Auszug aus dem

Ratgeber Ordnung
fr Privat und Bro

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Inhaltsverzeichnis Impressum Haftungsausschluss Einleitung Warum dieser Ratgeber? Bro Effektiver Umgang mit Papier TSW-Methode Papier-Reduzierungskampagne Papierstapel loswerden Das Minuten-Prinzip: Schreibtisch Effektive Ablage Checkliste zum Umgang mit der Ablage PC Privat Haus aufrumen Eingangsbereich Kleiderschrank Keller Wohnzimmer Dachboden Fuboden Kinderzimmer Arbeitszimmer Badezimmer Kche Fotoablage Sonstiges Aufschieberitis Einfhrung Was tun? Dem Phnomen auf die Spur kommen Warum schieben Sie Dinge eigentlich auf? Und warum erledigen Sie bestimmte Aufgaben? Zwei wirkungsvolle Denkanste zum Thema Aufschieberitis Drei praktische Tipps gegen "Aufschieberitis" Schlussbemerkungen
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Quellen:

Warum dieser Ratgeber?

Sie fhlen sich nicht wirklich wohl im kreativen Chaos, sonst htten Sie diesen Ratgeber nicht gekauft. ;-) Effektives Arbeiten ist nur mit Ordnung mglich. Sie sparen sich viel Zeit, weil Sie alles auf Anhieb finden. Sie haben Raum fr Neues. Keiner hat Zeit zum Aufrumen aber jeder hat die Zeit zum Suchen! Wie angenehm wre es, in ein aufgerumtes Bro oder Wohnung zu kommen, wo alles an seinem Platz ist. Im ersten Teil beschftigt sich dieser Ratgeber mit dem Bro. Er ist auch anwendbar auf das husliche Arbeitszimmer. Im zweiten Teil kmmert sich dieses E-Book um den Privathaushalt. Sie sind interessiert, warum Sie sich nicht sofort um Ordnung kmmern? Dafr ist das Kapital Aufschieberitis zustndig. Viel Erfolg und Spa beim Umsetzen wnscht Ihnen Hans-Peter Wolff

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Bro
Effektiver Umgang mit Papier
Unterscheiden Sie zwischen Aktion und Dokumentation. Es gibt Dokumente, die eine Aktion erfordern und solchen, die nur als Referenzmaterial dienen. Legen Sie das Referenzmaterial direkt ab, mindestens aber in die Vorablage. Dann ist der grte Teil schon verarbeitet! .

TSW-Methode
- Bei Dokumenten mit Tageswert mssen Sie nicht mit einer Aktion reagieren. Wenn Sie nicht aufbewahrt werden mssen, direkt vernichten. - Alle Dokumente, die Sie sofort erledigen knnen bzw. mssen. - Aufgaben, die wegen Rckfragen nicht sofort erledigt werden knnen, erhalten eine Wiedervorlage. Kann dieser Vorgang delegiert werden? Legen Sie fr jeden Vorgang eine Klarsichthlle an. Weitere Informationen zu diesem Vorgang kommen in die Klarsichthlle. Ist alles bearbeitet, archivieren Sie diesen Vorgang. Die Stapelablage ist nicht so gnstig. Besser wre es in Hngemappen.

Papier-Reduzierungskampagne
Oft gibt man anderen die Schuld an den Problemen, die man mit dem ganzen Papier hat, dabei ist es oft der eigene Arbeitsstil, der fr die Papierflut verantwortlich ist. Schicken Sie mir eine Kopie fr meine Unterlagen, Knnten sie mir das bitte schriftlich besttigen? Oder Schreiben Sie mir einen Bericht darber oder Schicken Sie jedem ein Memo. Genauso wie sie den Papiereingang reduzieren mssen, muss auch der Ausgang von ihrem Schreibtisch reduziert werden. Mglichkeiten: Lassen Sie Ihren Namen von Adressenlisten fr irgendwelche Postsendungen streichen Lassen sie ihren Namen auf ihren Verteilerlisten streichen Bitten sie Kollegen, sich auf das Ntigste zu beschrnken Wo notwendig, lassen sie Papiere an andere Stellen leiten Sprechen sie mit anderen, statt zu schreiben Bitten sie Kollegen, nur in Ausnahmefllen Berichte zu schreiben Reduzieren Sie den Umfang an Papiere, die ihren Schreibtisch verlassen Schicken sie unntze Papiere an den Absender zurck

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Papierstapel loswerden
Sie knnen nicht wegwerfen? Legen Sie sich einen zweiten Papierkorb zu, der nur einmal im Monat geleert wird. Hierin landet alles, was notfalls noch einmal gerettet werden kann. Sie haben einen Ordner zur Hand? Werfen Sie drei veraltete Informationen weg. berflssige Sitzgelegenheiten und Tische entfernen. Dienen hufig als zustzliche Ablagemglichkeit. Im Versicherungsordner nur die Police und die letzte Rechnung aufbewahren.

Schreibtisch
Ein chaotischer Schreibtisch ist gleichbedeutend mit: - Geringer Produktivitt - Verpassten Chancen und versumten Fristen - Hektischen Suchaktionen - Unerwarteten Krisen. Beginnen Sie morgen ihren Schreibtisch mit von all dem Unntzen zu befreien, der sich im Laufe der Zeit angesammelt hat: Hochglanzbroschren, berholten Berichten, Zeitschriften, die sie nie lesen, Memos, die sie sich nie wieder anschauen werden. Werfen Sie grozgig weg. Schmeien Sie kaputte Schreibgerte weg. Sehen Sie die alten Unterlagen durch, heften Sie Wichtiges ab, werfen Sie Unwichtiges weg.

Was an einen anderen Ort gehrt, bringen Sie dorthin. Rumen Sie dort nicht auf! Mit der BRAV-Methode sorgen sie dafr, das es auch so bleibt: Befassen, darauf reagieren, ablegen oder vernichten. ..

Verlassen Sie abends Ihren Arbeitsplatz so, wie Sie ihn gerne am nchsten Tag vorfinden mchten.

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Effektive Ablage
Bei einem kurzen Blick in ihre Ablage werden sie wahrscheinlich feststellen, dass das meiste, was sich in den Akten befindet oder irgendwo stapelt, lngst berholt ist: Projekte, die fallengelassen wurden, Hochglanzbroschren, berholte Berichte, Material, das man vor Ewigkeiten lesen wollte. . Frage: Wie viele Kategorien gibt es, um Informationen einzuordnen? Es gibt im Wesentlichen sechs Kategorien, nach denen Informationen einzuordnen sind: Frage: Wie sortieren Sie?

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Checkliste zum Umgang mit der Ablage

- Kann ich mir diese Information nicht auch woanders beschaffen, falls ich Sie wirklich noch einmal brauche? - Einfache Titel bei der Aktenbeschriftung. So beschriften, dass es noch aus 2 m Entfernung gelesen werden kann - Datentrger mit Stickwrtern zum Inhalt und Erstellungsdatum beschriften - Computerdokumente mit Dateinamen und Pfad auf Festplatte versehen. Nur aus rechtlichen Grnden ausdrucken. Ist auf Computer aktueller - kleinere Papierformate in Klarsichtfolie - Ordner und Hefter, die auseinander zu brechen drohen, nochmals zu unterteilen. Wenn alle Ordner eingeordnet sind im Regal, dann verwenden Sie pro Regalreihe eine andere Farbe und ein anderes diagonales Klebeband ber alle Ordner der Regalreihe. So ist fr jeden sofort ersichtlich, wohin der Ordner gehrt.

PC
Rumen Sie den Desktop. Legen Sie dort keine Dateien ab, sondern nur hufig bentigte Programme.

Stellen Sie Ihre Programme wenn mglich auf automatische Speicherung und Sicherungskopie.

Kopierer, Fax, Scanner und Drucker lassen sich durch einen Multifunktionsdrucker ersetzen

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Privat
Sie laden keinen mehr zu sich nach Hause ein? Ist es wirklich so unordentlich bei Ihnen oder haben Sie nur zu groe Ansprche an die Ordnung? Ist es bei anderen wirklich ordentlicher als bei Ihnen. Wahrscheinlich nicht.

Wenn Sie trotzdem Hand anlegen wollen, dann helfen Ihnen die nchsten Seiten beim Ordnung herstellen im Privathaushalt. Zunchst kmmern wir uns den Papierkram.

Legen Sie sich thematische Ordner an, wie: Steuer Bank

Fassen Sie wichtige Dokumente wie Taufschein Familienbuch mit Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden Zeugnisse Ausbildungsurkunden Reisepass

in einem besonders schnen Ordner zusammen.

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Haus aufrumen
Wie wohl fhlen Sie sich in Ihren vier Wnden? Gewinnen Sie 1. Sicherheit durch Reparieren 2. Klarheit durch Aufrumen 3. Gelassenheit durch Ausmisten 4. Fantasie durch Umrumen 5. Harmonie durch Dekorieren.

Gehen Sie durch Ihre Wohnung. Lassen Sie alles, was Ihnen unangenehm auffllt, reparieren oder tauschen es aus.

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Liegt es an seinem Platz? Besorgen Sie sich einen Stnder fr die Fernbedienung. Ist der Schuhschrank voll und Schuhe stehen drauen herum? Werfen Sie unmoderne und kaputte Schuhe weg, bevor Sie sich einen greren Schuhschrank kaufen. Wenn Sie sich etwas Neues angeschafft haben, werfen Sie das Alte dafr weg. Sie werden es nicht mehr brauchen.

Fragen Sie sich bei jedem Teil, ist es ntzlich oder schn? Beides nicht, dann trennen Sie sich von Ihm. Auch wenn es ein Geschenk war. Bringen Sie es zum Wertstoffhof, Mllcontainer, zu einer wohlttigen Organisation oder verkaufen Sie es bei ebay.

Wollen Sie der Herr ber Ihre Sachen sein? Gehen Sie jeden Tag eine Schublade, ein Regalfach oder einen Schrank durch: Was ist da berhaupt drin? Was ist berflssig? Beschriften Sie Kisten und Schubladen.

Haben Sie ein Hobby, was Sie nicht mehr ausben? Dann verkaufen Sie die Sachen, bevor Sie sich eine grere Wohnung anmieten mssen.

Halten sie in jedem Raum eine Tasse oder kleines Behltnis bereit, fr die kleinen Dinge, die Sie immer wieder brauchen.

Wenn Sie etwas Neues kaufen, werfen Sie etwas Altes dafr weg.

Grnden Sie einen Tauschring. Schaffen Sie sich Gerte, die Sie nur selten brauchen, gemeinsam mit Freunden oder Nachbarn an.

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Eingangsbereich

Kleiderschrank
Organisieren Sie den Kleiderschrank nach zusammengehrigen Farben. Die Hose zum farblich passenden Hemd. Was nicht zusammen passt, gehrt aussortiert oder beim nchsten Einkauf ergnzt. Trennen Sie sich von Kleidungsstcken, die zu eng oder altmodisch sind. Machen Sie diese Aktion zweimal im Jahr. Kleiderbrsen der Kirche freuen sich ber diese Sachen. Voluminse Sache packen Sie in eine geschlossene Unterbettkommode.

Keller
Ist nur fr Dinge, die Sie wenigstens einmal im Jahr benutzen. Ist der Keller gut ausgeleuchtet?

Wohnzimmer
ist die Visitenkarte der Wohnung. Sollte weder zu klinisch aufgerumt sein noch im Schmutz versinken. Der Fernseher sollte nicht das Zentralelement sein. Deckenleuchten vermeiden, ist nicht sehr gemtlich. Werfen Sie die Tageszeitung von gestern und die Fernsehzeitung von letzter Woche weg. Liegen Bcher und CDs herum, die Sie nicht mehr hren oder lesen? Dann weg damit zu einer Online-Auktion wie ebay.de oder verkaufen Sie es auf www.momox.de oder www.wirkaufenes.de. Lassen Sie Platz in den Schrnken und Regalen.

Fuboden
Wenn der Fuboden berfllt ist und ganze Teile eines Raumes nicht betretbar sind, haben die Bewohner finanzielle Probleme. Misten Sie die Ecken aus. Vermeiden Sie herumliegende Kabel und reparieren Sie die Bodenbelge.

Kinderzimmer
Ihr Nachwuchs kann ruhig mithelfen im Rahmen seiner Mglichkeiten. Wenn es seine Sachen nicht mehr wiederfindet, sieht es den Sinn von Ordnung ein. Schaffen Sie sich einen Vorrat an Kisten, Krben und Plastikboxen fr Kleinteile an. Geben Sie jedem Spielzeug seinen Platz. Lassen Sie Ihrem Kind selbst Vorschlge machen, wo was aufbewahrt werden sollte. Fr die Unmengen an produzierten Kunstwerken legen Sie einen Ordner an.

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Geben Sie den Aufbewahrungsorten Namen. Richten Sie Ecken im Zimmer ein. Kuschel-, Bau-, Bastel- und Schlummerecke etwa. Leben Sie Ihrem Kind Ordnung vor?

Arbeitszimmer
Tipps hierzu finden Sie in den vorangegangenen Artikeln. Tinte, Toner und Papier bewahren Sie neben dem Drucker auf.

Kche
Der ideale Aufbewahrungsort fr Mllbeutel ist der Mlleimer. Gerte, die Sie tglich nutzen, drfen auf der Arbeitsflche stehen oder hngen. Sortieren Sie die Unterschrnke regelmig aus. Vergessen Sie die Oberschrnke nicht, was ist abgelaufen?

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Fotoablage
Bewahren Sie Ihre Fotos in Kisten auf, wenn Sie es nicht geschafft haben, diese in Alben einzukleben. Wenn ein Entwicklungsdatum auf der Rckseite bereits angedruckt ist, umso besser. Beschriften Sie die Fotos mit einem Folienstift. Sortieren Sie krftig aus und bewahren Sie nur erstklassige Fotos auf.

Versehen Sie Ihre digitalen Fotos auf der Festplatte mit aussagekrftigen Namen. Richten Sie fr jeden Urlaub einen eigenen Ordner unter Eigene Bilder ein.

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Aufschieberitis
Einfhrung
Viele von uns leiden sehr darunter, dass wir bestimmte Verpflichtungen tage-, wochen- oder sogar monatelang vor uns herschieben. Wir wissen ganz genau, dass wir eigentlich dies oder jenes erledigen sollten. Aber es gibt dann immer wieder gute Grnde, es einfach doch nicht zu tun. Denn pltzlich ist alles andere wichtiger... Unabhngig davon, was Sie sich im Einzelnen vorgenommen haben - ob nun die Steuererklrung, Ihre Zielplanung oder ein krperliche Bettigung - es erscheint pltzlich viel wichtiger, den Mll runter zu bringen oder das Geschirr zu splen. Dann kommt ja noch dieser tolle Film im Fernsehen und mit Oma habe ich auch schon lange nicht mehr telefoniert... Und so finden sich immer wieder neue Sachen, die man tun kann, nur um nicht mit dem eigentlichen Projekt zu beginnen.

Was tun?

Dem Phnomen auf die Spur kommen

Warum schieben Sie Dinge eigentlich auf?

Es lohnt sich einmal zu analysieren, warum wir bestimmte Aufgaben vor uns herschieben denn nur so knnen wir auch den richtigen Weg im Umgang mit der Aufschieberei finden. Sehr wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass die Grnde bei verschiedenen Aufgaben ganz unterschiedlich sein knnen. Sie erfahren so sehr viel ber Ihre Eigenmotivation und Priorittensetzung.

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Aufschieberitis kann ganz verschiedene Ursachen haben, wie z.B.: - schlichte Unlust, weil die Sache einfach keinen Spa macht mangelnde Motivation, weil der Sinn der Ttigkeit entweder nicht klar oder zu gering ist ein Trotzgefhl, das aus frheren Ereignissen immer noch aktiv ist und dafr sorgt "dass man doch nicht das macht, was andere von einem erwarten", .. bung Beantworten Sie sich in der nchsten Zeit einmal zu jeder Aufgabe, die Sie aufschieben, die folgenden Fragen: - Warum mache ich diese Aufgabe jetzt nicht? - Was habe ich davon, die Aufgabe jetzt nicht zu erledigen? - Welche Gefhle sind in mir, wenn ich an diese Aufgabe denke? - Wie fhle ich mich damit, dass ich diese Aufgabe vor mir herschiebe? - Was will ich jetzt ndern? Durch diese Analyse gewhnen Sie sich daran, sich ber Ihre Aufschieberei, ber Ihre Grnde dafr und Ihre Gefhle dabei bewusster zu werden. So kommen Sie mit sich selbst in Kontakt und werden mglicherweise Muster oder Motive erkennen, mit denen Sie weiterarbeiten knnen. Sie erkennen so auch, ob und warum ein persnliches Ziel vielleicht nicht das Richtige ist und was Sie sich stattdessen vornehmen knnen.

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Und warum erledigen Sie bestimmte Aufgaben?

Schauen Sie aber nicht nur dahin, wo Sie Aufgaben vor sich herschieben, sondern beachten Sie bei Ihrer Analyse unbedingt auch, warum Sie manche Aufgaben sofort erledigen und was dafr die Grnde sind. So finden Sie heraus, wann und wodurch Sie motiviert sind. . Vielleicht ist auch einfach morgen ein besserer Tag Und manchmal macht das Verschieben einfach auch Sinn! Es gibt z.B. diese Zeiten, in denen wir die sprichwrtliche Aktion in Menschengestalt sind. Wir schaffen dann in wenigen Stunden Dinge zu erledigen, fr die wir sonst Tage gebraucht htten. Alles geht und leicht von der Hand und wir arbeiten unsere Aufgaben einfach so weg. An anderen Tagen, qulen wir uns mit den einfachsten Arbeiten und nichts klappt, wie es soll. ..

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Zwei wirkungsvolle Denkanste zum Thema Aufschieberitis

Wenn Sie nun eine Aufgabe haben, die Sie wirklich nicht lnger aufschieben wollen oder knnen, haben wir hier zwei sehr wirkungsvolle Denkanste fr Sie: 1. Schieben Sie heute Ihre Aufschieberitis auf 2. Die Welt ist voller kostenloser Motivationstrainer Wissen Sie eigentlich, wer der erfolgreichste und bestbezahlte Motivationstrainer auf der ganzen Welt ist? Das Finanzamt. Frher oder spter bringt das Finanzamt jeden von uns dazu zu handeln und endlich unsere verflixte Steuererklrung zu erledigen oder uns darum zu kmmern, dass sie erledigt wird. .. Tipp 1: Bringen Sie den Stein ins Rollen Es gibt ein physikalisches Gesetz - das so genannte Trgheitsgesetz - nachdem ein Krper in Bewegung eher dazu tendiert in Bewegung zu bleiben. Denken Sie nur einmal daran, wie schwierig es ist, ein Auto anzuschieben, aber wie leicht es fllt, es am Rollen zu halten. Was heit das konkret fr Sie? Wenn Sie sich zu etwas aufraffen wollen, fangen Sie mit einem kleinen Schritt an. berlegen Sie sich, was der allerkleinste Schritt ist, den Sie tun knnen und den tun Sie dann. Dann werden Sie merken, dass Sie ins Rollen gekommen sind und Lust darauf bekommen, die anderen Schritte auch noch zu erledigen. Tipp 2: Planen Sie Ihre Aufgaben

"Auch die lngste Reise beginnt mit einem einzelnen Schritt." Chinesisches Sprichwort Wenn Sie eine Aufgabe haben, die zu gro ist, um an einem Tag erledigt zu werden, kann Ihnen die Aufgabe von Anfang an schon so unberwindlich erscheinen, dass Sie gar nicht erst anfangen mgen. In einem solchen Fall macht es Sinn, eine groe Aufgabe auf dem Papier in viele kleine und einzeln zu bewltigende Teilaufgaben zu zerlegen. Die Teilschritte wirken dann viel motivierender. Extra-Tipp Damit Sie im Alltag nicht gerade dann, wenn es darauf ankommt, das Planen vergessen, knnen Sie ein kleines Schild schreiben, mit dem Sie sich daran erinnern, dass eine groe Aufgabe systematisch in Einzelschritte aufgeteilt werden sollte. Am besten finden Sie dafr ein witziges Bild zur Illustration.

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Schlussbemerkungen
Ich hoffe, ich kann Ihnen mit diesem Kurz-Ratgeber Appetit auf den Voll-Ratgeber machen?

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Herzliche Grsse

Hans-Peter Wolff

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