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l Este libro est licenciado bajo Creative Commons Reconocimiento 2.5 Argentina License 1
ndice
Prlogo ........................................................................................................................ 5 Autores ........................................................................................................................ 7 Jurado Internacional................................................................................................... 9 El caso de la implementacin del Cuadro de Mando Integral en el Instituto de Formacin Femenina Integral (IFFI)......................................................................... 13 De una gestin por actividades a una gestin por resultados .................................. 14 Resumen ............................................................................................................. 14 Presentacin de IFFI ............................................................................................... 15 El problema: Las dificultades estructurales de la Gestin de IFFI ............................ 16 Hiptesis de solucin: el Cuadro de Mando Integral ................................................ 17 Resultados relevantes de la formulacin e implementacin del Cuadro de Mando Integral ................................................................................................................ 18 El proceso de formulacin e implementacin del CMI en IFFI.............................. 18 El Mapa Estratgico: Los objetivos de gestin integral puestos en una pgina .... 21 El impacto en la gestin de una misin y visin bien formuladas ......................... 23 La medicin del logro de la visin y la misin ...................................................... 25 Sostenibilidad, la estrategia genrica de una Institucin Sin Fines de Lucro ........ 26 De la gestin por actividades a la gestin integral por resultados ........................ 29 De Programas desarticulados a Programas que, articulados, crean sinergias ..... 34 La articulacin del CMI con los proyectos del IFFI ............................................... 37 Implementacin insatisfactoria del software ......................................................... 38 La inicial reaccin de resistencia al CMI y la posterior valorizacin de su utilidad 39 Conclusiones........................................................................................................... 40 Recomendaciones para implementacin del CMI en institucin sin fines de lucro ... 41 Bibliografa .............................................................................................................. 42 Anexos .................................................................................................................... 44 Particularidades para las Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones (TIC) como herramienta de Planeacin Estratgica ............................................... 59 Introduccin............................................................................................................. 60 Conceptualizacin ................................................................................................... 61 Estrategia para las Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones (TIC) ...... 61 Planeacin Estratgica para las TIC .................................................................... 61 Tablero de Comando de TI: marco terico ........................................................... 61 2
Perspectivas del Tablero de Comando ................................................................ 61 Mapa Estratgico ................................................................................................. 61 Indicadores de Gestin ........................................................................................ 62 Iniciativas o Acciones........................................................................................... 62 Objetivo del Tablero de Comando para las TIC ................................................... 62 Sistema de Propsitos, Metas y Objetivos ........................................................... 62 Polticas Generales.............................................................................................. 62 Factores Clave del xito ...................................................................................... 63 Particularidades del Tablero de Comando para las TIC........................................... 63 Ejemplo de Tablero de Comando de TIC en una Organizacin Comercial .............. 64 Consideraciones finales .......................................................................................... 68 Bibliografa .............................................................................................................. 69 Cmo gestionar el Proyecto Educativo de una Institucin Pblica a travs del Cuadro de Mando Integral ........................................................................................ 71 Introduccin............................................................................................................. 72 Por qu elegimos utilizar el Cuadro de Mando Integral? .................................... 72 Dificultades a la hora de disear el Plan Estratgico y su gestin con el CMI ......... 74 Beneficios y resultados logrados a partir de la implementacin del CMI .................. 75 Anexos .................................................................................................................... 76 1. Factores Crticos o Clave de xito (FCE) para tener un Plan de Accin Tutorial PAT- eficaz .......................................................................................................... 76 2. Anlisis causa-efecto de ISHIKAWA ................................................................ 76 Beneficios para la Facultad de Administracin a partir del Cuadro de Mando Integral....................................................................................................................... 77 Introduccin............................................................................................................. 78 Cules fueron los resultados que se lograron a partir de la capacitacin ................ 78 Indicadores de Desempeo de la Facultad.............................................................. 79 Capacidad Acadmica ......................................................................................... 79 Competitividad Acadmica .................................................................................. 80 Resultados logrados................................................................................................ 81 Una experiencia del CMI ...................................................................................... 81 Innovacin Educativa ........................................................................................... 81 Verificacin de la congruencia con la Misin y Visin de la Facultad ................... 81 Aportaciones........................................................................................................ 81 Verificacin de la articulacin entre problemas, polticas, objetivos, estrategias y el proyecto integral .................................................................................................. 82 Implementacin del BSC en la Notaria Pblica 19 de San Luis Potos, Mxico ... 83 3
Situacin Inicial ....................................................................................................... 84 Diagnstico Situacional ........................................................................................ 84 Implementacin ....................................................................................................... 85 Mapa estratgico de la Notaria 19 ....................................................................... 86 Matriz de seguimiento .......................................................................................... 87 Aprendizaje y crecimiento .................................................................................... 87 Procesos internos ................................................................................................ 87 Impacto a los clientes........................................................................................... 88 Recursos financieros ........................................................................................... 88 Situacin Actual....................................................................................................... 89 Aplicacin de la metodologa en la elaboracin del Plan Estratgico de la Universidad Santo Toms Seccional Tunja ........................................................... 90 Se parti del enfoque de la Planeacin Estratgica................................................. 91 Diagnstico ............................................................................................................. 93 1. Anlisis de la Misin ........................................................................................ 93 2. Anlisis de la Visin ......................................................................................... 93 3. Obtencin de la Matriz DOFA (FODA) ............................................................. 94 4. Precisiones Metodolgicas .............................................................................. 95 Metodologa realizada ............................................................................................. 97 Lineamientos Institucionales ................................................................................ 97 Definicin del rumbo o destino ............................................................................. 97 Identificacin de lneas claves por desarrollar...................................................... 98 Identificacin de Objetivos Estratgicos y fijacin de relaciones .......................... 98 Identificacin de Iniciativas .................................................................................. 98 Socializacin de la elaboracin del Plan de Desarrollo 2010-2012 ...................... 98 Evaluacin y Seguimiento del Plan de Desarrollo 2010-2012 .............................. 98 Ejecucin ............................................................................................................. 99 Dimensin Prospectiva ............................................................................................ 99 Apndice: Procesos resumidos sobre la implementacin del Cuadro de Mando Integral y sus resultados en diferentes empresas .................................................................. 101 CASO I: Nieto Comercial y Ca. ......................................................................... 103 CASO II: Grupo Cimsa y Unidades de Negocio Coca-Cola, Bebidas de los Angeles (ciel), Casa AGP y Nuevos Negocios .................................................. 107 CASO III: Nextel de Mxico - Direccin de Servicio al cliente ............................ 114 CASO IV: Bital (HSBC) Direccin de Call Center Atencin a Clientes ............... 119
Prlogo
Estoy emocionado y me siento feliz. El libro Tablero de Comando en Iberoamrica es un sueo que hoy se est haciendo realidad. Su edicin fue un arduo trabajo en equipo que demand varios meses y que incluye a cada uno de los profesionales que tuvieron la gentileza de crear y enviar el material que queran compartir. Agradezco a cada uno de ellos y tambin a los miembros del Jurado Internacional que tuvieron a su cargo la revisin del material y emitieron sus sugerencias sobre los artculos. Por ltimo, quiero reconocer el trabajo de la Prof. Dbora Gater, quien tuvo a su cargo la correccin literaria y de estilo de cada uno de los artculos que se publican. El material que en estas ms de cien pginas te presentamos es una recopilacin de casos reales de implementacin del Tablero de Comando. Quiz t lo llames Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard. Permteme recordar una historia que tal vez conozcas. Imagino que t sabes que el Balanced Scorecard naci en Harvard, creado por los doctores Robert Kaplan y David Norton. Yo tuve el honor de estudiar y formarme personalmente con el Dr. Kaplan. A l le agradezco la gentileza de haberme enviado un e-mail que fue el primer post que compart en el sitio web del Club Tablero de Comando, cuando naci en 1999. Desde entonces y hasta la fecha no he dejado de difundir qu es, para qu sirve y cmo ayuda el Tablero de Comando en las organizaciones. Los artculos que forman parte del libro demuestran estos beneficios. En lo personal, he ido evolucionando desde el Balanced Scorecard tradicional hacia la aplicacin del Mtodo Cientfico con base matemtica para dar a la Planeacin Estratgica y al Tablero de Comando mayor sustento profesional. En este progreso, he ido desarrollando metodologas y herramientas que, en tan solo 15 pasos, permiten incorporar rigor cientfico a la gestin profesional: 1) Diagnstico Estratgico 2) Factores Crticos de xito 3) Anlisis FODA 4) Plan Estratgico 5) Validacin Matemtica de la Misin y la Visin 6) Simulacin del Grado de Resistencia Estratgica de cada Objetivo 7) Prevencin de Riesgos 8) Tablero de Comando 9) Tablero de Gestin 10) Sincronizacin 11) Alineacin 12) Indicadores de Gestin 13) Ishikawa Matemtico 14) Remuneracin Variable 15) Gestin por Competencias Estratgicas
Espero que para la prxima edicin de este libro, alguna de las organizaciones que ya estn utilizando esta metodologa cientfica puedan redactar sus experiencias y compartirlas contigo. Te deseo que disfrutes de estos casos que te presentamos y que te contagies el espritu de compartir conocimientos. Compartir el conocimiento es una accin de seres inteligentes, que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece a medida que se lo comparte".
Autores
MBA Nepthal Sierraalta
Cochabamba Bolivia Consultor, capacitador, investigador y profesor universitario. Actual Presidente del Directorio de Energtica y Antiguo Presidente del Directorio de IFFI.
Staff Editorial
Correccin, compaginacin y diseo
Dbora J. Gater
Buenos Aires - Argentina Periodista, consultora y docente, especialista en Comunicacin Institucional, Periodismo Digital y Comunicacin 2.0, se desempea como responsable de contenidos en el Club Tablero de Comando.
Diseo de portada
Jonatan Ezequiel Caudo
Buenos Aires - Argentina Asistente en diseo y produccin grfica, Tcnico Superior Grfico, Comunicador visual y Diseador multimedial.
Jurado Internacional
Te presentamos el Honorable Jurado de Profesionales que compartieron sus conocimientos y su tiempo para analizar los trabajos recibidos. De ellos, seleccionaron 7 que son publicados en ese libro. Los otros sern publicados en siguientes ediciones. Muchas gracias a todos los miembros del Jurado por su desinteresada colaboracin.
Arriarn, Vernica
Argentina Contador Pblico Nacional, Tcnico en Cooperativas y Posgrado en Recursos Humanos.
Cceres, Manuel
Argentina Ingeniero Mecnico, Ingeniero Electromecnico y especialista en Ingeniera Gerencial.
Contreras Garragate, Roberto R. Per Arquitecto, Mg. Sc. En gestin ambiental y desarrollo sostenible y docente universitario. Cruz Romero, Domingo Chile Ingeniero Civil Mecnico y posttulo en Anlisis de Sistemas.
Fuentes, Humberto
Mxico
Master en Adm. de recursos humanos, Adm. de sistemas estratgcicos y Direccin y Gestin Empresarial.
Hernndez Santamara, C. A.
Colombia Ing. industrial, especializado en administracin de empresas y finanzas.
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Prez, Orlando
Paraguay Arquitecto y planificador, Lic. en Administracin y Marketing y Dr. en Gestin Organizacional
Sanchez, Martn
Argentina Contador pblico nacional y docente.
Sierraalta, Nepthal
Bolivia MBA, consultor, capacitador y profesor universitario en temas de gestin empresarial y otros.
Tovar, Arcesio
Colombia Contador pblico, especialista en Administracin y gerencia de sistemas de gestin de calidad.
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Valenzuela Salazar, N. L.
Mxico Master en Adm. de Empresas y Candidato a Dr. en Administracin y Alta Direccin.
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Consultor, Capacitador y Profesor Universitario en temas de Gestin Empresarial y de Organizaciones, Planificacin Estratgica, Cuadro de Mando Integral, Planificacin Operativa, Planificacin Financiera, Anlisis Financiero, Capacitacin, Body Language, Negociaciones Empresariales y Competitividad (en Bolivia, Blgica, Chile, China, El Salvador, Guatemala, Honduras, Mxico, Nicaragua, Panam, Per, Repblica Dominicana). Trabajos realizados para Empresas privadas, Entidades Financieras, Empresas Capitalizadas, Organismos Internacionales, Organismos Estatales, Organizaciones No Gubernamentales, Organizaciones de la Iglesia. Profesor de posgrado en Universidad Andina Simn Bolvar, Universidad Mayor de San Simn, Universidad Catlica Boliviana, Universidad del Valle, Universidad Mayor Real y Pontificia de San Francisco Xavier, Universidad el Beni, Universidad La Serena (Chile), Centro Empresarial Latinoamericano, Escuela Europea de Negocios. Investigador en temas de competitividad de empresas (publicaciones en Bolivia, Europa y Mxico). Actual Presidente del Directorio de Energtica y Antiguo Presidente del Directorio de IFFI.
El autor agradece a la/os directiva/os y el equipo de tcnica/os de IFFI por su colaboracin en la elaboracin de este artculo. 13
Resumen
El artculo presenta la implementacin exitosa, desde 2008 hasta 2011 (con proyeccin a 2013), del Cuadro de Mando Integral (CMI) en el Instituto de Formacin Femenina Integral (IFFI), una Institucin Sin Fines de Lucro ubicada en la ciudad de Cochabamba, en Bolivia. A finales de 2007, IFFI identific dificultades estructurales en su forma de gestionar: trabajo por actividades y no por resultados, trabajo desarticulado y sin creacin de sinergias entre reas y programas, imprecisin y falta de claridad en la formulacin de objetivos, indicadores y metas, y excesivo nmero de objetivos, indicadores, metas y actividades a gestionar. Los directivos de IFFI, conocedores de la tcnica del CMI, hicieron la hiptesis de que esta tcnica les permitira resolver las dificultades anteriormente anotadas. IFFI implement el CMI desde 2008 a 2011 y continuar con su implementacin para el perodo 2011-2013. El CMI expresado en el Mapa Estratgico, Indicadores y Metas, fundamentalmente cuantitativos, hizo que IFFI se gestionara por resultados. Las matrices de monitoreo cambiaron del seguimiento de actividades al seguimiento de resultados. El proceso de formulacin de Mapas Estratgicos alineados de la institucin, del Programa CIAM y del Programa DEL SAN permiti que estas tres instancias se gestionaran de manera coordinada, creando sinergias que beneficiaron a los destinatarios de IFFI. La precisin conceptual del CMI permiti que la misin, visin, objetivos, indicadores y metas se formularan con precisin, de forma clara y adems- en nmero razonable (es de destacar que todos los objetivos estratgicos de IFFI caben en una pgina) mejorando y simplificando la gestin institucional. IFFI, en este proceso, desarroll la Estrategia de Sostenibilidad que significa un aporte a la discusin acadmica de la estrategia en Instituciones Sin Fines de Lucro. En la puesta en operacin del CMI, IFFI enfrent las dificultades de resistencia del personal y una implementacin inadecuada, en el tiempo, del software. El artculo concluye indicando que la hiptesis de IFFI fue correcta, pues los resultados expuestos en los prrafos anteriores demuestran que IFFI, con la implementacin exitosa del CMI, resolvi sus dificultades estructurales de gestin.
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Presentacin de IFFI
El Instituto de Formacin Femenina Integral (IFFI) es una institucin sin fines de lucro que trabaja, desde 1981, prioritariamente con mujeres de zonas urbano-populares del Municipio de Cercado y, desde 2006, en algunos municipios rurales del departamento de Cochabamba, en Bolivia. Su propsito es impulsar la participacin activa de las mujeres en las organizaciones sociales, en espacios de toma de decisiones y en la gestin local; en procesos de seguridad alimentaria nutricional, soberana alimentaria, capacitacin tcnica laboral y apoya a emprendimientos para la generacin de ingresos, en el marco del desarrollo econmico local. Promueve, adems, la articulacin de diversas expresiones del movimiento de mujeres en torno a agendas comunes y la coordinacin de acciones de incidencia poltica y vigilancia ciudadana, desde demandas y propuestas orientadas a incidir en polticas pblicas para transformar las actuales relaciones de poder y subordinacin en las esferas pblica y privada, fruto del sistema de gnero patriarcal y excluyente, que se articula y refuerza con estructuras econmicas y coloniales de dominacin imperantes en nuestra sociedad.
Su estructura organizativa, presenta dos programas (Ciudadana Activa de Mujeres y Seguridad Alimentaria Nutricional y Desarrollo Econmico Local) apoyados por una Unidad Administrativa.
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Directorio
Directora Ejecutiva Comunicacin y Asistencia Direccin Responsable Programa Ciudadana Activa de las Mujeres Responsable Programa SAN DEL Responsable Administrativa
Limitaciones Gestin en funcin de proyectos y NO en funcin de una institucin que sirve a las mujeres Falta de articulacin entre proyectos y reas de intervencin la institucin Excesiva concentracin en actividades Multiplicacin de actividades, que no siempre logran los resultados propuestos Operatividad muy pesada: Planificacin y seguimiento de muchas actividades Imposibilidad de una gestin global de la institucin La planificacin no plantea metas claras y medibles
Posibilidades Tcnica adecuada a la gestin de proyectos Muestra el desempeo de un proyecto en todas sus fase Claridad en los resultados propuestos para cada proyecto Identifica factores externos e internos que afectan a un proyecto Una matriz muestra lo ms importante y relevante de un proyecto
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En 2008, la Directora, la Responsable del Programa Desarrollo Econmico Local y la Administradora participaron de un curso sobre el Tablero de Mando Integral, dictado por el grupo de Mario Vogel en Cochabamba. 3 Posterior a este proceso, el autor fue invitado a ser Presidente del Directorio de IFFI, cargo que ejerci hasta agosto del 2011 y al que renunci por razones de Salud.
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Resultados relevantes de la formulacin e implementacin del Cuadro de Mando Integral El proceso de formulacin e implementacin del CMI en IFFI
La exposicin del proceso de formulacin e implementacin del CMI servir para contextualizar las reflexiones posteriores. El proceso en IFFI fue el siguiente: 1. Formulacin del Plan Estratgico y Cuadro de Mando Integral (Primer trimestre del 2008) Talleres de decisiones estratgicas (Definicin de Misin, Valores, Visin, Anlisis del Entorno Externo e Interno, y Mapas de Objetivos Estratgicos) Los directivos de IFFI, trabajando en talleres, tomaron las decisiones estratgicas centrales de IFFI. Los talleres tuvieron la siguiente metodologa: o o o o o El consultor realiz exposiciones conceptuales y de ejemplos sobre los elementos a trabajarse Los directivos tomaron acuerdos consensuados respecto de los elementos trabajados El consultor redact los documentos respecto de los acuerdos consensuados Los directivos ajustaron y validaron los documentos redactados por el consultor El proceso de cascada identific tres niveles de CMI Institucional Programas: Ciudadana Activa de Mujeres (CIAM) y Desarrollo Econmico Local y Seguridad Alimentaria Nutricional (DEL SAN) Trabajadores de cada Programa
Formulacin de los indicadores y metas En base a las decisiones estratgicas de la anterior etapa, el consultor entren a los directivos del equipo en la formulacin de indicadores. En trabajo de gabinete y por proceso de prueba y correccin, los tcnicos de IFFI elaboraron los indicadores de resultado e indicadores de proceso (o inductores).
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Fortalezas Apertura de la direccin y la planta ejecutiva para implementar la nueva tcnica. Apuesta por el cambio, con el fin de modificar comportamientos y tendencias para ordenarlos en concordancia con la nueva estrategia de IFFI. Consenso de los directivos respecto del futuro de IFFI. El logro del alineamiento de los intereses personales y de los programas con los intereses institucionales. Dedicacin de tiempo suficiente para la toma de las decisiones estratgicas. Acompaamiento de un experto en el tema. La formulacin del Mapa Estratgico que permiti gestionar las reas vitales de IFFI
Debilidades Competencias insuficientes para elaborar adecuadamente indicadores que den cuenta del trabajo institucional que tienen ms carcter cualitativo que cuantitativo.
2. Implementacin del Cuadro de Mando Integral (de 2008 a 2009) La etapa de implementacin del primer trienio del plan estratgico fue, ms bien, un proceso experimental y de aprendizaje para todo el personal. Este proceso tiene las siguientes caractersticas: o En el CMI institucional, los objetivos y los indicadores estaban muy concentrados en prioridades del programa Ciudadana de Mujeres (CIAM) (relacionado ms con el tema de reivindicaciones de las mujeres) en desmedro del programa Desarrollo Econmico Local (DEL). En consecuencia, el CMI institucional no reflejaba el trabajo de los dos programas del IFFI. o Se concentra fuertemente el trabajo en la automatizacin de la herramienta, en desmedro de su validacin en la gestin estratgica. o Se suceden resistencias de parte de tcnicos porque consideran que sus actividades no se reflejan en el CMI, y los informes parecen no dar cuenta de los trabajos que realmente realizan.
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3. Etapa de consolidacin del CMI, en proceso (20102011) El CMI institucional abarca el trabajo de ambos programas, se flexibiliza el manejo y creacin de nuevos indicadores e inductores. Se introducen indicadores para Misin y Visin Se prioriza lo estratgico sobre la automatizacin (actualmente se presentan los informes en Excel)
4. Fortalezas y debilidades de las etapas de implementacin y consolidacin Fortalezas Centrada en la definicin de los objetivos en cuatro perspectivas de gestin. El personal adquiri una perspectiva ms estratgica de las actividades, apuntando lo operativo hacia lo estratgico. El CMI oblig a concentrarse en los resultados y no en las actividades. Con el CMI, se tuvo una cantidad adecuada de indicadores -necesarios y suficientes- para medir los resultados. El CMI se utiliz como herramienta de comunicacin para el cambio organizacional. Lo que se planifica y gestiona se mide, sin las ambigedades a las que llevan las actividades. Debilidades El proceso de automatizacin se prioriz y se realiz antes de controlar bien la tcnica del Cuadro de Mando Integral. Tendencia a traducir las actividades en indicadores. Resistencia de los tcnicos.
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Posteriormente, el ao 2011 -como se muestra en el acpite 4.4- ha incorporado una nueva perspectiva que denominada Estrategia Institucional.
IFFI inicialmente defini a esta perspectiva como Perspectiva Cliente. Posteriormente consider que era ms adecuado el nombre de Perspectiva Destinatario puesto que IFFI no mantiene una relacin empresarial con su grupo meta de servicio.
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MISION
MISION
VISION
VISION EMPODERAR A LAS MUJERES PARA EL CAMBIO A UNA SOCIEDAD MS JUSTA Y EQUITATIVA IFFI ARTICULADORA DE PROCESOS, PROPOSITIVA CON PRESENCIA URBANO RURAL EN EL DEPARTAMENTO DE COCHABAMBA
PERSPECTIVA CLIENTE
4 Desarrollar capacidades de las mujeres y las organizaciones con las que trabaja IFFI
8 Elaborar documentos metodolgicos de capacitacin que respondan a las necesidades de la poblacin meta
PERSPECTIVA FINANCIERA
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Somos una organizacin sin fines de lucro que junto a mujeres organizadas de sectores urbano-populares aporta a la construccin de espacios locales de equidad e igualdad desde una visin de desarrollo humano sostenible con enfoque de gnero. En alianza con ellas y otros actores, promovemos procesos participativos y de empoderamiento a travs de servicios integrales de capacitacin, asesoramiento e informacin, orientados a desarrollar sus potencialidades sociales, econmicas, culturales y polticas para el pleno ejercicio de sus derechos ciudadanos.
Tabla 2 Misin IFFI. Plan Estratgico 20052007
La misin, formulada en el Plan Estratgico 20082013, como se presenta en la Tabla 3, fue precisa, tcnicamente bien formulada (muestra qu haca IFFI, para quines y con qu) y concisa, en consecuencia tuvo efectos importantes en la gestin de IFFI.
Empoderar a las mujeres para el cambio a una sociedad ms justa y equitativa [sic]
La misin, adecuadamente formulada y socializada, ha permitido que el personal de IFFI se apropie de la misin, teniendo claro que sus acciones estratgicas deben aportar al empoderamiento de las mujeres. IFFI y sus trabajadores tienen un norte claro; todos sus programas, proyectos y acciones buscan empoderar a las mujeres, porque son el ncleo de la familia y la fuerza de la sociedad, para alcanzar una mejor sociedad.
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La visin Otra vez la visin, formulada en el Plan Estratgico 20052007, como se muestra en la Tabla 4, era difusa, tcnicamente mal formulada (no identificaba lo que sera o donde estara IFFI, en un horizonte de tiempo definido y verificable de logro) y muy extensa. Como en el caso de la misin, no tuvo efectos en la gestin de IFFI. Una sociedad democrtica, con justicia, equidad e igualdad de derechos y oportunidades para mujeres y hombres en Bolivia, que reconoce el ejercicio de una ciudadana plena de las mujeres desde su diversidad sociocultural y tnica, y su participacin en las decisiones del desarrollo humano sostenible con enfoque de gnero. Ellas sern: - Valoradas y auto valoradas con capacidad de autodeterminacin en lo personal y familiar. - Actoras de cambios buscando mejorar permanentemente su calidad de vida y socialmente reconocidas. - Reconocidas como actoras econmicas, que generan ingresos, se benefician y coadyuvan a la asignacin justa y equitativa de los recursos econmicos. - Polticamente protagonistas de cambios que fortalecen y profundizan la democracia y la participacin ciudadana. - Defensoras de actitudes de respeto, valoracin y tolerancia frente a la diversidad, posibilitando la afirmacin permanente de la igualdad de oportunidades y el reconocimiento de mltiples identidades. - Comprometidas con el uso sostenible los recursos naturales preservando el medio ambiente.
Tabla 4 Visin IFFI. Plan Estratgico 20052007
La visin formulada en el Plan Estratgico 20082013, como se muestra en la Tabla 5, era precisa, tcnicamente bien formulada (muestra que sera IFFI el 2013, siendo verificado el logro con indicadores, que se presentarn posteriormente y concisa. En consecuencia, tuvo efectos importantes en la gestin de IFFI. Al 2013 IFFI es articuladora de procesos, propositiva, con presencia urbana/rural en el Departamento de Cochabamba, con proyeccin nacional y relacionamiento internacional 6
Tabla 5 - Visin IFFI. Plan Estratgico 2008 2011
Adems de cumplir con la misin, los trabajadores se esfuerzan en articular procesos, ampliando la cobertura de IFFI hacia el rea rural y posicionando la institucin a nivel nacional e internacional. La visin de IFFI y la misin, que fue apropiada por los trabajadores, han sido el norte para la definicin de objetivos estratgicos institucionales y programticos. El conjunto de objetivos estratgicos busca cumplir la misin alcanzando la visin.
Inicialmente la visin se formul Al 2.011 IFFI es articuladora de procesos, propositiva y con presencia urbano rural en el Departamento de Cochabamba, pero posteriormente fue complementada como se muestra en su versin final
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PERSPECTIVA Misin
OBJETIVOS ESTRATGICOS Empoderar a las mujeres para el cambio hacia una sociedad ms justa y equitativa
INDICADORES Grado de empoderamiento individual de las mujeres con las que trabaja IFFI.
Visin
IFFI articuladora, propositiva, con presencia urbana/rural en el Departamento de Cochabamba, con proyeccin nacional y relacionamiento internacional.
Grado de empoderamiento organizativo de las mujeres con las que trabaja IFFI N de instancias articuladoras que se apoya N de organizaciones integrantes de las articulaciones. N de municipios en los que tienen presencia las articulaciones.
N de propuestas institucionales implementadas por las instancias pblicas y/o privadas N de municipios urbano y/o rurales en los que la institucin es reconocida. (participacin en instancias y/o coordinacin efectiva con autoridades municipales )
Una presentacin detallada de Indicadores, Lnea Base y Metas est en el Anexo 1 - Misin y Visin: Indicadores, Lnea Base y Metas
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dem dem
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Asegurar la sostenibilidad social, organizativa y/o econmica de las articulaciones y/u organizaciones que la institucin apoya (IFFI 2011: 3).
Adems, IFFI consider pertinente incorporar la sostenibilidad como una nueva perspectiva del Mapa Estratgico, llamada Estrategia Institucional. En consecuencia, se definieron objetivos y metas, para poder medir los avances en la sostenibilidad de articulaciones y organizaciones con las que trabaja IFFI (Tabla 7 Perspectiva Sostenibilidad del Mapa Estratgico de IFFI) El concepto y la implementacin de la estrategia de sostenibilidad, en IFFI, es un tema que an se contina discutiendo y trabajando. En opinin del autor, el abordaje de la sostenibilidad como una perspectiva es discutible. La estrategia se evidencia en el Mapa Estratgico, es decir en el conjunto de objetivos estratgicos articulados que llevan a alcanzar la visin cumpliendo la misin. En consecuencia, existen diferentes tipos de Mapas Estratgicos para diferentes estrategias10. Entonces, el abordaje razonable debera haber sido la elaboracin de un Mapa Estratgico que reflejara la estrategia sostenibilidad, es decir que la estrategia debera incorporarse en la seleccin y nfasis de los objetivos estratgicos y por lo tanto indicadores, metas e iniciativas de accin- constitutivos del Mapa Estratgico. La definicin de los indicadores y metas de la perspectiva Estrategia Institucional es problemtica, porque las metas se presentan como acciones. Un indicador es la forma de medir un objetivo y su meta, la cuantificacin del indicador, para un periodo de tiempo definido. En consecuencia, parece ser una forma discutible medir la sostenibilidad (la estrategia, un concepto vital de gestin) a travs de acciones y no de resultados. Existe el riesgo (que adems, adecuadamente en algn momento, anotan los mismos tcnicos de IFFI) de trasuntar las acciones en indicadores, cuando en realidad estos son el efecto de aquellas.
Al respecto Kaplan y Norton han dedicado un libro entero, Mapas Estratgicos. Cmo convertir los activos intangibles en resultados intangibles, que presentan reflexin conceptual y evidencia emprica de lo que se ha expuesto.
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PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS Asegurar la sostenibilidad social, organizativa y/o econmica de las articulaciones y/u organizaciones que la institucin apoya.
INDICADORES
LNEA DE BASE
METAS 2.012 CIAM 2 acciones: - Promover el funcionamiento regular de las directivas de las Art. Colcapirhua, Tiquipaya y Sacaba 2.013 CIAM 2 acciones: Seguimiento a la organizacin y desarrollo de acciones y eventos de manera autnoma por parte de la Plataforma y el - Hacer seguimiento a Comit Impulsor. la utilizacin de las Asesoramiento a la herramientas gestin de recursos transferidas.(Platafor por parte de la ma y Comit Plataforma de Impulsor) Mujeres y el Comit Impulsor para la realizacin de acciones. DEL SAN DEL SAN: 2 acciones: 2 acciones: - Fortalecimiento a - Fortalecimiento a lderes para lderes para incidencia poltica de incidencia poltica de RICOMIDA y Red RICOMIDA y Red Nacional de Mujeres Nacional de Mujeres Emprendedoras. Emprendedoras - Fortalecimiento para - Fortalecimiento para manejo econmico manejo econmico autnomo de tiendas autnomo de tiendas Red Nacional Red Nacional.
Estrategia Institucional
2.011 CIAM 3 acciones: Promover el manejo autnomo de reuniones (convocatoria y preparacin y DEL SAN ejecucin en la Plataforma, Comit impulsor, Org. Estatutos y personera de Quillacollo) RICOMIDA Apoyo en trmite de personeras Jurdicas Tramitacin de estatutos (Plataforma, Quillacollo y personera jurdica de la Mizque) Red Nacional de Transferencia de Emprendedoras herramientas y metodologas para la organizacin y desarrollo de acciones y evento (plataforma y comit impulsor) DEL SAN 4 acciones: Transferencia de herramientas de gestin empresarial a RICOMIDA Elaboracin de propuesta de gestin econmica sostenible de RICOMIDA Fortalecimiento a directorios de RICOMIDA y Red Nacional de Mujeres Emprende-doras Poltica de manejo de Fondo Rotatorios. Tabla 7 Perspectiva Sostenibilidad del Mapa Estratgico de IFFI CIAM: Elaboracin y tramitacin de estatutos personera jurdica de PM
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La reflexin e implementacin de la estrategia es un aporte fundamental del trabajo de IFFI. Es muy probable, como el caso del sector privado, que se identifiquen estrategias genricas de las Instituciones Sin Fines de Lucro. El autor considera que, con seguridad, la estrategia de sostenibilidad ser fundamental11. Las Instituciones Sin Fines de Lucro, sus destinatarios y financiadores buscan, prioritariamente, que las iniciativas que desarrollan estas instituciones luego se preserven de manera autnoma. sta es, quizs, la mejor forma de crear valor para los destinatarios.
Un ejemplo de estrategia de sostenibilidad, digno de estudiar, es la Asociacin de Mantenimiento Vial (AMVI) que tiene su sede central en el Chapare de Cochabamba 12 He incluso a nivel de trabajadores en el Programa DEL SAN
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El monitoreo institucional y de programas se hace cuatrimestralmente, teniendo adems un monitoreo de fin de ao (un ejemplo del monitoreo institucional se muestra en el Grfico 2 - Mapa Estratgico IFFI 2010). Los equipos realizan monitoreos mensuales. En el monitoreo cuatrimestral, se evalan los avances en las metas de los dos programas y la institucin 13 y se definen ajustes y acciones correctivas para alcanzar las metas. El monitoreo enfatiza el logro de resultados (producto, efecto, impacto). El monitoreo evidencia una debilidad del CMI de IFFI, que la unidad de Administracin de IFFI todava no se ha alineado al CMI institucional. En consecuencia, el monitoreo de presupuestos no es exacto. Esto hace que la perspectiva financiera tenga deficiencias en su gestin. Podemos concluir, indicando que el CMI de IFFI recupera los conceptos de Kaplan & Norton, que indican que Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo. El sistema de medicin de una organizacin afecta muchsimo el comportamiento de la gente, tanto del interior como del exterior de la organizacin. (2000: 34) El CMI ha permitido, en IFFI, gestionar de una forma ms realista, porque induce a la bsqueda de indicadores y formas de medir, ms bien, cuantitativas. La visualizacin clara de resultados (a travs indicadores de resultado y de proceso) a los que se quiere llegar obliga al personal a desarrollar acciones que efectivamente permitan alcanzar los objetivos estratgicos.
Inicialmente, en IFFI, se formularon hasta CMIs de los trabajadores. Posteriormente solo el Programa DEL ha preservado los CMIs por trabajador. El Programa CIAM consider que no era necesario trabajar con CMIs por trabajador.
13
30
ESTRATEGIA 1: Capacitacin tcnica laboral en el CECAMISPA (61% / 50%) Tctica Meta anual % de avance Indicadores de xito N de cursos de capacitacin ejecutados: 20. Fuentes de verificacin Libro de clases Reportes de sistema. Factores facilitadotes y/o limitantes Facilitador: Difusin de los participantes egresados. Observaciones
1.1.1 35 cursos de capacitacin tcnica laboral bsica y avanzada ejecutados. 1.1.2 3675 horas de capacitacin ejecutadas. 1.1.3 420 inscripciones realizadas. 1.1.4 302 personas capacitadas. 1.1.5 181 mujeres capacitadas.
57 %
57 %
Libro de clases Reportes de sistema. Libro de clases Reportes de sistema. Libro de clases Reportes de sistema. Libro de clases Reportes de sistema.
51 %
50 %
50 %
N de mujeres capacitadas: 91
Tabla 8 Programa DEL SAN: Evaluacin trimestral Enero Marzo 2005 14 (Metodologa del Marco Lgico)
14
Una presentacin detallada de la gestin por actividades se presenta en el Anexo 2 Programa DEL SAN: Evaluacin trimestral enero marzo 2005
31
Misin Visin Estrategia Institucional Destinatario PDE1. Generar propuestas con valor social e impacto pblico
3 propuestas 1 propuesta - Adaptacin a cambios climticos desde un enfoque de gnero - Transversalizacin de gnero en capacitacin en gestin empresarial - Indicadores DEL en el marco de SAN
1 propuesta. Se ha culminado el estudio de adaptacin al cambio climtico en una comunidad del municipio de Arani.
. .. PFI3. Generar recursos propios por la oferta de servicios % del dficit cubierto por otros ingresos diferentes a los proyectos. 100% 100% Se han ejecutado 3 cursos de especialidad, donde se cubrieron el 100% de los costos directos (materiales y docente) Los costos de funcionamiento solo cubrieron una parte mnima, como ser Educadora de Guardera, Telfono, luz
Tabla 9 Programa DEL SAN: Evaluacin cuatrimestral Enero Abril 2011 (Metodologa del CMI)
32
15
El Mapa Estratgico 2010 es diferente del Mapa Estratgico 2008, porque se han realizado ajustes y priorizacin debidos a cambios del entorno externo e interno 16 Los colores de los cuadros se sujetan a la escala de Likert presentada anteriormente
33
Resultado 1
Resultado 2
Resultado n
Resultado 1
Resultado 2
Resultado 1
Resultado 2
Resultado n
Como hemos anotado en el acpite El Problema, una dificultad importante en la gestin de IFFI era la falta de articulacin entre proyectos y reas de intervencin la institucin. El diseo metodolgico del CMI, justamente, permite la coordinacin y sinergia entre los Programas CIAM y DEL SAN, y entre estos y el Plan Estratgico Institucional, como muestra el grfico a continuacin.
34
Grfico 4 Diseo metodolgico del Plan Estratgico 2008-2011 y 20112013 (Cuadro de Mando Integral) 17
MISION
MISION
VISION
MISION
VISION
VISION
VISION
VISION
VISION
OE 1
OE 1
PERSPECTIVA DESTINATARIO
PERSPECTIVA DESTINATARIO
OE 4
OE 4
PERSPECTIVA DESTINATARIO
OE 2
OE 3
OE 2
OE 3
OE 1
OE 3
OE 4
OE5
OE5
OE 6
OE 7
PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS
OE 6
OE 7
OE5
OE 6
OE 7
OE8
OE 9
OE8
OE 9
OE8
OE 12
OE 10
OE 11
OE 12
OE 12
PERSPECTIVA FINANCIERA
OE 15
OE 16
PERSPECTIVA FINANCIERA
OE 14
OE 15
OE 16
PERSPECTIVA FINANCIERA
OE 13
OE 14
OE 15
OE 16
Los globos amarillos de los Mapas Estratgicos de CIAM y DEL SAN son los mismos objetivos del Mapa Estratgico Institucional.
El grfico muestra que todos los objetivos de los Programas estn coordinados entre s y con los objetivos de la institucin 18. En consecuencia, existe una alta coordinacin y sinergia entre los Mapas Estratgicos de los Programas, y entre estos y el Mapa Estratgico de IFFI. Tambin la articulacin entre objetivos estratgicos, indicadores y metas se muestra en el ejemplo de la Tabla 10. Objetivos Estratgicos e Indicadores Comunes a los Programas CIAM y DEL SAN 2011 2013.
Para una mejor comprensin del esquema ver el Grfico 1 - Mapa Estratgico IFFI 2008 2013 18 Esta articulacin de programas, es una situacin particular de IFFI. En otros trabajos que realiz el autor, ms bien sucedi, que los Programas o Unidades de Negocios tengan objetivos comunes y otros objetivos especficos de cada Programa o Unidad de Negocios.
17
35
PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS
INDICADORES
LNEA DE BASE
METAS
DESTINATARIO
4 Desarrollar capacidades de las mujeres y las organizaciones con las que trabaja IFFI
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
2.011 CIAM: 1.331 mujeres capacitadas - 150 dirigentas y lderes de los municipios de intervencin. - 50 ejecutivas y dirigentas del Cono Sur y COAMAC DEL SAN: - 120 mujeres de la red capacitadas en Gestin empresarial, gnero, derechos y TICs. CIAM y DEL SAN 3 acciones 1 PSGs y Presupuestos Departamentales, categoras, 1 Conceptualizacin Patriarcado y Colonizacin, 3 procedimiento para la activacin y ejecucin de proyectos municipales). CIAM y DEL SAN Circulares administrativas socializadas y cumplidas Medidas adicionales por definir
Tabla 10 - Objetivos Estratgicos e Indicadores Comunes a los Programas CIAM y DEL SAN 20112013 - (Metodologa del CMI)
36
Ntese que ya en la Misin y Visin los Programas CIAM y DEL SAN tienen objetivos estratgicos comunes (Anexo 1 - Misin y Visin: Indicadores, Lnea Base y Metas). Igualmente, en la perspectiva Estrategia Institucional (Tabla 7 Perspectiva Sostenibilidad del Mapa Estratgico de IFFI), los Programas CIAM y DEL SAN tienen objetivos estratgicos e indicadores comunes, aunque metas diferentes. La coordinacin y la creacin de sinergias de los programas de IFFI ha sido una de las principales ventajas del CMI, por comparacin con el Marco Lgico. Ahora, los programas comparten objetivos estratgicos y aportan al logro de estos desde su propia especificidad. La directora de IFFI indica: Sin duda, el alineamiento estratgico es una las principales virtudes del CMI (ESTRADA 2011:5). Adems, el Mapa Estratgico -al articular los objetivos estratgicos con la visin y misin- ha permitido que el personal se apropie de, justamente, la misin y visin. De esta forma, cuidan que las actividades lleven al logro de las metas, de los indicadores, de los objetivos estratgicos y, de esta manera, al logro de la visin y misin (Grfico 1. Mapa Estratgico IFFI 2008-2011). En suma, se logra una ptima articulacin entre lo operativo y estratgico, condicin necesaria para desarrollar un trabajo eficiente y efectivo. (ESTRADA 2011:5) De otra forma, Quezada concluye: En cambio, en el antiguo mtodo [del Marco Lgico] no se producan sinergias entre programas y no se responda al cumplimiento de la misin ni el logro de la visin institucional. (2011:6) Lo expuesto es la evidencia emprica del postulado de alineamiento de Kaplan & Norton, cuando dicen: Para una mxima efectividad, las estrategias y los cuadros de mando de todas las unidades deben estar alineados y vinculados entre s [] Describen de qu forma la organizacin crea sinergias mediante la integracin de las actividades de unidades que, de otra manera, quedaran segregadas e independientes. [] Las sinergias aparecen cuando hay excelentes interacciones entre las unidades de negocios, y estas interacciones potenciales necesitan ser reconocidas explcitamente en las estrategias en los cuadros de mando de las unidades individuales. (2001:177 - 181).
37
La articulacin oblig a mirar los proyectos en funcin de la planificacin estratgica institucional. Adems, la articulacin ha posibilitado identificar y potenciar sinergias entre programas, de modo que los proyectos respondan a una visin estratgica e integral del trabajo institucional. La mayor articulacin se ha dado a partir de los objetivos estratgicos e inductores de la perspectiva destinatarios. La articulacin se dio diferenciando los indicadores de Resultado de los de Proceso. Los primeros se articulaban con objetivos estratgicos y los segundos, con objetivos operativos. Como evidencia emprica de la articulacin entre el CMI y los proyectos de IFFI, podemos mostrar la articulacin entre Objetivo Estratgico 4: Desarrollar capacidades de las mujeres y las organizaciones con las que trabaja IFFI (Grfico 1 - Mapa Estratgico IFFI 20082011) y el Objetivo especfico 1: Desarrollar capacidades de las emprendedoras por medio de la implementacin de procesos de capacitacin y sensibilizacin en temticas relacionadas con la gestin empresarial y la economa feminista del Marco Lgico del Proyecto Mujeres Emprendedoras: Actoras econmicas para una Bolivia Productiva (presentado en el Anexo 5).
En opinin del autor las dificultades de IFFI, respecto del software, son especficas a sta, porque conoce usos exitosos del software, en otras instituciones. La explicacin de las dificultades del uso del software son claras respecto del proceso especfico que sufri IFFI.
19
38
A pesar de lo indicado, la predisposicin al cambio de los directivos fue superior a las dificultades, de manera que pudo implementarse el CMI. Posteriormente, hubo una valorizacin del uso del instrumento porque permita desarrollar una visin ms estratgica del trabajo individual y de equipo. La comprobacin de la utilidad y aporte estratgico de la herramienta, hizo que disminuyera la resistencia. Los directivos explican como natural la resistencia al cambio. Sin embargo, se poda haber enfrentado mejor esta resistencia de la forma siguiente: Una mayor capacitacin del personal Una mayor sensibilizacin y socializacin de la tcnica al inicio de su implementacin Implementacin del software despus de la implementacin operativa del instrumento
39
Conclusiones
La hiptesis de IFFI de que el CMI le permitira resolver sus dificultades de gestin fue correcta, porque: Mejor la efectividad de su trabajo al servicio a las mujeres de Cochabamba y el pas porque: 1. Actualmente trabaja con una gestin por resultados, superando la dificultad de la gestin por actividades, como lo demuestran los resultados del acpite De la gestin por actividades a la gestin integral por resultados. 2. Actualmente trabaja coordinando entre los programas a travs de objetivos estratgicos comunes, superando la limitacin del trabajo con programas estancos, como lo demuestran los resultados del acpite De Programas desarticulados a Programas articulados que crean sinergias 3. Los programas CIAM y DEL SAN, al trabajar coordinadamente, crean sinergias que potencian el logro de la visin y el cumplimiento de la misin institucional; como lo demuestran los resultados acpite De Programas desarticulados a Programas articulados que crean sinergias 4. Su misin, visin, objetivos, indicadores y metas -al estar mejor formuladosson ms claros y precisos e impactan positivamente en la gestin, como lo demuestran los resultados de los acpites El Mapa Estratgico: Los objetivos de gestin integral, puestos en una pgina y El impacto en la gestin de una misin y visin bien formuladas 5. Ahora gestiona un nmero razonable de objetivos, indicadores y metas, como lo demuestran los resultados del acpite De la gestin por actividades a la gestin integral por resultados La explicacin de este cambio organizacional exitoso se debe a: La decisin poltica de los directivos de IFFI que asumieron el reto de implementar un nuevo tipo de gestin, a pesar de las dificultades importantes que se presentaron en el proceso La predisposicin al cambio de todo el equipo de IFFI que, a pesar de la inicial resistencia, asumi el cambio de tipo de gestin como suyo El apoyo tcnico especializado que orient el proceso
Complementariamente, IFFI ha aportado a la discusin acadmica de Estrategia genrica en Instituciones Sin Fines de Lucro al postular la Estrategia de Sostenibilidad entendida como Asegurar la sostenibilidad social, organizativa y/o econmica de las articulaciones y/u organizaciones que la institucin apoya.
40
Recomendaciones para implementacin del CMI en una institucin sin fines de lucro
Los directivos de IFFI dan las siguientes recomendaciones: Es indispensable la voluntad poltica de los mandos directivos de formular e implementar el CMI, que significa un cambio de gestin institucional Es necesario el asesoramiento de un experto en el manejo del CMI Involucrar a todo el personal en el proceso del CMI Sensibilizar al personal respecto de los beneficios del CMI y la fortaleza para enfrentar un proceso de cambio organizacional que inicialmente significa una disminucin en el desempeo, para posteriormente alcanzar un mejor desempeo Capacitar al personal en la tcnica del CMI y especialmente en la elaboracin de indicadores y metas Involucrar a todo el personal Elaborar CMI para la institucin, los programas y la unidad administrativa financiera de apoyo a los programas. Prever el tiempo suficiente y necesario para llevar adecuadamente el proceso en todas sus etapas Evaluar si la institucin tiene la capacidad de enfrentar el proceso de cambio organizacional que significa el CMI Es mejor implementar el software una vez que el CMI est consolidado en la institucin.
41
Bibliografa
ANTEZANA J. Luis H. (1995). Gua instrumental para la presentacin de trabajos acadmicos. Universidad Mayor de San Simn. Centro de Estudios Superiores Universitarios. CESU-UMSS. Cochabamba. Bolivia. AREVALO Juan Carlos (2011). Coordinador rea DEL. Encuesta para artculo sobre el Cuadro de Mando Integral en IFFI. COLLAZOS Tatiana (2011). Coordinadora Programa DEL y SAN. Encuesta para artculo sobre el Cuadro de Mando Integral en IFFI. ESTRADA Cecilia (2011). Directora IFFI. Encuesta para artculo sobre el Cuadro de Mando Integral en IFFI. INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL IFFI (2005). Marco Estratgico y Plan Trienal 2005 2007. Instituto de Formacin Femenina Integral. Cochabamba. Bolivia INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI (2008). Plan Estratgico Institucional y Cuadro de Mando Integral 2008 2013. Instituto de Formacin Femenina Integral. Cochabamba. Bolivia INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI. (2007). Evaluacin semestral Bienestar Nutricional. Enero - Junio 2007 INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI. (2007). Evaluacin Semestral - Fortalecimiento Institucional, Servicios e Investigacin. ENERO JUNIO 2007 INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI. (2007). Evaluacin Semestral Desarrollo Econmico, Capacitacin e Insercin Laboral. Enero - Junio 2007 INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI. (2007). Evaluacin Semestral - Fortalecimiento Institucional, Servicios e Investigacin. Enero Junio / 2007 INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI. (2007). Evaluacin Semestral Acceso a la justicia. Enero - junio 2007 INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI. (2007). Evaluacin Semestral Gestin Local con Equidad. Enero Junio 2007. INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI. (2007). Evaluacin Semestral Movimiento de Mujeres y Equidad de Gnero- MMEG. Enero - Junio 2007 INSTITUTO DE FORMACIN FEMENINA INTEGRAL. IFFI. (2011). Matriz institucional de indicadores y metas 2011 2013 KAPLAN Robert S. & NORTON David P. (2000). Cuadro de Mando Integral. Gestin 2000. Barcelona. Espaa
42
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ANEXOS
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Anexo 1 - Misin
PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS
Misin
Empoderar a las mujeres para el cambio hacia una sociedad ms justa y equitativa
Grado de empoderamiento individual de las mujeres con las que trabaja IFFI.
(3) Regular grado de empoderamiento individual (promedio de Red de emprendedoras y RICOMIDA) 20. Falta CIAM [sic]
Grado de empoderamiento organizativo de las mujeres con las que trabaja IFFI Visin IFFI articuladora, propositiva, con presencia urbana/rural en el Departamento de Cochabamba, con proyeccin nacional y relacionamiento internacional. - N de instancias articuladoras que se apoya - N de organizaciones integrantes de las articulaciones. - N de municipios en los que tienen presencia las articulaciones.
(3) Regular grado de empoderamiento organizacional (promedio de Red de emprendedoras y RICOMIDA) 21. Falta CIAM [sic] - Nivel nacional 1 Red Nacional de emprendedoras. 80 organizaciones 23 Municipios de 7 departamentos (menos Beni y pando) - Nivel departamental * 3 redes departamentales de emprendedoras: La Paz 20 emprendimientos
2.011 (4) Regular grado de empoderamiento individual (promedio de Red de emprendedoras y RICOMIDA). (4) Regular grado de empoderamiento organizacional (promedio de Red de emprendedoras y RICOMIDA). N. Departamental 60 organizaciones de la regin metropolitana articuladas en la Plataforma. N. municipal Representantes de 35 organizaciones articuladas en C.
2.012 (5) Regular grado de empoderamiento individual (promedio de Red de emprendedoras y RICOMIDA). (5) Regular grado de empoderamiento organizacional (promedio de Red de emprendedoras y RICOMIDA). - Nivel nacional 1 Red Nacional de emprendedoras. 100 organizaciones - Nivel departamental 5 redes deptales de emprendedoras: La Paz,
2.013 (6) Regular grado de empoderamiento individual (promedio de Red de emprendedoras y RICOMIDA). (6) Regular grado de empoderamiento organizacional (promedio de Red de emprendedoras y RICOMIDA).
20 21
45
PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS
INDICADORES
LNEA DE BASE
METAS
Santa Cruz 23 emprendimientos CBBA 32 emprendimientos * 1 Plataforma de Mujeres 40 Organizaciones de mujeres sectoriales, funcionales y territoriales (con fichas de adscripcin) 7 Municipios: regin Metropolitana * 1 Asociacin de emprendedoras RICOMIDA 36 emprendimientos 6 municipios: regin metropolitana - Nivel Municipal Instancias: Comit Impulsor (representantes de 26 OTBs Cercado) Central Mizque (29 subcentrales/sindicatos) Articulacin de Mujeres Quillacollo (6 organizaciones) Central Vacas (4 subcentrales). - 1 Sistema de Mejora-miento y recuperacin nutricional ambulatorio implementado por SEDEGES y Aldeas SOS - 1 Concurso Nacional ASI se Hace
2.012 Cochabamba, santa Cruz, Potos, Sucre. - 1 Asociacin de emprendedoras RICOMIDA 40 emprendimientos 6 municipios: regin metropolitana
2.013
46
PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS
INDICADORES
LNEA DE BASE
METAS
- 1 Campaa por un Carnaval sin Violencia, impulsada por el GobierN Municipal Cercado en coordinacin con otras instancias. - 1 Premiacin Comunicar con Equidad. - 1 Gua de Violencia transferida y en aplicacin en Mizque y Vacas.
2.011 - 1 Campaa por un Carnaval sin Violencia, asumida por GobierN Municipal Cercado - 1 Premiacin Comunicar con Equidad. - 1 Gua de Violencia transferida y aplicada en 4 municipios: (Quillacollo, Colcapirhua, Tiquipaya y Sacaba) y retransferida en Vacas. - 2 instrumentos de aplicacin de la gua transferidos. CIAM 7 municipios (Cercado, Quillacollo, Vacas y Mizque, Sacaba, Tiquipaya y Colcapirhua)
2.012 - Premiacin Comunicar con Equidad). - 1 Manual de Herramientas para un periodismo con equidad de gnero transferida a la currcula de la Universidad Catlica
2.013 - 1 Manual de Herramientas para un periodismo con equidad de gnero transferida a la currcula de la Universidad San Simn
N de municipios urbanos y/o rurales en los que la institucin es reconocida. (participacin en instancias y/o
CIAM 9 municipios (Cercado, Quillacollo, Vacas y Mizque, Sacaba, Tiquipaya, Colcapirhua, Vinto
CIAM 9 municipios (Cercado, Quillacollo, Vacas y Mizque, Sacaba, Tiquipaya, Colcapirhua, Vinto
47
PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS
INDICADORES
LNEA DE BASE
METAS
DEL SAN 3 Municipios: Arani, Santa Cruz de la Sierra, Villa Vaca Guzmn Chuquisaca.
2.011 DEL SAN 5 Municipios: Arani, Cercado, Santa Cruz de la Sierra, Montero, Villa Vaca Guzmn Chuquisaca
2.012 y Sipe sipe) DEL SAN 5 Municipios: Arani, Cercado, Santa Cruz de la Sierra, Montero, Villa Vaca Guzmn Chuquisaca
2.013 y Sipe sipe) DEL SAN 5 Municipios: Arani, Cercado, Santa Cruz de la Sierra, Montero, Villa Vaca Guzmn Chuquisaca
48
Anexo 2 Programa
1.1.1 35 cursos de capacitacin tcnica laboral bsica y avanzada ejecutados. 1.1.2 3675 horas de capacitacin ejecutadas. 1.1.3 420 inscripciones realizadas. 1.1.4 302 personas capacitadas. 1.1.5 181 mujeres capacitadas. 1.2.1 3 mdulos de capacitacin tcnica laboral elaborados y/o validados.
57 %
57 %
N De horas de capacitacin ejecutadas: 2100. N De inscripciones registradas: 216 N De personas capacitadas: 152 N De mujeres capacitadas: 91
51 %
50 % 50 %
1.2 Desarrollo de mdulos de capacitacin tcnica laboral nuevos segn demanda laboral y productiva.
84 %
N De mdulos nuevos: 3
. Libro de clases . Reportes de sistema. . Libro de clases . Reportes de sistema. . Libro de clases . Reportes de sistema. . Libro de clases . Reportes de sistema. . 1 documento de tejido a mquina bsico elaborado y validado. . 1 documento de carpintera de aglomerados bsico elaborado y validado. . 1 documento de carpintera de aglomerados avanzado elaborado.
La validacin de los cursos, ejecutada y por ejecutar, se realiz y realizar con participantes mujeres.
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Tctica
Meta anual
% de avance
Indicadores de xito
Observaciones
50%
N De cartillas impresas: 2
Factor limitante: el contenido de las cartillas que faltan (confeccin industrial, tejidos y carpintera) est siendo revisado nuevamente y rediseado. . Planificacin de taller. . Informe de taller . Planilla de asistencia . Registro de inscripcin. . Material didctico.
1.3 1.3.1 2 eventos Fortalecimiento del de capacitacin a rea pedaggica. equipos docentes ejecutados.
50 %
1.3.2 1 evento de capacitacin tcnica ejecutado. 1.3.3 1 gua docente por rubro de capacitacin
50 %
N. De eventos ejecutados: a) 1 taller de Metodologa de enseanza aprendizaje de adultos (3 sesiones con un total de 25 horas) b) Curso a distancia en Educacin Alternativa, nivel tcnico superior (Convenios Arzobispado, M. de Educacin y U. Catlica) 1 taller de capacitacin planificado (contenidos. Carga horaria): Tema Seguridad industrial y manejo ptimo del taller. Se tiene un documento validado y en implementacin. Se tiene un informe de proceso de actualizacin de contenidos en todos lo rubros.
100 %
Gua docente.
50
Tctica
Meta anual
% de avance
Indicadores de xito
Fuentes de verificacin
Observaciones
validada e implementada. 1.3.4 100 % de actividades de actualizacin a contenidos mnimos. 1.4.1 6 reuniones con docentes ejecutadas. 1.4.2 3 evaluaciones a docentes ejecutadas. 1.4.3 35 actividades de seguimiento a la implementacin de los cursos ejecutadas.
33 %
66 %
2 informes de reunin de equipo de facilitadores. 2 informes de evaluacin diagnstica. 20 fichas de seguimiento a los procesos de capacitacin El nmero de actividades de seguimiento, es igual al nmero de cursos.
57 %
51
Anexo 3 Programa
PROGRAMA DEL - SAN / CMI 2011 PERSPECTIVAS OBJETIVOS LINEA BASE Misin Visin Estrategia Institucional Destinatario
3 propuestas 1 propuesta . Adaptacin a cambios climticos desde un enfoque de gnero . Transversalizacin de gnero en capacitacin en gestin empresarial . Indicadores DEL en el marco de SAN
1 propuesta. Se ha culminado el estudio de adaptacin al cambio climtico en una comunidad del municipio de Arani.
Procesos Internos
3 2 documentos (Estudio de mercado IDEPRO, sistematizacin RICOMIDA, estudio de adaptacin al cambio climtico, diagnstico de demandas de capacitacin para la Red)
1 Estudio de IDEPRO 1 Estudio de adaptacin al cambio Climtico (programa nacional) 1 Reporte de diagnstico de demandas de capacitacin Red
52
PROGRAMA DEL - SAN / CMI 2011 PERSPECTIVAS OBJETIVOS LINEA BASE Aprendizaje y Crecimiento PAC1. Implementar un sistema de gestin de recursos humanos.
META 3 acciones 1 PSGs y Presupuestos Departamentales, categoras, 1 Conceptualizacin Patriarcado y Colonizacin, 3 procedimiento para la activacin y ejecucin de proyectos municipales).
REAL REAL EXPLICACIN INDICADORES INDUCTORES META 1 en PSGs. 1 Jornadas de actualizacin Cmara de Industria. Cintya. Tambin parte del equipo se capacit en PSGs.
Financiera
100%
se has ejecutado 3 cursos de especialidad, donde se cubrieron el 100% de los costos directos (materiales y docente). Los costos de funcionamiento solo cubrieron una parte minima, como ser Educadora de Guardera, Telfono, luz
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Anexo 4 Objetivos
Estratgicos e Indicadores Comunes a los Programas CIAM y DEL SAN 20112013 (Metodologa del CMI)
OBJETIVOS ESTRATGICOS 1 Generar propuestas con valor social e impacto pblico. INDICADORES LNEA DE BASE METAS 2.011 2.012 CIAM: 4 propuestas CIAM: 1 propuesta Gua de Gnero para Cartas - 1 ficha de atencin de Orgnicas concluida y casos de violencia para socializada con AMDECO Y Autoridades ADECO. Comunitarias validada 2 instrumentos a partir de la en 3 municipios gua para transversalizar gnero en gestin local, validados. Reajustar la Gua de DEL SAN: 3 propuestas atencin de violencia Indicadores de inversin compatibilizada con ley de pblica en cultura deslinde y herramientas emprendedora de para municipios rurales DEL SAN: 3 propuestas mujeres. Transversalizacin de Adaptacin a cambios gnero en capacitacin climticos desde un enfoque en gestin empresarial Indicadores DEL en el de gnero Transversalizacin de marco de SAN gnero en capacitacin en gestin empresarial Indicadores DEL en el marco de SAN 2.013 CIAM: 1 propuesta por definir DEL SAN : 1 propuesta por definir
PERSPECTIVA
DESTINATARIO
CIAM: 4 propuestas 1 Gua para elaborar perfiles de proyectos con enfoque de gnero. 1 Manual de Herramientas para un periodismo con equidad de gnero. 1 Gua de Atencin en Violencia domstica 1 Gua para transversalizar gnero en Cartas Orgnica. DEL SAN: 2 propuestas Sistema de Mejoramiento Nutricional Carpetas comunitarias desde un enfoque de gnero
54
PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS 4 Desarrollar capacidades de las mujeres y las organizaciones con las que trabaja IFFI
INDICADORES
LNEA DE BASE
METAS 2.011 CIAM: 1.331 mujeres capacitadas 150 dirigentas y lderes de los municipios de intervencin. 50 ejecutivas y dirigentas del Cono Sur y COAMAC 60 autoridades y funcionarios pblicos 80 Dirigentes varones participan en Modulo 350 emprendedoras de Semilla capacitadas en DESCs. 6 tcnicas nacionales semilla 175 dirigentas y lderes de la regin metropolitana. 90 lderes y dirigentes en Internet. 30 lderes y dirigentas en Voceras. DEL SAN 120 mujeres de la red capacitadas en Gestin empresarial, gnero, derechos y TICs. 2.012 No. de mujeres capacitadas DEL SAN a definir 2.013 No. de mujeres capacitadas DEL SAN a definir
DESTINATARIO
55
PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS 7. Consolidar el posiciona-miento del IFFI ante la poblacin destinataria y la opinin pblica en el nivel departamental de Cochabamba y a nivel nacional
INDICADORES
LNEA DE BASE
METAS 2.012 N de materiales. SAN DEL 10 impresos 2.013 N de materiales SAN DEL 10 impresos
PROCESOS INTERNOS
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
2.011 10 materiales impresos y 14 materiales CIAM difundidos 1 volante Campaa 1 calendario, carnaval, 1 bptico Comit 1 agenda Semilla, Impulsor, 1 memoria 3 boletines PSGs, Congreso Mujeres Vacas, Gua elaboracin Carta Cua radial, 1 spot Orgnica EG televisivo, 2 gigantografa, 1 biptico sobre participacin, volantes, stickers genero y Cartas Orgnicas, campaa 22/07, volantes 1 microprograma Carta brigada Quillacollo, Orgnica Afiches Encuentro 6 cuas, gigantografas y/o metropolizacin volantes movimiento de mujeres. SAN DEL 5 impresos y 3 audiovisuales CIAM y DEL SAN 3 acciones 1 PSGs y Presupuestos Departamentales, categoras, 1 Conceptualizacin Patriarcado y Colonizacin, 3 procedimiento para la activacin y ejecucin de proyectos municipales). Diagnstico de clima laboral Ajustes a la estructura orgnica institucional CIAM y DEL SAN Circulares administrativas socializadas y cumplidas Medidas adicionales por definir
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PERSPECTIVA
OBJETIVOS ESTRATGICOS
INDICADORES
LNEA DE BASE
METAS 2.011 CIAM y DEL SAN 2.012 CIAM y DEL SAN 70% 2.013 CIAM y DEL SAN 70%
Grado de 57eficiencia en el trabajo para optimizar la gestin y sostenibilidad 22 institucional. Evaluacin de desempeo implementada
70%
FINANCIERA
FINANCIERA
11 Generar recursos propios por oferta de servicios para cubrir el dficit institucional
22
Escala de Likert: 1) ptima ejecucin presupuestaria, 2) Cumplimiento cronograma y 3) Eficiencia del trabajo en horario laboral
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Anexo 5 - Marco
Lgico del Proyecto Mujeres Emprendedoras: Actoras econmicas para una Bolivia
Indicadores objetivamente verificables Fuentes de verificacin Supuestos
Productiva
Lgica de intervencin Lnea temtica del fondo de emancipacin: Derechos econmicos Objetivo general Consolidar a la Red Nacional de Mujeres Emprendedoras, como instancia capaz de interpelar al estado en sus diferentes niveles y a la sociedad, incidiendo en polticas, prcticas sociales y valores desde principios feministas de igualdad, equidad de gnero y justicia econmica. Objetivo especfico 1 Desarrollar capacidades de las emprendedoras por medio de la implementacin de procesos de capacitacin y sensibilizacin en temticas relacionadas con la gestin empresarial y la economa feminista.
100% de las emprendedoras que integran la Red son sensibilizadas en la interrelacin del trabajo productivo y reproductivo. 1 sondeo de percepcin post sensibilizacin - en los entornos familiares y laborales acerca de la valoracin del trabajo domstico y la corresponsabilidad de roles al interior de la familia. 70% de las emprendedoras que son parte de la Red, han mejorado sus capacidades empresariales para dirigir mejor sus emprendimientos.
Existe apertura de las emprendedoras para reflexionar sobre el tema del trabajo reproductivo.
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Tablero de Comando
Particularidades para las Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones (TIC) como herramienta de Planeacin Estratgica
Licenciada en Planificacin de la Economa Nacional, Investigadora Aspirante de la Academia de Ciencias de Cuba, Diplomada en Servicios de Informacin, Master en Gestin de Informacin (UNESCO) y Auditora Integral. Ha trabajado como Analista de Inversiones en el Sistema Bancario y como Investigadora Econmica; Analista de Sistemas e Informtico en bibliotecologa, Especialista Informtico, Educacin a distancia y Auditor-Consultor de las TIC, con experiencia en docencia; Ponente en varios eventos nacionales e internacionales; Autora de publicaciones acerca de trabajos realizados. Como Auditor-Consultor en las TIC, ha desarrollado fundamentalmente- asesoras de Gobierno y Gestin de TI en empresas de alcance territorial sobre temticas de Planeacin y Alineamiento, Procesos de TI identificados y su madurez, Cuadro de Mando Integral y Sistema de Mtricas, Estado de la Gestin, Seguridad de las TI y su Impacto en el Riesgo Operacional y gobierno de las Tecnologas. Lleva ms de 11 aos de experiencia en el uso e implementacin del Estndar COBIT para la administracin y gobierno de las TIC en el Sistema Empresarial CIMEX. Actualmente se desempea como Directora de Informtica y Comunicaciones.
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Introduccin
En la sociedad actual, las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) juegan un papel cada vez ms protagnico, obligando a las instituciones pblicas y privadas a adoptar estrategias y utilizar herramientas que faciliten su actuar y les permitan administrar y decidir con mayor eficiencia e incrementar sus beneficios. Hoy en da, bajo esta perspectiva, la informacin ha evolucionado hacia un mundo digital. Los procesos y servicios que prestan las Organizaciones se soportan en recursos de TIC, con fuerte dependencia sobre el hardware, aplicaciones, bases de datos, telecomunicaciones, etc. Considerando lo anterior, es necesario realizar proyectos orientados a que las TIC colaboren con el cumplimiento de las metas de negocio e implementar tcnicas y herramientas que contribuyan a tener una visin combinada de los problemas y a unificar criterios en materia de administracin y gestin. Cualquier estrategia de negocio, si no est basada en la tecnologa y con la tecnologa, entonces la tecnologa no ser explicada. Por ello, la propuesta actual est basada en utilizar el Tablero de Comando con sus particularidades para las TIC como herramienta para materializar y dar seguimiento a la estrategia de tecnologa alineada a los propsitos empresariales a largo plazo unidos a sus acciones a corto plazo.
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Es el programa general para definir y alcanzar los objetivos de la Funcin de Informtica en la Organizacin y poner en prctica su Misin. La respuesta de la Organizacin ante su entorno a lo largo del tiempo. Es una gua de accin para concentrar, asignar recursos y voluntades.
Mapa Estratgico
Presentacin visual que describe cmo una organizacin crea valor conectando los objetivos estratgicos con relaciones causa y efecto explcitas, integradas por perspectivas. Proporciona una manera uniforme y coherente de describir la estrategia de modo que se puedan establecer y gestionar objetivos e indicadores. 61
Indicadores de Gestin
Nos permiten cuantificar y conocer el avance en trminos de resultados e impacto para el logro de los objetivos estratgicos.
Iniciativas o Acciones
Proyectos que se definen para lograr las metas y objetivos que las empresas han definido para el desarrollo de su Visin.
Polticas Generales
Velar por una estructura organizacional de TIC que refleje las necesidades de la organizacin, ajustando los requerimientos de personal y las estrategias de tecnologas para satisfacer los objetivos de negocio. Garantizar que el personal cuente con la preparacin y habilidades necesarias e identificar al personal clave de TIC, minimizando la dependencia excesiva en ellos. Desarrollar evaluaciones peridicas ante los interesados del negocio del estado en que se encuentra la infraestructura y otros recursos de TIC con que cuenta la empresa, para alcanzar los objetivos estratgicos actuales y futuros. 62
Alineamiento al negocio. Apoyo total de los interesados del negocio. Involucramiento de los integrantes del departamento con todas las reas funcionales de la empresa (Secreto del Triunfo). Entusiasmo por lo que se cree y dedicar tiempo y esfuerzo para el cambio. Aprovechamiento de las capacidades e iniciativas de la empresa (Concentrar esfuerzos y recursos). Establecimiento de un marco de trabajo y control para las TIC. Decidir que el Tablero de Comando es la herramienta para dar seguimiento a la estrategia. Contar con un software que garantice el seguimiento.
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Estos resultados parten de la Planeacin Estratgica de TIC o Plan de Sistema alineado a la Visin como estado deseado a lograr por el sistema empresarial, emplendose tcnicas de gestin por los ejecutivos de TIC que arribaron los siguientes campos de actuacin por perspectivas para las TIC: Perspectiva Orientacin al Usuario o Calidad Perspectiva Excelencia Operacional o Disponibilidad de servicios o Gestin de los procesos o Riesgo o Estructura organizativa y tecnolgica Perspectiva Orientacin Futura o Capacitacin de los recursos humanos o Desarrollo de la infraestructura tecnolgica Perspectiva Contribucin Corporativa o Comunicacin entre reas o Alineacin o Costos
Se lleg a una propuesta genrica de metas de TIC, las vuales fueron ubicadas segn las perspectivas del Tablero de TIC y finalmente- estas metas TIC fueron traducidas en iniciativas o acciones de Tecnologa en cada sucursal estudiada, logrndose la propuesta de Sistema de Mtricas para la funcin de TIC en las Empresas. A continuacin, las figuras del 1 al 7 muestran algunas de las partes resultantes del Tablero confeccionado para las TIC. 64
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Consideraciones finales
La idea del BSC, CMI o Tablero de Comando es totalmente aplicable al mbito de las TIC. Los conceptos que se conocen de Kaplan y Norton en cuanto a perspectivas para el rea de las tecnologas tienen el mismo basamento, respondiendo en este caso a las expectativas de negocio. Es decir, responde a lo que el negocio le pide a TIC. El Tablero de Comando para las TIC aprovecha tambin el conocimiento acumulado y buenas prcticas que se recogen en los estndares ms aceptados en el sector, tales como IT Infrastructure Library (ITIL), ISO/IEC 20000 y COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology), donde cada proceso tiene las mtricas asociadas a las metas de TIC para llegar a la meta del negocio, permitiendo comprobar que el proceso est correcto o si el da a da est funcionando bien, a travs de la diferenciacin que se hace de los indicadores en KGI (meta) y KPI (desempeo). Esta herramienta de gestin, en las TIC, hace posible que por cada uno de los objetivos de negocio conectado con una perspectiva, tambin se pueda conectar con la meta de TIC y luego definir su mtrica, siendo sta la forma de integrar los objetivos de TIC con el negocio.
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Bibliografa
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Cmo gestionar el Proyecto Educativo de una Institucin Pblica a travs del Cuadro de Mando Integral
La Pobla Vallbona Valencia - Espaa
Lic. en Ciencias Empresariales, Master en Direccin de Marketing y Gestin Comercial y Master en Direccin y Gestin de los Recursos Humanos. Profesor de ciclos de Formacin Profesional en la especialidad Marketing, Gestin Comercial y Administracin y Organizacin de Empresas. Consultor y formador para la implantacin de SGC ISO 9001, Cuadro de Mando Integral, direccin estratgica y organizacin de empresas privadas y pblicas, especialmente en los sectores educativo e industrial del mueble. Experiencia en la gestin, organizacin y coordinacin de la formacin ocupacional y continua. Formador y conferenciante en cursos y grupos de trabajo para los centros de formacin del profesorado CEFIREs de la Consellera de Educacin de Valencia, Colegio profesional de Administracin de empresas, Asociaciones de empresarios y comerciantes, etc. en temas relacionados con la calidad, CMI, gestin por procesos, planes de mejora y direccin estratgica entre otros. Socio fundador y secretario general de DYGEPYME, club de directivos y gerentes de la PyME. Autor del libro Calidad y gestin estratgica de centros educativos. El CMI aplicado a la gestin del proyecto educativo del centro. Junio de 2011.
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Introduccin
Situacin de partida del centro educativo pblico A.S.
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Fortalezas: Compromiso del equipo directivo por la mejora de la calidad educativa y del funcionamiento interno Buen sistema de comunicacin entre los padres y la comunidad educativa Familias bien atendidas Larga experiencia del profesorado En general, hay un buen grupo de profesores comprometidos en mejorar Adaptacin de las programaciones didcticas a las pruebas de acceso a la universidad Implantacin de una intranet para mejorar la comunicacin interna del centro Compromiso del centro educativo por los valores de la UNESCO. Alianzas y cooperacin a nivel Estatal con la Red UNESCO. Buena dotacin de aulas informatizadas Compromiso del equipo directivo por la potenciacin del uso de las TIC en todos los niveles educativos Hay personal encargado en la bsqueda de ayudas y subvenciones para mejorar el presupuesto del centro educativo Otras
reas de mejora (Debilidades): Necesidad de un plan de incentivos para el equipo educativo Mejorar la implicacin de las familias en el proyecto educativo Mejorar el ambiente escolar y de trabajo Bajo reconocimiento de la labor tutorial Mejorar la eficacia del plan de accin tutorial Mejorar la formacin metodolgica del profesorado Disponer de un sistema de gestin de conflictos eficaz Necesidad de gestionar la eficacia de los planes de accin y actividades extraescolares Necesidad de una herramienta que gestione la informacin clave del centro, as como la sistemtica del seguimiento de sus indicadores Mejorar la metodologa y la sistemtica para la evaluacin y seguimiento del rendimiento acadmico del alumnado Necesidad de que todo el personal del centro sepa cules son los objetivos del centro a corto y largo plazo y cmo alinearlos a sus objetivos particulares Mejorar la puntualidad y absentismo del profesorado Desarrollar un sistema para la orientacin acadmica y laboral del alumnado Desarrollar una herramienta para el seguimiento educativo de los intercambios de alumnos con otros pases Mejorar el nivel de utilizacin de las TIC por parte del profesorado en los procesos de enseanza Necesidad de una base de datos estratgica Recursos econmicos no asociados a objetivos estratgicos Otras
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Uno de los inconvenientes en la etapa formativa fue, principalmente, el cambio cultural que supona esta nueva manera de enfocar la gestin del centro educativo; es decir, pasar de una gestin reactiva y por departamentos a una gestin proactiva, donde el centro del control de la gestin es la estrategia. Por otra parte, al ser una metodologa nueva que trabaja con muchas herramientas de anlisis, haba que ensear a utilizarlas correctamente, como por ejemplo hacer la matriz DAFO-CAME, el anlisis de causas de ISHIKAWA, etc. Otro aspecto importante que tambin se dio en el curso y en otros cursos que tambin particip como profesor, es la poca paciencia para elaborar el CMI. Los asistentes al curso esperaban que con 30 horas fuera suficiente para formarse y disear el CMI. Hay que concienciarse de que se requieren unos 5 meses para la formacin y la elaboracin del CMI, la implantacin no incluida. En la etapa de diseo, el principal inconveniente creo- fue conseguir el consenso, ya que era un grupo de trabajo de unos 20 profesores y equipo directivo. Asistieron al curso con premisas y puntos de partida distintos, necesitbamos poner en comn esos distintos puntos de vista. Tambin en esta etapa, la falta de datos histricos registrados como referencia dificult el establecimiento de las metas a conseguir para cada objetivo y poder evaluar tendencias, etc. Actualmente, 2011, estamos en la etapa de implantacin. Nos encontramos principalmente con dos inconvenientes: Necesidad de tener un software de gestin del CMI Falta de recursos econmicos y humanos para lanzar todas las iniciativas del CMI
Respecto al software de gestin y como haba problemas econmicos, estudiamos la idea de elaborar unas tablas en Excel para la gestin de los indicadores . Finalmente les recomend comprar un software del CMI, ya que en el mercado haba posibilidades de encontrar uno que fuera econmico y prctico. Como por motivos de tiempo y presupuesto no podamos lanzar todas las iniciativas, nos centramos en las ms crticas respecto a nuestros objetivos estratgicos y para ello seleccionamos las que mayor puntuacin obtuvieron en la matriz de impacto respecto a los objetivos estratgicos. 74
Respecto al problema de falta de recursos econmicos, el centro solicit a la Administracin Educativa unas ayudas destinadas a la formacin y compra de software de gestin para la gestin de sistemas de calidad y similares como el EFQM, CMI, etc.
ANEXOS 1. Factores Crticos o Clave de xito (FCE) para tener un Plan de Accin Tutorial -PAT- eficaz
a) b) c) d) e) f) g) h) Tutora grupal eficaz Tutora individual Tutora padres Formacin de tutores Planificacin y seguimiento de actividades para la tutora Gestin eficaz de conflictos Comunicacin eficiente de los tutores con todo el equipo educativo Gestin de los datos estratgicos de la tutora
Quiero resaltar que, en la mayora de los anlisis de causa de ISHIKAWA que hemos hecho para cada uno de los objetivos estratgicos, la M de Metodologa generaba el 60-70% de las causas de una mala o buena consecucin de estos. En este caso, para tener un PAT eficaz, deberamos centrarnos en disponer un buen mtodo para la gestin del PAT en el cual deberamos desarrollar un procedimiento documentado eficaz teniendo en cuenta los FCE. Un mismo FCE puede aparecer en cualquiera de las 5 M. Por ejemplo el FCE (g) comunicacin eficaz de los tutores, depende tanto de disponer equipos informticos adecuados e intranet como de disponer un mtodo adecuado de comunicacin. 76
Master en Administracin de Empresas y Candidato a Doctor en Administracin y Alta Direccin. Catedrtico de tiempo completo en la Facultad de Administracin de la Universidad Autnoma de Coahuila. Facilitador en KAIZEN y entrenador en el Sistema Operativo de Calidad BOS. Ha sido gerente de recursos humanos y de entrenamiento para empresas multinacionales como ALCOA, entre otras. Consultor independiente, cuenta con un Diplomado en Sistemas de Manufactura de Clase Mundial.
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Introduccin
Considerando que el proceso vivido en nuestra facultad est relacionado con la implementacin de nuestra filosofa Institucional, es decir la adaptacin de una nueva Visin, una Misin y Valores que fueran ms pertinentes y congruentes con los tiempos que vivimos en el mbito del quehacer educativo, diagnosticar nuestra realidad a travs de un taller nos permiti conocer nuestra situacin real de ese entonces (2007) y poder analizar el entorno a travs del DOFA, el mismo que nos sirvi primero para llevar a cabo nuestro mapa estratgico que sirvi para clarificar nuestra filosofa y, en consecuencia, trabajar en los factores claves de nuestra facultad. El siguiente paso ser adaptar nuestro mapa estratgico en la creacin de las 4 perspectivas de Cuadro del Mando Integral, introducido exitosamente por el Profesor Mario Vogel durante el taller.
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. Incremento: 4 Profesores
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Competitividad Acadmica
Nombre de los Programas Educativos Evaluados CIEES Ao 2007
CANTIDAD Licenciatura en Administracin Licenciatura en Contadura Total 1 1 2 % 50 50 100
42 46 88
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Innovacin Educativa
Se particip en dos diplomados de innovacin tecnolgica cuyo propsito es la de disminuir nuestra tasa de desercin para mejorar nuestro ndice de egreso y, por consecuencia, nuestra titulacin.
Aportaciones
La revisin de la evolucin de los indicadores en capacidad y competitividad acadmica y la sntesis de la evaluacin son, sin duda, elementos que permiten evaluar el estado de resultados de la Facultad. A partir de ellos, la actualizacin de la planeacin permite establecer las metas compromiso para aos siguientes (20092013) y las acciones a emprender para alcanzar, as como la integracin del proyecto que resume todos aquellos objetivos, metas y acciones necesarios para incidir en la mejora de los resultados. El Plan de desarrollo de la Facultad (PDF) incluye las aportaciones necesarias que se deben realizar para mejorar la pertinencia de los programas y servicios acadmicos, la innovacin educativa implementada, la cooperacin acadmica nacional e internacional, el impulso a la educacin ambiental para el desarrollo sustentable, la vinculacin con el entorno; la atencin a las recomendaciones de organismos reconocidos por el COPAES a los PE, la capacidad y competitividad acadmicas de Licenciatura, la relacin entre capacidad y competitividad acadmicas, brechas de capacidad y competitividad acadmicas para alcanzar la formacin integral del estudiante. 81
Por consiguiente, estos han sido los avances surgidos de la experiencia de iniciar un proceso estratgico utilizando el Cuadro de Mando Integral, as como los grandes retos que se tienen que desplegar a travs de todo el proceso que se requiere para una efectiva implementacin. En el mundo en que vivimos, las organizaciones tendrn que buscar mejores estrategias que vayan consolidando su razn de ser (Misin) para lograr la Visin que las haga trascender. Ese es el gran reto al que enfrenta nuestra Institucin Educativa de Enseanza Superior. Como lo dijera Kevin Lord: Si usted no es capaz de identificar sus Factores Claves de xito, entonces quiz usted no sea capaz de saber de lo que est hablando. Y eso, delo por hecho.
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Master en Administracin de Tecnologas de Informacin (MATI) con especializacin en toma de decisiones, posee estudios en el Institute of Balanced Scorecard Collaborative. Ha sido funcionario de gobierno en Mxico en varias provincias y, a nivel federal, como asesor del ex Presidente Vicente Fox en temas de planeacin estratgica, evaluacin de gobierno, prospectiva, administracin de informacin estratgica, desarrollo regional, inversin pblica, entre otros temas de polticas pblicas. Desde 2000, se ha desarrollado en Balanced Scorecard (BSC) y Tableros de Control, exponiendo en congresos internacionales, y como consultor en instituciones pblicas y privadas de Mxico, Estados Unidos, Colombia, Brasil, Guatemala, Per, El Salvador, Honduras, Bolivia, Ecuador y Panam. Uno de sus desarrollos ms importantes fue el Tablero de Mando del Presidente de Mxico y su respectiva Sala de Toma de Decisiones, la cual fue la base de las polticas pblicas de los gabinetes social, econmico y de seguridad nacional. Dicho tablero fue pionero a nivel pas, al desarrollarse bajo la metodologa de BSC y con supervisin de los creadores de la metodologa (Kaplan y Norton). Posteriormente, se asesor a los gobiernos de Brasil, Venezuela, Panam y Estados Unidos en implementaciones similares. Actualmente, es socio de las empresas Galika y Progrob, especializadas en administracin estratgica, desarrollo organizacional, sistemas de informacin e inteligencia de negocios. Adems, imparte seminarios y diplomados de administracin estratgica, formacin de equipos de alto impacto, BSC y educacin experiencial en el Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM).
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Situacin Inicial
La Notaria Pblica 19 de San Luis Potos es una de las ms reconocidas en la entidad. Su director y notario principal, el Lic. Alfredo Loyola Robles, tiene la filosofa de la mejora continua y estaba en la bsqueda de un modelo de administracin estratgica para mejorar la efectividad de la Notaria 19. En un diplomado de Alta Gerencia, conoci la metodologa del Balanced Scorecard (BSC) y le pareci una herramienta adecuada para la planeacin, seguimiento y evaluacin de los principales procesos de la Notaria. En la Notaria se realizan diversos tipos de trmites como: Contratos de compraventa de inmuebles, acciones, equipo Contratos de crdito o hipotecarios Donaciones, testamentos Constitucin de sociedades civiles, mercantiles, otorgamiento de poderes
La Notaria 19, al igual que la mayora de las empresas, cuenta con un rea administrativa y de contabilidad, un rea operativa con abogados titulares para atender los trmites con apoyo de asistentes, un rea de gestora para trmites con entidades externas y una rea de Innovacin y Asuntos Especiales a quien nombra como responsable del seguimiento en la implementacin del BSC.
Diagnstico Situacional
Para determinar si la Notaria 19 tena suficientes bases para la implementacin del BSC, se aplic el Diagnstico Situacional del BSC a todos los integrantes de la organizacin. El diagnstico situacional nos ayuda a detectar, de los cuatro elementos clave de la administracin basada en BSC, cules estn ocasionando problemas o pudieran limitar una implementacin exitosa; se busca tambin detectar vicios y culturas organizacionales errneas con el fin de proponer soluciones que ayuden a cambiarlos de una manera inteligente. O, por el contrario, determinar las fortalezas presentes en la organizacin y que aceleraran el proceso de implementacin. El Diagnstico Situacional aplica 10 preguntas para cada categora: enfoque estratgico, traslado hacia el BSC, sincronizacin y despliegue y finalmente cultura de ejecucin. El diagrama resultante para la Notaria 19 fue:
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Como se puede observar en el diagrama, la Notaria 19 present buenas condiciones para la implementacin del BSC. Los resultados son equilibrados, ya que tienen bases para el enfoque, disposicin para la sincronizacin y despliegue y la cultura de ejecucin. El aspecto con menor avance fue el de elementos bsicos para el BSC. Los principales aspectos a reforzar en la Notaria 19 fueron: Realizar anlisis comparativos con otras Notarias para identificar la posicin competitiva. Contar con cronogramas de implementacin, con fechas, recursos y responsables identificados para todas las iniciativas y proyectos planteados. Definir y documentar las relaciones cliente-proveedor de los procesos y servicios. Definir un sistema de evaluacin y determinacin de causas y refinamiento de las funciones de cada integrante de la Notaria. Elaborar un calendario de medicin de los indicadores para monitorear y documentar sistemticamente los procesos de la Notaria.
Como aspectos positivos de la Notaria: Se tiene claramente identificado el valor agregado que se da a los clientes de la Notaria 19. Las tareas de los mandos medios y supervisores son definidos a travs de un proceso de cascadeo (causa-efecto) desde la Direccin de la Notaria. Los sistemas de informacin con los que cuenta la Notaria 19 proveen los datos y estadsticas necesarios para controlar los procesos clave. Los supervisores mantienen procesos de seguimiento y retroalimentacin de desempeo a todos los integrantes.
Implementacin
Derivado de los resultados del Diagnstico Organizacional, inici el proceso formal de implementacin con las siguientes etapas: Teambuilding de sensibilizacin en BSC Definicin de valores de la Notaria Determinacin de estados actuales y futuros Creacin de programas Elaboracin del Mapa Estratgico Definicin de indicadores y tablero de comando Elaboracin de matriz de seguimiento Implementacin de sistema de seguimiento de indicadores Auditorias a sistema de seguimiento de indicadores
En cada una de las etapas de la implementacin, se cont con la participacin de todos los miembros de la Notaria y se defini un equipo directivo con cinco personas que tuvieron la tarea de dar la validacin final a cada una de las etapas. En una de las actividades con los integrantes de la Notaria 19, se definieron aquellos programas o actividades principales que deban de ejecutarse para incrementar la efectividad de la organizacin. 85
Se definieron 8 programas: Programa de comunicacin Programa de compensacin (bonos por productividad) Programa de capacitacin Programa de Clientes Contentos Programa de polticas internas Programa de crecimiento de la Notaria Programa de infraestructura de la Notaria
Es importante resaltar que los programas definidos agrupan actividades a implementar y responden a las deficiencias detectadas en el Diagnstico Situacional y la organizacin los ve como necesarios para el crecimiento de la Notaria.
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Matriz de seguimiento
Una vez definido el mapa estratgico de la Notaria, se procedi a desarrollar la matriz de seguimiento con los responsables de cada programa. En la matriz, se definieron para cada uno: nombre del programa, responsable, descripcin, perspectiva del programa, programas de los que depende (causa), programas a los que se afecta (efecto), indicador, fuente de informacin, rangos de evaluacin, periodicidad, indicadores secundarios, principales actividades y calendarizacin.
Aprendizaje y crecimiento
En esta perspectiva, se definieron los programas base para la excelencia organizacional de la Notaria. Parten de la definicin de las polticas internas de la Notaria (con una meta de 3 mensuales); las primeras polticas sern las de comunicacin efectiva y con reuniones de seguimiento se medir el cumplimiento de los acuerdos de implementacin del BSC. Se defini un programa de mantenimiento y actualizacin de la infraestructura y se dar seguimiento a las mejoras detectadas. Adems, se determin como prioridad el programa de capacitacin para todo el personal y se estar evaluando su aprovechamiento en cada capacitacin.
Procesos internos
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En la perspectiva de procesos internos, se destaca la importancia de una adecuada asesora jurdica al cliente en el contacto inicial y se estar monitoreando la efectividad a travs de una retroalimentacin de los mismos; de realizarse bien la anterior actividad, se impactar en procesos eficientes y rpidos y su monitoreo se obtendr de un sistema de informacin que administra el estatus de todos los trmites de la Notaria. Una actividad importante que se inicia es la deteccin de nuevos clientes y para ello se capacitar en el tema y se medirn los resultados concretos.
Esta perspectiva se enfoca a los clientes y es el resultado de los programas anteriores. A la entrega final de los trmites solicitados, se aplica una evaluacin para detectar los clientes satisfechos y obtener su percepcin de: el cumplimiento de tiempos acordados, precio justo por los servicios, certeza jurdica ofrecida y por el trato del personal; se medir la satisfaccin general y cada aspecto individual. Adems, se implementa un programa de atencin y seguimiento a clientes para garantizar su lealtad.
Recursos financieros
Finalmente, en la perspectiva financiera, se monitorear el cumplimiento de la meta de mayores ingresos y la rentabilidad de la Notaria y -como caso especial- los ingresos por clientes nuevos. Dependiendo del punto de equilibrio de la Notaria (ingresos vs gastos), se tendr una cantidad especfica para incentivos para el personal, dependiendo de su responsabilidad y resultados individuales; pero tienen claro que todo el equipo debe trabajar en generar mayores ingresos para garantizar recursos para incentivos y mejoras a la infraestructura de la Notaria.
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Situacin Actual
La Notaria 19 se encuentra en proceso de implementacin de un sistema de informacin que da seguimiento a cada uno de los trmites y de ese sistema se obtiene informacin para alimentar los indicadores del mapa estratgico. Cada uno de los programas definidos est siendo implementado por los responsables y se tienen reuniones de seguimiento. El equipo directivo toma el BSC como base para sus reuniones estratgicas y van en camino a ser una organizacin de excelencia.
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Economista, Especialista en Gestin para el Desarrollo Empresario y en Gerencia de Instituciones de Educacin Superior. Directora de la Oficina de Planeacin y Gestin de la Calidad en la Universidad Santo Toms Seccional Tunja. Experiencia en apoyo a los miembros de una empresa en el desempeo de sus actividades, anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas de control interno; anlisis econmico; diseo, elaboracin y anlisis de indicadores de gestin; coordinacin y desarrollo de planes estratgicos. Diseo, implementacin, documentacin, mantenimiento y realizacin de auditoras internas del sistema de gestin segn la norma ISO 90012008, capacitacin en acciones S.G.C.; identificacin, formulacin, anlisis e implementacin de estudios en investigaciones; diagnsticos socioeconmicos; organizacin y conformacin de documentos estadsticos con informacin econmica; organizacin y apoyos en eventos de promocin comercial y desarrollo empresarial; conformacin de estudios prospectivos. Manejo y ejecucin presupuestal en educacin superior.
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Durante el tiempo que he ocupado el cargo de Planeacin, el Balcanced Scorecard ha sido la mejor metodologa que he conocido y aplicado en la elaboracin de planes estratgicos, como ha sido para la Cmara de Comercio de Tunja y, actualmente, en la Universidad Santo Toms Seccional Tunja. El aprendizaje ha sido interesante, pero el trabajo difcil hacia el interior de una organizacin es generar la cultura de la medicin, el seguimiento y la evaluacin de los planes. Porque estamos acostumbrados a trabajar para el da a da y el planear nos define el rumbo a seguir. Por eso la importancia de la Planeacin. Es un tema que durante toda mi vida profesional ha sido muy importante y la experiencia, el conocimiento y el aporte para su implementacin han sido bastante interesantes. Adems, como aspecto atrayente en los planes a corto plazo, una vez que se evalan y se culminan en un periodo determinado, ya permiten definir planes a travs de proyectos institucionales hacia los cuales, tanto la organizacin como sus funcionarios, los pueden realizar y saber realmente hacia dnde vamos y cmo cumplir dichos proyectos. Los informes consolidados de planeacin nos permiten dar cumplimiento a las funciones administrativas, de planeacin, de organizacin, de direccin y de control. Pasar de una entidad privada dedicada al sector empresarial e iniciar a trabajar en la misma rea de Planeacin donde actualmente me encuentro con la Universidad Santo Toms ha sido una experiencia diferente debido al sector en el cual se desempea de educacin superior. Hace tres aos, inici el proceso de formular los planes de desarrollo para la seccional y ha sido un proceso interesante, dado el cambio que se ha generado, como la cultura de trabajar -en especial- con profesiones tan diferentes como abogados, ingenieros, etc. donde el tema de la Planeacin no se tiene muy en cuenta y no le prestan la atencin debida. Voy a darles a conocer cmo fue el proceso de formulacin e implementacin del Plan de Desarrollo de la Seccional que va del periodo 2010 a 2012, bajo esta gran metodologa. Dada la experiencia en la metodologa del Balanced Scorecard, present primero una propuesta para su realizacin, pues no se conoca mucho sobre ella. Posteriormente, para iniciar el proceso de formulacin del Plan de Desarrollo, hubo que facilitar el trabajo, debido a que el grupo con el cual se desarroll el proceso era numeroso e interdisciplinario, con grupos tales como los Padres Directivos, directivos, representantes de estudiantes, representantes de docentes y de egresados, que apoyaron el proceso para las siguientes fases en las que se fundament.
involucrarse en la planeacin estratgica en todos sus niveles, con recursos, la potencialidad y habilidad, para lograr el efecto sinrgico de integracin de todos estos aspectos. La formulacin e implementacin del Plan de Desarrollo 2010-2012 se dise bajo la metodologa BSC para la medicin del desempeo empresarial, un sistema de gestin y medicin desarrollado en 1992 por Robert Kaplan y David Norton, de la Universidad de Harvard, el cual permite a las organizaciones medir sus actividades en trminos de su visin de futuro y estrategias, convertir stas ltimas en acciones concretas y dar una visin del desempeo del negocio Educacin Superior. Adems, el Balanced Scorecard monitorea la situacin de un proceso con el objetivo de tomar medidas correctivas, ayudando a definir indicadores para medir el cumplimiento de objetivos. La Planeacin Estratgica permite hacer un anlisis de la misin, visin, valores, propsitos, principios y estrategia para el cumplimiento de los objetivos estratgicos, la obtencin de resultados y el grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios de acuerdo a la actividad, el sector en que se compite y trabaja y dems en las cuales est funcionando la organizacin.
La formulacin del Plan de Desarrollo 2010-2012 corresponde a un plan a corto plazo (3 aos), se establecen metas considerando el plan de largo plazo y se realizan las proyecciones que permitan el cumplimiento de medidas para alcanzar esas metas. El plan de accin anual se hace de forma detallada por los involucrados, con metas concretas que permitan dar cumplimiento a las metas establecidas al culminar el plan en el corto plazo desde 2010 hasta 2012.
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2. Anlisis de la Visin
Segn la Visin institucional de la Universidad Seccional Tunja establecida en el PEI: Qu queremos llegar a ser? Cmo me quiero ver al concluir el Plan de Desarrollo? Cul es el sueo institucional? En cuntos aos quiero alcanzar la Visin?
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Como resultado, se obtuvo una matriz DOFA para cada uno de los ejes estratgicos institucionales, respectivamente con sus factores internos y externos, donde se identificaron las estrategias con el fin de identificar los objetivos estratgicos a ejecutar durante el plan de desarrollo 2010-2012.
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COMPONENTE Eje Acadmico Eje de Bienestar Universitario e Interaccin con el medio Eje de Internacionalizacin e Inter institucionalizacin Eje de aseguramiento de la calidad acadmica Eje Administrativo Eje de Infraestructura Fsica y Desarrollo Econmico OPORTUNIDADES 1 2 3 4 5 6 AMENAZAS 1 2 3 4 5 6
FORTALEZAS 1 2 3 4 5
DEBILIDADES 1 2 3 4 5
6 6 ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS FO DO
ESTRATEGIAS FA
ESTRATEGIAS DA
4. Precisiones Metodolgicas
Metodologa del Balanced Scorecard, Tablero de Control Balanceado y/o Tablero de Mando Integral El BSC opera, tradicionalmente, a travs de cuatro perspectivas de la organizacin. Y aunque usarlas todas no es una regla, mediante ellas se construye un modelo completo de negocios. Kaplan y Norton establecieron este conjunto de perspectivas por las cuales puede ser evaluada la actividad de una organizacin. La siguiente figura muestra cmo las cuatro perspectivas de anlisis en el Balanced Scorecard, propuestas por Kaplan y Norton, se relacionan una con la otra. Cada nivel se conforma de indicadores cuyos movimientos impactan en los indicadores del siguiente nivel.
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La implementacin del Balanced Scorecard permite a las organizaciones comunicar sus metas, asignar recursos y distribuir tareas. Adems, por ser una herramienta centralizadora de informacin, evita el problema de recopilar manualmente la informacin diseminada en distintas reas de la organizacin. Es importante aadir que, aunque el Balanced Scorecard proporciona una base para la gestin organizacional y puede conducir al xito de las estrategias organizacionales, no es suficiente en s mismo, pues requiere de la implementacin de distintas iniciativas para mejorar los procesos del negocio, conducir a la organizacin en la direccin correcta y mejorar su eficiencia. El BSC es integral al ver la organizacin como un sistema, relacionndola por medio de un conjunto de indicadores agrupados en las cuatro perspectivas descritas anteriormente. Toma como principio la teora sistmica, donde cada una de las partes son necesarias para el buen funcionamiento del mismo; todas stas se integran entre s y se necesitan de una u otra forma. Es balanceado porque, adems de los indicadores financieros, toma indicadores de proceso al interior de la organizacin, como el clima laboral y la calidad en los procedimientos; y de resultado, porque determina la satisfaccin del cliente con miras a permanecer en un medio competitivo. Es estratgico al relacionar los objetivos claves de cada rea de la organizacin por medio de un mapa de enlaces de causa-efecto, facilitando la comunicacin del procedimiento a seguir, para de este modo administrar por resultados.
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El Balanced Scorecard: Es una metodologa para la formulacin e implantacin de estrategias en cualquier tipo de organizacin, para garantizar una permanencia exitosa en el mercado Es una metodologa enfocada al cliente Permite a una organizacin focalizar sus esfuerzos, traducir la estrategia en objetivos tangibles y medibles, a travs de indicadores, y facilita su comunicacin Es una metodologa que ayuda a las organizaciones a operativizar la estrategia.
Metodologa Propuesta: Balanced Scorecard (Tablero de Mando Integral) Es un mtodo que nos estructura Es una disciplina Es una metodologa que integra y balancea el corto con el largo plazo Permite traducir la estrategia en acciones concretas La estrategia se traduce en objetivos concretos y medibles para los distintos niveles de la organizacin Permite alinear la organizacin con la estrategia Permite desarrollar un proceso sistemtico y riguroso de llevar la estrategia a la accin
Labor desarrollada en Consejo Directivo Ampliado, con participacin de directivos, docentes, estudiantes, egresados y personal administrativo (octubre de 2009).
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Identificacin de Iniciativas
Para gestar los proyectos, que se ejecutarn en los planes de accin anual.
Presentacin ante el Consejo Directivo Ampliado, 14 de diciembre de 2009 Revisin, ajustes y recomendaciones, en cumplimiento de todas las etapas ejecutadas, por parte de una Comisin delegada para tal fin Visto bueno por parte del Consejo Directivo de la Seccional, 15 de febrero de 2010 Presentacin ante el Consejo Superior, el 25 de febrero de 2010 Aprobacin: Acuerdo N 11 del 3 marzo de 2010 Consejo Superior Universidad Santo Toms
Ejecucin
Comunicacin: a la comunidad universitaria a travs de videos, plegables, pgina Web, carteleras, correo interno Implementacin: ejecucin del Plan de Accin Anual
Financiacin: asignacin de presupuesto, con periodicidad anual Seguimiento y Evaluacin: el enfoque se fundamenta en la ejecucin, aprendizaje y mejoramiento continuo. Incluye intervencin y control de las ejecuciones para asegurar el cumplimiento efectivo de los compromisos de gestin. Sistematizacin: diseo de un instrumento automatizado que simplifica y mejora la planificacin
Dimensin Prospectiva
1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5. Generacin de programas de Doctorado Liderazgo en Estudios Prospectivos para Educacin Superior Fortalecimiento de programas, medios y mediaciones virtuales Impacto de la proyeccin social ejerciendo el liderazgo en estudios ambientales Certificacin total en calidad bajo la Norma NTC - 9001-2008 para la Seccional Crecimiento, ampliacin y cobertura total en infraestructura fsica y tecnolgica Acreditacin de Alta Calidad en todos los actuales programas de la Seccional Consolidacin de redes de investigacin y produccin de conocimiento Ampliacin de la cobertura del intercambio universitario en el contexto nacional e internacional
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APRENDIZAJE
Figura 4. Mapa Estratgico
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PROCESOS INTERNOS
CLIENTE
APNDICE
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Licenciada en Administracin de Empresas (UNAM), especializada en Planeacin Estratgica, Recursos Humanos, Sistemas de Calidad y Servicio al Cliente-Ventas. Cuenta con experiencia de ms de 13 aos en el desarrollo e implementacin de procesos de gestin estratgica en empresas como HSBC, Coca-Cola (Femsa), Nieto Comercial en Morelos y Nextel. Su especialidad es desarrollar o tomar como base el Plan Estratgico del Negocio y alinearlo con base a la metodologa del Balanced Scorecard. Actualmente reside en la Repblica Argentina y se desempea como consultora independiente.
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Cul era -en relacin a su gestin- la situacin ANTERIOR a la decisin de implementar el BSC
La empresa no contaba con planeacin estratgica formal, se defina el presupuesto de acuerdo a estimaciones de mercado y conocimiento directivo, mensualmente se iban ajustando conforme al resultado de las ventas, no contaban con un proceso estandarizado de acuerdo al crecimiento del negocio ni con alineacin en ningn nivel de la compaa para medir y evaluar el logro de los objetivos. La comunicacin del Plan de Negocios y del desempeo (seguimiento) no cumplan con el ciclo de retroalimentacin en los diferentes niveles del negocio ( Alta Direccin, Gerencia, Mandos Medios, Operacin).
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Falta de compromiso y disponibilidad del equipo de proyecto por continuar con una resistencia al cambio.
Reporte de resultados
En la evaluacin de este tipo de proyectos, los resultados son intangibles o que se puedan basar en indicares medibles. Sin embargo, son la base para evaluar la Gestin que no es medible o no alineada.
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La implementacin del proyecto se llev a cabo mediante la metodologa de Administracin de Proyectos, garantizando el logro de los resultados definidos con los patrocinadores y los integrantes.
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CASO II: Grupo Cimsa y Unidades de Negocio Coca-Cola, Bebidas de los Angeles (ciel), Casa AGP y Nuevos Negocios
Organizacin y actividad Principal de la Organizacin
1. Nombre de la empresa: Grupo Cimsa y sus Unidades de Negocio Coca-Cola, Bebidas de los ngeles y Casa AGP 2. Actividad: Comercializacin, distribucin y venta al mayoreo de bebidas gaseosas, agua natural, alcohlicas (mezcal) y nuevos negocios 3. Tamao: Grande 4. Tipo de mercado: Clientes mayoristas, minoristas, distribucin de Coca-Cola y agua embotellada en el Estado de Morelos, Estado de Mxico y parte de Guerrero y Casa AGP Mezcal a nivel Nacional e Internacional 5. Rol: Gerente de Proyectos 6. Estructura del Equipo de Proyecto:
Cul era -en relacin a su gestin- la situacin ANTERIOR a la decisin de implementar el BSC
No haba planeacin estratgica como Grupo que alineara a sus unidades de Negocio por su misma visin, misin, metas, proyectos; los objetivos estaban definidos por cada director de rea, no exista un proceso estandarizando de definicin estratgica ni de despliegue de indicadores, faltaba evaluacin por objetivos y, como resultado, no exista una cultura alienada a la misma estrategia.
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Reporte de resultados
Modulo de indicadores
Tableros de desempeo
Tablero de proyectos
Reportes de desempeo
La implementacin del proyecto se llev a cabo mediante la metodologa de Administracin de Proyectos, garantizando el logro de los resultados definidos con los patrocinadores y los integrantes. 109
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2. Desarrollo del Plan Anual: desarrollo del presupuesto anual, Plan Comercial, Plan Operativo y Plan Financiero. a. Etapa de liberacin del plan estratgico y anual con Presidencia
3. Definicin de Mapa Estratgico por UEN: Definicin de objetivos estratgicos por UEN a las iniciativas. a. Despliegue horizontal y vertical de los objetivos, metas y proyectos b. Definicin de la contribucin por cada nivel desplegado c. Mapeo Tcnico de Indicadores: fuentes de informacin que alimenta al indicador y forma de clculo y frecuencia de medicin d. Carga del esqueleto de indicadores en Software e. Validacin Directiva del despliegue y tableros de control, incluye el seguimiento a proyectos estratgicos f. Carga de datos de acuerdo al diseo tcnico 4. Evaluacin de desempeo y retroalimentacin (alineados a la estrategia) a. Se dise el Plan de Comunicacin Corporativo para dar a conocer a todos los niveles en cascada: Mapa Estratgico, principales objetivos y metas, software de de evaluacin, medicin y control. b. Seguimiento a metas alineadas estratgicamente c. Reportes de Gestin mensual del desempeo de la organizacin: evaluando los indicadores definidos con anlisis soporte de cada resultado, explicando la causa-raz del porqu. d. Se utiliz el sistema de semforos para identificar por color el logro a la meta. e. Obtencin mensual de los tableros de indicadores por puestos: se definieron dos tipos de objetivos; individuales del rea o proceso y de contribucin a la estrategia. f. Creacin del rea de Planeacin: la cual centraliza la gestin del plan estratgico, Balance Scorecard, Administracin de proyectos e Inteligencia de Negocios, como una necesidad de centralizar, homologar la informacin que provenga de una misma fuente de control.
g. Retroalimentacin mensual: con cada mes, el jefe inmediato revisa el logro de los indicadores y su evaluacin de desempeo va el software. h. Enlace con el rea de Recursos Humanos: Esquema de compensacin ligado al resultado como siguiente etapa del proyecto de Gestin Estratgica al cual se liga con pago del bono anual, bono de productividad e incrementos salariales y promociones de puestos y categoras por el logro de las metas.
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Nivel
Estratgico Estratgico Estratgico Estratgico Estratgico
Tipo
Indicador
Eva CIMSA financiero ROI CIMSA (12M) financiero Flujo Neto de Efectivo CIMSA financiero $ Utilidad de Operacin CIMSA
financiero financiero
1 1 1 1 1 1 1 1 1
20 20 20 15 15 5 5 9 100
1 1 1 1 1 1
20 20 20 15 15 5
% Utilidad de Operacin CIMSA % Participacin Mercado GECSA Refrescos - de Ingreso Percpita GECSA Refrescos (Botella 8oz/poblacin) Responsabilidad Social Clima Laboral
1 5 1 1 9 100
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20.00
DGE-CIM-02 %ROI Cimsa (12M) Meta Logro 19.9 19.4 19.40 97.00 19.9 28.0 28.20 141.00 19.9 28.3 28.40 142.00 19.9 28.5 28.60 143.00 ----------------------------------------------------------------26.15
20.00
Meta Logro
---------
---------
---------
---------
---------
---------
---------
--------22.55
20.00
Indicador
DGE-CIM-04 $Utilidad de Operacin Cimsa
Peso
May ---------
Jun ---------
Jul ---------
Ago ---------
Sep ---------
Oct ---------
Nov ---------
Dic ---------
Acu Anual
15.00
17.63
Meta Logro
---------
---------
---------
---------
---------
---------
---------
--------18.98
15.00
DGE-CIM-34 Percapita Franquicia Meta Logro 41.4 39.9 4.80 96.00 42.0 37.3 4.45 89.00 48.1 47.6 4.95 99.00 49.5 45.8 4.65 93.00 ----------------------------------------------------------------4.71
5.00
Indicador
DGE-CIM-35 %Participacin de Mercado total Cimsa de Ingresos
Peso
May ---------
Jun ---------
Jul ---------
Ago ---------
Sep ---------
Oct ---------
Nov ---------
Dic ---------
Acu Anual
5.00
5.04
116.20 Aplicable
134.55
116.60
108.05
---
---
---
---
---
---
---
---
118.85
Total
100.00
Resultado 116.20 134.55 116.60 108.05 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 118.85
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Cul era -en relacin a su gestin- la situacin ANTERIOR a la decisin de implementar el BSC
Se contaba con objetivos y metas a nivel estratgico. Sin embargo, a nivel tctico, se requera el despliegue mediante metodologa de alineacin de los objetivos de la Direccin de Servicio al cliente a nivel Nacional (Mxico).
Software utilizado
Aplicacin en Excel desarrollado, en la primera etapa, por Nextel.
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CLIENTE
Mantener la lealtad de
PROCESO
GENTE
116
Perspectiva Clientes
117
Perspectiva Proceso
Perspectiva Gente
Se llevara a cabo una base mensual de resultados consolidados por el CAP y por ejecutivo que incluye todos estos indicadores, Indicador individual Indicador grupal
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Cul era -en relacin a su gestin- la situacin ANTERIOR a la decisin de implementar el BSC
No se contaba con un sistema de indicadores que midiera el desempeo del rea ni estaba alineado al nivel estratgico con la Direccin General del Banco.
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Software utilizado
Desarrollos internos HSBC.
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