PARTE I PRELIMINAR

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL UNEFA-DIP NCLEO PORTUGUESA SEDE GUANARE

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS EN LA SALA TCNICA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO OSPINO

Guanare, Febrero de 2012. 2

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL UNEFA-DIP NCLEO PORTUGUESA SEDE GUANARE

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS EN LA SALA TCNICA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO OSPINO Trabajo presentado como requisito para optar al ttulo de Ingeniero de Sistemas

AUTOR: Peraza P. Hermes C.I: 16.073.559 TUTOR INDUSTRIAL: Ronny Lucena C.I: 18.893.348 TUTOR ACADMICO: Ivn Rudman C.I: 13.039.609 Guanare, Febrero de 2012

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL UNEFA-DIP NCLEO PORTUGUESA

CARTA DE ACEPTACIN DEL TUTOR INDUSTRIAL

El suscrito Ing. Ronny Lucena, titular de la cdula de identidad n 18.893.348, en mi carcter de Tutor Industrial del (la) ciudadano(a) pasante: Hermes Enrique Peraza Prez, titular de la cdula de identidad N 16.073.559, hago constar que realiz sus pasantas en el lapso comprendido desde el 26 de Septiembre del ao 2011 hasta el 27 de Enero del ao 2012. Durante este periodo se pudo observar el buen desempeo, capacidad para resolver problemas, iniciativa, habilidades, destreza e inters para lograr los objetivos y metas propuestos. Por tal motivo y luego de la revisin del informe final de pasanta, titulado: IMPLANTACIN DE UN SISTEMA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS EN LA SALA TCNICA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO OSPINO , considero que dicho trabajo rene los requisitos para ser APROBADO y hacerle entrega del ttulo de Ingeniero de Sistemas.

En la ciudad de Guanare, en fecha Febrero 2012

Ing. Ronny Lucena C.I.18.893.348 TUTOR INDUSTRIAL iii

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL DECANATO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO UNEFA-DIP NCLEO PORTUGUESA

CARTA DE ACEPTACIN DEL TUTOR ACADMICO

El suscrito Ing. Ivan Rudman, titular de la cdula de identidad n 13.039.609, en mi carcter de Tutor Acadmico del (la) ciudadano(a) pasante: Hermes Enrique Peraza Prez, titular de la cdula de identidad N 16.073.559, hago constar que realiz sus pasantas en el lapso comprendido desde el 26 de Septiembre del ao 2011 hasta el 27 de Enero del ao 2012. Durante este periodo se pudo observar el buen desempeo, capacidad para resolver problemas, iniciativa, habilidades, destreza e inters para lograr los objetivos y metas propuestos. Por tal motivo y luego de la revisin del informe final de pasanta, titulado: IMPLANTACIN DE UN SISTEMA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS EN LA SALA TCNICA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO OSPINO, considero que dicho trabajo rene los requisitos para ser APROBADO y hacerle entrega del ttulo de Ingeniero de Sistemas.

En la ciudad de Guanare, en fecha Febrero 2012

Ing. Ivn Rudman C.I.13.039.609 TUTOR ACADMICO

iv

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL DECANATO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO UNEFA-DIP NCLEO PORTUGUESA

CARTA DE ACEPTACIN DEL METODLOGO

La suscrita Especialista ORLENE ALDANA BETANCOURT, titular de la cdula de identidad n 13484902, en mi carcter de METODLOGO del (la) ciudadano(a) pasante: Hermes Enrique Peraza Prez, titular de la cdula de identidad N 16.073.559, hago constar que realiz sus pasantas en el lapso comprendido desde el 26 de Septiembre del ao 2011 hasta el 27 de Enero del ao 2012. Durante este periodo se pudo observar el buen desempeo, capacidad para resolver problemas, iniciativa, habilidades, destreza e inters para lograr los objetivos y metas propuestos. Por tal motivo y luego de la revisin del informe final de pasanta, titulado: IMPLANTACIN DE UN SISTEMA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS EN LA SALA TCNICA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO OSPINO, considero que dicho trabajo rene los requisitos para ser APROBADO y hacerle entrega del ttulo de Ingeniero de Sistemas.

En la ciudad de Guanare, en fecha Febrero 2012

Especialista. ORLENE ALDANA BETANCOURT C.I. 13484902 TUTOR ACADMICO

DEDICATORIA

Hoy logro una de mis grandes metas hechas realidad, a pesar de tantos obstculos superados, puedo decir lo logr que no fue en vano todo lo que pase y con toda alegra y satisfaccin, expreso mi sentir a: A Dios Todopoderoso por ser nuestro creador y gua a lo largo de la vida, a el le debo mi existencia todo lo que soy. A mi Mam por darme la vida, y que gracias a su esfuerzo y dedicacin con amor de madre, es posible este logro! Te quiero Mucho Mam. A mi padre a quien le debo mi ser, gracias por brindarme su confianza y apoyarme en los momentos difciles de mi vida, con mucho amor les dedico este titulo. A mis hermanos: que mi triunfo les sirva de ejemplo.

vi

AGRADECIMIENTOS

A Dios todopoderoso por abrir mi corazn posndose en el y de esa manera guiar, proteger y bendecir mis pasos. A la institucin por brindarme una preparacin basada en esmero y dedicacin. A toda mi familia por su ayuda y apoyo incondicional. A mis compaeros y amigos por la estimacin y confianza demostrada a lo largo de este trayecto recorrido en la vida. A empresa por haber otorgado de ella toda la experiencia para obtener este logro satisfactorio. A todas aquellas personas que no menciono aqu pero que saben que de una u otra forma han estado presentes a lo largo de mi trayectoria como estudiante, y profesional.

A todos muchas Gracias...

vii

NDICE GENERAL PARTE I Carta de aprobacin del Tutor Industrial Carta de aprobacin del Tutor Acadmico Carta de aprobacin del Metodlogo Dedicatoria Agradecimiento Lista de cuadros Lista de grficos Resumen Introduccin PARTE II IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA Seccin 1 Nombre y Ubicacin de la Empresa Resea Historia de la Empresa Organigrama de la Empresa Visin, misin, objetivos y valores de la empresa Normativas legales de funcionamiento Antecedentes de la razn social Seccin 2 Departamento donde se realizo las pasantas Objetivo General Objetivos Especficos Misin y visin Organizacin y funciones PARTE III DESARROLLO DE LA PRACTICA Diagnostico de la situacin real de la empresa Limitaciones en la empresa Planteamientos de los problemas encontrados Alcance de la situacin encontrada Posibles Soluciones a los problemas encontrados Descripcin de las Actividades Desarrolladas Cronograma de actividades PARTE IV RESULTADOS GENERALES Conclusin Recomendaciones Definicin de trminos bsicos Referencias viii Pg. iii iv v vi vii x xi xii 1

Anexos Anexo A xxxxxxxxxxxxx Anexo B xxxxxxxxxxxxx Anexo CUADRO C xxxxxxxxxxxxxx 1 2 3 4 5 6 Instrumento de Recoleccin de datos..... Distribucin absoluta y Porcentual de las Respuestas con respecto al tem 1. ... Distribucin absoluta y Porcentual de las Respuestas con respecto al tem 2........................................ Distribucin absoluta y Porcentual de las Respuestas con respecto al tem 3.. Distribucin absoluta y Porcentual de las Respuestas con respecto al tem 4.. Distribucin absoluta y Porcentual de las Respuestas con respecto al tem 5.

pp.

LISTA DE CUADROS

ix

LISTA DE GRFICOS

GRFICO 1 2 3 4 5 Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas con respecto al item 1.... Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas con respecto al item 2... Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas con respecto al item 3... Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas con respecto al item 4... Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas con respecto al item 5...

pp. 49

xi

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL UNEFA-DIP NCLEO PORTUGUESA SEDE GUANARE

IMPLANTACION DE UN SISTEMA PAR LA GESTION DE PROYECTOS EN LA SALA TECNICA DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO OSPINO ESTADO PORTUGUESA Autor: Peraza P. Hermes E. Tutor Acadmico: Ivan Rudman Metodlogo: Orlene Aldana Fecha: Febrero, 2012 RESUMEN El objetivo fundamental de este informe es presentar la descripcin de las actividades realizadas y aprendidas en la Sala Tcnica de la Alcalda del Municipio Ospino, referidas a la Implantacin de un sistema para la gestin de proyectos en la Sala Tcnica de la Alcalda del municipio Ospino. Por otra parte, el informe se desarroll en 4 partes, en la parte I se hace referencia a la identificacin general de la empresa con todos sus datos Seguidamente, en la parte puntualiza la identificacin detallada del departamento donde se realizo la pasanta, asimismo, en la parte III se realiz el diagnstico de la situacin real de la empresa, aplicando como tcnica de recoleccin de datos la encuesta, cuyo instrumento fue un cuestionario, contentivo de cinco (05) tems dicotmicos. En la parte IV, El periodo de pasantas es el proceso en el que se obtiene la experiencia directa con el trabajo que se realiza dentro de la empresa. Por lo cual se recomienda Evaluacin de forma contina el funcionamiento del sistema implantado. Descriptores: Implantacin, Sistema.

xii

INTRODUCCIN Desde el ao 1999, con la aprobacin de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, mltiples cambios se han venido dando en el mbito nacional, regional y local. As mismo, se promueve la democracia participativa, en la cual las comunidades tienen un rol fundamental al ejercer la gestin de las polticas pblicas y proyectos comunitarios con el fin de solucionar los problemas que les afectan, y as poder construir una sociedad con mayor equidad y justicia social. Para darle un marco legal, a la creacin y funcionamiento de los Consejos Comunales se crean a nivel local, centro de asistencias tcnicas en el rea tecnolgica desde cada Alcalda Municipal para la promocin eficacia de la participacin ciudadana, en la cual cada persona da permanencia y continuidad a los proyectos socio comunitarios que de la misma se generan, lo que hace que la gente cada da contribuya en las decisiones de los problemas que presentan y la solucin del mismo. En este propsito, para dar cumplimiento a lo expuesto anteriormente se realiz durante el periodo de pasantas en la alcalda del Municipio Ospino Estado Portuguesa, la Implantacin de un Sistema para la Gestin de Proyectos en la Sala Tcnica de la alcalda del Municipio Ospino, con la finalidad de optimizar la gestin de proyectos comunitarios que vayan en beneficio del colectivo Ospinense y as cumplir con lo establecido en la Ley de los consejos Comunales en su artculo N 2. Los Consejos Comunales en el marco constitucional de la democracia participativa y protagnica, son instancias de participacin, articulacin e integracin entre los ciudadanos y ciudadanas, las diversas organizaciones comunitarias, movimientos sociales y populares. Lo anterior resalta, la importancia que tiene trabajar en conjunto con las comunidades y articular de manera protagnica y participativa el desarrollo cultural de la nacin evidenciado las necesidades que presentan las comunidades y de cmo desde los entes competentes (Alcaldas) llevar ese granito de arena para mejorarlas, articulando as una buena organizacin e integracin de las comunidades. En este sentido, este informe presenta de forma detallada las actividades que se llevan acabo

xiii

para lograr el propsito fijado, el mismo esta conformado en cuatro partes, las cuales se describen a continuacin: Parte I: preliminar, incluye la identificacin del informe con sus cartas de aprobacin Parte II: Identificacin de la empresa y el departamento, aqu se describe la ubicacin de la empresa, su resea histrica, visin, misin, sus objetivos, especfica la organizacin y su razn social, el departamento donde se realiz la pasanta, as como, identifica el proceso que cubre en el desarrollo de las actividades realizadas. Parte III: Desarrollo de la practica, aqu se puntualiza el desarrollo de la prctica en donde se hace referencia al diagnostico real de la empresa para generar una visin sencilla de la problemtica existente y encontrar las posible soluciones a las mismas. Parte IV: Resultados generales, en donde se realiza un resumen de los aportes ms significativos durante el periodo de pasantas. Tambin incluye las definiciones de los trminos bsicos y tcnicos as como las referencias bibliogrficas y los anexos.

xiv

PARTE II IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

15

Parte II Identificacin de la Empresa Seccin I Nombre y Ubicacin: La pasanta se realiz en la Alcalda Del Municipio Ospino Estado Portuguesa. Calle Lisandro Alvarado entre Av. Pez y Libertador. Edificio Municipal. Empresa de servicio pblico. Resea Histrica Por tradicin oral se conoce que el Cabildo de Ospino, existe desde pocas antiguas, debido a que durante la Federacin, Ospino fue capital del Estado Zamora y el 05 de Julio de 1.811, fue representado por Gabriel Prez de Pagola en la firma del Acta de la Independencia, hechos que indican la importancia de esta poblacin, constituyndose por siempre en uno de las ms importantes economas de la regin. Sin embargo la evidencia de la existencia del Consejo Municipal de Ospino data desde 1934. Es importante sealar que los destinos del Municipio estaban en la Junta Administradora que precedi a la dictadura de Marco Prez Jimnez para conducirlos en vida democrtica en el ao mil novecientos cincuenta y nueve (1959). Cabe destacar, que hasta el ao mil novecientos ochenta y nueve (1989) el presidente del Consejo y la junta administradora fueron impuestos y es para ese mismo ao que se realizan las elecciones del mandatario Municipal por va popular mediante el voto. En este orden de ideas se podra decir que el primer Alcalde por eleccin popular para el periodo 1989-1992 fue el Sr. Jos Ignacio Mjica quedando estructurado el Concejo de la siguiente manera:

16

Presidente de Cmara: Sr. Efran Colmenarez. Sindico: Sr. Coromoto Len. Secretaria: Sra. Neira de Linarez. Concejales: Sr. Jess Anbal Martnez. Sr. Aun Len. Sr. Juan Tovar Linares. Sr. Carlos Emilio Barrios. Sr. Fulgencio Torres. Sr. Antonio Linares. As mismo el Alcalde para 1993-1995; 1996-1998 y 1999-2001, es el Sr. Carlos Emilio Barrios Jimnez. El Concejo Municipal esta conformado de la siguiente manera: Vicepresidente: Sra. Mildred de Tovar. Sindico: Sr. Leonel Mrquez. Secretario: Willians Croce. Concejales: Sr. Felipe Pea. Sr. Ventura Snchez. Sr. Alberto Carpio. Sr. Claudio Rodrguez.

17

Sr. Otilio Rodrguez. Desde el 2001 hasta el 2008, el Alcalde del Municipio Ospino fue el Sr. Amilkar Manuel. Daz Prez. Y el Concejo Municipal est conformado de la siguiente manera: Presidente: Prof. Dalia Linrez. Vicepresidente: Sr. Jeremas Colmenares. Secretario: Abg. Juan Palma. Concejales: Sra. Dilia Bonilla. Sr. Naudy Olivares. Sr. Ramn Hilario. Pea Silva. Sr. Perfecto Mendoza. Sra. Carolina Vegas. Desde el 2008, hasta la fecha, el Alcalde del municipio Ospino es el Sr. Geremias Colmenerez y el Concejo Municipal est conformado de la siguiente manera: Presidente: Sr Ramn Pea. Vicepresidente: Prof. Dalia Linarez Secretario: Abg. Juan Palma. Concejales: Sra. Dilia Bonilla.

18

Organigrama de la Empresa

Figura 1. Estructura Organizativa de la Alcalda del Municipio Ospino.

19

Misin Hacer de Ospino un lugar digno de vivir, garantizando un ptimo servicio pblico, que favorezca el desarrollo integral de los ciudadanos e impulse su participacin activa, organizada y democrtica, a travs de una gestin municipal promotora de programas y polticas oportunas, que respetando el marco legal de la Repblica, proyecte y ejecute el desarrollo sustentable del municipio, sobre la base de un crecimiento ordenado en los sectores: econmico, social, educativo, salud, deportivo, ambiental y urbanstico. Visin Ofrecer un gobierno participativo, responsable, y comprometido con la sociedad, que responda con el desarrollo sustentable del municipio mediante una administracin eficiente, capaz de impulsar la participacin ciudadana y promover el desarrollo social y econmico del municipio; optimizar los recursos asignados y gestionados que le permitan la dotacin de servicios de calidad y brindar seguridad pblica que garantice la integridad de las personas y su patrimonio. Objetivos de La Alcalda del Municipio Ospino Objetivo General Mejorar la calidad de vida de la poblacin, de manera de satisfacer necesidades locales de los habitantes del Municipio, asegurndole bienestar social, econmico y cultural, adems de garantizar los derechos de dicha comunidad. Objetivos Especficos: Impulsar el mejoramiento de la capacitacin tcnica del recurso humano municipal.

20

 Mejorar la calidad de vida de la poblacin, de manera de satisfacer necesidades locales de los habitantes del Municipio. Potenciar el crecimiento econmico del Municipio, por medio del incentivo de los sectores productivos y la inversin del gasto pblico, en un todo conforme con la base legal que lo apoya. Establecer los mecanismos para realizar funciones de planificacin, presupuesto, personal y todas las actividades inherentes a la Direccin, Coordinacin y ejecucin de las polticas, planes y programas que la institucin defina como convenientes para el desarrollo. Valores de la Empresa: El objetivo bsico de la definicin de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organizacin.

Orientacin al cliente. Compromiso con los resultados. Sostenibilidad. Inters por las Personas. Responsabilidad Social. Integridad.

Normativa legal del Funcionamiento de la Alcalda del Municipio Ospino La Alcalda de Municipio Ospino rige su funcionamiento de acuerda a las siguientes normativas: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela en el capitulo cuarto (IV) artculo 168 del Poder Publico Municipal. La ley orgnica del poder Municipal. Las Ordenanzas Municipales.

21

 leyes apelacin del Municipio. Antecedentes de la Razn Social La Alcalda Bolivariana del Municipio Ospino cumple con diversos antecedentes de razn social, la cual logra una mayor credibilidad en la poblacin. Estos antecedentes son: 15 de Julio 2011, se ejecuto la Rehabilitacin de la Avenida Principal del Barrio el Algarrobo Ospino Municipio Ospino Estado Portuguesa. 15 de Agosto 2011, don los materiales para la Construccin de Diques Longitudinales en Puntos Crticos del Rio el Toco para el Control de Inundaciones en el Casero el Chiguire Ospino 10 de Octubre 2011, realiz la Construccin de la Red de Cloacas en el Barrio Jos Antonio Pez, Ciudad Vendita, Sabana Verde, La Rampa, El Libertador, La Mangay Sinay del Municipio Ospino, Estado Portuguesa. Seccin II Nombre del Departamento: La siguiente se realiz especficamente en la Coordinacin Sala Tcnica. Objetivos del Departamento de Coordinacin Sala Tcnica Objetivo General Atender irrestrictamente a los Consejos Comunales, prestndole la ayuda necesaria en cuanto a la elaboracin de los proyectos que tengan a su bien solicitarnos. Objetivos Especficos:

22

 Cristalizar las ideas presentadas por las comunidades a travs de la realizacin de un proyecto. Realizar tantos proyectos nos soliciten las comunidades. Incentivar a los Consejos Comunales, de acuerdo a sus necesidades, a formular la aprobacin de sus proyectos en actas de asambleas aprobatorias. Motivar a los Consejos Comunales, a la gestin de proyectos que redunden en el beneficio para la comunidad. Misin Mantener el registro de todos los consejos comunales que hacen vida en el Municipio. Velar por el buen funcionamiento de los diferentes consejos comunales en ejercicio de los proyectos. Contribuir en la elaboracin de los proyectos que son solicitados por los consejos comunales. Asesoramiento tcnico en la solicitud de crditos que van a ser solicitados ante los organismos gubernamentales o entes financieros. Visin Crear una base de datos en la cual se mantenga un registro automatizado de todos los consejos comunales del Municipio Ospino. Organizar los consejos comunales por reas con la finalidad de que haya un mejor acceso a la informacin. Contar con todo el apoyo de las dems dependencias gubernamentales, ya sea municipal, regional y nacional. Fortalecer las debilidades que se puedan tener tanto en los consejos comunales como en la misma oficina en cuanto a organizacin y funcionamiento se refiere.

23

 Tener el respaldo de todos los entes financieros a los cuales acuden los consejos Comunales.

Justificacin e Importancia del Departamento El Municipio Ospino cuenta con alrededor de ciento ochenta y cinco (185) Consejos Comunales conformados y organizados por parroquias y enmarcados a trabajar para el bienestar de sus comunidades, afrontar las necesidades y problemticas que susciten en la misma, no obstante y debido a la cantidad de los Consejos Comunales existente la mayora se encuentran en un estado de desinformacin para manejar las situaciones de manera favorable. Cabe destacar que en muchas ocasiones algunos sectores no disfrutan de los beneficios de las comunidades organizadas a travs de la presentacin de proyectos por falta de orientacin tcnica a los miembros pertenecientes a los Consejos Comunales. En consecuencia, la alcalda del Municipio Ospino, crea la Coordinacin de la Sala Tcnica para la elaboracin de los proyectos que le brindara apoyo tcnico en cuanto a la solicitud y administracin de los recursos otorgados por el ente financiero una vez que son aprobados los proyectos.

24

Organigrama del Departamento de Sala Tcnica

Coordinacin

Proyectista

Proyectista

Tcnico Suplente

Secretara

Figura 2. Estructura Organizativa de la Coordinacin Sala Tcnica. Funciones del Departamento La Coordinacin Sala Tcnica es la encargada de atender a los diversos Consejo Comunales organizado dentro del Municipio Ospino orientados al bien comn en su comunidad concerniente a la transformacin de las ideas aportadas por ellos, en un proyecto que ser desarrollado por este departamento para su posterior gestin ante los entes financieros para su inmediata ejecucin. En la funcin estn: Orientar a los Consejos Comunales en la elaboracin de sus proyectos. Elaborar los Proyectos de diversas ndole como lo son: Comunitarios, de infraestructura social, vialidad viviendas y socioproductivos.

25

 Impulsar la gestin de estos proyectos. Proceso que Cubre la Coordinacin de Sala Tcnica Los procesos que cubre la sala tcnica son todos aquellos inherentes a la elaboracin de proyectos y son lo siguiente: Proceso de solicitud de documentacin: Esto implica todos los datos que exigen cada uno de los puntos que conforman el proyecto. Proceso de levantamiento de informacin: Incluye lo inherente a las visitas e inspecciones al rea geogrfica donde ser ejecutado el proyecto. La elaboracin como tal del proyecto. Recursos humanos con el que cuenta el Departamento El departamento de la Coordinacin de la Sala Tcnica esta conformacin por un personal calificado para cumplir con la funciones y exigencia que posee la organizacin, en cuanto a la elaboracin de los proyectos a los distintos Consejos Comunales organizados por parroquia y que estn integrados en el Municipio Ospino, en tal sentido, el trabajo que especficamente se realiza son los proyectos de ndole comunal como son: ordinarios, de viviendas y habitad, aceras y brocales y socioproductivos. Este personal es el siguiente: 1: Coordinador del Departamento. 2: Tcnicos Proyectistas. 1: Operador de Soporte. 1: Secretaria.

26

PARTE III DESARROLLO DE LA PRCTICA

27

Parte III Desarrollo de la Prctica Diagnstico de la situacin real de la empresa La empresa en estudio, Alcalda del Municipio Ospino es una Persona Jurdica que tiene como principal actividad la prestacin de servicios pblicos. Dicho organismo, est integrada por un equipo de profesionales y tcnicos altamente motivados y comprometidos, cuyo nmero asciende a cuatro cientos cincuenta (450) empleados. Asimismo, la dinmica de las actividades de servicios pblicos, responden a la demanda del desarrollo y su bsqueda de crecimiento ha contribuido en modificar la situacin territorial y de los asentamientos del Municipio Ospino Estado Portuguesa. Entre las actividades de la Alcalda del Municipio Ospino, se encuentran la prestacin de servicios pblicos, la administracin de recursos financieros provenientes del ejecutivo nacional paras las obras de infraestructuras y mejoras dentro del Municipio, Adems, la empresa cuenta con una infraestructura equipada con tecnologa de vanguardia y operada por personal calificado, contando con las siguientes reas: Cabe destacar, que el departamento donde se realizo las pasantas es el lugar donde se elaboran los proyectos para los Consejos Comunales del Municipio Ospino, en ella laboran un (01) Ingeniero en Electrnica Coordinador de la Sala Tcnica, tres (03) tcnicos proyectistas y una (01) secretaria, todos ellos encargados de mantener el funcionamiento ptimo de dicha rea. De igual manera, este departamento, cuenta con tres (03) ordenadores, estaciones de trabajo, impresoras, los cuales estn conectados entre s a travs de una red de informtica. Resulta oportuno seal, que el proceso de solicitudes y manejo de informacin para la elaboracin de los proyectos se presentan frecuentemente inconvenientes generados por la perdida de informacin que entregan los miembros de los Consejos Comunales al personal tcnico del departamento lo cual es motivo que causa molestia a los usuarios y retrasos en la gestin de los proyectos, en este sentido, para diagnosticar la situacin actual de operatividad de los equipos y la necesidad de un

28

sistema se le administr un cuestionario elaborado como instrumento de recoleccin de datos al personal que labora en la Coordinacin de la Sala Tcnica, tal como se muestra a continuacin: Cuadro 1. Instrumento de recoleccin de datos. N tems Alternativas de respuestas SI NO 1 2 3 4 5 Se presentan redundancia en los datos aportados por los Consejos Comunales? Se mantiene actualizada la informacin sobre el registro de elaboracin de proyectos? Utilizan algn sistema informtico que registre la informacin sobre la elaboracin de los proyectos? Existe un registro de los proyectos en forma manual? Es comn la prdida de informacin sobre el registro de

los proyectos? Fuente. Peraza (2012) Anlisis e Interpretacin de los Resultados A continuacin se expone el anlisis e interpretacin de la informacin obtenida una vez administrado el respectivo instrumento aplicado a cuatro (04) trabajadores de la Coordinacin Sala Tcnica. En este sentido, los datos estn contenidos en cuadros estadsticos en los cuales se refleja la frecuencia porcentual de las respuestas dadas a cada tem. tem 1. Se presentan redundancia en los datos aportados por los Consejos Comunales? Cuadro 2. Distribucin absoluta y Porcentual de las Respuestas con respecto al tem 1. Cuadro 2.

29

tems

Alternativas de respuesta Total SI NO Fr F% Fr F% Fr F% 03 75 01 25 04 100

Fuente. Peraza (2012)

Grafico 1. Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas Anlisis Los resultados que se muestran en el cuadro 2 y en el grfico uno 1, en referencia al tem 1 sealan las respuestas emitidas por los encuestados en el tem 1, pudindose observar que el mayor porcentaje de respuestas se orient a la alternativa si con un setenta y cinco porciento (75 %), mientras que el veinticinco por ciento (25%) restante respondi que no. Con base en estos datos, se determin que la mayora del personal que gestiona los proyectos esta de acuerdo en que si se presentan redundancia en la informacin. tem 2 Se mantiene actualizada la informacin sobre el registro de elaboracin de proyectos? Cuadro 3. Distribucin absoluta y porcentual de las respuestas sobre tem 2. Cuadro 3. tems Alternativas de respuesta Total SI NO Fr F% Fr F% Fr F%

30

04

100

00

00

04

100

Fuente. Peraza (2012)

Grafico 2. Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas. El cuadro 3 y el grafico 2 exponen las respuestas que emitieron los encuestados en relacin al tem 2, observndose que la tendencia se oriento en un cien por ciento (100%) a la alternativa de respuesta si quedando la alternativa no en un cero por ciento (0%). De acuerdo a lo anterior se deduce que si se mantiene actualizada la informacin sobre los registro de elaboracin de proyectos y es clara la fortaleza con respecto a la integridad de los datos en los registros. tem 3. Utilizan algn sistema informtico que registre la informacin sobre la elaboracin de los proyectos? Cuadro 4. Distribucin absoluta y porcentual de las respuestas sobre el tem 3.

Cuadro 4. tems Alternativas de respuesta Total SI NO Fr F% Fr F% Fr F%

31

01

25

01

75

04

100

Fuente. Peraza (2012)

Grafico 3. Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas En el cuadro 4 del grfico 3 se muestra los datos obtenidos en relacin al tem 3, observando que se obtuvo un veinticinco por ciento (25%) orientado hacia la alternativa si mientras que la alternativa no un setenta y cinco por ciento (75%) indicando que la mayora de los encuestados no utilizan un sistema informtico que registre la informacin sobre la elaboracin de los proyectos, lo que evidencia una debilidad en la gestin de los mismos en la Sala Tcnica de la Alcalda del Municipio Ospino. tem 4. Existe un registro de los proyectos en forma manual?

Cuadro 5. Distribucin absoluta y porcentual de las respuestas sobre el tem 4. Cuadro 5. tems Alternativas de respuesta Total SI NO Fr F% Fr F% Fr F%

32

04

100

00

00

04

100

Fuente. Peraza (2012)

Grafico 4. Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas

El cuadro 5 y grafico 4 se seala, en relacin al tem 4, que un cien (100%) de la respuesta emitidas por los encuestados posee tendencia de orientacin a la alternativa respuestas si, y generando un cero (0%) de alternativa de respuestas no, lo cual indica que el registro de los proyectos generalmente si se realiza en forma manual.

tem 5.

Es comn la prdida de informacin sobre el registro de los proyectos?

Cuadro 6. Distribucin absoluta y porcentual de las respuestas sobre el tem 5. Cuadro 6. tems Alternativas de respuesta Total SI NO Fr F% Fr F% Fr F%

33

01

100

03

75

04

100

Fuente. Peraza (2012)

Grafico 5. Distribucin porcentual de las respuestas obtenidas El cuadro 6 y el grfico 5 muestra la relacion con respecto al item 6 el porcentaje de tendencia que ofrece la alternativa no con un setenta y cinco (75%) y un veinticinco (25%) la alternativa si emitidas por los encuestados, en tal sentido, es evidente que para la mayora de los entrevistados no es comn la prdida de informacin. Conclusiones del Diagnstico El diagnstico efectuado y presentado sobre la base de la informacin aportada directamente por los empleados, que formaron parte de la poblacin en estudio, revela la situacin actual de la Coordinacin de la Sala Tcnica en cuanto al manejo de la informacin que se procesa con respecto a las solicitudes y elaboracin de los proyectos, obteniendo como resultado la evidencia de fortalezas y debilidades en cuanto a la gestin de la informacin de los proyectos. En este orden de ideas, en correspondencia con el papel que tiene la organizacin

34

al servicio de la colectividad, as como el personal profesional comprometido con el proceso industrial de la misma, requieren asumir en toda su magnitud la responsabilidad de tomar en consideracin los aspectos detectados en este diagnostico para as ofrecer alternativas de solucin viables. Limitaciones El proceso de pasanta se realiz efectivamente en un cien por ciento (100%) sin obstculos que mencionar. Planteamientos de los problemas La Coordinacin de la Sala Tcnica es un rea de elaboracin y gestin de proyectos para los Consejos Comunales en la Alcalda del Municipio Ospino, en tal sentido mantener el buen funcionamiento los registro de informacin en la misma es de suma importancia y necesidad. Es importante sealar, que los registros de la informacin concernientes a los proyectos se realizan en forma manual y en consecuencia se pierde la informacin aportada por los Consejos Comunales. Cabe destacar que entre estos se encuentran: documentos legales, Actas Constitutivas, Rif, y hasta en el peor de los casos el proyecto, as mismo, se presenta redundancia en los datos de registro y desactualizacin de la informacin, evidencindose as la necesidad de la implementacin de un sistema de gestin que solvente este inconveniente. Alcance de la situacin encontrada El rea geogrfica de aplicacin de las pasantas fue el Estado Portuguesa, Municipio Ospino, Alcalda del Municipio Ospino empresa de servicio pblico, en el departamento de la Coordinacin de la Sala Tcnica, de igual manera se realiz en el perodo comprendido desde 26/09/2011 hasta 27/01/2012, con el fin de lograr el funcionamiento ptimo del manejo de los registros de informacin de los proyectos

35

elaborados con un sistema implantado de fiabilidad y seguridad para la consistencia de los datos. Posibles Soluciones a los Problemas Encontrados Una vez planteada la problemtica que subsiste en la organizacin se deduce que de continuar esta situacin se ocasionar perdida de informacin y por consiguiente lentitud en los procesos de gestin de los proyectos debido a no tener los requerimientos en las respuestas a los Consejos Comunales. En tal sentido, se plantea la Implantacin de un Sistema para la Gestin de los Proyectos en la Sala Tcnica de la Alcalda del Municipio Ospino Estado Portuguesa. Descripcin de las actividades desarrolladas A continuacin se describen las actividades que fueron realizadas durante el proceso de pasantas en la Organizacin Alcalda del Municipio Ospino.

Actividad N 1 (Desde el 26/09/2011 hasta el 30/09/2011.) En esta primea semana del proceso de pasantas se realiza la entrevista con el personal que labora en el departamento con motivo de afianzar comunicacin en cuanto a lo que se pretende ejecutar en la Coordinacin de la sala tcnica, y as mismo se realiza una inspeccin a todos los equipo de computacin que manejan la informacin de los proyectos que en ella se elaboran. Actividad N 2 (Desde el 03/09/2011 hasta el 07/10/2011.) Levantamiento formal que se requiere para recoger y documentar sus necesidades de informacin que se aplicaran a la base de datos que incluye la obtencin de datos y la actualizacin.

36

Actividad N 3 (Desde el 10/10/2011 hasta el 14/10/2011.) Continuacin con la recoleccin de informacin para complementar lo que no se concluyo la semana anterior. Elaboracin de proyectos comunitario para su respectiva entrega a los entes gubernamentales.

Actividad N 4 (Desde el 17/10/2011 hasta el 21/10/2011.) Soporte tcnico a todas la maquinas por motivo de fallas debido al alojamiento de virus en el sistema posteriormente se inicia la elaboracin de proyectos de vivienda y habitad.

Actividad N 5 (Desde el 24/10/2011 hasta el 28/10/2011.) Se inicia una entrevista a los futuros usuarios de la base de datos con el fin de deducir y definir cuales son las necesidades reales de informacin. Actividad N 6 (Desde el 31/10/2011 hasta el 04/11/2011.) Debido a una falla elctrica ocurrida en el ambiente de trabajo se les efecta una revisin general a las computadoras, precisando entonces, el buen funcionamiento de las mismas para continuar con la labor diaria en el departamento. Actividad N 7 (Desde el 07/11/2011 hasta el 11/11/2011.) Elaboracin de proyectos comunitarios, para la construccin de aceras, red elctrica y casa comunales, proyectos de vivienda, habitad y rehabilitacin. Actividad N 8 (Desde el 14/11/2011 hasta el 18/11/2011.) Se inicia el Diseo de la implantacin de un Sistema para la gestin de proyectos en la Sala Tcnica de la Alcalda del Municipio Ospino usando la informacin que se recolecto con anterioridad para elaborar el sistema lgico de informacin. En efecto se disea procedimientos precisos de captura de datos, con el fin de que los datos que se introducen al sistema sean los correctos. 37

Actividad N 9 (Desde el 21/11/2011 hasta el 25/11/2011.) Se contina con el diseo de la base de datos recomendada en cuanto al diseo fsico como tal. Actividad N 10 (Desde el 28/11/2011 hasta el 02/12/2011.) Realizacin de proyectos de diversas ndoles a solicitud de los diferentes voceros de los Consejos Comunales debido a la considerable demanda que subsisto en esta semana. Actividad N 11 (Desde el 05/12/2011 hasta el 09/12/2011.) Cabe agregar que debido a la considerable carga de informacin contenidas en los ordenadores, se verifica los sistemas operativos de todas la maquinas a medida de soporte para solventar la lentitud de las misma. Actividad N 12 (Desde el 12/12/2011 hasta el 16/12/2011.) Se inicia el desarrollo del sistema haciendo uso de las tcnicas de estructuradas para la documentacin, es aqu donde comienza la programacin del software. Actividad N 13 (Desde el 19/12/2011 hasta el 23/12/2011.) Continuacin de la documentacin y desarrollo del sistema. Actividad N 14 (Desde el 09/01/2012 hasta el 13/01/2012.) Implantacin del Sistema de informacin en donde se codifica, prueba y documenta los mdulos de programas. Actividad N 15 (Desde el 16/01/2012 hasta el 20/01/2012.)

38

Realizacin de la codificacin con el objeto de transformar la lgica del programa en instrucciones especficas que puedan ser ejecutadas por el sistema de computadoras. Actividad N 16 (Desde el 23/01/2012 hasta el 27/01/2012.) Ejecucin de las pruebas del programa en grupos, se prueba sistema completo para asegurarse que trabaja correctamente. En efecto se realiza tambin las evaluaciones del sistema y su respectivo adiestramiento a los usuarios en curso.

39

PARTE IV RESULTADOS GENERALES

40

CONCLUSIONES Sin duda alguna, la participacin comunitaria es un enfoque metodolgico en la planificacin y ejecucin de propuestas locales, dirigido fundamentalmente a la bsqueda de solucin de los problemas y necesidades ms sentidas de la poblacin, en el marco del desarrollo sustentable. sta genera y potencia actitudes de cooperacin, solidaridad, y deseo de trabajar por el bien comn; hace consciente a los miembros de la comunidad de sus problemas, potencialidades y limitaciones; aumenta la autoestima y descubre y consolida liderazgos. As mismo, finalizado el periodo de pasanta se presentan las siguientes conclusiones. Por tal razn, es que la elaboracin de este proyecto es que da a conocer las siguientes conclusiones: 1. El periodo de pasantas es el proceso en el que se obtiene la experiencia directa con el trabajo que se realiza dentro de la empresa. 2. Una vez finalizado el periodo de pasantas se pudo observar, los factores que positivamente ayudaron al buen manejo de la informacin y documentacin profesional en el campo laborar, debido a que, se mantena el contacto directo con personal calificado e inmerso en la rama de recoleccin automatizacin de informacin, las cuales prestaron toda su colaboracin para la debida orientacin. 3. Se pudo dar paso a la elaboracin de un Manual de procedimientos que permita conocer el sistema por medio del cual se mejorar la sala tcnica como medio de formacin para la formulacin de proyectos comunitarios que vayan en beneficio del colectivo Ospinense.

41

4.

La informacin dada de forma directa por el personal que forma parte de la poblacin en estudio, demuestra el estado actual en la que se encuentra la

42

5. Coordinacin de la Sala Tcnica en cuanto al manejo de la informacin que se procesa a travs de las solicitudes hechas y la debida elaboracin de los proyectos que cada comunidad presenta. 6. Las pasantas fueron realizadas con gran eficacia y entusiasmo en donde se logr un gran desenvolvimiento dentro de la Alcalda del Municipio Ospino.

Recomendaciones A la Alcalda del Municipio Ospino:

Evaluacin de forma contina el funcionamiento del sistema. Hacer copias o respaldos de los registros de los proyectos y dems datos. Realizar el soporte tcnico preventivo en forma peridica para un mejor funcionamiento de las maquinas.

A la Universidad:

Seguir promoviendo los procesos de pasantas, que son la mejor herramienta para la obtencin del contacto directo y la experiencia con la problemtica real del entorno de desenvolviendo.

Definicin de Trminos

43

Automatizar: Sistema de fabricacin diseado con el fin de usar la capacidad de las mquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervencin humana Documentacin: La documentacin explica el propsito, la lgica, las relaciones, y la codificacin del programa. Dato: Es una representacin simblica numrica, alfabtica, algortmica, entre otros, un atributo o caracterstica de una entidad. Los datos describen hechos empricos, sucesos y entidades. Gestin: disciplina de planear, organizar, asegurar y coordinar recursos y personas para cumplir con los Objetivos, Entregables y Criterios de xito de los proyectos Implantacin: Establecimiento de algo nuevo en un lugar, generalmente que ya exista o funcionaba con continuidad en otro sitio o en otro tiempo la implantacin de Informtica: Sistematizacin del tratamiento de la informacin, tomando como herramienta principal el acceso a un ordenador Ordenador: El ordenador es una potente mquina con la que podemos escribir, jugar, dibujar, calcular, realizar multitud de actividades, y adems acceder a Internet. Redundancia: Propiedad de los mensajes, consistente en tener partes predictibles a partir del resto del mensaje y que por tanto en s mismo no aportan nueva informacin o "repiten" parte de la informacin Respaldo: Copia de seguridad, o el proceso de copia de seguridad con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse para restaurar el original despus de una eventual prdida de datos.

44

Sistema: Es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de recurso humano (humanware) que permite almacenar y procesar informacin. Referencias Constitucion de la Republica Bolivariana de Venezuela (1999). Gaceta Oficial de la Republica Bolivarian de Venezuela 36.860 Diciembre. Implantacion de sistemas (2011). [en linea] disponible: http://uproimplantasist.blogspot.com/2008/07/misin-visin-objetivos-y-valores-enuna.html. [consulta: 2012, Enero 17]. Ley Organica del Poder Municipal (2005) Reforma de ley organica de los Cosejos Comunales (2009) Gaceta Oficial de la rebublica Bolivarian de Venezuela. N 39.335 Diciembre. Ley Organica de las Comunas (2009) Gaceta Oficial de la rebublica Bolivarian de Venezuela. N 6.011. Diciembre.

45

46