mayor parte del poder de las computadoras se centra en los sistemas de informacin. Ello incluye todos los usos de computadoras en los aspectos administrativos de una organizacin. Se combinan el hardware, software, personas, procedimientos y datos para crear un sistema de informacin. Un sistema de informacin computarizado brinda a una organizacin capacidades de procesamiento de datos, y los trabajadores de una organizacin, la informacin que requieren para tomar mejores y ms racionales decisiones. (P.23).

Tal como se menciona anteriormente las computadoras y todos sus componentes hardware, software fueron incorporados a los aspectos administrativos, en vista que estos ofrecen grandes beneficios para la organizacin porque organiza los datos, los procesa obteniendo como resultado una informacin precisa y oportuna para aquellos que la necesiten. Obrien J. (2001)

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Un sistema de informacin es una combinacin organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que rene, transforma y disemina informacin en una organizacin. Las personas han dependido de los sistemas de informacin para comunicarse entre s utilizando una variedad de mecanismos fsicos (hardware), procedimientos e instrucciones de procesamiento de informacin (software), canales de comunicacin (redes) y datos almacenados (recursos de datos). (P.9).

Tomando en cuenta estas definiciones se puede mencionar que la aplicacin de los sistemas de informacin ofrecen muchas ventajas dentro de una organizacin, permite controlar las operaciones, adems sirve de apoyo a otros departamentos para llevar a cabo las actividades, por lo tanto se considera un recurso valioso dentro de la organizacin y debe ser tratada cuidadosamente, porque puede determinar el xito o el fracaso de una actividad planificada.

Conforme a lo descrito un sistema de informacin gerencial tiene la capacidad de procesar datos, almacenar, resguardar y distribuir informacin, por lo que beneficia en muchos aspectos a la institucin, en virtud de que en la Direccin de Personal de la Contralora General del estado Bolvar, se manipulan un gran volumen de informacin que debe ser controlada, organizada, resguardada y manipulada eficientemente para cubrir todas necesidades de la institucin.

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Con este proyecto se busca automatizar y mejorar los procesos del manejo de la informacin para que sirva de apoyo en el proceso de toma de decisiones y lograr ventajas competitivas y buen servicio a travs de su implantacin y uso, como bien se menciona en las definiciones anteriormente sealadas. Los sistemas automatizados cuentan con los avances

tecnolgicos que cada da optimizan sus funciones, incorporando nuevos componentes.

mejorando o

En consecuencia de los beneficios que la automatizacin ofrece, hoy en da todas las organizaciones incorporan un sistema automatizado para reducir tiempo, costos, obtener ganancias y cumplir con los objetivos propuestos, de brindar un mejor servicio y mantenerse en la vanguardia de la competitividad empresarial.

2.3.4 Los Sistemas Automatizados

La automatizacin es un sistema donde se trasfieren tareas de produccin, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos. Un sistema automatizado consta de dos partes principales: Parte de Mando Parte Operativa

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La Parte Operativa es la parte que acta directamente sobre la mquina. Son los elementos que hacen que la mquina se mueva y realice la operacin deseada. Los elementos que forman la parte operativa son los accionadores de las mquinas como motores, cilindros, compresores ..y los captadores como fotodiodos, finales de carrera .

La Parte de Mando suele ser un autmata programable (tecnologa programada), aunque hasta hace bien poco se utilizaban rels

electromagnticos, tarjetas electrnicas o mdulos lgicos neumticos (tecnologa cableada) . En un sistema de fabricacin automatizado el autmata programable esta en el centro del sistema. Este debe ser capaz de comunicarse con todos los constituyentes de sistema automatizado. Gordon, J (1997) Un sistema automatizado esta integrado usuario-mquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software (se refiere a los sistemas y facilidades de programacin del computador), procedimientos manuales; modelos para el anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos. El hecho de que sea un sistema automatizado no significa que sea un sistema simple, con estructura monoltica; por el contrario significa que las partes encajan en el diseo completo (p. 7)

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2.3.5 Control

El control es otras de las ventajas que ofrecen estos sistemas para mejorar la manipulacin de los datos en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, permite regular el proceso del desarrollo de las actividades haciendo el ambiente de trabajo ms agradable, al igual que ofrece un mejor servicio a la colectividad.

Tener el control del manejo de un recurso tan importante, reduce el riesgo de tener problemas y si estos se presentan se identifica su origen para ser solucionado eficientemente. Adems cada paso se lleva a cabo de la misma manera, consistencia y con exactitud lo que proporciona una seguridad que es difcil de alcanzar en un medio donde no existe las computadoras, debido a que las personas fcilmente se distraen en otras actividades perdiendo concentracin en lo que estn realizando.

Obrien J. (2001) menciona: Como se relacionan la administracin y el control de operaciones con las razones para el desarrollo de sistemas. Bsicamente en dos formas: 1.- para mejorar la exactitud y la consistencia y 2.- aumentar la seguridad de los datos ms importantes. (P.64).

Un sistema puede involucrar la interaccin de ms de un control (CONTROL LOOP), que es la manera en la que se le llama al proceso de obtener la informacin desde el sistema de salida de una mquina y llevarla al sistema de ingreso de la misma. Pero como conclusin, todos los sistemas automatizados ofrecen control.

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El control no es otra cosa que vigilar que las actividades pautadas se cumplan eficientemente para lograr los objetivos propuestos. El control tambin permite detectar errores para buscar soluciones oportunas, adems sirve de apoyo para que se lleven a cabo otras actividades.

En los sistema automatizados se aplica el control, porque su funcionamiento es automtico, no desva el desarrollo normal del proceso, el control es otra de las ventajas que los que cuenta los sistema de informacin automatizado, las actividades se cumplen segn lo planificado o diseado, regula el funcionamiento del sistema y de surgir algn error se puede identificar, medir y corregir en menor tiempo.

Dentro de las funciones de la administracin

Chiavenato I. (2000)

seala que el Control verifica si todas las etapas marchan de conformidad con el plan trazado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. (P.92)

Estas funcin de la administracin guarda relacin con estos sistemas., en trminos generales ambas buscan regular, medir y rectificar las actividades pautas, se diferencia en que en la administracin el control lo ejerce una persona y en los sistemas automatizados el control se ejecuta por medio de un hardware y un software.

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2.3.6 La Teora de la Informacin.

Las aplicaciones de esta teora son enormes y abarcan desde las ciencias de la computacin (criptografa, aprendizaje), la ingeniera elctrica (Teora de la comunicacin y teora de la codificacin), la estadstica o la biologa (secuencias de ADN, cdigo gentico). As, se ver que la termodinmica slo impone un coste energtico mnimo a la operacin de "borrar" informacin mientras que las restantes operaciones se pueden ejecutar de forma reversible. Siguiendo este estudio de la fsica de la informacin, la asignatura termina estudiando las diferencias entre la informacin clsica ("bit clsico") y la informacin cuntica ("bit cuntico"). Los avances tecnolgicos actuales y futuros harn que la informtica trabaje con este nuevo tipo de informacin. La criptografa cuntica se muestra actualmente como una de las aplicaciones ms prometedoras dentro de la Teora de la Informacin cuntica.

Segn Kendall, J. (1.997), la teora de la informacin fue desarrollada inicialmente, en 1948, por el ingeniero electrnico estadounidense Claude E. Shannon, en su artculo, A Mathematical Theory of Communication (Teora matemtica de la comunicacin). La necesidad de una base terica para la tecnologa de la comunicacin surgi del aumento de la complejidad y de la masificacin de las vas de comunicacin, tales como el telfono, las redes de teletipo y los sistemas de comunicacin por radio.

Segn Chiavenato, I. (1.999) dice que la Teora de la informacin es una teora relacionada con las leyes matemticas que rige la transmisin y el procesamiento de la informacin. Ms concretamente, la teora de la

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informacin se ocupa de la medicin de la informacin y de la representacin de la misma (como, por ejemplo, su codificacin) y de la capacidad de los sistemas de comunicacin para transmitir y procesar informacin.

La teora de la informacin tambin abarca todas las restantes formas de transmisin y almacenamiento de informacin, incluyendo la televisin y los impulsos elctricos que se transmiten en las computadoras y en la grabacin ptica de datos e imgenes. El trmino informacin se refiere a los mensajes transmitidos: voz o msica transmitida por telfono o radio, imgenes transmitidas por sistemas de televisin, informacin digital en sistemas y redes de computadoras, e incluso a los impulsos nerviosos en organismos vivientes. De forma ms general, la teora de la informacin ha sido aplicada en campos tan diversos como la ciberntica, la criptografa, la lingstica, la psicologa y la estadstica.

2.3.7 La Teora General de los Sistemas:

La teora de la organizacin y la prctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en aos recientes. La informacin proporcionada por las ciencias de la administracin y la conducta ha enriquecido a la teora tradicional. Estos esfuerzos de investigacin y de conceptualizacin a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgi un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificacin de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias

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fsicas, biolgicas y sociales, como marco de referencia para la integracin de la teora organizacional moderna.

Segn Chiavenato, I. (1.999), el primer expositor de la Teora General de los sistemas fue Ludwing Von Bertlanffy, en el intento de lograr una metodologa integradora para el tratamiento de problemas cientficos. La Teora General de los Sistemas no es buscar analogas entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad cientfica que ha estancado a las ciencias. Para ello, emplea como dicha extrapolacin sea posible e integre a las respectivas disciplinas. En este mismo orden de ideas el autor describe los componentes de un sistema de la siguiente manera:

2.3.8 Mdulo o Parmetro:

El sistema se caracteriza por una serie de parmetros o constantes arbitrarias que determinan, por sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un sistema especifico o de un componente del mismo. Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parmetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia especfica; no quiere decir que la variable es esttica ni mucho menos, ya que slo permanece inactiva o esttica frente a una situacin determinada. Los parmetros de los sistemas son:

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a.- Entrada o Insumo:

Es la fuerza o impulso de arranque o partida del sistema, suministrada por el material, la informacin o la energa necesarios para la operacin de ste. Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o informacin. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra el sistema y sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser:

a.1.- En Serie:

Es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio est relacionado en forma directa.

a.2.- Aleatoria:

Es, decir, al azar, donde el termino azar se utiliza en el sentido estadstico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.

a.3.- Retroaccin:

Es la reintroduccin de una parte de las salidas del sistema en s mismo.

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b.- Salida o Producto:

Es la finalidad para la cual se reunieron los elementos y relaciones del sistema. Los resultados son las salidas. Estas deben ser congruentes (coherentes) con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales (concluyentes), mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios. La salida de los sistemas son los resultados que se obtienen al procesar las entradas. Al igual que las entradas stas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en entradas de otro que la procesar para convertirlas en otra salida, repitindose este ciclo definitivamente.

c.- Procesamiento:

Es el fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de conversin de entradas en salidas. El procesador caracteriza la accin de los sistemas y se define por la totalidad de los elementos (tanto elementos como relaciones) empeados en la produccin de un resultado. El proceso se representa generalmente por la caja negra: En ella entran insumos y de ella salen elementos diferentes, que son los productos. Cuando se tiene poca informacin sobre el procesador, se pueden hacer ciertas inferencias a partir de observaciones controladas: Se controlan determinados insumos y se observan los resultados subsiguientes hasta obtener un nmero suficiente de posibilidades y combinaciones que permitan concluir sobre lo que es y lo que se hace. El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una maquina, un individuo, una computadora, un producto

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qumico, una tarea realizada por un miembro de la organizacin. En la transformacin de entradas y salidas debemos saber cmo se efecta esta transformacin. Con frecuencia, el procesador puede ser diseado por el administrador, es te proceso se denomina Caja Blanca. No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformacin es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinacin en diferentes rdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso, la funcin de proceso se denomina Caja negra.

d.- Retroalimentacin:

Es la funcin del sistema que busca comparar la salida con un criterio o un estndar previamente establecido. La retroalimentacin tiene por objetivo controlar el estado de un sistema sujeto a un monitor (monitoreo). Este trmino implica gua, direccin y seguimiento. As, la retroalimentacin es un subsistema planeado para sentir la salida (registrando su intensidad o calidad) y, en consecuencia, para compararla con un estndar o criterio. Los desvos de la salida con relacin a lo planeado, proyectado o esperado deben medirse mediante mecanismos programados de antemano. La retroalimentacin trata de mantener o perfeccionar el desempeo del proceso para que su resultado sea siempre adecuado al estndar o criterio escogido. Se dice que hay un estado de control cuando las operaciones de los sistemas se mantienen al corregirse las diferencias entre la salida (resultado, productos) y los criterios (especificaciones previas, lmites de seguridad, tolerancia). La retroalimentacin se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al

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sistema como resultado o informacin. Finalmente esta permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de control de correccin en base a la informacin retroalimentada.

e.- Ambiente: Es el medio que rodea externamente al sistema. El sistema abierto recibe entradas el ambiente, las procesa y efecta nuevas salidas hacia el ambiente, de modo que existe entre ambos (sistema y ambiente) una constante interaccin. El sistema y el ambiente se encuentran

interrelacionados y son interdependientes. El sistema es influenciado por el ambiente a travs de las entradas, y lo influencia, a su vez, a travs de las salidas. Sin embargo, la misma influencia del sistema sobre el ambiente regresa al sistema a travs de la retroalimentacin. Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe adaptarse al ambiente mediante una constante interaccin. De esta manera, la viabilidad o supervivencia de un sistema depende de su capacidad para adaptarse, cambiar y responder a las exigencias depende de su capacidad para adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo, el cual le sirve como fuente de energa, materiales e informacin. Dado que el ambiente est cambiando continuamente, el proceso de adaptacin del sistema es un proceso est cambiando continuamente, el proceso de adaptacin del sistema es un proceso dinmico y sensible. Este enfoque ecolgico es importante para comprender el funcionamiento del sistema abierto. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza para su supervivencia.

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2.3.9 El Enfoque Sistemtico:

El enfoque sistemico se centra constantemente en objetivos totales que requieren las organizaciones. Por tal razn es importante definir

primeros los objetivos del sistema y examinarlos continuamente y, quizs, redefinirlos a medida que se avanza en el diseo.

Podra ser aplicado en el estudio de las organizaciones, instituciones y diversos entes planteando una visin objetiva y global, que ayudar a analizar y desarrollar a la empresa de manera integral permitiendo identificar y comprender con mayor claridad y profundidad los problemas

organizacionales, sus mltiples causas y consecuencias. As mismo, viendo a la organizacin como un ente integrado, conformada por partes que se interrelacionan entre s a travs de una estructura que se desenvuelve en un entorno determinado, se estar en capacidad de poder detectar con la amplitud requerida tanto la problemtica, como los procesos de cambio que de manera integral, es decir a nivel humano, de recursos y procesos, seran necesarios de implantar en la misma, para tener un crecimiento y desarrollo sostenibles y en trminos viables en un tiempo determinado.

La Razn del Enfoque Sistemtico segn Chiavenato, I. (1.998) se basa en que dicha teora es bastante totalizante, puesto que los sistemas no se pueden entender plenamente slo mediante el anlisis separado y exclusivo de cada una de sus partes. Ella se basa en la comprensin de la dependencia reciproca de todas las disciplinas y de la necesidad de que se

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integren. La Teora General de la Administracin experiment un a gradual y creciente ampliacin del enfoque, desde el enfoque clsico, pasando desde el humanstico, neoclsico, estructuralista, behaviorista, hasta el enfoque sistemtico. En su poca, el enfoque clsico estuvo profundamente influido por tres principios intelectuales dominantes en casi todas las ciencias a comienzos de este siglo. La perspectiva sistemtica introdujo una nueva manera de apreciar los fenmenos, no solo en trminos de amplitud, sino principalmente en cuanto al enfoque. El enfoque del todo y de las partes, dentro y fuera, de lo general y de l especializacin, de la integracin interna y de la adaptacin externa, de la eficiencia y de la eficacia.

La visin gestlica y global de las cosas, que privilegia la totalidad y sus partes componentes, sin despreciar lo que denominamos emergente sistemtico. Las propiedades del todo que no aparecen en ninguna de sus partes. La visin del bosque y no slo de cada rbol; la visin de la ciudad y no slo de cada uno de sus predios; la visin de la organizacin y no slo de cada una de sus partes. En este nuevo enfoque organizacional, lo importante es ver el todo y no cada parte aisladamente, para dislumbrar el emergente sistmico. Es este emergente sistmico lo que hace que el agua sea diferente de sus elementos, hidrgeno y oxigeno. El enfoque sistemtico se contrapone al microenfoque del sistema cerrado.

2.3.10 Sistemas de Informacin Gerencial:

Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las operaciones como de la administracin. Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas racionalmente

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integrados que transforman los datos en informacin en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y caractersticas de los administradores

No hay un consenso sobre la definicin del termino sistema de informacin gerencial, segn Chiavenato, I. (1.999). Algunos escritores prefieren utilizar una terminologa alternativa tal como sistema de procesamiento de informacin, sistema de informacin y de decisiones, sistema de informacin para la organizacin, o simplemente sistema de informacin para referirse al sistema de procesamiento de informacin basado en el computador que apoya las funciones de operacin, administracin, y toma de decisiones de una organizacin.

Segn Kendall, J. (1.997), una definicin de un sistema de informacin gerencial, como generalmente se entiende, es un sistema integrado usuariomquina para proveer informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipo de computacin y software, procedimientos manuales, modelos para el anlisis, la planeacin, el control y la toma de decisiones y adems una base de datos. El hecho de que sea un sistema integrado, no significa que sea un sistema simple, con estructura monoltica, por el contrario, significa que las partes encajan en el diseo completo.

El sistema de informacin gerencial segn Chiavenato, I. (1.999) se describi como una estructura piramidal, en la cual la parte inferior comprende la informacin relacionada con el procesamiento de las

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transacciones, preguntas sobre su estado, etc., en siguiente nivel comprende los recursos de informacin para apoyar las operaciones diarias de control, el tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la planeacin tctica y a la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo, el nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios para apoyar la planeacin estratgica y la definicin de polticas en los niveles ms altos de la administracin.

Cada nivel de procesamiento de informacin puede utilizar los datos suministrados por los niveles ms bajos, sin embargo tambin pueden introducirse nuevos datos. Por ejemplo, parte de la informacin para apoyar la administracin y la toma de decisiones se suministra con base en los datos que se obtuvieron del procesamiento de transacciones, mientras que otra parte pueden porvenir de los datos nuevos sobre las actividades externas a la organizacin.

2.3.11 Ciclo de vida de un Sistema de Informacin:

Un sistema de informacin tiene un origen (nacimiento), generalmente ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definicin del proyecto hasta la puesta en operacin (crecimiento); seguidamente se inicia su operacin y mantenimiento por un periodo mayor a los dems durante el cual alcanza el mximo rendimiento posible (maduracin); luego, factores tales como la dinmica de la organizacin, los avances tecnolgicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e ineficaz al sistema (decaimiento); lo cual origina su paralizacin (muerte). En este ltimo periodo se toma la decisin de renovar

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el sistema, lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marca su fin definitivo.

Segn Montilva J.(1.998) los sistemas de informacin tienen una similitud con los seres vivientes por que ellos tienen etapas que superan como el nacimiento y la muerte, as como el ciclo de vida que se define como un conjunto de etapa que ocurren desde que se plantea una determinada situacin, los sistemas de informacin tienen varios procesos como son el nacimiento que se generas por necesidades, su desarrollo o crecimiento que ocurre mediante su operacin y mantenimiento, luego sigue su maduracin que ocurre por la dinmica de la organizacin, le sigue el decaimiento donde esto le produce su paralizacin (muerte).

En otro orden de ideas Senn, J. (1.997) opina que el Ciclo de Vida de un sistema de informacin refiere a un proceso de nacimiento y muerte de un sistema de informacin que muestra su evolucin por medio de etapas. Un sistema de informacin al igual que los seres vivientes muestra un proceso de nacimiento y muerte bien definido.

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2.4 BASES LEGALES

Se refiere a los fundamentos legales que le dan consistencia jurdica a la presente investigacin.

Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela

Artculo 110. El Estado reconocer el inters pblico de la ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones y los servicios de informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinar recursos suficientes y crear el sistema nacional de ciencia y tecnologa de acuerdo con la ley. El sector privado deber aportar recursos para las mismas. El Estado garantizar el cumplimiento de los principios ticos y legales que deben regir las actividades de investigacin cientfica, humanstica y tecnolgica. La ley determinar los modos y medios para dar cumplimiento a esta garanta.

Artculo 141. La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho

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En base a lo anteriormente dicho en los Artculos 110114 de la Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela, el Estado debe de reconocer y colaborar para que sus instituciones vayan de la mano con el campo de la ciencia y la tecnologa, de manera transparente, eficaz y eficiente, y a la vez fomentar el proceso de la automatizacin de las labores administrativas que se dan dentro de las mismas de modo de agilizar todos los procesos y hacer mas transparentes las funciones.

Ley Orgnica del Trabajo

Artculo 2. El Estado proteger y enaltecer el trabajo, amparar la dignidad de la persona humana del trabajador y dictar normas para el mejor cumplimiento de su funcin como factor de desarrollo, bajo la inspiracin de la justicia social y de la equidad.

De acuerdo a este articulo de la LOT, de manera que las funciones de los trabajadores se ejecuten bajo un clima de desarrollo, el estado se ocupara de reglamentar al respecto para que las mismas se cumplan de manera efectiva.

2.5 Definicin de Trminos

Automatizar: dice que: permite llevar un control, registro y almacenamiento de informacin, para obtenerla de manera oportuna,

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por medio de una computadora y su respectivo programa. (Maveco de Ediciones S.A Enciclopedia Temtica de Informtica, 1999, P. 841).

Archivo: Grupo de datos estructurados que son almacenados en algn medio y pueden ser usados por las aplicaciones. Cada archivo es individual y es identificable por un nombre (y una extensin opcional). Al final todos los archivos estn formados por caracteres que deben ser interpretados en conjunto para su utilizacin (excepto el texto puro). Ediciones Alegsa, 2000, P. 43.

Base de datos: La Base de Datos es la fuente de datos integrados en un sistema de informacin. Una Base de Datos es una coleccin de archivos que de algn modo se relacionan entre s en forma lgica. Esto es, un archivo puede contener vnculos lgicos que identifica a uno o ms archivos que contienen informacin relacionada.( Long Larry & Long Nancy (1999) Introduccin a las Computadoras y a los Sistemas de Informacin P.260)

Computador: Dispositivo electrnico capaz de recibir un conjunto de instrucciones y ejecutarlas realizando clculos sobre los datos numricos, o bien compilando y correlacionando otros tipos de informacin. Madeln, Snchez, 2005, P. 321.

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Dato: Son la materia prima de la cual se deriva la informacin. (Long Larry & Nancy Introduccin a las Computadoras y a los Sistemas de Informacion Qta. Edicin 1999, P.4)

Hardware: Es el aspecto ms concreto y visible del sistema. Murdick

J., 1998, P.190.

Informacion: Son datos recopilados y procesados con algn propsito. Long Larry & Nancy Introduccin a las Computadoras y a los Sistemas de Informacin Qta. Edicin 1999 P. 4

Institucin: Establecimiento, fundacin, cosa establecida fundada. Establecimiento, empresa o persona moral fundada con aspiraciones de permanencia cuyos intereses son independientes. Martnez, J. (2001): "Instituciones econmicas" en La Economa de Mercado, virtudes e inconvenientes, P. 101.

Informtica: Ciencia que estudia el empleo de aparatos electrnicos, como computadores (ordenadores) y sistema similares para

racionalizar el conjunto de conocimientos e informacin tiles al hombre en diferentes campos. Garschagen, 2000 P.505.

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Pentium: Familia de microprocesadores fabricados por Intel, existen de gama baja como Celeron, de gama media como Pentium, Pentium II, Pentium III, Pentium IV o bien especialmente diseados para funcionar en servidores y estaciones de trabajo como Pro y Xeon. Su nombre se debe a que iba a ser el suceso del 486, y en vez de llamarlo 586 se escogi la palabra Pentium ideada a partir del griego Penta de significado 5. Editorial Planeta, 2001, P. 1612.

Programacin: Programacin es el acto de crear un programa de computadora, un conjunto concreto de instrucciones que una computadora puede ejecutar. El programa se escribe en un lenguaje de programacin, aunque tambin se pueda escribir directamente en lenguaje de mquina, con cierta dificultad. Un programa se puede dividir en diversas partes, que pueden estar escritas en lenguajes distintos. Editorial Planeta, 2001, P. 1680.

Programa: Es una coleccin de instrucciones que indican a la computadora que debe hacer. Un programa se denomina software, por lo tanto, programa, software e instruccin son sinnimos. Editorial Planeta, 2001, P. 1680.

Redes: Sistema de comunicacin de datos que conecta entre s sistemas informticos situados en lugares ms o menos prximos. Puede estar compuesta por diferentes combinaciones de diversos tipos de redes. Anna Guzmn, 2003, P. 300.

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Software: Son las instrucciones que le indican a la computadora lo que debe hacer. Murdick J., 1998 P.190.

Servidor: Son las instrucciones que le indican a la computadora lo que debe hacer. Ivancevich y otros 1997 P. 690.

Tecnologa: Totalidad de los medios que las personas emplean para proporcionar bienestar y subsistencia humana. Ivancevich y otros 1997 P.713.

Usuario: Cualquier individuo que interacta con la computadora al nivel de aplicacin. Los programadores, operadores y otro personal tcnico no son considerados usuarios cunado trabajen con la computadora a nivel profesional. CETTICO 1998 P.90.

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CAPITULO III MARCO METODOLOGICO

En esta etapa se define el tipo de investigacin, el diseo aplicado, el sistema de variables, procedimientos y el instrumento a aplicar.

3.1 Tipo de Investigacin

Para el desarrollo de la presente investigacin y sus objetivos; se establece el tipo de Investigacin como descriptiva, debido a que se buscan describir hechos o situaciones, presentando un anlisis y una interpretacin concreta de los resultados;

De acuerdo a Hernndez, R; Fernndez, C. y Baptista, P. (2003) busca especificar propiedades, caractersticas y rasgos imperceptibles de cualquier fenmeno que se analice (P.119). Como el desarrollo de un sistema automatizado en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, el cual les permitir llevar un mejor control de sus actividades en cuanto a nminas de pago.

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3.2 Diseo de la Investigacin

El diseo de la investigacin se caracteriza como un diseo de campo no experimental, fundamentado principalmente en que no sern manipuladas las variables y toda la investigacin se har mediante la observacin. En este sentido segn Balestrini, (1998), expresa lo siguiente:

El diseo de campo no experimental, permite observar y recolectar los datos directamente de la realidad, en su situacin natural, profundizar en la comprensin de los hallazgos encontrados con la aplicacin del instrumento; y en ese sentido no se manipulan de manera intencional las variables (P.118)

Se pretende establecer las estrategias necesarias para responder a los requerimientos de la investigacin, la cual permite captar la realidad en su espacio y tiempo especfico. Es decir no se modifican ni se interfieren con las variables de estudio.

3.3 Poblacin y muestra

Poblacin.

Segn

Balestrini,

M.

(1.997)

define

la

poblacin

como:

Estadsticamente hablando, por poblacin se entiende un conjunto finito o infinito de personas, casos o elementos que presentan caractersticas comunes (p.38).

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De lo antes sealado, se entiende que la poblacin esta representada por un conjunto de personas que se encuentran ubicadas en un sector o rea determinada identificados por particularidades triviales y que son

determinadas por el investigador, para lograr el objetivo del estudio.

En el caso de la investigacin la poblacin est representada por el personal que est encargado del manejo del sistema, los involucrados con el trabajo y los asesores del sistema, por lo tanto la poblacin esta

representada por nueve (09) personas.

Muestra Segn Balestrini, M. (1.997) la define como: Muestra, en estadstica, es un conjunto de individuos extrados de una poblacin con el fin de inferir, mediante su estudio, caractersticas de toda la poblacin (p.39). Como se dijo anteriormente la poblacin objeto de estudio est integrada por nueve (09) personas que estn involucradas con el sistema, dada la caracterstica de esta poblacin pequea y finita, se tomarn como unidades de estudio e indagacin a todos los individuos que la integran.

Cabe sealar, que el objeto de la delimitacin poblacional es conocer el comportamiento de la fuente informativa con la finalidad describir los componentes del proceso actual de nminas.

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3.4 Sistema de Variables.

3.4.1 Variable Nominal

Propuesta para la aplicacin de Sistema de Informacin Gerencial de Nmina (SIGNO) para la elaboracin de las nominas de pago en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar.

3.4.2 Variables Reales

1. Diagnosticar los conocimientos sobre el sistema SAINT DE NOMINA VERSION 5.0, de los funcionarios de la Contralora General del Estado Bolvar. 2. Determinar el dominio sobre clculos de nminas de pagos, de los funcionarios que laboran en la Direccin de Personal. 3. Establecer parmetros para el cumplimiento de las metas. 4. Implementar un sistema de informacin gerencial para la elaboracin de nminas de pago de la Contralora General del estado Bolvar.

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3.4.3 Operacionalizacin de las Variables.

Se refiere a la correcta interrelacin existente entre las variables reales y los indicadores. A continuacin se detalla la operacionalizacin en la siguiente tabla:
Cuadro Nro. 1 Operacionalizacin de las Variables Variable nominal Variable real Indicadores Nivel 1. Conocimientos sobre el sistema SAINT DE de conocimiento

sobre el sistema Saint Efectividad cumplimiento objetivos Calidad del servicio Grado de Instruccin del personal Capacitacin personal Grado de dificultad en de el los

NOMINA VERSION 5.0.

Modelo para la aplicacin del Sistema de Informacin Gerencial (SIGNO) elaboracin de para de Nmina la las

2. Dominio sobre clculos de nminas de pagos, de los funcionarios que

laboran en la Direccin de Personal.

nominas de pago en la Direccin de Personal de

la Contralora General del 3. Estado Bolvar

Parmetros

para

el

Resultados a tiempo Rapidez y confiabilidad Seguridad en el manejo de informacin

cumplimiento de las metas.

4. Sistema de informacin Diseo del sistema gerencial de nminas de pagos en la Contralora General del Estado Bolvar.

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3.4.4 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos.

La metodologa de estudio en la investigacin esta basada en la aplicacin de un instrumento para la recoleccin de datos, para lo cual se utilizar una encuesta tipo cuestionario que se considera es un instrumento que proveer de datos relevantes, susceptible de ser sometidos a cuantificacin o tratamiento estadstico.

Este instrumento es el que ms se ajusta a los requerimientos del estudio, ofrece la ventaja de ser aplicado a un nmero de sujetos, mayor espontaneidad en los resultados y efectividad en el trabajo de campo.

Segn Hernndez y otros

(2003) Las tcnicas e instrumentos de

recoleccin de datos son las que permiten extraer datos necesarios para la investigacin mediante encuestas, censos o se toman fuentes secundarias o registros y publicaciones. (P.210).

Las tcnicas e instrumentos de investigacin son procedimientos y herramientas metodolgicas empleadas por el investigador para obtener los datos relacionados con las variables de estudio. La recoleccin de datos implica tres (03) actividades estrechamente relacionadas entre s, como lo son:

1. La seleccin de un instrumento de medicin, ste debe ser valido y confiable.

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2. La aplicacin de ese instrumento de medicin, es decir obtener las observaciones y mediciones de las variables que son de inters de estudio. 3. La preparacin de las mediciones obtenidas para que puedan analizarse correctamente, que es lo que llamamos codificacin de datos.

La encuesta que es una de las ms utilizadas, se fundamenta en el cuestionario o serie de preguntas que se preparan con el propsito de obtener informacin de las personas vinculadas a la investigacin.

Al respecto Garrido, A (1998) seala La encuesta consiste en formular preguntas discretas a una muestra representativa de sujetos a partir de un cuestionario, con el fin de describir o relacionar caractersticas necesarias para responder al problema de investigacin (p.87). La encuesta permitir una relacin directa entre el investigador y las personas

involucradas en el problema, obteniendo informacin clara y objetiva.

Particularmente,

en

este

estudio

se

aplicaron

cuestionarios,

conformados por un conjunto de preguntas diseadas para generar los datos necesarios para alcanzar los objetivos del estudio. Segn Ander. E. (1998) seala que El cuestionario es por definicin un instrumento de recoleccin de datos, que traduce y organiza determinados problemas que son objeto de investigacin... (p.273).

56

Se formularon preguntas directas de tipo cerrado, la cual se dividi en 3 partes, parte I sistema actual, el cual consta de 1 tems, parte II eficacia del sistema, el cual consta de 4 tems, parte III sistema propuesto, el cual consta de 1 tems; la cual se aplic a la poblacin estudiada.

3.4.5 Codificacin de los Datos.

En toda investigacin los datos deben

reunirse y codificarse para

efectuar un mejor anlisis. Por esta razn Hernndez R. (1996) indica que Los datos deben codificarse a travs de nmeros o smbolos; y deben codificarse porque de lo contrario no puede efectuarse ningn anlisis o solamente se puede contar el numero de respuestas en cada categora. Para esto es necesario transformar las respuestas en smbolos o valores numricos. Los datos deben reunirse, codificarse y prepararse para el anlisis. (p.325)

A tan efecto, la codificacin se realiz en forma numrica asignndole valores de uno (1) para respuestas (SI) y cero (0) para las respuestas (NO), es decir 1 = SI 0 = NO, a fin de transformar las respuestas de los encuestados en valores numricos.

En la presente investigacin la codificacin de los datos se realiza en base a las variables reales, se tiene previsto este proceso de forma manual, para lo cual se elabor una matriz de doble entrada, donde se presentan,

57

por su lado vertical los cdigos referidos a los tems del cuestionario y por el lado horizontal las alternativas de respuesta, dichos cdigos estarn representados por nmeros y letras del alfabeto.

Cuadro Nro. 2
Variable EL SISTEMA SAINT Pregunta Categoras 1. Conoce usted el sistema Saint -Si de nmina versin 5.0 -No Cdigo

2. Es aceptable el grado de efectividad del sistema, en el cumplimiento de los objetivos 3. La calidad de servicio ofrecida por el sistema es buena.

-Si -No -Si -No

EFICIENCIA DEL 4. Poseen un grado de instruccin -Si PERSONAL referente al cargo los empleados -No que laboran en la Direccin de Personal 5. Requieren cursos de -Si capacitacin -No 6. Considera usted que los -Si clculos de nminas son difcil de -No realizar. EFICIENCIA DEL 7. Considera usted que los -Si SISTEMA resultados son arrojados a tiempo. -No 8. Considera usted el sistema es -Si rpido y confiable. -No 9. El sistema ofrece seguridad de la informacin SISTEMA 10. Considera usted que se PROPUESTO requiere de un nuevo sistema de nmina. Fuente: Datos del cuestionario aplicado al personal que labora en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar.

58

3.4.6 Tabulacin de los Datos.

En relacin a este aspecto Brito. A (1997) seala que: La tabulacin de los datos es otro procedimiento tcnico que permite contar y ordenar los datos recogidos en tablas o cuadros para resumir o sintetizar informacin (P.66).

En esta fase, se compilan los resultados provenientes del instrumento aplicado Encuesta en una forma ordenada. Como puede observarse en el cuadro Nro. 3, las respuestas que sern aportadas por el personal encuestado sern transformadas en valores numricos y almacenados en una matriz de datos doble entrada para el anlisis respectivo.

tems

No 0

Si 1 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Total

7 9 9 6

3 9

3 3 9 6

6 6

3 9

Cuadro Nro 3 Matriz de Datos

59

3.4.7 Validez del Instrumento.

El principal objetivo es asegurar la validez y confiabilidad del estudio, en cuanto a la recoleccin de la informacin y la importancia radica en que sirve de gua para la ejecucin del estudio.

Ary y Otros (1.997) sealan que la validez se ocupa del grado en que un instrumento mide lo que se supone que esta midiendo (p.203). Para verificar el instrumento, fue sometido a una prueba piloto, que consisti en aplicarlo a un grupo de nueve funcionarios que laboran en la Contralora General del Estado, siete (07) de ellos adscrito a la Direccin de Personal. Esto con la finalidad de que estos profesionales hicieran las evaluaciones pertinentes para determinar si el instrumento a aplicar meda lo que se tena pautado.

El instrumento aplicado a la muestra en estudio, fue sometido a la consideracin del Ingeniero en Sistemas Hctor Casares, quien tiene amplio conocimiento en el diseo y programacin de sistemas y en la elaboracin de nminas de pago, con una trayectoria reconocida en el sector pblico, despus de hacer las revisiones y sugerencias necesarias, indico que la aplicacin del sistema es factible y en cuanto a los Indicadores estableci que las tems reunan las condiciones necesarias para ser valida la medicin. Por otra parte, se consulto la opinin de la Licenciada en economa Sandra Paredes y el Licenciado en Relaciones Industriales Carlos Ruiz ambos

60

tutores acadmica con amplia experiencia en la elaboracin de tesis de grado.

La validacin del instrumento consiste de manera significativa en un grado de exactitud suficiente y satisfactoria de todo aquello que es objeto de investigacin. El mtodo utilizado para este fin como ya se ha visto, fue el mtodo de juicio de expertos, el cual consiste en someter el instrumento a juicio de profesionales o especialistas en la construccin de instrumentos.

3.4.8 Procedimiento.

Se refiere a las pautas realizadas tanto la para la recoleccin de los datos a los integrantes de la unidad en estudio, hasta la redaccin de las conclusiones y recomendaciones.

Definicin de las variables incluidas en el estudio. Operacionalizacin de las variables para determinar los indicadores. Redaccin de los tems respectivos del instrumento. Revisin del instrumento para la validacin por parte de expertos. Solicitud de permiso a la Directora de Personal para la realizacin de la encuesta a la poblacin a estudiar incluida la misma. Aplicacin del instrumento a la poblacin a estudiar. Conteo y tabulacin de los datos obtenidos con la aplicacin del instrumento. Anlisis de los datos. Redaccin de conclusiones y recomendaciones.

61

3.4.9 Tcnicas de Anlisis. Los datos recopilados de la aplicacin de un instrumento sern sometidos a un anlisis descriptivo, basado en la estadstica inferencial representados por cuadros y grficos de tipo pastel para mejor interpretacin.

Segn Sabino, C (1999), el anlisis descriptivo esta referido a aquellos mtodos que hacen posible la estimacin de una caracterstica de una poblacin basndose solo en los resultados de la muestra. (p.3)

En consecuencia el anlisis

descriptivo es un mtodo especfico

mediante el cual se pueden hacer interferencias, interpretaciones, respeto a las caractersticas de una poblacin, de all su utilidad cuando se investigan fenmenos en las ciencias aplicadas, como en el caso que se investiga.

3.4.10 Anlisis Estadstico

Como

tratamiento estadstico de los datos se utilizo una tcnica

estadstica descriptiva conocida como distribucin de frecuencia. Segn Hernndez y otros (2003) La tcnica de distribucin de frecuencias es un conjunto de puntuaciones ordenadas en sus respectivas categoras (P.343).

Las distribuciones de frecuencia pueden contemplarse agregando las frecuencias relativas y las frecuencias acumuladas. Las frecuencias relativas son los porcentajes de casos en cada categora, y frecuencias acumuladas

62

son lo que se va acumulando en cada categora. Pueden calcularse con la siguiente formula:

P = n/N x 100 Donde: P = Porcentaje N = Frecuencia total (Numero de casos o frecuencias absolutas en la categora) N = Frecuencia parcial (total de casos).

63

CAPITULO IV PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS

4.1. Tipo de Anlisis El anlisis que se utiliz para la interpretacin cuantitativa y cualitativa de los datos obtenidos con la aplicacin del instrumento, es del tipo descriptivo por que se apoya en los datos cuantitativos, de acuerdo con la apreciacin terica de Sampier, R. (1994) expresa que este se fundamenta en la recoleccin, organizacin y presentacin de los datos. Es por eso que se utilizar el anlisis descriptivo en cada uno de los tems de los instrumentos con un ordenamiento lgico de los datos. (P. 42)

4.2 Presentacin de los Resultados Los datos se presentan en dos formas, los cuadros que indican como se presentan el indicador en estudio y grficos circulares que dan una visin global de la investigacin. La presentacin de los resultados obtenidos a travs de instrumento de investigacin aplicados a los elementos de la muestra e inferidos en funcin de la teora y las variables de orientacin del estudio.

64

4.3 Anlisis de los Resultados Para la interpretacin de resultados una vez procesada toda la informacin necesaria se presenta de manera clara y resumida a travs de cuadros estadsticos. A continuacin se presentan los cuadros, de distribucin absoluta y porcentual con sus respectivos anlisis.

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CUADRO N 01
DISTRIBUCION ABSOLUTA Y PORCENTUAL CON RESPECTO A QUE SI LOS EMPLEADOS CONOCEN EL SISTEMA SAINT VERSION 5.0

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

02 07 09

22 78 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

22% SI NO

78%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca de que si los empleados de la Direccin de Personal conocen el sistema Saint de Nmina.

Anlisis:

Los datos suministrados por el cuadro N 1, respecto a que si los empleados que laboran el la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, conocen el sistema Saint de nmina, el 78% de los encuestados contestaron que no, aun cuando este funciona en la Direccin, los trabajadores no involucrados directamente con el sistema, no tienen acceso a l, por lo que el contiene y lo delicado del mismo.

66

CUADRO N 2
DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE SI EL GRADO DE EFECTIVIDAD DEL SISTEMA ES ACEPTABLE EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS TRAZADOS POR LA DIRECCION

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

0 09 09

0 100 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

0% SI NO

100%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca de que si el grado de efectividad del sistema es aceptable en el cumplimiento de los objetivos trazados por la Direccin.

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 100% de los encuestados, opinan que no existe efectividad en el cumplimiento de los objetivos debido a lo engorroso que es el sistema, hay fallas humanas, desconocimiento del sistema, los clculos son lentos, hay que estar pendiente de las formulas, que no se olvide el mnimo detalle.

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CUADRO N 3
DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE SI LA CALIDAD DEL SERVICIO OFRECIDA POR EL SISTEMA ES BUENA

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

0 100 09

0 100 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

0% SI NO

100%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca de que si la calidad del servicio ofrecida por el sistema es buena

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 100% de los encuestados, opinan que no existe una calidad de servicio ofrecida por este sistema, es muy lento, no se adapta a totalmente a la administracin pblica, son muchas las asignaciones y deducciones que se le realizan a las instituciones, lo cual hace que el sistema no rinda al 100%.

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CUADRO N 4
DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE SI LOS EMPLEADOS ADSCRITOS A LA DIRECCION DE PERSONAL POSEEN UN GRADO DE INSTRUCCIN REFERENTE AL CARGO

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

03 06 09

33 67 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

33%

SI NO

67%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca si los empleados adscritos a la Direccin de personal poseen un grado de instruccin referente al cargo

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 67% de los encuestados, opinan que no, porque su profesin no esta acorde al cargo, pero ellos han ido aprendiendo sobre la marcha, haciendo hincapi de que eso es una institucin pblica en la que se ve de todo.

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CUADRO N 5
DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE SI EL PERSONAL QUE LABORA EN LA DIRECCION DE PERSONAL REQUIEREN CURSOS DE CAPACITACIN
Alternativa de repuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Porcentual

Si No Total

09 0 09

100 0 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

0% SI NO

100%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca de si el personal que labora en la Direccin de Personal requieren cursos de capacitacin

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 100% de los encuestados, opinan que si, porque si la institucin los capacita, se siente ese sentido de pertenencia que los identifica con el organismo, crecen como profesionales. luego aprender ms y

70

CUADRO N 6
DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE SI LOS CLCULOS DE NMINAS SON DIFCIL DE REALIZAR.

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

06 03 03

67 33 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

33%

SI NO

67%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca que si los clculos de nminas son difcil de realizar.

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 67% de los encuestados, opinan que si, porque hay que conocer de leyes, para ver como se debe cancelar cada asignacin o como se debe descontar toda deduccin, aunado a esto saber como se aplican las mismas y a quien se le debe aplicar.

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CUADRO N 7
DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE SI LOS RESULTADOS SON ARROJADOS A TIEMPO POR EL SISTEMA

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

06 03 09

67 33 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

33%

SI NO

67%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca de que si los resultados son arrojados a tiempo por el sistema.

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 67% de los encuestados, opinan que si, pero esto se debe a los cortes de nmina que se realizan, tomando las previsiones del caso, pero cuando sucede un improvisto y solicitan algo para ya, este sistema es lento, hay que realizar formulas, lo que hace que sea lento y pueda existir error humano.

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CUADRO N 8
DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE SI EL SISTEMA ES RAPIDO Y CONFIABLE

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

0 09 09

0 100 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

0% SI NO

100%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca de que si el sistema es rpido y confiable

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 100% de los encuestados, opinan que no, el sistema es prcticamente manual, todos los datos, formulas de clculos hay que realizarle, crear campos adicionales, lo que puede conllevar a errores y a su vez lo hace que el sistema sea lento.

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CUADRO N 9
DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE SI EL SISTEMA OFRECE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

03 06 09

33 67 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

33%

SI NO

67%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca de que si el sistema ofrece seguridad de la informacin.

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 67% de los encuestados, opinan que no, porque ellos no son los nicos que tienen claves de acceso sistema, aparte de eso dicho sistema esta fuera de la red de la institucin, y al estar funcionando en una computadora solamente, puede suceder que esta se dae de un momento a otro ocasionando perdida de informacin y retraso en el trabajo.

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CUADRO N 10 DISTRIBUCIN ABSOLUTA Y PORCENTUAL ACERCA DE QUE CONSIDERA USTED LA IMPLANTACIN DE NUEVO SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMACIN PARA REALIZAR LAS NOMINAS

Alternativa de repuesta

Frecuencia Absoluta

Frecuencia Porcentual

Si No Total

09 0 09

100 0 100%

Fuente: encuesta realizada en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, 2006.

0% SI NO

100%

Grfico 1: Representacin porcentual acerca de que si considera Usted necesaria la implantacin de un sistema automatizado de informacin para realizar las nminas de la institucin

Anlisis: Los resultados obtenidos indican que el 100% de los encuestados, opinan que si, porque esto mejorara las actividades referente a nmina y evitaran esa cantidad de fallas que actualmente suceden a la hora de procesar la informacin aunado a todo esto poder cumplir con las metas establecidas por la Direccin de Personal en lo referente a nmina.

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CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En este capitulo se muestran las conclusiones obtenidas luego del anlisis de los resultados, as como tambin se sealan las recomendaciones para la modelo de la propuesta.

5. 1 Conclusiones

Una vez realizado el estudio y analizar cuidadosamente la investigacin, podemos concluir:

1. Existe desconocimiento referente al sistema Saint de Nmina Versin 5.0, debido a la premura con la cual se adquiri dicho sistema. 2. El personal que labora en la Direccin de Personal, no esta capacitado para el manejo del sistema. 3. Existe desconocimiento en lo referente a clculo de nmina (asignaciones y deducciones), debido a cantidad de fallas

encontradas a la hora de verificar las nminas de pago. 4. Los procesos son lentos y tediosos, y los clculos estn propensos a errores humanos debido a que son realizados en forma manual. 5. En el rea administrativa se abarca mucho espacio fsico debido a la presencia de un archivo mvil, que es necesario tenerlo al alcance porque ste contiene toda la informacin de los distintos funcionarios adscritos a la institucin.

76

6. Se utiliza mucho material de papelera y oficina en virtud de los mismos errores humanos que se vienen cometiendo a la hora de realizar los clculos. 7. Se pudo comprobar que existe una fecha de corte para recibir los diferentes movimientos de nmina solicitados por las distintas Unidades Organizacionales que conforma la Contralora del Estado, para que los analistas tengan el tiempo necesario para realizar las nminas. 8. Se pudo comprobar que es necesario implementar de manera inmediata un sistema de informacin automatizado nuevo que permita realizar el calculo de manera ms rpida, fcil y que no tenga tantas complicaciones a la hora de manejarlo. 9. El Control y la Planificacin destacan como el procedimiento Administrativo que deben ser objeto de automatizacin para lograr mayor efectividad de acuerdo con la misin y objetivos de la Institucin.

77

Recomendaciones

En atencin a las conclusiones anteriormente mencionadas, se consider oportuno realizar las siguientes recomendaciones a la Contralora General del Estado Bolvar, con la finalidad mejorar el proceso de elaboracin de nmina en la Direccin de Personal.

Implementar el Sistema de Integrador de Nmina (SINNO), debido a que es un sistema exclusivo para elaborar las nminas del sector pblico.

Revisar que el sistema de informacin contenga un manual de usuario, donde se especifique trminos utilizados en la elaboracin de nmina, formulas, entre otros.

Hacer la notificacin respectiva al Director de la Unidad o a la empresa a la cual se le va adquirir el sistema, cuando haya que hacer modificaciones al: sistema, bases de datos o cuando suceda cualquier improvisto.

Hacer mantenimiento preventivo y correctivo a las computadoras cada mes. No permitir el acceso al sistema de ninguna persona extraa o ajena al manejo al mismo por razones de seguridad y confidencialidad de las operaciones de la institucin.

No permitir la insercin de diskette o CD-ROM a las computadoras que contenga el sistema para evitar el contagio de virus al equipo. Instalacin de sistema antivirus actualizado. Hacer las respectivas copias de respaldo de los archivos una vez elaboradas las nminas

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CAPITULO VI

LA PROPUESTA
Titulo de la Propuesta

Modelo para la aplicacin de un Sistema de Informacin Gerencial

de

nmina (SIGNO) para la elaboracin de nminas de pago en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar.

Objetivo General de la Propuesta

Disear un Modelo para la aplicacin de un Sistema de Informacin Gerencial de nmina (SIGNO) para la elaboracin de nminas de pago en la Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar.

Objetivos Especficos de la Propuesta

1. Elaborar de manera efectiva las nminas de pago de la Contralora General del Estado Bolvar. 2. Calcular de manera exacta las diferentes asignaciones y deducciones a los trabajadores. 3. Adiestrar al personal encargado de la elaboracin de las nminas. 4. Cumplir con las metas establecidas por la Direccin en lo referente a nmina.

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Justificacin de la Propuesta

La implantacin de un sistema de informacin gerencial automatizado responde a la necesidad de elaborar las nminas de pago de manera efectiva en la Contralora General del Estado Bolvar, realizando los clculos de asignaciones y deducciones de forma exacta, sin errores humanos, hacer que esta labor sea fcil, que el trabajo se cumpla a cabalidad y que no se pierda tantas horas hombre, material de oficina, como sucede actualmente con el sistema en uso.

Descripcin de la Propuesta

La informtica es una herramienta de estudio que nos permite flexibilidad y adaptabilidad a los ritmos, intereses y posibilidades. Entre las aplicaciones mas destacadas que ofrecen las nuevas tecnologas se encuentra el Lenguaje de Programacin Visual Studio que se implanta en las reas de trabajos, porque la mayora de sus programas refleja cabalmente la manera en que las personas piensan, permitindoles trabajar a gusto; analizando, reflexionando e interpretando la profundidad de la informacin utilizada en busca de esa forma el deseado equilibrio entre la estimulacin sensorial y la capacidad de lograr el pensamiento abstracto.

La Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar, por ser un rea donde se manejan clculos de pagos a los diferentes funcionarios que laboran en la institucin debe contar con un sistema de informacin gerencial automatizado que le permita realizar sus labores en cuanto a nmina se refiere y a su vez realizar proyecciones hacia el futuro, permitindole tomar decisiones acertadas.

80

Los sistemas de informacin automatizados

pueden tratar las

diferentes reas, de formas muy diversas y ofrecen un entorno de trabajo ms o menos sensible a las circunstancias que se le apliquen y para ello deben ser:

Elaborado con una finalidad didctica. Interactivos, que contesten inmediatamente las acciones de los usuarios. Individualizado, es decir que permita la adaptacin del ritmo de trabajo del usuario. Fciles de usar, que el usuario pueda acceder a el sin presentrsele ningn inconveniente.

El sistema propuesto permitir a la Direccin de Personal realizar el trabajo ms fcil, efectivo, cumplir las metas trazadas, crear un ambiente armnico en la Direccin, formar equipos de trabajos, el mismo nos brinda lo siguiente:

El usuario al entrar al programa se encuentra con la primera pantalla donde se le solicita nombre del usuario y su respectiva clave de acceso al sistema, en el caso que no la sepa el sistema no dar acceso al mismo.

En la segunda pantalla usuario seleccionar la nmina con la cual desea trabajar, bien sea empleado, obreros, jubilados,

pensionados o contratados, si en dado caso que el usuario desee salir del sistema seleccionara la opcin de salir. Al ingresar al sistema, el usuario se encuentra con la segunda pantalla donde le muestra todas las bondades que ofrece el

81

sistema e incluyendo un tabulador de cargos si la institucin desea utilizarlo, vacaciones, historial de vacaciones, prestamos, horas extras, si desea sacar una prenmina, entre otros. En la siguiente pantalla aparece como se deben incluir los datos al sistema, algo similar a las pantallas ofrecidas por el Windows. Por ultimo esta la pantalla de despidida que realiza el sistema dndole las gracias por haber utilizado el mismo. ambiente

Factibilidad de la Propuesta

Antes de abordar el diseo del sistema propuesto, es conveniente hacer un estudio de factibilidad, tomando en consideracin factores tcnicos, econmicos y operativos. La viabilidad de la investigacin es posible, gracias a que la institucin cuenta con los recursos financieros y el capital humano para llevar este proyecto.

Factibilidad Econmica:

Es factible desde el punto de vista econmico, en virtud de que la institucin cuenta con el recurso financiero, para llevar a cabo el estudio.

Factibilidad Operativa:

En cuanto a la factibilidad operativa, La Direccin de Personal de la Contralora General del Estado Bolvar cuenta con el personal adiestrado en el uso de sistemas de informacin bajo el Ambiente visual.

82

Diagramas de Flujo de Datos

El modelo lgico del sistema es aquel que no implica orden de ejecucin. Tampoco implica si los medios que contendrn los datos son manuales o mecanizados. Solo muestra la interconexin entre la data, los entes externos a la organizacin, los mdulos de procesos del modelo y la conexin con otros sistemas con los que comparte data o informacin. En un modelo lgico lo importante es conocer que es lo que recibe el modulo, cual es la transformacin llevada a cabo y que se genera como resultado.

Para comprender el movimiento lgico de los datos en el sistema actual se procede a la esquematizacin grafica del mismo. Esta se realiza mediante la aplicacin de los Diagramas de Flujo de Informacin (DFI), y los Diagramas de Flujo de Datos (DFD).

Los Diagramas de Flujo de Informacin permiten representar grficamente en forma secuencial cada uno de los procesos que conforman el sistema actual. Su presentacin se efecta mediante el uso de smbolos de diagramacin.

Los Diagramas de Flujo de Datos son anlisis estructurados y herramientas de diseo que permiten que el analista comprenda visualmente el sistema como un juego de flujos de datos interrelacionados. Presentan una vista lgica del Sistema y esta integrado por el flujo de datos, procesos, orgenes, destino, y almacenamiento, todos descritos a travs del uso de smbolos fcilmente entendibles.

83

Interfaz de Usuario

La interfaz del sistema en el rea administrativa, consiste en la representacin del sistema mediante la utilizacin del potencial grafico del entorno de desarrollo de Windows Xp y Visual Fox Pro, y en funcin de ello, se aplican los siguientes parmetros:

Presenta un entorno de ventanas donde a travs de mens se puede navegar por las diferentes opciones del sistema. Utilizando el mouse, el usuario puede hacer clip sobre los iconos de los mens para ir a la siguiente opcin. La distribucin de las pantallas se conforma a las estndares de Windows, presentando una barra de titulo, barra men, rea de trabajo, rea de instrucciones a usuario.

El sistema propuesto contar con las facilidades de uso de teclado y del ratn, como apuntar, arrastrar, soltar y hacer clip sencillo y doble.

Diseo de Pantalla

Las pantallas del sistema constituyen las entradas y salidas de los datos. En ellas se recogen los datos del exterior para su procesamiento, se presentan los resultados e informacin generada por el sistema; razn fundamental en la cal basa su importancia.

En el diseo del sistema propuesto se aplicaron lineamientos que ayudarn a lograr los objetivos de diseo de entradas, tales como efectividad, precisin, facilidad de uso, consistencia, simplicidad, seguridad y atractivo de las pantallas cumpliendo con las necesidades de los usuarios.

84

A continuacin se presentan las pantallas del sistema y su respectiva descripcin: PANTALLA N 1

En esta pantalla se pide nombre del usuario y su clave de acceso.

85

PANTALLA N 2

En esta pantalla selecciona la nmina que usted desee utilizar.

86

PANTALLA N 3

En esta pantalla se selecciona la tarea que se vaya a realizar.

87

PANTALLA N 4

Esta pantalla representa la salida del sistema.

88

Bases de Datos

En esta fase el analista decide el mtodo para almacenar los datos, en este caso se escogi la base de datos la cual consiste en un almacenamiento bien definido los cuales servirn a mltiples y diferentes aplicaciones.

Una base de datos es una coleccin de datos almacenados conjuntamente, relacionados entre si, con redundancia controlada, para servir a uno o ms sistemas. Los datos se almacenan de tal forma que los mimos sean independientes de los programas que los utilizan. Su implementacin, en lo referente a la forma de almacenamiento y manejo de los datos est estrechamente vinculada al manejador de bases de dato instalado en la organizacin.

Plan Operativo

Para la conclusin de los objetivos trazados en la propuesta se considera la conformacin de plan operativo de trabajo dirigido a todos los funcionarios involucrados en el rea de personal el cual estar comprendido de manera siguiente:

Agilizar la adquisicin de sistema propuesto. Adiestrar al personal encargado de la elaboracin de las nminas de pago. Prestar todo el apoyo posible por parte de la institucin para llevar a cabo esta actividad.

89

BIBLIOGRAFIA

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