GESTIONAREA DOCUMENTELOR N ADMINISTRAIA PUBLIC

Viorel STNIC
The administrative process is based almost entirely on written documents, so the rational management of this area has to be an essential purpose of the entire organization. The present article presents the circulation of documents within a public organization as well as the management of the official document from the moment they are issued to the moment they are eliminated. Una dintre caracteristicile importante ale modelului birocratic de organizare a instituiilor administraiei publice este aceea c se bazeaz pe documente scrise. Din punct de vedere funcional, se poate astfel afirma c rolul esenial al serviciilor administrative este de a primi, de a procesa i de a transmite sau difuza informaii. Este normal, deci, ca n instituiile administraiei publice s circule numeroase documente. Acestea necesit o eviden riguroas att din considerente de ordin juridic, ct i din raiuni manageriale. Mecanismul circulaiei documentelor ntr-o instituie public exprimat pe baza modelului input/output trdeaz un proces simplu, liniar. Input-urile reprezint totalitatea documentelor care intr oficial n instituie. Acestea provin din mediul extern sau pot fi create n instituie i nregistrate ca intrri. Etapa a doua se refer la procesarea documentelor, crearea de noi documente (din oficiu) i orice alte aciuni care vizeaz gestionarea documentelor. Output-urile se identific cu producia de documente pe care instituia le emite nspre mediul extern, o parte dintre acestea putnd fi destinate unui circuit intern.
Viorel STNIC, cadru didactic asociat, Departamentul de Administraie Public, Facultatea de tiine Politice i Administrative, Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca; ef birou gestiune, Regia Autonom de Administrare a Domeniului Public i Privat

ORGANIZAIA
PROCESAREA DOCUMENTELOR INTRATE CREAREA DE NOI DOCUMENTE

INTRARE DOCUMENTE

-------------------------------------------- CREAREA DE DOCUMENTE CU CIRCULAIE INTERN PSTRAREA, CLASAREA, STOCAREA ARHIVAREA

RSPUNS, TRANSMITERE SAU DIFUZARE DE DOCUMENTE

Fig. 1. Prezentarea sistematic pe baza modelului input/output, a modului de gestionare a documentelor n cadrul organizaiilor administraiei publice
Revista Transilvan de tiine Administrative, 2(11), 2004, pp. 127-134

127

I. Evidena i circulaia documentelor I.1. Registratura general a organizaiei Pentru primirea, nregistrarea i expedierea documentelor, n cadrul fiecrei instituii din administraia public se organizeaz un compartiment distinct, registratura proprie. Prin intermediul acestui compartiment, fiecare act primit sau creat n cadrul instituiei, se nregistreaz primind un singur numr de nregistrare, ntr-un registru general, fr ca numrul respectiv s se repete. Exist cazuri speciale, n care n anumite instituii publice, primirea, expedierea i pstrarea actelor cu regim special se face prin registratur separat (exemplu: documente secrete, acte de stare civil, .a.). nregistrarea documentelor se face n ordinea cronologic a primirii lor la registratur. Primirea se poate face prin pot, fax, telex, curieri, direct de la petiionari, sau prin pota electronic. n cazul cererilor sau altor acte prezentate direct de petiionari, se comunic pe loc acestora din urm, numrul de nregistrare. I.2. Repartizarea, predarea i expedierea corespondenei Dup nregistrarea documentelor, acestea se transmit de ctre registratur conducerii instituiei (preedinte, prefect, director, inspector ef, manager, etc.) sau dup caz, compartimentelor crora sunt adresate, dac acest lucru este prevzut n regulamentul intern. Conductorul instituiei deschide corespondena i repartizeaz actele spre soluionare, aplicnd rezoluia (apostila) n partea superioar a fiecrui document. ntreaga coresponden, cu rezoluia conductorului, este reluat de registratur i predat compartimentelor sau funcionarilor indicai n rezoluie. Deschiderea i repartizarea actelor cu caracter personal ori confidenial adresate conductorilor se face de ctre acetia sau de ctre nlocuitorii lor; n aceste cazuri, registratura aplic parafa cu numrul de nregistrare pe plic, urmnd ca dup restituire s se completeze n registru datele necesare. Repartizarea corespondenei de ctre registratur ctre fiecare compartiment se face utilizndu-se indicativul numeric al compartimentului (cifre sau numere stabilite pentru fiecare compartiment din structura organizatoric), prin nscrierea acestuia n colul din dreapta sus al fiecrui act sau document. n condica de eviden se trec toate actele repartizate departamentelor sau angajailor (care semneaz de primire), fr a se admite radieri sau tersturi. Corespondena transmis greit se restituie tot prin registratur. La nivelul compartimentelor se ine, n mod obligatoriu, o eviden (chiar sumar) a actelor intrate sau ieite. Actele procesate sau expediate au un singur numr de nregistrare, care este cel al registraturii generale. Toate actele care privesc aceeai problem se conexeaz n ordine cronologic la primul act nregistrat. Expedierea actelor ce constituie rspuns la un document primit anterior, se face de registratura general, cu acelai numr cu care a fost nregistrat actul la intrare. Documentele create n interiorul instituiei se nregistreaz ca i celelalte acte n registrul de intrri-ieiri, menionndu-se n rubrica de intrri, din oficiu. Dup semnarea corespondenei de ctre persoana/persoanele competente, aceasta se pred mpreun cu condica de eviden, la registratura general, pentru expediere. Funcionarul de la registratur completeaz coloanele pentru ieire din registru, dup care, pe actul ce se expediaz aplic sigiliul (peste semntura conductorului) i parafa cu data expedierii. Copia actului expediat se napoiaz compartimentului care l-a ntocmit, care-l pstreaz pn la soluionarea definitiv i clasarea ntregii lucrri. Dup rezolvarea unui caz, la nivelul compartimentului de activitate actele se claseaz n dosare, pe probleme i se pstreaz pn la predarea la arhiv.

128

MANAGER

2 3 6 4

5 4
REGISTRATURA GENERAL

DIRECIE

7 1 8

DEPARTAMENT

SERVICIU

-inregistrarea, deschiderea i punerea rezoluiei (1,2,3) -repartizarea, procesarea i semnarea 4,5 -expedierea actului i remiterea copiei spre pstrare (6,7,8)
Fig. 2. Schema circulaiei actelor in instituia administraiei publice Acest model de circulaie a documentelor poart amprenta clar a organizrii birocratice, fiind mulat pe structura organizatoric a organizaiei i respectnd ntru totul ierarhia acesteia. I. 3. Informatizarea. Avantaje i limite actuale Informatizarea pe scar tot mai larg a instituiilor administraiei publice pune la dispoziia managerilor instrumente noi de lucru, menite s faciliteze: supervizarea introducerii, circulaiei, procesrii, stocrii i controlului calitii actelor n organizaie, detectarea cauzelor ntrzierilor n rezolvarea acestora, rapiditatea n luarea deciziilor. Posibilitatea managerilor publici de diverse niveluri de decizie de a supraveghea n permanen gestiunea actelor, face inutil realizarea bilanurilor periodice clasice (de obicei anuale!), dar mai mult dect att permite stabilirea unor criterii clare de msurare a performanelor. Tehnologia informatic i a sistemelor de comunicaii, faciliteaz de asemenea, comunicarea pe orizontal a informaiei n instituie i ntre instituii, cu efecte imediate n eliminarea paralelismelor, o mai bun coordonare a aciunilor i posibilitatea aplicrii unor metode manageriale moderne (managementul pe proiecte), care ignor ierarhia sau structura formal. Pn la legiferarea unui sistem care s consacre semntura electronic, documentul scris rmne la baza conducerii i funcionrii instituiilor administraiei publice. Acest fapt limiteaz considerabil aria de utilizare a tehnicii informatice. n plus, pstrarea documentelor scrise, a dosarelor, n forma original sau prescurtat, necesit un numr sporit de personal cu o anume calificare i o utilizare extensiv a spaiului. *** Procesarea, crearea (conceperea) i clasarea documentelor necesit o organizare raional care s asigure o manier de tratare unitar a documentelor, o uniformitate a formularisticii, respectarea acelorai reguli de clasare, etc., toate acestea fiind menite s confere coeren aciunii administrative. II. Procesarea documentelor Raportat la un document, funcionarul public poate adopta una din urmtoarele patru atitudini: 1. aciunea s rspund la o adres (scrisoare), s ntocmeasc un raport, s caute date complementare;

129

2. transmiterea (redirecionarea) ctre persoana sau serviciul public competent, eventual nsoit de o adnotare; 3. clasarea n vederea unei utilizri ulterioare; 4. eliminarea n cazul n care documentul nu prezint interes. Este cazul, spre exemplu, al unor reviste de reclam sau profesionale, pe care de regul nu le citete nimeni. II.1. Conceperea de documente Independent de formularele impuse de sediul central, de instituiile tutelare sau de alte organisme administrative, un serviciu public poate fi abilitat s creeze documente. II.1.1. Ordine n documente Prima operaiune care trebuie fcut este inventarierea a tot ceea ce exist i punerea n discuie a finalitii anumitor documente. Recensmntul ar putea revela caracterul inadecvat al anumitor documente. II.1.2. Elaborarea Este bine s se aib n vedere o armonizare n modul de ntocmire a documentelor. Reglementri n aceast materie, exist de altfel n toate administraiile, cu variaii de la cele exacte i precise, pn la reglementri mai vagi sau chiar cutume. n mod normal trebuie s existe organisme naionale de reglementare, care s publice liste pe aceast tem. - fiecare document trebuie conceput de o manier precis; - este necesar s i se atribuie un indicativ, ceea ce presupune un plan de creare de documente (vezi fig.3); - de asemenea este nevoie s se menioneze o dat de creare, de exemplu n caractere mici, ntr-un col inferior; - rubricaturile pot conferi ordine documentelor. Fig. 3. Plan de creare de documente
clasa 0 DOCUMENTE COMUNE TUTUROR DEPARTAMENTELOR 00 01 02 03 04 05 06 07 .. scrisori cu paragrafe multiple informaii interne coresponden intern documente destinate serv. de ntreinere bon de comand cerere de concediu scrisori cu antet A scrisori cu antet B clasa II DOCUMENTE EMISE DE DIRECIA A II-A (Economic) 20 dispoziie de plat 21 ordin de plat 22 not de recepie 23 not contabil 24 solicitare de suplimentare a creditului 25 document de casare 26 ordin de imputare 27 scrisoare tip AA 28 scrisoare tip BB .. clasa III DOCUMENTE EMISE DE DIRECIA A III-A (Coordonare) 30 ..........

clasa 1 DOCUMENTE EMISE DE DIRECIA I (Secretar General) 10 11 12 13 14 candidatur de angajare fi de personal fi medical pt. angajare declaraie accident de munc adeverin de serviciu

(31. 02. 2004)

ntr-o prim etap, aceast aciune prealabil poate fi asigurat n cadrul fiecrui compartiment, concluziile fiind comunicate la nivelul central al serviciului public, care, comparnd remarcile, va putea s ia deciziile finale, s impun modele n procesare a textelor, formulare dac este posibil i s vegheze la reproducerea lor. Pentru anumite documente sau formulare de uz intern se pot folosi diferite culori. II. 1.3. Scrisorile tip Scrisorile standardizate prezint avantajul c nu necesit dect adugarea datei, numelui i adresei destinatarului, meniunile particulare putnd fi utilizate pentru corespondena de rutin.

130

Acest tip de scrisoare (adres) prezint avantaje pentru administraie economie de timp, i pentru destinatari primire rapid a rspunsului. Acetia din urm nu se vor formaliza, mai ales dac avem grij s se introduc un paragraf care s justifice acest procedeu. O metod similar este aceea a paragrafelor (casetelor) pretiprite care se bifeaz dup necesiti (vezi fig.4). Fig. 4. Scrisoare cu paragrafe multiple

--------------------------------------------------------------------------------------------------------antet ......... indicativ: 00 DOMNULE V rugm s scuzai forma impersonal a acestei corespondene destinate unei comunicri rapide Pentru informaii suplimentare putei apela corespondentul ale crui nume i numr de telefon sunt menionate n colul din stnga jos al acestui document. Referitor la scrisoarea dvs. cu nr. ........ din data de ..........., v comunicm urmtoarele: Documentele solicitate .................................sunt anexate. V rugm s ne transmitei documentele sau informaiile indicate mai jos: V transmitem spre soluionare adresa anexat, care conine probleme din aria dvs. de competen. ............... -----------------------------------------------------persoana de contact:............................. tel. .......................fax............................ -----------------------------------------------------31. 02. 2004 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Identificarea sistematic a sarcinilor i procedurile obinuite pot determina crearea de alte formulare (fie de transmitere a informaiilor, dosare de completat, note) de uz intern (dou exemple sunt propuse n figurile 5 i 6). Anumite formulare concepute, pot fi pretiprite pe suport de hrtie autocopiativ, acest procedeu fiind adesea mai ieftin i mai rapid dect fotocopierea.

131

Fig. 5. Document pentru informaii interne

Nr. Data: Centrul de promovare a exporturilor Cluj Anexe: BIROUL: indicativ Data: NOT DE ............................ Referitor la............................. pentru informare previziune ntocmirea raportului remiterea ctre ntlnirea cu telefonai la reuniunea prevzut verificarea vizita programat efectuat la......................... Numele i prenumele................................ Rog prezentai: la biroul meu la..................

scrisoarea eliberarea avizului afiarea comanda completarea distribuirea estimarea costurilor la fotocopierea urmrirea efecturii (31.02.2004) Nota nr. .....................

Fig. 6. Corespondena intern

Centrul de promovare a exporturilor Cluj BIROUL: indicativ NOT DE ............................ Ctre ...................... Privind ............................... Nr. Data:

Anexe:

Rspuns la ................................

data ............... (31.02.2004)

132

III. Clasarea i arhivarea documentelor Clasarea documentelor presupune un efort de echip de care managerul nu se poate dezinteresa. Atunci cnd cutarea unui act nu d rezultatul dorit, cnd aceasta ine de ghicit ori de intuiie sau o singur persoan tie unde se afl documentul rvnit, nu trebuie s incriminm colaboratorii. Cauza este absena unui plan raional de clasare sau imprecizia n exploatarea acestuia. III. 1. Categorii de documente - documentele operaionale sunt cele consultante curent pentru bunul mers al organizaiei: texte reglementare, dosare n curs, coresponden, note utile, procese-verbale a cror urmrire trebuie asigurat... - documente intermediare dosare procesate, dar de care ar putea fi nevoie pentru activiti ulterioare; - documente care nu mai sunt practic folosite pentru administraie, dar care trebuie conservate ntr-un scop istoric sau din raiuni juridice.

III. 2. Sisteme de clasare

a. b. Sistemul alfabetic, numeric i cronologic sunt inevitabile n administraie pentru anumite documente, fie i dosare. Sistemul ideologic i zecimal prezint multiple avantaje, printre care figureaz posibilitile multiple de aranjare, faciliti de cutare i mai ales posibilitile de extensie fr a perturba ordinea stabilit. Acest sistem nu exclude alte sisteme i poate chiar s le ncorporeze parial pentru anumite documente. El necesit elaborarea unui plan director. Fig. 7. Plan de clasare a documentelor pentru un serviciu social
Plan de clasare de documente 10 clase: 0 Ministere i administraii tutelare 1 Administraie intern 2 Personal 3 Activiti 4 Infrastructur, echipamente 5 Gestiune contabil i financiar 6 Utilizatori 7 Relaii cu publicul i mass media 8 Publicaii i documente editate pt. uz extern 9 Documentaia altor organisme Detalierea clasei 1 10 Note de serviciu 11 Coresponden intern 12 Agende i planificri 13 Reuniuni interne 130 convocatoare 131 Procese-verbale 14 Documente n lucru Detalierea clasei 2 20....................................

n administraia romneasc, dup procesare la nivelul compartimentului de activitate, actele cu acelai termen de pstrare se claseaz n dosare, pe probleme, conform unui nomenclator-indicator asemntor planului de clasare. Indicatorul termenelor de pstrare se ntocmete sub forma unui tabel n care se redau grupele de documente pe diferita activiti ale organizaiei, cu specificarea termenului de pstrare al fiecrei grupe. Grupele de documente se redau pe capitole, subcapitole i subdiviziuni ale acestora. Capitolele se numeroteaz cu cifre romane, subcapitolele cu litere majuscule, subdiviziunile acestora cu litere mici, iar

133

grupele cu cifre arabe. (Exemplu: II/B/a/6). n dreptul grupelor de documente cu regim de pstrare permanent se trece cuvntul permanent, iar pentru cele care se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz. Documentele se pstreaz astfel pn la predarea lor la arhiv, care se face de regul n prima lun a anului urmtor. La stabilirea termenelor de pstrare se are n vedere importana istorico-documentar i utilitatea practic a documentelor. Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura organizaiei. Pentru o exploatare eficace este necesar s se stabileasc: - persoana sau persoanele abilitate s claseze sau s arhiveze documentele primare; - periodicitatea clasrii; - metoda de clasare. Dincolo de teorie, este important s existe un plan director care s fie aplicat i explicat colaboratorilor. III. 3. Arhivarea i selecionarea Documentele care nu mai sunt exploatabile dar care trebuie pstrate din raiuni juridice, sunt arhivate. Pentru aceasta sunt prevzute spaii speciale care s ofere condiii corespunztoare de rezisten, igien, temperatur umiditate i de securitate. Dosarele constituite n baza nomenclatorului se predau la arhiva general a organizaiei, pentru fiecare an expirat. Operaiunile premergtoare predrii sunt: - ordonarea cronologic sau dup alte criterii stabilite, a documentelor n dosar; - ndeprtarea accesoriilor metalice (ace, agrafe, etc.) i filelor nescrise; - legarea documentelor n coperi de carton n dosare, cu un numr care s nu depeasc 250-300 de file; - scrierea indicativului pe copert; - numerotarea filelor din dosar, numrul acestora fiind nscris sub semntura arhivarului pe o paginsigiliu. Predarea la arhiv se face pe baz de proces-verbal, care va fi supus spre aprobare conducerii organizaiei i spre confirmare Filialei locale a Direciei Arhivelor Statului. Eliminarea documentelor crora le-a expirat termenul de pstrare, se face de ctre comisia de selecionare constituit la nivelul organizaiei. n aprecierea importanei documentelor, comisiile de selecionare au n vedere respectarea termenelor de pstrare conform indicatorului aprobat. Inventarierea dosarelor avizate de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de procesul-verbal aprobat de conductorul organizaiei, se nainteaz spre confirmare la Direcia Arhivelor Statului. Dup primirea confirmrii, documentele pot fi eliminate pe baza unui proces-verbal, n care se menioneaz categoria de documente, anii extremi i cantitatea. *** Dincolo de teorie, ceea ce este foarte important referitor la toate etapele procesului de gestionare a documentelor, este de a avea un plan director, de a-l aplica i de a afecta timp suficient pentru a-l explica colaboratorilor. Bibliografie: Legea Arhivelor Naionale nr. 16 din 2 aprilie 1996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996; Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996; Regulament privind organizarea i funcionarea Comisiei de atestare a personalului de arhiv, aprobat de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 219 din 3 iunie 1996; Codul Penal, Infraciuni contra autoritii, art. 242 i art. 243. M. Amiel, F. Bonnet, J. Jacobs Management de l administration, De BoeckUniversit, 1998.

1. 2. 3. 4. 5.

134