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Versión 1.0
Caracas, Diciembre 2008
MANUAL DE USUARIO
VERSIÓN 2.0
APROBACIÓN
ELABORADO CONFORMADO APROBADO
Gerencia de Gerencia de
Gerencia de
Tecnología de Información / Dpto. Tecnología de Información / Dpto.
Procedimientos y Sistemas Tecnología de Información
Procedimientos y Sistemas
Nombre Firma y Fecha Nombre Firma y Fecha Nombre Firma y Fecha
TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 4
2 OBJETIVO ............................................................................................................... 4
4 AFILIACIÓN - EMPRESAS................................................................................... 21
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Eugenio Vásquez Orellana Presidente
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1 INTRODUCCIÓN
El Sistema FAOV en líne@, permitirá captar y validar la información de los ahorros del
Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV) y Fondo de Ahorro Voluntario para
la Vivienda (FAVV), así como los créditos a otorgar dentro del Sistema Nacional de
Vivienda y Hábitat, para permitir su consulta y alimentación de los procesos funcionales
de control y seguimiento. Es una aplicación flexible, parametrizable, de fácil comprensión
que permite el manejo de toda la información necesaria para la administración de dichos
fondos.
Con el fin de facilitar su entendimiento, este manual brinda información sobre los
siguientes aspectos:
• Afiliación Empresas - Operadores Financieros
• Carga de Nómina (Empresa)
• Movimientos (Empresa)
2 OBJETIVO
Servir de guía para el uso y manejo del Sistema FAOV en Líne@, con el fin de ejecutar
satisfactoriamente el proceso de Afiliación de la Empresa al FAOV.
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Coloca el usuario y la clave que les fue entregada en el sobre sellado por el Banavih y
presiona el botón:
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4. Una vez realizado el cambio de clave, el Sistema muestra la pantalla principal donde se
tendrá acceso a las siguientes sesiones:
4.1. Afiliación
4.2. Consultas
4.3. Claves de Usuario
4.1. Afiliación:
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Ejemplo del
Sistema
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4.1.4. En el caso de que el RIF suministrado se encuentre mal escrito el sistema mostrará
el siguiente mensaje:
4.1.8. En esta pantalla encontrarán secciones desplegables que se abrirán al hacer clic
sobre el nombre de la sección que deberán ser completadas con los datos exigidos
para la afiliación:
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Importante: todos los campos obligatorios se encuentran identificados con un asterisco (*).
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Mixta: Cuando la empresa posee las dos condiciones legales y el Acta constitutiva refleja
tanto la información del tomo y folio como el número de gaceta, decreto, fecha de gaceta y
fecha de publicación.
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c.- Domicilio Fiscal de la Empresa: En esta sección se colocará los datos que
identifiquen la ubicación física de la empresa. Los campos Estado, Municipio y
Parroquia, pueden ser escogidos a través de una lista de selección.
d.- Información de Contacto de la Empresa: Se debe colocar por lo menos dos (2)
teléfonos (sólo se aceptan caracteres numéricos, se debe incluir el código del área sin
cero siguiendo el ejemplo mostrado por el sistema), de la persona contacto o
Representante Legal y colocar dos (2) correos electrónicos a fin de que la empresa
pueda recibir la notificación que enviará el sistema con la información del usuario y
clave para ingresar al mismo.
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Se puede
seleccionar la fecha
directamente desde
el calendario
haciendo clic en
este botón..
4.1.10. El Sistema muestra un mensaje donde indica que la solicitud de afiliación fue
registrada con éxito. Posterior a este paso se debe registrar la información del
Representante Legal como se indica en las siguientes pantallas siguiendo el mismo
esquema de la carga de la solicitud.
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b.- Datos Legales del Representante Legal: son los Datos reflejados en el Acta
Constitutiva de la Empresa.
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4.1.12. Para completar la afiliación se debe cargar la información del Contrato que
posee la Empresa con el Operador(es) Financiero(s), como se muestra a
continuación.
4.1.13. Se deben llenar los campos con la información del usuario que tendrá acceso al
Sistema FAOV en Línea.
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4.1.14. Una vez completada la información el sistema muestra un mensaje donde indica
que se enviará la información (usuario y clave de acceso al sistema) vía correo
electrónico. Se presiona Aceptar y el Sistema muestra los Detalles de lo cargado
en esta sección de Contactos.
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4.2. Consultas:
4.3.1. En esta sección el Operador Financiero puede desbloquear y reenviar la clave de los
usuarios de las empresas que estén requiriendo de este servicio. Se ingresa el
usuario y se presiona el botón procesar.
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4 AFILIACIÓN - EMPRESAS
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4. Luego de haber revisado los recaudos a entregar, el Empleador debe dirigirse al Operador
Financiero, con el cual presenta su contrato o si se trata de una empresa nueva puede
consignar los recaudos con el Operador Financiero donde desee realizar los Aportes al
FAOV .
5. El Operador Financiero revisará los recaudos y tendrá un lapso de hasta 10 días continuos
para efectuar la afiliación correspondiente.
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6. Una vez transcurrido el lapso de tiempo, el Empleador, recibirá un correo electrónico con
el usuario y la clave para conectarse al Sistema y ejecutar los movimientos de nómina
correspondientes.
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9. Al ingresar por primera vez, el Sistema solicita cambio de clave, allí deben colocar una
pista que permita recordar a futuro la nueva clave (en caso de que la misma se olvide), se
presiona el botón para confirmar la nueva clave.
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10. Una vez realizado el cambio de clave el Sistema solicita la carga de la nómina de la
empresa, la misma debe estar estructurada en un archivo .txt (la estructura se encuentra
detallada en el Instructivo “Envío de Información FAOV en Línea”).
12. Si el nombre del archivo no es de extensión .txt el Sistema muestra el siguiente mensaje:
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17. En el caso de que el archivo de nómina se encuentre mal estructurado el sistema envía un
correo electrónico con los errores conseguidos, y se debe modificar en la estructura las
observaciones suministradas y realizar nuevamente la carga de la nómina:
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.
• Pagos: para este módulo se establece la consulta de la
cancelación de aportes, el estado de cuenta y la generación de la
Planilla de Pago.
• Administración: En este módulo la empresa podrá crear otros
usuarios para la empresa y modificar la información de los
usuarios que están administrando el Sistema.
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21.1. Actualizar Datos: a través de esta opción el usuario puede actualizar el registro de
su empresa, para ello se debe seleccionar o hacer clic en el link:
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Esta sección contiene los siguientes campos: Nombre, RIF, Nil (número de identificación
laboral), actividad económica, tipo de empresa, tipo de sociedad, fecha de suscripción al Faov,
cantidad de empleados, tipo de aportante, fecha del último aporte, estatus de la empresa (activo
o inactivo) fecha de suscripción al sistema.
Contiene los siguientes campos: registro mercantil tomo, folio y fecha de constitución de la
empresa. (Esto varía de acuerdo al tipo de empresa: gubernamental, privada o mixta)
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Esta sección contiene los datos relacionados con la dirección o ubicación geográfica de la
empresa. En el caso de actualización el usuario debe seleccionar el estado, el municipio y la
parroquia los cuales se encuentran en combos de selección que se arman a partir del estado
seleccionado. Seguidamente se deben suministrar los campos: urbanización/barrio, zona/sector,
av./calle/esq/carrera, edif./qta/casa, piso/nivel, apto/local/ofic y zona postal, los campos
vereda/camino/carretera, otros y pto referencia no son obligatorios, todos los campos aceptan
caracteres alfanuméricos (letras y números) a excepción del campo zona postal que es
numérico.
En el caso de que el usuario omita algún dato el sistema mostrará un mensaje como el siguiente:
a. Los teléfonos sólo aceptan caracteres numéricos (no se aceptan guiones, ni puntos) y
poseen una longitud máxima de 10 caracteres, se debe incluir el código de área sin ceros
por ej: 212, 241, 292 etc, para el caso de teléfonos móviles el código de la operadora se
debe introducir sin ceros por ej: 416, 412, 414, para llenar estos campos se debe seguir
el ejemplo que se muestra debajo de los mismos, como se aprecia en la siguiente figura:
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Se puede utilizar la información cargando los datos que se deseen ajustar y presionando el
botón actualizar, si por el contrario no se desea realizar ninguna actualización se presiona el
botón cancelar:
21.3. Ahorristas: a través de esta opción el usuario puede actualizar el registro de los
trabajadores activos de su empresa, para ello se debe hacer clic en la opción
El usuario debe suministrar la cédula del trabajador al cual desea consultar o actualizar su
registro y a continuación presionar el botón procesar; si el número de cédula es errado se
presentará un mensaje como el siguiente:
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Importante: En esta sección los datos que se pueden actualizar son los correspondientes a
Dirección e Información de Contacto. Para llevar a cabo la actualización del registro del
trabajador, el usuario debe suministrar los nuevos datos correspondientes a cada sección y a
continuación presionar el botón:
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22. MÓDULO DE MOVIMIENTOS: esta opción permite registrar los movimientos de nómina:
Ingreso, retiro, cambio de salario y la carga en lote de estos movimientos.
22.1. Inscripciones
22.2. Retiros
22.3. Cambios de Salario
22.4. Carga de Movimientos
22.5. Movimientos
22.6. Rechazados
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A continuación se mostrará una pantalla como la siguiente, donde debe ingresar la cédula
de identidad del trabajador que desee retirar y se presiona el botón:
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Cuando se introducen los datos correctos el sistema muestra la siguiente Pantalla con dos (2)
Secciones: Datos del Trabajador Consultado / Datos del cambio de salario:
Datos del Trabajador Consultado: Muestra automáticamente los datos del trabajador que se
encuentran cargados en el archivo de nómina.
Datos del Retiro: Se detallan la información relacionada con el retiro del trabajador, Fecha del
Movimiento, Motivo del Retiro, en esta última se puede seleccionar de la lista mostrada en el
sistema.
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Importante: para realizar alguna consulta el usuario debe hacer clic sobre el ID del
trabajador que desee consultar para verificar la información:
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A continuación se mostrará una pantalla como la siguiente, donde debe ingresar la cédula
de identidad del trabajador que desee retirar y se presiona el botón:
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Cuando se introduce los datos correctos el sistema muestra la siguiente Pantalla con dos
(2) Secciones: Datos del Trabajador Consultado / Datos del Retiro:
Datos del Trabajador Consultado: Muestra automáticamente los datos del trabajador que
se encuentran cargados en el archivo de nómina.
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Al seleccionar esta opción el sistema muestra un reporte con todos los movimientos
recibidos identificando los que han sido rechazados. Se debe colocar la fecha que se
desee consultar y presionar el botón:
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23. MÓDULO PAGOS: esta opción permite la generación de la Planilla de Pago del Mes que
se va a cancelar y visualizar el Estado de Cuenta de su Empresa.
23.1. Planilla de Pago: a través de esta elección el usuario puede verificar la información
reflejada en la Planilla de Pago y a su vez realizar la impresión de la misma para
realizar el pago a través del Operador Financiero, haciendo clic en el link:
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23.2. Estado de Cuenta: a través de esta elección el usuario puede consultar las
cancelaciones de aportes generadas por el Sistema de FAOV en Línea y los pagos
realizados correspondientes a estas cancelaciones haciendo clic en el link:
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24. MÓDULO ADMINISTRACIÓN: esta opción permite la asignación de los usuarios con su
perfil indicado para el uso del sistema.
24.1. Usuarios: a través de esta elección el usuario puede consultar y cambiar a los
usuarios que serán los encargados de trabajar con el Sistema FAOV en Línea para
ellos se debe hacer clic en :
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