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PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE CALIDAD CAPACITACIN Y DESARROLLO DE PERSONAL

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LISTA DE DISTRIBUCIN

Gerente General Gerente Administrativo Financiero Gerente Comercial Estratgico Gerente de Recursos Humanos Gerente Industrial Coordinador de Gestin de Calidad

Rev.

Fecha

Motivo del Cambio

0 17/09/2012 Primera Versin

APROBO ________________ Gerente General

FECHA

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE CALIDAD CAPACITACIN Y DESARROLLO DE PERSONAL

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OBJETIVO Establecer acciones de capacitacin orientadas al fortalecimiento de las habilidades, destrezas y actualizacin de conocimientos, que contribuyan a elevar el desempeo, eficiencia y eficacia de las labores efectuadas por el personal.

ALCANCE Aplica a todo el personal de FABOCE S.R.L.

REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 capitulo 6 punto 6.2.2

RESPONSABILIDADES a) Gerente General, Establecer la orientacin general del programa anual de capacitacin y aprobar su versin final y sus modificaciones; autorizar la contratacin de la institucin o del prestador del servicio de capacitacin b) Gerentes y Subgerentes de rea, Identificar las necesidades de capacitacin de sus respectivas reas y hacerlo conocer al departamento de recursos humanos. c) Gerente de Recursos Humanos, Disear el plan anual de capacitaciones en base a las necesidades identificadas y los resultados de las evaluaciones del desempeo. Adems de cumplir y hacer cumplir el plan anual de capacitacin. d) Personal de FABOCE S.R.L, Asistir a las capacitaciones programadas en los lugares y horarios definidos por la empresa, adems de acumular mnimamente 48 horas capacitacin ao.

DEFINICIONES MODELOS DE CAPACITACIN Las Metodologas y Modelos formativos aplicados estarn encaminados a la mejor adaptacin a la realidad empresarial y evolucin tecnolgica, siempre en funcin de optimizar la relacin costo / calidad. En tal sentido, a continuacin se describen los principales modelos de capacitacin:

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a) Formacin presencial

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Impartida en aula u otro lugar apropiado que se defina, por monitores especialistas internos y / o externos, con los medios logsticos adecuados al contenido de la actividad. b) En los puestos de Trabajo La formacin en el puesto de trabajo supone la transmisin in situ de experto a alumno de conocimientos y habilidades que se adquieren mediante una observacin y prctica estructurada de la aplicacin del know how.

ELABORACIN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN Este proceso tiene por objeto recopilar, con el mayor grado de precisin, las necesidades y requerimientos generales y especficos de cada una de las reas, respecto a la formacin de las personas que trabajan en ella. Este proceso se completa a partir de la convergencia de la informacin proveniente de diversas fuentes, siendo las principales: 1. Visin Estratgica del negocio 2. Reflexin estratgica 3. Gestin del desempeo, es un sistema articulador que permite que los trabajadores administren su desempeo a travs de distintos instrumentos, como la concertacin de objetivos, la evaluacin del desempeo. En tal sentido provee de informacin respecto de aquellas brechas, entre los conocimientos, habilidades y destrezas que las personas poseen y las que requieren. 4. Necesidades emergentes de las propias reas, este proceso lo constituye el contacto directo con las reas y, en particular, con los responsables mximos de las reas usuarias, con quienes se debe consensuar las necesidades que debe contener la capacitacin. 5. Mallas Curriculares, recogen el Know-How de la empresa. En ellas se encuentra la secuencia de mdulos a capacitar propias de las competencias tcnicas a desarrollar y de aquellas habilidades del negocio necesarias para ser exitoso en el trabajo. Al contrastar las mallas (el deber ser) con los conocimientos, habilidades y destrezas de las personas (el ser), es posible obtener una brecha, que correspondera a necesidades de capacitacin.

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CAPACITACINES NO PROGRAMADAS

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1. Desarrollo de potenciales, en todas las organizaciones es necesario pensar en la formacin de personal de reemplazo para que asuman labores de mayor responsabilidad. En este contexto al momento de efectuar la deteccin de necesidades, se deben incorporar los programas para desarrollar las habilidades, destrezas y conocimientos necesarios para que las personas reconocidas con dichos potenciales los ejecuten en el tiempo. 2. Resultados del proceso de seleccin, al momento de incorporar a una nueva persona es donde se pueden identificar posibles diferencias entre los conocimientos, habilidades y destrezas que posee el recin ingresado y las definidas para el cargo.

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN Para determinar la efectividad que tuvo la capacitacin se deben realizar evaluaciones la misma se encuentra segmentado de la siguiente manera: Evaluacin de Reaccin, permite medir la satisfaccin del participante al trmino de la actividad. En sta se consulta acerca de aspectos tales: como cumplimiento de los objetivos, utilidad de los conocimientos entregados, calidad de los relatores, y del material de apoyo, duracin y otros, Evaluacin de Contenido, si el carcter de la actividad lo permite se hace una evaluacin de aprendizaje que determina el grado en que los participantes han asimilado los conocimientos acordes con los objetivos establecidos para las acciones de capacitacin. Evaluacin Tcnica o Conductual, si el carcter de la actividad lo permite: Personal que se encuentre en el nivel VIII para arriba, transcurrido 3 meses de efectuada la capacitacin, el Gerente, Subgerente, Jefe o Encargado de seccin directa realiza una evaluacin in situ sobre el impacto que tuvo la capacitacin en el puesto de trabajo. Personal que se encuentre en el nivel IX, transcurrido 1 mes de efectuada la capacitacin, el Jefe o Encargado de seccin directa realiza una evaluacin in situ sobre el impacto que tuvo la capacitacin en el puesto de trabajo.

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PROCESO

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Elaboracin del Programa de Capacitacin


Proceso Responsable Comentario

INICIO

Existencia de necesidad de capacitacin

- Gerencia General. - Gerencia de Recursos Humanos - Gerencia Administrativa Financiera. - Gerencia Industrial - Gerencia de Comercializacin y Exportacin. - Gerencia de Marketing.

Se deber elaborar el programa de capacitacin de manera anual. Criterios de necesidad de Capacitacin: - Visin estratgica del negocio. - Reflexin estratgica. - Gestin del Desempeo. - Necesidades emergentes de las reas. - Mallas curriculares.

Confeccin del programa de capacitacin

- Gerencia de Recursos Humanos - Gerencia Administrativa Financiera. - Gerencia Industrial - Gerencia de Comercializacin y Exportacin. - Gerencia de Marketing.

Llenar el formulario del programa de capacitacin FD-300-20A

Revisa y aprueba el programa de capacitacin

- Gerencia General.

FIN

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Ejecucin del programa de capacitacin / seguimiento y evaluacin
Proceso
INICIO

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Responsable

Observacin

Solicitud de fondos

Gerente de RR.HH.

Elabora el presupuesto de Capacitacin

Aprueba los fondos

Gerente Administrativo Financiero Gestiona el ambiente de capacitacin y refrigerio en base al presupuesto asignado. Coordina el lugar, la fecha, hora de capacitacin y el material a utilizar con el capacitador. Comunica con una semana de anticipacin al personal el lugar, la fecha y hora de capacitacin.

Coordina la capacitacin

Jefe de RR.HH. Jefe Administrativo. Encargado de Agencia.

Comunica el lugar, la fecha y la hora de Capacitacin

Jefe de RR.HH. Jefe Administrativo. Encargado de Agencia.

Evaluacin de Reaccin

Jefe de RR.HH. Jefe Administrativo. Encargado de Agencia.

Finalizado el curso se Evaluacin de Reaccin Form. FD-300-20A

realiza

la

Evaluacin de Conocimiento

SI Jefe de RR.HH. Jefe Administrativo. Encargado de Agencia. Una semana despus de haber finalizada la capacitacin se toma la evaluacin escrita .Form. FD-300-20B Al Personal Operativo de Planta y de Almacenes se les tomara la evaluacin despus de un mes de impartida la capacitacin. Form. FD-300-20C Al personal Administrativo y Comercial despus de 3 meses de impartida la capacitacin Form. FD-300-20C.

NO

Convocatoria a prueba

Evaluacin tcnica o de conducta. Form. xxxx

SI

Necesidad de prueba tcnica y/ o conducta

Gerentes, Subgerentes, Jefes y Encargados.

Envo de las pruebas a RR.HH.

NO SI

Jefe de RR.HH. Jefe Administrativo. Encargado de Agencia.

El tiempo mximo para revisin y entrega de pruebas calificadas es de una semana.

Registra los resultados de la capacitacin

Auxiliar de RR.HH.

Registra los datos de la persona en el Form. FD-300-19

Reprobados

La nota mnima de aprobacin es de 71 puntos.

NO
Anlisis de la efectividad de la capacitacin

La nota mnima de aprobacin es de 71 puntos.

FIN

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Capacitaciones no programadas / seguimiento y evaluacin


Proceso
INICIO

Responsable

Observacin
Se realizara la programada cuando: capacitacin no

Necesidad de capacitacin

Gerentes, Subgerentes, Jefes y encargados de rea

NO
Realiza la solicitud Gerentes, Subgerentes, Jefes y encargados de rea

En el proceso de Seleccin la persona ingresante no tenga el conocimiento y habilidades que no sean indispensables pero si necesarias para el cargo por ejm: Sistema de Contabilidad. Existencia de algn curso de actualizacin no programado ejm: Cambio de Normativa Legal, restructuracin de sistemas informticos. Cuando se vea conveniente capacitar a personal con alto potencial de crecimiento. Llenado del formulario solicitud XXXXX de

Verifica la correspondencia

SI

Solicita el Presupuesto

Gerente de RR.HH.

Si corresponde el criterio de solicitud

Aprueba?

NO

Gerente Administrativo Financiero

SI
Informa a solicitante Se informa para que este se inscriba y rinda cuentas al finalizar la capacitacin.

Gerente de RR.HH.

Evaluacin tcnica o de conducta. FD-300-20C

Gerentes, Subgerentes, Jefes y encargados de rea

La evaluacin no deber sobre pasar los 3 meses despus de que se imparti la capacitacin

Envo de las pruebas a RR.HH.

Jefe de RR.HH. Jefe Administrativo. Encargado de Agencia.

El tiempo mximo para revisin y entrega de pruebas calificadas es de una semana.

Registra los resultados de la capacitacin

Auxiliar de RR.HH.

Registra los datos de la persona en el Form. FD-300-19

Anlisis de la efectividad de la capacitacin

La nota mnima de aprobacin es de 71 puntos.

FIN

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ANEXO I

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FD-300-12

PROGRAMA DE CAPACITACIN ANUAL


Revisin: 1

Nombre de la Gerencia:

Gestin: N Estimado de participantes

rea de Tematica

Nombre del Curso

Objetivo de la Capacitacin

Tipo de Capacitacin

N Estimado de Horas

mes de ejecucin

Lugar de Realizacin

Tipo Formacin

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ANEXO II
REGISTRO ASISTENCIA A CAPACITACION CDIGO FD-300-18

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REVISIN 1

NOMBRE DEL CURSO: NOMBRE DEL FACI LI TADOR: FECHA: HORA I NI CI O: HORA FI N: TOTAL HRAS.:

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

NOMBRE DEL PARTICIPANTE

AREA

FIRMA

OBSERVACIONES

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ANEXO III
REGISTRO EVALUACIN DE LA CAPACITACIN (REACTIVA) CDIGO FD-300-20A

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REVISIN 0

La presente evaluacin es de mucha importancia para mejorar la CALIDAD DE LA CAPACITACIN, por lo que solicitamos leer bien las preguntas y evaluar con el mayor grado de sinceridad posible.

Capacitador: Nombre del Curso: Fecha y Hora: Marque con una "X" la opcin que mejor refleja su opinin con respecto al logro de cada una de los puntos evaluados.

Bueno

Regular

Malo

A. EXPOSITOR
A1 A2 A3 A4 El dominio del curso por parte del prof esor f ue? La manera de expliacar el contenido del curso por parte del prof esor f ue? La aclaracin de dudas por parte del prof esor f ue? El grado de participacin de los asistentes f ue?

B. TEMA IMPARTIDO
B1 B2 B3 B4 El contenido del curso f ue? La aplicacin del curso en nuestro trabajo sera? El entendimiento del curso f ue? La duracin del curso en cuanto al cumplimiento del objetivo f ue?

C. MEDIOS DIDACTICOS
C1 C2 La documentacin y materiales entregados (guas, manuales, f ichas.) en cuanto a su claridad son? En caso de que se hayan utilizado medios audiovisuales (cintas audio, video.) estos han servido para ref orzar el aprendizaje. SI CORRESPONDE En caso de que se hayan realizado ejercicios o casos prcticos, stos han sido de utilidad para el aprendizaje. SI CORRESPONDE

C3

D. MEDIOS TCNICOS E INSTALACIONES


D1 D2 El f uncionamiento de la Computadora y el proyector f ue? La comidad de los ambientes es?

E. ORGANIZACIN E IMPARTICIN DEL CURSO


E1 E2 E3 La organizacin del curso f ue? El cumplimiento de horarios f ue? El ref rigerio f ue?

G. SUGERENCIAS

G. QUE CURSOS LE SERVIRIAN PARA MEJORAR A UN MAS SU TRABAJO?

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ANEXO IV
REGISTRO EVALUACIN DE LA CAPACITACIN (CONTENIDO) CDIGO FD-300-20B

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REVISIN 0

DATOS DEL CAPACITADOR Apellidos y Nombres del Capacitador: Nombre del Curso: Tipo de Examen: DATOS DEL EVALUADO Apellidos y Nombres: N Carnet de Id.: Fecha: PUNTAJE

CUESTIONARIO

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ANEXO V
REGISTRO EVALUACIN DE LA CAPACITACIN (TCNICO CONDUCTUAL) CDIGO FD-300-20C

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DATOS DEL EVALUADOR Apellidos y Nombres del Evaluador: Nombre del Curso: Tipo de Examen: DATOS DEL EVALUADO Apellidos y Nombres: PUNTAJE N Carnet de Id.: Fecha:

CUESTIONARIO
Califique de 0 a 100 el impacto que tuvo la capacitacin en los puestos de trabajo de cada funcionario capacitado. PUNTAJE 0 10 20 30 40 50 60 71 80 90 100

1 2 3 4 5

En que Grado mejoro la capacitacin impartida en cuanto a sus habilidades y destresas dentro el puesto de trabajo. En que Grado mejoro la capacitacion en cuanto a lo que se refiere en eficiencia y eficacia en el puesto de trabajo. Caiifique el grado de dominio de las tcnicas y conocimientos impartidos en la capacitacin del evaluado. La capacitacin mejoro la capacidad de solucion de problemas en el puesto de trabajo? Y en Que Grado? La capacitacion mejoro la satisfacin de los clientes internos y/o externos.

Metodologia del calculo del puntaje Suma de los 5 Puntajes/5= Puntaje Ejm. (71+60+50+80+40)/5= 60.2

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ANEXO VI
FD-300-19

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REGISTRO DE CONTROL DE CAPACITACIN


Revisin: 0

6 N Carnet Id. 4146159 5936412 4146159 7915916 3756780 5074630

De

Hasta

2 Cargo Regional

9 Nombre del Curso bbggb dfdf gghhh dfdf nnn nnn Nombre del Tipo Financiami Tipo de Costo Capacitador Capacitacin ento Formacin v v v v v v Interna Interna Interna Interna Interna Interna FABOCE Trabajador FABOCE Trabajador Trabajador FABOCE Fecha Inicio Fecha Fin Dias 2 2 2 2 2 2 Hora Inicio 15:00 15:00 15:00 15:00 15:00 15:00 Hora Horas Fin 16:50 16:50 16:50 16:50 16:50 16:50 3.67 3.67 3.67 3.67 3.67 3.67 Primera Inst 78 51 60 98 71 60 Segunda Inst 80 90 Nota Final 78 71 71 98 71 71 Estado mes ao 2012 2012 2012 2012 2012 2012

Apellidos y Nombres

Antig Centro Costo Area Edad edad 6 1 6 3 1 6

BENITEZ GALLARDO DAVID ENCARGADO DE AGENCIA TARIJA 32 ENCARGADOS DE VENTAS COM 35 CALLEJAS CAMPOS JOSE ELECTRICISTA FBRICA 49 MANTENIMIENTO 27 PRO BENITEZ GALLARDO DAVID ENCARGADO DE AGENCIA TARIJA 32 ENCARGADOS DE VENTAS COM 35 AGUILAR PATIO ARMANDO MOLINO DE ESMALTE OP. FBRICA 45 PREPARACION DE ESMALTES PRO 26 AGUILAR HUMBERTO MONTACARGUISTA AGENCIA PETROLERA 33 ALMACENES ADM 43 SANTI ALCALA RAUL REYNALDO MECANICO LINEA NASSETTI FBRICA 49 MANTENIMIENTO 32 PRO

Habilidad y Destreza ####### ####### Especializacin###### ####### # Seguridad e Higiene Ocupacional ####### ####### Actualizacin ####### ####### Seguridad e Higiene Ocupacional ####### ####### Especializacin###### ####### #

71

Aprobado Agosto Aprobado Agosto Aprobado Agosto Aprobado Agosto Aprobado Agosto Aprobado Agosto

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ANEXO VII
REGISTRO SOLICITUD DE CAPACITACIN NO PROGRAMADA

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CDIGO FD-300-20

REVISIN 2

CAPACITACIN INTERNA

CAPACITACIN EXTERNA

TEMA: OBJETIVO:
Seleccione

INSTITUCIN: FECHA INICIO: HORA INICIO: FACILITADOR: COSTO DEL CURSO: PARTICIPANTES: FECHA FIN: HORA FIN: N DAS: TOTAL HRAS.:

VB GERENTE AREA

Requiere la aprobacin de Gerencia:

SI

NO

VB GERENTE GENERAL

OBSERVACIONES:

Fecha Solicitud:

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