Diagnstico y anlisis organizacional

Proceso en que un determinado observador explicar las experiencias que tiene de una organizacin y su operar 1.

Proceso de anlisis que pone en examen las reas que conforman una organizacin, con miras a plantear soluciones a situaciones que afectan el adecuado funcionamiento de la misma.

1 Rodrguez,

D. Diagnstico organizacional. Chile. Alfaomega. 2005.

Se considera a la organizacin como un sistema sociotcnico abierto integrado de varios subsistemas 2

El sistema es un conjunto de elementos que interactan en forma dinmica para alcanzar un fin.

2 Kast,

F. y Rosenzweig, J. Administracin en las organizaciones. Mxico. 1999

Establecimiento del estado actual de la organizacin en sus diferentes componentes organizacionales. Puede abarcar reas funcionales, sistema, procesos u otros particulares.

Organizacin y ambiente

-Historia de la organizacin. -Relaciones organizacin sociedad. -Insercin ecolgica -Insercin social

Cultura y cultura organizacional

-Mitos laborales -Creencias sobre relaciones laborales -Hroes y villanos -Hroes annimos -Valores compartidos -Estilo de vida inducido por la organizacin

Estructura organizacional

-Descripcin de los miembros -Descripcin de la estructura -Identificacin de reas -Describcin de sub unidades -Premisas de decisin -Participacin -Canales de decisin -Especificidad de las decisiones -Nivel de adopcin -Racionalidad en las decisiones

Toma de decisiones

Comunicaciones

-Descendentes -Ascendentes -Horizontales -Sistemas de comunicacin (formal informal)

Poder, autoridad y liderazgo

-Lnea de mando (organigrama). -Estilos de mando (liderazgo) -Aparicin de liderazgos (s) -Criterios de surgimiento del liderazgo -Liderazgo ejecutivo -Prestigio formal e informal -Organizacin informal -Sindicato direccin -Lnea staff -Profesionales no profesionales -Obreros empleados -Antiguos nuevos -Entre departamentos -Por desigualdades -Coflictos recurrentes -Interpersoanales -Intrapersonales

Conflicto

Descripcin, evaluacin de cargos y desempeo

-Manuales de funciones. -Sistemas de evaluacin -Relacin cargos remuneraciones -Sistema de recompensas y sanciones -Antigedad mrito ascenso. -Diferencias posiciones cargos -Trabajo rutinario y excepcional -Poltica de administracin del talento humano -Motivacin laboral -Condiciones fsicas de trabajo -Condiciones econmicas de trabajo -Agrado o desagrado de las condiciones sociales del trabajo -Satisfaccin insatisfaccin -Motivaciones individualistas del trabajo -Motivaciones extrnsecas al trabajo

Motivacin

Clima laboral

-Ambiente de trabajo -Relaciones interpersonales -Reconocimiento -Normativa organizacional -Seguridad y confianza

General

Categorizacin de trminos

Poblacin

Problema

Objetivos

Referente terico

Metodologa

Organizacin informacin

Anlisis e interpretacin

Especficos

Teoras y conceptualizacin

Instrumentos

Proyeccin

 Lluvia de ideas DOFA (MEFI MEFE) Espina de pescado Matriz de directrices organizacionales

 Entrevista individual y/o grupal Observacin (estructurada) Anlisis documental Grupos de discusin Encuesta

Herramienta administrativa que permite la identificacin de los criterios principales que ofrece la organizacin a sus clientes y los requisitos que estos establecen a la misma.

1. Conformar equipos de trabajo. 2. Extractar los elementos claves del horizonte institucional. 3. Establecer los requisitos del cliente (pueden ser figurados). 4. Ubicar los elementos y requisitos dentro de la matriz de directrices organizacionales. 5. Evaluar los elementos y expectativas, formulando la pregunta: Ser que (Directriz Organizacional) satisface la (Expectativa del cliente)?, segn su grado de satisfaccin la forma de puntuacin es: Alta (5), Media (3) y Baja (1) 6. Totalizar tanto filas como columnas y organizar. 7. Establecer directrices. 8. Formular poltica de calidad. 9. Definir procesos

Directrices organizacionales Requisitos del cliente 1 2 3 4 TOTAL 1 2 3 4 TOTAL

1. Familiarizacin 2. Anlisis organizacional 3. Administracin del riesgo 4. Gestin de proyectos 5. Cultura y clima organizacional 6. Administracin del tiempo 7. Liderazgo y trabajo en equipo 8. Gestin del cambio y la innovacin 9. Toma de decisiones Indicadores de gestin 10. Negociacin y manejo de conflictos 11. Coaching

MATRIZ

DOFA
DEBILIDADES

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

ESTRATEGIA FO

ESTRATEGIA DO

AMENAZAS

ESTRATEGIA FA

ESTRATEGIA DA

PROCESO DE DIAGNOSTICO

AMBIENTE INTERNO FORTALEZA: Factor interno que representa una ventaja competitiva. Es una actividad interna que se lleva a cabo especialmente bien. DEBILIDAD: Factor interno que limita o inhibe el xito de una organizacin

AMBIENTE EXTERNO
OPORTUNIDAD: Factor externo potencialmente atractivo para la organizacin. AMENAZA: Factor externo potencialmente peligroso o daino para el futuro de la organizacin.

Estrategias F-O: Con las cuales se aprovechan las oportunidades y fortalezas. Estrategias D-O: Aprovechan las oportunidades para superar debilidades. Estrategias F-A: Mediante las cuales se aprovechan las fortalezas para hacer frente a las amenazas. Estrategias D-A: Estrategias con las cuales se superarn las amenazas mediante la reduccin de las debilidades.

1. Determinar participativamente las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas del proceso. 2. Consolidar sintticamente en un listado separando ambiente interno (F-D) y externo (A-O).

3. Aplicar la matriz MEFI para determinar factores claves de xito al interior.

4. Aplicar la matriz MEFE para determinar factores claves de xito al exterior. 5. Establecer las estrategias para aprovechar fortalezas oportunidades y mitigar debilidades amenazas.

1. Haga una lista de los factores de xito identificados (entre diez y veinte), anotando primero las fortalezas y luego las debilidades. Sintetizar cada una. 2. Asigne una ponderacin o peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante) a cada uno de los factores. Indica la importancia relativa para alcanzar el xito. 3. Independiente de si es una fortaleza o debilidad, los factores que ms repercuten en el desempeo deben llevar los pesos mas altos. El total de todos los pesos debe de sumar 1.0. 4. Asigne una calificacin entre 1 y 4 a cada uno de los factores para indicar si representa una debilidad mayor (1), una debilidad menor (2), una fortaleza menor (3) o una fortaleza mayor (4). 5. Multiplique la ponderacin por la calificacin para determinar una calificacin ponderada para cada variable. 6. Sume las calificaciones ponderadas para determinar el total ponderado del proceso. El total estar entre 1.0 y 4.0, con promedio de 2.5. Resultado por debajo de 2.5 evidenciar debilidad en lo interno y muy por arriba de 2.5 fortalezas internas.

MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTORES INTERNOS (MEFI) N FACTOR INTERNO CLAVE Fortaleza 1 2 Debilidades 1 2 Total resultados 1 PONDERACIN CALIFICACIN RESULTADO

1. Haga una lista de los factores crticos para el xito identificados (entre diez y veinte), anotando primero las oportunidades y luego las amenazas. Sea muy especfico.

2. Asigne una ponderacin o peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (muy importante) a cada uno de los factores. Indica la importancia relativa en su influencia para alcanzar el xito.
3. Normalmente las oportunidades tienen pesos ms altos. El total de todos los pesos debe de sumar 1.0. 4. Asigne una calificacin entre 1 y 4 a cada uno de los factores para indicar si representa una amenaza importante (1), una amenaza menor (2), una oportunidad menor (3) o una oportunidad mayor (4). 5. Multiplique la ponderacin por la calificacin para determinar una calificacin ponderada para cada variable. 6. Sume las calificaciones ponderadas para determinar el total ponderado del proceso. El total estar entre 1.0 y 4.0, con promedio de 2.5. Resultado por debajo de 2.5 evidenciar que las estrategias empleadas no aprovechan las oportunidades y muy por arriba de 2.5 indica aprovechamiento de las oportunidades.

MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTORES INTERNOS (MEFI) N FACTOR INTERNO CLAVE Oportunidades 1 2 Amenazas 1 2 Total resultados 1 PONDERACIN CALIFICACIN RESULTADO

La estrategia es la manera como se afrontar la situacin a resolver y/o como se llegar al alcance de los objetivos.
1. Estudie cuidadosamente las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Familiarizarse con ellas y comprenderlas. Establezca una posible relacin entre cada una de ellas, ya sea de causa, consecuencia, similitud u otra. Disee por lo menos una manera de aprovechar cada una de las fortalezas en relacin con las oportunidades. Disee por lo menos una manera de aprovechar cada una de las oportunidades para superar las debilidades. Deben ser atendidas todas las debilidades. Disee por lo menos una manera de aprovechar cada una de las fortalezas para enfrentar las amenazas. Deben ser atendidas todas las amenazas. Disee por lo menos una manera de superar cada una de las amenazas reduciendo las debilidades que pueden hacer vulnerable el proceso. Deben ser atendidas todas las debilidades.

2. 3.

4.

5.

6.

FORTALEZAS 1. Infraestructura 2. Talento Humano OPORTUNIDADES 1. Reconocimiento y credibilidad social. ESTRATEGIAS F-O F1-O1 Adelantar proyectos que mantengan y fomenten la credibilidad. F2-O2 Capacitar y estimular el potencial humano seleccionado mediante su capacidad e idoneidad. ESTRATEGIAS F-A F2-A1 Capacitar y estimular el potencial humano seleccionado mediante su capacidad e idoneidad. F1-A2 Difusin interna de los cambios polticos, normativos y del control desde diferentes organismos y niveles.

DEBILIDADES 1. Dificultad para diagnosticar condiciones externas 2. Constante rotacin del personal ESTRATEGIAS D-O D1-O1 Capacitacin en planes de desarrollo, accin y mejoramiento y en el seguimiento y evaluacin de gestin. D2-O2 Diseo de programas de extensin para el acercamiento a la comunidad acadmica. ESTRATEGIAS D-A D1-A1 Optimizacin de los procesos de seleccin.

2. Posibilidad de desarrollar convenios. AMENAZAS 1. Decadencia de los valores

2. Constante cambio de las normas

D2-A2 Estudio y redistribucin de funciones y cargas laborales.