LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN (Y LA COMPRENSIN) EN LA COMPLEJA INGENIERA ACTUAL

NGEL FERNNDEZ-ALLER RUIZ Director General Tcnico de TYPSA

RESUMEN Han pasado los tiempos en los que la redaccin de un proyecto se encomendaba a un nico ingeniero, ayudado, como mucho, por un equipo de colaboradores. Los proyectos son cada vez ms complejos, ms detallados, tienen ms aspectos a contemplar. En consecuencia, deben intervenir ms especialistas, de mbitos profesionales cada vez ms variados. Se plantea as un verdadero problema de comunicacin y de entendimiento entre los distintos actores del proceso, problema para el cual muchas veces no se est debidamente preparado. En esta comunicacin se analiza la situacin real de la elaboracin de un proyecto, los problemas de comunicacin que se plantean y se sugiere el camino a seguir para tratar de resolverlos.

1. INTRODUCCIN La Sociedad demanda, de forma creciente, la realizacin de obras de infraestructura cada vez ms complejas, con mejores prestaciones y caractersticas, ms seguras, ms respetuosas con el entorno, con un coste ajustado,... Y para llevar a cabo estas obras, con tantas y tan exigentes condiciones, se necesita pensarlas, disearlas, calcularlas, definirlas, etc., cada vez con ms detalle. En definitiva, los estudios y proyectos a los que nos dedicamos una buena parte del conjunto de los Ingenieros de Caminos, son ms y ms complejos. Pero para eso trabajamos; ese es nuestro servicio a la Sociedad. La complejidad trae consigo la participacin de numerosos y diferentes actores (especialistas) en la gnesis de nuestros proyectos. Y ello da lugar a verdaderos problemas de comunicacin, porque los mbitos de actuacin de estos especialistas, su enfoque del trabajo, su lenguaje,... son a veces muy diferentes entre s. Por ello la transmisin de las ideas y las decisiones no llega, en ocasiones, a ser la adecuada. En los puntos que siguen se hace una reflexin sobre estos aspectos y tambin sobre la importancia de la comunicacin hacia el exterior, sobre la necesaria formacin de los tcnicos y sobre la informacin que es necesario suministrar a los usuarios de nuestras obras. 2. LA COMUNICACIN Dentro de nuestro mbito de actuacin, siempre se ha considerado un proyecto como un documento tcnico que permite que unos profesionales, diferentes de los que lo han redactado, sean capaces de interpretarlo y construir las obras proyectadas.
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Eso obliga (aunque no siempre se consigue) a que el proyectista explique claramente los condicionantes existentes para la obra que disea, las alternativas estudiadas, la justificacin de la solucin elegida y su definicin completa. Esto, en cierto modo, se puede calificar como una necesidad endogmica de comunicacin, ya que la transmisin de la informacin se realiza entre personas acostumbradas a trabajar en los mismos campos de actuacin, con formacin muy similar, con un lenguaje profesional comn, etc., lo que en definitiva, facilita la comprensin. Pero en estos momentos las necesidades (y las dificultades) de comunicacin se han multiplicado espectacularmente en la realizacin de los complejos proyectos que tenemos que hacer, y esto tanto hacia el interior como hacia el exterior. Como referencia de la complejidad actual existente en la elaboracin de un documento tcnico, baste decir que en el proyecto de una carretera convencional intervienen no menos de 12 14 especialidades diferentes, desde la geologa hasta las estructuras, desde el trazado hasta la hidrologa, desde la arqueologa hasta el trfico, etc., etc. Si la carretera (o autopista) tiene obras singulares (por ejemplo tneles), el nmero de especialistas involucrados es an mayor. En consecuencia, al intervenir ms disciplinas en los proyectos, es preciso intercambiar las informaciones entre ms especialistas, los cuales, adems, pertenecen a mundos profesionales muy diferentes y tienen pticas distintas para enfocar el mismo problema. El lenguaje y la percepcin de un arquelogo tienen poco que ver con los de un ingeniero de trazado, por poner un ejemplo. Todos los tcnicos que participan en un proyecto se encuentran as frente a un verdadero problema de comunicacin interna. Tienen que transmitir y recibir informaciones de personas muy diferentes, con campos de actuacin muy variados y, a veces, con objetivos contrapuestos entre unos y otros (por ejemplo, y no es el nico, los que pueden perseguir los especialistas ambientales y los responsables de los trazados de una obra lineal). Se necesita, por tanto, una facilidad de comunicacin notable y una mentalidad muy abierta, con el fin de aceptar y discutir, hasta donde sea posible, opiniones y propuestas que se pueden alejar mucho del mbito profesional puramente tcnico. Y gastar mucho tiempo y mucho esfuerzo en esas labores de comunicacin interior, dentro del grupo de trabajo. Con todo, es una actividad muy creativa y muy enriquecedora desde el punto de vista profesional e, incluso ms, desde el punto de vista humano. Quiero llamar la atencin sobre un aspecto que considero de mucho inters para mejorar, no solo la comunicacin y la transmisin de la informacin necesaria, sino tambin las relaciones humanas, esenciales cuando se trabaja en equipo. Me refiero a la utilizacin de un lenguaje claro, sinttico, accesible para todos. Existe una tendencia de todos los especialistas en hablar (y escribir) en una jerga especfica, entendible nicamente por los miembros de la secta, aquellos ya iniciados en la esotrica disciplina de la que se trata. Pues bien, creo que todo mejorara si se evitaran los trminos crpticos (o sea difciles, no vaya yo a caer en el defecto que estoy criticando), si se renunciara a ser brillante en la exposicin, en aras de una mayor claridad. Naturalmente, no estoy proponiendo renunciar al rigor, sino solamente a las explicaciones pedantes. En definitiva, que se escriban y se expliquen las cosas para que se entiendan, y no para que no se entiendan. Tambin es muy importante que el trabajo sea realizado por equipos formados por personas acostumbradas a trabajar juntas, lo que facilita enormemente la comprensin y la colaboracin entre ellos. Esa es la razn de ser de las empresas de ingeniera, en las cuales se transmiten y aprovechan, en la realizacin de los futuros contratos, las experiencias de haber trabajado en equipo en proyectos anteriores. Se logra as una clara ventaja para el conjunto de la Sociedad en lo que se refiere a la eficacia y calidad de los sucesivos documentos.

Para lograr una buena comunicacin hay que, por un lado, conocer bien y creer en lo que se dice, exponerlo con claridad (cosa bien difcil), con convencimiento, incluso con pasin, si el asunto lo merece. Por otro lado, por parte del que recibe la informacin, hay que saber escuchar, de forma activa, apreciando el esfuerzo hecho y haciendo sentir al otro que su contribucin es importante. Y aportando ideas y diferentes puntos de vista. El proceso de intercambio de ideas es de los ms creativos y enriquecedores que pueden existir, y contribuye muy sustancialmente a la mejora y al progreso de la Sociedad. Hace poco le una idea muy simple pero sobre la que, precisamente por su sencillez, no haba reflexionado antes: si dos personas se intercambian entre s una moneda, al final seguirn teniendo, cada uno, una moneda. Si se intercambian una idea, al final cada uno tendr dos ideas. Sern ms ricos, no en trminos monetarios, sino humanamente. Y si siguen intercambiando ideas con otros semejantes, el proceso crece de forma vertiginosa. Lo dicho hasta ahora se refiere a la comunicacin que podemos llamar interior, pero tambin es perfectamente aplicable a la comunicacin hacia el exterior. Porque sucede que los documentos tcnicos han adquirido rpidamente el carcter de elementos de comunicacin hacia los ciudadanos, sobre todo en algunas fases del complejo y largo proceso de gestacin de un proyecto. En las fases iniciales de ese proceso (estudios de planificacin, estudios previos) es ya importante que los aspectos tcnicos se plasmen en documentos fcilmente comprensibles por personas alejadas del mundo de la tcnica, como son los polticos, los representantes de grupos sociales, los medios de comunicacin y, desde luego, las personas del comn. Este aspecto es an ms importante en los Estudios Informativos, que son los documentos que generalmente se someten al proceso de Informacin Pblica, en el cual cualquier persona, grupo, organizacin o entidad puede mostrar su opinin sobre la obra que se planea. Este proceso participativo, propio de las sociedades democrticas avanzadas, es cada vez ms detallado y amplio en todos los pases de nuestro entorno y, desde luego, en el propio nuestro. Para que la informacin correcta llegue as a todos los estamentos interesados, se necesita explicar muy bien las cosas y plasmarlas adecuadamente en documentos claros y comprensibles. Afortunadamente, los grandes avances tcnicos que se han producido en el campo de la informtica en los ltimos aos ayudan mucho en esta labor. Hasta hace relativamente poco tiempo el preparar planos en color era una labor artesanal, lenta, costosa y de difcil adaptacin a cambios, correccin de errores, etc. Sin embargo, ahora resulta muy simple preparar este tipo de planos (que tienen grandes ventajas desde el punto de vista de su comprensin) y adaptarlos a las modificaciones que se puedan producir a lo largo de su creacin. Puede parecer un asunto de poca trascendencia, pero si la tiene y cada da se hace ms evidente. En cualquier caso, para transmitir adecuadamente la informacin, tanto hacia el interior como hacia el exterior, se necesita: Estudiar seriamente los problemas Obtener ideas claras sobre ellos y sobre la forma de resolverlos Saber explicar bien y defender esas ideas.

En estos momentos no vale slo con emplear la inteligencia por as decir convencional, sino que hay que utilizar, cada da ms, la comunicativa, la denominada inteligencia emocional. 3. LA TRANSMISIN DE LAS IDEAS Con todo, a pesar de los esfuerzos para transmitir correctamente las ideas, es bien frecuente que se produzcan malentendidos o interpretaciones errneas. Estas disfunciones pueden llevar, en el caso de que
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se produzcan entre los componentes de un equipo de proyecto, a costosos errores que es preciso detectar y corregir, con el derroche de tiempo y dinero que ello supone. Desde luego, las ideas, datos y decisiones hay que transmitirlas por escrito a los componentes del equipo que se vean afectados o que necesiten esta informacin. Este es el nico camino a seguir cuando hay que facilitar datos numricos, aunque las temidas erratas no detectadas pueden dar algn disgusto. Pero no es fcil transmitir ideas por escrito, puesto que, en ocasiones, la persona que escribe lo hace a partir de unos condicionantes y da por sabidas una serie de cuestiones que el receptor del documento no conoce o no tiene en cuenta. Por tanto, su interpretacin del texto puede ser diferente (a veces muy diferente) de la que tiene el que lo escribi. La claridad en la expresin, el huir de la ambigedad y comprobar lo ya escrito son obligaciones a las cuales nos tenemos que sujetar todos. Para conseguir una buena transmisin de las ideas es muy til releer nuestro escrito antes de enviarlo, tratando de ponernos en el lugar y con la mentalidad del que lo va a recibir. No hay que olvidar que la transmisin de informacin por escrito es una actividad que consume mucho tiempo (y un cierto mayor esfuerzo) si se compara con lo que supone la transmisin oral. Se calcula que redactar, comprobar y enviar una determinada informacin por escrito requiere, para el que la emite, entre tres y cinco veces ms tiempo que si la transmitiera de forma oral, con la excepcin del envo de datos numricos. Anlogamente, y para el que la recibe, el proceso de leer y entender la informacin supone ms del doble del tiempo que necesitara en el caso de la transmisin verbal. Y el proceso de peticin y obtencin de aclaraciones es tambin notablemente ms lento. Convendra que este aspecto lo tuvieran en cuenta nuestros clientes cuando nos exigen realizar proyectos muy complejos en plazos que, en estos momentos, rozan lo imposible. Pero es imprescindible escribir, y no slo porque lo exijan nuestros sistemas de calidad, sino tambin porque es la nica forma de facilitar la informacin de forma fiable y reducir los errores o malentendidos. 4. LA FORMACIN DE LOS TCNICOS EN EL MBITO DE LA COMUNICACIN En los planes de estudios de las carreras tcnicas se presta muy poca atencin (por no decir ninguna) a los aspectos de la comunicacin (facilidad de expresin, claridad en la exposicin, transmisin sinttica de la informacin importante, etc.). Se puede argumentar que las habilidades en la comunicacin son como la escritura o los idiomas, que se deben aprender en etapas previas. Y puede ser as, pero ello no obsta para que, con buen criterio, existan asignaturas de idiomas en la carrera. Por qu no en esta faceta, que es importante para la vida profesional?. El problema principal es que si ya actualmente los cursos acadmicos se encuentran sobrecargados, ms lo van a estar en el futuro (o se bajar el nivel formativo) debido a la reduccin de la duracin de los estudios, impuesta por la Declaracin de Bolonia. Y, adems, la experiencia demuestra que la capacidad expositiva de los alumnos, lograda durante los estudios previos a la universidad, es manifiestamente mejorable, para decirlo en trminos suaves. La lectura de literatura seria es en este momento una actividad marginal y la buena formacin que se obtiene a partir de esta actividad (manejo y conocimiento del idioma, ortografa, facilidad de expresin, etc.) es, en consecuencia, muy limitada. Por tanto, parece inevitable que, tanto los tcnicos como las empresas en las que vayan a trabajar, tengan que hacer un esfuerzo para que la formacin continua, que cada vez ms ser imprescindible, incluya aspectos no solamente tcnicos, sino de aprendizaje y desarrollo de las facetas comunicativas. En este sentido ya hay cursos de postgrado que incluyen, a mi modo de ver con muy buen criterio, una importante carga educativa referente a la comunicacin.

5. LA INFORMACIN A LOS USUARIOS Finalmente, quiero hacer referencia a un aspecto para m importante y es el de la nula informacin que tienen los usuarios sobre cmo deben utilizar las infraestructuras que proyectamos y construimos. Es claro que hay algn tipo de obra (estoy pensando en una lnea ferroviaria de alta velocidad) en la que es bien poco lo que tiene que conocer el usuario sobre su utilizacin. No estara de ms, de todas maneras, que tuviera alguna informacin sobre cmo actuar en caso de que haya algn problema, del tipo que sea. Por qu en todos y cada uno de los viajes que hacemos en avin se nos dan unas instrucciones de seguridad y no sucede lo mismo en un viaje en tren?. Quiz es que el hecho de dar estas instrucciones supone un reconocimiento implcito de que puede producirse algn incidente (la palabra accidente es an peor) y eso no se considera polticamente correcto. Pero no hay que esconder la realidad y es mejor que el usuario tenga una informacin, aunque sea mnima, sobre qu hacer en caso de problemas, antes de que tenga que improvisar en una situacin de mxima tensin. Esta necesidad de informacin es particularmente importante en algunas obras, por ejemplo en tneles de carretera. Quiz haya habido una reaccin excesiva en el mbito profesional (y no slo en Espaa, sino particularmente en el resto de Europa) ante las consecuencias de los incendios que desgraciadamente han ocurrido en tneles alpinos en los ltimos cuatro aos. Pero, aunque las estadsticas de accidentes muestran que los tneles son ms seguros que los tramos a cielo abierto, son muy dramticos los efectos de un accidente en el interior de un tnel largo, sobre todo si se desencadena un incendio. Las dificultades de escape al exterior de los afectados y los que quedan atrapados por el accidente, el complicado y arriesgado acceso al lugar del desastre para rescatar a las vctimas, la duracin del fuego, etc., impactan notablemente a la opinin pblica. Por ello se ha generado un movimiento muy fuerte para mejorar las instalaciones de seguridad y de evacuacin de los nuevos tneles que hay que proyectar. De modo que, en este momento, es habitual proyectar sistemas e instalaciones muy complejos y costosos para mejorar la seguridad de los tneles en explotacin normal y en caso de emergencia, hasta el punto de que su coste representa ya un porcentaje importante (muy importante en ocasiones) del coste total de la obra. Pero los usuarios generalmente no saben nada sobre qu sistemas existen, cmo se usan, cmo pueden escapar a lugar seguro en caso de accidente, etc. Y eso tiene trascendencia: En el accidente y posterior incendio sucedido en el tnel carretero de San Gotardo (Suiza) en agosto de 2001, murieron 11 personas. Afortunadamente, sin embargo, otras 90-100 personas pudieron escapar, utilizando para ello la galera de evacuacin que discurre en paralelo con el tnel principal y que est conectada con l mediante galeras transversales dispuestas cada 250 m. De los 11 fallecidos, solamente uno era de nacionalidad suiza, siendo el resto de otros pases, puesto que el tnel tiene un importante trfico internacional. Hay que decir que con motivo del terrible incendio del tnel de Montblanc, en marzo de 1999, se organiz en Suiza una campaa de informacin a todos los ciudadanos, en prensa y televisin, sobre cmo hay que actuar en caso de accidente, con fuego o sin l, en el interior de un tnel. A la vista de los resultados, esta campaa ha sido eficaz, pues la cantidad de personas que pudieron escapar y la reducida cifra de vctimas de nacionalidad suiza ocurridas en el citado incendio del tnel de San Gotardo, muestran que muchos de los afectados por el accidente reaccionaron correctamente, utilizando los medios a su alcance para salvarse.. Naturalmente, el ejemplo no es directamente extrapolable, pero creo que los Organismos que promueven la construccin y explotacin de tneles, los responsables de Proteccin Civil y los tcnicos que
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proyectamos las obras civiles y las instalaciones de los tneles tenemos algo que decir sobre la organizacin de campaas de informacin y mentalizacin de los usuarios de estas costosas infraestructuras. Y debemos conseguir que se hagan. Es una nueva labor, til para la sociedad, que debemos promover y en la cual debemos participar.