IT-11 Instrucciones para La Inspección de Contenedores A La Recepción para Reparación y Reporte de Entrega

INSTRUCCIONES PARA LA INSPECCION DE CONTENEDOR A LA RECEPCION PARA REPARACION Y REPORTE DE ENTREGA AL TERMINO DE REPARACION
Instruccin de Trabajo N: Fecha de vigencia: Modificacin N: Pgina:
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Aplicable a:
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REA DE OPERACIONES
OBJETIVO
Dar a conocer las Instrucciones que se deben seguir para la Recepcin de Contenedores a ser Reparados y su posterior Entrega al Trmino de los Trabajos, dando cumplimiento a la Norma y Estndares BASC. 2 RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Encargado de Operaciones la revisin y actualizacin permanente de esta Instruccin, Es responsabilidad del Supervisor de Operaciones la Recepcin y Entrega de Contenedores y el cumplimiento de esta Instruccin, Es responsabilidad del Oficial de Proteccin verificar que la presente Instruccin se aplique correctamente y que su efectividad es concurrente con las exigencias de la Norma y Estndares BASC. INFORMACIN COMPLEMENTARIA
a) b) c)
3.1 Definiciones a) BASC: Coalicin Empresarial anti contrabando b) SIG: Sistema Integrado de Gestin, que incluye Calidad y Proteccin. 4 INSTRUCCION DE TRABAJO
CONTAINERS SERVICES BUSINESS SRL designar una persona responsable de la Recepcin y Entrega de Contenedores (Inspector de Contenedores), el mismo que dar cumplimiento a las siguientes Instrucciones: 4.1 Recepcin de Contenedores para Reparacin La Recepcin de los Contenedores para Reparacin, estar a cargo del Inspector de Contenedores de la empresa y se llevar a cabo en la Zona de Trabajo dispuesta al interior del Terminal de Contenedores de propiedad del Operador Logstico, al cual se le brinda el servicio. Esta se har efectiva durante la Jornada Diurna de Trabajo, es decir entre las 08:00 a 16:00 horas. Por ningn otro motivo se har fuera de este horario, pudiendo permanecer, bajo responsabilidad del Operador, en la Zona de Trabajo, hasta su recepcin oficial. Para su recepcin, el Inspector de Contenedores har uso del Formato FR- INSPECCIN DE CONTENEDOR A LA RECEPCIN PARA REPARACIN en la misma que se establecen pautas de verificacin, que nos permitir detectar cualquier evidencia fuera de los estndares de un contenedor, debiendo quedar registrado, pudindose dar los siguientes casos en el proceso de recepcin:
a)
observaciones que Registrar
Aceptacin: El contenedor no presenta Aceptacin con Observaciones: contenedor presenta Observaciones, cuales sean los siguientes casos: El
b)
Originado por:
Aprobado por:
Encargado de Operaciones
Willy MIRANDA Barrutia Gerente General
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c)
Presenta indicios de Reparaciones anteriores las cuales deben Registrarse como Observaciones, Presenta abolladuras o deterioros de trabajos que no hayan requerido su Reparacin las cuales deben registrarse como Observaciones, Rechazado: El contenedor presenta cambios estructurales no reportados o se evidencia la sospecha de actos ilcitos
A manera de gua, a continuacin se establecen pautas que facilitar la inspeccin de un contenedor: 4.1.1 Inspeccin de Contenedores Secos Los contenedores ms comunes son los de 20 y 40 pies de longitud; tienen una armazn rgida de acero que soporta el peso de la carga, en cuya proyeccin presentan bloques que son empleados para levantar el contenedor con una gra. Entre las barras del armazn se tienen paneles corrugados que forman las paredes del contenedor y que por lo general se construyen de acero corrugado o en algunos casos pueden ser de aluminio o de fibra de vidrio; el piso de los contenedores es generalmente de madera con soportes metlicos, algunos pisos tambin pueden ser de planchas metlicas, mientras que las puertas presentan una estructura de mayor consistencia, con marcos de acero y dispositivos de cierre huecos. Los contenedores secos tienen la siguiente clasificacin: Del Tipo Comn o Dryvan (cerrados) de 20, 40 y 40 High Cube: Disponibles para cualquier carga seca normal
Puertas de 2 hojas que conforman la pared frontal
Paredes Corrugaras
Abiertos por el techo (Open Top) de 20 y 40: Presentan el techo removible de lona, especialmente diseados para transporte de cargas pesadas o de dimensiones extras. Permiten la carga y descarga superior.
Lona
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Abierto por los lados como los flap rack de 20 y 40: Con terminales fijos o rebatibles, sin laterales, son diseados para el transporte de carga de grandes dimensiones
Graneleros de 20: Con tomas superiores y descarga por precipitacin, para el transporte de granos
De plataforma: Diseados para el transporte de carga de grandes dimensiones y peso extra
Para estos tipos de Contenedores se debe tener en consideracin lo siguiente: a) Los contenedores deben ser inspeccionados desde afuera hacia dentro. Hay que tomar en cuenta su condicin de conservacin; es nuevo o viejo?, tienen soldadura nueva o pintura fresca? o si presenta modificaciones o trabajos de reciente reparacin,
b)
Dentro del contenedor hay que mirar, oler, palpar, golpear, hay que usar los sentidos para hacer una inspeccin preliminar de este, porque
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un fuerte olor que despida o por los daos que presenta, har presumir la comisin de un acto irregular,
c)
d)
e)
f)
Por ley todo contenedor debe tener un nmero de serie que consta de cuatro letras que lo identifican; y siete dgitos (seis nmeros continuados y un nmero adicional); esta numeracin va colocada en los seis lados del contenedor y cuyo nmero original se ubica en la unin inferior izquierda del poste esquinero con la barandilla o viga lateral del fondo y que debe coincidir con aquellas que obran en los lados visibles del contenedor, Los lugares mas comunes en los que se pueden esconder droga, por lo general son: en las paredes laterales, en el techo, en los postes frontales, en el piso, en las barras de cierre, en la pared posterior, presentndose caractersticas que por lo general no guardan simetra estructural o presentan variaciones en la continuidad de los cordones de soldadura o en los tonos de la pintura, igualmente variaciones en los estndares del contenedor y altos relieves principalmente en el piso y en la pared del fondo, Uno de los lugares mas importantes que se deben inspeccionar en un contenedor, corresponde a la pared frontal, dentro de la cual puede estar camuflado un compartimiento secreto de depsito de drogas de gran volumen, ya que los marcos de las puertas son de dos o tres pulgadas que van desde el piso hasta el techo y pueden esconder sin dificultad hasta cien kilogramos de cocana. Igualmente, es posible modificaciones en los bloques esquineros y las corrugaciones entre los paneles que forman la pared frontal, en donde se han descubierto paredes falsas en la que el traficante a elaborado bloques esquineros para cubrir la pared falsa, dejndola como si fuera del mismo nivel del panel del forrado; esta pared falsa puede ser del mismo material de una puerta ordinaria y hasta corrugado como si fuera una pared delantera autentica, Las paredes que revisten al contenedor podran tambin ser modificadas propiciando un doble fondo, por lo que deben ser inspeccionadas, principalmente por el interior del contenedor, sin dejar de observar el exterior, en cuyos lados podra darse el caso de observar ondulaciones o deformaciones de la estructura. Segn la clase de contenedor, las paredes corrugadas por lo general son de acero que no soportan calor sin la tendencia a deformarse, en otros casos pueden tambin ser de aluminio o de fibra de vidrio. En todos los casos se deben utilizar la tcnica del martillo para detectar compartimentos falsos tomando en cuenta todas las partes del contenedor, La revisin de los pisos debe de hacerse desde el interior del contenedor y desde afuera de ste. Los pisos de los contenedores que no presentan modificaciones, por lo general estn al nivel del marco de la puerta delantera; si las tablas del piso sobresalen del nivel del marco o parecen nuevas, o no estn niveladas o se inclinan hacia arriba, especialmente hacia la pared delantera, entonces es posible que exista un piso falso; otro mtodo de descubrir un piso falso consiste en tocar el techo a la entrada del contenedor y caminar hacia la parte posterior, una persona con experiencia notara as un cambio de altura por la modificacin del piso. Por el lado exterior, la estructura del piso lo conforman barras transversales en forma de I, L o T distribuidas uniformemente a lo largo del contenedor; la inspeccin externa del piso se dificulta de no contar con elementos de izage, por lo que se procurar hacerlo en el momento en que el contenedor es movilizado, La dificultad de inspeccionar los techos, hace que se conviertan en sitios privilegiados por los narcotraficantes. Los techos falsos pueden ser
g)
h)
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internos o externos; los externos se pueden descubrir observando la distancia entre la parte de arriba del bloque esquinero y la del techo, generalmente el techo es un poco mas bajo que la parte superior de los bloques esquineros; el techo que sobresale de esos bloques es sospechoso; un techo interno falso se puede descubrir al tratar de tocar el techo caminando hacia el interior del contenedor observndose el cambio en la altura; tambin puede haber otras seales tales como pintura fresca, bloques esquineros oscurecidos, quemaduras de soldadura y otras anomalas por el estilo.
En todos los casos, una buena inspeccin nos permitir detectar indicios de modificaciones y que por lo general corresponden a la presencia de pintura fresca o cambio de coloracin de la misma; quemaduras de soldadura en la parte interior o exterior del contenedor; as como perdida en la continuidad del cordn de soldadura (tramo de soldadura irregular), variaciones en la textura de la pared o ausencia de corrugaciones o deformacin con evidencia de ondulaciones en las planchas, a los que se suman el olor caracterstico a pintura, de madera quemada, pegamento, material de relleno, grasa etc. Otra de las formas de detectar paredes falsas, es haciendo uso de un martillo (objeto metlico), el cual se usa para dar golpes para evidenciar si existe un sonido disparejo o un sonido que no se asemeja al acero (madera u otro material). Cuando exista alguna sospecha, la forma mas rpida de descartar la presencia de contrabando, es perforando los postes o paneles con un taladro y si es necesario se podr hacerse uso de una sonda telescpica o de una cmara remota de lectura a distancia. Estos procedimientos de bsqueda invasiva o destructiva no estn autorizados a ser efectuados por el personal de la empresa, recayendo la responsabilidad al personal de la Polica Nacional y Aduanas con autorizacin expresa del fiscal de turno. Hay que tener presente que cuando se tiene la oportunidad de observar el traslado de un contenedor, en el momento de ser elevado por la gra, si este se inclina hacia un lado, existe una evidencia probable de que hay algo pesado y escondido en su interior. 4.1.2 La Inspeccin de Contenedores Refrigerados: Los contenedores refrigerados pueden ser de los siguientes tipos: Refrigerado integral o Reefer de 20, 40 y High Cube 40: Contenedor con equipo propio de generacin de fro, diseados para el transporte de carga que requiere temperaturas constantes sobre bajo cero
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Contenedores insulados PHORTOLE o CONAIR: Sin equipo generador de fro, preparados para el transporte de carga que requiere temperaturas constantes
a)
Cuales quiera sea el tipo de contenedor de carga refrigerada, este ofrece ms lugares para esconder drogas que cualquier otro tipo de contenedor. Las paredes, el techo y las puertas interiores tienen una pared de doble fondo rellena con material aislante de 10 a 15 cm. de espesor. Igualmente, en los contenedores refrigerados con equipo propio de generacin de fro, tienen una connotacin especial que lo hace de alto riesgo por los espacios libres existentes tales como:
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El espacio destinado al Evaporador y conexin para equipos especiales que suministran fri El espacio destinado al Condensador Los espacios en cajas de control elctrico y automatismo El espacio destinado al Compresor El espacio destinado a las bateras Sin embargo, considerando que en los contenedores refrigerados existe la posibilidad de que intervenga personal especializado ajeno a nuestra empresa, el mismo que es contratado por el propio Operador Logstico, en el proceso de recepcin de contenedores refrigerados se debe consignar que la responsabilidad de la empresa, en lo referente a la proteccin del contenedor, mientras duren los trabajos de mantenimiento o reparacin del mismo, se suscribir nicamente a aquellas reas de influencia derivadas de nuestro trabajo, es decir, al interior del mismo y en exteriores tan solo en aquello referido a las paredes laterales, techo y puerta de acceso, en cuyo caso, mientras el contenedor est a nuestra disposicin, el contenedor deber permanecer cerrado con candado y precinto de seguridad, Al interior del contenedor, en la zona posterior, se presenta un tabique que separa el motor de la carga formando un espacio de circulacin de aire. El tamao de ese tabique y su distancia del motor pueden variar; pero por lo general van de 20 a 25 cm., este tabique esta presente en los lados, en la parte superior e inferior, adyacentes al techo y piso respectivamente; estos tabiques lo conforman tapas de registro de fcil acceso y corresponden a espacios amplios para ocultar droga, Otro de los posibles espacios en donde ocultar droga, corresponde a una seccin del conducto de ventilacin que va a lo largo del contenedor para distribuir el aire refrigerado, As mismo, se pueden generar espacios libre modificando estructuras, principalmente en la pared posterior, en algunos casos los traficantes han despegado paredes enteras y han reemplazado el material aislante con drogas; a veces se han ahuecado ciertas secciones que luego se reparan, Los pisos de los contenedores refrigerados por lo general corresponden a listones de aluminio para permitir el movimiento del aire fri debajo de la carga, estos listones podran ser preparados para ocultar carga ilegal, Los techos estn cubiertos de un material aislante de 10 a 15 cm. de espesor entre el techo interior y exterior; se pueden descubrir pisos y techos falsos a travs de sealen delatoras, tales como las variaciones en la altura o una apariencia desigual, La presencia de remaches nuevos, de pegamentos o reemplazos parciales de planchas, las deformacin de planchas producto de haber sido dobladas hacia atrs o paredes infladas, son seales de trabajos impropios, lo que conlleva a sospechar de actos ilcitos por lo que ser rechazado el contenedor, si previamente no se efecta una inspeccin autorizada, gestin a cargo del propietario del contenedor.
b)
c) d)
e) f)
g)
4.1.3 Inspeccin de otros tipos de Contenedores
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Existen otras variantes de contenedores destinados al transporte de lquidos mltiples y por lo tanto de diseos variables en funcin al tipo de lquido a ser transportado. Los hay revestidos para el transporte de productos qumicos corrosivos, o para la carga de aceites y vinos. Una variante de estos contenedores pueden requerir equipos con calefaccin o insulados para cargas especiales de diversos tipos y por lo tanto requieren de material aislante contenido entre la envuelta interior, por lo general de acero o aluminio y en algunos casos de fibra de vidrio y la envuelta exterior de materiales de menor espesor y de diversos materiales; estos contenedores son cilndricos y requieren de una estructura soporte; por lo general son totalmente cerrados, a excepcin de tapas de registro o de llenado, lo que dificulta la inspeccin por interiores. A manera de referencia a continuacin se muestra una de las variantes para estos tipos de contenedores
En todo caso, por su variada configuracin de caractersticas especiales, se debe tener especial cuidado en la recepcin de estos contenedores, bajo las mismas premisas que se han definido en los prrafos anteriores. 4.1.4 Instrucciones para el llenado del Formato de Inspeccin a los Contenedores a la Recepcin para Reparacin a) Encabezado Nmero del Contenedor: Se registra el nmero del contenedor formado de cuatro letras de identificacin; y siete dgitos (seis nmeros continuados y un nmero adicional) Tipo de Contenedor segn Cdigo ISO: Se coloca el cdigo ISO que identifica el tipo de contenedor Operador: Se coloca el nombre completo del Operador Logstico a cargo del contenedor Fecha de Recepcin: Se coloca el da mes y ao en que se recepciona el contenedor
b)
Cuadro Planilla de verificacin Deber Marcar con una X en las reas de confirmacin segn corresponda un Si o un No y en el rea de posibilidad (N/A o NP/A) segn corresponda. N/A: no aplicable; NP/V: No es posible verificar.
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c)
Cuadro Observaciones Bajo el criterio de proteccin, se deber registrar cualquier reparacin anterior que sea visible, precisando el lugar y tipo de reparacin; de igual manera, se registrar cualquier novedad que a criterio del inspector deba ser notificado, bajo el considerando que una Recepcin con Observaciones o el Rechazo del contenedor, deber sustentarse, en el presente prrafo, los motivos determinan esta condicin Al pie del cuadro Observaciones Se registra la condicin de recepcin bajo los criterios de Aceptado, Aceptado con Observaciones o Rechazado Nmero del Contenedor: Se registra el nmero del contenedor formado de cuatro letras de identificacin; y siete dgitos (seis nmeros continuados y un nmero adicional) Fecha de Recepcin: Se coloca el da mes y ao en que se recepciona el contenedor Nombre del Inspector que recibe y Firma: se colocar el nombre completo del inspector nombrado expresamente por la empresa, quien estar a cargo de la recepcin del contenedor. Al extremo derecho estampar su firma, dando conformidad a la recepcin o rechazo segn los trminos registrados en el presente formato. Nombre del Inspector que entrega y Firma: se colocar el nombre completo del inspector nombrado expresamente por el Operador Logstico, quien estar a cargo de la entrega del contenedor. Al extremo derecho estampar su firma dando conformidad con lo registrado en el presente formato
d)
4.2 Entrega del contenedor al Trmino de las Reparaciones Una vez que se hayan concluido los trabajos de reparacin del contenedor, segn fue acordado entre las partes, se proceder a hacer entrega del mismo, tarea que estar a cargo del Inspector de Contenedores de la Empresa, quien har entrega del contenedor al Inspector expresamente autorizado por el Operador Logstico, operador del contenedor; previamente llenar el Formato FR - REPORTE DE CONTENEDOR PARA SU ENTREGA AL TRMINO DE REPARACION, en el mismo que se registrar la informacin segn corresponda, debiendo dejar clara constancia de cuales son los trabajos efectuados y en que condiciones se hace entrega del contenedor, teniendo particular relevancia el definir responsabilidades en lo referente a la proteccin.
4.2.1
Instrucciones para el llenado del Formato de Reporte del Contenedor para su entrega al Trmino de los Trabajos de Reparacin Encabezado Nmero del Contenedor: Se registra el nmero del contenedor formado de cuatro letras de identificacin; y siete dgitos (seis nmeros continuados y un nmero adicional)
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Tipo de Contenedor segn Cdigo ISO: Se coloca el cdigo ISO que identifica el tipo de contenedor Operador: Se coloca el nombre completo del Operador Logstico a cargo del contenedor Fecha de Recepcin: Se coloca el da mes y ao en que se recepciona el contenedor
b)
Cuadro Descriptivo de Trabajos Efectuados tem: Se coloca el nmero secuencia de cada uno de los trabajos realizados Tipo de Dao: Se registra el tipo de dao Descripcin del trabajo Efectuado: Se precisa que tipo de trabajo se ha efectuado, detallando el mtodo de reparacin utilizado Ubicacin: Se precisa la ubicacin exacta de la zona afectada. Magnitud de la Reparacin: se coloca la dimensin del dao, precisando la longitud y altura en centmetros, de manera tal que de una idea clara de la proporcin del trabajo efectuado.
c)
Cuadro Observaciones Se proceder a registrar las novedades que precise acreditar el Inspector nombrado por el Operador Logstico, sin que esto signifique aceptacin expresa de aquello registrado, pudiendo el Inspector de contenedores de la empresa ampliar la observacin o precisar las causas de la misma. En caso el Contenedor no sea aceptado por el Operador Logstico se registrar cuales han sido los motivos de su rechazo, debiendo quedar registrado que el contenedor no fue recepcionado y la entrega no se concret.
d)
Trabajadores que participaron en la Reparacin Se registrar el nombre completo de todos los operarios de la empresa que participaron en la reparacin del contenedor, sea cual fuese la magnitud del trabajo efectuado por cada uno de ellos Al pie del cuadro Observaciones Se registra la condicin de recepcin bajo los criterios de Aceptado o Rechazado Nmero del Contenedor: Se registra el nmero del contenedor formado de cuatro letras de identificacin; y siete dgitos (seis nmeros continuados y un nmero adicional) Fecha de Recepcin: Se coloca el da mes y ao en que se recepciona el contenedor Nombre del Inspector que entrega y Firma: Se colocar el nombre completo del inspector nombrado expresamente por la empresa, quien estar a cargo de la entrega del contenedor. Al extremo derecho estampar su firma, dando conformidad a la recepcin o rechazo segn los trminos registrados en el presente formato.
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Nombre del Inspector que recibe y Firma: Se colocar el nombre completo del inspector nombrado expresamente por el Operador Logstico, quien estar a cargo de la recepcin del contenedor. Al extremo derecho estampar su firma dando conformidad a lo registrado en el presente formato 4.3 Referencias de Partes y Zonas Crticas de Riesgo
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4.4 Instrucciones de Proteccin Las sealadas en el prrafo precedente. Adicionalmente, todo el personal est obligado a verificar y reportar la presencia de gente extraa o ajena a las operaciones o de cualquier acto ilcito de quien venga, evitando verse comprometido por omisin o descuido. De existir
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cualquier evidencia que pone en riesgo la proteccin de las instalaciones o de la carga, se debern paralizar las operaciones, debiendo quedar estos hechos registrados en el Formato FR- PARTE DE NOVEDADES DE PROTECCION 5 PRXIMOS PROCESOS
Los datos de salida del presente proceso son datos de entrada para todos los procesos del SIG de la Organizacin en los que se incluye la Proteccin. 6 6.1 6.2 MONITOREO DEL PROCESO E INDICADORES Monitoreo El presente proceso se monitorea por medio de los procesos de Auditoria Interna y de Revisin por la Gerencia. Indicadores No aplicable DIAGRAMA DE PROCESO Y SUS INTERACCIONES No Aplicable 8 REGISTROS Se mantiene los siguientes Registros: Nombre del Registro Responsable a Cargo Inspeccin de Contenedor a la Encargado de Operaciones Recepcin para Reparacin Reporte de Contenedor para su Encargado de Operaciones Entrega al trmino de Reparacin HISTORIAL DE MODIFICACIONES Tiempo de Retencin 1 ao 1 ao
Mod. N 0 Edicin inicial
Identificacin de la modificacin
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