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Proceso de Gestin de Calidad

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CDGO: P-CAL-03
TTULO: Gestin de no conformidades, acciones correctivas
y preventivas
FECHA EDCN: 30/05/07
CONTROL DE CAMBOS: Adaptacin del procedimiento a la nueva aplicacin
informtica ("Gestin de Incidencias)
NDCE:
1. OBJETO Y ALCANCE ................................................................. 2
2. DOCUMENTACIN APLICABLE................................................. 2
3. DEFINICIONES ............................................................................ 2
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO.................................................. 3
4.1 Diagrama de actividades................................................... 3
4.2 Descripcin de Ias actividades......................................... 4
a. Detectar no conformidad ............................................... 4
b. Documentar no conformidad ......................................... 4
c. Definir acciones inmediatas........................................... 5
d. Abrir acciones correctivas y/o preventivas..................... 5
e. Analizar las causas........................................................ 5
f. Definir acciones a implantar .......................................... 6
g. Realizar seguimiento de las acciones............................ 6
h. Verificar y Cerrar acciones. ........................................... 6
5. REGISTROS................................................................................. 6
EIaborado por: Director SC Calidad.
Revisado y aprobado por: Consejero Delegado.
Eliminado: C
Eliminado: XXX
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P-CAL-03 Gestin de no conformidades, acciones correctivas
y preventivas
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1. OBJETO Y ALCANCE
El objetivo de este procedimiento es describir las actividades para la identificacin
y tratamiento de las no conformidades detectadas y la adopcin de medidas para
evitar su repeticin o prevenir su aparicin.
Aplica a no conformidades detectadas en los servicios prestados, medios
empleados o en los Sistemas de Gestin.
La gestin de estas no conformidades se llevar a cabo a travs de la aplicacin
informtica 190 "Gestin de Incidencias
2. DOCUMENTACIN APLICABLE
Manual de Calidad de Alsa ............. Cap. 8.3 Control de no conformidades
Cap. 8.5 Mejora
Procedimientos ............ P-OB- 01 Definicin y seguimiento de
objetivos de Calidad
P-OB- 02 Revisin del Sistema por la
Direccin
P-CAL-02 Auditoras internas de
Calidad y Medioambiente
P-SAC-01 Gestin de reclamaciones
3. DEFINICIONES
No conformidad o Incidencias: ncumplimiento de alguno de los requisitos
especificados, entendindose por requisito una necesidad o expectativa
establecida.
Accin inmediata: Accin emprendida para eliminar de manera urgente el dao o
efecto causado por la deteccin de una no conformidad real.
Accin Correctiva: Accin o conjunto de acciones que se toma para eliminar las
causas de una No Conformidad, previo anlisis de las mismas para impedir su
repeticin.
Accin Preventiva: Accin o conjunto de acciones tomadas para eliminar las
caudas potenciales de futuras No Conformidades a fin de prevenir que se
produzcan.
Eliminado: reales o
potenciales
Eliminado: reales o
potenciales
Eliminado: Gestin del
Cuadro de mando de
indicadores
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preventivas
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4. DESCRIPCIN DEL PROCESO
4.1 Diagrama de actividades
ENTRADAS SALIDAS
Detectar no
Conformidad
Documentar no
conformidad
Es necesario
tomar AACC/ AAPP?
Clq mie mbro
organizacin
Definir acciones
inmediatas y
responsables
mplan tar acciones
Verificar acciones
implantadas
Definir acciones a i mplantar y responsables
mplan tar acciones
ResponsabIe de
Departamento
Resp. I mpIantaci n
de acciones
Seguimien to de las
acciones
Verificacin y Cierre
No
Si
nforme de NC
a b
c
d
f
g
h
nforme de NC
Director UG
Comi t de
Coor dinaci n
Cerrar
Analizar las causas
e
Control de no conformidades
nforme de AACC y AAPP
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4.2 Descripcin de Ias actividades
La deteccin y gestin de no conformidades, acciones correctivas y
preventivas puede realizarse a nivel de Unidad de Gestin o de Divisin. Para
su gestin se emplear la Aplicacin nformtica 190.
a. Detectar no conformidad
Como norma general, se considera No Conformidad cualquier
incumplimiento de alguno de los requisitos especificados en los Sistemas
de Gestin implantados que pueda dar lugar a desviaciones respecto a lo
previamente establecido.
En Alsanet se encuentra actualizado un listado detallado de la
clasificacin por tipologa de las incidencias que pueden tener lugar.
Cualquier miembro de la Organizacin puede identificar una no
conformidad, comunicndolo al Jefe de Departamento quien proceder a
su apertura.
b. Registrar Ia No Conformidad
El Responsable correspondiente registrar la no conformidad en la
aplicacin informtica 190. Para ello deber cumplimentar los campos
que la aplicacin solicita a modo de una correcta identificacin de la no
conformidad.
La codificacin de las no conformidades se realizar de la siguiente
manera:
ZZZ - $$ - ### donde:
ZZZ: Cdigo numrico asignado a la empresa donde se abre
la No Conformidad
$$: Ao de deteccin de la No Conformidad
###: Nmero correlativo de la No Conformidad, empezando a
numerar por 01
Los cdigos asignados a las Empresas estn recogidos en la tabla de
codificacin de la Organizacin.
Eliminado: Salto de pagina

Eliminado: actividades
Eliminado: su
Eliminado: superior inmediato
(Responsable Operativo)
Eliminado: si es real
Eliminado: el impreso
Eliminado: nforme de no
conformidad y acciones
correctivas:
Eliminado: NC-
Eliminado: NC: No
Conformidad
Eliminado: empresa
Eliminado: <#>nforme de
acciones preventivas: AP-ZZZ-
$$/## o AP-YYY-$$/## donde:
<#>AP: Accin Preventiva
<#>ZZZ: Grupo de tres letras
que indican las iniciales de la
empresa donde se abre el
nforme de Accin Preventiva
<#>YYY: Grupo de tres letras
que indican las iniciales de la
Divisin/ UG donde se abre el
nforme de Accin Preventiva
<#>$$: Ao en el que se abre
el nforme de Accin Preventiva
<#>##: Nmero correlativo de
la Accin Preventiva
empezando a numerar por 01
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c. Definir acciones inmediatas
Una vez registrada la no conformidad en la aplicacin, se enva
automticamente un aviso mediante correo electrnico a la persona
encargada de su resolucin, quien deber decidir la necesidad o no de
tomar acciones inmediatas, solicitando la informacin necesaria a los
departamentos afectados.
El responsable deber describir las acciones a realizar y las personas y
las fechas para su ejecucin.
d. AnaIizar Ias causas
El Director de la Unidad de Gestin conjuntamente con el Comit de
Coordinacin analiza las causas que han motivado la necesidad de abrir
una accin correctiva y/o preventiva.
Pueden darse dos situaciones:
.) Las causas afectan slo a la empresa, en cuyo caso todo el proceso
de definicin, implantacin, etc. de las acciones correctivas /
preventivas se desarrolla dentro de la empresa.
.) Las causas afectan a varias empresas. En cuyo caso, se comunica
al Responsable de Calidad del Producto tal circunstancia para que
se trate en el seno del Comit de Calidad de la Divisin.
e. Abrir acciones correctivas y/o preventivas
El Director de la Unidad de Gestin determina la necesidad de abrir
acciones correctivas si:
las acciones inmediatas no han solucionado la no conformidad
son No conformidades detectadas en Auditoras internas o externas.
se trate de no conformidades graves o repetitivas
es necesario emprender acciones para eliminar de raz las causas
que provocaron la no conformidad y evitar que sta vuelva a aparecer.
del resultado de las acciones de medicin, seguimiento y anlisis se
identifique esa necesidad
as se decide en los Comits de Coordinacin.
As mismo, el Director de la Unidad de Gestin determina la necesidad de
abrir acciones preventivas cuando del estudio de los datos y sus
tendencias, resultado del proceso de medicin y anlisis, se identifique su
necesidad.
Eliminado: Tomar
Eliminado: empresa
Eliminado: Responsable del
Sistema
Eliminado: Responsable del
Sistema
Eliminado:
Eliminado: ante una No
Conformidad potencial,
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f. Definir acciones a impIantar
El Director de la Unidad de Gestin, conjuntamente con el Comit de
Coordinacin, determina las acciones a realizar.
Estas acciones sern registradas en el correspondiente mdulo de la
aplicacin informtica 190 (por el responsable de calidad correspondiente,
definiendo a los responsables de su implantacin y la fecha lmite de
ejecucin.
La implantacin de la accin ser efectuada por la persona designada,
quien lo har dentro del plazo establecido.
g. ReaIizar seguimiento de Ias acciones
El Director de la Unidad de Gestin conjuntamente con el Comit de
Coordinacin realizan un seguimiento de las acciones que se estn
implantando y comprueban que las medidas adoptadas e implantadas ha
sido eficaces para la eliminacin de las causas de la no conformidad.
Si los resultados no fueran satisfactorios, es conveniente registrar de
nuevo la no conformidad para analizar de nuevo las causas y las acciones
a tomar repitiendo el ciclo descrito en este procedimiento.
h. Verificar y Cerrar acciones.
Una vez corregida la No Conformidad, el responsable de calidad
correspondiente al procede a su cierre, cumplimentando el apartado
correspondiente del registro informtico.
5. REGISTROS
Identificacin
ResponsabIe
archivo
Soporte
Tiempo de
archivo
Destino finaI
nforme de no
conformidad
Director de UG nformtico 3 aos Archivo histrico
nforme de acciones
correctivas y preventivas
Director de UG. nformtico 3 aos Archivo histrico
La aplicacin informtica permite obtener informacin detallada y agregada
sobre el nmero, tipo, gravedad, plazo de resolucin, costes generados y la
situacin de las incidencias al nivel de detalle que se requiera (divisin, UG,
taller, coche, etc).
Los listados permitirn un adecuado control de la resolucin de las deficiencias
detectadas en los servicios / procesos y aportar una informacin peridica
Eliminado: empresa
Eliminado: Responsable del
Sistema y los responsables
afectados
Eliminado: Verificar eficacia
Eliminado: Responsable del
Sistema verificar que las
acciones
Eliminado: en el plazo
previsto
Eliminado: Empresa para que
ste
Eliminado: istema Gestin
Eliminado: y acciones
correctivas
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para su anlisis en los comits de coordinacin, facilitando la relacin de
transporte con mantenimiento y comercial.
6. ANEXOS
En este procedimiento no existen anexos.