KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

KAWALAN DOKUMEN PRO/KMTK/AM/KD- 02 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

1.0

OBJEKTIF Memastikan segala peraturan dan bidang tanggungjawab terhadap penerbitan, semakan, kuasa meluluskan, pengeluaran dan pindaan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti dibuat secara sistematik.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Am, Prosedur Utama dan Dokumen sokongan

3.0

SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 P PT WP TWP KJ PPP PPHEP KD KU PTM PW PEK Dokumen Dokumen Lama Dokumen Terkawal Dokumen Luaran Pindaan Pengarah Pengurusan Tertinggi Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Jabatan Penolong Pengarah Peperiksaan Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar Ketua Dokumentasi Ketua Unit Pegawai Teknologi Maklumat Pustakawan Pegawai Eksekutif Kanan Manual Kualiti, Prosedur Am dan Prosedur Utama Salinan utama dokumen yang dibatalkan dan disimpan untuk rujukan Dokumen yang dicap dengan perkataan DOKUMEN TERKAWAL Undang-undang, Akta, Pekeliling, Peraturan yang diterima dari agensi atau jabatan luar Satu perubahan kecil di dalam sesuatu bahagian dokumen yang tidak melibatkan penerbitan semula Satu perubahan besar pada bahagian dokumen

3.18

Terbitan

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

4.0

RUJUKAN 4.1 4.2 MS ISO 9001 : 2008 Klausa 4 MS ISO 9001 : 2008 Klausa 4.2.3 - Sistem Pengurusan Kualiti - Kawalan Dokumen

5.0

TANGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 P WP TWP KJ KD KU PTM PW PEK

6.0

CARTA ALIRAN - Tiada -

7.0

PERINCIAN AKTIVITI 7.1 AM Kawalan dokumen dilaksanakan bagi memastikan semua dokumen baru atau perubahan dalam sistem pengurusan kualiti ditentukan dengan betul dan didokumenkan. Pelaksanaan dirancang dan pindaannya dimaklumkan kepada semua pihak yang terlibat. 7.2 IDENTIFIKASI Manual kualiti, prosedur am dan prosedur utama yang dikeluarkan mempunyai tajuk, nombor dokumen (tarikh dikeluarkan, nombor terbitan pindaan) dan disemak serta dilaksanakan oleh pihak yang diberi kuasa. 7.3 KELUARAN PERMULAAN 7.3.1 Anggota kerja dalam semua peringkat digalakkan untuk mengenal pasti keperluan dan cadangan untuk prosedur baru, arahan kerja dan sebarang dokumen tambahan.

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

7.3.2

Wakil Pengurusan akan mengenalpasti dan menetapkan pihakpihak yang terlibat dalam penyediaan, penyemakan dan pengesahan dokumen seperti berikut : Dokumen Manual Kualiti Prosedur Utama Prosedur Am Penyediaan KD KD KD Penyemakan WP TWP WP Pengesahan PT WP PT

7.3.3

Bagi terbitan pertama, keseluruhan dokumen akan disemak untuk memenuhi keperluan dan sesuai dengan dasar, objektif serta berupaya menjamin kualiti perkhidmatan di samping mencegah kesilapan. Dokumen adalah sah untuk digunakan setelah semua pihak yang bertanggungjawab selesai menyediakan, menyemak, mengesah dan menandatangani dokumen tersebut.

7.3.4

7.4

KAWALAN PROSEDUR Dokumen-dokumen adalah terkawal dan tertakluk kepada peraturan berikut : 7.4.1 7.4.2 Diberi nombor kawalan bagi setiap pemegang dokumen. Dicap dengan perkataan DOKUMEN TERKAWAL pada muka hadapan dokumen asal.

7.5

PINDAAN 7.5.1 Pindaan prosedur dibuat dengan Permohonan Pinda Dokumen. menggunakan Borang

7.5.2

Setiap pindaan prosedur akan dicatat di ruang nombor pindaan di setiap muka surat yang dipinda. KD akan merekod/mengemaskini butir-butir pindaan di dalam Borang Rekod Pindaan dan Senarai Utama Dokumen. Bagi prosedur yang pindaannya melebihi 50% helaian, terbitan baru akan dikeluarkan. Tarikh kuatkuasa akan berubah dalam semua mukasurat.

7.5.3

7.5.4

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

7.5.5

Bagi prosedur yang pindaannya kurang daripada 50% helaian, nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa akan berubah pada mukasurat berkenaan sahaja. Helaian yang terlibat sahaja akan ditukar dan diberi kepada pemegang salinan. Pengedaran dokumen yang telah dipinda dibuat menggunakan Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen. dengan

7.5.6

7.6

DOKUMEN LAMA 7.6.1 KD akan memastikan dokumen lama (salinan) yang dipegang oleh penama seperti di dalam Senarai Edaran Dokumen dipulangkan semula dan dimusnahkan menggunakan mesin pencarik kertas/bakar/jual/tanam.

7.7

DOKUMEN LUARAN 7.7.1 Dokumen luaran ialah dokumen/bahan dari luar yang dijadikan rujukan semasa melaksanakan kerja. Dokumen luaran dikawal dengan cara P/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU/PEK menyediakan senarai bagi semua dokumen tersebut. P/WP/TWP/KJ/PPP/PPHEP/KU/PEK perlu mengemaskini senarai dan setiap dokumen luaran mengikut isu/tarikh keluaran terkini.

7.7.2

7.7.3 8.0

REKOD KUALITI Bil 1. 2. Tajuk Senarai Utama Dokumen Borang Permohonan Pinda Dokumen 3. 4. 5. Borang Rekod Pindaan Senarai Edaran Dokumen Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen 6. Senarai Dokumen Luaran Bilik ISO P/WP/TWP/KJ/PP/KU/ 2 Tahun Bilik ISO Bilik ISO Bilik ISO KD KD KD 2 Tahun 2 Tahun 2 Tahun Lokasi Bilik ISO Bilik ISO Tanggung jawab KD KD Tempoh Simpanan 2 Tahun 2 Tahun

PEK/KD

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN DOKUMEN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KD-02

00

9.0

LAMPIRAN Lampiran 1 2 3 4 5 6 Butiran Senarai Utama Dokumen Borang Permohonan Pinda Dokumen Senarai Edaran Dokumen Senarai Dokumen Luaran Borang Rekod Pindaan Akuan Penerimaan Pindaan Dokumen Kod AM/KD-02/LAM-01 AM/KD-01/LAM-02 AM/KD-01/LAM-03 AM/KD-01/LAM-04 AM/KD-01/LAM-05 AM/KD-01/LAM-06

AM/KD-02/LAM-01
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

SENARAI UTAMA DOKUMEN Nombor Prosedur Terbitan No. Tarikh No. Pindaan Catatan Tarikh

Bil

Tajuk Prosedur

Disediakan oleh

: ___________________________________ ( Ketua Dokumentasi ) : ___________________________________

Tarikh

AM/KD-02/LAM-02
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

BORANG PERMOHONAN PINDA DOKUMEN Nama Pemohon : Jabatan/Unit : Tajuk Prosedur : No. Prosedur : Pindaan : Tarikh :

Pemohon

Diluluskan oleh:

.................................................... Tandatangan Tarikh :

................................................. Tandatangan P/KJ/PP/KU/PEK Tarikh : Tarikh Kuatkuasa:

AM/KD-02/LAM-03
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

SENARAI EDARAN DOKUMEN

Terima Bil Nama Penerima T/tangan 1 2 3 4 5 6 7 8 22 23 24 25 26 Tarikh

Kembali T/tangan Tarikh

No. Salinan

** Sekiranya tuan/puan menerima dokumen baru bagi menggantikan dokumen yang sedia ada, sila kembalikan juga dokumen yang lama.

Disediakan oleh

: _______________________________ ( Ketua Dokumentasi )

Tarikh : _________

AM/KD-02/LAM-04
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

SENARAI DOKUMEN LUARAN Bil. Tajuk Keluaran Tarikh Lokasi

AM/KD-02/LAM-05
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

BORANG REKOD PINDAAN

Tajuk Prosedur No. Pindaan Muka surat

No. Prosedur Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa

Bil

Sebab Pindaan

AM/KD-02/LAM-06
KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

AKUAN PENERIMAAN PINDAAN DOKUMEN Dengan ini diakui bahawa Pindaan Dokumen seperti di bawah telah diterima. Bil Tajuk Prosedur No. Prosedur Mukasurat

Terima Bil Nama Penerima No. Salinan T/tangan Tarikh

** Sekiranya tuan/puan menerima dokumen baru bagi menggantikan dokumen yang sedia ada, sila kembalikan juga dokumen yang lama.

Disediakan oleh

: _________________________ ( Ketua Dokumentasi )

Tarikh : _______________