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Unidad
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Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio .
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access . La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
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La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. La barra de Acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar Imprimir o Deshacer .
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.
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Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer
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clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. El Botn de Office Haciendo clic en el botn de Office se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. que ver
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Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos. La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.
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Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos Conceptos bsicos de Access 2007
Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.
Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
Campos Cdigo Nombre Apellidos 1 Luis Grande Lilos 2 Marta Fran Dardeno 3 Francisco Juan Lpez 4 Mara Huesca Buevo
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Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.
Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes.
Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas. Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms avanzado. Macros.
Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario.
Mdulos.
Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programacin con Access.
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Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access. Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella. A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin .
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.
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En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. (Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en: se explican a continuacin, si necesitas ms explicacin lee este apartado, sino continua con la unidad 2)
Botones del cuadro de dilogo Nuevo y Abrir. Cuando se abre el cuadro de dilogo Nueva base de datos o el cuadro de dilogo Abrir base de datos aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos: Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior dentro del rbol de carpetas. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como esta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a este. Nos permite buscar en la web con el buscador de Microsoft. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin
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habr que especificar un nombre para esa carpeta. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre: Iconos grandes: se visualizan los archivos como iconos grandes Icono pequeos: se visualizan los archivos como iconos pequeos Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. (Continuando con la unidad 2) En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
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Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma. Si quieres ver cmo funciona el Panel de Exploracin lee este apartado, si no sltalo. El Panel de Exploracin Diferentes vistas del Panel El Panel de Exploracin es la herramienta de Access 2007 que nos permitir acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos. Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del Panel esta organizada por grupos donde el elemento ms importante es una tabla. A partir de esa tabla se muestran el resto de objetos relacionados a ella. Por ejemplo, en la imagen vemos el grupo Alumnos encabezado por la Tabla Alumnos. En la misma categora tambin encontramos el Formulario Alumnos y el Informe Alumnos, ambos relacionados con la tabla con el mismo nombre.
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El Panel de Exploracin puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el botn . Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el sentido contrario ) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la ventana. Haciendo clic sobre la cabecera del panel de visualizacin: podemos acceder al men
En el momento de creacin y trabajo con la base de datos, quiz la vista ms cmoda sea la ordenacin por Tipo de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos se organizan no conforme a su tabla o tablas relacionadas sino dependiendo del tipo de objeto al que pertenecen.
Los elementos que se muestran en este panel son exactamente los mismos que vimos en la vista anterior.
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En este caso aparecen divididos en tres grupos: Tablas, Formularios e Informes. De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es ms sencillo encontrar un objeto que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado. (Continuando con la unidad 2) Cerrar la base de datos. Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar Sin cerrar Access: En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos. de la ventana Base de datos.
Desde los documentos recientes del Botn de Office : Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes.
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Haz clic en la que quieras abrir. Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los Programas aparecer la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Ms... para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir. En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:
Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente. Para practicar los conceptos de esta unidad didctica realiza el Ejercicio de creacin de
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base de datos
1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente ya que sino se perderan los ltimos cambios. a) Verdadero. b) Falso. 2. No se pueden tener abiertas varias bases de datos a la vez en una misma sesin de Access. a) Verdadero. b) Falso. 3. El objeto ms importante de una base de datos es la tabla. a) Verdadero. b) Falso. 4. Las nicas formas de abrir una base de datos es utilizando la opcin Abrir del Botn de Office . a) Verdadero. b) Falso. 5. El botn 6. El icono 7. El icono significa... a) Abrir. b) Nuevo. c) Cerrar. significa... a) Deshacer. b) Volver. c) Cerrar. significa... a) Abrir. b) Imprimir. c) Destruir.
8. Si hacemos clic sobre el botn Nuevo en el Botn de Office : a) Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo, para crear una nueva base de datos. b) Aparecer directamente una base de datos vaca en pantalla. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores. 9. En el Botn de Office encontraremos: a) La opcin para guardar la base de datos. b) La opcin de abrir una base de datos. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores. 10. El icono sirve para... a) Grabar un disquete con la informacin obtenida. b) Guardar los cambios realizados. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores.
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Soluciones 1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente ya que sino se perderan los ltimos cambios. a) Verdadero. b) Falso. 2. No se pueden tener abiertas varias bases de datos a la vez en una misma sesin de Access. a) Verdadero. b) Falso. 3. El objeto ms importante de una base de datos es la tabla. a) Verdadero. b) Falso. 4. Las nicas formas de abrir una base de datos es utilizando la opcin Abrir del Botn de Office . a) Verdadero. b) Falso. 5. El botn significa... a) Abrir. b) Nuevo. c) Cerrar. 6. El icono significa... a) Deshacer. b) Volver. c) Cerrar. 7. El icono significa... a) Abrir. b) Imprimir. c) Destruir. 8. Si hacemos clic sobre el botn Nuevo en el Botn de Office : a) Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo, para crear una nueva base de datos. b) Aparecer directamente una base de datos vaca en pantalla. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores. 9. En el Botn de Office encontraremos: a) La opcin para guardar la base de datos. b) La opcin de abrir una base de datos. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores. 10. El icono sirve para... a) Grabar un disquete con la informacin obtenida.
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El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:
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En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Para ms informacin sobre los diferentes tipos de lee el siguiente apartado. Tipos de datos. A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan
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entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l. (continuacin de unidad 3) Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla. La clave principal
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Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior . Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Guardar una tabla. Para guardar una tabla, podemos: Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio. Cerrar una tabla. Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men emergente.
Ejercicio paso a paso. Crear una tabla de datos Objetivo. Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access 2007. 1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro (la que se cre en el unidad anterior). Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser la de alumnado y la otra tabla la de cursos.
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Empezaremos por crear la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn Diseo de tabla de la pestaa Crear. O bien haz clic sobre el botn Tabla de la pestaa Crear, y luego ve a la vista de Diseo haciendo clic en Vista Diseo desde la pestaa Hoja de datos o desde la barra de estado. 4 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo alumnado. 5 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 6 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de dato, haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Autonumrico. 7 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 8 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 9 Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto y posicinate en la tercera columna. 10 En la columna Descripcin de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del alumno. Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna. 11 Escribe Apellidos alumnado. 12 Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente. 13 Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccin, Poblacin que sern todos ellos de tipo Texto. 14 Crea a continuacin el campo Cdigo Postal de tipo Nmero. 15 Crea a continuacin el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Cdigo alumnado como Clave principal ya que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo cdigo. De todas formas, puede que Access haya puesto automticamente el primer campo como clave principal. 16 Haz clic sobre el nombre del campo Cdigo alumnado. 17 Haz clic sobre el botn Clave principal de la pestaa Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
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Ya podemos guardar la tabla. 18 Despliega el Botn de Office . 19 Elige la opcin Guardar. 20 Cuando te pida el nombre de la tabla, escribe Alumnado. 21 Haz clic sobre el botn Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 22 Haz clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla. 23 En el men desplegable selecciona Cerrar. Ahora vamos a crear la segunda tabla: 24 Haz clic sobre el botn Diseo de tabla de la pestaa Crear. 25 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo curso. 26 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 27 Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Nmero. 28 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 29 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 30 Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla. 31 Como no queremos cambiar las dems caractersticas del campo, pulsa la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 32 Escribe Nhoras, de tipo Nmero. 33 Crea de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que sern de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Cdigo curso como Clave principal. 34 Haz clic sobre el nombre del campo Cdigo curso. 35 Haz clic sobre el botn de la pestaa Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la
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clave principal de la tabla. Ya podemos guardar la tabla. 36 Haz clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.
37 Escribe el nombre de la tabla, Cursos. 38 Haz clic sobre el botn Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 39 Haz clic sobre el botn Cerrar a la derecha de la pestaa con el nombre de la tabla.
Si queremos cerrar nuestra base de datos. 40 Haz clic sobre el botn Cerrar de la ventana de Access.
Ejercicios Unidad 3. Crear una tabla de datos. Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin. Ejercicio 1: Concesionario 1 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 2 Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos: Nombre del campo Cdigo Cliente Nombre Cliente Apellidos cliente Direccin cliente Poblacin Cdigo postal Provincia Telfono Fecha nacimiento La clave principal ser el campo Cdigo cliente. 3 Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos: Tipo de dato Numrico Texto Texto Texto Texto Numrico Texto Texto Fecha/Hora
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Nombre del campo Matricula Marca Modelo Color Precio Extras instalados La clave principal ser el campo Matricula.
4 Crear otra tabla con el nombre de Revisiones con los siguientes campos: Nombre del campo N revision Cambio aceite Cambio filtro Revision frenos Otros La clave principal ser el campo N revision. 5 Cerrar la base de datos. Tipo de dato Autonumrico S/No S/No S/No Memo
Ejercicio 2: Clnica 1 Abrir la base de datos Clnica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 2 Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos: Nombre del campo Codigo Paciente Nombre Paciente Apellidos Paciente Direccion Poblacion Codigo postal Provincia Telefono Paciente Fecha nacimiento Tipo de dato Numrico Texto Texto Texto Texto Numrico Texto Texto Fecha/Hora
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De momento no definimos clave principal. 3 Crear otra tabla con el nombre de Mdicos con los siguientes campos: Nombre del campo Cdigo Medico Nombre Medico Apellidos Medico Telfono Medico Especialidad De momento no definimos clave principal. 4 Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos: No definir clave principal. 5 Cerrar la base de datos. Nombre del campo N ingreso Habitacin Cama Fecha ingreso Tipo de dato Autonumrico Numrico Texto Fecha/Hora Tipo de dato Texto Texto Texto Texto Texto
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Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella. Modificar el diseo de una tabla.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien, Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo. o bien,
Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. Por ltimo, guardar la tabla.
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Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men contextual. Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en el panel
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Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de introduccin de datos. (si no sltalo y continua con la unidad 4) Ejercicio paso a paso. Introduccin de datos en una tabla Objetivo. Practicar las operaciones para introducir y modificar datos en una tabla con Access 2007. 1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 3 Haz clic derecho sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de Exploracin. 4 Haz clic sobre en el men contextual.
Observa como en el primer campo nos pone (Autonumrico) tipo de dato asignado al Cdigo Alumnado. No tenemos que escribir nada ya que este campo se rellenar automticamente.
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5 Pulsa INTRO para ir al segundo campo. 6 Escribe Luis como Nombre. Observa como ahora en el campo Cdigo Alumnado se ha puesto el valor 1. 7 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Gras Bueno como apellidos. 8 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Madrid, 34 como Direccin. 9 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Valencia. 10 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe 46002 como Cdigo Postal. 11 Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe 15/02/63 como Fecha de nacimiento. 12 Pulsa INTRO para ir al siguiente registro. 13 Aade los registros que aparecen en la siguiente tabla: Nota: el campo Curso lo dejamos vaco de momento ya que an no se han creado los cursos. Codigo Nombre Apellidos Alumnado Alumnado Alumnado 2 Mara Juares Trask 3 4 5 6 7 8 Jess Ana Carli Carlos Fabiola Mario Direccion Poblacion Valencia Valencia Alicante Valencia Valencia Valencia Alicante Codigo Fecha de Postal nacimiento 46002 17/05/65 46005 03005 46006 46002 46002 03005 25/08/67 24/07/65 31/12/65 24/03/69 02/03/68 06/05/64
Valle, 23 Fuente nueva, Lpez Rodrguez 3 Martnez Bueso Almudena, 78 Soto mayor, Lama Pla 45 Dvila Nou Feliz, 46 Puente viejo, Coste Mayor 67 Franciscanos, Dosdo Valor 2
Ahora vamos a rectificar el nombre del alumno 4, por equivocacin escribimos Carli en vez de Carla. 14 Hacer clic sobre la palabra Carli y cambiar la i por la a. 15 Cierra la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar . de Access.
16 Cierra la base de datos haciendo clic sobre el botn Cerrar (continua con la unidad 4)
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Desplazarse dentro de una tabla. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de desplazamiento en una tabla.
Ejercicio paso a paso. Desplazamiento en una tabla Objetivo. Practicar las operaciones para desplazarse por los registros de una tabla con Access 2007. 1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio.
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2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 3 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre sta en el Panel de Exploracin. Observa como el registro activo es el primero. 4 Haz clic sobre el botn de la barra inferior para ir al siguiente registro.
Observa como el cuadro en blanco de dicha barra nos indica el registro en el cual nos encontramos situados. 5 Haz clic sobre el botn 6 Haz clic sobre el botn 7 Haz clic sobre el botn 8 Haz clic sobre el botn para ir al ltimo registro. de la barra inferior para ir al registro anterior . para ir al primer registro. para crear un nuevo registro.
Observa como el cursor se encuentra situado en la ltima fila de la tabla. 9 Introduce los siguientes registros. Codigo Alumnado 9 10 Nombre Alumnado Luisa Juan Apellidos Alumnado Surez Menor Casas Ms Direccion Valle, 27 Mayor, 34 Poblacion Valencia Valencia Codigo Postal 46002 46005 Fecha de nacimiento 25/04/65 30/10/62
Ahora vamos a ir al registro 4. 10 Haz doble clic sobre el nmero de registro actual de la barra inferior. 11 Escribe 4 y pulsa INTRO. Observa como el cursor se ha posicionado en el cuarto registro. 12 Cierra la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar de la ventana Hoja de datos. de la ventana Base de datos.
Buscar y reemplazar datos. Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access 2007.
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Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn Find de la pestaa Inicio:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle Buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados.
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Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.
Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Despus cerrar el cuadro de dilogo. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar del marco Buscar de la pestaa Inicio.
O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa Reemplazar. Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:
La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo. Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de buscar datos en una tabla. Ejercicio paso a paso. Buscar datos en una tabla Objetivo. Practicar las operaciones para buscar datos en una tabla con Access 2007.
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1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. Empezaremos por cambiar la fecha de nacimiento de una alumna cuyo nombre es Fabiola. 1 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre sta en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Nombre Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn Buscar en la pestaa Inicio.
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. 4 En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar Fabiola. 5 En el cuadro Coincidir: dejar la opcin Hacer coincidir todo el campo ya que en el campo slo habr escrito este valor. 6 Haz clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda. Access 2007 se habr posicionado en el registro deseado. Como ya no queremos realizar ms bsquedas cerramos el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. 7 Haz clic sobre el botn Cancelar. Ahora vamos a modificar la fecha de nacimiento, por lo tanto: 8 Sitate en el campo fecha de nacimiento. 9 Escribe el nuevo valor, 15/08/66.
Tambin vamos a cambiar la direccin de un alumno cuyo primer apellido es Lpez. 1 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos si no se encuentra abierta. 2 Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Apellidos Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn Buscar en la pestaa Inicio.
4 En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar Lpez. 5 En el recuadro Coincidir: dejar la opcin Comienzo del campo ya que estamos buscando el primer apellido, por lo tanto el campo comenzar por Lpez pero despus puede tener algo ms escrito. 6 Haz clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda. Access 2007 se habr posicionado en el registro deseado. 7 Haz clic en el botn Cancelar. Ahora vamos a modificar la direccin, por lo tanto: 8 Sitate en el campo direccin. 9 Escribe el nuevo valor, Calicanto, 16. 10 Cierra la tabla
46011 Valencia 963689521 15/08/60 46300 Valencia 962485147 26/04/58 46700 Valencia 962965478 30/03/61 46014 Valencia 963684596 31/01/68 46500 Valencia 963547852 28/04/69 46002 Valencia 963874569 15/05/64 46500 Valencia 963547812 10/07/62 46600 Valencia 962401589 12/08/65 46002 Valencia 963589621 02/01/65 Pgina 40
Prez Ruiz Magallanes, 21 Utiel Rodrguez Juan de Mena, Ms 11 Juangrn Sornes Prats Montolla Navarro Lard beda Sansn Balmes, 21 Sneca, 23 Ro Segura, 14 Valencia, 4 Ganda Valencia Sagunto Valencia Sagunto Alzira Valencia
Luis 390 810 822 860 861 Carlos Prats Ruiz Ercilla, 8 Larred Navas rboles Onsins rboles Onsins Blasco Ibez, 65 Ganda, 8 Ganda, 8 Valencia Valencia Valencia Xtiva Xtiva 46005 Valencia 963589654 03/05/67 46007 Valencia 963587412 25/06/64 46005 Valencia 963589621 25/12/67 46800 Valencia 963758963 04/05/69 46800 Valencia 963758963 04/05/69 Lourdes Oliver Peris Gran va, 34 Sergio Joaqun Joaqun
2 Modificar el nombre de Gerardo Hernndez Luis por Alfredo. 3 Borrar el ltimo registro. 4 Cerrar la tabla y la base de datos.
Ejercicio 2: Clnica 1 Modificar la estructura de la tabla Pacientes de la base de datos Clnica de la carpeta Mis ejercicios siguiendo estas indicaciones: Nombre del campo Tipo de dato Codigo Paciente clave principal Provincia Borrar este campo
2 Modificar la estructura de la tabla Mdicos con los siguientes datos: Nombre del campo Codigo Medico Telefono Medico Tipo de dato Clave principal Borrar este campo
3 Modificar la estructura de la tabla Ingresos con los siguientes datos: Nombre del campo N ingreso Tipo de dato Clave principal
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Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en los ejercicios anteriores abre el archivo Ayuda Ejercicios Unidad 4.doc (proporcionado por la facilitadora o en el grupo de yahoo).
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Introduccin Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos. Tamao del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para
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valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
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Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos lee este apartado si no sltalo hasta donde indica (cont. De capitulo. 5, pag52) Personalizar formatos de los campos. Objetivo. Profundizar en la asignacin de formatos a los campos de las tablas. Formatos. Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cmo deber presentar los datos almacenados en el campo. Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo para los campos numricos est el formato nmero estndar, moneda, etc..., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta,
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fecha larga, hora, etc... Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalizacin de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genrica cualquiera de esos smbolos: Smbolo (espacio) "ABC" ! * \ Significado Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales. Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha. Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter. Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres literales incluyndolos entre comillas tipogrficas. Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
[color]
A parte de estos smbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a continuacin. No se puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos Nmero y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o Texto y Memo. Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato. Para los campos de tipo Nmero y Moneda. Los formatos numricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccin contiene la especificacin de formato para un tipo de nmero diferente. Seccin Primera Segunda Tercera Cuarta Descripcin El formato para los nmeros positivos. El formato para los nmeros negativos. El formato para los valores cero. El formato para los valores nulos.
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$#-.##[Negro];($0.00)[Rojo];"Zero";"Null"
Este formato numrico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo. Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada seccin, las entradas para las que no hay ningn formato no mostrarn nada o tomarn como valor predeterminado el formato de la primera seccin. Puedes crear formatos numricos personalizados mediante los smbolos siguientes: Smbolo , (coma) . (punto) 0 # $ Descripcin Separador de miles Separador decimal Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito 0. Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito o nada. Muestra el carcter literal "$" Muestra el carcter literal "" Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un % signo de porcentaje. Notacin cientfica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes E- o epositivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00. Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo ms (+) junto a los E+ o e+ exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.
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Para los campos de tipo Fecha/Hora. Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes. Smbolo : (dos puntos) / c d dd ddd dddd ddddd dddddd se ee m mm mmm mmmm t a aa aaaa h hh n nn s ss ttttt AM/PM am/pm A/P a/p Descripcin Separador de horas Separador de fechas Igual que el formato predefinido Fecha general. Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31). Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31). Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom) Nombre completo del da de la semana (Lunes a Domingo). Igual que el formato predefinido Hora corta. Igual que el formato predefinido Fecha larga. Da de la semana (1 a 7). Semana del ao (1 a 53). Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12). Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12). Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4). Nmero de da del ao (1 a 366). Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99). Ao completo (0100 a 9999). Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23). Hora en dos dgitos (00 a 23). Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). Minuto en dos dgitos (00 a 59). Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). Segundo en dos dgitos (00 a 59). Igual que el formato predefinido Hora larga. Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea
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AMPM
Para los campos de tipo S/No. El tipo de datos S/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones. Seccin Descripcin Esta seccin no tiene ningn efecto en el tipo de datos S/No. No obstante, se Primera requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posicin. El texto para mostrar en lugar de los Segunda valores S, Verdadero o Activado. El texto para mostrar en lugar de los Tercera valores No, Falso o Desactivado. Para los campos de tipo Texto y Memo. Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos. Smbolo @ & < > Descripcin Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio). No se necesita un carcter de texto. Convertir todos los caracteres a minsculas. Convertir todos los caracteres a maysculas.
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo. Seccin Primera Segunda Descripcin Formato para los campos con texto. Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.
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(Cont. Capitulo 5) Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Nmero o Moneda. Mscara de entrada Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada lee este apartado si no sltalo hasta donde indica (cont. De capitulo. 5, pag54).
Tercera
todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que Access 2007 muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" ").
Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres Carcter Definicin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no 0 permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no 9 permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran # en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria). ? Letra (A a Z, entrada opcional). A Letra (A a Z, entrada opcional). a Letra o dgito (entrada opcional). & Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y .,:;-/ fecha. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los ! caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal \ (por ejemplo, \A se muestra slo como A).
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(Cont. Capitulo 5) Ttulo Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento. Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. (Para conocer un poco ms sobre l, lee el siguiente apartado, si no salta a la seccin de Cont. Capitulo 5 Pag.57)
El Generador de Expresiones.
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Definicin El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudar a escribir cualquier expresin en Access, por ejemplo las expresiones de validacin para campos. Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La nica clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access. Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos ser esta pantalla:
Utilizando el generador Todo lo que escribas ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validacin. As que, normalmente, todas empezarn por uno de los smbolos incluidos en la botonera de comparacin . Como puedes ver los smbolos que introducirn en la caja de texto (donde vemos nuestra expresin final) son Igual, Mayor que, Menor que y Diferente de. De todas formas podemos ayudarnos de los cuadros ms abajo y buscar el tipo de operador que queremos utilizar:
Como puedes ver navegar por estos mens es muy sencillo. De izquierda a derecha ves seleccionando la categora del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento seleccionado pulsa el botn Pegar (o haz doble clic sobre l) y el elemento se pegar en el campo de texto de la Expresin.
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Utilizando este podrs incluir los mismos elementos que utilizando los botones e incluso an ms. chemosle un vistazo a la carpeta Funciones. Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador + para la suma de valores. Funciones del generador Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que tambin deberemos desplegar: Funciones incorporadas. Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudar a incluir en tus validaciones funcionalidades varias entre Conversin de valores, Fecha y Hora, Generales, Matemticas y tratamiento de Texto. Igual que antes debers buscar la categora que encaje con lo que ests buscando y finalmente, cuando encuentres la funcin, incluirla en la Expresion. En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validacin sobre un campo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha actual (que sera lo que nos devolver la funcin Fecha()).
Cuando tengas la expresin completa slo debers pulsar el botn Aceptar y sta se aadir como expresin de validacin a nuestro campo. Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre parntesis despus del nombre de la funcin, para saber si la funcin requiere argumentos, en la parte inferior del cuadro de dilogo Generador de expresiones, aparece el formato de la funcin, en nuestro caso, como la funcin que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha() Si hubisemos elegido en la categora Matemticas, la funcin Redondear, nos aparecera abajo Redondear(Nmero;Precisin), indicndonos que entre parntesis debemos escribir el Nmero que queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisin (es decir el nmero de decimales que queremos conservar).
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(cont. Capitulo 5) Texto de validacin En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos. Indexado Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
Si quieres saber ms sobre los ndices lee el siguiente apartado, si no salta a la seccin de Cont. Capitulo 5 Pag.61) Los ndices.
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Definicin Un ndice en informtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del libro y la pgina donde empieza cada captulo. No vamos a entrar ahora en cmo se implementan los ndices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero s daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu sirven y cundo hay que utilizarlos y cuando no. Un ndice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma ms rpida adems de proporcionar una ordenacin distinta a la natural de la tabla. Un ndice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarn segn los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un ndice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el ndice permitir recuperar los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin. Si el ndice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarn por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarn por la segunda columna, y as sucesivamente. Por ejemplo si definimos un ndice sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarn los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin, apareceran los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetsser, y finalmente los de VALENCIA Oliva. El orden de las columnas dentro de un ndice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y definimos el ndice sobre poblacion y provincia, apareceran los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por poblacin y los clientes de la misma poblacin se ordenan por el campo provincia. Ventajas e inconvenientes. Ventajas: Si una tabla tiene definido un ndice sobre una columna Access puede localizar mucho ms rpidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna. Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestin tambin ser mucho ms rpido. Inconvenientes: Al ser el ndice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco ms de espacio en disco. Cuando se aaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los ndices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor. Por estas razones no es aconsejable definir ndices de forma indiscriminada. Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se define el ndice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar
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u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir ndices sobre columnas que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla. El Access de hecho crea automticamente ndices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar filas concretas. Cmo definir un ndice. Los ndices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseo de tabla. Si el ndice se basa en un slo campo. Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado. Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:
No: no tiene ndice. S (Con duplicados) : se define un ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. S (Sin duplicados): se define un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el ndice se basa en varios campos. Tenemos que abrir la ventana ndices con haciendo clic en el botn Indices que se encuentra en la pestaa Diseo:
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En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el ndice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Si el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una primera lnea con el primer campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los dems campos que forman el ndice. En nuestro ejemplo tenemos dos ndices definidos sobre la tabla, el ndice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal, y nosotros hemos definido otro que hemos llamado prov_local sobre los campos provincia y localidad. Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta forma el ndice se podr utilizar para recuperar los datos por orden alfabtico de provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z. Para definir el ndice basta realizar la misma operacin que para crear campos, posicionarse en una fila de la columna Nombre de ndice, escribir el nombre del ndice, pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como solo tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y viceversa.) En la parte inferior tenemos las propiedades del ndice: Principal: indica si el ndice es el de la clave principal o no. nica: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. nica = S significa que no admite valores duplicados. Ignorar Nulos: si ponemos que s las filas que tengan el valor nulo en el campo sern excluidas del ndice. Para modificar ndices ya definidos o borrar ndices o crear nuevos ndices utilizar la misma mecnica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla. (cont. Capitulo 5)
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Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso sobre propiedades de los campos.
Ejercicio paso a paso. Modificar propiedades de los campos Objetivo. Practicar las propiedades de los campos con Access 2007. 1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Codigo alumnado Nombre alumnado Apellidos alumnado Direccion Propiedades Dejaremos las propiedades que tiene. Tamao: 15 y obligatorio Tamao: 30 y obligatorio Tamao: 30 y opcional Tamao: 15 Por defecto deber aparecer Poblacion Valencia ya que la mayora de nuestros clientes son de Valencia Entero largo, se puede dejar vaco, Codigo Postal admite slo 5 dgitos. Formato: Fecha corta y se puede dejar Fecha de nacimiento sin datos Curso Dejaremos las propiedades que tiene.
3 Haz doble clic en la tabla Alumnado en el Panel de Exploracin. 4 Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades. 5 Haz clic sobre la propiedad Tamao que aparece en la parte inferior de la ventana, se quedar seleccionado el tamao por defecto 50. 6 Escribe el tamao, 15. 7 Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad Requerido el valor S, para ello, posicinate sobre la propiedad Requerido y elige de la lista desplegable el valor S. 8 Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado, hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo.
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9 Escribe 30 en el Tamao. 10 Haz doble clic sobre el valor No de la propiedad Requerido, vers como pasa a valer S. Cuando una propiedad tiene dos posibles valores, haciendo doble clic sobre el valor, este cambia automticamente, as has visto dos formas distintas para cambiar la propiedad Requerido, ahora elige t la que prefieras. 11 Haz clic sobre el campo Direccin y asgnale tamao 30. Como el campo es opcional dejamos la propiedad Requerido a No. 12 Haz clic sobre el campo Poblacin y asgnale tamao 15. Para que aparezca por defecto el valor Valencia tenemos que cambiar su propiedad Valor predeterminado. 13 Haz clic sobre la propiedad Valor predeterminado. 14 Escribe Valencia. 15 Deja el campo Cdigo Postal con el Tamao del campo Entero largo y Requerido No. Para que siempre tenga cinco dgitos numricos definiremos una mscara de entrada. 16 Haz clic sobre la propiedad Mscara de entrada, teclea la mscara 00000 (el 0 representa un dgito numrico obligatorio y que si se introduce un valor, este deber contener obligatoriamente cinco cifras. Para que el cdigo postal sea siempre menor que 53000 tenemos que cambiar la propiedad Regla de Validacin. 17 Haz clic sobre la propiedad Regla de validacin y teclea < 53000. Para mejorar esta regla de validacin rellenaremos la propiedad Texto de validacin para que el usuario sepa porqu el valor introducido es incorrecto. 18 Haz clic sobre la propiedad Texto de validacin y teclea El cdigo postal debe ser inferior a 53000. Este ser el mensaje que salga cuando se intente introducir en el campo un valor mayor o igual a 53000. 19 Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 20 Haz clic sobre la propiedad Formato. Aparecer una flecha a la derecha indicndonos la existencia de una lista desplegable. 21 Haz clic sobre la flecha de la derecha.
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22 Elige la opcin Fecha corta. Como hemos terminado con el diseo de la tabla, vamos a guardarla. 23 Haz clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.
Al Guardar, Access nos advertir de que podemos perder datos al reducir el tamao de los campos. Por ejemplo, si tenamos una poblacin de ms de 15 carcteres, se recortar a 15. En este cado no sucede, pero hay que tenerlo en cuenta al modificar una tabla con datos.
Vamos a trabajar ahora con la tabla Cursos. Empezaremos por modificar su estructura de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Codigo curso Nombre curso N horas Fecha inicio Fecha final Propiedades Sin cambios Tamao: 15 Tamao: Entero Sin cambios Sin cambios
1 Haz doble clic en la tabla Cursos en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic en el campo Nombre curso para modificar sus propiedades. 3 Haz clic en la propiedad Tamao que aparece en la parte inferior de la ventana. 4 Asgnale un 15. 5 Haz clic sobre el campo N horas. 6 Asgnale Tamao Entero. 7 Haz clic en el botn Guardar 8 Haz clic en el botn de la barra de Acceso Rpido para guardar la tabla.
Ejercicio 1: Concesionario 1 Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos Concesionario siguiendo los datos que vienen a continuacin: Nombre del campo Propiedades Codigo Cliente No se puede introducir clientes cuyo cdigo no est comprendido entre los valores 1 y 3000. Nombre Cliente Tamao:15 Apellidos cliente Tamao: 30 Direccion cliente Tamao: 30 Poblacion Tamao: 15 Tamao: 5 slo admite nmeros de 5 Codigo postal cifras e inferiores a 53000 Tamao: 15 Por defecto el valor ser: Valencia ya que Provincia la mayora de nuestros clientes estn en esta provincia. Telefono Tamao: 10 con mscara de telfono Fecha nacimiento Formato: Fecha corta 2 Probar cambiar el cdigo del primer cliente por 4500. Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validacin. 3 Volver a dejar el cdigo 100. 4 Comprobar todas las dems propiedades que hemos incluido. 5 Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos: Nombre del campo Matricula Marca Modelo Color Precio Extras instalados 6 Cerrar la tabla.
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Tipo de dato Tamao: 7 Tamao: 15 Tamao: 20 Tamao: 12 Numrico formato Moneda Dejar las opciones que tiene
7 Cerrar la base de datos. Como resolverlo (primero intntalo t solo, sino te sale sigue las instrucciones) Ayuda Ejercicios Unidad 5. Propiedades de los datos Ejercicio 1: Concesionario En el apartado 1 hay que modificar la estructura de la tabla Clientes: 1 Abrir la base de datos Concesionario que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. 2 Ir al diseo de la tabla Clientes, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando en el men desplegable.
Para todos aquellos campos en los que hay que modificar el tamao: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao. 3 Escribir el nuevo tamao.
Para el campo Codigo Cliente hay que asignar una regla de validacin: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo. 2 Hacer clic sobre la propiedad Regla de validacin en la parte inferior de la ventana. 3 Escribir >0 Y <3001 para que nicamente nos permita introducir cdigos comprendidos entre 1 y 3000 (mayores que cero y menores que 3001. Para mejorar la regla de validacin: 4 Hacer clic sobre la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje que deber aparecer en pantalla si introducimos un valor que no cumple la condicin anterior. 5 Escribir Introducir Cdigos comprendidos entre 1 y 3000.
Para que el cdigo postal est compuesto siempre de cinco cifras le tenemos que asignar una mscara de entrada:
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1 Hacer clic sobre el nombre del campo Codigo postal. 2 Hacer clic sobre la propiedad Mscara de entrada, teclear la mscara 00000 (el 0 representa un dgito numrico obligatorio y que si se introduce un valor, este deber contener obligatoriamente cinco cifras.
Para que el cdigo postal sea siempre menor que 53000: 1 Haz clic sobre la propiedad Regla de validacin y teclea < 53000. Para mejorar esta regla de validacin: 2 Haz clic sobre la propiedad Texto de validacin y teclea El cdigo postal debe ser inferior a 53000.
Ahora vamos a especificar el valor predeterminado de la provincia de forma que aparezca Valencia automticamente en el campo sin tener que escribirlo. 1 Hacer clic sobre el campo Provincia. 2 Hacer clic sobre la propiedad Valor predeterminado en la parte inferior de la ventana. 3 Escribir Valencia.
Para que el telfono se introduzca con mscara de telfono: 1 Hacer clic sobre el campo Telefono. 2 Haz clic sobre la propiedad Mscara de entrada. 3 Haz clic sobre el botn que aparecer a la derecha de la propiedad.
4 Sigue el asistente y elige la mscara de telfono que tiene predefinida. Nota: Si en el asistente no aparece, puedes aadirla usando la mscara (000) 000-000;; Nos queda cambiar el formato de la fecha de nacimiento. 1 Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 2 Haz clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana.
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3 Haz clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad. Se abrir una lista desplegable. 4 Haz clic sobre Fecha corta. Finalmente debemos guardar los cambios efectuados: 1 Haz clic sobre el icono de la barra de Acceso Rpido.
En el apartado 3 para dejar el cdigo 100 podemos: Hacer clic sobre el cdigo y teclear el valor 100 sustituyndo el valor 4500, o bien, Hacer clic sobre el icono de la barra de Acceso Rpido para deshacer los cambios.
En el apartado 5 hay que modificar la estructura de la tabla Coches vendidos: 1 Ir al diseo de la tabla, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando men contextual. Para todos aquellos campos en los que hay que modificar el tamao: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao. 3 Escribir el nuevo tamao. Hay que cambiar el tipo de dato del campo Precio por Moneda: 1 Hacer clic sobre el tipo de dato del campo Precio. 2 Hacer clic sobre la flecha de la derecha. 3 Elegir Moneda. Nota: El tipo Moneda utiliza la definicin de moneda que tiene el ordenador en la configuracin regional de Windows. Al final guardar la tabla. en el
1 Modificar la tabla Pacientes de la base de datos Clinica siguiendo estas indicaciones: Nombre del campo Codigo Paciente Nombre Paciente Apellidos Paciente Direccion Poblacion Codigo postal Telefono Paciente Fecha nacimiento Tipo de dato Entero Tamao: 15 Tamao: 30 Tamao: 30 Tamao: 15 Tamao: 5 Tamao: 10 Formato: Fecha corta
2 Modificar la tabla Medicos con los siguientes campos: Nombre del campo Codigo Medico Nombre Medico Apellidos Medico Especialidad Tipo de dato Tamao: 5 Tamao: 15 Tamao: 30 Tamao: 20
3 Modificar la tabla Ingresos con los siguientes campos: Nombre del campo Habitacion Cama Fecha ingreso Tipo de dato Entero Tamao: 1 Formato: Fecha corta
4 Cerrar la base de datos. (Intntalo t solo primero sino, sigue las instrucciones) Ayuda Ejercicios Unidad 5. Propiedades de los datos Ejercicio 2: Clnica En el apartado 1 hay que modificar la estructura de la tabla Pacientes: 1 Abrir la base de datos Clinica que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. 2 Ir al diseo de la tabla Pacientes, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando
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en el men contextual.
Para todos aquellos campos de tipo texto en los que hay que modificar el tamao: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao. 3 Escribir el nuevo tamao.
Para que el campo Cdigo Paciente sea de tipo entero: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao en la parte inferior de la ventana. 3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se abrir una lista desplegable. 4 Hacer clic sobre el valor Entero. Nos queda cambiar el formato de la fecha de nacimiento. 1 Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 2 Hacer clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana. 3 Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad. Se abrir una lista desplegable. 4 Hacer clic sobre Fecha corta. Finalmente guardaremos la tabla. En el apartado 2 hay que modificar la estructura de la tabla Medicos: 1 Ir al diseo de la tabla, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando men contextual. en el
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Para todos aquellos campos de tipo texto en los que hay que modificar el tamao: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao. 3 Escribir el nuevo tamao. Finalmente guardaremos la tabla. En el apartado 3 hay que modificar la estructura de la tabla Ingresos: 1 Ir al diseo de la tabla, haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando men contextual. Para modificar el tamao del campo Cama: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo a modificar para que aparezcan sus propiedades en la parte inferior de la ventana. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao. 3 Escribir el nuevo tamao. en el
Para que el campo Habitacin sea de tipo entero: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo. 2 Hacer clic sobre la propiedad Tamao en la parte inferior de la ventana. 3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se abrir una lista desplegable. 4 Hacer clic sobre la opcin Entero.
Nos queda cambiar el formato de la fecha de nacimiento. 1 Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 2 Hacer clic sobre la propiedad Formato en la parte inferior de la ventana.
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3 Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la propiedad. Se abrir una lista desplegable. 4 Hacer clic sobre Fecha corta. Finalmente guardaremos la tabla. Por ltimo cerrar la base de datos haciendo clic sobre el botn de la ventana.
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En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Que es una relacin en bases de datos, te introducimos algunos conceptos bsicos para entender las relaciones aqu? Conceptos bsicos sobre relaciones. Bases de datos relacionales. Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla . Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin). Tipos de relaciones. Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr
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ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos. . Crear la primera relacin. Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos abrir el archivi ejemplo1. Debemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base de datos. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. (si no aparece hay un botn en el men que dice mostrar tabla darle clic y aparecer) Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar. Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (Facturas).
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Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes y Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Ejercicio paso a paso. Crear relaciones Objetivo. Practicar las operaciones sobre la creacin de relaciones entre tablas con Access 2007. 1 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.
Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos. La relacin existente entre las tablas Cursos y Alumnado es de Uno a Varios ya que un curso tendr varios registros relacionados en la tabla de Alumnado pero un alumno de la tabla Alumnado slo podr pertenecer a un curso por lo que la tabla principal ser la de Cursos y la tabla asociada la de Alumnado. Como no hemos definido ninguna relacin todava la ventana Relaciones est vaca, para crear la relacin primero tenemos que tener las tablas en la ventana Relaciones: 2 Haz clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
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Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 3 Selecciona la tabla Cursos. 4 Haz clic sobre el botn Agregar. 5 Selecciona la tabla Alumnado. 6 Haz clic sobre el botn Agregar. 7 Haz clic sobre el botn Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones.
Ahora definiremos la relacin, las dos tablas estarn relacionadas por el campo Codigo Curso: 8 Posicinate sobre el campo de relacin de la tabla principal, es decir Codigo Curso de la tabla Cursos. 9 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrstralo hasta el campo Curso de la tabla Alumnado. 10 Suelta el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el nombre de los campos de relacin, Codigo Curso y Curso. Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asigna dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin. En nuestro caso pondr Uno a varios. 11 Activa la casilla Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella. 12 Si no aparece ningn mensaje de error pasa al punto 21. Aqu se nos plantear un problema. Seguramente te dir que no puede crear la relacin porque hay registros en Alumnado con valores de Curso que no existen en la tabla Cursos. Te lo dir en otras palabras pero eso es lo que quiere decir. Pero si nosotros no hemos introducido todava valores en el campo Curso de la tabla Alumnado!! Nosotros no pero Access s. El campo Curso es numrico y Access por defecto asigna un 0 como valor predeterminado de los campos numricos, as que habr puesto un cero en el campo Curso de todos los alumnos. Y el valor cero es un valor (como si fuese el curso 0) que buscar en la tabla Cursos y por supuesto el curso 0 no existe. Si no lo tienes claro repasar el apartado de Integridad referencial.
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Para solucionar esto tienes que realizar estos pasos: 13 Cancela la creacin de la relacin. 14 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos y borra los ceros que hay en la columna Curso. As ya no habrn alumnos con el curso cero y se podr definir la relacin. 15 Pasa a vista Diseo de tabla y modifica la propiedad Valor predeterminado del campo Curso, borra el cero. As no se asignar un cero a los nuevos alumnos que se creen sin curso. 16 Cierra la tabla guardando los cambios. 17 Vuelve a la ventana Relaciones. 18 Vuelve a realizar los puntos 8 a 12. 19 Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones. 20 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn .
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
Aadir tablas a la ventana Relaciones. Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Aadir las tablas necesarias.
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Cerrar el cuadro de dilogo. Quitar tablas de la ventana Relaciones. Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Despus podemos elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer,
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.
Modificar relaciones. Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que aparecer,
o bien, hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones. Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
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Eliminar relaciones. Si lo que queremos es borrar la relacin podemos: hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual,
o bien, hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR. La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar relaciones. Ejercicio paso a paso. Modificar relaciones Objetivo. Practicar las operaciones de quitar tabla, aadir tabla, modificar relacin, eliminar relacin de la ventana Relaciones . Ejercicio1. 1 Si no la tienes abierta, abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Si no tienes abierta la ventana Relaciones, brela: 2 Haz clic en el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. Vamos primero a practicar las operaciones de Mostrar y Quitar tabla: 3 Haz clic derecho sobre la tabla Cursos 4 Selecciona la opcin Ocultar tabla La tabla ha desaparecido y tambin la relacin asociada a ella, la relacin ha desaparecido de la ventana Relaciones pero no se ha borrado.. 5 Haz clic en el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
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Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 6 Selecciona la tabla Cursos. 7 Haz clic sobre el botn Agregar. 8 Haz clic sobre el botn Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecerido automticamente la relacin. Ahora queremos que cuando se borre un curso, se borren automticamente todos los alumnos que tengan ese curso, para ello debemos modificar la relacin: 9 Haz clic sobre la relacin, esta aparecer resaltada. 10 Haz clic en el botn Modificar relacines en la pestaa Diseo. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 11 Activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. Tambin queremos que cuando se modifique el cdigo de un curso, se actualicen automticamente todos los alumnos que tengan ese curso. 12 Activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. 13 Haz clic sobre el botn Aceptar. Has modificado la relacin y has vuelto a la ventana Relaciones. Por ltimo intentaremos eliminar la relacin, de forma que las tablas no estn relacionadas entre s: 14 Haz clic sobre la relacin, quedar resaltada 15 Pulsa la tecla SUPR en tu teclado. Aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir si queremos eliminar la relacin de forma permanente, le deberamos contestar S, pero para el ejercicio para no borrar la relacin y poder seguir con el ejercicio. 22 Contesta No. 23 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn Ejercicio2.
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Ahora vamos a repetir el ejercicio anterior pero utilizando los mens contextuales. 1 Si no la tienes abierta, abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Si no tienes abierta la ventana Relaciones, brela: 2 Haz clic en el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. Para quitar y mostrar una tabla: 3 Haz clic con el botn derecho sobre la tabla Cursos, se desplegar el men contextual asociado a una tabla 4 Elige la opcin Ocultar tabla La tabla ha desaparecido y tambin la relacin asociada a ella. 5 Haz clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana Relaciones. Se desplegar el men contextual asociado a la ventana. 6 Elige la opcin Mostrar tabla Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 7 Haz doble clic sobre el nombre de la tabla Cursos que aparece en el cuadro de dilogo. 8 Haz clic sobre el botn Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecerido automticamente la relacin. Ahora para modificar la relacin: 9 Haz clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar, se desplegar el men contextual asociado a relaciones. 10 Elige la opcin Modificar relacin... Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 11 Haz clic sobre el botn Aceptar (no vamos a modificar nada de la relacin). Has modificado la relacin y has vuelto a la ventana Relaciones. Para eliminar la relacin: 12 haz clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar, se desplegar el men contextual
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13 Elige la opcin Eliminar Aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir si queremos eliminar la relacin de forma permanente, le deberamos contestar S, pero para el ejercicio para no borrar la relacin y poder seguir con los ejercicios. 14 Contesta No. 15 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn .
Limpiar la ventana relaciones Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin. Mostrar relaciones directas Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que aparecer,
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hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo. Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones. Visualizar todas las relaciones Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men contextual que aparecer,
pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo. Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de ventana relaciones. Ejercicio paso a paso. La ventana relaciones Objetivo. Practicar las operaciones de Borrar diseo, Mostrar directas, Mostrar todo. Ejercicio 1. 1 Copia la base de datos Ejemplo1.accdb que se encuentra en la carpeta ejercicios del curso a la carpeta Mis ejercicios de tu disco duro. 2 Abre la base de datos Ejemplo1.accdb de tu disco duro. Esta base de datos tiene definidas unas tablas y unas relaciones para que puedas ver mejor el efecto de las opciones Borrar diseo, Mostrar todo, y Mostrar directas. 3 Haz clic en el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. Ahora ests en la ventana Relaciones. 4 Haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo.
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La ventana Relaciones queda vaca. Ahora queremos saber las tablas que estn relacionadas con la tabla AULACLIC_CLIENTES. 5 Haz clic en el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 6 Selecciona la tabla AULACLIC_CLIENTES. 7 Haz clic sobre el botn Agregar. 8 Haz clic sobre el botn Cerrar. 9 Haz clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa de Diseo. Observa como aparecen todas las tablas relacionadas con AULACLIC_CLIENTES y las relaciones correspondientes 10 Haz clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa de Diseo. Observa el resultado. 11 Haz clic en el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa de Diseo. Observa como ahora aparecen las tablas que faltaban. 12 Cierra la ventana Relaciones
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Ejercicios Globales de la Unidad 6. Las relaciones Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin. Ejercicio 1: Concesionario 1 Abre la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios. 2 Aade a la tabla Coches vendidos un campo Codigo cliente de tipo Nmero. Este campo nos dir qu cliente nos ha comprado el coche. 3 Aade a la tabla Revisiones un campo Matricula de tipo Texto y Tamao 7 que nos indicar a qu coche (de los coches vendidos) corresponde la revisin. 4 Crea las relaciones oportunas entre las tablas.
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5 Introduce los siguientes datos en la tabla Coches vendidos. Matrcula Marca V2360OX Opel Modelo Color Precio 21000 28600 26000 24800 25000 28000 19500 21000 31000 35100 24500 Climatizador Extras Antena elctrica Aire Acondicionado Airbag Cdigo Cliente 100 101 105 225 260 Aire Acondicionado, Airbag 289 Elevalunas elctricos 352 390 810 822 860
Corsa 1.2 Azul Sport V1010PB Ford Probe 2.0 16V Blanco V4578OB Ford Orion 1.8 Ghia Negro V7648OU Citroen Xantia 16V Negro Escort 1.6 V3543NC Ford Rojo Ghia V7632NX Citroen Zx Turbo-D Rojo Fiesta 1.4 V8018LJ Ford Azul CLX V2565NB Renault Clio 1.7 S Blanco Mondeo 1.8 V7642OU Ford Blanco GLX V1234LC Audi 100 2.3 Verde V9834LH Peugeot 205 GTI Rojo
6 Introduce los siguientes datos en la tabla Revisiones. N Revisin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Cambio aceite S S No No S No S No S No No S No No Cambio filtro No S S S S No S No No S No S S S Revisin frenos No No S S S S No No S No No S No No Otros Revisar luces Cambiar limpias Arreglar alarma Ajustar tablero Cambiar limpias, revisar luces Cambiar luz interior Matrcula V7632NX V7632NX V4578OB V2360OX V2565NB V7648OU V2565NB V8018LJ V3543NC V8018LJ V3543NC V1234LC V9834LH V1010PB
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Cambiar limpias
Mstoles 28935 912563256 21/03/75 Madrid Getafe Getafe 28024 914562587 30/10/47 28902 915478555 06/11/87 28902 914589966 18/07/36
Alcorcn 28223 915584471 12/04/50 Madrid Madrid 28001 914526654 23/01/32 28028 914552203 12/08/90
Barcelona, 35 Alcorcn 28223 914785236 25/03/58 Versalles, 2 Mstoles 28935 917458963 25/03/58 28003 914589632 12/01/73 28028 914578559 05/05/55 28025 914562258 12/07/90 28015 914522369 19/07/75
Gran Va, 123 Madrid Enrique Madrid Velasco, 3 Castellana, 12 Madrid Doctor Ms, Madrid 46 Trujillo, 33 Doce de octrubre, 1
Barcelona, 111
Cipreses, 56 Alcorcn 28223 914589632 24/01/51 Olmos, 54 Olmos, 24 Mstoles 28935 911235641 24/01/80 Mstoles 28935 911235652 10/01/75
5 Introduce los siguientes datos en la tabla Medicos. Cdigo Nombre Apellidos Especialidad Mdico Jimnez AJH Antonio Pediatra Hernndez CEM Carmen Esteban Muoz Psiquiatra Snchez CSM Carlos General Martnez San Martn ESMH Eva Pediatra Hernndez Hernndez FHL Fernanda Radiologa Lpez FVP Federico Vidal Planella Anlisis JMP Juana Moreno Navarro Intensivos OPA Olga Pons lvarez Intensivos PAP Pedro Armengol Prats Ciruga Gutirrez SGM Sebastin Oftalmologa Mellado SVT Santiago Vzquez Torres Ginecologa 6 Introduce los siguientes datos en la tabla Ingresos. N Ingreso 1 2 3 4 5 6 7 8 Habitacin Cama 101 105 125 204 205 204 201 201 A A B B B A A A Fecha ingreso 23/04/98 24/05/98 15/06/98 12/09/98 12/10/98 04/01/99 01/02/99 02/04/00 Cdigo Paciente 302 103 300 120 100 102 240 110 Cdigo Mdico SVT CSM PAP SGM JMP CEM FHL OPA
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305 304 306 303 302 504 504 405 401 408 504 509
A B A B A B B B A B A B
03/05/00 12/05/00 13/05/00 15/06/00 16/06/00 30/06/00 02/07/00 05/07/00 08/08/00 10/08/00 12/08/00 20/08/00
220 201 207 220 131 130 231 200 140 142 120 240
FVP ESMH OPA CSM AJH SGM ESMH FVP PAP SGM SGM FHL
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En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de registros de tablas creadas con Access 2007. Tipos de consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante.
Se explicar detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
La vista Diseo.
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Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacin para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. Aadir campos Para aadir campos a la cuadrcula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada. Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna
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vaca de la cuadrcula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos'). Definir campos calculados Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin. Encabezados de columna Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizar el mes de la fecha de la factura (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha). Cambiar el orden de los campos Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando. Para mover una columna arrastrndola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha arrastrar la columna hasta la posicin deseada. Para mover una columna cortndola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna. hacer
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo. Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V).
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Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.
Guardar la consulta Podemos Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn o bien, seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office . Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn . de la barra de Acceso Rpido,
Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin: Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta: Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:
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Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
Ejercicio paso a paso. Consultas simples Objetivo. Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple. Ejercicio 1. Empezaremos por crear una consulta y utilizar el * (todas las columnas). 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada. 4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana Diseo de consulta. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Cursos. Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. En la tabla de la zona de tablas tienes los campos de la tabla Cursos y un * que representa todas las columnas. 6 Haz doble clic sobre el asterisco y observa como aparece en la rejilla QBE el asterisco. 7 Haz clic en el botn Ejecutar resultado. o el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para ver el
Observa que aparecen todas las columnas de la tabla Cursos. Como no tenemos cursos creados no aparecen datos, pero podemos introducirlos directamente desde la vista Hoja de datos de la consulta. 8 Introduce los siguientes datos. No hace falta guardar los registros ya que stos se almacenan
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automticamente. Cdigo Curso 1 2 3 4 Nombre Curso Ofimtica Ingls Informtica Animacin N Horas 300 150 340 250 Fecha Inicio 15/07/08 25/07/08 10/07/08 30/07/08 Fecha Final 20/10/08 10/09/08 25/10/08 05/10/08
Otra forma de agregar campo a campo, el ejercicio anterior agreg todos los campos a la vez. Ahora aadiremos los campos uno a uno.
1 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 2 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada. 3 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana Diseo de consulta. 4 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Cursos. 5 Haz doble clic sobre el campo Codigo curso, se aadir a la rejilla QBE. 6 Haz doble clic sobre el campo nhoras, se aadir despus del ltimo. 7 Haz doble clic sobre el campo Fecha Inicio, se aadir. Ahora queremos aadir Nombre curso despus de Codigo Curso. 8 Arrastra el campo Nombre Curso con el ratn sobre el campo nhoras. Cuando sueltes el botn del ratn vers que el campo Nombre curso ha tomado el lugar de nhoras desplazndolo y los dems campos una posicin a la derecha. 9 Termina por aadir el campo Fecha final. Ahora vamos a dejar el campo nhoras despus del campo Fecha Final. 1 Selecciona la columna nhoras como hemos antes con . El cursor habr tomado la forma .
2 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastra la columna detrs de la columna Fecha Final. Ya sabes mover columnas.
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Ahora aadiremos un campo calculado que indique el nmero de das transcurridos entre la fecha de Inicio y la final. 1 Posiciona el cursor en la fila Campo: de la primera columna libre de la rejilla (despus del campo nhoras) y escribe dias: [Fecha Final] - [Fecha Inicio]. Lo que ponemos delante de los dos puntos es el encabezado de la columna, y detrs de los puntos ponemos la expresin que permite calcular el campo, los nombres de las columnas de la tabla los tenemos que escribir entre corchetes [ ] porque contienen espacios en blanco. Tambin podemos calcular el 10% de las horas del curso con la expresin nhoras*0.1. Fjate que en este caso no hace falta encerrar el nombre del campo de la tabla nhoras entre corchetes porque no contiene blancos. 2 Ahora visualiza el resultado de la consulta con el botn Ejecutar datos de la pestaa Inicio. o el botn Vista Hoja de
3 Cambia el n de horas de un curso y observa que cuando cambias de campo, automticamente se actualiza el campo calculado (el porcentaje vara). Vuelve a dejar el valor que tena el registro. 4 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle consulta simple. Ejercicio 2. En la tabla Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos, por lo que vamos a crear una consulta tal que aparezca el Cdigo del alumno y su cdigo de curso para introducir los valores que vienen a continuacin: Empezaremos por crear la consulta. 1 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 2 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada. 3 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseo. 4 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Alumnado. Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. 5 Haz doble clic sobre el campo Codigo Alumnado de la tabla Alumnado y observa como
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aparece en la rejilla QBE. 6 Haz doble clic sobre el campo Curso de la tabla Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE. 7 Haz clic en el botn Ejecutar 8 Introduce los siguientes datos. Cdigo Alumnado 1 2 3 8 9 10 Curso 1 1 2 2 1 4 .
9 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle consulta alumno curso. Modificar el diseo de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta: Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta. En el men contextual seleccionar Ordenar las filas Para ordenar las filas del resultado de la consulta: .
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y
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as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna localidad. El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna. Seleccionar filas Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta. Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia". Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =. Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida
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Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.
Ejercicios
Ejercicio paso a paso. Consultas simples (II) Objetivo.
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Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple. Ejercicio 1. Empezaremos por crear una consulta donde aparecern los campos Nombre, Apellidos, Poblacin y Fecha de nacimiento de cada alumno/a. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada si no lo estaba antes. 4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseo. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Alumnado. Vamos a aadir los campos Nombre, Apellidos, Poblacin, Fecha de nacimiento 6 Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla. 7 Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable. 8 Elige el campo Nombre Alumnado. Esta es otra forma de aadir campos a la rejilla. 9 Repite los pasos 6, 7 y 8 pero en la segunda columna pon el campo Apellidos Alumnado. 10 Lo mismo para el campo Poblacion. 11 Lo mismo para el campo Fecha nacimiento. La cuadrcula quedar de la siguiente forma:
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14 Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos. Ojo! no le podemos dar el mismo nombre que una tabla ya creada. 15 haz clic sobre el botn de la ventana de la consulta para salir de ella.
Ejercicio 2. Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos alumnos/as que hayan nacido antes del ao 1967. 1 Selecciona en el Panel de Exploracin la consulta a modificar, Alumnos, haciendo clic sobre ella. 2 Haz clic derecho sobre ella y selecciona la opcin 3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Fecha nacimiento. 4 Escribe <01/01/67 para indicar la condicin "[Fecha nacimiento] < #01/01/75#". Observa que Access ha encerrado la fecha entre # #, el delimitador de fechas. La cuadrcula QBE quedar de la siguiente forma: en el me contextual.
5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre.
de la pestaa Diseo.
1 Despliega el Botn de Office y elige la opcin Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado antes 67. 3 Haz clic sobre el botn Aceptar.
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Ejercicio 3. Vamos a modificar la consulta anterior para obtener nicamente aquellos alumnos de Valencia que hayan nacido antes del 67. Deberemos formar la condicin "poblacin = "Valencia" y " fecha de nacimiento < #01/01/67#" 1 Selecciona la consulta a modificar, Alumnado antes 67, y haz clic derecho sobre ella. 2 Selecciona la opcin consulta. en el men contextual. Se abrir la ventana Diseo de
3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Poblacin. 4 Escribe Valencia. En este caso como el operador es un "igual" no hace falta ponerlo, se pone nicamente el valor, tampoco hace falta encerrar el valor entre comillas, Access las aadir automticamente.. La cuadrcula QBE quedar de la siguiente forma:
Como los criterios se encuentran en la misma fila se debern cumplir los dos criterios para que salga el registro. Es decir saldrn los alumnos de mexico Y nacidos antes del 75. 5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre. 1 Despliega el Botn de Office y elige la opcin Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado antes 67 de Valencia. 3 Haz clic sobre el botn Aceptar. 4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botn . de la pestaa Diseo.
Ejercicio 4. Vamos a realizar otra consulta utilizando la primera, pero ahora ordenaremos los alumnos por apellidos.
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1 Selecciona la consulta a modificar, Alumnos, y haz clic derecho sobre ella. 2 Seleccional la opcin consulta. en el men contextual. Se abrir la ventana Diseo de
3 Haz clic sobre la fila Orden: de la columna Apellidos alumnado. 4 Haz clic sobre la flecha de su lista desplegable y elige Ascendente para ordenar de la A a la Z. La cuadrcula QBE quedar de la siguiente forma:
5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre.
de la pestaa Diseo.
1 Despliega el Botn de Office y elige la opcin Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado por apellido. 3 Haz clic sobre el botn Aceptar. 4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botn .
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
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Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas. Consultas con parmetros A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:
Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor. Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo.
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En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario. Ejercicio paso a paso. Consultas con Parmetros Objetivo. Practicar las operaciones de Crear y ejecutar una consulta con parmetros. Ejercicio 1. Empezaremos por crear una consulta donde aparecern los Cursos que existen en la base de datos. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada si no lo estaba antes.
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4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana diseo. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Cursos . Vamos a aadir los campos Nombre Curso y nhoras. 6 Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla. 7 Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable. 8 Elige el campo Nombre Curso. Esta es otra forma de aadir campos a la rejilla. 9 Repite los pasos 7, 8 y 9 pero en la segunda columna pon el campo nhoras. La cuadrcula quedar de la siguiente forma:
13 Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Cursos por horas. 14 Haz clic sobre el botn de la ventana de la consulta para salir de ella.
Ejercicio 2. Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos cursos con un nmero de horas superior a un nmero introducido por el usuario, para ello necesitaremos usar parmetros. 1 Selecciona en la ventana Base de datos la consulta a modificar, Cursos por horas, y haz clic derecho sobre ella. 2 Seleccionala opcin consulta. en el men contextual. Se abrir la ventana Diseo de
3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna nhoras. 4 Escribe >[numero] para indicar que Access deber pedir un valor para el parmetro y as poder aplicar el criterio.
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5 Ejecuta la consulta haciendo clic en el botn Ejecutar de la pestaa Diseo. Access te pedir que introduzcas un valor para el parmetro nmero y mostrar los cursos con ms horas que el valor que introduzcas. 6 Haz clic sobre el botn Vista Diseo en la pestaa Inicio.
7 Sustituye el criterio >[numero] por otro que diga >[Introduce un nmero de horas:]. 8 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo. Vers que el cuadro de dilogo ahora muestra un texto ms representativo. 9 Guarda la consulta haciendo clic sobre el botn 10 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botn . de la barra de Acceso Rpido.
Las consultas multitabla Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no
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me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas. Combinar tablas Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta. Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa. La composicin externa La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera:
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Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin: Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin
Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener. Si seleccionamos la opcin 2,
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Si seleccionamos la opcin 3
Ejercicio paso a paso. Consultas multitabla Objetivo. Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta multitabla. Ejercicio 1. Crearemos una consulta a partir de dos tablas relacionadas. La consulta contendr como datos los apellidos del alumnado, su poblacin y nombre del curso al cual asiste, pero de aquellos alumnos que sean de Valencia o bien aquellos que se encuentren en el curso de Ofimtica.
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1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada. 4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana diseo. 5 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada. 6 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseo. 7 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que las tablas aparecen combinadas ya que tienen una relacin definida en la ventana Relaciones. Como estn unidas por el campo Codigo Curso, se formarn registros con el alumno junto con los datos del curso en el que est matriculado. 8 Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede as:
Observa como los criterios se encuentran en dos filas diferentes por lo tanto sacar aquellos que sean de Valencia O aquellos que estn matriculados en un curso de Ofimtica. 9 Haz clic en el botn Ejecutar para ver el resultado.
10 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, ponle Alumnos de Ofimtica o Valencia. Ejercicio 2. Crearemos una consulta para saber los datos de todos los alumnos que estn en Alumnado y el nombre del curso en el que est matriculado cada uno. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios si no la tienes abierta. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear.
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A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada. 4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas. 5 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada. 6 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas. 7 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que las tablas aparecen relacionadas ya que tienen una relacin definida en la ventana de relaciones. Como estn unidas por el campo Codigo Curso, se formarn registros con el alumno junto con los datos del curso en el que est matriculado. 8 Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede as:
Con la primera columna indicamos que queremos todos los campos de Alumnado y con la segunda columna, el nombre del curso asignado al alumno. 9 Haz clic en el botn Ejecutar para ver el resultado.
Observa que no salen todos los alumnos, faltan los alumnos 4, 5, 6, y 7 porque estos alumnos no tienen valor en su campo Curso. En esta consulta slo aparecen los alumnos que tienen un Curso que existe en la tabla Cursos.
Vamos a cambiar la consulta para que aparezcan todos los alumnos. 1 En la zona de tablas, haz doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que se abra haz clic en el botn Propiedades de combinacin. Se abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 2 Selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Alumnado' y slo aquellos registros de 'Cursos' donde los campos combinados sean iguales. 3 Pulsa el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que ahora la relacin aparece como una flecha que sale de la tabla Alumnado, esto te indica que la consulta incluir todos los registros de Alumnado.
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4 Haz clic en el botn Ejecutar para ver el resultado. Observa que ahora aparecen los alumnos 4, 5, 6, y 7 pero sin nombre de curso porque no tienen. 5 Guarda la consulta con el nombre Todos los alumnos pero no salgas de ella. Crearemos otra consulta a partir de la anterior para que aparezcan ahora todos los cursos y los alumnos asignados a cada curso. 1 Todava estamos en la consulta Todos los alumnos. 2 Despliega el Botn de Office y selecciona la opcin Guardar Como 3 Pnle a la nueva consulta el nombre Todos los cursos. De esta forma hemos creado una nueva consulta a partir de la anterior y estamos en esta (fjate en la barra de ttulo). 4 En la zona de tablas, haz doble clic sobre la relacin que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que se abra haz clic en el botn Propiedades de combinacin. Se abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 5 Selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y slo aquellos registros de 'Alumnado' donde los campos combinados sean iguales. 6 Pulsa el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que ahora la lnea aparece como una flecha que sale de la tabla Cursos, esto te indica que la consulta incluir todos los registros de Cursos. 7 Haz clic en el botn Ejecutar cursos que no tienen alumnos. para ver el resultado. Observa que ahora aparecen tambin los
y cirrala.
Ford, guarda la consulta con el nombre Coches Ford. 4 Modifica la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio superior a 2600000, llmala Ford superiores. 5 Crea una consulta para ver los apellidos y poblacin de aquellos clientes que hayan comprado Ford o Citroen, los clientes debern aparecer por orden alfabtico dentro de cada poblacin. Llama la consulta Clientes de Ford y Citroen. 6 Cierra la base de datos.
Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio, a continuacin se explica como paso a paso.
Solucin del Ejercicio 1: Concesionario En el apartado 2 tenemos que crear una consulta a partir de la tabla Coches vendidos. 1 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 2 Hacer clic en la tabla Coches vendidos. 3 Hacer clic en el botn Agregar. 4 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. 5 Hacer clic doble clic sobre el campo Matricula. 6 Hacer clic doble clic sobre el campo Marca. 7 Hacer clic doble clic sobre el campo Modelo. 8 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo.
Observa como nicamente nos ensea los tres campos solicitados de la tabla. 9 Cerrar la consulta. 10 Escribir el nombre Consulta coches vendidos. En el apartado 3 hay que modificar la consulta anterior para ampliar sus criterios. 1 Hacer clic derecho sobre el nombre Consulta coches vendidos en el Panel Exploracin.
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2 Seleccionar la opcin
en el men contextual.
3 Desplegar el Botn de Office y elegir la opcin Guardar como. 4 Escribir el nombre Coches Ford. La guardamos antes para no machacar por error la consulta anterior. 5 Hacer doble clic sobre el campo Precio. 6 En la fila Criterios: de la columna Marca escribir Ford. 7 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn 8 Hacer clic sobre el botn 9 Cerrar la consulta. En el apartado 4 hay que modificar la consulta anterior para ampliar sus criterios. 1 Hacer clic derecho sobre el nombre Coches Ford en el Panel de Exploracin. 2 Selecciona la opcin en el men contextual.
3 Desplegar el Botn de Office y elegir la opcin Guardar como. 4 Escribir el nombre Ford superiores. La guardamos antes para no machacar por error la consulta anterior. 5 En la fila Criterios: de la columna Precio escribir >2600000. 6 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn 7 Hacer clic sobre el botn 8 Cerrar la consulta. En el apartado 5 tenemos que crear otra consulta con las tablas Clientes y Coches vendidos. 1 Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. 2 Hacer clic en la tabla Coches vendidos. 3 Hacer clic en el botn Agregar. 4 Hacer clic en la tabla Clientes.
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5 Hacer clic en el botn Agregar. 6 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Deben aparecer las tablas unidas por una combinacin. 7 Hacer clic doble clic sobre el campo Poblacion. 8 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos. 9 Hacer clic doble clic sobre el campo Marca. 10 En la fila Criterios: de la columna Marca escribir Ford. 11 En la fila O: de la misma columna escribir Citroen. 12 En la fila Orden: de la columna Poblacion seleccionar la opcin Ascendente. 13 En la fila Orden: de la columna Apellidos seleccionar la opcin Ascendente. 14 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn 15 Hacer clic sobre el botn . de la pestaa Diseo.
16 Escribir el nombre Clientes de Ford y Citroen. 17 Cerrar la consulta. Fin de Explicacin Ejercicio 2: Clnica 1 Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios. 2 Crea una consulta para ver los apellidos, telefono y fecha de nacimiento de aquellos pacientes que hayan nacido antes de 1960 y cuyo cdigo postal sea 28028, pnle el nombre Pacientes del 28028. 3 Crea una consulta para ver de los pacientes cuya fecha de ingreso sea posterior al 31/12/98, sus apellidos, fecha de nacimiento , fecha de ingreso y apellidos del mdico asignado as como la especialidad de ste, pnle el nombre Pacientes con medico. 4 Cierra la base de datos.
Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio, Aqu se explica.
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Solucin de Ejercicio 2: Clnica Para el apartado 2 : 1 Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 2 Hacer clic en la tabla Pacientes. 3 Hacer clic en el botn Agregar. 4 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. 5 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos paciente. 6 Hacer clic doble clic sobre el campo Telefono paciente. 7 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha nacimiento. 8 En la fila Criterios: de la columna Fecha nacimiento escribir < 01/01/60. 9 Hacer clic doble clic sobre el campo Codigo postal. 10 Desmarcar la casilla de la fila Mostrar: de la columna Codigo postal. 11 En la fila Criterios: de la columna Codigo postal escribir 28028. 12 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn Ejecutar 13 Cerrar la consulta. 14 Escribir el nombre Pacientes del 28028. En el apartado 3 tenemos que crear otra consulta con las tablas Pacientes y Medicos e Ingresos. 1 Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. 2 Hacer clic en la tabla Pacientes. 3 Hacer clic en el botn Agregar. 4 Hacer clic en la tabla Medicos. 5 Hacer clic en el botn Agregar. 6 Hacer clic en la tabla Ingresos. de la pestaa de Diseo.
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7 Hacer clic en el botn Agregar. 8 Pulsar el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Deben aparecer las tablas unidas por una combinacin. 9 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos Paciente. 10 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha nacimiento. 11 Hacer clic doble clic sobre el campo Fecha ingreso. 12 Hacer clic doble clic sobre el campo Apellidos medico. 13 Hacer clic doble clic sobre el campo Especialidad. 14 En la fila Criterios: de la columna Fecha ingreso escribir > 31/12/98. 15 Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn 16 Hacer clic sobre el botn . .
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Prueba unidad 7
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Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Grficos dinmicos dinmicos. abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos
Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente. El asistente para formularios. Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior.
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En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn campos seleccionados. y el campo se quita de la lista de
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
o deseleccionar
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:
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En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
o bien Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
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Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
Para practicar lo visto hasta ahora puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear formularios que a continuacin se describe.
Ejercicio pas a paso. Crear formularios Objetivo. Saber crear formularios con el asistente y utilizarlos para la introduccin, modificacin y borrado de datos de una tabla creada con Access 2007. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a crear primero un formulario para la edicin de datos de la tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para formularios:
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1 Haz clic en la opcin Asistente para formularios que se mostrar al desplegar el botn de Ms formularios de la pestaa Crear.
2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn para aadir todos los campos al formulario.
4 Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Deja activada la opcin En columnas como distribucin del formulario. 6 Haz clic sobre el botn Siguiente. 7 Deja la opcin Oficina como estilo del formulario. 8 Haz clic sobre el botn Siguiente. 9 Escribe como ttulo alumnos en columnas. 10 Haz clic sobre el botn Finalizar.
Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer registro que introdujimos desde la tabla. Al pulsar los botones de la barra de desplazamiento por los registros podremos cambiar de registro. 12 Pulsa 13 Pulsa 14 Pulsa 15 Pulsa vers como pasas al siguiente registro, plsalo varias veces. vers como vuelves a los registros anteriores. vers que te posicionas en el primer registro. vers que te posicionas en el ltimo registro.
Ahora crearemos un formulario para la tabla Cursos para que se vean varios cursos en la misma pantalla. 1 Haz clic en la opcin Asistente para formularios que se mostrar al desplegar el botn de Ms formularios de la pestaa Crear.
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2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos. 3 Haz clic sobre el botn para aadir todos los campos al formulario.
4 Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Dejar activada la opcin Tabular como distribucin del formulario. 6 Haz clic sobre el botn Siguiente. 7 Deja la opcin Fundicin como estilo del formulario. 8 haz clic sobre el botn Siguiente. 9 Escribe como ttulo Cursos tabular. 10 Haz clic sobre el botn Finalizar. 11 Cierra el formulario guardando los cambios. Ahora vamos a introducir datos en la tabla Cursos utilizando el formulario creado: 1 En el Panel de Exploracin busca el formulario Cursos tabular. 2 Haz clic derecho sobre l y selecciona la opcin del men contextual.
Si quieres puedes resumir los pasos 1 y 2 haciendo doble clic sobre el formulario Cursos tabular. 3 Una vez abierto el formulario slo tenemos que introducir los datos cambiando de campo con la tecla INTRO. No hace falta guardar los registros ya que stos se almacenan automticamente. Los datos a introducir son: Codigo Nombre Curso Curso 5 Internet 6 Diseo 5 Cierra el formulario. Fin del ejercicio paso a paso. N Horas 300 150 Fecha Inicio 15/07/00 25/07/00 Fecha Final 20/10/00 10/09/00
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin Nos aparece la ventana Diseo de formulario: en el men contextual.
El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del
formulario de la pestaa Organizar: Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula
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respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior. La pestaa Diseo de formulario En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.
El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final. Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario. En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn Con el botn control seleccionado. .
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn Access. La seccin Controles y campos
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Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .
El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para crearlos.
El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .
Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos
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ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Casilla de verificacin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino este otro .
Botn de alternar , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de comando . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas. Control pestaa , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestaas. Control imagen registro. para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de
Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
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Salto de pgina , el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista Preliminar y a la hora de imprimir. Lnea para aadir una lnea en el formulario. para aadir un rectngulo al formulario. .
Rectngulo
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn Puedes practicar esto realizando el Ejercicio paso a paso crear controles.
Ejercicio paso a paso. Crear controles en un formulario. Objetivo. Saber crear controles en los formularios. Ejercicio 1. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a modificar el diseo del formulario Alumnos en columnas. 1 Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en el Panel de Exploracin. 2 Selecciona la opcin del men contextual.
Primero aadiremos un cuadro de texto. Vamos a aadir en el encabezado del formulario la fecha de hoy. Para ello debemos aadir un cuadro de texto ya que contendr un valor variable. 1 Haz clic sobre el botn de la pestaa Diseo.
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2 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner la fecha, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn. Si est activado el icono aparecer el asistente. Para este punto, desactvalo.
3 Haz clic dentro del control y escribe = fecha() , fecha() es una funcin que devuelve la fecha del sistema. Tenemos que poner el signo = para que Access sepa que lo que viene a continuacin es una funcin o una expresin que tiene que calcular. Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y carga ms nuestro formulario. 4 Haz clic sobre la etiqueta. 5 Pulsa la tecla DEL o SUPR. Ejercicio 2. Ahora vamos a aadir un cuadro combinado para introducir el cdigo de curso mediante una lista desplegable, y para poder elegir el curso por su nombre aunque despus guardemos en la tabla Alumnado el cdigo de curso no el nombre. 1 Asegrate que el botn Asistentes para controles de la pestaa Diseo est activado (debe aparecer el fondo naranja). Si no lo est haz clic sobre l, aparecer activado. 2 Haz clic sobre el botn .
3 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn. Como tenemos el botn Asistentes para controles activado se abrir la ventana del asistente. 4 Elige la opcin Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. 5 Pulsa el botn Siguiente. 6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla. 7 Pulsa el botn Siguiente. Se abre la siguiente ventana. Vamos a elegir tres campos, el cdigo de curso, el nombre del curso y el n de horas. 8 En la lista de la izquierda estar resaltado el primer campo (Codigo curso), haz clic sobre el botn y el campo pasar a la derecha. 9 Haz clic otra vez sobre el botn y el campo nombre curso pasar a la derecha.
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12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige Nombre Curso para que se ordene alfabticamente, y pulsa Siguiente. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el n de horas para que le sea ms fcil al usuario elegir el curso, pero slo se recoger el cdigo del curso para colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso. 13 Quita la marca de la opcin Ocultar la columna clave. Vers que aparece la columna Codigo curso. 14 Vuelve a marcar la opcin porque no queremos que aparezca en la lista. 15 Haz ms ancha la columna del nombre de curso y ms estrecha la de n de horas. 16 Pulsa el botn Siguiente. 17 Selecciona la opcin Almacenar el valor en el campo:. 18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opcin el campo Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el cdigo del curso correspondiente a esa fila se almacenar en el campo Curso de la tabla Alumnado. 19 Pulsa el botn Siguiente. 20 Cambia si quieres el ttulo de la etiqueta. 21 Pulsa el botn Finalizar. Veamos el resultado: 22 Haz clic sobre el botn de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 23 Asigna a los alumnos los cdigos de cursos que te indicamos a continuacin.
3 4 5
Observamos que le falta a la lista un encabezado, vamos a aadrselo. 1 Vuelve a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vistas en la pestaa Inicio. 2 Selecciona el cuadro combinado haciendo clic sobre l. 3 Abre el cuadro Propiedades haciendo clic en el botn de la pestaa Diseo.
4 Busca la propiedad Encabezado de columnas y ponla a S haciendo doble clic sobre ella por ejemplo. 5 Haz clic sobre el botn de Vistas de la pestaa Inicio para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 6 Despliega el cuadro combinado y observa que ahora aparece un encabezado con el nombre de los campos que forman las columnas. Ejercicio 3. Vamos a aadir un control cuadro de lista tambin para el campo Curso para ver la diferencia entre un cuadro de lista y un cuadro combinado. 1 Asegrate que el botn Asistentes para controles de la pestaa Diseo est activado (debe aparecer sobre fondo naranja). Si no lo est haz clic sobre l, aparecer activado. 2 Haz clic sobre el botn .
3 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn. Como tenemos el botn Asistentes para controles activado se abrir la ventana del asistente. 4 Elige la opcin Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una tabla o consulta. 5 Pulsa el botn Siguiente. 6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla. 7 Pulsa el botn Siguiente. Se abre la siguiente ventana.
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Vamos a elegir tres campos, el cdigo de curso, el nombre del curso y el n de horas. 8 En la lista de la izquierda estar resaltado el primer campo (Codigo curso), haz clic sobre el botn y el campo pasar a la derecha. 9 Haz clic otra vez sobre el botn 10 Haz clic otra vez sobre el botn 11 Pulsa el botn Siguiente. 12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige Nombre Curso para que se ordene alfabticamente, y pulsa Siguiente. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el n de horas para que le sea ms fcil al usuario elegir el curso, pero slo se recoger el cdigo del curso para colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso. 13 Quita la marca de la opcin Ocultar la columna clave. Vers que aparece la columna Codigo curso. 14 Vuelve a marcar la opcin porque no queremos que aparezca en la lista. 15 Haz ms ancha la columna del nombre de curso y ms estrecha la de n de horas. 16 Pulsa el botn Siguiente. 17 Selecciona la opcin Almacenar el valor en el campo:. 18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opcin el campo Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el cdigo del curso correspondiente a esa fila se almacenar en el campo Curso de la tabla Alumnado. 19 Pulsa el botn Siguiente. 20 Cambia si quieres el ttulo de la etiqueta. 21 Pulsa el botn Finalizar. Veamos el resultado: 22 Haz clic sobre el botn de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 23 Asigna a los alumnos los cdigos de cursos que te indicamos a continuacin.
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y el campo nombre curso pasar a la derecha. para pasar tambin el campo nhoras.
Codigo Alumnado 6 7 8 9 10
Trabajar con controles Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa Diseo.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa. Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla Maysculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el
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fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado). Aadir controles Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la pestaa Diseo. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen.
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Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado.
Copiar controles Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de la pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl + V. Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Propiedades en el men contextual.
Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta. Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta. Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos. Cambiar el tamao de los controles. Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado. Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de
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ellos, se cambiarn todos. Con el botn Autoformato que se encuentra en la pestaa Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso modificar controles.
Ejercicio paso a paso. Modificar el diseo de los controles Objetivo. Saber modificar el diseo de formularios. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a modificar el diseo del formulario Alumnos en columnas. 1 Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en el Panel de Exploracin. 2 Selecciona la opcin del men contextual.
Primero cambiaremos el tamao de uncontrol. 1 Haz clic sobre el control que creamos en el ejercicio anterior, donde se muestra la fecha de hoy, quedar seleccionado. 2 Mueve el ratn sobre el controlador de tamao que se encuentra en el lateral derecho del control hasta que el puntero tome la forma 3 Manteniendo pulsado el botn del ratn, arrstralo hacia la derecha, estars ampliando el control. 4 Prueba lo mismo pero con los otros controladores de tamao hasta dejar el campo del tamao que quieras. Vamos a quitar un control, quitaremos el campo Curso. 1 Haz clic sobre el control correspondiente al cdigo de curso, se seleccionar. 2 Pulsa la tecla DEL o SUPR. Desaparece el control y la etiqueta que tena asociada. Por ltimo practicaremos la opcin Autoformato. Tenemos dos formularios uno lo creamos con el estilo Oficina y el otro con el estilo Fundicin, esto no es muy recomendable en una aplicacin ya que las pantallas deben ser todas homogneas, por lo que vamos a dejar los dos formularios con el estilo Fundicin.
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1 Posicinate en la vista diseo del formulario Alumnos en columnas si no lo ests. 2 Haz clic en la esquina superior izquierda del rea de diseo para seleccionar el formulario. 3 Pulsa el botn Autoformato de la pestaa Organizar. 4 Elige de la lista el estilo Fundicin. 5 Pulsa el botn Aceptar. As de sencillo hemos cambiado el estilo del formulario. Guarda el formulario. Fin de ejercicio paso a paso de modificar controles.
Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subformulario pestaa Diseo (junto al resto de los controles).
de la
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo). Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear subformularios. Ejercicio paso a paso. Crear subformularios Objetivo. Practicar la creacin de formularios con subformularios incluidos. Vamos a crear un formulario que permita visualizar en cada pantalla los datos de un curso y la lista de los alumnos matriculados en ese curso. De tal forma que cuando pase al siguiente curso aparezcan los alumnos de ese nuevo curso. En este caso necesitaremos un formulario para sacar la lista de los alumnos, este lo definiremos con distribucin tabular para que aparezcan varias filas con los datos de un alumno en cada fila. Tambin necesitaremos un formulario para visualizar los cursos, en este caso como queremos un curso por pantalla lo definiremos con distribucin en columnas. Y despus aadiremos a este
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formulario un subformulario basado en el formulario de alumnos tabular que habremos creado. El formulario final tendr ms o menos este aspecto:
Primero hay que empezar por crear el formulario que pondremos dentro del otro (el subformulario). 1 Haz clic en la opcin Asistente para formularios que se mostrar al desplegar el botn de Ms formularios de la pestaa Crear.
2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn 4 Haz clic sobre el botn 5 Haz clic sobre el botn para aadir Codigo Alumnado. para aadir Nombre Alumnado. para aadir Apellidos Alumnado.
6 Haz clic sobre el campo Curso de la lista de la izquierda para seleccionarlo. 7 Haz clic sobre el botn formulario. para aadirlo a la lista de la derecha. No aadiremos ms campos al
8 Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 9 Deja activada la opcin Tabular como distribucin del formulario.
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10 Haz clic sobre el botn Siguiente. 11 Deja la opcin Viajes como estilo del formulario. 12 Haz clic sobre el botn Siguiente. 13 Escribe como ttulo alumnos de un curso. 14 Haz clic sobre el botn Finalizar. 15 Cierra el formulario.
Ahora vamos a utilizar el asistente para crear la primera parte del formulario de cursos, la referente al curso. 1 Haz clic en la opcin Asistente para formularios que se mostrar al desplegar el botn de Ms formularios de la pestaa Crear.
2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos. 3 Haz clic sobre el botn para aadir todos los campos al formulario.
4 Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Dejar activada la opcin En columnas como distribucin del formulario. 6 Haz clic sobre el botn Siguiente. 7 Deja la opcin Viajes como estilo del formulario. 8 haz clic sobre el botn Siguiente. 9 Escribe como ttulo Cursos con alumnos. 10 Haz clic sobre el botn Finalizar.
Ahora moveremos los campos Fecha Inicio, Fecha Final para dejarlos a la derecha de los dems campos y ampliaremos la seccin Detalle para aadir despus el subformulario. 1 Pulsa el botn Quitar el diseo para poder modificar el diseo actual.
2 Selecciona los dos campos manteniendo la techa Maysculas pulsada mientras haces clic sobre
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ellos. 3 Cuando aparecen las flechas en el cursor pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra los controles hasta donde quieras. 4 Para ampliar la seccin Detalle mueve el ratn por el borde inferior de la seccin detalle hasta que el puntero del ratn tome la forma .
5 Arrastra el puntero hacia bajo para ampliar la seccin para que quepa el subformulario. 6 No estara de ms guardar los cambios por si acaso, haz clic en el botn .
Ahora aadiremos el subformulario. 1 Haz clic sobre el botn Subformulario en la pestaa Diseo.
2 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres que quede la esquina izquierda superior del subformulario, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrstra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn. Empezar el asistente para subformularios. 3 En la primera pantalla del asistente haz clic en el nombre del formulario alumnos de un curso (el formulario que creamos antes) vers que el botn de la opcin Usar un formulario existente se activa automticamente. Podramos no haber definido el formulario alumnos de un curso previamente y haber elegido la opcin Usar tablas y consultas existentes, pero esta forma nos deja menos libertad a la hora de definir el subformulario. 4 Pulsa el botn Siguiente. 5 En la Siguiente ventana podemos definir como se relacionan los formularios. Deja la opcin seleccionada y pulsa Siguiente. 6 Escribe como nombre del subformulario subformulario alumnos. Este es el nombre del control subformulario que tienes en el formulario. Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y recarga ms nuestro formulario. 7 Pulsa el botn Finalizar. 8 Haz clic en el botn de Vistas para ver el resultado en la Vista Formulario. Como las dos tablas estn relacionadas por el cdigo de curso, Access automticamente ha enlazado el subformulario con el formulario por ese campo con lo cual en el subformulario slo aparecen los alumnos que tienen asignado el cdigo de curso del curso activo en el formulario principal.
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Tienes dos barras de desplazamiento por los registros, la ms externa corresponde al formulario por lo que te permite moverte por los registros del formulario (los cursos), y la otra es del subformulario por lo que te permite recorrer los alumnos pero slo los del mismo curso. 9 Haz clic en el botn de la barra ms externa vers que cambias de curso y al mismo tiempo aparecen los alumnos de ese curso. 10 Haz clic en el botn de la barra ms interna vers que no cambias de curso y s pasa al alumno siguiente dentro del mismo curso aunque tengas ms alumnos, estos no los ves. Fin de ejercicio paso a paso de crear subformularios
Adems de poder utilizar la pestaa Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos sern muy tiles para mejorar la presentacin de los objetos que creemos:
Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los controles de la seccin Alineacin: izquierda, derecha, arriba, abajo. Podemos utilizar el botn para que los controles se alineen automticamente.
Utiliza las opciones de la seccin Tamao para ajustar el tamao de los controles. Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer. Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula. Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto. Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
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Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho. Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.
Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.
Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el rea de diseo, podemos utilizar unas opciones de la seccin Posicin. Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir). Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
En caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas, sera aconsejable realizar el
Ejercicio paso a paso de ajustar y alinear controles Ejercicio paso a paso. Ajustar el tamao y alinear controles. Objetivo. Practicar las opciones de ajustar tamao y alinear controles en el diseo de formularios. Ahora modificaremos el diseo del formulario Cursos tabular. 1 Busca el formulario Cursos tabular haz clic derecho sobre l. 2 Selecciona la opcin en el me contextual.
Como vamos a ampliar algunos controles primero separaremos ms los campos para poder trabajar con ms comodidad.
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4 Selecciona todos los controles haciendo clic en una de las esquinas del formulario y arrastrando el ratn sin soltar el botn hasta haber seleccionado todos los controles en pantalla. 5 Haz clic en el botn Aumentar espacio horizontal en la pestaa de Organizar.
6 Realiza el paso 5 varias veces para dejar bastante espacio entre cada campo. Ahora, vamos a ajustar las etiquetas de los campos Codigo curso, y fechas al contenido. Podramos seleccionar cada uno y ampliarlo utilizando los controladores de tamao, pero hay una forma ms rpida. 7 Haz clic sobre la etiqueta de Codigo curso, se seleccionar. 8 Pulsa la tecla Maysculas y sin soltarla haz clic sobre la etiqueta Fecha Inicio y Fecha Final, quedarn las tres etiquetas seleccionadas. 9 Haz clic en el botn Ajustar Tamao al contenido Vers que las etiquetas se han hecho ms estrechas. Ahora observamos que las etiquetas de las fechas son ms estrechas que los controles que van a contener las fechas, vamos a dejarlos del mismo ancho: Vamos a seleccionar la etiqueta de una fecha y su cuadro de texto a la vez. 10 Muve el ratn por la seccin Detalle por debajo del cuadro de texto correspondiente al cdigo de curso hasta que el puntero tome la forma . 11 Pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo meve el ratn hacia arriba, vers que se va dibujando un rectngulo segn mueves el ratn, cuando el rectngulo toque los dos controles que quieres seleccionar suelta el botn del ratn vers que desaparece el rectngulo y se han seleccionado los controles. Esta es una forma muy rpida y cmoda de seleccionar varios controles contiguos. 12 A continuacin haz clic en el botn Ajustar al ms estrecho . .
Ahora los dos controles tienen el mismo ancho pero no quedan alineados. No quites la seleccin. 13 Haz clic en el botn Alinear a la izquierda .
Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados. 14 Reptelo para la otra fecha.
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Ahora ajustaremos el alto de todos los campos de la lnea de detalle. 15 Mueve el ratn por la parte izquierda de la seccin detalle hasta que el puntero tome la forma . 16 Haz clic y se seleccionarn todos los controles de la lnea. 17 A continuacin haz clic en el botn Ajustar al ms alto Ahora todos los controles tienen el mismo alto. 18 Haz clic en el botn Alinear en la parte superior . .
Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados. 19 Cierra el formulario guardando los cambios.
Ejercicio 1: Concesionario 1 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios. 2 Crear un formulario para la edicin de registros de la tabla Clientes llamarlo Mantenimiento Clientes. 3 Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Coches vendidos llamarlo Mantenimiento Coches vendidos. 4 Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Revisiones. Disearlo de tal forma que a la hora de introducir la matrcula el usuario pueda ver el nombre del cliente que tiene la matrcula, llamarlo Mantenimiento revisiones.
Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio, a continuacin se explica.
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1 Abrir la base de datos Concesionario. 2 Haz clic en la opcin Asistente para formularios que se mostrar al desplegar el botn de Ms formularios de la pestaa Crear.
3 Elegir la tabla Clientes como origen del formulario. 4 Hacer clic sobre el botn Aceptar. 5 Hacer clic sobre el botn para aadir todos los campos al formulario.
6 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 7 Dejar activada la opcin En columnas como distribucin del formulario. 8 Haz clic sobre el botn Siguiente. 9 Elegir el estilo del formulario que ms te guste. 10 Hacer clic sobre el botn Siguiente. 11 Escribir como ttulo Mantenimiento de Clientes. 12 Hacer clic sobre el botn Finalizar. 13 Cerrar el formulario.
Apartado 3: Seguir los mismos pasos que para el apartado 2 sustituyendo los nombres de la tabla y el ttulo. Puedes practicar desplazando los controles y alinendolos.
Apartado 4: Para realizar este ejercicio utilizaremos el asistente para formularios para crear casi todo el formulario, despus modificaremos el diseo para crear un cuadro combinado que permita visualizar junto a la matrcula el nombre del cliente. Este cuadro combinado deber sacar la matrcula y el nombre y apellidos del cliente correspondiente. Como no tenemos los tres campos en la misma tabla deberemos crear una consulta para tenerlos juntos y luego basaremos el cuadro combinado en esa consulta.
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1 Antes de empezar a crear el formulario crearemos la consulta Coches con clientes para tener cada coche con los datos del cliente correspondiente para luego utilizarla como origen del cuadro combinado.
Despus podemos empezar la creacin del formulario: 2 Seguir los pasos 1 al 11 del apartado 2 sustituyendo Clientes por Revisiones. 3 Seleccionar la opcin Modificar el diseo del formulario. 4 Hacer clic sobre el botn Finalizar. Entramos en la ventana diseo de formulario. 5 Hacer clic sobre el control correspondiente a la matrcula. 6 Pulsar la tecla DEL o SUPR para eliminar el control. Lo borramos para sustituirlo por el cuadro combinado. 7 Asegrarse que el botn Asistentes para controles de la pestaa Diseo est activado (debeverse como en la imagen). Si no lo est hacer clic sobre l, aparecer activado. 8 Hacer clic sobre el botn .
9 Posicionar el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrstrar el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego soltar el botn. Como tenemos el botn Asistentes para controles activado se abrir la ventana del asistente. 10 Elegir la opcin Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. 11 Pulsar el botn Siguiente. 12 Elegir la consulta Coches con clientes. 13 Pulsar el botn Siguiente. Se abre la siguiente ventana. Vamos a eligir tres campos Matricula, Nombre cliente y Apellidos Cliente. 14 Hacer clic en el campo Matricula, hacer clic sobre el botn derecha. y el campo pasar a la
15 Hacer clic en el campo Nombre cliente, hacer clic sobre el botn derecha. 16 Hacer clic en el campo Apellidos cliente, hacer clic sobre el botn
y el campo pasar a la
y el campo pasar a la
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derecha. 17 Pulsar el botn Siguiente. 18 Ordena los campos de forma ascendente por matrcula. 19 Pulsar el botn Siguiente. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. 20 Ajustar el ancho del campo Matricula. 21 Pulsar el botn Siguiente. 22 Selecciona la columna Matrcula para que coja de ah el valor. 23 Pulsar el botn Siguiente. 20 Seleccionar la opcin Almacenar el valor en el campo:. 24 Elegir de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opcin el campo Matricula. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, la matrcula correspondiente a esa fila se almacenar en el campo Matricula de la tabla Revisiones. 25 Pulsar el botn Siguiente. 26 Cambiar si se quiere el ttulo de la etiqueta. 27 Pulsar el botn Finalizar. Vemos el resultado. 28 Guardar los cambios haciendo clic en el botn 29 Cerrar el formulario. Fin del ejercicio. .
Ejercicio 2: Clnica 1 Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios. 2 Crear un formulario para la edicin de registros de la tabla Pacientes llamarlo Mantenimiento
Material elaborado por: Ing. Belem Estrada Chacn Pgina 151
Pacientes. 3 Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Medicos llamarlo Mantenimiento Medicos. 4 Crear un formulario en el que aparezca en una zona los datos del mdico y debajo la lista de ingresos que tiene el mdico, llamarlo Ingresos por Medico. Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio, a continuacin se explica. Ejercicio 2: Clnica Apartado 2 y 3: 1 Posicionarse en la pestaa Formularios de la ventana Base de datos de la base de datos Clinica. 2 Seguir los mismos pasos que para el apartado 2 del ejercicio 1 sustituyendo los nombres de la tabla y el ttulo.
Apartado 4: Para realizar este ejercicio utilizaremos el formulario Mantenimiento de medicos creado en el apartado anterior, y le aadiremos un subformulario dependiente para que aparezcan los ingresos de cada mdico.
1 Antes de empezar a crear el formulario Ingresos por Medico crearemos el formulario que nos servir de origen del subformulario, lo llamaremos Sub ingresos. Incluir en l todos los campos de la tabla Ingresos y darle distribucin Tabular.
Despus podemos empezar la creacin del formulario Ingresos por Medico. 2 Abre en Vista de diseo el formulario Mantenimiento de Medicos. 3 Modificar el tamao de la seccin Detalle para que quepa el subformulario. 4 Cambiar la disposicin de los controles para dejarlos en la zona superior de la seccin Detalle. 5 Hacer clic sobre el botn Subformulario .
6 Posicionar el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el subformulario, pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrar el ratn dejando el control de un tamao apropiado para
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que quepan varias filas de ingresos, luego soltar el botn. 7 En la primera pantalla del asistente hacer clic en el nombre del formulario Sub ingresos (el formulario que creamos en el paso 1) vers que el botn de la opcin Usar un formulario existente se activa automticamente. Podramos no haber definido el formulario Sub ingresos previamente y haber elegido la opcin Usar tablas y consultas existentes, pero esta forma nos deja menos libertad a la hora de definir el subformulario. 8 Pulsa el botn Siguiente. 9 Deja la opcin seleccionada en esta ventana y pulsa Siguiente. 10 Escribir como nombre del subformulario subformulario ingresos. Este es el nombre del control subformulario que tienes en el formulario. 11 Pulsar el botn Finalizar. 12 Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y recarga ms nuestro formulario. Hacer clic sobre la etiqueta y pulsar la tecla DEL o SUPR. 13 Quita del mismo modo la etiqueta Sub Ingresos del subformulario. 14 Hacer clic en el botn de Vistas para ver el resultado en la Vista Formulario. Como las dos tablas estn relacionadas por el campo Codigo medico, Access automticamente ha enlazado el subformulario con el formulario por ese campo con lo cual en el subformulario slo aparecen los ingresos que tienen asignado el cdigo de mdico del registro activo en el formulario principal. 15 Guardar el formulario, eligiendo Guardar como, en el Botn de Office . 16 Llmalo Ingresos por mdico. 17 Cerrar el formulario. Fin del ejercicio.
Prueba evaluativa de la unidad 8. Formularios Solo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.
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Unidad 9 Informes
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