Beoordeling juli 2007- juni 2008

datum 21/05/2008
aanwezig : Dirk, Inge, Greet, Wis en Sandra
verslag : Sandra

Actiepunten uit de beoordeling worden opgenomen in de planning (wie wat doet tegen
wanneer)

Globaal:
Het is belangrijk om alle verwante documenten goed te beschrijven. Anders is het moeilijk
om bij een wijziging van een procedure alle documenten mee aan te passen, vb.
doelgroepomschrijving staat in folder en onthaalbrochure, maar ook op de website, dit was
niet vermeld. Tip: bij elke interne audit hier extra aandacht aan geven.

Vorig jaar werden heel veel procedures gewijzigd nav audits en beoordeling.

Volgend jaar eens te organiseren: inservice met leefgroepen over de rol van een
aandachtsbegeleider.

1. Actiepunten vorige vergadering

actiepunten die nog open staan komen terug in de bespreking van de procedures, te
herkennen als AVV.

2. Wijzigingen KHB

Wijzigingen werden aangebracht door evaluatie na interne of externe audits.

1.2. beschrijving aanbod
- Bij historiek toegevoegd: nieuwe vraag uitbreiding
- Doelgroep: andere omschrijving (idem als protocol/onthaalbrochure)
2.1. Missie, visie waarden, objectieven, geschreven referentie kader
- Tekst privacy toegevoegd
3. kwaliteitsplanning
- Omschrijving werkjaar : van september tot augustus (niet juni)
- Verwante documenten toegevoegd (jaarplanning en 5 jarenplan)
4.1.organisatiestructuur
- verwante documenten toegevoegd (meter/peterblad, evaluatieschema voor begeleiders
en functieomschrijvingen)
4.2. verantwoordelijke kwaliteit
- Inspecteurs Vlaams Fonds gewijzigd door inspectie
4.3. interne overlegorganen
- Toezichtsraad toegevoegd
- Bij paramedische vergadering: dokter toegevoegd als lid
- STER en pastoraal werkgroepje toegevoegd
- Bredere vergadering CPBW toegevoegd
4.4. deelname aan externe overlegorganen
- Intervisiegroep Sen en Multiplus toegevoegd
- Intervisiegroep NAH verwijderd
4.5. middelen
- Nieuwe beschrijving methoden en technieken
4.6.1. intake
- Benaming gewijzigd: centrale registratie zorgvragen ipv centrale wachtlijst
4.6.2. bewonersbespreking
- Verwante documenten juist gezet
4.6.4. beeïndigen dienstverlening

11/14
- Procedure opnieuw beschreven en hetzelfde gemaakt als in Reglement van Orde
4.6.5. collectief overleg
- Beschrijving gelijk gemaakt in procedure, reglement van orde en onthaalbrochure
4.6.7. afhandelen van klachten van gebruikers
- Werkwijze beschreven hoe personeelsleden een klacht van een ouder aan de directie
kan doorgeven
4.6.8. het implementeren van preventieve en corrigerende maatregelen
- toegevoegd dat we de genomen maatregelen bekijken bij de jaarlijkse beoordeling
- jaarlijkse vergadering groot CPBW beter beschreven
4.6.9. selecteren en aanwerven van personeel
- Verwante documenten beter omschreven
- Omschrijving inhoud personeelsdossier
- Uitgeschreven dat vakantiewerkers geen medicatie mogen toedienen en niet alleen op
dienst mogen staan
- Omschreven dat stagiairs bij aanvang stage een brochure krijgen, en ook een aangepast
takenpakket hebben
- 4.6.11. ondersteunen en evalueren van personeel
- Verslag VOCA is proefprocedure

3. Is ons huidig aanbod nog OK?

AVV: Positief: we hebben al 2 éénpersoonskamers bijgemaakt en indien er nog noden zijn
kunnen we die ook bekijken.

Zeker in het oog te houden voor de toekomst: meer éénpersoonskamers en bij een
uitbreiding misschien opteren voor kleinere groepen.
We blijven veel vragen krijgen tot opname, ook veel NAH. Minister Peeters komt Huize
Eyckerheyde bezoeken om ons een duwtje in de rug te geven bij onze m2 problematiek.
Folder te wijzigen, doelgroepomschrijving is veranderd
Algemeen: men spreekt niet meer over mensen met handicaps, wel over mensen met
beperkingen

Opm. ext audit: onthaalbrochure actualiseren. Is al bijna afgerond. Nog een voorbeeld van
de afrekening toevoegen na wijziging forfaits ( geïndexeerd linnenforfait en indexering van
kmprijs vervoer bus , wijzigingen intakeprocedure toevoegen, iets inschrijven over wie
verantwoordelijk is bij schade en verlies van persoonlijke spullen.
Int.audit: toekomstplanning aangevuld, doelgroepomschrijving gewijzigd, nieuwe
omschrijving van de verschillende diensten

4. Analyse van de missie, visie en waarden

AVV: Er zal een werktekst rond houding personeel (loyaliteiten) uitgeschreven worden:
bekijken of die hier moet opgenomen worden: planning: mee naar HOV 2/6, terug ter
bespreking vergadering nadien. Na verwerken feedback bundelen in meter/peterblaadje.
Ook onderdeel van de functieomschrijvingen om te kunnen gebruiken als instrument voor
evaluatie personeel? Bekijken of deze tekst dan moet opgenomen worden in die procedure.

Opm. ext.audit: missie e.d. opnemen in de onthaalbrochure

5. Objectieven, geschreven referentiekader

objectieven : OK
Geschreven referentiekader
Int.audit: toevoeging gedaan over privacy (fotomateriaal e.d.) nog brief sturen naar ouders
(bijlage bij protocol) + kopie aan leefgroepen door Sandra

22/14
 6. Planning
In grote lijnen werd de planning gevolgd, af en toe werden er zaken uitgesteld door te grote
werkdruk. Verbeterpunten na deze beoordeling zullen een stuk terug te vinden zijn in de
planning 2008-2009.
Wijzigingen nemen soms heel veel tijd in beslag, veelal processen. Daarom komen AVV
soms na een jaar nog terug.
Dit jaar betere planning van jaarlijkse beoordeling gedaan waardoor er in juni al een nieuwe
planning kan opgemaakt om zsm te kunnen starten in september.
Aandachtspunt voor ons allemaal: op het verslag van kwal. staat steeds de agenda van de
volgende vergadering. Graag iedereen meer aandacht om de vergadering voor te bereiden.
Zo kunnen we efficiënter vergaderen. Geldt niet enkel voor vergadering kwaliteit. Vorming
hierover organiseren.
Opm. ext.audit: te merken dat het een éénmanspost is, systeem zoeken dat het ten allen
tijde kan overgedragen worden (tip: steekfiches per projecten)

7. Organisatiestructuur
AVV: Wijzigingen aan onthaalbrochure moeten nog verder afgewerkt worden:zie ook bij
aanbod
AVV Wijzigingen aan meter-peterbundel moeten nog afgewerkt worden. In mei was de
eerste voorbereiding klaar, wijziging per dienst wordt bekeken.
AVV: Nog enkel administratie en directie hun functieomschrijving en knelpunten hierover
moeten bekeken worden met de grote werkgroep. Daarna opnemen als bijlage in het KHB.
AVV: Een manier zoeken om de orgstructuur visueel op een muur voor te stellen. Is gepland
in september (cfr. Bertien brief groepchefs)

Organogram moet nagekeken worden. Vb. werkgroep NAH bestaat niet meer. Raadgevend
tav rvb = financieel en pedagogisch comité, rest is raadgevend naar directie

Int. audit: functieomschrijvingen nog afwerken / meter/peterbundels/ onthaalbrochure

aanpassen

8. Belangrijke signalen vanuit de overlegkanalen

INTERN OVERLEG:
AVV: Nog eens nazien wie welke blauwdrukken gebruikt (zijn bijlages nog correct): ook
teruggekomen op audit als aandachtspunt

Intranet zou héél handig zijn om transparanter te kunnen werken, nu duurt het soms lang
vooraleer iedereen mee is, nu is er meer papierverspilling en tijdsverspilling.
nachtbegeleiding komt nu meer samen dan 4 x per jaar, afgevaardigde aanwezig op HOV
Inge sluit aan bij medisch overleg
Werkt Pastoraal werkgroepje nog. Inge vraagt na.
Overleg administratie: gebeurt nog steeds niet zoals het moet, Inge plant met hen een
overleg om dit uit te werken.

Afw ext. audit: eet- en drink: er kan niet aangetoond worden dat ze tweemaal per jaar
samenkomen voor de menu.
Opm.ext. audit:
- blauwdrukken goed gebruiken
- lfg 1 haalt aantal vergaderingen niet
- systematiek van de beslissingsbevoegdheden opnemen in de procedure
- systematiek ontwikkelen om periodieke evaluatie van de beslissingsbevoegdheden te
waarborgen (vb. in procedure linken aan de interne audit)

Int.audit: na afwerken functieomschrijvingen zien of overlegorganen hierdoor wijzigen

33/14
enkele signalen uit de Hov
De HOV bestaat vooral uit praktische afspraken en véél corrigerende maatregelen! Inge
bekijkt eens hoe ze verslag hiernaar kan maken, Sandra helpt.

bundel “opstellen van uurroosters en inspringen van pionnen” van kracht,

beter zorg dragen voor parkeerkaarten
verschuivingen van personeel omwille van anciënniteit, wat is visie HE?
Nieuwe puzzel: groepchefs, SD, personeelsdienst
Vakantiewerkers onderhoud doen geen was en krijgen inservice eet-en drink
In juni wordt lijst Ster (wie wordt wanneer verwittigd) herbekeken
Idee centrale dossiers
Standpunt Ster bloemen en kransen
Inservice brand
Leefgroepoverschrijdende zaken in alle leefgroepen op dezlfde plaats (vb fiches,
medicatie,…)
Nieuwe kasprocedure
Dekbedden in Eyckerheyde wassen
Aanpassing onthaalbrochure: tijdstip van halen en terugbrengen bewoners
Nieuwe aanwezigheidslijsten voor keuken (voorgedrukt)
Nieuwe procedure om te winkelen in de keuken

enkele signalen uit staf

nieuwe regeling urroosters en inspringen pionnen
problemen rond “Els”
administratie mee op enkele vergaderingen staf om problemen samen op te lossen (nieuwe
aanwerving, bijscholing, strategie achterstand wegwerken, netwerk,hoe kan staf meer
betrokken worden op het financiële gedeelte van Eyckerheyde…)
eerder aan de feesten beginnen?
Kan thuiswerk door administratie?
Centrale dossiers
Vraag kamp in Eyckerheyde
Nachtbewakingssysteem nakijken
Nieuw uurrooster poetsploeg met caodagen in verwerkt
Nood éénpersoonskamer
Grote begroting PC
Personeelspuzzel soms moeilijk (parttimers, 50 plussers, anciënniteiten,…)
Nieuwe bestelprocedure

signaal uit RVB

meer controle organiseren
bestelprocedure op punt stellen
afhalen van keukengoederen op een HACCP-goedgekeurde wijze (en te verzoenen met
mogelijke inbreng van de bewoners)
uitbreiden opvangcapaciteit zou goed zijn, veel vraag naar opvang
op punt stellen van een netwerk voor administratie, ORBIS-programma vooor bewoners- en
loongegevens met koppeling naar de boekhouding. Hierbij gekoppeld opleiding.

EXTERN OVERLEG
CRZ en ROG : druk van wachtlijst blijft groot, ook voor nursing, problematiek van m2 staat
regelmatig op agenda
Belangrijke zaken uit COC, SEN, Multiplus. Inge heeft hier veel aan in leefgroepen, we zijn
zoekend naar goede manier om dit ook uit te dragen over de leefgroepen, vb. staf.

44/14
 9. Intake
Geen opnames het voorbije jaar, wel veel wachtenden
Inhoud protocol, RVO, onthaalbrochure en procedures gelijk gezet wat betreft klachten,
intake, GR
Opm.ext.audit: de term “wettelijke vertegenwoordiger” vervangen door bredere term
“gebruiker”
Afw. Ext. Audit: procedure aanpassen aan het besluit zorgregie (in praktijk wel in orde)
Int. Audit: geen bijkomende opmerkingen

10. Bewonersbesprekingen
AVV: Betere opvolging om bespreking met familie binnen een termijn van twee maand te
halen. Blijvend aandachtspunt
Procedure geraakt goed geïmplementeerd: blijvende aandachtspunten zijn: vragen naar
tevredenheid, termijn van twee jaar halen, na twee maand bespreking met familie.

Fiches up to date houden: Sandra spreekt met logo en verpleging af om dit 2x per jaar
systematisch na te kijken met zijn allen.
Lange termijnplanning:centale dossiers.
Opm.ext. audit: meer aandacht voor actiepunten en doelstellingen. Werk van lange adem,
benadrukken dat we een nursingtehuis zijn. Mentaliteitswijziging: verzorging mag ganse dag
duren, boeiende activiteiten zijn vaak kort, niet te veel prikkels aanbieden, (vb telefonisch
maar storen tijdens bepaalde momenten zodat bewoners hun aandacht gericht kunnen
houden) Dit wordt best voorzien in VTO-plan

11. Beëindiging HDV

Geen beëindiging het voorbije jaar
We hebben voor één bewoner (NAH) met de leefgroep en de familie wel nagedacht of de
opvang in Eyckerheyde nog voldoende was.

12. Belangrijke signalen vanuit het collectief overleg

AVV: GR heeft graag informatie over wat de bewoners doen in en buiten de leefgroep
(paramedici) blijvens aandachtspunt, paramedici werken weer iets uit tijdens de feesten.

Pedagogisch comité :
In vraag gesteld de zin van het PC: antwoord: zolang we denken goed bezig te zijn ook zo
werken, vooral vragen aan hen stellen als we denken vast te zitten. Het is ook meer een
middel om RVB te laten weten waar we allemaal mee bezig zijn, zodat zij noden herkennen
als we centen vragen.
Gesprek gehad over hoe de staf financiën in Eyckerheyde mee kan “opvolgen”
Bewonersraad :
Uitwisselproject, eens gaan logeren in een andere leefgroep
Andere manier om charcuterie te bedelen is er gekomen door hun voorzet
GR :
Begeleiding door nachten voor bewoners die laat gaan slapen; moet nog meegenomen
worden naar betrokken leefgroepvergadering ism nachten.
Er werd een systeem uitgewerkt om de nachtcentrale na te kijken
Akkoord om dekbedovertrekken in Eyckerheyde te wassen
Info forfait mobiliteitsbijdrage op afrekening wordt aangepast
Tevredenheid briefje tandarts
jaarlijkse beoordeling KHB aan hen voorgelegd
vrijhouden inkomhal
mededelingen bord geïnstalleerd

55/14
Soms botsen we op grenzen van de gebruikersraad. We zullen samen moeten aftasten in
hoeverre de GR mee lijnen mogen uitwerken of in hoeverre ze enkel een advies kunnen
geven.

13. Toetsing tevredenheid gebruikers

AVV: Beter opvolgen bij de voorbereiding met de leefgroep, staat wel in blauwdruk maar
vaak komt het er niet van.

Voor de pemanente tevredenheidsmeting: aandacht aan een goed contact tussen ouders en
personeelsleden blijft heel belangrijk.
permanente
uit verslagen HOV:
zelfstandige verpleging, er is tijd vrijgekomen voor bewoners die meer tijd nodig hebben.
CPBW vindt het positief dat glasbakken tijdig geleegd worden, en brandweg goed
vrijgehouden wordt
Verpleging bedankt voor spontane hulp bij begeleiden naar dokter en kliniek
Actie van mama Joke M heeft schommel en muziekmateriaal opgeleverd
Werkjaar is vlot gestart, met leefgroepverg. en bewonersbesprekingen

Uit verslagen GR:

Briefje tandarts naar de ouders
Actie mama Joke om schommel en muziekinstrumenten aan te kopen

Opm. ext. audit: grote enquete beter verankeren in procedure (af en toe herhalen)
Int. audit.opm.: eens nadenken hoe we periodieke tevredenheidstoetsing bij
bewonersbespreking beter kunnen waarborgen, zie AVV. + permanent: staat op blauwdruk
verslag maar wordt dit voldoende ingevuld?Een eenmalig werkgroepje voor installeren.

14. Klachten :
Jaarlijks wel een aantal klachten, meestal van dezelfde ouders, weten zij allleen de weg of
zijn anderen meer tevreden, of wordt het gebruikt als communicatiemiddel?
De klachten werden behandeld en leidden meestal tot een relatief bevredigende oplossing,
signalen vanuit HOV komen weinig/niet door.
- 38: kamerwisseling van een bewoner, vrees dat dit ten nadele voor de bewoner zijn
gezondheid zou zijn. Belofte om dit nauwgezet op te volgen
- 39: schoenen van een bewoner te strak aandoen, communicatie hierrond, over en
weer schriftje,… Inge, Dirk en leefgroep hierover samengezeten en engagementen
genomen
- 40 toedienen van laxatiemiddel: nadien extra pamper aandoen
- 41verlies van een batterijoplader: nog lopende
- klachten GR
- dure aankopen eerst bespreken met ouders, meer zorg dragen voor kledij tegen
verlies, voeten van bewoners goed afdrogen om irritaties te voorkomen: nog eens
doorgezegd op HOV
- probleem bij een bewoner in communicatie tussen verschillende diensten van
Eyckerheyde, kan gemeld worden aan Sandra, zal dan bemiddelen
- Opm. ext. audit: klacht 40 inschrijven in register (ondertussen al gebeurd)

15. Corrigerende en preventieve maatregelen.

AVV: Filteren van maatregelen die vernoemd worden op HOV beter opvolgen, blijft
aandachtspunt voor Sandra.

Evaluaties van corrigerende maatregelen zullen vanaf nu gedaan worden tijdens de jaarlijkse
beoordeling. Sandra maakt overzicht op bij de voorbereiding en stafleden bereiden evaluatie
voor van elementen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. ( procedure aanpassen)

66/14
Zelfstandige verpleging: OK
Uurroosters: nu lopende

Uit verslagen HOV

- geen voll. evaluatie kasprocedure
- Nog te vroeg bestelprocedure
- Nog te vroeg alle dekbedden hier gewassen
- Nog te vroeg betere afspraken over de leefgroepen ivm vergadermomenten
- OK leefgroepoverschrijdende zaken allemaal op dezelfde plaats in
de leefgroepen, eenvoudig voor nachten, dokter, pionnen
- OK Inge terug op medisch overleg
- Nvt Advies van werkgroepje STER ivm kransen uitgewerkt
- Nog te vroeg Alle stappen bureau ivm problemen Els
- OK Zelfstandige verpleging
- Lopend uurroosters
CPBW + grote jaarlijkse vergadering (nieuw)
- Nog te vroeg Overzicht van medische handelingen gekoppeld aan de
bevoegde personen + inservice voor kine’s en verpleging rond aspireren
- Nog te vroeg Manier zoeken om rookmelders te horen in de wasplaatsen
tussen de leefgroepen,
- OK Latex handschoenen vervangen door anti-allergische
- OK soda ipv javel gebruiken
- Nog te vroeg geen white-spirit gebruiken
- OK Oude gebouw onderzocht op asbest
- Nog te vroeg Aankoop boekjes epilepsie
- OK keuken: brandbare producten opbergen in ijzeren kast en
opvolgen temperatuurmetingen
- OK Nieuwe vuilbakken badkamer leefgroepen
- Nog te vroeg werking intercomnacht zal systematisch getest worden

werkgroepje STER
nvt kransen voor overleden familieleden advies naar HOV

eet-drink
?
corrigerende maatregelen genomen het voorbije jaar voor de hulp-en dienstverlening die nog
niet vermeld zijn:
OK meer éénpersoonskamers gerealiseerd
OK aandacht voor pols en schouderblessures (vorming)

16. Aanwervingen personeel

AVV: Contracten tijdig tekenen: blijft een aandachtspunt, kan personeelsdienst contract op
voorhand klaarmaken zodat Dirk voldoende tijd heeft om te tekenen? Achterstand is wel
volledig weggewerkt .
AVV: Meter-peterblaadje wordt samen met evaluatieschema aangepast voor de
verschillende diensten: al op planning, zie bij aanbod
AVV: Nota i.v.m opstellen van functieomschrijvingen: indien meter/petertaak doorgegeven
wordt van groepchef naar HOV procedure aanpassen: Inge kijkt tijdens de vakantie alle
functieomschrijvingen na en of door wijzigingen de procedure moet aangepast worden.
Sandra voegt vernieuwde versies toe als bijlage.
AVV: Opvolging interne audit is nog niet volledig, AR moet nog worden aangepast. (ook
vernieuwde bijlage toevoegen na sociale verkiezingen)

- weekendwerkers vacature staat al een tijdje open, is moeilijk in te vullen

77/14
 - zelfstandige verpleging OK
- problemen met invullen kiné (loondienst+zelfst.) blijft een probleem
- Meter-peterblaadje wordt regelmatig ingevuld+ wordt samen met evaluatieschema
aangepast voor de verschillende diensten
- naar volgend jaar toe nadenken over teamsamenstellingen: ½,1/4,3/4 jobs, verhoudingen,
50plussers in leefgroepen,…(samen met GR en PC) ook puntje nav discussie trouw collega,
mogen alle collega’s afwezig zijn om naar dit feest te gaan?
- meter/peter voor verschillende diensten mee bezig
- Nieuw evaluatieschema voor begeleiders uit te werken
- Functieomschrijving dokter nog niet in orde
Int. Audit:. arbeidsreglement aanpassen

17. Vto-plan
VTOplan werd gerealiseerd. Sommigen waren gewoon ter verrijking ideeën/kennis. Anderen
krijgen een verdere uitwerking binnen Eyckerheyde, bvb visualisatie. Al is het een traag
proces.
Vorming door eigen diensten: vaak zijn er goede voornemens maar data schuiven snel op
plus is er weinig enthousiasme uit de leefgroepen. Op vergadering knelpunten wel al
aangehaald dat het niet kan dat leefgroepen voltallig afwezig zijn hierbij.
Multiplus: veel interesse hiervoor maar is al volzet. Best kunnen we volgend jaar ook iets
gelijkaardigs organiseren. Heeft wel consequenties= meer geld nodig!!!!
Vanuit staf wordt er weinig op staf gegaan. Is dit nodig? Voor Inge wel, zij wordt
ondervangen door intervisie Sen maar vanaf nu komt Sen financieel niet meer tussen, zal
dus ook geld kosten.
Vto teamsamenstellingen voor groepchefs?
Dirk is ingeschreven voor cursus management.
Administratie heeft ook al veel opleiding achter de rug. Deze en dat van Dirk buiten het VTO
budget.
Besluit: budget is te klein, al voorzien op begroting RVB maar voldoende?
Weinig reactie van diensten op vraag naar vorming
Opm. ext. audit: methodiek zoeken om transfert van verworven kennis beter te verzekeren

18. Ondersteunen en evalueren van personeel

AVV: Moeten alle groepsfunctioneringsgesprekken nu dit jaar of wachten tot nieuwe
procedure vb. met staf en paramedisch. Op HOV 2/6 plannen we datum met de werkgroep
om dit verder uit te werken, Ook na te kijken welke teksten gebruikt worden als hulpmiddel
(vb interactiewiel), zijn bijlages bij procedure.
AVV: Werktekst rond houding ed wordt onderdeel van procedure. Gepland op HOV 2/6, mee
naar leefgroepvergadering voor feedback. Nadien verdere afwerking en als bijlage bij meter
en peterbundel. BERTIEN NOG OPM Dirk
AVV: aandachtspunt voor groepchefs: van persoonlijke evaluatiegesprekken verslag maken
en aan Dirk bezorgen, voorstel Dirk om dit aan IDEWE lijst te koppelen voor nieuwe
personeelsleden.

- Opm. ext. Audit: procedure in beweging, afwerken zodat we beter kunnen werken aan
functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken
- Int. Audit: na afronden functieomschrijvingen afspreken hoe evalueren

19. Resultaten periodiek evalueren van ingezette middelen

Personeel :
- Sarah ging personeelsmiddelen in kaart brengen en op staf brengen. Daarna discussie
over verschuivingen takenpakket staf, kan Wendy blijven of tijdelijke ondersteuning adm.,
paramedici zeggen ook dat hun takenpakket te groot wordt. Belangrijk om zo snel
mogelijk ORBIS te leren kennen om op staf een grondige evaluatie te kunnen plannen.

88/14
- Ook na te kijken naar hoeveel bewoners we best uitbreiden voor een goede omkadering.
Naar 90 voor extra groepchef, naar 100 voor onderdirecteur?
- Knelpunten functieomschrijvingen zijn besproken tussen verschillende diensten
- AVV: Procedure staat ter bespreking: zie werkgroep voor nieuwe procedure bij evaluatie
personeel.
Uitrusting :
- AVV: Nood aan hef-en tilmateriaal blijft belangrijkst
- AVV: Nood aan hoog-laagbedden en speciale matrassen. Bij uitbreiding enkel hoog-
laagbedden aankopen die door de deuren kunnen, opvolging matrassen is lopende.
- AVV: Meerjarenplan begroting als voorstel op vergadering PC geweest in oktober en
gesprek gehad met Mr. Verlinden. Met PC en RVB afspraken gemaakt voor dringende
aankopen tussen de begroting (geen goedkeuring om te werken met budgetten)
- begroting: meeste zaken zijn aangekocht, waar het lang op zich wacht is het
waarschijnlijk toch niet dringend.
- Tomas kijkt telefoonrekening na en ziet of er goedkopere systemen zijn.
Financiën :
schuld Els OK, wel hierdoor achterstand op bureau, zowel administartie, boekhouding, Nog
steeds geen zicht op juistheid inzetten personeel
kasprocedure op punt gesteld, controles zijn mee ingebouwd
Verdere samenwerking met Raf
Beginnende afspraken gemaakt met RVB om als staf ook mee op de hoogte te zijn van
financiën Eyckerheyde, nu: begroting RVB wordt op staf besproken. Later op te nemen in de
procedure.
Bestelprocedure voeding om transparantie te verkrijgen, vaststelling voeding stijgt sterker
dan andere kostprijzen
Gebouwen en inrichting :
nood aan éénpersoonskamers, 1 ingevuld, verdere opvolging blijft nodig
schimmels in slaapkamers
andere telefooncentrale bij uitbreiding
slechte akoestiek polyvalente zaal, ook geen ordelijk stapelbare stoelen en tafels,
totaalplan moet worden opgemaakt
energie-boekhoudingssysteem wordt uitgewerkt, op termijn is “benchmarking”
mogelijk
voor de meeste bewoners zijn kleinere leefeenheden aangenamer, de indeling van
van leefeenheid van 10 bewoners naar twee eenheden van 5 bewoners is wellicht een
betere optie. Te onthouden bij een volgende bouwfase.

Technieken en methoden,
Paramedici OK, Sandra volgt op naar aanpassing KHB
Wel al alg. te weinig uren, vb. medische dienst
Planning: Stella landingsbaan binnen 1.5 jaar, één van de volgende aanwervingen opvoeder
al iemand met diploma verpleging?

Opm. ext. audit

- Probleem éénpersoonskamers ruim bekijken
- Rekening houden met omzendbrief: “globale personeelsinzet evalueren, niet voldoende
om te verwijzen naar de individuele evaluatie van personeelsleden. Nagaan of personeel
goed verdeeld is over de verschillende afdelingen, of er onderbemanning is van bepaalde
disciplines, het ziekteverzuim, …
- Driemaandelijkse financiële rapportage toevoegen bij de beschrijving in de procedure

99/14
 20. Audits
Afwijkingen en opmerkingen werden ook reeds opgenomen bij het betreffende
onderwerp
externe
Globale beoordeling: degelijke beschrijving, goede logica en samenhang tussen de
verschillende procedures, goede betrokkenheid personeel (soms één ding teveel door
één persoon), financieel gezonde voorziening, gebuik blauwdruk verslaggeving is goed!
Afw. 4.6.1. intake: procedure aanpassen aan het besluit zorgregie (in praktijk wel in orde)
Afw. 4.3. overlegorganen: eet- en drink: er kan niet aangetoond worden dat ze tweemaal per
jaar samenkomen voor de menu.
Opm. 1.2. beschrijving aanbod: onthaalbrochure actualiseren. Is al bijna afgerond. Nog een
voorbeeld van de afrekening toevoegen na wijziging forfaits, wijzigingen intakeprocedure
toevoegen, iets inschrijven over wie verantwoordelijk is bij schade en verlies van persoonlijke
spullen.
Opm. 2.1. missie, visie , waarden: opnemen in de onthaalbrochure
Opm. 2.3. toelating verificatie door de overheid: schrijven dat de verificatie gebeurt door
“ambtenaren van agentschap inspectie WVG”
Opm. 3. Planning: te merken dat het een éénmanspost is, systeem zoeken dat het ten allen
tijde kan overgedragen worden
Opm. 4.3. overlegorganen:
- blauwdrukken goed gebruiken
- lfg 1 haalt aantal vergaderingen niet
- systematiek van de beslissingsbevoegdheden opnemen in de procedure
- systematiek ontwikkelen om periodieke evaluatie van de beslissingsbevoegdheden te
waarborgen (vb. in procedure linken aan de interne audit)
Opm. 4.5. middelen: ook andere personeelssubsidies dan VAPH vermelden (sociale maribel,
VIA,…)
Opm. 4.6.1. intake: de term “wettelijke vertegenwoordiger” vervangen door bredere term
“gebruiker”
Opm.4.6.2.: bewonersbespreking: meer aandacht voor actiepunten en doelstellingen!!!
Opm. 4.6.6. toetsen tevredenheid: grote enquete beter verankeren in procedure (af en toe
herhalen)
Opm. 4.6.7. klachten: klacht 40 inschrijven in register (ondertussen al gebeurd)
Opm. 4.6.10 VTO: methodiek zoeken om transfert van verworven kennis beter te verzekeren
Opm. 4.6.11 procedure in beweging, afwerken zodat we beter kunnen werken aan
functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken
Opm. 4.6.12. evalueren van middelen
- Probleem éénpersoonskamers ruim bekijken
- Rekening houden met omzendbrief: “globale personeelsinzet evalueren, niet voldoende
om te verwijzen naar de individuele evaluatie van personeelsleden. Nagaan of personeel
goed verdeeld is over de verschillende afdelingen, of er onderbemanning is van bepaalde
disciplines, het ziekteverzuim, …
- Driemaandelijkse financiële rapportage toevoegen bij de beschrijving in de procedure

intern:
1.2. beschrijving aanbod: toekomstplanning aangevuld, doelgroepomschrijving gewijzigd,
nieuwe omschrijving van de verschillende diensten
2.1. Missie, visie, waarden toevoeging gedaan over privacy (fotomateriaal e.d.) nog brief
sturen naar ouders (bijlage bij protocol)
4.6.1. intake
4.6.6. tevredenheidsmeting
4.6.13 beheren documenten KHB
4.1. organisatiestructuur: functieomschrijvingen nog afwerken / meter/petrebundels/
onthaalbrochure aanpassen

1010/14
4.3. overlegorganen: na afwerken functieomschrijvingen zien of overlegorganen hierdoor
wijzigen
4.6.9. arbeidsreglement aanpassen
4.6.11 na afronden functieomschrijvingen afspreken hoe evalueren

21. Detectie misbruik en geweld

geen detectie van misbruik en geweld.

22. Te onthouden actiepunten

Deze worden opgenomen in de planning

Is ons huidig aanbod nog OK?

AVV: Positief: we hebben al 2 éénpersoonskamers bijgemaakt en indien er nog noden zijn
kunnen we die ook bekijken.

Folder te wijzigen, doelgroepomschrijving is veranderd

Onthaalbrochure verder actualiseren. Nog een voorbeeld van de afrekening toevoegen na

wijziging forfaits ( geïndexeerd linnenforfait en indexering van kmprijs vervoer bus ,
wijzigingen intakeprocedure toevoegen, iets inschrijven over wie verantwoordelijk is bij
schade en verlies van persoonlijke spullen.

Analyse van de missie, visie en waarden

AVV: Er zal een werktekst rond houding personeel (loyaliteiten) uitgeschreven worden:
bekijken of die hier moet opgenomen worden: planning: mee naar HOV 2/6, terug ter
bespreking vergadering nadien. Na verwerken feedback bundelen in meter/peterblaadje.
Ook onderdeel van de functieomschrijvingen om te kunnen gebruiken als instrument voor
evaluatie personeel? Bekijken of deze tekst dan moet opgenomen worden in die procedure.

Opm. ext.audit: missie e.d. opnemen in de onthaalbrochure

objectieven, geschreven referentiekader

Geschreven referentiekader
Int.audit: toevoeging gedaan over privacy (fotomateriaal e.d.) nog brief sturen naar ouders
(bijlage bij protocol) + kopie aan leefgroepen door Sandra

Planning
Aandachtspunt voor ons allemaal: op het verslag van kwal. staat steeds de agenda van de
volgende vergadering. Graag iedereen meer aandacht om de vergadering voor te bereiden.
Zo kunnen we efficiënter vergaderen. Geldt niet enkel voor vergadering kwaliteit. Vorming
hierover organiseren.
Opm. ext.audit: te merken dat het een éénmanspost is, systeem zoeken dat het ten allen
tijde kan overgedragen worden (tip: steekfiches per projecten)

Organisatiestructuur
AVV Wijzigingen aan meter-peterbundel moeten nog afgewerkt worden. In mei was de
eerste voorbereiding klaar, wijziging per dienst wordt bekeken.
AVV: Nog enkel administratie en directie hun functieomschrijving en knelpunten hierover
moeten bekeken worden met de grote werkgroep. Daarna opnemen als bijlage in het KHB.
AVV: Een manier zoeken om de orgstructuur visueel op een muur voor te stellen. Is gepland
in september (cfr. Bertien brief groepchefs)

Organogram moet nagekeken worden. Vb. werkgroep NAH bestaat niet meer. Raadgevend
tav rvb = financieel en pedagogisch comité, rest is raadgevend naar directie

1111/14
Belangrijke signalen vanuit de overlegkanalen
INTERN OVERLEG:
AVV: Nog eens nazien wie welke blauwdrukken gebruikt (zijn bijlages nog correct): ook
teruggekomen op audit als aandachtspunt

nachtbegeleiding komt nu meer samen dan 4 x per jaar, afgevaardigde aanwezig op HOV
Inge sluit aan bij medisch overleg
Werkt Pastoraal werkgroepje nog. Inge vraagt na.
Overleg administratie: gebeurt nog steeds niet zoals het moet, Inge plant met hen een
overleg om dit uit te werken.

Afw ext. audit: eet- en drink: er kan niet aangetoond worden dat ze tweemaal per jaar
samenkomen voor de menu.
Opm.ext. audit:
- systematiek van de beslissingsbevoegdheden opnemen in de procedure
- systematiek ontwikkelen om periodieke evaluatie van de beslissingsbevoegdheden te
waarborgen (vb. in procedure linken aan de interne audit)

Int.audit: na afwerken functieomschrijvingen zien of overlegorganen hierdoor wijzigen

enkele signalen uit de Hov

De HOV bestaat vooral uit praktische afspraken en véél corrigerende maatregelen! Inge
bekijkt eens hoe ze verslag hiernaar kan maken, Sandra helpt.

Intake
Opm.ext.audit: de term “wettelijke vertegenwoordiger” vervangen door bredere term
“gebruiker”
Afw. Ext. Audit: procedure aanpassen aan het besluit zorgregie (in praktijk wel in orde)

Bewonersbesprekingen
AVV: Betere opvolging om bespreking met familie binnen een termijn van twee maand te
halen. Blijvend aandachtspunt
Procedure geraakt goed geïmplementeerd: blijvende aandachtspunten zijn: vragen naar
tevredenheid, termijn van twee jaar halen, na twee maand bespreking met familie.

Fiches up to date houden: Sandra spreekt met logo en verpleging af om dit 2x per jaar
systematisch na te kijken met zijn allen.
Opm.ext. audit: meer aandacht voor actiepunten en doelstellingen. Werk van lange adem,
benadrukken dat we een nursingtehuis zijn. Mentaliteitswijziging: verzorging mag ganse dag
duren, boeiende activiteiten zijn vaak kort, niet te veel prikkels aanbieden, (vb telefonisch
maar storen tijdens bepaalde momenten zodat bewoners hun aandacht gericht kunnen
houden) Dit wordt best voorzien in VTO-plan

Belangrijke signalen vanuit het collectief overleg

AVV: GR heeft graag informatie over wat de bewoners doen in en buiten de leefgroep
(paramedici) blijvend aandachtspunt, paramedici werken weer iets uit tijdens de feesten.

GR :
Begeleiding door nachten voor bewoners die laat gaan slapen; moet nog meegenomen
worden naar betrokken leefgroepvergadering ism nachten.

Soms botsen we op grenzen van de gebruikersraad. We zullen samen moeten aftasten in

hoeverre de GR mee lijnen mogen uitwerken of in hoeverre ze enkel een advies kunnen
geven.

1212/14
Toetsing tevredenheid gebruikers
AVV: Beter opvolgen bij de voorbereiding met de leefgroep, staat wel in blauwdruk maar
vaak komt het er niet van.

Voor de pemanente tevredenheidsmeting: aandacht hebben voor een goed contact tussen
ouders en personeelsleden blijft heel belangrijk.

Opm. ext. audit: grote enquete beter verankeren in procedure (af en toe herhalen)
Int. audit.opm.: eens nadenken hoe we periodieke tevredenheidstoetsing bij
bewonersbespreking beter kunnen waarborgen, zie AVV. + permanent: staat op blauwdruk
verslag maar wordt dit voldoende ingevuld?Een eenmalig werkgroepje voor installeren.

Corrigerende en preventieve maatregelen.

AVV: Filteren van maatregelen die vernoemd worden op HOV beter opvolgen, blijft
aandachtspunt voor Sandra.

Evaluaties van corrigerende maatregelen zullen vanaf nu gedaan worden tijdens de jaarlijkse
beoordeling. Sandra maakt overzicht op bij de voorbereiding en stafleden bereiden evaluatie
voor van elementen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. ( procedure aanpassen)

Aanwervingen personeel
AVV: Contracten tijdig tekenen: blijft een aandachtspunt, kan personeelsdienst contract op
voorhand klaarmaken zodat Dirk voldoende tijd heeft om te tekenen? Achterstand is wel
volledig weggewerkt .
AVV: Meter-peterblaadje wordt samen met evaluatieschema aangepast voor de
verschillende diensten: al op planning, zie bij aanbod
AVV: Nota i.v.m opstellen van functieomschrijvingen: indien meter/petertaak doorgegeven
wordt van groepchef naar HOV procedure aanpassen: Inge kijkt tijdens de vakantie alle
functieomschrijvingen na en of door wijzigingen de procedure moet aangepast worden.
Sandra voegt vernieuwde versies toe als bijlage.
AVV: Opvolging interne audit is nog niet volledig, AR moet nog worden aangepast. (ook
vernieuwde bijlage toevoegen na sociale verkiezingen)

- naar volgend jaar toe nadenken over teamsamenstellingen: ½,1/4,3/4 jobs, verhoudingen,
50plussers in leefgroepen,…(samen met GR en PC) ook puntje nav discussie trouw collega,
mogen alle collega’s afwezig zijn om naar dit feest te gaan?
- meter/peter voor verschillende diensten mee bezig
- Nieuw evaluatieschema voor begeleiders uit te werken
- Functieomschrijving dokter nog niet in orde
Int. Audit:. arbeidsreglement aanpassen

Vto-plan
Vto teamsamenstellingen voor groepchefs?
VTO: inservice met leefgroepen over de rol van een aandachtsbegeleider organiseren.
Opm. ext. audit: methodiek zoeken om transfert van verworven kennis beter te verzekeren

Ondersteunen en evalueren van personeel

AVV: Moeten alle groepsfunctioneringsgesprekken nu dit jaar of wachten tot nieuwe
procedure vb. met staf en paramedisch. Op HOV 2/6 plannen we datum met de werkgroep
om dit verder uit te werken, Ook na te kijken welke teksten gebruikt worden als hulpmiddel
(vb interactiewiel), zijn bijlages bij procedure.
AVV: Werktekst rond houding ed wordt onderdeel van procedure. Gepland op HOV 2/6, mee
naar leefgroepvergadering voor feedback. Nadien verdere afwerking en als bijlage bij meter
en peterbundel.

1313/14
AVV: aandachtspunt voor groepchefs: van persoonlijke evaluatiegesprekken verslag maken
en aan Dirk bezorgen, voorstel Dirk om dit aan IDEWE lijst te koppelen voor nieuwe
personeelsleden.

- Opm. ext. Audit: procedure in beweging, afwerken zodat we beter kunnen werken aan
functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken
- Int. Audit: na afronden functieomschrijvingen afspreken hoe evalueren

Resultaten periodiek evalueren van ingezette middelen

Personeel :
- Sarah ging personeelsmiddelen in kaart brengen en op staf brengen. Daarna discussie
over verschuivingen takenpakket staf, kan Wendy blijven of tijdelijke ondersteuning adm.,
paramedici zeggen ook dat hun takenpakket te groot wordt. Belangrijk om zo snel
mogelijk ORBIS te leren kennen om op staf een grondige evaluatie te kunnen plannen.
- Ook na te kijken naar hoeveel bewoners we best uitbreiden voor een goede omkadering.
Naar 90 voor extra groepchef, naar 100 voor onderdirecteur?
Uitrusting :
- AVV: Nood aan hef-en tilmateriaal blijft belangrijkst
- AVV: Nood aan hoog-laagbedden en speciale matrassen. Bij uitbreiding enkel hoog-
laagbedden aankopen die door de deuren kunnen, opvolging matrassen is lopende.
- AVV: Meerjarenplan begroting als voorstel op vergadering PC geweest in oktober en
gesprek gehad met Mr. Verlinden. Met PC en RVB afspraken gemaakt voor dringende
aankopen tussen de begroting (geen goedkeuring om te werken met budgetten)
Financiën :
Beginnende afspraken gemaakt met RVB om als staf ook mee op de hoogte te zijn van
financiën Eyckerheyde, nu: begroting RVB wordt op staf besproken. Later op te nemen in de
procedure.
Gebouwen en inrichting :
nood aan éénpersoonskamers, 1 ingevuld, verdere opvolging blijft nodig
schimmels in slaapkamers
andere telefooncentrale bij uitbreiding
slechte akoestiek polyvalente zaal, ook geen ordelijk stapelbare stoelen en tafels,
totaalplan moet worden opgemaakt
energie-boekhoudingssysteem wordt uitgewerkt, op termijn is “benchmarking”
mogelijk
voor de meeste bewoners zijn kleinere leefeenheden aangenamer, de indeling van
van leefeenheid van 10 bewoners naar twee eenheden van 5 bewoners is wellicht een
betere optie. Te onthouden bij een volgende bouwfase.

Technieken en methoden,
Paramedici OK, Sandra volgt op naar aanpassing KHB

Opm. ext. audit

- Probleem éénpersoonskamers ruim bekijken
- Rekening houden met omzendbrief: “globale personeelsinzet evalueren, niet voldoende
om te verwijzen naar de individuele evaluatie van personeelsleden. Nagaan of personeel
goed verdeeld is over de verschillende afdelingen, of er onderbemanning is van bepaalde
disciplines, het ziekteverzuim, …
- Driemaandelijkse financiële rapportage toevoegen bij de beschrijving in de procedure

1414/14