Inventarisasi dan Dokumentasi Informasi PPID

Asdani Kindarto, S.Sos, M.Eng

Bagian Humas Setda Kota Semarang

Tujuan UU KIP
Pasal 3
Menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana, proses dan alasan pengambilan suatu keputusan publik; Mendorong partisipasi masyarakat; Mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, Mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik
2

Perubahan Mendasar
SEBELUM UU KIP
PRINSIP DASAR Seluruh Informasi tertutup selain yang diijinkan untuk terbuka
o Badan publik menerapkan positive list

SESUDAH UU KIP
Seluruh informasi terbuka selain yang dikecualikan
o Badan publik menerapkan negative list

Penolakan cukup dengan alasan rahasia negara Jangka waktu kerahasiaan bersifat permanen

Penolakan berdasarkan pengujian atas konsekuensi yang timbul Jangka waktu kerahasiaan tidak permanen

KEPASTIAN LAYANAN Tidak ada batasan waktu untuk merespon dan melayani permohonan informasi Sikap proaktif hanya berdasarkan inisiatif badan publik, tidak ada kewajiban minimum. Ada batasan waktu untuk merespon dan melayani permohonan informasi Diatur jenis informasi yang harus diumumkan berkala, serta merta dan tersedia setiap saat, selain berdasarkan permintaan.

SANKSI Sanksi hanya untuk aparat yang membocorkan dan pihak yang dinilai telah menyalahgunakan informasi Sanksi juga diterapkan kepada pihak yang menghambat memberikan informasi yang tidak dikecualikan berdasarkan undangundang (informasi terbuka)

Apa yg harus disiapkan Badan Publik ?

1. Peraturan Pimpinan Badan Publik tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan BP; 2. Keputusan Pimpinan Badan Publik tentang Organisasi dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi; 3. Daftar Penguasaan dan Dokumentasi Informasi di lingkungan SKPD 4. Keputusan Pimpinan Badan Publik tentang Daftar Informasi Publik yang Dikecualikan di Lingkungan SKPD; 5. Keputusan Pimpinan BP ttg Standar Biaya Perolehan Informasi Publik; 6. Menyiapkan anggaran; 7. SOP Melayani Informasi; SOP Menangani Keberatan dan Sengketa Informasi;
4

PPID Pemerintah Kota Semarang

Catatan Pembentukan PPID melalui Keputusan Walikota Semarang
1. PP Nomor 61 Tahun 2010 ttg Pelaksanaan UU 14 Tahun 2008 : Pasal 21 bahwa paling lambat tanggal 23 Agustus 2011 PPID harus sudah dibentuk.
2. Pemkot Semarang sebelum 23 Agustus 2011 telah memiliki PPID sesuai dengan Keputusan Walikota No. 480/219/2011 tanggal 19 Juli 2011 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan Pemerintah Kota Semarang, 3. Keputusan Walikota di atas telah direvisi dengan Keputusan Walikota No. 821.29/265 Tahun 2012 dan Perwal No. 26 Tahun 2012. 4. Keputusan Walikota terdahulu bersifat sentralisasi dimana Pemerintah Kota Semarang memiliki satu PPID Kepala, yakni : Asisten Administrasi Informasi dan Kerjasama, dan Sekretaris PPID : Kabag Humas Setda Kota Semarang. Sedangkan PPID Pembantu : SKPD,Unit Kerja. 5. Revisi Keputusan Walikota baru bersifat desentralisasi dimana pejabat struktural di masing-masing satuan kerja ditunjuk sebagai PPID. 6. Hal ini untuk menyederhanakan serta meng-efektifkan pelayanan informasi kepada masyarakat. Tentunya dapat memenuhi asas akses informasi yang lebih cepat, tepat dan mudah. 7. Selain itu informasi yang diminta seringkali bersifat teknis di masing-masing SKPD, sehingga SKPD-lah yang memahami mengenai pengelolaan informasi dimaksud.

Substansi Peraturan Walikota Seiring dengan perubahan Keputusan Walikota No. 821.29/265 Tahun 2012, Peraturan Walikota Nomor 26 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi. Substansi dari Perwal tersebut diantaranya meliputi: - Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (Pasal 7-15), - Mekanisme Pengumpulan, Pengklasifikasian (Sifat Informasi Publik Dan Informasi Yang Dikecualikan), Pendokumentasian Dan Pelayanan Informasi (Pasal 16-19), - Jangka Waktu Layanan Informasi (Pasal 20), - Penyelesaian Keberatan Informasi (Pasal 21). - Untuk membantu tugas PPID, Kepala SKPD dapat menunjuk Sekretaris dan Pembantu PPID sesuai dengan lampiran.

Bagaimana cara mengetahui informasi yang dikuasai atau tidak dikuasai organisasi ?

TATA KELOLA & PENGUASAAN INFORMASI

A. A

seluruhnya terbuka selain yang dikecualikan

Pasal 2 UU KIP
a. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik. b. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas. c. Informasi Publik yang dikecualikan: bersifat rahasia sesuai dengan UndangUndang, sesuai kepatutan, & kepentingan umum
o didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat; serta o setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.

Prinsip Dasar Informasi di Lingkungan BP

Terbuka
Kerahasiaan Politik dan Birokrasi

Uji konsekuensi & uji kepentingan publik

Kerahasiaan Derivatif Dikecualikan

(Pasal 6 dan Pasal 17)

Kerahasiaan Mendasar

Klasifikasi Informasi semacam apa yg perlu diketahui dan disediakan

DIUMUMKAN BERKALA
Pasal 9 UU KIP
Pasal 10 UU KIP

TERBUKA

DIUMUMKAN SERTA MERTA TERSEDIA SETIAP SAAT

Pasal 11 UU KIP

INFORMASI PUBLIK

BERDASARKAN PERMINTAAN

Pasal 22 UU KIP

KLASIFIKASI INFORMASI PUBLIK MENURUT UU 14 TAHUN 2008

RAHASIA NEGARA

Pasal 6 ayat (3) huruf a UU KIP Pasal 6 ayat (3) huruf b UU KIP Pasal 6 ayat (3) huruf c UU KIP

DIKECUALIKAN

RAHASIA PRBADI RAHASIA BISNIS

10

Mekanisme Pengumpulan, Pengklasifikasian (Sifat Informasi Publik Dan Informasi Yang Dikecualikan), Pendokumentasian Dan Pelayanan Informasi (Pasal 16-19)

11

Key point: Pelayanan Informasi Pasal 19-20

- Permintaan Informasi melalui media cetak dan elektronik/online - Keterbatasan Permasalahan Teknis Teknologi Informasi, Volume dan kuantitas pendokumentasian. - Permintaan melalui media elektronik, harus verifikasi dan konfirmasi melalui telepon atau surat, faksimili dan wajib melampirkan status laporan (delivery report) - Biaya akan dibebankan pada pemohon informasi apabila dibutuhkan untuk penggandaan dan perekaman
12

7 Langkah Identifikasi & Inventarisasi Informasi

1. Positioning: Kenali diri Anda dan Organisasi, Lihat Identifikasi TUPOKSI Satker 2. Cari Referensi Organisasi: lihat Perda dan Perwal SOTK 3. Inisiasi siapa stakeholder Organisasi Anda? 4. Mendata Kegiatan Satker; kegiatan harian, bulanan, semester dan tahunan 5. Memahami Sistem ; Input. Proses dan Output Kegiatan: Adakah Dokumentasinya? 6. Membuat Daftar jenis Informasi dan Dokumen yang dikuasai (lihat lampiran) 7. Bagaimana Format Dokumentasi dan Publikasi Informasi ?
13

1.Positioning: Anda dan Organisasi (Lihat Posisi dan Identifikasi TUPOKSI Satker)
- Pejabat Struktural atau Fungsional ? - PPID ? Atau Pejabat Publik yang melayani Masyarakat ? - Staf ? PNS yang juga melayani Masyarakat ?

- Jelaskan tentang tempat Kerja Anda ? - Jelaskan tentang Tugas dan Tujuan Anda bekerja di tempat Anda itu ! - Kenali dan jelaskan tentang tugas Bos juga temanteman Anda serta Manfaat Organisasi Anda untuk masyarakat !

14

2. Cari Referensi Organisasi: lihat Perda dan Perwal SOTK

- Komparasikan dan Analisa hasil identifikasi subyektifAnda sebelumnya dengan Peraturan yang ada, misalnya Perda dan Perwal SOTK - Apakah sesuai dengan yang dilakukan oleh Organisasi dan diri Anda sendiri ? - Buatlah daftarnya !

15

3. Siapa Stakeholder-nya?

- Siapa Pemangku Kepentingan atau lingkungan eksternal dari Organisasi yang terlibat dengan Pekerjaan Anda : LPMK, Karang Taruna, RT-RW dsbnya ? - Definisikan dalam hal pekerjaan dan tugas apa, Anda dan Organisasi terkait dengan stakeholder tersebut ? - Buatlah daftar alur kerja dan hubungan berikut tugasnya !

16

4. Apa Kegiatan Periodik Organisasi (harian,bulanan, semester dan Tahunan)

- Sebutkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara periodik, harian, bulanan dan tahunan oleh organisasi ? - Adakah perencanaannya ? Alokasi Anggarannya? Dari siapa dan dari mana ? - Identifikasi melalui daftar kegiatan tersebut, siapa yang perencana dan bertanggung jawab, berapa alokasi dana ! (Laporan Triwulan dsbnya ?)

17

5. Kenali SISTEM Kerja

INPUT PROCESS
Integration Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Procurement Risk

OUTPUT

Physical Human Conceptual

Physical Conceptual Scope Time Cost Quality

FEEDBACK/DELIVERABLES

1818

- Input adalah SDM, Dana, Resources, Ruang Lingkup, SOTK, Peraturan/regulasi - Proses adalah Kegiatan, Sinergi, Waktu, Tugas dan Wewenang, Job Discretion - Output adalah hasil kuantitatif; Goals, Tujuan, pencapaian, prestasi - Feedback-Outcome adalah deliverables; antaran dari suatu proses, seperti laporan triwulan I, II, III dan IV agar output sesuai dengan tujuan atau dapat dikendalikan.
- Identifikasi, Input Proses dan Output. - Ingat masing-masing : ada dokumentasi dan informasi (deliverables) bahwa tahapan telah diadakan - Kenapa begitu ? - Karena itulah fungsi monitoring kegiatan untuk internal. - Ya kalau2 diminta oleh masyarakat kita telah SIAP
19

6. Membuat Daftar jenis dan Cakupan Informasi dan Dokumen yang dikuasai

(lihat lampiran; contoh untuk inventarisir informasi yang dikuasai) (lihat mindmap; contoh memetakan tema informasi yang dikuasai

20

7. Bagaimana Dokumentasi dan Publikasi Informasi ?

Hard copy; Cetak di kertas ? Soft Copy; Simpan File di Komputer dan Data Center? Dua-dua-nya ? Publikasi Informasi Berkala, serta merta dan tersedia setiap saat di : Papan Pengumuman untuk informasi Media Cetak Komersial/Non Komersial --- Terlalu Mahal Website, email, media social networking Murah, Cepat..apa kendalanya ?

21

Materi Perwal dan Keputusan terkait pengelolaan informasi dapat Anda download di www.jdihukum.semarang.go.id > menu atas Produk Hukum

SEKIAN dan TERIMA KASIH

contact: asdani@gmail.com

22