You are on page 1of 20

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA

A 03 Procedimentos Administrativos Ol, mais uma vez! Tudo certinho? Esto muito animados com seu futuro salrio de R$4.000? Essa cifra bem animadora mesmo! Quando estiverem desestimulados pelos estudos, pensem nela, e tenho certeza que conseguiro novas foras para continuar! E por falar em continuar, vamos continuar com a Arquivologia. Nesta aula vamos estudar um contedo mais prtico: os procedimentos administrativos. muito comum que os rgos e entidades da Administrao Pblica tenham um documento que normatiza os seus prprios procedimentos administrativos. Mas infelizmente no o caso do TJDFT. Sendo assim, vamos estudar atravs da teoria geral. Como no um assunto muito complexo, vamos dividia a aula em dois momentos, o primeiro mais curto e o segundo mais longo e detalhado: Procedimentos com relao a Correspondncias; Procedimentos com relao a Processos. Ser mesmo uma aula pequena, pois estamos trabalhando com base no ltimo edital e o mesmo no pediu muito desta disciplina. Mas caso seja publicado o novo, vou me esforar para ajud-los em tudo, se houver alterao no contedo. Caso no haja, espero que se sintam preparados, ao menos no que se refere a Arquivologia, para passar neste concurso! Como sempre, estarei disponvel no e-mail e no frum do curso para ajud-los: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm sempre com meu apoio! Ento vamos comear!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Introduo Os procedimentos administrativos so procedimentos especiais para utilizao, tramitao e manuseio dispensados aos processos. Como j dito, muito comum que cada rgo e entidade tenham seu prprio manual de procedimentos. Contudo, esses manuais, mesmo que sejam diferentes, apresentam muitos parmetros comuns, sendo possvel o estudo desse assunto de forma geral. Os parmetros comuns desses manuais de procedimentos derivam de portaria de 2002 do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MPOG). Isso quer dizer que, mesmo que o rgo ou a entidade no tenha um manual de procedimentos, deve adotar os parmetros determinados por essa portaria. Devem ter em mente tambm que os procedimentos administrativos so muito semelhantes s atividades de protocolo, e alguns, inclusive, so realizados por este departamento.

Procedimentos com relao a Correspondncias As correspondncias se caracterizam como sendo toda forma de comunicao escrita que circula em uma instituio, EXCETO OS PROCESSOS. Dica de prova: Os processos tambm circulam pelo ambiente institucional, mas sua configurao muito complexa para se tratado como correspondncia. (MPS/2010 Cespe/UnB) Correspondncia o nome dado a todas as espcies de comunicao escrita que circulam nos rgos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. Resoluo O item est correto. Esta a definio de correspondncia, inclusive com suas classificaes que estudaremos agora. Classificao das Correspondncias As correspondncias apresentam as seguintes classificaes: Interna X Externa As correspondncias internas so mantidas entre as unidades do rgo ou entidade, enviadas de um departamento a outro (exemplo: memorando, circular, etc).
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

As correspondncias externas so mantidas entre os rgos e entidades da Administrao Pblica, ou entre esses e particulares (exemplo: ofcio, exposio de motivos, etc). Oficial X Particular As correspondncias oficiais so modos formais de comunicao mantidos entre os rgos e entidades da Administrao Pblica, ou entre esses e particulares. As correspondncias particulares so modos informais de comunicao mantidas entre os rgos e entidades da Administrao Pblica, ou entre esses e particulares. Geralmente dizem respeito a assuntos estranhos Administrao. Recebida X Expedida A correspondncia recebida aquela que chega ao protocolo (central ou setorial) da entidade e cujo destinatrio pertena aos seus quadros. A correspondncia expedida a que foi remetida pelo protocolo, seja no mbito externo o interno instituio. (Fundac-PB/2008 Cespe/UnB) A correspondncia externa aquela trocada entre os rgos de uma mesma instituio. Resoluo O item est incorreto. A correspondncia externa aquela trocada entre entidades diferentes, entre um ente da Administrao e OUTRO ente ou particular. Quando o item diz rgo est tratando da mesma entidade, o que caracterizaria correspondncia interna. Recebimento e Registro de Correspondncias Recordando de nossa aula anterior, o protocolo o responsvel por receber, registrar, distribuir, controlar o trmite e expedir os documentos de uma instituio. Ento nada mais natural que as correspondncias tambm sejam tratadas pelo protocolo. Os procedimentos para recebimento e registro sero iguais aos procedimentos estudados na aula anterior. O protocolo ou protocolo central (caso exista mais de um) receber a correspondncia e verificar o se o destinatrio ou a unidade de destino pertencem aos quadros da instituio. Em caso negativo, devolver a mesma ao remetente, apondo carimbo e informando o motivo da devoluo.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES No caso de haver um protocolo central, o mesmo vai encaminhar as correspondncias lacradas aos protocolos setoriais nos quais esto as unidades a que pertencem os destinatrios. Essa distribuio deve ser controlada por sistema prprio. Quando receber a correspondncia, correspondncia e observar o seguinte: o protocolo deve abrir a

Se a correspondncia est assinada pelo remetente, pelo representante legal ou pelo procurador (neste caso deve estar anexo o instrumento de procurao); Se est acompanhada dos respectivos anexos, se for o caso; Se h comprovante de recebimento, e providenciar a sua devoluo; Se a correspondncia ser autuada ou no (veremos o que significa isso mais a frente). (MPS/2010 Cespe/UnB) Ao receber a correspondncia, o servidor dever proceder abertura do envelope, observar se a assinatura do prprio remetente, de representante legal ou procurador. Neste caso, dever estar anexado o instrumento de procurao. Resoluo O item est correto. O procedimento descrito no item uma das funes do servidor ao receber uma correspondncia no protocolo. Dica de prova: Nenhuma correspondncia recebida deve permanecer mais de 24 horas no protocolo, salvo as recebidas s sextas-feiras e vsperas de feriados ou pontos facultativos. (MPS/2010 Cespe/UnB) Toda correspondncia recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo. Resoluo O item est incorreto. Vimos que documentos recebidos s sextas e vsperas de feriados e pontos facultativos podem ser entregues no prximo dia til em que haja expediente. Expedio de Correspondncias A expedio de correspondncias oficiais deve ocorrer por intermdio do protocolo central. Caso seja uma correspondncia externa, esta deve ser expedida pelo protocolo central; e caso seja uma correspondncia interna,
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES deve ser expedida pelo protocolo responsvel pelo setor de origem e recebida pelo protocolo responsvel pelo setor de destino. Tambm obrigatrio que toda correspondncia oficial esteja acondicionada (acondicionamento, aula 01) em envelope contendo, NO CANTO SUPERIOR ESQUERDO, nome, cargo, endereo do destinatrio, espcie e nmero, alm de nome e endereo do remetente para ser localizado pelo correio em caso de devoluo. Dica de prova: Caractersticas das correspondncias oficiais, estas fazem meno ao cargo do destinatrio, e no pessoa que o ocupa. Portanto, caso um documento oficial seja encaminhado a uma pessoa que no ocupe mais o cargo, o mesmo deve ser aberto para as devidas providncias. (MPS/2010 Cespe/UnB) Ao chegar ao protocolo, um documento oficial que tenha como destinatrio uma pessoa que no ocupa mais o cargo, o servidor dever considerar o documento como correspondncia particular daquela pessoa e, portanto, no far a autuao, apenas lacrar o documento e o encaminhar diretamente ao destinatrio. Resoluo O item est incorreto. Os documentos oficiais fazem meno ao cargo, e no pessoa. Ento, quando um documento oficial expedido, tem como destinatrio o diretor, o superintendente, o coordenador, etc., no importando quem seja: fulano, beltrano, etc. Dica de prova: As correspondncias particulares no devem ser expedidas pelos setores de protocolo. E as que sejam recebidas pelo protocolo devem ser encaminhadas ao destinatrio, sem serem autuadas.

Procedimentos com relao a Processos Os processos so documentos ou conjuntos de documentos que exige estudos mais detalhados e procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para pagamento de despesas. O documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos (no necessariamente o setor de protocolo). A autuao de nada mais do que a formao do processo. Deve ser autuado o documento que servir como base, sendo este a primeira pea, ou pea inicial de um processo.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Autuao ou Formao de Processos A autuao deve seguir algumas rotinas, que so: Prender a capa, junto a toda a documentao, com colchetes, obedecendo ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente (os mais antigos sero os primeiros); Apor, NA CAPA DO PROCESSO, a etiqueta com o nmero de protocolo; Numerar as folhas com carimbo apropriado (rgo, n da folha e rubrica do servidor que estiver numerando); Ler o documento para extrair o assunto de forma sucinta e objetiva; Identificar, NA CAPA, a unidade para a qual o processo ser encaminhado; Registrar, em sistema prprio, identificando as principais caractersticas do documento (espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto, etc.); Conferir o registro e a numerao das folhas; Encaminhar fisicamente o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente; Descartar o envelope que encaminhou a correspondncia, pois NO SER PEA DO PROCESSO. As informaes sobre endereo do remetente devem ser anotadas. Mesmo com essas orientaes a serem observadas existem tambm alguns fatores que merecem ateno. Vamos a eles: A correspondncia que no for autuada seguir as regras para ser registrada em sistema prprio e encaminhada ao destinatrio; As mensagens e documentos resultantes de transmisso de fax NO PODERO SE CONSTITUIR EM PEAS DE PROCESSO; NO SERO AUTUADOS DOCUMENTOS QUE NO SOFREM TRAMITAO (convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpias, desarquivamento de processo, etc.); A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como URGENTES; O PROCESSO DEVE SER AUTUTADO POR UM DOCUMENTO ORIGINAL! No entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia do documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimentos de firma. (MPS/2010 Cespe/UnB) Para a formao de processo, o servidor dever seguir a seguinte rotina: prender toda a documentao dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronolgica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est correto. As rotinas apresentadas, alm de outras, so as que devem ser observadas para a autuao de processos.

(MPS/2010 Cespe/UnB) O processo formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, pareceres tcnicos, anexos o instrues para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. Resoluo O item est correto. Est descrito nele a correta definio de processo. Observem tambm que, apesar de no mencionar explicitamente, a banca adota muito o texto da norma sobre procedimentos administrativos. Numerao de Folhas e de Peas A numerao de folhas dos processos deve observar tambm alguns procedimentos. So eles: A numerao seguir a ordem crescente, sem rasuras, com carimbo apropriado, no canto superior direito, recebendo a primeira folha o nmero 1; O documento no encadernado receber numerao em sequncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir; A numerao iniciada no protocolo. As demais peas sero numeradas pelos setores que as adicionarem. A CAPA NO DEVE SER NUMERADA; Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar; Caso a pea a ser numerada esteja em tamanho reduzido, a mesma deve ser colada em papel branco, apondo-se o carimbo de tal forma que o canto superior direito da pea seja atingido. Os processos advindos de instituies NO PERTENCENTES ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL somente sero renumerados se as peas estiverem com renumerao incorreta. Caso contrrio, deve ser seguida a numerao existente. Qualquer solicitao de consulta dever ser feita por despacho no prprio documento, ou em folha de despacho apropriada, a ser includa no final do processo. Somente deve ser utilizada a frente da folha, no sendo permitida a insero de nova folha at o total preenchimento da anterior. Caso haja insero de novo documento no processo, deve ser inutilizado o espao em branco da ltima folha, apondo o carimbo EM BRANCO.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Quando por falha ou omisso for constatada a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasurar, certificando-se da ocorrncia, conforme figura abaixo:

(MPS/2010 Cespe/UnB) O servidor dever numerar as folhas dos processos sem rasuras, em ordem crescente, comeando pelo nmero 1 e usando o carimbo prprio pra colocao do nmero no canto superior direito da pgina. Resoluo O item est correto. Estes so os procedimentos para a numerao das folhas do processo. Reparem mais uma vez que a banca puxa o exato texto da norma. Juntada Antes de falar da juntada de processos, vamos conhecer os dois tipos existentes, que so a juntada por anexao e a juntada por apensao. Anexao: a juntada de um documento ou processo a outro processo em carter definitivo, prevalecendo o nmero do processo mais antigo. A anexao ocorre quando h um caso de antecedente, que so situaes similares relacionadas com a mesma pessoa. Apensao: a juntada de um documento ou processo a outro processo em carter temporrio, conservando cada processo sua identidade e independncia. A apensao ocorre quando h casos de precedentes, que so situaes similares, mas tratando-se de pessoas diferentes. A apensao servir apenas como orientao nas decises a serem tomadas. Observem o esquema mnemnico: Anexao - juntada definitiva de antecedentes (mesma situao, mesma pessoa) Apensao - juntada temporria de precedentes (mesma situao, pessoas diferentes)
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Juntada por Anexao A juntada por anexao ser feira somente quando houver dependncia entre os processos. Esta dependncia pode ser percebida quando for possvel definir um processo como principal e outro com acessrio. Exemplo: Inqurito Administrativo => Recurso contra deciso de Inqurito Auto de Infrao => Defesa contra Auto de Infrao Aquisio de Material => Prestao de Contas Licena sem vencimentos => Cancelamento de Licena Processo Adm. Disciplinar (PAD) => Recurso contra PAD Na juntada por anexao, uma vez que os processos formaro apenas um, a renumerao das peas deve ocorrer em sequencia numerao do processo principal, a partir do processo acessrio, conforme a seguinte rotina: Colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal; Retirar a capa do processo acessrio, sobrepondo-o a capa do processo principal e manter os processos sobre as duas capas, de modo que formem um nico conjunto; Renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo a numerao j existente no processo principal; Lavrar o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO na ltima folha do processo mais antigo; Anotar NA CAPA DO PROCESSO PRINCIPAL o nmero do processo acessrio que foi juntado; Registrar, em sistema prprio, a juntada por anexao. Juntada por Apensao A juntada por apensao pode ser feita quando os processos possuem elementos em comum, mas no se referem mesma pessoa. No h um critrio a ser seguido para a apensao, como a dependncia de assuntos para a anexao. Eles podem ser juntados por convenincia da Administrao. As rotinas so as seguintes: Manter superpostos um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada; Manter as folhas de cada processo com sua numerao original; Lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar; Anotar NA CAPA DO PROCESSO QUE FICAR EM PRIMEIRO LUGAR o nmero do processo apensado;
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao.

Depois de proferida a deciso final, dever ocorrer a desapensao no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem os processos, antes do seu arquivamento, com a seguinte rotina: Separar os processos; Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO no processo que solicitou a juntada; Tornar sem efeito a anotao da capa de processo feita poca da apensao; Apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado. Registrar, em sistema prprio, a desapensao. Dica de prova: A desapensao e a juntada de processos feita pelo protocolo central ou setorial da unidade onde se encontra o processo, mediante determinao por despacho do seu dirigente. Dica de prova: NO EXISTE O TERMO DESANEXAO!!! Os processos anexados jamais devem ter essa situao revertida! Ento tomem cuidado. (MI/2009 Cespe/UnB) Por meio da operao conhecida como juntada por anexao, possvel unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformizao de tratamento em matrias semelhantes. Resoluo O item est incorreto. O objetivo da unio temporria justamente manter a uniformizao, onde o processo mais antigo e finalizado servir como base para a tomada de deciso na nova situao. Mas a juntada temporria, como bem vimos, tem o nome de apensao, sendo a juntada por anexao aquela de carter definitivo. Desentranhamento de Peas O desentranhamento a retirada de folhas ou peas, que se dar onde o processo se localiza. Para tal, obrigatrio lavrar, aps o ltimo despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Caso a retirada seja a pedido de terceiros, deve ser utilizado o carimbo de desentranhamento de pea, em que consta o recibo da parte interessada. O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original, permanecendo vago o intervalo correspondente s peas retiradas, apondo-se o carimbo de desentranhamento. 10 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES PROIBIDO O DESENTRANHAMENTO DE PEA INICIAL DO PROCESSO!!! (MI/2009 Cespe/UnB) O desentranhamento de peas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado. Resoluo O item est correto. O desentranhamento a retirada definitiva de folhas ou peas de um processo. Sempre vai ocorrer quando for conveniente para a Administrao ou quando o interessado solicitar, sendo seu pedido deferido caso no traga prejuzos Administrao. Desmembramento de Peas O desmembramento de peas a retirada de parte da documentao de um processo PARA FORMAR OUTRO PROCESSO. Ocorre mediante despacho da autoridade competente e conforme a seguinte rotina: Retirar os documentos que constituiro outro processo; Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirados os documentos; Proceder autuao dos documentos retirados, conforme essa norma, renumerando suas pginas. (MCT/2008 Cespe/UnB) O desmembramento a retirada de folhas ou peas de um processo, mediante despacho prvio da autoridade competente. Resoluo O item est incorreto. O desmembramento a retirada definitiva de folhas ou peas de um processo como o intuito de formar outro processo. Se no for por este motivo, trata-se de desentranhamento, que a retirada de peas atravs de despacho, conforme afirma o item. Diligncia A diligncia o cumprimento de exigncia da autoridade competente, por parte de terceiros interessados no processo, que sejam estranhos administrao. O processo ser devolvido ao protocolo central, e este expedir correspondncia oficial ao interessado para que, NO PRAZO MXIMO DE 30 DIAS, cumpra as exigncias determinadas em despacho. A correspondncia ser emitida pelo setor de comunicao ou pela entidade que a solicitar.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

11

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Vencido o prazo, e caso no haja o cumprimento da exigncia, o rgo responsvel ANEXAR ao processo cpia da convocao expedida e o remeter instituio que determinou a diligncia. Encerramento do Processo e Abertura do Volume Seguinte Encerramento do Processo O encerramento do processo ocorrer pelos seguintes motivos: Por indeferimento do pleito; Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados de dela decorrentes; Pela expressa desistncia do interessado; Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo de um ano, por omisso da parte interessada (desistncia tcita). Para a formao de um volume, devem ser observadas as seguintes regras: Os autos no devem exceder a 200 folhas em cada volume! A fixao dos colchetes deve observar a distncia de dois cm na margem esquerda; Quando o nmero de folhas em um volume excederem ao limite acima, deve ser formado novo volume; No permitido desmembrar documentos. No caso de incluso de um documento que exceda ao limite de folhas, esse documento comear o novo volume; O encerramento e abertura de novos volumes sero efetuados em lavratura de termo, em folhas suplementares, sem interromper a continuidade da numerao. A abertura de volumes ser informada no volume anterior, incluindo o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME devidamente numerado. (FUB/2009 Cespe/UnB) O processo. Documento tpico das organizaes pblicas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo indeferimento da demanda. Resoluo O item est correto. Vimos que um dos motivos para o encerramento do processo a deciso da autoridade competente por no atender solicitao pretendida pelo interessado, o indeferimento do pleito.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

12

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Abertura do Volume Subsequente No novo volume, logo aps a capa, deve ser inserido o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, devidamente numerado, obedecendo a numerao do volume anterior. A abertura de novo volume deve ser executada pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente. Estes devero providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo. Os volumes sero numerados na capa, seguindo a ordem (1 volume. 2 volume, etc.) Documentos encadernados e ou em brochura e os de grande volume sero APENSADOS ao processo a colocao de etiqueta contendo o nmero do processo e a palavra anexo. Reconstituio de Processos A reconstituio de processo se d com a perda, extravio ou desaparecimento de processo. O servidor que tiver cincia do fato deve comunic-lo chefia para que esta promova a apurao imediata, por sindicncia ou processo administrativo disciplinar. Mas independente das aes a serem tomadas, o servidor deve observado o seguinte: Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, junto ao documento pelo qual foi dado conhecimento chefia do desaparecimento do processo; Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio; Reconstituir o processo, resgatando informaes e obtendo cpias de documentos que o constituram; Apor uma folha no incio, informando que aquele processo est sendo reconstitudo, constando seus dados (n, procedncia, interessado, etc.); Atribuir nova numerao ao processo reconstitudo; Registrar, sem sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e do atual.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

13

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios

01 - (Fundac-PB/2008 Cespe/UnB) Ofcios, cartas, telegramas, avisos e memorandos so espcies de correspondncias. 02 - (Min. Esportes/2008 Cespe/UnB) Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula entre os rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto sua natureza, a correspondncia classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. 03 - (Min. Esportes/2008 Cespe/UnB) O registro de documentos consiste na identificao de procedncia, espcie, nmero e data do documento, primeira distribuio, entre outros elementos. 04 - (MI/2009 Cespe/UnB) A correspondncia particular no deve ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo. 05 - (Hemobrs/2008 Cespe/UnB) Se uma correspondncia oficial encaminhada para destinatrio que no mais ocupa o cargo, ela dever ser devolvida ao remetente com justificativa de sua devoluo. 06 - (MPE-AM/2008 Cespe/UnB) Alm do setor de protocolo, todas as demais unidades de um rgo pblico tm responsabilidade pela expedio de correspondncias. 07 - (CNPq/2003 Cespe/UnB) No necessrio manter o controle da expedio de correspondncias. 08 - (MPS/2010 Cespe/UnB) O servidor deve correspondncia e, caso ela contenha anexos, autuar separadamente. autuar toda cada anexo

09 - (MPS/2010 Cespe/UnB) O servidor deve identificar cada processo, registrando, na capa, a procedncia, a data, o nome do interessado e o assunto. 10 - (MPS/2010 Cespe/UnB) Antes de numerar todas as folhas, o servidor dever incluir, no processo, o envelope que encaminhou a correspondncia, a fim de comprovar o endereo do remetente. 11 - (STJ/2008 Cespe/UnB) As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionrios do protocolo. 12 - (MPS/2010 Cespe/UnB) Denomina-e juntada procedimento de abertura ou formao de processo.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

14

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 13 - (Ibram/2009 Cespe/UnB) Apenso o documento ou processo juntado a processo sem passar a integr-lo; enquanto anexo o documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma procedncia, por afinidade de contedo. 14 - (ANATEL/2009 Cespe/UnB) O processo desaparecido ou extraviado no poder ser reconstitudo. O desaparecimento ou extravio de processo dever ser comunicado respectiva chefia, que ter de promover a apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. 15 - (Min. Esportes/2008 Cespe/UnB) Um processo em um ministrio pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados, ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. 16 - (Min. Esportes/2008 Cespe/UnB) Desmembramento o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo de origem a fim de que sejam corrigidas ou sanadas as falhas apontadas. 17 - (Hemobrs/2008 Cespe/UnB) Se, de determinado processo, foi necessria a retirada de folhas, isto , uma desapensao, nesse caso, as peas os autos tero nova numerao das folhas. 18 - (MI/2009 Cespe/UnB) O ato pelo qual um processo devolvido para cumprir as formalidades indispensveis conhecido como distribuio. 19 - (MEC/2005 Cespe/UnB) A juntada a ao pela qual se rene um documento a outro, em carter complementar, guardando ambos relativa autonomia. 20 - (Min. Esportes/2008 Cespe/UnB) A autuao ou formao de processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento original. 21 - (TRT-17/2007 Cespe/UnB) Apensar um processo junt-lo em definitivo a outro processo, por necessidade do servio. 22 - (ANATEL/2009 Cespe/UnB) Parte da documentao de um processo, de acordo com as normas em vigor, no pode ser separada para formar outro processo. 23 - (ANATEL /2009 Cespe/UnB) Um documento classificado como secreto, confidencial ou reservado poder ser autuado por qualquer servidor sem nenhum tipo de tratamento diferenciado em relao aos documentos ostensivos.
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

15

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 24 - (ANATEL/2009 Cespe/UnB) As mensagens e documentos resultantes de transmisso por meio de aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de processo. 25 - (ANATEL/2009 Cespe/UnB) Para formao de processos em rgos pblicos, devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais. 26 - (MPS/2010 Cespe/UnB) O processo somente pode ser autuado a partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer tipo de cpia, mesmo que autenticada, no podem ser autuados. 27 - (MPS/2010 Cespe/UnB) Documentos classificados com secreto, confidencial ou reservado no so processados nas unidades de protocolo, ao contrrio dos demais documentos. Nesse caso, o servidor dever apenas colocar um carimbo correspondente ao grau de sigilo no envelope e encaminha para o rgo de destino, sem fazer autuao. 28 - (STJ/2008 Cespe/UnB) O procedimento da licitao iniciado com a abertura de processo, que, por excepcionalidade, no ser autuado, protocolado nem numerado. 29 - (PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Os documentos com caractersticas de particular, que ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados (autuados). 30 - (PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Todas as folhas dos processos que tramitam na PGR-DF devem ser corretamente numeradas. 31 - (MPE-RR/2008 Cespe/UnB) A correspondncia oficial externa aquela que trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio e trocada entre uma instituio e outras entidades ou pessoas fsicas. 32 - (Sespa-PA/2004 Cespe/UnB) A correspondncia interna quando trocada entre rgos de uma mesma instituio. 33 - (Sespa-PA/2004 Cespe/UnB) Correspondncia toda forma de comunicao escrita, produzida por e destinada a pessoas jurdicas e fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. 34 - (Sespa-PA/2004 Cespe/UnB) A correspondncia oficial quando trata de interesse pessoal de servidores de uma instituio pblica.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

16

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito Comentado

Item
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Resposta
Certo Certo Certo Certo Errado Errado Errado Errado Certo Errado Errado Errado Certo Errado Certo Errado Errado Errado Errado Errado Errado Errado Errado Errado Certo Errado Certo Errado Errado Certo Certo Certo Certo Errado

Comentrio
So os tipos de correspondncias descritos na aula. So as classificaes atribudas s correspondncias, de acordo com a sua natureza. O registro consiste na identificao de elementos da correspondncia para o seu controle A correspondncia particular somente pode ser recebida pelo protocolo. Mas este no deve exped-la. Neste caso ser aberta e encaminhada a pessoa que ocupa atualmente o cargo, ou a seu substituto. Somente o protocolo tem a prerrogativa de expedir correspondncias oficias, seja interna ou externa. Todas as correspondncias devem ser registradas para serem controladas pelo protocolo. Somente sero autuadas as correspondncias que iniciaro processos. Os processo devem ser registrados com todos os dados para o controle do seu trmite. Os envelopes devem ser descartados, e as informaes do remetente devem ser anotadas. A numerao deve iniciar no protocolo, mas continua com o servidor que incluir novas peas. A juntada a unio de processos ou documentos a outro. A formao de processos a autuao. O item define corretamente o que apenso e o que anexo. O processo deve ser reconstitudo em procedimento paralelo sindicncia ou PAD. Esses so alguns dos motivos para o encerramento de processos. A definio trazida no item a de diligncia. A retirada de folhas trata-se de desentranhamento. Este ato conhecido como diligncia. Existe a juntada por anexao, na qual o processo anexado perde sua autonomia. Pode ser feito por cpia, uma vez que o servidor tem f pblica para autenticar cpias de documentos. A juntada em definitivo a anexao. Existe essa possibilidade, e conhecida como desmembramento. Os documentos sigilosos devem seguir diretamente aos seus destinatrios. As mensagens e documentos resultantes desse procedimento no podem ser peas de processos. O item traz o conceito de processo. As cpias podem ser autuadas, desde que autenticadas por servidor. Este o tratamento que deve ser dispensado ao documento sigiloso. O processo de licitao no sigiloso, devendo, portanto, seguir as normas como qualquer outro. Esses documentos devem seguir diretamente para seus destinatrios. Todos os processos devem ser corretamente numerados. Este o conceito de correspondncia oficial e externa. O item traz a correta definio de correspondncia interna. A correspondncia toda forma de comunicao escrita que circula nas entidades. O item traz o conceito de correspondncia particular.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

17

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Pois bem, caros alunos, chegamos ao fim desta aula. E com o fim dela, j estudamos tudo o que foi pedido para Noes de Arquivamento e Procedimentos Administrativos, pelo menos de acordo com o ltimo edital. Mais uma vez quero agradecer a vocs pelos emails que estou recebendo! Vou me esforar para responder a todos. Ainda vou continuar aqui no frum do curso para ajud-los com suas dvidas em relao a esta disciplina. Estarei tambm disponvel no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Desejo a todos muita sorte nessa empreitada, e peo que no desanimem jamais! Vocs j comearam certos, decidindo estudar para este concurso. Continuem na luta e tenho certeza que a vitria vai chegar. Podem precisarem! sempre contar com nosso apoio para ajud-los no que

Forte abrao a todos, paz e sucesso! Bons estudos e at a prxima dvida!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

18

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula

(MPS/2010 Cespe/UnB) Correspondncia o nome dado a todas as espcies de comunicao escrita que circulam nos rgos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. (Fundac-PB/2008 Cespe/UnB) A correspondncia externa aquela trocada entre os rgos de uma mesma instituio. (MPS/2010 Cespe/UnB) Ao receber a correspondncia, o servidor dever proceder abertura do envelope, observar se a assinatura do prprio remetente, de representante legal ou procurador. Neste caso, dever estar anexado o instrumento de procurao. (MPS/2010 Cespe/UnB) Toda correspondncia recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo. (MPS/2010 Cespe/UnB) Ao chegar ao protocolo, um documento oficial que tenha como destinatrio uma pessoa que no ocupa mais o cargo, o servidor dever considerar o documento como correspondncia particular daquela pessoa e, portanto, no far a autuao, apenas lacrar o documento e o encaminhar diretamente ao destinatrio. (MPS/2010 Cespe/UnB) Para a formao de processo, o servidor dever seguir a seguinte rotina: prender toda a documentao dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronolgica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. (MPS/2010 Cespe/UnB) O processo formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, pareceres tcnicos, anexos o instrues para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. (MPS/2010 Cespe/UnB) O servidor dever numerar as folhas dos processos sem rasuras, em ordem crescente, comeando pelo nmero 1 e usando o carimbo prprio pra colocao do nmero no canto superior direito da pgina. (MI/2009 Cespe/UnB) Por meio da operao conhecida como juntada por anexao, possvel unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformizao de tratamento em matrias semelhantes. 19 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (MI/2009 Cespe/UnB) O desentranhamento de peas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado. (MCT/2008 Cespe/UnB) O desmembramento a retirada de folhas ou peas de um processo, mediante despacho prvio da autoridade competente. (FUB/2009 Cespe/UnB) O processo. Documento tpico das organizaes pblicas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo indeferimento da demanda.

Prof. Mayko Gomes

www.pontodosconcursos.com.br

20