ELABORACIN DE MANUALES DE CORRESPONDENCIA

MILENA BOTERO VILLAFAE DORIS HELENA BENITO VALENCIA

GESTION DOCUMENTAL I GI III SEMESTRE

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN, DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA ARMENIA 2012

ELABORACIN DE MANUALES DE CORRESPONDENCIA

MILENA BOTERO VILLAFAE DORIS HELENA BENITO VALENCIA GRUPO 1

GESTION DOCUMENTAL I GI III SEMESTRE

DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN, DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA ARMENIA 2012

INTRODUCCIN Este tipo de trabajo tiene como fin conocer el manejo de Archivos, Documentos y correspondencias, unificando los criterios, definiendo las pautas para la elaboracin, presentacin y manejo de la documentacin que se genera en la Universidad Autnoma de Occidente y/o diferentes Unidades de Informacin, convirtindose en una herramienta que permita continuar el proceso de normalizacin documental del SIGED. Siguiendo las indicaciones del Archivo General de Nacin el cual se rige por las normas; estas normas establecidas se utilizan en la elaboracin de cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares se preparan con base a las normas tcnicas del ICONTEC ajustadas a los requerimientos de la Universidad, con el fin de contribuir al mejoramiento de su gestin y respondiendo a sus necesidades y objetivos actuales; adems de contribuir en la proyeccin de una imagen corporativa unificada que permita la consolidacin y el posicionamiento de la institucin, organizando los conceptos para que alcancemos un nivel profesional llenndonos de conocimiento con el fin de manejar las Unidades de Informacin y los archivos.

ACTIVIDAD A REALIZAR

TALLER Tarea en CIPAS (grupo no mayor de 2 estudiantes) Consulten en diversos medios: Internet, bibliotecas, empresas, entre otros, sobre la elaboracin de manuales de correspondencia. Elijan una entidad (que puede ser donde alguno de los integrantes trabaje o la que hayan elegido para realizar su Tarea No. 1) revisen si tiene manual de correspondencia, y tomen copia, en caso de que lo tengan, o elaboren un manual de correspondencia para esa empresa, de acuerdo con los conocimientos obtenidos mediante el estudio de materiales, lo recomendado por el AGN y la investigacin que hagan por su cuenta. Para la presentacin del manual de correspondencia deben tener en cuenta: *Normas ICONTEC para la presentacin de documentos. *En la parte inicial del trabajo deben incluir toda la informacin de la empresa como son: su estructura orgnica (organigrama), funciones y justificacin del Manual de Correspondencia. *En el texto de la obra deben dar las instrucciones claras y precisas y detalladas, de los modelos de la correspondencia (que utiliza o va a utilizar la empresa: cartas, oficios, memorandos, entre otros). *El manual debe detallar el manejo de la correspondencia y las normas y organizacin del archivo de dicha entidad. *Averigen en dicha empresa el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y como clasifican, ordenan y archivan sus documentos (Si es una organizacin grande, al menos en una de sus oficinas). *Recuerden que en el momento de efectuar el envo de documentos es muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por tanto, teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente: 1. Precisen los requisitos que debe reunir un adecuado acondicionamiento de los envos. 2. Averigen y describan la forma correcta de embalar lo siguiente:

a) b) c) d) e)

Objetos de gran tamao como mapas, planos, fotografas Impresos Objetos pequeos Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse. Objetos frgiles.

*Observen y describan los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectan en la entidad elegida para la actividad. *Visiten una unidad de correspondencia y mediante un ejemplo prctico explique las funciones de la unidad de correspondencia: Recepcin Clasificacin Distribucin Proceso Salida

Desarrollo de la Actividad.

 La Universidad Autnoma de Occidente est situada en Cali, capital del Valle del Cauca, un departamento que es pionero en Colombia en portales educativos, cuenta con 37 instituciones de educacin superior; consolidndose as como una Institucin de Educacin superior de carcter privado cuya misin es la de integrar con perspectiva internacional, las funciones sustantivas de docencia, investigacin y proyeccin social para contribuir a la formacin de personas con visin humansticas, creativas y emprendedoras, a la generacin de conocimiento y a la solucin de problemas del entorno regional, nacional e internacional.

De la Naturaleza, Visin, Misin, Objetivos y Funciones Naturaleza Jurdica y Carcter Acadmico La Institucin est constituida como Universidad. Es un establecimiento de derecho privado, de utilidad comn, sin nimo de lucro, dotado de Personera Jurdica propia, autonoma administrativa y patrimonio independiente. La Universidad Autnoma de Occidente es una Institucin de Educacin Superior que, de conformidad con lo establecido en la Ley 30 de 1992 y las dems normas legales, puede adelantar programas acadmicos de pregrado, de postgrado, de investigacin, de educacin continua y de proyeccin a la comunidad. Misin: La Universidad Autnoma de Occidente es una Institucin de Educacin Superior de carcter privado, cuya misin es la de integrar, con perspectiva internacional, las funciones sustantivas de docencia, investigacin y proyeccin social para contribuir a la formacin de personas con visin humanstica, creativas y emprendedoras, a la generacin de conocimiento y a la solucin de problemas del entorno regional, nacional e internacional.

visin: Ser una universidad consolidada, con desarrollos organizacionales propios de una institucin reconocida regional y nacionalmente, y cuya proyeccin internacional garantice la excelencia en sus programas de

formacin, la calidad y pertinencia de su investigacin y proyeccin social, y un alto nivel de integracin de sus egresados con la sociedad en que viven y laboran.

Principios:

Corporatividad: Entendida como el espritu de asociacin y apoyo solidario de todos los estamentos que componen la comunidad universitaria, para fomentar los valores de la convivencia pacfica en todos los miembros de la comunidad universitaria. Autonoma: Entendida como la condicin libremente elegida por la comunidad universitaria de manejarse a s misma de manera responsable, mediante normas que regulen sus propios intereses. Universalidad: Entendida como la administracin del conocimiento, en tanto ste representa un patrimonio de la humanidad. Integralidad: Entendida como el desarrollo de competencias cognitivas, tcnicas y comunicativas y de procesos orientados a posibilitar el acceso de los estudiantes a la mayora de edad en el uso de la razn, del afecto, del intelecto y de su fsico en el ejercicio responsable y tico de su ciudadana y de su profesin. Excelencia: Entendida como el fomento de la calidad y la bsqueda permanente de la perfeccin. Creatividad: Entendida como una vivencia de la libertad y la capacidad para producir ideas y acciones nuevas destinadas a la solucin de problemas sociales o vitales. Pertinencia: Entendida como la integracin de la institucin con el entorno regional y nacional.

Valores

Eticidad: Entendida como la dimensin a partir de la cual la persona valora y cuida las relaciones consigo misma, con los dems y con el entorno. Pluralismo: Entendido como el reconocimiento de mltiples tendencias polticas, ideolgicas, tnicas y religiosas. Responsabilidad: Entendida como la capacidad de tomar decisiones comprometidas con el entorno social. Pertenencia: Entendida como la conjuncin de los valores, creencias y objetivos de la institucin y los del proyecto de vida de quienes componen la comunidad universitaria. Tolerancia: Entendida como la coexistencia pacfica entre actitudes e interpretaciones en torno a la cultura, la poltica y la religin.

Honestidad: Entendida como el comportamiento tico, equitativo, leal, autntico, veraz y respetuoso en todas las actuaciones en la institucin y en la sociedad.

Funciones La Institucin para el logro de sus objetivos cumple con las siguientes funciones: a. Formar integralmente personas en las diferentes modalidades acadmicas de la Educacin Superior de conformidad con los planes que determine la Institucin. Desarrollar y fomentar programas de investigacin y propender por su efectivo aprovechamiento y divulgacin para contribuir al desarrollo regional, nacional e internacional. Adelantar acciones de proyeccin social, en las reas de educacin continua, asesora empresarial y servicio social, con el propsito de contribuir al desarrollo y al mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes de la regin. b. Los dems que le sealen la Constitucin, la Ley y sus rganos de Gobierno para el cumplimiento de sus objetivos. Organigrama:

1). Manual de Correspondencia Universidad Autnoma de Occidente. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto dar lineamiento para la elaboracin de la correspondencia interna y externa que se utiliza en la Universidad Autnoma de Occidente. ALCANCE El procedimiento aplica a todas las reas de la Universidad Autnoma de Occidente, que genera la correspondencia interna y externa. Es responsabilidad del jefe de Documentacin y logstica dar los lineamientos para la elaboracin y manejo de la correspondencia interna y externa. Es responsabilidad de las reas de la Universidad Autnoma de Occidente la elaboracin de la correspondencia interna y externa bajos los modelos preestablecidos. Es responsabilidad de la Auxiliar de Archivo y correspondencia verificar la elaboracin de la correspondencia la asignacin de consecutivo y la digitalizacin.(SIGED)

Correspondencia Interna:

ELEMENTOS REQUERIDOS Para poder instalar el proceso de despacho de correspondencia se necesita la adquisicin de los siguientes elementos y equipos: Un numerador automtico Un fechador de caucho Dos legajadores A-Z Perforadora Sello de caucho copia asunto: Un computador con su respectiva aplicacin, para uso en el archivo

FORMATO A UTILIZAR Formato de Registro de Correspondencia Enviada (Con la opcin de reemplazarse por una aplicacin sistematizada) ETAPAS DEL PROCESO DE DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA Corresponde a las siguientes etapas:

Recepcin y Revisin Consiste en recibir las comunicaciones de parte de los remitentes, y verificar que cumple con lo establecido en esta norma y en la de elaboracin de correspondencia. En caso contrario ser devuelta con el formato de no conformidad en correspondencia despachada.

Radicacin Consiste en colocar el nmero consecutivo al original y las copias, adems de imprimir la fecha con el sello de caucho dedicado a tal fin. Registro En el formato de correspondencia despachada, se registrarn comunicaciones una por una en orden consecutivo y cronolgico. las

Distribucin La correspondencia que se genera en la institucin se distribuye en la oficina de archivo y correspondencia, de la siguiente manera: Interna: es la depositada en el casillero asignado a la dependencia que se remite, para hacer entregada por el mensajero interno. Externa: Es la enviada por el Courier de empresa correo contratado. Cuando se realicen el envo diferente a los documentos, estos se deben especificar y declarar el valor para su reposicin en caso de prdida. Los envos internacionales deben ser autorizados por el jefe inmediato. El valor de los envos de correo personal, sern asumidos por el remitente, este ser descontado por nmina o cancelado personalmente. NORMA DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA Se presenta a continuacin y contiene los tems: Objeto, Alcance, Definicin, Responsabilidad, Limitacin, Procedimiento. OBJETO: Establecer responsabilidades, procedimientos, y actividades relacionadas con el despacho de documentos y correspondencia al medio externo en las sedes Ternera y Manga. ALCANCE: Esta norma cobija la revisin, numeracin, fechado, registro, formacin de consecutivos y despacho de la correspondencia bajo cualquier forma utilizada. DEFINICIONES

Correspondencia despachada externa: Para efectos de esta forma se entiende como tal aquella que est dirigida a clientes, proveedores, y empresas con las que la Tecnolgica de Bolvar tiene relaciones y/o conexiones.

Correspondencia Interna: Se elaboran las cartas, circular y memorandos de acuerdo a lo establecido en este procedimiento, no se radican y enva por mensajera interna. Las cartas internas que se radican son aquellas que ameriten quedar guardadas en la hoja de vida de los empleados de la Universidad.

Consecutivo de correspondencia: Se entiende tal el legajo que se organiza con una copia de la correspondencia despachada, organizada en orden numrico cronolgico para facilitar su consulta.

LIMITACIONES: En la Universidad Autnoma de Occidente estn autorizados para firmar comunicaciones, los siguientes funcionarios: Rector, Vicerrector, Directores, Jefes de programa, Jefes de Departamento, Coordinadores de oficinas. PROCEDIMIENTO: Las actividades en orden secuencial que se deben realizar para el despacho de la correspondencia externa en la Universidad Autnoma de Occidente, son los siguientes:

ELABORACION DE LA CORRESPONDENCIA A DESPACHAR

ACTIVIDA D 01

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Realizar la correspondencia, en original y Secretarias y funcionarios dos copias segn lo establecido en la norma que originan la de elaboracin de correspondencia correspondencia Coloca en las tulas de correspondencia que Secretarias y funcionarios va ser despachada que originan la correspondencia Recoge de las oficinas bolsas que contienen Auxiliar de Mensajera la correspondencia que va ser despachada y las traslada al archivo Central entregndoselas a la Coordinacin

02

03

REVISIN

ACTIVIDA D 01

DESCRIPCION Revisar que la correspondencia realizada por las secretarias y funcionarios est bien elaborada, que no contenga enmendaduras, que cumpla con la norma de elaboracin de correspondencia y que contenga los anexos anunciados En caso de no cumplirse lo anotado en la actividad 01, diligenciar formato de no conformidad en la correspondencia despachada elaborada y devolver al remitente

RESPONSABLE Coordinacin de Archivo en Ternera Auxiliar de Archivo en Manga

02

Coordinacin de Archivo en Ternera Auxiliar de Archivo en Manga

RADICACION

ACTIVIDA D 01

DESCRIPCION Colocar, despus del cdigo de la dependencia con el numerador automtico, el nmero consecutivo que le corresponde, en original y 2 copias (el nmero del original debe ser el mismo de sus copias respectivas). Si se enva por fax slo se requiere una copia Coloca despus de la ciudad, la fecha con el fechador de caucho, en el original y las copias En la copia del asunto debe colocar el selle copia asunto___________

RESPONSABLE Coordinacin de Archivo en Ternera Auxiliar de Archivo en Manga

02

Coordinacin de Archivo en Ternera Auxiliar de Archivo en Manga Coordinacin de Archivo en Ternera Auxiliar de Archivo en Manga

03

REGISTRO

Nombre Recoleccin Lugar de Archivo Tiempo de Retencin Disposicin

Reparto de la Correspondencia Manejo interno Oficina de Archivo y Correspondencia Anual Destruir el anterior

Control de recepcin de factura Auxiliar de Archivo y Correspondencia Oficina de Archivo y Correspondencia Anual Destruir el anterior

Bases de datos rea y/o dependencia Oficina Gestora Semestral Eliminar

DISTRIBUCION

ACTIVIDAD 01

DESCRIPCION Se archiva en el A-Z respectivo la copia del consecutivo, en orden cronolgico y numrico ascendente Se empaca las comunicaciones con sus anexos respectivos, si los hay, en los sobre y se envan por la empresa de mensajera, debe anotarse el nmero de la gua en la copia del asunto En caso que la comunicacin se enve con el mensajero, la lleve un funcionario, deber ser devuelta la copia del asunto firmada Enviar para archivar la copia del asunto

RESPONSABLE Coordinacin de Archivo en Ternera Auxiliar de Archivo en Manga Coordinacin de Archivo en Ternera Auxiliar de Archivo en Manga Mensajero Funcionario

02

03

04

Coordinacin de Archivo en Ternera Auxiliar de Archivo en Manga

NORMAS PARA ELABORACION DE CORRESPONDENCIA

OBJETO Establecer responsabilidad, procedimientos, y actividad relacionadas con la elaboracin de Correspondencia externa. ALCANCE Esta norma cobija la trascripcin, impresin firma y entrega a archivo de la correspondencia externa, es decir, la que la institucin dirija a terceros para sus relaciones. DEFINICIONES

Carta: Comunicacin escrita para la relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

Circular: comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varias personas.

Consecutivo: Consiste en la asignacin de un numero de radicacin a la carta generada para su identificacin dentro del sistema de digitalizacin.

Memorando: Comunicacin escrita de carcter interno de la institucin que se utiliza para transmitir informacin orientacin y pautas a las dependencias locales. Regionales e internacionales.

Estilo: Para efectos de esta norma se entiende estilo como la forma en que van distribuidas las lneas de las cartas que se elaboran en la Universidad Autnoma de Occidente.

Mrgenes: Espacio que rodea el texto de la carta y que se cuenta a lo largo de todo su dimetro desde el pice de la papelera membreteada de Neumtica.

Interlnea: Cada uno de los espacios que se dan con la tecla entre del computador.

Espacio: Cada vaco que existe entre las palabras de un texto, y es accionado con barra espaciadora del teclado del computador.

Tipo de Papel: Las cartas en la Universidad Autnoma de Occidente se elaboran en papelera membreteada de la Universidad, o con membrete en computador, el original; la primera copia en papel bond blanco, firmada igual al original; la segunda copia en papel bond blanco firmada con facsmil.

ASPECTOS GENERALES EN LA ELABORACION DE CORRESPONDENCIA

Justificar todas las comunicaciones Se utilizar Arial 12 pts. Los das de minscula la semana, las estaciones, y los meses se escriben en

No se separa el signo de moneda de la cifra Los aos no se separan con puntos ni espacio. Los nmeros en las cartas se escriben en letra hasta el nueve y en adelante en cifra. Los nmeros telefnicos se separan por grupo y con espacio, el indicativo entre parntesis. En el texto de las cartas es incorrecto el uso de abreviaturas. Por economa limitar el uso de negrillas

 No debe usarse resaltados, no colocar notar margen, rayas y subrayados. ESTILO En la Universidad Autnoma de Occidente, el estilo para la elaboracin de correspondencia ser bloque extremo. Es decir, todas las lneas estarn contra el margen izquierdo de la hoja. MARGENES RECOMENDALES Superior: centmetros Inferior: centmetros Izquierdo: centmetros Derecho: centmetros 4 3 4 3

PARTES DE LA CARTA

Cdigo Dependencia
A dos interlneas del margen superior, ir el cdigo de la dependencia, seguido de una coma, (mirar tabla anexa, cdigo de dependencias), continuacin archivo colocar el nmero de radicacin.

Ciudad
A dos interlneas del cdigo de la dependencia, se coloca la ciudad seguida de una coma, a continuacin Archivo colocar la fecha.

Ejemplo: V: A., Cartagena D.H.T.C.,

Datos del destinatario.,

Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario especfico, si no es posible el nombre se enva a la jefatura responsable. Se escribe de cuatro a seis interlneas de la fecha, y se compone de las siguientes lneas:

Tratamiento: Con mayscula inicial, preferiblemente se escribe el ttulo acadmico y tratndose de mujeres se escribir en femenino. Nombre del Destinatario: Se ubica en la segunda lnea y va en mayscula sostenida. Cargo: Se escribe con mayscula inicial en la siguiente lnea. Empresa: Se anota en lnea siguiente, con la denominacin de la razn social, sigla o acrnimo. Direccin o Apartado: Se coloca la direccin exacta, no se abrevian palabras, entre el nmero de la calle o carrera y el nmero se dejan dos espaci. Si se pasa por fax y el origina no se enva se escribe reemplazo de la direccin el nmero del fax. Nombre de la Ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratndose de correspondencia local, si se trata de una ciudad de otro departamento que no es capital, se coloca el departamento separado por cmo.

Ejemplo Ingeniero Jhon Alexander Londoo Polo Vicerrectora Administrativa y Financiera Universidad Autnoma de Occidente Ternera, va a Trbalo Km. 1 Cartagena

Asunto :
Constituye la sntesis del tema de la carta, expresada en mximo cuatro palabras, con mayscula inicial seguida de los puntos, va de dos a tres interlneas de los datos del destinatario.

 Saludo (opcional) Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido, se escribe de dos a tres interlneas del asunto.

Texto: El texto se redactar en forma clara, breve y en trminos positivos, se inicia a dos interlneas del saludo.

Debe tratarse un solo tema por carta, omitiendo temas personales, debe tenerse mucho cuidado con el manejo ortogrfico y no se puede hacer tachones o enmendaduras.

Pginas subsiguientes: En caso que la carta deba hacerse en ms de una hoja, se utilizar papel con o sin membrete de la misma calidad y tamao, de dos a tres centmetros del borde superior se coloca el encabezado as.

Doctor Alexander Londoo Polo

Despedida: Se escribe a dos interlneas del ltimo prrafo del texto, seguido de una coma, pueden usarse grases como Atentamente, Cordialmente, Sinceramente.

Remitente: Se sita de cuatro a seis interlneas de la despedida, el nombre del firmante va en mayscula sostenida y el cargo en mayscula inicial.

 Anexo: En caso de ser necesario enviar anexos, se escribir a dos interlneas del remitente en mayscula inicial la palabra anexo, seguida de dos puntos, y a dos espacios el nmero de anexo (escrito en letras) que se envan.

Copia: Si de la comunicacin se enva copia a otra persona o persona se escribirn una debajo de la otra, indicando el tratamiento, nombre y cargo. Entre el nombre y el cargo se coloca una coma. Se escribe a dos interlneas de la ltima lnea.

Datos del Transcriptor: Al final de la comunicacin a dos interlinea de la ltima lnea, se colocar los datos de quien transcribe la comunicacin, en caso que el firmante no sea el mismo transcriptor. Se colocar su nombre en mayscula inicial y la inicial de su apellido seguida de un punto, debe escribirse en arial 10.

FORMATO DE NO CONFORMIDAD En caso de que la comunicacin no cumpla con alguno de los requerimientos de la presente norma, el archivo central la devolver con el formato de no conformidad.

(2 a 3 interlineares)

MEMORANDO Numero de dependncia Ciudad y fecha PARA : DE: ASUNTO: (2 a 3 interlinear)

(2 a 3 interlinear)

( Nombre Cargo)

( 3 interlinear) ( 3 interlinear) ( 2 interlinear)

Texto
1 Interlinear

(3 a 4 interlinear)

_______________________________________________________________ _________
2 Interlinear

2 a 3 interlineares

Despedida

4 a 6 interlineares

NOMBRE DEL FIRMANTE (o Cargo)

2 Interlinear

Anexos
2 Interlineas

(Si los hay)

Identificacin del Transcriptor

(2 a 3 interlineas)

CIRCULAR Numero de dependncia Ciudad y fecha GRUPO DESTINATARIO Asunto :

(2 a 3 interlinear)

(2 a 3 interlineas)

( 3 interlinear)

(3 interlinear)

Texto
1 Interlinea

(3 a 4 interlinear)

_______________________________________________________________ _______
2 Interlneas

2 a 3 interlineas

Despedida
4 a 6 interlineas

NOMBRE DEL FIRMANTE 1 Interlnea Cargo

2 Interlineas

Anexos
2 Interlineas

(Si los hay)

Identificacin del Transcriptor

Cdigo dependencia seguido de la letra T y M Cartagena de Indias, D. T y C., (Ciudad sin fecha)

(2 a 3 lneas del logo)

(2 a 3 lneas del cdigo)

Datos del Destinatario XXXXX XXXXX XXXXXX Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Asunto (sntesis del tema) Saludos

(4 a 8 lneas de la ciudad)

(2 a 3 lneas de los datos) (2 a lneas del asunto)

Textos---------------------------------------------------------------- (2 lneas del saludo) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ . Despedida

(2 lneas del ltimo prrafo)

Datos del Remitente Cargo Anexo (Opcional) Copias (Opcional) Datos del transcriptor

(4 a 6 lneas de la despedida)

(2 lneas del cargo) (2 lneas de los anexos) (2 lneas de las copias)

REQUISITOS PARA UN ADECUADO ACONDICIONAMIENTO DE LOS ENVOS Recomendaciones sobre embalaje de mercadera

El uso de embalaje adecuado ser determinante para el xito de sus negocios. La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Objetos frgiles Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frgiles, por eso sus envos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Recomendamos una espesura mnima de acondicionamiento de 50mm. Tenga en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. Coloque los bienes frgiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. El objeto deber estar almohadillado por todos lados. No considere que basta con poner etiquetas de Frgil y Trtelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado. Slo sirven como fuente de informacin.

Reglas generales

Escoja el tamao del embalaje en funcin del contenido. Las cajas semivacas es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. Utilice cajas de cartn corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartn de doble capa, idneo para pesos grandes. Asegrese de que los lquidos sean embalados en contenedores antigoteo, acompaados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plstico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede daar otros objetos a su alrededor. Utilice tubos triangulares, y no cilndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. Proteja sus discos de datos (CD o DVD), cintas de audio y video, colocando material de almohadillado suave alrededor. Rellene la direccin con claridad, utilice letras maysculas cuando escriba a mano, para facilitar su lectura al personal de correos. Si reutiliza una caja, quite toda etiqueta y cinta adhesiva. Asegrese que la caja est en buen estado. No selle en demasa su embalaje. Recuerde que todos los envos pueden ser abiertos por las autoridades aduaneras para su inspeccin. No utilice cinta de celofn o cuerda para sellar su envo.

Archivo Universidad Autnoma de Occidente

SISTEMA DE CODIFICACIN INSTITUCIONAL

El Sistema de Codificacin Institucional pretende mejorar la gestin de la correspondencia y el archivo de documentos en las dependencias de la Universidad mediante una asignacin de cdigos que permitan identificar, de manera lgica y prctica, cada una de ellas. El Sistema de Codificacin, aprobado por el Comit de Archivo de la Universidad, ser administrado por el SIGED y es de uso obligatorio para todas las dependencias. Los cdigos no podrn ser modificados o asignados, sino por la entidad competente. El cdigo tiene un componente alfabtico, donde las iniciales de cada dependencia conforman la sigla que la identifica y un componente numrico, que permite identificar la jerarqua y la relacin entre las unidades codificadas. En todas las comunicaciones debe incluirse el nmero de Referencia, es decir el cdigo alfanumrico asignado a la dependencia ms el nmero consecutivo del documento, el cual se reinicia cada ao. Para el presente ao, las dependencias continuarn con el nmero consecutivo que se lleve hasta el momento. Ej.: SG-1.2 000

BIBLIOGRAFIA.

http://www.uao.edu.co/uao/docentes_empleados/archivos/instructivo_elaboraci on_de_comunicaciones_UAO_documento_completo.pdf http://es.scribd.com/doc/6192194/Tutorial-sobre-unidades-de-informacion-ytecnicas-de-organizacion-de-la-informacion Tomado de la Base de Datos: http://site.ebrary.com/lib/bibliouaosp/edf.action? docID=10179677&p00=bases+datos&useNSAPI=0 http://www.uao.edu.co/uao/universidad/informacion/info_institucional.html

http://es.calameo.com/read/0006785600972b8f31d83