You are on page 1of 150

PROCESORUL DE TEXTE WORD

By kassak

1.

Tehnoredactarea documentelor WORD

Unul dintre cele mai importante avantaje aduse de sistemul Windows procesoarelor de texte este integrarea aplicaiilor n strns legtur cu orientarea pe obiecte. Astfel, un document complex coninnd imagini, tabele, obiecte grafice poate fi editat, folosind pentru fiecare tip de element, un program specializat, i anume: un procesor de tabele pentru realizarea aplicaiilor cu calcul tabelar, un program de grafic pentru imagini si construirea de grafice pe baza tabelelor, un procesor de texte pentru tehnoredactare computerizat. Dintre programele specializate, procesorul de texte Word este un instrument soft generator de aplicaii de tip text, n principal avnd ca obiect manipularea i procesarea informatiilor sub forma sirurilor de caractere. n esen, Word prezint urmtoarele faciliti generale:

tehnoredactarea la nivel de caracter, la nivel de paragraf i de document; operaii


speciale asupra documentului (inserarea de antete i subsoluri de pagin, crearea de adnotri, note de subsol i note de final, editarea documentelor pe coloane text, aplicarea de borduri i umbre, etc.); de autocorecie care permite inserarea automat a unor texte sau ilustraii folosite n mod repetat n cadrul unui document, prin declararea acestora ca intrare Autocorect; este vorba practic despre nlocuirea unor abrevieri cu coninutul n extenso al acestora); introducerii textului se concretizeaz n utilizarea glosarului, ca instrument de stocare a unor informaii ce pot fi inserate ulterior n cadrul documentului; textului sub aspect lingvistic permite o verificare ortografic i gramatical a informaiilor coninute n document; avansate de lucru cu obiecte i aplicaii complementare, documentul Word putnd fi asimilat unui document complex, integrator de

facilitatea

asistarea

verificarea posibiliti

informaii de natur divers, astfel: desene i scheme (Microsoft WordPicture), ecuaii (editorul de ecuaii Microsoft Equation Editor), scrierea artistic (WordArt), grafice (Microsoft Graph Chart), imagini predefinite, sunete, etc.;

realizarea de tabele i posibiliti de calcul n tabele; reprezentarea grafica a datelor coninute de tabele; fuzionarea
documentelor sau editarea de scrisori circulare este o tehnic avansata a procesorului de texte Word care const n fuzionarea unui document principal, editat cu un processor de texte, cu o baz de date care poate proveni dintr-o alt aplicaie informatic care gestioneaz baze de date (Microsoft Excel, Microsoft Access, Visual FoxPro, Outlook, etc.); interactiv a documentelor prin utilizarea de machete sau abloane (template-uri); documentelor mari prin operaiunea de ierarhizare permite ntocmirea unui plan al documentului Word care conine: cuprinsul materiei i al figurilor, indeci, legende, referine ncruciate;

exploatarea gestiunea

crearea hyperlink-urilor, este vorba despre legturi dinamice care se stabilesc


ntre documente sau ntre locaii diferite aparinnd aceluiai fiier; n aceast situaie, pagina Word poate fi asimilat unei pagini Web, unde utilizarea cuvintelor subliniate permite accesarea unor informaii care detaliaz conceptul asupra cruia utilizatorul dorete s se informeze;

personalizarea

ecranului Word prin intermediul macroinstruciunilor permite un acces rapid la comenzile uzuale prin butoane de comand sau prin asignarea de combinaii de taste acestor comenzi; n plus, utilizatorul are posibilitatea de a crea meniuri i bare de instrumente personalizate.

1.1 Prezentarea elementelor de baz ale ecranului Word

Unul dintre avantajele programului Windows consta n posibilitatea rulrii mai multor aplicaii, cu afiarea simultan pe ecran, ceea ce ofer avantajul gestionrii mult mai rapide i eficiente a acestora, cu performane deosebite legate de importul sau exportul de date, transferarea unor diagrame, crearea de legturi ntre un program (n cazul nostru procesorul de texte Word) i alte aplicaii Windows, nglobarea de obiecte generate de Word n alte programe etc.

Conceptul organizatoric de baz al mediului Windows este acela c toate aplicaiile se execut pe o suprafa de lucru i fiecare dintre acestea ruleaz n propria fereastr. Temenul de fereastr poate avea sensuri diferite: fereastra de aplicaie este asociat unui program, iar ferestrele de document apar in interiorul ferestrelor de aplicaie i conin diferite fiiere. La majoritatea aplicaiilor exist posibilitatea afiarii mai multor ferestre de document deschise simultan, n cadrul crora utilizatorul se poate deplasa rapid fie selectnd numele lor de identificare din meniul Windows, fie prin combinaia de taste Ctrl+F6. Fereastra procesorului de texte Word este prezentat in Fig.1. Elementele de baz ale ecranului sunt:

butonul

meniului de control conine comenzi care controleaz poziia, mrimea i starea ferestrei (nchis sau deschis). Pentru a deschide meniul Control al unei aplicaii se apas pictograma Control Menu (aflat n colul din stnga-sus al ferestrei) sau se apeleaz la combinaia de taste Alt+Spaiu ; de asemenea activarea meniului de control al unui document se realizeaz executnd clic pe pictograma asociat acestui buton (sau se apas combinaia de taste Alt+cratim -);

bara de titlu situat n partea superioar a ferestrei unei aplicaii, conine (n


mod obinuit) titlul aplicaiei i denumirea documentului;

butonul

de minimizare, butonul de maximizare i butonul de restaurare situate pe bara de titlu, n extremitatea stng a acesteia, cu rolurile cunoscute deja;

bara de meniuri prezint sub o form standard principalele meniuri aferente


procesorului de

texte Word, care folosete aceeai manier de selectare a comenzilor ca orice aplicaie Windows

Comenzile pot fi selectate prin intermediul mouse-ului, prin combinaii de taste, cu ajutorul tastelor direcionale sau a unor comenzi rapide asociate n acest sens.

bara

de instrumente de lucru (Standard) conine comenzi de formatare, administrare fiiere i tiprire simbolizate prin butoane a cror funcie este afiat prin deplasarea uoar a mouse-ului pe fiecare dintre ele; cu instrumente de formatare (Formatting) conine butoane utilizate pentru formatare la nivelul caracterelor, configurarea paragrafelor, aplicarea de formate numerice, setarea parametrilor paginii, borduri i umbre, etc.;

bara

bara de stare este o bar situat n partea inferioar a ecranului in care sunt
afiate mesaje explicative referitoare la comanda curent sau instruciuni de ghidare pentru parcurgerea diferitelor procese;

zona de lucru care ocup cel mai mult din spaiu aferent ferestrei (zona alb
a fiecarei ferestre) i n care are loc introducerea datelor i efectuarea tuturor prelucrrilor aferente acestora.

1.2 Deschiderea documentelor

Un document Word se poate deschide, fie activnd comanda File Open (document deja existent) (Fig.2), fie din butonul New din bara de instrumente Standard (document nou) sau din meniul File, seciunea Recent Files (ultimele documente deschise) dac documentul dorit se afl n aceast list.

Controlul (a) schimba folderul curent cu cel vizitat anterior. Controlul


Views (f) schimb modul de afiare al listei coninute de un folder (List, Details, Properties, Preview).

Up

one level (b) schimb folderul curent din Look in cu folderul printe al acestuia. Pentru poziionarea n folderul unde se afl documentul ce urmeaz a fi deschis exist mai multe posibiliti: utiliznd caseta Look in; se observ c este posibil deplasarea n toat structura arborescent local, de reea sau locaii de Internet; dublu-clic (sau butonul Open) pe folderul dorit; pentru revenirea n folderul printe se poate utiliza butonul Up one level (b) sau caseta Look in;

Controlul

Tools (g) pune la dispoziie cteva comenzi cum ar fi: cutarea (Find), stergerea (Delete sau controlul d), schimbarea numelui unui fiier/folder (Rename), imprimarea acestuia (Print), adugarea unui document n folderul Favorites (Add to Favorites), map-area unui drive logic de reea (Map network Drive) sau afiarea proprietilor unui fiier/folder (Properties).

Controlul

(e) permite utilizatorului s creeze un subfolder al folderului curent(Create New Folder).

1.3 Salvarea documentelor

Salvarea unui document Word se poate realiza din meniul File Save, File Save As sau Save As Web Page. Ultima variant se utilizeaz pentru a salva documentul n format pagina Web. Dac utilizatorul ncearc ieirea din Word (sau l nchide din greeal) fr s salveze modificrile efectuate ntr-un document, Word chestioneaz utilizatorul n legtur cu aceasta, utilizatorul avnd posibilitatea salvrii acestuia. Utizarea meniului File Save (sau butonul Save din bara de instrumente Standard) are ca efect salvarea documentului pastrnd numele i locaia n care este salvat acesta. Dac documentul nu a fost salvat niciodat (este nou), atunci este activat automat fereastra Save As (Fig.3).

Save as type se poate stabili formatul n care se salveaz documentul, cel


implicit fiind document Word Word document (*.doc). Alte formate suportate sunt: documente ablon (Document Template), text (Text Only), pagina Web (WEB Page) precum i orice alt format pentru care a fost instalat componenta Office de conversie a documentelor. Controlul Tools prezent la salvarea unui document pune la dispoziie urmtoarele opiuni:

salvat;

Save Version comentarii privind versiunea documentului

WEB Option parametrii operaiei de salvare a documentului din punctul de vedere al unor standarde WEB, n eventualitatea n care documentul va fi ncrcat ntr-un browser; General Options securitatea documentului din macroinstruciunilor (Fig.4) stabilete parametrii referitori la punct de vedere al executrii

Save options parametrii generali ai operaiei de salvare:

Aways create backup copy se creaz un fiier copie


de siguran n momentul salvrii documentului (fiier cu extensia .WBK)

Allow

fast save sunt permise salvri rapide ale documentului, n sensul c toate modificrile efectuate n acesta sunt nregistrate urmnd ca la sfrit s fie salvat n ntregime; for document properties fereastra cu proprietile documentului; se afieaz

Prompt Prompt

to save Normal template la nchiderea Word-ului se afieaz fereastra pentru confirmarea salvrii n ablonul Normal.dot a modificrilor efectuate asupra elementelor care afecteaz acest fiier;

Embed True Type fonts salveaz i fonturile care au


fost utilizate n document; opiunea este util n cazul deschiderii ulterioare a documentului pe un sistem unde nu sunt instalate toate fonturile utilizate n document; dac se selecreaz Embed characters in use only se vor salva numai caracterele care au fost utilizate n document, nu ntregul set de caractereal fiecarui tip de font utilizat;

Save

AutoRecover info every se vor face salvri la anumite perioade de timp, n vederea posibilitii recuperrii documentului n caz de pierdere accidental (pan de curent, eroare sistem de operare, etc.); features not supported by Word 97 documentul este salvat fr facilitile introduse odat cu Word 2000, pentru a fi compatibil 100% cu Word 97;

Disable

Password Password

to open stabilirea unei parole care va fi cerut la ncercarea de deschidere a documentului; to modify stabilete o parol pentru autorizarea modificrilor asupra documentului i posibilitatea salvrii acestora.

1.4 Imprimarea documentelor

Se realizeaz din meniul File Print sau prin acionarea butonului Print din bara de instrumente Standard. Imprimanta pe care se listeaz documentul se selecteaz din opiunea Printer Name. Parametrii specifici imprimantei se pot modifica activnd butonul Properties. Aceti parametri nu sunt aceiai pentru toate imprimantele, ei fiind diferii n funcie de model i performane. Dac se dorete crearea unui fiier imagine al documentului n funcie de imprimant n vederea imprimrii ulterioare, se selecteaz opiunea Print to File, fiind creat un fiier cu extensia .PRN.

Se poate opta pentru imprimarea ntregului document (All pages in range), pagina activ (Current Page), anumite pagini (Pages) sau a unei anumite zone selectate din document (Selection). Documentul se poate imprima ntr-un exemplar sau mai multe (Number of Copies). n cazul imprimrii n mai multe exemplare se poate alege imprimarea exemplarelor unul dup altul (Collate) sau n acelai timp (de exemplu pentru listarea unui document n trei exemplare se listeaz pagina 1 n trei exemplare, apoi pagina 2 n trei exemplare, etc.). Din opiunea Print se poate restriciona imprimarea numai pentru paginile pare (Even pages) sau paginile impare (Odd pages). Dac nu se dorete imprimarea documentului, ci numai a anumitor caracteristiciale acestuia se utilizeaz opiunea Print what, fiind puse la dispoziie opiuni pentru imprimarea comentariilor (Comments), proprietile documentului (Document properties), stilurilor definite n document (Styles), etc.

Seciunea Zoom permite tiprirea mai multor pagini din document pe o singur foaie (Pages per sheet) i scalarea tipului de pagin al documentului ntr-un alt tip de pagin n momentul imprimrii (Scale to paper size). Din butonul Options se pot stabili anumii parametri ai imprimrii (Fig.6):

Draft

output documentul se imprim cu o formatare minimal astfel nct viteza de imprimare s fie maxim; fields toate cmpurile (spre exemplu cmpurile pentru numerotarea figurilor) din document se vor actualiza nainte de imprimare; links toate legturile din document se vor actualiza nainte de imprimare;

Update Update

Allow

A4/Letter paper resizing n funcie de anumite setri regionale, pagina standard A4 sau Letter Word listeaz un document creat pentru unul din cele dou formate fr a afecta formatarea documentului, indiferent de tipul hrtiei utilizate efectiv pentru imprimare (A4 sau Letter); printing imprimarea documentului se va face n timp ce utilizatorul lucreaz n continuare n Word, fr a bloca procesorul de texte n timpul imprimrii; print order imprimarea documentului se realizeaz ncepnd cu ultima pagin, penultima, etc.; properties se imprim informaiile coninute n seciunea Summary din meniul File Properties; codes pentru toate cmpurile din document se va imprima codul acestora i nu evaluarea (rezultatul) lor;

Background

Reverse

Document Field

Hidden text se imprim toate textele din document marcate ca ascunse; Drawing Print
objects se imprim toate obiectele din document create cu Microsoft Drawing (bara de instrumente Drawing); data only for forms se imprim toate informaiile din formulare, nu i controalele de pe acestea.

naintea imprimrii, documentul se poate previzualiza n forma n care va apare imprimat, activnd meniul File Print Preview sau acionnd butonul Print Preview din bara de instrumente Standard. Pentru a stabili numrul de pagini care se previzualizeaz n acelai timp precum i alte setri se utilizeaz bara de instrumente Print Preview:

Semnificaia opiunilor din bara de instrumente Print Preview: a) b) Print imprim documentul previzualizat; Magnifier permite editarea documentului n fereastra de previzualizare; cnd acest buton nu este activ, cu un clic pe o anumit pagin previzualizat, se realizeaz o mrire (Zoom) a zonei respective la

100% (dimensiunea real); cu nc un clic pe suprafaa previzualizat se revine la dimensiunea iniial de previzualizare; c) One page se revine la previzualizarea unei singure pagini n cazul n care erau previzualizate mai multe pagini n acelai timp; Multiple pages stabilete numrul de pagini previzualizate n acelai timp; - Zoom stabilete procentul de vizualizare al paginilor fa de dimensiunea real a acestora (100%); View Ruller activeaz/dezactiveaz rigla din stnga i sus a documentului previzualizat; Shrink to Fit foreaz micorarea documentului cu o pagin prin schimbarea dimensiunii caracterelor, spaiului dintre linii, etc.; - Full Screen documentul este previzualizat pe tot ecranul; - Close se inchide fereastra de previzualizare a documentului.

d)

e)

f)

g)

h) i)

1.5 Operaii de baz asupra textelor

Procesorul de texte Word folosete drept unitate de baz paragraful, dar nu n sensul general al cuvntului. n Word, un paragraf este constituit dintr-un caracter CR (Carriage Return) i semnul anterior de sfrit de paragraf (sau nceputul documentului propriu-zis). Uneori, acest fapt este interpretat ca fiind puin abstract, dar un semn de sfrit de paragraf, care nu are nici un text ntre el i semnul de paragraf anterior este considerat, totui, un paragraf ntreg. Exist situaii n care utilizatorul are nevoie s afieze pe ecran toate caracterele specifice unui sfrit de linie, de paragraf, spaiile dintre caractere, etc., fapt ce devine posibil prin activarea butonului Show/Hide de pe bara de instrumente Standard. Anumii utilizatori consider c este mai uor s lucreze cu aceste semne, ns majoritatea apreciaz c le distrage atenia. O alt modalitate de afiare a acestor simboluri este actionarea combinaiei de taste Ctrl+Shift+*.

Introducerea textului

Introducerea propriu-zis a textului se realizeaz prin mutarea cursorului activ n punctul n care dorim s apar textul i lansarea procesului de tastare la kilometru; Word va trece automat pe linia urmtoare de fiecare dat cnd ajunge la sfritul unei linii, utilizatorul trebuind s respecte regula de a aciona tasta Enter numai la sfritul unui paragraf. Dac se dorete trecerea automat la o linie nou n cadrul aceluiai paragraf se apas simultan tastele Shift+Enter. n mod implicit, n momentul n care se ajunge la sfritul unei pagini, Word-ul va trece automat pe pagina urmtoare; n schimb, dac se urmrete trecerea la o pagin nou, indiferent de punctul n care este situat cursorul, se apas combinaia de taste Ctrl+Shift+Enter.

Moduri de introducere a textului

Word-ul ofer dou moduri de lucru pentru introducerea textului n documente:

Inserare

situaie implicit, n care caracterele introduse sunt inserate n punctul n care se afl cursorul, mpingnd toate celelalte caractere care urmeaz ctre dreapta. Dac se urmrete scrierea n acest mod de lucru peste un alt text existent, se selecteaz blocul de text respectiv i se introduc noile valori; variant n care orice caracter introdus nlocuiete primul caracter (dac exist) din partea dreapt a punctului de inserare.

Suprascrierea

Atunci cnd procesorul de texte Word se afl n modul de suprascriere, indicatorul OVR de pe bara de stare este activ. Pentru a trece dintr-un mod de lucru n altul se procedeaz astfel:

fie se acioneaz dublu-clic pe indicatorul OVR de pe bara de stare; dac indicatorul OVR de pe bara de stare este activ, se apas tasta Insert de
pe tastatur;

fie

se deschide caseta de dialog Options din meniul Tools i din cadrul etichetei Edit se valideaz caseta Overtype Mode pentru a trece n modul de scriere Suprascriere sau se dezactiveaz pentru a trece n modul de lucru Inserare.

Selectarea textului Procesorul de texte Word pune la dispoziia utilizatorilor si mai multe metode pentru selectarea unui text, aplnd n acest sens la tastatur, mouse sau la combinaii de taste. Dup un anumit timp, n care utilizatorul face cunotin cu fiecare dintre instrumentele oferite de Word n acest scop, va putea s fac comparaie ntre ele i s opteze pentru cea care i ofer rapiditate n gestionarea aplicaiilor. 1. Selectarea textului folosind mouse-ul

Cea mai simpl metod de selectare a textului folosind mouse-ul const n poziionarea punctului de inserare la nceputul (sau sfritul) blocului de text pe care dorim s-l selectm, execuia unui clic n punctul respectiv i deplasarea cursorului ctre sfritul (sau nceputul) blocului de text. Caseta de dialog Options afieaz n cadrul etichetei Edit, opiunea When selecting, automatically select entire word care ofer faciliti suplimentare legate de selecia mai uoar, cu mouse-ul a unui numr mai mare de cuvinte. Dac aceast opiune este activ, Word selecteaz automat att primul cuvnt din blocul de text respectiv, ct i pe urmtoarele. Pentru a anula temporar efectul acestei opiuni, nainte de selectarea blocului de text se acioneaz tasta Alt i se observ c operaiunea de selecatre propriu-zis decurge mai greu. Tot n cadrul acestei casete ntlnim o alt facilitate Word destul de puternic: Dragand-Drop text Editing, care permite ca un text selectat s poat fi deplasat (mutat) n orice loc al documentului. De asemenea se poate apela la cteva trucuri legate de selecia la nivelul blocurilor de text:

cuvnt;

dublu clic pe un cuvnt are drept efect selecia ntregului

triplu clic pe un paragraf selecteaz ntregul paragraf; acionarea tastei Ctrl i execuia unui clic n cadrul unei fraze genereaz selecia ntregii propoziii; n zona de lng bara de selecie (n partea stng a ecranului, acolo unde cursorul mouse-ului i schimb forma dintr-un I n sgeat) se poate aciona astfel: execuia unui singur clic al mouse-ului selecteaz linia indicat de sgeat; dublu-clic genereaz selecia ntregului paragraf, iar triplu-clic (sau Ctrl+clic) genereaz selectarea ntregului document. Selectarea textului cu ajutorul tastaturii

2.

Anumii utilizatori apeleaz la combinaii de taste pentru execuia mai rapid a unor operaii, de la cele mai complexe, pn la cele mai simple; n acest scop, Word-ul ofer o serie de asocieri de taste cu diverse semnificaii:

Combinaia de taste Shift+sgeat dreapta Shift+sgeat stnga Ctrl+Shift+sgeat dreapta Ctrl+Shift+sgeat dreapta Shift+End Shift+Home Shift+sgeat jos Shift+sgeat sus Ctrl+Shift+sgeat jos

Aciunea asociat Selecteaz un caracter la dreapta Selecteaz un caracter la stnga Selecteaz pn la sfritul cuvntului Selecteaz pn la inceputul cuvntului

Selecteaz pna la sfritul liniei Selecteaz pn la nceputul liniei Selecteaz o linie n jos Selecteaz o linie n sus Selecteaz pn la sfritul paragrafului (n raport de poziia cursorului) Ctrl+Shift+sgeat sus Selecteaz pna la nceputul paragrafului (n raport de poziia cursorului) Shift+PageUp Selecteaz pn la nceputul paginii Shift+PageDown Selecteaz pn la sfritul paginii Ctrl+Shift+End Selecteaz pn la sfritul documentului Ctrl+Shift+PageDown Selecteaz pn la inceputul documentului Ctrl+A Selecteaz ntreg documentul

tergerea unui bloc de text

Word-ul ofer un set de metode rapide care s genereze tergerea unui bloc de text ct mai uor:

pentru a terge un bloc de text, se selcteaz i se apas tasta Delete; tergerea primului caracter din stnga cursorului se face prin acionarea tastei
BackSpace, iar tergerea primului caracter situat n dreapta cursorului se realizeaz prin tasta Delete;

pentru

a terge un cuvnt n dreapta cursorului se apas simultan Ctrl+Delete (de fapt aceast combinaie terge toate caracterele situate la

dreapta cursorului pn la nceputul urmtorului cuvnt sau pn la sfritul liniei daca suntem situai n cadrul ultimului cuvnt;

stergerea

unui cuvnt Ctrl+BackSpace.

situat

la

stnga

cursorului

se

face

prin

Ca principiu general valabil, stergerea unui bloc de text selectat se poate face cu opiunea Clear din meniul Edit sau prin selecia comenzii Cut din meniul contextual care apare n punctul respectiv.

Copierea, decuparea i lipirea textului Copierea i mutarea textului n Word se poate realiza apelnd fie la metoda clasic prin comenzile Cut, Copy sau Paste, fie prin metoda drag-and-drop (trage i arunc) care permite mutarea foarte rapid a textului cu ajutorul mouse-ului. Copierea unui bloc de text se realizeaz prin comanda standard Copy sau prin acionarea simbolului asociat acesteia avnd drept efect transferarea zonei selectate n memoria temporar. Se poate apela i la o combinaie de taste n acest sens: Ctrl+C. Decuparea unei secvene de text selectate se poate face fie prin comanda clasic Cut (sau acionarea butonului echivalent din bara de instrumente Standard), iar combinaia de taste asociat acestei comenzi este Ctrl+X. Lipirea elementelor transferate n memoria temporar a calculatorului n diferite locaii destinaie se realizeaz prin comada Paste din meniul Edit, acionarea butonului asociat de pe bara de instrumente Standard sau prin combinaia de taste Ctrl+V. Pentru realizarea operaiilor menionate (copiere, decupare, lipire) se poate apela meniul contextual generat prin acionarea butonului dreapta al mouse-ului, n scopul executrii mai rapide a acestora.

1.6 Tehnoredactarea la nivel de caracter

1.6.1

Formatarea caracterelor

Sistemul de operare Windows este livrat cu un set de tehnologii pentru fonturi, preferina sa fiind tehnologia fonturilor True Type, dezvoltat de firma

Microsoft pentru a putea oferi fonturi standard care s poata fi afiate i tiprite cu ct mai puine modificri. Pentru a putea defini fonturile va trebui s nelegem mai nti ce reprezint urmtorii termeni:

dimensiunea

fontului definete mrimea de afiare sau de tiprire a caracterelor. n mod obinuit, dimensiunea fonturilor sunt indicate n puncte, fiecare punct reprezentnd a 62-a parte dintr-un inch; fontului determin modificarea aspectului de afiare a caracterelor ntr-un mod unitar n scopul obinerii unor formate speciale; fontului definesc culorile fontului i efectele speciale (cum ar fi sublinierea) i, n unele cazuri, scara de gri-uri prin care se realizeaz umplerea pentru fonturile contur; fonturilor se refer la spaiile dintre caractere pe ecran sau pe pagina tiprit. Fonturile cu spaiere simpl au acelai spaiu ntre caractere (de exemplu, Courier este un font cu spaiere simpl), iar cele cu spaierea proporional (Arial) ajusteaz spaiul dintre caractere pe baza formei caracterelor respective;

stilul

efectele

spaierea

fonturile cu serife au proiecii care le extind att n partea lor superioar, ct


i inferioar, peste marginile obinuite (de exemplu, fontul Courier este serif, n timp ce fonturile san-serif Arial, nu are asemenea proiecii);

limea

fontului se refer la laimea caracterelor individuale, care poate s fie fix, expandat sau condensat.

Formatarea propriu-zis la nivelul caracterelor se poate realiza n mai multe moduri:


a) folosind caseta de dilog Font care ofer cel mai puternic mijloc de control asupra operaiilor de formatare a textului deoarece pune la dispoziie toate aceste instrumente ntr-un singur loc. Pentru aranjarea textului se procedeaz astfel:

se selecteaz blocul de text al crui mod de formatare dorim s-l schimbm (dac se modific un singur cuvnt, este suficient sa plasm cursorul in interiorul su); din meniul Format se alege opiunea Font care are drept efect afiarea casetei de dialog din Figura 7 n cadrul creia se poate selecta:

tipul

fontului (corpul de liter) din lista Font (exemplu Times New Roman) de afiare de la rubrica Style, care poate fi: Regular (obinuit), Bold (ngroat), Italic (caractere inclinate spre dreapta), sau Bold Italic;

stilul

dimensiunea caracterelor poate fi aleas din caseta Size. Dac


se dorete setarea unei marimi intermediare celor din lista afiat, se introduce valoarea efectiv n partea de sus a listei derulante Size (de exemplu dac vrem un corp de liter cu dimensiunea 13 n condiiile n care Word-ul nu ofer dect valorile 12 i 14 se scrie numarul respectiv n caseta Size i va fi afiat ulterior ca valoare distinct);

casera Underline se alege tipul sublinierii: None (nesubliniat), Words Only (se subliniaz numai cuvintele nu i spaiile), linie punctat, linie dubl, linie simpl, etc.

culoarea caracterelor va fi aleas din paleta de culori dezvoltat


la rubrica Color;

aplicarea

unor efecte speciale prin validarea corespunztoare n zona Effects i anume:

opiunilor

tierea cu o linie (Strikethrough) sau cu doua linii (Double strikethrough) a expresiei selectate; scrierea drept (Subscript); exponent (Superscript) sau indice

transformarea literelor mici n majuscule de dimensiuni mai mici (Small caps) sau obinuite (All caps); efecte speciale de umbrire asupra textului (Shadow, Outline, Emboss, Engrave); ascunderea textului (Hidden): n condiii de afiare normal, textul ascuns nu este vizibil i nu poate fi tiprit dect dac

se prevede n mod expres acest aspect selectnd din fereastra Print (meniul File) butonul Options i activnd caseta de validare Hidden text. Prin intermediul zonei Preview afiat n partea de jos a ferestrei se poate obine o imagine de ansamblu asupra setrilor fcute pentru aproximarea efectelor finale aferente textului selectat.

pentru

stabilirea altor efecte speciale legate de distana dintre caractere, poziionarea textului pe vertical se acioneaz asupra parametrilor prezentai prin intermediul etichetei Character Spacing (Figura 8), n cadrul creia:

opiunea Spacing controleaz distana pe orizontal dintre caractere, deoarece acestea pot fi mai apropiate sau mai deprtate. Din lista derulant Spacing se alege Expanded (expandate) sau Condensed (comprimate), dup care se utilizeaz sgeile By pentru a preciza distana la care s fie expandate sau condensate caracterele; opiunea Position gestioneaz distana vertical dintre litere i linia imaginar pe care, teoretic, sunt plasate acestea. Din lista Position se poate alege una dintre valorile Normal, Raised (nlate) sau Lowered (coborte), dupa care se indic poziia exacta sus-jos n raport cu linia de referin prin sgeile By. Pentru a activa spaierea orizontal automat (Kerning) pentru caracterele care depesc o anumit dimensiune se valideaz caseta Kerning for fonts i, dac este cazul se ajusteaz dimensiunea pentru care se face spaierea la rubrica Points and Above.

Efecte

speciale animate se pot realiza din meniul Format Font, eticheta Text Effects, zona Animation.

a)

Pentru stabilirea altor atribute care se vor aplica tuturor documentelor bazate pe modelul curent se aleg setrile dorite n cadrul etichetelor Font i Character Spacing din caseta de dialog Font i se valideaz butonul Default (n oricare dintre cele dou etichete), dup care se afieaz un mesaj prin care se cere confirmarea formatului implicit. Bara cu instrumente de lucru Formatting ofer posibilitatea unor formatri mult mai rapide cu ajutorul butoanelor asociate fiecrei opiuni n parte (gama opiunilor care se pot efectua la acest nivel este, ns, mai restrns n comparaie cu caseta Font). Pentru setarea atributelor dorite se

b)

selecteaz textul asupra cruia acionm (sau se plaseaz punctul de inserare n cadrul cuvntului respectiv) i se activeaz butoanele cu semnificaiile dorite. Anularea unor formate stabilite se realizeaz prin execuia unui nou clic pe butoanele asociate atributelor respective (care dup prima aplicare ramn active). Afiarea sau ascunderea barei de instrumente de lucru pentru formatarea textului se face prin meniul View, opiunea Toolbars Formatting, fie prin selecia barei cu acelai nume din meniul contextual deschis prin clic-dreapta pe una dintre barele predefinite. c) Combinaiile de taste

Procesorul de texte Word pune la dispoziie o serie de combinaii de taste (scurtturi) care au drept scop aplicarea mai rapid a unor formatri folosite n mod frecvent. nainte de a apsa combinaia de taste asociat, se selecteaz textul asupra cruia aplicm modificarea, cu excepia cazului n care schimbarea are loc doar asupra unui cuvnt, n cadrul cruia este suficient s plasm cursorul.

Combinaia de tast e Ctrl+Shift+ > Ctrl+Shift+ < Ctrl+] Ctrl+[ Ctrl+Shift+ A Ctrl+Shuft+ K Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U

Aciunea asociat

crete mrimea corpului deliter (n etape) scade marimea corpului de liter (n etape) crete mrimea corpului de liter punct cu punct scade mrimea corpului de liter punct cu punct scrie totul cu litere mari scrie totul cu litere mici ngroat Aplecat Subliniat

1.6.2 Transformarea majusculelor n minuscule i invers

n general, asupra unui text introdus iniial n form brut se pot efectua o serie de prelucrri ulterioare pe care procesorul de texte Word le ofer prin intermediul casetei de dialog Change Case afiat prin selecia opiunii cu acelai nume din meniul Format (dup selecia n prealabil, a textului asupra caruia sunt aplicate). Din fereastra afiat se poate selecta una dintre opiunile:

Sentence case prima liter a unei fraze este majuscul, restul minuscule; lower case toate literele textului selectat sunt minuscule; UPPERCASE toate caracterele sunt litere mari; Title
Case fiecare cuvnt are prima liter scris cu majuscul, restul sunt minuscule; cASE prima liter a fiecrui cuvnt este minuscul, restul literelor sunt majuscule.

tOOGLE

1.6.3 Cutare i nlocuire text (Find/Replace)

Componentele de cutare i nlocuire a textului din Word reprezint dou instrumente extrem de puternice pentru modificarea unui document. Privite la modul cel mai simplu, comenzile Find i Replace permit cutarea unui ir de caractere (una sau mai multe litere, un cuvnt sau o fraz) i nlocuirea acestora (total sau parial) cu alte elemente. De asemenea comanda Find poate fi utilizat i independent, pentru localizarea anumitor pri strategice ale documentului sau pentru descoperirea unor cuvinte importante din document, n jurul crora textul trebuie modificat.

Cutarea textului Procesorul de texte Word pune la dispoziie mai multe posibiliti de cutare a textului; procedura de identificare a unui ir de caractere sau a unei expresii const n:

Selectarea din meniul Edit a opiunii Find care drept efect afiarea casetei de
dialog din Fig.9:

cadrul etichetei Find, la rubrica Find What se introduce textul pe care dorim s-l cutm. Word memoreaz operaiile de cutare din sesiunea curent ntr-o list derulant la care utilizatorul poate avea acces prin intermediul sgeii afiate n partea inferioar a casetei de dialog; Down (jos), Up (sus)

se alege direcia de cutare din lista derulant Search:


sau All (peste tot);

se selecteaz opiunile dorite din irul casetelor de validare afiate n partea inferioar a ferestrei:

Match Case (verific tipul literelor) care face deosebire ntre literele mari i mici; Find Whole Words Only (Cauta numai cuvinte ntregi) permite ca Word-ul s caute numai cuvintele identice cu cele scrise de utilizator la rubrica Find What, nu i cuvintele care conin irul introdus de acesta la rubrica amintit anterior; Use Wildcards speciale de cutare; asigur asocierea unor posibiliti

Sound Like (Sun la fel cu) poate fi folosit cu rezultate numai pentru texte redactate n limba englez, deoarece pentru cutarea cuvintelor este utilizat o procedur de transformare a cuvntului scris ntr-un ir de caractere care simuleaz pronunia n limba englez; Find All Word Forms (Caut toate formele cuvintelor) ncearc s gseasc ntr-un text toate formele unui verb sau ale unui substantiv introdus la rubrica Find What i funcioneaz corect doar cu textele din limba englez, deoarece respect regulile gramaticale ale acestei limbi. Aceast opiune i dovedete utilitatea mai ales n cazul operaiilor de nlocuire, dar poate avea efecte neateptate atunci cnd este folosit fro anumit prevedere. Word avertizeaz c folosirea opiunii Replace All, n combinaie cu Find All Word Forms nu este recomandat, deoarece s-ar putea s fie nlocuite mai multe cuvinte din text dect cele dorite de utilizator.

se

execut clic pe butonul Find Next pentru gsirea urmtoarei poziii a cuvntului ales; dac acesta este gsit, Word se va opri n punctul respectiv, altfel se afieaz un mesj prin care se spune c textul nu a putut fi gsit.

Exist situaii n care utilizatorul este pus n faa unor cutri mai complexe dect simple iruri de caractere (de exemplu, o liniu de unire, un semn de sfrit de paragraf sau un numr), precum i unele cuvinte care ncep cu anumite caractere. a) Caractere speciale

Pentru gsirea unui caracter special (de exemplu un caracter Tab) se execut clic pe butonul Special din caseta de dialog Find i se selecteaz simbolul respectiv din lista derulant afiat. De obicei, este mai simplu s introducem caracterele speciale din lista derulant Special, dar pentru creterea eficienei se pot realiza combinaii cu texte obinuite sau se poate apela la introducerea semnificaiilor aferente simbolurilor speciale de la tastatur (se valideaz Use Wildcards), cum ar fi:


b)

Tp sfrit de paragraf Tt caracter Tab etc.

Operatorii speciali reprezint nc un pas n complicarea operaiilor de cutare: se poate identifica un caracter dintr-un domeniu de caractere sau dintr-un numr de simboluri specificate, un ir de caractere (cu condiia ca acesta s fie la nceputul sau la sfritul cuvntului). n acest sens, se activeaz butonul Special pentru derularea listei cu operatorii speciali, cum ar fi: [] gsete oricare dintre caracterele date (exemplu: s[iou]n identific sin, son i sun); [!] gsete orice caracter cu excepia celor dintre paranteze (exemplu: [!s] gsete lac, mac, dar nu i sac etc.)

Pentru nlocuirea unui text se procedeaz astfel:

din meniul Edit se alege opiunea Replace (dac este deschis deja fereastra
Find, se execut clic pe eticheta Replace) pentru a afia caseta de dialog din Fig.10;

la

rubrica Find What se introduce textul Replace With se tasteaz textul cu care trecute la prima rubric (dac se apeleaz nlocuiri din sesiunea curent, se deschide Replace i se selecteaz valoarea dorit);

pe care l cutm, iar n zona se dorete nlocuirea expresiei la un text folosit i pentru alte lista derulant aferent casetei

se alege direcia de cutare n zona Search; se


selecteaz una dintre opiunile aferente casetelor de validare prezente n partea central a ferestrei i se execut clic pe unul dintre butoanele Find Next, Replace sau Replace All pentru a ncepe operaia de nlocuire. Atunci cnd se nlocuiete un text simplu, se urmrete s nu fie ataate informaii n casetele din partea inferioar a paginii pentru a evita cutarea sau nlocuirea textelor de referin cu alte atribute de formatare dect cele dorite de utilizator.

Aceste tipuri de nlocuiri au mare aplicabilitate n practic i funcioneaz fr probleme: de exemplu, se poate nlocui un ir de caractere cu anumite atribute de formatare (care scot n eviden termeni de specialitate) cu expresii care au aceleai formate sau pentru care se pot stabili ali parametri. Pentru nlocuirea unui tip de formatare cu altul se procedeaz astfel:

din din

meniul Edit se alege Replace, se poziioneaz punctul de inserare n caseta Find What i se execut clic pe butonul Format; lista derulant afiat se aleg opiunile Font, Paragfaph sau Tabs, n urma crora Word va afia casetele de dialog Find Font, Find Paragraph sau Find Tabs (versiuni ale casetelor standard cu aceleai nume) i se stabilesc parametrii urmrii;

se

deplaseaz cursorul n caseta Replace, se activeaz Format i se alege una dintre opiunile prezentate pentru afiarea casetelor de dialog Replace Font, Replace Paragraph sau Replace Tabs unde se vor seta noile atribute; Replace, n cadrul creia Word va afia informaiile de formatare stabilite sub rubrica Replace With; ncepe operaia de nlocuire propriu-zis prin intermediul butoanelor Find Next, Replace sau Replace All.

se valideaz atributele alese prin Ok i se revine la caseta

se

nlocuirea unui stil cu altul se realizeaz prin intermediul aceleiai casete de dialog Replace:

se se

verific dac sub rubricile Find What i Replace With nu sunt afiate informaii de formatare; muta cursorul n zona Find What, se apas butonul Format i se alege opiunea Style din lista derulant care permite afiarea casetei de dialog Font Style; selecteaz stilul pe care dorim ca Word s-l gseasc din lista Find What Style, apoi se execut clic pe butonul Ok pentru revenirea n caseta Replace si se deplaseaz cursorul n rubrica Replace With; caseta de dialog Replace With Style (dechis prin Format Style) se alege stilul prin care dorim s se fac nlocuirea i se valideaz prin Ok;

se

din

se ncepe operaia de nlocuire prin unul din butoanele asociate, dup care se
revine n documentul principal.

1.6.4 Inserarea simbolurilor i a caracterelor speciale

Word ofer o gam de simboluri i caractere speciale folosite uneori pentru redactarea oricrui document, de la cele mai uzuale pn la cele mai puin ntlnite.

Pentru inserarea unui simbol se poziioneaz cursorul n punctul respectiv i prin meniul Insert Symbol se afieaz caseta de dialog ilustrat n Fig.11. Se execut clic pe eticheta Symbol (dac nu este activ) i se selecteaz simbolul pe care dorim s-l introducem n document i se apas butonul Insert. Pentru schimbarea setului de caractere afiate n caset, din lista derulant afiat la rubrica Font se alege tipul fonturilor pe care le dorim (Symbol, Wingdings, etc.), iar pentru vizualizarea mai clar a caracterelor afiate se mrete dimensiunea acestora printr-un simplu clic pe acesta. Pentru inserarea caracterelor speciale se activeaz eticheta Special Characters afiat n Fig.12, se selecteaz caracterul pe care-l dorim i se execut clic pe butonul Insert.

n ambele situaii, dup acionarea butonului Insert, butonul Cancel se transform n Close, dup apsarea cruia se revine n documentul principal. O alt modalitate de inserare a simbolurilor sau caracterelor speciale const n execuia unui dublu-clic n cadrul acestora. Dac un anumit simbol este folosit foarte des n cadrul unui document se recomand folosirea unor combinaii de taste pentru inserarea mai rapid a acestora; multe dintre elementele prezentate n cadrul acestor casete au deja atribuite combinaii de taste mai mult sau mai puin convenabile (din punct de vedere al aplicabilitii n prectic), care pot fi ns modificate. De asemenea, se pot crea combinaii de taste proprii astfel:

din cadrul casetei Symbol se selecteaz caracterul

special sau simbolul dorit prin intermediul butonului Short Key se afieaz caseta Customize Keyboard; rubrica Press New Shortcut Key se introduce combinaia de taste pe care dorim s o asociem caracterului selectat (care va apara ulterior n Current Keys,n timp ce simbolul ca atare, este afiat la rubrica Symbol) i se valideaz prin acionarea butonului Assign, dup care se nchide caseta prin Close; revine n document prin apsarea butonului Close din caseta Symbol i din acest moment se poate folosi combinaia creat ori de cte ori este nevoie. 1.7 Tehnoredactarea la nivel de paragraf

la

se

Paragraful reprezint un bloc de text ncadrat ntre coduri de sfrit de paragraf. Introducerea n text a unui asemenea cod se face prin acionarea tastei Enter. Principalele caracteristici ale unui paragraf sunt stabilite n caseta de dialog (multi-fie) Paragraph care se afieaz prin activarea comenzii Format Paragraph.

Prima fi Indents and Spacing ilustrat n Fig.13 cuprinde mai multe cmpuri de editare, i anume:

Alignment permite stabilirea tipului de aliniere orizontal a textului: Left la stnga,


Centered pe centru, Right la dreapta, Justified margini egale la stnga i la dreapta. Aceste comenzi de aliniere se pot aplica , mult mai rapid, prin utilizarea celor patru butoane de comanda, plasate pe bara de instrumente Formatting.

Outline

level permite alegerea nivelului ierarhic (Body text pentru corp de text obinuit i Level 1 9 pentru titluri ierarhizate), atribuit paragrafului selectat.

Indentation precizeaz spaiul cu care se deplaseaz n bloc paragraful (se


identeaz) la stnga (Left) sau la dreapta (Right). Prin identare se determin numrul de inchi (centimetri) cu care se deplaseaz n bloc paragraful. Aceast tehnic asigur o evideniere a paragrafului n raport cu restul textului documentului. Setrile legate de alegerea unitilor de msur, specifice identrii paragrafelor, se realizeaz prin comanda Tools Options, activarea fiei General i selectarea elementelor listei Measurement unites.

Special

stabilete identarea prin precizarea sensului n care evolueaz deplasarea anumitor linii ale paragrafului. Astfel, prin optiunea First line, se deplaseaz doar prima linie a paragrafului, iar prin Hanging se identeaz paragraful, mai puin prima linie. Pentru a renuna la modificrile precedente, din cmpul de editare Special se alege opiunea None (alinierea implicit, fr modificare). determin dimensiunea interspaierii (exprimat n puncte tipografice un punct tipografic reprezentnd 1/72 inch) dintre paragrafe. Spaiile vor fi declarate, fie naintea paragrafului (Before), fie dup ce se termin acesta (After). spacing permite stabilirea spaiilor care exist ntre liniile paragrafului, Word utiliznd implicit scrierea la un singur rnd (Single Line). n afara acestei opiuni, mai exist interspaierea la un rnd i jumtate ( 1,5 Lines) i la dou rnduri (Double). n plus, mai pot fi menionate opiunile:

Spacing

Line

At Least n zona At se editeaz un numr ce reprezint minimum de spaiere ce se accept, n cazul fonturilor de dimensiuni mai mari sau a unor obiecte grafice; Exactly prin care utilizatorul definete n caseta At numrul exact de spaii dorite; Multiple stabilete gradul de spaiere ce crete sau scade n funcie de un factor de multiplicare (implicit este 3).

Butonul

de comand Tabs permite stabilirea tabulatorilor succesivi (acionarea tastei TAB), prin intermediul casetei de dialog Tabs. Prin editarea rubricii Tab stop position cu dimensiunea (n cm, inchi, puncte, etc.) spaiului cu care se deplaseaz cursorul la nceputul unui paragraf, se stabilete distana la care se poziioneaz cursorul fa de marginea stng a documentului. Dup ce distana a fost stabilit, se acioneaz butonul de comand Set. Procesul de declanare a tabulatorilor poate fi reluat pentru a marca distana poziionrii cursorului fa de tabulatorul anterior.

A doua seciune , aferent casetei de dialog Paragraph, este fia Line and Page Breaks ilustrat n Fig.14. Prin facilitile oferite de utilizarea casetelor de validare, se va permite aplicarea unor efecte de mprire a coninutului unui paragraf, n funcie de cerinele utilizatorului. n rubrica Pagination se afl urmtoarele casete de validare:

Window/Orphan

control nltur efectul de mptire neechilibrat a unui paragraf care se afl la grania dintre dou pagini. Astfel, se elimin linia (prima sau ultima) paragrafului care ar fi afiat singur pe pagin. lines together determin mprirea automat a paragrafului ntre dou pagini, prin trecerea complet sau parial a acestuia pe pagina urmtoare. with next are ca efect meninerea paragrafului curent pe aceeai pagin cu paragraful urmtor. break before are ca efect plasarea paragrafului curent la nceputul unei pagini noi. line number previne numerotarea acelor linii de paragraf care au rol de rnduri. hyphenate nu mai permite desprirea automat n silabe n cadrul paragrafului.

Keep

Keep Page

Suppress Dont

Exist dou posibiliti de evideniere a paragrafelor: numerotarea paragrafelor (utiliznd cifre sau litere) i definirea de paragrafe enumerative (prin simboluri). Comanda utilizat este Format Bullets and Numbering.

Asa cum se observ n Fig.15, caseta de dialog Bullets and Numbering conine trei fie: Bulleted, Numbered i Outline Numbered. Fia Bulleted permite realizarea de paragrafe enumerative, utilizatorul avnd posibilitatea de a selecta simbolul dorit. Prin activarea butonului Picture, pe ecran va fi activat caseta Picture Bullet, n care se poate selecta una dintre imaginile prezentate, care va fi introdus n lista de simboluri predefinite. Lista iniial ce va fi afiat la activarea butonului Bulleted (list ce conine 7 simboluri implicite), poate fi modificat prin activarea butonului Customize. Pe ecran va fi activat caseta Customize Bulleted List n care se pot aplica o serie de formatri, la nivel de caracter (Font), se poate selecta un nou simbol (Bullet) ce va fi introdus n setul de simboluri predefinite. n cadrul casetei de dialog Customize Bulleted List se poate gestiona identarea simbolului fa de marginea documentului (Bullet Positin), dar i poziia textului n raport cu simbolul selectat (Text Position). Fia Numbered (Fig.16) propune o list de cifre (arabe i romane), dar i de litere pe care utilizatorul le poate folosi n documentul curent cu scopul de a ordona paragrafele. n cazul n care se dorete renunarea la facilitatea de

numerotare, se alege opiunea None, iar pentru a aplica o numerotare personalizat este necesar activarea butonului Customize.

Fereastra de dialog Customize Numbered List, prin cmpurile sale de editare, asigur:

stabilirea alegerea

unui format pentru numrul (litera) afiat() n zona Number Format (butonul Font); unui stil de numerotare (cifre arabe sau romane, majuscule sau minuscule) (lista derulant Number Style);

selectarea cifrei sau literei de la care ncepe numrtoarea (rubrica Start at); determinarea
modului de aliniere a numrului sau a literei ( Left, Centered, Right) n raport cu restul paragrafului (lista Number Position);

stabilirea distanei fa de margine (Aligned at); identarea


Position). textului n raport cu caracterul ales pentru numerotare (Text

1.8 Aplicarea de borduri i umbre

Word confer utilizatorului posibilitatea de a ncadra (prin chenare) paragrafele, anumite elemente de text, obiectele inserate n document sau tabelele (chenare i caroiaje de linii). De asemenea, se pot defini elemente de ncadrare la nivel de pagin, dar i o serie de efecte de fundal pentru textele sau paragrafele ncadrate. Pentru a aplica o bordur (chenar) unui text, acesta se selecteaz n prealabil, dup care se activeaz comanda Format Borders and Shading, sau se alege tipul de incadrare in urma activrii butonului Borders, situat pe bara de instrumente Formatting (figura alturat). Dac se dorete ncadrarea unui paragraf, se poziioneaz cursorul pe acesta i se acioneaz una dintre comenzile menionate. Totodat, aceste comenzi de

ncadrare pot opera i asupra mai multor paragrafe, cu condiia ca acestea s fie selectate n prealabil. n egal msur, unui tabel i se poate aplica un caroiaj de linii, dar i o culoare de fundal, n urma selectrii celulelor din tabel i executrii comenzii Border and Shading.

Comanda de aplicare a bordurilor permite, dup cum se poate observa n Fig.17, stabilirea elementelor de ncadrare pentru text sau pentru paragraf (Borders), pentru pagin (Page Border), precum i stabilirea culorilor de fundal pentru ncadrarea textelor sau paragrafelor (Shading). n fia Borders sunt disponibile urmtoarele opiuni prin care se poate stabili tipul de ncadrare:

Box permite stabilirea unui chenar obinuit; Shadow


ncadrare; permite definirea unui efect de umbrire pentru respectiva

3-D creaz un efect tridimensional pentru ncadrare; Custom definete un format personalizat de ncadrare; None anuleaz chenarul sau bordura anterior aplicat (opiune implicit); Style permite alegerea din lista derulant a stilului liniei de ncadrare; Color permite alegerea din lista derulant a culorii liniei de ncadrare; Width permite alegerea din lista derulant a dimensiunii, n puncte, a liniei; Apply
to permite aplicarea chenarului selectat asupra unui text sau paragraf.

Caseta de dialog Borders and Shading conine o zon de previzualizare a ncadrrii (rubrica Preview). n aceast zon se pot defini chenare personalizate, prin simpla executare a unui clic pe extremiti sau pe linia median ce separ paragrafele. Prin butonul de comand Options coninut de caseta Borders and Shading, se stabilete distana (n puncte tipografice) dintre textul pentru care s-a aplicat elementul de ncadrare, i fiecare latur a chenarului (Top, Bottom, Left, Right), cu posibilitatea de previzualizare (n zona Preview) a setrilor aplicate la rubrica From text.

Fia Page Border (ilustrat n Fig.18 stnga) ofer aceleai faciliti de ncadrare, cu deosebirea c aceast setare opereaz la nivel de pagin. Un element nou este acela c bordura de ncadrare poate fi personalizat, prin alegerea unor desene i motive din lista derulant aferent rubricii Art. Elementele de ncadrare la nivel de pagin pot fi aplicate tuturor paginilor documentului (Apply to: Whole document), unei singure seciuni, i anume celei curente (Apply to: This section), primei pagini aferente seciunii curente (Apply to: This section First page only) sau tuturor paginilor seciunii curente cu excepia primei pagini (Apply to: This section All except first page). Elementele de culoare pentru fundalul ncadrrii, pot fi alese din fia Shading (ilustrat n Fig.18 dreapta), stabilind culoarea de umplere a chenarului (rubrica Fill), stilul sau motivul ce reprezint gradul de estompare (rubrica Style) sau gradul de combinaie a culorii alese, cu o alt culoare (lista derulant a rubricii Color). n urma alegerii atributelor de ncadrare prezentate, se valideaz aciunea cu butonul OK.

1.9 Tehnoredactarea la nivel de document

Pe lng atributele de formatare care au fost stabilite la nivel de caracter (Format Font) sau de paragraf (Format Paragraph), editorul de texte Word permite definirea unor caracteristici complexe i pentru paginile coninute de documentele sale. Caseta de dialog Page Setup care apare ca urmare a activrii comenzii File Page Setup, conine patru fie de opiuni (seciuni). Acestea, prin cmpurile lor de editare, au un rol esenial n alegerea unor opiuni de formatare la nivelul paginii documentului. Fia Margins (Fig.19) conine zone de editare, prin care se stabilesc toate tipurile de margini pentru o pagin. Aceste rubrici se refer la spaiul ce delimiteaz pagina fizic de oglinda paginii n care se afieaz elementele informaionale (text, imagini, desene, etc.). Principalele categorii de margini (regrupate n zona Margins) sunt: marginea superioar (Top), inferioar (Bottom), stng (Left), dreapt (Right), suplimentar pentru ndosariere (Gutter). Referitor la marginea suplimentar de ndosarierea documentului,

procesorul de texte Word propune marginea din stnga (Left) sau marginea superioar (Top) prin casetele de validare Gutter position. Rubrica From edge precizeaz distana antetului fa de marginea superioar a documentului (Header), dar i a subsolului fa de marginea inferioar a paginii (Footer). Mirror margins permite stabilirea n oglind a paginilor, n cazul imprimrii acestora fa-verso (stabilirea de dimensiuni diferite pentru paginile pare fa de cele impare). 2 pages per sheet permite comprimarea (vertical) a dou pagini ale documentului, la nivelul unei singure pagini fizice, n vederea imprimrii acesteia. Lista derulant Apply to aferent zonei Preview, va indica zona de aplicare a comenzilor, i anume: implicit la nivelul ntregului document (Whole document), la nivelul unei zone, pornind de la poziia curent a cursorului, ctre sfritul documentului (This point forward). Fia Paper Size (Fig.20) permite stabilirea dimensiunilor fizice a paginii utile, precum modul de orientare a acesteia. Utilizatorul poate opta, n zona Paper Size, fie pentru alegerea unui format predefinit de document (ex. A4, A5, B5, etc.), fie pentru stabilirea unui format personalizat , cu precizarea dimensiunilor formatului, pe lime (Width) i pe nlime (Height). Orientarea paginii se satbilete prin selectarea uneia dintre opiunile: Portrait (orientare vertical, portret) sau Landscape (orientare orizontal, peisaj). n fia Paper source (Fig.21) se regsesc opiuni referitoare la modul de antrenare a hrtiei de ctre imprimant. Astfel se pot stabili opiuni de alimenatre automat ( Automatic) pentru prima pagin (First Page) sau pentru celelalte pagini ale documentului (Other pages). Fia Layout (Fig.22) cuprinde cmpuri de editare care permit efectuarea unor operaii speciale la nivelul paginii unui document. Rubrica Section Start permite stabi-lirea locaiei de unde ncepe o nou seciune. Semnificaia elementelor listei derulan-te este urmtoarea: New Page se execut salt la pagin nou, la sfritul unei seciuni; Continous se insereaz un sfrit de seciune, i se ncepe o alt seciune, pe o alt pagin;

Odd Page seciunea ncepe pe urmtoarea pagin impar; Even Page seciunea ncepe pe urmtoarea pagin par. Rubrica Headers and Footers precizeaz opiuni de declarare a informaiei pentru antete si subsoluri diferite pentru paginile pare i impare (Different odd and even), dar i precizarea unui antet si subsol distinct pentru prima pagina, fa de restul documentului (Different first page). Rubrica Vertical alignment este o opiune ce permite selectarea modului de aliniere a coninutului paginilor, n raport cu marginile superioare i inferioare ale documentului. De remarcat este faptul c setarea Justified va fi vizibil doar n situaia n care pagina este complet; n caz contrar, alinierea se face n raport cu marginea superioar. Rubrica Line Numbers permite numerotarea liniilor existente n fiecare pagin Word.

1.10 Antete paginilor

i subsoluri

de pagin;

numerotarea

Antetele i subsolurile permit repetarea pe fiecare pagin a unor elemente de identificare prezentate fie sub form de text, fie prin intermediul unor informaii complexe sau de natur grafic. De exemplu, n antet se poate include titlul documentului i numele autorului, iar n subsol numele fiierului, data i numrul paginii din totalul de pagini aferente documentului respectiv. n mod implicit, antetele si subsolurile sunt situate n afara prii utile a paginii i pot fi diferite ntre paginile pare i impare sau pe prima pagin n raport cu restul documentului. Crearea antetului sau subsolului de pagin se realizeaz prin selecia opiunii Header and Footer din meniul View, n urma creia procesorul de texte Word va prezenta pagina n modul de lucru Print Layout i va afia bara cu instrumente de lucru pentru antete i subsoluri.

Se introduc informaiile pe care dorim s le afim drept antet sau subsol (texte, imagini sau alte elemente), folosind n acest scop opiunile din bara Header and

Footer care ofer posibilitatea inserrii, ntr-un mod simplu i rapid, a unor cmpuri predefinite simbolizate prin urmtoarele butoane: Insert Auto Text faciliteaz inserarea n antet/subsol a unor informaii din glosare (predefinite sau declarate de utilizator); Insert Page Number insereaz numrul paginii curente; Insert Number of Page afieaz numrul paginii curente din totalul paginilor documentului; Format Page Number asigur setarea formatului n care va fi afiat numrul paginii; Insert Date insereaz data curent n document; Insert Time introduce ora curent n cadrul documentului; Page Setup afieaz caseta de dialog Page Setup prin intermediul creia se pot seta parametrii de pagin i se definesc antete i subsoluri diferite pentru paginile pare/impare sau pentru prima pagin n raport cu restul documentului; Show/Hide Document Text afieaz/ascunde textul documentului. Aceast funcie este relativ uor de neles, dar scopul este puin mai abstract. Probabil c utilizatorul nu va dori s ascund textul dact n cazul n care ar urmri plasarea antetului/subsolului n spatele textului (de exemplu, n spatele textuluide pe un document de afaceri, se dorete adugarea unei sigle cu o culoare mai deschis watermark); Same as Previous transform antetul sau subsolul curent ntr-o forma identic cu cel al seciunii anterioare (dac exist) sau al paginii anterioare; Switch Between Header and Footer comut cursorul ntre antet i subsol; Show Previous/Next mut cursorul n antetul sau subsolul seciunii anterioare sau a celei urmtoare (dac acestea exist) sau al paginii anterioare/urmtoare (dac se folosesc antete/subsoluri diferite n functie de natura paginii); Close se nchide freastra Header and Footer i se revine n documentul curent. n timpul editrii documentelor, antetele i subsolurile de pagin nu pot fi vizualizate dect n modurile de lucru Print Layout (din meniul View) sau Print Preview (din meniul File), culoarea caracterelor afiate fiind mai puin pronunat.

Inserarea unor cmpuri n antetul sau subsolul documentului (n afara posibilitilor oferite de butoanele standard prezentate anterior) se poate realiza prin plasarea cursorului n locul n care dorim s introducem cmpul respectiv i acionarea combinaiei de taste Ctrl+F9, care are drept efect afiarea caracterelor speciale { }. ntre aceste acolade se tasteaz codul cmpului:

author numele autorului; title titlul documentului; file name numele fiierului, etc.

iar actualizarea informaiilor afiate ntre { } se face prin acionarea tastei F9. De asemenea, o alt modalitate de inserare a cmpurilor n cadrul antetelor i subsolurilor de pagin ar fi selecia opiunii Field din meniul Insert, iar din caseta de dialog afiat se alege numele de identificare al cmpului dorit.

Crearea

unor antete i subsoluri diferite pentru prima pagin a documentului Din meniul File se selecteaz opiunea Page Setup (sau prin activarea butonului cu acelai nume din bara de instrumente Header and Footer), iar n cadrul casetei de dialog afiate se alege eticheta Layout; n rubrica Header and Footer se valideaz caseta Differnt First Page i se nchide fereastra Page Setup prin intermediul butonului OK; Dup ce s-a stabilit antetul i subsolul primei pagini se trece la pagina a doua i se definete antetul i subsolul pentru celelalte pagini.

Crearea antetelor i subsolurilor diferite pentru pagini pare i impare


Din caseta de dialog aferent etichetei Layout (din fereastra Page Setup) se valideaz caseta Different Odd and Even; Se plaseaz cursorul pe o pagin par i se stabilete antetul i subsolul pentru aceasta, dup care se repet aceeai secven de operaii pentru paginile impare.

Crearea unor antete i subsoluri diferite pentru seciuni diferite

Se redacteaz documentul, dup care se mparte n seciuni i se deplaseaz cursorul n interiorul unei seciuni pentru a-i modifica coninutul; n mod prestabilit, procesorul de texte Word face ca antetele i subsolurile tuturor seciunilor, ncepnd cu cea de a doua, s fie identice cu cele ale primei seciuni; Trecerea antetului sau subsolului seciunii anterioare sau urmtoare se face prin intermediul butoanelor Show Preview sau Show Next de pe bara de instrumente specifice ferestrei Header and Footer.

tergerea antetului/subsolului de pagin se realizeaz prin deschiderea ferestrei Header and Footer, selecia blocului de text definit drept antet (sau subsol), tergerea acestuia i revenirea n cadrul documentului prin acionarea butonului Close.

1.11

Numerotarea paginilor

Numerotarea paginilor unui document se poate realiza n dou moduri:

numerotarea

n format standard presupune plasarea cursorului la nceputul documentului i selecia din meniul Page Number care afieaz caseta cu acelai nume. Din caseta de dialog Page Numbers se poate stabili:

poziia n care va fi afiat numrul paginii alegnd de la rubrica Position una dintre opiunile aferente pentru antetul sau subsolul paginii; modelul de aliniere n pagin selectnd din zona Alignment una dintre valorile Right, Left, Center, Inside sau Outside; dac este selectat caseta de validare Show number on first page, se va insera numrul paginii i pe prima pagin a documentului; setarea unor parametri suplimentari prin opiunile oferite de caseta de dialog afiat prin activarea butonului Format: selectarea formatului de afiare a numrului paginii la rubrica Number format; includerea numrului capitolului n formatul de afiare al numrului paginii prin validarea casetei Include chapter number; continuarea

numerotrii la fel ca n seciunea precedent; nceperea numerotrii cu o anumit poziie precizat n zona Start at.

numerotarea

n cadrul antetelor sau subsolurilor de pagin prin opiunile oferite de butoanele predefinite n caseta Header and Footer.

1.12 Inserarea notelor comentariilor, datei i orei

de

subsol

de

final,

Notele

de subsol se regsesc, de regul, la partea inferioar a fiecrei pagini i reprezint explicaii asupra unor termeni noi (sau de specialitate), trimiteri asupra diferitelor materiale bibliografice. Crearea notei de subsol se realizeaz prin plasarea cursorului n punctul n care va fi marcat nota de subsol:

Din meniul Insert se alege opiunea Footnote care are drept efect afiarea casetei de dialog Footnote and Endnote, n cadrul creia se stabilete tipul numerotrii: predefinit opiunea Autonumber sau personalizat introducnd la rubrica Custom Mark un format ales de utilizator prin deschiderea casetei de simboluri speciale cu ajutorul butonului Symbol. La acest nivel, utilizatorul poate seta atribute suplimentare aferente notelor notelor de subsol: indicarea valorii de nceput a notelor de subsol Start at; precizarea modului de numerotare Number format sau specificarea zonei de text asupra creia se aplic parametrii stabilii Numbering. Se introduce textul dorit drept not de subsol i se nchide caseta.

Notele

de final apar (aa cum rezult i din denumirea lor destul de sugestiv) la sfritul documentelor i se creaz n acelai mod ca i notele de subsol cu precizarea c, la nceput se alege opiunea Endnote n loc de Footnote. (adnotrile) reprezint adugiri ulterioare sau recomandri efectuate asupra unor documente deja redactate sau n curs de editare cu scopul de a oferi informaii suplimentare utilizatorului. Se definesc prin:

Comentariile

Selecia termenului (sau a bloculuide text) cruia i se asociaz comentariul respectiv;

Alegerea opiunii Comment din meniul Insert, care are drept efect generarea unei ferestre n care se va introduce comentariul propriu-zis (nsoit de un cod de identificare al fiecrui mesaj) i unde se poate selecta persoana care realizeaz adnotrile.

Vizualizarea comentariilor se poate realiza la nivel individual, prin deplasarea uoar a mouse-ului n cadrul termenilor crora li s-au asociat comentarii, fiind uor de identificat deoarece, n documentul final, sunt afiate pe fundalul unei alte culori.

Inserarea datei i orei


Exist situaii n care utilizatorul dorete s introduc informaii cu un format aparte, de tip dat calendaristic sau or. n acest sens, Word pune la dispoziia utilizatorilor si caseta date and Time deschis prin activarea opiunii cu acelai nume din meniul Insert. n cadrul ei se ofer mai multe formate de afiare att pentru dat, ct i pentru ora curent, care pot fi actualizate n mod automat prin validarea casetei Update automatically. Dac se opteaz pentru un anumit format care s fie aplicat n mod implicit, ncepnd cu documentul din modelul curent, se selecteaz parametrii respectivi i se apas butonul Default; acesta genereaz afiarea unei casete de dialog n care utilizatorul trebuie s confirme sau nu setrile fcute n vederea aplicrii n mod implicit.

1.13

Editarea documentelor pe coloane de text

De regul, redactarea documentelor se face prin introducerea textului pe ntreaga lime a paginii utile, paragrafele fiind plasate unul dup altul; n practic s-a dovedit mai eficient elaborarea unor materiale organizate pe coloane, deoarece acestea uureaz cititul i asigur a mai mare flexibilitate n gestionarea textului. Acest principiu este frecvent folosit n ziare, reviste de specialitate, brouri, unde informaiile prezentate sunt formatate pe coloane text i mbinate mult mai uor cu imagini, grafice, tebele, etc. Crearea unui document organizat pe mai multe coloane se poate realiza n dou moduri diferite:

fie se introduce textul n mod obinuit i se transform ulterior n coloane; fie se creaz mai nti coloanele i se tasteaz ulterior textul.

Un document poate fi mprit integral n acelai numr de coloane sau poate fi divizat n seciuni organizate diferit pe coloane, ceea ce ofer posibilitatea obinerii unor efecte deosebite pe ansamblul documentului. Word creeaz coloane n stil ziar, n care textul continu de la sfritul unei coloane pe nceputul coloanei alturate; introducerea textului se face considernd suprafaa util a paginii ca fiind o singur coloan. Pagina va fi mprit n coloane paralele, cu o lime standard sau stabilit de editor (mpreun cu distana efectiv dintre coloane) n raport cu dimensiunile paginii utile. n mod implicit, coloanele sunt aplicate asupra ntregului document, dac acesta nu conine seciuni diferite, sau numai asupra zonei selectate, dac se creeaz mai multe seciuni. Vizualizarea textului mprit n coloane se poate realiza numai n modul de lucru Print Layout (din meniul View) sau Print Preview (din meniul File); tehnologia de realizare a coloanelor text impune respectarea urmtoarelor condiii:

dac documentul conine o singur seciune i se dorete mprirea ntregului text n acelai numr de coloane, se poziioneaz cursorul oriunde n document; dac documentul este organizat pe seciuni i se dorete mprirea doar a unei anumite zone, se selcteaz numai secvena de text respectiv.

Crearea efectiv a coloanelor se poate realiza prin dou metode:


a. dac se urmrete crearea mai rapid a coloanelor, fr a ne interesa formatarea acestora , se execut clic pe butonul Columns de pe bara cu instrumente standard i se gliseaz uor cursorul peste grila care apare (pentru a indica numrul exect de coloane); ulterior se elibereaz mouse-ul i se obine efectul dorit. pentru un control mai precis asupra modului de creare a coloanelor se recomand folosirea opiunii Columns din meniul Format care are drept efect afiarea casetei de dialog din figura alturat. Din caseta afiat se poate stabili: numrul de coloane: executnd clic pe unul dintre butoanele prestabilite din zona Presets (de unde pot fi selectate coloane egale sau inegale) sau introducnd un numr n caseta Number of Columns; trasarea unor linii verticale ntre coloane prin activarea opiunii Line between; modificarea limii coloanelor i a spaiilor dintre ele; dac s-a ales unul dintre modelele prestabilite i se dorete crearea unor coloane de

b.

dimensiuni diferite, se deselecteaz caseta Equal column width, iar la rubrica Width a fiecrei coloane se introduce limea dorit i la Spacing se stabilete spaiul care va fi lsat ntre coloane; zona asupra creia se aplic formatarea pe coloane zona Apply to, iar previzualizarea efectelor stabilite se afieaz n seciunea Preview. Coloanele aplicate unei poriuni de text sunt fcute n mod automat egale din punct de vedere al limii i cu un singur spaiu ntre ele; odat fixate aceste dimensiuni, ele pot fi ulterior modificate cu ajutorul marcajelor aferente riglei, sau prin meniul Format.

Crearea unei seciuni se realizeaz prin poziionarea cursorului n locul n care dorim s nceap o nou seciune i selectarea din meniul Insert a opiunii Break, de unde se alege ulterior tipul ntreruperii.
n modurile de afiare Normal i Outline aceste ntreruperi apar sub forma unei linii punctate duble care conin expresia End of Section. Introducerea i editarea textului n coloane se face n mod obinuit, dar exist i cteva trucuri care pot uura editarea:

pentru deplasarea la nceputul coloanei urmtoare (precedente) se poate folosi combinaia de taste Alt + sgeat n jos (sus); pentru a fora un paragraf s nceap n vrful unei coloane se apeleaz la combinaia de taste Ctrl+Shift+Enter sau se alege din meniul Insert Break, opiunea Column Break.

O alt modalitate de a fora trecerea automat la o nou coloan a textului este inserarea unei noi seciuni i selecia opiunii Start New Column din caseta de dialog Columns a meniului Format. Numrul de coloane stabilit la un moment dat se poate modifica n funcie de dorinele utilizatorului prin simpla selecie a seciunii asupra creia acioneaz noua formatare i parcurgerea acelorai etape prezentate la crearea propriu-zis a coloanelor text. Spre exemplu, revenirea la o singur coloan se face prin selecia textului respectiv i alegerea opiunii One din caseta de dialog Columns (sau prin butonul Columns din bara cu instrumente standard, n cadrul cruia se acoper o singur coloan din grila afiat).

1.14

Faciliti de introducere a textului n Word

1.14.1 AutoCorrect

Performanele procesorului de texte Word legate de introducere a textului sunt puse n eviden de componenta AutoCorrect, care ofer utilizatorilor un set de opiuni capabile s asigure redactarea documentelor n format corect. n momentul cnd utilizatorul termin de scris un cuvnt i acioneaz tasta Enter, bara de spaiu sau orice semn de punctuaie (virgul, punct i virgul, dou puncte, ghilimele, semnul exclamrii semnul ntrebrii etc.), Word verific dac n cuvntul respectiv exist vreo greeal i ia msuri n acest sens. Afiarea casetei de dialog AutoCorrect se realizeaz prin selecia opiunii cu acelai nume din meniul Tools care genereaz caset ade dialog afiat n Fig.23

Din caseta de dialog AutoCorrect, primele patru opiuni sunt relativ simple:

Correct

Two INitial CApitals (Corecteaz dou majuscule la nceput de cuvnt) nu permite apariia la nceputul cuvintelor a dou litere scrise cu majuscule. Exist situaii n care se urmrete introducerea unor termeni tehnici a cror denumire poate s nceap cu dou majuscule. n acest caz se impune dezactivarea acestei opiuni pentru obinerea efectului scontat. First Letter of Sentences (Scrie cu liter mare nceputul propoziiilor) ndeplinete aceeai funcie care rezult din nsi denumirea opiunii. Dac ntre ceea ce consider Word-ul ca fiind o propoziie i prerea personal a utilizatorului exist diferene, se deselecteaz caseta aferent acestei opiuni. De exemplu, Word nu va scrie cu liter mare o propoziie dac paragraful anterior nu se ncheie cu punct. Names of Days (Scrie cu liter mare numele zilelor) afieaz cu litere mari zilele sptmnii, dar numai pentru denumirile n limba englez. accidental usage of cAPS lOCK key (Corecteaz efectele folosirii accidentale a tastei Caps Lock) este util i funcioneaz aproape de fiecare dat. Dac Word consider c s-a apsat din greeal tasta Caps Lock i utilizatorul nu a observat acest lucru, anuleaz efectul acesteia i transform textul scris cu litere mari n litere mici i invers. De regul, procesorul de texte Word interpreteaz apsarea tastei Caps Lock ca fiind greit n momentul n care se ncepe o propoziie cu liter mic i se continu cu litere mari; totui, n acest caz, sfritul frazei anterioare rmne greit.

Capitalize

Cpitalize Correct

Replace Text As You Type (nlocuiete textul pe msur ce scriei) este cea
mai util opiune a componentei AutoCorrect i pstreaz o list de intrri

pentru corectare automat. De fiecare dat cnd se tasteaz un cuvnt, intr n funciune facilitile componentei AutoCorrect, care caut cuvntul n aceast list i, dac exist, l nlocuiete cu varianta corect.

nlocuirea textului pe msura tastrii lui


Opiunea Replace Text As You Type reprezint o modalitate foarte comod de corectare a erorilor produse n mod frecvent. Fiecare versiune Word are definit o list de intrri pentru corectarea automat a greelilor. Partea cea mai util a componentei AutoCorrect const n faptul c se pot defini prescutri pentru cuvintele sau expresiile folosite n mod frecvent n activitatea de zi cu zi. n acest mod se economisete timp i efort, utilizatorul nemaifiind nevoit s-i ncarce memoria cu expresii care au ortografii complicate. De exemplu, presupunem c, n cadrul unei bnci se adreseaz frecvent cereri pentru a obine informaii privind contul curent; n acest sens, se poate defini o intrare AutoCorrect care s conin adresa i formula de salut, o alta cu detalii privind contul, a treia cu informaii obinuite i a patra cu numele i semntura solicitantului. Astfel, se poate construi o scrisoare ntreag doar prin apsarea ctorva taste sau cu ajutorul unui model, dar metoda este mult mai complicat.

Adugarea intrrilor AutoCorrect n timpul verificrii ortografiei

Verificarea ortografiei este nsoit de procesul de definire a intrrilor AutoCorrect, un instrument care-i ofer posibilitatea procesorului de texte Word de a nvacare sunt greelile de ortogarfie produse n mod frecvent. n momentul n care programul de verificare a ortografiei descoper un cuvnt care nu-i place, se verific dac n caseta Change To este selectat cuvntul care sa-l nlocuiasc. Dac nu exist nici o expresie potrivit n list, se introduce cuvntul corespunztor, apoi se execut clic pe butonul AutoCorrect din caseta de dialog Spelling. Word va aduga cuvntul din rubrica Not in Dictionary n lista de intrri Replace a procedurii AutoCorrect i cuvntul din rubrica Change To n lista With a componentei AutoCorrect. n acest mod, lista de intrri AutoCorrect se va adapta greelilor specifice care se produc.

Adugarea manual a intrrilor n AutoCorrect

Metoda prezentat anterior este foarte bun pentru definirea unei liste cu erori specifice, dar este mai greu de utilizat atunci cnd se dorete crearea unei liste de prescurtri care s asigura creterea vitezei de lucru. n acest sens, se vor defini manual intrri n AutoCorrect:

dac

textul prin care se dorete a se efectua nlocuirea este deja n documentul activ, se va selecta;

din meniul Tools se alege opiunea AutoCorrect. Dac se dorete crearea


unei intrri AutoCorrect care s conin i informaii de formatare (text ngroat, nclinat, semne de sfrit de paragraf, etc.), se va selecta textul formatat nainte de deschiderea casetei AutoCorrect;

se verific dac este selectat opiunea Replace Text as You Type; se


introduce eroarea de ortografie sau prescurtarea care va fi nlocuit la rubrica Replace;

se introduce textul prin care se va face nlocuirea n caseta With.

1.14.2 Autotext

Definirea i utilizarea glosarului

Glosarul reprezint un instrument de stocare intermediar a unor informaii repetate n mod frecvent n cadrul unui document, nregistrate sub un anumit nume de identificare i care vor fi inserate ulterior mult mai rapid doar prin apelarea numelui sub care au fost nregistrate. Spre exemplu, pot fi declarate drept glosar numele i adresa unei firme, termeni de specialitate folosii frecvent, formule standard de ncheiere a scrisorilor de afaceri, adrese potale, clauze standard incluse n contracte, sigle, etc..
Fiecrui element nregistrat n glosar (texte, grafisme sau combinaii ale acestora) i se va atribui un nume (sau o combinaie de taste), prin care va fi invocat ulterior. Inserarea elementelor se poate face:

glosarul global, care este ataat n mod implicit modelului normal (figura alturat);

dac

se selecteaz un bloc de text nainte de a deschide caseta de dialog AutoCorrect acesta va apare la rubrica With; n cazul n care textul trebuie s aibe i anumite atribute de formatare, se verific dac a fost selectat opiunea Autoformat as You Type (care ar trebui s fie activ i dac extresia cu care se face nlocuirea conine aceleai semne de sfrit de paragraf sau caractere Tab); apas butonul Add sau se acioneaz tasta Enter pentru a aduga intrarea n AutoCorrect. Dac exist deja o intrare identic, butonul Add va fi nlocuit de Replace, caz n care se va afia o caset de dialog pentru confirmare; definirea altor intrri n AutoCorrect, se repet setul de operaii prezentate anterior;

se

pentru

se inchide caseta de dialog AutoCorrect prin butonul Close.


Intrrile AutoCorrect pot conine i imagini, borduri sau alte obiecte grafice. De exemplu, se poate defini ca intrare AutoCorrect sigla i adresa unei firme, elemente care vor fi inserate ulterior n antetul scrisorilor sau contractelor de afaceri, ceea ce conduce la economisirea timpului utilizatorilor.

tergerea intrrilor AutoCorrect

tergerea unei intrri AutoCorrect se realizeaz prin selectarea opiunii AutoCorrect din meniul Tools, n urma creia se afieaz caseta cu acelai nume. Se alege intrarea care urmeaz s fie tears din lista derulant afiat i se execut clic pe butonul Delete.

2.

Inserarea obiectelor grafice

Microsoft Word permite inserarea imaginilor n cadrul documentelor n diverse forme i prin mai multe combinaii:

prin

copiere din alte programe sau prin intermediul capturilor de ecran (folosind clipbord-ul);

direct prin intermediul scanner-ului sau camerei video;

din colecia Clip Art; din alte fiiere ce conin imagini; prin desenare, utiliznd bara de intrumente Drawing; prin inserarea de obiecte grafice create cu WordArt; prin inserarea de diagrame sau organigrame.

2.1 Inserarea de imagini Clip Art Word 2000 ofer posibilitatea realizrii de documente complexe care s conin diferite componente multimedia precum imagini, sunete i chiar filme. Imaginile Clip Art sunt, n marea lor majoritate n format metafile (fiiere cu extensia .wmf) prezentnd avantajul c pot fi ulterior editate cu instrumentele din bara Drawing. Selectnd meniul Insert Picture Clip Art se va afia caseta de cutare Clip Art care faciliteaz cutarea rapid a fisierelor multimedia. n caseta Search for clips se va introduce un cuvnt cheie referitor la imaginea cutat sau numele fiierului i apoi se apasa tasta Enter. Efectund clic pe una din pictogramele afiate n urma executrii unei cutri, din meniul care se deschide utilizatorul poate alege una dintre urmtoarele opiuni: Insert Clip permite inserarea n document a pictogrameni selectate; Preview Clip permite previzualizarea clipului selectat; Add clip to Favorites or other category permite adugarea clipului selectat n categoria Favorites sau n alta categorie; Find similar clips permite cutarea altor clipuri similare cu clipul selectat. Dac se execut clic-dreapta pe una dintre pictogramele afiate ca rezultat al cutrii, se poate selecta din meniul contextual opiunea Clip Properties (Fig.24), pentru a vizualiza proprietile detaliate ale imaginii (tipul de fiier, localizarea acestuia pe disc, dimensiunea, cuvintele cheie dup care poate fi regsit). Butonul Preview permite previzualizarea clipului respectiv.

n partea inferioar a ferestrei Insert Clip Art se gsesc o serie de pictograme ce reprezint coleciile de obiecte Clip Art. Inserarea unui obiect din fereastra Insert Clip Art se realizeaz parcurgnd urmtorii pai:

alegerea categoriei de obiecte ce urmeaz a fi inserate; se


selecteaz imaginea dorit din cele afiate i se alege din meniul aferent opiunea Insert Clip

Colecia Clip Art poate fi extins prin importarea de noi imagini de pe Internet (Clips on Line). Utilizatorii pot opta i pentru reorganizarea coleciilor efectund clic-dreapta asupra unei pictograme ClipArt i selectnd Copy. Este permis modificarea categoriei n care este amplasat imaginea, atribuirea unor cuvinte cheie (Edit Keywords) pentru cutri ulterioare i vizualizarea proprietilor fiierului.

2.2 Inserarea de imagini din alte fiiere

Se pot importa imagini dintr-o multitudine de formate de fiier. Sunt acceptate, printre altele, fisiere cu extensia .dfx (AutoCad), .cdr (CorelDraw), .jpg, .gif, .pcx i .bmp. Pentru a insera o imagine dintr-un fiier se vor parcurge urmtorii pai: 1. 2. se poziioneaz cursorul n locul unde dorim s realizm inseria; se selecteaz Insert Picture From File. n caseta Insert Picture se localizeaz fiierul dorit. Pentru a vizualiza imaginea se va selecta opiunea Preview din meniul alturat butonului Tools (Fig.25); Dup ce se alege fiierul, se efectueaz clic pe butonul Insert. Din lista alturat butonului se poate selecta opiunea Link to file, dac se dorete doar crearea unei legturi ctre respectivul fiier (n acest caz, modificrile ulterioare ale imaginii vor fi reflectate i n documentul Word dar este necesar copierea fiierului ce conine imaginea mpreun cu documentul n cazul transportului pe un alt calculator).

3.

n mod implicit, o imagine este insertat n cadrul documentului n modul In line with text (imaginea este tratat ca un font i nu se poate insera text pe toat nlimea imaginii n stnga i n dreapta).

2.3 Scrierea artistic cu WordArt

WordArt este un program bazat pe tehnologia OLE (Object Linking and Embeding) disponibil att n Word ct i n Excel. Prin intermediul WordArt putem aplica textelor efecte grafice deosebite. Pentru a insera un obiect WordArt trebuie parcurse urmtoarele etape: 1. se execut clic pe butonul WordArt din bara de instrumente Drawing (sau se selecteaz Insert Picture WordArt). se selecteaz un model dintre cele disponibile n caseta WordArt Gallery (figura alturat). se tasteaz textul n caseta Edit WordArt Text. n aceast caset se poate modifica dimensiunea i tipul fonturilor cu care va fi editat textul. se efectueaz clic pe butonul OK i obiectul WordArt va fi inserat automat n document (pe ecran va fi afiat bara de instrumente WordArt).

2.

3.

4.

Un obiect WordArt poate fi formatat ulterior prin intermediul barei de instrumente WordArt (Fig.26).

Rolul butoanelor de pe bara de instrumente WordArt este prezentat n tabelul de mai jos:

Nr. Denumire 1 Insert WordArt 2 Edit Text 3 4 5 6 7 8 WordArt Gallery Format WordArt WordArt Shape Free Rotate

WordArt Layout

Aciune efectuat Insereaz un nou obiect WordArt Permite modificarea textului pentru obiectul WordArt selectat Permite schimbarea modelului pentru obiectul WordArt selectat Acceseaz caseta de formatare Format WordArt Aplic o form suplimentar modelului selectat n caseta WordArt Gallery Permite rotirea obiectului selectat Permite stabilirea poziiei obictului WordArt selectat n raport cu textul documentului

WordArt sameAplic o dimensiune fix pentru toaste literele letter heights WordArt Vertical 9 Transpune modelul WordArt aranjnd textul pe vertical Text 10 WordArt Alignment Stabilete alinierea textului WordArt CharacterSeteaz distana dintre fonturi n cadrul obiectului WordArt 11 Spacing

2.4 Desenarea n Word

Word ofer posibilitatea realizrii unor schie sau desene n cadrul documentelor prin intermediul instrumentelor din bara Drawing (Fig.27). Trebuie reinut c toate elementele grafice create cu aceste instrumente au proprieti individuale comportndu-se ca obiecte ce pot fi formatate separat.

Rolul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing este prezentat n tabelul urmtor:

Nr. Denumire 1 Draw 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Select Objects Free Rotate AutoShapes

Aciune efectuat Deschide un nou meniu ce conine comenzi pentru obiectele Drawing Instrument de selectare (se pot realiza selecii multiple prin trasarea unui chenar n jurul grupului de obiecte dorit) Permite rotirea obiectului selectat Permite inserarea unor forme predefinite grupate pe colecii (Lines, Basic Shapes, Stars and Banners,Flowchart, Block Arrows, Callouts)

Line
Arrow

Insereaz o linie
Insereaz o linie cu sgeat Insereaz o form rectangular regulat (dreptunghi sau ptrat)

Rectangle
Oval Text Box WordArt Insert ClipArt Fill Color Line Color Font Color Line Style Dash Style

Insereaz un oval sau un cerc Insereaz o caset de text


Insereaz un obiect WordArt

Permite adugarea unui obiect ClipArt Selecteaz culoarea pentru interiorul unui obiect
Selecteaz culoarea liniilor de contur ale obiectului Seteaz culoarea fonturilor n cadrul unui obiect Seteaz dimensiunea liniilor de contur Permite alegerea dintre mai multe tipuri de linii

17 Arrow Style Permite alegerea dintre mai multe tipuri de sgei 18 Shadow Style Realizeaz un efect de umbrire 19 3-D Style Permite adugarea de efecte tridimensionale

Desenarea efectiv a unui obiect pe suprafaa documentului se realizeaz selectnd elementul dorit din bara de instrumente i apoi deplasnd cursorul mouse-ului (cu butonul stng apsat) deasupra zonei unde dorim poziionarea acestuia. Dac dorim desenarea unui patrat sau cerc perfect este indicat s se in apasat tasta Shift n momentul desenrii. Dup plasarea obiectelor Drawing pe suprafaa documentului, acestea pot fi repoziionate prin tractare cu mouse-ul sau selectndu-le i apoi folosind tastele sgei (innd apasat tasta Ctrl n momentul utilizrii tastelor sgei vom obine o deplasare mai precis). Selectarea mai multor obiecte se face cu instrumentul din bara de instrumente Drawing ori innd apsat tasta Shift i efectund clic pe fiecare obiect dorit. Prin selectarea unui anumit obiect simultan cu apsarea tastei Ctrl i apoi tractarea cu butonul mouse-ului apsat putem obine o copie perfect a respectivului obiect. n scopul repoziionrii i formatrii mai multor obiecte simultan, exist posibilitatea gruprii acestora. Gruparea poate fi realizat selectnd elementele dorite i, din meniul Draw al barei Drawing, se alege opiunea Group. Operaiunea de separare a obiectelor dintr-un grup se efectueaz prin intermediul comenzii Ungroup din acelai meniu, n timp ce comanda Regroup va regrupa la loc un set de obiecte ce au fost unite i apoi separate. Repoziionarea obiectelor suprapuse unele n raport cu celelalte i fa de textul din pagin se poate realiza prin intermediul meniului Draw Order oferinduse urmtoarele posibiliti: Bring to Front (obiectul selectat este adus n prim plan), Send to Back (obiectul selectat este trimis n fundal), Bring Forward (n cazul mai multor obiecte suprapuse, obiectul selectat este adus o treapt mai n fa), Send Backward (plaseaz obiectul n spatele primului obiect de sub el), Send in front of text (aduce obiectul deasupra textului din document), Send behind text (plaseaz obiectul sub textul din pagin). n interiorul obiectelor desenate se poate aduga text executnd clic-dreapta asupra acestora i selectnd opiunea Add text din meniul contextual. Pentru a stabili spaiul dintre textul coninut i marginea obiectului Autoshape se va selecta obiectul i se va apela meniul Format Autoshape. n pagina Text Box a ferestrei Format Autoshape se poate seta distana dintre text i margini.

2.5 Prelucrarea imaginilor

Imaginile inserate pot fi prelucrate n Word din punct de vedere al aspectului, dimensiunii i repoziionrii acestora relativ la celelalte elemente ale documentului. Chiar dac n paragrafele care urmeaz sunt exemplificate operaiile ce se pot efectua prin intermediul casetei Format Picture, trebuie menionat c, dei n funcie de obiectul grafic selectat, caseta va purta numele Format Autoshape sau Format WordArt, opiunile disponibile sunt similare.

Selectarea i redimensionarea

Selectarea unei imagini se realizeaz efectund clic cu mouse-ul n interiorul acesteia. n momentul seleciei, n coluri i n mijlocul fiecrei laturi vor fi vizibile punctele de selecie. Se poate redimensiona imaginea tractnd cu butonul mouse-ului de oricare dintre aceste puncte de selecie. O alt modalitate este deschiderea meniului Format i alegerea opiunii Picture pentru a afia caseta Format Picture (Fig.28) i apoi selectarea etichetei Size. Vor putea fi accesate urmtoarele opiuni:

n n

seciunea Size and rotate putem indica, utiliznd unitile de msur, dimensiunea exact a imaginii. seciunea Scale putem indica n procente dimensiunile pe vertical i orizontal ale imaginii relativ la dimensiunile originale (este indicat s bifm caseta Lock aspect ratio pentru ca redimensionarea s se realizeze respectnd proporiile obiectului i a nu se produce deformri). apsa butonul Reset pentru a reveni la dimensiunile iniiale ale imaginii.

Putem

Repoziionarea imaginilor i ncadrarea n cadrul textului

Deplasarea i stabilirea poziiei unui obiect grafic n cadrul documentului se poate realiza prin tractarea acestuia cu mouse-ul sau prin intermediul casetei Format Picture, selectnd eticheta Layout (Fig.29).

Deplasarea n pagin se poate efectua i de la tastatur, prin intermediul tastelor sgei, sau, pentru o mai mare precizie, cu ajutorul tastelor sgei innd apsat tasta Ctrl (cu excepia cazului n care imaginea a fost inserat n modul In line with text). Poziionarea corect a imaginii nu poate fi realizat fr a configura modul de ncadrare a acesteia n raportcu textul. Setarea opiunilor privind acest aspect se efectueaz selectnd una dintre modelele disponibile n seciunea Wrapping Style (Fig.30). Putem opta pentru o ncadrare a imaginii dup unul din modelele:

In

line with text cnd se dorete plasarea obiectului la acelai nivel cu textul (practic obiectul este incorporat n paragraf asemeni unui font). Acesta este modul implicit n care sunt inserate imaginile prin intermediul meniului Insert Picture From File i prezint avantajul unei ancorri sigure n cadrul documentului dar i dezavantaje precum imposibilitatea gruprii sau prelucrrii cu instrumentele din bara Drawing. sau Tight dac se dorete ncadrarea imaginii n text. Practic vor putea fi redactate paragrafe pe laturile obiectului grafic. Diferena dintre cele dou moduri este prezentat n Fig.30.

Square

Behind text imaginea va fi amplasat sub textul documentului. In


front of text imaginea va fi afiat deasuprea textului (acesta va fi vizibil doar n cazul n care imaginea este transparent).

In seciunea Horizontal alignment se poate seta alinierea orizontal a obiectului n pagin. Opiuni suplimentare n ceea ce privete alinierea n pagin precum i stabilirea distanei exacte ntre text i imagine sunt disponibile apsnd butonul Advancend i selectnd eticheta Text Wrapping a casetei Advanced Layout (Fig.31) De exemplu, utiliznd modul Through se poate realiza un efect de aglomerare a textului n fiecare spaiu liber din cadrul unui contur neregulat. n seciunea Text Wrapping se va preciza dac textul va fi adugat n ambele pri (Both sides), doar n stnga (Left only), doar n dreapta (Right only) sau doar n partea cea mai mare (Largest only). Tot prin intermediul casetei Advanced Layout, eticheta Picture Position (Fig.32) se pot configura setrile referitoare la amplasarea obiectului n document. n seciunile Horizontal, respectiv Vertical utilizatorul va opta ntre o aliniere a imaginii relativ la marginea paginii, a coloanei sau liniei sau prin precizarea unei poziii absolute. Bifarea casetei Lock anchor va conduce la stabilirea unei poziii a imaginii relativ la un punct ancor fixat n document, n timp ce selectarea sau deselectarea opiunii Move object with text va stabili dac obiectul se va deplasa odat cu textul n care este ncadrat. n cazul precizrii unei poziionri absolute relativ la marginea paginii imaginea va rmne fix, fr s mai existe posibilitatea deplasrii odat cu paragrafele. Opiunea Allow overlap precizeaz posibilitatea suprapunerii imaginilor n planuri diferite. Modificarea setrilor din caseta Advanced Layout nu este disponibil n cazul inserrii obiectelor n modul In line with text.

Modificri privind aspectul imaginilor

Fr a avea preteniile unui editor grafic, Word ofer cteva facilii n ceea ce privete aplicarea unor efecte de vizualizare, bordare i modificare a culorilor.

O parte dintre aceste faciliti sunt disponibile prin intermediul barei de instrumente Picture (Fig.33) ce devine vizibil n momentul selectrii unei imagini sau poate fi afiat prin intermediul meniului View Toolbars.

O prezentare succint a funcionalitii butoanelor de pe bara de instrumente Picture este realizat n tabelul de mai jos:

Nr. 1

Denumire

Insert Picture

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Color
More Contrast Less Contrast

Aciune efectuat Insereaz o nou imagine Permite schimbarea modului de afiare a imaginii oferind urmtoarele posibiliti: Automatic (imaginea este prezentat n culori ct mai apropiate de cele originale), Grayscale (nuane de gri), Black&White (alb-negru), Washout (un efect special ce prezint imaginea n nuane difuze) Mrete contrastul imaginii Micoreaz contrastul imaginii

More Brightness

Mrete luminozitatea imaginii

Less Brightness Micoreaz luminozitatea imaginii Permite decuparea unei poriuni a imaginii Crop

Line Style
Text Wrapping Format Object

Modific dimensiunile liniilor din cadrul unei imagini (este vizibil mai ales n cazul obiectelor create cu Drawing) Ofer acces mai rapid la configurarea ncadrrii imaginii n text
Dac obiectul selectat este o imagine, deschide caseta Format Picture

Set transparent Aplic un efect de transparen imaginii color Reset Picture Restabilete proprietile iniiale ale imaginii

Modaliti suplimentare de formatare a obiectelor grafice se pot obine prin selectarea obiectului i alegerea din meniul Format a opiunii Picture (sau din meniul contextual). Va fi afiat caseta Format Picture (respectiv Format WordArt, Format Autoshape n funcie de tipul obiectului) i se va selecta eticheta Color and Lines (figura alturat). n seciunea Fill se poate selecta o culoare pentru interiorul obiectului (este vizibil n cazul obiectelor de tip Autoshape i WordArt) fiind disponibile i o serie de texturi predefinite (Fill effects). Se poate aplica un efect de transparen imaginilor prin modificarea procentului de transparen n bara Transparency (n mod implicit obiectele sunt opace). n seciunea Line se poate configura culoarea, dimensiunea i stilul liniilor din cadrul obiectelor grafice. Dac dorim, de exemplu, ca un obiect de tip TextBox realizat cu Drawing s nu aib chenar putem selecta No line din lista Line. Seciunea Arrows este dedicat obiectelor modelului i dimensiunilor pentru sgei. Autoshape permind setarea

Putem aduga unei imagini efecte de umbrire sau efecte tridimensionale selectnd respectiva imagine i efectund clic pe unul din butoanele Shadow sau 3-D din bara Drawing.

3.

Tabele Word

Unul dintre procedeele speciale folosite la tehnoredactarea unui document este organizarea datelor sub form tabelar. n general, tabelele sunt create pentru a sintetiza i a prezenta, ntr-un mod organizat, un volum de date omogene. n alt ordine de idei, tabelul este un instrument folosit pentru realizarea unor lucrri cu caracter economic sau a unor aplicaii care solicit sintetizarea informaiei pe baza unor criterii. Un tabel este format dintr-un numr variabil de linii i coloane, la intersecia crora se afl celula, unitatea structural de baz n cadrul tabelului Word. Este necesar a se face distincie ntre structura tabelului i coninutul acestuia. Astfel, structura tabelului reprezint scheletul, format din linii orizontale i verticale, ce delimiteaz celulele, n cadrul crora se introduc datele coninute n tabel. Practic, structura tebelului exist chiar dac liniile delimitatoare ale celulelor nu sunt vizibile. n celula Word se pot edita informaii de natur divers, i anume: valori numerice, texte sau iruri de caractere, formule de calcul, funcii Word. De asemenea, pot fi ncrcate i obiecte speciale de tipul figurilor, desenelor,

ecuaiilor, etc.. Deoarece permit includerea unor obiecte de natur diferit, tabelele pot reprezenta o alternativ pentru crearea unei pagini de revist care s conin, att informaii alfanumerice, ct i o serie de natur grafic. Dac imaginile i textul au o distribuie simetric n cadrul paginii, se poate proceda la crearea unui tabel pentru ntreaga pagin, care va conine att textul propriu-zis, ct i imaginile. Utilitarele tabelare ncorporate n procesoarele de texte nu sunt la fel de performante ca programele specializate n calcul tabelar. Astfel, pentru a permite execuia unui set complex de operaii cu datele din tabele, se poate face apel la un soft specializat, aceste tabele fiind apoi importate n documentele procesorului de texte, ca obiecte externe, pentru a putea fi combinate cu restul textului din documentul Word. n general, pot fi create tabele n scopul introducerii acestora ntr-un document Word, cu orice program care funcioneaz sub Windows, dar cel mai potrivit, din punct de vedere al compatibilitii, este procesorul de tabele Excel.

3.1 Modaliti de construire a tabelelor Word

n vederea construirii unui tabel Word, utilizatorul poate apela la una din urmtoarele variante:

Acionarea

butonului de comand Insert Table plasat pe bara de instrumente Standard; pe ecran va fi afiat o gril din care utilizatorul selecteaz numrul dorit de linii i coloane; din meniul Table a comenzii Insert Table care genereaz afiarea pe ecran a casetei de dialog Insert table, cu structura prezentat n Fig.34.

Selectarea

n aceast caset de dialog, utilizatorul are posibilitatea de a selecta unul dintre modelele predefinite de tabele Word (butonul de comand Autoformat) sau va apela la construirea unui tabel personalizat, prin opiunile rubricii Table size. n acest ultim caz, se introduc opiunile pentru crearea tabelului, preciznd numrul de coloane (Number of columns), numrul de linii (Number of rows), precum i dimensiunea coloanelor din tabel (AutoFit behavior). n cmpul de editare Fixed column width utilizatorul stabilete limea coloanelor, valoarea implicit fiind Auto, ceea ce semnific faptul c procesorul de texte stabilete limea coloanelor, prin mprirea limii ntregului document la numrul de coloane specificat la rubrica Number of columns.

n plus, caseta de dialog Insert Table relev i stilul implicit al tabelului Word, acela n care sunt afiate conturul i liniile interioare ale acestuia (Table style: Table grid) sau dimpotriv , sunt inhibate la afiare (Table style: (None)). Opiunile AutoFit to contents i AutoFit to window permit ajustarea dimensiunii coloanelor n raport de coninutul informaional al celulelor, respectiv de limea ferestrei active. Setrile stabilite prin caseta Insert Table devin operaionale n contextul generrii unor noi tabele n documentele Word, dac se activeaz opiunea Set as default for new tables.

Alegerea unei structuri predefinite de tabele


Pentru a permite o formatare rapid a unui tabel, se poate proceda la alegerea unui model predefinit din caseta de dialog Table AutoFormat Fig.35 (aceasta devine operaional prin acionarea butonului Autoformat din fereastra Insert Table).

Din lista derultoare Formats utilizatorul poate alege tipul de tabel dintr-o serie de formate predefinite.

Construirea unui tabel personalizat


Comanda Draw Table din meniul Table sau butonul (Tables and Borders) de pe bara de instrumente Standard permit desenarea liber a unui tabel Word, utilizatorul avnd posibilitatea de a construi astfel un tabel personalizat, n funcie de necesitile sale de calcul. Prin acionarea butonului Draw Table, pe ecran va fi afiat o bar utilitar contextual (Tables and Borders) care conine instrumentele necesare desenrii unui tabel. Semnificaia butoanelor de comand pentru manipularea tabelelor este:

a) b) c)

Draw Table - desenarea liber a tabelului; Eraser tergerea liniilor trasate n cadrul tabelului; Line Style alegerea unui stil de linie pentru trasarea chenarului i a liniilor interioare din cadrul tabelului; Line Weight grosimea liniilor; Border Color culoarea liniilor; Border aplicarea de chenare tabelului; Shading Color stabilirea unei culori de fundal pentru tabel; Insert table inserarea unui tabel; Merge cells fuzionarea de celule;

d) e) f) g) h) i)

j) k)

Split cells scindarea de celule; Align Top Left (opiune implicit) modaliti de aliniere a textului n celule; Distribute Rows Evenly stabilete linii de dimensiuni egale; Distribute Columns Evenly stabilete coloane de dimensiuni egale; Table Autoformat alegerea unui model predefinit; Change Text Direction dispunerea pe vertical a datelor din tabel; Sort Ascending sortarea cresctoare a datelor din tabel; Sort descending sortarea descresctoare a datelor din tabel; AutoSum nsumarea automat a liniilor i coloanelor adiacente.

l) m) n) o) p) q) r)

Crearea manual a tabelelor


datele care vor fi incluse n tabel vor fi introduse secvenial, celul dup celul, folosind un anumit separator ntre celulele adiacente, astfel nct s se permit o delimitare exact a coninutului celulelor din tabel; datele organizate n acest mod vor fi transformate automat ntr-un tabel prin comanda Convert, opiunea Text to Table din meniul Table.

Avantajul acestei metode (ilustrate n Fig.36) const n faptul c, pe parcursul introducerii datelor, utilizatorul nu mai trabuie s urmreasc deplasarea cursorului dintr-o celul n alta a tabelului. De altfel, aceast metod este folosit n majoritatea cazurilor cnd se realizeaz importuri de tabele din editoare de texte incompatibile cu procesorul de texte Word, atunci cnd transferul se realizeaz prin intermediul formatului ASCII standard. Pe de alt parte, aceast metod prezint i un inconvenient, n sensul c apariia unei greeli n introducerea datelor poate atrage dezorganizarea ntregului tabel. Pentru evitarea unei astfel de situaii i pentru o verificare mai facil a modului n care au fost separate n document, coninutul celulelor, este de preferat s se lucreze n modul de vizualizare a documentului ce afieaz i caracterele speciale (Show/Hide) de pe bara de bara de instrumente Standard.

Transformarea unui text n tabel se realizeaz prin parcurgerea urmtoarelor etape: 1. 2. se selecteaz secvena de text ce se dorete a fi convertit n tabel; se convertete textul n tabel prin caseta de dialog Convert Text to Table; se specific numrul de coloane n care va fi mprit tabelul, prin intermediul cmpului de editare Number of Columns; n funcie de acest numr i de volumul de text selectat, se va stabili, n mod automat, numrul de linii coninute de tabel; se stabilete limea coloanelor din tabel (Fixed column width), precum i modalitatea de ajustare a dimensiunii coloanelor (AutoFit to contents sau AutoFit to window) la rubrica AutoFit behavior.

3.

4.

n ceea ce privete caracterul de separaie a coninutului celulelor, acesta este specificat prin intermediul butoanelor de opiuni din rubrica Separate text at: Paragraph prin marcaje de sfrit de paragraph; Tabs prin tabulatori; Semicolons prin semicoloane; Other prin caracterul specificat n zona de editare alturat. Tot n aceast fereastr de dialog poate fi specificat o form predefinit de tabel, prin intermediul casetei Table AutoFormat, operaional prin acionarea butonului de comand AutoFormat. n mod similar, poate fi realizat transformarea unui tabel n text. Astfel, se va proceda la selectarea tabelului, dup care se solicit transformarea acestuia n text prin selectarea opiunii Convert Table to Text din meniul Table. n caseta de dialog Convert Table to Text, utilizatorul trebuie s precizeze simbolul care va delimita textul coninut de celulele tabelului.

3.2 Operaii aplicate tabelului Word Pentru a genera un tabel complex, pot fi aplicate o serie de operaii de baz asupra elementelor unui tabel, cum ar fi: redimensionarea celulelor, a liniilor sau a coloanelor, adugarea de linii sau de coloane n tabel, tergerea de celule, linii sau coloane, fuzionarea sau scindarea de celule, etc..

Operaiile aplicate asupra tabelului trebuie precedate de selectarea unuia sau a mai multor elemente din tabel, fapt care se realizeaz prin intermediul comenzilor de selectare coninute de meniul Table:

Select Row selecteaz linia pe care se afl cursorul Select Column selecteaz coloana pe care se afl cursorul Select Table permite selectarea automat a ntregului tabel Select Cell selecteaz celula pe care se afl cursorul.
Pentru inserarea de celule, linii sau coloane n tabelul Word, se procedeaz astfel:
Se selecteaz o linie sau o coloan din tabel, dup care se activeaz conamda Insert din meniul Table. Pe ecran va fi afiat o list derulant care conine toate opiunile de inserare: o coloan la stnga ( Columns to the Left) sau la dreapta cursorului (Columns to the Right), o linie deasupra (Rows Above) sau sub (Rows Below) poziia curent a cursorului, precum i inserarea de celule (Cells). Pentru aceast ultim operaie se procedeaz dup cum urmeaz:

Se selecteaz celula n vecintatea creia se va insera un element din tabel; n caseta de dialog Insert Cells, se poate opta pentru inserarea unei celule, fie la dreapta (Shift cells right), fie sub (Shift cells down) poziia curent a cursorului. De asemenea, se poate solicita inserarea unei linii sau a unei coloane prin opiunile Insert entire row sau Insert entire column.

n mod similar, tergerea unei celule, a unei linii sau a unei coloane se face, dup realizarea unei selectri corespunztoare, cu ajutorul comenzilor Table Delete Cells/Columns/Rows. Un tabel se terge prin selecia acestuia, urmat de comanda Table Delete Table. n funcie de modelul tabelului, apare la un moment dat necesitatea redimensionrii celulelor, liniilor sau coloanelor acestuia. n ceea ce privete celulele, schimbarea limii acestora se poate realiza prin dou metode: prin modificarea manual cu ajutorul mouse-ului sau prin unirea i divizarea celulelor. Prima modalitate de redimensionare const n urmtoarele operaii:

se selecteaz celula a crei lime va fi modificat;

se

plaseaz cursorul pe marginea celulei, ceea ce determin modificarea formei de afiare a cursorului (acesta apare sub forma a dou linii punctate verticale paralele); butonul stng al mouse-ului apsat, odat cu deplasarea acestuia va fi mutat i linia care delimiteaz marginea celulei.

meninnd

Dac iniial nu a fost selectat nici o celul, prin operaiile precedente, se realizeaz practic modificarea laimii unei ntregi coloane.

Redimensionarea coloanelor din tabel (Fig.37) se poate realiza i cu ajutorul riglei, ceea ce face posibil ca, odat cu operarea modificrilor n tabel, s poat fi afiate valorile numerice ale dimensiunii celulelor. Limea coloanei se stabilete pe rigl, prin deplasarea marginilor cu ajutorul mouse-ului, folosind tehnica Drag & Drop. O alt metod de modificare a limii celulelor, const n fuzionarea a dou sau mai multe celule, fie n scindarea unei celule, aceste tehnici fiind aplicate cu precdere asupra celulelor coninute n capul de tabel. Fuzionarea a dou sau mai multe celule (pe orizontal au pe vertical) se realizeaz prin comanda Merge Cells din meniul Table, cu specificaia c operaia de fuzionare trebuie precedat de selectarea celulelor respective. O operaie complementar fuzionrii este cea de scindare a unei celule din tabel prin comanda Split Cells, activat din acelai meniu Table. n fereastra de dialog Split Cells, utilizatorul va preciza n cte celule va face scindarea pe vertical (opiunea Number of columns), respectiv pe orizontal (opiunea Number of rows); n plus, exist posibilitatea ca operaia de scindare sa fie precedat de fuzionarea celulelor selectate (opiunea Merge cells before split).

n ceea ce privete dimensiunea i modul de alinierea unei celule Word, aceste setri se pot realiza prin fereastra de dialog Table Properties, deschis pe cran prin selectarea din meniul Table a comenzii cu acelai nume. Alegerea acestei opiuni se va face dup ce s-a procedat la selectarea liniei sau coloanei ale crei celule se doresc a fi redimensionate. n cazul n care, n prealabil, a fost selectat o singur celul din tabel, practic vor fi redimesionate toate celulele liniei sau coloanei ce conine celula curent. Coninutul ferestrei Table Properties se modific, dup cum se dorete setarea dimensiunii pentru o linie (fia Row), pentru o coloan (fia Column), pentru o celul (fia Cell) sau pentru ntregul tabel (fia Table). Referitor la proprietile aferente celulelor, la rubrica Size, se poate seta limea celulelor (Preferred width), msurat n centimetri sau exprimat n procente (Centimeters / Percent), opiune ce se stabilete din lista derulant a rubricii Measure in. n cadrul casetei de proprieti, rubrica Vertical alignment permite stabilirea modului de aliniere pe vertical a textului din celule, prin opiunile: Top (aliniere sus), Center (pe centru), Bottom (aliniere jos). nlimea liniei se stabilete prin opiunile cmpului de editare Row heigh is (butonul de comand Row).

At

least se va specifica o nlime minim a celulei n cmpul de editare Specify heigh, ns nlimea celulei va fi modificat automat, astfel nct coninutul acesteia s fie n ntregime vizibil

Exactly se va specifica nlimea exact a celulei (Specify heigh).


n cazul n care din caseta de dialog Table Properties se selecteaz opiunea Allow row to break across pages, practic se permite editarea coninutului unei linii, pe mai multe pagini ale documentului. n cazul tabelelor de dimensiuni mari, care se editeaz pe mai multe pagini ale documentului, se poate opta pentru afiarea rndului reprezentnd capul de tabel n partea superioar a fiecrei pagini. Pentru nceput se procedeaz la selectarea celulelor care figureaz n capul de tabel, dup care s e alege opiunea Heading Row Repeat. n alt ordine de idei, dac se dorete selectarea unui alt rnd dect cel curent, se vor aciona butoanele Previous Row (pentru rndul precedent) sau Next Row (pentru rndul urmtor). n caseta de dilaog Table Properties (meniul Table) se pot realiza o serie de setri legate de coloanele tabelului prin intermediul etichetei Column. n zona de editare Prefered width se stabilete limea coloanelor.

Proprietile la nivel de tabel sunt disponibile prin intermediul etichetei (fiei) Table. Caseta de dialog va conine opiuni ce se refer la dimensiunea tabelului, prin opiunea Prefered width, la alinierea tabelului (Alignment), fa de zona de editare sau de text (Left, Center, Right) i la efectul de nconjurare a tabelului cu text (Text wrapping). Finalizarea aspectului unui tabel presupune formatarea structurii acestuia, prin stabilirea atributelor liniilor care delimiteaz celulele tabelului i, totodat prin stabilirea culorii de fundal a unui grup de celule sau a ntregului tabel (Borders and Shading). n fereastra de dialog Table Properties, prin butonul de comand Options, se activeaz caseta de dialog Table Options, n care se pot realiza anumite setri implicite legate de: marginile celulelor din tabel (Top, Bottom, Left, Right), spaiul dintre celule (Allow spacing between cells) sau, dup caz, se poate opta pentru redimensionarea automat a celulelor, n raport de coninutul informaional al acestora (Automatically resize to fit contents). Pe de alt parte, dac tabelul depete o anumit dimensiune, devenind greu lizibil, apare necesitatea scindrii acestuia n mai multe tabele, procedura de mprire a tabelului realizndu-se n felul urmtor: se poziioneaz cursorul n interiorul tabelului i se alege comanda Split Table din meniul Table; n urma executrii acestei comenzi, linia n care se afl cursorul (linia curent) devine prima linie a celui de al doilea tabel. Pentru o mai bun organizare a datelor din tabele, se poate realiza numerotarea automat a liniilor i/sau coloanelor acestora, astfel:

Se selecteaz linia sau coloana care va fi numerotat; Se deschide caseta Bullets and Numbering din meniul Format; Se alege un format de numerotare dintre modelele predefinite ale ferestrei.

3.3 Sortarea datelor din tabel

Pentru o mai bun gestionare a datelor coninute n tabele, se poate realiza ordonarea datelor, dup anumite cmpuri care reprezint chei de sortare.
n general, ordonarea se face dup un singur cmp, iar n situaia n care cmpul cheie conine valori identice n linii diferite, trebuie s se recurg la un alt criteriu de ordonare a liniilor respective, existnd posibilitatea de definire a trei astfel de chei de sortare. Pentru a sorta coninutul celulelor dintr-un tabel, se realizeaz, pentru nceput, selectarea acestora, dup care se execut comanda Sort din meniul Table; pe ecran se afieaz caseta de dialog cu acelai nume, n care utilizatorul precizeaz cheile de sortare (la rubrica Sort by), criteriul de sortare

(alfabetic Text, numeric Number sau calendaristic Date), sensul ordonrii (cresctor Ascending sau descresctor Descending). Pentru ca n operaia de rearanjare a liniilor prin sortare s nu fie implicate celulele reprezentnd capul de tabel, n cmpul de editare My list has se va activa butonul de opiuni Header row.

3.4 Posibiliti de calcul n tabele

Procesorul de texte Word poate opera calcule n tabele, fie prin intermediul formulelor de calcul, fie apelnd la facilitile funciilor Word. O formula de calcul poate conine urmtoarele elemente:

referine celulare sau nume de cmpuri; constante numerice; operatori aritmetici (+, -, *, /) i de comparaie (<, <=, >, >=, =, <>); paranteze, pentru a stabili ordinea de execuie a calculelor.
Sintaxa general a unei formule de calcul este urmtoarea:

Referina celular este cunoscut i sub accepiunea generic de adres de celul. Pornind de la faptul c celula Word se afl la intersecia unei linii cu o coloan, adresa celulei este definit printr-o combinaie format din o liter care reprezint coloana i o cifr care semnific numrul de linie. Procesorul de texte Word are ncorporat un numr mare de funcii predefinite care, respectnd o anumit sintax, execut operaii i prelucrri specifice, fiind destinate rezolvrii unor probleme sau aplicaii ce conin elemente de calcul predefinite. Sintaxa unei funcii predefinite cuprinde urmtoarele elemente:

Argumentele unei funcii pot fi: referine celulare (adrese), nume de cmpuri (Bookmark) sau alte funcii Word, cu specificaia c elementele din sintaxa funciei nu admit caracterul spaiu (pentru delimitarea cuvintelor se utilizeaz simbolul underscor. n raport cu poziia celulelor n cadrul tabelului Word, adresele pot fi definite ca:

plaje

continue de valori, pentru celule adiacente, avnd drept coordonate liniile i coloanele aferente. Adresa este compus din referinele celulelor marginale, separate de caracterul :. Exemplu: (D2:D8). discontinue de valori pentru celule disparate, separatorul dintre adrese fiind caracterele virgul sau punct i virgul, funcie de modul cum a fost configurat i localizat sistemul (setrile regionale ale sistemului din Control Panel). Exemplu: (D3;F8;H10).

plaje

ntr-un tabel, exist mai multe posibiliti de editare a formulelor de calcul: 1. Se poziioneaz cursorul n celula de destinaie (celula n care se dorete generarea automat a rezultatului final), dup care se alege comanda Formula din meniul Table.

Pe ecran va fi afiat caseta de dialog cu acelai nume, n care utilizatorul introduce funcia i argumentele sale. Funcia utilizat n cadrul relaiei de calcul poate fi selectat din lista derulant a cmpului de editare Paste function. La rubrica Number format utilizatorul poate alege formatul de afiare a rezultatului returnat de funcie.

4.

Tehnici avansate de utilizare

4.1 Fuzionarea documentelor

Fuzionarea documentelor este o procedur automat de mbinare a informaiei (nemodificabile, de tip ablon) coninute de un document principal, cu nregistrrile unei baze de date de tip list.
Documentul principal (Main Document), potrivit destinaiei de utilizare, poate fi de mai multe tipuri:

formular

pentru scrisori circulare (Form Letters), a crui utilitate presupune diseminarea unei informaii pe arborescena unei structuri ierarhice descendente;

document pentru mesageria electronic (Mailing Labels); document de tip plic pentru coresponden (Envelopes); document
de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor elemente (persoane, adrese, telefoane, produse sau activiti).

Documentul principal, indiferent de forma sub care se regsete, poate conine alturi de text i alte entiti informaionale, cum ar fi:

cmpuri de fuziune (Merge Field); structuri de date, funcii i operaii predefinite.

Baza de date sau sursa fuzionrii documentelor se regsete sub form tabelar, ntr-un sistem omogen compatibil cu sistemul de gestiune a bazelor de date MS Access. Sursele de date pot poveni dinzt-un tabel Word, dintr-un tabel Excel, dintr-o tabel de interogare Access sau dintr-o list de adrese Outlook. Un tabel interpretat ca surs de date pentru fuziunea documentelor, conine urmtoarele elemente:

cmpuri

(Fields) sunt elemente de tip text necesare identificrii coloanelor (numele coloanelor). Cmpurile, potrivit teoriei bazelor de date mai pot fi numite rubrici, atribute sau proprieti; reprezint ansamblul valorilor afectate cmpurilor pentru un

nregistrri
obiect real.

Fuzionarea documentelor presupune mbinarea (itertiv sau selectiv) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare, cu nregistrrile sursei de date. Rezultatele fuziunii pot fi regsite, fie ntr-un nou fiier, fie pot fi listate la imprimant sau pot fi trimise ca mesaje prin pota electronic.

Crearea de scrisori circulare (Letters)

Scrisorile circulare propag (prin coresponden) o informaie la nivelul unor structuri ierarhice descendente. Pentru editarea scrisorilor circulare, pot fi parcurse urmtoarele patru etape:

crearea documentului principal; crearea


i popularea bazei de date sau deschiderea unei baze de date existente;

inserarea cmpurilor de fuziune; realizarea


efectiv a mbinrii (fuziunii) dintre documentul principal i fiecare nregistrare a sursei de date.

Editarea documentului principal

n prima etap a fuzionrii documentelor se editeaz documentul principal, ce conine informaii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor circulare. Editarea se realizeaz n mod obinuit, iar locurile n care se vor insera elementele variabile (viitoarele cmpuri de fuziune Merge Fields) vor fi completate cu spaii, sau pur i simplu nu se va ine cont pentru moment de acestea. Documentul editat poate avea atribute de formatare la nivel de caracter, paragraf sau document, poate conine anteturi, subsoluri de pagin, elemente de ncadrare, tabele, diverse obiecte inserate. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare propunem un exemplu ce ilustreaz cazul unei societi comerciale de distribuie a produselor cosmetice, care dorete s trimit scrisori circulare clienilor si, pentru a-i ntiina asupra reducerilor comerciale efectuate cu ocazia unei campanii de promovare a produselor sale. Textul documentului principal este prezentat n Fig.40. Documentul principal se poate redacta , fie direct n documentul nou deschis implicit la deschiderea Word-ului, fie prin comanda Tools Mail Merge, care are ca efect deschiderea casetei de dialog Mail Merge Helper. Prin apsarea butonului Create, utilizatorul are posibilitatea s aleag forma pe care dorete s o dea documentului principal (n cazul nostru, Form Letters). Dup alegerea formei, procesorul de texte Word solicit utilizatorului alegerea dintre opiunile: schimbarea formei alese sau editarea documentului principal ntr-un document Word nou. Prin apsarea butonului Edit i selectarea documentului curent se trece efectiv la editarea documentului principal.

Dup terminarea redactrii documentului principal, acesta se va salva cu un nume ct mai semnificativ.

Crearea sursei de date

n continuare, se activeaz comanda Tools Mail Marge care are ca efect deschiderea casetei de dialog Mail Merge Helper. Se trece la etapa a doua n realizarea scrisorii circulare, si anume la crearea bazei de date. Se execut clic pe butonul Get Data din zona Data Source. Se deschide un meniu din care se alege tipul sursei de date (se alege crearea unei surse de date cu procesorul de texte Word):

Create Data Source pentru crearea unei surse de date cu procesorul de texte Word; Open Data Source pentru deschiderea unui fiier care conine sursa de date, fie sub forma unei foi de calcul tabelar create cu produsul de calcul tabelar Excel, fie sub forma unui tabel al bazei de date creat cu aplicaia Access, fie un fisier text; Use Address Book pentru deschiderea unei liste cu persoane de contact, creat cu aplicaia Outlook.

Se deschide caseta de dialog Create Data Source, care va permite crearea unei surse de date pornind de la formatul standard pus la dispoziie de Word. Formatul standard conine mai multe cmpuri de date (coloane de tabel) ce sunt afiate n lista Field names in header row i care reprezint structura sursei de date. Asupra structurii sursei de date se pot executa urmtoarele operaii: tergerea unui cmp din lista de cmpuri. Se selecteaz un cmp din list i se execut clic pe butonul Remove Field Name. n acest mod se pot nltura pe rnd toate cmpurile definite n structura standard. Adugarea de noi cmpuri. Se scrie numele noului cmp n caseta de text Field Name i se acioneaz butonul Add Field Name sau se apas tasta Enter de pe tastatur. Stabilirea ordinii cmpurilor din list. n funcie de frecvena de apariie n coresponden a cmpurilor cu informaii variabile, se poate stabili prioritatea cmpurilor mutndu-le n list. Pentru aceasta se selecteaz cmpul n list i n grupul de butoane Move se execut clic pe butonul corespunztor sensului de mutare n list, pn cnd se aduce cmpul n poziia dorit.

Dup ce s-a terminat construcia structurii bazei de date, se execut clic pe butonul OK. Se va deschide caseta de dialog Save as n care se va scrie numele fiierului n care se va salva sursa de date i se execut clic pe butonul Save. n caseta de dialog care se deschide vor fi afiate dou butoane: Edit Data Source pentru editarea sursei de date i Edit Main Document pentru editarea documentului principal. Se execut clic pe butonul Edit Data Source pentru crearea sursei de date n care se vor completa fiecare cmp pentru o nregistrare. Se pot executa urmtoarele operaii: Adugarea unei nregistrri la sursa de date. Se vor completa cmpurile corespunztoare cu date despre un nou destinatar dup care se execut clic pe butonul Add New. Cutarea unei nregistrri dup poziia sa n list. Se folosesc controalele Record (butonul First Record prima nregistrare, butonul Previous Record nregistrarea anterioar, butonul Next Record urmtoarea nregistrare, butonul Last Record ultima nregistrare) i caseta de text n care se poate scrie numrul nregistrrii. Cutarea unei nregistrri dup coninut. Se execut clic pe butonul Find i se deschide o caset de dialog Find n Field. Se alege din lista derulant In Field numele cmpului folosit n criteriul de cutare i n caseta de text Find What se scrie irul de caractere cutat. tergerea unei nregistrri din list. Se caut nregistrarea folosind una dintre metodele prezentate i apoi se execut clic pe butonul Delete. Refacerea unei nregistrri terse. Se execut clic pe butonul Restore. Vizualizarea aspectului documentului. Se execut clic pe butonul View Source i se va afia documentul corespunztor destinatarului selectat. Dup ce se termin completarea listei se execut clic pe butonul OK.

Inserarea cmpurilor de fuziune n documentul principal Etapa urmtoare n realizarea fuzionrii documentelor const n inserarea cmpurilor pentru combinare n documentul principal. Mai nti trebuiesc identificate butoanele barei cu instrumente Mail Merge Helpner: 1. Insert Merge Field 2. Insert Word Field

3. View Merge Data 4. First Record 5. Previous Record 6. Goto Record 7. Next Record 8. Last Record 9. Mail Merge Helpner 10.Check for error 11.Merge to New Document 12.Merge to Printer 13.Start Mail Merge 14.Find Record 15.Edit Data Source Se poziioneaz cursorul n documentul principal n poziia n care se dorete inserarea cmpul pentru fuzionare i se execut clic pe butonul Insert Merge Field. Se deschide o list cu cmpurile din structura definit din care se alege cmpul pe care se dorete a se insera. Se repet acest operaie cu fiecare cmp de fuziune pe care trebuie s-l inserm n documentul principal. Aceste cmpuri de fuziune se pot formata (se pot alege fonturile, dimensiunea acestora, stilul, etc.).

Fuziunea documentului principal cu sursa de date

Se execut clic pe butonul Start Mail Merge din bara cu instrumente sau se activeaz comanda Tools Mail Merge, iar n fereastra Mail Merge Heplner se acioneaz asupra butonului Merge de la rubrica Merge the data with the document. Se va deschide caseta de dialog Merge ilustrat n Fig.44.

Din lista derulant de la rubrica Merge to se alege destinaia: New Document (documentul obinut n urma fuzionrii se salveaz ntr-un fiier nou pe disc), Printer (documentul obinut se tiprete la imprimant) sau Electonic Mail (documentul obinut este salvat n cutia potal pentru a fi expediat prin pota electronic). Documentul potal se poate expedia tuturor destinatarilor din list sau numai unora dintre ei. Exist urmtoarele opiuni: Documentul este expediat tuturor destinatarilor se activeaz butonul All. Documentul este expediat unui grup de destinatari nregistrai secvenial n list. Definirea grupului presupune activarea butonului From i scrierea n caseta de text From a numrului de ordine al primului destinatar din grup i n caseta de text To numrul de ordine al ultimului destinatar din grup. Documentul este expediat unui grup de destinatari identificai pe baza unui criteriu de filtrare. Se execut clic pe butonul Query Options. Se deschide caseta de dialog care conine dou seciuni: Filter Records pentru construirea criteriului de filtrare i Sort Records pentru construirea unui criteriu de sortare a destinatarilor din list (criteriul poate fi construit pe baza a trei cmpuri cheie). Criteriul de filtrare poate fi format din mai multe condiii legate prin operatorul logic And sau Or (se alege din lista derulant din prima coloan). Condiia se construiete cu controalele de pe un rnd: din lista derulant Field se alege numele cmpului, din lista derulant Comparison se alege operatorul relaional i n caseta de text Compare to se scrie valoarea cu care se compar.

Prin acionarea butonului Merge se concretizeaz fuzionarea documentului principal cu sursa de date. Dac a fost aleas opiunea New Document va rezulta un document nou care va avea attra pagini cte nregistrri are sursa de date.

4.2 Machete sau modele de documente

Procesorul de texte Word ofer multiple faciliti de machetare a documentelor, acestea devenind apte unei exploatri semiautomate. Astfel, se pot crea machete sau abloanede contracte, scrisori de ofert, diferite comenzi, chestionare, fie de nscriere, etc.. Procesorul de texte Word folosete n acest scop o serie de documente model sau ablon (template) care cuprind, pe de o parte, un text tip, nemodificabil, unde utilizatorul nu are acces, iar pe de alt parte, conin o serie de elemente variabile, personalizate.

n acest mod, Word creaz machete de documente pe care utilizatorii le pot completa, n mod interactiv, prin intermediul unor cmpuri speciale, numite cmpuri machet (form fields). Aceste cmpuri reprezint locaii ntr-o machet interactiv pe care utilizatorii le completeaz cu diferite informaii, i anume: date de tip ir de caractere, date numerice, informaii de tip dat calendaristic, formule de calcul, liste derulante. n alt ordine de idei, inserarea unui cmp machet se poate face ntr-un paragraf text, ntr-o celul a unui tabel, sau ntr-un cadru. Procesorul de texte Word furnizeaz trei categorii de cmpuri machet:

cmpuri text; cmpuri caset de selectare; cmpuri de tip list vertical (list derulant).

Prin intermediul cmpurilor machet se pot controla intrrile de date, astfel: se poate specifica o intrare implicit pentru un cmp, se poate defini o list derulant din care utilizatorul poate selecta anumite intrri (opiuni), se poate aplica un format de afiare pentru intrrile de date. Pe de alt parte, pentru ca utilizatorii s fie asistai pe parcursul exploatrii machetei interactive la completarea cmpurilor, se poate opta pentru afiarea unui mesaj de ajutor; aceste mesaje se gsesc sub forma unor texte explicative plasate, fie n partea inferioar a ecranului Word, pe bara de stare, fie ntr-o caset de dialog ce va fi afiat pe ecran la acionarea tastei F1. n plus, cmpurile machet permit specificarea unei macroinstruciuni care va fi executat automat, fie la intrarea, fie la ieirea cursorului dintr-un cmp machet. Tehnica de realizare a unui ablon presupune urmtoarele etape: A. B. Pentru realizarea unui ablon, se selecteaz comanda New din meniul File. Se activeaz fereastra de dialog New unde se alege opiunea Blank Document; se solicit generarea unui nou ablon prin activarea butonului Template din rubrica Create New (Fig.46).

C.

Se stabilete corpul machetei (documentul tip); n aceast etap se introduce textul, se aplic atributele de formatare a caracterelor, a paragrafelor, se stabilete antetul i subsolul de pagin, se insereaz tabele sau diferite obiecte grafice. Se poziioneaz punctul de inserare n locaia unde trebuie s se tasteze sau s se selecteze informaii, dup care se procedeaz la inserarea cmpurilor machet i stabilirea proprietilor ataate acestora.

D.

E.

Pentru uurina definirii abloanelor (machetelor) se utilizeaz bara de instrumente Forms (View Toolbars) care conine urmtoarele butoane de comand ce permit definirea cmpurilor coninute de machet: a) b) c) definirea unui cmp machet text (Text Form Field); definirea unui cmp machet de selectare (Check Box Form Field); definirea unui cmp machet cu list derulant (Drop-Down Form Field); stabilirea proprietilor ataate cmpurilor machet (Form Field Options); desenarea unui tabel personalizat (Draw Table); inserarea unui tabel (Insert Table); adugarea n machet a unui cadru (Insert Frame); aplicarea unui efect de umbrire a cmpurilor machet (Form Field Shading); protejarea machetei (Protect Form).

d)

e) f) g) h)

i)

Pentru definirea unui cmp machet text se acioneaz butonul Text Form Field care permite crearea a ase tipuri de cmpuri machet, parametrabile n caseta de dialog Text Form Field Options, prin cmpul de editare Type.

Regular text este opiunea implicit care permite inserarea unui ir de caractere; dac se dorete ca o intrare text s devin implicit, se completeaz caseta Default Text cu valoarea respectiv. Totodat, asupra textului coninut de cmpul machet se pot aplica comenzi de formatare, prin care se stabilete modalitatea de editare a textului (caseta de selectare Text Format):

Uppercase scrierea cu majuscule Lowercase scrierea cu minuscule First capital prima liter majuscul, restul minuscule

Title case prima liter a fiecrui cuvnt majuscul, restul minuscule.

Number determin o intrare numeric; formatele numerice pe care Word le poate aplica datelor numerice, se regsesc n cmpul de editare Number Format (numr de zecimale, separator de mii, procente, format monetar etc.) Date permite o intrare de tip dat calendaristic pentru care se poate selecta un anumit tip de afiare din lista derulant a casetei Date Format. Formatul datei conine abloane pentru specificarea zilei (d), a lunii (m) i a anului (y). Current Date determin intrri pentru data i ora curent a sistemului. Calculation permite crearea unui cmp machet ce conine o formul de calcul. n situaia n care utilizatorul selecteaz opiunea Calculation pentru efectuarea unui calcul, n caseta de dialog Text Form Field Options va fi afiat cmpul de editare Expression care permite introducerea formulei de calcul. Aceasta din urm poate s conin i expresia de calcul a unei funcii predefinite. n cadrul formulei se pot utiliza, fie adrese de celule, fie numele Bookmark al acestora. Pentru acele cmpuri numerice sau cmpuri calculate care particip ulterior la o formul de calcul, se activeaz rubrica Calculate on exit care permite actualizarea rezultatelor. Indiferent de tipul cmpului machet, pentru ca acesta s fie disponibil n momentul completrii machetei interactive, rubrica Fill-in enabled trebuie, n mod obligatoriu, s fie selectat. Pe de alt parte, lungimea unui cmp machet poate fi restricionat la o anumit valoare, prin precizarea unei dimensiuni maxime a acestuia, la cmpul de editare Maximum Lenght.

Utilizarea cmpurilor machet tip caset de selectare

Aceast facilitate devine operaional prin butonul de comand Check Box ofer posibilitatea de a defini un grup de casete de selectare, reprezentnd mai multe opiuni aferente unei aciuni. Configurarea casetei de selectare (Fig.48) se realizeaz prin apelarea proprietilor ataate acesteia, prin intermediul casetei de dialog Check Box Field Options. Cmpul de editare Check Box Size are dou butoane de opiuni: Auto permite crearea unei casete de selectare avnd aceleai dimensiuni cu textul; Exactly permite specificarea unei valori exacte privind dimensiunea casetei de selectare. Prin rubrica Default Value utilizatorul poate opta pentru selectarea implicit a casetei (butonul de opiuni Checked).

Utilizarea cmpurilor machet tip list derulant

n machetele interactive se utilizeaz cmpuri machet verticale pentru a prezenta utilizatorului o list de elemente din care acesta s fac o selecie. Pentru crearea unei liste derulante ntr-un ablon se acioneaz butonul de comand , apoi se apeleaz caseta de proprieti Drop-Down Form Field Options. n cmpul de editare Drop-Down Item se tasteaz succesiv elementele care vor figura printre opiunile listei derulante (n rubrica Items in Drop-Down List). n caseta de dialog ilustrat n Fig.49, utilizatorul poate opta pentru o reorganizare a listei derulante, folosind cele dou butoane de deplasare, Move Up i Move Down, care permit rearanjarea opiunilor n list. Pe de alt parte, pentru ca n momentul completrii machetei lista derulant s poat fi accesat, este necesar selectarea (marcarea) rubricii Drop-Down Enabled.

Crearea i editarea mesajelor de ajutor pentru un cmp machet

Pentru a defini un text de ajutor pentru un cmp machet se parcurg urmtoarele etape:

se

apeleaz proprietile unui cmp machet, fie prin executarea unui dubluclic pe acel cmp cruia i se va ataa un text de ajutor, fie prin acionarea butonului Form Field Options de pe bara de instrumente Forms; acioneaz butonul de comand Add Help Text aferent casetei de proprieti;

se

se

deschide caseta de dialog Form Field Help Text care conine trei butoane de opiuni. Astfel, pentru a defini un mesaj de ajutor, se introduce textul respectiv n caseta activat de butonul Type zour own; se dorete ca mesaj de ajutor o anumit informaie coninut n glosar, se selecteaz opiunea Auto Text Entry i se alege din list elementul dorit. Pentru a dezactiva mesajele de ajutor se selecteaz opiunea None.

dac

Textul explicativ ataat unui cmp machet va fi operaional numai n momentul completrii machetei i va fi afiat, dup caz, pe bara de stare (butonul Status Bar), sau ntr-o caset de dialog, activat prin acionarea tastei funcionale F1 (butonul Help Key F1).

Executarea macroinstruciunilor n cmpurile machet

Procesarea unei machete presupune efectuarea unei succesiuni de operaii care, de cele mai multe ori, se execut n mod repetat. Pornind de la acest considerent, se impune necesitatea automatizrii unor operaii uzuale pentru a evita redundana executrii lor. Acest lucru se poate realiza prin intermediul macroinstruciunilor care se construiesc prin nregistrarea secvenelor de operaii ntr-o zon de memorie i atribuirea unui nume zonei respective. Macroinstruciunile pot actualiza cmpuri, pot valida datele introduse n cmpurile machet sau pot realiza o serie de alte sarcini. Pentru a exemplifica aceast facilitate, se poate ataa ultimului cmp al ablonului (cmp Regular Text) o macroinstruciune care s execute automat previzualizarea machetei, dup ce aceasta a fost completat n mod interactiv de ctre utilizator. n prim instan se realizeaz o macroinstruciune pentru comanda Print Preview, apoi aceasta va fi ataat cmpului machet. Practic, orice macroinstruciune salvat n ablonul machetei poate fi executat automat, atunci cnd prompterul de inserare intr (Entry)sau iese (Exit) dintr-un cmp machet. F. Pentru ca macheta s fie operaional, este necesar ca documentul s fie protejat, fie prin acionarea butonului Protect Form de pe bara de instrumente Forms, fie prin introducerea opional a unei parole care s protejeze macheta la modificare (din meniul Tools se selecteaz comanda Protect Document).

n fereastra Protect Document se selecteaz ce anume se dorete a fi protejat (Tracked changes, Comments sau Forms) iar n caseta de editare Password (optional) se introduce parola. La apsarea butonului OK se deschide caseta de dialog Confirm Password in care se solicit repetarea parolei. n aceast ultim caset, utilizatorul este avertizat asupra faptului c, n caz de pierdere (uitare) a parolei, aceasta nu mai poate fi recuperat. Totodat este atras ataenia utilizatorului asupra faptului c parola este case-senzitive (este sesizat diferena ntre literele majuscule i minuscule). G. n ultima etap, se salveaz i se nchide documentul de tip ablon. La salvarea machetei, procesorul de texte Word va propune, n mod automat, extensia fiierului (.dot) i locaia unde acesta va fi amplasat (folderul Templates). De altfel, n folderul Templates, Word dispune de abloane pentru machete uzuale (de afaceri).

5.

Personalizarea interfeei cu utilizatorul i configurarea opiunilor Word

5.1 Personalizarea combinaiilor de taste

meniurilor,

barelor

de

instrumente

Microsoft Word, ca de altfel ntreg pachetul de aplicaii Office, se remarc prin flexibilitatea deosebit n ceea ce privete interfaa cu utilizatorul. Unele faciliti ce in de ergonomia spaiului de lucru, precum tractarea barelor de instrumente n alt poziie a ecranului sau ascunderea acestora, sunt evidente chiar i pentru neiniiai. Pe lng acestea, exist posibilitatea eficientizrii operaiilor prin modificarea meniurilor, a barelor de instrumente i a scurtturilor de la tastatur existente i chiar posibilitatea crerii unora noi. Integrarea macroinstruciunilor n aceste elemente de interfa constituie un avantaj n plus. Toate operaiunile privind personalizarea interfeei programului Word se realizeaz prin intermediul casetei Customize (Fig.50) care poate fi apelat din meniul Tools Customize (o metod mai rapid de a accesa caseta Customize este efectuarea unui clic-dreapta cu mouse-ul pe oricare dintre meniurile sau barele de instrumente disponibile i selectarea opiunii Customize).

5.1.1 Stabilirea barelor de instrumente ce vor fi vizibile

Selectnd eticheta Toolbars din caseta Customize se pot stabili barele de instrumente ce urmeaz s fie afiate n spaiul de lucru. De exemplu, n Fig.51, utilizatorul a optat pentru instrumentele standard, instrumentele de formatare, bara de instrumente Drawing i bara Forms. Aceeai operaiune se poate realiza, relativ mai simplu, prin intermediul meniului View Toolbars sau efectund clic-dreapta pe oricare dintre barele disponibile (Fig.52).

5.1.2 Crearea unei bare de instrumente personalizate

Pentru a crea o nou bar de instrumente este necesar parcurgerea urmtoarelor etape: 1. Se va selecta eticheta Toolbars i se va apsa butonul New n caseta Customize. n caseta de dialog New Toolbar (Fig.53) vom tasta numele pentru noua bar i, din lista Make Toolbar available to, vom selecta Normal.dot, dac dorim ca bara de instrumente s fie disponibil pentru toate documentele ce vor fi deschise n viitor, sau numele fiierului activ n cazul n care noua bar va fi salvat cu acest fisier i va fi specific acestuia. Dup efectuarea operaiilor specificate la punctul anterior, pe ecran va fi vizibil o nou bar de instrumente cu numele specificat de utilizator. Pentru a aduga butoane n aceast bar se va selecta eticheta Commands, se alege din prima list categoria din care face parte comanda dorit i, din lista Commands, vom tracta cu mouse-ul respectiva comand n noua bar de instrumente. Repetm instruciunile de la punctul 3 pn adugm n bar toate butoanele dorite i apoi se execut clic pe butonul Close.

2.

3.

4.

n Fig.54 este prezentat o bar personalizat pentru formatri la nivel de font. Este permis accesul rapid la diferite tipuri de fonturi, scrierea cu indice i exponent, mrirea i micorarea fonturilor precum i transformarea majusculelor n litere mici sau invers.

5.1.3 Adugarea de noi meniuri n ceea ce privete personalizarea meniurilor exist posibilitatea adugrii de meniuri derulante n barele de instrumente, n barele de meniuri deja existente sau n interiorul unui alt meniu (adugarea de submeniuri). Adugarea de noi meniuri n Microsoft Word presupune parcurgerea urmtoarelor etape: 1. Se va deschide caseta Customize (Tools Customize) i se va selecta eticheta Commands. Din lista Categories se va selecta New Menu i se va tracta noul element n poziia dorit. Dac dorim inserarea de submeniuri vom tracta butonul New Menu deasupra meniului cruia dorim s-i crem un submeniu i acesta se va expanda automat permind inserarea. Se va atribui un nume pentru noul element executnd un clic-dreapta asupra lui i completnd denumirea n caseta Name din meniul contextual. Dac dorim s putem accesa meniul printr-o comand rapid de la tastatur, vom plasa caracterul & naintea literei din nume ce va fi utilizat pentru accesul rapid. De exemplu, pentru a putea apela un meniu numit Macrouri prin combinaia de taste ALT+M vom completa caseta Name: &Macrouri. Literele utilizate n scurtturi de la tastatur sunt afiate subliniat n cadrul meniurilor. Vor fi adugate, pe rnd, toate comenzile dorite n noile meniuri prin tractarea acestora din lista Commands a casetei Customize. Dac dorim gruparea pe submeniuri, se va tracta n cadrul meniului un nou element New Menu. Se nchide caseta Customize efectund clic pe butonul Close. 5.1.4 Crearea de butoane i meniuri pentru comenzile macro

2.

3.

4.

5.

Inserarea unor elemente personalizate pentru a accesa macroinstruciunile inregistrate se realizeaz la fel ca i pentru celelalte comenzi (vezi paragrafele anterioare), prin tractarea acestora din caseta Customize n poziia dorit. Este necesar doar s fie selectat eticheta Commands i aleas opiunea Macros din lista Categories pentru a avea acces la toate macrocomenzile disponibile.

5.1.5

Modificarea barelor de instrumente i meniurilor

Putem aduce modificri privind amplasamentul, coninutul i aspectul att pentru meniurile i barele de instrumente standard ale Microsoft Word ct i pentru cele definite de utilizator.

Pentru

a redenumi sau a terge o bar de meniuri sau instrumente o selectm n cadrul listei de pe pagina Toolbars a casetei Customize i efectum, dup caz, clic pe butonul Rename sau Delete (nu pot fi redenumite sau terse dect barele create de utilizator). a aduga noi elemente la un meniu sau la o bar de butoane se deschide caseta Customize, se selecteaz eticheta Commands, din lista Categories se alege grupul de comenzi dorit i, din lista Commands, se tracteaz cu mouse-ul respectiva comand n poziia dorit (n momentul tractrii butonului deasupra unei bare sau a unui meniu, ntre butoanele acesteia apare un separator ce indic locul unde va fi inserat noul obiect).

Pentru

Pentru a nltura un buton sau un element de meniu de pe suprafaa de lucru


se apeleaz Tools Customize i se tracteaz cu mouse-ul respectivul element n afara meniului sau barei ce l conine. Aceast operaiune se poate realiza i fr a afia caseta Customize, innd apsat tasta ALT i tractnd butonul pe care dorim s-l nlturm n exteriorul barei de instrumente. Dac, dup ce am efectuat modificri, dorim s revenim la configuraia standard a unei bare de instrumente, putem selecta respectiva bar n pagina Toolbars, a casetei Customize i apsa butonul Reset. n cazul n care am nlturat, din greeal, meniul Tools putem accesa caseta Customize efectund clicdreapta pe una din barele afiate. Pentru alte opiuni privind aspectul i comportamentul elementelor de interfa se poate selecta pagina Options din caseta Customize (Fig.55). n seciunea Personalized Menu and Toolbars se poate specifica dac se dorete ca barele de instrumente Standard i Formatting s fie afiate pe rnduri diferite i dac utilizatorul dorete ca meniurile s fie deschise implicit cu toate opiunile vizibile (Show full menus) n seciunea Other se poate selecta efectul de animaie realizat la deschiderea unui meniu (din lista derulant Menu animations).

5.1.6

Personalizarea combinaiilor de taste

Microsoft Word pune la dispoziia utilizatorilor o serie de scurtturi de la tastatur prestabilite pentru accesarea rapid a comenzilor. O parte dintre aceste combinaii de taste sunt afiate chiar n cadrul meniurilor (de exemplu, CTRL+S pentru salvarea documentelor, CTRL+P pentru tiprirea la imprimant, etc.). Utilizatorii au posibilitatea s atribuie propriile combinaii de taste pentru unele aciuni prin intermediul ferestrei Tools Customize, apsnd butonul Keyboard. n fereastra Customize Keyboard (Fig.56) putem selecta o categorie de comenzi din lista Categories pentru a alege instruciunea dorit din lista Commands. Automat n caseta Current Keys vor fi afiate scurtturile de la tastatur existente pentru respectiva comand. Pentru a seta o nou scurttur de la tastatur ne vom plasa n caseta Press new shortcut key i vom apsa tastele dorite (sunt acceptate combinaii ale tastelor CTRL i ALT cu celelalte taste). n cazul n care combinaia este deja atribuit unei alte comenzi, vom fi avertizai printr-un text afiat deasupra casetei Description (dac ignorm acest lucru, combinaia de taste va funciona doar pentru ultima comand creia i-a fost asociat). Pentru a valida atribuirea combinaiei de taste trebuie apsat butonul Assign. Combinaia va avea efect pentru toate fiierele ce vor fi deschise cu Word dac n lista Save changes in selectm Normal.dot, sau va fi specificat documentul activ dac alegem numele acestuia. Butonul Remove permite renunarea la combinaia de taste de la tastatur selectat n lista Current keys, iar butonul Reset All elimin toate scurtturile de la tastatur create de utilizatori, restabilind setrile iniiale ale Microsoft Word.

5.2 Options

Configurarea Microsoft Word prin intermediul casetei

Pe lng facilitile personalizrii elementelor de interfa prin crearea de noi meniuri i bare de instrumente, utilizatorii Word au posibilitatea configurrii unor

aspecte diverse privind, printre altele, modul de vizualizare, editare i tiprire a documentelor prin intermediul casetei Options apelabil din meniul Tools Options.

Dup cum se poate observa n Fig.57, coninutul casetei Options se poate schimba n funcie de eticheta selectat n partea superioar, opiunile de configurare fiind grupate dup funcionalitate pe mai multe pagini. Deoarece o parte din aceste opiuni, precum cele de salvare a documentelor, au fost deja tratate n subcapitolele precedente, vom prezenta n continuare principalele opiuni privind vizualizarea, editarea, tiprirea i coreciile ortografice ce pot fi configurate prin intermediul casetei Options.

Opiuni generale (General) Background Are ca efect repaginarea automat a documentelor n repagination timpul editrii (caseta nu poate fi accesat n modul de afiare Page Layout cnd repaginarea este implicit) Blue background, Afieaz documentul cu fonturi albe pe fundal albastru white text Provide feedback with Adaug efecte sonore evenimentelor ce survin n timpul sound editrii. Aceast opiune este condiionat de dotarea sistemului cu o plac de sunet Provide feedback with Provoac animarea cursorului la diverse aciuni Word animation precum documentelor Confirm conversion at Ofer posibilitatea selectrii convertorului ce va fi Open utilizat la deschiderea unui document creat ntr-o alt aplicaie dect Word. Dac aceast opiune nu este selectat, Word va alege filtrul de conversie potrivit n mod automat Update automatic Actualizeaz de fiecare dat la deschiderea links at Open documentului informaiile ce presupun legturi la alte fiiere Mail as attachment Word permite transmiterea documentelor prin pota electronic (File Send To Mail Recipient). Dac selectm aceast opiune fiierele vor fi ataate unui email. n caz contrar coninutul documentului va fi transmis editorului din programul de pot electronic. Recently used file list Seteaz numrul ultimelor fiiere deschise pe care Word le va memora n partea inferioar a meniului File Help for Wordperfect Activarea sistemului de asisten pentru utilizatorii users familiarizai cu editorul Wodperfect Navigation keys for Schimb funciile tastelor de deplasare n pagin dup Wordperfect users modelul programului Wordperfect Measurement units Ofer posibilitatea setrii unitii de msur n Microsoft Word Show pixels for HTML Afiare pixeli pentru caracteristici HTML stabilete

Opiuni generale (General) features unitatea de msur la nivel de case de dialog ca pixel Web Options Stabilete opiunile pentru modul n care documentul va arta la vizualizarea sa cu un browser de Web E-mail Options Stabilete opiunile pentru trimiterea i recepionarea mesajelor de pot electronic create cu Word. Se poate seta o semntur automat, dimensiunea implicit a fonturilor, etc.

Pagina Edit a casetei Options (Fig.58) prezint dou seciuni: Editing Options ce configureaz setrile referitoare la editare i Click and type prezint setri privitoare la stilurile implicite ce vor fi utilizate.

Opiunile pentru editare (Edit) n mod implicit aceast opiune este selectat i ceea ce Typing replaces selection se tasteaz n momentul n care exist un bloc de text selectat l nlocuiete pe acesta. Dezactivnd opiunea, textul tastat este inserat naintea seleciei. Drag-and-drop text Activarea acestei opiuni permite copierea sau mutarea editing unei selecii prin tractare cu mouse-ul. Prin dezactivarea opiunii se realizeaz doar expandarea zonei selectate. Use the INS key for Schimb funcionalitatea tastei Insert, oferindu-i rolul de paste inserare a coninutului Clipboard-ului. Overtype mode Textul tastat va nlocui textul existent la dreapta. n momentul selectrii acestei opiuni n bara de stare va deveni activ textul OVR Use smart cursoring Precizeaz dac punctul de inserare n document se va deplasa odat cu derularea ferestrelor documentului Auto-Keyboard switching Schimbarea setrilor de limb ale tastaturii n funcie de limba n care este tastat textul ntr-o anumit zon din document. When selected, La selectarea unui cuvnt (se efectueaz dublu-clic pe automatically select cuvnt) va fi selectat automat tot cuvntul, inclusiv spaiul entire word care i urmeaz.

Pagina View a casetei Options cuprinde opiuni prin care se poate configura modul de afiare a textului pe ecran, a marcajelor de informare i a elementelor din interfaa Word (cum ar fi barele de defilare). Pagina View a casetei Options (Fig.59), este mprit m patru seciuni:

Show conine opiuni de afiare Formatting marks opiuni privind marcajele de formatare Print
and Web Layout opiuni privind aspectul documentelor salvate pentru Web i opiuni de imprimare and Normanl Options opiuni specifice modurilor de vizualizare Outline i Normal.

Outline

Opiunile pentru vizualizare (View) Opiuni pentru determinarea elementelor ce vor fi afiate Activeaz apariia la ecran sau la imprimant a textelor evideniate. Highlight Bookmarks Afieaz marcajele documentului ntre paranteze drepte. Acestea nu apar la imprimare, ci numai la ecran. Status bar Face vizibil bara de stare a Microsoft Word. Aceasta este plasat n partea inferioar a ecranului i furnizeaz explicaii contextuale, dar i informaii despre starea curent a documentului (numrul paginii, distana n centimetri de la nceputul paginii pn la locul unde se afl punctul de inserare, numarul rndului i al coloanei la care se afl punctul de inserare). Screen Tips Permite sau inhib afiarea interactiv a comentariilor n momentul deplasrii mouse-ului deasupra textului. Animated text Permite sau inhib afiarea efectelor de animaie n cazul existenei acestora. Horizontal scroll Afieaz bara de derulare orizontal. bar Vertical scroll Afieaz bara de derulare vertical. bar

Opiunile pentru vizualizare (View) Picture Afieaz un chenar n locul graficelor din interiorul documentelor. placeholders Este o opiune util n cazul documentelor voluminoase permind o derulare mai rapid a ecranelor. Field codes Afieaz codul n locul rezultatelor pentru cmpuri (se poate comuta ntre cele dou moduri i de la tastatur prin combinaia ALT+F9). Field shading Permite adugarea unui efect de umbrire asupra rezultatelor cmpurilor din document pentru a le face mai uor de identificat.

Afiarea marcajelor de formatare


Tabs characters Spaces Paragraph marks Hidden text Optional hyphenes Afieaz semnele specifice tabulatorilor. Afieaz semnele specifice spaiilor. Afieaz semnele specifice sfritului de paragraf. Face vizibil textul formatat ca text ascuns afindu-l cu subliniere punctat. Afieaz cratimele opionale care au menirea de a despri textul n silabe n cazul n care este necesar la sfritul linie o desprire n silabe. Cratimele opionale nu se imprim dect n situaia n care cuvntul este realmente desprit n silabe, caz n care acestea sunt imprimate ca nite cratime obinuite. Afieaz toate marcajele de formatare prezentate mai sus.

All Drawings

Opiuni pentru afiare n modurile Print layour i Web layout


Permite vizualizarea obiectelor grafice (WordArt, ClipArt) n modul de afiare Print Layout. Opiunea poate fi deselectat dac se dorete afiarea mai rapid a documentelor n caest mod. Object anchors Afieaz pictogramele ancorelor care indic punctul din document n care sunt ancorate obiecte. Text boundaries Afieaz linii punctate la marginile delimitatoare ale paginilor i a coloanelor de text din vecintatea imaginilor. Vertical ruler Pune la dispoziia utilizatorilor rigla din partea stng a ferestrei. Este necesar ca n meniul View s fie selectat opiunea Ruler.

Opiuni de vizualizare pentru modurile Outline i Normal


Wrap to window Aranjeaz textul n cadrul ferestrei facndu-l mai uor de citit. Draft font Simplific afiarea formatelor caracterelor doar la italic i subliniat i a imaginilor la casete goale n vederea accelerrii afirii documentelor care au dimensiuni considerabile. Style area width Afieaz zona de stil n care arat numele stilurilor aplicate la stnga textului.

Opiunile privind coreciile ortografice i gramaticale (Spelling & Grammar)

Opiuni privind coreciile ortografice


Check spelling as Permite verificarea ortografic i marcarea erorilor imediat ce you type cuvntul a fost tastat. Hide spelling Inhib marcarea cu o linie roie a erorilor ortografice la tiprirea

Opiunile privind coreciile ortografice i gramaticale (Spelling & Grammar) errors in this documentului. document Always suggest Activeaz procedura de sugerare automat a cuvntului corect n corrections timpul unei operaii de verificare. Suggest from main Restrnge aria de cutare a variantei corecte a cuvintelor doar la dictionary only dicionarul principal. Ignore words in n timpul verificrii ortografice sunt ignorate cuvintele scrise cu UPERCASE majuscule. Ignore words with Permite exceptarea de la verificarea ortografic a cuvintelor ce numbers conin cifre. Ignore Internet Permite ignorarea adreselor de e-mail, anumelor de fiiere i a and file address site-urilor de Web n timpul verificrii ortografice. Custom Specific dicionarul activ i permite adugarea de noi disionare. Dictionaries

Opiuni privind coreciile gramaticale


Check grammar as you type Hide grammatical errors in this document Check grammar with spelling Show readability statics Writing styles Permite verificarea gramatical i marcarea erorilor imedita ce cuvntul a fost tastat. Renun la marcarea automat a greelilor gramaticale.

Activeaz verificarea gramatical mpreun cu cea ortografic. Dezactiveaz afiarea raportului privitor la corectitudinea documentului afiat n urma verificrii gramaticale. Indic corectorului automat ce tip de limbaj a fost adoptat pentru redactarea documentului. Putem opta pentru limbaj formal, informal, tehnic, abordarea corectorului fiind diferit de la caz la caz.

Opiunile privind identitatea utilizatorului (User information) Name Permite modificarea numelui utilizatorului (acest nume va vizualizarea proprietilor fiierului). Initials Permite specificarea iniialelor ce vor nsoi comentariile Initials). Mailing Permite specificarea adresei de e-mail a utilizatorului address eventualii cititori ai documentulor s o poat regsi n proprieti a documentului.

fi afiat la (n caseta pentru ca caset ade

File location (Amplasare fiier) File types / Afieaz lista locaiilor implicite de stocare i calea de cutare Location pentru documente, abloane, fiiere de recuperare i instrumente. Se poate executa dublu-clic pe oricare dintre rndurile afiate n lista Location pentru a edita calea respectiv. Modify Modific locaiile implicite i calea de cutare a elementului selectat din lista Location (Fig.60)

Indiferent daca scopul dumneavoastra este de a deveni un expert numai intruna dintre aplicatiile suitei Microsoft Office XP sau de a le cunoaste pe toate , ar trebui sa parcurgeti cel putin superficial aceasta sectiune . Ea contine informatii despre modul in care sa realizati sarcini esentiale pentru toate aplicatiile Office, cum ar fi , de exemplu, sa deschideti sis a salvati fisiere sau sa editati text. Dupa ce v-ati familiarizat cu aceste sarcini esentiale, veti fi in stare sa folositi cunostintele dobandite in oricare aplicatie din suita Microsoft Office , deoarece toate partajeaza meniuri, bare de instrumente si proceduri comune .

Alegerea din meniuri si bare de instrumente

Bara de meniuri se afla imediat sub bara de titlu, in partea superioara a oricarei ferestre de program. Puteti da click pe denumirile aflate pe bara de meniuri pentru a deschide meniuri de comenzi sau optiuni. Un element din meniu care este insotit de o sageata are un submeniu cu mai multe optiuni. Pozitionati cursorul mouse-ului pe elemental meniului, pentru a deschide un submeniu. Pentru a alege dintr-un meniu dati click pe denumirea lui si apoi dati click pe elementul din meniu.

Meniurile din programele Office pot fi comprimate pentru a prezenta doar elementele utilizate frecvent. In aceste cazuri , ultima optiune dintr-un meniu comprimat

Formatarea obiectelor

Puteti formata text, selectandu-l si dand click pe un buton aflat pe bara Formatting sau elegand o comanda din meniul Format. Puteti formata alte obiecte utilizand aceiasi tehnica. Selectati obiectul, apoi alegeti o comanda pentru formatare. Pentru a selecta si formata un obiect :

1. Selectati obiectul pe care doriti sa-l formatati,cum ar fi, de exemplu, un pasaj de text in Word sau un grafic in PowerPoint. 2. Din meniul Format, alegeti o optiune de formatare, de exemplu Paragraph pentru a modifica formatarea unui paragraf de text

Comenzile cele mai uzuale pentru formatare apar ca butoane pe bara Formatting .

Copierea formatarii utilizand caracteristica Format Painter

Prin folosirea butonului Format Painter (adica prin copierea formatarii), formatarea se transfera de la un obiect la altul. Pentru a copia formatarea:

1. Selectati obiectul care are formatarea pe care doriti s-o copiati de exemplu, o celula in aplicatia Excel 2. Dati click pe butonul Format Painter(descriptor de format) aflat pe bara de instrumente Standard, pentru a preleva formatarea obiectului 3. Selectati obiectul care va primi formatarea. Daca obiectul este un pasaj text, trageti cursorul mouse-ului peste textul pe care doriti sa-l formatati

Pentru a aplica formatarea unei fraze, mentineti apasata tasta Ctrl, apoi cu Format Painter dati click pe orice cuvant din fraza . Pentru a aplica aceiasi formatarea altor obiecte, dati dublu-click in loc de un singur click pe butonul Format Painter. Dupa ce ati terminat de aplicat formatarea la alte obiecte, dati click, din nou , pe butonul Format Painter sau apasati tasta Esc.

Transfocarea

Pentru a mari lucrul de pe ecran, alegeti unul dintre procentajele prestabilite de transfocare din lista autoderulanta aflata pe bara de instrumente sau introduceti valoarea dorita in caseta pentru controlul transfocarii(Zoom Control) aflata pe bara de instrumente Standard. De exemplu, setare 300% face ca totul sa apara de trei ori mai mare pe ecran. In Word : optiune Page Width din meniul View-Zoom aduce transfocarea paginii la o valoare a procentajului care incadreaza complet textul in ecran.

Configurarea Paginii

Configurati o pagina, stabilindu-I dimensiunile, orientarea si marginile. Marginile paginii determina spatii albe sus si jos,in partea dreapta si stanga. Pentru a configura pagina:

1. Din meniul File, alegeti comanda Page Setup 2. In tabul Margins din caseta de dialog Page Setup, ajustati marginile si schimbati orientarea tiparirii( Portrait sau Landscape) 3. Pentru a modifica dimensiunile hartiei si sursa, dati click in tabul Paper 4. Dupa ce ati terminat de stabilit optiunile, dati click pe OK .

Pentru a modifica marginile paginii, dati click pe valorile lor curente, apoi scrieti peste ele sau dati click pe butoanele cu sageti de langa fiecare valoare pentru a o mari sau micsora incremental. Valorile Page Setup sunt stocate ca parte din documentul curent.Urmatorul document nou pe care-l creati va reveni la configurarea prestabilita a paginii.

Previzualizarea tiparirii

Inainte de a tipari un fisier puteti examina felul in care va arata pagina tiparita, utilizand comanda Print Preview. Pentru a previzualiza tiparirea:

1. Din meniul File, alegeti comanda Print Preview. Apare o previzualizare a documentului. 2. Dati click pe document pentru a-l mari prin transfocare.Dati click din nou pentru a-l micsora. 3. Dati click pe butonul Print (tiparire) , aflat pe bara de instrumente Standard pentru a tipari documentul. Altfel dati click pe butonul Close (inchidere) pentru a inchide previzualizarea si a reveni la editarea fisierului.

Puteti transfoca utilizand elementul de control pentru transfocare aflat pe bara de instrumente.

Tiparirea

Puteti tipari din orice aplicati Office si puteti alege optiunile pentru tiparire ce corespund aplicatiei. Pentru a tipari:

1. 2. 3. 4.

Din meniul File, alegeeti comanda Print sau apasati Ctrl+P . Daca este necesar , alegeti optiuni diferite in caseta de dialog Print. Daca doriti, modificati numarul copiilor. Dati click pe optiunea All pentru a tipari intregul document sau introduceti numerele paginii de inceput si paginii de sfarsit. 5. Dati click pe OK pentru a incepe tiparirea.

Salvarea lucrului

Pentru a evita sa pierdeti modificarile aduse documentelor in cazul unei pene de curent electric sau a unei defectari neasteptate a calculatorului, este recomandabil sa va salvati frecvent lucrul. Pentru a salva lucrul:

1. Din meniul File,alegeti comanda Save.De asemenea puteti da click pe butonul Save (salvare) sau sa apasati Ctrl+S 2. Daca documentul curent este nou, introduceti o denumire de fisier peste numele temporar al documentului din caseta de text File Name. 3. Specificati locul unde doriti sa fie stocat documentul, apoi dati click pe optiunea Save sau apasati tasta Enter. 4. Daca ati ales sa apara caseta de dialog Properties, puteti introduce oricat de multe informatii in casetele de text, deoarece acest lucru va ajuta sa regasiti fisierul ulterior.Apasati tasta Tab pentru a trece de la o caseta de text la alta. 5. Dati click pe OK .

Pentru a redeschide un fisier salvat : din meniul File,alegeti comanda Open sau dati click pe butonul Open (deschidere) . Puteti de asemenea sa apasati Ctrl+O.

Cu Microsoft Word 2002 , componenta de prelucrare a textului din suita Microsoft Office XP, puteti crea scrisori, notite, rapoarte, facturi , oferte , formulare , pagini Web, pagini XML si aproape orice tip de documente tiparite distribuite electronic.

In Word puteti scrie text si puteti insera desene sau fotografii scanate, formatand textul si imaginile in documente sofisticate, complexe cu anteturi si note de subsol,referinte incrucisate, numere de pagini, cuprins si index. Sau puteti crea rapoarte simple, exclusiv text, cu caracteristicile usor de utilizat in Word. Abordarea aplicatiei Word este integral vizuala, ca si a celorlalte componente ale suitei Office. Pe masura ce lucrati in document, vedeti tot textul,imaginile si formatarea, exact asa cum vor aparea la tiparirea paginilor. De asemenea , Word poate sa lucreze foarte bine impreuna cu celelalte aplicatii Office. Poate sa afiseze numere din Excel, date din Acces sau diapozitive din PowerPoint. Poate sa utilizeze informatii din Outlook pentru a crea etichete si liste . Pentru a intra in acest program urmati calea : Start Programs Microsoft Word .

Elementele din fereastra Word


1. Marcajul sfarsit de fisier Acest marcaj este lini orizontala care indica sfarsitul fisierului curent . Atunci cand deschideti un document nou, marcajul apare in partea de sus a ecranului. 2. Butonul Tab Alignment (aliniere tabulatoare) inainte de a stabili un tabulator, dati click pe acest buton pentru a selecta tipul de tabulator. 3. Bara de titlu Afiseaza denumirea documentului. Trageti bara de titlu folosind cursorul mouse-ului pentru a deplasa fereastra. 4. Bara de meniuri Dati click pe orice denumire din bara de meniuri pentru a delura un meniu. 5. Bara de instrumente Standard Contine butoane pe care puteti da click pentru administrarea standard a fisierelor, editarea de text si comenzile de verificare a textului. 6. Bara Formatting (formatare) Contine butoane pe care puteti da click pentru a formata caracterele si paragrafele pe care le-ati selectat. 7. Rigla Arata latimea paginii si pozitiile tabulatoarelor, identarilor si coloanelor. 8. Butonul Reading Layout (vizualizare pentru citire) Dati click pe acest buton pentru a vizualiza documentul formatat cu o lizibilitate mai mare, avand ascunse toate barele de instrumente, mai putin Reading Layout si Reviewings( revizuire) . 9. Butonul Outline View View Dati click pe acest buton pentru a vizualiza conturul documentului, astfel incat sa-i puteti dezvolta structura. 10.Butonul Print Layout View Dati click pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea Print Layout ( cu aspect de pagina imprimata), care arata chenarul paginii, marginile, anteturile si notele de subsol, cat si alte elemente, exact asa cum vor aparea la tiparire. 11.Butonul Web Layout View Daca vreti sa creati o pagina Web, dati click pe acest buton pentru a vedea cum va arata pagina online .

12.Butonul Normal View Dati click pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea normala a documentului. 13.Bara de stare Arata numarul paginii curente si pozitia punctului de inserarea in document. 14.Indicatorii de mod Prezinta conditiile speciale care sunt in vigoare, cum ar fi , de exemplu, inregistrarea unei macrocomenzi, tinerea evidentei modificarilor din document, extinderea unei selectii sau suprascrierea. 15.Asistentul Office Dati click pe asistentul Office pentru ajutor online sau offline. 16.Panoul de sarcini panoul de sarcini apare ori de cate ori poate oferi comenzi potrivite si utile sau optiuni suplimentare pentru comenzile pe care le-ati selectat.

Introducerea textului
Scrierea in aplicatia Word este la fel ca dactilografierea la o masina de scris cu exceptia faptului ca nu trebuie sa apasati tasta Enter la sfarsitul fiecarui rand. Atunci cand punctul de inserare bara verticala scurta ce marcheaza locul unde scrieti ajunge la marginea din dreapta a paginii, el trece automat in randul urmator. Tasta Enter trebuie apasata doar pentru a incepe un paragraf nou . Aplicatia Word utilizeaza o linie ondulara rosie pentru a indica un cuvant posibil ortografiat gresit si o linie ondulata verde pentru a indica o posibila problema gramaticala. Aplicatia Word corecteaza in mod automat multe erori uzuale de deactilografiere. Alegeti comanda AutoCorrect Options din meniul Tools pentru a stabili si ajusta setarile respective.

Activarea marcajelor de paragraf


Daca activati marcajele de paragraf veti vedea un marcaj de paragraf () pentru fiecare loc in care ati apasat tasta Enter la sfarsitul unui paragraf, un punct pentru fiecare loc in care ati apasat bara de spatiu si alte simboluri ce arata caracterele netiparitabile din document. Ele va pot ajuta sa intelegeti felul in care arata un document . Pentru a activa marcajele de paragraf : in bara de instrumente Standard, dati click pe butonul Show/Hide ( afisare/ascundere ). Puteti da click inca o data pe butonul Show/Hide pentru a dezactiva marcajele de paragraf sau puteti apasa tastele Ctrl+Shift+8.

Activarea marcajelor de paragraf

Utilizand aplicatia Word pentru a pregati un document , capatati libertate nelimitata in modificarea textului. Pentru a insera text nou pozitionati punctul de inserare acolo unde doriti sa apara textul si incepeti sa scrieti ce doriti dumneavoastra. Apasati tasta Backspace pentru a sterge caracterele din stanga punctului de inserare si apasati tasta Delete pentru a sterge caracterele din dreapta punctului de inserare. Pentru a inlocui text existent selectati textul si apoi introduceti textul nou in locul celui selectat . Pentru a muta sau copia text , utilizati metoda de tragere si plasare . Dati dublu-click pentru a selecta un cuvant sau triplu-click pentru a selecta un paragraf intreg.

Gasirea textului
Puteti localiza un punct dintr-un document sau un pasaj pe care doriti sa-l editati cautand un cuvant sau o propozitie despre care stiti ca exista acolo. Pentru a gasi un text : 1. Din meniul Edit, alegeti comanda Find sau apasati Ctrl+F . 2. In caseta de dialog Find and Replace (gasire si inlocuire), introduceti in caseta de text Find What textul pe care doriti sa-l gasiti 3. Dati click pe Find Next . Textul este gasit si evidentiat pe ecran. 4. Pentru a gasi urmatoarea aparitie a aceluiasi tex, dati click din nou pe Find Next. Pentru mai multe optiuni de cautare , dati click pe butonul More , aflat in caseta de dialog Find and Replace . Pentru a evidentia toate aparitile elementului Find What, bifati casuta de validare Highlight All Items Found ( evidentierea tuturor elementelor gasite) inainte de a da click pe Find Next. Alte optiuni Find sunt :

Match Case gaseste cuvinte ce contin aceleasi litere majuscule si minuscule Find Whole Words Only Gaseste numai text care nu face parte dintr-un cuvant mai lung de exemplu cap , dar nu capital Use Wildcards Permite introducerea unui cod pentru a specifica gasirea unei anumite combinatii de caractere de exemplu ? corespunde oricarui caracter. Sounds Like (English) Gaseste text care suna ca textul Find What

Find All Word Forms(English) Gaseste toate variatiile cuvantului ales de exemplu apple si apples, sit si sat.

Inlocuirea textului
Puteti utiliza comanda Replace pentru a modifica toate aparitiile unui cuvant sau ale unei fraze dintr-un document prin alt cuvant sau alta fraza. De exemplu, puteti inlocui numele unui destinatar, ori de cate ori apare intr-o scrisoare, sau denumirea unui proiect , ori de cate ori apare intr-o oferta . Pentru a inlocui text : 1. Din meniul Edit , alegeti comanda Replace sau apasat Ctrl+H 2. In caseta de dialog Find and Replace, introduceti in caseta de text Find What textul pe care doriti sa-l gasiti 3. In caseta de text Replace With, introduceti textul inlocuitor 4. Dati click pe butonul Find Next 5. Dati click pe Replace, pentru a inlocui textul gasit , sau dati click pe Find Next, pentru a sari la urmatoarea aparitie a textului cautat sau dati click pe Replace All pentru a inlocui toate aparitiile textului Find What in intregul document . Lista autoderulanta Search va permite sa directionati cautarea in sus (Up) sau in jos (Down), pornind de la punctul de inserare, ori in tot documentul (All) .

Utilizarea vizualizarii cu aspect de pagina imprimata


Comutand la vizualizarea Print Layout (aspect de pagina imprimata), puteti lucra cu documentul in timp ce-l vedeti exact asa cum va arata atunci cand este tiparit . In aceasta vizualizare , puteti vedea cu exactitate chenarul paginii, marginile , anteturile si notele de subsol, coloanele multiple si cadrele ce contin imagini. Pentru a comuta la vizualizarea cu aspect de pagina imprimata dati click pe butonul Print Layout sau din meniul View, alegeti comanda Print Layout. In vizualizarea Print Layout, puteti intoarce paginile dand click pe butoanele Next (urmatoare) si Previous (anterioara) . Butonul Select Browse Object (selectare obiect pentru navigare) , plasat intre butoanele Next si Previous , va

permite sa le setati pe acestea doua astfel incat sa va poarte la urmatorul sau la anteriorul tabel , imagine sau titlu , nu la urmatoarea sau anterioarea pagina.

Utilizarea vizualizarii schitate


In vizualizarea Outline (schita) , puteti sa introduceti pana la sapte niveluri de titluri, sa scrieti text sub fiecare titlu si sa folositi metoda de tragere si plasare pentru a revizui cu usurinta structura unui document , rearanjand atat titlurile, cat si textele corespunzatoare . Pentru a obtine o vedere de ansamblu a documentului, de asemenea , puteti comprima subtitlurile si textele insotitoare , ca sa ascundeti totul , cu exceptia titlurilor principale . Pentru a comuta la vizualizarea schitata dati click pe butonul Outline View (vizualizare schitata) sau din meniul View , alegeti comanda Outline.

Utilizarea vizualizarii cu aspect de pagina Web


In vizualizarea Web Layout (aspect de pagina Web) , puteti lucra cu o pagina asa cum va aparea intr-un browser Web . Pentru a comuta la vizualizarea cu aspect de pagina Web dati click pe butonul Web Layout View sau din meniul View , alegeti comanda Web Layout.

Formatarea textului
Intr-un document Word , puteti modifica simultan aspectul caracterelor din textul selectat intr-un paragraf ori sa formatati intregul paragraf. Modificarea aspectului caracterelor de exemplu , schimbarea fontului sau transformarea intregului text in cursive se numeste formatare de font . Pe de alta parte , modificarea aspectului paragrafelor se numeste formatare de paragraf. Modificarile cele mai uzuale are formatarii de paragrafe sunt identarile , spatierea dubla , alinierea la centru si stanga-dreapta , numerotarea si adaugarea de marcaje lista. Ca la orice modificare de formatare, trebuie mai intai sa selectati textul ce trebuie formatat (un caracter , unul sau mai multe cuvinte , un paragraf , sau intregul document ) si apoi sa alegeti fie formatarea de font , fie formatarea de paragraf din meniuri, casete de dialog sau bare de instrumente din aplicatia Word .

Pentru o mai rapida formatare a textului, puteti inregistra formatarile de font si de paragraf intr-un stil . Daca aplicati unui paragraf un stil pe care l-ati creat, acesta aplica automat toate formatarile de font si paragraf din stil.

Modificarea fontului si a marimii fontului


Pe langa fonturile standard care exista in sistemul de operare Windows puteti folosi si fonturi care sunt instalate de suita Microsoft Office 2003 sau alte fonturi pe care le cumparati sau descarcati , pentru ca apoi sa le instalati in Windows . Pentru a modifica fontul sau marimea fontului : 1. Selectati textul care trebuie formatat 2. Dati click pe butonul cu sageata de langa lista cu fonturi aflata pe bara fOrmatting si selectati denumirea unui font din lista autoderulanta 3. In bara Formatting ( formatare) , dati click pe butonul cu sageata de langa lista de marimi ale fonturilor si alegeti alta marime

Caractere aldine, cursive si subliniate


Pentru a obtine ut text aldin , cursiv sau subliniat: 1. Selectatu textul pentru formatare 2. In bara Formatting , dati click pe butonul Bold (aldin) , Italic (cursiv) sau Underline (subliniat) Butoanele Bold, Italic si Underline si combinatiile de taste sunt comutatoare . Dati click pe ele o data pentru a activa formatarea si inca o data pentru a o dezactiva

Ajustarea spatierii caracterelor


Spatierea caracterelor se refera la spatiul dintre literele unui cuvant . Puteti mari ori micsora in mod uniform spatierea caracterelor pentru a extinde sau a comprima textul , in vederea incadrarii intr-un anumit spatiu din pagina. Pentru a extinde sau a comprima spatierea caracterelor : 1. Selectati textul pentru formatare 2. Din meniul Format , alegeti comanda Font pentru a deschide caseta de dialog Font 3. In tabul Character Spacing din caseta de dialog Font , dati click pe sageata ascendenta sau descendenta, de langa cea mai de sus caseta de text By, pentru a extinde sau a comprima spatierea caracterelor

In ca seta Preview din partea inferioara a tabului, un esantion prezinta spatierea de caractere aleasa. Pentru reducerea rapida la normal a unui text extins sau comprimat , selectati-l apoi apasati Ctrl + Space sau Ctrl + Shift + Z.

Utilizarea efectelor pentru fonturi Puteti bifa casutele de validare din tabul Font al casetei de dialog Font , pentru a aplica textului selectat atat schimbarea tipului de caracter , cat si alte efecte . Tipul de caracter precizeaza daca toate caracterele sunt majuscule , minuscule sau o combinatie a celor doua . Pentru a aplica efectele de caracter : 1. 2. 3. Slectati textul pentru formatare Din meniul Format , alegeti comanda Font In tabul Font din caseta de dialog Font, selectati oricate efecte doriti sa aplicati textului selectat , apoi dati click pe OK .

Pentru a modifica tipul de caracter : 1. 2. 3. Selectati textul pentru formatare Din meniul Format , alegeti comanda Font In tabul Font din caseta de dialog Font bifati casutele de validare Small Caps sau All Caps.

Utilizarea riglei Modalitatea cea mai simpla si mai directa de a schimba identarea paragrafelor este tragerea marcajelor de identare din rigla . De asemenea , puteti specifica o identare speciala pentru primul rand , astfel incat acesta sa fie ori retras in interior , ori iesit in exterior (agatat) primul rand va incepe astfel din stanga , respectiv din dreapta celorlalte randuri din paragraf.

Marcajul de identare Left

Marcajul de identare First Line

Deplasarea simultana a marcajelor de identare Left si First Line

Pentru a identa paragrafele cu ajutorul riglei : 1. 2. 3. Dati click in paragraful sau paragrafele pe care doriti sa le formatati ori selectati-le Trageti marcajul de identare Left (identare la stanga) aflat in partea de jos a riglei, pentru a stabili identarea tuturor randurilor din paragraf , mai putin a primului Trageti marcajul de identare Right (identare la dreapta) pentru a stabili identarea la dreapta

Pentru a modifica identarea primei linii: 1. 2. Dati click in paragraful sau paragrafele pe care doriti sa le formatati , ori selectati-le Trageti spre dreapta marcajul de identare First Line (cel de sus) pentru a modifica doar identarea primei linii

Identarea utilizand caseta de dialog Paragraph In loc sa folositi rigla pentru a stabili identarile , puteti introduce valorile precise ale acestora in caseta de dialog Paragraph. Pentru a specifica identarile utilizand caseta de dialog Paragraph: 1. 2. 3. Selectati paragraful sau paragrafele pe care doriti sa le formatati Din meniul Format , alegeti comanda Paragraph In tabul Idents and Spacing din caseta de dialog Paragraph, modificati valorile Left and Right Identation dand click pe sageti sau dand dublu-click pe valoarea curenta si scriind alta valoare Daca doriti identare interioara sau agatata a primului rand, selectatie fie First Line , fie Hanging din lista autoderulanta Special. Dupa aceea puteti specifica valoarea dorita in caseta de text By

4.

5.

Dati click pe OK.

Identarile sunt masurate de la marginea stanga respectiv cea dreapta

Obtinerea de paragrafe spatiate la doua randuri In mod prestabilit, paragrafele sunt spatiate la un rand, pentru a obtine text mai aerisit , puteti specifica spatiere la doua randuri, care are drept efect introducerea unui rand nescris intre doua randuri consecutive de text. Pentru a obtine paragrafe spatiate la doua randuri: 1. 2. Selectati paragraful sau paragrafele pe care doritisa le formatati Apasati Ctrl+2

Apasati Ctrl+1 pentru a readuce paragraful selectat la spatierea la un singur rand .

Alinierea paragrafelor la centru si stanga-dreapta Paragrafele aliniate la centru sunt aliniate pe orizontala fata de axul vertical al paginii, intre marginea stanga si dreapta a paginii . Partile dreapta si stanga a paragrafelor aliniate stangadreapta sunt aliniate dupa marginile dreapta si stanga a paginii. Pentru a alinia paragrafele la centru sau stanga dreapta: 1. 2. Selectati paragraful sau paragrafele pe care doriti sa le formatati Din meniul Format , alegeti comanda Paragraph, apoi in lista autoderulanta Alignment dati click pe Justified . De asemenea puteti sa dati click pe butonul de aliniere Center ( aliniere la centru) aflat pe bra Formatting

Apasati Ctrl+E pentru aliniere la centru, sau Ctrl+J pentru aliniere stanga-dreapta. Pentru a readuce un paragraf la alinierea standard la stanga (aliniat dupa marginea stanga a paginii si cu marginea dreapta neregulata), dati click pe butonul aliniere Left(aliniere la stanga) aflat pe bara Formatting sau apasati Ctrl+L. Paragrafele care au identari nu se vor alinia corespunzator la centru de aceea inlaturati identarile inainte de a incerca alinierea la centru . Pentru a alinia paragrafele dupa marginea din dreapta a paginii, dati click pe butonul de aliniere Right( aliniere la dreapta) sau Ctrl+R.

Stabilirea tabulatoarelor

Puteti folosi tabulatoarele pentru a alinia text si numere in coloane ordonate. Aplicati Word XP ofera tabulatoare standard plus bara de tabulatoare , care plaseaza o bara verticala intre coloane. Tabulatoarele pentru bare sunt ideale pentru despartirea butoanelor text aflate in barele de meniuri din paginile Web . Pentru a stabilii tabulatoarele: 1. 2. 3. 4. Selectati paragraful sau paragrafele la care doriti sa adaugati tabulatoare Daca doriti sa modificati tipul de tabulator, dati click pe butonul de aliniere a tabulatoarelor Dati click pe rigla pentru a stabili tabulatorul de tip prezentat pe butonul de aliniere a tabulatoarelor Dati click pe rigla pentru a stabili tabulator de acelasi tip

Tabulatorul prestabilit este aliniat la stanga. Pentru a sterge un tabulator , trageti-l in sus si in afara riglei. Pentru a modifica setarile tabulatorului selectati paragrafele relevante, apoi trageti marcajele tabulatorului spre stanga ori spre dreapta, in lungul riglei.

Adaugare de marcaje de liste la paragrafe Prin adaugarea de marcaje de liste la paragrafe puteti evidentia unele afirmatii sau puteti crea o lista de elemente care sa nu aiba o ordine anumita. Pentru a ordona elementele evidentiate, puteti adauga numere la paragrafe, actiune descrisa in sectia urmatoare. Pentru a adauga marcaje prestabilite de liste: 1. 2. Selectati paragraful sau paragrafele pe care doriti sa le formatati Dati click pe butonul Bullets ( ), aflat pe bara Formatting pentru a aplica paragrafelor marcaje prestabilite

Pentru a selecta alte forme de marcaj: 1. 2. 3. Selectati paragraful sau paragrafele pe care doriti sa le formatati Din meniul Format, alegeti comanda Bullets and Formatting In tabul Bulleted din caseta de dialog Bullets and Numbering , dati click pe una dintre casetele interioare, pentru a selecta o forma de marcaj

Pentru a inlatura marcajele de lista, selectati paragrafele care au marcaje si apoi dati click, din nou, pe butonul Bullets. Pentru a stabili dimensiunea marcajului, distanta fata de text si alte optiuni, dati click pe optiunea Customize din tabul Bulleted al casetei de dialog Bullets and Numbering, apoi introduceti informatile corespunzatoare.

Numerotarea paragrafelor Pentru a crea o lista ordonata, puteti adauga numere la paragrafe. Pentru a numerota paragrafele: 1. 2. Selectati paragraful sau paragrafele pe care doriti sa le formatati Dati click pe butonul Numbering aflat pe bara Formatting ( )

Pentru a specifica alt stil de numerotare: 1. 2. 3. Selectati paragraful sau paragrafele pe care doriti sa le formatati Din meniul Format, alegeti comanda Bullets and Numbering In tabul Numbered din caseta de dialog Bullets and Numbering, dati click pe una din casetele interioare pentru a selecta un stil de numerotare.

Utilizarea stilurilor Creand un stil, puteti inregistra o combinatie predefinita de optiuni pentru formatare de text de exemplu, fontul, identarile paragrafelor si aplicarea de aldine. Astfel intr-un stil numit Heading , puteti specifica informatia de formatare pentru paragrafele care doriti sa arate ca niste titluri. Pentru ca un paragraf sa arate ca un titlu, selectati pur si simplu paragraful si alegeti stilul Heading din lista autoderulanta de stiluri aflata pe bara Formatting sau in panoul de sarcini Styles and Formatting, care este disponibil in bara Formatting. Stilurile Paragraph, pe care le atribuiti unor paragrafe intregi, aplica atat formatarea de font, cat si cea de paragraf. Stilurile Character, alt tip de stiluri, atribuie formatarea de font (stilul fontului, marimea fontului, aldin, cursiv, subliniat, etc.) doar asupra caracterelor sau cuvintelor selectate dintr-un paragraf fara sa afecteze intregul paragraf.

Alegerea unui stil pentru text In mod prestabilit, paragrafele sunt formatate utilizand setarile din stilul Normal dar le puteti aplica oricare dintre stilurile din lista Style. Daca stilul dorit nu este disponibil in aceasta lista puteti sa creati unul nou. Pentru a alege un stil din lista Style : 1. Selectati caracterele sau paragrafele pe care doriti sa le formatati. Puteti fie sa evidentiati caracterele , fie sa dati click in paragraful ce va fi formatat

2. 3.

In bara Formatting, dati click pe butonul cu sageata de langa caseta Style ( ) pentru a derula lista de stiluri Alegeti un stil din lista de stiluri. Selectia este formata automat in conformitate cu stilul ales

Stilurile paragraf sunt indicate prin simbolul pentru paragraf in panoul din dreapta numelui stilului; stilurile de caracter sunt indicate print simbolul a (scris de mana). Pentru a pastra pe ecran o lista a stilurilor disponibile, dati click pe butonul cu sageata de langa caseta Style, pentru a derula lista de stiluri din bara Formatting, si apoi dati click pe butonul More din partea inferioara a listei.

Crearea unui stil de paragraf Toate documentele Word pornesc cu un set de stiluri de baza. Pentru a atribui paragrafelor alte formate, puteti crea stiluri personalizate. Pentru a crea un stil de paragraf: 1. 2. 3. Aplicati formatare de font si de paragraf unui paragraf, apoi pastrati paragraful selectat (sau lasati punctul de inserare in interiorul paragrafului) In lista Style aflata pe bara Formatting dati click pe denumirea stilului curent pentru a o evidentia Scrieti peste denumirea stilului existent denumirea noului stil si apasati enter

Modificarea unui stil pentru paragraf Atunci cand revizuiti formatarea dintr-un stil de paragraf, orice paragraf caruia i-a fost aplicat stilul adopta formatarea modificata. Pentru a modifica un stil de paragraf: 1. 2. 3. 4. Dati click pe butonul Styles and Formatting aflat pe bara de instrumente Formatting pentru a deschide panoul de sarcini In panoul de sarcini dati click-dreapta pe stilul pe care doriti sa-l modificati si apoi dati click pe Modify In caseta de dialog Modify Style , stabiliti noi atribute pentru stil . Dati click pe OK.

Nu puteti utiliza aceasta tehnica pentru a redefini stilul Normal. De asemenea, puteti deschide panoul de sarcini alegand comanda Styles and Formatting din meniul Format.

Crearea unui stil pentru caractere Puteti utiliza stiluri pentru caractere, pentru a aplica formatarea de font asupra caracterelor si cuvintelor selectate dintr-un paragraf, fara sa afectati formatarea generala a paragrafului. Pentru a crea un stil pentru caractere: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Selectati un set de caractere pentru care doriti sa definiti un stil nou Dati click pe butonul Styles and Formatting aflat pe bara Formatting In panoul de sarcini Styles and Formatting dati click pe New Style In caseta de dialog New Style, introduceti numele unui stil pentru a inlocui denumirea selectata a stilului curent Alegeti optiunea Character din lista autoderulanta Style Type Pentru a aduce modificari stilului, dati click pe butonul Format din partea inferioara a casetei de dialog si alegeti optiunea Font din lista autoderulanta Format In caseta de dialog Font care apare, in tabul Font specificati formatarea dorita Dati click pe Butonul OK. Dati click pe OK in caseta de dialog New Style pentru ca s-o inchideti. Textul pe care l-ati selectat la pasul 1 este formatat in conformitate cu noul stil iar numele nou al stilului apare in lista de stiluri.

In lista Style aflata pe bara Formatting si in panoul de sarcini Styles and Formatting, stilurile pentru caractere sunt marcate mai curand cu simbolul a in fereastra din dreapta numelui stilului decat cu simbolul pentru paragraf.

Modificarea dimensiunilor si a orientarii paginii Marginile sunt spatiile albe din partea superioara, inferioara, dreapta si stanga a unei pagini. Pentru a obtine spatiu suplimentar de exemplu in vederea legarii sau perforarea paginilor -, puteti mari marginea stanga. Pentru a modifica marginile : 1. Din meniul File, alegeti comanda Page Setup

2. 3. 4.

In tabul Margins din caseta de dialog Page Setup, modificati valorile Top, Bottom, Left si Right. Modificati valoarea Gutter (distanta dintre coloane), daca doriti sa modificati spatiul dintre coloanele din pagina Dati click pe OK

Puteti modifica orientarea paginii(portret sau peisaj) in tabul Margins. Pentru a tipari o carte cu text pe ambele parti ale paginilor alegeti optiunea Mirror Margins din lista autoderulanta Multiple Pages a tabului Margins.

Stabilirea anteturilor si a notelor de subsol Anteturile sunt portiunile de text care apar in partea superioara a tuturor paginilor. Notele de subsol apar in partea inferioara a tuturor paginilor. Pentru a stabili anteturi si note de subsol: 1. Din meniul View, alegeti comanda Header sau Footer. Aplicatia Word comuta la vizualizarea Print Layout, pozitioneaza punctul de inserare in spatiul deocamdata nescris al antetului si deschide bara de instrumente Header and Footer Pentru a edita doar nota de subsol nu si antetul, dati click pe butonul Switch Between Header and Footer (comutare intre antet si nota de subsol) aflat pe bara de instrumente Header and Footer. Introduceti textul pentru partea stanga a antetului sau a notei de subsol Daca doriti ca textul sa apara in centrul antetului sau a notei de subsol, apasati tasta Tab si introduceti textul Daca doriti ca textul sa apara in partea dreapta a antetului sau a notei de subsol, apasati din nou tasta Tab si introduceti textul Dati click pe butonul Close , aflat pe bara de instrumente Header and Footer, pentru a incheia editarea antetului sau a notei de subsol si a reveni la vizualizarea anterioara.

2.

3. 4. 5. 6.

In loc de text, in antet ori in nota de subsol puteti introduce numarul paginii sau ora, dand click pe butoanele corespunzatoare (Page Numbers, respectiv Time) aflate pe bara de instrumente Header and Footer. Este posibil sa doriti sa modificati setarea Zoom pentru a vedea mai limpede antetul sau nota de subsol.

Crearea sectiunilor multiple

Un document poate sa contina mai multe sectiuni, fiecare dintre ele avand atribute diferite ale paginii, respectiv alte margini, numere de pagini, anteturi si note de subsol. Un document nou contine o singura sectiune , pana in clipa cand introduceti o intrerupere de sectiune. Dupa aceea, puteti aplica alta formatare de pagina sectiunii ce urmeaza dupa intreruperea de sectiune. Pentru a crea o sectiune noua: 1. 2. 3. 4. Pozitionati punctul de inserare acolo unde doriti sa inceapa noua sectiune Din meniul Insert, alegeti comanda Break. In caseta de dialog Break, alegeti una dintre optiunile Section Break. Dati click pe OK.

Inserati o intrerupere de sectiune de tip Odd Page tinand seama de urmatoarele conditii : tipariti pagini de stanga si de dreapta, ati inceput numerotarea cu o pagina din dreapta (pagina 1) si doriti ca toate sectiunile sa inceapa pe o pagina noua, in dreapta , chiar daca asta va insemna ca veti lasa complet alba pagina din stanga.

Paginarea documentului Atunci cand lucrati in vizualizarea Normal, aplicatia Word introduce automat un salt la o pagina noua (o intrerupere de pagina care apare sub forma unei linii punctate pe toata latimea paginii), ori de cate ori terminati de scris o pagina. Atunci cand faceti o pauza in timpul scrisului, Word reajusteaza automat intreruperile de pagina respective. Pentru a incepe o pagina noua inaintea unei intreruperi automate pe pagina, introduceti o intrerupere manuala de pagina. Pentru a insera o intrerupere manuala de pagina: 1. 2. Pozitionati punctul de inserare pe linia care doriti sa devina prima linie a noii pagini. Apasati Ctrl+Enter.

Pentru a sterge o intrerupere manuala de pagina, selectati-o si apasati tasta Delete. Nu puteti sterge sau deplasa mai jos o intrerupere automata de pagina. Unica posibilitate este de a insera o intrerupere manuala de pagina deasupra celei automate. Comutand la vizualizarea Print Layout sau Print Preview, puteti vedea felul in care textul se imparte in pagini cu ajutorul intreruperilor de pagini curente.

Numerotarea Paginilor

Puteti introduce numele paginilor atunci cand creati antetul sau nota de subsol a unui document. Puteti insa insera direct numerele de pagina abordare care va ofera optiunea de a alege atat formatul pentru numere, cat si numarul de la care porneste numerotarea. Pentru a introduce numerele de pagina: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Din meniul Insert, alegeti comanda Page Numbers In caseta de dialog Page Numbers, alegeti din lista autoderulanta Position optiunea Top of Page ( partea de sus a paginii) sau Bottom of Page (partea de jos a paginii) Alegeti o aliniere din lista autoderulanta Alignment Dati click pe butonul Format In caseta de dialog Page Numbers, din lista autoderulanta Number Format, alegeti un stil de numerotare Dati click pe OK, pentru a reveni in caseta de dialog Page Numbers. Dati click pe OK.

In timp ce este deschisa caseta de dialog Page Numbers Format, puteti, de asemenea, sa introduceti un numar in caseta de text Start At, daca doriti ca numerotarea sa inceapa cu un numar diferit de 1.

Configurarea mai multor coloane Puteti stabili numarul de coloane pentru fiecare sectiune a documentului si puteti ajusta spatiul dintre coloane. Pentru a stabili numarul de coloane: 1. 2. Dati click pe butonul Columns ( ) aflat pe bara de instrumente Standard, apoi selectati (tragand cu mouse-ul) numarul de coloane dorit Ajustati latimile coloanelor in rigla orizontala

Pentru a varia latimile coloanelor, debifati casuta de validare Equal Column Width din caseta de dialog Format Columns , apoi utilizati elementele de control Width si Spacing pentru a modifica latimea si spatierea pentru fiecare coloana. Numarul maxim de coloane dintr-o pagina este 12. Latimea distantei dintre coloane (gutter) din tabul Margins al casetei de dialog Page Setup determina spatiul dintre coloane egale.

Autoformatarea unui document

Daca aplicati unui document comanda AutoFormatting, aplicatia Word analizeaza documentul si aplica stiluri textului. De asemenea, optiunea AutoFormatting elimina marcajele de paragraf suplimentare, inlocuieste identarile create folosind spatii sau tabulatoare cu identari de paragraf, inlocuieste asteriscurile sau cratimele din liste prin marcaje adevarate de liste. Pentru a autoformata un document: 1. 2. 3. Din meniul Format, alegeti comanda AutoFormat In caseta de dialog AutoFormat, din lista autoderulanta selectati un tip de document Dati click pe OK

Pentru a modifica felul in care optiunea AutoFormat analizeaza documentul si pentru a preciza care dintre actiunile standard va fi executata, dati click pe butonul Options din caseta de dialog AutoFormat.

Inceperea unui tabel Puteti realiza structura unui tabel creand coloane si randuri goale, pe care sa le umpleti cu text si numere, sau puteti folosi un text deja creat, pe care sa-l transformati in tabel. Pentru a crea structura unui tabel simplu: 1. 2. 3. Pozitionati punctul de inserare in locul unde doriti sa apara tabelul In bara de instrumente Standard, dati click pe butonul Insert Table ( ) sau pe butonul Trageti mouse-ul peste numarul de coloane si randuri

Sau puteti: 1. 2. 3. Pozitionati punctul de inserare in locul unde doriti sa apara tabelul Din meniul Table, alegeti Insert-Table. In caseta de dialog Insert Table, introduceti numarul de coloane si randuri.

In orice clipa puteti aplica autoformatarea unui tabel sau puteti modifica autoformatarea aplicata dand click oriunde in tabel, pentru ca dupa aceea sa alegeti comanda Table AutoFormat din meniul Table.

Trasarea unui tabel

De asemenea, puteti trasa un tabel pentru a crea in mod rapid o structura tabelara mai complexa. 1. 2. De pe bara de instrumente standard, dati click pe butonul Tables and Borders ( ) Dati click pe butonul Draw Table (trasare tabel) aflat pe bara de instrumente si trageti mouse-ul prin document, descriind conturul unui tabel. Pentru aceasta, dati click si tineti apasat butonul mouse-ului in locul unde doriti sa fie localizat un colt al tabelului, iar de acolo trageti in diagonala spre coltul opus al viitorului tabel, unde veti elibera butonul mouse-ului. Continuati sa utilizati instrumentul Draw Table pentru a crea toate linile dintre celulele tabelului.

3.

Pentru a sterge marginea unei celule, dati click pe instrumentul Eraser ( stergere) si trageti mouse-ul din lungul liniei pe care o doriti stearsa. Pentru a trasa linii colorate, selectati optiunea Border Color. Puteti trasa tabele in interiorul altor tabele utilizand instrumentul Draw Table.

Ajustarea unui tabel Dupa ce ati creat un tabel, inserandu-l sau trasandu-l, ii puteti ajusta structura, deplasand liniile dintre celule, pentru a le modifica inaltimea si latimea. Pentru precizie, puteti stabili ca toate celulele sa aiba aceiasi inaltime sau latime, ori sa introduceti inaltimea sau latimea lor exacta. Pentru a deplasa o linie dintre celule dati click pe linie si trageti-o cu mouse-ul in noua pozitie. Pentru a egaliza inaltimile sau latimile celulelor: 1. 2. Dati click in exteriorul tabelului, pentru a anula selectia instrumentului. Dati click si trageti mouse-ul peste celulele pe care doriti sa le ajustati. (In timp ce dati click pe celule, mentineti apasata tasta Ctrl, pentru a selecta celule care nu sunt adiacente.) Dati click fie pe butonul Distribute Rows Evenly ( distribuire de randuri in mod egal) aflate pe bara de instrumente Tables and Borders

3.

Pentru a stabili cu precizie inaltimea randului sau latimea coloanei:

1. 2. 3.

Selectati celulele pe care doriti sa le modificati Din meniul Table, alegeti comanda Table Properties. In caseta de dialog Table Properties, introduceti, in casetele de text din tabul Row, Column sau Cell, valorile pe care doriti sa le folositi sau utilizati sagetile pentru a alege valori predefinite Dati click pe OK.

4.

Introducerea datelor intr-un tabel

Atunci cand creati un tabel pornind de la zero, puteti introduce datele direct in celulele sale. Daca datele exista deja, altundeva, le puteti muta sau copia intr-o celula. Pentru a introduce date intr-un tabel :

1.

Dati click intr-o celula, apoi scrieti pentru a insera datele in celula. Pe masura ce scrieti, punctul de inserare se deplaseaza in celula si intregul rand va deveni mai inalt, daca trebuie sa cuprinda mai multe linii de text. Apasati tasta Tab pentru a trece in urmatoarea celula din dreapta si introduceti text acolo Continuati sa apasati tasta Tab dupa ce ati terminat de introdus in fiecare celula. Dupa ce ati introdus text in ultima celula a tabelului, apasati tasta Tab daca trebuie sa creati un rand nou.

2. 3. 4.

Atunci cand ajungeti la celula cea mai din dreapta a foii de lucru, prin apasarea tastei Tab veti deplasa punctul de inserare in randul urmator. Apasati Shift+Tab pentru a va deplasa cu o celula inapoi.

Daca o celula contine deja text, prin apasarea tastei Tab pentru a trece in celula respectiva selectati in acelasi timp si textul din interiorul ei. Cand veti incepe sa scrieti, veti inlocui continutul anterior al celulei.

Alinierea datelor intr-un tabel

Dupa ce datele au fost introduse, puteti alinia textul ori numerele din interiorul celulelor. Pentru a alinia datele din celule pe verticala sau orizontala:

1. 2.

Selectati celulele in care doriti sa aliniati datele In lista autoderulanta Alignment din bara de instrumente Tables and Borders,dati click pe alinierea dorita

Pentru a modifica orientarea datelor din celule: 1. 2. Selectati celulele in care doriti sa orientati datele Dati click pe instrumentul Change Text Direction (modificare orientare text) aflat pe bara de instrumente Tables and Borders

Pentru a comuta intre cele trei posibile directii ale textului, dati click pe instrumentul Change Text Direction.

Insumarea datelor numerice Puteti insuma datele dintr-o coloana sau puteti efectua calcule mai complicate cu ele. Pentru a insuma automat valorile dintr-o coloana: 1. 2. Dati click pe celula de sub numerele ce trebuie insumate Dati click pe butonul AutoSum ( ) aflat pe bara de instrumente Tables and Borders

Aplicatia Word incearca sa insumeze intreaga coloana. Inserati temporar un rand gol pentru a obtine suma celulelor deasupra sau dedesuptul randului gol.

Stergerea datelor dintr-un tabel Pentru a sterge date dintr-un tabel puteti goli continutul unei celule selectand text si stergandu-l, dar, de asemenea, puteti sterge celule individuale sau randuri si coloane intregi. Pentru a sterge celule dintr-un tabel: 1. 2. 3. Selectati celulele pe care doriti sa le stergeti Din meniul Table, alegeti Delete-Cells In caseta de dialog Delete Cells, selectati optiunea de a sterge celulele selectate si a deplasa celulele ramase la stanga, de a deplasa celulele ramase in sus sau de a sterge randuri sau coloane intregi. Celulele sunt sterse Dati click pe OK

4.

Pentru a actualiza un total, atunci cand un rand de date a fost sters, dati click dreapta in celula si din meniul restrans alegeti comanda Update File.

Inserarea randurilor si a coloanelor Pentru a crea loc pentru mai multe date, puteti adauga randuri si coloane in orice portiune a unui tabel. Pentru a insera un rand : 1. 2. Dati click intr-o celula in locul noului rand gol Din meniul Table, alegeti comanda Insert apoi din submeniul Insert alegeti comanda Rows Below

Pentru a insera o coloana: 1. 2. 3. Pozitionand cursorul mouse-ului in partea superioara a coloanei, in locul noii coloane. Apare o sageata descendenta mare. Dati click cat timp sageata este vizibila pentru a selecta intreaga coloana. Din meniul Table, alegeti comanda Insert, apoi din submeniul Insert selectati un dintre comenzile Columns.

Pentru a insera mai multe coloane sau randuri, inainte de a alege o comanda din submeniul Insert, selectati un numar de coloane sau randuri pe care doriti sa le adaugati. Daca acolo unde

doriti sa efectuati inserarea nu exista destule coloane sau randuri, repetati operatia Insert de atatea ori cat este necesar.

Imbinarea celulelor Puteti imbina doua sau mai multe celule adiacente pentru a crea capete de tabel care sa se intinda pe mai multe coloane sau randuri. Pentru a imbina celule: 1. 2. Selectati celulele adiacente ce vor fi imbinate In bara de instrumente Tables and Borders dati click pe butonul Merge Cells

Pentru a scinda celulele imbinate si a le readuce la starea initiala de celule individuale, dati click pe celula imbinata si apoi dati click pe butonul Split Cells.

Activarea bordurilor si a umbririlor Bordurile sunt liniile care inconjoara celulele. Umbrirea este culoarea de umplere din interiorul celulelor. Pentru a formata automat un tabel utilizand un sablon: 1. 2. 3. 4. 5. Dati click oriunde in tabel, pentru a-l selecta Din meniul Table, alegeti comanda Table AutoFormat In caseta de dialog Table AutoFormat, selectati unul dintre sabloanele disponibile si examinati fereastra Preview, pentru a vedea daca sablonul corespunde dorintei Activati sau dezactivati optiunile,dand click in casutele de validare corespunzatoare Dati click pe OK.

Pentru configurarea manuala a bordurilor si a umbririlor: 1. 2. 3. Selectati celulele ale caror borduri doriti sa le modificati sau la care doriti sa adaugati o umbrire In bara de instrumente Tables and Borders, selectati stilul si grosimea liniei din listele autoderulante Dati click pe instrumentul Border (bordura) si utilizati optiunile din paleta autoderulanta pentru a aplica borduri sus, jos , la stanga , la dreapta, in interiorul sau in exteriorul celulei selectate

4.

Pentru a aplica umbrire la celelalte celule selectate, selectati o optiune de umbrire din lista autoderulanta Shading ( culoare umbrire)

Transformarea textului in tabel Atunci cand un tabel a fost creat intr-un document, folosindu-se tabulatoarele de moda veche, puteti converti cu usurinta textul ordonat in tabulatoare intr-un tabel Word standard, pec care dupa aceea il puteti modifica si formata. Pentru a transforma text in tabel: 1. 2. Selectati toate liniile de text existente care au fost ordonate cu tabulatoare In bara de instrumente Standard dati click pe butoanele Insert Table

Desenarea formelor si liniilor Puteti desena linii si forme direct intr-un document in vizualizarea Normal sau o puteti face in vizualizarile Print Layout ori Web Layout. Pentru a desena o forma sau o linie: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Dati click pe unul dintre instrumentele sau meniurile pentru desenare aflate pe bara de instrumente Drawing Deplasati mouse-ul pentru a crea forma sau linia dorita Trageti si deplasati reperele de manevrare ale sevaletului Drawing Canvas ( panza de desen) pentru a pozitiona corect desenul Dati click pe forma si alegeti comanda AutoShape din meniul Format In caseta de dialog Format AutoShape alegeti o culoare de umplere, o culoare si un stil pentru linie Dati click pe OK.

Pentru a obtine o forma regulata ( de exemplu, un patrat in loc de un dreptungi, sau un cerc in loc de un oval), tineti apasata tasta Shift in timp ce creati forma prin tragerea mouse-ului. De asemenea, puteti da click pe butonul Styles aflat pe bara de instrumente Drawing. Pentru a sterge o linie sau o forma, dati click pe ea si apasati tasta Delete.

Daca doriti, puteti dezactiva afisarea casetei Drawing Canvas. In tabul General din caseta de de dialog Options, debifati casuta de validare cu denumirea Automattically create Drawing Canvas when inserting AutoShapes.

Adaugarea umbrelor si a efectelor tridimensionale Puteti adauga umbre sau efecte tridimensionale la oricare dintre liniile sau formele pe care le creati. Pentru a adauga o umbra sau un efect tridimensional: 1. 2. Dati click pe o linie sau forma pentru a o selecta. Apar reperele de manevrare. In bara de instrumente Drawing, dati click pe butonul Shadow Style (stil umbra) si alegeti locul si directia umbrei ce va fi adaugata formei sau in bara de instrumente Drawing, dati click pe butonul 3D Style (stil tridimensional) si selectati un efect

Dupa ce ati dat click pe butonul Shadow Style sau 3D Style, dati click pe optiunea Shadow Settings, pentru a vedea bara de instrumente Shadow Settings, sau pe optiunea 3D Settings pentru a vedea bara de instrumente 3D Settings. Umbrele si efectele tridimensionale nu pot fi utilizate simultan asupra aceluiasi obiect.

Adaugarea formelor predefinite si a casetelor text Puteti utiliza formele automate pentru a adauga rapid obiecte grafice intr-un document sau puteti crea text ca obiect grafic pentru ca dupa aceea sa-i editati marimea, forma, culoarea si alte atribute, la fel cum ati edita orice alt tip de imagine. Pentru a desena o forma predefinita: 1. 2. 3. In bara de instrumente Drawing, dati click si mentineti apasat butonul mouse-ului pe butonul AutoShapes apoi selectati un element din lista Din paleta pop-up care apare, alegeti una dintre forme Trageti cursorul mouse-ului pentru a defini un dreptunghi imaginar ce va contine forma, apoi eliberati butonul mouse-ului. Forma apare.

Pentru a adauga o caseta de text: 1. 2. 3. In bara de instrumente Drawing, dati click pe butonul Text Box Dati click in document, acolo unde doriti sa apara caseta de text. Introduceti textul.

4. 5. 6.

Pentru un control precis al parametrilor casetei de text, dati dublu-click pe una dintre laturile obiectului ca sa-l formatati. In caseta de dialog Format Text Box, selectati formatarea dorita. Dati clik pe OK. Formatarea este aplicata textului.

Modificati locatia casetei text dand click pe una dintre laturi (dar nu pe un reper de navigare) si tragand caseta cu mouse-ul spre noua pozitie. Pentru a sterge o caseta text, dati click pe una din laturi, astfel incat sa dispara punctul de inserare din interior, si apoi apasati tasta Del.

Rotirea si alinierea formelor Dupa ce ati creat forme, le puteti roti si alinia. Pentru a roti o forma: 1. 2. Selectati obiectul pe care doriti sa-l rotiti In bara de instrumente Drawing, dati click pe butonul Draw (desenare), alegeti comanda Rotate and Flip din meniul autoderulant Draw, apoi alegeti comanda din submeniu

Pentru a alinia mai multe forme: 1. 2. Selectati obiectele pe care doriti sa le aliniati In bara de instrumente Drawing , dati click in meniul autoderulant Draw, alegeti comanda Align or Distribute si apoi alegeti o comanda din submeniu

Atunci cand dati click pe butonul Rotate or Flip din meniul autoderulant Draw si apoi dati click pe comanda Free Rotate din submeniul Rotate sau din submeniul Flip, puteti sa pozitionati cursorul mouse-ului pe un reper de manevrare si sa descrieti un arc de cerc , pentru a roti obiectul cu orice ungi doriti.

Gruparea formelor Grupand mai multe obiecte, le puteti trata ca pe un singur obiect. Dupa aceea , pur si simplu selectati grupul si apoi il mutati, copiati sau formatati. Pentru a grupa mai multe obiecte: 1. Mentineti apasata tasta Shift, in timp ce dati click pe fiecare obiect pentru a le grupa

2.

Din meniul autoderulant Draw, alegeti comanda Group. Acum un singur set de repere de manevrare inconjoara obiectele din grup.

Pentru ca mai multe obiecte sa apara corect inainte de a le grupa, selectati un obiect si alegeti comanda Order din meniul Draw. Dupa aceea, alegeti comanda Bring to Front sau Send to Back.

Realizarea de text care urmeaza o forma WordArt este un tip de text special formatat pe care aplicatia Word il poate afisa in diverse stiluri predefinite. Pentru a va ajuta sa creati si sa editati text de tip WordArt, aveti la dispozitie cateva instrumente. Puteti deplasa, redimensiona si modifica forma textului de tip WordArt, utilizand reperele de manevrare ce apar, la fel cum ati proceda cu alte imagini. Pentru a insera text de tip WordArt: 1. 2. 3. 4. 5. Dati click pe butonul Insert WordArt aflat pe bara de instrumente Drawing Dati click pe un stil din caseta de dialog WordArt Gallery In caseta de dialog Edit WordArt Text inlocuitiYour Text Here cu textul dorit. Stabiliti fontul, marimea si stilul dorite. Dati click pe OK.

Pentru a modifica textele de tip WordArt: 1. 2. Modificati forma curbei sau a curbelor de care este legat textul de tip WordArt dand click pe butonul WordArt Shape, aflat pe bara de instrumente WordArt Alegeti forma dorita din paleta care apare

Pentru un control precis asupra aspectului textului de tip WordArt, dati click pe butonul Format WordArt, aflat pe bara de instrumente si efectuati modificari in caseta de dialog Format WordArt.

Inserarea de imagini si clip art-uri Pentru a insera imagini, puteti alege din bibloteca de clip art-uri inclusa in Office 2003 si puteti folosi orice adaugari pe care le-ati facut in bibloteca respectiva din alte surse. Dupa ce ati inserat o imagine, puteti utiliza instrumentele aflate pe bara de instrumente Picture pentru a modifica parametrii.

Pentru a insera o imagine: 1. 2. Din meniul Insert, alegeti Picture-From File Localizati imaginea pe care doriti s-o inserati si dati click pe optiunea Insert. In document apar imaginea si bara de instrumente Picture

Pentru a pozitiona o imagine: 1. 2. Selectati imaginea In bara de instrumente Picture, alegeti optiunea Text Wrapping, apoi alegeti din submeniu un stil de incadrare a textului.

Pentru a insera clip art-uri: 1. 2. 3. Din meniul Insert, alegeti Picture-Clip Art In panoul de sarcini Clip Art care apare, definiti criteriile de cautare pentru clip artul pe care doriti sa-l localizati, apoi dati click pe butonul Go Dati click pe imaginea pe care doriti s-o inserati, dati click pe butonul cu sageata descendenta de langa ea si, in lista autoderulanta, dati click pe optiunea Insert.

Atunci cand utilizati panoul de sarcini Insert Clip Art si dati click pe Organize Clips, utilitarul Microsoft Clip Organizer va propune sa va catalogheze toate fisierele de tip media de pa hardisk. Puteti alege Now (acum); totusi, deoarece procesul este de durata, puteti alege Later ( mai tarziu). Pentru a formata imaginea, dati click pe butonul Format Picture aflat pe bara de instrumente Picture sau dati click dreapta pe imagine si alegeti comanda Format Picture din meniul restrans.

Corectarea automatica a greselilor ortografice Caracteristica AutoCorrect lucreaza discret in culise, corectand automat multe greseli uzuale in timp ce scrieti. AutoCorrect detine propia sa lista de erori frecvente, la care le puteti adauga pe cele pe care vedeti ca le repetati cel mai des. AutoCorrect poate, de asemenea, sa scrie cu majuscula primul cuvant al unei propozitii, sa inlature cazurile in care la inceputul unui cuvant au fost scrise doua majuscule consecutive ori sa scrie cu majuscula numele zilelor. Pentru a adauga in lista AutoCorrect greseli ce trebuie corectate: 1. Din meniul Tools, alegeti comanda AutoCorrect Options

2. 3. 4. 5.

In caseta de dialog AutoCorrect care apare, introduceti greseala in caseta de text Replace In caseta de text With, introduceti forma corecta Dati click pe butonul Add Dati click pe OK dupa ce ati terminat.

Folosirea caracteristicii AutoText Caracteristica AutoText va ajuta sa nu mai scrieti in mod repetat anumite fragmente de text de care aveti nevoie frecvent. Cu AutoText puteti insera orice cantitate de text intr-un document, incepand de la un singur cuvant si terminand cu mai multe paragrafe. Asamblarea de documente formate din pasaje standard, cum ar fi, de exemplu, redactarea de contracte prin combinarea clauzelor standard, este o sarcina ideala pentru caracteristica AutoText. Pentru a crea o intrare AutoText: 1. 2. 3. 4. Scrieti textul pe care doriti sa-l salvati, apoi selectati-l Din meniul Insert, alegeti AutoText New In caseta de dialog AutoText care apare, inlocuiti denumirea propusa, care este afisata evidentiat cu numele pe care-l doriti (minim 4 caractere) Dati click pe OK pentru a adauga textul in lista de intrari AutoText disponibile

Pentru a insera o intrare AutoText: 1. 2. In timp ce scrieti, aplicatia Word urmareste numele tuturor intrarilor AutoText, iar atunci cand detecteaza una, afiseaza o caseta galbena Pentru a accepta inlocuirea AutoText, apasati tasta Enter cat timp este afisata caseta galbena.

Intr-o intrare AutoText puteti include o imagine, astfel incat in document sa fie inserata in mod automat o emblema. Selectati imaginea, apoi selectati Insert AutoText New. Atribuiti un nume imaginii. Utilizarea caracteristicii AutoText reprezinta o modalitate excelenta de a introduce termeni lungi de natura medicala, juridica sau tehnica. Pentru a salva ca intrare AutoText un paragraf formatat, atunci cand faceti selectia pentru AutoText, includeti la sfarsitul paragrafului simbolul pentru paragraf.

Tiparirea plicurilor Aplicatia Word poate extrage adresele postale dintr-o scrisoare si sa formateze si sa tipareasca in mod automat un plic. Pentru a tipari un plic: 1. 2. 3. Din meniul Tools, alegeti Letters and Mailings Envelops and Labels In caseta de dialog Envelops and Labels, operati orice modificari necesare ale adresei si adresei de returnare Dati click pe butonul Print.

Pentru a schimba modul de tiparire al plicurilor: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Din meniul Tools, alegeti Letters and Mailings Envelopes and Labels In caseta de dialog Envelopes and Labels , dati click pe butonul Options In tabul Envelope Options, alegeti metoda de alimentare cu plicuri corespunzatoare felului in care functioneaza imprimanta dumneavoastra Daca imprimanta are o tava de alimentare pentru plicuri, selectati-o din lista autoderulanta Feed From Dati click pe OK pentru a reveni in caseta de dialog Envelopes and Labels Dati click pe OK dupa ce ati terminat de stabilit optiunile.

Salvarea unui document ca sablon Sabloanele contin designul unui document intreg si pot chiar include portiuni de text. Atunci cand incepeti un document nou, puteti alege dintre mai multe sabloane preformatate care sunt incorporate in aplicatia Word, printre care sunt si cele destinate documentelor de afaceri si profesionale uzuale. Daca nici unul dintre acestea nu corespunde nevoilor dumneavoastra, puteti modifica un sablon existent sau puteti salva designul propriului dumneavoastra document ca sablon nou si sa-l utilizati dupa aceea pentru a crea documente noi. Pentru a salva un document ca sablon: 1. 2. 3. Creati un document mostra si formatati-l, creand si aplicand un set de stiluri Stergeti orice text care nu doriti sa fie salvat ca parte din sablon. De exemplu, pentru a salva numai stilurile si formatarea paginii, stergeti tot textul. Din meniul File, alegeti comanda Save As.

4. 5. 6.

Din lista autoderulanta Save File as Type, alegeti optiunea Document Template In caseta de text File Name introduceti un nume pentru sablon si specificati locul unde doriti sa salvati sablonul Dati click pe butonul Save.

Intrarile AutoText, macrocomenzile si barele de instrumente personalizate sunt salvate in sablon. Daca salvati sablonul in directorul Templates din aplicatia Word, il puteti utiliza cu usurinta ca baza pentru un document nou.

Utilizarea salvarilor automate Aplicatia Word poate salva documentele in mod automat, la intervale predefinite. Este recomandabil sa activati aceasta caracteristica, pentru a va proteja munca in cazul unei pene de curent sau a altui accident. Procesul de salvare decurge foarte rapid si nu va va disturba lucrul. Pentru a utiliza salvarile automate: 1. 2. 3. 4. Din meniul Tools, alegeti comanda Options Dati click in tabul Save din caseta de dialog Options Bifati casuta de validare Save AutoRecover Info Every: si in caseta Minutes completati intervalul de minute dorit. Dati click pe OK.

Desi aplicatia Word va poate salva in mod automat lucrul, atunci cand terminati de creat un document trebuie totusi sa salvati ceea ce ati lucrat. Salvarea automata facuta de Word creeaza pur si simplu un fisier pe hardisk, astfel incat aplicatia sa poata reface fisierul daca sesiunea de lucru v-a fost intrerupta inainte sa fi efectuat o operatie normala de salvare. Daca in timp ce lucrati are loc o pana de curent ori se petrece alt accident, la urmatoarea pornire a aplicatiei Word va fi afisata o lista de documente salvate automat. Puteti pur si simplu sa selectati documentul la care lucrati atunci cand ati fost intrerupt in mod neasteptat.

Crearea de scrisori de tip formular prin imbinarea corespondentei Aplicatia Word va pune la dispozitie asistenta indrumatoare pentru efectuarea etapelor necesare in crearea de scrisori prin imbinarea corespondentei, etichete, mesaje e-mail sau plicuri personalizate cu nume si adrese dintr-o lista. Utilitarul de asistenta Mail Merge, care apare in panoul de sarcini, va poarta usor prin proces.

Pentru a crea o scrisoare de tip formular prin imbinarea corespondentei: 1. 2. 3. Din meniul Tools, alegeti Letters and Mailings Mail Merge In panoul de sarcini Mail Merge, dati click pe tipul de document pe care doriti sa-l creati, apoi dati click pe Next: Starting Document din partea inferioara a panoului La pasul 2 al utilitarului de asistenta selectati un document de pornire pentru imbinarea corespondentei si apoi dati click pe Next: Select Recipients din partea inferioara a panoului La pasul 3 selectati o lista existenta de destinatari, o lista de contacte selectate din aplicatia Outlook ori introduceti o lista noua. Dupa aceea, in partea inferioara a panoului, dati click pe Next : Write Your Letter La pasul 4 concepeti scrisoarea pe care doriti s-o expediati. Atunci cand doriti sa introduceti date din lista, cum ar fi, de exemplu, adresa, dati click pe intrarea corespunzatoare din panoul de sarcini. Dupa aceea, in partea inferioara a panoului dati click pe Next: Preview Your Letters La pasul 5 previzualizati scrisorile si apoi dati click pe Next: Complete the Merge din partea inferioara a panoului La final dati click pe butonul Print pentru a tipari scrisorile obtinute prin imbinarea corespondentei

4.

5.

6. 7.

Protejarea documentului Puteti preciza ce modificari veti accepta in documentul dumneavoastra, atunci cand este revizuit de alte persoane, stabilind restrictii de formatare si editare in panoul de sarcini Protect Document. Pentru a proteja un document: 1. 2. 3. 4. 5. Din meniul Tools, alegeti comanda Protect Document Pentru a restrictiona formatarile, bifati casuta de validare Limit Formatting to a Selection of Styles si dati click pe Settings In caseta de dialog Formatting Restrictions, precizati restrictiile de formatare si dati click pe OK La pasul 2 al utilitarului de asistenta Protect Document, stabiliti tipul de editare in acest document La pasul 3 dati click pe Yes, Start Enforcing Protection, stabiliti o parola pentur a permite dezactivarea protectiei si dati click pe OK

Taste speciale n MS Word

TASTA FUNCIA F1 Obinere asistent soft F7 Verificare ortografic a documentului F12 Salveaz i denumete un document (Save As) - copie de rezerv Shift + Fl Asistent soft rapid Shift + FlO Afiare meniu rapid Alt+F4 nchide orice fereastr Ctrl+O Deschide (Open) un document existent Ctrl+N Creare a unui document nou (New), utiliznd ablonul NORMAL.DOT Ctrl+S Salvare document (Save) Ctrl+P Tiprire document (Prin) Ctrl+F Gsire text sau caractere speciale (Find) Ctrl+H nlocuire text (Replace) Ctrl+Z Anularea ultimei aciuni (Undo) Ctrl+Y Repetarea ultimei aciuni (Redo) Ctrl+F2 Previzualizare document, naintea tipririi (Prin Preview) Ctrl+F4 nchide un document activ (Close) Ctrl+F6 Comutare ntre documentele active (deschise) n Word Ctrl+Alt+S mprirea ecranului (Split) Alt+Shift+ Inserarea cmpului {date} - data curent D Alt+Shift+ Inserarea cmpului {time} - ora curent T Selectarea modului de vizualizare a documentului Alt+Ctrl+N Vedere Normal Alt+Ctrl+P Vedere Page Layout Alt+Ctrl+O Vedere Outline Shift+Ctrl+* Afiare/ehminare rapid a tuturor marcajelor de formatare Deplasarea i derularea cu tastatura !/" Cu un caracter spre stnga/dreapta #/$ Cu un caracter n sus/jos Ctrl+!/" Cu un cuvnt spre stnga/dreapta End La sfritul liniei curente Home La nceputul liniei curente Ctrl+#/$ Cu un paragraf n sus/jos PageUp Cu 0 fereastr n sus PageDown Cu 0 fereastr n jos Ctrl+End La sfritul documentului Ctrl+Home La nceputul documentului Ctrl+G(sauF5 Deplasare la o pagin anumit (Go To) )

FUNCIA Selectarea textului Shift+Ctrl+!/" Cte un cuvnt spre stnga/dreapta Shift+Home Pn la nceputul liniei TASTA

Shift+Ctrl+Ho me Shift+End Shift+Ctrl+E nd Shift+#/$ Ctrl+A

Pn la nceputul documentului Pn la sfritul liniei Pn la sfritul documentului

Cte 0 linie n sus/jos Selecteaz tot textul Mutare i copiere a textului/graficii Ctrl+X Taie (Cut) textul sau grafica selectat n memoria temporar Ctrl+C Copie (Copy) textul sau grafica selectat n memoria temporar Ctrl+V Lipete (Paste) coninutul memorie temporare n poziia cursorului Alt+Shift+# Taie paragraful selectat i l lipete deasupra celui precedent Alt+Shift+$ Taie paragraful selectat i l lipete dedesubtul celui urmtor Eliminarea textului Delete Caracterul din dreapta punctului de inserare Backspace Caracterul din stnga punctului de inserare Ctrl+Delete Cuvntul care urmeaz Ctrl+Backspa Cuvntul precedent ce Formatarea textului Ctrl+D Activeaz caseta Font din meniul Format Ctrl+B Bold (Aldin) Ctrl+I Italic (Cursiv) Ctrl+U Single Underline Ctrl+Shift+ WordUnderline W Ctrl+Shift+D DoubleUnderline Ctrl+Shift+K SMALLCAPS Ctrl+Shift+A ALLCAPS Ctrl+Shift+ Hiddentext H Ctrl+Shift+ Superscript-indice superior = Ctrl+= Subscript-indice inferior Shift+F3 Comutare ntre majuscule i litere mici Ctrl+Shift+F Activeaz caseta Font din bara cu instrumente Formatting Ctrl+Shift+P Activeaz caseta Point Size din bara cu instrumente Formatting Ctrl+Shift+Q Activeaz fontul Symbol, n caseta Font. Ctrl+] Mrirea dimensiuni (fontului) cu un punct Ctrl+[ Micorarea dimensiuni (fontului) cu un punct Formatarea paragrafelor

TASTA Ctrl+L Ctrl+E Ctrl+R Ctrl+J Ctrl+M Ctrl+Shift+ M Ctrl+T Ctrl+Shift+T Ctrl+1 Ctrl+5 Ctrl+2 Ctrl+0 Ctrl+Shift+ N

FUNCIA Aliniere text la stnga Centrare text Aliniere text la dreapta Aliniere text la ambele margini Mut indentarea la stnga la urmtorul tabulator Mut indentarea la stnga la tabulatorul precedent Creeaz oindentare agat Elimin 0 indentare agat existent Spaierea textului cu 0 singur linie Spaierea textului la 1,5 linii Spaierea textului la dou linii Adaug/elimin un spaiu de 12 puncte naintea unui paragraf Revenirea la formatarea prestabilit (din stilul Normal)

SEMNIFICAIA MENIURILOR WORD

Semnificaia

(Scurttura)

Opiunea
New Open Close Save Save As... Versions... Page Setup... Print Preview Print Send To } Properties List cu documente Exit Meniul File Deschide un document nou sau un ablon Ctrl+N Deschide un document creat anterior sau un ablon Ctrl+O nchide toate ferestrele documentului activ Ctrl+W Salveaz modificrile fcute n document Ctrl+S Salveaz noua versiune a documentului sub un alt nume F12 Administraz versiunile unui document Permite alegerea valorii parametrilor care determin aranjarea n pagin pentru seciunile selectate Opiune de tip comutator pentru stabilirea modului de Ctrl+F2 previzualizare a documentului tiprit Tiprete la imprimant documentul Ctrl+P Deschide un submeniu din care putei alege destibatarul ctre care poate fi trimis documentul activ folosind pota electronic Afieaz informaii despre fisierul care conine documentul activ Afieaz o list cu ultimele documente deschise. Putei s deschidei rapid un document din list executnd un clic pe numele lui nchide aplicaia Word i v cere s confirmai salvarea Alt+F4 documentelor deschise Meniul Edit Anuleaz ultima aciune de corectur n text

Undo
Repeat Cut, Copy, Paste Paste Special... Clear Select All Find... Replace... Repet ultima aciune de corectur n text Operaii prin intermediul zonei de memorie Clipboard

Ctrl+Z
Ctrl+Y Ctrl+X/C/V

Go To...

Links

Permite alegerea moduluin care va fi inserat n document obiectul: prin ncapsulare sau prin legare terge zona de document selectat Delete Selecteaz tot documentul Caut n document un text sau un stil de formatare Ctrl+F Caut n document un text sau un stil de formatare i l Ctrl+H nlocuiete cu textul, respectiv tipul de formatare precizat Mut cursorul de inserare n document, n poziia Ctrl+G specificat (pagin, seciune, linie, matcaje de documente, etc.) Permite actualizarea legturilor din document (adugarea de noi legturi, tergerea unor legturi, schimbarea obiectelor legate, schimbarea cii de la care a fost adugat legtura)

Semnificaia

(Scurttura)

Opiunea
Activeaz obiectul selectat prin lansarea n execuie a aplicaiei cu care a fost creat. Aplicaia va ncrca n fereastra sa de lucru obiectul care a fost selectat. Opiunea nu este disponibil dac nu a fost selectat un obiect Meniul View Normal/ Aceste opiuni formeaz un grup de butoane radioprin Alt+ care se stabilete modul de vizualizare: modul normal, Online Layout/ modul aezare direct, modul aezare n pagin, modul Ctrl+ structur a documentului i modul document principal Page Layout/ N/P/O Object Outline/ Master Document Toolbar }

Deschide un submeniu care conine opiuni pentru administrarea barelor de instrumente (controlarea afirii lor i personalzarea lor) Ruler Opiune de tip comutator care controleaz afiarea riglelor Document Map Opiune de tip comutator care controleaz afiarea structurii documentului ntr-un panou care se deschide pe marginea stng a ferestrei documentului. Acest panou poate fi folosit pentru o deplasare rapid n document Header and Deschide zona de editare pentru anteturi i subsolurii afieaz bara de Footer instrumente Header and Footer pentru formatarea lor Footnotes Opiune de tip comutator care permite accesul la zona de editare a notei de subsol sau de sfrit de document. Este diponibil numai dac au fost inserate note de subsol sau de sfrit Comments Opiune de tip comutator care permite accesul la fereastra de editare a comentariului. Este disponibil numai dac au fost inserate comentarii Full Screen Opiune de tip comutator care, dac este activat, comut n modul de vizualizare ecran plin Zoom Permite modificarea scrii de afiare n fereastra documentului Meniul Insert Break... Insereaz marcajul de ntrerupere de pagin, de coloan sau de seciune Page Insereaz numrul paginii Alt+Shift+P Number... Date and Permite inserarea datei i orei preluate din sistem i Time... stabilirea formatului pentru dat i or

Alt+Shift+D

AutoText } Field... Symbol... Comment...

Deschide un submeniu cu opiuni pentru administrarea intrrilor din AutoText Insereaz un cmp ales dintr-o list de cmpuri Insereaz un simbol (caracter special)ales din lista de caractere a unui font Insereaz un comentariu i deschide fereastra pentru administrarea

Semnificaia

(Scurttura)

Opiunea
Footnote... Caption Crossreference Index and Tables Picture } TextBox File... Object... comentariilor definite Insereaz o not de subsol sau o not de sfrit de document Insereaz o legend deasupra sau sub obiectul selectat Insereaz o referin la o entitate din acelai document Insereaz o tabel de index, de cuprins, de obiecte sau de autoriti Deschide un submeniu cu opiuni care permit inserarea unei imagini preluate dintr-un fiier sau din alt aplicaie Activeaz instrumentul de desenare pentru o caset de text Permite inserarea coninutului unui alt fiier document Permite inserarea prin ncapsulare sau legare a unui obiect (imagine, ecuaie, organigram, diagram etc.). n caseta de dialog care se deschide este afiat lista aplicaiilor instalate pe calculator car epot fi folosite ca aplicaii server pentru crearea obiectului Administraz marcajele n document (creare, tergere, localizare) Meniul Format Formateaz caracterele din zona selectat sau Ctrl+D caracterele care vor fi scrise ncepnd cu poziia cursorului Formateaz paragrafele din zona selectat sau paragrafele care vor fi scrise ncepnd cu pozii acursorului Creaz i formateaz o list marcat sau numerotat

Bookmark... Font...

Paragraph... Bullets and Numbering Borders and Shading... Columns... Tabs...

Formateaz chenarele i umbrele paragrafelor, textelor selectate, tabelelor i celulelor din tabel i formateaz chenarele paginilor mparte n coloane zona selectat Permite stabilirea poziiei tabulatorilor i a tipului lor i tergerea tabulatorilor pentru paragrafele din zona selectat sau pentru paragrafele care vor fi scrise ncepnd cu poziia cursorului DropCap... Formateaz caracterul cu care ncepe paragraful selectat (letrina) Text Stabilete direcia de orientare a textului selectat (pe orizontal sau pe Direction... vertical) Change Case... Schimb tipul de liter (din litere mari n mici i invers) n zona de text selectat AutoFormat... Permite formatarea automat a textului din zona selectat, cu valorile prestabilite Style Gallery Permite preluarea unui stil de document din lista de abloane definite Style... Administreaz stilurile de formatare (creare, modificare, tergere) Background... Permite stabilirea culorii i modelului fundalului documentului } Object... Formateaz un obiect desenat (linie de contur, model de umplere, dimensiune, poziie etc.) Meniul Tools Spelling and Permite verificarea documentului din punct de vedere F7 Grammar ortografic i gramatical

Semnificaia

(Scurttura)

Opiunea
Deschide un submeniu care conine opiuni pentru alegerea limbii folosite pentru instrumentele gramaticale, pentru gsirea unui sinonim sau antonim pentru cuvntul selectat (Thesaurus...; scurttura Shift+F7)i pentru stabilirea modului n care se face desprirea n silabe (Hyphenation...) Word Count Afieaz o situaie statistic a documentului activ (numr de caractere, de cuvinte, de linii de text, de paragrafe i de pagini) AutoSummariz Afieaz un sumar al documentului activ pe care l poate insera n e... documentul activ sau n alt document AutoCorrect... Administreaz intrrile n AutoCorrect (crearea i tergerea lor) Track Changes Deschide un submeniu cu opiuni pentru evidenierea modificrilor } fcute n document i pentru compararea a dou versiuni ale aceluiai document Merge Adaug la documentul curent un alt document Documents... Protect Permite stabilirea unor opiuni pentru protejarea documentului (inclusiv Document... stabilirea unei parole) Mail Merge... Administreaz documentele potale Envelopes and Administreaz i tiprete etichetele potale Labels... Letter Lanseaz n execuie procedura asistent pentru administrarea Wizard... documentelor potale Macro } Administreaz macrocomenzile (creare, tergere, lansare n execuie) Templates and Permite schimbarea ablonului documentului activ sau modificarea Add-Ins... valorilor parametrilor acestui ablon Customize... Personalizeaz elementele interfeei (bare cu instrumente, sistemul de meniuri i scurtturile de la tastatur) Options... Stabilete valorile parametrilor pentru operaiile puse la dispoziie de aplicaia Word (editare, tiprire, vizualizare etc.) Meniul Table Draw Table Insereaz n document un tabel prin desenarea lui Insert... Insereaz ntr-un document un tabel, iar ntr-un tabel una sau mai multe celule, linii sau coloane Delete... terge tabelulselectat sau celulele, rndurilesau coloanele selectate ntr-un tabel Merge cells Reunete celulele selectate ntr-un tabel, ntr-o singur celul Split cells... Divizeaz fiecare celul selectat din tabel n dou sau mai multe celule Select Row Selecteaz rndul curent din tabel Select Column Selecteaz coloana curent din tabel Select Table Selecteaz tot tabelul Alt+Num5 Table Permite stabilirea unei formatri pentru tabel. Formatarea va fi aleas AutoFormat dintr-o list de formatri prestabilite Distribute Atribuie aceeai nlime rndurilor sau celulelor selectate Rows Evenly Distribute Atribuie aceeai lime coloanelor sau celulelor selectate Language }

Semnificaia

(Scurttura)

Opiunea
Columns Evenly Cell Heigh and Permite stabilirea nlimii i limii rndurilor i/sau coloanelor dintr-un Width tabel Heading Rows Opiune de tip comutator care controleaz dac tabelul va avea un Repeat antet ce va fi afiat la nceputul fiecrei pagini Convert Text Transform textul selectat ntr-un tabel, respectiv tabelul selectat ntrto un text Table/Conver t Table to Text Sort Rearanjeaz zona de tabel selectat ntr-o anumit ordine (cresctoare sau descresctoare) n funcie de valorile dintr-o coloan, din dou sau trei coloane Formula Insereaz n celula curent un cmp de tip formul (cmp a crui valoare se calculeaz prin aplicarea unei formule de calcul asupra valorilor nregistrate n anumite celule ale tabelului) Split Table mparte un tabel n dou tabele, insernd un marcaj de sftit de paragraf naintea liniei curente din tabel Show Gridlines Opiune de tip comutator care controleaz dac este afiat pe ecran grila imaginar care desparte ntre ele rndurile i coloanele tabelului (aceast gril nu se tiprete; este folosit numai pentru identificarea celulelor tabelului) Meniul Windows New Window Deschide o fereastr nou pentru documentul activ Arrange All Aranjeaz ferestrele document deschise astfel nct s nu se acopere unele pe altele Split/Remove mparte documentul din fereastra activ n dou zone de lucru i Split permite dimensionarea acestor zone, respectiv nltur marcajul dintre cele dou zone Lista cu Afieaz o list cu numele ferestrelor document deschise . Putei s ferestre activai rapid un alt document executnd clic pe numele documentului document din list deschise

Word 2000 pune la dispoziie i opiunea suplimentar Insert and Link, o variant ce combin avantajele legrii i includerii Dac bara de instrumente Drawing nu este vizibil pe suprafaa de lucru o putem afia prin intermediului View Toolbars

Opiunile de grupare i separare a obiectelor sunt disponibile i n meniul contextual Pentru a deselcta imaginea se efectueaz clic n alt zon a documentului Opiunea Format este disponibil i n meniul contextual Pentru ca obiectul s fie total transparent se va alege opiunea No fill Avnd n vedere c exist un numr foarte mare de de astfel de opiuni, se va pune accentul doar pe cele considerate cu adevrat utile. Tasta 5 de la tastatura numeric, activat ca tastatur pentru editare (ledul NumLock stins)

6 Responses to PROCESORUL DE TEXTE WORD

1. Judy U. Burnette on martie 27, 2011 at 07:27

Handy

2. Norman A. Callahan on aprilie 8, 2011 at 10:33

Handy

3. Theodore O. Morse on aprilie 10, 2011 at 08:09

Exciting

4. Catherine A. Lam on aprilie 10, 2011 at 13:12

Thank you

5. Pamela E. Reilly on aprilie 21, 2011 at 21:57

Fascinating

6. bmw pic on iulie 11, 2011 at 19:27

Youve definitely begun quite garnering proficiencies caseful that amazing web log, It had been super fascinating for read. Can not let it prepare to find out avoid fighting it reveal within the next school week. My apologies for the huge phone, merely Company truly supportive the following site, and after that a proven the, too since the superb reviews some other rather men and women have written, probably will support someone set in case that its the very right selection for you personally. May be the really bestitem.

Las un rspuns
Adresa ta de email nu va fi publicat. Cmpurile necesare sunt marcate * Nume * Email * Pagina web

Copyright 2013 KASSAK. All Rights Reserved. theme designed by . Powered by WordPress.