INTRODUCCION Los documentos administrativos forman parte importante de la documentacion de una institucion ya que definen el soporte material con

el que materializan los actos administrativos.

Ellos cumplen dos importantes funciones, por un lado es un documento de constatacion que permite comprobar el desarrollo de una actuaqcoin administrativa y por otro es un instrumento de comunicacion, ya que los documentos administrativos permiten la translacion del contenido de los actos a otros organos o unidades de administracion, o a terceros interesados, ya sean personas juridicas publicas o privadas o personas juridicas naturales.

PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. Titulo: Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de un documento. 2. Introduccin: Es el exordio de un discurso o prembulo de un documento. 3. Datos del destinatario: Son loos datos de la persona a quien va dirigido el documento tiene un Tratamiento o cargo por ejemplo Julio Huaman Meza VICERECTOR ADMINISTRATIVO 4. Texto o cuerpo : Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el tuteo. 5. Remitente: Es la persona que envia el documento. 6. Cargo o copia del que remite el oficio : Es la constancia escrita de haber entregado un documento o expediente. 7. Referencia, notas y pie de pagina: Son citas que ofrecen informacin adicional que resulta de inters para el lector, pero que no pueden incluirse dentro del texto corriente de manera fluida 8. Anexo: Aqui se indica la documentaicon que se adjunta al oficio, como catalogos, revistas tarjetas, programas u otros documentos. 9. Lugar: lugar de donde se enva 10. Fecha: el da, el mes y el ao en curso 11. Conclusion: Resolucin que se ha tomado sobre la materia de un documento despus de haberla ventilado. 12. Despedida. Es la parte donde muestras amabilidad y cortesia para finalizar el documentos. Ej : Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracion y estima personal. 13. Firma: Nombre y apellido, o ttulo, que una persona escribe con su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

14. Antefirma: Nombre de la empresa o razn social que enva la carta. Ej CLUB DEPORTIVO DIABLOS ROJOS, A. C. 15. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo. 16. Nombre del ao: Es la denominacin que se le da al ao actual P.Ej. "Ao de la consolidacion social y economica del Per". 17. Sello: Figuras o signos grabados, que se imprime a ciertos documentos para darles valor y eficacia. 18. La sumilla: Es una clase de resumen, es la versin corta de un texto; consiste es redactar lo esencial de ste, manteniendo la informacin del mismo en el menor nmero de palabras. 19. Cdigo, N de informe numeracin. Oficio N 1575-265-II-2010 20. Cierre del Acta: Se usa generalmente un prrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y sealando que al pie firmarn los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado. 21. Vocativo o expresin de cario: Se emplea para identificar el nombre al que se dirige el remitente. 22. Membrete: Parte que identifica a la institucin o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo. 23. Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minscula, de la que escribe. 24. Finalidad: Objetivo o fin del documento. 25. Base legal: Se refiere a la Ley, Orden Ejecutiva o Resoluciones que dispongan la creacin de un organismo, programa o la asignacin de recursos. 26. Alcance :Aportes o sugerencias. 27. Disposiciones: Preceptos legales o reglamentarios, orden y mandato de la autoridad a. Disposiciones generales (procedimiento) b. Disposiciones finales (especificas) 28. Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. 29. Post-data: Aquello que se aade a una carta ya concluida y firmada

FORMATO DE LOS DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. OFICIO (Viene del Latn OFFICIUM) Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entre las instituciones estatales y particulares. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. Su finalidad Informar Invitar Pedir Remitir. rea de Difusin El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.

Facultad para Firmar Oficios

Los oficios de circulacin externa, son firmadas solamente por la mxime autoridad de la institucin o por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abandonando asuntos especficos del trabajo, peden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad. Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien desempean cargos directivos en la institucin. Partes de un Oficio a) Membrete: Nombre de la institucin. b) Lugar y fecha c) Numero del oficio d) Datos del destinatario: Tratamiento o cargo e) Vocativo f) Asunto g) Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el tuteo. h) Despedida i) Firma y cargo del que remite el oficio Y los complementarios: Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de circulacin externa) Referencia Anexo 2. MEMORANDO (Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria) Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. rea de Difusin El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna.

Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: a) b) c) d) e) Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo

f) g) h) i) j) k) l) m) n) o)

Despedida o antefirma Firma y posfirma con copia Pie de pgina. Y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

Redaccin del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo, la frase srvase... Srvase comunicar a esta direccin el record de... Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las formulas: srvase... (como en el caso anterior) y comunico a Ud. ... como en el siguiente: Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer... Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: Por el presente... Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso... Me dirijo a Ud. ... Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene prrafo de cierre Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple a) Memorando simple: Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Caractersticas :Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra memorando como nombre del documento. b) Memorando mltiple: Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultanea, a varios destinatarios. Caractersticas: Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea memorando mltiple como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de memorando circular. 3. LA SOLICITUD Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido. El derecho de peticin de los peruanos esta amparado por el Art. 2 inc. 20 de la actual constitucin poltica que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones individual o

colectivamente, por escrito ante la autoridad competente, lo que esta obligado que el interesado una respuesta tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad. Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional solo pueden ejercer individual el derecho de peticin. Actualmente las solicitudes se redactan en papel simple y no sellado. Facultad para firmar Solicitudes Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 aos. Asimismo los representantes legales o nombres de aquellos aquietes representan. Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educacin secundaria. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido. El que no miembro de una institucin presenta u solicitud por Mesa de Partes, y el servidor de ella puede hacer por mesa de Partes, o por intermedio de su jefe inmediato. Si el conducto es este ultimo, el jefe de curso a tu solicitud mediante provedo Hoja de Tramite u otro documento, con su opinin favorable o desfavorable. Partes de la Solicitud a) b) c) d) e) f) g) La Sumilla. Texto. Lugar y fecha. Firma y Posfirma. Y los siguientes complementarios: Anexo. Con Copia.

4. EL DICTAMEN El dictamen es un documento tcnico que contiene la opinin autorizada de un especialista, rgano de accesoria o comisin especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniera o tcnico logstico. Los que emiten el dictamen reciben el nombre de peritos quienes vienen a ser personas versadas en una disciplina cientfica, especialidad, arte u oficio. Para ser perito se requiere poseer titulo profesional universitario. Pero si el examen o la pericia a realizar no necesita de tales profesionales, la autoridad puede designar perito a la persona que considera ms idnea. El dictamen se emite a pedido de la autoridad competente; quien al solicitarlo, precisa con claridad, el tema o asunto especifico sobre el cual requiere opinin. El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo. Esclarece dudas; precisa conceptos; proporciona elementos de juicio para la solucin de problemas y facilita la toma de decisiones de los rganos de gobierno. Es potestad de la autoridad competente tomarlo en cuenta o no en todo o en parte el momento de decidir sobre lo que se ha emitido opinin. Muchas veces los dictmenes as como los informes sirven de base para los acuerdos de los rganos de gobierno, que luego se hacen conocer como resoluciones. Los servidores pblicos estn obligados a emitir dictamen cuando se lo soliciten con absoluta imparcialidad y objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base a pruebas y con sujecin estricta a las normas legales establecidas. Todos los miembros de un cuerpo colegiado o comisin dictaminadora tienen la obligacin de emitir dictamen en forma conjunta o por separado. El dictamen se puede emitir por unanimidad, por mayora y por minora. El dictamen es por unanimidad cuando todos estn de acuerdo con el contenido del documento y lo firman; es por mayora, cuando la mayor parte de los peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman, y es por minora, cuando los que discrepan de la opinin de la mayora emiten su propio dictamen, juntos o cada uno. El dictamen en minora se adjunta al por mayora y se remiten a la autoridad para que los examine y se forme su propia opinin. La autoridad puede rechazar u observar el dictamen que, a su juicio, no esta bien. Al ser observado; es devuelto al que lo emiti para que subsanen las observaciones o se haga un mejor estudio del asunto tratado. En caso de descubrirse la emisin de un dictamen deliberadamente defectuoso o parcializado, sus autores podrn ser objeto de sancin administrativa y penal. El dictamen se usa en la administracin publica y se redacta en papel A4. Es remitido a la autoridad que lo solicito con todos los antecedentes y anexos que lo sustentan, formando un expediente. rea de difusin El dictamen es un documento de carcter interno; vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita. Facultad para elaborar y firmar dictmenes El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un rgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo colegiado o una comisin especial es firmado por sus miembros; y el emitido por una sola persona o por minora, lo es por su autor o autores.

El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, esta obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido. Partes del dictamen Presenta las siguientes partes obligatorias: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto (a veces, opcional) Referencia Texto Antefirma Firma, posfirma y sello Con copia Pie de pagina y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Anexo

5. EL ACTA El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propsito. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedicin de resoluciones, envo de circulares, oficios, etc. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos pblicos o casi-pblicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligacin de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan. Clases a) Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adicin, suspensin o rectificacin de alguna incidencia que consideren pertinente. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucin con fines de ratificacin o promocin interna; en la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia; al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto; al evaluar visitas de inspeccin

administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este documento. Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que esta obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigi la accin har constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los dems. Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters en el asunto. Partes del Acta de Trabajo: a. El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias: b. Titulo (tipifica el acta) c. Texto d. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. e. con copia f. Pie de pgina. g. Y las siguientes complementarias: h. Membrete i. Cdigo j. Anexo b) Acta de Sesin.- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea publica o privada. Y se conoce como rgano deliberante a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los rganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los rganos de gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los consejos de facultad en las universidades; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad annima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de asociaciones; el Concejo Municipal en las municipalidades distritales y provinciales; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesin los rganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados por las normas internas de las entidades, como los departamentos acadmicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carcter permanente o eventual, para tratar asuntos de inters institucional.

Las sesiones de los rganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las instituciones publicas, sus libros de actas son legalizados por el notario publico o el juez, segn corresponda. Las hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de las sesiones de las comisiones de trabajo y de rganos efmeros se llevan en hojas A4 o en formularios especiales. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisin u rgano efmero respectivos hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a las instancias correspondientes. Partes del acta de sesin a. Titulo b. Introduccin c. Texto d. Cierre del Acta e. Firmas de los que la aprueban el acta 6. CARTA, MISIVA O EPSTOLA (Carta: viene del latn CHARTA; Misiva: viene del latn MISSUM, SUPINO DE MITTERE: Enviar; Epstola: del latn ESPITOLA) La Carta es una conversacin escrita que a manera de conversacin o platica es dirigida a una persona ausente. Las palabras epstola y misiva son sinnimos de CARTA La epstola esta considerada como genero literario y por lo general tiene un carcter sentimental y potico Partes de una Carta a. Lugar y fecha b. Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe c. Residencia del destinatario d. Vocativo o expresin de cario e. Cuerpo o asunto de la misiva f. Conclusin o despedida g. Nombre y firma Despus de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos omitido algo, entonces mediante los llamados posdata o posscritum siendo las abreviaturas: (PD. o PS), se escribir al pie de lo que uno se ha olvidado. 7. CARTA COMERCIAL La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los ms importantes son: aperturando un negocio, de compraventa, de reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre. Las castas comerciales son las que se emplean en el mundo de los negocios: ventas, compras, crditos, ofertas, cobranzas, promocin, etc. Tratan asuntos de negocios o de trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, preciso y claro. Partes a. Membrete: Parte que identifica a la institucin o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo. b. Lugar y fecha c. Nombre y direccin del destinatario d. Asunto o referencia: Lnea que sintetiza el contenido de la carta. e. Vocativo f. Cuerpo g. Despedida h. Firma i. Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minscula, de la que escribe. 8. DIRECTIVA Es un documento tcnico-normativo que orienta las acciones de los servidores de la administracin pblica en el cumplimiento de sus funciones o en la ejecucin de tareas encomendadas. Generalmente la directiva complementa o precisa, en forma minuciosa, disposiciones contenidas en un reglamento o una resolucin. Usos Este documento tiene uso diversificado; podemos citar algunos casos en que se usa la directiva. a) Para establecer como llevar a cabo las actividades o reuniones en una institucin. b) Para precisar mtodos o formas de realizar un tramite documentario c) Normar reglamentos de asistencia, permisos, licencias del personal. d) Dar disposiciones para el cuidado de los enseres de un dependencia e) Informar sobre el horario del refrigerio, etc. f) La directiva, es un medio de comunicacin muy importante, su uso y aplicacin har que una institucin marche ordenadamente y logre el xito deseado con el prestigio y la confianza de sus usuarios. rea de Difusin: El mbito de difusin de la directiva puede ser a nivel nacional, regional o institucional, segn la jerarqua del funcionario que la aprueba. Por ejemplo puede ser por un ministro, presidente regional o director de la USE. Su rea de difusin fija la misma directiva en la seccin de su texto denominada alcance. La directiva enlaza a la autoridad con facultad para expedir disposiciones gubernamentales con el personal subordinado.

Partes de la Directiva a. Ao Acadmico b. Numeracin c. Titulo d. Finalidad e. Objetivo f. Base legal g. Alcance h. Disposiciones generales (procedimiento) i. Disposiciones finales (especificas) j. Lugar y fecha k. Firma y cargo l. Iniciales

9. CERTIFICADO (Del Latn CERTUS, cierto y de FACERE, hacer) Es un documento que contiene la informacin o acreditacin de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide. Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es as en la realidad y los hechos. Cualquier certificacin que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro pas. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institucin educativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad, despus de haberse comprobado la situacin de desamparo en que se encuentra un menor de edad, etc. El certificado se emplea tanto en la administracin pblica como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especiales diseados para cada tipo de certificado. Facultad para solicitar certificados Tienen facultad para pedir la expedicin de certificados: Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatacin de un hecho Las personas naturales capaces mayores de 18 aos, o sus representantes legales, que tienen o prueban tener legtimo inters material o moral sobre el hecho cuya certificacin solicitan. Las autoridades polticas, judiciales y militares competentes, y el superior jerrquico. Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia Partes del Certificado a. Membrete b. Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. c. La palabra certifica

d. Texto e. Lugar y fecha f. Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) g. Pie de pgina

10. CONSTANCIA La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razn por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podramos aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir. Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se esta laborando, constancia de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc. La constancia se usa en las instituciones tanto pblicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propsito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente). La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos; razn por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferencia que podramos aceptar, en principio, y que consiste en considerar el certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir. La constancia se utiliza tanto en las instituciones pblicas como privadas. Semejanza entre Certificado y Constancia: Estos dos documentos tienen muchos puntos en comn. Tal es as que se asemejan en los siguientes aspectos: En lo que se refiere a las personas que pueden pedir su otorgamiento. En lo que respecta a los documentos con los cuales se solicita su expedicin. En lo referente a las personas con facultad para otorgarlos. En lo que concierne a sus partes, diversidad y formatos que se emplean en su elaboracin. 11. EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado administrativo y penalmente.

Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarca incluso varias paginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por mas de una persona e ir acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona. l informe es utilizado por trabajadores del sector publico y privado y se redacta en papel A4. rea de difucin El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Facultad para firmar informe Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarqua. Partes del Informe a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Lugar y remitente N de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusin Despedida Firma

Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo clasificamos en ordinario, extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se presentan: a) Informe Ordinario: Usos: Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe ser fra, objetiva e imparcial. Caractersticas: Es regular y rgido. Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros.

Su remisin es obligatoria. Por lo general es enumerado. La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisin. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin que reporta. b) Informe Extraordinario.Usos: El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo. Caractersticas.Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisin y normas rgidas para su redaccin. Los miembros extraordinarios se envan: A pedido de la autoridad, Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin de la superioridad, y Si se presentan casos imprevistos de inters. Pueden ser numerados o no. La numeracin de los informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente desempea cargo administrativos. Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisin. No llevan titulo. c) Informe tcnico Usos: El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisin. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Caractersticas: El cdigo lleva informe tcnico como nombre de documento. Uso obligatoriamente referencia Es numerado El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura. Subttulos del texto del informe tcnico: Introduccin.- Que especfica el motivo o las razones que impulsa la redaccin del informe. Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos. Anlisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales.

Conclusiones.- Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza, relacin directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones.

12. RECURSO DE RECONSIDERACIN Es el Recurso impugnativo que se interpone ante el mismo rgano que dict la primera resolucin impugnada, debiendo necesariamente sustentarse en nueva prueba instrumental. Este recurso es opcional y su no interposicin no impide el ejercicio del Recurso de Apelacin. 13. RECURSO DE APELACIN Es el Recurso impugnativo que se interpone cuando la impugnacin se sustente en diferente interpretacin de las pruebas producidas o cuando se trate de cuestiones de puro derecho, debiendo dirigirse a la misma autoridad que expidi la resolucin para que se eleve lo actuado al superior jerrquico. Es un recurso ordinario y vertical o de alzada, que supone el examen de los resultados de la instancia, y no un nuevo juicio, mediante el cual el juez ad quem examina la correccin y regularidad de la resolucin dictada por el juez a quo, segn los motivos de agravio que aduzca el apelante. El recurso de apelacin es el medio que hace tangible el principio de la doble instancia (previsto en el artculo X del CPC). Con este recurso lo que se pretende es la eliminacin de la resolucin del juez inferior y su sustitucin por otra que dicte el superior jerrquico. El recurso de apelacin se interpone para corregir los errores eventualmente cometidos en la primera decisin. El mismo nombre de apelacin (de appellare, llamar) alude al hecho de dirigirse la parte a otro juez a fin de que juzgue mejor que el juez que ha juzgado en primer trmino. El artculo 364 del CPC indica que el recurso de apelacin tiene por objeto que el rgano jurisdiccional superior examine, a solicitud de parte o de tercero legitimado, la resolucin que les produzca agravio, con el propsito de que sea anulada o revocada, total o parcialmente. El artculo 382 del mencionado cdigo adjetivo seala que el recurso de apelacin contiene intrnsecamente el de nulidad, slo en los casos que los vicios estn referidos a la formalidad de la resolucin impugnada.

14. RECURSO DE REVISIN Recurso impugnativo que se interpone, excepcionalmente, ante una tercera instancia si las dos anteriores fueron resueltas por autoridades que no son de competencia nacional. 15. EL RECURSO DE QUEJA Segn el artculo 401 del CPC, el recurso de queja tiene por objeto el reexamen de la resolucin que declara inadmisible o improcedente un recurso de apelacin o de

casacin. Tambin procede contra la resolucin que concede apelacin en efecto distinto al solicitado. La queja se basa en la necesidad de contar con un instrumento procesal que impida que una resolucin no pueda ser impugnada debido al designio de quien la dict, adquiriendo irregularmente la calidad de cosa juzgada.