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INFORME DE AUDITORIA EVALUACIN DE ACTIVOS FIJOS

INTEGRANTES: * CALDERON, Diana * MEZA, Jorge * PEREZ, Gabriela * SARDI, Pamela

2010 EVALUACION DE ACTIVOS FIJOS 1. INTRODUCCION La mayora de las empresas utilizan inmuebles, planta y equipo en el proceso de generar ingresos. La expresin mueble, plantas y equipos se refieren de modo general al activo tangible no circulante, incluido el que se tiene bajo arrendamientos (financiero o simple), utilizado por una empresa para crear y distribuir sus bienes y servicios. Se emplea tambin la expresin activo fijo (aunque su uso va disminuyendo) para describir las cuentas de inmuebles, plantas y equipos. Otras cuentas que se auditan en la misma forma son las de mejoras a arrendamientos y de construccin en proceso. Los Principios de Contabilidad exigen que el costo de planta y equipo se asigne en forma racional y sistemtica a los periodos beneficiados. Se aplican varios mtodos de depreciacin o amortizacin para asignar el costo neto de un activo (el costo de adquisicin menos el valor residual recuperable estimado) al periodo de beneficio. 2. OBEJTIVOS Y ALCANCE Nuestro alcance incluy la revisin de los procesos revisados; determinndose los siguientes objetivos especficos: * Evaluar el Sistema de Control Interno de los procesos operativo (existencia fsica, propiedad y salvaguarda de los activos fijos) y contables (adecuado y oportuno registro contable de los activos fijos y su depreciacin, consistencia y razonabilidad de los saldos de la

cuenta) del activo fijo. * Comprobar el cumplimiento de polticas, normas y procedimientos de la Compaa. * Determinacin de la existencia Fsica de los muebles e inmuebles que se presentan en el estado de posicin financiera. * Determinacin de la propiedad de su presentacin en dicho estado, de acuerdo con su grado de realizacin y naturaleza. * Determinacin de la correcta valuacin, probabilidad de uso y realizacin de los muebles e inmuebles presentados. * Verificacin de que los muebles estn precisamente a nombre de la institucin, es decir, que sea de su propiedad. * Verificacin de la libre disposicin de los mismos. Las principales tcnicas utilizadas estuvieron referidas a: observacin, indagacin e inspeccin documentaria. Asimismo, los procedimientos y pruebas de auditora aplicados en la revisin, estuvieron basadas en informacin proporcionada por las reas de Contabilidad, Servicios Generales y Desarrollo Organizacional La metodologa aplicada en la auditoria fue efectuada de acuerdo a las Normas y Estndares para la Prctica de la Auditora Interna, previstas en las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna as como el Cdigo de tica emitidos por The Institute of Internal Auditors (IIA), de acuerdo a lo dispuesto en la Resolucin SBS N 11699 Reglamento de Auditora Interna.

3. MBITO DE APLICACIN El cumplimiento de las disposiciones contenidas en el manual bsico, abarcar a todos los funcionarios y a todas las sedes a nivel nacional, y se aplicaran a todos los bienes de Activo Fijo adquiridos, incluyndose donaciones, herencias y proyectos. Periodo de Revisin: Noviembre CALIFICACION | Proceso Evaluado | Deficiente | Hallamos falta en el cumplimiento de la normativa institucional que se encuentra en el manual. | ||| Calificacin General | Deficiente | |

4. RESULTADO La revisin a las cuentas por pagar, proceso de compras y pago a proveedores, determin el siguiente resultado: a) Contabilizacin: En trminos generales, algunos activos fijos no se encuentran debidamente registrados. b) Sistema de gestin integral de riesgos (administrativo y contable): Hay debilidades de riesgo medio (6) Asimismo, se establecieron algunos aspectos considerados oportunidades de mejora. A continuacin mencionamos las

observaciones: * Revisar y adecuar el proceso registro de activos. * Cumplir con el Manual de Institucional c) Seguimiento a la implementacin de las recomendaciones de Auditoria (Interna, SBS y Externa): no fueron establecidas observaciones en las revisiones pertinentes del ao anterior. Los detalles se incluyen en los Anexos del presente informe. ANEXOS 1: DETALLE DE LAS OBSERVACIONES 1. Nmero del activo RIESGO | ALTO | MEDIO (X) | BAJO | A continuacin mencionamos las situaciones observadas en: El nmero de activo el cual presenta dos numeraciones distintas, en el caso del proyector nmero 310196, siendo este ltimo el correcto y no el 310096 como est consignado segn inspeccin realizada por los suscritos. Riesgo: * Carencia de numeracin de los activos. * Problemas al tratar de identificar un activo Recomendacin: Se recomienda corregir el nmero

de activo el cual presenta dos numeraciones distintas, en el caso del proyector nmero 310196, siendo este ltimo el correcto y no el 310096 como est consignado segn inspeccin realizada por los suscritos. Plan de Accin * Numerar todos los activos en correlativo * Registrar en una base de datos. Responsable: Encargado de Unidad de Activo

2. Reporte de baja de activo (Laboratorio) RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuacin mencionamos las situaciones observadas: Existen equipos de cmputo de la sala de laboratorio que se encuentren de baja por obsolescencia, y los registros de estos han sido extraviados. Riesgo: * Probabilidad de extravos de activos fijos. * Perdida del registro de activos de baja. Recomendacin: * Se debe de corroborar que los activos que se encuentren de baja, estn reportados dentro del inventario y concordantes del Manual de Normas y Procedimientos para la Administracin de activos fijos.

Plan de Accin * Elaborar planes de trabajo orientados a la elaboracin de inventarios peridicos para detectar anomalas como la revelada anteriormente. Responsable: Jefe de Unidad Operativa 3. Mantenimiento de Activo RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuacin mencionamos las situaciones observadas en Los activos no cuentan con una respectiva inscripcin en el momento que se les efecta mantenimiento y viola la normativa institucional, estudiada. Riesgo: Indisponibilidad de los activos. Recomendacin: Recomendar al encargado de activos de la unidad ejecutora, la emisin de las respectivas identificaciones de registro para aquellos activos que fueron elaborados por el Departamento de Mantenimiento, y que se justifique mediante un informe las razones del por qu dichos activos no cuenten con su respectiva inscripcin, esta situacin a pesar de no cometer ninguna alteracin fsica del activo antes detallado si viola la normativa institucional, estudiada.

Plan de Accin: Registrar todos los activos que han pasado por mantenimiento para no cometer duplicidad de procesos. Responsable: Encargado de Mantenimiento

4. Traspaso de activo fijo (Equipos de Cmputo) RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuacin mencionamos las situaciones observadas: No se registro la salida, ni la fecha de devolucin de 3 equipos de cmputo, adems se falto a las normas establecidas por la institucin, reflejadas en el Manual de Procedimientos de la administracin y control de los activos fijos. Riesgo: * Probabilidad que se extravi los equipos de cmputo. * Problemas al tratar de disponer de esos equipos de cmputo en su lugar asignado. Recomendacin: Se recomienda al Jefe de la Unidad Operativa reconozca sus funciones y control

de los activos en el departamento acadmico, as como controlar los reportes de inventario. Plan de Accin * Registrar en una base de datos todos los ingresos y salidas de cada departamento. * La custodia se har mediante la firma del Acta de Entrega y Recepcin de Activo Fijo. Responsable: Jefe de Unidad Operativa

5. Registro en el Sistema de Control de Activo Fijo RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO |

A continuacin mencionamos las situaciones observadas:

No hay un registro en la codificacin y asignacin de sticker al Activo Fijo, para lo cual no ha tomado como referencia los datos ingresados en el Sistema de Control de Activo Fijo. Riesgo: * Problemas al tratar de identificar la cantidad de activos que han sido dados de baja, vendidos y/o donados en un periodo determinado Recomendacin: * Al momento de la adquisicin del activo, el responsable debe de asignar e ingresarlo al sistema. Plan de Accin * Entregar mensualmente un reporte con la lista de los activos que han sido adquiridos por la empresa al Jefe de Inmediato. Responsable: Analista en Costos 6. Administracin de Bienes Inventariables RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO |

A continuacin mencionamos las situaciones observadas: No hay una revisin de los bienes que necesitan mantenimiento; tampoco se da un correcto cuidado o custodia de bienes por parte de todos los funcionarios.

Riesgo: * Deterioro constante de los bienes utilizados en las actividades diarias de los funcionarios. Recomendacin: * Designacin de un supervisor encargado del correcto uso, conservacin y cuidado de los bienes, de la custodia y los movimientos de los bienes, as como analizar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos bienes. Plan de accin: * Los supervisores debern exigir la aplicacin de la normativa y procedimientos contenidos en el manual (cuidado de los activos), y velarn por el estricto cumplimiento de ellos; as como tambin de aquellas que impartan sobre la materia los organismos contralores internos o externos. Responsable: * El responsable de la designacin de supervisores debe ser el Jefe de cada Unidad Operativa (cada rea) ANEXO 2 INFORMACION GENERAL: Identificacin de los Activos Todo bien mueble que la institucin adquiera debe ser identificado mediante placa de metal, la cual

debe ser anotada doblemente mediante el uso de marcadores, pintura, grabado o cinta adhesiva, con el fin de que si la placa de metales desprende, pueda identificarse por cualquiera de los medios antes indicados. Cuando la placa de metal no se pueda usar por complejidad del bien, podr usarse en su lugar cinta adhesiva, sello o grabado, destruyendo la placa de metal que se le haba asignado. Aquellos bienes muebles que tengan diferentes componentes que formen la unidad, se les asignar un nmero de placa por cada uno de ellos, de tal forma que si alguno se daa y se declara inservible, no se excluye del inventario todo el bien, sino slo el componente daado. La seccin contabilidades especiales es responsable del control de placas, su adquisicin y asignacin, adems suministrar las existencias necesarias al Departamento de Almacenamiento y Distribucin para los propsitos establecidos en este instructivo, as como aquellas que requieran las unidades ejecutoras. Para retirar del inventario un bien mueble debe darse lo siguiente: Declaracin de inservible, hurto o robo, caso fortuito, venta y faltante de inventario, para lo cual se utiliza la formula contable nmero 48 denominada Aviso de baja. Registro de la compra de activos El fondo rotatorio que pague las compras mediante cheque anotar en la colilla lo siguiente: Nmero de cuenta: Se utiliza la cuenta facturas por pagar a proveedores locales, de la 302-51-8 a 302-70-2,

segn el tipo de bien de conformidad con el Manual de elaboracin de presupuestos y manual descriptivo de cuentas contables. Cuenta Individual La misma del valle de entrada de bienes muebles, que est compuesta por el nmero de proveedor y el de la orden de compra, la cual comprende 5 dgitos para el primero y 6 dgitos para el segundo, en caso de que el proveedor no tenga nmero de registro, se usa el nmero de la unidad programtica. Unidad programtica del programa de compras: Se utilizar el cdigo 5300 asignado al programa de maquinaria y equipo Institucional, y equipo, o 5201 compra de equipo Institucional. Monto en Colones: Se toma de la factura y debe coincidir con el mismo monto del vale de entrada. Activo Fijo (1): Conjunto de Bienes Fiscales, Tangibles e Intangibles, que cumplen un rol fundamental en el normal desarrollo de la actividades, siendo susceptibles de la asignacin de un cdigo de inventario y resguardo individual, cuya permanencia debe ser por ms de un ao como mnimo, y que hayan sido adquiridos, recibidos en donacin, o bien, elaborados por ella misma, pues no son destinados para la venta. Activo Fijo (2): Todos los bienes tangibles, adquiridos, recibidos en donacin, o bien, elaborados por ella misma, con el fin de ser destinados a sus diferentes dependencias para el normal desarrollo de sus funciones y que sern usados por ms de un ao, o de un ejercicio contable, ya que no estn destinados para la venta,

si no que integran el Patrimonio Bienes Fiscales: Comprende todos los Bienes que forman parte del Patrimonio y que hayan sido adquiridos con fondos aportados por el Fisco o donados por algn Organismo Estatal, incluyendo proyectos de investigacin o de extensin. Como poltica interna de administracin y control del Activo Fijo, los Bienes Fiscales se clasifican en Bienes de Uso, Bienes Intangibles y Bienes de Consumo. Bienes de Uso: Son aquellos bienes muebles e inmuebles de larga duracin dentro de la UNAP y que no se extinguen cuando ellos son utilizados, independientemente de su naturaleza; por ejemplo, computadores, muebles, edificios, herramientas, automviles, etc. Bienes Intangibles: Son aquellos Bienes que no tienen una existencia fsica y que slo pueden percibirse mental o intelectualmente; por ejemplo, derechos de patentes o marcas y licencias de software. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes muebles que se extinguen o se destruyen por su uso natural y que son adquiridos con el nimo de consumirlos en las actividades normales. Para los fines del inventario y de la contabilizacin, los Bienes de Activo Fijo se diferenciarn entre Bienes Inventariables y Bienes No Inventariables.

 Bienes Inventariables: Son aquellos Bienes que cumplen con los siguientes requisitos: Que sean propiedad de la Universidad Que estn destinados para actividades Operaciones, Administrativas, de Investigacin o de Extensin. Que su vida til sea igual o superior a un ao. Que por su costo de adquisicin puedan ser catalogados como Inversin Real o Control Administrativo, de acuerdo con el siguiente detalle: Bienes de Inversin Real: Son aquellos cuyo costo de adquisicin es mayor a 15 UTM, a la fecha de la compra; como por ejemplo, automviles, computadores porttiles, edificaciones, etc. Bienes en Buen Estado: Es la condicin de los Bienes de Activo Fijo que estn operativos en perfectas condiciones tcnicas y fsicas, y no han sufrido ningn tipo de reparacin o de mantenimiento. Su utilidad est a un 100%. Bienes en Regular Estado: Es la condicin que adopta un Bien de Activo Fijo cuando se altera su calidad de "buen estado", ya sea por algn deterioro fsico o porque su desempeo presenta pequeas fallas, pero los cuales no son lo suficientemente graves como para calificarla de "mal estado". Su utilidad est a un 75%. Bienes en Mal Estado (1): Es la condicin de un Bien de Activo Fijo que llega a un estado de desgaste total, se deteriora o se vuelven obsoletos, tanto fsica como tecnolgicamente, y por

lo tanto fallan al prestar su servicio normal, y tampoco es posible reutilizar o reacondicionar sus partes. Por lo general no recibe mantenimiento. Su utilidad est a un 50% y menos. Bienes en Mal Estado (2): Condicin de un bien cuando no puede ser puesto en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fbrica, y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento. Su utilidad est a un 50% y menos. Bienes en Estado de Abandono: Situacin en que se encuentran los bienes muebles que fueron depositados en dependencias no habitadas o a la intemperie dentro de un Campus, al no ser reclamados por sus propietarios. Su utilidad generalmente es inferior al 30%. Unidad Operativa: Se entender por Unidad Operativa, cualquier rea en que se divida una Direccin Superior, a cuyo nivel se practica el inventario fsico de bienes de activo fijo. Dentro de estas reas se incluyen Departamentos Acadmicos, Unidades Administrativas, Escuelas, Centros e Institutos, como asimismo, cualquiera de las secciones, oficinas o estaciones de investigacin que formen parte de su estructura organizativa, ya sea que estn dentro o fuera de los campus universitarios. Incorporacin de Bienes (Alta): Es la operacin que registra la adicin de bienes de uso al Patrimonio. Baja de Bienes (Desincorporacin): Es la operacin que registra la eliminacin de Bienes

Fiscales del Patrimonio. Reasignacin: Tipo de traspaso definitivo, mediante el cual una Unidad Operativa redistribuye su excedente de bienes entre otras Unidades Operativas, ya sea directamente o mediante su publicacin en la pgina web de reasignaciones. Vida til: Perodo durante el cual se espera que un Bien Depreciable sea usado por la UNAP. Generalmente, la vida til de un activo fijo puede ser expresada en aos o meses y la misma vara de acuerdo con su naturaleza. Erogacin: Cualquier transaccin que implique el pago de una suma de dinero (desembolso) o que se comprometa para un pago futuro. Siniestro: Todo dao causado por un hecho sbito, accidental e imprevisto, ocurrido dentro del perodo de vigencia de la pliza, cuyas consecuencias estn total o parcialmente cubiertas. Se considerar como un solo y nico siniestro el conjunto de daos y/o perjuicios derivados de una misma causa. Hurto: Apropiacin ilegitima de lo bienes ajenos, contra la voluntad de su dueo, sin intimidacin en las personas ni fuerza en las cosas. Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien violencia o intimidacin en las personas. Dao: Detrimento o destruccin de los bienes o en

perjuicio de ellos, causados voluntaria o involuntariamente. Deducible: Es la suma de dinero despus de la cual empieza la proteccin del seguro y que se descontar de la indemnizacin que corresponda. En otras palabras, cuando ocurre un siniestro, el asegurado asume las prdidas hasta el lmite del deducible y la aseguradora cubre el resto, hasta el lmite de la pliza. Baja de Bienes: Es la operacin que registra la eliminacin de los Bienes Inventariables del Patrimonio. Asistente de Activo Fijo: Reciben esta denominacin funcional todos los Oficiales Administrativos y Jefes de Unidad adscritos a la Casa Central, adems de los Jefes de Administracin y Finanzas que pertenecen a las Sedes. Todos ellos cumplirn con la obligacin de auxiliar en el control de los Bienes de Uso adquiridos o cedidos por su respectiva Unidad Operativa. Los Asistentes de Activo Fijo tendrn la facultad para delegar las atribuciones de Control de Bienes de Uso en otros funcionarios subordinados. Plancheta Personal: Documento impreso que relaciona todos los Bienes Inventariables existentes en cada una de las dependencias, y que estn a cargo de un Custodio en particular. En ella se registrar el cdigo de inventario, la descripcin detallada de los Bienes, nmero de serie y el estado de conservacin actual. Cada Plancheta ser firmada en duplicado por el Responsable de Bienes, por el Jefe de la Unidad Operativa y por el

Jefe de Activo Fijo, quedando una copia en poder del primero y del ltimo. Investigacin Sumaria Administrativa (ISA): Consiste en un proceso breve que se instruye con el objeto de esclarecer hechos que constituyen faltas administrativas no muy graves y adems, en todos aquellos casos en que la ley lo dispone expresamente. Sumario Administrativo: Consiste en un proceso formal de plazo mayor que la ISA, con el fin objeto esclarecer faltas graves. * Valor Residual: Es el monto neto que la empresa espera obtener por el activo al final de la vida til de este, despus de deducir los posibles costos de su enajenacin. * Depreciacin: Es la sistemtica distribucin del costo de un activo menos su Valor Residual durante los periodos de su vida til. * Iniciacin de la Depreciacin de un activo: Comenzar cuando est disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicacin y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la gerencia. * Cese de la Depreciacin de un activo: En la fecha en que el activo se clasifique como mantenido para la venta o que se produzca la baja del activo. * Mtodo de Depreciacin: El mtodo de

depreciacin utilizado reflejar el patrn con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios econmicos futuros del activo. El mtodo de depreciacin aplicado a un activo se revisar, como mnimo, al trmino de cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrn esperado de consumo de los beneficios econmicos futuros incorporados al activo, se cambiar para reflejar el nuevo patrn. Entre los mtodos de depreciacin tenemos: * El mtodo lineal: Da lugar a un cargo constante a lo largo de la vida til del activo, siempre que su valor residual no cambie . * El mtodo de depreciacin decreciente: en funcin del saldo del elemento dar lugar a un cargo que ir disminuyendo a lo largo de su vida til. * El mtodo de las unidades de produccin: Dar lugar a un cargo basado en la utilizacin o produccin esperada.

ANEXO 3: CALIFICACIN DE LA AUDITORIA |

Calificacin | Descripcin | Muy Buena | No hay debilidades. El sistema de gestin de riesgos es eficiente y se mantiene un adecuado control. No requiere que Auditoria le haga seguimiento. | Buena | No hay debilidades altas ni medias y muy pocas bajas. Auditoria debe hacer seguimiento a la correccin de las debilidades. | Aceptable | No hay debilidades altas, pero hay debilidades medias y/o debilidades reiterativas. El Gerente responsable del rea debe implementar un mejoramiento de sus controles. Auditoria debe hacer seguimiento a la correccin de las debilidades. | Regular | Hay una debilidad alta, debilidades reiterativas y/o incumplimiento de normativa legal. El Gerente responsable del rea debe tomar accin para asegurar que los estndares de control estn presentes en su rea. Auditoria debe hacer seguimiento a la correccin de las debilidades. |

Deficiente | Hay varias debilidades altas y medias. Adems de la correccin y seguimiento de las debilidades, el Gerente responsable del rea debe dar una inmediata solucin implementando un mejoramiento general de sus controles. Auditoria debe hacer seguimiento a la correccin de las debilidades. | CALIFICACIN DE DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS DE CONTROL | Nivel de debilidades | Definicin | Alta | Una debilidad alta expone a la empresa a un incumplimiento de los objetivos corporativos o bien afecta los resultados. Se incluye tambin en esta categora, aquella debilidad calificada como media pero que se repite de un informe anterior. | Media | Una debilidad media puede ocasionar un efecto concreto y adverso no deseado en el logro de los objetivos de la empresa de un proceso un incumplimiento a las normas legales. | Baja | Una debilidad baja no tiene mayor impacto a nivel de proceso pero sin embargo su correccin asegurar mayor eficiencia y eficacia en el proceso en cuestin. | CALIFICACIN DE CUMPLIMIENTO DE PLAZOS | Calificacin | Descripcin | Buena | Entreg la documentacin para inicio de la auditoria en el plazo de vencimiento de entrega y cumpli oportunamente con la entrega de informacin adicional requerida en el transcurso de la auditoria. Tambin entreg sus planes de accin en el vencimiento del plazo (3 das hbiles) y no hallamos observaciones reprogramadas. | Aceptable | No cumpli con (1) de los (4)

requerimientos: documentacin para inicio de la auditoria, documentacin complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de accin en el plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha de compromiso de implementacin de alguna observacin. | Regular | No cumpli con (2) de los (4) requerimientos: documentacin para inicio de la auditoria, documentacin complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de accin en el plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha de compromiso de implementacin de alguna observacin. | Deficiente | No cumpli con (3) de los (4) requerimientos: documentacin para inicio de la auditoria, documentacin complementaria en el transcurso de la auditoria, planes de accin en el plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha de compromiso de implementacin de alguna obse